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archivstica
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para
la Red de Transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)
Versin: 1.0
Fecha: diciembre de 2014
G04/D02/O
Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores
Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin
G04/D02/O
MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
G01/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS
G02/G
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA
G04/O CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN
G07/O
G05/O
VALORACIN
G06/O
CONTROL DE
ACCESO
CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN
G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO
G04/D02/O. DESCRIPCIN
G04/D02/O
1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad de estas directrices
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
G04/D02/O
1.
Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
G04/D02/O
2.
G05/D01/O
G04/O
G04/D01/O
Identificacin y clasificacin
G08/D01/O
Atencin a la Administracin
G08/D02/O
G08/D03/O
Difusin
CRUZ MUNDET, J.R. (1999) Manual de Archivstica. Fundacin Snchez Ruiprez. Madrid.
NORMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE CATALUA. Generalitat de Catalunya. 2007
http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Norma%20de%20Descripcio%20Arxivis
tica%20de%20Catalunya/arxius/NodCast.pdf [consulta: 10-06-2014]
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G04/D02/O
G04/D02/O
los agentes, materias, lugares, objetos, etc. (Vase G03/D03 Administracin de documentos
electrnicos).
c) Implicar una concepcin global
Para dar informacin sobre el contexto mediante la descripcin se debe pasar de descripciones
planas (que slo se fijan en un tipo de informacin) a descripciones dinmicas (que incluyan
informacin no slo sobre los documentos, sino tambin sobre los agentes, funciones, lugares,
materias, etc.). A este modelo global se le denomina modelo conceptual.
Por esta razn, en la actualidad es generalizado el cambio: se est pasando de sistemas de
descripcin archivstica o instrumentos de descripcin nicamente basados en descripciones
de documentos a sistemas relacionales en los que se contextualizan los documentos con sus
productores, las funciones de las que son reflejo, lugares, materias, etc.
d) Ser multinivel
La descripcin de documentos debe ser multinivel, complementarse mediante la existencia de
relaciones entre las descripciones de documentos y sus agrupaciones documentales (fondos,
series, colecciones, etc.) y, de esa forma, no repetir informacin si ya se ha dado en niveles
descriptivos ms altos.
Por ejemplo, si se ha dado informacin detallada de la forma de ingreso de un fondo en un
archivo, no se tiene que repetir dicha informacin en la descripcin de cada una de las series
documentales del fondo o de las unidades documentales dependientes de dicho fondo que se
describen.
e) Poder ser probada
La descripcin archivstica deber poder ser probada, es decir, debe poder comprobarse que la
recuperacin de la informacin se hace de manera adecuada. Si el sentido de la descripcin
archivstica es comunicar, el saber que se est haciendo de forma adecuada es fundamental.
Para ello es necesario contar con los usuarios de archivos y tener claro a qu tipo de usuario
est dirigida la informacin.
Hay que tener tambin claro que los usuarios de archivo se han diversificado. En la nueva
perspectiva de transparencia, acceso a la informacin y rendicin de cuentas de las
administraciones, la descripcin archivstica debe dar respuesta a los ciudadanos, con fines y
objetivos distintos a los administradores e investigadores.
3.
Al contrario que los bibliotecarios, quienes comenzaron a adoptar normas desde una poca
muy temprana para que las distintas bibliotecas no catalogasen el mismo libro cientos de
veces, los archiveros hemos tardado ms en adoptar normas en el campo de la descripcin
archivstica (Committee on Best Practices and Standards, 2012). Cuando en los foros
internacionales se comenz a hablar de la idea de reunirse para dar inicio a los primeros
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Acceso a la Informacin (RTA)
G04/D02/O
esfuerzos normativos hubo mucho escepticismo, tanto a nivel internacional como nacional,
sobre si realmente era necesaria una norma internacional de descripcin. Aunque en el campo
de los archivos se suscribe la idea del respeto de fondos, hay infinitas maneras en que dicha
teora puede aplicarse a la prctica descriptiva. Muchos archiveros creen que poco se gana con
la estandarizacin de la metodologa archivstica, ya que sus archivos son nicos y, por tanto,
sus descripciones tambin.
