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TPM
MACKARENA CAMPOS
ALISON LEIVA
Introduccin
DIAGRAMA DE FLUJO
CHECK LIST
CAUSA Y EFECTO
En esta herramienta analizamos la demora en la continuidad de los procesos
documentarios en una exportacin. Las 4 principales causas las son:
Exportador; Agente de Aduana; Certificadoras; Agencia de aduana; con
respecto a estos 4 busque cuales eran los problemas que se puntuales que
causaban el efecto anteriormente mencionada. En el siguiente diagrama de
Ishikawa se mostrara el anlisis:
DIAGRAMA DE PARETO
Diagrama de Pareto es utilizado para dilucidar, dentro de una serie de
problemas a cuales o cul de ellos hay que solucionar primero, ya que esta
herramienta nos muestra cual de esta tiene mayor incidencia.
Para este diagrama me dirig a una agencia de aduana para poder hacer una
encuesta en cuanto a cul de todas las causas que yo haba encontrado, cul
de ellas era la ms recurrente, entreviste a un total de 30 personas.
(1)= agente de aduana; (2)= exportador; (3)=agencia de aduana;
(4)=certificadoras
PROBLEMA
NO SE ACTUALIZAN (UTILIZACION DE
SOFTWARE) (3)
ERRORES DE TIPEO (1)
NO ENVIA DCTOS CORRESPONDIENTES (2)
POCO CONOCIMIENTO DE LOS PROCESOS
(2)
POCO TIEMPO DE ENTREGA DE DCTOS (4)
POCA EXPERIENCIA (1)
ENTRAGA MAL DCTOS A CERTIFICADORAS
(1)
PERSONAL NO CAPACITADO (3)
POCO PERSONAL (4)
TOTAL
FRECUEN
CIA
%
ACUMULAD
A
9
5
3
30%
17%
10%
30%
47%
57%
3
3
2
10%
10%
7%
67%
77%
83%
7%
7%
3%
100%
90%
97%
100%
2
2
1
30
Este grafico nos demuestra que es mayor problema es que las agencias de
aduana no actualizan su modo de operar, estando en una poca donde todo es
mediante internet o computador, algunas agencias se resan a utilizar este
tipo de sistema obligando a los exportadores a enviar toda la documentacin
va chilexpress, que hoy por hoy es la empresa de correos ms rpida de chile.
Este mtodo retrasa toda la cadena, ya que se pierden das de trabajo, das
que con un buen software se reduciran a solo 1, como es en el caso de la
Agencia de Aduana Oscar Navarro, a la cual fui para realizar mi investigacin.
LAS 7 MUDAS O 7 DESPERDICIOS
Esta herramienta nos permite y analizar nuestros procesos, haciendo nos ver
que tan eficiente estamos siendo. Permite detectar en que parte estas
desperdiciando recursos.
Los tipos de muda son:
Sobreproduccin:
- Producir artculos para los cuales no existe demanda, o simplemente
fabricar una cantidad superior a la demanda es un desperdicio muy
comn. La idea de producir grandes lotes para minimizar los costes de
produccin y almacenarlos en stock hasta que el mercado los demande,
es un claro desperdicio, ya que utilizamos recursos de mano de obra,
materias primas y financieros, que deberan haberse dedicado a otras
cosas ms necesarias.
Sobreproceso:
Hacer un trabajo extra sobre un producto, el cual aportar unas
cualidades por las que el cliente no est dispuesto a pagar o
simplemente no le interesan, es un desperdicio que debemos eliminar, y
que es uno de los ms difciles de detectar, ya que muchas veces el
responsable del sobreproceso no sabe que lo est haciendo. Por ejemplo:
limpiar dos veces, o simplemente, hacer un informe que nadie va a
consultar.
Defectos:
- Todo el mundo entiende que los defectos de produccin y los errores de
servicio no aportan valor y producen un desperdicio muy grande, ya que
consumimos materiales, mano de obra para reprocesar y/o atender las
quejas, y sobre todo pueden provocar insatisfaccin en el cliente.
Transporte:
- Cualquier movimiento innecesario de productos y materias primas ha de
ser minimizado, ya que no aporta nada a la cadena de valor. El
transporte cuesta dinero, equipos, combustible y mano de obra, y
tambin aumenta los plazos de entrega. Cada vez que se mueve un
Movimiento:
- Todo movimiento innecesario de personas o equipamiento que no aada
valor al producto es un despilfarro. Este despilfarro se puede confundir
con el transporte, pero en este caso nos referimos a los movimientos
dentro de un proceso, mientras que en el despilfarro de transporte nos
referimos al movimiento entre procesos. La muda por movimiento est
causada por un flujo de trabajo poco eficiente, un layout (distribucin en
planta) incorrecto y unos mtodos de trabajo inconsistentes o mal
documentados. Estos hacen que el operario se desplace ms de lo que
debera, que tenga que mover las materias primas de un lado para otro,
etc., aumentando su cansancio y disminuyendo el tiempo dedicado a
realizar lo que realmente aporta valor.
Esperas:
- Es el tiempo, durante la realizacin del proceso productivo, en el que no
se aade valor. Esto incluye esperas de material, informacin, mquinas,
herramientas, retrasos en el proceso de lote, averas, cuellos de
botella La causa ms bsica de tiempo de espera es un proceso
desequilibrado, es decir, cuando una parte de un proceso corre ms
rpido que un paso anterior. Otra causa comn de espera es cuando los
materiales no estn disponibles, ya sea debido a que los procesos de
manipulacin de materiales no funcionan eficazmente, o bien debido al
agotamiento de las existencias por mala gestin de las compras y/o la
poca sincrona con los proveedores.
