Planeacin

Agustn reyes Ponce:

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de
tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.
La Planeacin consiste en definir las metas de la organizacin,
establecer una estrategia para lograrlas y trazar planes exhaustivos
para integrar y coordinar el trabajo de la organizacin.

La planeacin supone la necesidad de anticipar el futuro, anticipar

los riesgos, los beneficios, las oportunidades, las falencias, para con
base a ellos fijar un plan para actuar en funcin de lo previsto y as
aprovechar al mximo las oportunidades detectadas y evitar los
riesgos, o por lo menos mitigar sus consecuencias.
La planeacin se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer), como
de los medios. (cmo hacerlo)
La planeacin puede ser formal e informal. La formal en empresas
pequeas. Sin planes elaborados. La formal en empresas grandes.
Normalmente la planeacin formal abarca varios aos y en ellas se
describen:
Las metas especficas,
la ruta que debe seguir la organizacin y
las unidades de trabajo necesarias para ir de donde estn a donde se
quiere que estn.

Objetivos de la Planeacin:
Marcar una direccin para Gerentes y no Gerentes. Cuando todos
los empleados saben para dnde va la organizacin, todos coordinan
esfuerzos, cooperan y hacen lo necesario para conseguir las metas.
Reducir la incertidumbre: obliga a mirar hacia adelante, anticipar los
cambios, considerar los impactos de estos y preparar las respuestas.
Reducir la superposicin y el desperdicio de actividades: reduce
las ineficiencias y es posible minimizarlas y corregirlas.
Establecer metas o criterios de control: Al establecer metas y
palnes establecemos cmo controlarlos, comparando el desempeo
con las metas, identificamos las desviaciones y se toman las medidas
correctivas adecuadas.
Propiciar el desarrollo de la empresa: al establecer mtodos de
utilizacin racional de losrecursos.
Preparar a la empresa para hacer frente a las contingencias que
se presenten: con lasmayores garantas de xito.
Mantener una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir
y un afn de lograr ymejorar las cosas.
Establecer un sistema racional para la toma de decisiones,
evitando las corazonadas oempirismos.
Promover la eficiencia al eliminar la improvisacin.
Elevar la moral: ya que todos los miembros de la empresa conocen
hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximizar el aprovechamiento del tiempo y los recursos: en todos
los niveles de laempresa.

Planeacin y desempeo:
La planeacin influye en el desempeo y se relaciona con mayores
utilidades, mayor rendimiento sobre los activos
y en general
resultados financieros positivos. Los resultados tambin dependen del
tiempo de planeacin.
Sin planeacin no habra que organizar, dirigir ni controlar.

Principios de la Planeacin
Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las
condiciones objetivas.
Objetividad
y
cuantificacin: basarse
en
datos
reales,
razonamientos precisos y exactos, nuncaen opiniones subjetivas,
especulaciones o clculos arbitrarios (precisin) expresada en tiempo
y dinero.
Flexibilidad: es conveniente establecer mrgenes de holgura que
permitan afrontar situacionesimprevistas y que puedan proporcionar
otros cursos de accin a seguir.
Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro
de los propsitos y objetivosgenerales.
Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, ser
necesario rehacerlo completamente. La empresa tendr que modificar
los cursos de accin (estrategias) y consecuentemente las polticas,
programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Metas y Planes:
Planear consta de metas y planes:

I.

METAS

Las metas son los resultados deseados por individuos, grupos y

organizaciones enteras. Las metas son objetivos. Marcan la direccin
de todas las decisiones administrativas y forman los criterios con que
se miden los logros reales en el trabajo.
Los planes son los documentos en los que se explica cmo se van a
alcanzar las metas y en ellos se delinea la asignacin de recursos,
calendarios y otras acciones necesarias para concretar las metas.
Clases de metas:
Metas declaradas (objetivos
declarados): Son anuncios o
documentos oficiales que la organizacin dicta y quiere que los
interesados consideren como sus objetivos. Se encuentran en Actas,
Informes anuales, anuncios de relaciones pblicas, etc.
Metas reales: Metas que una organizacin persigue realmente,
definidas por los actos de los integrantes. Generalmente generan
incongruencias administrativas.
Mtodos para fijar metas: (3 mtodos)
Fijacin tradicional de metas: Mtodo en el que las metas se
definen en la direccin de la organizacin y enseguida se subdividen
en metas parciales para cada nivel.

Cadena de medios y fines

Red integrada de metas en la cual las que se logran en un nivel se
convierten en los medios para alcanzar las metas, o fines, del nivel
siguiente.

Administracin por Objetivos: Sistema de administracin en el que

empleados y jefes determinan las metas especficas de desempeo,
revisan peridicamente el progreso hacia tales metas, y se distribuyen
las recompensas de acuerdo con ese progreso. Sirve para motivar a
los empleados.

Caractersticas de las metas bien fijadas:

Escribirse en trminos de resultados. El resultado es el final deseado.
Mensurable y Cuantificable
Sealar claramente sus plazos
Debe ser asequible, alcanzable
Debe ponerse por escrito
Deben comunicarse a todos los miembros de la organizacin.

Pasos para la fijacin de metas:

1. Revisar la misin de la organizacin. (Propsito)
2. Evaluar los recursos disponibles. De los recursos depende la
realidad para lograr las metas. (Realizables)
3. Determinar las metas individualmente o con comentarios de
otros. Deben ser congruentes con la Misin y las metas de otras
reas de la organizacin.
4. Escribirlas y comunicarlas a quienes tienen que saberlas.
5. Revisar los resultados y ver si se consiguieron las metas.

