ACTUALIZACION Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS

BOGOT, D.C.
2007

ACTUALIZACION Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA

Informe final de las Prcticas Administrativas realizadas en cumplimiento del ltimo

requisito acadmico para optar al Titulo de Administrador Pblico

ASESOR ESAP
LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTINEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP

FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS
BOGOT D.C. 2007

CONTENIDO

Pg.
INTRODUCCIN
I PARTE: LA PRCTICA ADMINISTRATIVA
1.

ESCRIPCIN DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

DONDE SE REALIZARA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

1.1

SECRETARIA DE GOBIERNO

1.1.1

ESTRUCTURA SECRETARIA DE GOBIERNO

DISTRITAL

1.2

ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

1.2.1

ESTRUCTURA DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

2.

OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

2.1

OBJETIVO GENERAL

2.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS

2.3

RESULTADOS ESPERADOS

3.

MARCO DE REFERENCIA

3.1

MARCO TEORICO

3.1.2

ARCHIVOS DE GESTIN

10

3.2

MARCO CONCEPTUAL

11

3.3

MARCO JURIDICO

16

3.3.1

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA

16

3.3.2

DISPOSICIONES CONTENIDAS
EN CODIGOS COLOMBIANOS

16

3.3.3

LEYES

17

3.3.4

DECRETOS

18

3.3.5

ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO

GENERAL DE LA NACION

20

3.3.5

COBERTURA DE LA NORMA

22

4.

METODOLOGIA

25

4.1

PASOS METODOLOGICOS

26

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

5.

PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRCTICA

ADMINISTRATIVA

29

FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS

DE DOCUMENTOS DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON

29

5.1.1

ALCALDE LOCAL

29

5.1.2

DESPACHO DEL ALCALDE LOCAL

32

5.1

5.1.3 JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL

33

5.1.4 GRUPO DE GESTION JURIDICA

34

5.1.5 INSPECCION DE POLICIA

35

5.1.6 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

37

6.

INSTRUCTIVO DE APLICACIN DE LAS TABLAS

DE RETENCION DOCUMENTAL

39

6.1

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

41

6.2

COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCION

DOCUMENTAL

40

ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVO DE GESTION

43

6.3

6.3.1 APLICACIN DE LA TABLA DE RETENCION DE

DOCUMENTAL
7.

7.1

43

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN Y APLICACION

DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

44

ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TABLAS DE

RETENCIN DOCUMENTAL

44

RECOMENDACIONES

71

CONCLUSIONES

72

BIBLIOGRAFIA

73

ANEXOS

75

LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1. Ciclo vital del documento

15

Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldas locales

por orden alfabetico

45

LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital

Figura 2. Organograma Alcalda Local de Fontibn

LISTA DE ANEXOS
Pg.
A. ACUERDO No. 9 (Octubre 18 de 1995)

B. ACUERDO N 006 (Febrero 7 de 1996)

C. ACUERDO N 038 (septiembre 20 de 2002)

D. ACUERDO N 046 (mayo 5 de 2000)

12

E. ACUERDO N 039 ( octubre 31 de 2002)

16

F. DECRETO N 1382 ( agosto 18 de 1995)

20

G. FORMATO DE ENCUESTA

22

H. INFORMACIN GENERAL

23

I. CAPACITACIN

25

J. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN

26

K. TRANSFERENCIAS

27

L. DISPOSICIN FINAL

28

M. FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

29

INTRODUCCION

Para la elaboracin de este trabajo se involucran una serie de procesos y

mecanismos de investigacin tanto al interior como exterior de la Alcalda Local de
Fontibn, haciendo el anlisis, la identificacin, la valoracin y clasificacin de los
documentos producidos por la entidad como los que recibe cotidianamente de otras
entidades al igual de los que recibe de la ciudadana en general.
Es por esto que la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental conlleva al
buen manejo documental garantizando la moralidad, celeridad transparencia y
eficacia en la Administracin Pblica.
Dada su importancia, el presente trabajo se dedicar al rediseo y aplicacin de las
Tablas de Retencin Documental para la Alcalda local de Fontibn, bsicamente
referido a la Ley General de Archivos (594 de 2000) y al Acuerdo nmero 39 de
2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin que regula el
Procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. 1
Por tal motivo, de una parte, los Archivos hacen suyos los fines esenciales del
Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin, y de otra, facilita a
la comunidad el control de las decisiones que la afectan. Los archivos son
importantes para la Administracin y la Cultura porque resultan imprescindibles para
la toma de decisiones basadas en antecedentes, y pasada su vigencia, dichos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
De conformidad con la Ley 594 de 2000, se entiende por ARCHIVO el conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica en el transcurso de su gestin y
conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin
que los produce. Se entiende por funcin archivstica la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin, la historia y la
cultura en general.
El Archivo General de la Nacin, suprema autoridad del Sistema Nacional de
Archivos, es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin
archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y salvaguardar el
patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin.
La conceptualizacin que aqu se ofrece, parte de unas consideraciones generales
sobre los antecedentes, justificacin e importancia, de las Tablas de retencin
Documental, para luego definir a partir de una breve resea, los objetivos,
consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y
flujos de informacin que se implementan durante el ciclo vital de los documentos .
1

Reglamento General de Archivos ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y

elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la
debida orientacin para la implementacin, de las Tablas de Retencin Documental
de acuerdo con las particularidades del desarrollo de la gestin documental en la
Alcalda Local de Fontibn.
Este trabajo adems de atender lo expuesto en la Ley, es una orientacin para la
aplicacin de las tablas de Retencin Documental tomando como bas e el instructivo
de aplicacin que se encuentra. En el captulo cinco del presente trabajo.

10

I PARTE

LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

La practica Administrativa resulta relevante dado el valor legal, administrativo y

fiscal de los documentos activos como la interlocucin constante entre la sociedad
civil y los gestores de lo pblico, donde se hace necesario la interpretacin de la
Alcalda local de Fontibn frente a los nuevos retos de la Administracin Pblica que
se tienen ante los ciclos documentales es decir: la creacin, el procesamiento
tcnico, o almacenamiento y la difusin de la informacin.
Por esto es necesario estandarizar la produccin de documentos desde las Tablas
de Retencin Documental para regular el sistema interno del archivo de la Alcalda
Local de Fontibn en esperas de lograr un eficiente y efectivo manejo a toda la
documentacin producida como la que se recibe de manera regular, de forma tal
que de cumplimiento a la poltica archivista del pas, estipulada en la Ley 594 de
2000 (ley de archivos) y la normatividad que se encuentra en vigencia.

1. DESCRIPCIPON DE LA LOCALIDAD NOVENA DE FONTIBON DONDE SE

REALIZA LA PRCTICA ADMINISTRATIVA2

AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogot en veinte fragmentos U.J.T.L

11

Una localidad es una divisin poltica, administrativa y territorial municipal, con

competencias claras y criterios de financiacin y aplicacin de recursos, creada por
el Concejo Municipal a iniciativa del alcalde respectivo, con el fin atender de la
manera ms eficaz las necesidades de esa porcin del
territorio.
Bogot inici su camino a la definicin de sus localidades cuando mediante Acuerdo
26 de 1972 se dividi de acuerdo con la poblacin que tena en el momento en 18
localidades; ms adelante, en 1987 mediante Acuerdo 08 de ese ao se dividi en
19 y por ltimo mediante Acuerdo 02 de 1992 en 20 localidades as: 1. Usaqun, 2.
Chapinero, 3. Santaf, 4. San Cristbal, 5. Usme, 6. Tunjuelito, 7. Bosa, 8.
Kennedy, 9. Fontibn, 10. Engativa, 11. Suba, 12. Barrios Unidos, 13. Teusaquillo,
14. Mrtires, 15. Antonio Nario, 16. Puente Aranda, 17. Candelaria, 18. Rafael
Uribe, 19. Ciudad Bolvar y 20. Sumapaz.
Fontibn deriva su nombre del vocablo indgena Huntia que significa, poderoso
capitn, luego se llam Hontibn, Ontibn y Fontibn. El nombre original fue dado
por el cacique Hyntiba quien estaba supeditado al zipa que tena su residencia en
Bacat. La poblacin que diriga el cacique Hyntiba estaba en una de las reas ms
importantes de la sabana debido a su nmero de miembros. Fontibn fue codiciado
por Don Gonzalo Jimnez de Quesada quien lo solicit para s ante el Rey; tambin
fue requerido de manera ex haustiva por don Pedro de Colmenares el primero que
construy casa de tapia y teja de barro, hacia 1560.
Hacia 1594 llegan a la zona los padres franciscanos. En 1599 el arzobispo
Loboguerrero ordena desterrar a 80 sacerdotes chibchas; en 1606 se inicia una
campaa de catequizacin a la poblacin indgena y se prohibe bajo pena de
excomunin a blancos, mestizos y mulatos, la consulta a chamanes.
En 1608 celebran por primera vez en la Nueva Granada la fiesta del Corpus Cristi
que se contina guardando hasta nuestros das. Fontibn fue epicentro del choque
de dos culturas, la espaola, monotesta y la chibcha, politesta. De ese encuentro
surgieron los valores religiosos que marcan la idiosincrasia mestiza de nuestra
gente. El oidor don Francisco de Anuncibay construy un puente para unir a
Fontibn con Santa Fe. Segn el decir de las gentes ese puente se construy para
facilitar el paso del oidor en sus visitas a su novia, doa Jernima de Olaya.
Ms tarde, durante la colonia y gran parte de la repblica, se construy una va de
tierra con el fin de unir a Fontibn con la capital, conocida hoy como la calle 13, o
Avenida Jimnez principal arteria entre el oriente y suroccidente de la capital.
La ubicacin del poblamiento principal de Fontibn era la misma de la actual
poblacin en el contorno de la plaza y la iglesia y de sus capitanas hacia el norte
(hoy barrios Azul y Capellana) y sobre el camino a Engativ y otras hacia Puente
Grande.
Fontibn se form a nivel de 13 capitanas que posteriormente tomaron el nombre
de parcialidades y luego veredas. Debido a esta distribucin se dificultaba el
proceso de adoctrinamiento por lo cual se agruparon en un solo poblamiento
llamado nuevo pueblo de indios. Este poblamiento pas a ser doctrina y curato,
luego parroquia de blancos, Distrito Parroquial, Municipio y finalmente ciudadela
anexa a Bogot.

12

El 17 de diciembre de 1954 con la creacin del Distrito Especial de Bogot, se

anexaron a Bogot seis municipios circunvecinos entre ellos Fontibn, quedando
as el parroquial Fontibn de 1930 y 1945 incorporado a la ciudad.
El Acuerdo 26 de 1972 crea diecisis Alcaldas Menores del Distrito Especial de
Bogot, pasando Fontibn a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcalda
Menor de Fontibn, administrada por el Alcalde Menor correspondindole como
nomenclatura el nmero 9, con lmites determinados, y siendo ratificada mediante el
Acuerdo 8 de 1977.
En 1986 se legalizaron once barrios residenciales y desarrollos industriales
localizados entre la Avenida del Centenario y el Ro Bogot. Posteriormente, la
Constitucin de 1991 le da a Bogot el carcter de Distrito Capital; en 1992 la Ley
1a reglamenta las funciones de las Junta Administradora Local, de los Fondos de
Desarrollo Local y de los Alcaldes Locales, y determino la asignacin presupuestal.
Mediante los acuerdos 2 y 6 de 1992, el Concejo Distrital, defini el nmero, la
jurisdiccin y las competencias de las JAL.
Bajo esta normativa, se constituy la localidad de Fontibn, conservando sus lmites
y nomenclatura, administrada por el Alcalde Local y la Junta Administradora Local,
con un total de nueve Ediles.
Finalmente, el Decreto - Ley 1421 determina el rgimen poltico, administrativo y
fiscal bajo el cual operan hasta hoy las localidades del distrito.
1.1 SECRETARIA DE GOBIERNO
La Secretara General fue creada por el Decreto Ley 3133/68, Por el cual se
reforma la organizacin administrativa del distrito especial de Bogot, normativa
que hizo parte de la conocida Reforma Administrativa del 68. Sin embargo, no le
otorg funciones especficas diferentes a la Secretara de la Junta Asesora y de
Contratos. Posteriormente, su estructura interna fue adoptada y modificada en
mltiples ocasiones por decreto distrital.3

1.1.1 Estructura de la Secretara de Gobierno Distrital

De conformidad con el Estatuto Orgnico de Bogot, Decreto Ley 1421/93, su
estructura esa determinada por el Decreto 539 DE 2006 Por el cual se determina el
objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretara Distrital de
Gobierno y se dictan otras disposiciones. En su artculo tercero determina:
Artculo 3. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones y objetivo, la
estructura organizacional de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital ser la
siguiente:
Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital

3. Alcalda Mayor de Bogot (Secretara Distrital de Gobierno)

13

Fuente. SECRETARA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co Decreto 539 de 2006

1.1. Alcaldas Locales

1.2. Oficina de Asuntos Disciplinarios
1.3. Oficina de Control Interno
1.4. Oficina Asesora de Jurdica
1.5. Direccin de Gestin Humana
1.6. Direccin de Seguimiento y Anlisis Estratgico
1.7. Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias
1.8. Consejo de Justicia
2. Subsecretara de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano
2.1. Direccin de Apoyo a Localidades
2.2. Direccin Ejecutiva Local
3. Subsecretara de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana
3.1. Direccin de Seguridad
3.2. Direccin de Derechos Humanos y Apoyo a la Justicia

14

3.3. Direccin de la Crcel Distrital

4. Subsecretara de Planeacin y Gestin
4.1. Direccin de Planeacin y Sistemas de Informacin
4.2. Direccin Administrativa
4.3. Direccin Financiera

1.2 ALCALDA LOCAL DE FONTIBN

Fontibn toma el nombre de localidad bajo lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972
pasando este a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcalda Menor de
Fontibn siendo catalogada como la localidad novena (9) de diecisis que
ocupaban en ese momento el Distrito Capital, as como la posterior creacin e
inclusin de las otras cuatro localidades completando as las actuales veinte
localidades que conforman el Distrito Capital, siendo ratificada mediante el Acuerdo
8 de 1977. Es solo hasta la Ley 1 de 19924 que se le da a Bogot el carcter de
Distrito Capital, se establecen las funciones de las Juntas Administradoras Locales,
de los Fondos de Desarrollo Local, de los Alcaldes Locales y determina las
asignaciones presupuestales necesarias mediante los Acuerdos 2 y 6 de 1992, el
Concejo Distrital, defini el nmero, la jurisdiccin y las competencias de las JAL.
1.2.1 Estructura de la Alcalda Local de Fontibn
Segn lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972 y la ley 1de 1992, esta
determinada de la siguiente manera:
Figura 2. Organigrama Alcalda Local de Fontibn.

Ley 1 de 1992 Por la cual se provee a la organizacin y funcionamiento de las JAL y dems
disposiciones.

