Introduccin general

a las ciencias y tcnicas

y de
de la informach
la documentacin

Claire
Guinchat
y Michel
Menou

--

.-..- ..-...

Las ideas expresadas por los autores de los

artfculos
firmados,
pertenecen a los mismos
y no reflejan
necesariamente
las de Unesco.
las expresioLas designaciones
empleadas,
nes y lapresentacinadoptadaparatodos
los
materiales
de esta publicacin,no
deben ser
interpretadas
por parte de algn pais o teen rela
rritorio,
como una toma de partido
cin con su rgimen poltico
0 con el trazado de sus fronteras.
Publicado en 1981 por la
Organizacin
de las Naciones Unidas para
la Educacin, la Ciencia y la Cultura,
7, place de Fontenoy, 75700 Paris, Francia.
Impreso en 1983 por la
Oficina
Regional de Ciencia y Tecnologia
de la Unesco para Amrica Latina y
el Caribe - ROSTLAC- Montevideo,
Uruguay.
ISBN 92-3-301860-I
Versin
Versin

francesa:
inglesa:

@Unesco 1983

92-3-201860-8
92-3-101860-4

Introduccin
general a las ciencias
y t6cnicas
de la informacin
y de la documentacin

PREFACIO

La puesta en marcha de estructuras

eficaces de bibliotecologis y documentacinenlos
paises en desarrollo
est obstaculizada en gran parte por la falta de personal calificado.
Teniendo en cuenta la contribucin
que pueden aportar
al desarrollo
de estos paises los especialistas
de la informacin, unos cuantos Estados, con el concurso
de organizaciones internacionales
como la Unesco, han concentrado
sus
esfuerzos en la creacin y desarrollo
de estructuras
de forParalelamente,
la Unesco presta atencin especial
a
macin.
la elaboracin
y difusin
de manuales de estudios
adaptados
tanto a las necesidades de los paises interesados
como al nive1 de los lectores
a quienes estn destinados.
A pesar de estos esfuerzos,
las necesidades estn lejos
de ser satisfechas
y puede comprobarse que en la mayoria
de
los palses en desarrollo
las unidades de bibliotecologaydo
cumentacin estn administradas
por empleados que no han recibido formacin profesional.
Era preciso pensar pues en
buscan
todos aquellos que al entrar en la vida
profesional
en vano un manual sencillo
que pueda proporcionarles
una cla
ra idea de su misin futura y de la importancia
que sta ti; ne.
Para llenar
esta laguna la Unesco ha confiado la elaboracin de este manual a dos profesionales
de gran experiencia en este campo, quienes han contado adems con la valiosa
y generosa colaboracin
de sus colegas de otras latitudes.
Esta obra es ante todo una introduccin
general
a las
Tanto su objetivo
co
ciencias
y tcnicas de la informacin.
mo el pblico al cual est destinada explican
la simplicidad
en la seleccin
del vocabulario
y la unidad en la presentacin, apreciables
en este manual, asf como su organizacin
Se trata de un instrumento
de autoforen forma de mdulos.
macin-que por lo menos asi lo esperamos -aspira a mantener
y reforzar
la motivacin
y la eficacia
de aquellosque
comien
zan o estn ya haciendo carrera en una biblioteca
o enunser
vicio de informacin,
sin haber recibido
la formacin bsica
necesaria.
* * *

.--

--

--._I_-.-

CONTENIDO

ll

Prlogo .........................
Introduccin

..................
Tipos de documentos
...................
Caracterlsticas.
.................
Forma de produccin
..............
Modalidades de utilizacin
Estructura
de los documentos .............
Vida de un documento .................
Definicin
de los principales
documentos
Bibliografias
Repertorios
Catlogos
Diccionarios
Enciclopedias
Directorio

15

......................

.......

..........
y obras de referencia
..............
bibliogrficos
......................
.........
y obras lexicogrficas
....................
......................

39
39
41
42
46
51
52
65
65
68
69
70
71

................
Seleccin y adquisicin
...............
Politica
de adquisicin
Localizacin
de los documentos ............
................
Formas de adquisicin
............
Procedimientos
de adquisicin

83
83
84
87
90

Almacenamiento de los documentos ............

...............
Formas de almacenamiento
................
Tipos de ordenamiento
.................
Causas del deterioro
..............
Reparacin y restauracin

93
93
94
96
99

..............
La descripcin
bibliogrfica
...................
Areas de datos
....................
Procedimiento
..................
Normas y formatos
Descripcin
bibliogrfica
de los
documentos audiovisuales
. . . . . . . . . , . . . . .

101
102
LO3
104
117

La descripcin
del contenido
. .
Objetivos.
. . . . . . . . . .
Proceso
fundamental
. . . . .
Modalidades
. . . . . . . . .

.
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.
.

121
121
125
131

Los lenguajes documentales

. . . . . , . . .
Lenguajes naturales
. . . . . . . . . . .
Lenguajes documentales
. . . . . . . . . .
El tesauro
. . . . . . . . . . . . . . . .
Compatibilidad
de los lenguajes documentales
Elaboracin
de un lenguaje documental.
. .

.
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.

133
134
137
148
151
155

La clasificacin
. . . . . .
Objetivos
. . . . . . . .
Etapas . . . . . . . . . .
Determinacin
de los temas
Seleccin de la clasificacin

.
.
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.

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.

171
171
172
173
174

. . . .
. . . .
. . . .
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. . . .

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.
.
.

179
181
182
186
187

Resmenes . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tipos de resmenes . . . . . . . . . . . . .
Contenido del resumen
. . . . . . . . . . .
Procedimiento
de elaboracin
. . . . . . . .
Problemas relacionados
con ciertos
documentos
especiales
. . . . . . . . . . . . . . . . .
Los catlogos 0 ficheros
. . . . . . . . , . .
Presentacin
material.
. . . . . . . . . . .
Procedimiento
de elaboracin
. . . . . . . .
Tipos de catlogos
. . . . . . . . . . . . .
Las instalaciones
y los equipos
. . . . , . .
Nocin de programa . . . . . . . . . . . . .
Local y mobiliario
. . . . . . . . . , . . .
Equipo Y material
. . . . . . . . . . . . .
La informtica
y las unidades de informacin
.
Definicin
. . . . . . . . . . . . . . . . .
Personal especializado
. . . . . . . . . . .
unidad central
y unidades perifricas.
Material:
Software
. . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lenguajes de programacin.
. . . . . . . . .
Formas de utilizacin
. . . . . . . . . . .
SistemaISIS
. . . . . . . . . . . . . . . .

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193
194
194
195

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197

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.

La indizacin
. . . . . .
Formas de indizacin
. .
Etapas de la indizacin
Indizacin
de documentos
Indizacin
automatizada

.
.
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. . . . . .
. . . . , .
audiovisuales
. . . . . .

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,
.

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.

.
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.
,
.

201
202
202
204
217
217
220
221
239
240
240
241
251
254
254
255

Contenido

La bsqueda de informacibn.
..............
Procedimiento
de bsqueda ..............
Etapas de la bsqueda ................
.................
Perfil
del usuario
Diferentes
tipos de bsqueda ..............
Bsqueda en el computador
..............

263
263
268
271
274
276

La evaluacin
y de bsqueda
Medidas de
Principales
Evaluacin

285
285
289
290

de los sistemas de almacenamiento

de informacin
.............
la eficiencia
...............
causas de deficiencia
..........
de los costos ...............

Los tipos de unidades de informacin

y las redes ....
Unidades de informacin
especializadas
en documentos primarios
...............
Centros y servicios
de documentacin.
........
Centros y servicios
de anlisis
de informacin.
...
Bancos y bases de datos ...............
Redes ........................

295
296
300
302
303
304

Los servicios
de difusin
de informacin.
.......
Formas de difusin.
.................
Diversas formas de difusin
de los
documentos primarios
.................
Prstamo interbibliotecario
.............
Derechos de autor
..................
Difusin
de documentos secundarios
..........
Difusin
selectiva
de informacin
..........
Difusin
de los documentos terciarios
........

307
307

LOS programas y sistemas internacionales

de informacin.
La cooperacin
internacional
en el
campo de la informacin
...............
Actividades
de los organismos de las Naciones Unidas .
Actividades
de las organizaciones
regionales
.....
Actividades
de los organismos nacionales
.......
Actividades
de las organizaciones
internacionales
no-gubernamentales
..................
Sistemas internacionales
de informacin
.......

341

Anexos..........................36

309
310
313
316
320
324

341
343
34.9
354
357
361
7
397
398
398
400

La normalizacin.
...................
Diferentes
tipos de normas ..............
Organismos de normalizacin
.............
Utilizacin
de las normas ..............

10

Contenido

Usuarios ........................
Funcin del usuario
.................
Categorfas de usuarios.
...............
Obstculos a la comunicacin
............
Mtodos de estudio de usuarios.
...........
Formacin de los usuarios
..............
La administracin
y las polfticas
a nivel
de una unidad de informacin
.............
El campo de la administracin
............
Organizacin
de una unidad
.............
Anlisis
de tareas
.................
Presupuesto y financiacin.
.............
Promocin y mercadeo
................
Evaluacin
de las actividades
de informacin
La administracin
y las polfticas
de informacin
a nivel nacional e internacional
............
Poltica
nacional de informacin.
..........
Sistema nacional de informacin:
estructura,
componentes, objetivos
...............
Participacin
en las actividades
internacionales

405
406
408
411
413
415
419
419
423
425
430
433
437

....

441
441
...

La educacin y la formacin
..............
Posibilidades
de formacin
.............
Tipos y programas de formacin
...........
Especializacin
...................
La profesin
.....................
Perfil
de un especialista
en informacin
......
Acceso a la profesin
................
Estatuto8
de la profesin
..............
Fuentes de informacin
profesional
..........
La investigacin
en ciencias y tcnicas de informacin.
Funcin y campos de la investigacin.
........
Mtodos de investigacin.
..............
Bibliografa
general ..................
*

443
449
455
455
456
459
463
463
465
467
469
473
473
476
479

PROLOGO

Se ha concebido esta obra para todos aquellos que en los pafses en desarrollo
comienzan su carrera en una unidad de infor
macin sin haber tenido una formacin bsica en las ciencias
y tgcnicas de la informacin,
pero que poseen una preparacin
general,
por lo menos equivalente
a la educacin secundaria,y
a quienes se pueden asignar tareas ms o menos especializadas.
El propsito
del presente trabajo es ayudarlos a realizar
mejor estas tareas ofrecindoles
para ello una visin
de conjuz
to sobre las actividades
modernas de la informacin,
visin
que esperamos resulte
completa, bien organizada y de fcil
aS
ceso.
Ms concretamente,
la obra debe permitir
a sus destinata
ros: comprender la razn de ser de las actividades
que
se
les conffan y sus relaciones
con el conjunto de mecanismos de
circulacin
que requiere
la informacin.
Encontrar una descripcin
satisfactoria
de las distintas
operaciones,
instrumentos
y conceptos relativos
a los siste-,
mas de informacin,
que les pueda servir de gula.
Esta introduccin
debe darle al lector
los elementos que
le permitan recibir
una formacin especializada
acorde con su
trabajo o seguir cursos que cumplan determinadas
finalidades.
Los autores consideran necesario subrayar que en ningn.caso
se pretende sustituir
la formacin bsica que est llamado
a
tener todo encargado de una unidad de informacin.
Esta gufa
se propone simplemente reducir
los efectos negativos delafal ta de formacin bsica.
La obra no est destinada a proporcionar
una habilidad
particular
sino simplemente a explicar
cada tarea y a situarla dentro de su contexto.
Es labor de la formacin en servicio, de los cursos especializados
y de la preparacin
bsica
en ciencias
y tcnicas de la informacin
suministrar
la capacidad prctica.
Sin embargo, los autores no han querido limitarse
a la
simple descripc<.n de los hechos sino que han tratado de mostrar el alcance social que estos hechos encierran
y el inte-

12

Prlogo

rs que tienen para las personas que emprenden una carrerade

especialista
en informacin.
Ojal esta obra logre fortalecer sus motivaciones
y abrirles
buenas perspectivas
profesio nales.
Este manual est concebido como instrumento
de autoforaunque no resultaimposible
utilizar
macin, de uso personal,
lo en las unidades de informacin
o en las escuelas de ciencias de la informacin
como libro de consulta en los ciclos
como gua para la elaboracin
de cursos o como
de formacin,
herramienta
de control
de los conocimientos
previos que requiere una formacin especializada.
Esforzndose por colaborar,
ante todo, enlapreparacin
del personal que necesitan
los sistemas de informacin
automatizados,
los autores han procurado incorporar
asimismo en
el texto el conjunto de las tcnicas de informacin.
La bsqueda de un equilibrio
en la materia resulta
compleja y serfa para nosotros una agradable sorpresa haberlo logrado.Los
autores se dan cuenta igualmente de que han tenido que imponer a veces sus puntos de vista personales
con el findeofre
cer una presentacin
lo ms coherente y estructurada
de esta
disciplina
que todavia nos esforzamosporconocer
en diversos
No obstante,
hemos juzgado ms importantes
la un
aspectos.
dad y la simplicidad
que las argumentaciones
tericas,
peri==
sando sobre todo en el pblico al que est destinado el manual.
La estructura
modular es otra de las caracteristicas
de
esta obra.
Se inicia
el libro
con una introduccin
que presenta de modo general las actividades
informativas,
luego a
parecen los diferentes
capftulos
especializados
que desarroz
llan los diversos aspectos de los sistemas de infonnacin.Ca
da.capitulo
o grupo de capitulos
pueden utilizarse
indepeny
dientemente
para la introduccin
de cursos o de las distinlo cual explica
las repeticiones
que se adtas actividades,
vertirn
sin duda de un capitulo
a otro.
Se ha previsto
adems que cada captulo
pueda actuali'
zarse y completarse localmente
con la ayuda de anexos que
convengan a las condiciones
particulares
de los usuarios.
Al
final
de cada capitulo
aparece un "cuestionario
de verificacin" con el fin de ayudar al lector
a cerciorarse
de que ha
comprendido los puntos esenciales.
Despus de este cuestionario se da una bibliografa
que permite a los interesados
profundizar
en los distintos
temas. La eleccin delasobras
ha resultado
particularmente
dificil,
salvo
las publicadas
en ingls,
por causa de la escasez de libros
elementales,
de
la pobreza de la literatura
en este campo y de la heterogeneidad de los materiales
bibliogrficos
especializados.

13

Prlogo

La idea de publicar
esta obra es fruto de un encuentro
de los responsables
de los programas de formacin
del INIS,
del Agris y del Unisist,
quienes hablan observado que el nivel de conocimientos
en informacin
y documentacin era
muY
desigual e incoherente
entre los participantes
en los seminarios de enseanza organizados por ellos,
a pesar de que tales
participantes
eran seleccionados
cuidadosamente.
Sehabfanota
do la misma dificultad
en los cursos de formacin
impartidos
en las unidades nacionales
de informacin.
Por otra
parte,
son estas mismas unidades las que a menudo se encargan de reclutar un personal sin formacin ni experiencia
en el campo
de la informacin.
Por consiguiente,
ha parecido aconsejable
elaborar
una
obra introductoria
que se acomode especialmente
a las necesidades mencionadas y que pueda difundirse
en los idiomas cuya
literatura
en materia de informacin
es limitada.
El plan detallado
de la obra fue ,realizado
por Michel
Menou (mediante contrato de asesorfa con la Unesco), en colaboracin con M.H. Binggeli
del INIS,
M. T. Martinelli
del
Agris y M. J. Tocatlian
del Unisist.
La redaccin fue confa
da por la Unesco a Claire Guinchat y Michel
Menou, quienescontaron con el concurso de las personas mencionadas anterior
mente y con la colaboracin
de numerosos colegas, sobre tod
los miembros y expertos del Comit Uf hOC sobre la poltica
y
programa de la enseanza y formacin:
Sra.G. Adda; M.M.A. Gopinath;
el profesor
S.I.A. Kotei; el profesor J. Meyriat;
el
profesor W. L. Saunders; el profesor V. Slamecka; el Dr. P.
Wolff; M.A. Abid; el profesor A. Neelameghan, lo mismo que a
las Seoras H. Allaoui,
A. Basset, la Seorita M. Bonnichon,
el profesor H. Borko y la Seorita D. Saintville
(quien colabor en la redaccin de algunos captulos).
Los autores desean expresar su
a .las
agradecimiento
personas mencionadas y a todos los que colaboraron
en esta de
litada
tarea.
Adems, slo ellos asumen la responsabilidad
por los
errores o lagunas que no pudieron evitar.
Aunque este trabajo ha resultado
un desafio,
los autores
conffan en que esta introduccin
prestar
ayuda a sus nuevos
colegas de los pases en desarrollo
para que puedan iniciar
o
proseguir
su vida profesional
con una visin
clara de sus tareas y de la importancia
que encierran,
con inters,
entusias
mo y eficacia.
Las opiniones
que aparecen en la presente obra no corres
ponden necesariamente
a los puntos de vista de la Unesco.
Febrero
Paris

1979

Claire Guinchat,
Michel Menou.

INTRODUCCION

son en nuestra poca dos pa"Comunicacin"

e "informacin"
labras de capital
importancia.
Toda relacin
humana,toda aS
tividad,
suponen alguna manera de comunicacin.
Todo conocimiento comienza con una informacin
sobre lo que ocurre,
lo
que se hace, lo que se piensa.
Esto determina,
en todos los
tiempos, la naturaleza
y calidad de las relaciones
humanas.
El presente se caracteriza,
no obstante,
por la amplitud que
adquiere el fenmeno, el nivel que muestra, la atencin
que
se le confiere.
Ala comunicacin
interpersonal
se ha aadido
por la capacidad
la comunicacin de masas, que se distingue
de informaciones
que se transmiten
y por la importancia
del
pblico que tiene que ver con ellas.
Como son los medios de
comunicacin -prensa, radio,
televisinlos quemovilizanla
informacin,
sta escapa al control directo
delusuario
quien
no puede ni verificarla,
ni transformarla,
ni responder
a
ella en forma inmediata.
Entre estas dos formas extremas de
de persona a persona o incomunicacin,
0 sea, directamente
directamente
del pblico a los medios masivosde comunicacin
en todos los campos de la actividad
humana,
una
funcionan,
serie de instituciones
que tienen el poder y el deber de comunicar los conocimientos
existentes:
familia,
sistemasdeen
administracin,
etc.
Entre
seanza, sistemas profesionales,
estas instituciones,
algunas se han especializado
en el tratamiento funcional
de la informacin
cientfica
y tcnica,
desde sus fuentes hasta el usuario.
En realidad,
la comunicacin humana directa
depende del
tiempo y del espacio.
Para que se inscriba
en el tiempo, es
que se registre
en un soporte
preciso que deje una "huella",
material:
libro,
imagen, fotograffa,
disco, etc., o sea, en
Seleccionar
en la enorme masa de informacioun documento.
nes los elementos de conocimiento,
suministrarlos
a toda per
conservarlos
sin alteracin
y actuali
sona que los requiera,
son los objetivos
que corresponden
zarlos permanentemente,
las actividades
documentales.

16

Introduccibn

Las formas de comunicacin son extremadamente variadas,

pero su esquema general es aproximadamente el mismo. El prin
cipio en que se fundamenta toda comunicacin es la circula-cin de un mensaje entre una fuente (emisor) y un destinatario (receptor),
por medio de un soporte (canal).
un grupo o
El emisor, o fuente, puede ser un individuo,
En el caso de una emisin intencional,
que
una institucin.
el emisor da a la idea que desea transmitir
es el nuestro,
cierta
forma que le permita al destinatario
percibirla.
Esta
forma recibe el nombre de cdigo. Por ejemplo,
un hablante
de lengua espaola cuando se dirige,
oralmente o por escrito,
los
a otros hablantes
de la misma lengua, tiene que emplear
trminos de la lengua espaola. Del mismo modo, un ingeniero
encargado de colocar las seales en una via tendr que utili
zar los signos internacionales
del cdigo de carreteras,yasT
en los dems casos.
Ruido

Ruido

Emisor
(cdigo)

Canal
transmisin

Ruido

+
-

Receptor
(decodificacin)

de
*

\
\
\
\

:
:
\

:
\

:
1

/
\

,/
1

\
\

.
%_
x1-_

Fig.

Retroalimentacin

1 - Circulacin

+--

<- c

de un mensaje

es aquel que recibeelmenEl receptor,

o destinatario,
saje, pero esta recepcin no siempre es intencional:
contrariamente a lo que ocurre al emisor, el receptor
est mucho
ms sometido al flujo de mensajes que provienen de todas par
tes, y que no estn destinados
a l; al productor
de informa
cin le basta con expresarse.
Para captar el mensaje, el re=
ceptor tiene que seleccionar
lo que le concierne en la masa

Introduccin

17

de sfmbolos que le llega,

y luego de codificarlos
(enelejem
plo anterior,
la lengua espaola o el cdigo de carreteras)
hasta encontrar
el mensaje original.
El mensaje que circula
entre el emisor y el receptor:
informe,
seal, idea...
slo
puede ser comprendido si estos dos polos disponen deunreper
torio comn de signos (el cdigo) que ambos comprenden de ma
nera idntica,
o si se realiza
una traduccin
de un lenguaje
a otro.
Sin embargo, an en el caso de un sistema comn,sue
len producirse
dos distorsiones:
en la iniciacin
se modifica la forma, o en la llegada la lectura
no corresponde siempre a su contenido real. Dicho de otra manera, "las palabras
no reflejan
lo que se queria decir";
el emisor y el receptor
no se han comprendido bien. La prdida de sentido resultante
puede convertirse
en un empobrecimiento
de la informacin
o en una interferencia
de la misma por la
(el "silencio")
presencia de datos superfluos
(el "ruido").
En los dos casos, se resiente
la calidad de la informacin,
hay que reanu
dar el proceso y el tiempo se pierde intilmente.
difieEl canal, o medio, o soporte de la comunicacin,
re segn la forma de dicha comunicacin.
Los medios son muy
entre otros,
la vibracin
del aire
variados;
pueden citarse
que lleva el sonido de una persona a otra, las ondas hertzia
nas, los satlites
artificiales,
los dedos de la mano, el pa
pel.
El funcionamiento
general de la comunicacin
es menos
simple de lo que parece. La misma transmisin
es factor
de
distorsin
y de prdida de la informacin.
Algunos obstculos provienen de la institucin
que efecta la transferencia
de la informacin;
otros son de carcter
tcnico,
y tienen
que ver con las formas de tratamiento
y tambin con la trans
ferencia;
otros son socio-psicolgicos,
debidos a las rel
ciones entre los usuarios y los especialistas
de la informacin; por ltimo,
algunos provienen del contexto ideolgico
y poltico.
Por otra parte, la comunicacin no se realiza
en sentiel receptor reacciona ante el men
Por lo general,
do nico.
saje emitiendo a su vez otro mensaje. A esta reaccin se dael nombre de retroalimentacin
(deeddbach) y puede adoptar
las formas ms diversas:
rumor, correo, respuestas
formalizz
das, critica
(del tipo de la crfltica
periodstica);
la naturaleza y forma de la respuesta dependen de la naturaleza
y
forma de la comunicacin.
Adems, la retroalimentacin
es
portadora de una informacin
doble, pues tambin
indica
en
qu medida ha sido satisfecha
la pregunta,
o desde qu punto
de vista se ha juzgado deficiente
la respuesta.
El estudio
de la retroalimentacin
permite apreciar
las condiciones
en
que se ha recibido
un mensaje y ajustar
constantementeelprc

18

Introduccin

cedimiento
con el fin de optimizar
el resultado,
o sea,de adecuar la informacin
enviada con la adecuacin de la inforCuanto ms prximos estn el emisor
y el
macin recibida.
o mejor estudiados
los contactos,
ms efectiva
sereceptor,
r la respuesta que encierra
la retroalimentacin.Sin
embardel receptor
gos an cuando el emisor parezca muy alejado
o discurso de un orador
-por ejemplo, emisor de televisin
la transmisin
no es unilateral
sino que origiimportante-,
na una accin de regreso o respuesta.
Para valorar
y determinar la naturaleza
de la transmisin
se han desarrollado
nu
merosos medios de anlisis
y control,
tales como los sondeos
de opinin,
las encuestas,
los anlisis
de necesidades,
etc.
La ciencia de la comunicacin,
de origen reciente,
cuyo
desarrolloprovienede
distintas
disciplinas
y se orienta
en
diferentes
direcciones,
ha establecido
varios modelos explicativos de la comunicacin:
el modelo matemtico de Shannon,
el esquema lineal
de Lasswell,de
orden sociolgico,
el modelo ciberntica
de Moles, esquema que se concentra en el estu
dio de mensaje, como el de Katz, reformado por McLuhan,el eS
tudio de la "mquina de comunicar" de Schaeffer,
la teorf
Existen otros cuantos enfode la informacin
de Escarpit.
ques cientficos
no slo del esquema terico
sino de las nue
vas condiciones
de la comunicacin debidas a las transformaciones tcnicas y al desarrollo
cientlfico
que caracterizan
nuestro tiempo y su corolario
indiscutible,
es decir,
la demanda de informacin.
En una poca en que la ciencia domina la vida de todos,
la informacin
es el elemento que la vivifica
y por esto tie
ne una importancia
capital
para la sociedad
universal.
L
transferencia
de informacin
cientfica
y tcnica es condicin primaria
e indispensable
de todo progreso econmicoyso
cial.
Efectivamente
el progreso tcnico,
factor de aumentode la productividad
y de la riqueza nacional,
depende de dos
elementos fundamentales:
la innovacin
y el mejoramiento
de
los procedimientos
y mtodos que se utilizan
posteriormente.
La aplicacin
de estos factores de desarrollo,
fruto delain
vestigacin
cientifica,
depende directamente
del acceso que
se tenga a los descubrimientos.
Cualquier retardo o laguna
informativa
en este campo significa
estancamientooregresin
Estar informado significa
tambin poder analizar
una si
tuacin,
hallar
las soluciones
a un problema administrativo0 polftico,
utilizar
el juicio
en el momento oportuno.La
dis
minucin de la incertidumbre
mejora naturalmente
las decsi;
nes, que determinan mediante elecciones
sucesivas la suertede un sector,
de una actividad,
o de un pas.

Introduccin

19

La enseanza, el aprendizaje
y la formacin suponen, adems de la relacin
pedaggica que se establece entreelprg
a
fesor y el alumno, el recurso a los acervos documentales,
las herramientas
de explotacin
y de difusin
de los conocimientos que constituyen
las bibliotecasyotras
unidadesde@
La rpida intensificacin
de la demanda educatiformacin.
va en un nmero creciente
de pases, la obligacin
que se m
pone a categorfas
cada vez ms diversas de profesionales
pa=
ra que actualicen
sus conocimientos
gracias aunapreparacin
permanente, la elevacin
del nivel
acadmico
indispensable
para el progreso cientfico
moderno, son todos factores multiplicadores
del desarrollo.
Convertir
los resultados
de la investigacin
en aplicaciones benficas para la vida de los individuos
-en el campo
de la salud, de la alimentacin,
etc.-,
permitir
a todos una
mejor comprensin y dominio de su situacin,dar
al industrial,
al comerciante,
al agricultor
las informaciones
objetivas
que les permitan fundamentar sus decisiones,
estas
son las
metas de los diversos canales intermediarios
entre la produccin de la informacin
y los usuarios.
Que la ciencia se nutre de la ciencia es un hecho quizs de mayor fundamento.
Los descubrimientos
cientfficos
y
las innovaciones
tcnicas retrocederfan
y probablemente des2
parecerfan
si la comunidad cientfica
no contara con la informacin acumulada a travs de los siglos.
Esto explica pre
cisamente la baja productividad
cientffica
y tcnica de lOS
pases cuyos recursos documentales son muy pobres.
En efecto,
la produccin
de la informacin
y el ambiente cientfico
que sta promueve estn distribuidos
en el mun
do muy nequitativamente.
Hay unos cuantos pases en desa-rrollo
que slo producen el 1% de la literatura
cientifica
mundial. Esta literatura
procede en su mayor parte
de
los
grandes paises industrializados,
que cuentan con una buena
parte del presupuesto nacional para sostener
la investigacin, la educacin y la informacin.
Estos pafses tienenasu
disposicin
una infraestructura
de informacin
capaz de cubrir una enorme poblacin
de usuarios:
bibliotecas,
centros
de documentacin,
centros de anlisis
de informacin,
personal especializado,
profesin
y formacin institucionalizada,
canales de comunicacin con las fuentes y los usuarios,
poli
En estos paises, casi por todas partes,se
tica nacional.
aS
vierte
una reorganizacin
de estos estamentos con mirasauna
racionalizacin
e integracin
funcionales
mediante diversas
formas de acuerdos de cooperacin tanto nacionales
como internacionales.

20

Introduccin

En los paises en desarrollo

la situacin
es muy diferen
te. LOS recursos que se pueden destinar
a la produccin cien
tffica
y almovimiento
de informacin
son por lo general muy
Por lo comn, la infraestructura
que corresinsuficientes.
ponde a los equipos es muy pobre y existe un predominio
de
entre las cuales hay algunas de las ms anlas bibliotecas,
tiguas del mundo que poseen adems fondos muy ricos y antiy desde luego de tcnicas a
guos. La falta de especialistas
vanzadas explica
el vacio casi completo que se advierte
entre los responsables
de mayor rango administrativo
y el personal ejecutivo.
La transmisin
de informacin
est sujeta
a interrupciones
y retardos
en estas regiones donde las nece
sidades informativas
son apremiantes y donde la demanda estz
a la orden del dfa.
Es necesario en estos pases reducir
el "dficit
de informacin"
inherente
a un potencial
y a un modo deproduccin
cientffica
restringidos,
accediendo a los datos disponibles
en vez de aumentar la produccin
local de tales datos,por
lo
menos al comienzo. Esto supone dos condiciones:
la existencia de una infraestructura
nacional
suficiente
y la integracin de los pafses desarrollados
al sistema de transferencia
de los conocimientos
de los pases en desarrollo.
Se estn haciendo grandes esfuerzos en este sentido.Des
de hace algunos aos especialmente
se ha puesto en marcha u
programa mundial de informacin
cientffica,
el Unisist
(l),
auspiciado
por la Unesco y un conjunto de organizaciones
inSe trata de reforzar
y de cooro
ternacionales
y nacionales.
nar la cooperacin mundial en el campo de la informacincien
tffica
y tcnica,
particularmente
en beneficio
de los paises
en desarrollo.
El Unisist,
orientado
de manera esencialmente
prctica,
no es ni un rgano centralizador
ni una estructura
formal,si
no un movimiento mundial -tal como l mismo se define- orie
tado hacia el mejoramiento de la transferencia
de la informa
cin en tres direcciones:
"CC) la disponibilidad
y accesibili
dad de la informacin
cientifica,
teniendo encuentaespeciai
mente las dificultades
relacionadas
con los diferentes
objex
tivos de los niveles de desarrollo
en diversos pafses,lo
mis
mo que otros factores
institucionales;
b) la conexin
y 1%
compatibilidad
de los sistemas de informacin...
mediante un
empleo cada vez mayor de normas comunes y de tcnicas modernas de comunicacin;
C) una selectividad
y flexibilidad
cre(1) Programa intergubernamental
de la Unesco para la coopera
cin en el campo de la informacin
cientffica
y tcnica,

21

Introducclbn

tientes
en el tratamiento
y la distribucin
de la informacin
cientffica
y tcnica,
gracias a nuevos mecanismos institucio
nales confiados al cuidado y diligencia
de las organizacio-nes cientfficas"
(1).
"Explosin
documental":
la expresin
caracteriza
muy
bien el crecimiento
espectacular
de la produccin
de documtos en el mundo desde hace algunos aos. Algunas cifras per
miten medirlaamplituddel
fenmenoyapreciar
sus tendencias,
A comienzos del siglo XX, la produccin
de publicaciones seriadas era de unos 10.000 tftulos
por ao y en 1971 su
La de los libros
fue de 269.000 unidades
en
bi a 170.000.
ms de 6000
1965 y de 571.800 en 1974. En 1970 aparecieron
documentos por dia laborable,
0 sea,2.000.000
al ao ysepr:
v que en 1985 esta cifra se cuadruplique
o quintuplique;
en
este ao aparecern por lo tantode8.000.000
a 10.000.000 de
documentos cientfficos
y tcnicos,
contando slo los impresos.
En general,
esta tasa de crecimiento
es muy rpida,pero
est caracterizada
especialmente
por su aceleracin
continua
durante los ltimos aos. Efectivamente,
en los aos sesenta
fue de 9,5%, en 1971 subi a 10,6% y, contrariamente
a ciertas predicciones
de saturacinydesaceleracin,
sigue aumentando cada vez con mayor rapidez (2).
La situacin
anterior
se explica por el gran desarrollo
de la ciencia moderna y por la innovacin
tecnolgica.
Comp=
rando las distintas
pocas del desarrollo
de los conocimienel fenmeno.
tos, se puede observar ms objetivamente
Segn
la National
Education Association
de los Estados Unidos de A
mrica "fue necesario esperar hasta 1750 para que el sabe?
del hombre de la era de Cristo pudiera solamente duplicarse.
Otra multiplicacin
por dos se cumpli ciento cincuenta
aos
ms tarde, en 1900... La cuarta multiplicacin
de esta clase
para el conjunto del saber cientffico,
se llev a cabo slo
en el decenio que sigui a 1950. En otros trminos,
se puede decir que el conocimiento
tecnolgico
se ha multiplicado
por diez cada cincuenta
aos desde hace ms de dos mil ocho(1) Un&&&
E&udko aabtLe La krea.&zacbn de un k.&ema mund& de indomatin
wkntt&a,
efectuado por la Unesco
y el Consejo Internacional
de Uniones Cientfficas,p.
151.
Paris, Unesco, 1971.
(2) Cifras
1976.

del Anuko

eb~tico,

p. 581. Parfs,

Unesco,

22

Introduccin

cientos aos. En 1950, el mundo contaba con 1.000.000 de investigadores

e ingenieros.
En 1900 eran 100.000;
en 1850,
10.000; y en 1800, 1.000" (1).
Efectivamente,
el nmero de
sabios e investigadores,
que constituyen
la fuente principal
de conocimientos
e informaciones
cientificas,
no deja de cre
cer: hoy llega sin duda a diez millones
(2).
Adems, a 1;
comunidad cientfica
propiamente dicha hay que aadir
ahora
toda clase de usuarios:
administradores,
jefes de empresa,in
dustriales,
juristas,
polticos,
educadores, etc.,
no sl
en el carcter
de solicitantes
sino tambin, cada vez ms de
productores
de nuevas informaciones.
A la multiplicacin
de
segn un proceso natural,
responde la multiplicala oferta,
cin de la demanda. A los gruposdeusuarios
pertenecen todos
aquellos que de una u otra manera participan
enlal'industria
del saber", es decir,
de la produccin,
distribucin
y consu
mo de los conocimientos.
Se puede afirmar en principio
que
"toda transferencia
de conocimientos
equivale a una transferencia de informacin,
y viceversa"
(3). y que la industria
del saber, cuya razn de ser consiste
en garantizar
esta
transmisin
de conocimientos
e informaciones,seguir
crecien
do rpidamente en un mundo que se fundamenta en el progresocientffico.
El crecimiento
de la informacin
influye
naturalmenteen
la composicin del acervo documental. A los libros
y publica
ciones seriadas editados por los circuitos
comerciales
tradi
cionales
se suma una extensa gama de documentos de todo orz
den, inditos
y de difusin
restringida.
Entreestosdocume;
tos figuran
informes,
tesis,
actas de congresos, cursos, esseparatas,
etc., que forman lo que se ha dado en 112
tudios,
mar "literatura
subterrnea".
Estos documentos provienen de
los orgauismos ms diversos:
instituciones
cientfficas,
uniservicios
de estudio y de investigacin,
versidades,
de los
cuales reflejan
la actividad
y las preocupaciones,
y constituyen la primicia
de la actualidad
cientffica,
siendo a menu
do la fuente ms actual y reciente
de informacin
en los dis
tintos
campos y constituyendo
la mejor herramienta
de comuni
cacin directa
entre cientfficos.
Aunque no es posible
registrar
su nmero, se sabe que ste aumenta considerablemente en la actualidad.

f in~omaton en 1985. Une ;tude p~dvi.hondes be6oin6 c-t da UAAOUAC~~, p. 14 y 19. Parfs,

(1) G. Anderla.

n&e

OCDE, 1973.
(2) Citado

en Unisist...,

(3) G. Anderla,

op. ti.,

op. ti.,
p. 68.

p. 11-12.

Introduccibn

23

Un factor suplementario
de congestibn
es la extraordina
ria reduccin de la vida Gtil de un documento; o sea, la des
actualizacin
de ste. En ciertos
campos, los conocimientosse renuevan con tal rapidez que ha llegado a decirse que un
libro ya est atrasado en el momento de su publicacin.
Resulta
por lo tanto, indispensable
reactualizar
constanteme:
te los fondos documentales,
ya sea por medios manuales o automatizados.
A esta enorme masa de documentos en papel hay que aadir la produccibn
de material
documental distinto
de los lifotograffas,
cintas
bros: discos,
magnticas,
videogramas,
al papel y cuya ap&
etc., documentos sobre soporte diferente
ricin
en los circuitos
de la comunicacin es uno delosgran
des adelantos de nuestra sociedad: la irrupcin
de lo audiovisual.
Aunque estos medios son muy promisorios,
plantean
problemas de tratamiento
y de difusin
que exigen
tcnicas
especificas
y canales diversificados.
Para responder a este permanente flujo documental,
los
organismos de tratamiento
de la informacibn
se han desarrollado en tres direcciones:
expansin del nmero y tamao, di
versificacin
y especializacin,
adopcibn de nuevas tcnicas
La expansin que llega al gigantismo en las grandes bibliotz
cas: la Biblioteca
Nacional de Francia que cuenta con 16 millones de documentos, la Biblioteca
Lenin de Mosc, con28 rnL
llenes,
la Biblioteca
del Congreso, con 72 millones;
esta es
la primera biblioteca
de los Estados Unidos de Amricaqueha
duplicado
sus fondos bibliogrficos
en veinte aos, a partir
de 1955. Reduccin y especializacin
mediante
la divisin
de funciones,
diferenciacin
de los pblicos
atendidos,
de
los productos que se ofrecen y de los sectores
cubiertos.
Creacin de organismos completamente nuevos, tales como los
bancos y bases de datos, que sirven para almacenar la informacin a un ritmo jams alcanzado antes. Por ltimo,
transformacin de las tcnicas.
A la explosin
documental corresponde efectivamente
la
explosin
tecnolgica,
principalmente
en tres campos que se
relacionan
con las operaciones documentales:
la informtica,
las telecomunicaciones,
la microedicin.
La aparicin
del computador para el tratamiento
de la
informacin
es muy reciente,
pues sblo cuenta veinte aos.El
computador ha dirigido
el tratamiento
de la informacin
por
de entrada
y de
un nuevo camino , gracias a sus dispositivos
salida de datos que trabajan
a una velocidad
sorprendente,
a
sus memorias que tienen una capacidad casi ilimitada
y a sus
rganos de clculo que son infalibles.
Las consecuencias
son
de la informacin
en enormes memonumerosas: concentracin
rias de gran capacidad, bancos y bases de datos numricosy/o

24

Introduccin

bibliogrficos;
increible
rapidez de las operaciones que peL
miten todas las manipulaciones
posibles;
inversin
del proce
so de transferencia
de informacin
(ya no es el usuarioniei
documento los que se desplazan,
sino la informacin).
Efecla memoria a distancia,
a parvamente, se puede interrogar
tir de "terminales"
que estn conectados a unarchivo central.
El desarrollo
de las nuevas memorias de gran capacidad y acceso directo
facilita
su consulta inmediata en tiempo real,a
voluntad
del usuario.
Por otra parte, los costos del tratamiento
automatizado
que requieren
en gran escala
y la misma lgica del sistema,
una cooperacin entre organismos,
se traducen en una regulacin de los mtodos y procedimientos
que permite dividir
las
tareas y sus resultados.
Estamos, de este modo, frenteauna
transformacin
de las estructuras
tradicionales
disociadoras,
sin brillo,
que se convierten
en redes documentaaisladas,
abiertas
en numerosos puntos de acceso.
les fluidas,
claras,
Nuevos sistemas de alerta permiten anticiparse
a la demanda
con pleno conocimiento
de causa. La difusin
selectiva
de in
el envio a un usuario de informacionesformacin,
es decir,
seleccionadas
regularmente
de acuerdo con sus propios intere
uno de los aspectos ms atractivos
de la
ses, constituye
-a
proximacin
entre la oferta y la demanda.
El empleo del computador no da lugar a error ni aproximacin y adems ha contribuido
en gran medida al desarrollo
del anlisis
de las necesidades y comportamientos
en materia
de informacin,
que se convierte
en progreso cualitativo
de
las relaciones
entre el hombre y la mquina.',
La "telemtica",
que es la coordinacin
y enlace
entre
las tcnicas del computador y las telecomunicaciones,-consti
tuye uno de los elementos fundamentales del desarrollodelos
sistemas y redes informticos.
Este encadenamiento
se efec
ta en dos direcciones:
redes especializadas
en la transmix
sin de datos, que utilizan
la red telefnica
y los satlilas redes generales o especializ&
tes de telecomunicaciones,
das de los computadores interconectados,
o sea, que pueden 0
frecer a distancia
el contenido de sus archivos.
Se prevn otras etapas en teleinformacin:
transmisin
a distancia
de la copia de un documento, teletransmisin,uti
lizacin
de los circuitos
de video, cuyo objetivo
consiste
en el tiempo y en el espacio,
el
en acercar lo ms posible,
usuario a las fuentes del saber. "Es opinin general que la
informacin
automatizada
suplantar
definitivamente,
entre
1980 y 1990, los procedimientos
artesanales
que garantizan
en la actualidad,
bien que mal, la transmisin
.y difusin

25

Introduccidn

de los conocimientos"
(1). Quizs sea necesario matizar esta informacin,
pero la tendencia se mantiene irreversible.
Tambin puede preverse un desarrollo
extraordinario
de
la microedicin
y de la microcopia
con detrimento
de los so
portes clsicos
que provienen del papel.
En ciertos
equi=
pos de computador ya se ha suprimido el papel y se ha reemen
plazado por la transmisin
inmediata de los resultados
microfilm
que se revela instantneamente
(COM - computer
output on microform).
La enorme reduccin del documento ori
ginal al convertirse
en microforma,
suprime
los problema;
de acumulacin causados por el almacenamiento del papel yfz
cilita
la difusin
y la distribucin
de los datos.
La aplicacin
combinada de estas tcnicas nuevas reprE
senta una solucin
de los dos principales
problemas de "polucin"
de la informacin,
a saber, la acumulacin y la obsolescencia.
Por otra parte , el impulso tcnico supone y origina
un
sorprendente
esfuerzo cualitativo.
El dominio de tales conjuntos tcnicos
impone la cooperacin de especialistasdetg
das las disciplinas.
A las ciencias
exactas y a sus aplicala bsqueda operacional,
la cA
ciones, como la informtica,
se aaden distintas
ciencias humanas que se ocuberntica,
pan de aspectos esenciales
del tratamiento
delainformacin
que son todavia mal conocidos y poco estudiados.Entre
estas
ciencias humanas hay que citar la psicologa
y las ciencias
del comportamiento
que aclaran los mecanismos humanos que
tienen que ver con la transferencia
de los conocimientos,co
mo los procesos de comunicacin y adquisicin,
el anlisisde las necesidades,
la interaccin
entre el hombre y la mquina; la semiologia
y la lingstica
que permiten
solucio
nar los problemas relacionados
con los lenguajes documentales y con la indizacin,
lo mismo que con la traduccin
automatizada,
los anlisis
en computador y la inteligencia
ar
tificial;
la administracin,
la economfa, que permiten domi
nar la concepcin y la administracin
de los sistemas
(por
evaluar los costos y los rendimienel anlisis
sistmico),
tos, establecer
programas globales;
las ciencias de la educacin que permiten definir
los programas de enseanza que
se adapten tanto a la formacin profesional
como a los usua
rios;
las ciencias
juridicas
y la sociologa
para estudiarlos aspectos sociales
y legales del tratamiento
de la infoy
macin; la teoria de la decisin,
etc.

(1) G. Anderla,

Op.

&.

26

Introduccin

Se forma de esta manera un saber fundamental de naturaleza multidisciplinaria,

que tiende a constituir
una ciencia
un corpus o contenido terinueva, paradigmtica,
es decir,
co respaldado por un consenso sobre su objeto,
sobre sus m"Ciencia de encrucijada"que
todos, sobre sus procedimientos.
busca un "principio
que rena los conocimientos
dentrodeuna
visin
global en la que cada uno de stos est situado exactamente y en la que se perciban con claridad
las relaciones
con los dems conocimientos
(1)". Aunque las ciencias
de la
informacin
slo estn en SUS comienzos y a menudo vacilan
para formalizar
una teoria sobre las aplicaciones
de la bsqueda y los resultados
de sus observaciones,
demuestran
sin
embargo, una notoria
fecundidad terica
y prctica.
La diversidad
y complejidad
de las operaciones
sucesivas que exige el tratamiento
de la informacin
justifican
es
ta aproximacin
interdisciplinaria
de alto nivel.
No se traz
de almacenar en orden lgico cierto nmero
ta, en realidad,
de documentos con la pretensin
de que esto es la documentaLa documentacin es memoria, seleccin
de ideas, reacin.
grupacin de nociones y conceptos,
sntesis
de los datos.Hay
que seleccionar,
evaluar,
analizar,
traducir,
sealar el malas necesidades especificas,siem
terial
capaz de satisfacer
pre cambiantes , pues varian segn el campo del saber que se
segn el estado de los conocimientos,
la naturaleza
trabaja,
de los usuarios y los objetivos.
Aunque las necesidades
son
todas se fundamentan sin embargo, en elmismoprin
variables,
cipio:
la informacin
tiene que ser confiable,
actual y disponible de inmediato.
Esto supone un trabajo considerable,
estructurado
segn
un conjunto de operaciones
que ha recibido
el nombre de "Cadena documental".
Estas operaciones
se relacionan
entre
sf
de modo que las ltimas dependen de las que preceden,deacuer
do con la lgica misma del proceso.
En uno de los extremosde la cadena ingresan los documentos que hay que tratar.
En
el otro, tiene lugar la salida de los resultados,
de los pro
duetos documentales,
desde el ms simple hasta el ms elabor
rado: referencias
y descripcin
de los documentos, herramien
tas de bsqueda, publicaciones
secundarias
y terciarias.
L
Figura 2 ilustra
el encadenamiento lineal
de las tareas documentales.
El primer eslabn de la cadena es la recoleccin
o sea
la operacin que permite constituir
y alimentar
el fondo dopor una unidad
cumental, o conjunto de documentos utilizados
de informacin.
Esta operacin tiene varias etapas sucesivas:
localizacin
de los documentos, seleccin,
procedimientos
de
(1) F. Russo. La pluridisciplinarit,
p. 772, mayo 1973.

EticfU,

vol.

338,N 5 ;

Introduccin

Fig.

2 - Cadena de las operaciones

27

documentales.

(ADBS, MU-

nu& du b.ibLolthcuim-documeWte
&avaeeant
dunb .b pu+ OI du&oppemM,
Pars: PUF, 1977.
P.9).

_-..

,..._.-

28

Introduccin

adquisicin
(gratuita
o pagada). La recoleccin
exige que el
responsable
de ella se mantenga regularmente
al corriente
de
la evolucin
de los conocimientos
y dela:produccin
enelcam
po correspondiente,
y por lo tanto, de que la unidad
est
bien integrada
en el mbito cientlfico
nacional
e internacio
Cuando se trata de publicaciones
cO
nal, formal e informal.
mercializadas,
la recoleccin
se apoya en numerosas fuentesrelativamente
identificables
y accesibles:
depsito legal
y
bibliograffas
nacionales
derivadas de l, catlogos de edito
res, indices y bibliograflas
de toda clase, repertorios.
Si;
embargo, la bsqueda de las fuentes de informacin
resulta
diferente
cuando se trata de la literatura
subterrnea.
No
le bastar al documentalista
conocer la existencia
de
los
organismos o de los cientlficos
que producen los documentos,
sino que tendr que organizar
una red de intercambio
y adqui
sicin sistemtica,
que se integre a un conjunto cientlfico~
Por otra parte, la adquisicin
no se improvisa sino que
tiene que hacerse en funcin de una poltica
estrechamente
relacionada
con los intereses
y objetivos
de la unidad de in
Las elecciones
sucesivas que rigenlasdecisione~
formacin.
relativas
a los pedidos presuponen un conocimiento
lomspre
ciso posible de la demanda informativa
y de su evolucin.
La adquisicin
se contina mediante operaciones de control y de registro
material
del documento y slo cuando ste
se ha verificado
y admitido (provisional
o definitivamente)
en los fondos se da comienzo al tratamiento
"intelectual":
descripcin
bibliogrfica,
descripcin
del contenido,
almace
namiento (o introduccin
en la memoria), bsqueda, difusin~
Todas estas operaciones
tienen por objeto encontrar
inmediatamente ,la informacin
necesaria para dar respuesta a una dE
manda.
Se impone en primer lugar establecer
la identidad.
del
documento. Este es el objeto de la descripcin
bibliogrfica,
o catalogacin,
que enumera las caracteristicas
formales de
un documento: autor, titulo,
fuente, formato, idioma, fecha
de edicin,
etc.
Estas caracteristicas
se consignan en una
referencia
bibliogrfica,
que constituye
una verdadera relacin de la identidad
documental.
La siguiente
etapa es la descripcin
del contenido,
lla
documental" , que abarca cierto nmero
mada a veces "anlisis
de operaciones:
descripcin
de la informacin
que contiene
el documento, traduccin
de sta a una formulacin
que resul
te aceptable para el sistema.
Efectivamente,iqu
ocurre
si
se utiliza
para describir
el contenido el lenguaje natural,
libre,
corriente?
Por este camino, se llegar pronto
a la
incomprensin
y a la confusin
total,
causadas por la ambigedad y la riqueza del lenguaje natural,
en el que las pal2

Introduccin

29

bras estn lejos de tener el mismo sentido para todos. Adems,tcmo responder una pregunta que se ha formulado
en un
lenguaje diferente
del que emplea la respuesta?
Para solucionar esta dificultad
semntica,
se traducen los trminos
de la pregunta y los trminos del documento a un lenguaje
comn, univoco,
es decir,
que tiene el mismo
sentido para
todos los que se sirven de l: es el lenguaje documental.Cg
el documental est compuesto de un
mo el lenguaje natural,
conjunto de trminos llamados segn los sistemas
y
lxico,
palabras claves, descriptores,
las pocas, encabezamientos,
indices y de una sintaxis,
o conjunto de relanotaciones,
ciones entre las palabras,
que puede ir de un simple
plan
de clasificacin
hasta un conjunto complejo de relaciones.
Tanto el lxico
como la sintaxis
presentan,
con relacin
al
lenguaje normal, dos particularidades
que los vuelven
ade
cuados para el tratamiento
documental.
Por una parte, se elimina del vocabulario
todo lo que pueda oscurecer el sendo: ambigffedad de formayde
significado,
sinonimia,
pobreza
informativa,redundancia,
etc. Por otra parte, se tratadeun
el usoy las relaciones
estn codificadosyno
lenguaje fijo:
pueden cambiar a voluntad
del usuario.Se
lograde estemodoun
instrumento
relativamente
estable que sin embargo, puede mo
dificarse
cuando se requiera.
Segn los casos, la descripcin
del contenido ser ms
o menos profunda.
En el nivel ms elemental,
bastarconuna
operacin de clasificacin:
determinacin
deltemaprincipal,
a veces de algunos temas secundarios,
y traduccin
alostr
minos apropiados del lenguaje documental.
Por lo general,12
clasificacin
es la nica descripcin
de contenido
que se
realiza
en las bibliotecas
no especializadas,
utilizando
clasificaciones
de tipo enciclopdico
(o sea, abarcando todos los campos del saber) o muy general.
La finalidad
de esta operacin es clasificar
la informacin
en un nmero redu
cido de categorias
y ordenar los ficheros
de modo quesepue
da hallar
ms fcilmente
el documento que las contiene.
La descripcin
ms profunda est constituida
por la in
dizacin,
que consiste en determinar
los conceptos
de que
trata un documento en funcin de su importancia
para el si2
tema documental contemplado y en representarlos
en el lenguaje documental con los trminos y nmeros adecuados.Se tra
ta en este caso de una operacin esencial,
que supone conocimiento del tema tratado y la definicin
precisa del nivel
de informacin
que se debe conservar para responder
a las
necesidades de los usuarios.
Por ltimo,
la condensacin permite restringir
la forma inicial
del documento mediante un resumen, de extensin
y tipo variables
segn el nivel del anlisis,
el valor
del
doble
El resumen tiene
documento y el sistema utilizado.

30

Introduccin

inters:
facilita
el registro
en la memoria, limitando
la duracin y el costo de la bsqueda;reduce
el tiempo de consulta
permitiendo
al usuario formarse rpidamente una idea de las
informaciones
contenidas
en un texto.
Cumplidas estas operaciones,
el documento y la informz
cin que contiene se presentan en una resea que puede col2
carse en la memoria, es decir,
integrarse
en el dispositivo
de almacenamiento y bsqueda del sistema: fichero
tradicional
fichero
semiautomtico
(en tarjetas
perforadas)
(0 catlogo),
soporte legible
por computador (cinta magntica,
tarjetao
cin
ta perforada).
El documento ser clasificado,
es decir,
colo=
cado en un lugar determinado segn el mtodo que utilice
la
alfaunidad: tipo de documento, formato, autor (ordenamiento
materia (ordenamiento
sistemtico),
orden de llegada
btico),
(ordenamiento
cronolgico),
etc.
La clasificacin
es una ope
racin material
que slo permite saber dnde se encuentra
el
objeto que se necesita.
Un sistema de localizacin
colocado
sobre el documento (signatura
topogrfica
o cota) define mate
rialmente
el lugar donde se encontrar
siempre el documento.Los documentos (por lo menos los documentos
textuales)
pueden almacenarse en su estado original
o en forma reducida,
El registro
en microficha
o microfilm
se ha ex
0 microforma.
tendido cada vez ms.
Este procedimiento
tiene las siguientes
ventajas:
ganancia de espacio (reduccin
del volumen del texto en un 95% en
algunos casos) y de peso, posibilidad
de duplicar
las colecfacilidad
de difusin,
que
ciones por duplicacin
inmediata,
supera ciertos
inconvenientes
de lectura
y deconservacinque
no pueden negarse, pero que habrn de solucionarse
en el futuro.
Las 'operaciones
de bsqueda documental (tambin -llamada
"seleccin")
se efectan a partir
de la memoria y no de las
mismas existencias
documentales.
La bsqueda y su corolario,
la difusin
de informacin,
son el fundamento delos servicios
que se ofrecen a los usuarios y la razn de ser de la unidad.
Ya sea manual (en los catlogos de fichas)
o automatizada
(en
las memorias de computador),
la bsqueda puedeadptardiferes
tes formas: retrospectiva
(sobre el conjunto del fondo
para
encontrar
todos los documentos que puedan responder una pregunta corriente
que se refiera
a los documentos de actualicombinatoria,
etc.
En cuanto alosproductos
dad), selectiva,
documentales,
estos pueden adoptar las formas ms variadas:su
ministro
del documento mismo, de referencias
(gracias a los documentos "secundarios",
como las bibliografias
que los resuministro
de informaciones
extradas
y presentadas
gistran),
en documentos de evaluacin
y sfntesis
(documentos "terciarios").
Difusin
permanente o a intervalos,
personalizada
se-

Introduccibn

31

gn las necesidades que tiene un usuario,

en la unidad, a dolo mismo que prestacin
de servicios
que supomicilio,
etc.,
nen diferentes
modalidades,
herramientas
especificas,
distintos pblicos.
Casi todas estas operaciones
se pueden realizar
automcamente con el computador. La entrada y seleccin
de los datos bibliogrficos
establecidas
en una hoja precodificada,
le
gible por mquina o directamente
mediante lectura
automticade los textos ("lectura
ptica'l),control
y verificacin,
indL
zacin automatizada gracias a un lenguaje que contiene la mcaptacin de los datos en los ficheros
y
quina, el "tesauro",
bsqueda documental segn diversos criterios
y distintos
mtc
dos, edicin de productos documentales (indices
en particular)
todo esto se realiza
automticameny respuestas a preguntas,
suprimiendo
los empleos dobles y los pro
te a gran velocidad,
cesos manuales repetitivos.
Quizs pronto,
se realicen
ensa-yos de condensacin
y traduccin
automticas
que completen
la gama de las tareas documentales automatizadas.
Tambin se
usa el computador para administrar
los procedimientos
de adquisicin,
de pedidos y para las operaciones
contables.
Segn su orientacin,
las unidades de informacin
se dedican ms especialmente
a tal o cual eslabn de la cadena doal al almacenamiento y a la consulta
en el lugar
cumental:
(las bibliotecas
tradicionales
se orientan
a preservar
el pade contenido y a la difusin
b) a la d escripcin
trimonio);
(centros y servicios
de documentacin);
C) a la explotacin
de la informacin
contenida en los documentos (centros de informacin como los bancos de datos, los centros de anlisis,
y de enlace).
si las tareas documentales
se articulan
Efectivamente,
segn un desarrollo
lgico,
no es necesario que sean cumplidas por el mismo organismo. Asistimos hoy por el contrario,
a una diversificacin
constante de los organismos
de tratamiento de la informacin,
relacionada
con la explosin
de la
oferta y la demanda. El usuario,
para quien el tiempo no era
un elemento prioritario
se dirigfa
l mismo a la biblioteca
para efectuar
las investigaciones
a partir
de catlogos maen un hombre apresurado,
que reclanuales, se ha convertido
ma una informacin
de actualidad,
revisada y entregada en el
menor tiempo posible,
"a domicilio".
A la diversificacin
y multiplicacin
de los usuarios
responde la variedad de los servicios
y productos que se suministran.
Esto se advierte
en la proliferacin
de los trmi
nos que designan las distintas
unidades de informacin:
biz
bibliotecas
especializadas,
centros
o
bliotecas,
archivos,
servicios
de documentacin,
centros o servicios
de anlisis,
servicios
de enlace, bancos de datos, bases de datos, media-

de orientacin,
servicios
de compilacin
de
tecas, servicios
traduce la riqueza de las posibilidades
de indatos, etc.,
formacin documental.
En realidad,
estas diversas
unidades
de informacin
se diferencian
recprocamente
por el aspecto
de la cadena documental que tratan prioritariamente.
Puede
considerarse
que coexisten
tres principales
ramas de actividad: la conservacin
y el suministro
de documentos primarios
(los documentos mismos), la descripcin
de contenido y su dL
fusin,
acompaada de suministro
de referencias
y de indicacin de las fuentes (documentos secundarios),
el suministro
de informacin
a partir
de los datos disponibles
(documentos
En la prctica,
esta distincin
corresponde ala
terciarios).
prestacin
de servicios
diferentes
y de productos
cada vez
ms profundamente elaborados,
realizados
con destino a pbli
cos diferentes.
Por ejemplo, un estudiante
que prepara
unatesis de qufmica debe dirigirse
a un centro de documentacin
especializado
para enterarse
de lo que se ha producido sobre
el tema particular
que le interesa
y tendr queconsultarpor
sf mismo los documentos pertinentes,
en cambio un ingeniero
que desea tener el ltimo resultado
de un anlisis
lo podr
conseguir en un servicio
de anlisis
de datos, en forma de
informacin
vigente inmediatamente
utilizable.
Mientras que las bibliotecas
de conservacinexistendes
de la antigedad *acaso la historia
no ha perpetuado la fama
de la biblioteca
de Alejandra
cuyo catlogo conocemos, que
conservaba ms de 700.060 rollos
de papiro en el ao48antes
de Cristo?-,
los centros de documentacin responden a preocg
paciones ms actuales como la determinacin
de una literatura que se ha vuelto demasiado abundante y effmera
para que
el usuario pueda captar directamente.
En este sentido,
los
centros de documentacin tienden a especializarse
dentro
de
los ms variados organismos:
empresas, universidades,
admiservicios
pblicos,
atencin de grupos de usua
nistraciones,
ros muy especializados,
a veces demasiado restringidos.
Su
nmero pasa de 100.000 en el mundo, lo que muestra hasta qu
punto el sistema de alerta y de bsqueda que dichos centros
constituyen
ha llegado a ser indispensable.
Las unidades del tercertiposon
creaciones recientes.Es
tas tienen la funcin de responder rpidamente y con segur11
dad las preguntas muy especializadas,
suministrando
una in
formacin seleccionada,
verificada,
evaluada, que se contentra finalmente
en productos idneos: balances,
sintesis,
estudios de tendencias,
etc.
Con estas unidades se relacionan
los servicios
de orientacin,
de intercambio
y enlace, encar
gados particularmente
de dirigir
a los
usuarios
hacia laS
fuentes de informacin,
ene1 campo o actividad
que les interesa.

33

Introduccin

En realidad,
si las unidades
de informacin
cumplen
principalmente
tales funciones,
no excluyen sin embargo, totalmente a las dems. Por esta razn, los servicios
de docu
mentacin disponen a menudo de una biblioteca
y las bibliote
cas pueden, por su parte, suministrar
documentos secundarios.
Conservacin,
documentacin,
informacin
constituyen
de
este modo los polos de un conjunto complejo de organismos de
diversa designacin,
pero que tienen
funciones
complementa
ras. Se han creado de esta manera redes de informacin
que
forman vastos sistemas integrados
a escala nacional
o internacional.
La nocin de red, es decir,
sistema de cooperacin
y de divisin
de las tareas, no es nueva sino que se apoya
considerablemente
en las nuevas tcnicas de tratamientodela
informacin
-informtica
y telecomunicacin.La
interconexin
puede hacerse a diferentes
niveles:
territorial,
funcional,
recuperable,
que se puede yuxtaponer
y que consti
sectorial,
tuye una vasta red de intercambios
integrados.Se
encuentranredes especializadas
en una funcin documental:
adquisicin,
catalogacin
cooperativa,
almacenamiento
cooperativo
(sobre
todo en microforma),
almacenamiento y organizacin
de datos,
y muchas otras funciones que se pueden garantizar
en forma
cooperativa,
segn procedimientos
aceptados por los miembros
ra
del sistema. Las redes especializadas
en una disciplina,o
ma de actividad,
comprenden unidades
especializadas
en un
sector
,de los conocimientos:
medicina,
ciencias
de la tierra, o una actividad
econmica y/o industrial.
Existen tambin, redes basadas en una categora particular
de usuarios
(por ejemplo, las pequeas y medianas industrias,
la adminis
tracin).
Actualmente,
numerosos sistemas de gran volumen, de estructura
ms o menos centralizada,
coordinan la informacin
mundial de su campo: el INIS, por ejemplo, que se ocupadela
informacin
nuclear,
cubre a travs de unos sesenta centros
nacionales
e internacionales
la casi totalidad
de la literatura sobre este tema; Medlars (Medical Literature
Automatic
Retrieval
System), para la medicina,
est organizado
en 85
paises; Euronet est en proceso de constitucin
con el finde
cubrir la informacin
cientffica
y tcnica de los paises
de
la Comunidad Econmica Europea.
La envergadura de estos sistemas,
el nmero de obstculos -polticos,
jurdicos,
financieros,
humanos, econmicosque deben enfrentar
requieren
por lo general el apoyo de las
autoridades
gubernamentales
y una voluntad poltica
coordina da.
El tratamiento
compartido de la informacin
se traduce
crenaturalmente
en la racionalizacin
y la estructuracin

_.--

-- .~.

..-

__ -._ .

--- ----

34

Introduccin

cente de las instituciones

nacionales,
con miras a lograrla
integracin
dentro de un solo sistema.
Todo esfuerzo en este
sentido supone tener en cuenta el desarrollo
del tratamiento
de la informacin
en la planificacin
global nacional.
Porlo
general,
un organismo pblico asume la concepcin y construc
cin de un sistema nacional,
en dos etapas principales:
defx
nicin de la estructura
general del sistema de acuerdo conlas
condiciones
nacionales;
refuerzo de la infraestructura
de informacin.
El dominio de la in
A nuevas tareas, nuevas exigencias.
formacin no puede contentarse,
como se ha visto,
con los cE
nocimientos
y tcnicas del libro
("biblioteconomfa")
o del
documento ("documentologia"),
qino que requiere
el concurso
de diversas disciplinas.
Se abre as un vasto campo de nvestigacin
cuya realidad
no est tan alejada de las prcticas
profesionales
concretas,
como podria creerse. Efectivamente,
los investigadores
en ciencia de la informacin
se basan en
mtodos y observaciones
que exigen la participacin
de las
unidades de informacin.
En contacto directo
con las operaciones tcnicas y con los usuarios,
estas unidades
suministran elementos de estudio y datos, as como las posibilida
des de experimentacin
que son indispensables
para la formulacin y la verificacin
de las teoras.
El impacto delainvestigacin
sobre el tratamiento
de la informacin
origina
una evolucin
muy rpida de los procedimientos
y de las tcTodo especialista
de la informacin,
en cualquier
ni
nicas.
ve1 que se encuentre,
ve, de esta manera, que su trabajo es
t directamente
alimentado y conformado por el constante
az
porte del anlisis
fundamental.
La evolucin
de la demanda y la necesidad de pasar del
suministro
de documentos o referencias
al de la informacin
misma han transformado
la apariencia
general de la profesin.
Las funciones de los especialistas
de la informacin
se han
diversificado,
especializado,
profundizado.
Las fronteras
que los separan de los cientficos
se han atenuado y evolucionan cada vez ms en el sentido de una mejor comprensinre
cfproca.
Se les exige una nueva preparacin
en lingfstica,en informtica,
en lgica y por supuesto en la especializacin correspondiente.
Slo puede analizarse
lo que se com
prende. Dos hechos revelan esta necesaria interaccin.Poru~
parte, el desarrollo
de aptitudes
y tcnicas documentales de
adquiridas
en virtud
de una formabase entre los usuarios,
cin apropiada,
es uno de los principales
objetivos
que persiguen los responsables
de la informacin.
Por otra parte,la
tendencia a exigir
al especialista
de la informacin
una doble preparacin
-en tcnicas documentales y en el campo o te-

35

Introduccin

Fig.

.\I\-\-.y*._
------_____
u=-_
bmVi.Ceb

3 - Algunos
(Manud

Paris,

-._

.~.-_-

canales

pouh &

Unesco,

para la difusin
4 ybh?nIeb

ed

de la informacin.
d'in(oma.Con.

1977, p. 8).

36

Introduccin

ma que trata-as
como una formacin profesional
continuaque
mantenga actualizados
sus conocimientos.
Esta ltima formacin tiende a generalizarse.
Reforzado por el personal de ejecucin,
apoyado por el
personal de formacin y de investigacin,
el cuerpo profesic
nal presenta perfiles
muy diversos,
a veces mal definidos:
analistas,
indizadores,
catalogadores,
informticos
especializados,
difusores
de informacin,
planificadores
de siste
mas, generalistas,
tcnicos,
especialistas
de enlace, conse=
jeros documentalistas,
que completan y enriquecen los tradicionales
oficios
de bibliotecario
y archivista.
De todas maneras, los une la misma preocupacin:
garantizarconeficacia
el acceso a la informacin
-por lo tanto al saber- al mayor
nmero posible de usuarios;
defenderla
de los factores
que
la degradan (retardo,
ignorancia,
interpretacin
errnea,sub ordinacin
ideolgica,
secreto,
censura).
Estas especializaciones
en informacin
se logran median
te programas diferenciados
de educacin y formacin -toda&
sobre todo en los paises de poca industrialiinsuficientes,
y armonizacin
zacin- cuyo desarrollo
constituyen
una de
las principales
tendencias
de la profesin.
Segn diversas
modalidades,
juega su papel en este sentido
la cooperacin
&nJ,e$fiacional ya sea a travs de grandes organizaciones,como
las Naciones 'Unidas y sus agencias especializadas,
o mediante acuerdos y convenios bilaterales
o multilaterales
entre
los distintos
palses.
Especialmente,
se ha iniciado
un gran
esfuerzo en favor de los paises en desarrollo,
estableciendo
y poniendo en marcha programas de formacin en sus respectivos territorios
o en paises tcnicamente
avanzados,0 suminis
, o asistencia
financiera,
sin ha=
trando personal calificado
blar de los suministros
de documentos y de material.Cualquier
persona deseosa de adquirir
formacin en estas tcnicas debe
disfrutar
de las posibilidades
que ofrezca una red de formacidn.
En realidad,
todas estas actividades
de la informacin
tienen,
fuera de las distintas
tcnicas,caracteristicas
comu
Persona encargada de la comunines que explican
su inters.
cuya curiosidad
y espkitu
critico
es
cacin y del contacto,
tn siempre al servicio
de la comunidad, cuya formacin reci
be reajustes
peridicos,
cuya inteligencia
est estimulad;
por la amplitud de las tareas y de las necesidades,
el especialista
o la especialista
de la informacin
ejerce una procuyo papel entre ciencia y concien
fesin nueva, muy actual,
en gran parte, en sus manos l
cia es primordial.
El tiene,
solucin
frente al gran desafio lanzado por la explosin
do.
cumental.

