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ADMINISTRANDO PROYECTOS CON

MICROSOFT PROJECT 2007

Instructor: Analista de Sistemas Miguel Varas TreeSoft Software

Febrero 2012

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Introduccin a la administracin de proyectos
Desde la mnima mejora en el hogar hasta la maniobra comercial o cientfica ms complejas, los
proyectos forman parte de nuestra vida. Pero qu es exactamente un proyecto y que se puede
hacer para controlar todas sus facetas?
Algunos proyectos estn marcados por su aleatoriedad. Los plazos que se olvidan, las sorpresas
desagradables, estos problemas inesperados parecen ser tan inevitables como la reunin semanal
con los empleados. Hay otros proyectos que presentan menos problemas. No obstante, los
proyectos que se desarrollan fcilmente de principio a fin son cosa rara. Tener buena
programacin y comunicacin son los mejores aliados para evitar el desastre y, a pesar de que
nunca se planifica lo suficiente como para anticipar todos los problemas, una buena
administracin de los proyectos capacita para enfrentarse a estos reveses de la forma ms eficaz
posible.

Comprensin de un proyecto
Si busca la palabra Proyecto en el diccionario, ver definiciones como plan y esfuerzo
concertado. Por lo tanto, un proyecto, en su sentido ms literal, no es el simple esfuerzo de una
persona para realizar una tarea. Segn esto, vestirse, por difcil que pueda resultar esa tarea un
lunes por la maana, no constituye un proyecto.
Un proyecto consta de una serie de pasos, normalmente llevados a cabo por ms de una persona.
Adems, los proyectos tienen en comn lo siguiente:

Tienen un objetivo especfico y preciso. Se sabe que un proyecto ha concluido cuando se

alcanza el objetivo
Tienen un marco de tiempo especfico. El xito de un proyecto se suele medir segn el
grado de satisfaccin obtenido al trmino de ste, dentro del lmite de tiempo asignado
Usan recursos. Los recursos no son slo las personas: tambin se incluye el dinero, la
maquinaria, los materiales, etc. La asignacin y el buen uso que se hace de estos recursos
es otra de las claves del xito o el fracaso de un proyecto
Consisten en pasos interdependientes, aunque individuales, llamados tareas. Las partes de
un proyecto no pueden existir en el vaco. Si una tarea se realiza tarde o sobrepasa el
presupuesto, siempre afecta a otras tareas, la programacin general y el costo total

Por su naturaleza, los proyectos son dinmicos, pueden durar meses o, incluso aos. Adems,
tienden a crecer, cambiar y a comportarse de forma impredecible, por lo que el administrador de
proyectos siempre tiene que permaneces atento al progreso y los caprichos del proyecto o, de lo

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contrario, nunca lograr los objetivos. La documentacin y la comunicacin son las dos
herramientas clave para seguir dominando el proyecto durante su ciclo.

Introduccin a la administracin de proyectos

La administracin de proyectos es una disciplina que examina la naturaleza de los proyectos y
ofrece formas de controlar el progreso. Intenta organizar y sistematizar los procedimientos en un
proyecto para reducir el nmero de sorpresas que se puedan encontrar.
La administracin de proyectos y sus administradores se centran en ciertas reas:

Programacin
Presupuestos
Administracin de recursos
Seguimiento y elaboracin de informes de progreso

Para gestionar estos aspectos de un proyecto, existen herramientas que han evolucionado a lo
largo de los aos. Algunas son conceptuales, como la ruta crtica; mientras que otras comprenden
formatos especficos de presentar el progreso en un grfico, como el diagrama de Gantt.

Concepto de dependencia
El concepto final en la administracin de proyectos que debe comprender es el de la dependencia.
La distribucin total del tiempo en un proyecto no es simplemente la suma de la duracin de cada
tarea, ya que stas no suelen producirse a la vez. Por ejemplo en un proyecto de construccin, es
necesario echar los cimientos de un edificio antes de construir la estructura. Tambin es necesario
levantar los muros y las ventanas antes de colocar el techo. En otras palabras, los administradores
de proyectos se anticipan y establecen las relaciones entre las tareas de un proyecto. Estas
relaciones son lo que he llamado dependencia. Slo despus de haber creado las tareas, podr ver
el tiempo de duracin total del proyecto.

Administracin de proyectos con programas especficos

Mucha gente administra proyectos con listas apiladas de tareas ya atrasadas y grficos de colores
dibujados a mano puestos en la pared. Garabatean notas a lpiz en las agendas, conscientes de
que, ms buen a menudo, las citas y las tareas cambiarn con el tiempo. Celebran una reunin tras
otra para mantener a todos los participantes de un proyecto informados. Hay quien ha
desarrollado estas rudimentarias herramientas de organizacin porque los proyectos suelen tener
tantas piezas y fragmentos que es prcticamente imposible recordarlo todo.

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Para administrar cualquier proyecto, es necesario adquirir una seria de procedimientos, que
suelen estar automatizados en los programas de administracin de proyectos. As, es posible:

Planificar con antelacin

Ver el progreso
Reconocer conflictos
Hacer ajustes
Generar informes con aspecto profesional

Requisitos para un administrador de proyectos

Mucha gente ve el uso de programas de administracin de proyectos con el mismo entusiasmo
que su prxima visita al dentista. Prevn horas y horas de entrada de datos antes de que puedan
sacar algo en claro del programa. En algunos aspectos, esta visin es cierta.
Es necesario proporcionarle cierta cantidad de informacin sobre el proyecto al programa para
que ste pueda hacer una estimacin de la programacin y generar informes, al igual que es
necesario introducir nmeros en una hoja de clculo para que calcule un presupuesto o un
calendario de fechas para devolver un prstamo
Por otra parte, despus de haber introducido informacin bsica del proyecto en Microsoft
Project, el mantenimiento posterior de los datos es mucho ms fcil que realizar listas de tareas
manualmente que se quedan obsoletas casi inmediatamente. Adems, de la precisin y
profesionalidad de los informes que se generan con Project pueden marcar la diferencia entre un
proyecto ineficazmente administrado y otro terminado con xito. Adems, igual que un
presupuesto trimestral creado con un programa de hojas de clculo, tras introducir los datos,
Project ejecuta sus clculos automticamente.
Ahora bien, volviendo a nuestro caso de estudio que deberemos hacer para administrar nuestro
proyecto con Microsoft Project
Para crear una programacin en Microsoft Project, deberemos introducir la siguiente informacin
sobre las tareas:

Nombres de las tareas individualmente

Duracin de las Tareas
Dependencia de las Tareas

Para hacer un seguimiento de los costos de estas tareas, aadiremos cierta informacin sobre los
recursos, tales como:

Lista de recursos materiales y humanos y el costo de las horas tanto normales como
extraordinarias
La asignacin de recursos a tareas especficas
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Para hacer un seguimiento de un proyecto durante su ciclo de vida, tendr que introducir la
siguiente informacin:

Progreso de las tareas

Cambios en el tiempo atribuido y la dependencia de las tareas
Cambios en los recursos
Cambios en la adjudicacin de tiempo y costo de los recursos

Teniendo en cuenta el planteo de nuestro caso de estudio, durante el desarrollo de la capacitacin

aplicaremos estos conceptos en forma terico prctica a la resolucin del mismo mediante la
utilizacin de Microsoft Project

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MICROSOFT PROJECT

Descripcin general de Microsoft Office Project Standard 2007

Microsoft Office Project Standard 2007 ofrece unas slidas herramientas de administracin de proyectos con
la dosis adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor
eficacia y eficiencia. Podr mantenerse informado y controlar el trabajo, la programacin y las finanzas del
proyecto, mantener la sintona entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la
integracin con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboracin de
informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.

