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Redaccin Administrativa
1. La comunicacin escrita
Le sorprender, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la comunicacin oral.
Aprender a hablar es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada da en
nuestra vida. Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente,
ser necesario que los dilogos, mensajes, preguntas e instrucciones, en general, toda la
informacin que se intercambia con otras personas sea clara, segura, comprensible y
corts.
Es evidente que los modos y costumbres son ahora menos formales. En muchos centros
de trabajo los compaeros se llaman entre s por su nombre de pila, y algunos
proveedores, clientes y personal en general, pueden tambin adoptar esta prctica. De
este modo, poco a poco, se va produciendo una relajacin en el tipo de lenguaje
empleado, con un aumento en el uso de frases coloquiales, expresiones corrientes como
las que se utilizan en los ambientes familiares o de amigos.
Sin embargo, algunas personas pueden no gustarles ese tipo de trato y debemos tener el
tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones. Deberemos por tanto mantener
un tono agradable y cordial en las conversaciones, tomando ejemplo de sus superiores y
compaeros ms experimentados, que conocern mucho mejor las costumbres de la
empresa, hasta que haya adquirido la confianza suficiente para desarrollar su estilo
personal. Obviamente, no se trata de ser impersonal, pero no hay que olvidar que no
podemos arriesgarnos a causar ningn tipo de incomodidad.
La recepcin.- Cualquiera que sea la localizacin de tu empresa y el tipo de servicio
que se realice, tendrs que ser capaz de tratar con eficacia las visitas personales. En las
grandes empresas, especialmente en aquellas en las que la seguridad es un factor
importante, posiblemente exista un procedimiento fijado en el que participas cuando
recibes visitas personales. Puede ser una parte de tu trabajo explicar y poner en marcha
el procedimiento con tacto para evitar inconvenientes o contratiempos con los visitantes.
Tal vez tengas que disculpar el retraso de tu jefe. En este caso, o si la visita llega
demasiado pronto, puede que debas entretener al visitante. Evita conversaciones sobre
cuestiones espinosas tratando de no aparecer como una fuente de informacin
confidencial o un chismoso/a. En algn caso tu jefe puede pedirte que actes como
sustituto cuando l no est disponible.
Puedes encontrar problemas cuando se presente una visita que no ha sido citada.
Tendrs que utilizar todo tu tacto si quieres evitar que la persona se sienta ofendida
cuando tu jefe no puede atenderla. Dependiendo de las circunstancias y del
conocimiento de la empresa, puedes hacer lo siguiente:
-Invitarle a esperar
-Sugerirle una fecha para una cita futura
-Intentar atenderle uno/a mismo/a

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-Buscar otro miembro que pueda atenderle
Obviamente, hay que evitar dar la impresin de que la visita no es bienvenida o resulta
incmoda, y, si an as, el individuo se enfada e insiste en ver a alguien para emitir una
queja, debes asegurarte que en ningn momento es mal atendido.
Sin embargo, hay circunstancias en las cuales tendrs que desembarazarte de una visita.
Debes entonces, mostrarte firme, aunque sin abandonar los buenos modales. Te
encontrars tambin con situaciones en las que tu jefe tiene que ser rescatado.
2. La comunicacin escrita - Proporcionar informacin
Entre las diferentes tareas que tengas que realizar, tal vez una de ellas sea el tener que
proporcionar todo tipo de informaciones a los visitantes, a las personas que llaman por
telfono o a los mismos compaeros. Puede ser que tengas que decir a una persona que
no est familiarizada con la estructura del edificio cmo encontrar un despacho
particular, o explicarle cmo puede llegar desde la estacin, en coche etc. Puede que
tengas que ensear a otras personas de la plantilla cmo hacer una cosa, por ejemplo
cmo utilizar una fotocopiadora o explicarle el funcionamiento de la caja.
El problema a la hora de suministrar este tipo de informacin est en que olvides un
detalle esencial. Es difcil ponerse en el lugar de alguien que no est familiarizado con
lo que ests describiendo; en este caso, tambin te ayudar el elaborar un plan con
antelacin.
- Asegrate de que los detalles estn claros
- Ten a mano cualquier documentacin que necesites consultar
- Da los detalles con un orden lgico
- Si ests dando instrucciones para el uso de un equipo, cercirate de que cualquier
cosa que necesites este disponible y en funcionamiento
Cuando des indicaciones o instrucciones:
1. Comprueba que has captado la atencin de la persona a la que prestas ayuda.
2. Transmite la informacin en palabras y expresiones precisas y apropiadas del oyente.
3. Desarrolla la informacin cuidadosamente para que el oyente tenga tiempo suficiente
para captar cada detalle.
4. Si ests demostrando el funcionamiento de un equipo, ser mejor que separes la
explicacin de la accin para evitar confusiones.
5. Invita al oyente a comprobar o repetir la informacin para asegurarte su comprensin.
Puede que, en algunos casos, tengas que entregar informacin escrita para acompaar o
confirmar tus indicaciones o instrucciones.