15

Consejo Local de Gobierno

Alcalde Local de Fontibn

Consejo Local de
Planeacin
Divulgacin y
Prensa

Junta
Administradora
Local

Secretaria de
Despacho

Coordinacin de Gestin
Administrativa y Financiera

Coordinacin de Gestin Normativa

y Jurdica

Fondo de Desarrollo Local

Asesora
de Obras
Planeacin

Secretaria
General de
Inspecciones

Asesora
Jurdica

Presupuesto

Gestion AmbientaL
Centro de Atencin
al Ciudadano

Contabilidad

Archivo, Radicacin
y
Correspondencia

Almacn
Jurdica
Sistemas

Fuente: Secretaria de Despacho ALF

1. Despacho del Alcalde Local
1.1 Concejo Local de Gobierno
1.2 Concejo Local de planeacin
1.3 Divulgacin y prensa
1.4 Secretaria de Despacho
2. Junta Administradora Local
3. Coordinacin Administrativa y Financiera
3.1 Oficina de Planeacin Local
3.2 Gestin Ambiental
3.3 Centro de Atencin al Ciudadano
3.4 Archivo, Radicacin y Correspondencia
3.5 Fondo de Desarrollo Local
3.5.1 Presupuesto
3.5.2 Contabilidad
3.5.3 Almacn
3.5.4 Jurdica
3.5.5 Sistemas
4. Coordinacin de Gestin Normativa y Jurdica
4.1 Asesora de obras
4.2 Secretara General de Inspecciones
4.3 Asesora Jurdica

16

La aplicacin de las Tablas de Retencin Documental es de vital importancia en

cada una de las dependencias de la Alcalda Local de Fontibn, puesto que deben
cumplir de manera perm anente con los procesos de identificacin, valoracin,
seleccin y eliminacin documental, entre otros. As se lograr un mayor control
sobre todos los documentos producidos como tambin el ahorro de tiempo en la
bsqueda y ubicacin de los documentos. Esta prctica pretende contribuir a que la
gestin documental sea asimilada por cada uno de los funcionarios de la entidad de
una manera sencilla y eficaz respondiendo as a los desafos de la archivstica
moderna.
2. OBJETIVOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

2.1

General

Elaborar el estudio tcnico para actualizar y aplicar las Tablas de Retencin

Documental para la Alcalda Local de Fontibn en concordancia con los procesos
adelantados por el Archivo General de la Nacin.

2.2.

Especficos

2.2.1 Elaborar el diagnstico documental de la Alcalda Local de Fontibn.

2.2.2 Redisear y aplicar las tablas de Retencin Documental en cada una de las
dependencias en que se divide la Alcalda Local de Fontibn.
2.2.3 Elaborar el instructivo para la puesta en marcha de las Tablas de Retencin
Documental.
2.2.4 Recopilar la normatividad relacionada con la produccin documental para su
aplicacin en el archivo de gestin de la Alcalda Local de Fontibn.

2.3

Resultados Esperados

Se aspira que la actualizacin de las Tablas de Retencin Documental proporcione

los mecanismos de integracin, participacin y mejoramiento del rea de Archivo,
este proceso ser la herramienta base para establecer un plan de contingencia que
tenga como meta la actualizacin del sistema de informacin de la Alcalda Local de
Fontibn. Arrojando como producto:

La Promocin de la organizacin de los documentos a partir del concepto de

Archivo Total.
Clasificacin de la documentacin producida por cada dependencia de la
Alcalda Local de Fontibn.
Facilitar el control respecto a la produccin y trmite documental.
Seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter
permanente.
17

3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO TERICO

De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nacin,
indica que: "Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en
cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos."
La elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental es una labor
que como la norma lo indica, todas las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar tambin
en cualquier otra organizac in sin importar su naturaleza orgnica-funcional.
La categorizacin de los Archivos, atendiendo a su jurisdiccin y competencia, se
clasifican en:

Archivo General de la Nacin

Archivo General del Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo General del Distrito

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Archivos de Entidades del Orden Nacional

Archivos de Entidades del Orden Departamental
Archivos de Entidades del Orden Distrital
Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
Archivos de Entidades del Orden Municipal
Archivos de Entidades de Orden Local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los
desarrolle.

Los Archivos segn la organizacin del Estado.

a)
b)
c)
d)
e)

Archivos de la Rama Ejecutiva

Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autnomos.

3.1.2 Archivos de Gestin

18

El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se rene la documentacin

en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las
soliciten.
Funciones del Archivo de Gestin
Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la
administracin de los Archivos de Gestin, se encuentran:
Organizar y conservar la documentacin en trmite.
Impedir la dispersin, superproduccin y eliminacin de documentos vitales.
Coordinar actividades archivsticas y procedimentales con el Archivo Central y las
oficinas de Planeacin de la entidad.
Facilitar y controlar el prstamo de documentos de gestin.
Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas
expuestas.
Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el
Comit de Archivos.

Importancia de los Archivos de Gestin

Fuente de consulta para la toma de decisiones.

Fuente para testimoniar acciones.
Iniciador del proceso de normalizacin archivstica (Archivo Total).
Gestor de la modernizacin administrativa.

Dada la importancia en la organizacin de los archivos de gestin dentro de un

sistema institucional de archivos, se hace necesario, antes de abordar el proceso
de aplicacin de la tabla de retencin documental en la Alcalda Local de Fontibn,
es necesario observar algunas consideraciones generales sobre este instrumento.

3.2 MARCO CONCEPTUAL5

5

Los trminos precedidos por un asterisco (*) no estn incluidos en el Reglamento General de
Archivos o estando registrados en l, se emplean con alcances diferentes

19

Mediante la Ley 594 de 2000 se dict el Estatuto General de Archivos con el objeto
de establecer las reglas y principios que orientan la funcin archivstica del Estado,
cuyo mbito de aplicacin comprende la Administracin Pblica en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems
organismos sealados en las misma Ley. As, los servidores pblicos son
responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos y
los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
Archivo Pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
Archivo Privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el
legislador.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
*Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites
regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad
administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten
desarrollar las funciones asignadas.
*Administracin de Archivos: Son operaciones administrativas y tcnicas
relacionadas con la Planeacin, Direccin, Organizacin, Control, Evaluacin,
Conservacin, Preservacin y Servicios de todos los archivos de una Institucin.
Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
*Asiento: Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades
de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin.
*Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que
trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin
administrativa.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin
temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.(ver figura 3)
*Clasificacin Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las
series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin)
de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad.
Comit Asesor: Grupo de especialistas en el campo de la archivstica y disciplinas
afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos
como tcnicos.

20

Comit de Archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las

polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
Comit Evaluador de Documentos: rgano asesor del Archivo General de la
Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de
los documentos y con la evaluacin de las TRD.
Comit Evaluador de Documentos del Departamento: rgano asesor del
Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al
valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retencin
Documental de los organismos del orden departamental.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
*Depuracin: Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,
constancias, etc.). Es anlogo a la seleccin natural.
*Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines
administrativos.
*Documento de Apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa.
Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte
de las series documentales de las oficinas.
*Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel necesario para el
funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial
garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun despus de
su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional.
*Documento Facilitativo: Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier
institucin y que cumple funciones de apoyo.
*Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines
administrativos y legales.
*Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
*Disposicin final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo
vital, resultado de la valoracin con miras a su conserva cin permanente, a su
eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin.
Eliminacin de Documentos: Es la destruccin de los documentos que han
perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una
Unidad Archivstica.
Eliminacin de documentos: (Art. 25 del Reglamento General de Archivos) Es la
destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico,

21

legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia
para la ciencia y la tecnologa.
Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes
a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.
*Muestreo: Operacin por la cual se extraen unidades documentales
representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efecta durante la
seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos,
temticos, entre otros.
Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histrico o cultural.
*Pieza Documental: Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias
para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre
otros, un acta, un oficio, un informe.
*Produccin Documental: Recepcin o generacin de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Registro de Entrada: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un
archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada.
*Seleccin Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservacin
parcial de la documentacin, por medio de muestreo.
*Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
*Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie
por los tipos documentales que varan de acuerdo con el tramite de cada asunto.
*Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Las Tablas de Retencin, pueden ser generales o especficas de acuerdo con la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institucin, tambin conocidos como documentos facilitativos,
por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las especficas
22

hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo, por ejemplo:

Historias Clnicas, Actas de Sesiones del Congreso.
Desde el punto de vista de la Diplomtica los documentos en su estructura son
generales, pero desde el punto de vista del contenido son especficos. Por ejemplo:
Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.
*Tipo documental: Unidad documental simple. (Vase: Pieza Documental).
Unidad Administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
Unidad Archivstica: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad
archivstica, entre otras: un expediente. Vase: Expediente.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
documental. Pueden ser unidades de conservacin, entre otras, una caja, una
carpeta, un libro o un tomo.
Unidad Documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est
constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios,
formando un expediente.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en
el asunto.
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos
que tienen este valor se conservan permanentemente.
*Valoracin Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios
y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
Cuadro 1. Ciclo Vital del documento

23

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE
GESTI
GESTIN
Documentacin
Activa

ARCHIVO
CENTRAL
Documentacin
Semi-activa

Valores
Primarios

Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico

ARCHIVO
HISTRICO
HIST
Documentacin
Inactiva
Valores
secundarios

Histrico
Cultural

Investigacin
Cientfico

Fuente: Archivo General de la Nacin.

En el ciclo vital del documento, se aprecia las etapas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina -Archivo de Gestin-, y
su conservacin temporal - Archivo Central-, hasta su eliminacin o integracin a un
Archivo Permanente -Archivo Histrico-.

3.3 MARCO JURDICO

La legislacin archivstica es tan esencial a los archivos que su propia existencia y
el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la
normatividad que regule su labor.
La nocin de legislacin archivstica se deriva de los propios archivos y resulta
indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y
el carcter de bien cultural de los archivos histricos.
El ordenamiento jurdico de los centros documentales ha estado estrechamente
ligado a las estructuras polticas y administrativas del estado desde sus propios
orgenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad poltica y ms
exactamente a partir de la nocin de archivos pblicos que deviene del concepto
mismo del poder pblico. 6
Los mandatos constitucionales referentes a la conservacin y salvaguarda del
Patrimonio Cultural de la Nacin, el derecho a la intimidad, el derecho de peticin, el
6

Jorge Palacios Preciado

Director
Archivo General de la Nacin de Colombia

24

derecho a la informacin y el libre acceso a los documentos pblicos, entre otros,

son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la
Poltica Archivstica en el pas.
La normatividad correspondiente a la Administracin de Archivos, para su posterior
desarrollo, esta determinada por las siguientes normas archiv sticas especificas.
3.3.1 CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA
(Artculo 15) derecho a la intimidad, (Artculo 23) derecho a la informacin, (Artculo
72) El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado, (Artculo
74) acceso libre a los documentos pblicos, salvo los casos que establezca la ley.

3.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CDIGOS COLOMBIANOS

Cdigo de Procedimiento Civil: Artculos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264,
268,269, 272, 273, 279, 281, 282.
Cdigo Penal: Artculos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294,
309, 192, 194
Cdigo Procedimiento Penal: Artculos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262,
263, 264, 265, 275
Cdigo Contencioso Administrativo: Artculos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110
Cdigo de Comercio: Artculos 19,27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69,70,
619
Cdigo Sustantivo del Trabajo: Artculos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488,
489
3.3.3 LEYES
LEY 4 DE 1993 Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir
inventariados los documentos de los archivos.
LEY 47 DE 1920 Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.
LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservacin de documentos bancarios.
LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.
LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio
cultural.
LEY 163 DE 1959 Sobre proteccin de patrimonio cultural.
LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmacin y certificacin de archivos.
LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clnicas.

25

LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor.

LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.
LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y
transferencia ilegal de los bienes culturales.
LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco ptico en documentos
tributarios.
LEY 31 de 1992 (Art.54-55) Publicidad, reserva y conservacin documentos Bancos
de la Repblica.
LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia.
LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratacin Administrativa.
LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos.
LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organizacin y funcionamiento de los municipios.
LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupcin (Arts.27 y 79 ).
LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la
Administracin de Justicia (Art.95).
LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.

Artculo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retencin Documental.

Ser obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las
respectivas T.R.D.
LEY 734 DE 2002 Cdigo Disciplinario nico (Artculo 34 numeral, 1,5 y 22 Artculo
35 numeral 8,13 y 21).
LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema
Financiera (Artculo 22).
3.3.4 DECRETOS

Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor
probatorio.

26

Decreto 3354 de 1954 Prohbe adulteracin, recorte y doblez de microfilmes y

prohbe la incineracin de documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacin
del patrimonio histrico, artstico, monumentos.
Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial. (Artculos 106, 107, 113, 114 y 115)
Decreto 1260 de 1970 Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artculos 8, 13 al
16).
Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a
los archivos. (Artculos 1 a 5)
Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnticos en la informacin tributaria. (Art.
633)
Decreto 1798 de 1990 Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
(Artculos 31 a 33)
Decreto 2126 de 1992 Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores
(Artculo 51)
Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Artculo 96)
Decreto 2620 de 1993 Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios
tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Decreto 2649 de 1993 Estatuto Contable. (Artculos 123 y 134)
Decreto 855 de 1994 Contratacin Pblica (Artculo 3)
Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro nico de Proponentes (Artculo
11)
Decreto 1584 de 1994 Documentacin e informacin estrictamente indispensable.
Pargrafo. Conservacin de documentos. Registro proponentes Cmara de
Comercio.
Decreto 1382 de 1995 Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo
General de la Nacin por entidades del orden nacional del sector central de la Rama
Ejecutiva.
Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticacin de documentos originales y uso de
sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad
tenga en su poder; prohbe a las entidades pblicas limitar el uso de tecnologas
para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas
electrnicos de archivos y transmisin de datos. (Artculos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y
29).

27

Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informticos. (Artculos 1, 47, 49 y 62)

Decreto 1094 de 1996 Facturas Electrnicas.
Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de
los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 1725 de 1997 Divisin de documentos DIAN. (Artculo 54)
Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9
informacin laboral empleados).
Decreto 254 de 2000 Expide el rgimen para la liquidacin de las Entidades
Pblicas del Orden Nacional (Artculo 39)
Decreto 2170 de 2002 Reglamenta Estatuto de Contratacin Ley 80 de 1993, y
Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicacin de la Ley
527 de 1999.
Decreto 190 de 2003 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artculo 11,
Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia captulo II
Reconocimiento econmico para la rehabilitacin profesional y tcnica.
Decreto 1145 de 2004 Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema
General de informacin administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia
de las hojas de vida. (Artculo 12)
Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a
las entidades financieras sujetas a toma de posesin y liquidacin forzosa
administrativa.
Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra El Da Nacional de los
Archivos en Colombia.
Decreto 4124 de 2004 Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,
y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Decreto 1227 de 2005 Artculo 49 actualizacin en el Registro Pblico de Carrera
Administrativa, deber estar acompaada de los soportes documentales necesarios.
Decreto 564 de 2006 Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias
Urbansticas. (Art.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia
urbanstica otorgada).