NOTA

Microsoft Office Project Professional 2007 incluye toda la funcionalidad de Office Project Standard

2007. Adems, Office Project Professional 2007 ofrece la funcin de administracin de proyectos
empresariales de colaboracin cuando se utiliza con Microsoft Office Project Server 2007.

Comprensin y control de la programacin y las finanzas de los proyectos

Realice un seguimiento y un anlisis eficaz de los proyectos con una mayor compresin de la programacin y
la repercusin de los cambios. Aproveche las ventajas de un mayor control financiero y de anlisis ms
exhaustivos.

Nuevo: seguimiento del origen de las incidencias. Determine rpidamente los factores que
afectan a las fechas de las tareas y realice fcilmente un seguimiento del origen de las incidencias para
mejorar la posibilidad de conocer las etapas del proyecto. Los controladores de tareas le ayudan a
determinar el factor (como dependencia de tareas, limitaciones de calendario, fecha de programacin o
perodo vacacional) que marca la fecha de inicio de la tarea, de manera que se puede seguir una
cadena de factores hasta llegar a la causa inicial de un retraso determinado.
Nuevo: ver la repercusin de un cambio. Office Project 2007 resaltar automticamente todos
los elementos afectados como resultado del ltimo cambio realizado. Ahora, con la caracterstica
Cambiar resaltado se ofrece una mejor comprensin de la repercusin de las opciones elegidas.
Nuevo: experimentacin con escenarios hipotticos. Haga y deshaga cambios en las vistas,
los datos y las opciones con Anulacin de nivel mltiple. Tambin se pueden deshacer acciones o
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conjuntos de acciones de macros, de manera que se pueden probar e invertir escenarios hipotticos con
el fin de comprender totalmente las implicaciones de cada opcin al realizar cambios de alcance.

Con Anulacin de nivel mltiple se puede experimentar de forma segura con distintos
escenarios hipotticos "Y si".

Nuevo: facilidad de control de las finanzas. Con el campo de presupuesto, puede asignar
presupuestos a proyectos y programas. El nuevo tipo de recurso "Costo" mejora la estimacin y el
seguimiento de los costos. Otras mejoras financieras son el aumento de campos predefinidos, como el
cdigo de costo, correlacionados con los campos financieros registrados en los sistemas de contabilidad
de proyectos.
Mejora: seguimiento y anlisis flexibles de los proyectos. Calcule y realice el seguimiento de
las principales variables exclusivas de su proyecto definiendo campos personalizados basados en
frmulas. Los indicadores grficos pueden avisarle cuando se cumplen condiciones especficas.

Comunicacin y presentacin eficaz de la informacin de los proyectos

Mejore la organizacin de los proyectos y de los usuarios gracias a la gran capacidad de programacin de
Office Project Standard 2007. Notifique y comunique fcilmente la informacin en varios formatos segn las
necesidades de los participantes.

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Nuevo: aprovechamiento de los grficos y los diagramas. La funcin Informes visuales utiliza
Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para generar tablas dinmicas, grficos y
diagramas basados en datos de Project. Se pueden definir fcilmente plantillas personalizadas para
informes y compartirlas con otros usuarios de Project.

La funcin Informes visuales permite crear plantillas en Excel o Visio Professional

Nuevo. Agregue resaltados visuales. Puede cambiar el color de fondo de las celdas o las filas
con Resaltado de fondo de celda. Sombree las celdas, de forma similar a como se realiza en Excel, para
transmitir un significado adicional.

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Resaltado del fondo de las celdas.

Mejora: uso de las vistas mejoradas. Con las nuevas mejoras en la interfaz del calendario y la
adicin de barras de Gantt tridimensionales, se pueden crear informes visualmente ms impactantes.
Mejora: uso compartido de la informacin. Comparta y administre documentos relacionados
con los proyectos utilizando las reas de trabajo de Microsoft Windows SharePoint Services (requiere
Microsoft Windows Server 2003 o posterior), que estn integradas en el panel Tareas de la Gua de
proyectos.

Productividad al instante
Office Project 2007 contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos
se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto.

Mejora: gua de proyectos. Controle rpidamente el proceso de administracin de proyectos con

la Gua de proyectos, un asistente interactivo y pormenorizado que ayuda a definir proyectos,
administrar tareas y recursos, realizar el seguimiento del estado y comunicar la informacin de los
proyectos.

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La Vista de Gantt con el panel Tareas de la Gua de proyectos mostrado a la izquierda.

Mejora: obtencin de ayuda cuando se necesita. Consulte en la ayuda en lnea incorporada los
temas de formacin, artculos, plantillas y recursos ms recientes. Aproveche la asistencia instantnea y
pertinente mientras trabaja gracias a las etiquetas inteligentes, que le avisan de las alternativas cuando
se realizan cambios en el planeamiento.
Mejora: ahorro de tiempo con las plantillas. Inicie los proyectos rellenados previamente con
una plantilla para ahorrar tiempo. Cree sus propias plantillas personalizadas, utilice una de las mltiples
plantillas nuevas y avanzadas de Office Project Standard 2007, o bien, descargue plantillas desde
Microsoft Office Online en Internet.