Introduccbn

37

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Informe del Comit Consultor
de la Presidencia
de los Estados Unidos de Amri
ca. Enero 1963.
* * *

TIPOS DE DOCUMENTOS

Un documento es un objeto
que ofrece una informacin.Los
documentos son la base material
del saber y de la memoria de
la humanidad. Desde luego, es posible
y necesario,
hallar
a una
otras fuentes de informacin,
por ejemplo, consultando
persona 0 a un organismo, tomando parte en una reunin o ass
tiendo a una conferencia,
visitando
una exposicin,
siguiend
una emisin de radio o de televisin.
Sin embargo, estas fue;
tes han hallado en buena parte la informacin
gracias
a los
documentos utilizados.
Existe una gran variedad de documentos cuyas caracterfsticas tiene que conocer perfectamente
el especialista
de la
informacin,
el cual debe estar en capacidad
de identificar
la categora
a que pertenece un documento, de modo que pueda
servirse
de l convenientemente.
Caractersticas

Las caracterIsticas
de los documentos son de dos clases:
ffsicas
(material,
naturaleza
de los signos empleados, tamao, peso, presentacin,
medios de produccin,
posibilidad
de una consulta directa
o necesidad de utilizar
un aparato,riodicidad,
etc.);
b) intelectuales
(propsito,
contenido,
ts
ma,tipo de autor, fuente, modo de difusin,
accesibilidad,
originalidad,
etc.).
a)

Todas las caractersticas

ffsicas
de un documento tienen
cierta influencia
sobre la manera de tratarlo.
El peso, tamagrado de resistencia,
la edad, el estadodecon
o, movilidad,
su unidad, rareza o multiplicidad
son todos factoservacin,
res que determinan la seleccin
y el aprovechamiento
de un do
cumento.

40

Tivos

de

documentos

NaaUaLeza

La naturaleza
de los documentos nos lleva
a introducir
una primera distincin
fundamental entre documentos textuales
y no textuales.
Cada una de estas categorias comprendeunagran
variedad de documentos.
Los documentos textuales
presentan exclusivamente,
o en
lo esencial,
las informaciones
en forma de texto escrito
que
debe leerse.
Esto ocurre, por ejemplo, con los libros,
las
publicaciones
seriadas,
las compilaciones
estadlsticas,
las
fichas,
los documentos administrativos,
los textos
legales,
los catlogos,
los documentos comerciales,
las patentes,
etc.
Los documentos no textuales
pueden incluir
una parte
de
texto,
pero lo esencial de la informacin
aparece en otra for
ma. Estos documentos deben verse, orse o manipularse.
Distiz
guimos en este caso:
Los documentos iconogrficos
-imgenes,
mapas, planos, grfL
en papel,dia
cos, esquemas, avisos, cuadros, fotografias
positivas.
Los documentos sonoros -discos,
cintas grabadas.
Los documentos audiovisuales
que combinan el sonido conlaimg
diaporamas,
cintas y video discos.
sn -pelZculas,
Los documentos materiales
-objetos,
muestras, maquetas,obras
y monumentos, trabajos
en braille,
juegos pedaggicos.
Los documentos compuestos, que renen diversos documentos tez
en disco,los
tuales sobre un mismo tema, como los libros
conjuntos pedaggicos.
Los documentos magnticos utilizados
en informtica,
o sea,
los programas que permiten realizar
los distintos
trabasimulacin,
manejo de.archijos,de clculo,
seleccin,
vos, etc., y los archivos.

El material
es la base ftlsica del documento. Naturaleza
y material
son dos caracterfsticas
distintas.
Un documento iconogrfico,
como una fotografia,
puede tener dos bases diferentes:
la pelcula
positiva
o negativa y la copiasobrepapel
llamada prueba. Los materiales
tradicionales:
piedra, madera,
hueso, tela, han sido reemplazados a travs de lostiempospor
el papel, que sigue siendo la base ms comn. Adems, la innovacin tecnolgica
ha descubierto
nuevas bases que adquieren una importancia
creciente:
material
plstico
(discos),
so
portes magnticos
(cintas
sonoras, discos y cintas de compu=
tador, discos y cintas de video),
bases qumicas
fotosensibles (pellculas,
fotograflas,
microformas).

Tipos

de

documentos

41

Cada material
tiene propiedades
ffsico-qufmicas
que influyen sobre las condiciones
de utilizacibn
y de conservacin de los documentos, que de todos modos requieren
cuidados especiales.
Formas de produccin

Por la forma de producci6n

distinguimos
los documentos
son
en bruto de los documentos manufacturados.
Los primeros
objetos que encontramos tal como son en la naturaleza,por
eminerales,
plantas,
huesos, fsL
j emplo , muestras de tierra,
Los segundos son objetos que ha fabricado
les, meteoritos.
el hombre y que pueden ser producidos por el artesano o por
la industria
(vestigios
arqueolgicos,
muestras, prototipos,
o son creaciones
intelectuales
(objetos de arte,obras
etc.),
literarias,
artfsticas,
cientfficas,
tcnicas,
etc.) real+
das a mano o con mquinas.
Las tcnicas principales
de produccin
son el grabado,
la litografa,
la imprenta,
el duplicado,
los procedimientos
se
elctricos
y fotoelctricos.
Estas tcnicas
fotogrficos,
pueden utilizar
en menor escala o en una produccin masiva.
Las innovaciones
tcnicas y el uso de nuevos materiales
transforman
considerablemente
la forma de produccin
de los
documentos manufacturados
y por lo tanto su uso. Los medios
de produccin
son a la vez ms diversificados
ymssencillos,
por consiguiente,
ms difundidos
y ms poderosos, lo que permite una produccin ms importante.
Los procedimientos
de la reprograffa
facilitan
la reprc
duccin de los documentos, multiplicando
las posibilidades
de acceso y de difusin,
que estaban antes reservadas a una
minorfa.
La microedicin,
es decir,
la edicin de un documento
en formato muy reducido,
sobre pelfcula,
ficha o tarjetaSaque tiene algunos inconvenientes,
posee grandes ventajas
en
cuanto al peso, el espacio, la comodidad de distribucinyde
copia, lo que facilita
el funcionamiento
de las unidades
de
informacin
y la circulacin
de la informacin.
El mismo documento textual
o iconogrfico
puede presentarse en un formato normal o en microforma,
pudiendo elegirse el que ofrezca las mejores condiciones
de adquisicin,con
servacin y utilizacin.
La utilizacin
de la informtica
ei
imgenes y datos numricos,
faciliel tratamiento
de textos,
ta y acelera notablemente
la produccin
de losdocumentosque
se pueden producir
automticamente
y transmitir
a distancia.

02

Tipos

de

documentos

Modalidades

de utilizacin

Las modalidades de utilizacin

constituyen
igualmenteun
criterio
esencial
de distincin
y de seleccin
de los docudirectamente
por
mentos. Algunos de stos pueden utilizarse
el hombre , pero otros requieren
un material
especial.
Las mi
croformas no son legibles
directamente
sino que necesitan a=
paratos de lectura
que aumenten el tamao de las
imgenes,
Los documentos audiovisuales
slo se pueden utilizar
mediante aparatos de proyeccin
de la imagen y de reproduccin
del
sonido. Las memorias magnticas del computador slo pueden a
provecharse
con un equipo informtico.
Cuando se quiera uti=
lizar
este tipo de documentos, es indispensable
disponer
de
un nmero suficiente
de aparatos que habr que mantener
en
buen estado. Conviene anotar que el costo de estos
aparatos
tiende a disminuir
rpidamente y que cada vez sonms comunes
y de empleo ms fcil.

La periodicidad
es una caracterfstica
importante,
sobre
todo en los documentos textuales.
Ciertos documentos se proen serie. Una publicaducen slo una vez; otros se publican
cin seriada es la que aparece en volmenes o en fascfculos
a intervalos
de tiempo ms o menos regulares:
cosucesivos,
lecciones
de obras, informes peridicos,
revistas,
diarios.
el contenido de cada entrega es diferente,pero
Naturalmente,
La presentacin
de los documentos, su tftulo
y muchas otras
caracter%sticas
son siempre los mismos.
Las revistas
y los diarios
son llamados ms especfficamente publicaciones
peridicas,
pues aparecen
a intervalos
definidos
y regulares,
por lo menos en principio.
La periodicidad puede variar
de veinticuatro
horas para un diario
a
un ao para un anuario o un informe anual. Es necesario cono
cer la periodicidad
de las revistas
que se reciben para paz
der controlar
su llegada.

CoLecciones
Las colecciones
son otra forma de agrupacin de documen
tos. En este caso, no se requiere ninguna periodicidad.
LOS
documentos tienen,
sencillamente,
la misma forma, generalmen
te el mismo objeto y un contenido diferente
que se refiere
2
un mismo tema, identificado
por un ttulo
o una designacin

Tipos

de

43

documentos

Cada documento recibe a menudo un n

propia de la coleccin.
Existen colecciones
para loS
mero de orden en la coleccin.
documentos sonoros, las fotograffas
en papel, las diapositivas y para algunos otros documentos tanto textuales
como no
textuales.
Fahrna de pubLkaci6n

La forma de publicacin
permite establecer
otra distincin importante
entre documentos publicados
y no publicados.
Los primeros se distribuyen
comercialmente
y cualquiera
pu=
de adquirirlos,
bien sea en el organismo que los ha producido, que est a menudo especializado
en esta actividad,
es dz
o bien en las librerfas.
Los segundos no escir, el editor,
tn comercializados
y su difusin
es ms o menos restringida.
Estos ltimos constituyen
lo que se denomina la "literatura
subterrnea"
o "no convencional".
Algunos son manuscritos
o mecanografiados,
otros son reproducidos
por procedimientos
de duplicacin,
incluso impresos , su tiraje
es siempre limiMuchas veces se trata de documentos de trabajo,
infoy
tado.
mes de estudio que deben completarse o transformarse,
reservados al uso particular
de su autor o al uso interno de los
organismos que los han producido.
Los documentos anteriores
tienen gran aplicacin
en la
investigacin,
la administracin,
las actividades
de produccin y de servicios,
que o bien no publican o que publican
El valor de los documentos no convenciocon mucho retardo.
nales tiene inters
tanto por su contenido como por su actua
lidad;
constituyen
un medio de informacibn
muy solicitado,

veces nico en ciertos

campos. Es diffcil
tener
acceso a
ellos porque su produccin
es dispersa,
porque no se publA
can y porque pocas veces se registran
en repertorios.
Algunos se mantienen secretos,
por lo menos por algn tiempo, co
mo ocurre con ciertos
documentos militares,
polfticos,
admi=
nistrativos
o comerciales
y slo estn al alcance de un redu
Otros en realidad
sl;
cido nmero de personas autorizadas.
estn limitados
por su forma de produccin
y su nmero muY
reducido (por ejemplo, una tesis no publicada).
Estos documentos deben buscarse sistemticamente,
sobre todo mediante
contactos personales
que puedan establecerse
con los autores
y con los organismos que los han producido.
Numerosos documentos de carcter personal y familiar
eg
tn respaldados por disposiciones
que prohibensudivulgacin
antes de cierto tiempo (veinticinco
aos, cincuenta aos).

--~

------.

44

Tipos

de

documentos

Los documentos manuscritos

que se llevan al dia: cartas,
notas, facturas,
etc., se conservan generalmente por razones
adm,inistrativas,
o como comprobantes. Sin embargo, pueden ag
quirir
un valor histrico
completamente independiente
de su
funcin inicial,
lo que ocurre tambin con los borradores,los
bocetos y las notas.

Las caractersticas
ten determinar
su valor,
nejarlo
y de utilizarlo.

intelectuales
de un documento per+
inters,
el pblico,
la forma de ma
-

El objetivo
de un documento, la razn por la cualsepro
duce, es muy variable.
Puede constituir
una prueba o un tesconservar las huellas de un acontecimiento,
servir
timonio,
de base a otro documento, presentar
ideas o resultados,
ser
vir en el trabajo o distraer,
ensear, ilustrar,
anunciar,di
vulgar
(es decir,
difundir
conocimientos
en forma ms senciz
establecer
los derechos de una persona o de una coleclla),
tividad.
Gh.ado de etabomtibn

El grado de elaboracin
permiteestablecerunadistincin
documentos primarios,
secundarios
y terciarios.
Los documentos primarios
(o primeros)
son documentos originales
elaborados por el autor.
Los documentos secundarios
son documentos que se refieren a los documentos primarios
y que no existirfan
sin ellos;
contienen
la descripcin
de los documentos primarios:
biblio
revistas
de resmenes, etc. (ver el capz
catlogos,
graffas,
tulo Bibliografa
y obras de referencia).
Los documentos terciarios
son documentos establecidos
a
partir
de documentos primarios
y/o secundarios;
renen, condensan y elaboran la informacin
original
en una forma que
de pblico:
corresponde a las necesidades de una categorfa
sfntesis,
balances,
estados de un problema, etc. (ver el capftulo
Servicios
de difusin
de informacin).
entre

Tipos

de

documentos

45

Contevdo
El contenido de un documento se aprecia en funcindedi
la forma
de
Estos son: el tema tratado;
versos criterios.
presentacin
ms o menos sistemtica
y exhaustiva,
accesible
a todo pblico o a un pblico especializado;
el nivel cienfico; el grado de originalidad
y de novedad; la edad de las
informaciones,
que existe generalmente en funcin de la fecha de aparicin
del documento; el hecho de que el documento
contenga en parte o en lo esencial datos numricos.
Todos estos criterios
son relativos:
un documento puede
no encerrar ninguna informacin
nueva, pero puede estar presentado de manera ms clara y ms accesible
a cierto pblico;
completamente
un documento antiguo puede tener un contenido
caduco, pero encerrar un testimonio
importante
de su poca.
En cada actividad
informativa
conviene determinar
cules son
los criterios
ms importantes
para la evaluacin
de un documento.

El origen,
fuente y autor de un documento juegan un papel importante
en la forma de utilizacin.
Efectivamente,
la
fuente puede ser privada o pblica,
annima o conocida, indL
vidual o colectiva,
secreta o divulgada.
El autor puede ser
una persona o un grupo de personas, pero puede ser tambin
una sociedad, es decir, una institucin
(o varias institucio
nes). Cada una de estas circunstancias
puede afectar
la forf
ma de obtencin del documento, lo mismo que su tratamiento
y
difusin.
La naturaleza
ms o menos confidencial
de una fuente de
informacin
influye
en el uso que se pueda hacer de ella.
Un
periodista,
por ejemplo, puede negarse a indicar
la fuente
de donde tom su documentacin;
sta no pierde por ello
su
valor,
ya que esta manera de proceder est respaldada por la
En cambio, un cientffico
tendr que
deontologfa
del oficio.
las
exhibir
la prueba de que lo que afirma existe
y citar
fuentes.
Ciertos documentos son del dominio pblico -todo el mun
do puede utilizarlospero otros en cambio estn protegidospor la propiedad literaria
y/o artfstica,
o comercial,
ncl2
so por algunas disposiciones
del derecho comn, que prohiben
su utilizacin
durante algn tiempo sin elconsentimientodel
autor, o de sus representantes
y sin el pago de los derechos
correspondientes;
esta circunstancia
puede restringir
considerablemente las posibilidades
de difusin.

66

Tipos

de

documentos

Los tipos de documentos identificados

por las unidades
de informacin
no son tan numerosos y tan diversificados
como permitirla
establecerlo
una tipologa
exhaustiva
sino que
responden a preocupaciones
prcticas
con el fin de fasil&tar
las operaciones
de seleccin,
de organizacin,
de tratamiento, de bsqueda y de difusin.
En el plano formal se distinguen
generalmente:
las monograffas,
documentos nicos que tratan un tema; las publicacio
nes seriadas;
las patentes;
los documentos no textuales,entr<
ellos,
las imgenes, los mapas, las fotograffas;
los documentos secundarios;
los documentos no convencionales.
Estas cate
gorfas se definen,
en cada caso, segn las necesidades o lostratamientos
particulares
que se les quiera dar.
En el plano intelectual,
distinguimos
generalmente,
los
documentos centrales
o esenciales,
que tratan sobre todo, extemas que interesan
a la unidad; y los documenclusivamente,
en los cuales se distinguen
si es necesario
tos marginales,
dos subgrupos: los documentos que contienen frecuentemente,
o
en alguna proporcin,
informacin
interesante
y los que no la
contienen
sino en casos muy contados o raros, por lo que deben rechazarse generalmente.
Los primeros se adquieren y man2
jan en forma ms rpida y completa que los otros.
Hay que decir una vez ms que esta distincin
es puramen
te funcional
y que depende de las necesidades y de los objetz
vos.
Estructura

de los

documentos

La estructura
de los documentos vara de un tipo a otro
y en cierta medida de un documento a otro, pero todos tienen
rasgos comunes. En ciertos
casos, el documento es suficiente
por si mismo, pues encierra
el conjunto de indicaciones
que
exige su utilizacin.
En otros casos, debe ir acompaado
de
otro documento (ficha,
nota, resea, informes,
ilustraciones,
o de grabaciones,
etc.) que lo identifica.

Monogka@a
En general,
una monografia comprende una cartula,
una
portada,
un texto dividido
en varias partes o subpartes,
una
tabla de contenido o una simple enumeracin de los capltulos,
que va al comienzo o al final del trabajo.
A estos elementos

Tipos

de

47

documentos

fijos pueden aadirse ilustraciones

en el texto, notas depie
de pgina o al final de los capftulos
o del trabajo,
que pus
den complementar las indicaciones
dadas en el texto (referen
notas, etc.),
un prefacio
habitualmente
cias, observaciones,
escrito
por una persona distinta
del autor, una introduccin,
un prlogo o un prembulo, escritos
por el autor o por otra
persona, que se coloca antes del texto,
o una nota o advertencia final,
los cuales sirven para presentar
el autor,
el
o para resumir el contenido.
trabajo,
el tema, los objetivos
Al final de la obra o de los capftulos,
podemos hallaruna
o
varias bibliografas,
un glosario
o lxico,
un fndice de mao de nombres propios o lugares citados y anexos que
terias,
contienen datos complementarios.

Publicacin

6 vrhda

La publicacin
seriada se compone de una cartulaauees
siempre la misma en cada entrega, pero que puede tener modificaciones
a travs de la existencia
de la publicacin,
y de
un texto que comprende los siguientes
elementos:
Un sumario que presenta la lista
de los articulos
y de las
secciones.
Varios artfculos
acompaados o no de un resumen y de una bibliograffa,
con 0 sin ilustraciones.
una parte informativa,
ya sea sobre la vida de
En ocasiones,
la institucin
editora,
sobre la actualidad
de la disci plina o el campo de que se trate.
que anuncia y resea obras
A veces, una parte bibliogrfica,
aparecidas recientemente
y las analiza ms o menos extensamente.
Un correo de los lectores.
Publicidad.
A estos elementos se puede agregar un editorial,
espefirmado por la redaccin o la
cie de opinin para el lector,
direccin
de la publicacin,
en el cual se ofrecenlospuntos
de vista de sta sobre un tema actual o sobre el contenido
Algunas publicaciones
seriadas presentan
de los artfculos.
su
en varios idiomas y a veces
resmenes de los artculos
traduccin
completa en uno o dos idiomas; otras contienen ar
tfculos
en varios idiomas, se trata de dos formas de public cin bilinge
o multilinge.
Peridicamente
el total de los artlculos
aparecidos
en
la publicacin
durante el ao se rene en una tabla o fndice
de artculos
que remite a los nmeros donde aparecieron
y a
las pginas correspondientes.
Estas tablas o Indices
pueden

48

Tipos

de

documentos

publicarse
tambin en acumulados cada cinco o diez aos. Desherramientas
de investigacin
rpidas y
de luego, constituyen
seguras, que evitan tener que hojear toda una coleccin
para
encontrar
un artfculo
0 un autor.
Las publicaciones
seriadas se numeran en serie continua,
0 por aos 0 volmenes y entregas.
Docwnerttoa indda%
Los documentos inditos,
sobre todo si nodebenconservar
se en principio,
como tales,
tienen una estructura
mucho ms
variable.
En ellos se omiten, a veces, las mencionesmsimpor
tantes de autor, titulo,
fecha y fuente; datos estos
que e
los documentos publicados
se suelen hallar
en la pgina
de
tftulo,
los sumarios y las cubiertas.

Estos documentos tienen una estructura

muy variable
que
depende de su naturaleza,
de su objeto y de su contenido.
Algunos son sencillos
(por ejemplo, la fotografa
de un objeto
otros son complejos (como ocurre con una pelfcula
que
nico),
muestre la crfa de un animal).
Frecuentemente,
se plantea el problema de su identificacin. Bien sea el autor, la fuente, las partes y otras indica
ciones, pueden figurar
sobre el documento mismo en forma de
explicacin,
membrete, encabezamiento de la grabacin,
o PuE
den figurar
tambin sobre el empaque del documento
(a veces
en ambos; caso en el cual, el empaque completa la resea del
documento y viceversa);
tambin pueden figurar
en un documen
to anexo (como en los objetos en bruto, ciertos
documentos G
sobre papd
teriales,
negativos
de peliculas
o fotografias
que indica su naturaleza,
la fecha y el lugar de recoleccin,
de produccin
y de toma de las imgenes, etc.
Los mapas, pla
nos, grficas,
encierran,
adems del trazado mismo, indicaci
nes de tftulo;
a veces el autor(es),
fecha, fuente, el imprez
sor o el editor,
una leyenda o lista
explicativa
de los Si&
nos y colores convencionales
utilizados,
y sobre todo, la escala, o sea, la indicacin
de la relacin
entre las dimensiones de la realidad
y las del papel.
Ciertos documentos, como las leyes, las sentencias
legales o judiciales,
los informes peridicos,
los proyectos de
investigacin,
etc.,
incluyen
a menudo los mismos elementos
constitutivos
que pueden presentarse
en un orden fijo.

Tiposde

documentos

Cada una de las partes de un documento tiene

un valor
ms o menos las dismayor 0 menor. Tales partes facilitan
tintas
operaciones
de identificacin
y de tratamiento.
En
primer lugar, queremos referirnos,
de modo general,
a
las
partes ms destacadas y a las ms densas, como las cubiertas,
las portadas,
las pginas de sumarios o de fndices generales.
La mayora de los datos que se requieren
deben hallarse
normalmente en lugares precisos,
fijados
por las normas o los
usos (por ejemplo, la fecha se encuentra al comienzo o al
final de un documento).
El ttulo
y la denominacin de un documento deben normalmente permitir
su caracterizacin,
pero a menudo son ambi
y tienen por lo tanto que mejorarguos > vagos 0 incompletos
se con otras indicaciones.
En un documento textual
se utilizarn
la cubierta,
la
portada,
la tabla de contenido,
los tftulos
de los captulos,
las secciones y prrafos,
lo que a la vez nos da una visin
de conjunto y nos permite identificar
las partes
del texto.
La tabla de contenido es til
tambin para precisar
los
temas, los resmenes, introducciones,
prefacios,
prembulos,
con el fin de lograr una visin
global del documento,
etc.,
de su orientacin
y de sus intenciones.
La presentacin
gen2
ral, la bibliograffa
y las ilustraciones
dan una idea del tl
po de tratamiento
que se ha dado al tema.
En un documento no textual,
habr que referirse
en primer lugar a las indicaciones
que tienen los empaques, las etiquetas,
los membretes y los encabezamientos de las graba
ciones. Sin embargo, ser necesario completar la informacin
mediante el estudio de los documentos adjuntos,
de los catlogos y documentos comerciales
que lo presentan,a
veces con
todos los detalles.
Es necesario examinar el documento mismo, en su conjunto, como nico medio de identificacin
para los documentos
no textuales.
Esto debe hacerse siempre con todos los documentos, por lo menos a ttulo
de verificacin,
o para su an
lisis
ms profundo.

Unidad documentat
La unidad documental es la parte de un documento que se
ha restringido
artificialmentecon
el fin de tratarla
postedescripcin
bibliogrfica,
descripcin
del conteriormente:
nido, almacenamiento y bsqueda de informacin,
difusin.
Un

--

50

Tipos

de

documentos

documento constituye
efectivamente
una unidad
flsica
pero
puede contener informaciones
de distinta
naturaleza
o sobre
diversos
temas, que puede ser interesante
discriminar.
Esta
separacin
corresponde a veces a una parte de un documento
ffsicamente
aislable
(por ejemplo, el capftulo
de un libro o
un artfculo
de una publicacin
peridica,
o inclusouncuadro.
un anexo, un mapa, etc.),
pero no ocurre siempre asf. El ni
co requisito
para separar estos elementos es que la unidad
sea fisicamente
reutilizable.
Todo sistema documental debe establecer
sus propias reglas con el fin de identificar
las unidades documentales
en
funcin de la especificidad
de los contenidos,
del nivel
de
anlisis
deseado, de las necesidades de los usuarios y delas
posibilidades
prcticas.
Las unidades documentales se tratan
como si fuesen un documento, remitindose
naturalmente
al do
cumento original
donde se han identificado,
el cual, por s
en objeto de un tratamiento
propio.
parte, se constituye

Condcio nc.4
Para utilizar
como documento cualquier
objeto o producto deben llenarse
ciertas
condiciones,
de modo que pueda ser
vir eficazmente
para la comunicacin y transmisin
de los cO
nocimientos:
Debe ser autntico
y permitir
la verificacin
de su origen,
(autor,
fuente, fecha si es necesaria)
en la medida en
que el estado de los conocimientos
lo permita.
Debe ser confiable,
es decir, digno de confianza;
tiene
que
permitir
la verificacin
de la exactitud
de las informa
ciones que contiene,
ya sea por los argumentosypruebai
que proporciona
o volviendo
a la realidad
(por ejemplo,
repitiendo
un experimento o un clculo).
En lo posible,
debe ser materialmente
accesible,
es decir,
que se pueda localizar
y difundir
mediante prstamo, ad
quisicin
o reproduccin,
dentro de la legalidad,
o sea,
divulgable
por lo menos a cierto pblico.
El valor de actualidad
difiere
segn el uso y el usuario. Un tema de actualidad
hay que tratarlo
con los datos
ms recientes
y debe tenerse cuidado de poner al dlalainfor
macin a medida que sta se renueva y llega a la unidad
de
informacin.
Una investigacin
histrica,
por ejemplo,requie
re documentos de la poca, pero tambin informacin
reciente
sobre el tema.
Los criterios
de utilidad
de un documento dependen, por
una parte, de la relacin
entre el tema y el modo de tratar-

Tipos

lo, y
macin
trecha
mento

de

documentoe

51

por otra, de la especializacin

de la unidad de infory de las necesidades de los usuarios.
Cuanto ms essea esta relacin,
ms til
o pertinente
ser el docupara el sistema.

Vida

de un documento

La vida de un documento o de una unidad documental

depende de su valor intrfnseco,
del campo o disciplina
que trs
ta (ya sea que los hechos cambien y los conocimientos
se renueven ms o menos rpido,
segn los casos; una obra filosfica puede ser vlida durante siglos,
mientras queladescri2
cin de una mquina pierde su vigencia
cuando en pocos aos
se transforma
sustancialmente),
de su grado de actualidad,de
su pertinencia
con relacin
al estado de los conocimientos
y
a los objetivos
de la unidad de informacin
o a las necesida des de los usuarios.
Mediante mtodos estadfsticos,
es posible
calcular
la
frecuencia
de uso de citacin
de un documento en particular
o de un tipo de documento y determinar
su ciclo de vida. .El
documento se caracteriza
generalmente por un perodo de esc2
so uso en que todavfa es nuevo y poco conocido, por un perfodo de abundante uso y finalmente
por un perfodo de uso deccente. Llega un momento en que los documentos
slo
tienen
un valor histrico.
Algunos documentos tienen una duracin
bien
definida,
pues pierden todo su valor en cada nueva edicin:
esto ocurre con los anuarios,
normas, instrucciones,
repertorios,
di
rectorios,
hojas volantes.
Esto ocurre tambin con las revi<
tas de prensa cuya duracin depende de la actualidad
nmed; ta.
Los documentos preliminares
o preparatorios
de congsos, cursos, los informes provisionales,
los resultados
de
las encuestas,
estn generalmente sujetos a cambios antes de
publicarse
en su forma definitiva,
por lo cual se puede prez
cindir
de ellos.
Por regla general,
los libros
tienen vida ms larga que
los artfculos
de las publicaciones
peridicas,
que duran de
cinco a diez aos segn el nivel o la materia,
y cuyo papel
de actualizacin
de los conocimientos
finaliza
a medida que
aparecen nuevos textos generales.
todo documento producido en cierto mornEfectivamente,
to para satisfacer
cierta necesidad perderpaulatinamentesu
valor de uso de acuerdo con la evolucidn
de dicha necesidad.
No ocurre lo mismo con los documentos en bruto, que son tes-

52

Tipos

de

documentos

timonio de un hecho real (por ejemplo, un fsil)

ni con los
documentos que han adquirido
un valor histrico,
independien
temente de las circunstancias
cientificas
y tcnicas.
No hay
que confundir
el valor de uso con la frecuencia
de utiliza
cin, pues un documento poco utilizado,
y a veces bastante
antiguo,
puede tener gran inters
para ciertos
objetivos
o
para cierto pblico.

Cuestionario

de verificacin

Para qu sirve un documento?

Para que un objeto sea un documento,tqu
condiciones
llenar?
iQu es un documento secundario?
JQu es una unidad documental?
JQu es una publicacin
seriada?
LA qu se da el nombre de documento no textual?
JQu es una microforma?
LQu determina la vida de un documento?

Definicin

de los

principal.es

documentos

debe

(l)(2)

informes de las ponencias y comunicaciones

cientfficas que se presentan en un congreso.
Anales: 1) obra que informa los acontecimientos
en orden cr2
ao por ao; 2) ttulos
de revistas,
coleccic
nolgico,
nes peridicas
de sucesos.
Archivo:
local en que se custodian y coleccionan,
ordenados
y clasificados,
documentos pblicos
o particulares,
con
el fin de que se puedan consultar
fcilmente
(Massa de
Gil).
Actas:

(1) Se han omitido en este glosario

los documentos tratados
tales como las bibliograffas,
los manu
en otras partes,
les, etc.
(2) Nota del adaptador.
Teniendo en cuenta que la versin
en espaol de la presente obra est dirigida
al pblico
hispanoamericano,
se han cambiado algunas
definiciones
y adicionado
otras, por considerarlas
ms adecuadas a
los usos y normas vigentes
en esta rea lingstica.

Tipos

de

documentos

53

Archivos:
conjunto de documentos, cualquiera
que sea su fecha de publicacin,
su forma, la materia de que estn
hechos, elaborados por una persona o puestos a su cuida
en funcin
do, o por un organismo privado o pblico
de su actividad,
organizados
y conservados de modo permanente como consecuencia de tal actividad
(Afnor).
Atlas:
coleccin
de mapas, cuadros, lminas, planchas,
etc.
Boletfndeanlisis,
de resmenes, etc.: es cualquier
publicz
cin seriada compuesta por una serie de titulos
acompaados de resmenes, y casi siempre presentada por temas.
Boletfn de informacin
(nWhk&ti):
nombre que se da a cie5
tas publicaciones
seriadas que informan a los miembros
sobre las actividades
de su asociacin
o de su oficina
administrativa.
Carta temtica:
documento que proviene de unestudioespecial
que requiere
una interpretacin,
un anlisis
0 una sfntesis de acuerdo con un tema determinado.
Casete: caja de plstico
para cinta magntica de grabadoras,
videograbadoras,
etc.
Cinta de video o magnetoscpica:
magntica
especial
cinta
que sirve para grabar imgenes, y a veces, el sonidoque
se asocia con ellas.
Cinta magntica:
pelfcula
de materia plstica
muy flexible,
cubierta
de un xido metlico
sobre el cual se graba el
Puede presentarse
sonido por medio de un magnetfono.
en carretes de diferentes
formatos.
Cdigo: vocabulario
documental en el que las nociones se expresan mediante un sistema simblico
especial.
Coleccin:
agrupacin de unidades bibliogrficas
bajo un titulo comn y de duracin en principio
ilimitada
(Afnor).
Compendio: resultado
de la reduccin de una obra escrita
u
oral a sus puntos esenciales
(Afnor).
Compilacin:
obra formada por varios trabajos
que se juntan
en una sola publicacin.
Comunicacin:
exposicin
oral 0 escrita
que 'est
destinada
a una asociacin
acadmica.
Diario:
1) publicacin
con una periodicidad
continua;
2) peridico
que se publica
todos los das (Massa de Gil).
Disco: placa circular
de baquelita
o de plstico
con la que
se graban y reproducen elementos sonoros.
Documento: 1) conjunto formado por un soporte de informacin
los datos registrados
sobre o en este soporte y su significacin,
que sirve para la consulta,
el estudio o la
demostracin
(Afnor);
2) todo registro
informativo
pr=
sentado en forma impresa, visual,
auditiva,
tctilocom
binada, que pueda conservarse a travs del tiempo y del
espacio (ICONTEC).

54

Tipos

de

documentos

Esquema funcional:
documento que representa
los distintos
elementos constitutivos
de las mquinas y sus circuitos
de enlace, mediante simbolos grfiFos
convencionales
y
expresiones
matemticas que pueden fijar
las caracterfs ticas de funcionamiento
de dichos elementos.
Estampa: imagen impresa despus de haber sido grabada en madera, metal, piedra (litograffa),
etc.
Extracto:
fragmento de un texto establecido
a partir
del mismo texto del documento.
Fascfculo:
1) entrega o cuadernillo
de una obra o de una revista que se publica en fragmentos;
2) excepcionalmente,
obra completa que hace parte de una coleccin.
Ficha de montaje: resea descriptiva
que acompaa una pelfcz
la y que est destinada a facilitar
su montaje y su comentario.
Grfica:
representacin
por el dibujo o por cualquier
otro
medio semejante, de hechos o realidades.
Ilustracin:
grabado o dibujo que se intercala
en el texto
de un libro,
de una revista,
de un articulo.
Ilustraciones:
tablas y figuras
colocadas en un documento ps
ra dilucidar
el texto (ICONTEC).
de informaciones
obtenidas por la com
Imagen: representacin
binacin
de rayos lumfnicos y en generl
aprovechble
visualmente.
Informe:
1) documento que contiene los resultados
de una in
vestigacin
o de un estudio;
2) documento que contienela relacin
de las actividades
de un organismo durante
un determinado periodo;
3) relacin
o exposicin
sobre
un suceso.
Kinescopio:
pelicula
obtenida por transferencia
de un'progrz
ma de video.
la
Lmina: ilustracin
fuera de texto que no se cuenta en
paginacin
de una obra.
Lxico documental:
conjunto de trminos utilizados
para designar las nociones que aparecen en los documentosdeun
determinado campo.
Libro: publicacin
impresa, no peridica,
con ms de 48 pginas (ICONTEC).
Maqueta: reproduccin
a escala reducida de un aparato, mqui
na, decoracin,
obra de arte, etc.
Marca de fbrica:
signo o smbolo que sirve para distinguir
los productos o los servicios
de una empresa.
Miscelnea:
obra compuesta de artculos
de varios autores so
bre diversos temas de un mismo campo, que los colegas
frecen como homenaje a una persona que se ha distingu:
do acadmica y profesionalmente.

Tipos

de

documentos

55

vatrabajo sobre un tema particular,

en uno o
Monografa:
rios volmenes, que puede aparecer de una vez o en cieL
to tiempo que se define de acuerdo con un plan establecido previamente.
inicialmente
sepa
Montaje sonoro: agrupacin de grabaciones,
radas, que de este modo pueden orse sin interrupcin.
Nomenclatura:
1) conjunto de los trminos de una ciencia,tc
nica, arte, etc., metdicamente clasificados;
2) lista
metdica de los elementos que componen una coleccin.
Obra: cualquier
produccin
del pensamiento expresada a travs del lenguaje,
de sfmbolos u otros medios de registro de la comunicacin
(ICOWIEC).
de material
flexible
y transPelicula:
superficie
sensible,
parente,
en hojas, cintas o rollos
(Afnor).
Prototipo:
primer tipo o ejemplar de un aparato, mquina o
conjunto.
Publicacin
espordica:
la que tiene una duracin no limitada a ptioti
que generalmente proviene de una o varias
colectividades
y que no aparece obligatoriamente
a un
ritmo determinado con anticipacin.
Publicacin
de hojas mviles:
publicacincuyaencuadernacin
permite incluir
o sustituir
pginas suplementarias
o de
actualizacin
(Afnor).
Publicacin
oficial:
texto que se publica
como volumen,
folleto
o incluso publicacin
seriada y que es editadapor
el gobierno,
por una entidad estatal
o por un organismo
internacional.
Publicacin
preliminar
(phcptiti):
copia de una comunicacin
editada antes de la publicacin
definitiva
del conjunto
correspondiente
y distribuida
en nmero limitado.
Publicacin
seriada:
aquella impresa o no, editada en partes
sucesivas , que usualmente tienen designaciones
numricas o cronolgicas
y pretende aparecer indefinidamente.
Las publicaciones
seriadas incluyen
publicaciones
peri2
dicas, diarios,
anuarios (informes,
directorios),
boletines, memorias, actas de instituciones
y series monogrficas
(ICONTEC).
(0 b&%&):
informacin
sobre el estado deunte
Revisiones
ma o campo, fundamentado en la evaluacin
de la literatura durante un periodo determinado.
Separata: copia de un articulo
de una publicacin
seriadaque
conserva la numeracin y la misma presentacin
de la pu
blicacin
de la cual se toma. Puede o no tener hoja tix
tular.
Tambin se conoce con el nombre de artfculo
extractado,
sobreimpreso o reimpreso (ICONTEC).

56

Tipos

de

documentos

Sinopsis:
1) resumen muy breve de una obra, generalmente rea
lizada por el autor; 2) presentacin
concisa del contenido de un artculo
de una publicacin
peridica,
debe
ser redactada por el mismo autor o con su consentimiento.
Tarjeta
(ficha)
perforada:
aquella en que seregistrancifras
y letras mediante perforaciones.
Tesis: investigacin
que se exige como requisito
parcial,
pa
ra optar a un titulo
profesional
en una institucin
de
educacin superior
(ICONTEC).
Videocasete:
cinta a la vez sonora y visual,
que puede proyectarse mediante una grabadora de video, sobre una paz
talla
de televisin
o de cine.
Videograma: designa los programas audiovisuales
grabados que
puede leer un receptor
de televisin.
Losvideogramasse
editan en videocasetes
o en videodiscos.

BibliografTa

Tipologia

de los documentos.En:

cwnentaeste &avUti
p. 13-26,

La dacu.mw&cidn

Pars,

ManueL du bibk!.iothccuhe-dodana tes pag en ddv~oppement,

PUF, 1977.

audiavi~uat.

tiWRIGHT, J.W. Non-boah mahzhAk2. Th&

bR.hg~ptic
cona%~. Londres, NCET, 1971.
SCHWARZ,~D. Cotitivatian
dti mage~ ~.Lnes. Paris, La Documentation
francaise,
1977.

GILBERT, L.A.;

Ver tambin

la bibliografia

del capitulo

Catlogos

y ficheros.

-iipo@

de

documentos

57

PUBLICACIONES

DEL

ARCHIVO

INSTlTUTO

CAM)

EPBTOLAR

,CUERVO

COI0MBIANO

XVI

EPISTOLARIO
DE

MIGUEL

ANTONIO

CARO

Y OTROS COLOMBIANOS
CON

JOAQUN
ANTONIO
EDICIN,

RUBI Y ORS
Y
RUBI Y LLUkH
PRRSENTACIN

NOTAS

DE

MiltI
PRLOGO

GERMAN
DS

EDUARDO

ROMERO
GUZMN

BOCOTA
1982

Monografia

RWONDA

REVISTA INTERAMERICANA
VOLUMEN

DE CIENCIAS AGRICOLAS

ENERO-MARZO

32

CODEN:

Production

of alfalfa

TURRAB

(Medicngo

soriva

1992

32(l)

l-96

L.) 1. Influente

NUMERO 1

(1982)

of row

spacmg

and cultivar.

E. E. Lun.
Production

(Medicago

of alfalfa

wtiva

L.) Il. Influente

of grazing

F. H. W. Morley

management.

E. E. Lutz, F. H. W. Morley
Distribucin

de materia

(Phaseolus vulgaris L.) bajo condiciones

de campo.
F. Diar M.. J. Kohasht S.

seca en el frijol

Incidence
and some ecologkal
sysfems in Costa Rica.

aspe&

of

ccwpea

sevare

mosaic

virus

in two

cropping

R. A. Valverde, R. Moreno,
Aspectos
de la nutricin
nitrogenada
de
tes de nitrgeno
e inhibicin
de nkifka&n.

Marid E. Sontata
Water

status

of wheat

tiiers

undar

Pmpahm
B, L

notmen

R. Breswli,

A unified

horma-nutritional

para

pbra

dd maz

la preservad&

X F. Medrono.

concept

de nematlcidas
~oveolens.

a fuen-

stress cunditions.

of boll

1. G. Bhnt:.
Evaluacin
Aphm

Rgge, en respuesta

Silvestre Femandes, R. 0. Pereyra Rossiello

3. D. Etcheverf,

Estudios
de control
de insectos
tos sobre su valor nutritivo.

R. Cmer

el combate

J. 7. Moraghnn.
Opaco-2

R. E. Jensen

almacenado,

y efec-

L. 0. Elias, R. Crner-Br&@.
J, M. Gonzlez.
D. Nawrete.
R. E. Klein
sheddinp

in cotton.

T. R.mmjam,
de

M. R. X. Rao. A. R. S. Nathon

Meloidogyne

brcbpim

en dos cultivares

de

R. Rivera. 8.. R. Lpez Ch.

Dothistromo

en Costa Rica

L. B. Ford

Recuperacin
de larvas de Meloidogyne
incognito
ciones de las tcnicas
del embudo
de Baerman

de tres suelos tropicales

por modificamodificado
y centrifugacin-flotacin

M. Alvarado

Resefias

INS-JTTUTO

de libros

INTERAMERICANO
SAN

CR ISSN 00414360

Publicacin

S.. R. Ldpez Ch.

seriada

DE COOPERACION
JOSE, COSTA RICA

PARA

LA AGRICULTURA

Tipos

de

59

dhmentos

UNIVERSIDAD

DE BARCELONA

SECREMRI ADO DE PUBLICASES.

INTERCAMBIO

CIENTtFICO

Y EXTUW6N

UNIWRSITRU

INFLUENCIA DE LA TESTOSTERONA
SOBRE EL DESARROLLO
CENITAL FETAL
HESUMEN

YAWA

DE LA TiSIS PRESENTADA
ASPIRAR
AL GRADC DE DOCTOR EN MEDICINA
POR

JOSE VILANOVA

Tesis

TRIAS

60
Tipos

de

documentos

MINISTERIO
INSTITUTO

DE

MINAS

NACIONAL

Y ENERGIA

DE

INVESTIGACIONES

GEOLOGICO-MINERAS

ESTUDIO SOBRELOS DEPOSITOSDE BAUXITA EN CAUCA Y VALLE

ESPECIALMENTEEN EL AREA DE
MORALESY CAJIBIO

INFORME

1642

Por:

HUMBERTO

BOGOTA,

Informe

llOSk3

19

GARCIA

7 6

Tipos

de

documentos

Conferencias

Conferences

Documento de un Congreso

61

sobre el Desarrollo

on the World

Mundial

Devcloprncmt

62

Tipos

de

documentos

GEOUXXA

DEL

CUADRANDULD

K-12,

GUATRQUE

ESTUDIO
SOBRE
DBPCSITOS
DE BAUXITA
KN CAUCA
VALLE
FSPBCIALMRNTE
EN EL ARRA DEMORALEBGAJIBK>

Vohmen

XXIl, No. 1, pp. 1-84,lWB

Bogoti - ColomtlL

Documento presentado
lo en una publicacin

ad. Geol.
lapominu

en un Congreso y publicado
seriada

como articz

Tipos

de

documentos

IEIVUICA

MINISTERIO

DE

COLOMBIA

DE. DESARROlLO

suPERulTBluEHclA

Patente

63

DE uluusIRIA

ECONOMICO

Y COMERCIU

Mapas

BIBLIOGRAFIAS Y OBRAS DE REFERENCIA

Obras

de referencia

Las obras de referencia

son las primeras herramientas
de la
bsqueda documental. A cada tipo de necesidad corresponde un
tipo de obra de referencia
que da la informacibn
requerida,0
que indica la fuente de informacin
capaz de suministrarla,o
que permite precisar
el contenido y los limites
de la pregun
ta.
es
La caracter5stica
comn de las obras de referencia
que son documentos "secundarios"
o "de segunda mano",0 sea,
producidos
a partir
de documentos originales
o "primarios";
no contienen conocimientos
nuevos sino que repiten
y organizan los conocimientos
de que ya se dispone.
Distinguimos:
Las bibliograffas
y los catlogos , que remiten a diversos do
cumentos.
Las enciclopedias
y los diccionarios,
que remiten alas ideas
y/o a los trminos especializados.
A esta categora
pue
den vincularse
los manuales y los anuarios.
Los directorios,
que remiten a nombres, direcciones
e informaciones prcticas.
Estas obras se denominan tambin "obras de consulta"
y
estn destinadas
a orientar
la bsqueda y no a ser lefdas en
su totalidad.
Existen asimismo repertorios
de obras de referencia:
re
pertorios
de anuarios,
bibliografias
de bibliografas,
guas
de las enciclopedias
disponibles,
etc.
Repertorios

bibliogrficos

Las bibliografias
una realidad
mltiple.

o repertorios
bibliogrficos
abarcan
El trmino bibliograffa
tiene varios

66

Bibliografas

y obras

de

referencia

U) ciencia de los libros,

de la que nos ocuparemos
sentidos:
aqu; b) lista
completa o selectiva
de documentos sobre un
peridica
de documentos aparecidos recientetema; c) lista
mente.
Existen diversos tipos de bibliografia:
Las bibliografias
generales,
internacionales,
llamadas "universales",
que ya no se producen.
Las bibliografias
generales nacionales
cuyo ejemplo
tipico
es la bibliografia
nacional.
Las bibliografias
especializadas.
Algunas bibliografias
slo se producen una vez, comore
puesta a una pregunta o a una necesidad particular;
otras aparecen regularmente;
son estas las bibliografIas
corrientes.
La bibliografia
nacional
es la lista
de publicaciones,
textuales
o no, producidas en un pas y en general sometidas
al depsito legal.
El depsito legal es la obligacin
que
tienen los impresores y editores
de entregar cierto nmerode
los documentos que producen a un organismooficialmentedesi~
nado para recibirlos
y conservarlos
(generalmente
la biblioteca nacional
o los archivos nacionales,
o la fonoteca nacio
nal cuando se trata de documentos audiovisuales).
Generalme;
te esta lista
se edita en fasclculos
de periodicidad
constan
en cad
te (semana, mes, trimestre).
A veces, se distinguen
entrega diferentes
tipos de documentos: libros,
publicaciones seriadas,
documentos grficos,
mapas, publicaciones
oficiales,
etc. En los paises que tienen una produccin documen
tal importante,
se ha automatizado
la compilacin
de la bi-bliografa
nacional y se dispone de las listas
en forma 1egL
ble por computador (como en los Estados Unidos de Arnrica,en
el Reino Unido de Gran Bretaa e Irlanda del Norte, en la Re
pblica Federal de Alemania).
El proyecto del Control'Bibli
grfico
Universal
(CBU) deber permitir
el intercambio
y al=
macenamiento de estas listas
mediante la adopcin de reglas
comunes de descripcin
y de presentacin.
El objeto de la bibliografa
nacional es: U) poner peridicamente
a los usuarios al corriente
de la produccin do
cumental nacional;
b) permitir
las investigaciones
retrospec
tivas o sea la posibilidad
de consultar
documentos anterores, inclusive
los ms antiguos , que pertenezcan a las colec
clones nacionales.
La investigacin
retrospectiva
se facili
ta por la costumbre de reunir los fasciculos
peridicosenu~
volumen anual que clasifica
los documentos de diferentes
maneras: por tftulos,
editores,
temas, tipos de documentos.
En Costa de Marfil,
por ejemplo, se dispone de una bibliografa
nacional retrospectiva
(1) y de una bibliografa
(1) G. Janvier y G. Peron.
3 vol.
1972-73.

Eii.bLog~aptie

de La Cte d'lvaite.

BibliografIas

y obraa

de

referencia

67

nacional
corriente
(1).
Las bibliografias
especializadas
slo presentan los documentos que se refieren
a un tema y permiten saber lo que
existe sobre dicho tema en uno o varios paises, en una o varias lenguas. Estas bibliografias
establecen
unverdadero cen
publicaciones
seriaso de toda clase de documentos: libros,
das, patentes,
documentos oficiales,
etc.
Las bibliografias
(o repertorios)
de artculos
de publL
y presen
caciones seriadas son generalmente especializadas
tan los artculos
que aparecen sobre un tema. Se publican
az
dems a intervalos
regulares
(por ejemplo, Atttcubb
tictiMadrid, Centro de Investigacin
y Documen,$kob y h&cob.
tacin.
Patronato "Juan de la Cierva").
Las bibliografas
de publicaciones
seriadas p llamadas
seriadas,
tambin catlogos o repertorios
de publicaciones
compilan los ttulos
de estas publicaciones,
en forma textual
Las bibliogra 0 por temas, a nivel nacional o internacional.
fas se diferencian
segn:
Su periodicidad.
Una bibliografa
corriente
presenta los documentos a medida que van apareciendo,
a intervalos
reuna bibliografa
retrospectiva
gulares;
slo registra
los documentos aparecidos durante un periodo determinado.

El tratamiento
de los documentos. Una bibliografa
descripva da nicamente la descripcin
bibliogrfica
de los dz
cumentos citados;
una bibliografia
analtica
o anotada,
completa la descripcin
mediante un anlisis
o un resumen; una bibliografa
critica
aade un comentario a los
documentos.
La extensin
de los documentos registrados.
Una bibliografia
exhaustiva
recopila
todos los documentos del tema en
cuestin,
sea a nivel nacional o internacional;
una bibliografa
selectiva
slo registra
los documentos :que
responden a ciertos
criterios
particulares.
El contenido de estas bibliografias
puede presentarse
en diversas
formas: en orden alfabtico,
en orden temtico
(siguiendo
un plan de clasificacin),
en orden cronolgico
Puede facilitarse
el manejo
(segn la fecha de aparicin).
mediante indices de autor, materia,
lugares,
nmeros de registro,
instituciones,
etc. Las obras cientficas,
las tesis,
cientficos,
tienen siempre
etc., y la mayora de artculos
Esta ofrece a menudo documentos poco cono
una bibliografa.
cidos o de gran valor en relacin
con el tema, pero no puede
considerarse
exhaustiva
y debe completarse con los datos
de
las bibliografias
metdicas corrientes.
(1) f3ib.fiogh.aphie
1969.

de

kY.aCh d'lvo&.

Biblioteca

---..__

Nacional.

68

Blbliograffas

y obras

de

referencia

Catlogos
Los catlogos son listas
de todos los documentos que se
conservan en una unidad de informacin,
presentados en un or
den especifico:
por autor y annimo, por materias,
por lugax
res geogrficos,
por ttulos.
El catlogo indica
el lugar
en que se encuentran los documentos citados,
lo que no apare
ce generalmente
en una bibliografa.
Todo documento que fox?
ma parte de una unidad de informacin
debe inscribirse
en su
catlogo.
Los catlogos pueden presentarse
segn tres procedimien
que es el ms sencillo;
b) sistemtico

tos: U) alfabtico,
temtico,
que sigue un plan de clasificacin;
C) topogrfico,
que sigue el orden numrico de identificacin
de los documen
tos segn el cual se disponen los depsitos.
Las fichas pueden reunirse
en volmenes impresosquetie
nen la ventaja de poderse distribuir
en distintas
unidades
cerca de los usuarios,
con el fin de facilide informacin,
tar el trabajo
investigativo.
Gracias a la automatizacin
de las bibliotecas,
los catlogos se producen cada vez ms a partir
de bases de datos
que se pueden leer por computador y permiten elaborar
fichas
o listas
que podemos consultar
directamente.
Los catlogos de publicaciones
seriadas
se registran
frecuentemente
en fichas especiales
llamadas kardex, las cua
les permiten seguir las entregas sucesivas de los nmeros. Las unidades de informacin
importantes
disponen de un catse
logo especial para este tipo de documentos y su gestin
automatiza cada vez ms.
Los catlogos
colectivos
renen en una misma lista
los
catlogos de varias bibliotecas.
Existen catlogos colectiUtion Cmidog,
vos de libros,
por ejemplo, Th Naon&
que
es una lista
acumulativa
de las fichas de la Biblioteca
del
Congreso de los Estados Unidos de Amrica y de otras bibliotecas de aquel pas. Sirve para localizar
los documentos en
las diversas redes de informacin,
para facilitar
el prstamo entre bibliotecas
y para planificar
las politicasdeadqui
sicin.
Los catlogos comerciales
son listas
de productos fabri
cados o distribuidos
por una empresa o un grupo de empresas,
Dan casi siempre una descripcin
breve de los productosylas
referencias
correspondientes.
Permiten conocer la gamadeprg
duetos disponibles
y hacer directamente
los pedidos.
Los catlogos de las editoriales
presentan las listas
de sus obras disponibles.
Las organizaciones
profesionales
editan,
en ciertos
ca-

Bibliografias

y obras

de

referencia

69

sos,catlogos
colectivosque
ofrecenlos
principales
productos
disponiblesenel
mercadoy danlas direcciones
de los fabrican
tes. Esto se hace tambin en un nmero especial de la revista de la correspondiente
organizacin.
Los catlogos de las
el
ferias y exposiciones
especializadas
desempean un poco
ms restringida
de
mismo papel, aunque ofrecen una seleccin
los artculos.
Diccionarios

y obras

lexicogrficas

Los diccionarios
y dems obras lexicogrficas
tienen
tambin, diferentes
formas. El mismo vocablo "diccionario",
designa dos documentos bien distintos:
1) coleccin
de palapor orden alfabtico
y exbras de una lengua, clasificadas
plicadas
en la misma lengua; 2) coleccin
de palabras de una
lengua traducidas
a otra, u otras lenguas (diccionario
bilin
ge 0 multilinge).
Los glosarios
son especies de diccionarios
que explican
los trminos tcnicos de una lengua en palabras de la misma
lengua, ms claras y usuales,
a veces traducidas
a una o varias lenguas. Las obras t&nicas
llevan generalmente glosarios,
indispensables
para su comprensin.
Los lxicos
o vocabularios
son diccionarios
que general
mente abarcan un campo limitado.
Pueden llevar
tambi6n
latraduccin
de las palabras a una o varias lenguas.
Contienen una explicacin
de los trminos catalogados
(por ejemplo,
lxico de la informtica,
vocabulario
de geografa).
Los diccionarios
biogrficos
presentan en forma breve
la vida y la obra de los personajes notables;
las entradas
se clasifican
alfabticamente,
y cuando se requiere,
por pafses o por especialidades.
Pueden ser internacionales
(por ejemplo,
ItiehtiOd
wo&d whob wha) o especializados
profesionalmente
o por cam
pos de actividad
(por ejemplo, WhOb wha in da.ta phOCe.bbing),
nacionales
(por ejemplo, Qun u qtidn en Cotombh)
o especializados.
Igualmente existen diccionarios
de seudnimos que permiten reconocer la identidad
de las personas.
Los diccionarios
biogrficos
permiten verificar
los nom
bres de las personas e identificar
aquellas que pueden constituir
fuentes de informacin
en un determinado tema.

--

70

Bibliograflas

y obras

de

referencia

Enciclopedias

Las enciclopedias
presentan en forma deartfculosbastan
te largos el estado de los conocimientos,
ya sea sobre todo<
los temas (enciclopedias
generales o universales)
o sobre un
tema determinado
(enciclopedias
especializadas).
Pueden estar organizadas
de dos maneras:
Diccionarios
enciclopdicos,
en los que los temas tratados
estn en orden alfabtico.
Enciclopedias
temticas o sistemticas,
en las que los temas
se presentan de acuerdo con un plan de clasificacin.
La enciclopedia
difiere
del diccionario
en que no abarca todas las palabras y conceptos de una lengua sobre todos
los temas o un tema dado, sino una seleccin
detemas esencia
General-les, tratados muy profundamente por especialistas.
mente cuentan con un fndice de materias.
Se utiliza
la enciclopedia cuando hay que precisar
los trminos y el contenido
de una investigacin.
Los manuales y tratados
exponen las nociones esenciales
de un tema y/o de una disciplina
cientfica.
Son documentos
primarios
que permiten una visin de conjunto sobre el tema
de una investigacin.
Algunos pueden prestar el mismo servicio que las enciclopedias
especializadas.
Existen asimismo tablas,
compilaciones
y
manuales que
renen los datos conocidos de un campo cientfico,
como el
evl@WiYLb
handbook o el Sakndatrd handbooh doh civi.t
Chtic&
enginefm . Responden las preguntas prcticas
precisas.
Algu
nas de estas compilaciones
se editan en forma de publicacio~
como el Jotinal 06 phybiccd and chenical data.
nes seriadas,
Hay,tambin publicaciones
seriadas,
generalmente'anuales, llamadas anuarios,
revistas
anuales, udvances in...etc.,
que permiten seguir la evolucin
de ciertas
disciplinas
o de
ciertos
problemas. Estas publicaciones
revisan una gran parte de la literatura
aparecida sobre el tema en el correspondiente periodo.
Sirven por lo tanto como bibliografias
y como enciclopedias
para orientar
las investigaciones
e identificar las fuentes de informacin.
Los anuarios estadsticos
renen series fijas de datos, presentadas de manera sistema nivel nacional e internacional
(por ejemplo, Anuahio
tica,
e.btidt6tic0
de lti Nacione6 Unidti),
ya sea sobre todos
los
aspectos socio-econmicos
de los paises en cuestin o sobre
ciertas
ramas (por ejemplo, AnuaCo comehtia.t ibuoam&cano,
Madrid, 1974, 1250 p.).
Los repertorios
jurdicos,
que se actualizan
regularmen
te o cuando es necesario,
permiten seguir la evolucin
de 1:
jurisprudencia
y de los reglamentos dando de este modo res-

Bibliograffas

y obras

de

71

referencia

o precisando
su contenido e ipuesta a preguntas concretas,
dentificando
las fuentes apropiadas.
A esta categora
se pu:
den sumar los atlas que recogen en mapas grupos de datos
de
inters para un pafs, una regin o el mundo entero.
Directorios

Los directorios
suministran
indicaciones
sobre las personas, los organismos o los documentos que existen en una fE
cha concreta o en un campo determinado.
Se distinguen:
Los catlogos de libros
disponibles,
o sea, de las obras no
agotadas que se hallan en el comercio (por ejemplo, libros en venta de la casa Bowker).
Los catlogos de libros
en impresin que permiten conocerlas
obras que aparecern prximamente
sobre un tema (por
ejemplo, British
books in print).
Los directorios
de instituciones
(a veces llamados anuarios),
muy a menudo especializados,
que dan la direccin
y una
descripcin
rpida de los organismos que trabajan
en un
campo, a nivel nacional
o internacional
(por ejemplo .R

pc%toihe mondiae da itiMom

Wr..td index 06 hociat htieizca

en dciencea hOtide67

El directorio o anuario administrativo

cataloga
los diferentes
servicios
administrativos
de un pals.
Los directorios
y anuarios profesionales
dan la lista
de todaslasempre
sas y de los especialistas
que trabajan
en una determinada rama. Estos repertorios
llevangeneralmente
fndices
temticos y geogrficos.
odeor
Los directorios
de personas, miembros de asociaciones
ganizaciones
profesionales,
que ofrecen los nombres 7
direcciones
de las personas activas en cierta rama, lo
mismo que sus especialidades
y funciones,
pero que a di
ferencia
de los diccionarios
biogrficos,
no presentanni su vida ni sus obras. Los directorios
de uso corrien
te, como el directorio
telefnico,
son otro medio cmodo de localizar
las fuentes de informacin.
Los directorios
de proyectos de investigacin,
de investigaciones en proceso, o de investigaciones
concluidas,
publicados
generalmente por especialidades,
porelorganis
mo del que dependen las investigaciones,
los organismos
que las financian
0 los centros nacionales
(por ejemplo
itititioti).

~n~otontion hetWiCeb on htLbeah& in phOghfb~/SUtvico~

de in~ohmacibn hObhe laA invutigacioned
en phoce60,
rectorio
Science

publicado
Information

en 1978 por 1aUnescoyelSmithsonian

Exchange).

dL

72

Bibliograffas

y obraa

de

referencia

Estos directorios
incluyen
comnmente informaciones
suma
rias pero suficientes
sobre la finalidad
y el desarrollz
de los trabajos.
Los catlogos de tesis en proceso o presentadas
(ante un jurs
do), publicadas
por las universidades
u otras institucnes acadmicas. Las tesis son interesantes
como fuentes
de documentacin en ciernes,
pero presentan
los mismos
inconvenientes
que los directorios
de investigaciones
y
no indican el estado de avance o abandono de tales traba
Existen tambin catlogos de tesis por disciplinas
jos.

2;

;;tACaih;o,

National

de Te,&,

Ue~echo y Cien-

: ICFES, 1982, 2~).

Las guias de contratos
que permiten conocer las investigaciones y estudios financiados
por un organismo o por el con
junto de organismos de un pais que sostiene las activid
des de los grupos de investigacin
(por ejemplo Founda-tion

Cuestionario

ghUti

index).

de verificacin

iQu es una bibliografia

nacional?
LPara qu sirve un diccionario?
iCules son los diferentes
tipos de bibliograflas?
iPara qu sirve un directorio
de instituciones?
LQu informacin
contiene un diccionario
biogrfico?
iQu diferencia
existe entre un diccionario
y una enciclopedia?
LCules son los diferentes
tipos de directorios?
Mencione al
gunos tipos de directorios.

Bibliografa

BEAUUIQUEZ, M. LU huwiceh
tibfiognapkiqua
1970-1974.
Pars, Unesco, 1977.

tlow Ro &nd on aboti..

. (eCOfWmCh, hOtid

dau Le monde,
6&9Wh,

fiY&.).

Oxford, Pergamon Press.

Manud de bkbtioghapkie,
3er. ed. rev. y corr.
MALCLES, L.N.
por A. Lhritier,
Paris, PUF, 1976.
REBOUL, J. Pu bon ubage dti IzbiOghCLphkb.
Parfs, GauthierVillars,
1973.

Bibliograffas

y obras

de

referencia

73

Ube oh...

.t'i-i-tmntwr~
(bioLogicd,
cLmi,zohgy,
ecucth acAn-eugineehing,
managemed
and
btiinend,
eco
nom-ch
,
CU,
medical,
ph ghicb , hQpcQu55, social
hcicnce.).
Londres,

Butterworth,
1971.
sobre bibliografas
nacionaUnesco. Congreso internacional
les. Organizado por la Unesco en el marco de su Progra
ma General de Informacin,
en colaboracin
con la IFLA.
Pa
Parfs, 12 a 15 de setiembre de 1977. n@u?rnl~ &b~d.
rs, Unesco, 1978 (Documento PGI/77/UBC/3).

74

BiblioRraffas

y obras

de

referencia

LIBROS CuBAN6S/81

P Ediciones
N C...SrnCubanas
cm- .u,n.,..~.
Catlogo

de libros

Bibliografas

y obras

de

referencia

75

Biblioteca Luis-Angel

Arango

j
4</
.

Suplemento No. 2
VoluInen

v
.

Comprende

Catlogo

impreso

400 a 939kkM.

;$

BiblioRraflas

Directorio

y obras

de editores

de

referencia

77

78

Bibliograflas

y obras

CATALOGO

de

referencia

GENERAL

SUPLEMENTO

No

1 -VOLUMEN

Bibliografa
descriptiva.
Biblioteca
Luis Angel Arango.
logo general Biblioteca
Luis Angel Arango. Bogot:
co de la Repblica,
1977

Cat
Ban=

Bbliograflas

ASOCIACIN

y obras

VENEZOLANA

de Medicina.

de Educacin

Contenido:
para

constituye

Modalidad

de Postgrado

y Cursos

Universitarios

la reglamentacin

sidades

bajo

1974.

que ofrece

los cuales

de Postgrado.

31 Cursos

en que

la Modalidad

Modalidad

Universitaria:

de Doctorado.

de los cursos

Paname

de la Educacin

se realiza;

en Residencias

II Cursos
Universitarias

Se definen

las especialidades

el desarrollo

Asociacb

de

Conferencia

fundamentales

a su vez se dividen

que los fundamenta,

V.

19 p.

al Las modalidades

bl Los niveles

su responsabihdad

Panamericana

Graduados.

de los aspectos

a saber:

de especializaci6n,

Federacin
para

noviembre,

una caracterizacin

en Venezuela,

uno de los niveles,

que tienen

Educacin

Venezuela,

no Universitana.

21 Cursos

de la

actual

&raballeda,

en Medicina

de ampliacin.

79

Estado

Medica.

La ponencia

graduados

Universitaria.

referencia

DE FACULTADES (ESCUEtAS) DE MEDICINA.

nes de Facultades
ricana

de

adems

que se ofrecen,

y los aspectos

cada

las univer-

academices

de los

mismos.

Descriptores:

ASOCIAClON

Postgrado

VENEZOLANA

sobre

de Postgrado

XV. ND 1. Caracas,

Contenido:

alan

Academica.

de Odontologa

enero-abril,

El trabajo

1977.

expresa

se formula

sus objetivos,

postgrados,

Estructura

Estructura

DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA:

los Estudios

odontologia:

en Medicina.

tambkn

as como

y significacin

del postgrado;

se plantea

los efectos

y los Posfgrados.

en Venezuela),

Acta

(Ncleo

Odonlolgica

de trabajo

Venezolana.

Afro

pp. 70-75.

la importancia

un concepto

AVEFO

Admmistrativa.

lo que

beneficlosos

que tienen

se justIfIcan

es y lo que
que

producira

los estudios

los postgrados

debe

de postgrado

ser la planificacin

el desarrollo

para

odontolgicos;

de los cursos

de aquellos

sobre

la

se sede

el pregra-

do.

Descriptores:

ATCON,

Postgrado

en odontologa.

Rudolph 0.: La Unwersldad

195

Conceptuallzacln.

Latrnoamcrlcana

Ediciones

del

Congreso

general

de la Repblica.

Caracas,

1971.

la problemdtica

uni-

p.

Contenido:
versitaria

Trabajo

los objetivos
gacin

en el que

Latinoamencana,

bl La Estructura.

ci Organizacin

Postgrado.

los diversos

de cursos

de la Universidad

Contenido:

Se hace

zados
central

Descriptores:

debe
creativo

Postgrado.

crtico
hasta

a la obtencin

un proceso

Oentfica
M&ida,

de la actividad

ahora

y doctorado,

de una

y Postgrado.

1979.

especializado,
as como

dentro

de

la investi-

la ewtenslbn

cultural

informacin

ser la investigacin,

Consejo

del postgrado

en Venezuela,
profesionalizante,

y no a la creacin.

la bsqueda

de Desarrollo

Cientffico

pp. 9-63.
.

ha sido concientemente

de la verdad,

Considera
entendiendo

el autor

considera

y los m&odos

utili-

que la actividad
a esta actividad

e histrico.

Investigacin.