3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACION
Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el
Acuerdo 7 de junio de 1994.

28

Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prrroga el plazo establecido en el Decreto

1382 de 1995, para la presentacin de las tablas de retencin por parte de los
organismos nacionales.
Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos bsicos para la organizacin de
fondos acumulados.
Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el comit Evaluador de Documentos del
Archivo General de la Nacin.
Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de
Archivos
Acuerdo 08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de la
documentacin histrica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General
de la Nacin.
Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentacin de la Tablas de Retencin
Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin,
ordenado por el Decreto 1382 de 1995
Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservacin y organizacin de
documentos.
Acuerdo 12 de 1995 Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994
rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 del
31 de octubre de 2002 Integracin Comit de Archivo de las entidades pblicas en
proceso de liquidacin.
Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan
disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General
de la Nacin.
Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de
junio de 1994 Reglamento General de Archivos rganos de Direccin,
Coordinacin y Asesoras
Acuerdo 027-2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994
Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para la
contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, Reprografa y
conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus
pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos sobre
Responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos.
Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboracin y aplicacin de
las Tablas de Retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de
2000.
Acuerdo 41 de 2002 Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las
entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su
pargrafo, de la Ley 594 de 2000.

29

Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organizacin de los archivos de

gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplan con funciones
pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos
21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 47 de 2000 Desarrolla el artculo 43 del captulo V Acceso a los
Documentos del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos
Restricciones por razones de Conservacin.
Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artculo 59 del Captulo 7 Conservacin de
documentos...del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva,
conservacin y restauracin documental.
Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artculo 61 del captulo 7 Conservacin de
Documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos
Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artculo 49 del ttulo VII Conservacin de
documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de
deterioro de los documentos de arc hivos y situaciones de riesgo
Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artculo 45 Requisitos para la Consulta, del
captulo 5 Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de
Archivos.
Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas
Acuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de 2000

3.3.6 COBERTURA DE LA NORMA

Rama Ejecutiva
Del sector central
Presidencia de la Repblica
Vicepresidencia de la Repblica
Ministerios
Empresas Industriales y Comerciales del Estado
Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales con
Personera Jurdica
Del sector descentralizado por servicios
Empresas Sociales del Estado
Empresas Oficiales de Servicios Pblicos Domiciliarios
Institutos Cientficos y Tecnolgicos
Sociedades Publicas
Sociedades de Economa Mixta
Entidades Administrativas Nacionales con Personera Jurdica, Autonoma
Administrativa y Patrimonio propio
Rama legislativa

30

Congreso de la Repblica
Senado de la Repblica
Cmara de Representantes
Asambleas Departamentales
Consejos Municipales
Rama Judicial
Fiscala General de la Nacin
Consejo Superior de la Judicatura
Jurisdiccin Ordinaria
Corte Suprema de Justicia
Tribunales Superiores de Distrito Judicial
Juzgados
Jurisdiccin Contencioso-Administrativa
Consejo de Estado
Tribunales Administrativos
Juzgados Administrativos
Jurisdiccin Constitucional
Corte Constitucional
Jurisdicciones Especiales
Jurisdiccin Especial para los Pueblos Indgenas
Jurisdiccin de Paz
Ministerio Publico
Procuradura General de la Nacin
Procuraduras Regionales
Procuraduras Departamentales
Procuraduras Distritales
Defensora del Pueblo
Personeras Municipales
rganos de Control Fiscal
Contralora General de la Repblica
Contralora Departamentales
Contraloras Distritales y Municipales
Contadura General de la Nacin
Auditoria General de la Repblica
Organizacin Electoral
Consejo Nacional Electoral
Registradura Nacional del Estado Civil
Delegaciones Departamentales
Registraduras Distritales y Municipales
Organizacin Territorial

31

Departamentos
Municipios
Distritos
Territorios Indgenas
Entidades descentralizadas locales

4. METODOLOGA

La metodologia a seguir se encuentra en concordancia con el manual de Tablas de

Retencin Documental y Transferencias Documentales del Archivo General de la
Nacin, con El decreto 1382 de 1995, que establece la obligatoriedad de las
entidades del orden nacional, del nivel central, de presentar las Tablas de Retencin
Documental al Archivo General de la Nacin entidad creada mediante la Ley 80/89,
como ente rector de la poltica archivstica a nivel nacional.
La Ley 594 de 2000, que establece en su artculo 24 la obligatoriedad para las
entidades del estado, de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin
Documental. Desarrollado por el Acuerdo nmero 39 de 2002 emanado del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin.
La Circular 001 de 2001 del Archivo General de la Nacin, donde establece como
plazo mximo para la presentacin de las Tablas de Retencin Documental, al ente
respectivo, noviembre de 2002. En concordancia con esta norma, la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot, expidi la circular 041 de 2001.
Con base en lo anteriormente sealado se pretende; establecer parmetros para la
produccin de documentos y redisear un programa institucional de gestin
documental, mediante el establecimiento de lineamientos internos para la
generacin, manejo y control de los documentos, que permitir una mayor
organizacin tanto del archivo de gestin como del archivo inactivo.

32

La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la

estructura orgnico-funcional de la Alcalda Local de Fontibn como entidad
productora y receptora de documentos , con el fin de identificar las series y
subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacin.
Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la
Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o
propuestos por los gestores de la documentacin ante las instancias
correspondientes.
En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de
oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y
las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retencin Documental,
avaladas por el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia
correspondiente, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin,
con una gua explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin.

4.1 Pasos metodolgicos7

En la elaboracin de las TRD se contemplan cinco etapas:
1. Investigacin preliminar de la Alcalda Local de Fontibn.
Haciendo nfasis en la relacin que tiene cada dependencia con la produccin y
recepcin documental. Destacndose la recoleccin como el anlisis de la
informacin.
2. Compilacin de la informacin institucional
Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y
cambios estructurales de la Alcalda Local de Fontibn (decretos, acuerdos,
resoluciones.) como entidad que se encuentra a cargo de la Secretaria Distrital de
Gobierno.
Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de
procedimientos.
Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacin de grupos y
asignacin de funciones.
3. Revisin de las oficinas productoras de la informacin
Identific acin y definicin de unidades documentales.
Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de
procedimientos de las dependencias.
Identificacin de valores primarios de la documentacin.
Interpretacin de la informacin rec olectada
Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
7

Acuerdo 39 de 2002 Archivo General de la Nacin

33

4. Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental

- Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental, teniendo como
punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia. Las TRD se presentaran acompaadas de una introduccin y de los
anexos que sustenten el proceso de elaboracin que aseguren su comprensin y
aplicacin.
Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin mediante Acta del
Comit de Archivo de la Alcalda Local de Fontibn.
Ya elaboradas las tablas de retencin Documental se debe hacer su difusin
indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicacin

Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con

la TRD de cada oficina.

Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las Tablas de Retencin

Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte, ejercer funciones de
inspeccin y vigilancia en concordancia con el artculo 32 de la Ley 594 de 2000.
5. Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.
La unidad de Archivo de la Alcalda Local de Fontibn establecer un cronograma
de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin
Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para
atender las modificac iones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento
o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo
de la Alcalda y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.

34

II PARTE
RESULTADOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

5. PRESENTACION
ADMINISTRATIVA

DE

LOS

RESULTADOS

DE

LA

PRACTICA

En concordancia con el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo General de la Nacin y la

metodologa propuesta en este documento encaminado al objetivo primordial de

35

esta practica administrativa como es; Elaborar el estudio tcnico para actualizar y
aplicar las Tablas de Retencin Documental para la Alcalda Local de Fontibn.
Se identificaron las dependencias de la Alcalda Local de Fontibn, as como cada
uno de los grupos de trabajo insertados en la estructura administrativa basados en
la Resolucin 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretara de Gobierno de
Bogot.
Se logr recopilar toda la normatividad vigente en el tema de gestin documental
como lo concerniente a las Tablas de Retencin Documental. Seguidamente se
procedi a realizar el instructivo con el cual ser de mayor facilidad, el manejo de la
informacin por cada uno de los funcionarios de la Alcalda; Con esto se obtendrn
ptimos resultados a la hora de involucrar a la Alcalda Local de Fontibn en los
procesos de gestin documental basados en las directrices impartidas por el
Archivo General de la Nacin como el de las normas Distritales estipuladas por el
Archivo de Bogot.
Durante el proceso de esta prctica administrativa se detectaron dificultades
relacionadas con la gestin documental, ya que la Alcalda Local de Fontibn no
cuenta hasta el momento con el comit de Archivo, encargado de formular las
directrices a seguir por cada una de las dependencias de la entidad. Esta falencia
no permite tener los lineamientos necesarios frente a la entrega de documentos que
se realiza de manera peridica al Archivo Central como tampoco ha permitido la
generalizacin de conceptos archivsticos ni la debida implementacin de las Tablas
e Retencin Documental.
Para la presentacin de las Tablas de Retencin documental en la Alcalda Local de
Fontibn es necesario conocer detalladamente el manual de funciones de cada una
de sus dependencias, a continuacin se presenta esta informacin para acercarse
al esquema que maneja la Alcalda como entidad directamente dependiente de la
Secretara de Gobierno Distrital.

5.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS

DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON
5.1.1 Acalde Local
Corresponde al Alcalde Local el ejercicio de las atribuciones que le confiere el
artculo 86 del Decreto Ley 1421 de 1993 y dems que le asignen la Constitucin, la
Ley 1 de 1992, la Resolucin 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretara de
Gobierno de Bogot; Por la cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de
Competencias Laborales para los em pleos de la Planta de Personal de la Secretara
de Gobierno de Bogot, D.C. Son atribuciones del Alcalde Local:

Cumplir y hacer cumplir la Constitucin, la ley, las dems normas nacionales

aplicables, los acuerdos Distritales y locales y las decisiones de las
autoridades Distritales.
Reglamentar los respectivos acuerdos locales.

36

Cumplir las funciones que les fijen y deleguen el Concejo, el Alcalde Mayor,
las juntas administradoras locales y otras autoridades Distritales.
Coordinar la accin administrativa del Distrito en la localidad.
Propender por la tranquilidad y seguridad ciudadanas conforme a las
disposiciones vigentes , contribuir a la conservacin del orden pblico en su
localidad y con la ayuda de las autoridades nacionales y Distritales,
restablecerlo cuando fuere turbado.
Vigilar el cumplimiento de las normas vigentes sobre el desarrollo urbano,
uso del suelo y reforma urbana. De acuerdo con stas mismas normas
expedir o negar los permisos de funcionamiento que soliciten los particulares.
Dictar los actos y ejecutar las operaciones necesarias para la proteccin,
recuperacin y conservacin del espacio pblico, el patrimonio cultural
arquitectnico e histrico, los monumentos de la localidad, los recursos
naturales y el ambiente, con sujecin a la ley, a las normas nacionales
aplicables y a los acuerdos Distritales y locales.
Conceptuar ante el Secretario de Gobierno sobre la expedicin de permisos
para la realizacin de juegos, rifas y espectculos pblicos en la localidad.
Conocer de los procesos relacionados con violacin de las normas sobre
construccin de obras y urbanismo e imponer las sanciones
correspondientes.
Expedir los permisos de demolicin en los casos de inmuebles que
amenazan ruina, previo concepto favorable de la entidad Distrital de
planeacin.
Vigilar y controlar la prestacin de servicios, la construccin de obras y el
ejercicio de funciones pblicas por parte de las autoridades Distritales o de
personas particulares.
Ejercer de acuerdo con la ley, el control de precios, pesas y medidas y
emprender las acciones necesarias para evitar o sancionar el acaparamiento
y la especulacin.
Expedir los actos, realizar las operaciones y suscribir los dems documentos
que fueren necesarios para garantizar la ejecucin de las apropiaciones de
los presupuestos de los fondos locales y de los contratos que con base en
los mismos se hubieren celebrado.
Ordenar el pago de las obligaciones adquiridas por el fondo, encargndose
de tramitar ante la Tesorera Distrital las cuentas de cobro a que hubiere
lugar para la obtencin de los desembolsos respectivos.
Tramitar, celebrar y ejecutar de los convenios nter-administrativos que
requieran los Fondos de Desarrollo Local para la ejecucin de su
presupuesto, independientemente de su objeto o cuanta.
Tramitar, adjudicar, firmar y ejecutar los contratos y convenios necesarios
para la recepcin, administracin y entrega de las plazas de mercado e
instalaciones deportivas.
Tramitar, Expedir y firmar ordenes de trabajo, compra o suministro y servicio
de conformidad con la cuanta prevista por el pargrafo del artculo 39 de la
Ley 80 de 1993.
Tramitar, seleccionar y celebrar contratos cuya cuanta, segn lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, permita la contratacin
directa.

37

Tramitar de las licitaciones o concursos pblicos, su adjudicacin y

celebracin de los respectivos contratos cuando la cuanta no exceda los dos
mil (2000) salarios mnimos legales mensuales.
Informar mensualmente a la Secretara de Gobierno los trmites que se
adelanten y los contratos que se celebren.
Dirigir, coordinar, controlar y asesorar las actividades que de acuerdo con los
objetivos del Fondo de Desarrollo Local, deban cumplir los empleados
adscritos a l.
Coordinar, dirigir y controlar todo lo concerniente al proceso presupuestal y
contable del Fondo de Desarrollo Local, presentando a la Junta
Administradora Local los proyectos que sta deba adoptar, conforme a las
normas vigentes.
Controlar la correcta ejecucin del presupuesto asignado al Fondo de
Desarrollo Local.
Coordinar el buen funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local, velando por
la seguridad y correcta destinacin de los bienes adquiridos.
Autorizar con su firma la correspondencia, informes, actas y dems
documentos que se generen en el Fondo de Des arrollo Local, de acuerdo
con la reglamentacin interna y las disposiciones vigentes.
Propender porque el personal adscrito al Fondo de Desarrollo Local, cumpla
cabalmente con sus funciones, reglamentos y disposiciones vigentes .
Propender por la implantacin y aplicacin del Manual de Control Interno que
regule las actividades del Fondo de Desarrollo Local.
Atender oportunamente los informes y requerimientos que respecto del
Fondo de Desarrollo Local, solicite la Junta Administradora Local.
Informar al Alcalde Mayor de Bogot, D.C., sobre las irregularidades que se
presenten en ejercicio de las actividades del Fondo de Desarrollo Local.
Informar a la Direccin de Asuntos Disciplinarios de la Secretara de
Gobierno sobre las posibles faltas disciplinarias en que inc urran los
empleados a su cargo.
Expedir y autenticar las certificaciones y copias solicitadas por Fondo de
Desarrollo Local.
Dirigir, coordinar y supervisar los empleados ubicados en la localidad y el
desempeo de estos y propender por el adecuado cumplimiento de las
funciones asignados a estos.
Participar en los procesos de seleccin, administracin y desarrollo de
personal a su cargo, conforme a las disposiciones que regulan la carrera
administrativa y la administracin de personal de la Secretara.
Responder por la alimentacin y actualizacin del sistema de informacin
que adopte la entidad, en el rea de su desempeo.
Dirigir la atencin oportuna de las acciones de tutela, cumplimiento,
populares y derechos de peticin que sean de su competencia.
Propiciar la aplicacin de indicadores de gestin, estndares de desempeo
y mecanismos de evaluacin y control de los procesos a cargo de la
dependencia.
Orientar la elaboracin y actualizacin del manual de procedimientos de la
dependencia en concordanc ia con las directrices que se establezcan para tal
fin.
Propiciar la cultura del autocontrol en la dependencia a su cargo.