Comparativo de versiones y novedades en Project 2007

Configurar proyectos rpidamente

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CLAVE:
= Caracterstica incluida

= Mejorada en Office Project Standard 2007

= Nueva en Office Project

Standard 2007

Caractersticas

Project
98

Project
2000

Project
Standard
2003

Office Project
Standard 2007

Cuadro de dilogo Importar tareas de Outlook

Importe fcilmente datos de tareas de la barra Tareas
pendientes de Microsoft Outlook para crear un plan de
Project.
Asistente para importacin de Excel
Importe y utilice fcilmente los datos de Microsoft
Office Excel para iniciar un plan de Project.
Importar informacin sobre recursos
Importe informacin sobre recursos desde el servicio de
directorio de Active Directory o desde la libreta de
direcciones de Microsoft Exchange Server.
Etiquetas inteligentes
Obtenga sugerencias automticas y contextuales que le
avisarn de las opciones de la programacin.
Ayuda en pantalla integrada
Utilice Microsoft Office Online para obtener formacin,
plantillas y mucho ms.
Plantillas de Project adicionales
Sltese los pasos previos de los proyectos comunes y
aumente el nivel de coherencia.
Ayuda para planeacin interactiva y paso a paso
Defina y administre proyectos de forma eficaz con la
Gua de proyectos.
Asistente para calendarios
Simplifique el proceso de configuracin de los
calendarios de proyectos y de los cambios en los
perodos laborables.
Administrar los tiempos de descanso
Las vacaciones con nombre y la opcin de establecer
semanas laborales alternativas permite a los usuarios
controlar y comprender los perodos en que los
recursos pueden trabajar.
Cambiar resaltado
Cuando se efectan cambios en un proyecto, todas las
tareas y recursos afectados se resaltan. Vea claramente
el modo en que los cambios afectan a las fechas de las
tareas sucesoras, los costos resumidos y mucho ms.

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Deshacer en varios niveles
Revierta la serie de cambios ms recientes, es decir,
deshaga y rehaga cambios en vistas, datos y opciones.
Esta funcionalidad tambin permite deshacer acciones o
conjuntos de acciones de macros o aplicaciones de
otros fabricantes.

Presentar los datos del proyecto en el formato adecuado e imprimir formularios

personalizados
CLAVE:
= Caracterstica incluida

= Mejorada en Office Project Standard 2007

= Nueva en Office Project

Standard 2007

Caractersticas

Project
98

Project
2000

Project
Standard
2003

Office Project
Standard 2007

Asistente para presentaciones

Transfiera sin problemas los datos de Project a
Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Word o
Microsoft Office Visio.
Asistente para impresin
Aplique formato e imprima informes de Project
personalizados y concisos de forma sencilla.
Informes visuales en Excel
Utilice Excel para producir grficos basados en los datos
de Office Project 2007. Analice las diferentes
dimensiones del proyecto con las vistas y las tablas
dinmicas.
Informes visuales en Visio Professional
Genere diagramas de estructura de descomposicin del
trabajo (EDT) o de recursos en Office Visio
Professional. Con los diagramas basados en datos, los
usuarios pueden mostrar barras de progreso, marcar
tareas importantes o crear diagramas personalizados
que coincidan con las necesidades del proyecto.
Plantillas de informe
Office Project 2007 ofrece plantillas de informe para
Office Visio y Office Excel para ayudar a los usuarios a
analizar la disponibilidad de los recursos, entender el
progreso y los costos del proyecto, y realizar otras
tareas. Los usuarios pueden personalizar estos informes
o crear sus propias plantillas en Office Visio y Office
Excel para compartirlos con otros usuarios de Office
Project.
Cubo OLAP de escritorio

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Cree informes personalizados o archive valores de
Project con datos exportados de Office Project 2007 en
una base de datos de Microsoft Office Access y cubos
OLAP (Online Analytical Processing, procesamiento
analtico en lnea). Se generan seis cubos: Tarea con
fases temporales, Tarea sin fases temporales, Recurso
con fases temporales, Recurso sin fases temporales,
Asignacin con fases temporales y Asignacin sin fases
temporales.
Resaltado de fondo de celda
Resalte fechas, costos o tareas importantes cambiando
el color de fondo de las celdas en la parte de tabla de
la vista.
Calendario Hijri
El calendario lunar que se utiliza en los pases islmicos
(tambin conocido como calendario de la Hgira).

Seguir con facilidad las interdependencias de tareas y recursos

CLAVE:
= Caracterstica incluida

= Mejorada en Office Project Standard 2007

= Nueva en Office Project

Standard 2007

Caractersticas

Project
98

Project
2000

Project
Standard
2003

Office Project
Standard 2007

Diagramas de Gantt, calendarios y hojas de

tareas
Presente los datos de Project en vistas verstiles.
Vista Diagrama de red
Agrupe tareas y muestre indicadores grficos en la vista
Diagrama de red.
Ruta crtica entre proyectos
Calcule la ruta crtica en todos los proyectos insertados
para ver una ruta crtica nica del proyecto principal
general.
Panel Controladores de tareas
Muestra los requisitos previos y las restricciones de
recursos que afectan a la fecha de inicio de la tarea
seleccionada. El usuario puede hacer clic en dichos
controladores para obtener acceso a informacin
relevante.

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Acceso rpido a la informacin que necesita y seguimiento y anlisis de proyectos
eficaz
CLAVE:
= Caracterstica incluida

= Mejorada en Office Project Standard 2007

= Nueva en Office Project

Standard 2007

Caractersticas

Project
98

Project
2000

Project
Standard
2003

Office Project
Standard 2007

Volver a programar el trabajo restante

Mantenga las restricciones cuando el trabajo restante
se vuelve a programar y seleccione cualquier fecha de
reprogramacin.
Asignar una fecha lmite a una tarea
Lleve un seguimiento de cundo termina una tarea sin
restringir el plan del proyecto.
Frmulas e indicadores grficos
Asigne frmulas, elija listas y aplique indicadores
grficos a campos personalizados para llevar un
seguimiento de los proyectos.
Agrupar
Consolide la informacin del proyecto e informe sobre
la misma de numerosas formas utilizando los grupos
predefinidos o creando grupos personalizados. Agrupe
campos de asignacin adems de tareas y recursos y
resuma los totales de datos con fases temporales para
agrupar filas de resumen en las vistas Uso.
Recursos materiales
Especifique recursos consumibles como madera u
hormign y asgnelos a las tareas. Asigne estos
recursos en unidades que tengan sentido, por ejemplo
toneladas.
Grficos Disponibilidad de los recursos
Evale la carga de trabajo de los recursos y su
disponibilidad utilizando el botn Grficos del cuadro de
dilogo Asignar recursos para identificar el mejor
recurso disponible para la tarea.
Complemento para comparar archivos de Project
Compare dos versiones del mismo proyecto y cree un
informe de los resultados.
Resumen de la lnea de base
Controle el modo en que los datos de la lnea de base
se resumen en tareas de resumen para ayudar a
garantizar el seguimiento actualizado de los proyectos.

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Recursos de costo
Ayuda a permitir a los usuarios definir costos fijos con
fases temporales de varios nombres en una tarea.
Estos costos se pueden agrupar y elaborar informes
sobre ellos como parte de un tipo de costo. Admite la
integracin de Office Project 2007 con sistemas de
contabilidad.
Seguimiento del presupuesto
Defina un presupuesto a alto nivel (un programa o
proyecto), de forma que el jefe de proyecto pueda
asignar fondos y realizar un seguimiento de los costos,
del trabajo y de los materiales respecto al presupuesto.