Bblografia
analtica.
Bblografla
grado en Venezuela.

los objetivos:

el entrenamiento

de especializacin

de los Andes.

un anlisis

del postgrado

como

Constltuclonal:

Latinoamericana.

fi La Reforma.

del postgrado

conducen

conforman

de la Universidad

Polticas.

Universidad

que la funcin

que

al La histona

dl Organizacin

es funcin

BAPTISTA, Asdrbal y Ernesto Palacios Pr. Investlgaci6n

y Humanstico.

elementos

que se estudia:

Instituoonal.

que

y el desarrollo

el El Personal.

Descriptores:

se analazan

as tenemos

se especifica

cientfica

y cientfica.

--

Problemtica

sobre educacin

----__

de poso

80
Bibliogrsfhe

y obras

de

referencia

MINISTERIO

DE

CULTURA

BIBLIOGRAFIA
CUBANA
1977

BIBLIOTECA

NACIONAL
LA HABANA

JOS MARTI
1979

ARO 20 DE LA VICTORIA

Bibliograffa
Nacional
bana: Ministerio
Martf,
1979.

corriente.
de Cultura,

Bibliografia
Biblioteca

Cubana. La HE
Ngcional Jos

Bibliografas

y obras

de

referencia

Catlogo colectivo
de publicaciones
peridicas.
Inventario
de las publicaciones
peridicas
existentes
en bibliotecas cientficas
y tcnicas argentinas.
Buenos Aires:Con
sejo Nacional de Investigaciones
Cientficas
y Tcnicas,
1981.
* * *

SELECCION Y ADQUISICION

La seleccin
es el acto de elegir
los documentos que la unidad de informacin
desea adquirir.
La adquisicin
es el pr2
cedimiento que permite obtenerlos.
Estas dos operaciones
encabezan el proceso documental y permiten crear y mantener el
o conjunto de documentos necesarios
para
"fondo documental",
atender las demandas de informacin
y cumplir los objetivos
del organismo respectivo.
La seleccin
de los documentos es una operacin inteles
tual delicada,
que debe realizar
una persona responsable
e
idnea en el campo correspondiente,
con la participacibn
de
los usuarios.
La adquisicin
es una tareaadministrativaque
requiere mtodo y buena organizacin.
Pol'tica

de adquisicin

Es indispensable
una politica
de adquisicin.
Esta
no
puede realizarse
al azar sino mediante elecciones
sucesivas.
El conjunto de estas decisiones
formalizadas
constituye
la
politica
de adquisicin
de una unidad de informacin,
polftL
ca que por otra parte, depende de cierto nmero de factores:
El presupuesto
y los recursos disponibles
(monto de los crditos,
nmero y calificacin
del personal).
Efectivame
adquirir,
es necesario poder regiz
tenobastaconpoder
trar la documentacin que entra.
que abar
La especializacin
de la unidad: campo y disciplina
determina el inters
relativodelos
ca; su delimitacin
con relacin
al fondo docudocumentos, su importancia
mental y a las necesidades de los usuarios.
Los objetivos
corrientes
y las prioridades
de la unidad:
no
todo se puede ni se debe adquirir.
La naturaleza
de la unidad (estatuto
juridico,
tamao, papel
que desempea).

84

Seleccin

y adquisicin

La naturaleza
de los servicios
que presta y el pblico a que
estn destinados.
Las relaciones
con otras unidades de informacin,
que a veces permiten intercambios
o la utilizacin
de fondos co
munes o el conocimiento
del estado del tratamiento
de
la informacin
en la especialidad
(existencia
o carencia de una red de informacin,
grado de aislamiento
de
la unidad).
Localizacin

de los

documentos

La localizacin
de los documentos se logra gracias a di
versas fuentes complementarias
de informacin:
personas, in;
tituciones,
documentos, que difieren
segn quelosdocumentog
buscados estn o no comercializados.
Los especialistas
representan
una fuente fundamental de
informacin
con la cual hay que mantener contactos permanentes.
En realidad,
las asociaciones
profesionales,las
agrupa
clones y los grupos informales
(llamados"colegiosinvisible~)
que forman entre si los especialistas
de un mismo campo producen documentos que estn a la orden del dia.
Se puede recurtir
directamenta
a los especialistas:
COE
tactos personales permanentes con los autores,
las instituciones cientlficas,
los documentalistas
especializadosycuaL
quier organismo cuyas actividades
de una u otra manera discu
rren en el campo de la unidad de informacin;
encuentros cox
ocasin de las reuniones nacionales
e internacionales.
Tambin se puede utilizar
la vla indirecta,
por intermedio
de
los repertorios
especializados.
La multiplicidad
y especificidad
de las otras
fuentes
de informacin
nos obligan a utilizar
los diversos conductos
que las relacionan.
Nos serviremos pues de los documentos
secundarios
y/o terciarios
que catalogan y sintetizan
la pro
duccin documental:
servicios
de resmenes e Indices,
bibli
graffas nacionales
y especializadas,
bibliograffas
que acom=
paan los documentos primarios,
catlogos y ficherosdeotras
unidades,
catlogos y prospectos de las editoriales,
literatura comercial editada por las empresas parahacerpublicidad
a sus productos,
indices de citas,
catlogos de publicaciones seriadas,
de publicaciones
oficiales,
reseas e informes
de revistas
especializadas,
sntesis,
anuarios y revisiones,
en resumen, la literatura
comercial que acompaa la produccin, por una parte, y por otra los instrumentos
de bsqueda
y de anlisis
establecidos
por los especialistas
de la infor
macin. A cada tipo de documento que se busca correspondeu%
o varios tipos de publicaciones
que permiten localizarlo.

Seleccin

y adquisicin

85

Ciertos documentos (obras, objetos)

pueden solicitarse
al editor en consulta,
es decir, para examinarlos
y devolverlos si no resultan
convenientes.
La localizacin
de los documentos no comercializados
plantea problemas especiales.
La literatura
indita
ono con
vencional
(tesis,
informes,
notas de conferencias,
manuscri
tos, etc.) puede ubicarse de dos maneras:
mediante contactos personales
con los autores
Directamente,
y organismos que la producen regularmente
y de modo ge
neral con las personas bien informadas de loqueocurre
en el campo correspondiente.
revisando
las bibliografias
de los libros
y
Indirectamente,
tesis,
pues sus autores utilizanfrecuentementedocumen
consultando
los indices de citacl;
tos no publicados;
nes y los catlogos de las dependencias
administrati~
vas y de los organismos nacionales
e internacionales
como la Unesco, la FAO, UNICEF, etc., que producenyre
ciben un gran nmero de documentos no comercializados~
Se pueden hallar
algunos documentos gracias alosrept-r
torios especializados:
tesis y doctorados,
informes
e
investigaciones
subvencionados
por el gobierno,
entre.
otros. Habr que buscar sistemticamente
las listas
de
adquisiciones
y los repertorios,
en las dependencias
administrativas
y en los organismos correspondientes.
La localizacin
y adquisicin
de los documentos mencio
nados exigen un continuo esfuerzo de la unidad de informa-cin. Es necesario,
por tanto, mantenerse constantemente
alerta,
adelantarse
a la informacin
e ir a buscarla en sus
cerciorarse
de que se han recibido
las Glpropias fuentes,
timas producciones
de los autores.
El valor de los documentos as adquiridos
justifica
la energfa y el tiempo que se
hayan dedicado a localizarlos
y obtenerlos.
Los documentos producidos por el organismo del que depende la unidad de informacin,
o "documentos
internos",
pero
constituyen
una fuente de informacin
indispensable,
de valor desigual.
Efectivamente,
algunos de estos documen
tos caducan rpidamente:
circulares,
volantes,
notas,y ~61;
el servicio
de archivo.
Sin
se conserva, en caso necesario,
embargo, los que reflejan
la vida y la produccin del organismo deben localizarse
y conservarse sistemticamente.
El
servicio
de documentacin tiene a su cargo la tarea de reco
leccin sin esperar que los documentos le sean remitidos.
La seleccin
de los documentos que deben adquirirse
se
realiza
por etapas y de acuerdo con los usuarios.
Si la un
dad de informacin
presta servicio
a un pblico especial&
el cual est en relacin
constante,
deber indicar
los docu

86

Seleccin

y adquisicin

mentos localizados
que le parecen de inters
y solicitar
sus
sugerencias
sobre las adquisiciones
que habr que hacer.
La seleccin
se efectuar
entonces segn el grado de utilidad
en funcin de:
La naturaleza
de los documentos (hay que evitar
la adquscin de documentos en soportes que resulten
nutilzables con el equipo de que se dispone).
Las sugerencias
de adquisicin
se evaluarn de acuerdo conel
nivel de idoneidad y la representatvdad
quedichafuen
te garantice
con relacin
al conjunto de los usuarios.Las necesidades de los usuarios y de los recursos exteriores
-biblioteca
personal,
red de intercambio.
Pueden intervenir
otros factores,
tales como la cantidad (que no slo depende de la produccin
sino
tambin
del
lugar y de los equipos disponibles),
lengua, precio,
fecha,
importancia
que se da al tipo de informacin
que se busca;
corriente
se
por ejemplo, si se cuenta con la informacin
respaldar
la adquisicin
de publicaciones
seriadas en compfi
racin con las usuales.
La doble verificacin
permite controlar
la conveniencia
o inconveniencia
de la seleccin:
La verificacin
material
garantiza
que los ttulos
.elegdos
no se hayan pedido anteriormente
o que no existen
en
otra edicin,
0 en otra forma, 0 en una lengua extranje
ra que est a nuestro alcance.
Asimismo hay que estar
seguros de que los documentos correspondientes
no pueden obtenerse en prstamo.
con los usuarios especialistas
La verificacin
"intelectual"
permite comprobar el valor ntrfnseco
y el valordeluso
de los documentos que se quiere reservar.
La decisin
definitiva
de la adquisicin
la tomar ense
guda la persona encargada o un "comit de adquisicin"
que
convoque a los usuarios y se refina regularmente
a discutir
las propuestas.
La decisin
definitiva
tendr en cuenta
el
necesario equilibrio
entre las propuestas y los intereses
n
dvduales,
por una parte, y los objetivos
generales,
porsectores del campo corresotra, as como entre los distintos
pondiente.
En todas las etapas resulta
indispensable
la colaboracin entre los usuarios y los especialistas
delainformacin
pues los criterios
de ambos se combinan reclprocamente
o pus
La decisin
final debe ser el reden estar en desacuerdo.
sultado de un compromiso que slo puede aceptarse gracias
a
la comprensin recproca
de los intereses
de todos.
Los rechazos pueden ser definitivos
o provisionales;
en
este ltimo caso, debern conservarse las solicitudes
aparte
para utilizarlas
posteriormente
s es necesario.

Seleccin

y adquisicin

07

Formas de adquisicin

Existen dos formas de adquisicin:

mediante pago y gratuitamente.
La primera se puede efectuar
de diferentes
maneras:
Directamente
donde el productor
del documento (autor,
editor,
Este procedimiento
es el ms rpido,
pero
fabricante).
exige un importante
trabajo de gestin presupuestalyde
pedidos.
Indirectamente,
por intermedio
de un librero
que se encarga
de todas las operaciones
tcnicas y financieras.
Este
recurso es muy aconsejable
en el caso de documentos extranjeros
o de compras numerosas y frecuentes.
Es igual
mente prctico
cuando se trata de una coleccin
mediana
de publicaciones
seriadas,
pues diligenciar
las suscrip
ciones es trabajo arduo y delicado.
Las solicitudes
de
suscripcin
deben hacerse varias semanas antes
de la
fecha de iniciacin
deseada; adems, las editoriales
ge
neralmente exigen el pago anticipado
antes del primer
envio. Los gastos que ocasiona un intermediario
son ampliamente recompensados por la economla de tiempo
y de
trabajo.
Se da el nombre de "adquisicin
operativa"
al mgtodo de
compras segn el cual varias unidades de informacin
constituyen una red de adquisicin
que permite
repartir
entre
ellas las compras de ciertos
documentos. Hay dos formas de
compartir
los documentos:
La distribucin
corriente
- la unidad de informacin
que COIJ
pra un documento lo pone a disposicin
de las dems.
La distribucin
sistemtica
- las unidades slo
compran un
tipo de documento, definido
por su origen,
lengua, natg
raleza y tema. Se conviene que los documentos adquiridos de esta manera deben prestarse
mutuamente a solicitud y de acuerdo conelprocedimiento
del prstamo inter
bibliotecario.
El desarrollo
continuode,los
prstamos,
sumado a la fotocopia
y a la microrreproduccin,
contri buye a extender este mtodo de adquisicin.
Las compras compartidas tienen la ventaja de reducirlos
costos y el empleo intil
de varios ejemplares,
pero presentan el inconveniente
del tiempo que toman las compras Y el
retardo de las consultas
cuando no est disponible
el documento.
Las adquisiciones
gratuitas
pueden lograrse de varias
maneras:
de documentos
Por canje, 0 sea, mediante el envio recproco
de una unidad de informacin
o de un organismo a otro.

88

Seleccin

y adquisicin

Este procedimiento
necesita una "moneda de intercambio":
dos ejemplares de la misma obra, documentos queyaresul
tan intiles
en una de las unidades de informacin,
coz
lecciones
innecesarias
de publicaciones
seriadas,
documentos producidos por el mismo organismo. El canje tiene la ventaja de evitar
cualquier
desembolsodirecto(s2
bre todo de divisas)
y la posibilidad
de intercambiar
toda clase de documentos y muchas veces informacin
ms
o menos confidencial.
Los inconvenientes
tienen que ver
con el hecho de que los documentos recibidos
no correspondan siempre a las necesidades reales ni al valor de
los documentos que se envan. Se requieren
acuerdos que
definan la naturaleza
de los documentos canjeables,
su
valor y estado de conservacin.
segn diversas
formas: legado de un fondo priPor donacin,
vado o de una coleccin
privada,
donaciones espontneas
y peridicas
(por ejemplo, de las embajadas, de los ser
vicios
oficiales,
las organizaciones
comerciales)
0 loS
envios de los autores.
Numerosos autores o productores
de documentos primarios
difunden entre sus colegas o en
tre las unidades de informacin
dos clases de documen-tos: las publicaciones
preliminares
(pUptinC5)
que se
refieren
a sus trabajos
antes de su aparicin
definitiva (artlculos,
informes sobre encuestas,
exposiciones,
etc.) y los ejemplares ya editados (separatas,
obras).
Estos documentos, en nmero reducido,
pueden obtenerse
directamente,
por contacto personal o solicitud
a los
autores.
Sirven de base asimismo a los intercambios
entre los cientfficos.
A estas donaciones se aaden las donaciones 'Isoiicitapiden al editor o al fabri
das": las unidades de informacin
cante que les suministre
un documento que ellas a su vez daa su pblico.
rn a conocer
Esto ocurre en el caso de los
libros
que se reciben como "servicio
de prensa" para ser reseados en una revista
o en una emisin radial
o televisada.
La mayor ventaja de las donaciones es naturalmente
su gratui
dad completa. Sin embargo, es importante
tener en cuenta loS
inconvenientes:
es imposible escoger por anticipado,
puede
resultar
obligatorio
conservar la integridad
del documento,
inclusive
si los documentos no corresponden ni a los objetivos ni a las necesidades prioritarias
de la unidad.
El depsito legal es una forma muy particular
de adquisicin:
los productores
de documentos (fabricantes,
impresores, editores,
pero no los autores) estn obligados,
por lo
menos en muchos paises, a remitir
cierto nmero de ejemplares de toda su produccin
a uno o varios organismos benefi-

Seleccin

y adquisicin

89

ciarios,
generalmente la biblioteca
nacional u otra bibliote
ca que hace sus veces. Ventaja:
la institucin
que recibe ei
depsito legal posee en principio
todos los documentos
que
han sido impresos en el pas, lo mismo que los documentos ag
diovisuales.
Inconveniente:
la obligacin
no siempre se cumple y no se refiere
siempre a todos los documentos. Por otra
parte, en algunos paises no existe el depsito legal.
El requisito
slo se cumple estrictamente
en el caso de las pate2
tes de invencin,
que deben registrarse
obligatoriamente
en
un organismo especializado
que se encarga de homologarlas,es
decir,
de sealarles
un valor comercial.
El proceso de adquisicin
tiene sus cortapisas.
Efectivamente se pueden sealar varias clases de obstculosqueimpiden la adquisicin
de lo que resulta
ms conveniente:
Restricciones
financieras.
La unidad de informacin
puede
gozar de un rgimen autnomo y tener la libertad
de com
prar cuando lo juzgue conveniente,
o puede depender
de
un servicio
central
de compras, caso en el cual
tiene
que sujetarse
al rigor mismo de las fechas, de las distribuciones
presupuestales,
etc.
Puede ser imposible a
dems realizar
las compras en dinero convertible.
A estas restricciones
se suman generalmente las restricciones administrativas:
procedimientos
internos
o genera
les (control
de cambios, entre otros),
que a veces alai!
gan considerablemente
los plazos o requieren
que los pe
didos se hagan con mucha
ei
anticipacin,
corriendo
riesgo de disminuir
la actualidad
de los documentos.
Restricciones
materiales.
Superficie
disponible,
capacidad
de almacenamiento,
posibilidad
o imposibilidad
de conservar algunos elementos delicados,
necesidad de aparatos para utilizar
ciertos
documentos.
Restricciones
"intelectuales".
Orientacin
de la poltica
informativa
de un organismo, limitaciones
de orden polg
tico,
imposibilidad
de mantener relaciones
con ciertas
fuentes de informacin
nacionales
o extranjeras,
contdiccin
entre la polltica
de adquisicin
que se desea y
las circunstancias
presentes,
secretos que impidenladi
fusin de algunos documentos (secretos militares,
admi=
nistrativos,
comerciales,
industriales,
privados...)
Otra clase de restricciones
se relaciona
con las posibi
lidades intrnsecas
de explotacin
del documento por el personal disponible:
accesibilidad
del contenido,
de la lengua.

90

Seleccin

y adquisicin

Procedimientos

de adquisicin

Los procedimientos
de adquisicin
siguen un plan minucia
so que tiene varias etapas:
Pedido. Antes de formular cualquier
pedido, hay que revisar
las referencias
(titulo,
autor, editor,
fecha,
ISBN
o
ISSN (l), son indispensables
y deben ser exactos).
Hay
que cerciorarse
tambin si la unidad de informacinnopg
see ya el documento solicitado.
Llenar una factura o un formulario
de pedido convarias copias,
En el caso de un documento gratuito
o de un intercambio,
se dirige
una carta pedido segn un formulario
quesepue
de multicopiar
por anticipado,
dejando un espacio
libre
para el titulo.
Instalacin
de un fichero doble. Pedidos en curso, pedidos re
cibidos.
En las publicaciones
seriadas,
envio con el pz
dido del reglamento de suscripciones.
Reclamo si es necesario.
Al recibir
el documento hay que efectuar dos series de -o
peraciones:
Las operaciones
relacionadas
con el pedido, que consisten en:
U) la anotacin del pedido y verificacin
de acuerdo con
el duplicado
de las facturas para ver si realmente se ha
6) la verificacin
del
recibido
el documento solicitado;
estado del documento; C) el acuse de recibo o el reclamo
y devolucin
si ha habido error o si el documento esten
mal estado; d) la clasificacin
de los pedidos satisfactorios
en el fichero
"pedidos recibidos";
e) el envio
o
control
de las facturas
y reglamentos;
] los agradecimientos por las donaciones y los canjes con su acuse de
recibo.
Las operaciones
relacionadas
con el documento, que consisten
entre los documentos que hay que con
en: U) la seleccin
servar y los documentos de consulta inmediata (convocat
ras, notas de servicio,
programas) que deben desecharse
b) la inscripcin
del documentoenun
una vez utilizados;
"registro
de entrada",
numerado del 1 al infinito;
cada
documento debe llevar
un nmero de acceso,
de adquisicin o de inventario
-consignado
en este registro
conlas
indicaciones
bibliogrficas
resumidas y la fecha de ingreso. El conjunto de estos registros
constituye
el in(1) Ver en el capitulo
Descripcin
bibliogrfica,
la explicacin de estos trminos y los anexos ISBN, ISDS del captu
lo "Los programas y sistemas internacionales
de informa-cin".

Seleccin

91

y adquisicin

ventario
del fondo de documentacin y el registro
de en
c
trada es el que se debe salvar en caso de incendio
otra catstrofe.
Las publicaciones
seriadas
se registran dos veces: una vez en el registro
de entrada,en
el
cual se da un nmero de orden definitivo
a cada coleccin, y otra vez, en un fichero
especial,
del tipo kardex, en el que se anota en tarjetas
cada nueva entrega
de la misma publicacin;
esta operacin permite conocer
el estado de la coleccin
y hacer los reclamosorepetir
las suscripciones
oportunamente;
C) la marcacin con el
sello del organismo; este sello debe contener el nombre
y la direccin
de la entidad,
en un lugar
que siempre
debe ser el mismo, generalmente la portada y una pgina
del texto; d) las medidas de proteccibn:
cuando el caso lo requiera,
refuerzo de la cubierta,
encuadernacin,
marca magntica contra robo, etc.;
e] la preparacin
pa
ra el prstamo: confeccin
de la ficha de pr&tamo,
coz
locacin
de un bolsillo
de cartulina
en la cubierta,
en
la que se deposita la ficha.
Estas operaciones
se completan, despus del tratamiento
y
intelectual
(ver los capitulos
Descripcin
bibliogrfica
Descripcin
del contenido),
con la inscripcin
de la signatu ra topogrfica,
la entrada en los ficheros,
etc.
Si la signatura
topogrfica
no se ha establecido
con ba
se en el tema en el momento de la clasificacin
sino tenienz
do en cuenta el formato, la fuente o el tipo de documento y
nmero de registro,
puede determinarse
cuando se realicen
las operaciones materiales
de entrada y colocarse enseguida
sobre la cubierta
o el lomo del documento.

Cuestionario

de verificacin

iQu significa
la expresin
iCmo puede localizarse
la
iCules son los diferentes
A qu se da el nombre de
LQu es el depsito legal?
Cules son los distintos

"politica
de adquisicin"?
literatura
"indita"?
mtodos de adquisicin?
"adquisicin
operativa"?
tipos

de adquisicin?

92

Seleccin

y adquisicin

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*

ALMACENAMIENTODE LOS DOCUMENTOS

El almacenamiento es la operacin que consiste

en disponer
los documentos en las mejores condiciones
posibles
de conservacin y utilizacin.
Un fondo documental es un capital
finan
ciero e intelectual
que permite informar,
instruir,
estudiar
y producir.
Es un agente indispensable
del desarrollo,
y da
la difusin
de los conocimientos
y una parte de la riqueza ni
Hay que conservarlo
en buen estado. Un documento des
cional.
truido o estropeado es una porcin del conocimiento
que desaAsimismo un documento
parece, a veces de modo irremediable.
mal colocado es un documento que se puede considerar
perdido.
El almacenamiento se fundamenta en la eleccin adecuada
de la forma de ordenamiento,
el mgtodo de clasificacin,
las
posibilidades
locativas
y de equipo y las condiciones
necesarias para mantener en buen estado el material
documental.
Formas de almacenamiento

Existen dos formas de almacenamiento que permiten mantener los documentos:

En su forma original
En forma reducida,
o microforma,
ya sea en microcopia
sobre
tarjetas,
micropelcula
o microficha.
De esta manera, se
reproduce integramente
el documento en un formato muy pc
queo, lo que permite una considerable
ganancia de espacio y peso, pero requiere
equipo
especial
de lectura
(por ejemplo, lector de microfilmes)
y de reproduccin.
Este procedimiento
se emplea hoy de preferencia
para las
colecciones
de diarios,
mapas, planos y archivos.
Su uti
lizacin
est reservada a entidades deciertaimportan&z
pero se ampliar sin duda en los prximos aos. Las microformas exigen condiciones
apropiadas de clima y equipo, pues son muy delicadas.

94

Almacenamiento

de

los

documentos

Los documentos deben someterse a una clasificacinuordenamiento preestablecido

que permita localizarlos
cuando se
soliciten,
en forma rpida y fcil.
Una buena clasificacin
determina el empleo eficaz del fondo documental y debe tener
las siguientes
caracteristicas:
a)ser sencilla
y rpida;
b)
asignar a cada documento un lugar nico, siempre el mismo;(l)
facilidades
de ampliacin;
d) permitir
detectar
los errores
e) garantizar
una buena conservacin
de los do
de ubicacin;
cumentos.
Existen tres mtodos de ordenamiento:
horizontal,
perpendicular
y vertical.
El ordenamiento horizontal
consiste en superponerlosdo
cumentos unos sobre otros.
Se emplea para los legajos,los
d
planos,fotograflai,
cumentos de gran tamao (mapas, afiches,
Requiere muebles especiales.
diarios).
El perpendicular
consiste
en colocar
los documentos
Se
unos junto a otros, apoyados sobre la parte ms angosta.
utiliza
para los libros,
carpetas de archivo,
clasificadores,
Las cintas magnticas pueden colocarse perpendiscos, etc.
dicularmente
o acostadas.
El vertical
consiste en colocar los documentos unos detrs de otros en carpetas especiales.
Este procedimiento
se
utiliza
generalmente para documentos ligeros
y delgados,
de
uso continuo
(correspondencia,
recortes
de prensa). Una forma especial
de esta disposicin
vertical
es el de los expe
dientes colgantes.
La eleccin
del mtodo de ordenamiento depende de
la
y de su consulta,
naturaleza
del documento, de la frecuencia
de las necesidades de los usuarios,
lo mismo que del local y
de los equipos disponibles.
Es ms sensato
rehusar
ciertos
documentos cuando no se dispone del material
necesario
para
intilmente.
ordenarlos
y conservarlos
que verlos perderse
Tipos

de ordenamiento

Se distinguen
dos tipos de ordenamiento:
el numrico
y
el sistemtico.
segn
En el numrico, se disponen por orden de llegada,
su nmero de acceso (ver el captulo
Seleccin y adquisicin).
Las ventajas de este mtodo son la simplicidad
del ordenamiento y el hecho de que ste se pueda extender indefinidainconvemente; tambin la ganancia de espacio. El principal
niente radica en la dispersin
de los temas y de los autores,
con la obligacin
de consultar
el fichero de autores y/o el
de materias para localizar
el documento y saber lo que posee
la unidad de informacin
sobre un determinado tema.

Almacenamiento

de

los

95

documentos

En el sistemtico,
se clasifican
los documentos
segn
su contenido,
mediante una clasificacin
establecida
de ante
mano (ver el capitulo
Clasificacin).
Los documentos se disponen dentro de cada clase por orden alfabgtico.
De esta manera, los documentos que versan sobre un mismo temasehallan
reunidos,
lo que facilita
la consulta a los usuarios y el lIdifg
bre acceso a los anaqueles. Sin embargo, puede resultar
cil determinar
el tema predominante,de
una obra, lo que oriPor otra pargina el riesgo de una prdida de informacin.
te se desperdicia
el espacio y todo el conjunto
debe reestructurarse
si la clasificacin
cambia.
La signatura
topogrfica
es indispensable
cualquieraque
sea el tipo de ordenamiento elegido.
Est formada por el con
junto de simbolos (letras,
signos, nmeros) que sirven
para
sealar el lugar que ocupa un documento en el depsito o recinto correspondiente.
En el mtodo numrico,
la signatura
est compuesta por el nmero de acceso y el de registro.
En
el caso de un ordenamiento por temas, la signatura
topogrfi
ca est constituida
por el signo que caracteriza
el sector
de la clasificacin
en que se halla.
Se trata
generalmente
de nmeros seguidos de las tres primeras letras
del nombre
del autor. La signatura
topogrfica
de un documento debe colocarse obligatoriamente
en todas las fichas que lo mencionan y el registro
de acceso si es el caso. La signatura
topo
grfica
es la nica que permite encontrar
inmediatamente
ei
sitio
asignado a un documento.
El inventario
es una operaci6n consistente
en verificar
si los documentos estn en el lugar que les corresponde para
ver cules faltan
(por prstamo o prdida)
y cual es el esta
do de conservacin
de las colecciones.
Debe practicarse
cad
ao. Segn la forma de ordenamiento,
el inventario
se realiza o con la ayuda del catlogo de acceso o con la ayuda del
catlogo topogrfico
- catlogo en el cual se disponen
las
fichas siguiendo
el orden de las signaturas
topogrficas,
es
decir,
el orden de ubicacin
de los documentos (ver capitulo
Catlogos y ficheros).
Para efectuar
debidamente el inventario
hayqueinterrum
pir los prstamos y las consultas y sobre todo cerrar la unL
dad de informacin
el tiempo necesario.
La frecuencia
con que se utilizan
los documentos influye en el modo de ordenarlos.
Esta asiduidad suele variar
de
acuerdo con su naturaleza,
su edad y las necesidades de 109
usuarios.
Toda unidad de informacin
debe conocer sus carac
de
tersticas
de la manera ms precisa posible con el fin
disponer su fondo documental de acuerdo con ellas,
teniendo
en cuenta la planta fsica
y los objetivos
concretos de la u
nidad.
La primera inquietud
que surge consiste en saber si

-.

.-

^__

___._--.

96

Almacenamiento

de

los

documentos

se debe permitir
a los usuarios el libre acceso a las estanterlas.
Si el espacio lo permite,
esta prctica
tiene la ven
taja de dar mayor elasticidad
a la consulta y de facilitar
las investigaciones
y los descubrimientos.
En cambio,se trg
pieza con el inconveniente
de que el control
es ms dificil,
aumentan los riesgos de desorden en los anaqueles yserequie
re un orden clasificatorio
que pueda ser fcilmente
entendi=
ble por el usuario.
Por otra parte, los documentos se utilizan
cada vez meseriadas,
por
nos a medida que envejecen. Las publicaciones
durante uno o dos aos, pero ca
ejemplo, son muy solicitadas
si nunca despus de cinco. Por lo tanto, se pueden colocar
en lugares menos accesibles
o inclusive
dejarlas
de reserva
o eliminarlas
si se puede disponer de ellas con facilidad
en
otras unidades vecinas.
(Basndose en estudios estadisticos,
se han desarrollado
modelos que ayudan a tomar decisiones
ra
cionales
en cuanto a la inclusin
o retiro
de los diferentes
documentos en diferentes
tipos de unidades de informacin).
Por el contrario,
los documentos que se solicitan
con mucha
frecuencia
deben estar disponibles
en forma inmediata,
en n$
al alcance de los usuarios.
mero suficiente,
El deterioro
de los documentos se debe a diversas causas. Las medidas necesarias
de prevencin
y proteccin
deben
tomarse antes de construir
o de poner en servicio
la unidad
de informacin.
Los documentos se daan por causas fisicas,
vegetales,
animales y humanas.
quimicas,
Causas

del

deterioro

Las causas fsicasdeldeterioro

son las siguientes:
El tiempo, que vuelve los documentos cada vez ms frgiles,
los amarillea
y los decolora.
Los documentos ms precio
sos y antiguos deben manipularse
lo menos posible.
Las variaciones
climticas,
que imponen, en los pases clidos, la climatizacin
de los locales,
no slo para como
sino para mantener en buen esta=
didad de los usuarios,
do los aparatos delicados.
Es indispensable
en el caso
de las peliculas,
las cintas magnticas y las salas
de
informtica.
La humedad y el agua, que pueden ser fatales.
El grado de hu
medad (de higrometra),
o procentaje
de agua en el aire,
debe permanecer constante
(de 40 a 45%). Hay aparatos
extractores
de humedad que lo permiten.
Una sequedad ex
cesiva es igualmente perjudicial.
El agua destruye msciertos
documentos que el mismo fuego; por lo tanto,hay

Almacenamiento

de

los

documentos

97

que evitar
en lo posible la instalacin
de grifos
y co2
duetos de agua en los depsitos
y anaqueles.
La falta de ventilacin,
que deja amontonar el polvo y daar
los soportes.
Hay que instalar
dispositivos
especiales,
pero evitando siempre las corrientes
de aire.
La iluminacin
excesiva,
que fatiga los ojos, amarilleaydez
truye ciertos
soportes.
Hay que tener en cuenta la nece
sidad de vidrios
y persianas,
sobre todo en los paisestropicales.
Las perturbaciones
magnticas,
que pueden alterar
los documentos basados en este sistema y borrar las grabaciones.
Hay que tener el cuidado de no colocarlos
junto a una
fuente magntica (por ejemplo, un motor elctrico)
y rnfi
nipular
siempre los aparatos correctamente.
Los productos qufmicos son tambin muy peligrosos.
El
cido que contiene la celulosa que compone el papel 10 deteriora mucho (la acidez, acrecentada por la polucin
atmosfconstituye
una de las causas principales
de deterioro
rica,
del papel).
En cuanto a los documentos audiovisuales,hay
que
sealar que padecen la inestabilidad
de los materiales
que
los componen. Se pueden disminuir
los efectos de la solucin manteniendo los documentos en recipientes
apropiados.
Los agentes vegetales
estn formados por el moho y los
hongos provenientes
del exceso de humedad. Se pueden combatir con un tratamiento
preventivo
o curativo,
por medio de
los fungicidas.
Los agentes de origen animal (parsitos
del papel, gusa
nos, roedores) pueden eliminarse
mediante procedimientos
qu
micos, que hoy se hallan muy perfeccionados.
Es indispensable una esmerada limpieza del local.
Tambin los humanos pueden ser la causa del deterioro
de un fondo documental.
El desgaste normal se debe a la manipulacin
y a la ci~
culacin
de los documentos. El desgaste puede atenuarsesise
protege el documento con una pasta (libros)
o con un empaque
(otros objetos).
Debe controlarse
regularmente
el estado
de
los aparatos de reproduccin
y lectura
de los documentos audiovisuales,
defendindolos
en lo posible del polvo y de los
golpes. Los documentos raros y muy estimados no deben circular, habr que consultarlos
en el lugar que ocupan normalmeE
te.
Hay casos en que la consulta de los documentos preciosos no puede autorizarse
a todo el mundo sino sloaaquellas
personas que realmente los necesitan
en su trabajo.
como las manchas (documento "manLos daos materiales,
y los discos, desgarra
chado"), rayaduras de las fotografas
inscripci
mientos, hojas arrancadas (documento "lacerado"),
son desafortunadamente
difilciles
de evitarnes manuscritas,

98

Almacenamiento

de

los

documentos

cuando una unidad de informacin

est abierta
al pblico.Hay
que tratar
de convencer al lector de la necesidad de mantener los documentos en buen estado para su propio uso y el de
los dems.
En caso de prdida,
el usuario tiene que restituir
elcumento o pagar su equivalente
si dicho documento est agotado.
Asi sea parcialmente,
hay varios mtodos de evitarelro
bo. El servicio
de circulacin
debe obligar
al usuario a Pr-2
sentarse a un empleado, tanto a la entrada como a la salida,
y exigirle
la entrega obligatoria
de bolsos y carteras
o la
requisa de stos a la salida.
Existe un dispositivo
con sensibilizacin
magntica,pro
ducida por un comprimido quimico invisible
que emite un sor&.
do cuando pasa delante de un aparato colocado en la puerta
Cuando el usuario solicita
normalmente el objeto
del local.
en la seccin de prstamos el comprimido
se desensibiliza~
Los documentos raros y preciosos deben ser retirados
delala de consulta y slo pueden entregarse mediante identificahay que evitar
en lo posible
los
cin personal.
Finalmente,
sitios
retirados
y mal iluminados.
Generalmente se duplican
en copias los documentos origi
nales cuando se trata de piezas raras, a veces nicas, irre!
plazables
o diflcilmente
adquiribles.
Deben revisarse
regularmente
los discos, pelculasygrt
baciones que se dan en prstamo. Los documentos audiovisuales sern reproducidos
sistemticamente
con el fin de formar
una coleccin
que sirva como reserva de seguridad.
En cier
al usuario una garantPa que lo 01
tos casos, se puede exigir
bligue a cuidar celosamente los documentos y adevolverosen
tiempo oportuno.
Las buenas relaciones
con los usuarios,
una
formacin especial en materia de informacin
y una vigilancia corts pero permanente y severa de parte de los empleaes
dos, permite limitar
los daos. Cierto grado de deterioro
inevitable
y debe medirse y tenerse en cuenta en el manejo
de la unidad informativa.
Sin embargo, el temor de que los
fondos documentales sufran daos no debe restringir
nunca la
utilizacin
de los documentos, que son en definitivalarazn
de ser de la unidad.
Los documentos confidenciales,
que pueden pertenecer
a
las colecciones,
deben ser objeto de una proteccin
especial:
separarlos
de la consulta general,
ficheros
particulares
si
es necesario y llaves en el caso de ficheros
informatizados,
de modo que slo las personas autorizadas
tengan
acceso
a
ellos.
Hay que cerciorarse
peridicamente
de que estos documentos siguen teniendo valor confidencial;si
lo han perdido,
habr que trasladarlos
a las colecciones
generales.

Almacenamiento

de

los

documentos

99

Algunos documentos de difusin

libre presentan sin embargo, ciertas
condiciones
para su utilizaci6n
(por ejemplo,
derecho de autor, derechos individuales
sobre las fotograffas,
Estas condiciones
deben advertirse
al usuario y veetc.).
rificar
si se cumplen.
Reparacin

y restauracin

Estas operaciones
exigen tcnicas especiales
y mtodos
precisos y, desde luego, no pueden improvisarse.
Un error
en esta materia puede convertirse
en daos irreparables.
Ca
si todos los daos tienen remedio, incluidos
los documentos
carbonizados,
impregnados de agua, las manchas de los micro
films,
etc.
Antes de tomar cualquier
decisibn,
hay que exa
minar cuidadosamente el documento afectado teniendo en cuen
ta: U) la naturaleza
del material;
b) la magnitud de los d%
os; C) el grado de acidez; d) la numeracin de las pginas
y dems partes del documento.
Segn el estado del documento, se proceder a reforzar
lo, limpiarlo
o lavarlo,
enderezarlo,
pegarlo.
Esto reprez
senta la primera etapa de la restauracin
de undocumentoen
papel. Un documento que muestre daos ms profundos
tendr
que someterse a tratamientos
especiales
contra la acidez
y
a diversas
frmulas de restauracin
(pegamiento con papel o
gasa de seda, laminacin,
o sea, refuerzo de las hojas mediante un estampado caliente
con una prensa).
Por ltimo,
una pasta renueva la vida del documento y
permite conservar mucho ms tiempo las obras destinadas
a
una manipulacin
constante.
Tambin se fabrican protectores
de documentos en plstico,
transparentes,
suaves yprcticos
para ejemplares delgados y tambin para libros.
Las tcnicas de restauracin
requieren
mano de obra ca
lificada
y herramientas
apropiadas.
La restauracin
de losdocumentos de archivo se fundamenta en ciertos
principios
que tratan de impedir cualquier
falsificacin.

Cuestionario

de verificacin

iQu alcance tiene la palabra conservacin?

LPueden conservarse los documentos en forma distinta
de
iCmo? iPor qu?
forma original?
Qu es una signatura
topogrfica?
iCules son las caractersticas
de un buen ordenamiento?
iCul es el principal
enemigo del papel?

.-_-

-.__

su

---

100

Almacenamiento

de

los

documentos

ACmo puede garantizarse

la vigilancia
de un depsito
mentos?
LSe puede reparar un documento deteriorado?
iCmo?

de docu-

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in special librarles.
En: Batten, W.E., Handbook 06 dpecial Libhuhiatihip
and irlaOhmtion whk, 4a. ed., p. 361-375, Londres, Aslib, 1975.
*

LA DESCRIPCION BIBLIOGRAFICA

La descripcin
bibliogrfica
es a la vez una operacibn
y un
producto.
Como producto,
se la llama tambin resea o referencia
bibliogrfica.
Est formada por un conjunto
convencional
de
datos, establecidos
a partir
del examen del documento y desti
nados a dar una descripcin
nica y precisa de tal documento,
considerado
como soporte fisico
de la informacin.
Como operacin,
se la llama tambin catalogacin
y constituye
el primer paso del tratamiento
intelectual
de un documento, gracias al cual se extraen los datos antedichos,
para
expresarlos
y registrarlos
luego de acuerdo con normas riguro sas.
La descripcin
bibliogrfica
se realiza
generalmente de2
pus del ingreso del documento a la unidad de informacin
y
despus de las operaciones de recepcin y registro.
En ciertos
casos, la resea bibliogrfica
se redacta
al
mismo tiempo que la produccin
del documento primario
y se in
cluye en ste, en las guardas o pginas preliminares.
Es 1:
catalogacin
en la publicacin,
que ahorra a las unidades
de
informacin
el correspondiente
trabajo.
La tarea de catalogacin
est encomendada, cada vez ms,
a un centro nacional,
como la biblioteca
nacional
(catalogacin centralizada)
o se divide entre varias unidades de infor
macin (catalogacin
cooperativa);
las unidadesdeinformaci~
reciben de la entidad o de sus asociados las reseas bibliogrficas
de las obras que adquieren quedando as eximidas
de
la catalogacin
correspondiente.
El propsito
de la descripcin
bibliogrfica
es suministrar una representacin
del documento que lo describa de forma nica, sin ambigedades, y que permita luego identificarlo,
localizarlo,
incorporarlo
a los ficheros
y catlogos,
o solicitar un ejemplar cuando se requiera
(ver el capitulo
Catlogos y ficheros).

102

La

descripcin

bibliogrfica

En general la descripcin
bibliogrfica
debe distinguir
se de la resea bibliogrfica.
La primera es el conjunto
de
informaciones
que se necesitan para describir
un documento.
La segunda es un conjunto fijo de tales informaciones,no
necesariamente
todas, presentadas en forma preestablecidaenun
soporte previsto,
destinado a la consulta por el usuario
de
un determinado sistema de informacibn,
en ficheros
manuales
o automatizados.
Areas

de datos

Las reas que forman la descripcin

bibliogrfica
son
subconjuntos
de datos que corresponden a diferentes
categorlas de informacin;
cada datodescribeun
aspectodeldocumen
Las reas conforman una serie lgica y son ligeramenteto.
diferentes
segn el tipo de documento, especialmente
en las
monograflas
y las publicaciones
seriadas.
En los documentos
la descripcin
plantea problemas especificos,
no textuales,
pero en lo fundamental se ajusta a la misma divisinenreas
e incluye datos del mismo orden.
Ciertas reas son indispensables
en todos los casos yfL
guran siempre en las reseas, aunque varie un poco el orden
de un sistema
a otro o de un tipo
de documento a otro.
Otras reas son opcionales.
Las reas pueden incluir
slo un
elemento informativo
0 varios elementos
relacionados
entre
sl, que pueden ser a su vez obligatorios
u opcionales.
50
En los documentos textuales
se han definido
unas
reas. El contenido de las principales
reas se explicar
ms adelante (ver el ejemplo que damos al final del capftulo). Las reseas bibliogrficas
de las monograffas y de las
publicaciones
seriadas,
segn las ISBD (l),
incluyen
las siguientes reas:

Monogha&,h

PubiXcacione.4 b chadab

Titulo
y autor
Edicin
Pie de imprenta
Colacin
Coleccin
Notas
ISBN (2), encuadernacin
y precio

Titulo
y autor
Edicin
Numeracin
Pie de imprenta
Colacin
Coleccin
Notas
ISSN (3) titulo

clave

y precio

(1) Descripcin
Bibliogrfica
Internacional
Normalizada
(2) Nmero Normalizado Internacional
del Libro
(3) Nmero Normalizado Internacional
de las Publicaciones
Seriadas

La

descripcin

bbl

logrfica

103

Adems, la resea bibliogrfica

de un documento puede
completarse con otros elementos, que se aaden despu8sdeque
se ha iniciado
la descripcin
del contenido
(ver los captulos Descripcin
del contenido y Resmenes); entre dichos elE
mentos se puede mencionar la clasificacin
y/o la indizacin
del contenido,
el resumen. Los encabezamientos de autor prin
cipal y secundario,
pueden repetirse
en razn de los ordenabibliogrfica
mientos mltiples
de los ficheros.
La resea
se utilizar
de preferencia
en el sistema documental oporel
usuario cuando no se dispone del documento primario.
Sustitu
ye a este ltimo una buena parte de la cadena documental (de
documental");por
esta
donde le viene el nombre de "sustituto
razn debe dar una representacin
tan exacta como sea posible y ofrecer al usuario todos los datos que ste necesita
para elegir
o adquirir
el documento primario.
Procedimiento

El procedimiento
de la descripcinbibliogrficacomp~~
de las siguientes
etapas:
1. Reconocimiento
del documento.
2. Definicin
del tipo de documento y de las reglas aplicables
al caso.
3. Determinacin
del nivel bibliogrfico
que conviene al tr2
tamiento.
4. Identificacin,
para cada nivel bibliogrfico,
de los datos necesarios,
siguiendo el orden de las reas que indique la norma o el formato utilizado.
5. Transcripcin
de los datos anteriores
segn las reglas IIJ
dicadas por la norma o el formato.
6. Verificacin
de la exactitud
de la descripcin
y de sucoz
formidad con las normas.
7. Entrega de la resea para su elaboracin
definitiva
o para su tratamiento
posterior.
datos
Como despus de todo, slo se trata de registrar
reales que en un primer examen aparecen normalmente en el do
cumento, se puede creer que estamos frente a una operaci
Para perfeccionar
lasnormas,los
muy fcil.
Pero no hay tal.
formatos 0 los manuales, es raro que un documento no requiera reflexin
y muchos documentos pueden dar lugar a diferentes interpretaciones
o a plantear
casos delicados
(por ejemplo, una comunicacin de un congreso que se publica separada
mente en una publicacin
seriada).

104

La

descripcin

biblioprfica

Es muy til
enumerar sistemticamente
las decisionesque
se tomen para completar de esta manera las normas y manuales
mediante un cdigo de operacin o de explicaciones
suplementarias.
En el caso de los sistemas automatizados,
se procede ge
neralmente en dos etapas. Se recibe primero una relacin
de
entrada que se transmite
luego a un soporte legible
por mPero ya se realizan
entradas directas,
o sea, que se
quina.
envlan de una vez a la mquina los distintos
elementos de la
descripcin,
precedidos de una seal de identificacin.
La
mquina compone y verifica
luego parcialmente
la resea.
Los datos bibliogrficos
se extraen principalmente
del
mismo documentoy cuando ste carece de ellos,
de fuentes externas.
La portada (pgina
que lleva el ttulo)
es muy im
portante,
pues contiene casi siempre la mayor parte de
10s
elementos que forman la descripcin
bibliogrfica.
En la por
tada deben seleccionarse
siempre los titulos
y los autores 7
no en la cubierta
que suele ser incompleta.
Se puede utilizar
el resto de la obra,
especialmente
Los ndices,
(de materia,
de ilustraciones,
etc.),
para completar y precisar
los datos que ofrece la portada, por ejemplo, para determinar
el nmero de pginas, de ilustraciones,
etc.
Cuando los datos faltan por completo, se puedetratarde
hallarlos
en fuentes exteriores;
por ejemplo, las fechas, el
verdadero nombre del autor, el precio,
que puede aparecer en
las bibliograflas,
catlogos,
anuncios, editoriales,
repertc
Hay que omitir
los datos que no se pueden estable rios,etc.
cer con seguridad.
Normas y formatos

Las normas y los formatos constituyen

una herramienta
fundamental de la descripcin
bibliogrfica.
Efectivamente,
las reseas son el nico medio de identificar
materialmente
los documentos y de alcanzar la informacibn
que ellos contie nen.
La necesidad de disponer en forma universal
y fcil
de
la informacin
bibliogrfica
y el desarrollo
de la cooperacin entre las unidades de informacin
han conducido
a una
normalizacin.
Esta se realiz
en un principio
a escala
nacional o lingstica.
Se establecieron
normas y reglas de ca
talogacin
y en muchos paises comisiones profesionales
1aS
han mantenido al dia.
Teniendo en cuenta la extensin de la
lengua inglesa,
las Anglo-Amdcan
catdogiizg
hueti
(AACR),
han adquirido
gran importancia
e incluso han sido adaptadas
al espaol.

La

descripcih

105

bibliogrfica

La utilizacin
de la informtica
ha acrecentado an ms
la necesidad de la normalizacin;
las reseas teniendo
que
ser interpretadas
en este caso por la mquina, no slo deben
someterse a reglas estrictas
de ilndole intelectual
sino
que
han de presentarse
de modo muy preciso y uniforme utilizando
Estas reglas,
sumadas a la
caracteres
y tamaos definidos.
constituyen
el formato.
presentacin
material,
Se emprendi una tarea de normalizacin
internacional
con el patrocinio
de la Federacin Internacional
de Asociaciones de Bibliotecarios
y Bibliotecas
(IFLA - International
Federation
of Library
Associations),
que tuvo como resultado
la elaboracin
de una "Descripcin
Bibliogrfica
InternacioBibliographic
nal Normalizada"
(ISBD - Internationalstandard
Description),
primero para las monograflas
(ISBD-M);para
las
publicaciones
seriadas (ISBD-S), est en curso de adopcin.
LIS
normas para los documentos audiovisuales
(ISBD-NBM- Nonbook material),
para los mapas y planos,ISBD-CM-material
car
togrfico)
y para las partituras
musicales
(ISBD-music)
estn en estudio.
(l)(2)
Las normas ISBD son conjuntos de reglas de presentacin
de los datos bibliogrficos,
definidas
debidamente, y de los
signos de puntuacin
que sirven para identificarlos.
La apli
cacin de estas normas debe permitir
el "Control
Bibliogrfi
uniforme para
co Universal"
(CBU), es decir , una descripcin
todos los organismos encargados de producirlasbibliografias
nacionales
de los documentos editados en cada pals.
Paralelamente,
un grupo de trabajo del Unisist
y
del
ICSU-AB-International
Council of Scientific
Unions Abstracting Board (ver el capftulo
Programas y sistemas internaciona
les de informacin)
ha elaborado un Manual de he&encia
t~er
.hztLvo

a Lah

debtipchne6

bib.l?oghb&icu

ikgibteb

a mQha,

que define modelos indicativos

de resea bibliogrfica
y de
formato de intercambio.
La resea bibliogrfica
que se recomienda es aplicable
a tres niveles:
monogrfico,
colectivo,
global o analitico.
Esto permite su utilizacin
a todos
los
centros de documentacin y a los servicios
secundarios
quere
gistran
unidades documentales ms especIficas
que las bibli
grafas nacionales
(por ejemplo, captulos
de libros,
artc
los de revistas,
comunicaciones
de las actas de un congreso,
etc.).
(1) Ver los anexos ISDS e ISBN del capftulo
sistemas internacionales
de informacin".

"Los programas

(2) Actualmente
(1983) se encuentran todas aprobadas yenuso.
Las correspondientes
a publicaciones
seriadas (ISBD-S),
se encuentran en revisin.
(Nota del Adaptador).

106

La

descrpci6n

bibliogrfica

La normalizacin
de los formatos est en curso. El fordel
mato Marc (Machine Readable Catalog),
de la Biblioteca
Congreso de los Estados Unidos de Amrica est en pleno auge
y sirve de base a muchos formatos bibliogrficos
para bibliopor la gran cantidad de referencias
dis
tecas, especialmente
Marcal).Ads
ponibles
en este formato (Harc - BNB, Intermarc,
ms, se han elaborado numerosos formatos para los sistemas
de documentacin y los servicios
secundarios.
Como los sisc
mas informaticos,
para los cuales se han establecido
los for
diferentes,
la normalimatos, estn sometidos a condiciones
zacin de dichos formatos evita la creacin
de un formato
nico y busca la manera de que resulten
compatibles,
o sea,
que se pueda pasar automticamente
de uno a otro . Esto es
posible por cuanto el contenido y la estructura
de las reas
estn armonizados y porque se puede *identificar
cada rea
sin ambigedad (mediante signos convencionales
que indican
el contenido del rea, el comienzo y el final de sta
como
tambien,delas
subreas).
La identificacin
de la resea requiere generalmente un
cdigo que indique la unidad de informacin
que la ha produy un nmero de orden. Este ncido, el ao de la produccin
mero corresponde casi siempre al orden cronolgico;
a veces,
corresponde a bloques de series numricas, determinados
por
el coordinador
internacional
en cada una de las unidades que
componen una red de informacin.
La identificacin
puede igualmente incluir
signos
que
permitan saber si una resea es nueva, o si reemplaza a otra,
o si forma parte de un conjunto de reseas que describen
un
0 si la resea tiene relacin
solo documento en particular,
con otra o con otras (traduccin,
nueva edicin,
etc.).
Estos datos se dan a menudo en el encabezamiento de la
resea y no siempre se reproducen en los ficherosycatlogos
pues sirven sobre todo en las operaciones de control
y de
tratamiento.
El nmero definitivo
de identificacin
debe figurar
principal
entre
siempre en las resenas, p ues es el vinculo
stas y los dems productos y servicios
documentales (indide copias, etc.).
ces, solicitud
Los indicadores
de los tipos de documentos permiten saber con qu clases de documentos reconocidos
por el sistema
de informacin
hay que entenderse.
Como cada tipo de documec
to exige un tratamiento
propio,
los indicadores
permiten verificar
la validez
de la resea. Se podr saber, por ejemplo,
que la resea de una tesis debe incluir
las reas de titulo',
universidad,
disponibilidad,
autor, fecha, lengua, colacin,
y se controlar
su existencia
en cualquier
resea que lleve
puede
el indicador
especifico
de las tesis.
Este indicador

La

descripcin

bibliogrfica

107

asimismo servir para ejercer

controles
estadlsticos.
Los sis
temas no enumeran normalmente todos los tipos posibles
de d
cumentos sino que codifican
cierto nmero (por ejemplo,6 paz
ra el manual Unisist-ICSU-AB,
10 para el Agris),
teniendo en
cuenta que cualquier
documento encaja dentro de una de estas
categorfas.
Lo que importa en esta materia es el tratamiento
particular
que se debe aplicar
al documento.
Algunos sistemas utilizan
tambin indicadores
bibliogrj
ficos,
de la misma manera que los indicadores
de tipos de dz
bibliogrficos
sirven para sealar
cumentos. Los indicadores
en el documento la presencia de ciertos
elementos que pueden
tener una utilidad
especial y que no son objeto de un tratael
miento separado, como ocurre con los mapas, el glosario,
resumen o la bibliografa.
Estos elementos se definen
luego
en un rea apropiada,
generalmente un rea de notas (por eel
nmero
de
referencias
y el perodo que abarca la
jemplo,
bibliografla).
Los indicadores
aparecen comnmente al comienzo delare sea.
Los indicadores
de nivel bibliogrfico
determinan
cul
es la parte del documento que se describe en la resea. Efec
tivamente un libro se compone de varios capftulos,
cada un;
de los cuales constituye
un todo.
Es necesario describir
to
do el libro,
pues sta es la base fsica
nica de la informa
cin, pero tambin puede ser til
describir
algunos capituloi
si no todos, como entidades intelectuales
ms o menos inde
pendientes,
que por esta razn llamamos "unidades documentales". Ocurre lo mismo con una publicacin
seriada y los ar
ttulos
que encierra;
con la compilacin
de actas de un congreso o sus diferentes
ponencias,
etc. Por otra parte, ciertos documentos, aunque ffsicamente
son independientes,forman
parte de un todo coherente,
tanto desde el punto de vista ma
terial
como intelectual
(por ejemplo, los volmenes deuntra
tado, los distintos
fasclculos
de un informe tcnico,
una p
Esto nos lleva por lo tantoadistingui~
blicacin
seriada).
tres niveles bibliogrficos,
que por orden de especificidad
decreciente
son:
cuando la resea se refiere
a una parte
El nivel analitico,
de un documento, como un determinado mapa en una geogra
fa, un artculo
de revista,
el captulo
de un libro.
cuando la resea se refiere
a un docuEl nivel monogrfico,
mento nico -libro,
atlas,
norma, patente.
El nivel colectivo
o global,
cuando la resea se refiereaun
conjunto particular
de documentos (por ejemplo,unaobra
en varios volmenes, una publicacin
seriada...)
Naturalmente
el nivel analitico
no puede emplearse solo,
sino excepcionalmente
cuando no se tiene el documento delque

---..

.--

-_-

108

La

descripcin

bibliogrfica

se ha tomado la unidad documental que se quiere describir.Una

resea de nivel analtico
debe estar acompaada por unadeve1 monogrfico
o colectivo;
sin embargo, la resea de nivel
analtico
cuenta con todos los indicadores
que permiten iden
con slo consultarlo
, el documento originalaquep~~
tificar,
tenece.
El autor es la persona (o grupo de personas) que ha eso el articulo;
que ha
crito el documento, es decir , el libro
tomado la fotografa
o la pelcula;
presentado la ponencia o
comunicacin;
inventado el objeto o que lo ha patentado;
que
ha dibujado el mapa o la ilustracin;
que ha creado el pro
El documento lleva el nombre de su autor.
grama informtico.
Este puede ser: U) un individuo
(es el autor-personal);bljuna
institucin
(persona legal o autor-corporativo);
C) no identificado
(autor annimo).
Cuando existen varios autores,
se repite el rea corres
pondiente.
Si no se identifica
el autor, se omite el reads
ttulo
o se coloca en ella la mencin "An.", abreviatura
de
annimo (de acuerdo con ciertas
normas antiguas).
En el caso de un autor determinado,
se elige como nombre de ste un nombre clave que corresponde generalmente al
primer apellido.
Se .le llama entrada de autor. Constituye
el
primer elemento de la resea y est seguido por el nombre de
pila (completo o con las iniciales)
o por el segundo apellido y el nombre. Obviamente, el nombre de pila evita confusio
nes entre apellidos
homnimos. Deben seguirse normas interna
cionales o especiales
en la presentacin
de partculas,
sufi
ei
de modo que sta sea clara y siempre igual;
jos, ttulos,
mismo cuidado debe tenerse en la transcripcin
delosnombres
que estn en alfabetos
distintos
del alfabeto
latino.
Cuando
figure en el documento un seudnimo, hay que tratar
siempre
de descubrir
el nombre verdadero para consignarlo
en la rese
a. Hay que tener tambinencuenta
los cambios de nombre.D%
todos modos, es muy importante
identificar
de manera precisa
al autor del documento descrito
en la resea y poder reconocerlo asimismo como el autor de otros documentos. No se permite ninguna ambigedad. Por ejemplo, si en una resea el
autor aparece con un solo nombre de pila mientras queenotra
aparece con dos,el usuario puede pensar que los dos documentos tienen distinto
autor.
En ciertos
sistemas, es costumbre hacer aparecer la entidad a que pertenece el autor, pues de este modo se identifica una fuente de informacin.
El nombre de la entidadseo
loca entonces en el rea de autor, despus del nombre clave,
o en un rea especial,
despus de aquella en que figura
el
autor.

La

descripcin

bibliqqr6fica

109

Cuando existe un buen nmero de autores,

slo se mencio
na generalmente los principales,
0 los tres primeros.
Sinembargo, algunos sistemas tienen como norma mencionar
todos
con el propsito
no slo de la identificacin
los autores,
del documento sino de la ubicacin
del mayor nmero posible
de fuentes de informacin.
Puede ocurrir
tambin que el documento contenga una inun prembulo o una conclusin
cuyo
un prefacio,
troduccin,
autor o autores es importante
determinar.
En este caso seuti
liza un rea especial o rea de notas. Ocurre lo mismoconu
ilustrador.
El editor es el responsable
de una publicacin
que agr2
pa la contribucin
de varios autores,
asi haya intervenido
o
no en su redaccin.
Se trata naturalmente
de obras colectiSe dir en es
actas de conferencias,
etc.
vas, miscelneas,
te casoquela
publicacin
ha sido realizada
"bajo la direc-cin de X" o que X es el "editor",
o el "editor
cientlfico",
o el "responsable
de la publicacin",
o el director
de la pu
blicacin
o el autor principal.
Muy a menudo el document
lleva el nombre de este ltimo con una mencin especial
(direccin de la publicacin),
ya sea despus del nombre clave
o en el rea de edicin.Es
del autor, o en un rea especial,
to se da cuando existe una relacin
de carcter
particular
entre la publicacin
y el responsable
de ella;
algo
ocurre
semejante con los traductores
o los compiladores
de una bibliografa
o de una obra lexicogrfica,
que se identifican
con la mencin "traductor"
o "compilador".
hay que establecer
muy bien
En cualquier
circunstancia,
la diferencia
entre el autor y el editor cientfico.
En espa
ol, la palabra editor significa
la persona o entidad que pu
blica el documento, y que generalmente no tiene ninguna participacin
en el contenido.
Cuando se trata de autores de tesis y/o de otros trabase requieren
algunos informes complemenjos universitarios,
tarios,
pues ocurre a veces que estos autores no pertenecen
dichos
a ninguna institucin
en el momento en que presentan
trabajos
o se han incorporado
a una entidad distinta
de la
institucin
acadmica en que las presentan.
Por lo tanto, en ciertos
casos, los trabajos cientificos
que han servido de base a la publicacin
se han realfzado
en
esta institucin,
que de este modo se convierte
en una fuente de informacin
de la especialidad
de que se trate;
en la
correspondiente
mayora de los casos, el documento primario
slo est disponible
en dicha institucin.
Hay que decir que
por ltimo el prestigio
de la institucin
nos suministra
un
buen elemento de juicio.
Es sin duda muy til
y a menudo o-

110

La

descripcin

bibliogrfica

en los sistemas de descripcin

bibliogrfica,
2
bligatorio,
dicar el nombre y la direccin
de la institucin
de enseanza superior
en que se ha presentado la tesis.
Con este
fin
hay que reservar
un rea, en la cual se debe precisar
la naturaleza
del trabajo,
ya que una monografa al final
de la
escolaridad
y una tesis de doctorado no tienen ni el mismo
contenido nilamisma
importancia
cientPfica.
Se presenta un problema semejante cuando el trabajo des
crito en un documento ha sido realizado
en (o por)unorganis
o de la afiliacin
mo distinto
del autor - corporativo
dei
autor individual.
Tal organismo es una fuentede informacin
de la especialidad
y eventualmente
el lugar donde podr hallarse
el documento primario.
Por consiguiente,
el nombre y
la direccin
de dicho organismo deben aparecer en unreades tinada a este fin.
Ya sabemos que la responsabilidad
intelectual
del documento puede depender directamente
de un organismo. Puede ser
uno de los siguientes
organismos:
Una colectividad
privada,
o sea, una sociedad, asociacin,
o
partido
politice.
Una colectividad
pblica,
que puede ser o no juridicamente
autnoma, como,un ministerio,
una universidad
oficial.
Una colectividad
territorial,
como el Estado, el departamento, el municipio.
Una organizacin
internacional,
como la ONU o la OEA.
que figura en el
En ciertos
casos, el autor corporativo
documento corresponde a la integridad
del organismo,por
ejeE
de Economia o la Universidad
Nacional.Sin
plo, el Ministerio
embargo, lo ms frecuente
es que el autor sea una unidad esPara poder identificar
clarapecial de dicha colectividad.
mente la autora,
hay que indicar
si sta aparece en el docu
mento o se ha descubierto
en otra parte, hay que consignar
el nombre del organismo principal
seguido del nombre de la u
nidad especial
que ha realizado
el trabajo -por ejemplo, Mi=
nisterio
de Economia, Divisin
de Estudios Industriales,
Ser
vicio de Estadfstica,
o Universidad
Nacional,
Facultad de AZ
gricultura,
Laboratorio
de Suelos.
Slo se consignan los eE
calones jerrquicos
que permiten localizar
sin ambigedades
la unidad responsable.
Cuando se trata de colectividades
territoriales,hay
que
distinguir
las que llevan el mismo nombre (por ejemplo, Ciudad de Mxico, Repblica de Mxico), e indicar
la entidad de
que forman parte: regin, pafs, provincia.
El nombre adecua
do es el que figura en el documento en su forma completa, ya
que las siglas y abreviaturas
pueden prestarse
a confusin.
La sigla se aade al nombre cuando se considera
necesario;
emplearla como nombre cuando es
desde luego, est permitido

La

descripcin

111

bibliogrfica

de uso universal
(por ejemplo, Unesco, FAO, IBM).Las palabras
que indican el tipo de organismo se pueden abreviar de acuerdo con las normas establecidas
por el sistema (por ejemplo, 2
salvo que correspondan a la primera palaniversidad,
Univ.),
bra del nombre. Desafortunadamente
los nombres de autores COK
porativos
no se mencionan siempre de modo uniforme.
Para subsanar esta dificultad,
los sistemas establecen
y actualizan
listas
de autoridad,
que precisan la forma de los nombres de
cuyos documentos
todos los autores corporativos
a utilizar,
indican a veces las abrehan entrado al sistema. Las listas
viaturas
admitidas.
Para que el autor corporativo
del documento pueda identi
es necesario tambin indicar el paii
ficarse
convenientemente,
en que ste se encuentra y, s es posible,
la direccin.
Se
puede indicar
el nombre en la lengua original,
adems de la
lengua de trabajo del sistema, s esto faciltala
comprensin
S los autores corporativos
son varios,
hayquemencionar
los a todos.
Ocurre frecuentemente
que el autor corporativo
ha sido
tambin el responsable
de la edicin.
Debe entonces mencionarse tanto en el rea de autor como en la de editor.
El ttulo
es un nombre, o una frase, o una serie de frases que indican la materia del documento (monograffa,
compendio, artfculo,
pelicula,
etc.),
o que designa una coleccin
o
o que indica tambin la naturaleza
o
una publicacin
seriada,
el tema de una reunin.
El tftulo
puede aparecer en diversas
formas:
Tftulo propio.
Por ejemplo, Ee pap& dd &OWLO en & daa-

mokYo d& campo.

Ttulo

principal
y titulos
tulos 0 complementos.

complementarios,
tales como subtiPor ejemplo, H CbptiOl UJ?l&CUnO.
Baeb de AU emkd.Lo: N.Lv& ~ocaL y ctiwLae de, kZob con-

qtiiado~en

y po bladohti .

Por ejemplo,
es decir, varios tftulos.
yuxtapuestos,
LOb buleA vivan. FundumevLto~de biologla.
Tftulo
alternativo.
Por ejemplo, Ldd dW~Ogkb Wt & tetrcetl
mundo o La bacjueda de unatehcena ~~ol!uci6n.
Titulo
traducido.
Por ejemplo, Checvnievcto demogti&Lco y wLbfi
Tftulos

nzacin

(Ctrohaance dhmoghap&quetiwrbanhaton).

Ttulos
paralelos,
Por ejemplo,
Fneedom

o sea, ttulos

itibemtad
and a@etr?

idnticos

en varas

y tuego? La kXbti4:

et

lenguas.

ap&?