38

Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la

naturaleza del cargo.

5.1.2 Despacho del Alcalde Local

Coordinar las audiencias, reuniones, eventos dems compromisos oficiales

que el Alcalde Local deba atender, as como llevar la agenda
correspondiente de conformidad con las instrucciones por l impartidas.

Transcribir la correspondencia y documentacin que se origine en el

despacho de la Alcalda Local.
Comunicar telefnicamente al Alcalde Local con las personas que sean
requeridas por ste y recibir, registrar y comunicar las llamadas y mensajes
que se hagan a su despacho.
Tomar los dictados que el Alcalde Local requiera y preparar la
correspondencia de acuerdo con las instrucciones que reciba sobre el
particular.
Radicar y distribuir la correspondencia preparada y recibida en el despacho
del Alcalde Local de conformidad con el sistema o procedimientos
establecidos sobre el particular.
Tramitar para la firma del Alcalde Local de la dependencia, la
correspondencia y dems documentos recibidos en el despacho.
Organizar y administrar el archivo oficial del despacho del Alcalde Local, de
acuerdo con las normas, manuales, mtodos y procedimientos establecidos
sobre el particular.
Atender e informar al pblico sobre los asuntos y trmites propios de
despacho del Alcalde Local, de conformidad con las instrucciones y
recomendaciones que reciba sobre el particular.
Llevar el control peridico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin
de determinar las necesidades reales de los mismos y preparar y solicitar
oportunamente los requerimientos correspondientes.
Informar al Alcalde Local, oportunamente, sobre inconsistencias e
irregularidades observadas en relacin con los asuntos, elementos o
documentacin encomendada o que se tramite en la dependencia.
Propender por la buena organizacin, orden y presentacin del despacho de
la Alcalda Local y la atencin oportuna de los servicios administrativos
internos que ste requiera.
Manejar los programas de informtica instalados en la dependencia.
Llevar a cabo el control interno sobre las funciones propias del cargo.
Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.

5.1.3 Junta Administradora local

La Constitucin Nacional y El Decreto 1421 asignan funciones a los Ediles como
representantes de los diferentes sectores de la Localidad ante las autoridades

39

gubernamentales. El Artculo 69 del Estatuto del Distrito Capital establece las

funciones de los miembros de las JAL:
ARTICULO. 69.- Atribuciones de las juntas. De conformidad con la Constitucin, la
ley, los acuerdos del concejo y los decretos del alcalde mayor, corresponde a las
juntas administradoras:

Adoptar el plan de desarrollo local en concordancia con el plan general de

desarrollo econmico y social y de obras pblicas y el plan general de
ordenamiento fsico del distrito, previa audiencia de las organizaciones
sociales, cvicas y populares de la localidad.
Vigilar y controlar, la prestacin de los servicios distritales en su localidad y
las inversiones que en ella se realicen con recursos pblicos.
Presentar proyectos de inversin ante las autoridades nacionales y distritales
encargadas de la elaboracin de los respectivos planes de inversin.
Aprobar el presupuesto anual del respectivo fondo de desarrollo, previo
concepto favorable del consejo distrital de poltica econmica y fiscal, y de
conformidad con los programas y proyectos del plan de desarrollo local. En
ningn caso el valor de cada una de las apropiaciones podr ser inferior al
monto de cien (100) salarios mnimos mensuales legales. No podrn hacer
apropiaciones para la iniciacin de nuevas obras mientras no estn
terminadas las que se hubieren iniciado en la respectiva localidad para el
mismo servicio.
Cumplir las funciones que en materia de servicios pblicos, construccin de
obras y ejercicio de atribuciones administrativas les asignen la ley y les
deleguen las autoridades nacionales y distritales.
Preservar y hacer respetar el espacio pblico. En virtud de esta atribucin
podrn reglamentar su uso para la realizacin de actos culturales, deportivos,
recrea-cionales o de mercados temporales y ordenar el cobro de derechos
por tal concepto, que el respectivo fondo de desarrollo destinar al
mejoramiento del espacio pblico de la localidad, de acuerdo con los
parmetros que fije el concejo distrital.
Promover la participacin y veedura ciudadana y com unitaria en manejo y
control de los asuntos pblicos.
Presentar al concejo distrital proyectos de acuerdo relacionados con la
localidad que no sean de la iniciativa privativa del alcalde mayor.
Vigilar la ejecucin de los contratos en la localidad y formular ante las
autoridades competentes las recomendaciones que estimen convenientes
para el mejor desarrollo de esos contratos. En ejercicio de esta funcin los
ediles podrn solicitar y obtener los informes y dems documentos que
requieran.
Promover las campaas necesarias para la proteccin y recuperacin de los
recursos naturales y del medio ambiente en la localidad.
Solicitar informes a las autoridades distritales, quienes deben expedirlos
dentro de los diez (10) das siguientes. Su omisin injustificada constituye
causal de mala conducta.
Participar en la elaboracin del plan general de desarrollo econmico, social
y de obras pblicas.

40

Ejercer la veedura que proceda sobre los elementos, maquinaria y dems

bienes que la administracin distrital destine a la localidad.
Ejercer las dems funciones que les asignen la Constitucin, la ley, los
acuerdos distritales y los decretos del alcalde mayor.

5.1.4 Grupo de Gestin Jurdica

Estudiar, tramitar y sustanciar los procesos relacionados con violacin de las

normas sobre construccin de obras y urbanismo de competencia del Alcalde
Local.
Proyectar los actos administrativos relacionados con la violacin de las
normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana cuya competencia
es del Alcalde Local para su aprobacin y refrendacin.
Asesorar al Alcalde Local en los asuntos relacionados con la violacin de las
normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana, construccin de
obras y urbanismo.
Contestar y elaborar la correspondencia de acuerdo a lo sealado por el
Alcalde Local.
Realizar las visitas y/o diligencias que le sean encomendadas por el superior
inmediato relacionadas con la violacin de las normas relacionadas con el
desarrollo urbano y reforma urbana.
Atender al pblico personal y telefnicamente suministrando informacin y
orientacin requerida.
Responder por los trabajos asignados y preparar los informes sobre las
actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad que le sean
requeridas.
Desarrollar mtodos y polticas sobre prevencin al cumplimiento de las
normas vigentes sobre desarrollo urbano, uso del suelo, reforma urbana y
violacin de las normas sobre construccin de obras y urbanismo.
Responder por el trmite, manejo y seguridad de los asuntos y actuaciones
administrativas que le sean asignadas y verificar que renan los requisitos y
formalidades exigidos por la ley.
Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.

5.1.5 Inspeccin de Polica

Coordinar y responder la correspondencia recibida y enviada a la Secretara

General de Inspecciones de Polica y dems trmites que para tal fin
establezca el Alcalde Local a travs del grupo de eficiencia institucional.
Brindar la informacin que requieran los particulares y orientarlos sobre los
asuntos tramitados en la Secretara General.

41

5.1.6

Practicar el reparto de los asuntos propios de las Inspecciones con la

periodicidad requerida, en la misma proporcin para cada una de las
inspecciones de la localidad salvo en aquellas en que se encuentre vacante
el empleo de Inspector de Polica.
Expedir y verificar las rdenes de polica tendientes a eliminar y prevenir la
existencia de hechos perturbatorios de la salubridad, seguridad, tranquilidad
y moralidad publicas, de conformidad con las normas que regulan la materia.
Conocer de los asuntos que por ley sean de su competencia.
Actuar cono conciliador en la solucin de conflictos relacionados con
querellas.
Dirigir, coordinar y participar en el trabajo del equipo interdisciplinario a su
cargo, as como con los Inspectores de Polica, conforme a las polticas que
para tal fin establezca el Alcalde Local a travs del Coordinador del grupo de
Convivencia y Seguridad Ciudadana.
Realizar reuniones peridicas con el personal a cargo para efectos de
analizar las actividades desarrolladas por la Secretara General y realizar la
respectiva retroalimentacin.
Presidir audiencias de conciliacin y no conciliacin sobre los asuntos de su
competencia, conforme a los mecanismos establecidos para tal fin.
Elaborar los informes requeridos y referentes a las labores de la dependencia
y cargo.
Promover la realizacin de campaas cvicas al servicio de la comunidad.
Promover actividades orientadas al buen uso de la Secretara General por
parte del ciudadano.
Coordinar con los Inspectores de Polica, las acciones de acercamiento a la
comunidad de acuerdo con sus competencias.
Dirigir, supervisar y evaluar el desempeo y cumplimiento de las funciones
asignadas al personal asignado a la Secretara General.
Tramitar y proyectar la respuesta a los derechos de peticin y dems
requerimientos sobre asuntos que deba conocer la Secretara General.
Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.

Grupo de Gestin Administrativa y Financiera

Efectuar las tareas que conduzcan al apoyo del superior inmediato en el

impulso y consolidacin de mecanismos que aseguren el control social sobre
la gestin local.
Apoyar al superior inmediato en el impulso de las estrategias de
participacin, ejecucin y seguimiento de las polticas, planes, programas y
proyectos de la administracin local.

42

Organizar y actualizar el Banco de Programas y Proyectos Local.

Realizar las tareas conducentes a garantizar el desarrollo de los trmites
necesarios para la debida formulacin, evaluacin, aval tcnico, registro y
ejecucin de los proyectos de inversin de cada localidad.
Atender y orientar a los ciudadanos sobre los asuntos de planeacin,
participacin y desarrollo local.
Crear y actualizar permanentemente una base de datos que contenga
informacin sobre las organizaciones sociales, polticas, econmicas y
culturales que trabajan en la localidad, as como de las instituciones y de los
lderes locales.
Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia.
Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.
Apoyar al Alcalde Local en la tramitacin, expedicin y firma de las rdenes
de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuanta
prevista en la Ley 80 de 1993.
Elaborar y suministrar los modelos de rdenes respectivos de trabajo,
compra o suministros y servicio.
Apoyar al Alcalde Local en la tramitacin de las licitaciones o concursos
pblicos, su adjudicacin y celebracin de los respectivos contratos en las
cuantas que, mediante delegacin, fije el Alcalde Mayor.
Elaborar los respectivos pliegos de condiciones para licitaciones y trminos
de referencia para concursos de mritos, de conformidad con las
disposiciones que reglamenta la materia.
Resolver consultan, prestar asistencia y emitir conceptos en los asuntos de
su competencia.
Elaborar o conceptuar sobre la juridicidad de los proyectos del acto
administrativo sometidos a su consideracin, que la Alcalda Local y el Fondo
de Desarrollo deban expedir.
Revisar los documentos relacionados con trmites administrativos en lo
referente a aspectos legales a fin de garantizar su validez jurdica.
Revisar y conceptuar sobre el proceso de tramitacin, adjudicacin,
celebracin, ejecucin y liquidacin de los contratos que le corresponda
celebrar a la Alcalda Local, conforme a las facultades conferidas por la Ley
80 de 1993 y dems normas legales sobre la materia.
Atender e informar a los diferentes contratistas del Fondo e Desarrollo Local,
para lograr un mayor perfeccionamiento en la ejecucin de los contratos
celebrados.
Establecer y aprobar el monto y cubrimiento de riesgos de las plizas nicas
exigidas en la Ley 80 de 1993, para garantizar la celebracin de los contratos
y aquellas requeridas para asegurar el manejo de bienes y valores del Fondo
de Desarrollo Local.
Llevar un registro permanente y actualizado de los contratos suscritos por el
Fondo de Desarrollo Local, detallando el nombre del contratista, objeto, valor,
plizas, fecha de iniciacin y probable terminacin del contrato, cantidad de
pagos anticipos y montos de ajustes.
Elaborar con base en la pre-acta tcnica realizada por el interventor, la
revisin jurdica de las actas.

43

Rendir los informes pertinentes de control de gestin que le soliciten las

entidades de control.
Atender las solicitudes del Fondo de Desarrollo Local en materia jurdica por
parte de la Secretara de Gobierno, la Secretara de Hacienda y los dems
organismos de vigilancia y de control.
Llevar el control interno sobre las funciones propias de su cargo.
Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia.
Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la
naturaleza del cargo.

6. INSTRUCTIVO DE APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL

6.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Definicin e importancia
Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Alcalda Local de Fontibn se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas
de Retencin Documental, ya que estas:

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.

Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de

retencin en ella estipulados.

Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter

permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental
son fundamentales porque:

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo

Total.

44

Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin

administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.

6.2 Componentes de la Tabla de Retencin Documental

Oficina Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependencia

seguido de su correspondiente cdigo.

Hoja ___ De ___: Hace referencia al nmero individual y total de hojas utilizadas
para la presentacin de la Tabla de Retencin Documental de cada dependencia
de la Alcalda Local de Fontibn.
Ej:

Hoja 1 De 2
Hoja 2 De 2

Cdigo: Est conformado por el cdigo de la dependencia identificado en la

casilla que aparece con la letra D; a continuacin el Cdigo de la Serie
identificada en la casilla que aperece con la letra S; y el cdigo de la Subserie
identificado en la casilla que aparece con las letras SB.
Ej:
D

GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Corresponde al Cdigo asignado a

120920 Alcalda Local de Fontibn.
S

una

Dependencia de la

Contrato
Corresponde al Cdigo asignado a una Serie documental.

019
SB

Orden de prestacion de servicios

Corresponde al Cdigo asignado a una SubSerie documental.

02

Cmo se debe leer en la Tabla de Retencin Documental:

120920-019-02
Informe de Gestin, de la Contratacin de una Orden de
Prestacin de Servicios que por funcin es responsabilidad del Grupo de Gestin
Administrativa y Financiera.

45

Series Documentales: En esta columna aparece el nombre de las series

documentales, escritas en mayscula sostenida. Posteriormente, cuando se da
el caso, aparecen los nombres de las Subseries documentales, identificadas en
Mayscula Inicial y negrilla. Cuando sea el caso aparecen los tipos
documentales que integran la serie o subserie documental respectivamente,
estos se hallan identificados con un (*) en escritura normal.

Ej:
PROGRAMAS = Serie Documental
Programas de Bienestar Social = Subserie Documental
*Diagnstico de Necesidades
*Planillas de Inscripcin
=Tipos Documentales
*Informes de actividades

Retencin en Aos: Es el tiempo que se debe mantener las series o subseries

documentales en el archivo de gestin, una vez cumplida su vigencia, luego
hacer su respectiva entrega al archivo central, de acuerdo con la TRD.
Retencin en Aos
AG
AC
4
15

Cmo se debe leer en la Tabla de Retencin Documental esta informacin:

Conserve en el archivo de gestin cuatro aos despus de cumplida su vigencia y
transfierase al archivo central, donde se debe conservar por quince aos ms.

