GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC

185

2009-09-30

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

E: ORGANIZACIONAL DOCUMENTAL

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES: documentación; especificación

Documentos; protocolos
Organizacionales; documentos
Organizacionales; estilo y presentación documentos;
generación de documentación

I.C.S.: 01.140.20
________________________________________________________________________________
Editada por el instructor Colombiano de Normas Técnicas y certificación (INCONTEC)
Apartado 14237 Bogotá D.C – tel. (571) 6078888 – fax (571) 2221435

Prohibido su reproducción Editada 2009-09-30

 PRÓLOGO
El instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, INCONTEC, es el
organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
INCONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión
es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al
consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado
del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados internos y externo.
La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de
Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período
de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público
en general.
La GTC 185 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30
Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objetivo de
que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuación, se relacionan las empresas que colaboraron con el estudio de
la guía a través de su participación en el Comité Técnico 188 Documentación
comercial.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN INAP
CADES LIDERANDO
CENDAP SENA- MEDELLÍN
CESDE SIKA COLOMBIA S.A
FUNCIÓN UNIVERSAL DEL ÁREA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
ANDINA CUNDINAMARCA
FUNDACIÓN UNIVERSAL UNIVERSIDAD EAN
PANAMERICANA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
GRUPO RECORDAR

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a

consideración de las siguientes empresas:

A&L ASESORÍA E. IDEA

AHA INSTITUTO PARA EL DESARROLLO
ALCALDÍA DE GUADALUPE DE ANTIOQUIA, IDEA
ARCHIVO HISTÓRICO DE ANTIOQUIA LITO LTDA
COLEGIO “NIDYA QUINTERO DE TURBAY” POLITÉCNICO GRANCOLOMBIAN
CONTRATISTA MUNICIPIO SABANATA SENA
CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO TRADUCÓMPUTO
DE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA UNIBÁN
-CODECIDTEC- UNIVERSIDAD CATOLICA DE
DURSPO S.A COLMBIA UNIVERSIDAD DE LA
EMP SALLE
ESAP UNIVERSIDAD EAFIT

INCONTEC cuenta con un CENTRO de información que pone a disposición de

los interesados normas internacionales, regionales y otros documentos
relacionados

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

CONTENIDO

Página

0. Introducción ................................................................................. 1
1. OBJETO .......................................................................................... 1
2. REFERECIAS NORMATIVAS ............................................................. 2
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................... 2
4. ASPECTOS GENERALES PARA LA COMUNICACIÓN .......................... 6
4.1 ZONAS...................................................................................... 6
4.2 MÁRGENES .............................................................................. 7
4.3 ESTILOS .................................................................................... 7
4.4 FUENTE .................................................................................... 8
4.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL ..... 8
5. CARTAS ........................................................................................... 11
5.1 CARACTERÍSTICAS DE REDADCIÓN Y PRESENTACIÓN ............... 11
5.2 UTIZACIÓN DE LA CARTA .......................................................... 11
5.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS .................................................. 12
5.4 PARTES DE LA CARTA ............................................................... 12
6. MEMORANDOS .............................................................................. 22
6.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN ................ 22
6.2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO .............................................. 22
6.3 PARTES..................................................................................... 23
7. CIRCULARES ............................................................................... 29
7.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN ............ 29
7.2 CLASES DE CIRCULARES ........................................................ 29
7.3 PARTES ................................................................................. 29
8. ACTAS ........................................................................................ 36
8.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN ............ 36
8.2 UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS .................................................. 36
8.4 PARTES ................................................................................. 37
9. INFORMES .............................................................................. 45
9.1 CARACTERISTICAS DE LA REDADCIÓN Y LA PRESENTACIÓN ...... 45