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Guia Elaboracion Diagramas Flujo 2009
Guia Elaboracion Diagramas Flujo 2009
ECONOMICA
REA DE MODERNIZACIN DEL ESTADO
Julio, 2009
Tabla de Contenido
Tabla de Contenido .................................................................................... ii
Presentacin ............................................................................................ iii
Introduccin .............................................................................................. 1
Objetivo de la Gua .................................................................................... 2
1.
Definicin y Utilidad ...................................................................... 2
2.
Construccin de los diagramas ....................................................... 2
2.1.
Criterios para el diseo de los diagramas de flujo........................................... 3
3.
Tipos de Diagramas ....................................................................... 4
4.
Simbologa.................................................................................... 7
4.1.
American Society of Mechanical Enginners (ASME) ......................................... 8
4.2
American National Standard Institute (ANSI)................................................... 9
4.3
International Organization for Standardization (ISO) ..................................... 10
4.4
El Instituto Alemn de Normalizacin (Deutches Institut fur Normung e.V
DIN).............................................................................................................. 11
4.5
Smbolos del Flujograma de Ingeniera de Operaciones y de Administracin y
Mejora de la Calidad del Proceso (DO) .......................................................... 12
4.6
Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de Yourdon-De Marco y
Gene & Sarson.............................................................................................. 13
Bibliografa ............................................................................................. 14
Anexos.................................................................................................... 16
ii
Presentacin
Las instituciones pblicas deben alcanzar los mximos niveles de eficiencia y eficacia en su
accionar, y de esta manera satisfacer mejor las necesidades y expectativas de los habitantes.
Para lograr ajustar su gestin y alcanzar dichos niveles, las instituciones deben desarrollar
herramientas que les permitan optimizar sus procesos y lograr entregar mayor cantidad bienes y
servicios con las condiciones de calidad y excelencia requeridos por la ciudadana.
El establecimiento formal de los procesos, de los procedimientos institucionales y su posterior
representacin en un diagramacin de flujo o flujograma forman parte de estas herramientas,
pues permiten direccionar las actividades organizacionales hacia el cumplimiento de los
objetivos tal y como estos fueron plasmados en la planificacin institucional. Dicha identificacin,
estructuracin, documentacin y diagramacin de las actividades organizacionales, permite a la
institucin conocer, con suficiente claridad, la forma correcta, sistemtica y secuencial de
ejecutar las tareas necesarias para producir los bienes y servicios requeridos por la ciudadana,
as como los responsables de ejecutarlas y los requerimientos de tiempo, calidad, y cantidad de
las mismas.
En este contexto, el Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN), por
medio de su rea de Modernizacin del Estado, se complace en presentar la presente Gua para
la Elaboracin de Diagramas de Flujo entendiendo que los esfuerzos para realizar el
levantamiento de procesos y procedimientos en instituciones pblicas debe ser complementado
con la respectiva diagramacin o representacin grfica de los procesos y procedimientos
institucionales. Los Diagramas de Flujo resultan de gran ayuda para que los funcionarios
pblicos puedan visualizar de forma resumida los pasos a seguir para el eficaz y eficiente
desempeo de sus tareas.
La publicacin de esta gua, sirve para complementar los anteriores documentos relacionados
con esta temtica Gua para el Rediseo de Procesos y Gua para el Levantamiento de
Procesos- dotando de esta forma a las Unidades de Planificacin Institucional y a las dems
unidades organizativas de las instituciones pblicas costarricenses de las herramientas tcnicas
necesarias para sistematizar, estandarizar y normalizar la forma de realizar las actividades
institucionales, y consecuentemente mejorar su gestin y resultados.
iii
Introduccin
Un diagrama de flujo es la representacin grfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de
acciones rutinarias. Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones
especficas. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio
de flechas para indicar la secuencia de la operacin.
En el contexto del anlisis administrativo o de la gestin de organizaciones pblicas y privadas,
los diagramas de flujo o flujogramas, son representaciones grficas que emplean smbolos para
representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lgica en que estas realizan, y la
interaccin o relacin de coordinacin entre los encargados de llevarlas a cabo.
La expresin de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado
para la institucin, pues la representacin grfica de los mismos permite que sean analizados
por los que tienen a su cargo su realizacin y adems por otros actores interesados; quienes
podrn aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.
Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar:
La presente Gua para la Elaboracin de Diagramas de Flujo contiene informacin bsica para
orientar a las instituciones del sector pblico costarricense en la elaboracin, diseo y
construccin de los diagramas de flujo o flujogramas, que representen grficamente los
procesos, procedimientos y actividades institucionales, esta gua ha sido diseado bajo un
esquema de fcil consulta e interpretacin, como tambin deben ser concebidos los diagramas
de flujo.
En una primera parte del documento se establece la definicin del concepto diagramas de flujo y
una breve explicacin sobre la utilidad de su elaboracin.
La segunda parte del documento, muestra una serie de pasos que coadyuvan a la construccin
de los diagramas de flujo a partir de la definicin de los procesos, procedimientos y actividades
institucionales, del mismo modo se enuncian una serie de criterios que se deben considerar al
momento de elaborar los diagramas.
La tercera parte de la gua enlista distintos tipos de diagrama que pueden utilizarse para graficar
los procesos/procedimientos institucionales, sean diagramas de flujo verticales, horizontales o de
bloques.
La cuarta parte del documento indica las simbologas ms comnmente utilizadas para realizar
un diagrama de flujo, de forma tal que los usuarios de esta gua pueden realizar la comparacin
de ellas y elegir el tipo de simbologa que consideran ms conveniente utilizar.
Finalmente en la seccin de anexos pueden observarse algunos ejemplos de diagramas de flujo y
sus distintas formas de representacin.
Objetivo de la Gua
Brindar a las Instituciones Pblicas (Instituciones Centralizadas, Descentralizadas, Autnomas y
Gobiernos Locales) los criterios tcnicos generales, necesarios para orientar el diseo,
construccin y elaboracin de los diagramas de flujos que sirvan para representar grficamente
los procesos, procedimientos y actividades institucionales.
1.
Definicin y Utilidad
Los diagramas de flujo -tambin conocidos como fluxogramas- son una representacin grfica
mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento
o parte de l, estableciendo su secuencia cronolgica. Clasificndolos mediante smbolos segn
la naturaleza de cada cual.1 Es decir, son una mezcla de smbolos y explicaciones que expresan
secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda ms fcilmente.
Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas
para indicar la secuencia de la operacin, en pocas palabras son la representacin simblica de
los procedimientos administrativos.
Esta herramienta es de gran utilidad para una organizacin, debido a que su uso contribuye en
con el desarrollo de una mejor gestin institucional, en aspectos como:
2.
La construccin de los diagramas de flujo implica la consideracin de una serie de pasos, mismos
que sirven de gua para su diseo, estos se presentan a continuacin:
Palacios Echeverra, Alfonso J. Microanlisis Administrativo, Concepto y Tcnicas Usuales, Publicaciones del
Instituto Latinoamericano de Investigacin y Capacitacin Administrativa S.R.L. 1996, pg. 92.
2.1.
Nombre de la institucin.
Ttulo, o sea diagrama de flujo.
Denominacin del proceso o procedimiento.
Denominacin del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboracin.
Nombre del analista que realiz el trabajo.
Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
Simbologa utilizada y su significado.
o
o
o
Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace, cmo hace,
cundo hace y dnde hace cada paso. Esta es la parte ms importante y til para
el personal de ejecucin de una institucin, pues para recordar los pasos de un
procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos pginas del diagrama, sin tener
que volver a leer el manual de procedimientos completo.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del
tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.
Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan tener ms de
una interpretacin: usar en todos los casos trminos sencillos y uniformes para
que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el
significado de su contenido.
3.
Tipos de Diagramas
Figura N.1
Diagrama de flujo vertical
Diagrama correspondiente al Procedimiento de Remisin de Informes de labores a la
Secretara Tcnica del Sistema Nacional de Contraloras de Servicios
Fluxograma
Trmite: Remisin de los informes de labores de las Contraloras de
rea: Modernizacin del Estado
Signos
Fecha: 28/09/07
Analista: Angie Ulate Sancho
Abreviaturas
Secretaria Tcnica Sistema Nacional Contraloras Servicios
Unidad de Informtica
Contralor de Servicios Institucional
Unidad de Correspondencia
rea Modernizacin del Estado
STSNCS
UI
CSI
UC
AME
MIDEPLA
N
Descripcin de Pasos
10
11
12
13
14
Encargado
de
la
STSNCS
diagnostico de los ILCS.
15
Encargado
de
la
STSNCS
diagnostico a jerarca institucional
16
16
Operacin
Transporte
Control
Distribucin
Demora
Archivo
Decisin
Operacin
Combinada
ILCS
No
Si
elabora
remite
Si
No
b.
Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos smbolos
que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de informacin se
presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a las personas,
unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es
bastante comn que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades
asignadas a cada uno de estos actores y as poder comparar la distribucin de tareas y
racionalizar o redistribuir el trabajo.
Aunque su elaboracin resulta ms compleja que la del diagrama vertical, este diagrama
facilita la visualizacin de los sectores de una organizacin que intervienen en un
procedimiento determinado; adems, permite una mejor y ms rpida comprensin del
procedimiento por parte de los usuarios.
Figura N.2
Diagrama de flujo horizontal
Diagrama correspondiente al procedimiento de Adquisicin de materiales
Fuente: http://www.slideboom.com/presentations/58117
c.
Figura N.3
Diagrama de flujo de bloques
Diagrama correspondiente al procedimiento de Compra de Materias Primas
4.
Simbologa
El lenguaje grfico de los diagramas de flujo est compuesto de smbolos, cada uno de ellos
tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretacin como el anlisis del
diagrama se realicen de forma clara y precisa. Asimismo, para asegurar la interpretacin unvoca
del diagrama de flujo resulta necesario el diseo y escogencia de determinados smbolos a los
que se les confiera convencionalmente un significado preciso, as como definir reglas claras con
respecto a la aplicacin de estos.
Frecuentemente los smbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se someten a un
proceso de normalizacin, es decir, son diseados para que su interpretacin sea universal. Al
normalizar o estandarizar el uso de estos smbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u
organizaciones hagan uso de sus propios smbolos para representar procesos Diagramas de flujo.
No obstante lo anterior, la simbologa utilizada para la elaboracin de diagramas de flujo es
variable y es escogida segn criterio discrecional de cada institucin. En este contexto, diversas
organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologas para graficar diagramas de
flujo, siendo las ms reconocidas y utilizadas las siguientes:
4.1.
La Sociedad Americana de Ingenieros Mecnicos ASME por sus siglas en ingls-, fue fundada en
1880 como una organizacin profesional sin fines de lucro que promueve el arte, la ciencia, la
prctica de la ingeniera mecnica y multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el
mundo. Los principales valores de ASME estn arraigados en su misin de posibilitar a los
profesionales de la ingeniera mecnica a que contribuyan al bienestar de la humanidad.
La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan en el cuadro N.1, a pesar de la
amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa
es limitada, porque no ha surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las
necesidades.
Cuadro N.1
Simbologa ASME
Smbolo
Significado
Origen
Operacin
Inspeccin
Transporte
Demora
Almacenamiento
Almacenamiento Temporal
Smbolo
Significado
Decisin
Lneas de flujo
S/No
S/No
Actividades Combinadas
Operacin y Origen
Actividades Combinadas
Inspeccin y Operacin
4.2
El Instituto Nacional de Normalizacin Estadounidense ANSI por sus siglas en ingls- es una
organizacin privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalizacin voluntaria y
las actividades relacionadas a la evaluacin de conformidad en los Estados Unidos.
El ANSI ha desarrollado una simbologa para que sea empleada en los diagramas orientados al
procesamiento electrnico de datos EDP- con el propsito de representar los flujos de
informacin, de la cual se han adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de
los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacin administrativa, dicha simbologa se
muestra en el cuadro N.2 a continuacin:
Cuadro N.2
Simbologa ANSI
Smbolo
Significado
Inicio / Fin
Operacin / Actividad
Documento
S/No
S/No
Datos
Almacenamiento / Archivo
Decisin
Smbolo
Significado
Lneas de flujo
Conector
Conector de pgina
Conector
dentro
de
pgina.
Representa la continuidad del
diagrama dentro de la misma
pgina. Enlaza dos pasos no
consecutivos en una misma
pgina.
Representa la continuidad del
diagrama
en
otra
pgina.
Representa una conexin o enlace
con otra hoja diferente en la que
continua el diagrama de flujo.
4.3
Smbolo
Significado
Operacin
Operacin e Inspeccin
Inspeccin y Medicin
Transporte
Indica
cada
vez
que
un
documento se mueve o traslada a
otra oficina y/o funcionario.
Entrada de bienes
Almacenamiento
10
Smbolo
Significado
Decisin
Lneas de flujo
S/No
S/No
Demora
Conector
Conector de pgina
4.4
El Instituto Alemn de Normalizacin DIN por sus siglas en ingls- es el organismo nacional de
normalizacin de Alemania. Elabora, en cooperacin con el comercio, la industria, la ciencia, los
consumidores e instituciones pblicas, estndares tcnicos (normas) para la racionalizacin y el
aseguramiento de la calidad.
