La clasificacin de los documentos consiste en archivar stos de una forma

lgica y no arbitraria que permita una localizacin rpida de los mismos en

cualquier momento. Atendiendo a las caractersticas o criterios existentes en la
empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:
- Atendiendo a la ubicacin de los archivos:

Archivo centralizado.Toda la documentacin de la empresa se guarda en

una misma ubicacin, que podr estar en la misma empresa o en un lugar
distinto.

Archivo descentralizado.La documentacin se guarda en distintas

ubicaciones, de esta forma, se podrn establecer distintos sistemas de
clasificacin por ubicacin.
- Atendiendo a la frecuencia de consulta:

Archivo activo.Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya

consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarn al archivo
semiactivo.

Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo

activo. Se mantienen durante un perodo de tiempo estipulado y despus se
analiza cul de ellos se trasladar al archivo inactivo.

Archivo inactivo. En l se suelen guardar aquellos documentos que no se

consultan o si se hace, se har de forma espordica, un ejemplo de
documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras
de constitucin de la empresa, archivos documentales o histricos que
representan un valor simblico para la empresa. Desde este archivo podrn
pasar algunos documentos a su destruccin definitiva.

- Atendiendo que aquello que se desea almacenar:

Archivo horizontal.Los documentos se ubicarn de forma horizontal, uno

sobre otro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.

Archivo vertical.Los documentos se dispondrn de forma vertical, uno

detrs del otro, por ejemplo, los cajones de carpetas colgantes.

Carpetas suspendidas mediante cajn

Carpetas suspendidas mediante rail

Archivo lateral.Los documentos se ubicarn de forma lateral, lo que

permitir ver los cantos o lomos de las carpetas donde se suele indicar el
texto descriptivo de aquello que contienen.

- En funcin de la privacidad:

Archivos personales.Espacio fsico reservado a una nica persona y que,

por tanto, deber disponer de un cierre de seguridad para preservar el
contenido de su interior. Taquillas, cajones de mesa con llave, etc.

Archivos departamentales.Lugar donde se almacena documentacin

departamental, por lo tanto, nicamente tendrn acceso las personas
pertenecientes al departamento o el responsable mximo del mismo.

Archivos generales.Archivo de acceso general, por lo tanto, cualquier

persona que tenga los permisos oportunos podr acceder al archivo para
localizar cualquier documento.

NOTA:Tanto en los archivos departamentales como en los generales se

deber establecer un cierto control, para saber quin entra, cuando lo hace, qu
documento busca, qu documento extrae y de qu tipo se trata, cuando lo
devolver, etc.