De todas formas, en los ltimos quince o veinte aos ha ido creciendo el convencimiento de la
necesidad de utilizar unas normas descriptivas que permitan mejorar las prcticas dentro de
los archivos. Actualmente se ha convertido en algo totalmente imprescindible, ya que nos
encontramos en un momento en que el entorno electrnico en el que nos movemos hace que
las normas sean absolutamente necesarias si pretendemos compartir o intercambiar nuestra
informacin (La llegada de la tecnologa informtica al mundo de los archivos abri nuevas
posibilidades y al mismo tiempo supuso la necesidad de un replanteamiento en la manera de
trabajar. El intercambio obliga a utilizar patrones comunes, desencadenando un proceso de
normalizacin en la dcada de los 70) (Gmez; Brigas, 2005, 103). Y ahora mismo, ya no slo
porque necesitamos poder compartir nuestras herramientas de bsqueda en Internet, la
administracin electrnica es una realidad tangible y, con ella, la necesidad de interoperar
convierte la normalizacin en una obligacin.
En los ltimos aos se han producido cambios en el acceso que tienen los usuarios a la
informacin. Antes la relacin entre usuarios y archiveros era directa, al usuario se le
facilitaban los instrumentos descriptivos elaborados por los archiveros, as como orientacin
de una manera directa. Actualmente, la relacin entre los usuarios y el archivo tambin se da a
travs de otros medios, principalmente a travs de internet, donde en muchos casos se
difunden los instrumentos descriptivos. La incorporacin de tecnologas de informacin y el
manejo de la informacin archivstica en el entorno electrnico ha dinamizado el acceso a los
archivos, potenciando su explotacin y la normalizacin de los instrumentos descriptivos.
Nos vemos obligados a establecer una coherencia (aunque sea mnima) en los instrumentos de
bsqueda, sobre todo cuando stos se difunden a travs de Internet, ya que los propios
investigadores tienen expectativas diferentes de los resultados que esperan encontrar en los
recursos electrnicos (Fox, 2008, 20). Como seala muy acertadamente Alfonso Daz nos
encontramos ante un nuevo espacio de cultura archivstica en el que estamos evolucionando
desde espacios singulares a espacios compartidos (Heredia, 2011, 9) y esta situacin nos
obliga a proponer soluciones comunes.
La variedad de usuarios y medios para acceder a la informacin hace necesaria la
normalizacin de la descripcin y sus instrumentos. Las normas de descripcin
deben dar las claves para su aplicacin en cualquier tipo de centro de archivo y para
cualquier tipo de recurso archivstico.
Y qu es normalizar? Segn ISO (International Organization for Standarization) la
normalizacin es una actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o
potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel
de ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o
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Acceso a la Informacin (RTA)
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econmico. Si generalizamos podemos decir que normalizar es ajustar a un tipo o norma, por
lo tanto, se trata de desarrollar normas y aplicarlas, siendo este segundo momento el que da
sentido al primero.
Cules son las ventajas? En primer lugar, la economa, ya que ahorra esfuerzos, las tareas se
desarrollan solo una vez, no hay que estar inventando constantemente la rueda; la utilidad,
permitiendo el intercambio de recursos; y la calidad, ya que mejora los resultados del trabajo
que desarrollamos. Las normas son la base de un trabajo en comn.
Los beneficios especficos, cuando hablamos de normalizacin en la descripcin archivstica,
son principalmente:
el control de las series documentales fragmentadas que pueden estar repartidas entre
numerosas instituciones
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4.