El DIN establece otro tipo de simbologa necesaria para disear un diagrama de flujo, igualmente
enfocado al tema de calidad, dicha simbologa se muestra en el cuadro N.4 siguiente:
Cuadro N.4
Simbologa DIN
Smbolo
Significado
Proceso
Representa
la
ejecucin
de
actividades u operaciones dentro
del
proceso,
mtodo
o
procedimiento.
Documento
Datos
Inicio
Operaciones Manuales
11
Smbolo
Significado
Decisin
Lneas de flujo
S/No
S/No
4.5
La simbologa DO no es una tcnica que sea comn para representar procesos rutinarios en
instituciones pblicas o privadas, pero existen organizaciones que han optado por esta tcnica
para diagramar sus procesos.
Cuadro N.5
Simbologa Ingeniera de Operaciones y de Administracin y
Mejora de la Calidad del Proceso (DO)
Smbolo
Significado
Proceso
Proceso Externo
Decisin: Insumos
Mltiples
Tema
Procedimiento
Funcin Organizacional
Lneas de flujo
12
4.6
Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de YourdonDe Marco y Gene & Sarson.
Al igual que la tcnica anteriormente citada, la simbologa DIF es una tcnica que no se utiliza
frecuentemente en campo administrativo, sin embargo se han encontrado algunos casos de
organizaciones que la han utilizado para representar sus diagramas de flujo.
Cuadro N.6
Simbologa para Diagramas Integrados de Flujo (DIF)
Smbolo
Significado
Estilo Yourdon-De Marco
Proceso
Entidad Externa
Archivo
Lneas de flujo
Entidad Externa
Archivo
Lneas de flujo
13
Bibliografa
Acevedo, Elmer, Alvarado Gildo, Brenes, Arturo, Galvis, lvaro. Tcnicas de Planeamiento y
Anlisis Administrativo. Antologa. Carrera de Administracin Bancaria. Universidad Estatal a
Distancia UNED-, San Jos, Costa Rica, 1982.
Flor Romero, Martn. Fundamentos, Tcnicas y Procedimientos de Organizacin y
Mtodos. Segunda Edicin, Editora Litocolor, Paraguay, 1989.
Hernndez Orozco, Carlos. Anlisis Administrativo: Tcnicas y Mtodos. Primera Edicin,
Editorial EUNED, San Jos, Costa Rica, 1996.
Jimnez Castro, Wilburg. Teoras y Tcnicas organizativas y de representacin grfica de
estructuras, de relaciones formales y de procedimientos. Editorial EDNASSS, San Jos,
Costa Rica, 1996.
Mena Redondo, Oscar. Anlisis Administrativo. Segunda Edicin, Artes Finales y Ediciones
Grficas, San Jos, Costa Rica, 1994.
Palacios
Echeverra,
Alfonso
Jos.
Investigacin
Administrativa.
1ed.
Instituto
Latinoamericano de Investigacin y Capacitacin Administrativa, San Jos, Costa Rica, 2002.
Palacios Echeverra, Alfonso J. Microanlisis Administrativo, Concepto y Tcnicas Usuales.
Publicaciones del Instituto Latinoamericano de Investigacin y Capacitacin Administrativa
S.R.L., San Jos, Costa Rica, 1996.
14
Elaborado por:
Silvia Caldern Umaa
Jorge Ortega Vindas
Revisado por:
Diego Mora Valverde
Maribel Sequeira Gutirrez
julio, 2009
Direccin electrnica: www.mideplan.go.cr
15
Anexos
Anexo N.1
Ejemplo de Diagrama de Flujo con la Simbologa del ASME
Anexo N.2
Ejemplo de Diagrama de Flujo con la Simbologa del ANSI
16
Anexo N.3
Ejemplo de Diagrama de Flujo con la Simbologa de la Norma ISO
Anexo N.4
Ejemplo de Diagrama de Flujo con la Simbologa de la Norma DIN
17
Anexo N.5
Ejemplo de Diagrama de Flujo con la Simbologa de Ingeniera de Operaciones y de
Administracin y Mejora de la Calidad del Proceso (DO)
Anexo N.6
Ejemplo de Diagrama de Flujo con la Simbologa del DIF (Estilo Yourdon-De Marco)
Anexo N.7
Ejemplo de Diagrama de Flujo con la Simbologa del DIF (Estilo Gane & Sarson)
18