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3. La comunicacin escrita - Presentacin de ideas
Todo discurso puede dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusin.
1. La apertura:
- Persigue captar la atencin del oyente
- Dejar una buena sensacin
- Ha de tener una estructura lgica y un orden secuencial
2. El Cuerpo:
- Desarrollo de la sesin
- Personalizar el mensaje
- Despertar el inters
- Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas
3. Conclusin:
-Resumir el contenido
-Proponer soluciones, reflexiones.
-Agradecimiento
Consideraciones generales de la comunicacin escrita.
La escritura, es uno de los medios de comunicacin ms antigua de la humanidad.
Poco a poco, los escritos de todo tipo han ido evolucionando hacia la
despersonalizacin. Es decir, cada texto se redacta de una manera, tiene un estilo,
forma, esquema propio. Vamos aprendiendo mtodos de creacin automticos, que nos
ahorran tiempo, los avances tecnolgicos, todava ayudan ms al hombre. Pero ya no
creamos, ya no redactamos, tan slo reproducimos unos esquemas aprendidos: cada
escrito tiene su estilo y cada estilo su escrito.
La correspondencia comercial, las cartas comerciales, han ido recogiendo toda esta
cosecha de despersonalizacin. Cada texto est totalmente clasificado, tiene un modelo
propio.
4. Fallos de correspondencia
Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en informacin o adjetivos. Las
muletillas carecen de significado real, pero hay manera de erradicarlas. El uso
endmico del gerundio es otro fallo del "lenguaje comercial".

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Otro mal terrible son las redundancias o las llamadas "frases con doble refuerzo".
Consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con
significados similares.
Por otra parte, la redaccin es confusa y repetitiva.
No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases:
- Agradecindole por anticipado
- En respuesta a...
- Les anticipamos las gracias
- Prontas noticias
- Aprovechamos la ocasin
- Quedamos a su disposicin
- En espera de
- Quedo de usted
- De nuestra consideracin
- Espero verme honrado
- Quedamos a sus rdenes
- Nos complace
- Ponemos en su conocimiento
- Con el agrado de siempre
-Nos es grato
- Quedamos a la espera
- Tener el gusto de
- Deseando
- Se hace del conocimiento de
- Sin ms por el momento,
- Quedo atento y seguro servidor

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- Esperando su pronta respuesta
- Su muy afecto amigo
- Su affmo. s.s. ( su afectsimo y seguro servidor)
- A sus rdenes
- La presente tiene por objeto
- Confirmndole
- Le suplicamos
- Se sirva notificarnos
- A la mayor brevedad posible
- De orden del seor
- Damos respuesta
- Se reitera de Ud. su atto. y affmo. ( se reitera de usted su atento y afectsimo)
- Rogndoles
- Les anunciamos
- Les informamos
- Nos reiteramos gustosos
- Nos permitimos
- A la espera
- Habiendo tenido conocimiento
- Cumplimentando...

5. La carta comercial
Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la funcin que ejerca en
pocas anteriores como nico contacto entre una compaa y sus clientes u otras firmas,
ya que se suele acudir a mtodos ms rpidos y directos de comunicacin, pero no por
ello hemos de creer que pierde importancia.
Las partes de una carta comercial son las siguientes:

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- El membrete
Encabeza la carta y debe aportar esta informacin bsica:
- Logotipo (optativo).
- Nombre completo de la empresa o la persona.
- Breve identificacin (por ejemplo, maquinaria de construccin, pediatra, asesora
jurdica, psicloga, etc.).
- Direccin (calle, nmero, piso, ciudad, cdigo postal, provincia, pas).
- Apartado postal.
- Nmero de telfono (fax, correo electrnico).
Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete
impreso. Es una forma til de introducir los datos ms importantes de la empresa que
enva la carta, ya que incluye la siguiente informacin:
Muchas veces el membrete va acompaado de logotipo o anagrama de la empresa, que
puede estar impreso a varias tintas.
El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo el ancho
superior de la hoja.
Es norma comn que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan slo en el
papel de la carta, sino tambin en los sobres. En estos casos aparecer impreso en la
parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa.
Tambin puede informar sobre:
- La instancia o el departamento que enva la carta.
- Otras filiales, sucursales u oficinas.
- Miembros de la presidencia, el consejo de administracin, la gerencia o la
administracin.
- Lemas de la empresa.
- Las referencias del destinatario y del remitente.
6. La fecha
La fecha se escribe en el ngulo superior derecho del papel dejando de dos a tres
lneas despus del membrete, debe incluir el da, mes y ao. Se escribe exactamente
debajo del membrete, procurando que armonice con ste.