Se utiliza
el titulo
original
completo, con los subtitulos y complementos, cuando los hay. En el caso de ttulos
paralelos,
slo se utiliza
el que aparece en primer lugar.
el tftulo
origiDe acuerdo con los sistemas, se utiliza
nal aadindole
su traduccin,
ya sea que sta figure
en el

112

La

descripcin

bibliogrfica

documento o que haya que hacerla,

o bien se traduce el tftulo original
sistemticamente
a la lengua de trabajo yunavez
traducido
se consigna en un rea especial.
Eltftulooriginal
traducido
recibe entonces el nombre de "titulo
primario".
El titulo
de una reunin se anota cuando ya existen los
documentos correspondientes
o se toma de las actas de dicha
Se puede colocar en el rea del titulo
s aparece
reunin.
como titulo
del documento, o en un rea especial.
Se expresa
con el nombre completo de la conferencia,
tal
como aparece
en el documento, y s es el caso, con el nmero de orden(por
ejemplo, VII Conferencia...
) y el tipo de reunin (conferenca internacional,
congreso, reunin del comit,...
etc.).Co
mo en los casos anteriores,
estos datos se pueden traducir.El lugar y la fecha, indispensables
para identificar
una reu
Esto nos da un e
nin, se mencionan en las reas siguientes.
lemento de juicio
sobre la informacin
y la posibilidad
de
reagrupar
los documentos de una reunin.
Para las publicaciones
seriadas se utiliza
un titulo
a
que no es siempre una abreviatura
del titulo
origi
breviado,
nal sino su expresin
convencional
tal como se ha registrad;
en el sistema internacional
de registro
de las publicaciones
en serie (ISDS) y en la lista
de tftulos
abreviadosdela
ISO.
Frecuentemnte se utilizan
las abreviaturas,
pues los tftulos
de las publicaciones
seriadas son largos por lo general. Las
listas
de autoridades
permiten escribir
de manera uniforme y
constante los tftulos
de las publicaciones
seriadas.
Las publicaciones
seriadas cambian con frecuencialostf
tulos,
lo que complica su descripcin
bibliogrfica
que debe
hacerse entonces por el nuevo titulo
en elreacorrespondien
te y el tftulo
antiguo en un rea especial o rea de notas,de modo que se pueda establecer
una ficha de reagrupamiento
o ficha comn.
Tambin se pueden mencionar los subtitulos
y los complementos.
Los ttulos
de las colecciones
se tratan como los tftulos de monograffas.
La edicin comprende todos los informes relativosalprc
dueto documental que se describe
(por ejemplo, 3a. edicinre
visada y complementada por...,
edicin puesta al dfa,edicin
edicin integral,
etc., en el caso de que un mislustrada,
mo documento haya sido publicado varas veces o en distintas
formas).
A esta categorfa
de informaciones
pueden sumarse las n
dicaciones
de serie cronolgica,
tomo, nmero del fasclculo,
menciones particulares,
como "nmero especial",
etc., relati
vas a los fascfculos
de las publicaciones
seriadas,10
mismo

La

descripcin

bibliogrfica

113

que la indicacin
de la coleccin
en la resea de una monogra
ffa. Estas indicaciones
figuran en reas especiales.
El pie de imprenta incluye distintos
datos concretos sobre la produccin
del documento, tales como el lugar de publA
cacin, el nombre del editor,
la fecha de publicacinode
impresin.
Tambin pueden figurar
el lugar de impresinyel
noE
cuando falten el lugar de publicacin
y el
bre del impresor,
Se registran
en una 0 varas reas consenombre del editor.
El nombre del editor y su dires
segn los sistemas.
cutivas,
cin figuran normalmente en el documento, o por lo menos
la
ciudad correspondiente,
a la cual se agrega, s es necesario,
el pas, para evitar
cualquier
confusin.
El lugar de publicacin
es la ciudad en que est establs
cido el editor o la casa editorial.
Esta es la organizacin,o
a veces la persona, que garantiza
la produccin
y la distribu
cin del documento, mientras que el impresor es el que lo pro
duce materialmente
(el mismo organismo puede asumir
las dos
S en el documento faltan el nombre del editor
y
funciones).
el del lugar, pueden colocarse en su lugar
las
indicaciones
S.C. (sin nombre de
siguientes:
8.n. (sin nombre del editor),
la ciudad).
Cuando para producir
el documento se han asociado varios editores,
habr que repetir
el rea o subrea. SUCE
de tambin que una editorial
puede tener varas sedes en distintos
paises (por ejemplo, McGraw-Hill,
Nueva York, Mxico,
D.F., Bogot, Madrid, Paris),
caso en el cual se anotarn todas, lo cual amplia las posibilidades
de acceso al documento
primario.
La fecha de impresin,
o de publicacin
(por lo menos el
ao, a veces el trimestre),
tambin figura normalmente en el
documento.
S falta,
se la puede encontrar
a menudo en
el
copyright
(que siempre lleva fecha), en el depsito legal,
el
colofn u otras indicaciones,
como por ejemplo un prlogo que
lleve fecha. La fecha es un dato esencial
para localizarundc
cumento, lo mismo que para caracterizarlo.
S la fecha no pu=
de encontrarse,
se escribe la leyenda s.f.
(sin fecha). Ciertos sistemas autorizan
una fecha supuesta acompaada de una
explicacin
en el rea de notas.
En un articulo
o fascculo
de una publicacin
seriada se
indica,
despus del titulo,
el volumen, el ao y el nmero.
La colocacin
consiste en la descripcin
de los compone;
de la obra (tomos,
tes materiales
de un documento: a) divisin
en centimetros;
volmenes, fascculos);
b) f ormato determinado
C) paginacin
(nmero de pginas, que tambin puede ser a veces el de las distintas
partes);
d) ilustraciones
(cules,qu
nmero y su naturaleza
-dibujos,
fotografias,
cuadros, etc.);
e) bibliografia
(cules y en ciertos
casos, nmero de referec
cias,y su naturaleza,sobre
todo s est comentada); 6) fndice.

114

La

descripcin

bibliogrfica

Se han definido
nmeros y cdigos especiales
para identificar
con precisin
un documento. Pero hasta ahora slo existen para algunas categorias
y se les inscribe
en el documento.
Para los libros
existe un "nmero internacional
normali
zado del libro",
el ISBN (International
Standard Book NumbeT)
que se destina a cada libro en el contexto de un sistema internacional
coordinado.
Este nmero incluye un conjuntode
10
Los tres primeros tienen longitud
VS
cifras
en 4 segmentos.
riable
y tienen por objeto:
a) la identificacin
del grupo
del edL
(es el identificador
de grupo); 6) la identificacin
tor (es el identificador
del editor);
C) la identificacin
del ttulo
(es el identificador
de tftulo).
A lo anterior
se aade un dgito de control.
Por ejemes el grupo de editores
de
PlO. en el ISBN 02-7081-0324-5,02
lengua francesa,
7081 Les ditions
d'organisation
(es decir,
un editor),
0324 la obra de G. Van Slype, Concepa%on ti geSfian da 6y&!&ne6 docwnentaihti,
5 el dgito
de control.
Para las publicaciones
seriadas existe el ISSN -inglsespaol (Nmero Internacional
Normalizado para Seriadas),
el
ISSN (Intemational
Standard Serial Number), asignadounavez
a cada titulo
de publicacin
seriada con arreglo a un "siste
ma internacional
de datos sobre las publicaciones
en serie"Serials Data System), por una agencia
(ISDS - International
regional
o internacional.
Cada agencia dispone
de
nacional,
un grupo de ISSN y de este grupo destina un nmero a cada tl
tulo de publicacin
seriada.
El nmero se compone de un con=
separadas en dos grupos de cuatro
junto de ocho cifras,
por
un guin; la ltima cifra es un dgito de control.
Por ejemdel
PlO, el ISSN 0002-8231 es el nmero de identificacin

J0uhna.t 06 the Am&can

Society

fjoh Zn~otvna.hon Stience.

Antes del establecimiento

del ISDS, la Ameritan Society
for Testing and Materials
habla establecido
un sistema nico
de codificacin
de los ttulos
de publicaciones
seriadas,
el
Coden, que actualmente
cuenta con ms de cien mil titulos.Eg
te sistema se compone de seis caracteres,
cinco letras y una
Por ejemplo, el Coden AISJ B6 corresponde
cifra de control.
al JOUhnCd 06 fie +tmUcan Society
bah ~Mf(OhmtiOn
Stie~ceA.
Probablemente el Coden ser reemplazado por el ISSN, pero ac
tualmente puede utilizarse
a falta de ste o los dos simultx neamente.
Los documentos de patentes se identifican
con un cdigo
internacional,
el Icirepat
(International
co-operation
n in
formation
retrieval
among patent offices),
mediante un sisma alfabtico
o alfa-numrico
que determina la naturaleza
de
patente y un nmero por lo general cronolgico.
Por ejemplo,

La

descripcibn

bibliogr6fica

115

el cdigo A se aplica a un documento de patente numerado en

una serie principal
del primer nivel de publicacin,
y USA,A
3607127 designa la patente de los Estados Unidos de Amrica
nmero 3 607 127.
A la mayorfa de organismos que regularmente
publican
iE
formes se les dedican cdigos alfanumricos
compuestos de va
ros segmentos que identifican
las unidades responsables,los
programas y cada informe con un nmero cronolgico.
Por ejeE
plo, en FAO-SIDA-TF-IND-92,
los dos primeros segmentos indican los organismos responsables,
los dos siguientes
el programa y el ltimo el nmero del informe.
S estos
datos
no
son inteligibles
sino por las personas que conocen las codiel cdigo por s slo permite a cualquiera
idenficaciones,
tificar
con precisin
el informe.
Muchos otros documentos llevan tambin nmeros o cdigos que permiten distinguirlos
con seguridad:
leyes, decrede equipos, contratos y suk
tos, normas, mapas, instrucciones
Estos nmeros son muy tiles
porvenciones pblicas,
etc.
suprimen cualquier
riesgo
que, teniendo una forma sencilla,
de equivoco tanto en la identificacin
como en el registro.
Simplifican
adems las operaciones
de adquisicin,
venta, ma
nejo, seleccin,
pretamo e intercambio.
Tambin sirven como
base de la elaboracin
de catlogos.
Ciertos documentos (patentes,
informes)
llevan otros nc
meros y cdigos que tienen la finalidad
de remitirnosaotros
documentos con los que estn relacionados
o a distintas
seres. Ellos pueden mencionarse en un rea de nmeros secunda
ros.
La lengua o lenguas del texto y del o de los resmenes
se pueden mencionar en un rea especial.
En la descripcin
bibliogrfica
se pueden incluir
notas
s es necesario,
cualquier
aspecto de un docuque precisen,
mento o de un elemento descriptivo
que no resulte
suficiente
mente claro en la lectura
de las dems reas o cuando talesaspectos lo requieran
de por sf.
En ciertos
sistemas, las reas permiten dar cabida a iE
tales como el hecho de que un docuformaciones especiales,
mento no exista sino en el estado de resumen, o su disponibi lidad o su valor.
Las descripciones
bibliogrficas
de carcter
analtico
se deben hacer cada vez que una parte fsicamente
identificc
ble de un documento primario
tiene un inters
especial
para
los usuarios de una unidad de informacin.
La operacin
que
consiste en localizarlos
y catalogarlos
se denomina "anlide
sis". La unidad documental puede ser una unidad separada
ser
en una revista,
pero puede
las dems, como un articulo

116

La

descripcin

bibliogrfica

tambin un cuadro o un mapa que aparezca en el cuerpo del do

con precisinyubica~
cumento. Las reseas deben describirla
la con exactitud
en el documento primario
de donde se tome,z
prcticamente
una resea doble.
sea, establecer
Las patentes plantean numerosos problemas especiales
de
catalogacin.
En casi todos los paises, dan lugar
a varios
documentos sucesivos,
originan
publicaciones
variables
y decisiones
en cadena (recepcin,
autorizacin
de comunicacin,
examen, expedicin
de diversos
ttulos
de proteccin),
pues
tienen un valor juridico
especial.
Estos documentos
tienen
una estructura
propia:
titulo,
sector tcnico,
estado anterior de la tcnica,
meta que se busca, medos que se emplean,
aplicacin
ilustrativa,
reivindicaciones,
ejemplosyeaquemas
prcticos
de realizacin.
Tienen relaciones
recprocas:
una
patente puede ser una adicin,
una divisin,
una estimacin
una renovacin
de otras patentes.
0
En la produccin
y depsito legal de la patente pueden
asociarse varas personas o sociedades:
depositante,
inventor, propietario
del titulo
de proteccin,
abogado o adminiscesionario.
trador,
La fecha del depsito y de la publicacin
son indispensables, pues sealan-el
comienzo de la proteccin
legal
del
Con los auspicios
de la Organizacin
Mundial
de la
invento.
Propiedad Intelectual
(OMPI) y del Comit de Unin de Paris,
para la cooperacin
internacionalen
materia de investigacg
nes documentales entre oficinas
de patentes (Icirepat),se
ha
elaborado un cdigo internacional
de descripcin
bibliogrfica (INID-Icirepat-Internatonal
numbers for the identifics
tion of data) y una clasificacin
internacional
de las patentes.
Los mapas y los planos plantean problemas de catalogaespecial
como por la falta
cin, tantopor su naturaleza
de
una norma internacional,
que siempre est en estudio.
Los mapas deben llevar
un ttulo.
Desafortunadamente
hay muchos que no lo tienen o lo tienen incompleto o muy poco significativo,
hasta el punto de tener que reconstruirlo
por completo a partir
de los elementos que figuran en diversos puntos (dibujos,
leyendas, notas, etc.) o mediante el examen del documento. Debe mencionarse el nombre de la regin
o territorio
cuando no figura en el tftulo
original.
El autor es ms comnmente un autor corporativo
que una
persona y raras veces aparece en el documento.
La escala, es decir,
la relacin
entre
la representa
cin de una distancia
en el mapa o plano y su medida real en
el terreno
(por ejemplo 1:5000), es una indicacin
indispensable. La escala permite a la vez utilizar
el documento y apreciar
sus detalles,
lo que explica
su utilidad
en un detey
minado trabajo.

La

descripcin

117

bibliogrfica

Para el pie de imprenta de los mapas se utilizanlosmig

mos datos que en los dems documentos: lugar y fecha de ediEn cuanto a la fecha, conviene
cin, nombre de la editorial.
mencionar la de la publicacin
del mapa, y no la fechadelos
trabajos
de campo que han permitido
elaborarlo;
sin embargo,
es til mencionar esta ltima en las notas u observaciones.
En la colacin debe indicarse,
segn los casos, el nme
ro de hojas, la base material
del documento, salvo cuando se
grfico,
los colores cuando
trate de papel, el procedimiento
el mapa o el plano no sean en blanco y negro, las dimensiones.
En las notas se indica si aparecen convenciones,
cortes
o secciones,
los que habr que describir
completamente,y
la
si existe rea apropiada.
coleccin,
Descripcin
les

bibliogrfica

de los

documentos

audiovisua-

Esta descripcin
presenta algunas
dificultades.
Estos
documentos no siempre tienen el equivalente
de una portada:
por lo tanto, hay que buscar los datos en el mismo documento,
o en los elementos que lo componen, o en los documentos que
lo acompaan. En las fotograflas,
uno se ve comnmente obligado a inventar
un titulo.
El problema radica en definir
el documento como unidad,
sobre todo en las fotografias
(puede ser la foto o el reporel conjunto de fotos tomadas sobre un mismo
taje, es decir,
tema) y en determinar
las unidades documentales,
sobre todo
en las pelfculas
(puede ser un plan, una secuencia o un te
ma).
El autor no est generalmente indicado:
salvo las fotografas,
las obras audiovisuales
se producen en su mayorfa
con la colaboracin
de varias personas. En las pelculas,
se
considera que el autor principal
es el realizador;
en
una
grabacin de msica clsica,
el compositor;
en una cancin,
el intrprete.
Algunos documentos audiovisuales,
como las imgenes fijas,
los discos, son producidos por casas editoras.
Un gran nmero son documentos nicos, de los que existen por
lo general varias copias que pueden tener caracteristicas
fg
sicas diferentes.
En el rea de pie de imprenta, hay que hacer figurarlas
seas completas del editor o del productor,
pues casi siempre
se trata de personas o de organismos de poca importancia,
di
ficiles
de localizar.
Debe mencionarse adems al distribuidor
distintos
del
y al difusor , pues estos son por lo general,
productor
o del editor.

I IH

La

descripcin

bibliogrfica

Por otra parte, las caractersticas

de la base material
de estos documentos constituyen
una informacin
esencial,
en
cuanto determinan las posibilidades
de utilizacin,
sobre to
do el tipo de aparato que permitir
la lectura
del document.
El rea de colacin debe, por lo tanto, reunir muchos datos.
En una pelcula,
por ejemplo, hay que indicar
la naturaleza
de la base o soporte (negativo,
pelfcula),
el nmero de ca
rretes o cajas, cintas,
casetes, la duracin,
el metraje,
ei
formato (longitud
en milimetros
o en pulgadas),
el procedimiento de la imagen, del sonido, del color, el ritmo
de la
proyeccin,
los documentos escritos
que acompaan la pelfcula (script).
El rea de notas permite aadir todas las indicaciones
tiles
que no tienen cabida en las dems reas -por
ejemplo,
las circunstancias
de la produccin
o de la presentacin,los
detalles
de la presentacin
del contenido o de los aspectoetcnicos,
la mencin de que se trata del original
o de una
copia.

Cuestionario

de verificacin

A qu se da el nombre de descripcin
bibliogrfica?
LQu objeto tiene esta descripcin?
iQu significa
la expresin
"rea de datos"?
/,A qu se da el nombre de autor personal?
iQu significan
las siglas ISBD, ISBN, ISSN, Coden y para qu
sirven?
De dnde pueden tomarse los datos necesarios para describir
un documento?
iCules son los problemas especiales
que plantea la descripcin bibliogrfica
de los documentos audiovisuales?

Bibliografa

BOUFFEZ, F.; GROUSSENAUD,A. Les publications

en srie. Leur
el
contexte national
et international.
Lti pub.Licdo~
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MIS BuReetin.
7nXehnafhona.l ae&a&
daAa 6q&tem e,&abLAhed in ;the &amwo&z 06 .the UnAn.hX

BULLETIN VE L'ISVS.
pfiognamme,

gistrement

Paris,
voL. 7.
des publications

Centre international
en srie,
1974.

d'enre-

La

descripcin

biblioprfica

119

La description
bibliographique
internationale
normalfse
Bu&%&
ded bibLiaXhguti de Faunce, ~01. 18,
(IsBD).
No 5, p. 163-202, 1973.
La description
bibliographique
internationaledespublications
Bueetin deA bibfXothque6 de France,
en srie (ISBD-s).
vol. 19, No 3, p. 99-146, 1974.
d dchange deb publicaINTEKMAKC/S. Fohmat bibiioghaphique
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en d&rte, preparado por F. Lemelle y Y. Gardas,rfs, Biblioteca
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Intermarc.
ISBD-S. BuA%,& de t&~octian
da bib.LLothdcarrti ~han~ain, No 83, p. 71-76, 1974.
Sistema internacional
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seriadas.
Bot&% de La Untico pana eas bibtiotec~,
vol. 27, R02,
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Towahdb a common bibfiog~phic
exchange @tunaA? International
symposium on bibliographic
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OMKDK-Technoinform, 1979.
Unesco/Unisist.
Fohmat incompa.tibiLLty
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bibLioghap&c &dohmation: a comptitive
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Ma,nud de. hd~&enW

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CLUXdebctptionb
bibktioghaphiqua .L&LbLti pan mach.ine. Paris, Unesco, 1974.

(Doc. SC/74/WS/20).
UnescojUnisist.
PCU.&A d& ISIS (Sistema Internacional
de Da
tos sobre Publicaciones
en Serie).
Paris, Unesco, 1973,
(Doc. SC/WS/538).
Ver tambin la bibliografa
del capitulo
Los catlogos o ficheros, en particular
las reglas de catalogacin.

120

La

descripcibn

bibliogrfica

Ejemplo de formato para la recoleccin

de datos conindicacin
de las reas de descripcin
bibliogrfica.
AGRINTER/AGRIS.

LA DESCRIPCION DEL CONTENIDO

Se llama descripcin
del contenido
(DC) por analogia con la
expresin
"descripcin
bibliogrfica"
(DE), al conjunto de 0
peraciones mediante las cuales se describe aquello
de
que
trata un documento o un asunto (hecho, conceptos, nmeros, i
Estas operacioz
mgenes, etc.) y los productos resultantes.
nes y productos se denominan comnmente clasificacin,
indiTanto las operaciones
como
zacin, condensacin y anlisis.
los productos presentan tantos caracteres
comunesquepodemos
considerarlos
como los distintos
componentes de un todo.
En lo que sigue, destacaremos sobre todo las operaciones y en particular
sus principios
esenciales.
Un mismo documento puede ser objeto de varias descripciones de contenido a distintos
niveles:
asi ocurre
cuando
se determina el nmero de clasificacin,
laindizacinmedian
el resumen en unas centenas de pa
te una decena de trminos,
Estas operaciones
son sucesivas e interdependientes
labras.
y se fundamentan en los mismos procedimientos
intelectuales.
La descripcin
del contenido se sita en tres momentos
de la cadena documental:
Durante la produccin
del documento primario
(como ocurre en
el resumen de autor y en el de la indizacin,
exigidos
por el editor).
Antes del almacenamiento de la informacin,
es decir,
en mitad de la cadena.
En el momento de la bsqueda de informacin
y del aprovechamiento de las respuestas
(verificacin
y evaluacin
de
los informes hallados),
o sea, al final de la cadena.
Objetivos

Los objetivos
que permiten
contenido son los siguientes:

alcanzar

la descripcin

del

122

La

descripcibn

del

contenido

Dar cuenta del contenido de los documentos con el fin de informar a los usuarios.
Realizar
cuando se requiera
selecciones
que permitan conservar o desechar un documento, determinar
la forma y elni
ve1 de tratamiento
posterior,
establecer
las categorias
de ordenamiento del documento.
Ubicar materialmente
los documentos.
Almacenar para recuperar,
es decir,
introducir
en los ficheros las referencias
de los documentos en las secciones
correspondientes.
Estos objetivos
se resumen en el cuadro siguiente:
Cuadro 1 - Objetivos
contenido

y utilizacin

Dar
cuenta
Durante la produccin
En la mitad de la cadena
Al finalizar
la cadena

de la descripcin

Seleccionar

Ubicar

de

Almacenar

Si

no

si

Sl

Sl

Sl

Sf

no

Si

La descripcin
del contenido de los diversos
asuntos
tiene por objeto:
a) precisar
su campo; b) aclarar y clasifi
car los diversos
temas de que se componen; c) expresarlos
en
dichos tr
trminos precisos y sin ambigedades; d) traducir
minos a las expresiones
ms apropiadas del lenguaje documen=
tal.
La descripcin
de contenido es necesaria porque un docu
mento original
es demasiado voluminoso para utilizarlo
en eS
ta forma, porque el autor y el usuario no dan al vocabulari
el mismo sentido,
porque la coincidencia
entrela
formulacin
de las preguntas de los usuarios y la representacin
del con
tenido de los documentos es indispensable
para que un sistez
ma funcione correctamente.
Se puede efectuar
la descripcin
del contenido en forma
ms 0 menos perfecta
segn la utilizacin
prctica
que se
quiera dar al documento. Efectivamente,
no se trata de dar a
conocer un documento por si mismo sino de permitir
el empleo
de la informacin
que contiene en funcin de condiciones
objetivas
- necesidades de los usuarios,
campo tratado,
medios
de la unidad de informacin,
productos y servicios
prestados,
relacin
costo - beneficio:
Las necesidades de los usuarios.
Segn su calificacin
profe
su especialidad
y el trabajo para el cual solisional,

La

descripcin

del

contenido

123

cita la informacin,
cada usuario espera servicios
difE
a los cuales corresponde una gama de productos,
rentes,
salidos cada cual de un tipo especffico
de tratamiento.
Si, por ejemplo, el pblico al que se destina el material quiere una informacin
rpida que lo mantenga al
corriente
de la actualidad,
la descripcin
ser breve,
muy selectiva
y se publicar
en un boletln
de informacin que perder vigencia
muy pronto. Pero si se trata
de investigadores
que desean una informacin
profunda,
la descripcin
ser muy meticulosa
y completa.
El campo tratado.
Los especialistas
de cada campo pueden recurrir
a una extensa gama de documentos de bases matE
riales
y de presentaciones
muy diversas
(grficas,
cuadros, estadlsticas,
smbolos, etc.).
Se sirven
adems
de un vocabulario
y de conceptos ms o menos elaborados
y especficos.
Cumplen actividades
propias y por tanto,
sus demandas de informacin
son ms o menos amplias yva
riadas.
Todos estos factores
significan
tratamientos
eS
peciales.
la organizacin
delaunidad
Los medios humanos y materiales,
son factores
que influyen
igualmente en
de informacin,
la forma de tratamiento.
El mismo conjuntodedocumentos
no podr tratarse
de la misma manera cuando est destinado a trabajarse
en computador que cuando lo analiza
un grupo de especialistas
o cuando slosedisponedeuno
o dos documentalistas
que deben hacerlo todo.
Productos y servicios
que debe prestar la unidad de informacin. Exigen operaciones
de extensin
y complejidad
variables,
Un informe dado por telfono,
una bibliograffa
descriptiva,
en la que cada documento est clasificado
en una seccin, un indice de materias que remite a una
ficha de anlisis
o a un resumen crftico,
son todos pro
duetos diferentes
que requieren
un tratamiento
ms o me
nos profundo y una consulta ms o menos rpida y precisa.
Como los recursos disponibles
sue
Relacin costo-beneficio.
len ser siempre muy limitados,
hay que utilizarlos
lome
jor posible para satisfacer
el mayor nmero de solicitE
des. Por ejemplo, si por diez documentos la indizacin
con diez descripciones
cuesta 200 dlares por documento,
mientras que una indizacin
con veintedescriptores
cuez
ta 200 dlares ms, puede resultar
ms til
tratar
vein
te documentos en el primer nivel de profundidad
que per
feccionar
ms el anlisis
si la precisin
obtenida ~61;
sirve a unos pocos usuarios.

124

I.a

descripcin

del

contenido

Las operaciones
que encierra
la expresin
"descripcin
de contenido"
llevan a la fabricacin
de distintos
tipos
de
productos que se pueden combinar eventualmente
los unos con
los otros para un mismo documento. A medida que las tcnicas
de informacin
se han desarrollado,
estos diversos tipos
de
productos han recibido
nombres especiales
en las diferentes
categorias
de unidades de informacin.
Nos parece hoy ms procedente distinguir
las distintas
descripciones
de contenido en funcin de cuatro factores:
U)
el nmero de trminos o de sfmbolos utilizados;
b) la precisin o especificidad
de estos trminos o simbolos;
C) la organizacin
de estos trminos o smbolos entre si; d) el nme
ro de documentos primarios
que se describen o a los cuales
se hace referencia.
Cuanto ms elevados son los correspondientes
valores,
ms compleja es la descripcin
del contenido.
Damos a continuacin la denominacin de los productos ms comnmente utique corresponden a descripciones
ms o menos desalizados,
rrolladas
de un slo documento primario:
La clasificacin,
que consiste en definir
un descriptor.
La indizacin,
que consiste en designar uno o varios descrip
tores que tengan 0 no una relacin
jerrquica
entre
ellos.
El resumen (llamado tambin condensacin),
que condensa
el
contenido del documento en un lenguaje natural.
La extraccin
de datos, es decir,
de elementos
materiales
que suelen expresarse con cifras
0 asociarseentreellos
y que son directamente
reutilizables.
Hay tambin descripciones
de contenido que se refieren
a varios documentos que se unen los unos a los otrosparadar
una visin
de conjunto de un 8610 y nico tema: revisin,sin tesis peridicas.
Cada uno de estos productos puede ser ms o menos desarrollado
y ms o menos complicado,
es decir,
obedecer
a re
glas de presentacin
ms o menos rigurosas
(por ejemplo,
ui
resumen ser ms o menos largo, analitico,
indicativo,
criti
puede consistir
en la simple yuxtaposi-co> ; una indizacin
cin de descriptores
o en la formulacin
de frases enlasque
los descriptores
se enlazan con una gramtica especial.
Por otra parte, un mismo documento puede dar lugaravarios tipos de descripcin
en un sistema
dado; por ejemplo,se
proceder a su clasificacin,
indizacin,
condensacin y ala
extraccin
de ciertos
datos.
La descripcin
de contenido est sujeta
a un proceo
miento fundamental,
cualquiera
que sea la extensin
y la com
plejidad
del texto que hay que tratar
y delproducto
que hay

,.a

descripcin

del

contenido

125

que obtener (ver Figura 4). Un documento de mil palabras

se
puede describir
en una, diez, cien...
hasta mil, abstraccin
hecha de la precisin
y de la estructura
lgica del vocabula
rio utilizado
en la descripcindedicho
contenido.
Sin embar

w9 aunque se trate de elaborar un producto de una, diez

mil palabras,
las operaciones
necesarias
son de la misma naturaleza.
Proceso

fundamental

El proceso fundamental puede descomponerse del modo siguiente:

Hay que preguntarse
primero que
Condicin de los objetivos.
todo en qu fase del tratamiento
nos encontramos,a dnde se quiere llegar,
qu producto se quiere
fabricar
y
cul debe ser el producto final y su utilidad.
Adquirir
conocimiento
del documento.
Examinar resumidamente
el documento en su conjunto,
gracias a las caracterfsti
cas que muestra inmediatamente:
tftulo,
fecha, autor,na turaleza,
forma, etc.
Determinar el tipo de documento en funcin de
Caracterizar.
las categorfas
que manifiesta.
Elegir la forma y nivel de tratamiento
de acuerdo con el valor del documento y con las reglas establecidas
por el
sistema.
Extraer los trminos significativos.
Verificar
la pertinencia
de los trminos extraidos,
es decir,
asegurarse de que una vez fuera de su contexto expresan
bien el contenido real del documento.
Traducir
los trminos extraidos
a los trminos del lenguaje
documental utilizado
por el sistema. Si se trata de un
resumen en lenguaje natural
se escogen, cuando sea nece
sario, equivalentes
ms explicitos
o ms apropiados.
Verificar
la pertinencia
de los trminos descriptivos
elegidos. Asegurarse de que estos nuevos trminos representan bien el contenido real del documento,
sin que se
les haya aadido o suprimido nada.
Formalizar
la descripcin.
Cuando el caso lo requiera,se
aplican las reglas de presentacin
o de escritura,
se re
dacta la descripcin,
se transcriben
los cdigos y sim=
bolos que corresponden a los trminos encontrados,
etc.
La descripcin
de contenido es un proceso continuo.
Esto quiere decir que si se desea obtener un solo producto,que
encierra varios niveles de descripcin,
por ejemplo,una
indi
ms
zacin de tres series de descriptores
que son cada vez
-

126

La

descripcib

Fig.

del

contenido

4 - Proceso de la descripcin

de contenido

La

descripcin

del

contenido

127

se deber aplicar
en cada nivel el proceso fundaprecisos,
mental.
siempre
el procedimiento
Del mismo modo, se aplicar
fundamental cuando se producen varios tipos de descripcin
clasificacin,
indizacin
en dos niveles yun
del contenido:
resumen de cuatrocientas
palabras.
En cada perfeccionamiense tendrn en cuenta los resultados
de la etato sucesivo,
pa anterior.
A medida que se progresa en el perfeccionamiento
de la
descripcin,
la complejidad
de los factores
que influyen
so
bre el proceso (objetivos,
limitaciones
del sistema, precietc.)
sin del mensaje, coherencia entre los niveles,
pro
gresa igualmente.
Pero ocurre con frecuencia
que la produccin de diversas descripciones
de contenido de un mismo documento no respeta el orden de complejidad
creciente.
El tipo de documento primario
que debe describirse
influye en la rapidez y facilidad
con que pueden efectuarse
estasoperaciones.
La materialidad
del documento entra en juego desde el
comienzo.
La percepcin
de las imgenes, por ejemplo,
es
ms ambigua que la de una frase escrita,
pues en stasedis
pone de medios de control ms inmediatos
(el diccionario).La naturaleza
del contenido ejerce igualmente una gran
influencia.
Por ejemplo, un documento.de divulgacin
ser
ms accesible
que un texto tcnico o una patente.
Ciertos tipos de documentos (anuarios
estadisticos,patentes,
informes de experimentos,
etc.) presentan adems,ca
si siempre, los mismos elementos,
a menudo en un orden fij,
lo que no ocurre con otros muchos documentos como los ensaetc.
yos, articulos,
Cuando el analista
se entera del documentocuyadescril
cin de contenido desea realizar,
debe cuidarse para que no
lo influya
la presentacin
del tema o sus reacciones
personales. El asunto es muy importante,
y dificil,
en los documentos audiovisuales.
Existen varias tcnicas de captacin de un texto,
objc
to o imagen, que estn ms o menos formalizadas
y permiten
proceder ms rpida y ms sistemticamente
a la descripcin
de un documento, como ocurre con los mtodos de lectura
rpida.
De todos modos, es la prctica
la quepermitedominar
la descripcin
de contenido.
Una vez que se ha determinado lo que importa conservar
del documento y el nivel de perfeccin
en que se debe tratar (cuatro primeras etapas del proceso fundamental),
se elige el mtodo ms apropiado,
es decir,
que determine:a)
el
nmero de pasos sucesivos del proceso fundamental y el contenido que abarcar cada uno de estos pasos (por ejemplo,el

128

1.a descripcin

del

contenido

documento en conjunto -de modo superficialpara identificar

una nocin; el documento en conjunto -de modo ms detalladopara identificar
X nociones...
parte VI del documento para
bl las tcnicas
de lectura,
de
identificar
un objeto,
etc.);
audicin
o de visualizacin
que resulten
ms adecuadas.
Finalmente la descripcin
del contenido consiste en localizar
y seleccionar
un nmero pequeo de elementos
en un
conjunto que suele ser voluminoso.
Por tanto, se comenzar
por buscar los elementos ms sobresalientes
-por ejemplo, la
materia,
el tema principalluego los elementos ms sutiles,
etc.
Todo documento est organizado de cierta manera; encierra partes lgicas o secuencias cronolgicas
que se identifi
can y separan flsicamente.
Estos elementos visibles
del do=
cumento ayudan a encontrar
el contenido.

Fig.

5 - Ensayo de presentacin
grfica
contenido como "continuum".

de la descripcin

de

la

descripcin

del

contenido

119

Generalmente,
todo documento comienza por un rea de icomo la portada de un libro,
en la cual deben
dentificacin,
hallarse
los datos ms importantes
(autor,
tftulo
y subttulo, fecha, personas u organismos que han colaborado
en la
que permiten formarse una idea de la naturaleza
obra, etc.),
y del tema de la obra.
A menudo, el documento tiene una tabla de contenido,
un
sumario, un resumen del autor, un prefacio
ounaintroduccin
que describen el contenido abreviadamente.
Tambin nos podemos servir
de la misma estructura
del
documento: capltulos,
secciones,
intertftulos,
ilustraciones,
para ubicar los temas y la naturalenotas, bibliograflas...
za del tratamiento
que se les ha aplicado.
Comnmente se des
tacan en el documento mediante una sealparticular
(espacios,
cambios tipogrficos,
numeracin,
simbolos especiales,
etc.).
Si se quiere una descripcin
detallada
o si no se est
seguro del contenido,
habr que examinar el documento en forma minuciosa.
En todas las operaciones
descriptivas
del contenido,
co
existen tres puntos de vista:
El autor trata el tema en funcin de sus objetivos
y de sus
finalidades
propias,
de acuerdo con lasconcepcionesque
pueden ser personales.
Los usuarios consideran el producto que suministra
el autor
en funcin de sus propias preocupaciones
y de sus necesidades de informacin
que son cambiantesyheterogneas
y que adems, no coinciden
necesariamente
con las del
autor.
Durante un tiempo bastante largo , el sistema debe responder
a las necesidades de una diversidad
de usuarios que no
tienen el mismo nivel de exigencias
ni las mismas necesidades.
Se trata pues de llegar
a un compromiso entre todas las
partes interesadas,
gracias al rigor del mtodo, alas reglas
de descripcin
del contenido y al empleo de un lenguaje docE
mental.
Es esencial
que la descripcin
de contenido tenga
las
siguientes
cualidades:
La pertinencia.
La descripcin
debe representar
el documento
de la mejor manera posible y en forma muy completa,
no
slo en funcin de su valor material
sino de los objeti
vos del sistema, es decir,
de las necesidades de los uz
suarlos.
Para cumplir esta primera regla de pertinenLa precisin.
o mejor dicho, ser lo me
cia, 'es necesario ser preciso,
nos ambiguo posible.
Desde el comienzo hay que descri--

1 10

1.a descripcin

del

contenido

bir el contenido en los trminos ms precisos que per-mi

ta el documento. Si es necesario consignar enladescrio
cin trminos ms generales,
stos se aadirn al final
del proceso.
La coherencia.
Como ya se dijo,
nos hallamos
frente
a una
pluralidad
de autores y de usuarios;
adems, las descripciones
son realizadas
por una pluralidad
de personas, y se requiere
que la informacin
pueda aprovecharse todo el tiempo que sea necesario.
Hay que actuar
de
modo que las descripciones
sean lo ms estables y homogneas, es decir,
que las mismas nociones y objetos
se
expresen siempre de la misma manera por la personaolas
personas que intervengan
en la descripcin
del contenido.
Igualmente hay que facilitar
la manera de determinar
y practicar las modificaciones
que ms adelante resulten
nece
sarias en las descripciones,
sin provocar la ruptura e
el conjunto de ellas.
El juicio.
Es un criterio
delicado.
Por una parte,la
descrio
cin debe ser objetiva
o neutra, o sea, que no se intro
duzca involuntariamente
en ella,
ya sea porlaselecci
o lo que es peor, deliberadamente,
por
de los trminos,
apreciaciones
y juicios
personales,
elementos que no fi
guran en el documento original.
Pero al mismo tiempo,
hay que emitir
un juicio
critico
personal que reconozca
la validez
de las informaciones
recibidas,
para extraer
aquellas que son tiles
al sistema, para corregirlaslas interpretaciones
que resultan,
por ejemplo, de una
seleccin
inadecuada de los trminos por parte del autor.
Si la descripcin
del contenido debe servir para el almacemiento de la informacin
o para la informacin
de los u
suarlos,
debe ser tambin concisa. En todos los casos,debe ser clara y de fcil
acceso.
Las personas que realizan
las descripciones
de contenido pueden ser en primer lugar los mismos autores cuando producen un resumen o un indice de su obra. Pueden ser tambin,
los especialistas
que trabajan para los editores,
en partic:
lar para producir
los ndices de las obras; y sobre todo,los
administradores
de las unidades de informacin.
Hay dos solu
clones respecto de este personal.
Se pueden dedicar exclusiz
vamente a este trabajo,
como ocurre con los analistas
de un
boletfn
descriptivo
o los indizadores
de un centro
de docu
mentacin.
Pero la unidad de informacin
puede tambin recu=
rrir
a especialistas
en los temas tratados que realicen
parte o toda la descripcin
del contenido.
De todos modos, los

La

descripcibn

del

131

contenido

que participen
en este trabajo deben buscar la precisin,
te
ner un espritu
ordenado y sistemtico,
y mostrar buenas facultades criticas,
de anlisis
y de severidad intelectual.
Modalidades

Diferentes
instrumentos
y mtodos de organizacin
facilas modalidades de la descripcin.
Entre los instrumentos
se cuentan los formatos especiales para la descripcin,
que son hojas dispuestas
pararegistrar los elementos descriptivos.
Si no existen estas hojas,
se puede utilizar
una lista
ordenada de dichos elementos que
permita orientar
la descripcibn.
En muchas unidades de informacin,
se preparan manuales
o guias que explican
las principales
dificultades
que se pue
den presentar,
los casos ms corrientes,
las reglas que hay
que observar y los ejemplos de las soluciones
que convienen
en cada caso.
una descripcin
A veces, sobre todo si se debe hacer
muy detallada
o si lo exige la naturaleza
de los documentos
primarios
(por ejemplo en las pelculas),
las unidades de 12
formacin utilizan
casillas
que indican,
en un orden determi
nado de antemano, todos los elementos que deben figurar.
Como sabemos se puede recurrir
tambin al computador,lo
que se har cada vez ms. El anlisis
automtico de los textos permite en nuestros das algunas aplicaciones
operaciona
les.
Se pueden realizar
anlisis
automatizados
utilizand
mtodos estadsticos
(frecuencia
de los trminos)
o mtodos
de anlisis
gramatical.
Se utiliza
el computador ms comnmente para manipular
el lenguaje documental,
facilitando
de este modo la traduccin de los trminos extrados
del documento original,con
el
fin de completar esta descripcin
enlazando los trminos elE
gidos con aquellos a los que se ha pensado asociarlos,
para
traducir
las descripciones
de un lenguaje a otro cuando stas se han hecho conforme a reglas
determinadas
estrictas,
previamente
con este propsito.
La presentacin
de los productos de la descripcin
difiere segn que sea impresa o legible
por mquina.
En la forma impresa, se pueden incluir
enlos documentos
primarios
(resumen del autor, indice de una obra o de una pu
blicacin
seriada)
o se pueden reunir para formar una publi
cacin (secundaria)
cuya forma es muy variable
(por ejemplo,
la bibliografa
corriente,
el boletn
de alerta,
etc.).
Tam
bin pueden imprimirse
en fichas de formato variable
que se
acomoden a los ficheros.
litan

..-

_.

--1

_11___--_.

132

La

descripcin

del

contenido

Cuando tienen forma legible

por mquina, se pueden dar
en los soportes materiales
conocidos (cintas perforadas,
tarjetas perforadas,
cintas magnticas),
bien sea para aprovecharlos en esta forma o para permitir
la constitucin
de archivos, por lo general en cinta magntica,
que se utilizan
directamente
en computador (lector
impresor de salida o por
o sirven para fabricar
boletines
e Indices,
pantalla),
cuya
composicin se realice
en computador.
Estas diferentes
presentaciones,
que responden a necesidades de aprovechamiento
o de difusin,
imponen a las descrip ciones de contenido condiciones
de forma y de tamao.

Cuestionario

de verificacin

iInterviene
la descripcin
de contenido en la mitad de la cadena documental?
LES necesario leer en detalle
todo un articulo
para poder realizar
su descripcin?
LPuede hacer aparecer la descripcin
de contenido elementos
que no son expllcitos
en el documento tratado?
iQu personas pueden participar
en la descripcin
del conteni nido?
iTienen distinta
naturaleza
las operaciones
intelectuales
que
se requieren
para realizar
los diferentes
tipos de descripcin
del contenido?
iCules son las cualidades
de una buena descripcin
del contenido?
iCules son los objetivos
de la descripcin
del contenido?

Bibliografa

zacin

Ver esencialmente
y Resmenes.

las bibliografias

deloscapitulos

Indi

LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

El lenguaje documental es un lenguaje convencional

que utili
za una unidad de informacin
para describir
el contenido
de
los documentos con miras a su almacenamiento y a la recupera
cin de la informacin.
Existe una gran variedad de lenguajes documentales,
que
se distinguen
por su riqueza,
su extensin,
su organizacin,
la manera de utilizarlos,
etc. Histricamente,
las unidades
de informacin
han utilizado
largo tiempo de clasificaciones
y los encabezamientos
de materia,
luego la evolucin
de las
tcnicas y de las necesidades ha llevado a la creacindenue
vos tipos de lenguaje,
que en ocasiones se ha querido oponer
a los primeros.
Sin embargo, ya se trate de clasificaciones,
de encabezamiento de materia,
de palabras claves, de listas
de descriptores
de tesauros o de lxicos,
todos estos lengua
jes pertenecen a la misma familia,
tienen el mismo objeto
7
presentan numerosas caracteristicas
comunes. El lenguaje documental se emplea cuando se realiza
el tratamiento
intelectual de los documentos o sea, cuando se cumplen las operacio
nes de entrada en el subsistema de almacenamiento y de b;
queda de informacin
y las operaciones
de salida y de dif
sin.
Cbmo se trata de lenguaje,
se tiende a menudo a da?
mayor importancia
a los aspectos lingsticos
en los estudios sobre los lenguajes documentales.
Por lo tanto, hay que
tener en cuenta que se trata principalmente
de herramientas
destinadas
a cumplir operaciones bien precisas,
en circunstancias precisas y con el fin de dar respuestaanecesidades
precisas.
Estas condiciones
funcionales
son esenciales y tan
o ms, que las consideraciones
de orden lingiiiz
importantes,
tico.

134

LOS

lenguajes

Lenguajes

documentales

naturales

Los lenguajes naturales,

es decir,
los lenguajes hablaque los vuelven dificilmente
uti
dos, tienen caracteristicas
en su estado normal, para el tratamiento
de la inlizables,
Son muy numerosos (centenares)
y cada uno encieformacin.
rra una enorme cantidad de trminos (varias decenas de miles)
lo que dara lugar a ficheros
muy grandes para manejar.
Los lenguajes naturales
estn adaptados a formas de coen los cuales tiene lugar entre
municacin,
oral 0 escrita,
los interlocutores
cierta
forma de dilogo,
en el cual
el
tiempo y el espacio ocupan una parte relativamente
importante, que supone matices, asociaciones
de ideas, expresin
de
emociones, de valores,
etc.
La bsqueda de la informacin
en un fichero o su difusin a travs de un producto documental son formas de comuni
cacin completamente diferentes.
La informacin
debe expre-sarse en el menor espacio posible y sin ambigedades, si se
rpidamente y usarla
con seguridad.
Por
quiere encontrarla
una condensalo tanto, los lenguajes documentales realizan
cin y una simplificacin
del lenguaje natural
(por esta razn se habla frecuentemente
de lenguaje
o de vocabulario
"controlados"),
del cual ellos slo utilizan
una pequena paL
te del lxico,
algunas formas y poco, o casi nada, de la gra
mtica. No obstante,
los lenguajes documentales deben preser
var en lo posible la riqueza de la informacin
originalen
sU
propio contenido y sus posibilidades
de asociacin.Deben
ser
de las
tambin de fcil
manejo, tanto para los especialistas
unidades de informacin
como para los usuarios.
Este ltimo
requisito
los orienta,
en sentido inverso,
hacia un vocabula ro ms amplio y una estructura
ms diversificada.
El tratamiento
de la informacin
en lenguaje natural
es
limites,
sin embargo, p osible dentro de ciertos
sobre todo
gracias a la utilizacin
de la informtica,
que reduce a pro
porciones plenamente aceptables
el tiempo de bsquedaqueexi
Los sistemas de informacin
que se sirven
ge este lenguaje.
del lenguaje natural
no utilizan
el documental para describir la informacin
sino que se reducen a las descripciones
suministradas
por los autores (titulos,
resmenes, extractos,
texto integral),
las que se registran
y luego
se comparan
con los temas correspondientes.
Se supone, en este caso, que
el lenguaje natural
empleado es suficientemente
preciso,
lo
que ocurre con los lenguajes cientfficos
y tcnicos,
porque
esta precisin
es por lo general ms aparente que realyhneta inexistente
(por ejemplo, en las cienciassociales).Es
cesario asimismo que los usuarios conozcan todas las expresiones que se han podido emplear para expresar
las informa -

Los

lenguajes

documentales

135

ciones que ellos buscan. Si estas expresiones

no aparecen,
se debe recurrir
durante la solicitud
a alguna forma de lenguaje documental que les d los distintos
equivalentes
de
los trminos elegidos para las preguntas.
Estos sistemas recurren tambin a equivalentes
lgicos que permiten no seleccionar los trminos sino cuando al registrarlos
resultan
aso
ciados con otros.
En la prctica,
hay que utilizar
frecuenz
temente para la pregunta diccionarios
o lenguajes documentales.
Los tipos de palabras que forman el lenguaje natural
no
tienen todos el mismo valor informativo.
Encontramos sustan
tivos y adjetivos,
verbos, conjunciones
y adverbiosquedeter
minan a los sustantivos
0 los relacionan
unos con otros.
Adems, estos diferentes
tipos de palabras evolucionan
en una forma que les es caracteristica.
Algunos son muy fre
cuentes y por tanto tienen muy poco valor informativo;
otros
encierran
conceptos centrales
en un campo y se pueden aplL
car a cualquier
informacin
(por ejemplo, todos los aos miles de documentos tratan de agricultura,
de modo que el trmino "agricultura"
no tiene ninguna utilidad
en un centro de
documentacin agricola).
El lenguaje documental debe adoptar un tratamiento
particular
para cada tipo de palabras
de
acuerdo con sus caracteristicas.
La gramtica permite relacionar
unas palabras con otras,
conforme a reglas precisas,
con el fin de expresar las ideas
y los hechos; se manifiesta
transformando
ciertas
palabras
(sufijos
que indican el plural,
la persona y el modo de los
verbos, por ejemplo).
Modifica
la informacin
que contienen las palabras aisladas descifrando
situaciones,
puntos de
vista,
causas y consecuencias,
circunstancias
de tiempo y de
lugar, etc., que equivalen
a informaciones
especificas.
Las relaciones
entre las palabras del lenguaje natural
existen implfcitamente,
por lo cual se hacen esfuerzos
para
volverlas
explcitas
con el fin de satisfacer
necesidades do
cumentales. De este modo se pueden distinguir
los tipos
de
relaciones
siguientes:
Las relaciones
jerrquicas
significan
que un trmino designa
un objeto o un fenmeno particular,
o muy especial,
que
Este mismo conjunto
est
pertenece al mismo conjunto.
designado por un trmino diferente.
Por ejemplo ,barco,
designan cada uno un medio particular
"avin",
"carro",
el perro pastor es un tipo particular
de
de transporte;
perro, que es un tipo particular
de mamffero,
el cual
Estas son pues re12
es un tipo particular
de animal.
Existen tambin relaciones
jeciones gnerofespecie.
como todo/parte
(por ejemplo, "cuerpohumano:'
rrquicas,
"brazo",
"mano", "dedo").

136

LOS

lenguajea

documentales

Ciertas palabras pueden pertenecer

a varios conjuntos.
Por
ejemplo, una silla
metlica moderna es un caso especial
de mueble, es un objeto metlico
y de estilo.
Se habla
entonces de "polijerarqufa".
Ciertas palabras se derivan de la misma palabra o del mismo
radical
y pueden tener una relacin
jerrquica
o una re
lacin de asociacin
cuando designan objetos que pertez
necen a grupos diferentes:
por ejemplo, "carbono",
"ci
do carbnico",
"carbono .14",
"compuesto
carbnico")
"urea",
"uremia",
"uretra",
"urologia".
Algunas palabras tienen una relacin
de equivalencia,
llamada "sinonimia"
- trmino antiguo ("aeroplano")
y trmino
nuevo ("avin"),
trmino popular ("aspirina")
y trmino
cientfico
("cido salicllico");
trmino general ("feli
no") y trminos regionales
("pantera","jaguar")
tambi
es el caso de los trminos que tienen prcticamente
el
mismo significado
("asesinato"
y "homicidio").
A veces
esta equivalencia
es muy aproximada.
Efectivamente,los
conceptos son distintos,
pero se les considera como sinnimos en el contexto o en el grupo ("gentica"
y "herencia",
"periodista"
y "reportero").
Se trata aqu de
"cuasisinnimos".
ciertas
palabras expresan conceptos u objetos
Inversamente,
contrarios:
por ejemplo, "riqueza"
y "probeza",
"mine
ral" y "orgnico".
Es una relacin
"antonimica".
Gran nmero de palabras tiene la misma forma, pero designan
Es la "polisemia"
(por
realidades
distintas.
ejemplo,
animal o herramienta
mecnica; "planta",
"gato",
vege
tal, parte del pie, de personal
o elctrica).
Ocurre
tambin que el mismo vocablo se utilice
endistintos
cam
pos con un sentido particular,
como "operacin",que
pu;
de ser un proceso aritmtico,
financiero
o quirrgico.Algunas palabras tienen relaciones
de asociacin
o sea, que
se refieren
a objetos o fenmenos que pueden tener rela
ciones comunes desde cierto punto de vista - "deporte";
"educacin",
"salud",
"diversiones".
Las palabras tienen tambin un sentido y valor que dependen
del medio en que se usen.
Por ejemplo, la nocindepr2
piedad privada no tiene mucho sentido en un pais
comg
nista,
los deportes invernales
significan
poco enunare
gin tropical;
la ventana no designa los mismos interex
ses para el arquitecto,
el decorador o el carpintero.
Los lenguajes documentales deben tener en cuenta sus re
sus distintos
valores y eliminar
desdeelprincipi
laciones,
las ambigedades que reducen normalmenteelcontexto
y el di?
logo en la comunicacin del lenguaje natural
cuyas condiciones no existen en la comunicacin documental,en
la que cada
palabra slo se considera en s misma.

LOS

lenguajes

Lenguajes

documentales

137

documentales

Los elementos constitutivos

de un lenguajedocumentalson
los siguientes:
Las palabras que sirven para describir
la informacin,
los
descriptores.
Se toman del lenguaje natural,
peroseducen a una forma gramatical
nica e invariable,
que es
generalmente el sustantivo
singular.
Pueden ser simples
o compuestas. Algunas palabras sirven para precisar
el
sentido de los dems descriptores
y no sepuedenemplear
solas (son las pdabm
gkXmCU%~ti
0 voces no connotativas como el articulo,
la preposicin).
Las palabras del lenguaje natural
que tienen relacibnconlos
descriptores
y que se inscriben
en un repertorioconuna
remisin al descriptor
correspondiente.
Estas palabras
"controladas"
por el lenguaje documental no se pueden u
tilizar
para describir
la informacin.
Las relaciones
entre los descriptores
- relaciones
jerrquicas, de equivalencia
o de asociacin.
Permiten
agrupar
las nociones dentro de un mismo trmino,
extender o,por
el contrario,
precisar
una bsqueda.
Estas relaciones
se indican con los siguientes
cbdigos: TG, trmino gen
rico; TE, trmino especifico;
TEl, 2, 3, etc., trminoUSE
especifico
de nivel - decreciente
- 1, 2, 3, etc.;
(para un trmino del lenguaje natural
que se remite
a
un descriptor);
UP, usado por (para
indicar
frenteaun
descriptor
las palabras del lenguaje natural
que se remiten a l); TR, trmino relacionado
(para indicar
los
descriptores
prximos).
Normalmente las relaciones
son reciprocas.
De este modo
tendremos:
DIBUJO
UP Croquis
TG ARTES GRAFICAS
TE2 DIBUJO TECNICO
Croquis
USE DIBUJO
Las relaciones
entre los descriptores
solos, que resultan
de
su agrupacin lgica en conjuntos y subconjuntos
ms o
menos numerosos y diversificados
(por ejemplo, las claclases y subclases de la clasificacin,
ses principales,
los campos y los grupos de lenguajes
coordinados).Estos
conjuntos reagrupan los descriptores
que dependen de la
misma lhea jerrquica
o simplemente de un mismotemade
finido
para satisfacer
las necesidades del asuntoqueeg
t en juego.

138

Loa

lenguajes

documentales

Las notaciones
numricas (100, 101, 110, etc.),
0 alfanumricas (Alo, B15, etc.),
o alfabticas
(MA, CHA, Aa, etc.)
o simbblicas
(con signos de puntuacin),
o mediante sla
bas que permiten identificar
los descriptores
y hacerlos
figurar
de esta forma abreviada tanto en las reseas bibliogrficas
como en los ficheros.
Las notas generales,
por lo comn a nivel de ciertos
grupos
de descriptores,
que precisan el sentido en que debe emplearse el elemento que precede, y a veces los dems tr
minos que haya que utilizar,
o sea, los trminos del lei
guaje natural
que se relacionan
con dicho elemento.Estag
notas generales pueden llegar
a constituir
unaespeciede
Se les utiliza
cada vez que existealgnries
definicin.
go de confusin en cuanto al significado
o al empleo que
se ha previsto
del descriptor.
Por ejemplo, Construccin
llevar
la nota siguiente:
"ejemplar nicamente para la
descripcin
de las partes de las edificaciones
(cimientos, muros, tejados,
etc.);
para programas y utilizacin,
emplear el trmino especifico
Construccin
de vivienda,
Construccin
industrial".
Los elementos sintcticos,
ya sea por orden depresentacinde
los descriptores,
ya sea mediante la utilizacin
de pala
bras o signos que permitan relacionarlos
entre si o ndi
car su funcin (ver ms adelante,
Lenguaje sintctico),o mediante el empleo de una gramtica limitada,
por ejem
plo recurriendo
a un pequeo nmero de frasestipicasque
representen
todas las asociaciones
posibles
entre las ps
labras del lenguaje natural
con el fin de expresar las
nociones tiles
que requiera
el sistema documental.
Las grficas
que muestran los descriptores
y sus relaciones.
En un lenguaje documental slo figura siempre la lista
de los descriptores.
Los dems elementos aparecen nicamente _
en funcin de las necesidades y del tipo de lenguaje.
La presentacin
de los lenguajes documentales puede hacerse en forma de documentos impresos o de ficheros
legibles
por mquina. Estas dos formas coexisten
en los sistemas infor matizados.
La presentacin
puede contener:
Una introduccin
que d algunas explicaciones
sobre el contenido, la organizacin,
las nociones empleadas y la manera de utilizar
el lenguaje.
Una lista
de descriptores.
Esta puede presentarse
como lista
alfabtica
o como una lista
sistemtica
por conjuntos
y
subconjuntos.
En ambos casos estas listas
pueden incluir
o no las posibles
relaciones
existentes
entrelosdescrip
tores. Cuando existen,
deben por lo menos figurar
en una
lista.
Por lo general,
los lenguajes documentales sepre

Los

lenguajes

documentales

139

sentan de dos maneras: la lista

alfabtica
que sirve pa
ra verificar
la existencia
de los descriptores
y la lista sistemtica
que permite determinar
su sentido
y su
valor en funcin de la categora
a que pertenece
cada
uno (por ejemplo, la voz "cordero"
podr figurar
en el
con la descripcin
de todos los animafwpo "zoologia"
les, pero un documento que trate del aumento del rebao
tendr que describirse
con la palabra "ovino",
que se
encuentra en el grupo "Produccin
animal").
En las pr=
sentaciones
que se elaboran a mquina, las listasdelos
descriptores
dan a menudo, frente a cada uno de ellos,
el nmero de referencia
con el que aparecen en el fiche
ro.
El computador permite igualmente
confeccionar
lis=
tas alfabticas
permutadas, es decir,
listas
en que todos los trminos idnticos
de los descriptores
compuestos de varias palabras aparecen en su lugar en orden alfabtico.
Presentaciones
grficas,
que sobre la base de la lista
siste
mtica,
muestren
las
relaciones
entre
los
distintos
tr
.
minos. Estas presentaciones
grficas
facilitan
en gran
medida la comprensin del lenguaje documental y es una *
lstima que no se utilicen
en todos los casos. Puede adoptar la forma de crculos
concntricos
en la que los
descriptores
se agrupan en segmentos o en racimos, o de
tarjetas
cuadradas en las que los descriptores
se agrupan en racimos dentro de polgonos,
o se unen con flechaslesquema de flechas,
tambin en forma de rbolo
en
otras formas grficas.
Sin embargo, estas representacio
nes no pueden mostrar eficazmente
a la vez sino un pequeo nmero de descriptores
(ver las ilustraciones
que
aparecen al final del presente capitulo).
Las listas
y
las representaciones
grficas
utilizan
con frecuencia
signos convencionales
o diversos caracteres
tipogrficos que indican los distintos
tipos de descriptores
(nombres propios,
nombres geogrficos,
taxonomas).
Los
lenguajes
que controlan
un gran nmero de trminos
del
referidos
a descriptores,
pueden prelenguaje natural,
sentarlos
tambin en una lista
especial que recibe
el
nombre de "Lista alfabtica
de trminos".
Los tipos de lenguajes documentales se distinguen
unos
de otros con base en distintos
criterios:
el principio
de
clasificacin
y de construccin,
la extensin
del campo que
abarcan, las clases de palabras que se emplean, los tipos de
relaciones
entre las palabras,
la manera de disponerlos,
el
nmero de lenguas naturales
que controla,
el tipo de utiliza
El principio
de ordenamiento puede ser una jerarquiacin.

140

I.OS

lenauajes

documentales

sistemtica
concebida a phiohi
como en las clasificaciones,~
de encabezamientos
la frecuencia
y el uso, como en las listas
o una lista
de autoridades
en funcin de uno
de descriptores,
como ocurre en los lenguajes fao de varios puntos de vista,
cetados.
El campo que se abarca puede ser el conjunto de los cono
cimientos
como en los lenguajes enciclopdicos,
una disciplina o partes de distintas
disciplinas
como en los lenguajes es
pecializados
que se orientan
hacia una disciplina,
o una misin, o a una parte restringida
de una disciplina,
o deuncamPo' como en el caso de un microtesauro.
Las clases de vocablos utilizados
pueden ser palabras
simples (nicamente en el caso de lenguaje "uniterm"),
palabras simples y compuestas (caso ms frecuente),
palabras compuestas en el orden del lenguaje natural
o en un orden inverso como en las listasde
encabezamientos de materia.
Las relaciones
entre palabras pueden no existir,
ya que
todas las palabras son equivalentes
(por lo menos en teora),
como ocurre en las listas
de descriptores,
tcitas
o expresas
mediante anotaciones
y/o arreglos
sistemticos,
o sometidos a
una gramtica como en el caso de los lenguajes sintcticos.
El tipo de arreglo u ordenamiento puede ser sistemtico
alfabtico
como en las listas,
deci
como en la clasificacin,
mal como en las clasificaciones
decimales, mixto, abierto enlos lenguajes
que permiten ampliaciones
o modificaciones,o
ce
rrado como en los lenguajes que se establecen
en forma defin tiva.
El lenguaje puede elaborarse
en una sola lengua natural,
en una lengua natural
pero con equivalencias
en otra u otras
lenguas (lista
alfabtica
en otras lenguas),
en dos o varias
lenguas naturales
en el caso de lenguajes multilinges.
Pueden utilizarse
para una entrada nica de cada informa
(lenguajes
cin, o para entradas mltiples
coordinados),
en
una descripcin
de contenido resumida o extensa, como puente
entre varios lenguajes en el caso de los metalenguajes
y en
los macrotesauros.
Cada lenguaje puede ofrecer una combinacin especial
de
estas distintas
frmulas con el fin de responder del mejor mo
do posible a sus condiciones
de utilizacin.
Efectivamente,si
el lenguaje documental es una representacin
de un conjunto
de conocimientos
y objetos,
es sobre todo un instrumento
de
trabajo que debe tener en cuenta las necesidades de los usuarios, los requerimientos
de la estructura
y del funcionamiento del sistema documental,
de los tipos de productos y servicios que permitir
realizar,
del nmero y naturaleza
de los
de la calificacin
de los espe
documentos que hay que tratar,

LOS

lenguajes

documentales

141

cialistas
de la informacin
que tendr que utilizarlos,
etc.
Cuanto ms especializada
sea la unidad de informacin,
ms
numerosos sern los documentos , ms complejos los productos
y ms importante
y mejor estructurado
tendr que ser el lenEn cambio, cuanto menos calificado
sea el
guaje documental.
sencillo
y estructurado
personal,ms
reducido,
tendr
que
ser el lenguaje documental.
Durante largo tiempo se han opuesto los lenguajes completamente jerarquizados
y precoordinados,
como las clasifia los lenguajes ms recientes,
sin jerarquizacin
caciones,
o con jerarquizacin
discontinua
y combinatoria
como las
listas
de los descriptores
y los tesauros.
Los primeros
reflejan
el estado de los conocimientos
en un momento dado: to
das las combinaciones nacionales
se han establecido
previa-mente y slo puede traducirse
un aspecto o una dimensin
de
la informacin.
Adems, estos lenguajes
son ms difciles
Los segundos pueden adaptarse fcilmente
y perde adaptar.
mitir
todas las combinaciones necesarias
para describir
los
distintos
aspectos de la informacin.
En la actualidad
sin
tienden a perderse en la prctiembargo, estas distinciones
las facetas permiten introducirvariospun
ca. Especialmente
tos de vista en la clasificacin,
mientras que los lenguajes
coordinados deben estructurarse
cada vez ms, a medida que
aumenta su volumen.
La precoordinacin
y la postcoordinacin
son dos modali
dades contrarias
de organizacin
y utilizacin
de los lengui
jes documentales.
En la primera,
se escogen los descriptores
que son por
de
lo general palabras compuestas que abarcan la totalidad
Por ejemplo, "cultivo
por regado de los cereauna nocin.
Si el mismo lenguaje documental tiene una estructura
les".
en
el descriptor
anterior
podr encontrarse
precoordinada,
"tcnicas
de regado".
el subconjunto
Un documento que trate
este tema podr por tanto describirse
inmediatamente;
inclusive si tiene mayor relacin
con los distintos
cereales y su
productividad
que con las tcnicas de regado,
se le recuperar entre los documentos que se refieren
a este tema.
En la postcoordinacin,
por el contrario,
las nociones
se reducen a sus elementos constitutivos
ms simples. Por e"tcnicas
agricolas",
j emplo , aparecern los descriptores
"tcnicas
de regado",
"cereales",
que se asociarn para de2
cribir
el mismo documento. Cada descriptor
pertenecer
a un
grupo diferente,
lo que permitir
recuperar
el documento entre aquellos que se relacionan
con uno u otro de estos puntos de vista.

142

LOS

lenguajes

documentales

La primera frmula es ms precisa,

pero ms rigida,y
l&
mitar la recuperacin
de la informacin.
Ocurre lo contrario con la segunda frmula. En la prctica
son las condiciones concretas de funcionamiento
del sistema documentallas
que
orientan
la eleccin
de una u otra
frmula.
Frecuentemente
se asocian las dos (se combinan descriptores
precoordinados)
con el fin de lograr la mayor eficacia
posible.
Las clasificaciones
son lenguajes documentales
en los
que los descriptores
al permitir
la representacin
de todos
los conceptos y objetos de un determinado campo, se orden n
de modo sistemtico
en funcin de uno o varios criterios
materiales
o intelectuales.
Son pues lenguajes precoordinados
que por lo general se fundamentan en las relaciones
jerrqui
cas entre los trminos , ya sea en su conjunto 0 por lo menos
a nivel de las diferentes
clases y subclases.
Esta jerarqua
depende naturalmente
de un punto de vista particular
en un
momento dado (por ejemplo, el adulterio
ser, segn las pocas y el lugar, un crimen, un vicio 0 un comportamiento
social).
Teniendo en cuenta su estructura
jerarquizada,
las clasificaciones
dan comnmente a cada descriptor
un smbolo
de
clase
que puede ser de nmeros, de letras o de una combinacin de los dos. Este smbolo indica la posicin
de cada des
0 sea su importancia
relativa
y el grupo a que per=
criptor,
tenece. Se utiliza
luego en lugar del descriptor
en las distintas
operaciones,
pues es ms corto y ms fcil
de manejar.
Ciertas clasificaciones
llamadas "decimales"
utilizan
una nu
meracl&
de diez signos, o sea que cada clase, subclase,
etc.,
est dividida
en diez partes (por ejemplo, clases principales de 0 a 9, clases de OO a 90, subclases de la clase 10 de
100 a 190, etc.).
Esta notacin tiene la ventaja de ser una
estructura
simple y continua,
pero puede exigir
una divisin
arbitraria.
Las clasificaciones
se aplican bien a un campo limitado
estable aunque pueden dejar casillas
vacias, es bastante difcil
actualizarlas
0 transformarlas
como para tener en cuen
ta los cambios importantes
que se presentan en la disciplina
o campo de actividad
de que se trate.
A menos que sean muy
especializadas,
las clasificaciones
slo se usan habitualmen
f
te para describir
el tema principal
de un documento,en forma
un
unitaria,
ya que a cada documento corresponde solamente
smbolo de clasificacin,
o a lo sumo, dos o tres.
Las clasificaciones
pueden servir no slo para organizar ficheros
sino tambin para el ordenamiento
material
de
los documentos en los anaqueles. Por tanto,
se recomiendan
para las bibliotecas
en que los documentos tienen libre acce-

LOS

len&jes

documentales

so, lo que permite

hojear

143

los libros

libremente

(btLol,U..ing,

bouquhug e) .
Las clasificaciones
son los ms antiguos lenguajes doc2
mentales.
Se adaptan sobre todo al funcionamiento
de las bibliotecas.
Existen varios tipos.
Las clasificaciones
universales
o enciclopdicas
abarcan todos los conocimientos.
Estas se utilizan
en las biblio
tecas que tienen gran variedad de obras, o que manejan todo';;
nacionales,
universitarias
los campos, como las bibliotecas
y pblicas.
Pueden ser tiles
en las unidades de informacin
cuyo campo de actividad
es multidisciplinario.
Poco se prestan a la descripcin
de temas precisos,pues
en este caso los nmeros de clase se vuelven muy largos.
Como deben actualizarse
regularmente,
la extensin
de la notacin torna pesado el trabajo de las unidades de informacin
que las utilizan;
estas unidades se ven entonces obligadas a
hacer sus propias adaptaciones,
lo que hace perder toda posibilidad
de comunicacin y de intercambios
directos.
Las clasificaciones
ms conocidas son las de Dewey (CD) y la decimal universal
(CDU).
La CD fue creada por el bibliotecario
americano Melvin
Dewey. Su primera edicin,
de 1876, tena 1000 secciones;la
edicin actual,
que es la decimaoctava,
tiene
18.000
(1).
Existen tambin ediciones
completas en espaol y en francs;
se est realizando
una traduccin
al rabe y se han hecho nu
merosas traducciones
parciales.
Es una clasificacin
deci-mal que comprende diez clases principales
(0 Generalidades,1
Filosofa,
2 Religin,
3 Ciencias sociales,
4 Lingstica,
5
Ciencias,
6 Tcnicas,
7 Bellas Artes, 8 Literatura,
9 Historia y Geografa)
y subdivisiones
comunes de lugar y de forma. La Biblioteca
del Congreso de los Estados Unidos de Amg
rica mantiene al da la clasificacin
de Dewey, que se utili za en el mundo entero.
La clasificacin
decimal universal
es obra de los aboga
dos belgas Pierre Otlet y Henri Lafontaine
a partir
de 1895,
tomando como base la clasificacin
de Dewey. La Federacin
Internacional
de Documentacin (FID) la mantiene al da.
De
esta obra existen ediciones
completas, abreviadas o especializadas
(para la educacin,
la meteorologa,
etc.) en muchas
lenguas. Se utiliza
sobre todo en Europa. La FID basndose
en trabajos
de comits especializados,
publica regularmente
adiciones
y correcciones.