DESARROLLO DETALLADO
CREAR UN ARCHIVO

Inicie el programa
En el Men Inicio haga clic en la opcin Nuevo

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En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un

nuevo proyecto o va a utilizar uno existente

En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la
fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no
requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto
posible).
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Cuando ya tenga toda la informacin clara:

Haga clic en Proyecto Informacin del Proyecto

En el cuadro de dilogo que aparece escriba:

Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calcular

automticamente la fecha de fin.

Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del
proyecto

Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin
y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto

Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la
programacin. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifquela.
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Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo

DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se
pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio da.
Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.

Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco
das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.

24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.

Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto:

Haga clic en Herramientas Cambiar Calendario Laboral

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Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales son los das de descanso que afectan la
programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque
en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.

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Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificar algn calendario
base o va a crear uno totalmente nuevo.

Para Modificar Un Calendario Base:

En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar.

S solo desea modificar un da: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el
cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

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Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir la duracin de
varios das, semanas o meses.

Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la informacin sobre la excepcin

Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde y

Hasta. Para escribir la informacin en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione
la tecla F2.

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Para terminar clic en aceptar

Si desea modificar un da de la semana: Resalte el da de la semana que desea cambiar presionado la

techa Shift (Maysculas) y desplazndose con las fechas.

En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin

Clic en Detalles.

En el siguiente cuadro escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo de clic en Aceptar.

En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece resaltado con un color
diferente segn el tipo de informacin que usted haya ingresado.

En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza Project para cada caso.

Para Crear Un Calendario Nuevo:

Lo ms recomendable es cada vez que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se
defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana, etc.

Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:

Clic en Herramientas Opciones

Clic en Calendario. En el cuadro de dilogo que aparece defina las condiciones para el proyecto

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Cuando haya terminado, d clic en Aceptar.

Abra nuevamente el men Herramientas Cambiar calendario Laboral.
Haga clic en Crear Calendario

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En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.
Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin hacer una copia del calendario
base si desea adaptar un calendario existente.
Clic en Aceptar

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En la pestaa Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duracin

Clic en Detalles
Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.

Se debe tener en cuenta que cada vez que defina las condiciones de un da (ejemplo: lunes, domingo) debe
dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la informacin

Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro color diferente al que
tena inicialmente.

Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error ms frecuente es generar los
cambios en una sola semana.

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COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

Clic en Proyecto Informacin del Proyecto

En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicar al proyecto.
Clic en Aceptar.

AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

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Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en
Ver Diagrama de Gantt

Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre
Pulse Enter para continuar con la siguiente

El programa le mostrar una duracin de 1da?. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de
duracin de la actividad. El signo de interrogacin significa que la duracin de las actividades es ESTIMADA

IMPORTAR TAREAS DESDE UNA HOJA DE EXCEL

Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacin es hacer que las personas involucradas en
l, utilicen Excel para crear sus listas de tareas y, de este modo, importar las hojas al Diagrama de Gantt de

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Microsoft Project. Para esto la nica condicin que se exige es que las columnas estn el mismo orden que
en la tabla de diagrama de Gantt.
El proceso de importacin de tareas es el siguiente:

Abrir Excel
Clic en Archivo Nuevo
Clic en Soluciones hoja de clculo (o en Marmreo o F7 dependiendo de la versin de Excel que est
manejando)
Haga doble clic en Plantilla de Informacin de listas de tareas de Microsoft Project. La Plantilla crea un
archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado de Project.

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Escriba las tareas y la informacin necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya haya escrito toda la
informacin del proyecto, vuelva a Microsoft Project.

Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacin del equipo donde haya guardado la lista de tareas en Excel. En el
cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con extensin *.xls)

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Haga doble clic en el archivo y le aparecer el Asistente para Importacin.

Haga clic en Siguiente

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Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacin clic en siguiente.

Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto, anexar las tareas al proyecto activo o
combinar los datos en el proyecto activo.
A continuacin haga clic en Finalizar.

ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA

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En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa est
preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms
detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas
representan los captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.

Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales
asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas.
Ejemplo: Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero inoxidable.

1.

Convertir una tarea en una subtarea:

Seala la tarea que vaya a modificar

En Proyecto haga clic en Esquema
Clic en Aplicar Sangra.

Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen. Las tareas
de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el rea del grfico como una barra negra. Para aplicar y
quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de actividades).
IMPORTANTE:
Existe una forma ms gil de aplicar sangras a las tareas:

Seale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea

Haga clic en el botn derecho del Mouse
Clic en Aplicar sangra

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Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al
final haga clic en Anular Sangra.

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Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar y ocultar las
subtareas.
2.

Insertar la tarea resumen del proyecto

Haga clic en Herramientas Opciones
Clic en Vista
En Opciones de Esquema active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto

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COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO

Existen ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project, unas asociadas con tareas, otras con recursos y
otras con asignaciones.

Las vistas ms utilizadas estn disponibles en el men Ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el
Men Ver Ms Vistas

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Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:

1.
2.
3.
4.

Haga clic en el men Ver y observe la parte superior del men para ver si aparece la vista que necesita.
Si aparece en la lista, haga clic en el Nombre.
Si no aparece haga clic en Ms Vistas. Aparecer la lista completa de las Vistas que se encuentran
disponibles.
Haga doble clic en la vista que desea y aparecer en el rea de trabajo, sustituyendo la anterior

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Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de ver los
datos.
Como se mencion anteriormente, en el men Ver aparecen las vistas ms utilizadas, sin embargo es posible
que las necesidades de cada proyecto sean diferentes y se desee cambiar la configuracin del men, para
hacerlo:

En el Men Ver Mas Vistas

Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar.
Aparecer el cuadro de dialogo Definicin de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar en el
Men.

Para eliminarlas de men Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificacin de Mostrar en el
Men.

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ESCALAS TEMPORALES
La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas
de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Ao Mes Semana, Ao Semana - Da.
El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior muestra el perodo de tiempo
ms detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: das dentro semanas

Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:

Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El ms conveniente es utilizar el
Diagrama de Gantt)
Clic en Formato Escala temporal

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Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel
Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.

El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la programacin, lo ms

comn es mostrar la programacin en semanas y das.

TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project permite
cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn relacionados o modificar una tabla existente para
agregar, cambiar o quitar las columnas.

Para cambiar la tabla de una vista:

Haga Clic en Ver Tabla

Si la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Ms Tablas.
En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.
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La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo
procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar.
Usted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera. Recuerde que esta informacin no se
perder sino que quedar oculta en la base de datos del archivo.

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Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la
tecla Suprimir. La columna desaparecer, pero seguir existiendo en la base de datos y puede recuperarse
en cualquier momento.

ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO

Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabtico o numrico basndose en un
campo en particular. Por Ejemplo: Se podra organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duracin, por
Predecesoras, etc.

Los pasos para ordenar la informacin de un proyecto son:

Muestre la vista donde aparezca la informacin que va a ordenar.

Haga clic en Proyecto Ordenar
En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados. Si desea ordenar por otro campo
que no se muestre en el submen haga clic en Ordenar por.

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Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la informacin.