Tradicin Documental: En esta casilla se consigna si las Series, Subseries y

Tipos Documentales que se conservan en la oficina productora, durante todo el
proceso de la gestin documental, son originales o copias.

Ej:
SERIES
DOCUMENTALES
Informes de gestin

TRADICION
DOCUMENTAL
O
C
X

Para el ejemplo anterior las dependencias productoras de documentos conservarn

copia de los informes de gestin.

Disposicin Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a recibir la

serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retencin en el
Archivo de Gestin y/o Central.

46

Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la Disposicin
final:
CT: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie
Documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histrico.
E: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie
Documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de
retencin en el Archivo de Gestin o en el Archivo Central, segn el caso.
S: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie
Documental debe ser sometida a una seleccin, para lo cual se aplica el mtodo
de muestreo contemplado para conservar parte de la informacin.
CT y M: Cuando se marcan estas dos opciones se debe interpretar que la Serie o
Subserie Documental se conserva totalmente por ser considerada de valor
histrico y se sugiere efectuar Microfilmacin, con el objeto de preservar el
documento en soporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado.
S y M: Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse una
muestra de la Serie o Subserie Documental y la documentacin resultante de
este proceso se debe Microfilmar.

Ej:
DISPOSICIN FINAL
CT
E
M
S
X
X

El ejemplo ilustra el caso en que la serie documental debe ser conservada

totalmente y se sugiere la microfilmacin, para garantizar la preservacin del
documento en soporte papel.

Procedimiento: En esta columna se establece el proceso que se debe aplicar

a aquellas Series o Subseries Documentales que segn su disposicin final
deben ser seleccionadas o eliminadas.

Ej:
SERIES DOCUMENTALES

Contrato UEL Salud

DISPOSICION
FINAL
CT
E
M S
X

PROCEDIMIENTO

Documentos indispensables de gestin

47

En el ejemplo anterior, la serie Contrato UEL Salud, debe ser Conservada

Totalmente; su retencin en los archivos de gestin y central, por tratarse de
documentacin necesaria para la gestin.

6.3 ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN

6.3.1Aplicacin de la Tabla de Retencin Documental

La organizacin de los archivos de gestin debe partir de la Tabla de Retencin de
Documentos al interior de la Alcalda Local de Fontibn, la cual debe estar
aprobada por parte del Comit de Archivo y adoptada mediante acto administrativo.
Igualmente cabe resaltar que la Tabla de Retencin Documental debe ser sometida
a evaluacin y actualizacin como mnimo una vez al ao, labor que estar bajo la
responsabilidad del Grupo de Archivo de la Alcaldia Local de Fontibn, previendo la
aplicacin de los lineamientos que en tal sentido imparta el Archivo General de la
Nacin o el ente rector de la poltica Archivistca a Nivel Distrital.

7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN Y APLICACION DE LAS

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Se elaborar segn las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo,

para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos,
reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retencin Doc umental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos,
debern ser evaluadas por el jefe de Archivo y presentadas al Comit de Archivo de
la Alcalda para su estudio y aprobacin.
Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisin y actualizacin
peridica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo

48

mnimo de dos aos se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han

surgido cambios en la produccin documental.
7.1 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL
Se presentan los cuadros de Tablas de Retencin Documental, para cada una de
las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente;
teniendo en cuenta el anlisis e interpretacin realizada en las etapas anteriores.

A continuacin se presenta el Listado de series y subseries de las alcaldas locales

por dependencias, como parte de este instructivo el cual sirve como gua para
estandarizar el proceso de incersin documental en las Tablas de Retencin
Documental.

Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldas locales por orden alfabetico

CODIGOS

DENOMINACION SERIES Y SUBSERIES

DOCUMENTALES

SGB PARA
SERIE Y
ALCALDIAS SUBSERIE
LOCALES
1209
00100
ACCION DE CUMPLIMIENTO
1209

00200

ACCION DE TUTELA

1209

00300

ACCION POPULAR

1209

00400

1209

00401

Comit Local de
Discapacitados
Comit
de
Inventarios

49

1209

00402

1209

00403

1209

00404

1209

00405

1209

00406

1209

00407

1209

00408

Comit Local
Emergencias
Comit Local
Participacin
Comunitaria
Comit Local
Poltica Social
Consejo Local
Gobierno
Consejo Local
Juventudes
Consejo Local
Seguridad
De Diligencia

1209

00409

De Reparto

1209

00410

1209

00500

1209

00600

1209

00601

1209

00602

1209

00603

1209

00604

1209

00605

1209

00606

1209

00607

Por Ingresos

1209

00608

1209

00609

Por Movimientos
de Almacn
Por
Registros
Presupuestales
Constituidos

ACTAS

de
de

de
de
de
de

CIRCULARES LOCALES

Por Ajustes y/o

Reclasificaciones
Contables
Por
Amortizaciones
Por Cuentas Por
Cobrar
Por Cuentas Por
Pagar
Por
Depreciaciones
Por
Disponibilidades
Expedidas
Por Egresos
COMPROBANTES DE DIARIO

50

1209

00610

1209

00700

CONCEPTOS DE VIABILIDAD

1209

00800

CONCILIACIONES CONTABLES

1209

00900

CONSEJOS
LOCALES
PLANEACION

1209

01000

1209

01001

DE

CONTRATOS

Con Formalidades
Plenas
Sin Formalidades
Plenas (Ordenes
de
Servicio,
Ordenes
de
Compra, Ordenes
de Suministro)

1209

01002

1209

01100

Operativos

1209

01101

1209

01102

Mascotas de Raza
Peligrosa
Perifoneo

1209

01103

1209

01200

1209

01300

CONVENIOS
INTERADMINISTRATIVOS
DECRETOS LOCALES

1209

01400

DERECHOS DE PETICIN

1209

04500

DESPACHOS COMISORIOS

1209

01501

1209

01502

1209

01600

1209

01700

1209

01800

1209

01900

CONTROL

Inspeccin
de
Polica
Secretara General
de Polica

ELABORACION
DE
PRESUPUESTO
ENCUENTROS
CIUDADANOS
TEMTICOS
ENTRADAS DE ALMACEN
Planes
Mejoramiento

de

51

1209

01901

1209

01902

1209

01903

1209

01904

1209

01905

1209

02000

1209

02001

1209

02002

1209

02003

1209

02004

1209

02100

1209

02101

1209

02102

1209

02103

1209

02200

1209

02201

1209

02202

1209

02203

INFORMES A ORGANISMOS DE
CONTROL

Rendicin
de
Cuenta Anual a la
Contralora
Rendicin
de
Cuenta Mensual a
la Contralora
Rendicin
de
Cuenta Semestral
a la Contralora
Trimestral
a
Personera

Extraordinarios

INFORMES
ENTIDADES

INFORMES DE GESTION

Mensual
a
Contabilidad
Distrital
OTRAS Mensual
de
Ejecucin
Presupuestal
Programa Anual
de
Caja
Mensualizado

Actividades
Dependencias
Alcalda Local
Coordinacin
Programacin
Trimestral
Control Interno

Antitrfico
Influencias
Auxiliar

LIBROS

y
a

de

Control
Constancia
por
Perdida
de
Documentos
Control
de
Atencin
Ciudadana
en
Secretaria General
e Inspecciones de

52

Polica
1209

02204

Control
Peticiones
Control
Publicaciones
Avisos
Diario

1209

02205

1209

02206

1209

02207

1209

02208

Entrega
Despachos
Comisorios
Mayor y Balances

1209

02209

Presupuesto

1209

02210

1209

02211

1209

02212

1209

02213

1209

02214

1209

02215

1209

02216

1209

02217

1209

02218

Programacin
Fechas
de
Despachos
Comisorios
Radicador
de
Correspondencia
Radicador
de
Resoluciones
Coordinacin
Jurdica
Radicador
Despachos
Comisorios
Inspeccin
de
Polica
Radicador
Despachos
Comisorios
Secretaria General
Radicador
Querellas
Contravencionales
Radicador
Querellas
Convivencia
y
Vecindad
Radicador
Querellas
Policivas
Radicador
Querellas
por
Amenaza de Ruina

LIBROS

de
de
y

53

1209

02219

1209

02220

1209

02221

Radicador
Querellas
por
Establecimientos
de Comercio
Radicador
Querellas
por
Rgimen
Urbanstico
Radicador
Querellas
por
Restitucin
de
Espacio Pblico
Registro
de
Proyectos Locales
Registro Usuarios
UMC

LIBROS

1209

02222

1209

02223

1209

02224

1209

02300

1209

02400

1209

02500

LISTADO
MENSUAL
ORDENES DE PAGO
MEDIACIONES
CONCILIACIONES
ORDENES DE PAGO

1209

02600

ORDENES DE POLICIA

1209

02700

1209

02701

1209

02702

1209

02800

1209

02801

1209

02802

1209

02900

PLAN DE ACCION ANUAL UMC

1209

03000

PLAN DE DESARROLLO LOCAL

1209

03100

PROYECTOS LOCALES

1209

03200

DE
Y

Honorarios Ediles

PAGOS NO CONTRACTUALES

PERSONERIAS JURIDICAS

Servicios Pblicos

Asociaciones
Vecinos
Propiedad
Horizontal

de

Atencin
Inmediata

54

1209

03201

Trabajo
Comunitario

1209

03202

1209

03300

Amenaza de Ruina

1209

03301

Contravencionales

1209

03302

1209

03303

1209

03304

Convivencia
y
Vecindad
Establecimientos
de Comercio
Policivas

1209

03305

1209

03306

1209

03307

1209

03400

1209

03500

QUEJAS

QUERELLAS

Rgimen
Urbanstico
Restitucin
de
Espacio Pblico

RESOLUCIONES
ALCALDE
LOCAL
SALIDAS DE ALMACEN

Fuente Lus Argemiro Malambo Martnez

Asesor Acadmico ESAP

Cada Seccin Documental se estructura en Series y Subseries documentales, de

acuerdo con el orden lgico como se producen y deben conservarse8

El Reglamento General de Archivos define la Serie Documental as: Conjunto de unidades

documentales de estructura y contenido homogneo, emanados de un mismo rgano o sujeto
productor.

55

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

DESPACHO ALCALDE

CDIGOS
OFICINA

Serie

120910

001

120910

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales
Subserie

RETENCIN
ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIN FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

4A

15A

Esta serie documental se rige por las

siguientes normas: Ley 393/1997

002

ACCION DE
CUMPLIMIENTO
ACCION DE TUTELA

4A

15A

Esta serie documental se rige por las

siguientes normas: Decreto Ley 2591/1991

120910

003

ACCION POPULAR

4A

15A

Esta serie documental se rige por las

siguientes normas: Resolucin 472/98

120910

004

ACTAS

4A

15A

120910

004

01

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las

siguientes normas: Acuerdo 22/1999 Art. 5.
del Consejo Distrital

120910

004

03

Comit Local de
Discapacitados
Comit Local de
Emergencias

4A

15A

120910

004

04

4A

15A

120910

004

05

Comit Local de
Participacin Comunitaria
Comit Local de Poltica
Social

Esta subserie documental se rige por las

siguientes normas: Resolucin 402/2001
Numeral 6 de la Secretara de Gobierno
Distrital
Esta subserie documental se rigebajo el
Decreto 1421/1993 Estatuto Orgnico de
Bogot.

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las

siguientes normas: Decreto 679/2001

120910

004

06

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las

siguientes normas: Decreto 98/2002

120910

004

07

Consejo Local de
Gobierno
Consejo Local de
Juventudes

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las

siguientes normas: Decreto 858/2001

120910

004

08

Consejo Local de
Seguridad

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las

siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital y el Dfecreto
Distrital 665/2000

120910

005

CIRCULARES LOCALES

4A

15A

Esta serie documental se rige por las

siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital

56

Estos documentos solo se conservan en

Copia puesto que su respectivo Original es
enviado a una Entidad Competente. La
consulta se har en los Archivos de la Alcalda
Local por un tiempo de 6 aos, luego de los
cuales se podr consultar su destino y
caractersticas generales a travs de los libros
radicadores de correspondencia respectivos.
Los decretos locales son considerados
documentos histricos desde su creacin,
razn por la cual su conserv acin es
permanente. Esta serie documental se rige
bajo la siguiente norma: Decreto 1421/1993

13
10

005

CONCEPTOS DE
VIABILIDAD

4A

15A

120910

013

DECRETOS LOCALES

4A

Permanente

120910

020

INFORMES A OTRAS
ENTIDADES

4A

15A

Esta serie documental se rige por las

siguientes normas: Resolucines 402/2001 de
la Secretara de Gobierno Distrital y
1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120910

020

Extraordinarios

4A

15A

Estos Informes hacen referencia a aquellos

requerimientos explcitos que solicitan Otras
Entidades Competentes, diferentes de
aquellos informes que se llevan a cabo de
forma regular y estn tipificados en las TRD
de la Entidad como informes a organismos de
control o informes de gestin

120910

022

120910

022

120910

034

01

Estos Libros son el resultado y reflejo de los

trmites de correspondencia de conformidad
con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo
de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y
Resolucin 402/2001

LIBROS

01

Antitrfico de Influencias

4A

15A

Este libro fue adoptado por la Secretara de

Gobierno como un complemento de
prevencin a la luz del Estatuto Anticorrupcin

RESOLUCIONES
ALCALDE LOCAL

4A

Permanente

Las resoluciones locales son considerados

documentos histricos desde su creacin,
razn por la cual su conservacin es
permanente. Esta serie documental se rige
bajo la siguiente norma:

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

57

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

ALMACEN

CDIGOS

SERIES,
Subseries y Tipos
Documentales

OFICINA

Serie Subserie

RETENCIN

ARCHIVO GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIN FINAL

CT

PROCEDIMIENTO

ACTAS

4A

15 A

Comit de
Inventarios

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las

siguientes normas: Ley 603

120921 018

ENTRADAS
DE
ALMACEN

4A

15 A

Esta serie documental se rige por las

siguientes normas: Resolucin 001/2002
de la Secretara de Hacienda Distrital y la
resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor
de Bogot.

120921 035

SALIDAS
DE
ALMACEN

4A

15A

Esta serie documental se rige por las

siguientes normas:Resolucin 001/2002 de
la Secretara de Hacienda Distrital y la
resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor
de Bogot.