(1) Nota del Adaptador.

Actualmente

est en uso la edicin19.

---.

144

1.0s

lenguajes

documentales

La CDU utiliza
las clases de la CD, pero ha fusionadola
4 y la 8 (Lingstica
y Literatura),
quedando vacia
actualmente la 4. La CDU comprende tres categoras.
Los nmeros
principales
se refieren
a los objetos y a los conceptos y e2
tn distribuidos
en las diez clases de tablas
principales.
Las divisiones
analiticas
se relacionan
con las caracteristi
cas generales y se aplican a cualquier
grupo principal
0
Figuran en las tablasprincipales
inmedia
sus subdivisiones.
tamente despus del nmero en cuestin
(por ejemplo, 636 Ganadera,
636.084 Alimentacin
del ganado).
Las divisiones
comunes son caracterlsticas
de idioma, lugar, poblacin,tiem
po, forma, punto de vista,
que pueden aplicarse
a cualquier
stas figuran en tablas auxiliares.La
CJN
nmero principal;
emplea adems signos de puntuacin
para distinguir
los dis
tintos
tipos de nmeros, y es posible combinar
varios
nm:
ros utilizando
signos de relacin;
por ejemplo, relacin
ge=
neral se designa con una coma (,), interseccin
con dos puntos (:>, adicin con un ms (+>, extensin
con una barra (/).
Aunque la CDU permite de este modo la descripcin
de los temas complejos con precisin,
es una clasificacin
jerarquiza
lo que nO
da y enumerativa -como todas las clasificacionespermite fcilmente
mostrar las relaciones
entre los temas.
Las clasificaciones
facetadas ordenan los conceptosyob
jetos en clases, pero son multidimensionales,
o sea, que estn ordenados dentro de cada clase segn diferentes
puntos
de vista.
Por ejemplo,
las construcciones
pueden pertenecer
a la clase principal
de las tcnicas y sern consideradas
en
funcin de los materiales
(madera, arena, ladrillo,
piedra,
etc.),
de la utilizacin
(vivienda,
industria,
comercio, ofi
de la altura
(uno, dos, tres, o ms pisos),
de
cinas, etc.),
la ubicacin
(en el campo, en la ciudad),
y as en los dems
casos.
Por lo general,
las clasificaciones
facetadas no enumeran todos los temas, sino slo los que son tiles
clasificndolos por faceta, ya que sta puede servir
de gula en caso de una extensin
necesaria.
Las facetas permiten desctibfrPueden ser uniformes o -a
con precisin
los temas complejos.
daptables a cada categorla
temtica.
Este sistema clasificatorio
fue desarrollado
por el bibliotecario
hind Shiyali
Ramanrita Ranganathan
despus de
los trabajos
del americano Bliss.
Ranganathan produjoen
una clasificacin
universal,
que lleva el nombre de Clasificacin Colon (CC) y est basada en el principio
de las facetas.
En esta clasificacin,
las facetas dependen de cinco
categoras
fundamentales:
personalidad,
materia,
energfa, lu
gar , tiempo, que siempre aparecen en el mismo orden. Se uti-

Los

lenguajes

documentales

145

liza una notacin compleja y relaciones

sintcticas
para indicar las correspondencias
entre dos smbolos (por ejemplo,
WOgU:influencia
de la geografia
(U) sobre la ciencia politiLa notacin es bastante complicada,
pero se trata
ca W>.
de un lenguaje muy elaborado que permite una descripcin
coz
pleta de cualquier
informacin.
La clasificaci6n
Colon se utiliza
mucho menos que las dems clasificaciones
universales,
pero sus trabajos han tenido un influjo
considerable
y el
principio
de las facetas tiene enorme aplicacin
en muchos
lenguajes documentales y en clasificaciones
como los tesauros.
Las clasificaciones
especializadas
se realizan
con el
fin de satisfacer
las necesidades de unaunidaddeinformacin
en particular,
o de categorias
de unidades que trabajan
en
el mismo campo. Hay gran variedad de estas
clasificaciones
en cuanto a su extensin,
su principio
de elaboracin,
su ti
su sistema de notacin,
etc.
po de organizacin,
Tienen
1;
ventaja de acomodarse muy bien a los requerimientos
especlfA
cos de las unidades que las utilizan
y de poderse actualizar
con mayor facilidad.
Sin embargo, esta ventaja se contrarres
ta con la gran dificultad
de comunicacin que presentan
en=
tre una y otra unidad.
Existen clasificaciones
facetadas especializadas,
como
las que contienen la clasificacin
de la educacin del InstL
tuto de Educacin de Londres, o la SIFB (Society of International
Furnace Builders),
clasificacin
de la construccin
que se utiliza
en veintitrs
paises. Existen clasificaciones
especializadas
destinadas
a una sola unidad y otras,
como la
clasificacin
de Oxford sobre forestacin,
que se emplean en
el mundo entero.
Las taxonomfas y las listas
sistemticas
son clasificaciones particulares
y son a la vez producto e instrumento
de
la investigacin
cientifica.
En ellas los objetos se clasifican en orden jerrquico,
no en funcin de un puntodevista
abstracto
sino en funcin de caracteres
observables
organiza
dos lgicamente.
Han sido objeto de tales clasificacionesl~
especies animales y vegetales,
los minerales,
los productos
qulmicos,
los suelos, las capas geolgicas.
Estas clasific&
clones tienen la ventaja de ser muy precisas y de servir
de
referencia
a todos los cientificos
que trabajan
en estas dis
ciplinas.
Las unidades de informacin
que tienen que ver con
estos campos se interesan
por lo tanto en utilizarlas
como
lenguaje documental o en incorporarlas
en su lenguaje
segn
las necesidades y posibilidades.
Adems, pueden evolucionar
en ciertos'aspectos
de acuerdo con los progresos de la inves
tigacin;
hay que tratar
de todas maneras de utilizarlasqu~
los usuarios especialistas
aceptan ms comnmente.

Los encabezamientos
de materia consistenendescriptores
formados por palabras simples o compuestas, elegidas por lo
a partir
del contenido deldocumento,con
comn emplricamente,
el fin de describir
los distintos
temas con cierta precisin.
Es un lenguaje documental en el que cada descriptor
es independiente de los dems. En las listas
de este sistema
slo
hallamos por lo general referencias
cruzadas
(por ejemplo:
"Lenguaje documental";
vase tambin "Clasificacin",
"Documentacin",
Se puede utilizar
uno o varios
"Linglstica").
encabezamientos
de materia para describir
un documento.
Por
de la flucejemplo, un documento que trate de la influencia
tuacin de las monedas sobre la balanza de pagos de los palses en desarrollo
se clasificarla
en "Economla"
y para lo
grar encontrar
con mayor precisin
los temas a que se refiez
re dicho documento, se le asignarn lasmaterias"Fluctuacin
de las monedas", "Balanza de pagos", "Comercio internacional",
"Trminos de intercambio",
"Palses en desarrollo".
El fichero de materias se organiza en el orden alfabtico
de los encabezamientos de materia;
la resea del documento aparecer
detrs de cada seccin.
Tambin es posible combinar las ma
entoncesenencabezamie
terias
entre si; stas se convierten
tos secundarios.
Por ejemplo, "Balanza de pagos - Paises
eE
desarrollo"
(encabezamiento
secundario),
"Palses en desarrosecundario).
llo - Balanza de pagos"(encabezamiento
Los encabezamientos
y sus subencabezamientos,
lo mismo
por lo general
el
que sus referencias
cruzadas, constituyen
objeto de una lista
alfabtica
que reproduce la organizacin
del fichero.
El orden de las palabras en las materias se invierte
a menudo con relacin
al lenguaje natural
con el fin
de facilitar
los reagrupamientos
(en el ejemplo anterior
se
hallarla
probablemente:
"Moneda, fluctuacin
de la").
Este lenguaje es muy flexible,
pero cuando el nmero de
materias es muy grande, la bsqueda se vuelve larga y pesada.
Por esto se prefiere
utilizar
para cada documento un nmero
pequeo de materias y disponer de temas bastante generales,
lo que no permite realizar
una descripcin
muy detallada
de
Se utiliza
sobre todo para los ficheros
mala informacin.
Es un lenguaje de dificilcontrol
nuales de las bibliotecas.
que no permite descripciones
muy homogneas.
Otro tipo de lenguaje coordinado son las listas
de pala
bras claves; este lenguaje se ha desarrollado
con la mecanizacin de las unidades de informacin.
La distincin
entre
palabra clave y descriptor
es por lo general arbitrariaycir
Reservamos la expresin palabras claves
cunstancial.
para
las voces que se extraen directamente
del lenguaje naturalde
los documentos y que empleamos sin modificacin,mientras
que

LOS

lenguajes

documentales

147

los descriptores
resultan
de una seleccibn
y de un tratamiec
to del lenguaje que sigue a la extraccin.
Las palabras claves se escogen empfricamente
en los documentos de acuerdo con su aptitud
para expresar el contenido de la informacin.
Permiten una descripcin
pormenorizada y se prestan a todas las combinaciones posiblesentreellas.
Se las agrupa en listas
alfabticas.
El duro trabajo que si&
nifica
su manipulacin
se compensa con la utilizacin
de mgarantizar
la coherencia
de
quinas. Sin embargo, es difcil
un lenguaje de este tipo y muy pronto se siente la necesidad
de seleccin,
es decir,
de escoger ciertas
palabras
claves
que han de convertirse
en descriptores.
Las listas
de descriptores
pueden contener simplemente
las listas
de trminos seleccionados,
en orden alfabtico,pe
ro se les puede agregar debajo de los trminos correspondie
tes algunos sinnimos del lenguaje natural.
Tambin se puede,
avanzando un poco ms en la organizacin
del lenguaje,
establecer relaciones
entre los descriptores;
seobtieneentonces
una "lista
estructurada".
A continuacin,
se pueden agrupar
los descriptores
en conjuntos y subconjuntos,
hasta
obtener
una "lista
sistemtica".
A estos grados crecientes
de organizacin
corresponde una posibilidad
creciente
de control del
vocabulario,
es decir, una posibilidad
de evitar
los empleos
dobles, la multiplicacin
de palabras demasiado precisas,que
slo tienen inters
para algunos documentos, o el uso equivocado de los descriptores.
del fePor ejemplo, un documento sobre la coordinacin
rrocarril
y de la carretera
mediante el nmero correspondien
te 551, habr que describirlo
con una clasificacin
jerarqui
zada. Con una lista
de descriptores,
esto se expresarla
com=
binando tres trminos:
"transporte
por carretera",
"transpor
te ferroviario",
"coordinacin
de transportes",
que permiten
conservar los tres aspectos del documento.
Este lenguaje permite por tanto una precisa descripcin
de la informacin
y todas las agrupaciones
que se deseen. Es
un lenguaje muy flexible
y puede acomodarse de acuerdo
con
las necesidades que se vayan presentando.
Su empleo es muy
sencillo
y cmodo gracias a su semejanza con el lenguaje natural.
No obstante,
las bsquedas complejas
exigen
numerosas
combinaciones,
que incluso
con el auxilio
de las mquinas se
tornan dificiles
y los riesgos de error subsisten
a causa de
la organizacin
del lenguaje que resulta
demasiado sumaria.
Las listas
de palabras claves, como las listas
de descriptores, diflcilmente
van ms all de las mil palabras.
Estas lis
tas siempre son especializadas
y tratan de una disciplina
o

de un campo particular
de actividad.
Por otra parte,esta
es
una de sus ventajas
especfficas,
que les permite sin dificul
tad agrupar todas las nociones tiles
de una actividad
especializada,
sobre todo si esta actividad
es interdisciplinara (en cambio, la estructura
lgica de una clasificacin
se
adapta mucho mejor a esta situacin).
El Tesauro

El tesauro representa
un mtodo muy tildeorganizacin
de un lenguaje documental coordinado.
Es un conjunto controlado de trminos entre los cuales se establecen
relaciones
jerrquicas
y analgicas,
trminos para los cuales, si es ne
se dan las relaciones
de sinonimia
con las palabras
cesario,
del lenguaje natural,
y que se aplican a un campo particular
del conocimiento.
Un tesauro puede tener desde varios centenares hasta unasveintemil
expresiones;
el trmino medio se
sita aproximadamente entres mil.Los
trminos tienenunasig
nificacin
unvoca, no ambigua; se eliminan los casos de polisemia y se controlan
los sinnimos.
Los tesauros son generalmente especializados,
pero algg
nos cubren un campo bastante amplio o todo un sector de las
ciencias
y de la tcnica,
como ocurre en el caso del TEST:
Thebatiti
06 EnginwLng
and Scetidk
Tehnb del Engineers
Joint Council,
que contiene ms de 17.000 descriptores.
Los tesauros se organizan por temas y/o facetas,
subcon
juntos jerarquizados,
etc., pero aparecen cada vez ms enfor
ma enteramente jerarquizada.
Cada subconjunto
puede comprender hasta cincuenta descriptores.
Un tesauro tiene normalmen
te una parte sistemtica
en la que aparecen los descripto-res por grupos y una parte alfabtica.
El tesauro tiene la ventaja de la especificidad,es
flexible y eficaz para describir
completamente la informacin,
pero en la mayorla de los casos requiere un trabajo de prepa
racin considerable.
Muy raras veces puede reutilizarse
un
tesauro tal como aparece.
Por otra parte, existe hoyunapro
liferacin
de estos lenguajes,
lo que vuelve muy dificil
1%
comunicacin de la informacin
entre unidades y exige esfuer
zos de normalizacin
y de bsqueda de compatibilidades
o arz
monia entre ellos.
Las listas
de autoridades
son lenguajes de aplicacin
limitada,
en las que se consignan , a medida que se utilizan,
los nombres propios (nombres propios,
de organismos, toponmicos y siglas)
que sirven para describir
ciertos
documentos.
Se clasifican
por orden alfabtico,
a veces con referencias

LOS

lenguajes

documentales

149

cruzadas , por ejemplo, entre el nuevo y el antiguo nombre de

un organismo, o del nombre completo a la sigla corresponden
te.
Estas listas
sirven adems para garantizar
que los nombres aparecern siempre de la misma manera, lo que condiciona la bsqueda, pues estos nombres suelen citarse
de distin
ta manera en los documentos. Las listas
de autoridades
se u=
tilizan
simultneamente
con otro lenguaje.
Los uniterms son descriptores
compuestos nicamente
de
palabras simples. Por ejemplo, la nocin "trfico
vial"
se
expresa con los descriptores
"Trfico"
y"Vas".
Este sistema,
que extrema la lgica de la postcoordinacin,
fue elaborado
por el americano Mortimer Taube. Es un sistema que permite
reducir
considerablemente
el volumen del vocabulario,pero
no
se adapta muy bien a los temas complejos, pues en el momento
de realizar
la bsqueda, la combinacin trfico
f vias
nos
dar tanto los documentos sobre el trfico
areo como los de
las vlas marltimas.
Los lenguajes multilinges
se utilizan
en las unidades
o sistemas de informacin
cuyos usuarios hablan dos o varias
lenguas y no pueden utilizar
una sola.
Puede tratarse
de la adaptacin de un lenguaje
fuente
establecido
en una lengua que se traduce a otras, o deunlen
guaje que se ha establecido
simultneamente
en las diferenz
tes lenguas. Esta ltima frmula es preferible,
-pues sigue
ms de cerca las pautas particulares
de cada lengua. Existen
tantas clasificaciones
como listas
de descriptores
o de tesaurus multilinges.
Las indicaciones
sintcticas
son expresiones,
signos, o
convenciones de la escritura
que permiten indicar
en la descripcin
de una informacin
cul es la funcidn
(o la re12
cin) de un descriptor
respecto de otro u otros; esto permite evitar
cualquier
ambigedad de los descriptores
y en algu
nas ocasiones construir
frases que den una descripcin
ms
completa y menos ambigua de la informacin.
Sin embargo, las
indicaciones
sintcticas
complican el lenguaje documental
y
son de diflcil
manejo, por lo cual se utilizan
cadavezmenos
sobre todo porque se pueden reemplazar ventajosamenteconlas
soluciones
que ofrece la lgica de bsqueda por computador y
los lenguajes sintcticos
automatizados.
En la mayorla de los casos, la descripcin
de una infoE
macin mediante el lenguaje documental se convierte
en una
yuxtaposicin
de trminos:
al leerla,
no se
sabe de donde
proviene cada elemento, ni se distingue
lo importante
de lo
Por ejemplo, si un documento trata de las
secundario,
etc.
importaciones
de trigo y de las exportaciones
de caf,se des
cribe por Importacin,
Exportacin,
Trigo, Caf, pero esta

150

T,os

lenguajes

documentales

lista
no permite saber si el trigo se importa o se exporta,0
ambas cosas. Si hay inters
en la importacin
de caf,no resulta conveniente
este documento. Para lograr una seleccin
precisa,
hay que unir entre si las descripciones
apropiadas.
Se puede conseguir esta seleccin
colocando los descriptores
unos despus de otros, en orden pertinente,en
el
asociados,
caso de que se lea toda la descripcin
(Importacin
Trigo),
Tambin pueden establecerse
relaciones
(Exportacin
Caf).
marcando con el mismo signo los descriptores
que debenirjun
tos; por ejemplo: (Importacin
Trigo),
(Exportacin
Caf) o
Importacin
(l), Trigo (l), Exportacin
(2), Caf (2).
Puede ocurrir
tambin que el documento se dedique en su
mayor parte a las importaciones
de trigo,
lo que no revelaen
absoluto la yuxtaposicin
de los descriptores.En
este
caso,
deber utilizarse
la ponderacin,signo
convencional
que indL
ca la importancia
relativa
del tema en el documento.Por ejem
plo, 1 muy importante,
2 importante,
3 secundario.Se
tendri
entonces Importacin
(l), Trigo (l), Exportacin
(3),
Caf,
Se
puede
convenir
tambin
que
el
orden
de
aparicin
de
(3)
los descriptores
designe su importancia
relativa.
Puede nece
sitarse
describir
relaciones
ms complejas, por ejemplo disla procedencia
del destino.
En
tinguir
la causa del-efecto,
el indicador
de funcin que se coloca
este caso, se utiliza
a cada descriptor
para indicar
su funcin.
Por ejemplo, para
describir
un documento que tiene como tema: "la sequla proce una disminucin
de las exportaciones
de caf y exigeunau
mento de las importaciones
de trigo",
tendrlamos:
Sequia (Cy,
Importacin
(R), Trigo (R), Exportacibn
(R), Caf (R),
para
lo cual C indica la causa y R la consecuencia.
Los lenguajes documentales sintcticos
van todavia
ms
lejos en la precisin
de las descripciones,
para lo cual determinan cierto nmero de relaciones
tiles
entre
los de8
criptores
y las codifican
mediante smbolos o con frases es=
peciales
en las que el orden de las palabras indica la naturaleza de sus relaciones
recprocas,
0 tambincombinendolas
dos frmulas.
Segn los casos, pueden crearse
unas cuantas
o unas diez o ms. En el ejemplo anterior,podra
relaciones,
tenerse:
Sequia = (Importacin
+ Trigo) A + (Exportacin-k
CA
f) D, donde el signo = indica que el descriptor
precedente
es la causa de los descriptores
que siguen, +la coordinacin,
De este modo, puede distinA el aumento y D la disminucin.
guirse este documento de un documento descrito:
(Exportacin
+ Caf) A = Importacin
+ Trigo ./. Sequla ./., donde ./. in
dica una circunstancia
conexa, cuyo tema sera: "El aumentode las exportaciones
de caf permite enfrentar
las necesidades de importacin
de trigo a pesar de la sequia".
l

LOS

lenguajes

151

documentales

En los sistemas documentales manuales, la utilizacinde

lenguajes
sintcticos
ha resultado
demasiado restringida
en
relacin
con las ventajas
que ofrece.
Pero el empleo de la
informtica
y el progreso de la lingisticacomputacionalpe~
sobre todo con frmulae de frases
tipo
miten en el futuro,
(llamadas "frases uniformes"),
bastante semejantes al lengua
je natural,
un nuevo desarrollo
muy prom2sorio
de los lenguajes sintcticos.
Compatibilidad

de los

La compatibilidad
ca una situacin
en la
criptor
en un lenguaje
descriptor
equivalente
modo, en cuatro knguajes
siguientes:

lenguajes

documentales

entre lenguajes documentales signifique una nocin expresada por un desdocumental puede ser expresada por un
en otro lenguaje documental. De este
documentales se hallarn
las series

Lenguaje! A

Lenguaje

Construccin
Construccin
pblica
Construccin
hospitalaria
Hospital

Construccin
Hospital

Lenguaje

Equipo
Equipo
hospitalario
Hospital

Lenguaje

ll

Salud
pblica
Servicio
de salud
Hospital

El descriptor
Hospital
figura en los cuatro lenguajes.
En principio,
un documento descrito
con el lenguaje A podr
incorporarse
en un fichero
o en una base de datos que utiliaunque en realidad
esto no es
cen los tres otros lenguajes,
completamente cierto.
La presencia de los mismos trminos o
de un nmero importante
de trminos idntico8
en diferentes
lenguajes es una compatibilidad
formal. Se observa que HospL
tal en los lenguajes A y B pertenece,
aunque a niveles
distintos,
a un grupo idntico,
o sea el de la Construccin.
En
el lenguaje C, figura en el grupo Equipo, que es una nocin
ms amplia, pero centrada todavla en los aspectos materiales.
En cambio, en el lenguaje D, Hospital
est en el grupo Salud
Pblica,
en el que se considera la actividad
y no la Construccin.
La compatibilidad
formal entre los cuatro .lenguajes es pues completamente ilusoria.
Existe compatibilidad
or
gnica (estructural)
entre los lenguajes A y B, y una posibx
lidad de equivalencia
entre ellos y el lenguaje C, pero ninguna compatibilidad
entre el lenguaje D y los tres restantes.

152

Los

lenguajes

documentales

Ahora bien, la compatibilidad

entre los distintos
lenguajes
es esencial
para el intercambio
de informacin
entre dos undades que trabajan
en un mismo campo, 0 en campos que se relacionan,
que coinciden
parcialmente.
Naturalmente
la solucin ms sencilla
es la utilizacin
de un lenguaje nico , ya sea en una lengua 0 en varias,
pero
se requiere
que las condiciones
de funcionamiento
de las undades sean bastante semejantes.
Es ms flexible
la frmula que consiste en utilizar
una
estructura
comn en la que cada unidad pueda desarrollar
las
partes que le correspondan.
Se puede establecer
tambin esta estructura
comn entre
puede establecerse
lenguajes que ya existen.
En todo caso,
una tabla de concordancias
entre lenguajes,
lo que equivale
Pero esta tabla ser tanto
mea una especie de traduccin.
cuanto mayor sea la diferencia
entre las estrucnos vlida
turas. Se debe buscar la solucin de este problema en el mo
_
mento de elegir
el lenguaje o de crearlo.
Los metalenguajes
o lenguajes convertible8
no se utilizan para describir
directamente
la informacin
sino para ten
der un puente entre diferentes
lenguajes documentales.Los
me
talenguajes
desempeean un papel semejante al de los lenguaDeben inte
jes documentales respecto del lenguaje natural.
grar la estructura
de los diferentes
lenguajes
documentales
en una estructura
nica y coherente,
y ordenar por lo tanto,
todos los descriptores
con el fin de encontrarles
equivalentes y/o un acercamiento
conveniente
a un grupo, o bien para
permiten
conservarlos
como especficos.
Estos metalenguajes
traducir
la informacin
de un lenguaje a otro. Pero si los
lenguajes que se comunican de esta manera son numerosos o vz
slo pueden aplicarse
econmicamente mediante
el
luminosos,
empleo de la informtica.
consiste
Una solucin ms simple pero menos rigurosa,
en fusionar
los lenguajes documentales sin detenerse en las
particularidades
de sus estructuras.
Se obtiene asi una lista alfabtica
de todos los descriptores.
Es un procedimiento
que puede resultar
suficiente
en la prctica,
sobre todo en
los lenguajes especializados
en campos en los que el vocabulario natural
es bastante riguroso.
Los lenguajes
anteriores
se utilizan
para poder buscar
la informacin
en varios ficheros
al mismo tiempo o en diferentes bancos de datos.
El macrotesauro es un tesauro que slo abarca las nociE
nes esenciales
de varios campos, las que gobiernan la estruc
tura de los lenguajes documentales especializado8
ms profun
Se puede elaborar antes de los lenguajes especializa-dos.

Los

lenguajes

documentales

153

dos, lo que es preferible,

pues el macrotesauro
ofrece enseguida una estructura
nica que permite el desarrollo
de dichos lenguajes.
Sin embargo, se elabora ms a menudo en funcin de los lenguajes ya existentes.
Constituye
en cierto mg
do el tronco y las principales
ramas de UU rbol
sobre el
cual acaban de injertarse
las ramas secundarias
producidas
Permite adems integrarenun
en las diversas especialidades.
conjunto coherente los ficheros
especializados
que provienen
de las unidades de informacin
cuyo lenguaje
documental
ha
sido relacionado
de este modo. Puede producirse
tambin
un
macrotesauro
con trminos bastante generales que sirvan
de
punto de partida
al desarrollo
del lenguaje documental.
El macrotesauro
cubre normalmente un campo extenso, por
ejemplo las ciencias
y las tcnicas,
o el desarrollo
econmico y social.
Puede producirse
igualmente el macrotesauro
como suplemento de un lenguaje documental suficientemente
importante,
para servir
de orientacin
a los usuarios.
En este caso
se
presentar
por lo general en una forma grfica
en la que figuren los nombres de las clases y subclases en su organiza
cin jerrquica.
Esto es especialmente
til para hacer resaz
entre las clases.
tar las relaciones
de asociacin
El mantenimiento
de los lenguajes documentales
es una
necesidad,
pues el lenguaje natural
evoluciona
a medida que
los conocimientos
progresan y las actividades
se diversifican. Conservar los lenguajes documentales
permite
asimismo
tener en cuenta la experiencia
que ha adquirido
la unidad de
informacin
tanto en la descripcin
como en la bsquedadela
informacin:
algunos descriptores
resultan
intiles,
otros
demasiado precisos,
otros demasiado generales y otros ambiguos.
Por lo tanto, es preciso
controlar
la manera como se
registrar
las dificultades
que se presen
emplea el lenguaje,
tan y las soluciones
que se adoptan, vigilando
al mismo tipo el nmero de documentos descritos
con cadatrmino
(ncldo el par o el triple
de trminos para verificar
las relacig
nes) para poder proceder peridicamente
a hacer las adaptaciones correspondientes.
Es necesario igualmente registrar
de modo sistemtico
los trminos que no figuran en el lenguaje y queencualquier
al permitir
que peridicamente
se
momento pueden ser tiles,
decida su inclusin
segn convenga.
Debe existir
la posibilidad
de crear nuevos descriptores, establecer
nuevas relaciones,
reemplazar un descriptor
por otro, suprimir
un descriptor
intil
o prescindir
de las
relaciones
que desembocan en bsquedas equivocadas,
introdu-

154

LOS

lequajes

documentales

cir notas en los descriptores

que resulten
ambiguos, modificar la redaccin de un descriptor,
convirtindolo,
por ejemen
una
palabra
compuesta,
por
ltimo,
asI
sea
excepcioplo,
del lenguaje.
nalmente, adaptar la estructura
Naturalmente
estas transformaciones
slo
se aplicancua2
do la unidad es responsable del lenguaje,
en todo o en parte.
Si la unidad utiliza
un lenguaje producido porotrasunidades
no puede transformarlo,
pero puede sugerir
cambiosalorganismo responsable
y debe, en todo caso, controlar
el mtodo de
utilizacin
del lenguaje con el fin de fijar
pautas o de entrenar el personal correspondiente.
Los lenguajes documentales tambin evolucionan
constanse actualizan
peridicamente,
por e
temente. Por lo general,
jemplo, cada dos o tres aos, y en este tiempo,se renen 10:
informes que permiten la actualizacin.
Sin embargo,sta no
puede realizarse
cada dia, pues esto resultara
en una completa confusin.
El mantenimiento
del lenguaje se apoya asimismo en su evaluacin
peridica,
ya sea por la critica
de
los especialistas
del campo en que se usa, a quienes se pide
y de bsque
su concepto, o por medio de tests de descripcin
da, y por los clculos
del porcentaje
de precisin
y de res=
puesta (ver el capitulo
Evaluacin de los sistemas de almace
namiento y de bsqueda de informacin).
Por lo general,estas
evaluaciones
forman parte de la evaluacin
de la totalidad
del sistema documental.
La seleccin
de un lenguaje documental debe hacerse con
el mayor cuidado, ya que se trata de la parte medulardelsis
tema.
Todas las caracteristicas
del sistema documental
deben
ser definidas
con precisin.
LQuines son los usuarios?
iCuntos son? iCules son sus necesidades? iQu solicitudes
recibe la unidad? JDe qu manera? iCules son los productos
y los servicios?
iQu tipo de descripcindecontenido
requie
ren? iQu nmero y qu formacin tiene el personal? i,De quz
recursos financieros
se dispone? Cul es el volumen y la na
turaleza
de la informacin
que hay que tratar?
tCon qu equx
pos de almacenamiento y de bsqueda se cuenta? LQu relaciones existen entre la unidad y las unidades que trabajan
en
el mismo campo o en campos cercanos, bien sea en el paisoen
el exterior?
Estos distintos
parmetros definen el campo que hay que
cubrir,
las funciones que debe cumplir el lenguaje,
su nivel
, el menor o mayor rigor de la organizacin,
de especificidad
etc.
Debe averiguarse
si existe ya un lenguaje que responda
a estas especificaciones,
ya sea en la literatura
especiali-

Los

lenguajes

155

documentales

zada, o en los centros de intercambio,

como el del IINTE (1).
de Varsovia (Polonia).
Si es as, hay que probar este lenguz
je en un conjunto apreciable
de documentos y preguntas
para
determinar
si se puede emplear tal como est o si necesita fi
daptaciones
y cul ser el costo de ellas.
Si las adaptacio
nes son muy costosas 0 si el lenguaje no satisface
las condA
ciones esenciales,
deber procederse a crear un nuevo lengua
je. Sin embargo, como existe hoy un gran nmero de lenguajes
como su multiplicacibn
es un obstculo para la
documentales,
comunicacin y como su elaboracin
es delicada y costosa, no
hay que vacilar
en preferir
la adaptacin.
Elaboracin

de un lenguaje

documental

La elaboracin
de un lenguaje documental se basa primeramente en el anlisis
detallado
del sistema en que ha de em
plearse.
Se trata,
una vez ms de construir
una herramientapara un trabajo bien preciso y no slo escoger y reunir palE
bras que sean lgicas y lingsticamente
satisfactorias.
Despus de haber hecho este anlisis
del eistema,el
exa
men de los lenguajes ya existentes
y de haber tomado la deci
sin de adaptar un lenguaje o de construirlo,
se estableceun
plan de trabajo de acuerdo con los recursos humanos, materiz
les y financieros
de que se disponga. La adaptacin o construccin
de un lenguaje es una tarea que demandavariosmeses
y comnmente hasta varios aos y que requiere
diversos tipos
de colaboracin.
Se pueden utilizar
dos mtodos de elaboracin:
el mtodo a phioti,
que consiste en hacer un recuento de la termino
logia existente,
a partir
de ndices,
diccionarios,
de otros
lenguajes documentales,
de taxonomas, etc., y de listas
de
trminos suministradas
por especialistas;
el mtodo a poAhtio&,
o analtico,
que consiste en extraer los trminos
de
un conjunto representativo
de documentos, de difcil
formacin, o a tomarlos de los documentos y preguntas que se tratan a medida que se realizan
las operaciones documentales,du
rante un periodo ms o menos largo. En la prctica,
se combL
nan generalmente estos dos mtodos.
A continuacin,
se realiza
una agrupacin de los datos
lexicogrficos
y luego a su seleccin.
En esta etapa, se comienzan a anotar las relaciones
de los descriptores
potenciz
(1) Institut
informacji
naukowej technicznej
(Centro Nacional de informacin
cientfica,
conmica).

i ekonomicznej.
tcnica y e-

156

LOS lenguajes

documentales

les y a agruparlos
en conjuntos ms 0 menos importantes.
La
seleccin
se hace sobre una base sistemtica,
por temas, ms
bien que sobre una base individual.
Se seleccionan
luego los
descriptores
y se escoge su forma.
Despus de lo anterior,
se procede a la organizacin
de
conjunto,
que ya se habr diseado con anticipacin.
A conti
nuacin,
se establecen,
si es el caso, las relaciones
entrelos descriptores.
Es necesario entonces practicar
pruebas mediante evaluz
ciones del lenguaje practicadas
por especialistas,
utilizndolo en un nmero representativo
de documentos y preguntas,
Se procede entonces a la edicin del lenguaje.
Este se utilizar
durante cierto tiempo con una vigila2
ca constante y luego se realizar
una revisin
y una nueva
edicin que ser en realidad
la primera edicin operacional.
Este trabajo requiere
la colaboracin
de especialistas
de la informacin
y de especialistas
de los campos de que se
trata.
Si el lenguaje es importante,
se debe por lo general,
recurrir
a un especialista
en la elaboracin
de lenguajes do
cumentales,
bien sea en solicitud
de consejo o para responsa
bilizarlo
del trabajo.
El volumen del lenguaje depende de la cantidad de infor
tambin de la naturaleza
del tema,
macin que hay que tratar,
del grado de especializacin
de la unidad y de las
caracristicas
de sus productos y servicios.
Su tipo de organizacin depende tambin de estos factores,
pero sobre todo del
equilibrio
que se quiere obtener entre la precisin
y la res
puesta.

Cuestionario

de verificacin

J,A qu se da el nombre de lenguaje documental?

tQu diferencias
existen entre el lenguaje natural
y el doc2
mental?
iQu dificultades
tienen los lenguajes naturales
para la des
cripcin
de la informacin?
iQu diferencia
existe entre una clasificacin
y un tesauro?
En qu consiste la postcoordinacin?
iCmo y por qu se debe actualizar
un lenguaje documental?
&De qu manera debe elegirse
un lenguaje?

Los

lenguajes

documentales

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int&Jwtiona
&e type de tdducation.
(ISCED). Paris, Unesco, 1977. (Doc. COM/ST/ISCED).
UNESCO/UNISIST. GtidekLnti
dOh Ahe es;tabkUhment and deveLopment 06 mu&LtXngude
the,wuhi. Paris, Unesco, 1976.
(Doc. SC/76/WS/102).

Ptintipes dihe&w~
Loppemmentde thebatiub

~OWLLdtabLi~bement ti le dvemonotingueb. Paris, Unesco, 1973.

(Doc. SC/73/WS/555).
-

Phopobed

itiehnatiovlae

atindahd

od btience and .technoLogy.

visacin).
VICKERY, B.C. La cXas&$&..tion

con&ttution

ris,

ti t&ti.&aton

Gauthier-Villars,

1963.

Paris,

nomenc&.Wte doh &&ib

Unesco,

1973 (En re-

&c&es.
Gtide powr
deb bch&nab bptiau.

la
Pa-

158

Los

lenguajes

documentles

lnf$oma.tion byd&kn6. Londres, Butterworth,

1973.
An ivukodutian
ta ceadb&a.Con
and rumba bu,ild&g in De~ey. Littleton,
Conn, Libra-

WEBER, H.; BLOOMBERG,M.

ries

Unltd.,

Ver tambin

1976.

la bibliografla

del capitulo

BSO, @toad ~y.&tem od otietUng.

Scheduk

Clasificacin.

and index.

rev. prep. por la FID/BSO panel. La Haya, FID:

Unesco, 1978 (FID Publication
564).

3a. ed.
Pars,

The f3SOManuaL. The dev&opmen.t, /ratonaXe and u6e 06 Xhe

bkoad dybtc!n 06 okdenzg. Preparado por laMD/BSOpanel
Eric Coates, Geoffrey Lloyd, Dusan Simandl.
FID, 1979 (FID Publication
580).

La Haya,

Los

lenguajes

documentales

159

Bellas

Fig.

Artes

6 - Esquemas de presentacin

de un lenguaje

documental.

Diferentes
presentaciones
de un lenguaje
documental

titi

jmqtizada

1. BELLAS ARTES
1.1 AtrquLtetia
TR Enseanza de la
arquitectura
1.2 AtLteb grrb~.iiccL5
1.2.1 Dibujo
TR Tira cmica
1.2.1.1 Dibujo
tcnico
1.2.2 Fotografia
1.3 AMeb /Lltdstica6
1.3.1 Escultura
1.3.2 Grabado

Ldta

k&temdtca

BELLAS ARTES
Arquitectura
TG Bellas artes
TR Enseanza de la
arquitectura
Artes grficas
TG Bellas artes
TE 1. Dibujo
TR Tira cmica
TE 2. Dibujo tcnico
TE 1. Fotograffla
Artes plsticas
TG Bellas artes
TE.1 Escultura
TE.1 Grabado

Arquitectura
TG Bellas artes
TR Enseanza de la
arquitectura
.....

Artes grficas
TG Bellas artes
TE.1 Dibujo
TR Tira cmica
TE.2 Dibujo tcnico
TE.1 Fotografla
.....
Artes plsticas
TG Bellas artes
TE.1 Escultura
TE.1 Grabado
.....
Tira cmica
TR Dibujo
.....
Bellas artes
TE Arquitectura
TR Enseanza de la
arquitectura
TE Artes grficas
TE.1 Dibujo
TR Tira cmica
TE.2 Dibujo tcnico
TE.1 Fotografla
TE Artes plsticas
TE.1 Escultura
TE.1 Grabado
Dibujo
TG Artes grficas
TE Dibujo tcnico

ti;ta

attjabtica

Arquitectura
Artes grficas
Artes plsticas
Dibujo tcnico
Enseanza de la arquitectura
Escultura
Fotografa
Grabado
Tira cmica

I.DF

lenguajes

documentales

161

Enseanza de la arquitectura
Arquitectura
Bellas artes
Artes grficas
Artes plsticas
Bellas artes
Dibujo
Dibujo tcnico

Tira c6mica
Enseanza de la arquitectura
Artes grficas
Fotografa
Grabado
Artes plsticas
Escultura
Dibujo tcnico

3 Ciencias
Sociales.
Sociologa.
Estadistica.
Poltica.
Econor-nia. Derecho.
Administracin
pblica.
Arte y Ciencia
Militares.
Beneficencia
y asistencia
social.
Seguros.
Educaci6n.
Comercio.
Etnologia

Ckh.i&L&icacin deti&
1975. Clasificacin
cipales.

67 -

univm~c~L. 3a. ed. abreviada

jerrquica.

Extracto

de las

espaola,
tablas prin-

162

Gcogralla

1 I,S

lenguajes

soctal
.--~..

documentales

--.-

Geogrsfia
socml
911.3
lsoclologial
308
Geografa
urbana
911.375
Geohidrologla
556.3
Geoides
526.21
Geologa
55
Geologis
aplicada
550.6
Geologa
econ6mica
553
Geologia
glacial
55, .33
Geologa
histbrtca
551.7
Geologa
regional
5511 /SI
Geomagnetismo
550.36
Geometria
513
Geometria
generalidades
513.0
Geometria
analitica
516
Geometria
analltica
del espacio
516.3
Gcometria
analitica
cartesiana
516.1/.4
Geometra
analitica
plana
de dos dimeSlOeS
516.1
Geometria
analitica
polidimensional
516 9
Geometria
cinemtica
513.7
Geometria
del espacio
5133
Geometris
del movimiento
(fisica)
53, 1
Geomctria
de posicibn
513.63
Geometria
descr!ptiva
515
Geometria
descriptiva
polidimensional
5,591
Geometria
infinitestn,al
513 7
Geornetria
lineal
513.7
Geometria
plana
513.1
Geometria
polidlmensional
514.9
Geometrias
no euclfdeas
513.8,
Geometrias
oluridlmenslonales
513.62
Geo~norfoloqia
551.4
Geoquimica550. 4
Georgia
IU. R S. !sc1 llugarl
[479.22)
.---.
IU. 6. A.1 (hgarl
17581
Cera flugarl
,,:;;
Z-35.764)
Gerantales
G~~FClil!X~S
582.751
GWFdO
582.751
Gerentes
(derecho
mercantil)
347
. ,,R.
Germ mio
explotaci6n
622 346
Imetalurgisl
6 69 703
,qimica
img&
+ca,
546 289
Germania
(lugar]
;tf;;
Germanos
Irsra)
rehgi6n.
v. Religiones
germnicas
Gemnaci6n
bgricultura)
63, s47.1
Gerona.
provincia
de [lugar)
1467.13)
Gerontologfa
61396
GW.t.Wi6ll
6182
Ghana
(lugar]
(6671
Gabraltar
(lugar)
1468.21
Gibs. principio
de (termodin8mical
536 775
Gtmnasia
- aparatos
685.64
[deportes)
796 4,
lhigienel
613.71
Gimnasios
(arquitectura)
725 65
Gimn6fionos
597.7
Gimnospermas
562.42
Ginebra
(lugar1
(494.421
G,necologia
616.1
Glnkgoinas
562.46
Gnro bancario
Ibanca)
336 717.1
Giros
[derecho
mercantil)
347.747
Giras
postales
656 664
Girscopo
53, 36
397
Gitanos
lusos
y costumbres1
Glaciaciones
IaatronomiaJ
523.12
Glacml
Antrtico.
oc&ano
(lugar]
(2691
Glacial
Artico.
ocano
[lugar]
(2661
Glacmes
terrestres
55, ,324
Glnciologia
55, 32
lp.tologial
616 19

Gllndula
mamaria
(anatomie)
611.69
(fistologia]
612.664
GlCzndula
tiroidea
lanatomial
611.44
lfisiologia)
612.44
GMndulas
lroologia]
591.14
GMndulss
cutneas
(anatomfa)
611.77
GMndulss
de secrecin
interna
(ana611.4
tomis1
lpatologial
616.4
Gbindulas
del intestino
medio
(fisiolo612.33
gtal
GMndulas
endocrinas
- medicamentos
615 252
Glndulas
salivares
(fisiologfa]
612.31
Gl+dulss
sin conducto
excretor
lanatomia)
611.43
lfisiologia)
612 43
lpatologia]
616.4
Glndulas
suprarrenales
(anatomia)
611.45
Ifisiologia)
c1-J ac.
Glndulas
uter
616.14
Gl6ndulas
vascular<
tomia1
611.4
lpatologial
616
Glarus
(lugar)
(4 .._-,
Gl;~,;na
fabrica< :in
66, ,98.1
mica orgnica)
547 42
ina farmac6utica
fabricaci6n
Glicols
~&ini,,
orgnica)
547.42
Gliptales
fabricacibn
676.674 *
Gliptica
736.2
Globos
laeron6ut1ca)
629.733
(formal
1066.43)
(geografa1
912
Glosopeda
616 988.4
Glucosa
fabricacin
664 16
Gluc;4;,4,
(quimica
org6nica)
Glumifloras
562.542
Gneis
lpetrografia)
552 42
yacimientos
553 52
Gnomon
lcronologia)
529.76
Gnomos
(folklore]
396.4
Gobelinos
ltndustna
textil)
677.64
Gobierno.
control
(polftica)
326.36
-crisis
Ipolitica)
326.16
dim,s,6n
(pd~+~~~
199 47
-formas
(de recho
pblico)
342.3
Ipoltica
;, g
Gobierno
/
23, .7
Ch;0
de ocupacim
(derecho
p342.395
Gobierno
Idel pueblo
(derecho
pblico)
347 34
Goctrno
en el exilio
(derecho
pblf342 395
G~o;;?lrno~~,~,;;ial
(derecho
internacio.,..-,

1--..

Gobirno
parlamentario
[derecho
pbli342 37
COI
Gobierno
provisional
(derecho
pblico1
342 27
Ghbr,
revolucionario
(derecho
p342 27
Golf
796 352
Golfos
(lugar]
(26.04)
Golpe
de Estado
Ipolitica)
323 27
Goma
pavimentos
625 876
Gomas
pegamento
666 4,
productos
aqricalas
63, 577
547 91
lquhca
organm)
~orn~~=i;;~s,,,,g~sl
gg (649 4,
Gonimetro
531 74,
GO,,O,G%?
616 973
Gothland
lhgarl
(4861
Gothl~nAense
festrt~grafial
551 733 3

Gbtlco.
arte
7.033.5
GOZflESS
663 36
Grabaci6n
de sonidos
KRI Rd

aparatos
691.9
762
762
762
- Utensflto.

Grabado
en hueco [imprenta]
655.35
Grabado
en madera
761
Grabado
en metal
en relieve
761
Grabados
(b~blloteconomia)
025.17
-colecciones
769
Ilorma)
(094.11)
Gracia
peticin
(derecho
penal)
343.292
lteologial
234.1
Gracia
sant,ficante
234.1
Grado
de libertad
(fisica]
536.775
Grad;;6,yad6micos
universitarios
Grados
escolares
Ceducaci6n)
37,27
Grados
un,versi,arios
(educaci6n)
378 22J 25
Gradual
(tlti,rgiaJ
264-17
Grficas
de vuelo
526.715
GrfIcos
mtodos
Imatem6ticas)
5lR
Grfko-i
fotogram6trtcos
526.71
Grafito
;abr,cacin
661.666
lmineria)
622.336
yacimietol
553.91
Grafologa
159 925.6
Gramtica
801.5
enseanza
elemental
371.46
GWIliW~S
562.542
Gran Bretaa
Igeografia)
914 20
(historia)
942
Reino Unido
(lugar)
(410)
Gran Canaria.
isla (lugar)
(6492)
Granada,
provincia
de (lugar)
1466.151
rm$s
(proyectiles)
623.45,
634 64
Granalla
fabricacin
por fundick,,,
62, 774
Granate
Iyximientos)
553 65
Granbnden
[lugar)
(494.26)
Grandes
almacenes
(arquitectura)
725 2,
leconomia
comercial)
361.51,
ltcmca
de ventas)
659.671
Granetes
de marca
62, .957
Granito
material
de construccin
691.212
yacimientos
553.52
G,aniBJ
551.578.4
Granjas
edificios
agrcolas
631.21
explotaci6n
636.063
Granos
(forma
de producto)
6242.3
Granos
y frutos
comestibles
635.6
Granulmn
(tecnologa
quimlca]
66 099.2
Graw;;~3;
(materia
macromolecular)
Grapadoras
utensilios
de oftcfna
686 855
Grasas
:~Ilnleto
664 3,
analls,s
543.85
fabricacin
665
(f8smlngial
612 397
fmate,llesl
035 8
(qulmica
oicmca,
547.915
Grasas
nn~wales
fabricacin
665.2
al,mctO
664 32
Grasas
Iul,rG?ntes
62, .692
Grasas
:rgctales
- alimento
664 33
-fe,,, ;ac,n
665 35
Grsti!lr.
rlones
(salario]
33, 2i5

270 -

C.&ui&acin
1975. Indice,

dec4na.t univmal.

3a. ed. abreviada

espaola,

163

Indice

Geologa
dinmica
ecologa
humana
econmica
estructural
fsica
histrica
ing.
civil
ing.
de caminos
ing.
de ferrocarriles
marina
regional
submnrina
y religin
Gelogos
Geomagnet
ismo
Geomancia
Geometra
afn
algebrain
abstracta
algebraica
clsica
analtica
y lgebra
circular
clsica
combinatoria
constructiva
de desigualdades
de incidencia
de los
nmeros
de los
nmeros
racion.lles
de los
s6lidos
descriptiva
abstracta
diferencial
diferencial
mtrica
euclidiana
diferencial
moderna
diferencial
proyectiva
escuela
primaria
euclidiana
diferencial
mtrica
y lgebra
hiperblica
integral
inversiva
lineal
mtrica

550
551
304.23
553
551.8
551
551.7
624.151
625.732
625.122
551.460
554-559
551.460
215.5
r7.-55
538.7
133.333
516
516.4
512.33
516.35
516.3
512.14
516.184
516.02
516.13
516.13
516.17
516.12
512.5
512.72
516.23
516.6
516.36
516.37
516.372
516.360
516.36
372.73
516.2
516.372
512.12
516.9
516.362
516.9
516.183
516.1

C:eometFa
(cont.)
moderna
modular
plana
pRJpXtiV.3
relaciones
con
aritmStica
relaciones
con
aritmtica
y lgebra
8
riemanniana
diferencial
mtrica
8
vectorial
kometras
analticas
basad.15
en el lgebra
lincvxl
de base
no-puntual
diferenciales
mtricas
duales
no euclidianas
sobre
lgebras
sobre
anillos
sobre
grupos
:eomorfologa
konavegnc
in
auxiliares
de la
kopolt
ica
koqumica
korgia
EE.UU.
hist.
estrecho
URSS
korgianollengua
korgianos
4 kotermia
exploracin
de minas
:era/Alem.
:eraniceas
keraniales
kranios
kriatras
kriatra
:ermania
Vase
Regiones
germnicas

516.04
516.185
516.22
516.5

513.14
516.92
516.373
516.182
516.3
516.35
516.18
516.37
516.35
516.9
516.186
516.186
516.186
551.4
623.892
623.893-.894
327.101
551.9

T2.-758
975.8
T2.-164
T2.-479
T6.-999
T5.-999

33
5
6
6

622.159
T2.-432
2
583.216
583.216
583.216
T7.-617
618.97

201

tiltema

de cta.k&ucL6n

1980. Indice.

decimal P~ey.

Edicin

en espaol,

164

1.0s

I~nguajes

documentales

300

Ciencias

300

CIENCIAS

SOCIALES

La ciencia
sociales

que

trata

Clasifique

aqu

las

ciencias

para

las

Use

300

!ociales

300.1-300.9

Clasifique
con
de la conducta,

301-307

el
ej.

de

las

actividades

del

e instituciones

comportamiento

subdivisiones

asunto
una
psicologa

humano

comunes

determinada
150

rama

de

las

ciencias

Sociologa

Este
esquema
es nuevo
en
preparado
guardando
poca
ediciones
anteriores

su totalidad
o ninguna

y ha
relacin

A menos
que se indique
lo contrario,
las
complejas,
que contienen
aspectos
en dos
subdivisiones
de este
esquema,
se clasifican
nmero
que aparezca
ltimo
en el esquema,
chinos
305.895
1 (no en 305.26)
Clasifique

las

obras

generales

en

sido
con

las

materias
o ms
con el
ej.
ancianos

301

SOCIOLOGIA

301

Obras

generales

Clasifique
sobre
la

aqu
las
antropologa

Clasifique
sociologa
la sociedad
asunto,
ej.

diversos
aplicada
que no
historia

obras

generales

rmtropolog&
cultural
y
rmtmpologia
criminal,
364.2;

Tipos

de

.72

Primitivas

.74

Avanzadas

la

sociedad,

tpicos
de la sociologa
en 302-307,
en 361-365,
un determinado
aspecto
de
figura
en 302-307
se clasifica
con el
universal
900

Para
.7

sobre

social,
vase
cmtropotogia

306;
fisica,

573

sociedades

207

S.idema de ctah&catibn
1980. Esquema.

decimal

Uwey.

Edicin

en espaol,

03
CONDICIONESECONOMICAS.
INVESTIGACION ECONOMICA. SISTEMA ECONOMICO

03,Ol
INVESTIGACIONECONOMICA. CIENCIAS ECONOMICAS
03.01.1
CIENCIAS

ECONOMICAS / ECONOMICS

BT Ciencias aocalea
NT Economa agraria
Economa de la educacin
Economa de la empresa
Economa industrial
RT Historia econmica
03.01.2
ANALISIS

ECONOMICO / ECONOMIC ANALYSIS

BT Anlisis estadstico
RT Tcnica administrativa
INDICADOR ECONOHICO / ECONOMIC INDICATOR

RT Indicador

social

INVESTIGACION

ECONOMICA / ECONOMIC RESEARCH

BT Investigacin
MODELO ECONOMICO / ECONOMIC HODEL

BT Modelo
RT Tcnica administrativa

63

Tesauro de la formacin profesional,

compilado por EmmaLinares.
Montevideo,
CINTERFOR, 1979, Vol.
1, p. 63.

Plan de. chi&atibn,

---

VA

PLASTICS
ANO
RUBSER
TECHNOLOGY
Plastlcsandrubbcrlndustries

VBK
VBL
ZKDJ

6y products:
VA2
VA28
VA2D

PlaStiCS
Subdwidc
by properfy.
Thcrmopldstlcs
Thermosettlng
plast~cs
Subdwjde
by form
* Plastfc coatina
TXA

VA3
VA4
VA6
VA6/HYR5
VAG:HYRA

VCH

Natural
poiymer;
Gurns (natural)
Shellac
OlNXeSinS
Rubber
BJlSl8
AlglareS
CellUlOS3
Ccllulose
8518rs
Cellulose
acetate
Cellulose
Ibare
Cellulos~
cthers
Proteln plasucs
I ignin plast1cs
Synthetlc
wlymers
Synlhet/c
polymcrs
are dwided
inro IhrcP main yrou/p
show:ng
the ma,or
suhd,ws,ons
w,rh/n
each gmup
Oniy lhC VlLwf commoni,,
used pl~st~cs
are lisred
Add,!,r>r.s msy be made by adding
ptasocs
undcr
fh
appropri.He
suhd,v<s,or,s
usmg r,,, alphabel/cal

VB2
v B3
VB4
VB5
VHG
VB7
VBC
VBD
VBE
VBti
VBH
VBI
VBJ

vaw
vc
vc2
vc4
VC6
VCB
VCB
VCD
VCE

VA2IF7V
VAZ/FBD
VA2IFBW
VAZ/QYD
\AB
VAC
VAD
VAE
VAG
VAH
VAK
VAP
VAQ
\fAR
VAS
VAT
VAW
VAY
VR

VBM
VBP
VBS
VBV

Polyethylenc
Polypropylene
Polystyrene
Olefmc polymer
comlvmcrs
Alcohni
plymcrs
POlVVlVl alcohol

VCI
VCK
VCL
VCP

VCR
VCT
VD
VO2
VO4
VD6
VDA
VDB
VDD
VDE
VDF
VDH
VDI
VDK
VDL
VDN
VDO
VDP
VDR
VDS
VDT
VDV
VDW

uy pmcosses:
VE

Ester polyxrs
Polvlyl
acetate
Polyvlliyl
Ar.Ef&?
copoiymers
Acryl,r
,L:SIS

Aitchison,
Alan Compsa y Ralph
English Electric
Co., 1969.

Butadlene
Imlymcrs
Ncoprene
Ruladlene
copolyrwrs
Synthet~c
rubbers
* Nconrenc
VCK
S&w
rubber
VDT
hpK+ne
Chloroprenc
Condensarlo
t,olymers
Polyesters
Polyester flbres
VRH
Phthalntes
Polvcarbonates
Polyamides
Nylons
Nylon flbres
VRJ
Polycirethanes
Epoxy res!s
Araldltc
Alkyd res,5
Phenollc
rcs~ns
Formaldehyde
resms
BaCelIte
Ameno rcsins
Urea formaldehyde
Melamtne
restns
Ioryanic
polymx
SIlIco polymers
Sil,cone ruhbcr

Ireland.

Plastics proceswng
Anneallng
UA
* Castlng
u7
Compor.,te
fabcat,on
* Extruslon
TG
* Foam~g
tJM4
M~x,ny
UMB

Compilado por Jean

Leicester:
The

HYY

167

CHAPTEH0

BIOLOGY

[PI
WI WI

orgm 8nd Ipecid gmupbg

Eauma8tin

Problcm

Enumemdoa

Cl Orgaat Facec

0 I A gcard mxouat 6f lik al Pbiologicalphcnomcmn

rhouldbt plen
IhoOqpa Nuqbcr 1.

G2 ProMcm Faaet
Q2~$,sW&~ & f&& & & p&&&
$&t & 33 Meta.
bolism w 341 or 345 or 346 or any of thcir subdivisions, [2M]
shou)d be addcd. It may bc callcd Substsnce Facet. The foci
In Sc are tka rama as for E Chcmirtry . This array may k
augmentcd by (SD).
025 Whcn the fbcrn in [E] is 12 to 18 oc 5 01 auy o its rub=
divisions, (SI may have to be addcd.
c:12.s751h4
0:19.44

BM
hth Sodeur pro P8un8ei FIom Penniu. 1875-

O:S+i,N

Phnm and miaula of India for cvwybody

echnicrl) confacncafa
Procediq,
meradon*

gfp

Molhemrtic8l blophyI&

the&otecth dNature, 164G-

MIrroreopical
tulatonl~

1*79

Exakado

de Las tab&uh pntip&ecl

de ta &ui&kati6n

S .R. Ranganathan.

--.--.

-~.-

Colon.

CcU mc4nlwna
ch
CyKlplUBm
C:yIoplawll prope-r
Cchtrtwome
Choodriosomc
Mcloplenic body

116
12

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Foci in [E] cwn [2P]
1
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12
13

Nacleu~
Nuclcrr membrnne
I:
Chromation, Linin
16
Nuclear acida
Nuckar rap,karyolymph 19
Nuckoli
E
KaryoIolnc
196
Plamwxome
l9B
i;olgi sppwatu,
1995
Gene
2
lsue
3
Olhcr divihr & ns in
L Ucslldne md X Botany
32
qr rh casenay br
33
331
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332
33C
Pathogcnk
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931
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05591
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341
345

M0LUbtdn

PIdinrlnsuiSr

Nonunclature, clusification
Natural history
Popular dcscription
Picture
EYw
hf.Ics-oscopy
scctioning
Fixing

Mounting
Stdniflg

Microphotogrnphy

Morpholofl
P~ypiobY
Ab~rptIon
MetahoUrm

Annbolism
Katnholiam
Phyrkal &ct
Material vibmtion and
movemcnc
Heat productlon
Ibdiation pKlduction, hxitogcnetic radiarion
Ekctrkal ef&ct
lzz%:
r:
Inanition
Wanr flxting

346

ii4

!251

Etiacto

de k?a~ XabLah ptincipakt~

Clasificacin

facetada

de la cLaL&icacibn

S.R. Ranganathan.

CoLon.

162

Mamothesamub.

OCDE. Exmcto

de La titi

de

debupXomu

conind.Lcacn
dela
htiacione6
awbntcas.
Macrothesaurus
para el tratamientodela
informacin
relativa
al desarrollo
econmico y social.
Nueva edicin espaolapreparadapor
Jean
Parfs: OCDE, 1979, p. 162.
Vet.
---.--

.--

---....___

LA.CCASIFICACION

La clasificacin
es una operacin que describe el contenido
de un documento determinando su tema principal
y a veces uno
o dos temas secundarios
que se traducen a trminos ms apropiados que figuran en el lenguaje documental que se utiliza.
Por lo general,
se trata de una ordenacin cuyos trminos se
expresan con smbolos. Pero se pueden utilizar
tambin
los
trminos genricos de un lenguaje documental,
como los nombres de campos o de grupos de una lista
de descriptores
o de
un tesauro (ver el capitulo
Lenguajes documentales).
En el caso de las preguntas,
se determinar
del mismo
modo en qu clases y subclases de la clasificacin
se ha ordenado la informacin
que est en capacidad
de suministrar
las respuestas.
Esta operacin se sita en la mitad de la cadena de documentos,en el momento de la entrada de los documentos al
subsistema de almacenamiento y de bsqueda.
Objetivos

La clasificacin
tiene por objeto permitirelordenamiz
to de:
Los documentos primarios
en los anaqueles correspondientes
cuando los documentos se disponen sistemticamente.
Las reseas bibliogrficas
en los ficheros
sistemticos.
Las reseas o referencias
bibliogrficas
en catlogos impresos o los productos documentales (boletines
bibliogrfi
cos, boletines
de resmenes).
El inters de utilizar
una clasificacin
consisteenque
ella permite:
Armonizar la disposicin
flsica
de los documentos con la organizacin
de los ficheros,
lo que simplifica
la utilisobre todo si tienen acceso
zacin de las colecciones,
directo.

172

La

clasificacin

Clasificar
la informacin
en un nmero relativamente
restrin
gido de categorias
que pueden corresponder
cada una a?T
campo particular
de inters
de un grupo de usuarios.Por
vegetal",tendremoslas
ejemplo, en una clase "produccin
subclases "cereales",
"legumbres",
"frutas"...,
en las
cuales los usuarios especializados
en cada uno de estos
productos encontrarn
toda la informacin
que les interesa.
Ordenar por anticipado
la informacin,
en funcin de su tema
principal,
en una serie de categorfas
definidas
lgicamente.
Este acceso sencillo,
rpido y denso es de todos modos
ms rlgido
y menos preciso que un acceso por descriptores.
las unidades de informacin
utilizan
por lo
Frecuentemente,
de contenido al mismo tiempo que un
tanto, una descripcin
lenguaje documental.
Etapas

Las etapas de la clasificacin

siguen el modelo general
de la descripcin
de contenido y comprenden principalmente:
La determinacin
del tema principal
del documento.
La determinacin
de la clase de que depende el tema principal.
La determinacin
de los aspectos formales secundarios
del do
cumento (lugar,
tiempo, forma, lengua) en el casodeque
la clasificacin
incluya
tales indicaciones
en los ndices.
La bsqueda de la notacin que corresponde a la clase elegida.
La construccin
o la seleccin
de la notacin correspondiente segn las reglas propias de la clasificacin
utiliza da.
En ocasiones,
la elaboracin
de la signatura
topogrficaoco
ta del documento,que adems de clasificacin,
compren=
de, segn los casos, las primeras letras del nombre del
autor y el ao de publicacin.
Por ejemplo, un documen
to de R. Duchemin sobre "La utilizacin
de las plantasresinosas
en la reforestacin
en Francia",
tendr
como
referencia
en el CDU:
Silvicultura
se traduce por 634.0
En Francia,
subdivisin
comn
de lugar
se traduce por (44)
Duchemin R.
se traduce por DUC
o sea: 634.0 (44)DUC

La

clasificscln

173

La colocacin
de la signatura
topogrfica
o cota sobre el do
cumento.
La indicacin
de la clasificacin
sobre la hoja de registro,
o la resea bibliogrfica
del documento, en elsitiopre
visto para tal fin.
Los elementos de un documento que pueden indicar
su tema principal
deben aparecer por lo general a la vista.
Norlo permite de modo satisfactorio,pero
es
malmente, el titulo
necesario verificarlo
por medio de la tabla de contenidoode
las principales
subdivisiones
del texto,
o del texto mismo.
Cuando se requiera,
el nombre de la coleccin
o de la
serie puede confirmarlo,
precisando al mismo tiempo el punto
A
de vista,
o la disciplina,
en que se sita el documento.
menudo, la solapa del libro tiene una presentacin
delaobra
esta presentacin
es sobre todo pu
0 un extracto
importante;
blicitaria
y por lo tanto su valor informativo
es muy desipermiten coEl resumen, el prlogo y la introduccin
gual.
mnmente determinar
con rapidez los aspectos esencialesdeun
documento. Lo mismo ocurre con la tabla de contenido
y con
los diferentes
subtftulos
que lleva el texto. Lo ms probable es, por lo tanto, que no sea necesario examinar en detalle todo el documento.
Determinacin

de los

temas

En general,
la determinacin
del tema principal
no requiere un conocimiento
especializado
del campo correspondiez
te, pero tal conocimiento
es siempre deseable. Tampoco es n=
cesarlo consultar
todo el documento, salvo para verificacin
En numerosos casos, sin embargo, el tema principal
no se pre
cisa en una serie nica de trminos.
El autor trata aspectos
diferentes
del tema, de cada uno de los cuales hay que dete21
minar la importancia
relativa
y las relaciones.
Por ejemplo,
el documento citado anteriormente
hubiera podido dedicar deespecies
de
sarrollos
de igual importancia
a las diversas
plantas resinosas utilizadas,
a sus caracterfsticas
de creci
miento y de resistencia
a las enfermedades, a su inters
eco
nmico y a los procedimientos
de reforestacin,
mientras que
el ttulo
slo comprende claramente el primero y el ltimo
tema.
Se trata pues de averiguar
de qu trata un documento dE
terminando los contornos del tema, en lugar de buscar desde
el primer momento la identificacin
del tema principal.
Debe efectuarse
la determinacin
del tema teniendo
en
pueden
cuenta los puntos de vista de la unidad, pues estos

174

La

clasificacin

llevarnos
a eliminar
o a reagrupar ciertos
temas, o a designarlos con trminos ms generales.
Estamos pues en condiciones de formular el tema principal
del documento mediante una
combinacin acertada de los trminos que se han elegido.Esta
formulacin
puede hacerse con un trmino o con un grupo
de
ya sea extrayndolos
directamente
del documento o
trminos,
deducindolos
de la formulacin.
De este modo, en nuestro ejemplo, los cuatro temas se expresan con el trmino genrico
"silvicultura".
Seleccin

de la

clasificacin

La seleccin
de la clasificacin
es en cierto modo una
operacin de traduccin.
El caso ms sencillo
es aquel
en
que el tdrmino escogido para designar el tema principal!eldo
cumento figura tal cual en la clasificacin
que se utilizaT
Es til
verificar
en las tablas sistemticas
si el descriptor de que se trata est bien empleado, con el sentido
que
teniendo en cuenta los temas que figuran en el doconviene,
Efectivamente,
puede suceder que el descriptor
escumento.
t bien en la clasificacin,
pero que dependa de una clase o
de un conjunto que le limite
el sentido en ciertos
aspectos.
"Edificio"
colocado en la clase
Por ejemplo, el descriptor
"Construccin"
con "Puente" y "Carretera",
conlaimplicacin
de que estos objetos se consideran desde su punto de vista
material,
no puede emplearse para describir
su aplicacin
en
el caso de un documento que trate de las ventajas de los edi
ficios
destinados
a vivienda.
A menudo, el trmino elegidono figura en la clasificacin.
Es necesario entonces determinar cul es el descriptor
que le corresponde con la mayor
precisin.
Para ello hay que tener un buen conocimiento
o
por lo menos un entendimiento
claro del tema.
La consulta
de diccionarios,
enciclopedias
y manuales soluciona
parcialmente el problema. Se busca en las tablas
sistemticas
el
descriptor
ms apropiado.
En nuestro ejemplo, podrlamos
tener en la clasificacin
un descriptor
"Arbol"
en la clase
"Especie vegetal"
y un descriptor
"Forestacin"
en la clase
"Actividad
agrlcola".
Habria que preferir
este ltimo
descriptor,
que corresponde mejor a la orientacin
del documento y a su probable utilizacin.
SI se representara
con circuloselcampo
cubierto
por el
descriptor,
por el tema principal
del documento y por la utL
lizacin
previsible
de ste, serla necesario elegir un descriptor
que permitiera
la mayor interseccin
posible
entre
los tres circulos.