Si no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del proyecto, asegrese que la casilla
Renumerar Tareas Permanentemente este desactivada.

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DEFINIR LA DURACIN DE LAS TAREAS

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente
para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.

Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se consideran
como duraciones estimadas.

Las duraciones pueden ser escritas en:

Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
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Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)

Para escribir la duracin de las tareas:

Muestre el Diagrama de Gantt

En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorar para ejecutarse (Si
quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin estimada)
Pulse Enter.

Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se
calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto. Mientras no
se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las
tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto

Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das laborales, se
puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que
despus de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto,
Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas
al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una
t despus de la unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos

Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del proyecto, las
condiciones con las que va a trabajar el programa, as en el momento en que se omita alguna informacin el
pueda trabajar con esta.
Los pasos para establecer las condiciones de tiempo especficas de cada proyecto son:

Hacemos clic en Herramientas Opciones

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En la pestaa Calendario, escriba las condiciones del proyecto.

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Clic en Predeterminar
Clic en Aceptar

ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas
cuatro relaciones:

Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora

Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.

Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea
predecesora.

Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este
tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible.

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de
tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos)
En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas predecesoras.
Para definir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente la identificacin numrica de la
actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el
Men Edicin y dar clic en la opcin Vincular Tareas.

Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo procedimiento
enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numricas de las actividades
predecesoras separadas por comas.

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Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede
ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo especfico (-4d). Para escribir
esta programacin directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe
poner el tipo de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2

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Haciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecer la informacin de dependencias. En este
cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones entre actividades.

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CREACIN DE HITOS EN UN ESQUEMA

Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto.

Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: construccin
primer piso completo) y ponerle una duracin de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el
hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:

Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la informacin
de la tarea
En la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito

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Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecern en la base
de datos del programa sin sufrir alteraciones.

Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangra), aunque se
seale como hito no aparecer en la pantalla con la convencin de hito.

CONFIGURACION DE RECURSOS

Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto estn
sobreasignados desde el momento de su concepcin.

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Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una
programacin que se extienda ms all del lmite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al
nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos.

PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE:

Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor trabaje.
1.

Primera Forma

En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso.
Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea.
Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los
recursos de cada tarea y la unidad de asignacin.

Las
unidades
de
asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros enteros segn la configuracin establecida por el
programador y significan la proporcin del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una
Concretadora para realizar columnas y vigas, si la concretadora estar ocupada por la maana en las
columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizar 50% o 0.5 en cada una de las actividades).

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Si los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin ya no es en porcentaje sino en
las unidades como se pagan las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml

Segunda Forma:

Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver Hoja de Recursos

En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin del proyecto.

Al terminar de llenar esta

tabla vuelva al Diagrama
de Gantt
Seale la actividad a la
que le vaya asignar los
recursos
Haga
clic
en
Herramientas Asignar
Recursos
Aparece
un
cuadro
donde estn todos los
recursos que usted ha
escrito.

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Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Aceptar.

Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un tilde en la parte
izquierda y en la parte superior de la lista.

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Para

continuar
asignando
recursos
solo
seale
la
siguiente
actividad,
sin
cerrar el cuadro
de dilogo y
repita
el
procedimiento.

Tercera Forma:

En el diagrama
de
Gantt
desplcese hasta

la columna Nombre de los Recursos

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All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es
decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un corchete y un recurso se separa de
otro por medio de punto y coma.

Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabticamente para evitar que un
recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto:
Vaya a la tabla de recursos y seleccione en el men Proyecto - Ordenar

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Haga clic en Ordenar Por

En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic en Ordenar

Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y borrarlos.

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Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una
sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las que puede.
Para esto hay dos mtodos.
Primer Mtodo:

Seale todas las actividades

Por el men Herramientas Asignar Recursos
En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en Grficos

Aparecern tres tipos de grficos:

Trabajo
Disponibilidad Restante
Trabajo de Asignacin

En la casilla donde aparece el titulo del grfico, seleccione Trabajo de asignacin

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Aparecer el siguiente grfico de barras. Las barras azules que estn por debajo de la lnea negra
son recursos que trabajan segn su capacidad mxima. Las barras rojas que aparecen ms arriba de est
lnea muestra que ese da hay una sobreasignacin de tiempo para los recursos.
Segundo mtodo

En Ver Uso de Recursos todos los recursos que estn sobreasignados aparecern de color rojo.
Est grfico nos muestra cuantas horas diarias est trabajando nuestros recursos y dividiendo esto
por el nmero de recursos tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el
programa de trabajo.

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Las celdas amarillas muestran cuantas horas trabajo el recurso en una actividad especifica. Las celdas
blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.

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DISPONIBILIDAD DE RECURSOS:
Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en otras no. Si
usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin puede hacer lo siguiente:

Estando en el Diagrama de Gantt

Haga clic en Herramientas Asignacin de Recursos

Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. Ubquese sobre un recurso y dle doble clic para
que aparezca la informacin del recurso.
En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estar disponible,
tambin podr agregar diferente informacin como el costo de los recursos, las horas que trabaja
diariamente el recurso, etc.

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Cuando termine de ingresar clic haga clic en Enter

PARA ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO

Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Herramientas Asignar Recursos

En el cuadro de dilogo Asignar recursos, active la casilla de verificacin que hay junto al cuadro Filtrar
por:. Si no aparece esta opcin, asegrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado de
Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene haga clic sobre el cuadro.
Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que esta buscando no aparece
en la lista, haga clic en Ms Filtros
Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar los recursos que
cumplen los criterios seleccionados.
Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explic anteriormente
Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente desactive la
casilla Filtrar por

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Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del proyecto, siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en Herramientas Asignar Recursos
Active la casilla de verificacin Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite estar
disponible.
Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin

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Usted tambin puede observar la Disponibilidad de los recursos grficamente:

Cuando este en el cuadro de Asignacin de Recursos escoja el recursos que quiera observar o seale
todos los recursos para ver cual se encuentra disponible

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Haga clic en Grficos y selecciones el Grafico de Disponibilidad Restante, cada color es un recurso
diferente

VERIFICACIN DE LOS RECURSOS

Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programacin, es
decir si la duracin inicial del proyecto varo.

Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cambiar la duracin de
las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaando de un anlisis econmico y de espacio pues son los
dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.

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Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente
procedimiento:

En Herramientas Redistribuir Recursos

Aparecer el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las condiciones de

redistribucin que quiera que se apliquen al proyecto.

Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de
verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.

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RUTAS Y TAREAS CRTICAS

En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica particular. Despus de comenzar la fase
de ejecucin y de comunicar el progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas
a otro.

Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las demoras permisibles de las
tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero ser crtica.

Si quiere cambiar la definicin de las tareas crticas:

En el Men Herramientas Clculo

Escriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro Las Tareas son crticas si la demora es menor
o igual a:

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Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programacin.

Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tablas Programacin

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En esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El clculo se
hace segn las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar est demora
permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.

Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programacin en un
proyecto, por eso se debe revisar muy bien los clculos que hace sobre las tareas crticas. Al terminar de
asignar las tareas es necesario revisar la ruta crtica del proyecto y analizar si la que est calculando el
programa es la que se debera aplicar realmente.

Si esto no esta ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la realidad

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VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas.

En Ver, seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento

Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro.

La de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de las
rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarn el
porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento

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Otra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.

Haga clic en Ver Informes (opcin Informes en versin 2007)

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Haga doble clic en Generales

Haga doble clic en Tareas Crticas

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Se puede agrupar el proyecto por Tareas Crticas y No Crticas, para esto:

Por Proyecto Agrupar Por Crticas.

Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta lnea amarilla aparecer el
nombre del grupo por el que est agrupada la hoja
Las tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.

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Para volver a la configuracin inicial de la tabla. Por Proyecto Agrupar Por Sin Agrupar

Igualmente se pueden filtrar las tareas crticas:

Haga Clic en Proyecto Filtro Para: - Tareas Crticas. Con esta opcin solo aparecern en la tabla las
tareas crticas.

Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Todas Las tareas

DIVISIN DE TAREAS

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Una de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo.
Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en diferentes periodos, no se
tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada una
de sus fases.
Para dividir una tarea:
Abra el diagrama de Gantt.
En la barra de herramientas Edicin haga clic en Dividir Tareas

En el diagrama de la vista, coloque haga clic en la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la
divisin.

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Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra parte

CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN

Si por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programacin de tareas, recursos o costos se
tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automticamente las cargas de trabajo cuando se
presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera.

Para que Project calcule automticamente estas redistribuciones:

Clic en Herramientas - Opciones

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Haga clic en la pestaa Clculo y seleccione Automtico

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Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento anterior pero
seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede utilizar la tecla Mayscula + F9.

En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de
Redistribucin.

En el men Ver Mas Vistas

En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque Diagrama de Gantt de Redistribucin.
Seleccinelo y de clic en Aplicar.
Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la
programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra como quedo la tarea despus de la
redistribucin.

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DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN

Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000 prioridad ms alta. Todas las tareas
comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la
configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistribucin. Las tareas que no quiere que sean
redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000.

Para cambiar la prioridad de las tareas:

En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que desea cambiar el
valor predeterminado de 500.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, haga clic en la ficha General

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En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacenar la informacin del
progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento,
puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la programacin, los costos y los
recursos estn equilibrados de forma necesaria.
Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista del
proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

ESTABLECER UNA LNEA DE BASE:

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Una lnea de base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto y la forma como se
est ejecutando.

Al guardar una lnea de base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento
concreto. La informacin que se almacena es:

Costo
Duracin
Fin
Comienzo
Trabajo

Para guardar una lnea de base para el plan del proyecto siga estos pasos:

Haga Clic en Herramientas Seguimiento Guardar Lnea de Base

Asegrese que la opcin Guardar Lnea de base est activada. Si no se encuentra activada cierre el
men Herramientas y escoja en Ver Diagrama de Gantt
En la opcin Guardar Lnea de Base asegrese que se ha seleccionado Lnea de base
En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Proyecto Completo
Haga clic en Aceptar

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Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de base puede
continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.
Haga clic en Herramientas - Seguimiento Guardar Lnea de Base para mostrar el cuadro de dilogo
Lnea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada

En el cuadro Lnea de Base aparece la fecha en que guard por ltima vez la lnea de base.
Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en la Lnea de Base
correspondiente en la lista.
En Para, active las tareas seleccionadas.

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De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de resumen no
se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De
Subtareas a Tareas de Resumen.
Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la lnea de base existente
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Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas:

En Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que aparece usted podr
comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecucin del proyecto
(negra).

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Igualmente puede utilizar las tablas:

Clic en Ver Tabla Mas Tablas

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En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lneas de Base y haga clic Aplicar

Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar nuevas
tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se sigue el procedimiento
anterior pero siempre se selecciona la opcin Para: Proyecto Completo

Revisar la informacin de resumen prevista y real

En el men Proyecto haga clic en Informacin del Proyecto.

En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer la informacin del
proyecto en forma comparativa

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Para borrar una lnea de base:

Haga clic en Herramientas Seguimiento Borrar Lnea de Base

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Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o Plan Provisional segn el
caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea borrar.
Active la opcin Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas
Clic en Aceptar

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras partes. La
programacin y los costos se calculan automticamente.

Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca ms
conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados ms
coherentes.
Actualizar el proyecto segn la programacin

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El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar informacin a Project que
muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra
distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este mtodo, las tareas se actualizan de la
siguiente manera:
Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de trabajo completado
aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas programadas de
finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado (y una
fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso durante esa fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de trabajo completado
quedan intactas.

Para actualizar el proyecto segn la programacin:

Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar Proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo

Actualizar el proyecto

Asegrese de que est activada la opcin Actualizar trabajo completado al

Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecer la fecha de
hoy

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Active la opcin
Solo al 0% o al
100% si desea
que
Project
calcule si la tarea
no ha comenzado
o si se ha
completado
al
100%, o si est en
curso,
tambin
puede activar la
opcin
Por
Porcentaje
Activado

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Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguir con 0%.
Si la fecha programada de finalizacin de una tarea es anterior a la fecha de trabajo completado, la tarea se
configurar con el 100% completado.

Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalizacin de una
tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calcular un porcentaje de valor completo.

Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continen al 0%. Es decir, todas las
tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo completado para las que no
se haya introducido un valor aparecern en cero
Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo las tareas seleccionadas. Para esto active la
opcin Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas

Introducir el porcentaje completado:

Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real.

Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:

En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar.

En el men Herramientas Seguimiento Actualizar Tareas

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En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de las tareas.

En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea negra dentro de las barras.

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Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea

Seleccione la Tarea que desea actualizar

Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea
En la pestaa General escriba el porcentaje completado.

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Introducir la duracin real:

Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado. Puede cambiar la
duracin restante si es necesario.

Para introducir la duracin real de las tareas:

En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.

Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar Tareas
En el cuadro Duracin real escriba el valor.

Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la duracin restante el
respectivo cuadro.

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NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el trabajo y el costo real y
restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duracin real o la duracin
restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automticamente sin que usted
pueda controlarlos haga clic en Herramientas Opciones Clculo y quita la verificacin de las casillas
Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso

Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha de finalizacin de
todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la
fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de
finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo mismo.

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Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo siguiente:

En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que desea
actualizar.
Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar tareas
En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.

Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para adaptarse a ellas,
con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin establecida inicialmente.

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ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS

Introducir el porcentaje de trabajo completado

Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el
momento.
Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Ver Tabla Trabajo
En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del porcentaje de trabajo
completado

Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin:

Abra la vista Uso de Tareas

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Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama Asignacin) con el
porcentaje de trabajo que desea actualizar.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin, haga clic en la ficha Seguimiento.
En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.

