3.1.

Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:
Es indispensable identificar que la Administracin Documental en la actividad
archivstica es la base de la circulacin de la informacin en las organizaciones, y
trasciende al xito en la toma de decisiones y la promocin de los sistemas de
gestin de calidad.
Despus de haber estudiado el primer y segundo contenido de estudio, es
importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las
temticas planteadas.
Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE
GESTIN DOCUMENTAL, el cual usted deber observar y analizar con
detenimiento, y posteriormente reflexionar acerca de la importancia de incluir en
el sistema empresarial, la Gestin o Administracin Documental.
La Gestin Documental se entiende como el conjunto de tecnologas y tcnicas
utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organizacin. La misin
es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe
destacar que ningn documento oficial puede ser desechado ya que stos son
necesarios para auditoras y anlisis de procesos de la empresa.
Un sistema eficiente de gestin documental tiene como objetivo llevar el
almacenamiento fsico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administracin de una empresa. El sistema
apunta tambin al proceso de bsqueda y organizacin de los documentos, as como
de datos e informacin general en sus diversos formatos.
Implementando tecnologas de gestin documental, su empresa podr hacer ms
eficiente el uso de la informacin, contando con informacin oportuna y reduciendo
costos. Gestionar de mejor forma la documentacin existente sin duda
incrementar la productividad de su organizacin.

3.2. Actividades de contextualizacin

necesarios para el aprendizaje

identificacin

de

conocimientos

La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos son

indispensables para una adecuada comprensin de las generalidades de la
Administracin Documental en la archivstica.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema,
realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:

- Ley 594 de 2000

-El Acuerdo 027 de 2006
Ley 594 de 2000
Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los
archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia, lo que
debemos tener en cuenta para nuestros planes de negocios es el objeto con la cual
se desenvuelve esta ley, el mbito de aplicacin, las definiciones fundamentales, los
principios generales; conocer los rganos del sistema nacional de archivos, la
categorizacin de los archivos pblicos; manejar la administracin de los archivos;
la gestin de los documentos, el acceso y consulta de los documentos, la salida de
documentos, llevar un control y vigilancia, saber cundo se debe hacer una
donacin, una adquisicin y expropiacin de documentos y tener una conservacin
de expediciones histricas de inters pblico.
Es muy importante garantizar el control y la vigilancia de los documentos pblicos,
es por eso que el Archivo General De La Nacin tiene el poder de hacer visitas de
inspeccin a las entidades o personas que custodien los archivos en cualquier
momento, as mismo tambin tiene el poder de establecer sanciones y multas a
quienes incumplan con las normas establecidas.
Acuerdo 027 de 2006
Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja la gestin documental
diariamente en las empresas, nos recuerda que gestin documental es Conjunto de
actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
Tambin que el cuadro de clasificacin documental nos da la forma de empezar la
formar ms fcil las tablas de retencin documental y de valoracin, de observar
mejor la sesin, subsesin, su cdigo, y la oficina productora, los Expediente
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un
mismo asunto
3.3. Actividades
Teorizacin)

de

apropiacin

del

conocimiento

(Conceptualizacin

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la
Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno
laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos

de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee
los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar
diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o
una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de
acuerdo a las reas que constituyan la empresa.
La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que
corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de
documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y
documentos de dicha rea,
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado,
de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la
fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones
que se destacan Son:
-Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La
Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La
seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, La
definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin
final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas
por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores
documentales.
-Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es decir,
que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino
tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn la clase de
documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de cada empresa como en
este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas.
Personal de nomina, personal de contrato y la informacin en medios magntico.
-Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas, con
el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de facilitar
su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de

tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa

que se maneje. En la empresa se maneja informacin muy valiosa donde clientes
internos presenta su hoja de vida con toda su informacin que esto debe es
reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y algo confidencial.
-Descarte de documentos: En algn momento dado, todo archivo desiste de
ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya que
empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los
documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso,
deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero
no se puede proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino que debe
sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de
sus tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico
asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y toma la decisin de
descarte de documentos, soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco
aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez
aos.
-Recuperacin de la Informacin: Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la
exploracin de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos,
ndices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la
recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de informacin en
los medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. No
obstante, se pueden encontrar dos resultados:
El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran nmero
de datos genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.
Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos
mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no
tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la
palabra clave con la que pueden ser encontrados.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo
contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga
en cuenta la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las
actividades de evaluacin.
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin: De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la
entidad.
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentacin de la organizacin.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de
informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo
descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.
Segn su Uso: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina
en cada una de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la
organizacin:
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o
aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o histricas.

Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos

activos ya que los dems documentos los maneja en archivo central.