En las agencias de aduana nos pueden localizar las 7 mudas, ya que nunca va
haber una sobre produccin de algo, porque en el comercio exterior no hay
ningn documento que se puede hacer muchas veces igual, porque este
siempre ser diferente; Sobreproceso tampoco ya que no hay nada que se
pueda hacer extra, a no ser que se est haciendo por error dos veces un mismo
documento; defectos, en cuanto a este si se puede encontrar que hay
desperdicios, ya que con el sistema antiguo que tienen las agencias de aduana
cualquier error de tipeo que se encuentre posterior a la impresin del
documentos, va a incurrir en desperdiciar todas las hojas que ya se utilizaron y
que contienen el error o en cuanto a las certificaciones, cuando el personal no
entrega toda las documentacin a las certificadoras o va fuera de plazo, esto
produce un retraso en la operacin; transporte, no cabe a lugar en las
agencias de aduanas, ya que estn no necesitan de un transporte propio para
realizar sus actividades; inventario, es la misma situacin, no compete;
movimiento, si compete con la agencias de aduana, como ests no cuentan
con un sistema de base de datos y tampoco pueden tener cada uno una
impresora, el personal debe estar constantemente parndose y movindose
desde sus cubculos hasta el rea de impresin adems de tener que archivar
todos los documentos en carpetas y desplazarse hasta el lugar donde se
almacenan; esperas, las agencias frecuentemente piden a sus clientes que le
enven los documentos va correo lo cual se demora entre un da o puede llegar
a demorarse 3 das dependiendo del da de la semana que se enviaron los
documentos, generando un espacio de tiempo muerto en el que ambos, agente
de aduana y cliente no pueden seguir avanzando.
LAS 5 S
Es una prctica de Calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento
Integral de la empresa, no slo de maquinaria, equipo e infraestructura sino
del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha
dado en llamar housekeeping que traducido es ser amos de casa tambin
en el trabajo.
La aplicacin de esta Tcnica requiere el compromiso personal y duradero para
que nuestra empresa sea un autntico modelo de organizacin, limpieza,
seguridad e higiene. Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes
y los Jefes y la aplicacin de esta es el ejemplo ms claro de resultados acorto
plazo.
PASOS DE LAS 5 S
Las 3 primeras S estn orientadas a las cosas; como las condiciones de trabajo
y en general al entorno laboral.
Clasificacin
-
Orden
-
Limpieza
Disciplina
-
1
2
3
4
6
7
8
Preguntas
Las personas luchan por encontrar
lapiceras, papel carpetas, llaves, etc?
Hay cosas tales como carpetas,
documentos, equipamiento que no
tienen dueo aparente?
Usted o sus colegas acumulan
lapiceras, clips, revistas viejas en los
cajones?
Hay papeles o guas telefnicas que ya
no se usan y juntan polvo?
SI/NO
10
11
12
KANBAN
POKA YOKE
Esta tcnica se puede aplicar en donde se quieran eliminar defectos y errores.
Los mecanismos del Poka Yoke son seleccionados de acuerdo a las necesidades
del proceso.
Cualquier empresa puede adoptarlos, siempre y cuando se puedan
implementar en el proceso, resultan verdaderamente sencillos y son fciles de
utilizar. Se debe tener un constante mantenimiento y es preferible que se
tengan programas de mantenimiento para que cada cierto tiempo se revisen y
los reparen si presenten desperfectos.
Como la nosotros queremos implementar un sistema software en lnea que
estar conectado con la gran mayora de los actores de una operacin de
exportacin, la detencin de un error es imperativa, para as no paralizar toda
la operacin. Esta tcnica de control de calidad permite anticiparse a posibles
errores durante la operacin documentaria.
Esto es lo que se aplicara al software:
Funcin de control:
-
Funcin de advertencia:
-
Conclusin
Las herramientas de calidad nos permiten medir el funcionamiento de las
empresa y de sus procesos, con el anlisis de esto, se permite ver lo que se
est haciendo bien y tambin lo que se est haciendo mal, y esto ltimo es lo
que ms nos importa, ya que gracias a que pudimos encontrar la falencia en
nuestra empresa nos da la ventaja de poder mejorar esto con las dems
herramientas utilizadas en este trabajo.
El sistema LEAN nos permite hacer una mejora en todos los procesos no solo
en el productivo, sino tambin en el ambiente laboral, nos permite aprender a
cmo hacer las cosas mejores, como perfeccionar nuestros mtodos y como
utilizar nuestro lugar de trabajo con eficiencia, nos permite corregir a darnos
herramientas para poder disear nuevos mtodos.
Se puede concluir que las agencias de aduana nacionales se han rehusado al
cambio, al avance de la tecnologa, lo cual es contra producente en cuanto a
cmo el comercio exterior siempre est de forma paralela avanzando con la
tecnologa. La actualizacin de las agencias de aduana es imperativo, viendo al
ritmo que avanza todo, ya no se puede perder tiempo enviando documentos
por correo o caminando cuadras para poder dejar unos papeles para certificar.
Gracias a estas herramientas seremos capaces de ver en nuestro entorno de
trabajo como dejar de desperdiciar, como organizar nuestro lugar de trabajo, y
adems generar ideas de cambio.