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Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado

Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la cantidad
de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos asignados.

Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente:

Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Trabajo

Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real.
En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.

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Los valores de los campos Restante y % trabajo completado se calcularn de nuevo.

Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignacin, haga lo siguiente:

Abra la Vista Uso de Tareas

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Haga clic en Ver Tabla - Trabajo

En el campo Real de
la asignacin que
desea
actualizar,
escriba el valor del
trabajo real.

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Los valores de los campos Restante y % trabajo

Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo

El mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el trabajo real de las
asignaciones por perodos de tiempo. Ejemplo: por horas

Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales. Para
hacerlo siga los siguientes pasos:

Abra la Vista Uso de Tareas

Haga clic en Formato Detalles Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluir la fila Trab. Real
como una fila debajo de Trab.

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Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla trabajo al
parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver Tabla Trabajo

PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

Despus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a programar las tareas incompletas a la
fecha actual. Microsoft Project calcular automticamente estas actividades hasta la fecha que usted desee.
En este momento es recomendable guardar una nueva lnea de base.
Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:
Haga clic en Herramientas Seguimiento Actualizar proyecto

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Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y asigne la fecha desde la
que quiera que se vuelva a programar

Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas seleccionadas. Para
esto active la opcin que mas se acomode a su necesidad.

IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo

PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS

Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de los costos. Pero
tambin existen costos asociados directamente con las tareas.
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El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas, Microsoft Project utiliza
calcula los costos del proyecto en general con base en estos. Recuerde que a partir de la versin 2007,
Microsoft Project incorpora un nuevo tipo de recurso para el manejo de costos. Aunque Ud. Puede
continuar utilizando el resto de los tipos de recursos como lo vena haciendo en las versiones anteriores.

Si esta en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta informacin para calcular el presupuesto y
si est en la parte de planeacin del proyecto puede comprobar si el plan de trabajo est de acuerdo con el
presupuesto asignado.

PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y
asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones.
El resultado es el costo de la asignacin.

Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.

Como especificar costos variables para los recursos de trabajo:

Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:

Asegrese que tenga seala la tabla Entrada en el men Ver

Por el men Ver Hoja de Recursos
Aparecer la tabla con todos los recursos.
En el campo Tasa Estndar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este costo debe
escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 250.000/da
Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras el valor de las
mismas. Por ejemplo: $ 250.00/hora
Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las 10 horas
diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los reales.

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Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para
el recurso. Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna Llamada Trabajo de Horas Extra

Como especificar costos por uso para los recursos de trabajo:

Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que realicen, Por ejemplo: Alquiler
de campamento, trabajan con este tipo de costos.

Para especificarlos:

Haga clic en Ver Hoja de Recursos

Si no ha aplicado la tabla Entrada a la Hoja de Recursos, haga clic en Ver Tabla - Entrada

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En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso. Ejemplo: $ 100.000.
Preste mucha atencin al clculo que realiza Microsoft Project sobre este tipo de costos, ya que lo
calcular por cada asignacin que realice a una tarea.

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Como establecer los costos para los recursos del material

Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:

Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Ver Hoja de Recursos

Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del Material con las
unidades de medida. Ejemplo: bulto, m2, unidades

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En el campo Tasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo vale $ 9, Una bolsa de
cemento vale $ 160

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Si hay un costo por uso del material, escrbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo: Para los materiales
granulares el derecho de explotacin podra ser de $ 1500/m3

Como establecer varios costos para un recurso:

Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha que afectar
los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificar
diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos. Para especificar
diferentes costos, siga estos pasos:

En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar varios costos.
En el cuadro de dilogo Informacin del Recurso, haga clic en la ficha de Costos

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En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el costo por uso escritos en
la Hoja de Recursos
Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo, haga clic en Fecha
Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejar modificar
pues Project calcular los cambios con respecto a esta.
Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar.

Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los costos en otra

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ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la actividad que
realiza, entonces despus de asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra
actividad en B.

CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS

Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varan con respecto al primer precio.
Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estndar el porcentaje. La tasa real que representa el cambio
se calcular inmediatamente
y aparecer en el cuadro.

La tabla A se asigna de
manera predeterminada a las
actividades segn el valor del
recurso. Si por algn motivo
ha definida otra tabla de
costos, como la B o C, se
debe especificar que tabla
desea utilizar para la
asignacin. Para hacerlo, siga
estos pasos:

Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Ver Uso de Tareas (Tambin puede
utilizar Ver Uso de Recursos). Aparecer una tabla donde se muestra los recursos asignados a las
actividades

Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la A. Aparecer el cuadro
de dilogo Informacin de la Asignacin

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Seale la pestaa General

En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que desee aplicar a esta
asignacin

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COMO ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS

El mtodo que utiliza Microsoft Project predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el
mtodo que ms se ajuste a sus gustos.

Es importante especificar el mtodo de acumulacin de costos para el planeamiento del flujo de costos. Para
esto siga los siguientes pasos:

Haga Clic en Ver Hoja de Recursos (Asegrese que este ubicado en la Tabla de Entrada)
En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos: Comienzo, Prorrateo, Fin

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Los mtodos consisten en:

Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del proyecto
Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto
Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o recursos.

Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos del cuadro de dilogo
Informacin del Recurso.

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PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS

Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede escribir
un costo fijo para una tarea.

Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:

Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo

Aparecer la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulacin de Costos Fijos
En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo
En el campo Acumulacin de Costos Fijos especifique cuando debera acumularse el costo de la tarea.
El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones y tareas
durante el proyecto. El total aparecer en el campo Costo Total de la tarea de resumen del proyecto.
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REVISIN DE LOS COSTOS PLANEADOS

1.

Revisin de los costos de asignacin

Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de Tareas o Uso de Recursos.
Para hacerlo siga estos pasos:

Haga clic en Ver Uso de Tareas o Ver Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de
asignaciones.
Haga clic en Ver Tabla Costo

En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada tarea. En la vista
Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada recurso.

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2.

Revisin de los costos de recursos:

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Puede revisar los costos de recursos para ver cuanto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas asignadas.
Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la Hoja de recursos de
la siguiente manera:

Haga clic en Ver

Hoja de Recursos
Haga clic en el
encabezado de
columna situado
a la derecha del
lugar en el que
desea insertar el
campo Costo
Haga clic en
Insertar

Columna
En
la
lista
Nombre
de
Campo, haga clic
en Costo y a
continuacin
haga
clic
en
Aceptar. Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los costos totales planeados para todas las
asignaciones de cada recurso

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3.

Revisin de costo de tareas:

Puede revisar los costos de tareas para ver cuanto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma de todos
los costos de los recursos asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales. Para ver los costos
totales de las tareas, haga lo siguiente

Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo

Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea

4.

Revisin del costo total planeado del proyecto

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Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de tareas, y de los
costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. En Herramientas Opciones Vista

Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
haga clic en Tabla Costo.

Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto. Ejemplo: $ 98.500.000

Otra forma de ver el costo total del proyecto es:

Haga clic en Proyecto Informacin del proyecto.

En el botn Estadsticas, aparecer el costo total del proyecto

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ACTUALIZACIN MANUAL DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Si ha asignado recursos a tareas en el proyecto y tambin se ha introducido el costo de estos recursos, los
costos se actualizarn cuando escriba informacin real del proyecto.

Si no desea que esta actualizacin se haga automticamente puede desactivar esta opcin y escribir los
costos manualmente, para hacerlo siga estos pasos:

Haga clic en Herramientas Opciones - Clculo

Desactive la ficha de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales
De manera predeterminada los cambios realizados en los costos se distribuirn uniformemente a lo
largo de la duracin real de una tarea. Si prefiere extender los costos a la fecha de estado (fecha de

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actualizacin del proyecto), active la casilla de verificacin Las modificaciones de los costos totales se
extienden a la fecha de estado

Para introducir los costos de tareas manualmente:

En el Diagrama de Gantt haga clic en Ver Tabla Costo para aplicar la tabla Costo.
Escriba el total de costos reales en el campo Real de la tarea

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SUPERVISIN DEL PROYECTO

Usted puede observar como se est realizando la ejecucin de su proyecto y compararlo con la
programacin inicial.

Para esto existen varias formas:

1.

Primera Forma

Haga clic en proyecto Informacin del Proyecto Estadsticas

2.

Segunda Forma

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En el Diagrama de Gantt, selecciones el men Herramientas Opciones Vista - Mostrar tarea de
resumen del proyecto

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3.

Tercera forma:

En el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla - Variacin

4.

Cuarta forma:

En el diagrama de Gantt, seleccione Ver Gantt de Seguimiento.

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5.

Lneas de Progreso

Las lneas de progreso crean un grfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa informacin de
progreso, de la siguiente manera:

Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programacin
Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programacin
Las lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programacin.

Para agregar lneas de progreso, siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt, haga clic en Herramientas Seguimiento Lneas de Progreso

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En la ficha Fechas e intervalos, active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso
actual. A continuacin seleccione si desea mostrar la lnea de progreso con la fecha de estado del
proyecto o con la fecha actual.
En Mostrar lneas de progreso en relacin con el, seleccione si desea que las lneas de progreso reflejen
el Plan Real o el Plan Previsto.

Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las lneas de progreso.
Puede introducir fechas de lneas de progreso especficas, mostrar lneas de progreso en relacin con
intervalos de fechas seleccionados, etc.

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Haga clic en la ficha Estilos de Lnea y defina sus preferencias para mostrar lneas de progreso en el
Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la lnea, y la forma y el color del progreso para
la lnea de progreso actual y para otros diferentes.

Para quitar las lneas de progreso, siga estos pasos:

Clic en Herramientas Seguimiento Lnea de Progreso

En la ficha Fechas e Intervalos, desactive la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso
actual

INFORMES SOBRE EL PROYECTO

Para que esta opcin est activada es necesario que su pc tenga configurada alguna impresora, ya que los
informes se generan por Vistas Preliminares.

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Existen seis categoras de informes disponibles:

Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados

Para ver los informes integrados disponibles:

Haga clic en Ver Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando las categoras
disponibles.

NOTA: La versin de Microsoft Project 2007 cuenta con un men llamado Informes. Para que aparezca los
informes haga clic en Informes Informes.

En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora que desea mostrar

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Haga doble clic en el informe que desee ver

Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidindole informacin, introdzcala y haga clic en

Seleccionar

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El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para ampliarla.
Haga clic otra vez para volver al estado anterior.

Puede

configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para esto haga clic en Configurar
Pgina. Cuando ya est listo para imprimir haga clic en Imprimir

ALGUNOS EJEMPLOS DE INFORMES:

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1.

INFORMES DE COSTOS

El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El informe
refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variacin, el costo fijo, el mtodo de
acumulacin y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para crear el informe
Presupuesto, haga lo siguiente:

Haga Clic en Ver Informes (En Microsoft Project 2007 aparecern los Informes en un men aparte)
Haga doble clic en Costos
Haga doble clic en Presupuesto
Aparecer el informe Presupuesto.

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El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de cada
tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja

En Informes Costos haga doble clic a Flujo de Caja

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Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se centra en la
informacin ms importante y es particularmente til para las directivas por la concisa presentacin de
los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto

En Informes Generales haga doble clic a Resumen del proyecto

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El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada
actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo

Haga doble clic Informes Asignaciones y doble clic en Tareas, Recursos Humanos y Fechas
PARA CREAR INFORMES PERSONALIZADOS:

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Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos:

Haga clic en Ver Informes y doble clic en Personalizados

En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes

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Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe.

Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un informe
debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles y Ordenar

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IMPORTANTE: la versin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes
Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una Tabla dinmica.

Para crear un Informe Visual siga estos pasos:

En el men Informes haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de dilogo donde usted
podr escoger el tipo de Informe

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Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos

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Un conocido formato para representar grficamente los cambios del proyecto, es el Grfico de Curvas.
Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se explica a continuacin:

Haga clic en Ver Mas Vistas Entrada de tarea

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Haga clic en el encabezado de la columna del campo Predecesoras.
Haga clic en Insertar Columna. En el cuadro Nombre de Campo haga clic en Costo Real y despus en
Aceptar

Seleccione todas las tareas del proyecto.

En el men Archivo haga clic sobre Guardar Como. Aparecer el cuadro de dilogo de Guardar como, en
la casilla de Guardar como Tipo seleccione la opcin Libro de Microsoft Excel
Haga clic en Guardar.
Automticamente Project mostrar el Asistente para Exportacin, de clic en Siguiente para continuar.

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Para exportar toda la informacin seleccione la casilla Plantilla de Excel del Proyecto, si solo quiere
exportar marque la opcin Datos Seleccionados (Estas tareas deben estar seleccionadas).

Haga clic en Finalizar.

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Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas Nombre de Tarea y Costo Real
que contengan datos.

En la barra de Herramientas seleccione Insertar - Grfico

En el asistente para grficos haga clic sobre Tipos Personalizados

Seleccione el tipo de grfico Lneas Suavizadas y a continuacin clic en el botn siguiente.

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Junto a Series en haga clic en Columnas y despus haga clic en el botn siguiente.
Haga clic en la ficha Leyenda y active la casilla de Verificacin Mostrar Leyenda. En Ubicacin haga clic
en Derecha y a continuacin clic en siguiente

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En Colocar Grfico, haga clic En una hoja nueva. Deje el nombre como Grfico 1 y a continuacin haga
clic en Finalizar

Ha creado un grfico de curvas con los costos de cada tarea

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Fuente de Informacin: http://office.microsoft.com

Links de Inters: http://office.microsoft.com
http://technet.microsoft.com
Formacin On Line: http://office.microsoft.com/es-es/training/CR102140063082.aspx

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