SISTEMA CONTROL

Teora General de Sistemas

El sistema de control
Es una funcin que no se desarrolla en el vaco, sino que se inserta dentro del proceso de
administracin, y presenta caractersticas perfectamente diferenciadas, segn el nivel de
decisin en el que opere.
El sistema de control es una de las ltimas variables del proceso administrativo, aunque esto
no quiere decir, que es menos importante. Determinados y establecidos los objetivos y
planes, diseada la organizacin, integrados los recursos, constituida la directiva y con
informacin fluyendo, es cuando el proceso de control se vuelve imprescindible.
Es el proceso que se encarga de eliminar el caos y proporciona congruencia a la empresa,
con el propsito de que pueda alcanzar sus objetivos y planes.

Es el monitor del sistema

Detecta desviaciones

Aplica medidas correctivas

La naturaleza del control es tomar la accin correctiva o aplicar el remedio necesario, para
asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Requiere de constante revisin debido a constantes condiciones cambiantes
El administrador gua a los dems por medio de la planeacin, la organizacin y los dirige
con sus decisiones y la motivacin.
El administrador debe contar con medios para diferenciar entre lo que se puede aceptar y lo
que debe rechazarse.
Los criterios de un sistema de control efectivo se basan en:
El grado en que el sistema asegura que las actividades se complementan, de manera que
lleven al logro de los objetivos y la medida en que crea congruencias de objetivos.

EL CONTROL COMO SISTEMA

Un sistema de control es aquel que sirve, para mantener las caractersticas de los productos
de un sistema de referencia, dentro de un rango de tolerancia predeterminado.
El sistema de control persigue un objetivo de eficacia para la empresa, es decir, se concibe
como el instrumento para mantenerla, en condiciones de eficiencia. Esto abarca que el
administrador se enfoque a tres grandes aspectos:

Lograr objetivos, dentro de plazos oportunos

Lograr los objetivos obteniendo beneficios

Mantener motivado al equipo humano

Por medio del control, el administrador debe verificar que los recursos de la empresa, son
aplicados mediante una racionalizacin y una sistematizacin, para as lograr la consecucin
de los objetivos del organismo.
Por tanto, controlar las actividades de la organizacin, consiste en analizar las causas de los
resultados, sobre todo los relevantes, corrigiendo aquellos de influencia negativa y
manteniendo siempre al organismo consiente de la forma en que acta la realidad sobre ella.

Componentes del sistema de control

ENTRADAS
SALIDAS
Personal
organizacional

SISTEMA CONTROL
Proceso de control

Dinero
administrativo
Materia prima
financiero

control
control
control

Maquinaria y equipo
Tecnologa

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA CONTROL

Claridad y simplicidad: permiten efectuar las posibles correcciones en un periodo ms
reducido, con las consiguientes ventajas para el funcionamiento del organismo social.
Adaptabilidad: un control debe ser capaz, de llevar en si mismo el mecanismo de
regulacin, que lo haga adaptable a las circunstancias que as lo exijan.
Eficacia y eficiencia: la medida de la eficiencia de un sistema de control, recide en su
capacidad para producir medidas correctivas para el sistema administrativo. La
eficacia por su parte, es una cualidad de gran inters para el dirigente, puesto que la
rentabilidad de todo sistema de control es fundamental.
Continuidad: esta debe llamar la atencin al dirigente, sobre el hecho de que no se
controla exclusivamente, por comparaciones en momentos prefijados, para luego
oplvidar por completo el asunto hasta la siguiente comparacin

 Objetividad: todo control debe alejarse en lo posible, de lo subjetivo, buscando el

conocimiento de aquello que es mensurable en mayor medida, mientras ello sea
factible.
Adecuacin. Para que los resultados alcanzados por un dispositivo de control, sean
operantes y significativos, ha de estar el mismo adecuadamente establecido, respecto
a la funcin objeto de control.
Oportunidad: el control se refiere a la oportunidad de conocer las desviaciones y
corregirlas.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL

Comparar los resultados de la actividad, con los objetivos asignados a los
responsables de obtener tales resultados
Suministrar informacin, sobre el tipo y el tamao de las desviaciones que puedan
presentarse, entre lo planeado y los resultados.
Proporcionar polticas, reglas y medios para evaluar dichas desviaciones,
concedindoles su verdadera importancia, dentro del contexto de la empresa.
Suministrar los responsables, los antecedentes e informes de valoracin para efectuar
la toma de decisin, cuyo producto son las medidas correctivas.
Conocer las causas que producen las desviaciones, para modificarlas favorablemente
en lo posible, actuando sobre los factores internos y externos.
Que los administradores mantengan una constante atencin, sobre el desarrollo de las
operaciones, para extraer conclusiones que eviten futuras desviaciones y permitan
mejorar la planeacin.
Verificar que todos los recursos y medios de la empresa, sean utilizados en la cuanta
prevista en el cumplimiento de los objetivos de la misma.