La

clesflcacin

175

Es indispensable
la verificacin
del descriptor
escogido con relacin
al documento.
Hay que tener la seguridad de
que l representar
con exactitud,
teniendo en cuenta
natu
ralmente las limitaciones
del lenguaje y del sistema docume
tal, el tema principal
del documento en cuestin.
La clasifi
cacin no debe, en ningn caso, deducir nociones que no figg
ran, o que figuran de modo muy secundario,
en el documento.
Al mismo tiempo, la designacin
del tema debe ser precisa,
o
sea que deben evitarse
los descriptores
demasiado generales
o demasiado especfficos.
Esto se decide sobre todoenfuncin
de las necesidades de los usuarios.
Habr que preguntarse
en
qu seccin esperan hallar
los usuarios normalmente el documento que les interesa.
Esta segunda verificacin
se realiza
informndose en el documento mismo.
La utilizacin
de las secciones generales es cmoda, in
clusive
indispensable
en ciertos
casos, pero est llena
de
riesgos y debe someterse a reglas estrictas.
Por lo general,
las clasificaciones
y otros lenguajes
contienen entradas que
se denominan "Generalidades",
"Otros",
etc., que se ubican
en el interior
de cada clase. Slo deben emplearse en el momento oportuno.
Lo ms comn es que se reserven para documez
tos que ningn descriptor
especifico
pueda describir
conve
nientemente,
o para documentos que se refieren
a varios
te=
mas especlficos
y que no se justificarla
clasificar
debajo
de uno de ellos.
La clasificacin
por temas secundarios
est a veces pe5
mitida por el sistema documental.
Por lo general se limita
a
una o dos entradas adems del descriptor
principal.
Esta cl=
sificacin
sigue el procedimiento
que se acaba de mencionar
para la clasificacin
por temas principales.
Es posible cumplir
las dos operaciones
simultneamente,
pero es preferible
determinar
primero el tema principal,
luego los temas secundarios,
y despus la seleccin
y verificacin
de los descriE
tores correspondientes.
Se admiten dos tipos de temas secundarios:
En el primer tipo, el documento trata dos o tres
temas
de
igual importancia.
Se deja como tema principal
el que
sea de mayor inters para los usuarios y se hacen figurar los otros como temas secundarios.
En nuestro ejemplo, los cuatro temas: especies de plantas resinosas,ca
racterIsticas
de crecimiento
y de resistencia,
inter;
econmico y procedimiento
de reforestacin,
son objeto
de un tratamiento
equivalente
en el documento, pero una
unidad de informacin
que trabaja para los botnicos elegir
uno de los dos primeros temas o su combinacin
como tema principal,
mientras que una unidad que trabaja para los ecologistas
preferir
el ltimo tema.

176

La

clasificarin

En el segundo tipo, el documento tiene un tema principal,

cla
ro, pero parece igualmente til
consignar en la clasificacin uno o dos aspectos particulares
de dicho tema, ya
sea que estos aspectos reclamen desarrollos
muy importan
tes 0 que tengan un inters muy especial para los usua-'
rios. Esta frmula tiene la ventaja de limitar
el empleo
de la seccin "Generalidades"
y de permitir
unaccesoms
directo
y menos global a las informaciones.
La verificacin
de los temas secundarios
debe hacerse
a
dos niveles:
primero,
naturalmente
con relacin
al documento,
como en el caso del tema principal;
en seguida, con relacin
al tema principal
mismo. Hay que estar seguro de quelos temas
secundarios
representan
bien un aspecto particulardeldocumen
to, que se distinga
de los dems. Este aspecto debe despertar
tambin un inters
especifico
en los usuarios,
independientemente del tema principal.
Por otra parte, el tema secundario
no debe en realidad
incluirse
en el tema principal,
especialmente cuando se presume que el usuario busca informacin
sobre ambos temas. Por ejemplo, las caracteristicasdecrecimien.
to, de resistencia
a las enfermedades y el inters
econmico,
podran hacer partedelmismo
conjunto con las especies resino
sas para el administrador
forestal,
pero esto no seria posi-ble en el caso del economista o del planificador.
La reclasificacin
consiste en clasificar
en una
nueva
clasificacin
los documentos que ya han sido clasificados
en
otra.
El caso se presentaporlo
general cuando una unidad re
cibe reseas bibliogrficas
clasificadas
en una clasificacin
general (por ejemplo, CD o Biblioteca
del Congreso), si dicha
unidad utiliza
una clasificacin
especializada.
Ocurre lo mis
mo cuando la unidad cambia de sistema de clasificacin.
Esta operacin de cambio de sistema es semejante a la se
leccin que se hace de la clasificacin,
a partir
de los trz
minos seleccionados
para describir
el tema principal.
A menos
que se haya establecido
una tabla de concordancia
entre
las
dos clasificaciones,
ser necesario examinar el documento ori
ginal o por lo menos su resumen. Inclusive
si existe la tabl
de concordancia,
es de todos modos aconsejable
verificar
el do
cumento original.
La primera clasificacin
presenta casi sie;
entradas ms generales que la segunda y/o se basa en cri
ve
terios
clasificatorios
diferentes.
Hay que comparar pues 1aS
dos tablas sistemticas
para saber cul es el campo que cubre
cada descriptor.
Debe mantenerse en lo posible la coherencia
lgica entre los descriptores
de las dos clasificaciones.
Se
presenta un problema semejante cuando la descripcin
del contenido se hace simultneamente
con una clasificacin
para el
tema principal
y un lenguaje documental para la indizacin,
cuando la bsqueda abarca el conjunto de la descripcin.

La

177

clasificacin

El enriquecimiento
del tftulo
es unaopcracinelemental
de la descripcin
del contenido.
Se recurre a esta operacin
cuando el titulo
del documento es uno de los medios utilizados para la bsqueda o para distinguir
el documento en los
productos de difusin,
sobre todo si el tftulo
originalnoes
Incluso en las publicaciones
cientlficas,
ocurre
muy claro.
que el tZtulo slo muestra un aspecto del documento (en nuez
'La utilizacin
de
tro ejemplo, el documento titulado:
las
plantas resinosas
en la reforestacin",
podra referirse
t+
bin al inters
econmico de estas especies,
en la forma si"Las ventajas
econmicas de la reforestacin
en las
guiente:
plantas resinosas",
o acomodarse a las intenciones
publicit&
rias o polmicas con un titulo
como : "Revolucin
en la refo
restacin";
pueden darse tambin titulos
muy generales
como
"Aspectos recientes
de la reforestacin").
Para poder emplear los tftulos
como medios de bsqueda
documental,
es menester pues enriquecerlos
si se observa que
son poco significativos.
Para esto hay que hacer una rpida
descripcin
de contenido,,que
precise bien el tema. Despus
se decide qu trminos deben aadirse al documento original
con el fin de expresar correctamente
el tema principal
del
documento. Estos trminos se aaden entre parntesis,despus
del titulo
original.
En ciertos
casos, por ejemplo,
en los
boletines
de informacin
rpida se llega hasta fabricar
arti
ficialmente
un nuevo ttulo.
En el ejemplo que hemos utiliza
do tendriamos:
"Revolucin
en la reforestacin
(con plantas
resinosas,
en Francia)".

Cuestionario

de verificacin

LA qu se da el nombre de clasificacin?
iPara qu sirve la clasificacin?
Qu nos informa la clasificacin
sobre un documento?
JQu diferencias
deben existir
entre clasificacin
principal
y clasificaciones
secundarias?
JEn qu elementos de un documento se puede hallar
ms fcilmente la indicacin
de su tema principal?
iExpresa siempre el ttulo
de un documento su tema principal?
De qu modo se efecta la reclasificacin?

178

,.a

clasficacn

Bibliografa

FOSKETT, D.J.
ffandbooh

Classification.

En: Batten,

06 apecaL .lTLhtitikip

W.E. (dir.publ.),

and in~omaCon wohlz,

1975.
4a. ed., cap. VII. Londres, Aslib,
MALTBY, A. Cta..ui~icaton in tie 19704. A aecond took. Lon
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Hamden, Conn., Linnet Books,1976:
and indeting in btience,
Za.
VICKERY, B.C. Clcubi~ication
ed. Londres, Butterworth,
1959.
Ver tambin
les.

la bibliograffa

del capitulo

Lenguajes

documentz

LA INDIZACION

La indzacin
es una de las formas de descripcin
del contenido. Es una operacin que consiste en escoger los trminos
ms apropiados para representar
el contenido de un documento.
Estos trminos se expresan en el vocabulario
del lenguaje dg
de
cumental que se ha elegido para el sistema
y se ordenan
tal manera que puedan constituirse
luego los fcherosqueser
virn para la bsqueda. Es por tanto la operacibn central
de
todo s'fstema documental,
tanto para el almacenamiento
como
para la bsqueda de la informacin.
La indizacin
se sita
por lo general en la mitad de la cadena documental: bien sea
en el momento de la entrada de los documentos al subsistema
de almacenamiento y bsqueda de la informacin
o en el mamen
to de la bsqueda. Efectivamente
las preguntas deben describirse en los mismos trminos de los documentos para que pus
da compararse el contenido de dos conjuntos
ye determinarse
qu documentos responden a la pregunta.
Sin embargo, la ndA
zacin puede tambin tener lugar durante la produccin de un
documento primario
si su extensin
es suficiente.
Enestecael
autor
o
un
especialista
establece
la
lista
de
los teSOI
mas tratados
en la obra haciendo una remisin para cada uno
de estos temas, a las pginas en que se hallan los desarrollos correspondientes.
sea
Los productos de la indizacin
son los indices,
o
las listas
de t%minos significativos.
Pueden imprimirse
en
el documento primario,
generalmente al final,
o en publicaciones secundarias
corrientes
u ocasionales.
Tambin pueden
incorporarse
en los ficheros
manuales o legibles
por mquina
que permiten seleccionar
los documentos en funcin de los t=
mas que tratan.
En ambos casos, los Indices sirven para localizar
la ir
formacin y seleccionarla
con el fin de responder a las necc
sidades de los usuarios.

180

La

indizeci6n

El nivel de indizacin
varia segn las necesidadesylas
posibilidades
de la unidad de informacin.
Puede limitarse
a
los principales
temas, que es el caso de la indizacin
genrica, muy semejante a la clasificacin,
con la diferencia
de
que casi siempre es mltiple , o sea que puede identificar
va
ros temas, mientras que la clasificacin
es generalmente z
que debe identificar
el tema principaldeld~
nica, es decir,
cumento. La indizacin
puede abarcar, y es el caso ms frecuente, el conjunto de los temas tratados en el documento,pe
ro identificndolos
con trminos ms o menos generales;es
eS
ta una indizaci6n
intermedia
que puede comprender hasta diez
descriptores.
Puede abarcar todos los temas, describindolos
con cierta profundidad
con ms de diez descriptores;
esta es
precisamente
la indizacin
en profundidad.
Puede, por ltimo,
abarcar la totalidad
del texto, prcticamente
frase por fraexhaustiva,
utilizada
sobre tose; es la llamada indizacin
do para el anlisis
profundo
de los textos,
como ocurre,por
ejemplo, en los procesos jurldicos.
Como todas las descripciones
de contenido,la
indizacin
puede ser selectiva,
es decir,
no retener del contenidodeun
documento sino la informacin
que pueda interesar
a los usuaros de una determinada unidad documental.
La influencia
de las caracterlsticas
del sistema de informacin sobre la indizacin
es muy grande. Tericamente,la
descripcin
de los temas tratados por un documento puede lle
varse muy lejos en cuanto a la precisin
y la exhaustividad
de dichos temas, hasta el punto de convertirse
en una especie de reformulacin
normalizada
del documento en su conjunto. Sin embargo, an cuando se dispusiera
de los medios,esta
prctica
no servirla
para nada. Como todas las actividadesde
la informacin,
la indizacin
es primero que todo una herramienta de trabajo que debe permitir
la localizacin
de lasin
formaciones tiles
destinadas
a categoras
bien precisas
de
usuarios que cumplen determinadas
tareas investigativas.
El
nivel de la indizacin
debe definirse
por lo tanto, de modo
que estas necesidades puedan satisfacerse
al menor costo.
Adems, la calificacin
y el volumen del personal dispc
nible,
la cantidad de informaciones
por tratar
y su natural2
za, el sistema de almacenamiento y de bsquedadeinformacin,
la naturaleza
y la materialidad
de los productos y de losse
vicios
de difusin
de informacin,
lo mismo que los medos
financieros
disponibles
imponen asimismo limites
a la seleccibn del nivel y de los procedimientos
de la indizacin.

La

indizacibn

181

Las personas encargadas de la indizacin

debenteneruna
especializacin
en el campo tratado,
especializacin
que pue
de variar
segn el nivel que requiera
dicha indizacin.Cuan~
to ms profunda sea la indizacin
ms necesario
ser para
conocer muy bien los temas tratados.
realizarla
eficazmente,
Esto resulta
todavla ms cierto en la indizaci6n
de las preguntas, pues se requiere
comprender muy bien lo que busca el
usuario y lo que quiere realizar
con la informacin
que obtenga.
Formas de indizacin

Las formas de indizacin

son variables.
La indizacibn
puede ser nica cuando, adems de la descripcin
bibliogrfi
ca la realiza
la misma persona que responde por la totalidad
del tratamiento
intelectual,
o cuando la lleva a cabo
otra
Tambin puede realizarse
sucesivamente por varas
persona.
de sus distintos
pasos (extraccin
de
personas, responsables
los trminos,
traduccin
al lenguaje documental,
verificacin) o responsables
de los distintos
niveles,
por ejemplo,
s la indizacin
debe hacerse a nivel genrico,
a nivel
intermedio o en profundidad.
Tambin se puede realizar
en su
totalidad
por una sola persona para que otra ms experimentz
da la verifique
luego sistemticamente.
Pueden igualmente
realizarla
en su totalidad
varas personas.
Los resultados
se comparan luego y se incorporan
a la descripcin
final,
lo
que garantiza
una indizacin
eficaz y homognea. Esta ltima frmula slo resulta
prctica
como operacibn de control
o
en los casos de sistemas que requieren
una indizacin
profun
da. En cualquier
caso, hay que hacer verificaciones
colecti=
vas por lo menos de una parte de las indizaciones.
Son ayudas de la indizacin
la estructura
de los formatos y la presentacin
de las hojas precodificadas.
En muchos
que exsistemas, se mantienen guias y manuales actualizados
ponen el procedimiento
a seguir,
las reglas de escritura
con
ejemplos de los casos ms frecuentes,
de las principales
dificultades
y de las soluciones
correctas.
Pueden establecerse tambin casillas
para los diferentes
tipos de documentos
y temas, que permiten definir
la lista
de los elementos desEl computador es un excelente
auxi
criptivos
que se desean.
liar de la indizacin,
ya sea a nivel de manipulacindelle~
caso en el cual el computador puede ndi
guaje documental,
ciertos
car los descriptores
seleccionados
para representar
o los descriptores
que se retrminos del lenguaje natural,
fieren a un tema, o el nmero de documentos que ya han sido

182

La

indizacin

indizados
con un descriptor,
etc., o a nivel de la extraccin
de las nociones significativas,
a partir
del titulo
y del resumen, o incluso del texto, segn las tcnicas que se utilizan para la indizacin
automtica.
Cuando la indizacin
se ha
ce con un lenguaje jerarquizado,
el computador
suele
usarse
para definir
automticamente
los descriptores
del nivel superior o relacionados
a partir
de descriptores
especlficos
sea
lados por el indizador.
Tambin puede emplearse el computador
con cualquier
tipo de lenguaje documental para verificar
la
existencia
y la correccin
de los descriptores.
Etapas

de la

indizacin

Las sucesivas etapas de la indizacin

siguenelmodelo
ge
neral de la descripcin
de contenido que explicamos anteriormente (ver el capitulo
Lenguajes documentales)
y comprenden
en particular:
La revisin
de los objetivos
de esta operacin,
s se considera necesario.
El conocimiento
previo del documento.
La determinacin
de.su tema principal.
La identificacin
de los elementos del contenido que debendes
cribirse
y la extraccin
de los trminos
corresponden=
tes.
La verificacin
de la pertinencia
de los trminos elegidos.
La traduccin
de los trminos del lenguaje natural
a los trminos correspondientes
del lenguaje documental.
La verificacin
de la pertinencia
de esta descripcin.
La formalizacin
de la descripcin
cuando el sistemaprevreglas especiales
de presentacin
o de escritura.
Cuando la indizacin
abarca varios niveles,
se puede repetir el proceso para cada nivel o realizar
la operacin para
el conjunto de niveles.
La indizacin
puede cumplirseapartir
del tftulo
s ste es significativo;
se obtendr solamente un
nmero limitado
de descriptores,
por lo comn generales.Sb
el
resumen est bien hecho, puede fundamentarse en lloesencial
de una indizacin,
lo que representa
una verdadera
economla
de tiempo. Sin embargo, es deseable de todas maneras poder ve
rificar
la validez
de la descripcin
sobre el documento completo.
Una indizacin
profunda o que responda a criterios
muy
especlficos
slo puede efectuarse
en el documento original.De
todos modos, hay que decir que siempre resulta
ms procedente
realizar
la indizacin
a partir
delmismodocumento.
Hay que iniciar
la operacin con un conocimiento
msorne
nos superficial
del documento que nos permita determinar suna-

La

indizacin

183

turaleza
y objeto.
Este primer conocimiento
puede deducirse
de la forma del documento. Por ejemplo, una tesis expone los
resultados
de una investigacin
cientlfica
y normalmente debe presentar
conocimientos
nuevos; en cambio, un folleto
de
divulgacin
est dirigido
al pblico en general y presentaen
trminos sencillos,
casi siempre de alcance prctico,los
as
pectos esenciales
del conocimiento
que encierra
un tema. Es
importante
caracterizar
de una vez el documento o la pregunsaber de qu se trata y cul es el objetivoque
ta, es decir,
S la descripcin
bibliogrfica
no contiene estos
persigue.
elementos descriptivos
o no es utilizable
en las operaciones
de bsqueda, debern incluirse
en la indizacin,
pues son un
aspecto importante
para poder valorar
un documento.
Debe determinarse
igualmente el tema principal
del docu
mento, cualquiera
que sea el nivel de la indizacin
deseada,
o sea que se debe definir
a qu parte de la disciplina
o rama del saber pertenece dicho tema. Esto permite orientar
el
resto del trabajo.
Se pasa luego a un examen ms profundo al analizar
el
conjunto del documento en funcin del nivel de indizacin
La extraccin
de los trminos expresivos
se a
que se desea.
delanta de acuerdo con la organizacin
que tiene el documento.
Asimismo es til
sealar la importancia
relativa
del 1~
gar que ocupan los distintos
temas encontrados.
Se trata de obtener una imagen lo ms exacta
posible
del documento original,
o sea que el indizador
debe retener
todos los trminos tiles
que le permitan describir
completa
mente los conceptos y objetos que abarca el documento en 1;
medida en que stos interesen
a los usuarios de determinada
unidad documental.
Por tanto ser necesario adelantar
una se
leccin en funcin de tales intereses
y de las posibilidades
posteriores
de bsqueda.
Esta seleccin
puede ser inmediata
o se puede realizar
en una segunda etapa, lo que es preferible, sobre todo en los temas cuya utilidad
es dudosa. De todas maneras, los temas que no interesen
a la unidad de infor
macin se mencionarn nicamente en forma muy general
0 pg
drn eliminarse.
En cambio, los temas que tengan especial
1;
ters para los usuarios,
pero a los que slo se han dedicado
desarrollos
margnales o datos elementales,
debern destacaE
unidad
se (por ejemplo, en un documento de investigacin,una
de informacin
que presta el servicio
a los investigadoresno
slo se dar cuenta del problema estudiado y de las
concluempleasiones sino tambin del mtodo, de los instrumentos
dos, las muestras, etc.).
Una vez seleccionados
los temas habr que categorizarlos.
Por ejemplo,un documento puede comparar varios fertilizantes

184

Le

indizacin

cuyos nombres se han deducido del anlisis,

pero que no son
de inters
para los usuarios;
sern reemplazadosentoncespor
un trmino ms general como "abono" o "abonos qufmicos".
Un
indizador
experimentado
realiza
esta operacin durante la ex
traccibn,
pero es necesario distinguir
las dos etapas.
Los interrogantes
que debe responder una indizacin
son
los que formulara
un usuario para saber cul es el objeto
de un documento y para qu puede servirle.
Se los puede recordar esquemticamente mediante las preguntas:
"iQu? ,Cmo?
Cundo? iDnde?"
a determinar
los temas de que trataeldo
"LQu?" invita
cumento o la pregunta - por ejemplo, las tcnicas de irrigar
cin, los fertilizantes,
las tcnicas culturales,
los rendila manera co
"LQu?" permite tambin precisar
mientos, etc.
mo se presentan u operan los temas - por ejemplo, el estudi
de una red de irrgacin,
el clculo de las necesidades
de
agua, etc.
icmo?
invita
a precisar
las distintas
circunstancias
que rodean la accin, las causas, las consecuencias,
los ob- por ejemplo, introduccin
de nuevas culturas,
sejetivos
quia persistente,
etc.- lo mismo que ciertasmodalidadespr~
utiliza
ticas que acompaan-la accin: riego por dispersin,
cin de un modelo para el estudio,
etc.
"Cundo?" propone precisar
la fecha o el periodo en el
cual se cumple la accin, pues esta fecha es por lo general
diferente
de la fecha del documento.
"iDnde?" propone precisar
el lugar en que ocurre la ac
cin cuando se trata de una zona geogrfica
determinada.
Al=
gunas informaciones
~610 tienen que localizarse
a nivel
del
pais, pero muchas otras deben hacerse en una escala menor:de
ciudad, pueblo, barrio,
regin agrcola,
etc.
partamento,
Los trminos escogidos se traducen casi siempre al lenguaje documental,
por lo menos en las indizacones
queserea
lizan en las unidades de informacin.
A veces, adems, slo
se seala esta fase del trmino de indizacin.
En el caso de
una indizaci~~ realizada
en el momento de la produccin
del
documento prtiario.
no se plantea el problema
de localizar
en la misma seccin informacin
proveniente
de distintos
doSlo es necesario entonces establecer
la lista
de
cumentos.
todos los trminos expresivos
y tiles
del texto y clasificarlos por orden alfabtico
o por temas (o grupos) cuyos diferentes
aspectos se sealan con trminos
ms especIficos
clasificados
alfabticamente.
Se procede de la misma manera
en una unidad de informacin
que trabaje en lenguaje libre.
Cuando se utiliza
un lenguaje documental,
cualquiera
que sea,
pueden ocurrir
varas cosas:

La

indizacin

185

1. Un trmino extrafdo
del documento puede figurar
tal
cual
en el lenguaje documental.
Se puede estar segurodeello
revisando la parte alfabtica
de este lenguaje.
Se puede transcribir
entonces, pero es prudente,
a menos que
se conozca perfectamente
el lenguaje documental, verifi
car en la parte sistemtica
o a partir
delasrelaciones
s el trmino est bien empleado en la misma
indicadas,
acepcin.
S no es as, habr que guiarse por el punto
tercero de esta enumeracin.
2. Un trmino puede figurar
con una remisin a otro
trmino
elegido como descriptor;
este ltimo trmino es el que
habr que utilizar.
3. Un trmino no figura en el lenguaje documental.
Es necesa
ro entonces definir
a qu categoria,
grupo o clase
de
trminos pertenece,
teniendo en cuenta el principio
cla
sificatorio
adoptado en el lenguaje documental.
LuegZ
se emplea la parte sistemtica
del lenguaje
documental
para buscar el descriptor
ms adecuado. Por ejemplo, el
trmino "Riego por aspersin"
puede no existir
en un
lenguaje,
pero en el grupo "Agricultura
irrigada"se
encontrar "Procedimiento
de irrigacin",
que es el descriptor
que debe emplearse cada vez que se describa una
tcnica especial.
Puede suceder tambin que ningn descriptor
de los que
figuran en el lenguaje documental sea satisfactorio
para tra
ducir una nocin. En este caso, se escoge por lo general
el
descriptor
que jerrquicamente
o por sus relaciones
se aproxime ms a la nocin que se desea expresar.
Al mismo tiempo
puede proponerse la creacin de un nuevo descriptor.
En cualquier
circunstancia,
el descriptor
elegido
debe
situarse
en el mismo nivel de especificidad
que el trmino
extraldo
del documento o la pregunta,
o en su defecto,
en el
nivel inmediatamente
superior.
La organizacin
de los descriptores
es necesaria cuando
el sistema documental ha establecido
reglas de escrituraouPuede ocurrir
tambin que el sistema
tiliza
una sintaxis.
exija a los indizadores
mencionar,
adems de los descriptolos descriptores
genricos
res espec%ficos que han elegido,
o los trminos relacionados
correspondientes
(por ejemplo, a
se aadirla
infraestructura
agrcola).
"Red de irrigacin"
En el caso de las preguntas,
la organizacin
de los descriptores
sigue las reglas que impone la lgica de la bsquc
da que se utiliza.
Lo comn es formar grupos de descriptores
que se precisen,
se complementen 0 se excluyan mutuamente se
gn el orden en que se efecta la bsqueda (ver el captuloBsqueda de informacin).
La revisin
de la indizacin
permi

186

La

indizacn

te asegurarse de que sta es de buena calidad y conforme

a
las reglas propias del sistema.
La practica
el indizador,por
lo menos una vez, y en ocasiones su superior
inmediato.
Desde el punto de vista de la forma, hay que verificar
s las
reglas de escritura
se han tenido en cuenta, s los descriptores utilizados
existen en realidad
y s estn escritos
correctamente.
La calidad de una indizacin
se aprecia segn varios criterios:
La exhaustividad,
o sea que todos los temas, objetos y concep
tos que encierra
el documento estn bien determinadose
la indizacin.
La selectividad,
es decir,
que slo se retienen
las informaciones que interesan
a los usuarios.
segn la cual el indizador
debe buscar y u
La especificidad,
tilizar
una descripcin
que traduzca lo ms de cerca po
sible el contenido del documento, rechazando los
descriptores
demasiado generales o demasiado particulares
con relacin
a las nociones que expresa el documento.
La uniformidad
(u homogeneidad),
consistente
en que todos los
indizadores
o usuarios deben describir
el mismo documen
to, o documentos sobre el mismo tema, de la misma manera.
La verificacin
puede hacerse comparando la indizacin
con el documento original
o con los trminos que se extrajeron primero,
haciendo algunas preguntas de ensayo paraver si
el documento es fcil
de encontrar,
buscando informaciones
sobre algunos de los temas que trata y comparando, s se con
varas indizaciones
de documentos semejan-sidera oportuno,
tes.
Indizacin

de documentos

audiovisuales

Este tipo de indizacin

plantea problemas especiales
a
causa de la ndole propia de estos documentos y de su modo
de consulta,
lo mismo que a la variedad de necesidades a las
cuales ellos puedan responder.
Una que otra vez, estos documentos van acompaados de una presentacin
escrita
muy til
parala indizacin.
No obstante,
es casi siempre necesario ad
quirir
un conocimiento
completo del documento.
Los documentos audiovisuales
presentan varas dimensiones y los percibimos
por lo general de modo ms emotivo
que
un texto escrito.
Por ejemplo, un documento escrito
puede ex
plicar
la presentacin
de un nuevo modelo de tractor;
una f
tografia
del acto de presentacin
del mismo objeto encerrarz

La

187

indizcin

algunas informaciones
que coinciden
con las del texto,peros
lo podrn describirse
convenientemente
teniendo en cuentalas
caractersticas
de las tomas fotogrficas.
iPueden reconocey
se las personas que asisten a la presentacin?
?,El tractores
t parado o en movimiento? Se realiza
la demostraci6n
en el
campo o en la fbrica
constructora?
Segn los casos,la
foto
grafia se utilizar
de modo diferente
(por ejemplo,podr
rng
fcilmente
lustrar
la modernizacin
de la produccin
agrlco
la s la fotografia
se ha tomado en el campo en vez de la fg
Cuando se trata de una pelicula,
habr varas secuenbrica).
cas que muestran las alocuciones,
los diferentes
momentos
de la presentacin
y una cinta grabada con los ruidos
(del
motor) y las palabras (discursos
y comentarios de los periodistas).
El primer problema que hay que resolver
es pues eldela
unidad de descripcin
(unidad documental) que debe serporlo
menos la parte visible
o audible ms pequea que se puede re
aprovechar.
Pero a partir
de esta primera parte, puede agra:
darse segn los usos previsibles
(por ejemplo, se puede buscar la fotografia
de un tractor,
de determinado tractor,
de
un tractor
que se mueve de un lugar a otro en el campo, al -a
nochecer, etc.).
El segundo problema es el de la descripcin
de los conceptos y de los objetos.
i,Qu parte y qu grado de profuno
dad debe tener cada una de estas descripciones?
En nuestro
ejemplo, los conceptos son: mquinas agricolas,
mecanizacin,
nuevos productos y los objetos:
tractor,
campo, tractorista,
pblico,
etc.
Aunque el procedimiento
sea en principio
el
mismo de los documentos textuales,
la descripcin
de los documentos no escritos
debe ser ms formalizada.
Deben estable
terse casillas
de anlisis
para guiar los movimientos de 10:
indizadores
y evitarles
el paso desordenado de un nivel
a
otro (conceptos a objetos,
conjunto a detalles).
Indizacin

automatizada

Es una tcnica a la que se le puede augurar un gran por

pero que todavia no se utiliza
mucho, salvo en el teexperimental.
En esta forma de indizacin
se introduce
al computador
el texto,
o por lo menos el titulo
y un resumen del autor.El
computador utiliza
entonces diferentes
mtodos de identific
cin de los trminos significativos.
Se puede lograr,
por ejemplo, que el computador compare
los trminos de los resmenes y los descriptores
de un len-

venir,
rreno

188

La

indizacin

guaje documental.
Cada vez que un descriptor
aparece enunre
corresponsumen, el documento es indizado por el descriptor
Este mtodo es poco eficaz,
salvo en un campomuyes
diente.
pecializado
en el que el lenguaje natural
y el documental se
aproximan mucho.
Tambin se pueden hacer anlisis
estadsticos
sobre una
muestra de los textos para determinar
la frecuencia
con que
aparecen las palabras.
El pequeo nmero que resulta
casi
siempre no tiene significacin
alguna. Un segundo grupo comprende palabras que aparecen con menor frecuencia
y que se
consideran
significativas.
Un tercer grupo se compone de palabras que aparecen muy raras veces y que se consideran
muy
especificas.
A partir
de este momento, se puede indicar
al
computador cual debe ser la frecuencia
de las palabras
que
hay que retener para la indizacin;
se les hace calcular
la
frecuencia
de aparicin
de las palabras en todo el texto
de
los documentos o en series de resmenes y se pide
extraer
las palabras que aparecen entre dos frecuencias
mximas. Se
retienen
estas palabras para indizar
los documentos. Este m
todo, que slo puede aplicarse
en un campo determinado
eS
pero su debilidad
consiste
en
ms eficaz que el anterior,
que considera cada palabra aisladamente
y permite nicamente
saber que un concepto o un objeto figuran en el documento,pe
ro sin precisar
cul es su funcin.
Actualmente existen mtodos sintcticos
en los cuales
el computador analiza las frases de acuerdo con una gramtica que introduce
en su memoria, teniendo en cuenta por
lo
menos las posiciones
relativas
de las palabras (ocurrencia),
para seleccionar
las que se utilizaran
en la indizacin.
Es
te sistema se aproxima a las operaciones
realizadas
por
ei
hombre y es ms eficaz,
pero ms difcil
de programar.
Estos distintos
mtodos pueden combinarse entre ellos.
La indizacin
automatizada
tropieza
con las necesidades de a
limentar
el computador con los textos completos o con resme
nes, lo que resulta
largo y costoso.
Sin embargo, esta difi
cultad se eliminar
progresivamente
gracias a la generalizacin de la composicin automatizada de los textos.
Aunque el hombre sigue siendo el ms apto para manejar
los numerosos y sutiles
parmetros que regulan la indizacin,
se cuenta hoy con los medos para producir
programas bastante sofisticados
que den a la indizacin
automatizada mayor -e
ficacia.

La

189

indizacin

Cuestionario

de verificacibn

Qu lugar ocupa la indizacin

en la cadena documental?
LQu finalidad
tiene la indizacin?
tEn qu niveles puede realizarse
la indizacin?
iPara qu sirve una red de anlisis?
Qu ayuda puede prestar
el computador en los trabajos
de in
dizacin?
iQu preguntas debe responder una indizacin?
LCules son los medos que garantizan
la uniformidad
delain dizacin?
&Cules son los contenidos de una vista fija que se pueden
indizar?

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190

La

indizacin

191

1.a indizacin

--

31

@5

15

p16

16

ti7

17

08

18
20

10

Ejemplo de formato de indizacin.

Empresa Colombiana
trleos,
ECOPETROL. Bogot, Colombia.
*

*
-

de Pe-

RESUMENES

Resumir es una operacin que permite,

por una parte, disminuir considerablemente
el volumen de la informacin
primaria,
y por otra, destacar los aspectosquetienen
especial
inters
para el usuario.
Los resmenes (abstracts,
en ingls),
como los productos, son textos bastante breves que acompaan al documento o
riginal
o que se incluyen
en el documento que lo sustituye.Como en las dems operaciones de descripcin
del contenido, lapreparacndel
resumen puede hacerse:
Al comienzo de la cadena documental,
cuando se produce el do
cumento primario
(lo ms comn en este caso es que el resumen sea redactado por el autor).
En la mitad de la cadena, cuando los documentos entran en el
sistema de almacenamiento,
de bsqueda y de difusin
de
la informacin.
Al final de la cadena, despus de haber tratadounapregunta,
cuando los documentos primarios
seleccionados
se resumen con el fin de dar una respuesta ms apropiada al usuario (por ejemplo, en el caso de tenerque suministrar
una bibliografla
analtica).
La utilizacin
de los resmenes cumple un triple
objeti
b) la seleccin de inforr
vo: U) la difusin
de informacin;
sobre
macin por el usuario;
c) la bsqueda de informacin,
de
todo en los sistemas automatizados
de almacenamiento
y
btisqueda.
El empleo del computador permite utilizar
los resmenes
tanto para extraer las palabras claves para el almacenamiento de la informacin,
como en las operaciones de bsqueda pa
ra comparar sus trminos con los de la pregunta.

194

Resmenes

Tipos

de resmenes

Los distintos
tipos de resmenes se distinguen
por:
Su extensin,
que normalmente va de varias decenas a varias
centenas de palabras,
pero que a veces sobrepasa las mil.
Los detalles
ms o menos importantes
con los cuales el indiza
dor da cuenta del contenido de los documentos.
Algunos
resmenes, llamados "indicativos",
precisan el documento
en forma sumaria.
Otros llamados "informativos",
contie
nen un nmero ms o menos grande de aspectos o temas quz
pueden interesar
al usuario.
La presencia
o ausencia de elementos apreciativos
o de crltica, que pueden significar
cierta
forma de evaluacin
del
documento.
El hecho de que el indizador
haya examinado el documento original en su totalidad
o que slo haya seleccionado
los
aspectos que puedan interesar
al usuario.
La circunstancia
de que el autor del resumen sea el mismo del
(se habla entonces de resumen de audocumento original
tor) 0 que sea otra persona.
El lenguaje utilizado,
que puede ser un lenguaje natural
libre o un lenguaje artificial
(convencional)
ms o menos
formalizado.
El resumen de autor acompaa numerosos documentos primaespecialmente
en el campo cientifico.
Las normas exigen
rios,
cada vez ms a los autores un resumen del texto en el momento
de su aparicin.
La existencia
de un resumen de autor economi
za tiempo y esfuerzos en el tratamiento
y utilizacin
posteriores del documento. De todas maneras, laspreocupacionesdel
autor y las del sistema de informacin
que registra
su texto
pueden diferir
en gran medida, por lo cual es til
verificar
la pertinencia
de un resumen de autor antes de introducirlo
en un sistema.
Contenido

del

resumen

El contenido esencial
de un resumen est constituido
por
slntesis
del documento original.
Segn las posibilidades
cada caso, el contenido indica cules son:
o los temas tratados
naturaleza
del documento (por ejemplo, un ensayo o la presentacin
de los resultados
de una experiencia)
El objeto del trabajo que se describe.
Los mtodos empleados.
Los resultados
obtenidos.
Las conclusiones
0 perspectivas
propuestas por el autor.
la
de
El
La

Resmenes

195

El lugar, la fecha y, si es necesario,

las circunstanciasdel
trabajo.
Una apreciacin
de la importancia
relativa
del documento en
el caso de un resumen crtico.
La lectura
del resumen debe permitir
al usuario:
Conocer el documento con la suficiente
precisin.
Determinar si necesita tomar contacto con el documento orig&
Si esto no es necesario,
nal.
el resumen debe estar en
condiciones
de poder reemplazarlo
en cuanto a los reque
rimientos
de informacin
elemental.
Esto es muy impar=
tante en el resumen de un documento escrito
en una lengua extranjera
que el usuario no conoce.
El contenido secundario de un resumen puede comprender:
una descripcin
ms detalladadelos
En la parte informativa,
principales
puntos del documento, la descripcindecier
tos aspectos particulares,
incluso marginales,
que ten=
gan inters
especial para los usuarios,
el esclarecimiento de algunos detalles,
tales como los mtodos, los
equipos, los resultados,
etc., sobre todo si son nuevos
y por ltimo la descripcin
de la manera como sehantra tado los diferentes
temas.
En la parte critica,
la discusin
de los diferentes
aspectos
del documento, ya sea en funcin del estado de los conoo en funcin de ciertas
preocupaciones
que
cimientos,
manifiestan
los usuarios.
Procedimiento

de elaboracin

Las etapas de la preparacin

de un resumen son las misde contenido,
mas que se utilizan
en cualquier
descripcin
(ver el capitulo
Descripcin
del contenido).
Si la preparacin del resumen se cumple despus de la clasificacin
y la
lo que significa
un orden lgico en relacin
con
indizacin,
la complejidad
creciente
de los tratamientos,
podr aprovechar los resultados
obtenidos.
Lo contrario
es tambin cierto si la preparacin
de los resmenes se efecta alprincipio
para acelerar
la difusin
de la informacin.
La extraccin
de los trminos se hace ordenadamente, es
decir, para simplificar,
por tema y en funcin de las catego
rias de informes que espera el usuario.
El orden de presenta
puntos
cin y la parte que se relaciona
con los diferentes
del documento primario
constituyen
un elementodeapreciacin
entre otros; los trminos en cuestin no deben necesariamente reflejarse
en el resumen, a menos que sean particularmen"Crecite expresivos
(por ejemplo, en un documento titulado
miento y cuidado del banano" cuyas tres cuartaspartes
seran
dedicadas al crecimiento).

196

Resmenes

Los diferentes
temas,
o facetas,
deben identificarsedez
o sea desde el primer examen del docu
de la caracterizaciGn,
mento. Los trminos no se extraen aisladamente,
sino por grE
pos, ya sea en la forma de frases del documento original,
o
entre
redactando frases nuevas que indiquen las relaciones
los trminos.
Las cualidades
d: un buen resumen son:
Primero que todo su concisin,
cualquiera
que sea la exten
sin del resumen. Se evitarn
sobre todo las expresio-nes y perfrasis
que se puedan reemplazar por palabras,
pero sin pretender
lograr la brevedad en detrimento
de
la precisin.
No hay que menoscabar lasustanciadescrip
tiva con el empleo de trminos y frases muy generales,
que condensan el texto original,
pero que podrlan aplicarse igualmente a cualquier
otro texto. Por lo tanto,
deben emplearse expresiones
tan exactas
y especificas
como sea posible sin exceder la extensin
exigida.
Su condicin
de autosuficiencia.
La descripcin
de un documento debe ser completa e inteligible
sin que se refiera a cualquiera
otra cosa distinta
del documento mismo.
La objetividad.
Hay que prescindir
de las interpretaciones
y
apreciaciones
d1 autor del resumen. El documento prima
ro debe describirse
primero tal como es y en funci
de las necesidades del usuario.
En el caso deunresumen
crftico,
los elementos objetivos
de apreciacin
deben
darse explicitamente.
El peor defecto de un resumen es
carecer de contenido,
0 sea no constituir
sino una par
frasis
del titulo,
y si se trata de un resumen informaestar compuesto de frases comunes, del tipo:
"El
tivo,
autor describe el mtodo y los resultados
de un estudio
sobre la aplicacin
del filo en la conservacin
de las
frutas".
La lengua de los resmenes es generalmente la del autor
del documento primario
o la del servicio
que los produce. Su
cede sin embargo, sobre todo si esta lengua no est muy extendida,
que los resmenes se producen tambin, almismotiem Po, en una segunda lengua de mayor difusin.
Actualmente
se producen algunos resmenes segn procedi
mientos que permiten traducirlos
automticamente
avarias lenguas (por ejemplo, en el sistema TITUS).
No debe emplearse la primera persona.
Las expresiones
deben ser claras,
rigurosas
y neutras.
Todos los trminos de
ben ser inteligibles
para los usuarios;
esta regla se aplica
especialmente
a las abreviaturas
y a los smbolos, delos cua
les slo se autorizan
los de uso corriente
y bien establecidos.
No basta con que los trminos sean precisos,es
necesario que den una informacin
real.

197

Resmenes

La presentacin
material
de los resmenes est sometida
comnmente a reglas estrictas,
por cuanto estos se incluyen
en las publicaciones
o se colocan en los ficheros
manuales o
informatizados.
Paralelamente
a las normas generales,
cada servicio
pro
mulga reglas particulares
relacionadas
con la extensin,
la
compaginacin,
la composicin,
los caracteres.
El incumplimiento de estas normas constituye
impedimento para ingresar
al sistema.
Existen tipos especiales
de resmenes. Ciertos
resmenes utilizan
los descriptores
asignados al documento en el
momento de la indizacin.
Estos descriptores
se unen unos a
otros en frases que encierran
palabras libres
que sirven
de
relacin
entre ellos o que precisan su alcance.
Muy a menudo
se aplican reglas precisas para la composicin de tales res
menes. Los descriptores
se organizan en funcin de su niveljerrquico
y de los diferentes
puntos de vista que impone la
descripcin.
En otro tipo de resmenes que posibilitanelans
lisis
o la traduccin
automatizada,
el orden de los trminos
y su disposicin
en las frases siguen reglas establecidas
de
antemano. En cierto modo, se redactan en un lenguaje particu
lar que cuenta con su propia lgica y su propia
gramtica,
mantenindose inteligible
para cualquier
persona que conozca
las lenguas naturales
utilizadas.
Problemas

relacionados

con ciertos

documentos

especiales

El resumen debe tener en cuenta que existen diversos ti

pos de documentos que presentan caracteristicas
especlficasy permanentes. Por lo general,
stos incluyen
una misma serie de elementos a veces en orden fijo.
Esto ocurre,por
ejem
los inplo, con los proyectos e informes de investigacin,
formes tcnicos,
las actas de las reuniones,
los informes pe
ridicos,
las bibliografas,
los informes crticos,
las
-3:
lecciones
estadisticas,
etc.
El contexto dentro del cual se
producen estos documentos es casi siempre un elemento de apreciacin
importante
que debe figurar
en el resumen, incluso si no se menciona explfcitamente
en el documento. A menudo sucede tambin que estos
documentos estn
relacionauos
con otros documentos de la misma naturaleza
o de otra;por
ey un informe sobre el anlij emplo , un informe de sntesis
sis de los datos en bruto. El documento debe mostrar
por lo
menos esta relacin
y si es posible dar informes suficientes
sobre los otros documentos para permitir
apreciarmejoraquel
al cual se refiere.

198

Resmenes

En la medida en que estos documentos encierren

obligatoriamente ciertos
elementos, y sobre todo si aparecen enunorden fijo
(por ejemplo, para un proyecto de investigacin:
hiptesis y definicin
del problema, revisin,
material,
metologfa,
desarrollo
del estudio,
resultados,
aplicaciones),
el
resumen debe dar cuenta de ellos,
si es posible en el mismo
orden fijo para cada tipo de documento.
El autor del resumen puede ser el mismo deldocumentopri
de
mario;en su defecto un empleado especial que se encargue
este trabajo.
Para poder resumir correctamente
un documento
hay que conocer muy bien el tema que trata,
o sea tener
una
formacin y una experiencia
en el campo correspondiente.

Cuestionario

de verificacin

LCules son las ventajas e inconvenientes

de un resumen de au
tor?
Pueden hacerse resmenes al final de la cadena documental?
Con qu cambios de estilo
seria aceptable un resumen que no
hiciera
otra cosa que retomar el ttulo
del documentoprz
mario?
iSe pueden emplear en un resumen abreviaturas
que no pertenecen al lenguaje corriente
de los usuarios con el fin
de
ganar espacio?
Puede un resumen referirse
exclusivamente
al aspecto marginal de un documento?
LQuines pueden elaborar los resmenes?
iCul debe ser el estilo
de un buen resumen?

BibliografTa

and abstracting.
En: Kent, A. y col.
BERNIER, C.L. Abstracts
aMd in6ohma-Con
(dir. publ.) . Encyctopecka od l!ib~tiy
btience, Vol. 1, p. 16-38, Nueva York, Dekker, 1968.
BORKO, H.; BERNIER, C.L. A6~ktatin.g
concepti and metho&.
Nueva York, Academic Press, 1975 (Libraryandinformation
science series).
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO). Techni
ab&uw&
dOh pubkXcaT
cal Committee 46. Documetition

tioylb and documevl;tcction. Pocumen.ta.&on: anaty4eb pow

et ta documentation. Ginebra, ISO,1976.

Le.4 pubLk&on.

199

Resmenes

Ejemplo

de resumen

de un documento

J.G. y H. Tschinkel
Contribucin
a la proteccin
de los combustibles
lizacin
y economa de cuatro tipos de reverbero

leosos:
[21 p.].

reE

Resumen de autah
En varias regiones ridas,
la destruccin
de la capa vegetal,
que proviene de la necesidad de lea y de carbn de madera,ha
alcanzado proporciones
alarmantes y ha llevado a los gobiernos a estimular
la utilizacin
del gas y del petrleo como sus
titutos
de los combustibles
leosos. Con el fin de elegir
coz
rrectamente
un tipo de reverbero que convenga a las zonas rurales,
se ensayaron en el laboratorio
cuatro modelos de un so
lo quemador. Estos modelos son: 1) un reverbero a presin,
de
petrleo;
2) un reverbero de mecha variable,
de petrleo;
3)
un reverbero de mecha fija,
de petrleo;
4) un reverbero
de
gas propano o butano.
Se hizo la comparacin de la economa
de combustible,
la produccin mxima de calor, el tiempo
de
graduacin y las propiedades de funcionamiento.
El ,reverbero
a presin,
de petrleo
result
superior,
casi en todos los as
pectos; aunque las propiedades de calentamiento
del reverbero
de gas fueron semejantes, el alto precio del propano en Tnez
demostr que el reverbero a presin,
de petrleo
es el ms econmico.

Ruumen a base de dticnip-toheb

Economia. Bosques.
Estudio de/Economia domstica/en/Zona
rural/.Comparacin
de
cuatro tipos de reverberos
para la/Coccin/de
los alimentos
decidida en favor del reverbero de/Petrleo/.
Estudio que contribuye
a la/Proteccin
del bosque/evitandola
utilizacin
de la/Lea/o
sea la destruccin
de la/Caja vegetal/.

---

_-.

200

Resmenes

Rebumen inductivo
Estudio comparativo de las propiedades flsicas
y econmicas
de cuatro tipos de reverberos
de petrleo
y de gas utilizables en medio rural en Tnez.

Resumen in~omativo
Estudio comparativo en laboratorio
del reverbero
a presi6nde
petrleo;
del reverbero
de mecha fija,
de petrleo;
del reverbero de mecha variable,
de petrleo
y del reverberodegas
butano o propano en lo que se refiere
a la economladecombug
tible,
a la produccin mxima de calor,
al tiempo de graduacin y a las propiedades de funcionamiento.
En Tnez, tenien
do en cuenta el precio del propano, el reverbero
a presin,
de petrleo,
es el ms econmico.
Sus rendimientos
son superiores.
La utilizacin
de este medio de calefaccin
en medio rural
permitirla
frenar la destruccin
de la cobertura vegetal.
*

LOS CATALOGOS0 FICHEROS

Un catlogo es una serie ordenada de referencias

odeinscriE
ciones que registran
las partes de una coleccin.Rxisten
catlogos comerciales
que indican cules son en un momento dado los productos que se fabrican
y/o distribuyen.En
el pre
slo se tratarn
los catlogos de las unidasente capitulo,
des de informacin
que enumeran y describen
los documentos
primarios
y/o la informacin
de que disponen dichas unidades,
o sea, los catlogos consisten
en descripciones
bibliogrficas (ver el captulo
Descripcin
bibliogrfica).
Existen varias clases de catlogos,
segn el soporte
o
base material
(papel, fichas de cartn, soporteslegiblespor
mquina, etc.),
que utilicen,
segn su ordenamiento y segn
su contenido.
Por lo general,
se utilizan
simultneamente
varios tipos de catlogos.
Con el desarrollo
de la automatizacin,
los
catlogos
se producen cada vez ms en forma de archivos legibles
por
mquina, de modo que el trmino archivo tiende
a sustituir
al trmino catlogo.
Los catlogos son en cierto modo la memoria de las unidades de informacin,
lo que indica su capital
importancia.
Todas las operaciones de servicio
a los usuarios y las numerosas operaciones de gestin se fundamentan en el aprovechamiento de los catlogos.
La utilizacin
de los catlogos es mltiple.
Sirven para:
Identificar
un documento primario.
Localizar
un documento primario.
Recuperar los documentos primarios
que den la informacin
re
querida con base en los nombres de los autores,
temas,paises, etc.
Manejar los fondos documentales , pues los catlogos permiten
conocer en detalle
y en cualquier
momento su composicin.

202

Los

catlopos

Presentacin

ficheros

material

Los catlogos
tienen diversas
formas de presentacin:
Manual. Se trata de los catlogos tradicionales
sobre libros
de registro,
hojas movibles o ms comnmente sobre fichas de cartn. Las grandes unidades de informacin
publican tambin sus catlogos en forma de libros.
Cuando los catlogos se imprimlan por los mtodos
tradicionales,
en el momento de su aparicinerafrecuen
te que ya hubieran caducado. En cambio, ennuestrosdlas
la utilizacin
de la informtica
permite acelerarsupro
duccin y facilitar
su actualizacin.
En la actualidad:
las unidades de informacin
producen
mensualmente
sus
catlogos por computador (con acumulaciones
anuales);en
que imprime el computador,
este caso, aparecen en listas
Semiautomtica.
Son los catlogos que se realizan
en fichas
especiales
que requieren
un aparato de registro
y una
seleccin
manual, elctrica
u ptica,
ejemplo
en
por
tarjetas
perforadas
(ver el capitulo
Instalaciones
y equipos).
Automtica.
Estos catlogos se registran
en soportes legibles
por computador (tarjetas
perforadas,
cintas magnticas,
se organizan en archivos
discos),
bibliogrficos
cuya,
consulta se realiza
por medio del computador.
Procedimiento

de elaboracin

La elaboracin
de los catlogos se basa en las reseas
bibliogrficas.
La descripcin
bibliogrfica
y la del contenido producen una ficha principal
o ficha de base. En los ca
tlogos manuales, esta ficha bsica se reproduce cadavezque
sea necesario,
en ciertos
casos ms de diez veces por docuque sirve de entrada
mento. El elemento descriptivo
(nombre
del autor, pais, temas, etc.) se destaca
en cada catlogo
subrayndolo
o repitindolo
en el encabezamiento de la resea. Los catlogos manuales producidos
en computador reproducen la ficha bsica debajo de las diferentes
entradas,
como
ocurre en una bibliografia.
Estos catlogos
pueden colocar
slo una vez dicha ficha en las listas
de autores,
o ms fre
cuentemente, en los catlogos cronolgicos
que se establecen
por nmeros de adquisicin.
Slo mencionan el nmero de acce
so o el nmero de orden de este catlogo principal
bajo laS
diversas secciones apropiadas de los dems catlogos
(en realidad se trata de indices).

LOS

catlogos

o ficheros

203

En los catlogos semiautomticos,

la ficha bsica se rz
produce en la ficha especial y las diferentes
secciones
de
los catlogos se perforan o se marcan de modo que puedan fo5
mar un catlogo nico de entradas mltiples.
Si el sistema u
tilizado
no permite la anotacin de la ficha de base,
ste
puede constituir
un fichero principal
y otros ficheros
cuando la codificacin
de las caractersticas
correspondientes
utilizado.
es imposible o muy difcil
con el sistema
Las
otras caractersticas,
especialmente
el tema, se colocan
en
fichas especiales
en las cuales se registra
el nmero de los
documentos correspondientes.
En los catlogos automatizados
la ficha principal
sirve para formar un archivo de base
y
los diferentes
catlogos pueden constituirse,
bien mediante
la reproduccin
de cada ficha principal,
o bien mediante
el
registro
de su nmero de orden, debajo de las diferentes
ses
La utilizacin
del computador
permite
ciones pertinentes.
buscar en el archivo principal
a partir
de cualquier
elemento de la resea.
El contenido de los catlogos
puede fundamentarse
en
cualquier
elemento de la resea bibliogrfica,
incluyendo
la
clasificacin
y la indizacin.
No obstante,
slo se hacen ca
tlogos en la medida en que sean tiles
para la bsqueda do=
cumental o para el manejo del fondo de documentos yqueellos
faciliten
a los usuarios el acceso a la informacin.
Si se
tiene en cuenta que la realizacin
de estos catlogos,
y sobre todo su actualizacin,
resulta
muy laboriosa,
no es posi
ble multiplicar
su nmero ni mantener los que slo se utilipor unas pozan raras veces, o los que slo son utilizados
cas personas.
Cada unidad de informacin
debe determinar qu catlogos
en funcin de las necesidades de sus usuadebe establecer,
rios y de las caractersticas
de su fondo documental.
encontramos en cada unidad de informaPor lo general,
cin por lo menos un catlogo de autor y un catlogo de mate
ra. Los otros catlogos ms comunes son los catlogos topogrficos,
los catlogos geogrficos
y los catlogos cronolgicos.
Se denomina "entrada"
o "punto de acceso" cada elemento
de descripcin
en funcin del cual se ordenan y se registran
las reseas en los diferentes
catlogos.

204

LOS

catlogos

Tipos

o ficheros

de catlogos

El catlogo de autor presenta las reseas por orden alfa

btico de los apellidos
de los autores.
Cuando hay msdetres
o cuando no hay autor (obra annima), las reseas se
autores,
incluyen
siguiendo
determinados
sistemas en el catlogo de az
del titulo.
tor, a partir
El catlogo de autor menciona normalmente los autores se
editores
cientficos,
traductores,
cundarios:
ilustradores,igualmente
tanto
prologuistas,
etc., e incluyen
los autores
personales
como los autores corportivos
(aunque a veces resulte til
tener un catlogo especial para estos ltimos).
En el caso de los seudnimos o de los cambios de nombre,
el catlogo de autor puede utilizar
referencias
cruzadas. Este catlogo permite esencialmente
responder dos interrogantes:
iTiene la unidad de informacin
tal documento de tal autor?
iTiene la unidad documentos producidos portal!autor?
El catlogo de materia presenta las reseas por el orden
alfabtico
de los encabezamientos o descriptores,
que describen el contenido de un documento. Dentro de cada seccin,
se
clasifican
las reseas por orden alfabtico
(de autor y/o de
o por ordende nmero de adquisicin.
Existendos clattulo),
ses de catlogos de materia:
El catlogo alfabtico
de materia,
en el cual se clasifican
las entradas unas detrs de otras en orden alfabtico,co
mo en un diccionario.
Se establecen
entonces tantos enca
fichas,
como sean necesarias.
Por
bezamientos,
es decir,
medio de remisiones
se pueden precisar
o completar ciertas entradas u orientar
al usuario hacia
los encabezamientos cercanos al tema. Este catlogo permite:
U) encontrar la referencia
de un documento del cual slose co
noce el tema; b) saber qu documentos posee la unidad de
informacin
sobre determinado tema.
El catlogo sistemtico
de materia,
en el cual las reseas se
clasifican
en funcin de un plan de clasificacin
preestablecido,
ya sea por el nombre, o por el nmero correspondiente al tema. Este catlogo permite,
adems de las
facilidades
que ofrece el tipo anterior,
saber culesson
los temas que incluye la unidad de informacin
y la relA
tiva riqueza del fondo en cada uno de ellos;realizar
bs
quedas por categoria
de temas o temas cercanos, lo Cd
limita
el manejo del fichero;
establecer
elinventariode
los documentos que se posee.

Los

catlogos

o ficheros

205

El catlogo geogrfico
enumera las reseas segn el nombre de los paises, las circunscripciones
administrativasolas
regiones naturales
(fuentes hidrolgicas,
regiones geolgicas,
etc.),
sobre las que tratan los documentos. Las entradas
PuE
den clasificarse
por orden alfabtico
o sistemtico,
como por
necesarias
las
materias.
En el primer caso, son especialmente
remisiones
en razn de las numerosas relaciones
entre los t62
minos geogrficos.
Este catlogo permite responder al mismo tipo de intergantes que el catlogo de materia,
pero a partir
de nombres
geogrficos.
Si es necesario puede elaborarse
un catlogo similar con los nombres de los lugares de edicin ode impresin
de los documentos.
El catlogo cronolgico
presenta las reseas segn la fc
cha de los documentos o su fecha de llegada,
o tambin el nmero de acceso, de manera que el documento msrecienteaparez
Este tipo de fichero
a menudo se utiliza
como
ca de primera.
fichero principal
por la simplicidad
de su actualizacin.
sin
ve fundamentalmente
para identificar
los documentos en funen combinacin con el fichero de autor
cin de su antigedad,
o el fichero de materia para responder a una pregunta
como
'ktiene usted un documento reciente,
o de menos de tantos aos
sobre...?"
El ordenamiento cronolgico
puede combinarse tambin con
el fichero alfabtico
de autor, incluso
con otros
ficheros,
puesto que la fecha del documento es un criterio
esencial
de
seleccin.
Es igualmente posible tener un fichero
cronolgico
por la fecha de publicacin,
o por fechas de los datos
que
contiene el documento (por los fondos histricos).
En este CA
so, las entradas se ordenarn por perfodos histricos
crectes o decrecientes.
Este tipo de entrada
se puede combinar
tambin con el fichero de materia.
El catlogo de ttulos
presenta las reseas por el orden
alfabtico
de los titulos.
Permite identificar
los documentos
cuyo titulo
se conoce, pero no el autor, ni el tema preciso.
Las obras con ms de tres autores,
las antologias
y las obras
colectivas
se clasifican
primero por titulo
lo cual justifica
la existencia
de un catlogo de tftulo,
dado que los tftulos
son bastante numerosos.
El catlogo diccionario
presenta en una sola serie alfabtica las entradas de autor, titulo
y materia.
Esta frmula
de entrada nica se vuelve confusa cuando aumenta el tamao
de la coleccin,
por lo cual se utiliza
poco.
El catlogo sinptico
est constituido
por fichas que ofrecen de un slo vistazo un conjunto de informaciones.De
for
mato bastante grande, la ficha sobre la cual se anota la rese

206

Los

catlogos

o ficheros

a principal,
lleva en el borde superior
diversas
entradas
que corresponden a las informaciones
que contiene el docume:
to (nmero de clasificacin,
materia,
fecha, etc.),
simboliLas
zados por medio de cdigos, de colores y de indicadores.
reseas se clasifican
por orden alfabtico
de autor, o de tf
tulo, o por orden cronolgico;
y las dems informaciones,
c
yas categorias
no deben ser muy numerosas, son visibles
de
manera simultnea.
El catlogo topogrfico
clasifica
las reseas por el or
den de colocacin
material
de los documentos en los estantes,
es decir,
segn la signatura
topogrfica.
Este catlogoes
n
dispensable
para hacer el inventario;
s cadaficha correspo: de a un documento, es fcil verificar
s ste est ensupues
to. Ayuda a los usuarios a encontrar
los documentos en laS
bibliotecas
de entrada libre.
Suministra
una representacin
inmediata del fondo al indicar,
de un slo vistazo,
la canti
dad de documentos que existen en cada categorla
de la clasficacin
o del formato utilizado.
El catlogo topogrfico
s
lo se justifica
s la coleccin
es lo suficientemente
impartante y s la disposicin
material
sigue un orden particular
que no corresponde al ordenamiento de ningn otro catlogode
la unidad de informacin.
En el caso de unidades de informacin
que tengan clulas descentralizadas
o en el caso de redes, se utiliza
un ti
po de catlogo topogrfico
que ordena las reseas segn lai
unidades que las posean, indicando la signatura
topogrfica,
o el nmero de acceso de los documentos, con el fin de facilitar
las operaciones
de prstamo entre bibliotecas.
Los catlogos por tipo de documentos permiten recuperar
fcilmente
un documento en funcin de su naturaleza:
patente,
publicacin
seriada,
mapa, por ejemplo. Se ordenan bien
sea
o bien sea por el nmero de identificacindel
por el titulo,
documento. Son muy tiles
sobre todo cuando la unidad de informacin posee una gran variedad de documentos susceptibles
de ser objeto de demanda por tipo documental.
Los catlogos de publicaciones
seriadas,
en cambio, tie
nen un uso muy general.
Efectivamente,
es necesario no slz
conocer las publicaciones
por su resea bibliogrfica,
sino
tambin seguir el curso de la coleccin
a medida que van apa
reciendo las entregas,
para registrarlas
y a la vez satisfacer las demandas de los usuarios.
Existen para esto fichas
especiales,
que permiten al mismo tiempo:U) registrar
la des
cripcin
bibliogrfica
de la publicacin,
lo cuales indispen
sable para su identificacin;
b) anotar la llegada
de cad
entrega y por lo tanto controlar
constantemente
el estado de
las colecciones.

LOS

catlogos

o ficheros

207

Estas fichas se presentan generalmente por orden alfabfi

en gavetas especiales,
comnmente llatico de los ttulos,
del nombre de la marca que las populadas Kardex, en virtud
riz (ver el capftulo
Instalaciones
y equipos).
Esta palabra
se emplea tambin para designar un fichero de publicaciones
seriadas en conjunto.
Las analiticas
de artculos
de public=
clones seriadas obtenidas despus de un anlisis
pueden clasificarse
en catlogos especiales,
por autor,
por materia,
en los catlogos generales,
eventualme:
etc., 0 incorporarse
te con un signo distintivo
(un color particular
de ficha,una
pastilla
de color).
Los catlogos colectivos
renen por una misma categora
de documentos o por determinado tema los catlogos de varas
Generalmente se ordenan por autor
unidades de informacin.
cada nocin remite a la identificacin
de las uy/o titulo;
nidades que la poseen (ocasionalmente
con la signatura
topogrfica).
A menudo se presentan en forma de libro y se procen por cooperacin de las unidades respectivas.
Estos catlogos son indispensables
para la coordinacin
v los canjes en
cooperativa,
tre las unidades de informacin
(adquisicin
prstamos entre bibliotecas,
etc.).
Los ms comunes son los
catlogos
colectivos
de publicaciones
seriadas tales como el
Pehnanent
des P&odquen
Eakangm
en COIMA
TnveWe
(IPPEC) (1) de Francia.
La organizacin
de los catlogos varia en funcin de su
De todas maneras, encontramos siemcontenido y de su tipo.
pre en cualquier
momento bien sea un ordenamiento
numrico
(por nmero de acceso, por nmero de documento,
por nmero
de clasificacin,
por signatura
topogrfica),
o bien un ordc
namiento alfabtico.
La intercalacin
es la operacin por medio de la cualse
colocan en su sitio
las nuevas reseas en el catlogo,
a medida que van llegando los documentos. Es indispensable
establecer y seguir constantemente
reglas
claras
de nterca
cin. Una ficha fuera de orden es una ficha perdida.
El ordenamiento alfabtico
puede realizarse
de dos manE
ras:

( 1) InvemWo de ptibdco~
y puficationes
Achada
ex.th.c+~
y ohg MB
jehab mxibidas en FhaYItia poh la biblioteca
mob de documentacibn (ZPPEC). Publicado
y actualizadopor
la Biblioteca

Nacional.

208

Los

catlogos

o ficheros

Palabra por palabra,

por ejemplo:
doctrina
documentacin
documentalista
documento
documento administrativo
documento de archivo
documento no textual
documentologla
Letra por letra,
por ejemplo:
doctrina
documentacin
documentalista
documento administrativo
documento de archivo
documentologfa
documento no textual
La primera frmula permite reagrupar las palabras
compuestas.
Las remisiones
sirven para orientar
al usuario desde una
entrada haca otra, con la cual tiene cierta relacin.
Cuanto
ms numerosos sean 1.0s puntos de acceso y ms fcil
la utilizacin de los catlogos,
ms pesado ser su manejo.
En el caso de un elemento de descripcin
que tenga una
palabra compuesta, como "investigacin
matemtica",
se pueden
hacer dos entradas,
es decir dos fichas,
en "Investigacin
ma
temtica"
y en "Matemtica - investigacin".
Para no multiplicar
las fichas,
y por lo tanto el volumen del catlogo,
haciendo as ms pesado su manejo, se utili
za el sistema de referencia
cruzada, que puede ser de orden
tcnico 0 intelectual.
Las remisiones
tcnicas establecen la relacin
entre
un
trmino general y trminos especficos
y viceversa.
Por ejemplo:
INVESTIGACION MATEMATICAvase INVESTIGACION
0 tambin: COSTADE MARFIL DL3iOGRAFIAvase DEMOGRAFIA,
COSTA DE MARFIL.
Las remisiones de orden intelectual
establecen
la relacin entre un trmino poco corriente
y el encabezamientoodes
criptor
con el cual se ha relacionado
(sinnimo).
Por ejempl;
ONOMASTICOvase NOMBREDE LUGAR.
Sirven tambin para orientar
al usuario haca otras secciones cercanas a su tema. Por ejemplo:
CANCERvase adems LEUCEMIA
Segn la especificidad,
el inters propio del tema y el
nmero de referencias
de la seccin, las reseas slo aparece
rn en una seccin (s estos tres factores
tienen
un
coefi cente dbil)
o en varas.

Los

catlogos

Cuestionario

209

o ficheros

de verificacin

&Qu es un catlogo?
LCmo se elabora un catlogo?
Para qu sirve un catlogo colectivo?
iCules son las diferentes
clases de catlogos de materia?
iCmo se pasa de una entrada a otra en un catlogo?
iPara qu sirven los catlogos topogrficos?
Mencione las formas que puede adoptar un catlogo.

Bibliografa

ALA.

Non-booh rntiW
Library

Association,

cti&oging

hu&A.

Chicago,

Ameritan

1973.

AngLo-Amencan CataLoging RL&A.

Texto norteamericano,
preparado por la Ameritan Library
Association,
el Library
of Congress y la Canadian Library
Association,
Chicago,
ALA, 1967.
Anglo-Amtican
Cdtaeogtig
RIJ.&A.
Texto britnico,
preparado por ALA, la Library
of Congress, la Library
Association y la Canadian Library
Association,
Londres,Library
Association,
1967.

Catdoghg,
Codhg and SWficn
06 audio-v&uuL maa3Uh.h.
Pkoceedingb 06 tie n&zbmZon& Sgmpoaium ohganizcid bg
in col-l. Wdh 1 FLA and FJC, 7-9 enero de
ISO/JC 46,
1976, Strasbourg.

phdtique

Paris,

de cat&ogueuh.

Unesco, 1976.
Paris, Biblioteca

Nacional,
1978.
HORNER, J. .SpeciaL ca.takToguing. Londres, Linnet Books and
1973.
co., Bingley,
LAMY-ROUSSEAU,F. Uni~o&.mhaLLon den hii.g&A de catalogage
Gtide

da documeti vAuc& et nono/ru; dedctiption

Montreal,
Ministerio
de Educacin
p&ence.

dune exde Quebec,

1973.

de cat&ogagc angLo-amtictine.h:
versin
francesa
de
la edicin norteamericana
(1967), que comprende todas
las actualizaciones
oficiales
hasta el 2 de febrero
de
con la Ameritan Libra1973. Reeditada en colaboracin
ry Association,
la Library
of Congress, la Library
Asso
ciation
y la Canadian Library
Association,
bajo la direccin de Paule Rolland-Thomas,
traducida
por Rita B&
Montreal,
Asociacin
Canadiense de Bibliotecalanger.
rios de Lengua Francesa, 1973.
SNOW, K. Manual oh catdeoging vwn-book mc&Ju&.
Calgary,
1971.

R&.h

210

Los

catlogos

o ficheros

CtLteogo colectvo
en 4W.e et
GROUSSEAUD,A. Leb pubeictionb
ladomtiaR;on.
Dewc .becbzl.MA CL& : cataeogueb COLLecaZ& et geiltion (bukT&tinage et ~thtamation6) dan6
Paris, Cercle de la liquelque6 pagb anglo-4axoti.

BOUFFEZ, F.;

brairie,
BRUMMEL,L.

1977.

1e.b cataeogued colTA!ecti~b, o~ganibtion

et fanc
Paris, Uneeco, 196 (Manuales bibliogrfi~
Lionnement.

cos de la Unesco, 6).

WEHEFRITZ, E.V. (dir. publ.),

and union caXaLogue?s.