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Acostumbra a no escribirse la localidad del remitente cuando sta aparece en el
membrete. Si no, debe citarse anteponindose al da y despus de una coma.
Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear
nmero para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minscula y precedido
de la preposicin "de" (que no siempre se suele incluir).
El destinatario.- Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el
sobre que en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, el tratamiento
debe ser el mismo.
Aqu se puede incluir una breve alusin al asunto de que trata la carta. Generalmente
esta alusin est precedida por la palabra "Referencia".
Referencias y asunto.- Aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en
la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificacin y
archivo de las cartas.
Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Las primeras
suelen describirse despus del membrete, mientras que el asunto - resumen del objeto de
la carta - aparecer, normalmente, por debajo del destinatario.
El saludo.- En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales,
ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han
estandarizado una serie de expresiones y frmulas tpicas de saludo que son las ms
empleadas:
- Seor/a:
- Estimado/a cliente:
- Distinguido/a seor/a:
Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos lneas despus de la
direccin, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como
correspondan.
Otro tipo de frmulas son aqullas empleadas en los casos que la carta se dirija a
personalidades o que sean de carcter oficial. En estos casos se puede utilizar:
- Excelentsimo seor.
- Honorable seor.
Aunque hemos de recomendar que se eviten siempre las frmulas demasiado extensas y
rebuscadas, pues tan slo se trata de un saludo.

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7. La introduccin
La introduccin, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el contenido
de la carta. El estilo de la introduccin es siempre corts, aunque el tema de la carta sea
una reclamacin, pero tambin directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de
comenzar el cuerpo de la carta:
- La presente tiene por objeto el comunicarle...
- En respuesta a su carta del da 6 del presente mes...
- Les suplicamos ponerse en contacto...
- De conformidad con su pedido de fecha...
- Lamentamos no poder contestar afirmativamente a ...
- Confirmndole lo de nuestra carta del da 7 del corriente...
- Me es grato comunicarle que.
Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma
directa, estn abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia.
Exposicin o cuerpo de la carta.
Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas anteriores, toda
informacin con que cuenta se utilizar as.
INTRODUCCIN: en ella se dir algo que atraiga como un potente imn la atencin
del lector. Una vez leda, no le quedar ms remedio que seguir adelante. Procure que
este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.
DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el
inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen
al inters por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.
CONCLUSIN: por ltimo, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un
producto, para una cuenta o mudar de opinin.
INTRODUCCIN - DESARROLLO - CONCLUSIN
En esta estructura se irn montando las distintas piezas que formarn todo el cuerpo de
la carta.
El cuerpo de la carta es la exposicin lgica, ordenada y concreta del contenido de la
misma. Es muy importante destacar en este apartado que, adems del estilo al que nos
referiremos ms adelante, el contenido no debe tratar ms de un tema; es decir, de forma
concisa y con estilo concreto pero corts, debe de quedar expuesto un nico tema. Para

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ello se deben redactar prrafos cortos, que irn precedidos o no de sangra, dependiendo
del tipo o estilo de la carta.
Es norma pulcra dejar una lnea en blanco entre prrafos.
8. Frmulas de cierre y despedida
El escrito finaliza siempre con una frmula corts, al igual que el saludo o despedida,
que introducir la firma:
-Le saluda atentamente
-Sin otro particular, le saludo atentamente
-Reciba un cordial saludo
-Muy atentamente
Aunque casi siempre esta ltima expresin est precedida por otra en la que se concluye
pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma ms de resumir todo el
contenido de la carta. Para ello se utilizaran frmulas como las siguientes:
- Si desea recibir informacin ms detallada...
- Con mi agradecimiento anticipado...
- Disculpen las molestias ocasionadas...
Deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases. Se escribe a la izquierda o a
la derecha.
La antefirma y la firma.- La firma debe figurar al final de la carta y se escribe a cuatro
espacios de la despedida. Es un factor muy importante, ya que autentifica y da valor a la
carta. Casi siempre se acompaa de una aclaracin de firma, en la que se incluye el
cargo y el nombre del firmante. Tambin puede escribirse a la izquierda o a la derecha.
La antefirma se compone de:
- Nombre completo de la persona que escribe
- Su ttulo o cargo
La firma se har siempre de puo y letra, inmediatamente despus de la despedida,
sobre la antefirma, exclusivamente con tinta azul o negra.
Anexos.- Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el
margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallndose el tipo de
documentos que son.