Plan de descripcin
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G04/D02/O
Fase de desarrollo
En la fase de desarrollo de un plan de descripcin archivstica se deben llevar a cabo las
siguientes acciones:
La habilitacin tcnica del personal para la realizacin y uso de los instrumentos
descriptivos, a travs de un programa de capacitacin continua
Desarrollar acciones formativas que sugieran acciones de retroalimentacin de los
instrumentos diseados para que sean fruto del consenso y, de esta manera, que el
personal archivero que tenga que implementarlos los considere tiles y pertinentes
Formacin de un grupo interdisciplinario en el que se incluyan tcnicos archiveros y
tcnicos en tecnologas de la informacin para el diseo de las herramientas en las que
se materializarn los instrumentos descriptivos
Formular los instrumentos definitivos de descripcin con las instrucciones para su
implementacin
Incluir en el Plan de descripcin las asesoras tcnicas para favorecer la implantacin del
mismo
Desarrollar, si es necesario, sistemas informticos para ofrecer la informacin
archivstica de manera automatizada y relacional.
Fase de implementacin
Para llevar a cabo la implementacin del Plan de descripcin se deben realizar una serie de
acciones dentro de la organizacin, archivo o sistema institucional de archivo:
Incluir asesoras en las que los responsables del Plan de descripcin resuelvan las
dudas sobre el uso de los instrumentos descriptivos
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Tiene que utilizarse en conjuncin con normas nacionales o como base para el
desarrollo de stas
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No repeticin de la informacin.
Si se las descripciones estn vinculadas con sus niveles superiores, no se necesita
duplicar la informacin que ya se ha incluido en las descripciones del fondo, la serie,
etc., en la descripcin de las unidades inferiores.
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Una descripcin separada de los productores facilita que esta informacin pueda
asociarse a diferentes entidades documentales sin tener que repetirla en diferentes
ocasiones. A partir de este momento, esta ser la idea principal para desarrollar el
resto de las normas emanadas por el ICA: representaciones separadas pero
relacionadas entre s.
Una normalizacin de la informacin sobre los productores de los documentos permite:
El concepto de registro de autoridad proviene del rea de bibliotecas pero, la propia norma,
expone que los registros de autoridad de archivos deben responder a un nmero mayor de
exigencias que los registros de autoridad de bibliotecas6, sobre todo debido a la importancia
que en los sistemas de descripcin archivsticos tiene la informacin sobre el productor y el
contexto de produccin de los documentos.
En el glosario de la norma se define Punto de Acceso como nombre, trmino, palabra clave,
frase o cdigo que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones
archivsticas, incluye los registros de autoridad. Por tanto, un Registro de Autoridad es un
punto de acceso, es decir una forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos
informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden remitir
tambin a otros registros de autoridad relacionados.7
Una caracterstica de la descripcin de autoridades fundamental es que pueden ser utilizadas y
compartidos entre distintos archivo (una persona, institucin o familia puede ser productora
de diferentes fondos o intervenir en diferentes funciones y actividades; un fondo puede estar
repartido entre diferentes archivos, etc.). Esto constituye una ventaja a la hora de la
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. 2 edicin. 2004. p. 9
7 Ibdem, p. 12
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descripcin pues puede ser compartida, se puede importar de uno a otro sistema, lo que
ofrece sin duda ventajas tcnicas y profesionales y, tambin, econmicas.8
La propia norma establece que los registros de autoridad de archivo se pueden utilizar para:
Por tanto, la norma fue concebida para compartir registros de autoridad facilitando la
elaboracin de descripciones consistentes, adecuadas y auto explicativas de las personas,
familias e instituciones que producen los documentos. Tambin aade la norma que est
pensada para servir como base para desarrollar normas nacionales o utilizarse en unin de
normas nacionales ya existentes. 10
Al establecerse reglas para la normalizacin en la elaboracin de registros de autoridad
conseguimos:
PITTI, Daniel V. Creator Description. Encoded Archival Context, en Authority Control. International Conference.
Definition
and
International
Experience.
Florence,
Italy,
2003.