NIVELES DE DECISIN
Los organismos sociales se fijan objetivos, los condicionan con polticas, trazan planes de
accin, los detallan en programas, los ponen en marcha con instrucciones que deben
concretarse en hechos.

Todo este proceso esta escalonado en niveles, entre los cuales podemos distinguir tres:
Directivo

objetivos y polticas

Gerencial

planes, programas y presupuestos

Operativo

ordenes, instrucciones y acciones

FUNCIN DE CONTROL APLICADA A LOS NIVELES DE DECISIN (SUBSISTEMA DE

CONTROL)
Control estratgico. Mide la coherencia de objetivos y polticas con el contexto, as como la
coherencia de planes o de programas con esos objetivos y polticas.
Control gerencial. Examina la correspondencia de las decisiones con los planes, los
programas y la necesidad de variar estos, es decir, reprogramar.
Control operativo. Definir la consistencia de las acciones, en relacin con las rdenes, y a la
variacin de los resultados con lo previsto.

TIPOS DE CONTROL
En una organizacin se pueden implantar controles de tres formas:
1. Antes de que comience la actividad.
2. Mientras la actividad se lleva a cabo
3. Despus de que la actividad ha sido terminada
Al primer tipo se le llama control previo, al segundo se le nombra control concurrente y al
tercero, se le denomina control posterior o de retroalimentacin.
Control previo
Este control intenta anticiparse a los problemas o desviaciones de las normas con
anticipacin a su ocurrencia. Es el tipo ms deseable de control, ya que previene los
problemas de manera anticipada. Se le llama control previo porque tiene lugar antes de la
actividad verdadera. Este tipo de control est dirigido al futuro, nos dice H. Koontz y R.
Brodspies.
En la prctica son deseables los controles previos, porque permiten a la direccin superior
evitar problemas, en lugar de tener que solucionarlos posteriormente. Por exigencia, este tipo
de control requiere de informacin oportuna y precisa, que con frecuencia es difcil de
desarrollar.
Control concurrente
Este ocurre, cuando est teniendo lugar una actividad. El control se establece mientras el
trabajo se realiza, la administracin puede corregir los problemas, antes de que se vuelvan
demasiado costosos.
El modo mejor conocido de control concurrente, es la supervisin directa. Cuando un
administrador superior supervisa d manera directa las acciones de los subordinados. El

administrador puede vigilar de manera concurrente, las actividades de los subalternos y

corregir los problemas, a medida que puedan presentarse.
Control posterior
Este es el tipo de control ms comn en la prctica y es histrico. Esto es, la actividad
medida ya ha ocurrido, y es posible regresar para corregir el desempeo, para igualarlo a la
norma. En cambio, las correcciones deben ocurrir despus del hecho.
El principal inconveniente de este tipo de control es que, en el momento en que el
administrador tiene la informacin, el dao ya est hecho.
W. Newman, nos dice que este tipo de control tiene dos ventajas sobre el control previo y
concurrente. La primera, es la retroalimentacin, ya que ofrece a los administradores
informacin significativa sobre la efectividad de su esfuerzo de planeacin. La segunda, el
control posterior puede mejorar la motivacin de los empleados.
ENFOQUES DEL SISTEMA DE CONTROL
Aqu surge una pregunta Que controlan los administradores? La mayor parte de los
esfuerzos de control, se orienta hacia reas que son: personales, fianzas, produccin,
informacin y desempeo de la organizacin.
Personal
Los administradores logran objetivos, porque trabajan a travs de otras personas. Para
alcanzar objetivos departamentales, los administradores necesitan y dependen de los
subordinados. Por consiguiente, es importante que los administradores se cercioren, de que
el personal se desempee como se supone que deben hacerlo.
Finanzas
El objetivo econmico de toda empresa es, obtener utilidades. En busca de este objetivo, los
administradores deben implementar controles financieros. Por consiguiente la manera ms
simple, es analizar los estados financieros en busca de gastos excesivos.
Produccin
El xito organizacional depende, de su habilidad para producir bienes o servicios con
eficiencia y eficacia. Los controles de operacin abarcan de manera tpica, la vigilancia de las
actividades de produccin, para cerciorarse de que se efectan segn el programa, evaluar
la habilidad del departamento de compras para proveer la cantidad y calidad correcta de los
suministros necesarios al costo ms bajo posible, vigilar la calidad de los bienes y servicios.
Informacin
Los administradores necesitan informacin para realizar su trabajo. La informacin
incompleta, excesiva, imprecisa o con retrasos, afectara seriamente su desempeo. Por