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12. Tipos de cartas comerciales - Ofertas
Veamos algunos tipos de cartas comerciales.
Las ofertas: es uno de los escritos comerciales ms empleados, ya que cubre un amplio
sector de las comunicaciones de una empresa. Hemos de distinguir varios tipos de
ofertas:
1. Oferta de servicios de un particular a una empresa: es lo mismo que decir
que un particular solicita empleo. La carta puede ser la contestacin a un
anuncio de oferta de empleo o bien un intento del interesado por conseguir
trabajo en una empresa.
El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar buena
impresin en el receptor. No olvide que la carta le est representando, usted tiene que
cuidar el estilo y la forma adems del contenido, pues est creando un contacto con la
empresa y ste ha de ser favorable.
El solicitante debe expresar con precisin, detalle y concisin los intereses que tiene en
solicitar dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para ello, las cartas
suelen acompaarse del currculum vitae del solicitante, que aportar toda la
informacin sobre sus conocimientos y experiencia.
La empresa responder a la oferta del particular. Si decide aceptar al solicitante,
normalmente, pedir ms informacin sobre l/ella y/o concertar una entrevista. Si, por
el contrario, no le interesa contratar los servicios del particular la respuesta ha de ser
clara y precisa, explicitando los motivos de la negativa.
Cuando un particular redacta una carta para ofrecer sus servicios, sus datos personales,
en vez de escribirse en el ngulo superior izquierdo del papel, figuran al final del texto
despus de la firma. De esta forma el ngulo superior izquierdo es utilizado,
normalmente, por aquellas entidades que tienen el membrete impreso en el papel - cosa
que no ocurre habitualmente si se trata de un particular-.
Siguiendo este esquema el primer componente de la carta es la fecha, en la que deber
especificarse la localidad desde donde se remite.
En las ofertas de servicios de un particular a una empresa es, generalmente,
imprescindible la presentacin del currculum vitae. En el currculum vitae el interesado
debe hacer una relacin de toda su experiencia profesional y acadmica, adems de
aportar sus datos personales. La informacin se detalla esquemticamente, pero siempre
se puede acompaar de documentos que certifiquen lo dicho -aunque en un primer
momento es preferible entregar tan slo el currculum y si se le pide, presentar la
documentacin acreditativa.
No siempre es una carta, sino que muchas empresas prefieren que se entregue
personalmente. Es norma que si se enva por correo se acompae de una carta breve de
presentacin.

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Sobre todo sea claro y conciso en la presentacin de los datos y no mienta ni
exagere sus aptitudes o experiencia profesional, es totalmente intil. Recuerde que
el currculum debe brindar una buena imagen de usted.
13. Tipos de cartas - Ofertas de empleo
La oferta de empleo est un poco al margen de la correspondencia comercial, pues no se
trata de una carta. Normalmente, cuando una empresa necesita personal, realiza la
demanda por medio de un anuncio en uno o varios peridicos.
Estos anuncios suelen redactarlos o bien la editorial del peridico, o bien la empresa en
cuestin. A tal fin creemos oportuno hacer mencin de la composicin y estilo de estas
ofertas.
Los anuncios pueden dividirse en dos grupos, dependiendo del espacio que ocupan:
- Anuncios breves: muy concisos, tan slo se explicita el tipo de empleo que se ofrece
y dnde deben acudir los interesados.
- Anuncios largos: son ms explicativos, solicitan unos requisitos y, la mayora de las
veces, aportan informacin sobre remuneracin y ventajas que ofrece la empresa.
Los anuncios suelen estar construidos por ms de un cuerpo de letra. Con maysculas se
indica el empleo para el que se solicita personal. Casi siempre el texto va encabezado
por una expresin que sirve de llamada de atencin al lector: Necesitamos; Atencin;
No pase de largo este anuncio.
No es obligatorio que la empresa d su nombre, por ello en muchas ocasiones
encontramos anuncios con frmulas del tipo: Empresa lder en el ramo de la
construccin...; aunque hay empresas que prefieren incluir su nombre e, incluso, el
logotipo.
El particular interesado responder a estos anuncios ofreciendo sus servicios, es decir,
siguiendo las frmulas que hemos visto al inicio.
Ofertas de servicio de una empresa: las empresas suelen enviar ofertas de sus
servicios a particulares o a otras empresas. Y, normalmente, acostumbran a emplear este
mtodo: colegios, bancos o entidades clnicas.
En la mayora de los casos es un medio de promocin, adems no siempre las cartas van
remitidas a un cliente o individuo en particular, sino que son ms impersonales,
dirigindose a la poblacin en general, Sin seleccin. Son las, corrientemente,
denominadas "propaganda".
Al contrario de lo dicho hasta el momento sobre la brevedad del estilo comercial
que caracteriza la correspondencia comercial, este tipo de escritos suelen
emplear prrafos.
4. Tipos de cartas - Ofertas comerciales (I)