Disponible
en:
http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/pittieac.pdf [consulta: 15 diciembre 2014]
9 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de
Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. 2 edicin. 2004. p.8
10 Ibdem, p. 8
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Cules son las razones por las que se han creado los documentos y,
consecuentemente, las operaciones de las que son reflejo
Dado que las funciones son frecuentemente trasferidas de una institucin a otra, ser mucho
ms difcil para los usuarios reconstruir el contexto de la produccin documental si slo se les
proporciona registros de autoridad de instituciones que desarrollaron la misma funcin. Por
ello, el mantenimiento de descripciones de funciones separadas pero vinculadas puede
mejorar la comprensin de este contexto, pudiendo ser utilizadas en conjuncin con
descripciones conformes con ICA-ISAD (G) y con registros de autoridad ajustados a ICA-ISAAR
(CPF), como herramienta para una recuperacin eficiente de descripciones de documentos de
archivo y de productores en los sistemas de descripcin archivstica. Este enfoque constituye la
base de esta norma internacional que proporciona una orientacin para la elaboracin de
descripciones de funciones de instituciones asociadas con la produccin y la conservacin de
documentos de archivo.
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Una informacin estructurada de las relaciones entre funciones; entre las funciones y
los documentos que han generado; y entre las funciones y los organismos productores
implicados en su funcionamiento
La relacin y el acceso a todos los documentos creados o usados en conexin con una
sola funcin.
12
PITTI, Daniel V. Creator Description. Encoded Archival Context, en Authority Control. International Conference.
Definition
and
International
Experience.
Florence,
Italy,
2003.
Disponible
en:
http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/pittieac.pdf [consulta: 15 diciembre 2014] p.2
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Funciones
Producen y
gestionan
Realizan
Instituciones
Se documentan en
Documentos de
Archivo
Son producidos y
utilizados por
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Como seala la propia Norma, el objetivo primordial es proporcionar las reglas generales para
la normalizacin de la descripcin de instituciones que conservan fondos de archivo. Esto
permite:
Ofrecer a los ciudadanos e investigadores una gua prctica para tener acceso a esos
documentos que son objeto de su inters;
Proporcionar directrices prcticas para identificar y contactar con las instituciones que
detentan los fondos de archivo, y acceder a los mencionados fondos y a los servicios
que la institucin ofrece;
para servir como punto de acceso normalizado a las instituciones que custodian los
fondos de archivo, en el seno de un directorio, en un sistema de informacin
archivstica o en la red
para documentar las relaciones entre las instituciones y entre esas entidades y los
documentos de archivo que custodian.
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24
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6.
Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Valoracin y unas recomendaciones sobre cmo cumplir con los
mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N
Compromisos
3.1
Representando el contenido de
documentos y sus caracteres externos
los
3.2
25
G04/D02/O
N
3.3
3.4
26
G04/D02/O
N
3.5
3.6
3.7
27
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G04/D02/O
7.
Trminos y referencias
7.1. Glosario
29
G04/D02/O
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32
G04/D02/O
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G04/D02/O
3.1. Alcance y contenido: da un resumen o una visin de conjunto de la unidad que se est
describiendo.
3.2. Valoracin, seleccin y eliminacin: aqu se indica cualquier informacin referente a
actividades sobre valoracin, seleccin y eliminacin planificadas sobre la documentacin
que se describe.
3.3. Nuevos ingresos: indicar si se ha producido un ingreso complementario o se prev
alguno en el futuro, indicando cantidad y frecuencia.
3.4. Organizacin: indicar la estructura interna, ordenacin y sistema de clasificacin de
fondos y series.
El rea de Condiciones de acceso y uso: informacin acerca de la disponibilidad de la unidad
de descripcin y el acceso a la unidad de descripcin desde el punto de vista legal, fsico e
intelectual. Contiene 5 elementos:
4.1 Condiciones de acceso: consignar aquellas normas que faciliten o condicionen el acceso.
4.2 Condiciones de reproduccin: indicar aquellas restricciones, si es el caso, que existan
sobre las posibilidades de reproduccin (derecho de propiedad intelectual, permisos de
reproduccin, etc.)