1974.
WILLEMIN, S.

Technique

des catalogues

de 1 Unebco a .tintetion
No 1, p. l-24, 1966.
Ver tambin
contenido.

la bibliografa

~tiUMatiO&

.&OUn

aauiceb

A mC4VlU~.Francfort,Klostermann;
collectifs.

des b.bl.iothZquti,
del capftulo

Btitin

VOX. 20,

La descripcin

de

Los

Catlogo

catlogos

211

o ficheros

de materias

415 -

Catlogo

GRAMATICA.

MORFOLOGIA.

SINTAXIS

Alarcoa
Llor~eh,
Emilio.
. .Gramlltlca
estructural
: (aestin
la tucuel*
de C~.dwm~
Madrid,
Rd.
y con especial
atenclbn
a h lengua
eclDdkd.)
Gredm,
[1971].
(Biblioteca
Rom&nlca
Hbpm19 cm.
taba.
129 p.
fien:
[iii
mmnlalee,
no. 81).
Blbliqfa,
D. [III-10.
88

de ttulos

Ejemplo de fichas para los diferentes

catlogos:
autor, maNational Union Catalog, Library
of Congress,
teria,
tftulo.
y Catlogo de la Biblioteca
Luis Angel Arango, Bogot,
Colombia.

----

-... -. .- .-_-

__-_.--

-...

212

Los

catlogos

ficheros

Ficha de
entrada de autor

Ficha de ms de
un autor en la
entrada

Ficha de entrada
por titulo

~ecnoIogla
de loa reactorea
nucleares:
publIcada
kjo
la dino
eih
de Thomas
Reis..
Bilbao,
Rda. Urmo,
[1968.
1910,
19711.
ilur.
Mm.,
dLgra.
(wute
dobl.)
96 en.
8 v.
Bibllowafls
aI fIna
de am& <r~ltulo.
Nota1
biblIo&fiar
~1 Di. &l trata
Contenido.-v.
I-Matmialm..v.
II-Remetomm
ntmleur
& uc
nlo natural.
zmflta
J ga&-r.
III-Bactora
mlelafi
da uranI0 natura1
Y .gua
Daada.
1396

Ejemplos de notas bibliogrficas

que sirven de base a los
diferentes
catlogos.
National Union Catalog, Library
of Con
gress y Catlogo Biblioteca
Luis Angel Arango, Bogot, Colorn
bia.

LOS catlogos

213

o ficheros

Entrada principal
por
Conferencia,
Congresos
etc.

Entrada de autor
personal con
descripcin
del
contenido de los
volmenes

Newman.
James
Roy.
lBO/. .El mundo
de las matemticas..
. Sekccibn
de tata
ma.
tem4ticos
de todos
loe tiempos
con notas
y comentarioe..
.
[Traductores:
Benjamfn
Carreras,
Ramn
Carbd.
C!&ar
ViIb
zn y otros].
Barcelona,
Mxico,
Eda.
Grijnlbo.
1968.1969.
6 v.
tabs..
diezra.
2.3 cm.
(S&m*).
Notan
bibliwrAfkaa
aI pie del texto.
Notan
al Dk del texto.
Contenido.v.1.
Hktoria.Biogr~flas..
Estudio
general..
v.2.
Lee matem6tican
r cl mundo
fkico..
r.8.
Lu
kyeo
de
In Drobabilidad..
Las
estadfsticaa
J la ~rosrsmacl6n
de Irn
exverimentm.Mst.em6.tkss
y cieockm
socides.v. 4. Aritmhtiea.
nmeros
y arte
de contar.Matemftic~
del espacio
I
del movimiento..
El arte
eupremo
de la abstraccin:
+.eor(a
de BmJPos.Las
matemhticas
del infinito..
v.SLa verdad
matemtica
Y la estructura
de las maternAticas.Forma
del
pensamiento
matemtico.Mntemlticas
I Igien.La dnru6n
de laa matembtieas..
C6mo
solucionnrlo.El roubukrio
de
las mdemitiesa..
~ns matem&tkla
eomo arte.El matem6tico..
v.6.
Mbguinas
maternAticas.
L Puede
penur
una
mbquina 7..
Las
mstem&tius
y el arta
de Ia guerra.Teorle
matem4tka
del arte. - Laa
matemtIcas
del bkn.Lsr
nutemticas
en la literatura.Matem6tk~
I mblca
como clave
eultilrsl..
Entretenimientos.
~~mD~X4bews.

f,,ntMM.

Autor corporativo
gubernamental

214

Autor

LOS catlogos

o ficheros

corporativo

CdOmbl8.

BhtbtiC6.
Fm

Organismo

Conferencia

internacional

-do

Admld6trdlW

Mrtoral

1. Tltls.
Nuysb413648

Los

Microficha

catlogos

215

o ficheros

Conferewe
w Urbm IiomertwdL~,
WuhlnSka,
D.C.,
1974.
- Wwklngton,
D.C.
: Na[R0cwdlns6~.
Urban Coattttan,
1974.
271 lawes
bn VUlou
pmglnga ; 21 Eln.
Spoosored
by tha Nattcmal
Urbsn Calltion
l nd
NAHRO,
devebped
snd -gml
by tba Arh
CNpClt-dlOll.
Mlcroflcbe.
Qlm Rock. N. J., Mlcrofllmln#
Corp. of Amorica.
1977.
4 6hwt6.
11 x 19 cm.
-- (HousIng and urbnn nffair6
: no. UR 4)
l.Urbnn
bom~taadlng--Untted
Stata--cO+
grsasrm.
1. NMloaPI
Urbrrn Coalltlon.
II. Natlotul
AssoctUlon
of iiowiug
and nsdevalopmatt
OUlclnls.
lQ.Arlea
Corp.
lV.TItls.
Pst
NUCW-405004

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Microfilm

Qnzals-Ve#a,
C1wdlo.
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rata reaticloe6 : 6grlcuIhlml
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Rica UUJ II) otbw lew de~doped
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hy Clnudlo Ckmwlaa-Vem.
-- Ia.1. I a.n.1.
1919.
XIV. 486 Isarsm.
Thods--Stdord
Unlverslty.
Blbliqnphy:
lavaa
433~46L
bflcrdllm
of typescrlpt.
AM Athr.
Mtcb.
rX*mx
Unlverstty
blIcronlnu.
1977. -i
lnd;25rmn.
l.&rtcultural
credtt.
2.A19lcultunl
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Rica.
S.UndeIdevdopd
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1.Tit1s.
NUCSO-247855
Txu

--rntarmt

Microfilm

lwtib~to

Brullelro
de EcoacmU&
Propdlma
of a&ply
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fm agrl[Rio eb Ju>elra71
cultural
produds
of Bm~il.
Ceoler fm AmlcuUural
Studies.
1967.
2 . . (224 i. )
bucrofl!m
(negdh)
by lbhk
Mtcrcdtlme.
AI hwd of Utla:
Ihe Qetullo
Vmreab FOM&tlon.
Brwlllw
hstfh~utc of Etics.
Vd. 2: Appw9h.
1. Rodooe
trds--Frarll.
1. F\lndsglo
Qobnlo Vmry.
Rlo de Jnaalro.
Il.Tilla.
NUCao-4Qm?4
NN

Mapa
~run
ppulq&.
-- (Fuo da Juelrol
: brtlBcwusko
de Qwgdh,
1971.
col. map 96 x 104 cm.
ada
1:1,ooo.000.
1.Brazll--Fupd*llm--Map.
1.Tlt.l~.
NUC80-40494a
KY

mta

216

LOS catlogos

o ficheros

Atlas

Publicacin
Seriada

LAS INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS

La instalacin
material
de una unidad de informacin
compre2
de los locales,
los arreglos
interiores
y las instalaciones
electricidad,
agua, calefaccin,
dispositivos
(iluminacin,
de seguridad,
etc.),
el mobiliario
y diversos materiales:
es
tanteria
y almacenamiento,
bsqueda de informacin,impresiG
reprograffa,
microcopia,
telecomunicacin,
transporte,
utili
zacin de documentos audiovisuales.
Las instalaciones
y ei
equipo tienen gran influencia
tanto en el funcionamiento
interno de la unidad como en sus relaciones
con los usuarios y
con el exterior.
A cada tipo de unidad corresponde un arreglo especifico
y a cada operacin un tipo de equipo apropiado.
La seleccin,
la instalacin
y el mantenimiento
de las instalaciones
y de
los equipos son relativamente
complejos y costosos;
por lo
tanto, deben efectuarse
en funcin de un plan conjunto
y de
un anlisis
detallado
de las actividades.
Este estudio
previo 0 "programa" ser realizado
por un equipo compuesto por
los responsables
de la unidad, de la arquitectura,
del personal, y si es posible,
por los usuarios.
Nocin

de programa

El programa debe tener en cuenta:

Consideraciones
generales (medios financieros,
local dispon1
ble o necesario,
personal efectivo
y su preparacin,
ob
jetivos
y funciones de la unidad, operaciones
que implT
necesidades y comportamientos
documenta-ca, usuarios,
les, infraestructuras
generales que existen,infraestruc
turas de informacin
fcilmente
disponibles,
evoluci
de la tecnologfla en materia de informacin).
Consideraciones
tcnicas.
El programa debe definir
cules son
las mejores condiciones
de utilizacin
del espacioy
de

.._

218

I.as

instalaciones

y los

equipos

los equipos, de conservacin

de los documentos, de como
didad de los usuarios y del personal,
en funcibn de:
1. Las condiciones
climticas.
Los excesos de sequedad
y de humedad son igualmente nefastos.
La climatizacin, que parece ser la mejor solucin,
sobretodoen
es muy costosa si se hace per
los paIses tropicales,
manentemente, muy poco eficaz si se utiliza
de manera discontinua
y adems todavla no se acostumbra mucho. Es posible reemplazarla,
al menos parcialmente,
por materiales
que garanticen
una buena proteccin
trmica,
un volumen de aire y una ventilacin
conveas como una distribucin
adecuada de los
nientes,
espacios.
2. Las condiciones
de iluminacin.
El exceso de sol estropea los documentos. La luz artificial
puede res+
tar fatigante
y tambin psicolgicamente
perjudicial
si se utiliza
todo el dla. Algunos documentos (micro
formas, diapositivas)
deben consultarse
con una luz
dbil a su alrededor.
No todas las zonas (lectura,
almacenes) requieren
el mismo tipuestos de trabajo,
po de iluminacin.
3. Las condiciones
acsticas.
Es necesario situar
aparte las zonas de trabajo ruidosas
(circulacin,
apatos, consulta de documentos sonoros, etc.).
4. Las caracterfsticas
especiales.
Conservacin y utizacin de los documentos audiovisuales
y de las miel peso de los equipos y sobre tododelos
croformas,
estantes que contienen documentos cuyo peso requiere
a veces reforzar
el piso.
5. Los implementos de proteccin.
Contra el fuego (emno inflamables,
dispositivos
de
pleo de materiales
seguridad y de extincin),
el agua (ms nefasta
que
el fuego para el papel, adems del problema de la m
permeabilidad),
los parsitos
(tratamiento
de los mg
teriales
y de los locales con fungicida
o con fumiga
el polvo (ventilacin),
el robo (control
de
cin),
las puertas de entrada, dispositivos
magnticos espe
el desgaste de los documentos (encuadernacales),
cin, empleo sistemtico
de copias, etc.).
Los criterios
de seleccin
se fundamentan sobre la aprE
ciacn correcta de estos diferentes
parmetros.
Es esencial
tener en cuenta no slo la situacin
actual,
sino su posible
con un plazo de cinco aos por lo menos,si no el
evolucin,
doble, para los arreglos principales.
En lo que se refiere
al local y a los arreglos,debe
buscarse:

1.as

instelacones

y los

equipos

219

La mejor adaptacibn posible a las condiciones

especfficas
de
una unidad de informacibn,
especialmente
en funcin
de
las consideraciones
tcnicas.
La facilidad
de acceso y/o de comunicacibn para los usuarios
(buena situacin
general,
telecomunicacin,
capacidad
de recepcin y atencin).
Un espacio de trabajo suficiente
(la documentacin es estorbosa) y bien repartido
para el personal.
Una capacidad de almacenamiento que permita la buena conservacin de las colecciones
y su crecimiento.
Una circulacin
interna
tan reducida como sea posible.
Instalaciones
tcnicas adecuadas (iluminacin,
electricidad,
aire acondicionado,
telfono).
La facilidad
de mantenimiento.
En materia de equipo, se trata de evitar un doble escollo:
la adquisicibn
de material
cu
El exceso de equipo, es decir,
ya capacidad de produccin
sobrepase ampliamentelasne~
cesidades previsibles,
normales (por ejemplo, una mqui
na que se utiliza
unas horas semanales o que realiza
trabajos
a un costo mayor que la mano de obra local,sin
mayor ganancia de tiempo), o completamente inutilizable
(por falta de personal calificado,
de equipo apropiado,
de posibilidad
de mantenimiento).
La falta de equipo, es decir,
la ausencia de mquinas y de
accesorios
indispensables.
que impide que launidadpres
te todos los servicios
que esperan los usuarios,
o que
implica demoras excesivas,
o que se traduce en mala caen
lidad de los productos (por ejemplo, fotocopiadora
mal estado o que no funciona a causa de frecuentes
interrupciones
de las provisiones
de papel).
El procedimiento
de seleccin
y de adquisicin
debe ap2
yarse en el establecimiento
de una nomenclatura
funcional
de
tallada
para cada puesto de trabajo,
que establezca
la lista
completa de los suministros,
del material
y de los accesoros necesarios.
La consulta con los fabricantes
se har segn especifiindicaciones
sobre el tipo y sc
caciones precisas,
es decir,
bre todas las caracterfsticas
del material
que se busca, asf
como de las condiciones
de uso. Se requiere pedir siempre CE
tizaciones
(descripcin
del material
o de los trabajos,
precios, plazos) de diferentes
proveedores,
para compararlos e2
En muchos pafses, hay que proceder por medio de fa&
tre si.
Debe
turas proforma cuyas condiciones
estn reglamentadas.
escogerse un material:

220

Las

instalaciones

y los

equipos

susceptible
de conservarsepor
lar
De buena calidad,
es decir,
go tiempo en buen estado, aunque sea ms costoso. La ex
conoma en la compra se traduce casi siempre en un aumen
to de los gastos de mantenimiento.
De fcil
mantenimiento
y manejo.
De un modelo que produzca el fabricante,
de modo que se pueda
contar con las piezas de repuesto,
los accesorios
Y el
mantenimiento
durante "la vida" normal del equipo.
De unt marca nacional
o que tenga representacin
en el pais,
tan cerca de la unidad como sea posible y que asegure un
servicio
eficaz y rpido (mantenimiento,
reparaciones,
piezas de repuesto,
accesorios,
formacin
,d&l personal
s se quiere).
Por lo general este servicio
se garantiza
medianteuncon trato de mantenimiento
con el proveedor.
se requiere
que el material
entregado corres
Por ltimo,
ponda a las especificaciones
y sea, en la mayor medida posir
ble, normalizado
o, por lo menos, corresponda a los modelos
ms extendidos
en el pals. Este es el mejor medio de facilitar la cooperacin
con otras unidades y una garantia
ms de
mantenimiento
(probable existencia
de un mercado suficiente
para obtener buenas-prestaciones
del fabricante
o del depositario).
Es conveniente
tener cierta
flexibilidad
en los arreglos, pues los equipos sellados
impiden cualquier
arreglo posterior.
Las consideraciones
de esttica,
de comodidad y de VB
riedad,
que no deben olvidarse
en la seleccin
delos arreglos
y del mobiliario,
de todas maneras pasan a segundo planoenlacin con la solidez y la seguridad.
A veces es posible ensayar ciertos
equipos. Sobre todo,
siempre es posible y muy til
informarse
sobre quinesloshan
su funcionamiento
y sus
utilizado
ya, con el fin de verificar
condiciones
reales de empleo y de mantenimiento.
Local

y mobiliario

El local de una unidad de informacin

comprende tres zonas principales
de actividad:
espacio abierto al pblico;
espacio reservado al personal;
espacio para guardar los materia les.
A estas zonas se ajusta el espacio necesario para la cir
culacin
interna
entre las diversas partes de la instalacin.
La circulacin
es muy importante
y debe estudiarse
de manera
ms cuidadosa cuando el personal es menos numeroso.
La importancia
relativa
de cada zona varia segn la natu
por ejei
raleza y las funciones de la unidad. Una biblioteca,

LaS

instalaciones

y los

equipos

221

plo, necesita un espacio grande de estanterfa,

en tanto ste
puede resultar
intil
en un centro de orientacin.
El programa permite repartir
y disponer el espacio de a
cuerdo con un plan funcional
que tiene en cuentalasposibles
evoluciones
y permite tambin prever las instalaciones
requeridas.
Generalmente el personal requiere
un espacio mayor
en
una unidad de informacin
que cuando se trata
de empleados
de oficinas
comunes. Efectivamente
debe haber a la mano fidocumentos, material,
el persocheros, obras de referencia,
nal debe estar cmodamente instalado,
s se quiere
que el
rendimiento
no decaiga; tambin en este aspectolas
economas
inmediatas se convierten
en una prdida a largo plazo.
Los
puestos que corresponden a una misma operacin o a operaciones sucesivas deben acercarse para facilitar
el control
asi
como la interaccin
entre las personas y con el fin de limitar los desplazamientos.
El espacio para la estantera
debe concebirse
ante todo
en funcin de la seguridad.
Su acceso debe ser fcil
y su ca
pacidad suficiente
para colocar los documentos durante el ma
yor tiempo posible.
El embotellamiento
en las zonas de alma
cenamiento conduce inevitablemente
a la desorganizacin
dei
trabajo.
El mobiliario
necesario en una unidad
de informacin
comprende toda la gama de material
de oficina:
mesas, sillas,
sillones,
escritorios,
cua libros,
vitrinas,
carros para li
bros, etc.
A lo anterior
se suma el mobiliario
necesario pa
ra la recepcin de los usuarios:
sillas,
sillones,
mesas de
trabajo,
mesas bajas, mostradores , vitrinas,guardarropa,etc.
Este mobiliario
debe ser abundante y s es posible,
modular,
es decir,
compuesto de un nmero limitado
de modelos de dimensiones comunes que se puedan combinar unos con otros.
Equipo

y material

La gama de material
de oficina
se extiende indefinidamente: mquinas de escribir,
calculadoras,
citfonos,
dictLas mquinas de escribir,
especialmente,
deben
fonos, etc.
ser de excelente
calidad,
de modo que los documentos produci
dos por la unidad sean legibles;
las mquinas de esfera
ntercambiable,
que permitenlautilizacin
de diferentes
caracteres, son especialmente
convenientes.
Las unidades de informacin
utilizan
una gran cantidad
de accesorios:
fichas,
formularios,
registros,
tinta,sellos,
Sus existencias
deben ser siempre supapel, lpices,
etc.

222

Las

instalaciones

y los

equipos

tientes
para no correr el riesgo de que una actividad
se inHay que estar pendiente de este aspecto,sobre
toterrumpa.
do en los pa%ses en desarrollo,
donde los plazos
de aprov_i
sionamiento
son a menudo largos.
El material
de almacenamiento se utiliza
tanto para los
diversos
tipos de documentos, como para su representacin
(fichas).
Se requiere
que dicho material
sea fuerte,
adaptable y de extensin,
denso (es decir,
que ocupe el menor espa
con el fin de que no se pierda nada del espacio
cio posible,
disponible)
y bien adaptado a las formas de utilizacin
previstas.
La forma de almacenamiento est determinada por la natu
raleza del documento, el espacio disponible,
la disposicinde los locales,
la importancia
del fondo y la utilizacin
Entre dos posibilidades,
se prefeque de l se haya hecho.
rir la que mejor se adapte a la forma y a la frecuencia
de
utilizacin
de los diferentes
documentos primarios
y secundaros.
Existe una gran variedad de modelos para estanterla,
fi
jos 0 mviles,
estticos
o rotatorios,
que corresponden
ai
formato y a la utilizacin
de los diversos tipos de documenpara peridicos,
tos: anaqueles, muebles especiales
mapas,
planos, estampas, diapositivas,
peliculas,
cintas magnticas,
cuyas dimensiones
se han
expedientes,
etc.
Los anaqueles,
normalizado,
pueden ser de madera o de metal, fijos o mviles, de manejo manual o elctrico.
Algunos materiales
que
estn protegidos
contra el fuego, el calor y la humedad, por
son muy convenientes
para guardar documenun revestimiento,
tos frgiles
(cintas magnticas,
pelculas...).
Existen numerosos modelos de ficheros,
en madera yenme
tal: fijos o mviles con gavetas, verticales,
rotatorios,bag
formaculantes,
de tambor, etc., para fichas de diferentes
tos y diferentes
usos, de funcionamiento
manual o elctrico,
Antes de elegirlos,
es necesario hace;
incluso electrnico.
los funcionar
y compararlos.
El equipo de almacenamiento y de bsquedade informacin
comprende: los diferentes
ficheros
manuales que acabamos de
(ver el capitulo
Informtimencionar; el equipo informtico
ca en las unidades de informacin);
sistemas semiautomticos;
sistemas a base de microformas.
Los sistemas semiautomticos
utilizan
fichas de cartn
de formato variable
(a mayor tamao, mayor capacidad del s?
manuales, mecnicos o elctri
tema), aparatos de perforacin
u pticos y fichemanuales, elctricos
cos, seleccionadores
ros cuyo tamao se adapte a las fichas utilizadas.

Las fichas con perforaciones

margnales o centrales
lle
de
van una zona que permite registrar
la resea y una zona
codificacin
donde figuran las perforaciones.
Debe elaborarse un cdigo donde cada caracterstica
de un documento est
representada
por una perforacin
o una combinacin de perforaciones.
Las fichas con perforaciones
margnales
llevan a su alrededor orificios
numerados. Los nmeros se utilizan
para ez
tablecer
el cdigo que permite identificar
las caracterfsticas del documento. Se hacen las perforaciones
que corresponden a las caracterlsticas
de cada documento, es decir,seunen
los orificios
al borde de la ficha.
La seleccin
se hace n
traduciendo
una aguja en el orificio
correspondiente
a la cg
racteristica
que se busca y sacudiendo el juego de fichas,
Las fichas que quedan sobre la aguja no tienen la caracteri?
tica escogida, las fichas que caen corresponden a los documentos buscados.
Una variante
de este sistema son las fichas sin perfora
ciones, sobre cuyos bordes se transcribe
el dispositivo
de
codificacin
y que despus se perfora y se le hacen las mues
Este mtocas, en el momento de las operaciones de entrada.
do se puede utilizar
sobre todo para
pequeas colecciones
pues el tiempo de seleccin
es largo (es necesario
repetir
la manipulacin
tantes veces cuantas caractersticas
se busquen y adems, no se puede pasar la aguja sino sobre un pa
quete no muy grueso). Este sistema presenta tambin inconve=
nientes materiales , puesto que las fichas se desgastan
muY
rpidamente en caso de utilizacin
repetida
y se hacen muescas artificiales.
Las fichas con perforaciones
centrales
llevan una zona
preperforada
organizada en funcin del cdigo seleccionado.
Se reunen por medio de una muesca las dos perforaciones
que
encuadran el cdigo que se va a utilizar.
Para la seleccin,
las agujas se insertan
en las perforaciones,
el juego de fichas se hace girar a 90 grados y las fichas que tienen la ca
racteristica
buscada se corren con relacin
a las otras e
permite
hacer
mediatamente se hacen visibles.
Este sistema
una seleccin
de todas las caracterssticas
en una sola opera
cin, lo cual hace aparecer las fichas susceptibles
de tener
un mayor nmero de caracteristicas.
Las fichas superpuestas de seleccin
visual
(Peek-a-boo,
Selecto,
Sphincto,
Thermatrex,
etc.),
al contraro
de las an
estn establecidas
sobre la base de una ficha
por
teriores,
tema y no por documento. Las reseas de los documentos
se
Las fichas
numeran y se conservan en un fichero principal.

perforadas
llevan una o varias casillas
que permiten indicar
el nmero de cada documento por medio de un sistema de coordenadas. Cuando un documento tiene uno o varios temas que ir
teresan al sistema, se perfora sobre cada fichacorrespondien
te la posicin
correspondiente
al nmero asignado a su resea bibliogrfica.
Para la seleccin,
se colocan lasfichasde
los temas buscados sobre una pantalla,
y la luz que pasa por
las perforaciones
comunes a todas las fichas designa los nmer3.s de los documentos que tienen todos estos temas de inters.
El sistema tiene una capacidad bastante grande y su manejo es rpido.
Pero la bsqueda debe hacerse en dos tiempos:
localizacin
de nmeros y luego el acceso a las reseas y a
los documentos.
Una manipulacin
demasiado frecuente de las fichas
las
deteriora,
inhabilitando
a veces la coincidencia
de las perforaciones.
Los sistemas a base de microformas utilizanunmicrofilm
en el cual una zona lleva la resea bibliogrfica
y otra
un
cdigo de manchas.Una lectoraespecial
detecta la presencia
de manchas sobre las posiciones
correspondientes
a los cdigos buscados, detiene la marcha de la pelicula
y proyecta el
registro
del documento.
Cuando el usuario
ha tomado nota
y se sidel documento, se reanuda la marcha de la pelicula
gue automticamente
hasta el siguiente
registro
pertinente.
Se trata de un dispositivo
bastante complejo y delicado
y
de bsqueda son re
por lo tanto costoso, cuyas posibilidades
Resulta sobre todo interesante
para
lativamente
limitadas.
tratar
el texto completo de un documento.
El equipo para la utilizacin
de los documentos audiovisuales
comprende mesas de iluminacin
propia, proyector
de
diapositivas,
proyector
de pelculas,
magnetoscopiosparalos
para los reregistros
de video, magnetfonos y electrfonos
gistros
sonoros. Existe en el mercado un gran nmero de equi
pos especializados
y su normalizacin
no est todavia muy az
delantada
(especialmente
los formatos),
lo cual dificulta
su
A menudo es un material
delicado y costoso,
seleccin.
que
requiere
condiciones
especiales
de almacenamiento y manipula
Debe conservarse en excelente estado de funcionamienz
cin.
rpidamente.
to, so pena de que los documentos se deterioren
El equipo de telecomunicaciones
comprende: las estaciones telefnicas
y las centrales,
que las comunican entre
si
y con el exterior.
La utilizacin
del telfono juega en todos los paises un papel cada vez ms importante paralatrans
misin documental. Una instalacin
telefnica
insuficientes
convierte
rpidamente en ungran.obstculo.

225

Los contestadores
automticos
que son magnetbfonos automticos acoplados al telgfono,
permiten registrar
o comunicar automticamente
los mensajes en ausencia del operador
y pueden prestar numerosos servicios
(incluso
la difusinde
informacin).
Los transmisores
y receptores
de facsimiles
que permiten transmitir
imgenes (por ejemplo, las pginas de un documento) por red telefnica.
TodavIa son muy costosos, pero
su utilizacin
se popularizar
rpidamente.
Los telex,
enlazados con las redes pblicas,
permiten
a los numerosos organismos que disponen de ellos comunicarse directa,
rpida y seguramente entre sl.
Tienen un dispo
preparar
sitivo
de impresin y de perforacin
que permite
los mensajes de antemano sobre cinta perforada y enviarlos
en bloque. Su empleo es rpido y fcil.
Se han realizado
ex
periencas
de bsqueda bibliogrfica
por medio de telex,
ei
pecialmente
entre la Argentina
y los Estados Unidos de Am=
rica, que han resultado
exitosas.
El desarrollo
simultneo
de los sistemas detransmisin
a distancia
de los datos, de conexin a distancia
de los
computadores, de los circuitos
de televisin
por cable y de
la utilizacin
de satlites
artificiales
para las telecomunicaciones
hacen cada vez ms importantes
para las unidades
de informacin
el equipo y las tcnicas de telecomunicacin.
El medio de transporte,
habida cuenta de las dificulta
des de comunicacin que existen en numerosos paises, debe
daptarse a los tipos de enlace previsibles.
Puede compren-motocicletas,
vehiculos
ligeros
paralasdi
der bicicletas,
ligencias,
camionetas (por ejemplo, para una unidad mvil de
microfichaje),
microbuses o vehlculos
ms importantes
para
los servicios
de bibliobus,
exposiciones
itinerantes,
etc.
Es aconsejable
que la unidad de informacin
pueda disponer, en propiedad y de manera permanente, de un minimo de
vehiculos
que puedan de este modo prestar los servicios
que
se requieren.
El parque de vehculos
supone un mantenimiento relativamente
costoso y debe limitarse
y adecuarse
estrictamente
a las necesidades de la unidad.
El material
de imprenta y de duplicacin
siempre es ne
cesario en una unidad de informacin
dentro de ciertos
1irnT
tes.
Siempre es conveniente
que pueda beneficiarse
de lo<
servicios
del taller
especializado
del organismo
del cual
depende, o de empresas que garanticen
este tipo de trabajo
sin poner la materia prima. No obstante,
en la prctica
cualquier
unidad de alguna importancia
debe poder enfrentar
las necesidades de impresin corrientes,
que requieran
por
lo menos un pequeo equipo de duplicacin,
sobre todo si a

226

,.as

instalaciones

y los

equipos

la unidad no le es posible hacer cumplir a un servicio

exterior plazos estrictos
de fabricacin.
Realmente,
cualquier
boletin
peridico
que sale con mucho retardo pierdebuenapax
te de su inters
y de sus lectores.
La duplicacin
se lleva a cabo con la ayuda de un auxiliar intermediario,
el clich,
sobre el cual se reproduce el
documento original.
La copia se realiza
por reporte delatin
ta del clich sobre el papel.
Los tres procedimientos
existentes, hectografia,
estncil
y offset,
utilizan
equipos muy
diferentes
y responden a necesidades especificas.
La hectografa
utiliza
un clich entintado
que se repo
ta sobre las copias humedecidas con una solucin
alcoholizada. Slo permite un pequeo nmero de copias (hasta 100) de
calidad deficiente
y se deterioran
fcilmente.
Pero es un
sistema econmico y sencillo.
El estncil
emplea un clich hecho de un material
imper
meable, con tinta.
Los caracteres,
o los rasgos se graban 7
la tinta
se deposita a travs de las marcas de los caracteres o de los rasgos en el momento de la impresin.Los
duplicadores de estncil
son manuales o elctricos.
El proced
miento es sencillo,
poco costoso, rpido y de bastante buena
calidad.
Existe tambin una mquina que utiliza
un estncil
de pequeas dimensiones ya establecidas
para la reproduccin
de fichas de catlogos tradicionales.
El offset emplea clichs sobrelos
cuales la tinta se dz
posita slo en las partes impresas, mientras que enlasdems
partes se coloca una solucin
acuosa.
Este procedimiento
permite tirajes
importantes
y de calidad comparable a la imprenta.
Existe toda una
de mquinas offset,
cuyo funcionamiento
va desde el ms sencillo
hasta el automtico.
Pero su empleo siempre es delicado y requiere personal calificado
e instalacin
adecuada.
Ciertas mquinas permiten producir automticamenteestr
ciles y placas offset a partir
de un documento original.Exis
ten tambin aparatos que trasladan
un clich fotogrfico
sobre una placa offset.
En las grandes unidades de informacin,
se cuenta
cada
vez ms con el recurso de aparatos de fotocomposicin(queem
plean clichs
fotogrficos)
acoplados a los computadores,paz
ra la elaboracin
de boletines
bibliogrficos
importantes.
Hay mquinas que permiten componer automticamente
los
ttulos
de los documentos asf como los textos,
determinando
correctamente
la longitud
de las lneas (lo que se denomina
"justificar").
A menudo encontramos tambin en la mayora de las unida
des de informacin
pequeos aparatos,
tales como guillotinas
gama

Las

instalaciones

y los

equipos

227

(para cortar el papel), mquinas de alzada (para reunir las

pginas),
uas (para alinearlas),
asI como diversos
tipos
de mquinas encuadernadoras,
etc., para el acabado de los
productos.
El material
de reprografia
sirve para reproducirlosdo
y de uso constante en
uni
cumentos. Es indispensable
dad de informacin.
Existe actualmente una gran variedad
de mquinas, que utilizan
diversos procedimientos
y que per
miten reproducir
copias sobre diferentes
materiales,
en ei
formato del original
o en formato reducido,
una por unaoen
serie,
a partir
de documentos ordinarios,
o en medias - tin tas, 0 en microformas.
Algunas mquinas utilizan
papeles especiales,
otras pz
pel comn. A veces se requiere
emplear diversos productos
quimicos.
Conviene entonces, antes de escoger
un procedimiento y un material,
definir
con precisin
las necesidades
(nmero y frecuencia
de las copias, tipo de documentos originales y de copias, etc.) y comparar las mquinas existentes, teniendo en cuenta el costo (precio de compra, accesorios, mantenimiento,
mano de obra, duracin) ylasexigencias
de cada material.
Los procedimientos
de reproduccin
utilizados son de dos clases:
Los procedimientos
por contacto , en los cuales el material
de copia se pone directamente
en contacto con el origL
nal: la electrocopia
(en la cual un polvo negro se fija por medio de la luz), es el procedimiento
ms utili
zado; la diazocopia
(en la cual un rayo infrarrojo
des
truye ciertas
sales),
se utiliza
sobre todo para docuz
mentos de gran tamao, tales como planos, mapas, dibu(en la cual la copia se obtiene por me
jos; termocopia
dio de calor).
Los procedimientos
pticos - fotografla
clsica,
para obtener copias sobre pelicula
transparente,
o electrofotograffa
(xerografa).
El material
de microcopia
sirve para producir
o para u
tilizar
las microformas cuyo papel es cada vez mayor en las
unidades de informacin
gracias a la ganancia de espacio
y
de peso que representan.
Existen dos tipos de microformas:a
quellas en las que las imgenes se presentan en un materiai
continuo,
una pellcula
(se denominan microfilms
y se presen
tan comnmente en dos formatos:
16 mm y 35 mm), y aquellasen que las imgenes se presentan en un material
discontinuo
(se denominan microfichas).
Las microfichas
pueden contener un nmero variable
de
fotogramas y tienen en la parte superior un ribete,
legible
a ojo, donde se colocan la referencia
bibliogrfica
del dotoda

228

IAS

instalaciones

y los

equipos

cumento as como varios otros datos (nmerodeidentificacin

Pueden reproducirse
directamente
o constituirpor ejemplo).
se a partir
de segmentos de un microfilm
de 16 mm insertados
en gulas ("jacquets").
Teniendo en cuenta su cantidad actual
y previsible,
y la utilizacin
que se haga de ellas,toda
uni
dad de informacin
debe estar equipada por lo menos con un
lector de microfichas.
Hay que distinguir
los lectores
simples y los lectoresimpresores que pueden suministrar
inmediatamente
unacopiadel
documento consultado
en papel tamao natural.
Existen numero.
sos aparatos de este tipo, ms o menos voluminosos
(algunos
son porttiles)
ms o menos perfeccionados
(algunos disponen
de un sistema de seleccin
automtica de fotogramas,puedenre
cibir varios objetivos,
permiten regular la intensidad
luminosa, etc.),
que ofrecen la posibilidad
de utilizar
un slo
tipo de microformas o los dos, etc.
La gama de precios es igualmente extensa. Se encuentran
hoy pequeos lectores
de microfichas
de calidad aceptablepor
unos pocos dlares.
La lectura
de microformas demanda un esfuerzo especial
en parte por falta de costumbre.
al usuario,
El material
de
be por lo tanto escogersecon mucho cuidado. Hay que tener en
cuenta la calidad de 4a imagen, la calidad
de la pantalla
(nitidez,
luminosidad,
etc.),
la calidad de la visin
(fotograma completo),
la facilidad
de empleo (regulacin,
alimentacin,
avance de las microformas.
Existen muebles especiales,
estticos
o mviles
Para
guardar las microformas.
El equipo de produccin
de las microformas comprende aparatos de toma de fotograma: cmaras estticas
o dinmicas
para microfilms
y/o microfichas,
que funcionan hoja por hoja
(en forma discontinua)
o en forma continua;
cmaras para la
microfilmacin
de mapas, planos y documentos de gran formato;
cmaras porttiles,
que ofrecen una solucin
a la mayora de
los problemas corrientes.
Las microformas en colores todavla
no estn muy desarrolladas.
La cadena de produccin debe comprender igualmente
mquinas para desarrollar
las peliculas,
automticasymquinas
de duplicacin
(la primera microcopia,
o microcopia
"madre",
debe conservarse
siempre en el archivo y de ella slo se utL
lizan copias),
y en fin aparatos de control de calidad (densmetros).
Existen tambin aparatos
para montar "jacquets"
ve
permiten producir
microfichas
a partir
de microfilms.
Una cadena de produccin de microformas puede acoplarse
a los equipos de salida de un computador (computer output on

microforms - COM). Este equipo requiere obligatoriamente

un
personal calificado
y constituye
una inversibn
bastante gran
de, que slo se justifica
en una unidad de informacin
impar
tante.

Cuestionario

de verificacin

Qu comprende la instalacin
material
de una unidad de informacin?
A qu llamamos "programa" de instalacin?
Cite los diferentes
materiales
que se pueden encontrarenuna
unidad de informacin.
iCules son los diferentes
sistemas de fichas perforadas?
Qu comprende un equipo completo de telecomunicacin?
LQu es la microcopia?
iCules son las tres formas posibles
de duplicacin
del papel?

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231

----I..ammI-

Modelo de ficha

_.

de seleccin

visual.

.-

-..

232

I.as

instalaciones

Y los

equipos

LA INFORMATICA EN LAS UNIDADES DE INFORMACION

El papel de la informtica
en las unidades de informacin
no
ha dejado de desarrollarse
a un ritmo acelerado.
Todo servicio de informacibn,
directa
o indirectamente,
se basa hoy en
la utilizacin
del computador , y empiezan a verse las redes
integradas
de informacin
automatizada,
que dentrode algunos
aos existirn
en todas partes.
Los sistemas de informacin
requieren
la manipulacin
de cantidades
a veces enormes de datos cuyo tratamientoeslativamente
simple y repetitivo;
estos sistemas deben garantizar tambin las tareas de gestin que tienen relacin
con
El computador es el instrumento
que
las de otras empresas.
mejor se adapta a esta clase de trabajos.
Las aplicaciones
de la informtica
en este campo se con
centraron primero en la bsqueda documental y en la elaboracin de boletines
bibliogrficos
y de indices,
pero se han
do extendiendo
poco a poco al conjunto de las operaciones
tcnicas,
a las de administracin
y de servicio
a los usuarios.
Hoy encontramos corrientemente
sistemas que han automatotal o parcialmente,
las adquisiciones,
la cataloga
tizado,
cin, la indizacin,
la constitucin
de ficheros,
la bsqueda documental,
la fabricacin
de productos documentales (bolas operaciones de prstsmo,la
letines,
indices,
DSI, etc.),
bsqueda y aprovechamiento
de los datos, las operaciones
corrientes
de control
y de gestin administrativa.
manteSin embargo, es el hombre el que debe concebir,
ner, alimentar
(con informacin)
y utilizar
los sistemas inEsto quiere decir que el computador no sustituye
formticos.
al hombre sino que le exige mayor calificacin,
y por lo menos igual trabajo,
aunque diferente,
si desea benficiarse
de la enorme capacidad de tratamiento
que encierran
los
sistemas informticos.

240

1.a informtica

en

las

unidades

de

Informacin

Hay que subrayar asimismo que la tecnologia

informtica
aunque es accesible
tanto porsuprecio
progresa rpidamente,
como por sus condiciones
de utilizacin,
a la mayorfa de organismos de todos los paises, e inclusive
muy pronto
a los
individuos
en general.
Desde hace ya largo tiempo, el computador dej de ser un lujo para las organizaciones
importantes y est en trance de convertirse
en un objeto familiar.Sa
ber utilizarlo
es casi tan importante
como hablar la lengua
materna.
Definicin

Un sistema informtico
se compone de: a) personal espede tratamiento
electrnico
de la incializado;
b) material
formacin o "hardware"
(el computador y sus equipos perifri
cuando sean necesarios;
cos) ; c) medios de telecomunicacin,
0 programas, o sea el conjunto de instrucciodl "software"
nes que permiten a las mquinas ejecutar
las tareas especifi cas que se han previsto.
Cada uno de estos factores puede adaptarse a las necesi
dades propias de cada aplicacin,
es decir,
se puede modificar su nmero, la calificacin
o los resultados.
Hoy puede
hallarse
en el mercado, o elaborarse,
toda una gama de servi
cios y de productos relativos
a estos cuatro factores.
Un organismo puede tambin utilizar
algunos de estos me
dios en otros organismos que dispongan de ellos
-,por ejemparte del personal,
o los programas (softplo, el material,
ware)-,
con el fin de informatizar
ciertas
actividades
sin
tener que enfrentar
los costos de un sistema informtico
com
pleto.
Esto se practica
normalmente con el concurso deunas;
ciedad de servicio
informtico
o utilizando
el servicio
informtico
de otra empresa (servicio
de oficina),
o participando en una red informtica.
El computador, como todos los equipos, debe utilizarse
en toda su capacidad,
sobre todo si se trata de una mquina
importante.
Los grandes centros de informtica
trabajan
generalmente en equipo en forma permanente.
Personal

especializado

El personal especializado
que requiere
un sistema informtico
comprende:

la explotacinde

La

informtica

en

lae

unidades

de

241

informacin

Los ingenieros
de sistemas, que estn encargados de supervisar el funcionamiento
del sistema y mantenerlo.
Los analistas,
que tienen la tarea de estudiar
las aplicacio
nes, o sea, los trabajos
que hay que automatizar,
y pr<parar su adaptacin al computador.
de
Los programadores,
que elaboran,
segn las indicaciones
los analistas,
las series de instrucciones
que le permi
ten al computador ejecutar
los trabajos requeridos;
es=
tas instrucciones
deben estar redactadas en un lenguaje
accesible
al computador.
Los operadores,
o empleados de manejo, que colocan en el com
putador los trabajos
que hay que realizar
y vigilan
sU
ejecucin.
Una funcin especial en este grupo esladel
operador de pantalla.
Esta funcin consiste en utilizar
el terminal
de mando para dirigir
el computador.
encargados de la captacin de los datos
y
Los perforadores,
de su transcripcin
en soportes legibles
por el computa
dor.
Segn la importancia
de los centros informticoshaycie;
tas funciones que puede ejecutar
una misma persona (casisiem
pueden sepa=
pre el analista
- programador) o al contrario,
rarse ciertas
funciones segn se requiera.
Cuando el centro
informtico
de un organismo es muy importante,
se desarrolla
, especialmente
para enfrentar
toda una estructura
jerrquica
El personal calificadoparama2
las exigencias
de la gestin.
tener las mquinas y el software depende generalmente de la
empresa que ha instalado
el computador.
Los informticos
se forman cada vez ms en las universi
dades y pueden especializarse
en ciertas
aplicaciones,
comoel clculo cientlfico,
la administracin
o los sistemas.Exis
ten cursos ad hOC, de corta duracin,
que permiten la formar
cin del personal encargado de las tareas ms sencillas
o pa
ra los empleados que se trasladan
a otros sistemas o que tig
nen que trabajar
con nuevos lenguajes o distintos
materiales.
Material:

Unidad

central

y unidades

perifricas

El material
comprende dos categoras
esenciales
de mque sirve para tratar
la infor
quinas: a) la unidad central,
o auxiliares,
que reali=
macin; b) las unidades perifricas
zan las funciones de entrada, de salida y de almacenamiento
de la informacin.

-----

..._...__

--..___-_.--_

242

da

procas
te:

informtica

en

las

unidades

de

informacin

Se pueden representar
sumariamente las relaciones
recentre las dos categoras
mediante el esquema siguienUnidad

Perifhicas
d .__ ._ __ .

Unidad

de

.__
.. ._
.....

entrada

Y.,,,
,,..

Unidad

de

salida

.,
.
,

Unidad

de

Unidad

aritmtica

Memoria

, ,

Memorias
externas

. .
Transferencia

Fig.

de

central

Transferencias

datos

7 - Esquema de las

relaciones

entre

control

central

:.t
de

instrucciones

la unidad

central

las perifricas,
Estas mquinas estn constituidas
por dispositivos
elec
tromecnicos
y electrnicos
que permiten efectuar
las operaciones de lectura
y escritura,
de memorizacin,
de clculoma
temtico y de raciocinio
lgico (seleccin,
comparacin,etc)
En el material
informtico
se incluyen
tambin los equi
pos de captura de informacin
que sirven para transcribir
1;
informacin
a los soportes legibles
por computador. Estos equipos pueden funcionar
aisladamente
o conectados al computa
dor.
Se utilizan
adems diversos equipos para el tratamieny
to o la conservacin
de los productos informticos,
tales co
mo el separador de listas,
los ficheros
de tarjetas
perforadas, los armarios a prueba de fuego y protegidos
de las variaciones
de clima, en que se almacenen los discos y las cin
tas magnticas.
Se necesita tambin una instalacin
especial
que garantice
la seguridad y el buen funcionamiento
de las
laproteccincon
mquinas, sobre todo el aire acondicionado;
tra el polvo, los incendios
e inundaciones;
un regulador
de
la corriente
elctrica;
la limitacin
del acceso,
que slo
debe estar reservado a los empleados y a las personas autozadas.

La

informtica

en

laa

unidades

de

informari

243

La informacin
introducida
en la mquina se expresa
en
o sea que slo tiene dos signos: 0 y 1,
numeracin "binaria",
segn que el soporte magntico del computador est o no senCada slmbo
sibilizado
(haya recibido
o no una informacin).
lo de un sistema de signos naturales
est por consiguiente
Existen numeroexpresado por una serie de cifras binarias.
sos sistemas de codificacin
interna propios delos distintos
modelos de computadores; los dos principales
son: el EBCDIC
(Extended Binary-ceded
Decimal Interchange
Code - Cdigo BiCode
nario Decimal Extendido)
y el ASCII (Ameritan Standard
for Information
Interchange).
Por tanto, en este ltimo sistema, 1 se dice OO ll OO 01, A 01 000001, a 0110 0001. La cz
dificacin
interna
tiene el riesgodecrear
dificultadescuaz
do se quiere utilizar
los datos producidos
en otros
centros
o cuando se requiere brindar
cooperacin a otros centros.
Ca
da unidad elemental de informacin
(0 1) recibe el nombre
de "bit".
Ocho bits forman un octeto (que corresponde
generalmente a un carcter,
aunque la definicin
del nmero de
bits por carcter
en la mquina depende tambin del modelo
del computador).
La unidad central
es la parte principal
del computador.
En esta unidad se llevan a cabo todos los tratamientos
y es
ella la que gobierna el funcionamiento
del conjunto. Est com
puesta por:
La memoria central,
en la que se registran,
por una parteJos
programas internos
de la mquina y, por otra, los programas de aplicacin,
los datos que deben tratarseyque
llamados a medida que se requieren,
suministran
los resultados intermedios
y los resultados
finales.
La memoria central
est constituida
por
circuitos
integrados
en los cuales circula
una corriente
electromagntica.
Los datos almacenados en estos circuitos
pueden transfe
rirse directamente
a los rganos de tratamiento
(se dice entonces que la memoria es "direccional").
La unidad de control,
que est encargada de hacer
ejecutar
sucesivamente las instrucciones
de los programasporlos
diferentes
elementos del computador y de controlar
el
funcionamiento
de ste.
que ejecuta los tratamientos
La unidad aritmtica
y lgica,
propiamente dichos (seleccin,
clculos,
comparaciones).
Las unidades perifricas
son distintas
de la unidad cen
tral y flsicamente
independientes
de ella,
y a veces estn
localizadas
en otro lugar, pero de todos modos, estn conectadas a la unidad central
y dirigidas
por sta; cada unidad
central puede estar enlazada a una serie fija,
casi siempre
muy extendida,
de unidades perifricas,
o auxiliares,
elegi-

244

La

informtica

en

las

unidades

de

informacin

das en funcin de las necesidades.

Estas unidades comprenden
dos tipos principales
de material:
las unidades de entrada
salida y las memorias externas.
Las unidades de entrada-salida
permiten escribir,
leer,
Son pues los instrumentos
de
o realizar
las dos operaciones.
comunicacin
entre el usuario y la mquina.
Las memorias externas sirven para almacenar
los datos
antes y despus de su tratamiento.
Reciben por tanto los archivos ms o menos voluminosos.
Se utilizan
soportes especiales
en las distintas
mquinas para transcribir
la informacin
en una forma que sea legible por computador. Estos soportes son:
entre las cuales las ms corrientes
Las tarjetas
perforadas,,
y
estn hechas de cartn fino, tienen forma rectangular
miden 187 mm por 82,5 mm;tienen 12 lfneas y 80 columnas
cada una de las cuales puede recibir
un carcter.
cintas de papel, que tienen 25,4 mm y
Las cintas perforadas,
que reciben columnas de 6 7 perforaciones
y una linea
Cadalineapuede
recibir
un
de perforaciones
de control.
carcter.
Las cintas magnticas,
de plstico,
cubiertas
por una sustcia magnetizable.
Miden 12,7 mm (meda pulgada)
y tiese registra
en 8 6
nen 7 9 pistas.
Cada carcter
pistas en una sola columna; la ltima pista sirve
para
una codificacin
de control
(cifra
de paridad).
La cacidad de las cintas est determinada por el nmero
de
bits de cada columna (por tanto, de caracteres)
por puL
cada registro
est separado
gada (BPI - Bit Per Inch);
del otro por un espacio de longitud
fija.
La densidad
ms comn es de 1600 BPI. Una cinta delongitud
corrien
te (2400 pies 730 m) puede contener en esta densidad
hasta 46 millones
de caracteres.
Los discos magnticos,
que estn formados por un platillo
rnz
tlico
cubierto
por ambos lados con una sustancia magnc
tizable.
Los discos se presentan por lo general en pi(cargadores).
las fijas y compactas; son los tic-pachs
Las caracteristicas
de los discos (velocidad
de rotacin ,
velocidad
de transferencia,
capacidad, nmero de pistas)
var5an mucho segn los modelos.
Los disquetes o minidiscos,
que son discos aislados,
de formato pequeo. Pueden igualmente utilizarse,
en ciertos
casos, documentos orignales,
ya sea que contengan
caracteres
especiales
adaptados a los dispositivos
de lec
o que
tura ptica (OCR - Optical Character Recognition)
su estructura
permita el empleo de un analizador
(imgenes, objetos).

La

informtica

en

las

unidades

de

informacin

245

Las memorias externasestnconstituidas

por unidadesque
permiten la lectura
y escritura
de cintas magnticas
o de
disco. Por lo general,
se utilizan
simultneamente
estos dos
segn
tipos de material,
pues cada sistema est compuesto,
las necesidades,
de un nmero variable
de mquinas. Los con2
tructores
ofrecen una gama bastante amplia de estos materiales que garantizan
suficiente
capacidad y eficacia.
Las memorias en disco son direccionales,
o sea que permiten localizar
con precsbn
la poscbn de la informacin.
Las memorias en cinta son secuenciales,
o sea que deben leer
se ininterrumpidamente
hasta que se encuentre la nformaci~
que se busca. Estn dirigidas
por la unidad central,del
modo
siguiente:
Unidad

,..

central

Unidad

..H

.,. Escribir
.

de control

Unidad

16gica

Subconjunto
de datos
tratamiento

en

3
I
/

Memoria

central
\

Programas
\
Subconjunto
de datos
tratar

I
Datos

por

5
-

Subconjunto
de datos
tratar

por

Fg.

8 - Memorias en cintas.

Las unidades de entrada-salida

permiten hacer
computador los datos y las instrucciones
y recibir
segn el siguiente
esquema:
que ste ha tratado,

llegar
al
los datos

246

LA informtica

Fig.

en

las

unidades

de

informacin

9 - Relaciones de las unidades

del computador.

de entrada

- salida

Fuera de las fhciones

de entrada-salida
con que cuentan las memorias externas,
la lectura
est asegurada por le2
lectores
de cintas perforadas,
tores de tarjetas
perforadas,
enrrolladores
de cinta,
unidades de disco, lectores
de disquetes, lectores
pticos que utilizan
documentosimpresos
con
caracteres
especiales
que se analizan y traducen asignosmag nticos
(lectores
OCR).
La escritura
puede estar encomendada a:
Impresoras,
similares
a las mquinas de escribir,
o mquinas
de expresin que utilizan
una cadena de caracteres
(im
presoras en lnea).
Estas impresoras producen los do&mentos en un papel especial
(listing).
Pantallas
catdicas,
semejantes a las pantallasdetelevisin
en las que aparecen los datos, generalmente en 24 lineas, los que se cambian por otros segn lo va ordenan
do el usuario;
no producen documentos permanentes.
sobre
Trazadoras de curvas, que producen grficas
y dibujos
papel.
Equipos COM (Computer Output on Microform),
con los cuales
se microfilman
automticamente
los datos que aparecen
en una pantalla
catdica;
por lo tanto, producen micro
formas.
Los terminales
son aparatos de entrada-salida
que tienen un teclado de mquina de escribir,
al que se aaden tey generalmente una impreclas especiales
de funcionamiento,

La

informtica

en

las

unidades

de

informacin

247

sora y/o una pantalla

catdica.
Los terminales
pueden darle
rdenes al computador, practicar
captaciones
directas,
entradas y salidas.
Existe una gran variedad de unidades perifricas,
mucho
a
ms que en las unidades centrales,
variedad que responde
las diferentes
necesidades.
Los equipos
de captacin de datos (entrada)
comprenden:
U) terminales;
b) perforadoras
de cinta conectadas a una mquina corriente
de escribir
que permite
producir
al mismo
tiempo documentos para lectura
normal; C) perforadoras
y verificadoras
de tarjetas;
d) unidades de captacibn - lectura
de disquetes;
~1 mquinas de escribir
elctricas
provistas
de cabezas de escritura
con caracteres
OCR.
La variedad de material
informtico,
ya bastante rica,
no deja de crecer. Ya se conocen tres generaciones
de compula
cada una de las cuales significa
un aumento de
tadores,
capacidad de tratamiento,
lo cual se debe al progreso tecnolgico en el campo de los componentes electrnicos,
sobre to
los minicomputado-do. Desde hace algunos aos, aparecieron
res, que se caracterizan
por la miniaturizacin
de su estruc
tura fsica,
sin perjuicio
de su capacidad de memoria (semejantes a los computadores de la tercera generacin).
Recienun
temente han aparecido los microcomputadores,
que ocupan
pero
espacio muy pequeo, y tienen una capacidad limitada,
especialmente
en el plano individual.
mltiples
aplicaciones,
Las caractersticas
del material
informtico
son esencialmente:
La capacidad (de memorias y soportes),
que se expresa en nmero de palabras,
de caracteres
o de octetos,
o en mi
llares
de estas unidades (por ejemplo, K octetos,
ndi'cado a veces solamente con K). La capacidad puede ser
de algunos octetos o de varios miles de K.
El tiempo de acceso, que corresponde a lo que demora la ejecucin de una instruccin
o una respuesta solicitada
a
la memoria. Este tiempo se mide en milsimas de segundo
(milisegundos)
o en millonsimas
de segundo (nanosegundos) y va de algunos nanosegundos a varias centenas
de
milisegundos.
La velocidad
de lectura,
de escritura
o de transmisin
que
se expresa en caracteres
por segundo o en lineas por mi
nuto. Por ejemplo, las velocidades
corrientes
sondeloz
den de:

248

Le

informtica

en

las

unidades

de

informacin

200 a 800 caracteres/segundo

para una lectura
de tarjetas;
20.000 a 200.000 caracteres/segundo
para una lectora de
cinta;
2.500 a 800.000 caracteresfsegundo
para una lectora
de
discos;
100 a 1.500 lneas/minuto
para una impresora;
10.000 caracteres/segundo
para una impresora catdica;
5 a 18 caractereslsegundo
para una lnea de tlex;
200 a 480 caractereslsegundo
para una linea telefnica;
Cuando un equipo tiene una gran capacidad y gran velodad, ms reducido es su tiempo de acceso y mayor su potencia.
Es importante
que estas distintas
caracteristicas
sean compa
tibles
entre si para evitar
atascamientos,
o tiempos de espera en funcin de las aplicaciones.
La configuracin
de un sistema informtico
la define el
tipo de equipo elegido y sus caracterlsticas.
Ciertas aplicz
ciones requieren
una configuracin
minima, es decir, equipos
que tengan por lo menos cierta
capacidad yeventualmentecieL
de archivos biblio
ta velocidad.
Por ejemplo, el tratamiento
grficos
necesita generalmente una capacidad de reserva ceny
unidades
tral de 64 K, unidades de entrada-salida
y varias
de discos y cintas.'
El costo del material
informtico
tiende adisminuir
sen
siblemente
para una capacidad como las que se acaban de describir.
El material
se compra o el constructor
puede darlo
flucta
entre
en alquiler.
El costo actual de los sistemas
unos miles de dlares y varias centenas de miles. A este valor debe aadirse el mantenimiento,
que ha de hacerse
regu
larmente.
Los medios de telecomunicacin
ocupan un puesto cadavez
ms importante
en el funcionamiento
de los sistemas informgracias al desarrollo
de las redes informatizadas.
Es
ticos,
Se trata en realidad
de la uti
lo que se llama "telemtica".
lizacin
a distancia
del computador, caso en el cual los te;
minales estn conectados a la unidad central por mediodeuna
red de telecomunicaciones.
La distancia
entre los terminales
y la unidad central
no tiene importancia,
es indiferente
igualmente el nmero de terminales
y de unidades centrales
eE
lazadas entre si y provistas
de funciones diferentes.
Se da la estructura
de una red sencilla
en el esquema
siguiente:

La

informtica

Fig.

en

las

unidades

10 - Estructura

de

informacin

249

de una red simple.

El equipo de telecomunicaciones
que completa el sistema
informtico
se compone de:
TI material
que permite transformar
los signos binarios
pro-'
en signos
ducidos
por el computador y los terminales
transportables
por una lfnea de telecomunicacin
y vice
versa. Esto puede lograrseconadaptadores
telegrficos,
pero los equipos ms corrientes
paraestaconduccin
son
que pueden alos modems (moduladores - demoduladores),
o indicoplarse directamente
a las lIneas telefnicas
rectamentepormediodeun
acoplador acstico,
en el cual
se conecta telfono.
, que pueden ser las de las reLineas de telecomunicaciones
des comunes (redes conmutadas), o las de las redes escializadas
en la transmisin
de datos, o lineas alquila das por el usuario especialmente
con este fin.
La capacidad de las lineas se expresa comnmente en bau
dios (bauds), medida que corresponde a la velocidad
de moduz
lacin y que es la inversa de la duracin de una seal elemental.
Como medios de transmisin
pueden utilizarse:
Lfneas telegrficas
de 50 a 200 baudios.
Lineas telefnicas
que permitan una velocidad
d.e transmisin
de 200a2.400
baudios, que llegan hasta los 72.000 baudios en las redes especializadas.
Lineas de banda ancha (cables coaxiales
y haces hertzianos)
que van de 48 K baudios a ms de un milln de K baudios.
La estructura
de una red compleja se representa
esquem
ticamente en la Figura 11.

250

La

inform8tice

en

las

unidades

de

informacin

Computador
central

..,
Q....

..
. . . . . . . . . . ..w...

.*.

0
,.....

:
.._, ..:

Fig.

ll

- Esquema de una red en malla.

Terminales
Nivel
de
cm!Nnicacin

La

informtica

en

las

unidades

de

251

informacin

La extensin
de una red implica la puesta en marcha de
equipos complementarios:
los concentradores,
pequeos computadores especializados
en la gestin de lineas,
y los computadores frontales,
que sirven como "secretarios"
de los computadores centrales.
El desarrollo
de las telecomunicaciones
ha llevado a la produccin
de terminales
con posibilidades
de clculo
(intelligents),
que son verdaderos
computadores
capaces de realizar
ciertos
tratamientos.
Las redes complejas tienen dos niveles:
Un nivel de comunicacin,
formado por concentradores
y por
las lfneas que los unen, cuyo papel consiste en la conduccin de los mensajes en la red de telecomunicaciones.
Un nivel de tratamiento
y de utilizacin,
constituidoporter
minales y computadores.
Los que dan acceso a los ban-cos de datos se llaman "huspedes".
Los mensajes se envian por paquetes, es decir,
en grupos de un tamao mximo fijo,
que presentan la estructura
siguiente:
Comienzo DireccinInformaci6n
de ruta

Informacin
de gestin

Datos

Control

Todo usuario (terminal)deuna

red de este tipo puede co
municarse con todos los puntos de ella (ver en el anexo dei
capitulo
Programas y sistemas internacionales
de informacin,
la descripcin
sumaria de dos redes: Euronet y Tymnet).
Los procesos de telecomunicaciones,
que tendrn sin duda un gran porvenir,
podrn reducir
considerablemente
los obz
tculos de la comunicacin,
pero este desarrollo
puede plantear importantes
problemas ticos.
Software

El software es un conjunto estructurado

de instrucciones que le permiten al computador ejecutar
los trabajos
que
Estas instrucciones
se expresan ya sea en un
se le pidan.
lenguaje que el computador entiende directamente,
al que se
da el nombre de "lenguaje
de mquina" y que est fundado en
la numeracin binaria,
o en un lenguaje evolucionado,
que se
llama "lenguaje
de programacin",
que el computador traduce
al lenguaje de mquina. La comunicacin entre el hombre y el
computador sigue pues los siguientes
pasos:

252

La

informtica

en

las

unidades

Protocolos
de acceso
las
redes
sistemas

de

informacin

B
y

,
Lenguaje
programacifin

Lenguaje
natural

Fig.

12 - Del lenguaje

natural

de

al lenguaje

Lenguaje

mquina

de

de mquina.

Hay dos categorlas

de software:
el software del
fabria la unidad central
en el momento de su
cante, incorporado
produccin
que es el que dirige
el funcionamiento
del computador en cualquier
operacin,
y el software
de aplicacin,
que se elabora especialmente
con destino a un usuario
y
a
una tarea determinados.
El software del fabricante
est
formado esencialmente
por:
El sistema de explotacin,
que est conectado a un tipo
de
computador y asegura la puesta en marcha de los diversos procedimientos
internos.
Los computadores,
que traducen los lenguajes
evolucionados
al lenguaje de mquina gracias a analizadores
sintcticos y a ensambladores.
Eventualmente
los sistemas de administracin
de bases de datos (SGBD), siendo entendido este trmino en un sentido
muy general.
El software de aplicacin
es muy numeroso. Losfabrica:
tes suministran
algunos, otros pueden adquirirse
en las compailas de servicios
especializados;
pueden elaborarlos
tambin los usuarios de acuerdo con sus necesidades.
un software est destinado a una aplicaEn principio,
cin bien definida,
como la bsqueda documental o la gestin
de existencias.
Existen conjuntos de software (paquetes),
o coleccinde
programas, que cumplen una serie de aplicaciones
especficas
que corresponden a una cadena de trabajos
enlazados recprocamente y que abarcan una operacin compleja
(por ejemplo,
ISIS, Integrated
Set of Information
Systems): adquisiciones,
creacin de archivos,
edicin de boletines
bibliogrficos,
bsqueda documental,
etc.
Todo software est compuesto por una serie integrada de
programas que cumplen cada una de las tareas elementales.
La
presentacin
de los datos tanto a la entrada como a la salida, lo mismo que la estructura
de los archivos,
se definen

La

informtica

en

las

unidades

de

informacin

253

estrictamente
en formatos.
Ciertos software pueden transferir los datos de un formato de determinado tipo a un formato de otro tipo, por ejemplo, las descripciones
bibliogrcas del formato Agris se pueden pasar al formato ISIS. Este
software recibe el nombre de "interfases".
El anlisis
informtico
ea la tcnica bsica para elaborar el software.
Este anlisis
tiene dos fases: el anlisis funcional ye1 orgnico.
El anlisis
funcional
consiste en el estudio detallado
del problema que hay que resolver
y de sus posibles
soluci~
nes. Cada tarea debe descomponerse en la secuencia de accio
nes elementales
que la forman, pues el computador no puede
inventar
nada por su cuenta. En toda operacin de cierta ex
se analizan no slo los tratamientos
tensin,
informticos
propiamente dichos sino tambin todas las operaciones
que
pueden influirla
(por ejemplo, un formato de captacin debe
realizarse
con base en las informaciones
disponibles
en esta etapa y con las que sean necesarias
para la explotacin
posterior,
teniendo en cuenta las condiciones
de trabajo de
los empleados). El anlisis
funcional
definir
luego
los
distintos
archivos que hay que organizar
y describir
los
tratamientos
que convienen.
El anlisis
orgnico,
que sigue al anterior,
tiene por
objeto determinar
los rganos del computador que deben intervenir
en cada fase, la organizacin
de los archivos,
los
formatos, la lista
de los tratamientos.
El analista
rehace
de este modo, sin dejar nada al azar, el recorrido
que permite alcanzar el resultado
que se desea.
Los instrumentos
ms utilizados
para el anlisis
son
los organigramas,
que describen grficamente
las operaciones y su secuencia con la ayuda de simbolos normalizados,
y
las tablas de decisin
que dan los detalles
del organigrama
en una matriz.
La programacin
consiste en traducir
a una serie
de
conjuntos estructurados
de instrucciones,
o programas,
las
distintas
operaciones
que se han previsto
para el anlisis.
Todo programa describe los datos que hay que tratar,
da su
direccin
(es decir,
la localizacin
en el computador),
indica las series de instrucciones
que corresponden al encads
namiento de las tareas elementales
(ejemplo: leer tal
dato
en tal parte del primer registro;
si este dato es igual a X,
inscribirlo
en tal fichero,
de tal manera; leer el segundo
registro,
etc.) y describir
tambin los datos que hay que
suministrar.

254

La

informbtica

en

las

unidades

de

informacin

Un programa se puede preparar y describir

tambinconun
organigrama.
Este procedimiento
tiene la ventaja de reducir
el nmero de manipulaciones
y el tiempo de ejecucin.Una
vez
establecido
un programa, debe probarse,
a veces corregirse,
para almacenarlo
luego en un soporte de memoria que se pueda
instalar
en el computador cuando se necesite.
Lenguajes

de programacih

Los lenguajes de programacin son lenguajes

artificiales que permiten dar las instrucciones
al computador con la
ayuda de una estructura
fija y de reglas de escritura
limitadas. Los principales
lenguajes de programacin son: Fortan
y Algo1 para las aplicaciones
de clculo cientifico
BASIC y
APL para las aplicaciones
de tiempo compartido,
Cobo1 para
las aplicaciones
de gestin y PL/l para toda clase de aplica ciones.
Formas

de utilizacin

Las formas de utilizacin

del computador dependen de su
configuracin.
En las primeras generaciones
de computadores,
8610 poda ejecutarse
un programa a la vez. Las mquinas modernas aprovechan el hecho de que las operaciones de lectura
y escritura
son ms lentas que las operaciones
lgicas
para
ejecutar
simultneamente
varios programas. Esta es la multiprogramacin.
Gracias a los terminales,
varios usuarios pus
den tener acceso al mismo tiempo al mismo computador para ejecutar
simultneamente
los programas de cada cual. Se trata
del tiempo compartido,
que se basa naturalmente
en las tcni cas de multiprogramacin.
Cuando un usuario est conectado
por medio de un termi
nal al computador, puede pedir que sus trabajos
se realiceninmediatamente:
es el tratamiento
llamado en lnea o de tiem
po real. Pero el usuario tambin puede solicitar
que ciertos
trabajos
se efecten despus de la demanda, sin que l est
en contacto con la mquina: es el tratamiento
diferido
o fuera de linea.
El tratamiento
por lotes consiste
en fusionar
varios
tratamientos
idnticos,
de origen diferente,para
ejecutarlos
de una vez en el computador, con el fin de economizar tiempo
en el tratamiento.
Cuando un sistema informtico
se utiliza
en linea
y en
tiempo real, la informacin
circula
entre el computador cen-

La

informtica

en

las

unidades

de

255

informacin

tral y sus terminales.