Segn su Ciclo Vital: El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne
a cada una de sus etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y
est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no
es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice
el proceso de archivo.
Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurdicas.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripcin:
En el foro temtico, correspondiente al primer y segundo contenido de estudio,
responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas :
a.
Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se
refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
Es de gran importancia debido a que se tiene como objetivo la creacin, recepcin,
control, consulta, distribucin, reproduccin, organizacin, mantenimiento,
custodia, restauracin, transferencia, valoracin y disposicin final de documentos
de inters pblico a lo largo de su ciclo vital, de igual forma la administracin
documental hoy en da se esta convirtiendo en una necesidad, teniendo en cuenta
las nuevas tecnologas de documentos electrnicos, sistematizados, digitales y as
mismo el papel fsico, se hace necesario para muchos asuntos legales, fiscales,
administrativos y que esas soluciones de Gestin Documental sistematizadas,
mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general pero
sin ser eliminados. De igual forma aporta una solucin que brinda tecnologas
avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imgenes,
archivndolos de forma digital y ofreciendo a las personas la posibilidad de
acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera
simple y segura, tramites que antes eran muy demorados.
Hoy en da en las empresas le estn poniendo ms importancia a los archivos, ya
que por medio de esto se conservan documentos de esencial valor para estas. La
adecuada administracin documental de una empresa, es determinante para la
conservacin de la memoria documental personal o institucional en la cual nos
encontremos laborando, mas cuando se trate de una entidad del sector publico, ya
que existe un marco jurdico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la
actividad archivstica desde la produccin del documento hasta su destino final,
adems ya prcticamente toda transaccin, ya sea comercial con terceros o
interna, en una empresa, requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y
rdenes de compra hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos
necesarios que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la
informacin.
b.
Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del
Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que
conoce.
Ley 594 de 2000
1.
Archivo
2.
Gestin documental
3.
Tabla de retencin documental
4.
Archivo publico
5.
Funcin archivstica
Acuerdo 027 de 2006

1.
2.
3.
4.
5.

Comunicaciones oficiales
Foliar
Recepcin de documentos
Radicacin de comunicaciones oficiales
Copia

3.5. Actividades de evaluacin

POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
ARCHIVO
NILTON JARAMILLO VARGAS

Diagrama de Flujo
1. PRODUCCIN DOCUMENTAL
INICIO

Elabora el Documento.

Remitirse a:
Conoce la
normativida
d que aplica
a ste
proceso?

N
O

Tabla de Retencin Documental aprobada por el comit

de archivos de la Empresa.
Ley 594 de 2000.
www.archivogeneral.gov.co.

S
I
La Asistente de Gerencia, procede a elaborar los documentos y a
conservarlos depende a la T.R.D. en todos sus soportes.

Los expedientes se sealizan y/ o se elabora un rtulo, segn el soporte

Es objeto de
conservacin?

Ver T.R.D. y proceder a la eliminacin de

documentos, mediante una Acta de eliminacin.
NO

SI
Ver T.R.D. y calendario de transferencia Documental de la
Empresa.

FIN

2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

INICIO

La Asistencia de Gerencia, recepciona los documentos que llegan para el Gerente

General.

La Secretaria registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los

documentos que llegan, con un nmero de radicado y firma el recibido para el mensajero.

FIN

3. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
INICIO

La Secretaria es la responsable de la organizacin de archivos de gestin. Y todos aquellos documentos objeto a

transferencia Documental al Archivo Central.

Se
organizan
de acuerdo
a la T.R.D.?

S
I

Remitirse a:

N
O

Tabla de Retencin Documental aprobada por el comit

de archivos de la Empresa.

La secretaria observa y aplica la T.R.D. y procede a clasificar la

informacin de acuerdo al nivel de conservacin

La Secretaria ordena los expedientes en carpetas de yute, teniendo en cuenta

que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva
rotulacin.

Es objeto de
Transferencia
documental?

NO

FIN

SI
La secretaria, elabora el inventario documental,
relacionando la documentacin a transferir (Ver T.R.D.)

La secretaria, se comunica con las personas

especializadas del Archivo Central, (Ver calendario de
transferencia documental) y programa la respectiva
transferencia.

FIN
4. TRAMITE DE DOCUMENTOS
INICIO

La Secretaria recibe la documentacin para el

respectivo trmite.

FIN

Amerita
trmite?
N
O
S
I

Por medio de la Gerencia, la Secretaria da trmite a las rdenes del gerente,

de acuerdo a los documentos recepcionados.

FIN

5. CONSULTA DE DOCUMENTOS
INICIO

La secretaria se remite al Archivo Central, para corroborar informacin y solicita los documentos por medio electrnico.
Teniendo en cuenta y verificando la respectiva transferencia.

El Archivo Central verifica la informacin, y procede a realizar la

bsqueda de la informacin.

El Archivo Central responde a la solicitud, y procede a prestar la informacin

solicitada.

FIN