4.3 Lengua/escritura(s) de los documentos: identificar qu lengua, escritura, alfabeto,
abreviaturas, etc. se utilizan en la unidad de descripcin.
4.4 Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos: informar sobre cualquier caracterstica o
requisito que afecte al uso de la unidad de descripcin (condiciones de conservacin,
dificultad de lectura, software o hardware necesario, etc.)
4.5. Instrumentos de descripcin: indicar cualquier tipo de instrumento de descripcin
sobre la unidad de descripcin (bases de datos, guas, inventarios, catlogos, etc.) que
ayuden al mejor conocimiento del fondo o la serie.
El rea de documentacin asociada ofrece informacin acerca de los materiales que tengan
una relacin importante con la unidad de descripcin, es decir, los documentos que
complementan a la unidad de descripcin, tanto en el propio Archivo como en otros. Se
compone de los siguientes elementos:
5.1. Existencia y localizacin de los documentos originales: en el caso de que una unidad de
descripcin est formada por copias, indicar si existen y dnde se localizan los originales.
5.2. Existencia y localizacin de copias: indicar si existen copias, dnde y su disponibilidad.
5.3. Unidades de descripcin relacionadas: identificar aquellas unidades de descripcin
relacionadas, aquella documentacin relacionada que puede ser de inters.
5.4. Nota de publicaciones: dar referencia o informacin sobre aquellas publicaciones
relacionadas con la unidad de descripcin.
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G04/D02/O
rea
identificacin
rea de contexto
rea de contenido y
estructura
rea
condiciones
acceso y uso
de
ELEMENTOS
de
de
Cdigo(s) de referencia
Ttulo
Fecha(s)
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de
descripcin
Nombre(s) del productor(es)
Historia institucional
Historia archivstica
Forma de ingreso
Alcance y contenido
Valoracin, seleccin y eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin
Condiciones de acceso
Condiciones de reproduccin
Lengua/escritura de los documentos
Caractersticas fsicas y requisitos
tcnicos
Instrumentos de descripcin
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G04/D02/O
rea
de
documentacin
asociada
rea de notas
rea de control de
la descripcin
ISAAR (CPF). International Standard Archival Authority Record for corporate bodies, persons
and families / Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias
La segunda edicin de la norma es una versin ampliada y reestructurada de la primera edicin
correspondiente a 1996. Esta primera edicin estaba estructurada en tres reas de
informacin: rea de Control de Autoridad, rea de Informacin y rea de Notas.
La segunda edicin se estructura en cuatro reas de informacin que se componen de 27
elementos:
El rea de identificacin proporciona informacin que identifica unvocamente a la entidad
que se est describiendo y que define un punto de acceso normalizado. Est compuesto por
seis elementos:
1.1 Tipo de entidad: indicar si la entidad que se est describiendo es una institucin,
familia o persona.
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre: crear un punto de acceso normalizado, es decir,
registrar la forma normalizada del nombre de la entidad que se est describiendo (se
pueden utilizar calificadores para romper la homonimia: fechas, ocupacin, lugar, etc.)
1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre: indicar las formas que adopta el punto anterior
(Forma autorizada del nombre) en otras lenguas o escrituras.
1.4 Forma(s) normalizada(s) del nombre segn otras reglas: consignar la forma
normalizada del nombre de la entidad que se est describiendo, de acuerdo con otras
normas o reglas.
1.5 Otras formas de nombre: cualquier nombre de la institucin, familia o persona que no
se haya mencionado (acrnimos, pseudnimos, nombres de soltera, ttulos nobiliarios, etc.)
1.6 Identificadores para instituciones: facilitar cualquier identificador (por ejemplo,
nmero de registro de una compaa, CIF, etc.)