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Se diferencian de las ofertas de servicios porque, generalmente, lo que ofrecen son
productos, mercancas. Las grandes empresas envan este tipo de correspondencia a sus
clientes para informarles de las innovaciones que sacarn al mercado, es una forma de
promocionar el nuevo gnero. El planteamiento de la carta no es muy diferente de las
ofertas de servicios de la empresa, muchas veces se interrelacionan.
Es muy importante que la carta intente ser convincente, que provoque el inters
del destinatario pero sin abrumarlo.
Circulares.- Son escritos que responden a un estilo de comunicados, pues suelen
informar sobre cambios en una empresa (cambio de direccin, disolucin de una firma,
fundacin de una nueva empresa. etc.).
El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayora de las veces se dirige
a un crculo se personas muy limitado y cerrado (por ejemplo accionistas de una
empresa). Dentro de este grupo de personas se enviar el mismo texto de circular, sin
variar el contenido.
Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del juez
presente en los actos llevados. Es lgico, pues no debemos olvidar el carcter oficial de
estos escritos.
Los bancos tambin suelen enviar circulares a sus clientes acerca de, por ejemplo, las
condiciones con que dicha entidad abre cuentas de crdito o, tambin, avisando a los
clientes del pago de intereses de bonos.
Reclamos.- Estos escritos son aquellos que dirige un particular o empresa a otra firma
para expresar su queja en los servicios (mercancas en mal estado, facturas equivocadas,
cambios en los pedidos de gnero...).
Las reclamaciones o reclamos se componen de dos escritos: el primero, que es la
reclamacin propiamente dicha, y el segundo que es la respuesta a dicha reclamacin.
Debe cuidarse mucho la redaccin de estas cartas, pues aquello que se trata en el
contenido son temas "delicados" -el remitente se est quejando por algn motivo- que
pueden malinterpretarse.
15. Tipos de cartas - Ofertas comerciales (II)
Continuamos hablando sobre cmo redactar las ofertas comerciales en el mbito
administrativo.
Normas prctica:
-Sobre todo no deje transcurrir mucho tiempo entre el momento en que ha
detectado problemas con los envos y el momento de enviar su reclamo. Es
importante que estos trmites se realicen sin demora. Adems si, en su queja, existe la
posibilidad de una retirada y/o cambio de mercancas el tiempo que tarde en enviar la
reclamacin le perjudicar en cuenta propia -perder beneficios-.