tanto, es necesario desarrollar un sistema de informacin administrativa, que proporcione los

datos correctos, en el volumen correcto, a la persona indicada, en el tiempo justo.
Desempeo de la organizacin
Ciertas personas se interesan para efectuar peridicamente, evaluaciones de desempeo
global de una organizacin. Desde luego, los administradores se preocupan por el
desempeo de la organizacin, pero ellos no son el nico grupo que evala la eficiencia de
esta. Los clientes y compradores, han hecho juicios sobre la eficacia cuando escogen
realizar negocios con una empresa en lugar de otra. Acreedores potenciales y proveedores,
tambin hacen evaluaciones.
NIVELES DEL SISTEMA CONTROL
Establecer un proceso de control, no requiere organizar un complejo sistema para que
cumpla todas sus funciones, nos indica el autor M.P. Rey. Lo que si implica es organizar a
todos los componentes, cualquiera que sea su dependencia, para poder asegurar el
funcionamiento de este sistema tan importante.
Hasta ahora se ha tratado el control como funcin general, y no se especificado cules son
sus niveles de aplicacin, responsabilidad y acciones ms importantes. Es necesario
especificar, cuales son los niveles indispensables que siempre deben estar en todo proceso
de control.
Nivel
Control
estratgico

Control
administrativo

Control
operativo

Contenido
Encara adoptar estrategias
innovadoras y/o adaptativas,
disea controles para planes y
sistemas integrales.
Integra actividades internas,
comprende la ejecucin y
administracin, controla la
conducta y la tcnica.
Abarca la supervisin y medicin
del progreso de las actividades,
se apoya en informacin primaria.

Anlisis
Integracin de los
dems niveles de
control

Tiempo
A: 5
aos o
ms

Qu y cmo se han
realizado, comparando
resultados con lo
planeado.
Qu y cmo se estn
realizando las cosas.

A: 2
aos 4
aos
A: 1 mes
3 meses
12
meses

CONTROLES Y AUDITORA ADMINISTRATIVA

Un modelo popular de control administrativo es el control general, en el cual toda la empresa,
o una porcin relativamente grande de ella, se consideran como la unidad. El concepto es
utilizar grandes segmentos de una empresa, no est limitado o aplicado a una actividad o
funcin en particular.

Similar al control general, y apareciendo cada vez con ms frecuencia, es la auditoria

administrativa. La cual es un examen y evaluacin sistemtica de un organismo social con el
fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, las metas fijadas, sus recursos, sus mtodos y
sus controles y su forma de operar.
Control general
La tendencia generalizada es que un gerente absorba el control de cierto tipo especfico, y
que concentre sus esfuerzos de control sobre las actividades en las que tenga un mayor
inters personal.
El control general permite que un gerente pueda realizar verificaciones rpidas, de todas las
operaciones y ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. El trabajo de control se simplifica, puesto
que se aprecia mejor la actuacin general para determinar si el conjunto est dando los
resultados previstos.
reas generales en cuales debe establecerse las normas de lo que se espera y las
evaluaciones de lo que ha logrado:

Posicin de la empresa en el mercado.

Lucratividad
Adquisicin y uso de recursos materiales
Desempeo de los recursos humanos
Progreso y actitud
Desempeo de los recursos financieros
Productividad

Auditora administrativa
Es un enfoque sistemtico a la evaluacin de la total ejecucin de la administracin. Es un
examen detallado y metdico de la administracin de un organismo social, con el fin de
evaluar la eficiencia de los resultados, sus metas, sus recursos, sus mtodos y controles.
Los fines de la auditoria administrativa son mltiples, mediante la revisin y la evaluacin
metdica de las actividades de un organismo social, podemos responder a las siguientes
preguntas:

Cules son las debilidades?

Cules son las deficiencias?
Cules son sus aciertos?
En qu reas podemos introducir mejoras?
Cules son esas mejoras?