En el rea de descripcin se proporciona informacin pertinente sobre la naturaleza, contexto
y actividades de la entidad que se est describiendo. Se compone de:
36
G04/D02/O
Familiar (sobre todo para casos en que la genealoga sea compleja y se creen
registros de autoridad separados para cada miembro y luego relacionarlos con
su esposo(s), padre(s), hijo(s), etc.)
37
G04/D02/O
38
Aunque se pueden utilizar los 27 elementos, slo se consideran esenciales y, por tanto, son
obligatorios, los cuatro siguientes:
rea de identificacin
ELEMENTOS
el
- Tipo de entidad
- Forma(s)
autorizada(s)
del
nombre
- Forma(s) paralela(s) del nombre
- Forma(s) normalizada(s) del
nombre segn otras reglas
- Identificador(es)
para
instituciones
G04/D02/O
rea de descripcin
rea de relaciones
rea de control
Informacin para
encabezamientos
controlar
los
Relacin de instituciones,
personas y familias con
documentos de archivo y
otros recursos
Fechas de existencia
Historia
Lugares
Estatuto jurdico
Funcin,
ocupaciones
y
actividades
Atribucin(es)
/
Fuente(s)
legal(es)
Estructura(s)
interna(s)
/
Genealoga
Contexto general
Nombre(s)/Identificador(es) de
las instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin
Identificador del registro de
autoridad
Identificador(es) de la institucin
Regla(s) y/ convenciones
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o
eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento
Identificadores y ttulos de
recursos relacionados
Tipos de recursos relacionados
Naturaleza de las relaciones
Fechas
de
los
recursos
relacionados
y/o
de
las
relaciones
39
G04/D02/O
5.1.3. Forma(s) paralela(s) del nombre: para indicar las distintas formas que pueden
adoptar las formas autorizadas del nombre en otras lenguas o escrituras.
5.1.4. Otra(s) forma(s) del nombre: para indicar cualquier otro nombre de la funcin.
5.1.5. Clasificacin: para clasificar la funcin de acuerdo con un cuadro de clasificacin.
El rea de Contexto contiene la informacin ms relevante sobre la naturaleza y contexto de
la funcin. Se compone de los siguientes elementos:
5.2.1. Fechas: Identificar la fecha o intervalo de fechas de la funcin.
5.2.2. Descripcin: Proporcionar informacin sobre los objetivos de la funcin.
5.2.3. Historia: Proporcionar un resumen de la historia de la funcin.
5.2.4. Legislacin: Identificar la base legal de la funcin.
El rea de Relaciones, en la que se consignan y describen las relaciones con otras funciones.
Esta rea se compone de 4 elementos que son repetibles cada vez que se quiera establecer
una relacin con otra funcin:
5.3.1. Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la funcin relacionada: para
proporcionar la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre y cualquier identificador nico de la
funcin relacionada
5.3.2. Tipo: aqu se indica si la relacin se establece con una funcin o con una de sus
divisiones.
5.3.3. Categora de la relacin: donde se identifica la categora general de la relacin entre
la funcin descrita y la funcin relacionada. Se puede utilizar una de las categoras
prescritas por las normas nacionales o una de las siguientes tres categoras:
o Jerrquica (por ejemplo, actividad/funcin, funcin/actividad)
o Temporal (predecesora/sucesora, o viceversa)
o Asociativa (para relaciones no contempladas en las categoras anteriores)
5.3.4. Descripcin de la relacin: para proporcionar una descripcin especfica de la
naturaleza de la relacin con otra funcin.
5.3.5. Fechas de la relacin: para indicar las fechas de duracin de una relacin entre la
funcin descrita con otra funcin.