120921 004

120921 004

02

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total
E = Eliminacin

M=
Microfilmacin
D = Digitalizacin

S = Seleccin

O = Original

Firma
Responsable:__________________________________________________________
Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

58

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

CONTABILIDAD

CDIGOS
OFICINA

Serie

120923

006

120923

006

120923

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales
Subserie

RETENCIN
ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIN FINAL
CT

COMPROBANTES DE
DIARIO

4A

15A

01

Por Ajustes y/o

Reclasificaciones
Contables

4A

15A

006

02

Por Amortizaciones

4A

15A

120923

006

03

Por Cuentas Por Cobrar

4A

15A

120923

006

04

Por Cuentas Por Pagar

4A

15A

120923

006

05

Por Depreciaciones

4A

15A

120923

006

06

4A

15A

120923

006

07

4A

15A

120923

006

08

Por Disponibilidades
Expedidas
Por Egresos
Por Ingresos

4A

15A

120923

006

09

Por Movimientos de
Almacen

4A

15A

120923

006

10

Por Registros
Presupuestales
Constituidos

4A

15A

PROCEDIMIENTO

Esta serie documental se rige por las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital, Resolucines 1354/1998, 989
y 290/1995 de la Secretara de Hacienda
Distrital, y la Resolucin 1020/1994 de la
Alcalda Mayor de Bogot.

59

120923

008

CONCILIACIONES
CONTABLES

4A

15A

Esta serie documental se rige por las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital, Resolucines 1354/1998, 989
y 290/1995 de la Secretara de Hacienda
Distrital, y la Resolucin 1020/1994 de la
Alcalda Mayor de Bogot.

120923

020

INFORMES A OTRAS
ENTIDADES

4A

15A

Esta serie documental se rige por las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital y la Resolucin 1020/1994 de
la Alcalda Mayor de Bogot.

120923

020

02

4A

15A

120923

022

Mensual a Contabilidad
Distrital
LIBROS

120923

022

02

Auxiliar

4A

15A

120923

022

07

Diario

4A

15A

120923

022

09

Mayor y Balances

4A

15A

Esta subserie documental se rige bajo las

siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital, Resolucin
1354/1998, 989/1995 y 290/1995 de la Secretara
de Hacienda Distrital y la Resolucin 1024/1994
de la Alcalda Mayor de Bogot.

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

60

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

PLANEACION

CDIGOS

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales
Subserie

RETENCIN

DISPOSICIN FINAL

OFICINA

Serie

120924

009

CONSEJOS LOCALES
DE PLANEACION

4A

15A

Esta serie se rige por las siguientes normas:

Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital y el Acuerdo 13/2000

120924

017

ENCUENTROS
CIUDADANOS
TEMTICOS

4A

15A

Esta serie se rige por las siguientes normas:

Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital y el Acuerdo 13/2000

120924

022

120924

022

LIBROS
Registro de Proyectos
Locales

4A

15A

120924

029

PLAN DE DESARROLLO
LOCAL

4A

15A

120924

031

PROYECTOS LOCALES

4A

15A

23

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

CT

PROCEDIMIENTO

Esta serie se rige bajo las sigientes normas:

Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital y la Resolucin 1020/1994 de
la Alcalda Mayor de Bogot, los Decreto
Distritales 425 y 739/1998y los Acuerdos
Distritales 185/2001, 13/2000 y 06/1992

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

61

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

ASESORA JURIDICA - GGAF

CDIGOS
OFICINA

Serie

120922

010

120922

010

120922

010

120922

012

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales
Subserie

RETENCIN
ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIN FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

CONTRATOS

4A

15A

Esta serie documental se rige bajo las siguientes

normas: Resolucin 1020/1994 de la Alcalda
Mayor de Bogot, Ley 80/1993 y Decretos
reglamentarios, Decreto Distrital 854/1993 y
Resolucin 402/2001 de la secretara de
Gobierno Distrital.

01

Con Formalidades
Plenas

4A

15A

Una vez hecha el Acta de Liquidacin la Asesora

Jurdica del FDL tiene un mes en Archivo de
Gestin para disponerlos en Archivo Intermedio
por una duracin mxima de 4 aos para
transferencia, luego la enva al Archivo central en
donde deber conservarlos 15 aos.

02

SinFormalidades Plenas
(Ordenes de Servicio,
Ordenes de Compra,
Ordenes de Suministro)

4A

15A

Una vez hecha el Acta de Recibo la Asesora

Jurdica del FDL tiene un mes en Archivo de
Gestin para disponerlos en Archivo Intermedio
por una duracin mxima de 4 aos para
transferencia, luego la enva al Archivo central en
donde deber conservarlos 15 aos.

CONVENIOS
INTERADMINISTRATIVO
S

4A

15A

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

62

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

Presupuesto

CDIGOS

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales
Subserie

RETENCIN

DISPOSICIN FINAL

OFICINA

Serie

120925

016

ELABORACION DE
PRESUPUESTO

4A

15A

Esta serie documental se rige bajo las sigientes

normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital y la Resolucin 1024/1994 de
la Alcalda Mayor de Bogot, Decretos Distritales
1139/2000, 620/1998 y 714/196, Decretos
1228/1997, 1179/19

120925

020

INFORMES A OTRAS
ENTIDADES

4A

15A

Esta serie documental se rige por las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital y la Resolucin 1020/1994 de
la Alcalda Mayor de Bogot.

120925

020

03

Mensual de Ejecucin
Presupuestal

4A

15A

En el archivo central se guardarnn todos los

tipos documentales aqu descritos y a las
entidades competentes se les enviaran copias o
facsimiles de los mismos con excepcin de las
solicitudes de Certificados de Disponibilidad
Presupuestal a menos que es

120925

020

04

Programa Anual de Caja

Mensualizado

4A

15A

Esta Serie Documental se rige por las siguientes

normas: Decretos 1228/1997 y 1179/1997,
Decretos Distritales 1139/2000, 620/1998 y
714/1996 y Decreto Nacional 1421/1993,
Acuerdos 20/1996 y 24/1995 y la Resolucin
1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120925

022

120925

022

Presupuesto

4A

15A

120925

023

LISTADO MENSUAL DE
ORDENES DE PAGO

4A

15A

120925

025

ORDENES DE PAGO

4A

15A

120925

027

PAGOS NO
CONTRACTUALES

4A

15A

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

CT

PROCEDIMIENTO

LIBROS
10

Esta serie documental se rige bajo las sigientes

normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital y la Resolucin 1024/1994 de
la Alcalda Mayor de Bogot, Decretos Distritales
1139/2000, 620/1998 y 714/196, Decretos
1228/1997, 1179/19

63

120925

027

01

Honorarios Ediles

4A

15A

Esta subseries documental se rige por las

siguientes normas: Ley 617/2000 Art. 59 y
Decreto 1421/1993 Art. 72 Estatuto Orgnico de
Bogot.

120925

027

02

Servicios Pblicos

4A

15A

Se enviaran al archivo central anualmente

discriminando por cada servicio pblico, ejm.,
todo lo de acueducto compilado mes a mes en
una sola unidad documental, todo lo de energa
elctrica de igual manera, etc,.

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

Oficina de Atencin e Informacin

Ciudadana

CDIGO
S

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales

OFICINA

Serie

120926

011

Subserie

RETENCI
N
ARCHIVO
GESTIN

O
ARCHIVO CEN TRAL

DISPOSICIN
FINAL
CT

PROCEDIMIENTO
D

CONTROL

64

Mascotas de Raza
Peligrosa

4A

15A

014

DERECHOS DE
PETICIN

4A

15A

120926

022

LIBROS

120926

022

05

Control de Peticiones

4A

15A

120926

022

06

Control de
Publicaciones y Avisos

4A

15A

120926

022

12

Radicador de
Correspondencia

4A

15A

120926

011

120926

02

Esta subserie documental se rige bajo las sguientes

normas: Resolucin 1644/2000 de la Secretara de
Gobierno Distrital, 1020/1994 de la Alcada Mayor de
Bogot, Acuerdo Distrital 36/1999 y la Ley 746/2002
Art. 108 - I
Las Peticiones pueden ser en Original o Copia por
cuanto pueden llegar por Fax o de Otras Entidades en
alguna de estas dos condiciones. En caso que la
Peticin tenga relacin directa con alguna Unidad
Documental de cualquier Serie Documental, se
enviarn
Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites
de correspondencia de conformidad con el Acuerdo
AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley
597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites

de correspondencia de conformidad con el Acuerdo
AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley
597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

El tiempo de retencin en Archivo de Gestin se

considera que debe ser igual al periodo de gobierno
del Alcalde Local

Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites

de correspondencia de conformidad con el Acuerdo
AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley
597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

Grupo de Gestin Administrativa y

Financiero

CDIGOS

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales

RETENCIN

DISPOSICIN FINAL

PROCEDIMIENTO

65

OFICINA

Serie

120920

019

120920

019

120920

Subserie

ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

CT

INFORMES A
ORGANISMOS DE
CONTROL

4A

15A

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin

402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y
Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

01

Planes de
Mejoramiento

4A

15A

Esta subserie es complementario de los informes a la

Contralora cuando este encuentra observaciones y
requiere hacer seguimiento a dichas observaciones

019

02

Rendicion de Cuenta
Anual a la Contraloria

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo

documento archivado y se entregar el 15 de febrero del
ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y
un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter
original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

019

03

Rendicion de Cuenta
Mensual a la Contraloria

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo

documento archivado y se entregar el 15 de febrero del
ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y
un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter
original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

019

04

Rendicion de Cuenta
Semestral a la
Contraloria

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo

documento archivado y se entregar el 15 de febrero del
ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y
un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter
original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

019

05

Trimestral a Personera

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo

documento archivado y se entregar el 15 de febrero del
ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y
un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter
original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

021

INFORMES DE
GESTION

4A

15A

120920

021

Actividades
Dependencias Alcalda
Local

4A

15A

01

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion

402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

66

120920

021

03

Trimestral a Control
Interno

4A

15A

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion

402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

Grupo de Gestin Jurdico

CDIGOS
OFICINA

Serie

120930

021

SERIES, Subseries y Tipos

Documentales
Subserie

RETENCIN
ARCHIVO
GESTIN

INFORMES DE
GESTION

4A

ARCHIVO CENTRAL

15A

DISPOSICIN FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

67

120930

021

120930

002

120930

022

02

13

Coordinacin y
Programacin
LIBROS
Radicador de
Resoluciones
Coordinacin Jurdica

4A

15A

4A

15A

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion

402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

Firma Responsable:__________________________________________________________

S = Seleccin

O = Original

Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

rea de Obras

CDIGOS
OFICINA

Serie

SERIES, Subseries y Tipos Documentales

Subserie

RETENCIN
ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIN FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

68

LIBROS

120931

022

120931

022

19

Radicador Querellas por Amenaza de

Ruina

4A

15A

120931

022

21

Radicador Querellas por Rgimen

Urbanstico

4A

15A

120931

033

120931

033

01

Amenaza de
Ruina

4A

15A

120931

033

06

Rgimen
Urbanstico

4A

15A

QUERELLAS

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

S = Seleccin

O = Original

Estos Libros son el resultado y

reflejo de los trmites de
correspondencia de conformidad
con el Acuerdo AGN 060/2001 en
desarrollo de la ley 594/00 ley
597/99, Decreto 2150/95 y
Resolucin 402/2001
Esta subserie se rige bajo las
siguientes normas: Resolucin
402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital
Esta subserie se rige bajo las
siguientes normas: Resolucin
402/2001 de la Secretara de
Gobierno Distrital
Se adelantan trmites por amenaza
de ruina en inmuebles catalogados
de inters cultural de conformidad
con el Decreto 1052 de 1998. Este
tipo de Querella se lleva a cabo
bajo las siguientes normas: Ley
388/97, Art 105 -106 y Acuerdo
18/03 (Codigo de Polic

Este tipo de Querella se rige por la

Ley 810/03 que modific la ley
388/97 art 103 a 108. Se asumen
los "Documentos del Proceso"
como un solo Tipo Documental, en
razn de que cada uno de los
documentos que all aparecen son
eventuales, es decir que pu

Firma
Responsable:________________________________________________________
__
Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

69

70

71

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

Alcalda Local de Fontibn

OFICINA PRODUCTORA :

SECRETARIA GENERAL DE POLICIA

CDIGOS

SERIES, Subseries y Tipos Documentales

OFICINA

Serie

Subserie

120941

015

120941

015

120941

022

120941

022

03

120941

022

04

120941

022

120941

120941

RETENCIN
ARCHIVO
GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIN FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

DESPACHOS COMISORIOS

02

Secretara General de Policia

4A

15A
Estos Libros son el resultado y reflejo de los
trmites de correspondencia de conform idad
con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo
de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95
y Resolucin 402/2001

LIBROS

Control Constancia por Perdida de

Documentos
Control de Atencin Ciudadana en
Secretaria General e Inspecciones
de Policia

4A

15A

Esta subserie se rige bajo las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital

4A

15A

Esta subserie se rige bajo las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital

16

Radicador Despachos Comisorios

Secretaria General

4A

15A

Esta subserie se rige bajo las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital

022

16

Radicador Querellas
Contravencionales

4A

15A

Esta subserie se rige bajo las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital

022

16

Radicador Querellas Convivencia y

Vecindad

4A

15A

Esta subserie se rige bajo las siguientes

normas: Resolucin 402/2001 de la
Secretara de Gobierno Distrital

72

120941

026

ORDENES DE
POLICIA

120941

033

QUERELLAS

120941

033

02

Contravenciona
les

4A

15A

120941

033

03

Convivencia y
Vecindad

4A

15A

CONVENCIONES
CT = Conservacin Total

M = Microfilmacin

E = Eliminacin

D = Digitalizacin

S = Seleccin

O = Original

4A

15A

Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las

siguientes normas: Art. 85 y 126 del Cdigo
Nacional de Polica, Acuerdo 79/03 Cdigo
de Polica de Bogot. Se asumen los
"Documentos por No Conciliacin y Solicitud
de Recurso" como un solo Tipo Documental,

Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las

siguientes normas: Art. 85 y 126 del Cdigo
Nacional de Polica, Acuerdo 79/03 Cdigo
de Polica de Bogot. Se asumen los
"Documentos por No Conciliacin y Solicitud
de Recurso" como un solo Tipo Documental,

Firma
Responsable:_______________________________________________________
___
Fecha:____________________________________________________________________

C = Copia

73

RECOMENDACIONES:
Con base a la prctica administrativa se recomienda:

Induccin para los funcionarios de la Alcalda, El archivo debe contar con el

talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con
dedicacin exclusiva para realizar dicha labor. Contando con un programa de
capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus
conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los
archivos, adems recibir capacitacin en el rea de la auditoria de
informacin y manejo de procesos documentales.

Difusin del instructivo, el cual se encuentra consignado en el capitulo

numero cinco de este documento el cual permitir, la asimilacin y aplicacin
de las Tablas de Retencin Documental por cada uno de los funcionarios de
la Alcalda Local de Fontibn logrando de esta manera imprimir el carcter de
cultura de archivo.

Normalizacin de nombres de las series en toda la Alcalda Local de

Fontibn, aclarando los conceptos o trminos, con esto se podr generalizar
la cultura de Archivo en toda la institucin.

Aplicar las T.R.D. con aprobacin del Comit de Archivo, suprimiendo series
y agregando las nuevas.