Una vez estn fijadas las metas, se pueden elaborar los planes

II.

PLANES

Los planes son el resultado del proceso de planeacin. Son la gua o

mapa a seguir para lograr lo planificado y permiten conocer qu se
debe hacer en el futuro.
Clases de Planes:
Misin o Propsito
Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una
organizacin de otras similares. Cul esnuestro negocio? Describe el
propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la
filosofa y la tecnologa bsica de una empresa.
Visin:
Define que es la organizacin y lo que aspira a ser.
Ser lo suficientemente especfica para permitir el crecimiento creativo.
Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines
por alcanzar,establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por
todos los miembros de laorganizacin. Deben ser estables; los
cambios continuos en los objetivos originan conflictos yconfusiones.
Caractersticas:
Deben establecerse a un tiempo especfico.
Se determinan cuantitativamente.
Lineamientos para fijarlos:
Deben hacerse por escrito.
No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.
al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la
administracin (qu,cmo, dnde, cundo, quin, porqu)
Estrategias

Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin

y el empleo general de losrecursos y esfuerzos, para lograr los
objetivos en las condiciones ventajosas.
Lineamientos para fijarlas:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los
objetivos.
Determinadas con claridad
No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas
combinan la accin conlos medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto
permitir sugerir unmayor nmero de cursos de accin.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de
aplicarlas.
Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de
planeacin.
Caractersticas de las Estrategias:
Se asimilan al concepto militar, al incluir consideraciones competitivas
Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos
para los quefueron diseadas; una vez alcanzados, a la par del
establecimiento de unos nuevos, esnecesario formular nuevas
estrategias.
Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en su
momento fue til,puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para
lograr el mismo objetivo.
Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia
especfica. Es decir, que unaestrategia establecida para un rea clave,
por ejemplo: productividad, no podr aplicarse
para penetracin de mercado.
Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Polticas
Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales
a observar en la toma dedecisiones, sobre problemas que se repiten
una y otra vez dentro de una organizacin.
Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que:
Facilitan la delegacin de autoridad
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas
decisiones.

Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas

innecesarias quepueden hacer sus subordinados
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
Facilitan la induccin del nuevo personal
Lineamientos para fijar las polticas:
Establecerse por escrito
Redactarse claramente y con precisin
Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y
aplicar
Coordinarse con las dems polticas
Revisarse peridicamente
Ser razonable y aplicable a la prctica
Estar acorde con los objetivos de la empresa
Debe ser estable en su formulacin
Ser flexible

Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades
especficas que habrn de realizarsepara alcanzar los objetivos y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecucin.
La importancia de los programas es que:
Suministran informacin e indican el estado de avance de las
actividades
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de
control
Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se
determina unprograma para cada centro de responsabilidad
Determinan los recursos que necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse
especficamente
Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades
Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de esfuerzos

Lineamientos para fijar los programas:

Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa,
como aquellosque intervendrn en la ejecucin.
La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben
estar relacionadoscon las posibilidades de la empresa
La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe
comunicarse a todosaquellos que estn involucrados en el mismo
Deben ser factibles
Evitar que los programas se contrapongan entre s
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil
comprensin
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que
se presenten, asmismo, debe considerarse las consecuencias que
operarn en el futuro.
Presupuestos
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de
la empresa expresado entrminos econmicos (monetarios), junto con
la comprobacin subsiguiente de las realizaciones dedicho plan.
Caractersticas:
Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado
sistemticamente
Est expresado en trminos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la
organizacin
Es diseado para un periodo determinado

Tipos de Planes (tipos de planeacin):

Por su lnea estratgica:
Estratgicos o Estratgica: que se aplican a toda la organizacin,
fijan sus metas generales y tratan de posicionarla en su contexto a
largo plazo.

Tcticos o Tctica: Realizados en el nivel de departamentos, a

mediano plazo, fija la asignacin de recursos necesarios para alcanzar
las metas.
Operacionales u Operativa: Que especifican los detalles de cmo
van a alcanzar las metas generales. Se realizan para cada actividad,
proyectada a corto plazo, estn definidos a nivel operacional de cada
tarea o actividad.

Por Plazo:
Largo: cuyo horizonte temporal supera los tres aos.
Corto: Abarcan un ao o menos

Por especifidad:
Direccionales: Planes flexibes que establecen lineamientos generales
Especficos: Planes detallados sin margen para interpretarlos

Por Frecuencia:
nicos: Plan destinado a satisfacer las necesidades de una sola
ocasin o situacin.
Permanentes: Planes continuos que encauzan las actividades que se
realizan repetidamente.

Preparacin de los Planes:

Pasos de la Planeacin

1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:

El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades
2. Establecimiento de objetivos y metas:
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideracin de las premisas de planeacin:
En que ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes.
4. Identificacin alternativas:
Cuales son las alternativas ms prometedoras para alcanzar
nuestros objetivos.
5. Comparacin de alternativas:
Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las
metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades.
6. Eleccin de una alternativa:
Seleccin del curso de accin a seguir.
7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de
presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operacin necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.
Crticas a la Planeacin:
La planeacin produce rigidez
No se pueden trazar planes para un entorno dinmico
Los planes formales no sustituyen la creatividad y la intuicin
La planeacin hace que los gerentes centren su atencin en
competencia de hoy y no en la supervivencia del maana.

la

La planeacin formal refuerza el xito, lo que puede llevar al fracaso