El rea de Control se utiliza para identificar de forma unvoca la descripcin de una funcin y
se incluye informacin sobre cmo, cundo y por qu institucin se cre y actualiz la
descripcin. Contiene 9 elementos:
5.4.1 Identificador de la descripcin de funcin
5.4.2 Identificador(es) de institucin(es)
Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y
Acceso a la Informacin (RTA)
40
G04/D02/O
ELEMENTOS
Esencial
para
identificar
unvocamente la funcin y que
define un punto de acceso
normalizado
- Tipo
- Forma(s) autorizada(s) del
nombre
- Forma(s)
paralela(s)
del
nombre
- Otra(s) forma(s) del nombre
- Clasificacin
41
G04/D02/O
rea de contexto
rea de relaciones
rea de control
Fechas
Descripcin
Historia
Legislacin
Forma(s) autorizada(s) del
nombre/Identificador de la
funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin
Identificador de la funcin
Identificador(es)
de
la
institucin(es)
Regla(s)
y/
convenciones
utilizadas
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o
eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento
G04/D02/O
5.1.4 Otra(s) forma(s) del nombre: aqu se menciona cualquier otro(s) nombre(s) de la
institucin descrita que custodia los fondos de archivo, que no se haya mencionado en
ningn otro lugar del rea.
5.1.5 Tipo de institucin que conserva los fondos de archivo: para identificar la tipologa de
la institucin que custodia los fondos de archivo.
El rea de Contacto se proporciona informacin sobre cmo contactar con la institucin que
custodia los fondos de archivo que se estn describiendo. Se compone de los siguientes
elementos:
5.2.1 Localizacin y direccin(es), tanto fsicas como electrnicas.
5.2.2 Telfono, fax, correo electrnico
5.2.3 Personas de contacto
El rea de Descripcin en la que se incluye la informacin pertinente sobre la historia de la
institucin donde se conservan los fondos de archivo que se estn describiendo, su estructura
y poltica de ingresos, etc. Se compone de los siguientes ocho elementos:
5.3.1 Historia de la institucin que custodia los fondos de archivo
5.3.2 Contexto cultural y geogrfico
5.3.3 Atribuciones/Fuentes legales
5.3.4 Estructura administrativa
5.3.5 Gestin de documentos y poltica de ingresos
5.3.6 Edificio(s)
5.3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas
5.3.8 Instrumentos de descripcin, guas y publicaciones
Es en el rea de acceso donde se consignan los datos correspondientes sobre el acceso a la
institucin que conserva los fondos de archivo que se estn describiendo: horario de apertura
al pblico, acceso libre o restringido, etc.). Est formada por tres elementos:
5.4.1 Horarios de apertura
5.4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso
5.4.3 Accesibilidad
En el rea de servicios se incluye la informacin necesaria relativa a los servicios tcnicos que
la institucin de custodia de los fondos de archivo ofrece. Sus elementos son los siguientes:
5.5.1 Servicios de ayuda a la investigacin
43
G04/D02/O
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G04/D02/O
REA
ELEMENTOS
rea de
identificacin
Esencial
para
identificar
unvocamente a la institucin que
detenta los fondos de archivo
rea de contacto
rea de
descripcin
rea de acceso
rea de servicio
rea de control
Identificador
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Forma(s) paralela(s) del nombre
Otra(s) forma(s) del nombre
Tipo de institucin que conserva los
fondos de archivo
Localizacin y direccin(es)
Telfono, fax, correo electrnico
Personas de contacto
Historia de la institucin que custodia
los fondos de archivo
Contexto cultural y geogrfico
Atribuciones/Fuentes legales
Estructura administrativa
Gestin de documentos y poltica de
ingresos
Edificio(s)
Fondos y otras colecciones custodiadas
Instrumentos de descripcin, guas y
publicaciones
Horarios de apertura
Condiciones y requisitos para el uso y el
acceso
Accesibilidad
Servicios de ayuda a la investigacin
Servicios de reproduccin
Espacios pblicos
Identificador de la descripcin
Identificador de la institucin
Regla(s) y/ convenciones
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o
eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento
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