Formular y formalizar el plan de seguimiento de las T.R.D. Se recomienda

hacer anlisis peridicos identificando de esta manera los aciertos de la
aplicacin de las T.R.D, como sus posibles debilidades para formular
correctivos permanentes. Revisando y actualizando los procedimientos.

La aplicacin de las Tablas de retencin Documental debe inscribirse como

un programa estratgico de la Alcalda Local de Fontibn, por parte del rea
de Archivo con el apoyo de la estructura directiva formulando la poltica
asociada a las directrices del Archivo General de la Nacin como tambin lo
estipulado por el Archivo Distrital.

CONCLUSIONES
Es necesario realizar la creacin del comit de Correspondencia y Archivo de la
Alcalda Local de Fontibn mediante Decreto Local. Basado en el Acuerdo nmero
46 de 2000 del Archivo General de la Nacin.

74

La administracin Local ha realizado esfuerzos frente al tema documental,

simplemente
es necesario que se dupliquen los esfuerzos para conseguir como resultado el
proceso de implementacin de las Tablas de Retencin Documental, mediante la
socializacin a los funcionarios de esta entidad local basado en las
recomendaciones que se hacen en este documento de consulta.
Es importante que la Alcalda local de Fontibn contine con la depuracin
documental que ha venido adelantando, con el fin de actualizar su Archivo de
Gestin, y as optimizar el proceso de implementacin de las Tablas de retencin
Documental propuestas por esta prctica Administrativa de la Escuela Superior de
Administracin Pblica
Es primordial realizar las gestiones necesarias para que los funcionarios de cada
dependencia tengan una reaccin positiva a las polticas de archivo, buscando de
esta manera la implementacin de una cultura archivstica en la Alcalda Local de
Fontibn, evitando de esta manera que se pierdan los esfuerzos realizados en el
constante traslado que se hace de funcionarios por parte de la Secretara Distrital
de Gobierno.
En cumplimiento a las normas archivsticas es necesario que la Alcalda Local de
Fontibn asuma los retos que tiene la Administracin Pblica frente a las
necesidades de implementar las tablas de Retencin Documental para as tener un
mecanismo eficaz y eficiente que dar como mayor resultado, un adecuado
proceso de Gestin documental.
Para garantizar el mejoramiento continuo, es indispensable poner en conocimiento
de los funcionarios involucrados en el proceso de archivo el presente informe y
elaborar conjuntamente los lineamientos a seguir por parte de la Alcalda local de
Fontibn.

BIBLIOGRAFIA

AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogot en veinte fragmentos Universidad

Jorge Tadeo Lozano.
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA www.alcaldiabogota.gov.co

75

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No.9 DE 1995 Por el cual se

reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo
General de la Nacin, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 6 DE 1996 Por el cual se crea el
comit evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 038 Por el cual se desarrolla el
artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 042 de 2000 Por el cual se
establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas .
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 46 DE 2000 Por el cual se
establece el procedimiento para la eliminacin documental.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Reglamento general de archivos. 3 ed.
Bogot, 2003.
DECRETO 1382 DE 1995 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena
la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
LEY 594 de 200. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
MINI-MANUAL Tablas de retencin Documental y Transferencias Documentales.

SECRETARA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Conceptos Bsicos y
Legislacin sobre Archivstica (Grupo de Archivo y Correspondencia) Bogot D.C.
TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: versin
actualizada. Bogot D.C.

76

ANEXO A.

ACUERDO 9 DE 1995

Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al

Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN.

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989,
el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y
CONSIDERANDO

77

Que el Artculo 1. Del Decreto 1382 de 1995, orden a los organismos del orden
nacional, presentar al Archivo General de la Nacin, sus Tablas de Retencin
Documental.
Que se hace necesario precisar el alcance y la operatividad para la presentacin de
las Tablas de Retencin.
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990
y en el Decreto 1382 de 1995,
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. La presentacin de las Tablas de Retencin Documental al
Archivo General de la Nacin, por los organismos del orden nacional, tiene un
mbito de aplicacin en las tres (3) Ramas del Poder Pblico. Ver art. 1 Decreto
Nacional 1382 de 1995
ARTICULO SEGUNDO. Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a
ninguna de las Ramas del Poder Pblico, tambin debern presentar sus Tablas de
Retencin Documental.
ARTICULO TERCERO. Los organismos del orden nacional de la Rama Ejecutiva,
adscritos o vinculados, a los Ministerios y Departamentos Administrativos, debern
presentar sus Tablas de Retencin, una vez analizada por su respectivo Comit de
Archivo, al Jefe de Archivo del correspondiente Ministerio o Departamento
Administrativo, quien deber remitirlas al Archivo General de la Nacin para su
aprobacin o improbacin.
ARTICULO CUARTO. Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa,
Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas, deber presentar sus Tablas de
Retencin, una vez analizada por su respectivo Comit de Archivos, directamente al
Archivo General de la Nacin para su aprobacin o improbacin.
ARTICULO QUINTO. Las Tablas de Retencin debern presentarse para su estudio
al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, sustentando
por escrito los criterios empleados en su elaboracin.
ARTICULO SEXTO. Los Jefes de Archivo de los Ministerios y Departamentos
Administrativos, debern liderar el proceso de elaboracin de las Tablas de
Retencin de los organismos del orden nacional, adscritos o vinculados a su
Ministerio o Departamento Administrativo.
ARTICULO SEPTIMO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su
publicacin.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los dieciocho (18) das del mes de octubre de
mil novecientos noventa y cinco (1995)

78

El Presidente
DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA

El Secretario
JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ

ANEXO B.
ACUERDO 6 DE 1996

Por el cual se crea el comit evaluador de Documentos del Archivo General de la

Nacin
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989,
el Dec reto 1382 de 1995 y el Acuerdo 07 de 1994 y
CONSIDERANDO
Que el Artculo 1. Del Decreto 1382 de 1995 orden a los Organismos del Orden
Nacional, presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin
documental.

79

Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que
permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de
mejorar la calidad y servicio de los archivos en las entidades pblicas.
Que se hace necesario precisar la operatividad para la elaboracin presentacin y
evaluacin de las Tablas de Retencin y los procesos de transferencia documental,
ACUERDA
ARTICULO 1. CREACION. Crear el Comit Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nacin.
ARTICULO 2. INTEGRACION. El comit evaluador de documentos del ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION, estar conformado por:
El Director del Archivo General de la Nacin, o su delegado.
El Jefe de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin.
Un funcionario de la Divisin de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de
la Nacin, quien ser designado por el Director del A.G.N.
Un historiador designado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin.
El Jefe de Archivo de la Entidad productora de la documentacin a evaluar.
PARAGRAFO: Cuando la naturaleza de asunto lo requiera, el comit podr invitar a
los funcionarios o especialistas que considere del caso.
ARTICULO 3. FUNCIONES. Sern funciones del comit evaluador de documentos:
a) Servir de rgano asesor del Archivo General de la Nacin en los trminos
previsto en el Art. 18 del acuerdo 07 de 1994.
b) Estudiar los valores testimoniales, informativos e histricos de los documentos de
las entidades pblicas.
c) Verificar el cumplimiento de los lineamientos previstos en el Decreto 1382 de
1995 y en los Acuerdo No. 8 y 9 de 1995 expedidos por la Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin.
d) Asesorar a la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin para la aprobacin
o improbacin de las tablas de retencin docum ental que le presente las entidades
pblicas a su consideracin y estudio.
e) Hacer estudios previos de las solicitudes de eliminacin documental, presentadas
por los archivos de los organismos nacionales.
f) Presentar a la Junta Directiva informes peridicos de sus actividades.

80

g) Las dems que le sean asignadas por la Junta Directiva.

h) Sugerir el Rgimen de Acceso y el de Transferencias, con base en las tablas de
retencin documental presentadas por cada organismo.
ARTICULO 4. El presente Acuerdo rige a partir de su expedicin.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los siete (7) das del mes de febrero de mil
novecientos noventa y seis (1996)

El presidente

El Sec retario

DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA

JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ

ANEXO C.

ACUERDO No. 038

(Septiembre 20 de 2002)
Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la
Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO
Que el artculo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores pblicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique la exoneracin de
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

81

Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad

de la gestin pblica.
Que el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de
todo servidor pblico el de Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que
por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, destruccin,
ocultamiento o
utilizacin indebidos.
Que el numeral 13 del art culo 35 de la Ley 734 de 2002 seala que le est
prohibido a los servidores pblicos Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de
bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por
razn de sus funciones.
Que de acuerdo con lo expresado en el artculo 251 del Cdigo de Procedimiento
Civil, el Documento Pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de
su cargo o con su intervencin; y en concordancia con el artculo 14 de la Ley 594
de 2000, la documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad
del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Por lo
tanto, el servidor pblico al desvincularse de sus funciones titulares no podr retirar
de la entidad pblica documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra
el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado
en el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.
Que el Cdigo Penal dentro del Ttulo IX de Delitos contra la Fe Pblica, artculo
292 establece las sanciones para hechos de destruccin, supresin u ocultamiento
de documento pblico.
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE
A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor pblico ser responsable de la
adecuada conservacin, organizacin, uso y manejo de los documentos y archivos
que se deriven del ejercicio de sus funciones.
ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o
desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn sea el caso, los documentos y
archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin
pblica.

ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a

que se refiere el articulo anterior, se har de conformidad con la Tabla de
Retencin Documental. Para tal efecto, se diligenciar el formato nico de
inventario,
en
concordancia con su instructivo: numerales
2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, sealados en el presente artculo. Del
numeral 10 se exceptua lo relacionado con transferencia y del numeral 16
igualmente lo relacionado con estado de conservacin.

82

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad respons able de
la documentacin que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social
de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o
unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa
que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos
Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin.
6. HOJA No. Se numerar cada hoja
registrara el total de hojas del inventario.

del inventario consecutivamente.

Se

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( ao, mes da).
En NT se anotar el nmero de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente
a cada uno de los as ientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad
de conservacin.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las
oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el
nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y / o
supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las
unidades de conservacin.
En los inventarios individuales, el asiento
corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.

83

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben

registrarse, en lo posible, en orden alfabtico.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la
documentacin no tenga fecha se anotar s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarn las unidades de
conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el nmero correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada
unidad de conservacin descrita.
14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK,
DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra
un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en
cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de
dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el
inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores.
Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes,
saltos por error en la numeracin y / o repeticin del nmero consecutivo en
diferentes documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos
debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo,
ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero
consecutivo (s lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas
y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin.
Especificar programas de sistematizacin de la informacin.
A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de
pginas que lo componen.
Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la
documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones,

84

perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y

biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la

persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que
se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que
se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.

85

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE
ENTIDAD PRODUCTORA

HOJA No.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO

AO

DE

REGISTRO DE ENTRADA
MES
DIA

N.T.

N.T. = Nmero de Transferencia

NMERO DE CDIGO

Nombre de las Series, subseries o Asuntos

ORDEN

FECHAS EXTREMAS
Inicial

Final

Unidad de Conservacin
Caja

carpeta

Tomo

Nmero de
Otro

Folios

Elaborado por______________________________
Cargo____________________________________

Entregado por__________________________
Cargo________________________________

Recibido por_____________________________
Cargo__________________________________

Firma____________________________________
Lugar_________________ Fecha ______________

Firma________________________________
Lugar_________________ Fecha__________

Firma___________________________________
Lugar_____________ Fecha_________________

Soporte

Frecuencia de

Notas

consulta

ARTICULO CUARTO.
Las entidades pblicas tendrn en cuenta los
procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el
cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a
cargo del servidor pblico
que se encuentre en una de las situaciones
administrativas sealadas.
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS POR INVENTARIO.

1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces debern garantizar que en los
manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la
responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los
servidores pblicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro

86

temporal o definitivo de sus cargos y de la notificacin de estas situaciones al Jefe

de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeo de las
responsabilidades que le correspondan.
2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, ser el responsable de la
custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
3. Asignar la funcin al cargo que asuma en cada una de las unidades
administrativas, la responsabilidad por la permanente organizacin y administracin
del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deber presenciar
la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor
pblico se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deber firmar el
Acta de entrega y recibo.
5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca
durante el tiempo activo del servidor que se desvincular temporal o definitivamente
de la entidad.
6. En caso de abandono del cargo, la Administracin deber designar el funcionario
titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y
archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia
firmarn el acta correspondiente.
ARTICULO QUINTO. Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o
posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de
gestin, sin los procedimientos anteriormente sealados, respondern ante las
autoridades por las consecuencias de esta omisin. PARGRAFO: Por ningn
motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin producida en ejercicio
del cargo por cuanto los documentos pblicos son de propiedad del Estado, so pena
de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.

ARTICULO SEXTO: El Archivo General de la Nacin podr de oficio o a solicitud de

parte, hacer visitas de inspeccin para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.
ARTICULO SPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga
los acuerdos que le sean contrarios.
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

Dado en Bogot D. C. a los veinte (20) das del mes de septiembre de dos mil dos
(2002).