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-Detalle al mximo su reclamacin (nmero de factura, clase de gnero, modelo,
nmero de referencia, etc.) para que no vuelvan a surgir problemas. Tambin debe
especificar los motivos por los que reclama.
-El tono de la carta debe ser corts pero exigente, se est usted quejando, no
saludando a la empresa-.
-Aunque est muy descontento de la empresa a la que enviar su reclamo no lo
demuestre en la carta. La empresa que recibe un reclamo tiene el deber de enviar una
respuesta. sta se llevar con la mayor rapidez posible, si no el reclamante volver a
insistir y, teniendo en cuenta que se trata de un cliente y una situacin comprometida,
hay que evitar al mximo la prdida de tiempo.
Si la empresa acepta su culpa la carta que remitir ser de disculpa, intentando
solucionar el/los problema/as con la mayor rapidez. Tambin es aconsejable que se
explique la causa del equvoco.
Si, por el contrario, la respuesta es negativa deber enviar al algn representante para
que solucione el problema.
La empresa que no est muy convencida de una queja ha de asegurarse de ella. La mejor
solucin es enviar al representante se la zona.
Sobre todo disclpese siempre de los problemas y demoras que ha podido ocasionar al
remitente se la reclamacin. El estilo de la carta ha de ser muy correcto o corts sino
correr el peligro de perder un cliente.
16. Tipos de cartas - rdenes de pedido
Las cartas u rdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado en tratos
con otra le realice un encargo de compra. Por este motivo es muy importante redactar el
escrito con la mayor claridad y precisin, pues de esta forma se evitarn errores y
equvocos que obligaran a demorar la entrega.
No se trata de un estilo de carta de prrafos largos, sino todo lo contrario. Comienza con
una introduccin -del tipo "Les ruego me enven"- y a continuacin se detalla, al
mximo, el gnero que se desea adquirir.
Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas:
- Datos del comprador y del vendedor
- Mtodos de transporte
- Fecha en la que debe hacerse la entrega
- Forma de pago y los trminos (bonificaciones, descuentos)
- Detallar al mximo el gnero (cantidad, modelo, referencia).

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- Posibilidad o prohibicin de fraccionar los envos
Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso en forma de orden de
pedido. De esta forma el mecangrafo ahorra mucho tiempo, pues tan slo ha de
rellenar los espacios vacos del formato del impreso con los datos necesarios.
En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para realizar una
accin de este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino causar molestias a la
firma que deba enviar la mercanca.
La mayora de las veces se cancela por telfono por ser mucho ms rpido. La empresa
enviar una carta de contestacin se que el pedido ha sido anulado.
Una vez que la empresa recibe la orden de pedido enva una carta en respuesta a la
firma remitente. A dicho escrito se le conoce como "Aviso de envo".
17. Tipos de cartas - Aviso de envi
Hemos de distinguir dos clases de aviso o anuncio de envo:
- Los de mercancas
- Los de fondos
Aviso de envo de mercancas.- Son cartas de respuesta a las rdenes de pedido. hay una
serie de datos que deben figurar en estos escritos:
- Datos del comprador y del vendedor
- Descripcin del gnero pedido y, por lgica, enviado. Debe detallarse al mximo la
mercanca, incluyendo cantidades precio por unidad, importe total, etc.
- Transporte que utilizar para realizar el envo
- Condiciones de pago
Estas cartas deben archivarse siempre, pues de esta forma, si surge algn error en el
envo del pedido la empresa receptora tiene material y documentos para poder reclamar.
Aviso de envo de fondos.- En este tipo de escritos se envan cheques, talones o letras
acompaada de una carta de presentacin.
Es aconsejable dejar muy claro el numero de taln o cheque, evitando correcciones
sobre el escrito. No se equivoque o provocar malentendidos.
Tambin se suelen redactar cartas de envo de factura. se aconseja incluir como anexo
una copia de la misma.
Acuse de recibo.- Los acuses de recibo, junto con los recibos, son el tercer y ltimo
paso de la operacin comercial. Es decir, una vez que la empresa que, en un principio,

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realiz una orden de pedido y con el correspondiente acuse de envo ya corroborado,
deber enviar, a su vez, un acuse de recibo para manifestar su conformidad.
Es aconsejable que la firma remitente haga constancia en el acuse de recibo si el pedido
de gnero era correcto y si no sufri ningn deterioro durante el transporte. si tiene
alguna reclamacin que hacer, hgala. Usted est pagando unos servicios y stos deben
ser correctos.
Actualmente los acuses de recibo siguen la frmula de impreso. Es decir, para ahorrar
tiempo en este tipo de quehaceres tan comunes a una empresa, se tienen acuses de
recibo preimpresos que tan slo se han de rellenar.
No lo olvide: la nueva correspondencia comercial est cada vez ms despersonalizada.
Los impresos y formularios rompen con el esquema tpico de la carta. Es necesario
ahorrar tiempo, por lo que si usted quiere estar en la lnea de lo nuevo emplee impresos.
Los recibos son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa una
cantidad de dinero de otra.
18. Tipos de cartas - La factura
La factura es un tipo de documento que el vendedor enva al comprador en el que
detalla el gnero comprendido en la venta.
Cada empresa suele tener unas facturas impresas de antemano -en las que acostumbran
a figurar el membrete de la firma-.
Los datos que se incluyen, normalmente en una factura son los siguientes.
- Datos del vendedor y comprador
- Lista detallada de los artculos comprendidos de la venta
- Precio por unidad e importe total
- Impuestos y retenciones
- Descuentos (si se llevan a cabo)
- Plazo de pago
Es conveniente que la empresa las haga acompaar de una pequea carta de
presentacin. Sobre todo no enve una factura con tachaduras ni enmiendas, pues
pueden suscitar errores.
Los albaranes.- Los albaranes los entrega la empresa vendedora a la compradora en el
momento de hacer la entrega. Especifican de forma detallada el gnero o mercanca
objeto del envo.
Se consignarn los siguientes datos:

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- Datos del vendedor y del comprador.
- Nmero de cdigo u orden.
- Descripcin de la mercanca (calidad, cantidad, modelo, precio por unidad y total).
Al igual que las facturas, los albaranes suelen estar impresos, con lo que tan slo se
debe mecanografiar la descripcin y detalle de la mercanca, al igual que en cualquier
papel de carta, el membrete ya figura impreso.
Cuando una empresa redacta un albarn suele hacerlo por triplicado -tres copias- de esa
forma puede enviar dos y retener uno en sus archivos.
19. Tipos de cartas - Boletines de garanta (I)
Indican el envo de la garanta de una mquina, por ejemplo. Son escritos breves que
suelen acompaarse del certificado de garanta.
Tambin hay empresas que envan cartas avisando a su cliente de que el plazo de
garanta del objeto en cuestin ha finalizado.
Este tipo de correspondencia se lleva a cabo tanto entre empresas como entre una
empresa y un particular.
Informes.- El informe se utiliza para conseguir noticias acerca de un suceso, negocio o
persona. En un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial, pues
normalmente una empresa necesita informacin sobre otra antes de llevar a cabo un
negocio conjunto.
Segn el contenido del informe podemos distinguir varios tipos:
1. Informes personales: una empresa solicita a otra informacin sobre una
persona en concreto a la que , normalmente, piensa contratar. La firma
interesada se dirigir a la remitida para que le informe sobre la capacidad de
trabajo de la persona en cuestin.
El encargado de redactar el escrito se respuesta debe hacerlo con la mayor objetividad y
veracidad. No debe reflejar para nada su opinin personal, sino que debe ceirse a los
datos que se le solicitan. Tanto si el informe es positivo como negativo debe realizarse
con concisin - es preferible no comprometerse demasiado y enviar tan slo los datos
precisos.
Si es usted la empresa que solicita recuerde que la informacin que reciba es totalmente
confidencial y debe mantenerse con la mayor reserva y discrecin.
2. Informes comerciales: cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele
solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciado
anteriormente.

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En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los negocios,
personal que la configura, comportamiento comercial, etc.
No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones personales pues
pueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar las empresas.
La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debe comprometerse
en ningn momento, por lo que sugerimos sea conciso/a contestando tan slo a aquella
informacin que se le pide.
Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que
enva la empresa interesada junto con una breve carta de presentacin. La
casa que recibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo
remite a la empresa
20. Tipos de cartas - Boletines de garanta (II)
Continuamos hablando de los diferentes tipos de boletines.
2. Otros informes: Tan slo nos quedan por comentar los informes bancarios y
aquellos que redactan representantes y viajantes de una empresa.
Los informes bancarios suelen solicitarse para comprobar las condiciones econmicas
de un particular o una empresa. En principio, la entidad bancaria no est obligada a
facilitar esta informacin a no ser que el cliente en cuestin haya dado permiso.
Los representantes y viajantes de una empresa deben redactar un informe para la firma
que representan sobre las gestiones, contactos y negocios que han llevado a cabo. Estos
escritos deben detallarse al mximo a fin de evitar cualquier tipo de duda.
Puntos fundamentales para lograr una buena redaccin de informes:
- El remitente est solicitando a una empresa informacin sobre un particular o firma
determinada.
- Casi siempre remitente y remitido crean un primer contacto con los informes, es decir,
no se conocen de antemano.
- De punto anterior se desprende que la empresa que enva el informe debe mostrarse en
todo momento corts y breve, quiz pueda conseguir un nuevo cliente.
- A ser posible no debera figurar en el informe el nombre de la empresa o particular de
la que se solicitan informes.
- Recuerda siempre el carcter confidencial de la informacin que reciba.
Aspectos que no hay que olvidar al redactar una carta de respuesta de informes:

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- Sobre todo y ante todo las respuestas deben ser redactadas con OBJETIVIDAD. A la
empresa que solicita informes no le interesa para nada su opinin personal, por lo tanto,
no la incluya.
- El estilo de redaccin ha de ser breve y conciso, no detalle demasiado la informacin,
no debe comprometerse.
- Los datos que incluya deben ser correctos y verdaderos. Si cree que no posee
informacin para explicar enve una carta de disculpa.
Si sigue estos consejos conseguir evitar malentendidos y usted no se comprometer. La
redaccin breve le facilitar la explicacin objetiva y precisa. No debe preocuparle
enviar informes de carcter negativo, siempre que est seguro de la informacin que
enva.
1. Tipos de cartas - Correspondencia bancaria
Los bancos se han convertido en una de las entidades ms solicitadas por el comercio y
la industria. Su funcin primordial como "templo del ahorro", lugar donde se
almacenaba el dinero con el fin de recibir unos intereses, ha pasado a la historia.
Actualmente los bancos son una de las entidades que ms facilitan la actividad
comercial de las empresas -y tambin de los particulares -, pues a travs de ellos se
pueden tramitar muchos de los temas que, antes, se consideraban internos a la empresa.
Facturas, pagars, moneda extranjera, comercio exterior, crdito, etc., son algunas de las
prestaciones de la banca que ayudan en la economa y agilizan los trabajos.
La correspondencia bancaria es bastante reducida. Hemos de tener en cuenta que las
cartas remitidas por los bancos suelen ser siempre impresos especiales y formularios
(son notificaciones, informacin sobre intereses, extractos, recibos, operaciones
realizadas en una cuenta...). Ejemplo de impreso:
Dichos formularios impresos son informativos y mantienen al cliente al corriente del
estado de su(s) cuenta(s).
Algunas cartas, tambin previamente impresas, acompaan a algunos de los impresos.
En resumen, la correspondencia bancaria se reduce a aquellos escritos remitidos por
particulares o empresas en solicitud de algn servicio de los que ofrece el banco.
Podemos citar algunos de estos ejemplos:
- Peticin de crditos
- Anulacin de cuenta corriente
- Domiciliacin de pagos
- Extractos

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- Anticipos de letras
- Solicitud de transferencias
- Peticin de talonario, etc.
El banco puede responder bien mediante una carta breve y concisa, bien mediante algn
tipo de formulario que el remitente deber rellenar con sus datos.
Recuerde: sea concreto, conciso y breve en sus peticiones. Sobre todo incluya las
referencias de n de cuenta corriente o libreta de ahorro, de esta forma evitar posibles
equvocos y los trmites se realizarn ms rpidamente. Si el banco del que Ud. es
cliente le enva un escrito citndole, debe acudir siempre a la cita - nunca se sabe lo que
pueden comunicar.
Para las solicitudes de apertura de cuentas corrientes el banco suele dispones de unos
formularios impresos a tal efecto que tan slo deben cumplimentarse con los datos del
solicitante. El empleo de formularios reduce mucho el tiempo dedicado a estas labores.
22. Tipos de cartas - Correspondencia burstil
Normalmente las empresas - y tambin particulares- invierten su dinero en Bolsa,
comprando y vendiendo, a ritmo frentico, valores con los que pretenden sacar un
provecho en la subida o bajada de los mismos. Los valores son ttulos, documentos que
representan el dinero invertido en una empresa o un prstamo al estado que se cotizan
en la Bolsa.
La correspondencia burstil no es muy amplia, y ms actualmente que se est
automatizando rpidamente y que los formularios - al igual que contbamos en la
correspondencia bancaria- estn acaparando todas las necesidades en lo que respetan a
esta correspondencia.
Generalmente todas las operaciones que realiza una empresa en la Bolsa las lleva a cabo
a travs de un Agente de Cambio y Bolsa, un corredor de comercio o un Banco o Caja
de Ahorros. Por lo tanto, los escritos burstiles se realizan entre estas personas. Cuando
una empresa desea comprar o vender acciones transmite la orden a uno de estos
intermediarios. Hemos de destacar varios tipos de valores con los que se puede "jugar"
en la Bolsa:
- Por una parte encontramos los fondos pblicos -cada vez que hay una partida de ellos
se nos comunica a partir de los medios de comunicacin- un ejemplo son los fondos de
Deuda del Estado
- Los fondos privados: de los que se pueden adquirir acciones (participacin en el
capital de una empresa, los beneficios son variables) u obligaciones (ttulo de
participacin de una empresa que produce un inters fijo.
http://www.mailxmail.com/curso/empresa/redaccion_administrativa/capitulo22.ht
m 01/04/2008