87

ADRIANA MEJIA HERNNDEZ

ELSA MORENO SANDOVAL

Presidente

SecretarioTcnico

ANEXO D.
ACUERDO 46 DE 2000
(Mayo 5)
"Por el cual se establece el procedimiento para la eliminacin documental".
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989
y el Decreto 1777 de 1990, el Acuerdo 07 de 1994, el Decreto 1382 de 1995, el
Acuerdo 8 de 1995 y el Acuerdo 6 de 1996,
CONSIDERANDO
Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de
la Nacin y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir los reglamentos
necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la junta directiva";

88

Que el artculo 8 del Decreto 1777, establece las funciones de la junta directiva del
Archivo General de la Nacin, ahora... consejo directivo, en virtud del Decreto 1126
de 1999 y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar peridicamente la poltica
archivstica a nivel nacional";
Que el comit de archivo de cada entidad, como grupo asesor de la alta direccin,
es el responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de
decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, por lo tanto
ser el jefe de archivo, el responsable de ejecutar las decisiones de dicho comit;
Que el comit de archivo de cada entidad, previa la eliminacin documental,
levantar un "acta de eliminacin"de las series documentales atendiendo, lo
estipulado en la tabla de retencin documental aprobada por el Archivo General de
la Nacin;
Que mediante el Acuerdo 06 de 1996 se cre el comit evaluador de documentos
del Archivo General de la Nacin y se le asign entre otras funciones la de hacer
estudios previos de las solicitudes de eliminacin documental, presentadas por los
archivos de los organismos nacionales;
Que el artculo 26 del Acuerdo 07 de 1994 precepta que: "El proceso de
eliminacin se ajustar en su realizacin a las pautas establecidas por la Junta
Directa del Archivo General de la Nacin, hoy Consejo Directivo, en virtud del
Decreto 1126 de 1999, previo pronunciamiento del comit evaluador de
documentos";
Que el Acuerdo 12 de 1995 "por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29
de junio de 1994 reglamento general de archivos: rganos de direccin,
coordinacin y asesora, mediante el artculo 3 adicion el referido Reglamento con
el artculo 18A "Creacin del comit evaluador de documentos" en los
departamentos", el cual tiene entre otras funciones la de resolver las consultas
sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas del orden
departamental y municipal";
Que el Acuerdo 22 de 2000 "por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29
de junio de 1994 "Reglamento general de archivos": rganos de direccin,
coordinacin y asesora", mediante los artculos 1 y 2 : Adicion el Reglamento
general de archivos con el artculo 13B y 18B que a la letra dice: "Artculo 13B:
rgano de direccin y coordinacin a nivel distrital y/o municipal. El rgano
encargado de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel distrital municipal es el
respectivo Consejo Distrital y/o Concejo Municipal, el cual ser el encargado de
aplicar las polticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nacin.
PARAGRAFO. Las funciones del Consejo Distrital y/o Municipal de Archivos sern
similares a las dispuestas en el artculo 17A del reglamento general de archivos
"Funciones del Consejo Departamental de Archivos", para el mbito de su
competencia. Artculo 18B: Creacin del comit evaluador de documentos en los
distritos y/o municipios. El Consejo Distrital y/o Municipal de Archivo s crear el
comit evaluador de documentos del distrito y/o municipio, como un comit asesor
del consejo distrital y/o municipal de archivos. El comit evaluador de documentos

89

del distrito y/o municipio tendr las mismas funciones y estar integrado de forma
similar al comit evaluador de documentos del departamento";
Que las entidades que vayan a realizar la eliminacin documental debern atender
previo a dicho proceso la identificacin y organizacin del fondo o fondos
documentales con sus respectivas secciones y/o subsecciones y series
documentales de acuerdo al principio de procedencia. Una vez identificados los
fondos documentales se deben clasificar los documentos teniendo en cuenta el
productor y las funciones de cada una de las dependencias. Abordada esta etapa
se contina con el proceso de valoracin y seleccin documental atendiendo el ciclo
vital de los documentos;
Que el comit evaluador de documentos en sus diferentes rdenes o niveles de la
administracin pblica, deber ceirse al procedimiento que se seala en la parte
resolutiva de este Acuerdo, el cual antecede al proceso de eliminacin, definindose
este como la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa;
Que el artculo 67 del Reglamento general de archivos establece el glosario de
trminos archivsticos que permite dar claridad a una norma determinada, as: Valor
Administrativo: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin
o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportar el conjunto
de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos
de una entidad pblica o privada. Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el tesoro o hacienda pblica. Valor jurdico: Aquel del que se
derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor
legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley,
ACUERDA
ARTICULO 1-Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminacin de
documentos:
1. La eliminacin de documentos debe ser el resultado de la valoracin apoyada en
el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. Esta ltima se
entiende como la recopilacin de la historia institucional (disposiciones legales,
actos administrativos relativos a la creacin o cambios estructurales, manuales de
funciones y procedimientos).
La decisin sobre la eliminacin de documentos, es responsabilidad del comit de
archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma.
3. Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la
eliminacin de documentos se efectuar por medio de picado con el fin de preservar
el medio ambiente.
4. Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos
inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han

90

sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como
se cumpla el plazo fijado por las tablas de retencin documental.
5. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada
en la correspondiente tabla de retencin documental. En las eliminaciones primarias
el responsable de la oficina productora informar por conducto del jefe del archivo
central al comit de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones
proyectadas.
6. Las eliminaciones secundarias sern responsabilidad del jefe de archivo central
quien deber solicitar autorizacin al comit de archivo para llevarlas a cabo. en
todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectiva relacin.
7. La documentacin transferida al Archivo General de la Nacin que no haya sido
sometida a los procesos de valoracin y seleccin en el organismo productor o
transferente, ser objeto de dichos procesos en las instalaciones del Archivo
General de la Nacin, para luego ser incorporada a su acervo documental. Antes de
proceder a la eliminacin, el AGN informar a la entidad transferente o interesada.
Ver art. 2 Ley 80 de 1989
ARTICULO 2- El "acta de eliminacin" contendr:
- Entidad
- Dependencia
- Cdigo de la dependencia y de la serie documental
- Series
- Fechas
- Volumen
- Unidades de conservacin
- Nombres completos y firmas del presidente, secretario, y otros miembros del
comit de archivo .
ARTICULO 3-El presente acuerdo rige a partir de su expedicin.
Publquese y cmplase.
Dado en Santaf de Bogot, D. C., a los cinco (5) das del mes de mayo de dos mil
(2000).
La Presidenta, Beatriz Elena Osorio Laverde.
El Secretario Tcnico, Alfonso Cuevas Zambrano. (C.F.)

91

ANEXO E.
ACUERDO 39 DE 2002
(Octubre 31)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas
de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,

en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la
Ley General de Archivos 594 de 2000,
CONSIDERANDO
Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de
la Nacin y en su literal b) estipula "fijar polticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva" ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto
1126 de 1999;
Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas
que cumplen funciones pblicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retencin
Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado, la conservacin
del patrimonio documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin
contenida en los documentos de archivo;
Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades

92

administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se

les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;
Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico, esencial
que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la
produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en
los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades,
Ver art. 24 Ley 594 de 2000 , Ver el art. 3, Decreto Dis trital 173 de 2004
ACUERDA
Artculo 1. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en
sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y
las entidades privadas que prestan servicios pblicos, para la elaboracin y
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas
relacionadas a continuacin.
Primera Etapa. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.
Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a
la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente,
resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y
manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las
unidades documentales que producen y/o tramitan.
Segunda Etapa. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones
asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin, o sea, los administrativos,
legales, jurdicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries
documentales en cada fase de archivo: Gestin, central e histrico con el fin de
racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio do cumental de
la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin
final.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total,
seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente
administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se
encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo
no exige su conservacin total.
En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el
Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el
porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los
documentos.
Tercera Etapa. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental
para su aprobacin.

93

El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la

Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el
proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el
estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta.
Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o
los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos,
remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de
Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin.
Cuarta Etapa. Aplicacin.
Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el
representante legal expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su
difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para garantizar su aplicacin.
La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para
la aplicacin de las TRD. As mismo, elaborar los instructivos que refuercen y
normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la
preparacin de las transferencias documentales.
La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestin,
central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo
en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin
Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentacin,
eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por
biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se
destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del
Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
Quinta Etapa. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de Retencin Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento
para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las
modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos , reformas
organizacionales y funcion es.
Las modificaciones a las Tablas de Retencin Documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la
Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.
Pargrafo. La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su aprobacin
y servir de referente para la organizacin y conformacin de series y subseries de
los documentos producidos con anterioridad a la aprobacin, siempre y cuando
correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la
elaboracin de las TRD.
Artculo 2. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de la funcin de
inspeccin y vigilancia, verificar la aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental, en el momento que lo considere pertinente.
Artculo 3. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga
expresamente los dems que le sean contrarios.
94

Publquese, comunquese y cmplase.

Dado en Bogot, D. C., a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil
dos (2002).

La Presidenta,
Adriana Meja Hernndez.

La Secretaria Tcnica,
Elsa Moreno Sandoval.

ANEXO F.
DECRETO 1382 DE 1995
(Agosto 18)

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la

documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo
General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la
Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de
la Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos
necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva".

95

Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo nmero
012 del 16 de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de
retencin documental de los organismos nacionales al Archivo General de la
Nacin.
Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin
promover de la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio
documental.
Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que
permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de
mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional.
Que el artculo 74 de la Constitucin Poltica y la Ley 57 de 1985, establecen el
derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos pblicos, lo cual
exige la adopcin de sistemas adecuados que garanticen su conservacin.
DECRETA
Artculo 1. Para los fines de este Decreto, dentro de los sesenta (60) das
siguientes, contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios
Generales de los organismos del orden nacional, debern presentar al Archivo
General de la Nacin, sus tablas de retencin documental. Ver art. 1 Ley 57 de
1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nacin 09 de 1995
Artculo 2. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la
transferencia de la documentacin histrica de los archivos, de conformidad con los
plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nacin en el Manual de
Transferencias y en el Reglamento General de Archivos.
El incumplimiento de estas obligaciones dar lugar a las sanciones disciplinarias
previstas por la ley.
Artculo 3. El Archivo General de la Nacin practicar las inspecciones necesarias
en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales
los pondrn a disposicin, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones
referidas y su organizacin y estado de conservacin, con el objeto de determinar
los procedimientos de seleccin y envo. Ver art. 2, literal b), Ley 80 de 1989
Artculo 4. El Archivo General de la Nacin, podr una vez efectuada la inspeccin,
poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General
de la Nacin, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con
el objeto de iniciar las investigaciones respectivas.
Artculo 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman
debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al
Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Artculo 6. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin.
Publquese, comunquese y cmplase.

Dado en Santaf de Bogot, D.C., a 18 de agosto de 1995.

ERNESTO SAMPER PIZANO

El Ministro del Interior,
Horacio Serpa Uribe.

96

ANEXO G.

FORMATO DE ENCUESTA.

REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ENCUESTA PARA LA VERIFICACIN DE APLICACIN DE
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

ENTIDAD: ______________________________________________________________
DEPENDENCIA:
________________________________________________________
CDIGO:
______________________________________________________________
DIRECCIN:
___________________________________________________________
LOCALIDAD:
___________________________________________________________

97

TELFONO:
__________________CORREO
___________________
FECHA
DE
VISITA
_________________

(dd/mm/aa):

ELECTRNICO:

_________________

No.

VISITA:

MOTIVO
VISITA______________________________________________________
___
VERIFICACIN___
___OTRO,cul?_______________________

DE

SEGUIMIENTO

ANEXO H.
REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

INFORMACIN GENERAL
Acto
de
aprobacin
de
No.___________________

las

Tablas

de

Retencin

Documental

defecha(dd/mm/aa)___________________________________________________
___
Acto administrativo por el cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental:
___ Decreto___ Resolucin ___ Acuerdo___ Acta ___ Circular ___ Ninguno___
Otro:
cul? _____________________________
Nmero_________fecha de
expedicin
_________________________

(dd/mm/aa)-

98

Conoce el acto administrativo mencionado? SI ___

NO ___

La entidad ha sido reestructurada despus de la aprobacin de las T.R.D.?

___SI_____NO
cuntasveces?______________________________________________________
___
Mencione los nmeros de decreto y fechas de cada reestructuracin:
Decreto
No._______________fecha
_______________________________

(dd/mm/aa)

Decreto
No._______________fecha
_______________________________

(dd/mm/aa)

AcuerdoNo._______________fecha
_______________________________

(dd/mm/aa)

La reestructuracin afect las funciones de la dependencia?

___

S ___

Hubo actualizacin de las T.R.D.?

___
Si la respuesta
Reestructuracin

es

positiva,

S ___

marque

la

opcin

que

corresponda:

___ Modificacin de procedimientos

___ Concepto Tcnico del C.D.A

___ Modificacin de funciones

___ Otro cul?

La actualizacin fue aprobada por el Comit de archivo?

No
Acta
Comit
de
Archivo
No.
_________
_______________________

___ S

Cuenta la entidad con reglamento de archivo?

___ No

___ S

fecha

No

No

___

___
(dd/mm/aa):

99

ANEXO I.
REPBLICA DE COLOMBIA

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CAPACITACIN
La capacitacin para organizar los archivos de gestin de acuerdo con las T.R.D.
fue dirigida a:
___ Jefes de dependencia___ Profesionales
___ Tcnicos
___ Secretarias
funcionarios

___ Auxiliares

___

Todos

los

___ Ninguno
___Otros:quines?
___________________________
Conoce el instructivo para la aplicacin de las T.R.D. para la Alcalda Local

100

De Fontibn?
existe

___ Si

___ No

___

No

ANEXO J.
REPBLICA DE COLOMBIA

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ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN
El archivo de gestin se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o
subseries
documentales registradas en la T.R.D.?
___ No

___ S

Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda:

___ No han aplicado las T.R.D.
adecuados
___ No tienen muebles adecuados
insuficiente

___

No

tienen
___

espacios

fsicos

Capacitacin

Otro:
__________________________________________________________________

101

Las series y/o subseries documentales estn conformadas de acuerdo con lo

registrado en las T.R.D.?
___ S
___
No
Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda:
___ Porque han modificado procedimientos
___ Las T.R.D. no registran todos los tipos documentales
___Otro:____________________________________________________________
___
Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos
Documentales que conforman las series?
No

___ S

___

Corresponde la ordenacin de la documentacin en los expedientes de las series

y/o
subseries al orden secuencial de los trmites?
___ S
___No
Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda:
___ Porque hacen agrupaciones de tipos documentales
___ Porque los trmites se comparten con otras oficinas
___Otro __________________________________________________________
ANEXO K.
REPBLICA DE COLOMBIA

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TRANSFERENCIAS
La oficina ha realizado transferencias al Archivo Central? ___ S
___ No
Se capacit al personal para realizar las transferencias? ___ S
___ No
Existe un instructivo para realizar las transferencias?
___ S
___ No
Se han establecido las transferencias de acuerdo con lo estipulado en las T.R.D.
(series / tiempos de retencin)?
___ S
___ No
Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda:

102

___ Falta de espacio

___ No existe el archivo central

___ No ha n aplicado
las T.R.D. ___Otros:
______________________________
Han realizado eliminacin y depuracin natural, previo a la transferencia?
___ S
___ No
Cuentan con cronograma de transferencias?
___ No

___ S

Si la respuesta es negativa, cu ndo realizan las transferencias?

Semestral

___

___ Anual
___Otro:_______________________________________________
Elaboran inventarios para las transferencias?
___ No

___ S

El volumen de la documentacin transfe rida al archivo central ha disminuido a

partir de
la implementacin de las T.R.D.?
___ No

___ S

Cuntos metros lineales se transfieren al archivo central (aprox.)?

Seale el promedio y escriba dato aproximado?__ De 0.00 a 0.50
1.00
___ De 1.01 a 2.00
3.00

___ 2.01 a 3.00

Cunto? ________________________________
____________________
ANEXO L.

___De0.50a

___ Mayor a

___

Otro:

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DISPOSICIN FINAL

103

Han eliminado documentacin de acuerdo con lo sealado en la TRD?___S

No

___

Cul fue el procedimiento seguido para adelantar la eliminacin?

_____Administrativo: _____Acta de eliminacin
_____Inventario___
_________________________________________________

Otro:

Forma de eliminacin:
___Reciclaje
___Otro

___ Incineracin

Cual?______________________________________________________________
___

Llevan a cabo los procesos de seleccin de acuerdo con lo estipulado en las TRD
___ S

___ No

En que otros soportes contempla la conservacin de informacin, teniendo en

cuenta
las TRD?
___ Disquete

___ CD ROM D.V.D.

___ Cintas magnticas

___ Microfilmacin

___ Multimedios

___ Diapositivas

___ Cassettes
___ Ninguno
___________________

___Otro:

Anexo M.

104

105