Por ejemplo, un banco de prstamos de
una biblioteca
puede, a partir
de un terminal,
consignar
en
el fichero de prstamos la identificacin
de una obra en el
momento de entregarle
el prstamo al usuario,
o verificar
au
Sin embargo,
temticamente
si esta obra ya se ha prestado.
los sistemas informticos
evolucionan
cada vez ms hacia
un
con el usuario.
Por ejemplo, en un sistema de ca"dilogo"
talogacin
ya no es el bibliotecario
el que hace las entra
das sucesivas de los datos que figuran
en las diferentes
reas de la hoja precodificada
de registro,
sino el computador el que pide las reas unas despus de otras y el que adEsta forma de explotacin
se
vierte
los errores u omisiones.
denomina "conversacional"
o "interactiva".
Se utiliza
sobre
Esta capacidad de dilogo se
todo en la bsqueda documental.
amplia especialmente
en una red en la que el usuariotieneac
ceso a las fuentes de todos los participantes.
Sistema

ISIS

El sistema ISIS (Integrated

Set of Information
Systems)
fue creado por la Oficina
Internacional
del Trabajo;
el manampliamentenimiento
est a cargo de la Unesco. Se utiliza
te en los centros de documentacin de las agencias de las Na
clones Unidas y en numerosos centros nacionales
de document
cin. Tiene dos versiones,para
computador y para minicomput~
dor, y una serie de software que responde a la mayoriadelas
necesidades de las unidades de informacin.
El ISIS utiliza
seis programas de creacibn de archivos,
siete de almacenamiento y correccin,
un programa de interac
cin, tres de impresin,
dos de supresin
(eliminacindelo~
datos intiles
para la impresin)
y uno de bsqueda.
Las operaciones
se fundamentan en siete archivos,
entre
los cuales los principales
son: el archivo
que tie-el archivo bibliogrfico
y el de vocabulane dos versiones
el archivo elemento,que sirrio (que contiene el tesauro)-,
ve de base a las operaciones
de salida,
y el archivo inverti
do. La Figura 13 representa
de manera muy simplificadaelfu~
ISIS.
clonamiento del
La entrada de los datos en un sistema informtico
se ba
sa en la estructura
de los registros
que se define de antema
no de acuerdo con la naturaleza
de la informacin
y las nece
tanto en los soportes
sidades de uso. Hay que distinguir,
o archivos 15
de entrada como en las memorias, los registros
Los primeros corresponden a
gicos de los registros
ffsicos.
la organizacin
intelectual
de los datos, los segundos a su
maestro,

sistema

_-___

-I.--~_

La

256

inform8tce

en

las

unidades

de

informacin

t
Creacin
archivo
TR

del
provisional

zz2
FDT :
+

IControl
vocabulario

Control
formato
ISIS

Lista

Salida
Lista
bibliogrilin
Iwlice
- atOre8
1 I,l i< c - autores
,n,,rr
- matrrna

personales
rorporativos
KWOC

de

los

productos

documentales
I

+
Indice

corriente

Indice

retrospectivo

I
Respuestas
Bsquedas
DSI

retrosp&ias

I
I

Fig.

de

f
i
/

Impresin

-Difusibn

13 - Esquema simplificado
de una cadena de tratamiento
para la creacin y explotacin
de una base de datos en una aplicacin
del sistema ISIS.

La

informtica

en

ias

unidades

de

257

informacin

localizacin.
Un registro
o archivo lgico puede localizarse,
en la prctica,
en uno 0 varios registros
ffsicosypresentar
se o .no en el mismo orden, segn las condiciones
del sistema.
Un registro
corresponde a un conjunto dedatosrelativos
a una misma entidad,
tales como los elementos de la descripcibn bibliogrfica
de un libro y se descompone en subconjuntos jerarquizados,
como en el esquema siguiente:

Registro

...

Grupo 1.1 Area 1.1.1

Area 1.1.2

Area 1.1.3

Area 1.1.4
. . . .. . .
.. . ,
.
.
Grupo 1.2 Area repetitiva
Area 1.2.2
. ... .
. . .
.. . . .
Grupo 1.3 Area 1.3.1

Fig.

14 - Subconjuntos

. . ..
1.2.1
.

. . .. . I. ..

de un registro.

El rea corresponde a un dato elemental.

Si este dato
tiene varios valores
(por ejemplo, los diferentes
autores del
se puede utilizar
un rea repetitiva,
o sea
mismo articulo),
un rea que se descompone.
Los grupos corresponden a datos que tienen vinculos
ms
estrechos entre si (por ejemplo, ttulo,
subtitulo
y titulo
traducido,
de un articulo).
Algunas reas son obligatorias.
Otras tienen una extensin fija y no pueden contener ms de cierto nmero de carac
teres.
Esta condicin
facilita
la direccin
(o localizaci
en la memoria) y se utiliza
una vez que se conozca la extensin mxima de un dato.
Hay que definir
tambin los tipos de caracteres
que se
deben emplear para expresar el dato que corresponde
a cada
rea, por ejemplo nicamente cifras.
Igualmente existe
para

.--____.

._ll..l-

_ .-

258

La

informtica

en

las

unidades

de

informacin

el conjunto de los registros

y para el sistemaunaobligacin
en cuanto a los caracteres
(por ejemplo, slo maysculas,ms
algunos signos de puntuacin).
Se observa que las reglas
de
escritura
son muy precisas y que se deben consignar,
reapor
rea, en un manual de operaciones.
en el sentido informtico
del trmino,
est
Un archivo,
constituido
por un conjunto de registros
de la misma naturaleza, por ejemplo los perfiles
idnticos
de los usuarios
de
un servicio
de DSI. Puede organizarse
fIsica
e intelectualmente de muchas maneras.
El acceso a los archivos puede ser paralelo,0
seaque su
contenido se puede comparar simultneamente
en una misma ins
Puede ser tambin dirigido,
es decir,
que una so=
truccin.
la instruccin
es suficiente
a condicin
de que la compara
cin se efecta secuencialmente.
Tambin puede ser directo
, por ejemplo en discos.
aleatorio
Puede igualmente ser secuencial
cuando el archivo debe leerse desde el comienzo hasta cuando termine la comparacin.
En una organizacin
secuencial,
los registros
siguen el
orden de llegada.
Si se estableciera
un archivo alfabtico
de esta manera, seria necesario escribir
de nuevo todo el ar
chivo para insertar
un nuevo registro
entre Da y Do,por ejem
plo. El encadenamiento permite evitar
esto al indicar
al fi=
nal de cada ltimo registro
de una categora,
por ejemplo,Al
la direccin
fsica
de la memoria en la que se escribir
el
registro
siguiente:
Al queda en el disco 1, pista 1, reenvfo
en disco 2, pista 2, donde ha sido registrado
Am. Finalmente, se puede utilizar
tambin un archivo de direcciones
conectado al archivo principal.
Las listas
constituyen
otro tipo de presentacin,
en el
cual cada dato se identifica
en una tabla que indica su posi
cin en la memoria y la posicin
del dato siguiente,tal
como
se muestra en el esquema siguiente:
A
10

16

16

21
I

Fig.

B
-

21

30

30

15 - A la izquierda,
posicin
de memoria; a la derecha,
verificador,
X y fin de lista.
Se observar que ca
da elemento puede a su vez estar constituido
por
una lista
secundaria.

La

infcrmtics

en

las

unidades

de

informacin

259

En un archivo que est en acceso secuencial

ndzado,dz
be por consiguiente
procederse por etapas para encontrar
un
Por ejemplo, es preciso consultar
primero
el ndce
dato.
de los cilindros
(conjunto
de posiciones
paralelas
en un caz
gador o disc pack), que da la dreccin
del ndce
de las
pistas en los diferentes
discos , y por ltimo seguir la psta en que se hallar
el registro
secuencialmente.
El tratamiento
de los archivos encierra
principalmente
dos operaciones:
la selecc6n
y la fusin,
ndependentemente de su lectura
y escritura.
La seleccin
es un tratamiento
que permite disponer los
de aclasificado
en cierto orden,
registros
de un archivo,
cuerdo con un determinado criterio:
por ejemplo, se clasfcarn en orden cronolgico
del ao de publcacbn
las rese
as bibliogrficas
que ya han sido clasificadas
por orden aifabtco de autores.
La fusin consiste en integrar
en uno solo dos archivos
que estn ordenados segn el mismo criterio:
por ejemplo,
cuando se aaden a un archivo bibliogrfico
los nuevos regs
tros de un archivo de nuevas adquisiciones.
Un sistema informtico
se compone en la prctica
de vaLas operaciones
de lectura
pueden organzarros archivos.
se en secuencias fijas,
o sea que la bsqueda se realizar
de un archivo dado a otro, de acuerdo con un orden preestavarablecdo . Pero tambin se puede actuar en secuencias
bles, es decir,
que el usuario puede decidir
con qu archivo
iniciar
el tratamiento
y a qu archivo dirigirse
despus.
Cuando se define la estructura
y la organzacbn
de un
archivo,
hay que tener en cuenta el hecho de que habr que
actualizarlo,
o sea que algunos registros
sufrirn
modfcacones, correcciones,
supresiones,
aadiduras,
o podrn relE
Este reajuste
de los archivos
conarse con otros registros.
es un aspecto esencial del buen funcionamiento
del sistema.
La seguridad de los archivos es asimismo un hecho mpoE
Por esta razn,
tante que puede perturbar
todo el sistema.
es muy aconsejable
copiar los archivos regularmente
en cinta
magntica.
En la mquina existen dispositivos
de protecc6n
que evitan en los archivos el borrado por error o que detectan las faltas ocasionales.
Adems, el uso de palabras de pi
so (o reservadas)
y de ciertos
cdigos impide que los extraos o los no iniciados
puedan manipular los archivos.
Las operaciones
de salida se pueden llevar
a cabo meda2
te simple reproduccin
de los archivos que posee el sistema
de acuerdo con un formato especial.
En el primer caso, no hay problema, a menos que la sal&
da se hagaenuna pantalla
catbdca cuyo nmero de lineas
es
Se puede parar visualizando
en
inferior
al de los registros.
varas partes.

260

La

informtica

en

las

unidades

de

Informacin

Cuando la salida tiene que hacerse en un formato,se pr2

paran los datos en un archivo especial,
pero hay que dispo
ner de un programa de edicin que d las nstrucconesdecom
paginacin
(por ejemplo, el salto de las lneas
entre
cey
tas reas, etc.).
Es conveniente
preparar un formato de edi
cn que produzca documentos de buena calidad,
para lo cuai
hay que apelar a los distintos
procedimientos
de la reprogrz
ffla, a partir
de las listas
suministradas
por las impresoras
(por ejemplo, reduccin de las listas
por un procedimiento
fotogrfico,
luego traslado
a una placa de traje
en offset).
En los sistemas importantes,
se utilizan
sobre todo equipos de fotocomposicin
conectados al computador, que permiten la impresin
automtica de los documentos, y los equL
pos COM, que producen mcrofichas
directamente.

Cuestionario

de verificacin

Qu aplicaciones
tiene la informtica
en una unidad de nformacin?
iCules son los distintos
componentes de un computador?
Qu es el software?'
iQu es un lenguaje de programacin?
iQu papel desempea un analista?
LQu funciones tiene un programador?

Bibliografa

ARTANDI, S.

h cience.

An i.n.&oduction

to

compu&

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in~oh.mtion

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da .in~ohmatoti. Pars, Hachette,
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1968.

La

informbtlca

en

las

unidades

de

261

informacin

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he6 et ohdha.hh.
Parfs, Les dtons
d'organsaton,
1973.
*

--

--. _.

LA BUSQUEDADE INFORMACION

La bsqueda de nformacbn
es un conjunto de operaciones
que
tiene por objeto poner en manos del usuario los informesque
dan respuestas a sus preguntas ocasionales
o permanentes.,
Las ocasionales
son del tipo:
qu se sabe sobre tal
tema? Estas preguntas exigen una bsqueda retrospectiva,
o
sea la dentfcacn
de todas las fuentes sobre el tema que
se han registrado
previamente.
Las permanentes son del tipo;
tqu hay de nuevo sobre tal tema? Estas preguntas,en
cambio, piden una bsqueda de informacin
corriente,
es decir,
la dentfcacn
de las fuentes que se refieren
a este tema
y han sido registradas
durante cierto tiempo (semana, quince
na, mes).
Bsqueda de informacin
es una expres6n
genrica
que
cubre la ubicacin
de los documentos o de las fuentes,10
mis
mo que de los datos o de los hechos a los cuales dan accesolos primeros.
Muchos sistemas de nformacbn
se limitan
toda
via al primer tipo de actividad,
dejando al usuario la tarea
de encontrar
los datos o los hechos que necesita.
Estas operaciones
ocupan la zona meda de la cadena documental y sirven para preparar la difusin.
La mayorfa
de
las actividades
de las unidades de nformac&n
tienen por ob
jeto permitir
la bsqueda de informacin
que es el fundamenx
to de los servicios
que se ofrecen a los usuarios.
Procedimiento

de bsqueda

Una bsqueda de informacin

tpica
se puede describir
por medio del ejemplo siguiente.
Un usuario se dirige
a un
centro nacional
de documentacin y pide a la persona encarga
da de la bsqueda: LQu tiene usted sobre la reglamentacbn
de la construccin
en los pafses tropicales?
De estemodose
este
inicia
un dilogo entre el usuario y el especialista;

l_----l-

.___
-.

264

La

bGaqueda

de

informacin

ltimo logra saber que su interlocutor

es empleado en el Mnstero
de la construccin
y que tendr que elaborar un cua
dro de la reglamentacin
de la construccin
de los nmueble~
habtaconales
en los paIses tropicales
desde 1976. Despus
de esta formulacin
ms precisa de la pregunta,
hecha con la
el especialista
puede definir
una estrate
ayuda del usuario,
ga de bsqueda y decidir
la manera como har la pregunta de
acuerdo con las distintas
fuentes disponibles
y apropiadas.
En primer lugar tendr que traducir
los trminos de la
bsqueda a trminos del lenguaje documental que utiliza,
estableciendo
asi los criterios
que le permiten dicha bsqueda.
Por ejemplo, s utiliza
un tesauro seleccionar
los descrptores siguientes:
Reglamentacin,
Permiso para construir,
Lc
gslacn.
Efectivamente,
los documentos que tratan
de la
reglamentacin
han podido ser indizados
en uno o en otro
de
estos trminos.
De este modo se obtendr la agrupacin:
Reglamento o Legislacin
o Permiso de construir.
Buscar entonces los descriptores
pertinentes
para cada
criterio
de bsqueda: Construccin,
Inmuebles habtacionales,
Palses tropicales.
Luego cada grupo de descriptores
se une
al grupo siguiente
con la palabra Y, pues los documentos bus
cados deben tratar
de todos estos puntos. Por ltimo,el
espe
calsta
indicar,
gracias al operador NO, que no se han pez
ddo los documentos en ingls.
Esta lgica de bsqueda obede
ce a la lgica booleana, que es una de las lgicas ms com
mente utilizadas
en los procedimientos
de bsqueda tanto ma=
nuales como automatizados.
La lgica booleana resulta
de la aplicacin
del lgebra
de Boole.
Esta lgica permite realizar
tres tipos de enlace
entre los descriptores.
Relacin de interseccin
que utiliza
el operador Y, que permite enlazar dos descriptores
que deben encontrarse
en
la ndzacn
del mismo documento para que ste sea col
siderado pertinente.
Relacin de un&,
que utiliza
el operador 0; sta permiteen
lazar dos descriptores,
de los cuales uno o el otro,

los dos, deben hallarse

en la indzacn
del documento
para que ste sea pertinente.
Relacin de exclusin,
que utiliza
el operador NO; sta permite unir dos descriptores,
de los cuales el primero dE
be estar presente y el segundo ausente en la ndzacn
de un documento para que ste sea pertinente.
Estas relaciones
se presentan con diagramas, llamados
"diagramas de Venn", los cuales lustran
las diferentes
moda
ldades de coordinacin
en la bsqueda de informacin.

La

bsqueda

de

nformecibn

265

Cada circulo
representa
un conjunto de elementos (documentos indizados
por el mismo descriptor)
en el campo cubiex
to por la unidad de informacin.
El campo est representado
por el rectngulo
dentro del cual se inscriben
los crculos.
Las porciones de los A-culos
que se superponen representan
la coordinacin
debs temas.
De esta manera, en el ejemplo escogido,
las operaciones
de coordinacin
deben permitir
establecer
las estrategias
de
bsqueda representadas
en la pgina siguiente.
Se obtiene de este modo la estrategia
de bsqueda: (Reglamento o Norma) y (Paises tropicales)
NO (Procedimiento
ag
ministrativo).
Esta estrategia
es slo parcial
y deber completarse
de la misma manera mediante la bsqueda de los grupos que corresponden a los descriptores
Inmuebles habitacionales, Construccin,
con las exclusiones
pedidas por el usua
ro (NO Oficina,
NO procedimientos
de construccibn,
etc.)
y
con las exclusiones
de lengua (NO ingls)
y de fecha (NO antes de 1976).
Los documentos obtenidos se seleccionan
luego
conservando slo las referencias
que parezcan realmente inte
resantes y que se puedan consultar
sin limitacin
(los docu
mentos confidenciales
deben retirarse
de la lista).Habr
que
eliminar
tambin los documentos que tengan doble empleo, por
ejemplo, con una publicacin
ms reciente
o ms completa. El
objetivo
no es ahogar al interlocutor
en una masa documental
sino seleccionarle
los documentos que seanverdaderamenteper tinentes
en relacin
con su pregunta.
Otros procedimientos
permiten mejorar y completar la eS
trategia
de bsqueda:
1. La ponderacin.
Este consiste en destinar
tanto a la indizacin
como a la bsqueda un coeficiente
o fndice de
ponderacin
para cada descriptor,
coeficiente
calculado
segn su importancia
en el documento y en la pregunta.
Ejemplo: Reglamentacin
(3), Construccin
(3),Inmuebles
habitacionales
(l), Pafses tropicales
(3).
Estando afectada la pregunta por el mismo coeficiente,
el computador slo encontrar
los documentos
indizados
por los mismos descriptores
y afectados
por el mismo
"peso" que en la formulacin
de la pregunta.
Esta consiste en definir
la proximidad
en
2. La proximidad.
el texto de los descriptores
sobre los cuales se realiza la bsqueda. Se aplica sobre todo a la bsqueda sobre textos independientes
(tltulos,
resmenes, olosmiz
mos textos)
o a los resmenes que incorporan
descriptoEl operador puede pedir que dos descriptores
esres.
tn seguidos (l), que se hallen en una misma frase (2),
o que no estn separados el uno del otro por ms de un
nmero determinado de palabras
(3).

266

La

bsqueda

de

informacin

1. Unin 0 suma ldgica

REGLAMENTOo NORMA, sea A o B.

Fg.

16~ - Todos los documentos

tes (zona gris).

indizados

A o B son pertinen

2. Interseccin
o producto lgico
REGLAMENTOy PAISES TROPICALES, sea A y C.

Fig.

166 - Todos los

tes

documentos
(zona gris).

indizados

A y'C son pertines

3. Exclusin
o diferencia
lgica
REGLAMENTOno PROCEDIMIENTOADMINISTRATIVO, sea A no D.

Fig.

16c - Todos los documentos indizados A, con exclusinde

los indizados D, son pertinentes
(zona gris).

Le

bsqueda

(1):
(2):

de

informacin

267

La &bg.ica 6o0&~na
El lgebra de %OO& aplicada a las ~6gica.A debsquz
da documental.
(3): La &?gicu de B00.k
3. La truncacin.
Esta permite buscar una palabra por medio
de un grupo de letras,
sin tener en cuenta los prefijos
o sufijos.
Por ejemplo, en la lista
Documento, Documentalista,
Documentacin,
Documental, si la bsqueda se
hace sobre el trmino Documento, se encontrarn
todos
los documentos indizados
con uno de los descriptores
az
teriores.
4. La extensin.
Esta permite completar una ecuacibn de bs
queda ordenando aadir un trmino genrico,
especlfico0 cercano.
Ejemplo: (Reglamentacin
+ TE) Y (Palses tropicales).El
computador traducir
por: (Reglamentacin
0 Legislacin
O-Norma) y (Pafses tropicales).
las bsquz
5. La comparacin numrica. Esta permite realizar
das segn criterios
cuantitativos.
Ejemplo: se piden los documentos publicados
a partir
de.
1976, ya sea a una fecha > 1976.
El procedimiento
de bsqueda puede adquirir,
segn las
circunstancias,
formas muy diversas.
Se distingue
la bsqueda directa,
que es realizada
por el mismo usuario en fuentes
que estn a su disposicibn,
y la bsqueda delegada, que realiza un especialista
de la informacin
por cuenta y demanda
del usuario.
Se distingue
tambin la bsqueda que comienza a identide los cuales se obtiene la 12
ficar documentos y/o fuentes,
formacin en un segundo tiempo, de la bsqueda que consiste
en obtener inmediatamente
esta misma informacibn
de una persona, o de un organismo competente o de un banco o coleccibn
de datos (sin tener que pasar por los documentos primarios).
En la prctica,
todas estas distintas
modalidades se umuy
tilizan
simultneamente,
pero la ltima ocupa un lugar
importante
en el comportamiento de la mayorfa delos usuarios.
En las unidades de informacin,
la bbsqueda pasa primero normalmente por un intermediario
que es un subsistema
de
que da acceso a un documen
bsqueda (indice,
fichero,
etc.),
to secundario que remite al documento primario.

268

La

blisqueda

Etapas

de

informacin

de la

bsqueda

Las principales
etapas de la bsqueda de informacin
(ver Figura 16) son las siguientes:
Concientizacin
por el usuario de una necesidad
de informa
cin y definicin
de sta (tema, plazo, tipo de documeg
to o de informacin
que se desean, formas de comunicacin, lenguas, etc.).
Identificacin
de las fuentes a las cuales tendr que dirigirse el usuario.
Comunicacin de la demanda. Si es necesario,
si es posible,
el usuario y el informador
discuten
la demanda con el
fin de precisar
al mximo todos los aspectos.
Identificacin
de las fuentes secundarias
ms apropiadas
(bibliografas,
ficheros,
repertorios,
etc.).
Formulacin
de la pregunta en el lenguaje documental de cada
fuente recuperada y determinacin
de las estrategias
y
ecuaciones de bsqueda (orden y combinacin de los descriptores)
ms apropiadas en funcin de la organizacin
de cada fuente secundaria.
Bsqueda de las citas en el subsistema de bsqueda de informacin (manipulacin
de los archivos).
Cuando sea nece
se modifica la estrategia
de bsqueda segn 10s
sario,
resultados
intermedios
obtenidos.
Agrupacin de las referencias
bibliogrficas
y, en ciertas 0
casiones,
de los documentos primarios
que corresponden
a las citas que se han encontrado.
Filtraje,
es decir,
seleccin
de las referencias
ms pertinentes en funcin de las especificaciones
de la demanda
y de las caracteristicas
principales
(tema) o secundarias (fecha, lengua, tipo de documento, etc.).
Comunicacin de los resultados
de la bsqueda al usuario.
Verificacin
por el usuario de la validez de la respuesta,
y
si es preciso,
formulacin
de una nueva demanda.
Comunicacin al usuario de los documentos primarios
retenidos.
Extraccibn
por el usuario de los informes que necesita a partir de documentos primarios.
Apreciacin,
por elusuario,
de la pertinencia
de la respuesta y de la eficacia
del servicio
prestadoycomunicacin
de este concepto a la unidad de informacin
(o ala fue=
te).
Registro
final,
por la unidad de informacin,
de la demanda,
y de las apreciaciones
del usuario.
La unidad dar
la
continuacin
apropiada.

La

bsqueda

de

informacin

269

En el caso de una bsqueda directa,

el mismo usuario se
encarga de todas estas operaciones
o de la mayora de ellas.
La unidad de informacin
se limita
a ayudarle,
a indicarle
las fuentes y a suministrarle
los documentos. En el caso de
una bsqueda delegada, la tercera etapa, es decir,
la comucacin de la demanda, es muy delicada.
Efectivamente,
existen numerosas causas de distorsin
de la demanda, muy preocu
pantes si se piensa que el dilogo entre el usuario y el esI
pecialista
de informacin
es menos directo
y menos confiable:
El usuario no conoce bien sus necesidades en materia de informacin y las expresa confusamente.
o no quiere manifestar,
el objeto y las
El usuario no indica,
especificaciones
de su demanda.
El usuario desconoce las posibilidades
de la unidad de infor
macin o de las fuentes documentales de que se sirve,
puede creer sobre todo que cubren un dominio mayor,
o
que informan de modo ms completo, o que le van a dar
una respuesta ms elaborada.
a
El usuario y el especialista
de la informacin
no llegan
entenderse correctamente
o a establecer
una relacin
de
cooperacin.
La bsqueda documental se realiza
en muybuena parte, me
diante una serie de ensayos y de errores,
y es ms eficazcono
cuando el usuario y el especialista
de la informacin
cen bien las fuentes documentales y proceden sistemticamen~
Una definicin
precisa y completa de la demanda, dada a
te.
Cuando unapre
tiempo, es en muchos casos la clave del xito.
gunta se formula bien', ya est en parte resuelta.
Adems, una bsqueda de informacin
nunca se propone ob
que tiene portener informes por los informes mismos, sino
objeto su aprovechamiento
exterior
en condiciones
precisas.
Es necesario por lo tanto que se conozcan estas condiciones.
Es conveniente
saber especialmente:
Quin formula 3a demanda.
Qu utilizacin
pretende hacer de la informacin.
De qu tiempo dispone.
Qu documentos conoce ya sobre el asunto y de manera general,
qu es lo que ya sabe sobre el tema.
Qu perodo y qu rea geogrfica
cubre la pregunta.
La formulacin
de la pregunta por los usuarios puedeser
imprecisa o ambigua por varias razones.
Primeramente por el nivel
de descripcin
del tema, que
puede ser extenso o reducido.
Igualmente por el nivel de utilizacin
delainformacin
El mismo tema puede tratarse
de modo difeque se proyecta.
rente mediante documentos de distintos
tipos,
cada unode los

270

I.a

bsqueda

de

informacin

cuales puede adaptarse mejor a una utilizacin

que a otra.
que resuma las principales
orienta
Por ejemplo, un artculo
clones de un plan de desarrollo
econmico y socialpuededar
de ste una visin de conjunto,
pero no permitir
iniciar
un trabajo especifico
de anlisis
econmico. En este
caso,
sera necesario el mismo documento del plan.
el nivel de las condiciones
en las cuales
Por ltimo,
deber emplearse la informacin.
Por ejemplo, no tiene ninguna utilidad
establecer
una bibliograffa
de cien o ms referencias
y buscar sus documentos correspondientescuando
el
solicitante
de la demanda debe producir
en veinticuatro
horas una nota sinttica
sobre el tema.
Dicho de otra manera, la pregunta ms frecuente
"iQu
informaciones
tiene usted sobre tal tema?",deberia
formular
usted sobre tal tema taT
se con una frase del tipo: "iTiene
tipo de informacin
que me permita raalizar
tal trabajo en
tales condiciones?".
El dilogo entre el informador
o especialista
de la in
formacin y el usuario es el que debe permitir
convertir
l
demanda del primer tipo en el segundo tipo de frase y delimitar el tema de la manera ms precisa posible.
El mejoramiento
de las preguntas encierra
todoslospro
de l
cedimientos
mediante los cuales, independientemente
traduccin
de los trminos de la pregunta al lenguaje docuy precisa la redaccin de lapreguntacon
mental, se corrige
el fin de perfeccionar
los resultados
que se esperan de la
bsqueda.
Esto quiere decir que una formulacin
permite obtener
demasiado o muy poco de las referencias
(claro que ste no
es el nico criterio
de calidad de la bsqueda).
El mejoramiento
puede intervenir
desde las primeras fa
ses de la bsqueda, ya sea que sta est en curso o despui
de una primera bsqueda cuyo resultado
no se ha encontrado
satisfactorio.
Existen varios mtodos de mejoramiento:
La adicin o supresin de un descriptor.
La sustitucin
de un descriptor
por un descriptor
ms genpor descriptores
ms especificos.
rico, 0 a la inversa,
La adicibn,
la supresin
o la transformacin
de un operador
o sea la modificacin
de la estrategia
de bslgico,
queda. Por ejemplo, si se reemplaza el operador Y por
el operador 0, se obtendr un mayor nmero de referencias.
La adicin o la supresin de enlaces o de funciones cuando
el sistema prev su utilizacin.

La

bsqueda

de

informacin

271

La utilizacin
de las truncaclones,
que permiteencontrarto
das las palabras que tengan, antes o despus de cierto
grupo de letras,
un nmero determinado de letras
(por
ejemplo, a partir
de CARB se obtendr Carbn, Carbonato, etc.).
La divisin
de las preguntas en varios subconjuntos
autnomos.
Cuanto mejor estructurado
est el lenguaje documental
ms fciles
resultan
estas transformaciones.
Para el mejoramiento
de las preguntas se han establedo procedimientos
automatizados , pero stos estn limitados
por la naturaleza
subjetiva
de las ideas que se tengan sobre la pertinencia.
Los sistemas de bsqueda conversacionales en computador aceleran
y facilitan
este proceso.
La indizacin
de las preguntas sigue el proceso de la
descripcin
de contenido.
Se trata de encontrar
en el lenguaje documental los descriptores
cuyo nivel
de precisin
corresponde al de los trminos de la pregunta,
teniendo
en
cuenta la estructura
del lenguaje documental;
los descripto
res, desde luego, deben cubrir muy bien las nociones que se
buscan. En la mayora de los casos es necesaria la consulta
de tablas sistemticas.
Por ejemplo, si se tiene una pregun
ta sobre la produccin
de arroz, puede encontrarse
un des
criptor
Arroz en la clase de las plantas y un descriptor
AZ
gricultura
en la clase de los productos vegetales;
este ltimo descriptor
es el que habr que emplear. Por otra parte,
mientras que la indizacin
de los documentos consiste,
en
el tema para hacer
cierto modo, en desmontar o desarticular
lo entrar en distintas
categorlas,
la indizacin
de las pre
guntas consiste en reconstruir
el enunciado de un tema apa7
tir de elementos dispersos.
De este modo, uno se ve obligado a utilizar
varios descriptores
para delimitar
correctamente una nocin cubierta
por un slo trmino de la pregunta.
Perfil

del

usuario

El perfil
de un usuario es una estrategia
de bsqueda
(conjunto
estructurado
de descriptores)
que expresa la informacin que ste desea recibir
regularmente
de un sercio de difusin
selectivo
de informacin
(DSI). En resumen
es la descripcin
de lo que le interesa
durante un periodo
ms 0 menos largo.

27:

La

bsqueda

de

informacin

Existen perfiles
individuales
que corresponden a las ne
cesidades de una persona y perfiles
colectivos
(o de grupo,;
normalizados)
que corresponden a las necesidades
esenciales
de un grupo de personas ms o menos grande, que tieneuna
ac
tividad
bastante cercana sobre un mismo tema. Los perfiles
colectivos
son indudablemente
menos precisos,
pero su costo
es tambin menor.
Un perfil
debe establecerse,
para cada base de datos bi
bliogrficos,
segn la organizacin
y el lenguaje
de dich:
base.
La construccin
de un perfil
no difiere
mucho de la ela
boracin de una estrategia
de bsqueda corriente;
pero exige
precauciones
especiales,
ya que el perfil
debe utilizarse
re
petidas veces durante largo tiempo; si hubiera que modificar
lo despus de cada utilizacin,
la operacin
perd.eria
tod
sentido.
Un perfil
demasiado limitat.ivo
corre el riesgo de no
hallar
respuesta a cada bsqueda, pero debe permitir
sin embargo, la seleccin
de un nmero, no muy elevado, de documen
tos pertinentes.
A veces, es el mismo usuario el que construye su perfil
con la ayuda de un manual que le suministra
la unidad
que
presta el servicio
de DSI.
Sin embargo, lo ms comn es que
un especialista
de la informacin,
bien entrenado,
lo construya, para lo cual realiza
una entrevista
con el usuario
y
algunos ensayos que somete a su aprobacin.
El perfil
se uti
liza varias veces durante un perodo de ensayo, luego se re=
visa de acuerdo con los resultados
obtenidos y por ltimo se
adopta.
Cada envio de resultados
est acompaado de una demanda
de evaluacin
que permite corregir
rpidamente las posibles
deficiencias
del perfil.
Naturalmente,
se invita
al usuario
a que solicite
las modificaciones
de su perfil
a medida que
evolucionan
sus puntos de inters.
Una o dos veces por ao,
la unidad de informacin
verifica
por medio de una entrevista si el perfil
es todavia satisfactorio
y si est de acuerdo con las necesidades del usuario.
Los puntos de acceso o de bsqueda estn en las distintas caracterlsticas
de una informacin
o de un documento con
base en los cuales se puede realizar
a la vez dicha bsqueda
y la seleccin.
El usuario los expresa en su pregunta a travs de las indicaciones
que da sobre el tema, las fechas, el
rea geogrfica,
el tipo de documento que se busca, la lengua, etc.
Tambin depende, por un lado, del detalle
msome
nos grandeque signifcala
descripcin
bibliogrficay
la dei
contenido
(es decir,
de su presencia en la base de informacin) y, por otro lado, de la profundidad
del subsistema
de

La

bsqueda

de

informacin

273

o imposibilidad
de escoger
bsqueda, o sea de la posibilidad
en los archivos o Indices en funcin de las caracterIsticas
precedentes.
Los puntos de acceso comprenden en general:
a)
61 la fecha de la informacin
o delosdo
los temas tratados;
d) el autor; e) el tipo
de
cumentos; C) el rea geogrfica;
documento (y por consiguiente
de tratamiento
de los temas);
pero pueden referirse
tambin a la lengua, volumen, accesibi
lidad,
nmera de informe o de patente,
lugar de publicacin,
etc.
Algunos subsistemas de bsqueda slo operan apartirdel
nombre del autor y de la indizacin.
Otros pueden utilizar
cualquier
componente de la resea bibliogrfica,
comprendido
entre ellos el resumen. Ciertos subsistemas slo pueden admi
tir un nmero limitado
de puntos de bsqueda en el conjuntode la pregunta o en cada categora
de tales puntos. El reg2
tro de las preguntas por la unidad de informacin
puede cumplir varias funciones importantes:
No repetir
intilmente
bsquedas ya realizadas.
Establecer
estad5sticas
sobre el funcionamiento
del servicio.
Suministrar
una base para la evaluacin
de lasoperacionesde.
bsqueda, el anlisis
de su desarrollo
y de su eficacia.
Suministrar
una base para el desarrollo
del lenguaje de indi
zacin, la identificacin
de las necesidades,
la elec-cin de los productos,
etc.
debe contener el mayor nmero posible
Para esto, el registro
de informes que puedan recolectarse
sin exigir
demasiado (ya sea a los usuarios o al personal),
sobre todo:
El origen de la demanda (identificacin
del que la formula,
fecha, forma de transmisin,
utilizacin
prevista
de la
informacin).
La formulacin
original
de la demanda hecha por el usuario.
L,a traduccin
de la demanda al lenguaje documental y la estrategia
de bsqueda.
Las bases de datos o fuentes utilizadas.
El tiempo empleado en cada etapa de la operacin.
El resultado
de la bsqueda (identificacin
de los documentos seleccionados
o de las fuentes indicadas,
forma de
la respuesta)
seguido de la demanda (por ejemplo, suministro
de documentos, establecimiento
de una sntesis,
etc.)
Las apreciaciones
del usuario.
Se puede utilizar
un formulario
nico que debe llenar
el usuario y el personal,
y que servir
tanto
de documento
de trabajo
como de documento del archivo.
Se puede establecer un fichero
de las preguntas que ser tratado como los ficheros de documentos con el fin de acelerar
las operaciones
de bsqueda (o sea que se verificar
antes de toda bsqueda
si una bsqueda semejante ya se ha realizado).

276

La

bsqueda

de

Informacin

Las apreciaciones
del usuario se refierenalprocedimien
to y a los resultados.
En cuanto al procedimiento,
deben coz
siderarse
la intensidad
del esfuerzo que l ha tenido que h
cer, el tiempo de respuesta y la adecuacin de la formadel;
respuesta.
En cuanto a los resultados,
hay que tener en cuen
ta la pertinencia
de la informacin
suministrada,
la propor=
cin de informacin
nueva para el usuario,
la proporcin
de
informacin
inadecuada y las razones de esta inadecuacin.
Diferentes

tipos

de bsqueda

Los instrumentos
de bsqueda pueden ser muy diferentes.
Van desde los ficheros
manuales tradicionales
hastalos
archi
vos automatizados,
que permiten una bsqueda en "dilogo".Si
la organizacin
material
e intelectual
de los ficheros
impli
ca tambin tcnicas de bsqueda diferentes,
ms o menos complejas,
los procedimientos
fundamentales
siguen
siendo
los
mismos.
La bsqueda en un catlogo o ficherobibliogrficotradi
se realiza
siguiendo un slo criterio:
cional,
de tarjetas,
se inicia
con la nocin ms importante,
luego se profundiza
o amplia la bsqueda gracias a las referencias
cruzadas. Segn el criterio
de bsqueda adoptado, se utiliza
un fichero
de autor o de tftulo,
o de materia (alfabticoosistemtico)
o un fichero
geogrfico.
La bsqueda en un ndice o catlogo que ha sido publica
do, se efecta del mismo modo que en un catlogo de tarjetas.
Esta bsqueda es ms rpida cuanto mayor nmero de nociones
precoordinadas
encierre
el indice y s cada entrada de ste
est seguida del mayor nmero de informacin
sobre el documento en referencia.
De todas maneras, este tipo de bsqueda
es generalmente
largo y fastidioso.
En los dos casos anteriores,
se debern buscar los enca
bezamientos que corresponden a los trminos expresivos
de 1:
pregunta (por ejemplo, Reglamentacin,
Pafses
tropicales),
examinar todas las fichas o referencias
que aparecen debajo
de estas entradas,
luego seleccionarlas
eliminando
los documentos que no son pertinentes.
Es probable que las remisiones (ejemplo: Reglamentacin , vase tambin Legislacin)
ms
bien compliquen la bsqueda. Siempre se comienza por los encabezamientos que indican ms documentos y hay que verificar
muy bien (fecha, lengua, etc.).
del tipo uniterm,es
La bsqueda en fndice - diccionario
tiene una ficha
ms rpida.
En este sistema, cada descriptor
en la que se anota el nmero de documentos que han sido indi -

La

bsqueda

de

275

informacin

zados con este descriptor;los

nmeros remiten a -un fichero
bibliogrfico
que contiene toda la informacin
que permite
encontrar
los documentos. Hay que llegar
a continuacinalos
propios documentos primarios.
La bsqueda se efecta en tres
tiempos, lo que resulta
pesado, pero la comparacin
de los
nmeros en las fichas relativas
al descriptor
pertinente
es
bastante rpida.

43

Fig.

17 - Ejemplo de Bsqueda en Indice

86

- Diccionario.

Los nmeros se anotan en 10 columnas, en funcin

de la
cifra.
En el ejemplo anterior
(Reglamentacin
de la construccin de inmuebles habitacionales
en pases tropicales,
excl
yendo los procedimientos
administrativos),
la bsqueda consiste en:
Sacar las fichas que contienen los descriptores
idnticos
a
los trminos de la pregunta o los ms cercanos posibles:
Reglamentacin,
Construccin,
Paises tropicales,
etc.
Seleccionar
los nmeros que son comunes a las distintas
fichas: 71, 88, etc.
Sacar la ficha-descriptor
Procedimiento
administrativo.
Verificar
si esta ficha lleva uno de los nmeros comunes
a
las dems fichas.
Este nmero debe eliminarse.
Los nmeros que quedan son los pertinentes.
Sin embargo,
debe profundizarse
la bsqueda eliminando
de las referencias
ltima

.-----~-__

..__...
__- .

._.~....-..---

27h

,.n

bsqueda

de

informacin

de los documentos mencionados los elementos quedebenexcluir

se por razones de fecha (antes de 1976), de lengua (ingls),
de limitacin
de la difusin,
etc.
llamado
La bsqueda en fichero ptico (tipo
Selecto),
tambin Peek-a-boo, proviene del mismo principio.
Cada ficha
lleva el texto de un descriptor.
El nmero del documento no
sino
que
se escribe claramente como en las fichas uniterm,
(ver
est perforado
en funcin de sus coordenadas numricas
las ilustraciones
del capftulo
Instalaciones
y equipos).
La bsqueda consiste en extraer del fichero
todas las
fichas correspondientes
a los descriptores
utilizados
en la
ecuacin de bsqueda y a superponerlas
delante de una fuente
comunes aparecen muy nftidamente.
luminosa. Las perforaciones
Estas responden a los nmeros de los documentosindizados
con
el conjunto de descriptores
de la demanda. La bsquedaesmuy
rpida y cmoda.
La bsqueda en fichero de perforaciones
marginales
se
realiza
del modo siguiente:
Caracterizacin
de la pregunta por medio de los descriptores
del tesauro.
Seleccin
(manual o mecnica) en cada letra de cada uno de
los cdigos correspondientes
a los descriptores
escogidos. Por lo general,
se divide el fichero en grupos de
100 a 150 fichas.
Siempre hay que tratar
de comenzar la
bsqueda con el descriptor
ms selectivo.
El tiempo de
seleccin
es ms largo que en el sistema Peek-a-boo, pe
ro las fichas no necesitan
ordenamiento alguno y la fiz
cha del documento contiene los principales
elementos de
informacin
de este documento.
Bsqueda

en el

computador

La bsqueda en el computador debe adaptarse a las carac

teristicas
del equipo (sobre todo, su capacidad, que permite
aprovechar en poco tiempo ficheros
muy voluminosos),
pero no
difiere
fundamentalmente,
en el plan conceptual,
es decir,en
lo que se refiere
a las estrategias
de bsqueda, con medios
no informticos.
Pueden ocurrir
varias cosas segn que se u
tilice
el computador en acceso diferido
o en acceso directo,
en tratamiento
por lotes 0 en tratamiento
conversacional,
ya
o
se utilice
un banco de datos de la unidad de informacin
las fuentes de una red informatizada,
o si se realizaunabs
queda retrospectiva
o una difusin
selectiva
de informacin,
o si se produce un boletln
bibliogrfico
o una respuesta aislada.

I.a

bsqueda

de

informacin

277

En el caso de un tratamiento
diferido,
la unidad de informacin slo utiliza
el computador ciertos
dlas o ciertas
horas.
Se preparan pues de antemano todas las estrategias
de bsqueda, que por lo general se tratan de una vez, es decir por lotes.
Por lo tanto, no se pueden modificar
inmediatamente cuando la respuesta no es satisfactoria,
Todo error
o impropiedad se convierte
en un retardo ms de la respuesta
del computador.
En cambio, en el caso de una utilizacin
en lnea,es
de
cir, de un acceso directo
al computador, no existe un retardo importante
de respuesta y se pueden modificar
las estrate
gias de bsqueda en funcin de los resultados
que aparecen.Pero hay que conocer muy bien la base de datos y su lenguaje
documental, pues los ensayos sucesivos y las vacilaciones
se
convierten
en un aumento del tiempo de utilizacin
del compu
tador cuyo costo tiene que sufragar
la unidad. En la prctir
por consiguiente
preparar con anticipacin
caY es preferible
las estrategias
de bsqueda.
En un tratamiento
por lotes,
se trata
simultneamente
un nmero ms o menos grande de preguntas,
o sea que se bus'
can todos los documentos que contienen una determinada clave
de acceso en una o varias preguntas.
Esto impide cualquier
2
daptacin de las estrategias
durante la bsqueda, pero permi
te disminuir
el tiempo de utilizacin
del computador yporlo
tanto el costo.
Si se utiliza
un banco de datos interno,
se
conoce bien la organizacin
y los medios de acceso. Tambin
se puede tener acceso directo.
En cambio, en un sistema
que
diferencias
emplea varias bases de datos, hay que enfrentar
de estructura,
de lenguaje documental y de medios de acceso.
La misma pregunta deber tener una formulacin
para cada bacon cada unadelas
se. Por tanto, es preciso familiarizarse
bases de datos. La dificultad
se parece un poco a la que hay
.simultneamente
con varas
que sortear cuando se habla.
En una red, deben realizarse,a
personas en lengua diferente.
algunos movimientos que permitan
ei
dems, con anticipacin
acceso al computador y la utilizacin
de los mandos propios
del sistema para poder cumplir luego las operaciones
de bsqueda.
En una bsqueda retrospectiva,
debe compararse un gran
nmero de registros
con un pequeo nmero de puntos de bsde difusin
selectiva,
queda, mientras que en un tratamiento
se utilizaunabase
de datos de menor tamao y un nmero rela
tivamente grande de puntos de bsqueda. Estas condiciones
o=
puestas exigen lgicas de tratamiento
y organizacin
de los
archivos diferentes.

270

La

bsqueda

de

informacin

r-l
Necesidad

etapas

de la bsqueda

Exist.ncie
iformact6

da una nece.idad
ob,etiv.

d.

Neceaidcdde infanmcin
formul.da
por el usuario
en cu pregunta

conocimiiento
d.1 f.m.
Conocimianta
d. 1.. ecesidcd..
*pLitud
*n el diEh*
Faprecidn
Conoehiento
del ,angu.jja
Ad.cu.cibn
d.1 len*.,.

Exp.ri.neia

necesidad de informacin
interpretada
por el esP.ciali.t.

en 1. bsqueda

L5gk.
Fkdbilidd del .i.t.m.
Estructura de 1. ba..
C.p.cidad d.1 *i.tema

Meaaci6 d. 1a be..
clidcr d. LOS,uieios de pertinencia

Ydfd.Z de lo. ,uicio. d. pertinencia

F.nLee
por Cl

caocinicnto de 1*. fuentes

Procedimientode *e1*ccibn

1nform.ci6

Fig.

s.leccionad.s
usuaria

obtenid.

de desfase entre la necesidad de in18 - Posibilidades

formacin y los resultados
de la bsqueda, reveladas a travs de sus diferentes
etapas.

La

bsqueda

de

279

informaci5n

Doc.

Fig.

no 88

19 - Bsqueda por medio de un archivo

invertido.

280

1.a bsqueda

de

informacin

Al producir
un boletn
bibliogrfico,
que contenga
un
no siempre se pueden hacer apare
buen nmero de referencias,
cer todos los puntos de acceso en los indices,
pues stos re
sultarfan
demasiado voluminosos.
Por consiguiente,
es precir
so evitar
los que estn
demasiado elaborados.
Tambin deben
tenerse en cuenta las limitaciones
propias de los programas
de edicin.
En una bsqueda aislada,
se puede, en cambio, aprovechar toda la riqueza de la base de datos y del sistema
informtico.
Adems, segn los sistemas informticos
y el software
reas
de bsqueda, slo puede procederse a sta en ciertas
un nmero fijo de puntos de acceso y de
de datos, utilizando
operaciones
lgicas.
Ms adelante se ver que la bsqueda en
computador presenta diferencias
notables segn que se utilice un archivo secuencial
o un archivo invertido
o que se disponga de un sistema conversacional.
La bsqueda con un archivo secuencial
consiste en compa
rar cada estrategia
de bsqueda con los puntos de acceso que
figuran
en los registros
de las reseas bibliogrficas.Estos
estn clasificados
por orden de nmero de adquisicin;espues
necesario leer todas y cada una de las reseas delarchivo
si
se quiere completar una bsqueda. Los registros
que responden la pregunta se extraen del archivo secuencial
y se trans
criben en un archivo de trabajo para luego seleccionarlo
eii
primirlo.
Cuanto mayor volumen tenga el archivo ms largo se
r este procedimiento.
La bsqueda con un archivo invertido
(ver la Figura 19)
consiste en comparar cada uno de los puntos de acceso que fi
guran en las preguntas con los que se consignan en dicho ar
chivo a partir
de los registros
de las reseas bibliogrfi-El archivo invertido
encierra
la lista
de todoslospun
cas.
tos de acceso que existen en la base de datos, que son acep=
tados por el sistema y que estn generalmente
clasificados
por orden alfabtico;
cada uno de ellos est seguido de los
nmeros de adquisicin
de los documentos que esta clave
enLas reseas bibliogrficas
se registran
en otro
arcierra.
chivo.
Con los nmeros de los documentos que responden a cada
clave se forma un archivo de trabajo que se utiliza
a continuacin para efectuar
las operaciones
lgicas que se han con
venido para las estrategias
de bsqueda. Los nmeros de lOS
documentos encontrados permiten entonces servirse
del archivo bibliogrfico
para extraer de l las reseas que debern
entregarse
al usuario.
Esta operacin es comnmente ms rpi
da que la anterior,
pero exige manejar dos archivos cuya acz

La

bsqueda

de

informacin

281

tualizacibn
impone un mayor trabajo.
La bsqueda conversacional
en computador se efecta en
linea por lo general mediante una terminal
provista
de pantalla.
Esta bsqueda se caracteriza
por el hecho de que el
usuario
(o intermediario)
tiene la posibilidad
de dialogar
con el computador, lo que le permite en todomomento adaptar
su estrategia
de bsqueda o modificar
el curso de ella.
Pero cuanto ms larga sea la bsqueda, y sobre todo incierta,
ms
ms tiempo de computador requiere
y por lo tanto ser
costosa.
Una vez que est lista
la estrategia
de bsqueda
el
usuario pide la conexin con el sistema informtico
yconla
base de datos que ms le interese.
A continuacibn
solicita
sucesivamente los puntos de acceso que ha encontrado
y el
sistema le indica el nmero de reseas que contienenlas
cl?
Podr tambin emplear los operadores lgicosyconocer
ves.
el resultado
cuantitativo
de su bsqueda. Esto permite
ampliar
o reducir
la formulacin
de la pregunta con la ayuda
del lenguaje documental que tambin es accesible
en linea.
Despus de una operacin elemental de seleccin
(por e
jemplo, la bsqueda de los documentos indizados por un descriptor
o la combinacin de dos descriptores),
el usuario
puede conseguir que le presenten lasreseas
correspondientes.
La consulta de stas le ayudar a profundizar
ms su pregun
ta, si es necesario
(por medio de los puntos de acceso veci
nos o jerrquicamente
relacionados
con los que ha utilizado).
Las etapas sucesivas de la ejecucin
de la estrategia
de bsqueda se conservan igualmente y se consultan
a cada
paso.
Una vez terminada la seleccin,
el usuario pide que le
presenten las reseas y puede suspender el proceso si consi
dera que ya ha obtenido los informes suficientes.
La lista
de estas reseas est impresa y si slo hay que enviarlades
pus, esto rebajar
su tarifa.
La bsqueda en texto libre es posible en ciertos
sisteya sea en la totalidad
de los
mas que permiten selecciones,
registros,
que pueden contener una resea bibliogrficaoi~
cluso el texto completo del documento, o en ciertas
partes
como el titulo
0 el resumen.
del lenguaje libre,
En algunos casos, los registros
no tienen indizacinen
el momento de la entrada de los documentos. En otros casos,
se ha hecho una indizacin
con un lenguaje documental,
siep
do posible la bsqueda en estos dos procedimientos,
uno de
em
los cuales, por lo general la bsqueda en texto libre,se
plea para profundizar
los resultados
del otro.

2Q2

La

bsqueda

de

informacin

Fig.

20 - Representacin
bsqueda.

wifiescn

..

esquemtica

de un procedimiento

de

La

bsqueda

;le

,283

informacin

Una vez definida

la pregunta,
el problema que se plantea es el de la identificacin
de todos los trminos del len
guaje natural
que se han utilizado
para expresar las nocio-nes que cubren los trminos de la pregunta.
Por ejemplo,
la
pregunta encierra
la expresin
Inmueble habitacional,
o sea
que habr que buscar tambin: Hbitat,
Alojamiento,
Casa,etc.
A continuacin
habr que establecer
la estrategia
de blisqueda, la que debe estructurarse
con sumo cuidado con el fin de
limitar
los riesgos de confusin debidos a la variedad de acepciones del lenguaje natural
y el nmero de trminos:
por
tal razn, estos sistemas utilizan
a menudo, adems de los o
peradores booleanos (Y, 0, NO), otros operadores lgicos co=
mo la proximidad,
la concurrencia
y la truncacin.

Cuestionario

de verificacin

LA qu se da el nombre de "procedimiento
de bsqueda"?
Cite los principales
procedimientos
de bsqueda.
i,Qu es un "perfil
del usuario"?
iCmo se realiza
una bsqueda del tipo Peek-a-boo?
iCul es la diferencia
entre el acceso secuencial
y el acceso directo?
iQu caracterlsticas
tiene la bsqueda conversacional
con un
computador?
Cules son los tres tipos posibles
de enlace entre los descriptores
caracterfsticos
de una bsqueda?

Bibliografa
de la recherche
BRUNEL, G. Mthodologie
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Londres,
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1970.
*

LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS DE

ALMACENAMIENTOY DE BUSQUEDADE
INFORMACION

Esta evaluacin
consiste en medir los distintos
parmetros
que expresan la mayor o menor capacidad de un sistema
para
encontrar
los documentos, o sus referencias,
que respondan
las preguntas que se le formulen.
Lo primero que hay que saber es la eficiencia
del sistema. iSon las respuestas
realmente completas y pertinentes?
Lo segundo es conocer elcos
to de esta eficiencia
(evaluacin
del costo-eficiencia):
i,ei
qu condiciones
se puede disminuir
el costo del sistema y a2.
mentar la eficiencia?
El tercer punto es cuestin de saber
si los beneficios
que se obtienen del serviciojustificanlos
costos (evaluacin
del costo-beneficio).
Las evaluaciones
pueden tener la finalidad
de precisar
cmo funciona un siste
ma o determinar
por qu funciona a cierto nivel,
lo queenla
prctica
resulta
mucho ms interesante.
Medidas

de la

eficiencia

Estas medidas aparecen en la Figura 21a. Las dos principales son la tasa de acierto
y la tasa de precisibn.
La tasa de acierto
es la proporcin
de documentos perti
de documentos
nentes encontrados
con relacin
al conjunto
pertinentes
que posee el sistema. Por ejemplo, si en una base de datos de 100 referencias,
20 responden una pregunta
y
el sistema encuentra 15, pero omite las 5 restantes,
la tasa
de acierto
es de 15120, o sea 75%. Los documentos pertinentes que no se encontraron
constituyen
lo que se denomina el
"silencio".
La tasa de precisin
es la proporci6n
de documentos pez
tinentes
con relacin
al conjunto de documentos que arroja
la bsqueda. Si una bsqueda da como respuesta40referencias
y 15 documentos son pertinentes,
la tasa de precisibn
es de
15140, o sea 37,5%. Se da el nombre de "ruido"
a los 25 documentos no pertinentes.

--

..

.- -.x--I~--.-.

ca

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenmnlento

y de

bsqueda

de

informacin

Fig.

21a - Principales

parmetros
ma de bsqueda.

60%

de evaluacin

30%

?ig.

21b - Curva de resultados.

de un siste-

La

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

nformacin

287

El acierto
y la precisin
soncualidades
contradictorias.
Cuanto ms se precisa en la bsqueda, ms grande es el riesgo de que no contenga los documentos que se han descrito
en
trminos ms generales , pero que pueden referirse
al tema,
pues s el acierto
disminuye,
el silencio
aumenta. Al contra
rio, cuanto ms amplia es la bsqueda o sea cuanto mayor nii=
mero de documentos relativos
al tema bsta puede hallar,mayor
es el riesgo de encontrar
al mismo tiempo documentos no pertinentes,
y por consiguiente
de aumentar la imprecisin
y el
La relacin
acierto-precisin
sigue
una curva
cuya
ruido.
evolucin
general est dada por la Figura'2lb.
Las medidas secundarias
de eficiencia
son:
El rechazo, que es la proporcin
de documentos no pertnentes encontrados
con relacin
al nmero total de documen
tos no pertinentes
que existen en la base de datos.
La selectividad,
que es la proporcin
de documentos no pertl
nentes que no se han encontrado,
o dicho de otro modo,
que se han eliminado
correctamente
con relacin
al conjunto de documentos no pertinentes.
Los dos porcentajes
anteriores
son indicativos
de la
precisin
"en contra" del sistema, es decir,
de su capa
cdad de limitar
el ruido.
o generalidad,
que es la proporcibn
de doLa especificidad,
cumentos pertinentes
con relacin
al conjunto de los do
cumentos. Es un factor que influye
drectamenteenlabs
queda porque cuanto mayor sea el acervo documental
que
est fuera del campo de la pregunta,
mayores sern los
riesgos de silencio
y de ruido.
0 sea el tiempo que transcurre
entre
El tiempo de respuesta,
la presentacin
de la demanda y la obtencibn de la respuesta. Con igual calidad
(acierto
y precisin),
un si2
tema ser tanto ms satisfactorio
cuanto ms corto
sea
el tiempo de respuesta.
El esfuerzo del usuario , que expresa el tiempo que ste emplea en realizar
directamente
su bsqueda o en discutir
la con el sistema, y despus de la comunicacin de 10:
resultados,
en separar los documentos pertinentesdelos
dems. Tambin en este caso, un sistema,
con calidad
es tanto ms satisfactorio
cuanto menor sea el
igual,
esfuerzo.
de documentos que se re15
La cobertura,
o sea, la proporcin
cionan con el tema de la pregunta.
Aunque se d el caso extraordinario
de un acierto
del lOO%, es probable
que el sistema no cubra todos los documentos existentes;
si slo cubre la mitad, lo que ea dificil
de determinar
con precisin,
la bsqueda no se completa sino al 50%.

'

288

ea

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

informacin

La novedad, es decir,
la proporcin
de documentos mencionados en la respuesta que todava no eran conocidos
por
el usuario.
Cuanto mayor sea este porcentaje,
mejor c*
plir
el sistema su funcin esencial.
Este criterio
es
particularmente
importante
para las investigaciones
en
proceso.
Los mtodos de evaluacin
de las realizaciones
dependen del
tipo de sistema, de los objetivos,
de las
condiciones
dentro de las cuales se cumpla dicha evaluacin.
En realidad,
pueden evaluarse las bsquedas adelantadas
en diferentes
sistemas o productos documentales;
tambin
se
pueden evaluar los servicios
y los mismos productos,
en cuan
to son instrumentos
de bsqueda - por ejemplo, para decidirs se adquieren o no. Por otro lado, se puede adelantar
la
evaluacin
en una muestra de bsquedas reales,
en curso o ya
o se puede desarrollar
una experiencia
de labora
realizadas,
torio con una porcin del fondo documental
que se conozca
perfectamente,
con el auxilio
de evaluadores
cuyos inicios
sern controlables,
lo que permite mayor precisin,
pero introduce un artificio
que desfigura
la situacin.
El tiempo de respuesta y el esfuerzo del usuario pueden
observarse
fcilmente
y registrarse
con la misma participacin de los usuarios;
Estos pueden igualmente
determinar
la
precisin
y la novedad por medio de frmulas
que acompaen
cada una de las referencias
con que se respondan las preguntas. Se les preguntar
en lo posible cules son las razones
de sus juicios.
El clculo de la tasa de acierto
es el ms
delicado,
a menos que se trabaje en un caso artificial;un
m
todo sencillo
para evaluarlo
consiste en hacer realizar
va=
ras veces la misma bsqueda por distintas
personas para acu
mular los resultados
y compararlos con los de la bsqueda 11
nicial.
Estas comparaciones pueden hacerse igualmenteparaes
tudiar la cobertura,
por ejemplo, buscando en una base de d
tos o en un producto documental los documentos que figuran
en la bibliografia
de varios artculos
importantes
de sntesis.
Existen en este campo numerosos trabajos
!que continen..
orientaciones
tiles.
En cualquier
caso,
escoger
:conviene
los mtodos de evaluacin
que se relacionen
con la finalidad
de las bsquedas, y especialmente
que estn de acuerdo
con
las medidasdemejoramiento
que puedan lograrse para el sisma.
Por otra parte, la pertinencia
sigue siendo una nocin
controvertida,
pues la determina el juicio
individual
del usuario,
que no siempre
es explicito.
Sin embargo, es este
juicio
el que determina la satisfaccin
del usuario.

La

evaluacin

Principales

de

los

sistemas

causas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

informacibn

289

de deficiencia

Las principales
causas de deficiencia
de los sistemasde
almacenamiento y de bsqueda de la informacin
se estudiange
neralmente con relacin
a los dos criterios
principales
derealizacin:
el acierto
y la precisibn.
Las deficiencias
pueden deberse al lenguaje documental,
a la descripcin
del
contenido,
al procedimiento
de bsqueda, a la interaccin
en
tre el usuario y el sistema, al empleo del equipo de bsquez
da y a las tareas materiales.
Los errores materiales
varian considerablemente
de un
sistema a otro.
Pueden ser errores de la transcripcin
de
las reseas bibliogrficas,
o de las estrategias
de bsqueda
(olvidos
o escritura
incorrecta),
o errores de clasificacin.
Las deficiencias
que se deben al empleo del equipo
de
bsqueda no son muy importantes
por lo general,
pueden referirse al material
(acceso diflcil
a los archivos,
mala organizacin
de los procedimientos
de bsqueda, deterioro
de los
soportes),
o tambin a la utilizacin
(falta
de mantenimiento de los archivos).
Las deficiencias
que provienen de la interaccin
entre
per
el usuario y el sistema, o que se deben a las decisiones
sonales del usuario,
son ms numerosas y difciles
de contra
lar y de enmendar. S la demanda es ms especifica
que la ng
el acierto
ser insuficiente,
e
cesidad real de informacin,
s la demanda es demasiado general,
la preciinversamente,
sin ser insuficiente.
Esto depende de la coherencia de la
formulacin
de la demanda que hace el usuario,
de los medos
de comunicacin entre el sistema y el usuario y de los mtodos empleados por el personal del sistema para determinar
las
necesidades de aqul.
Adems, sucede que el usuario rechaza,
ciertos
documentos que corresporque los juzga inapropiados,
ponden muy bien a la demanda.
El lenguaje de indizacin
es causa de un defecto de acierto
s le faltan
trminos especificos,
ya sean descriptos la estructura
jerrquica
0
res o sinnimos controlados,
las relaciones
son inadecuadas,
s los indicadores
sintcticos producen una precisin
exagerada. Este lenguaje ocasiona
un defecto de precisin
s los descriptores
no son suficientemente especlficos,
s la jerarqufa
es insuficiente,
s la
precoordinacin
o las relacionessonincorrectas.
La descripcin
del contenido provoca un
acierto,
ya
sea por falta de especificidad
o de exhaustividad,
o por la
omisin de conceptos importantes
o el empleo de trminos ina
decuados. La descripcin
del contenido produce una mala precisin s es demasiado exhaustiva
o s utiliza
trminos incorrectos.
mal

290

La

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

informacin

La estrategia
de bsqueda origina
un mal acierto
s no
logra cubrir los diferentes
aspectos de la pregunta,
o s utiliza
una formulacin
demasiado especfica
o exhaustiva
(no
se encontrarn
suficientes
documentos que estn de acuerdo
Lleva adems a una mala precicon todos estos criterios).
0 s
sin s no es suficientemente
especfica
y exhaustiva,
utiliza
trminos ocombinacionesde
trminos inadecuados,osi
tiene una lgica defectuosa.
Evaluacin

de los

costos

Los elementos que constituyen

los costos de un sistema
de almacenamiento y de bsqueda comprenden el valor de las o
de tratamiento
y de almacenamien=
peraciones
de adquisicin,
to (produccin
de las informaciones
secundarias),de
creacin
y mantenimiento
del sistema de bsqueda, de
tratamiento
de
las preguntas,
de utilizacin
de los equipos de bsqueda, de
impresin y comunicacin de los resultados,
de verificacin
y seleccin
de los documentos pertinentes.
Los gastos comprenden en primer lugar el personal (sala
ros y cargos) y pueden determinarse
en funcin
del tiemp
que dura cada operacin.
Comprenden tambin el valor del alquiler
o de la amortizacin
del equipo de almacenamientoyde
bsqueda y lo mismo para los equipos de recoleccin,
de impresin y de comunicacin
(por ejemplo, los servicios
telef
nitos).
Los gastos de material
documental se refieren
a 10;
distintos
suministros,
pero sobre todo a la adquisicindedo
cumentos primarios
o de bases de datos. Por ltimo,
los gas=
tos generales
(locales,
seguros, mantenimiento,
electricidad,
servicios
generales,
etc.)debendistribuirse
en proporcin
al volumen del personal empleado en la bsqueda, a menos que
este servicio
constituya
una seccin independiente
a la cual
puedan cargarse directamente
estos gastos. Los costos pueden
calcularse
a partir
de la contabilidad
de los gastos globales y del registro
de los movimientos contables
(tiempo, nmero de unidades documentales,
nmero de bsquedas,
nmero
de referencias,
etc.).
La evaluacin
del costo-eficiencia
supone que se han es
tablecido
los resultados
y los costos de un sistema. Se puede preguntar
entonces s es posible aumentar los resultados
con un costo aceptable o sin aumento de costo, o bien disminuir los costos sin que ocurra una merma importante
delosre sultados.
En cualquier
circunstancia,
es aconsejable
definir
una
unidad de costos que puede ser la bsqueda, el perfil
0 la

La

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

informacn

291

referencia
encontrada.
Sin embargo, la unidad de costos
ms
conveniente
(pues tiene en cuenta los resultados)
es la refE
rencia pertinente
que se suministra
al usuario.
De modo general,
los costos crecen en cierta medida con
el nmero de documentos tratados y sobre todo con la exhaustividad
del tratamiento
de la bsqueda.
ms
Los costos pueden reducirse
mediante una poltica
estricta
de adquisiciones,
fundamentada en un estudio de la
distribucin
de los recursos entre las referencias
encontradas.
En lo que se refiere
a la descripcin
del contenido,
es
posible estimar,
basndose en ensayos con muestras de documentos y de preguntas ya analizados,
qu mejora de los resul
tados se obtendria
con tal o cual aumento de la exhaustivi-dad.
Cuanto ms especfico
es el lenguaje documental ms cos
toso resulta
desarrollarlo
y !utilizarlo:
su especialidad
por lo tanto debe adaptarse al nivel de los resultados quese
desean, teniendo en cuenta el tamao actual y futuro (previ-.
sible)
de las colecciones
documentales
(a medida que aume
ten, el lenguaje deber tener la capacidad de una mayor discriminacin).
En lo que se refiere
a los procedimientos
de bsqueda,
es posible intervenir
en la organizacin
del servicio,ya
sea
separando la bsqueda de las dems funciones o integrndola
lo mismo que en el tiempo que tome la discusin
de las pre
guntas con el usuario y el que demande el examen de los resultados.
Pueden estudiarse
tambin las operaciones materiales
pt
ra descubrir
las principales
causas de error,
como la transcripcin
de Indices o las transcripciones
entre las diferentes operaciones.
En lo relativo
al equipo, hay que considerar
las operaadems naturalmente
de los
ciones y productos que realiza,
costos de instalacin,
amortizacin
o alquiler.
De este modo,
un sistema que da acceso a los resmenes puede tolerar
un
porcentaje
de precisin
ms bajo porque la seleccin
de las
referencias
pertinentes
es mucho ms fcil
y rpida que con
un
que nicamente produzca referencias.
Se podr advertir
por lo general que el mismo objetivo
de realizaciones
puede lograrse
con distintas
modificaciones,
entre las cuales habr que escoger la que resulte
menos COStosa. Podr observarse asimismo que muchas veceslareduccin
de costos se puede lograr ms fcilmente
en la etapa de las
pero hay que tener cuidado de no recargar los proentradas,
cedimientos
de bsqueda.
sistema

292

~8

evsluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

infamacin

La evaluacin
del costo-beneficio
es siempre
delicada
por el hecho de que los beneficios
que resultan
directamente
de un servicio
de bsqueda son diflciles
de identificar
y rnc
dir.
De todas maneras, se puede comparar el costo del servicio con el que habra que pagar s la misma infarmacin
tuviera que obtenerse por otro medio. Puede estimarse
tambin
la ganancia del tiempo o de productividad
que se deriva
de
la utilizacin
del servicio,
evaluando las prdidas que podrlan producirse
s el servicio
no existiera.
La existencia
del servicio
puede permitir
tambin una reduccin del nmero
o del nivel de los recursos.
S no pueden cumplirse estas evaluaciones,
queda la posibilidad
de pedir la opinin a los usuarios por mediode un
con el fin de conocer su grado de
cuestionario
0 entrevista,
satisfaccin
en cuanto al servicio
y su apreciacin
delosbe
neficios
que reciben de l.
Sin embargo, en la medida de 1;
posible,
es preciso adelantar
regularmente
estudios de evaluacin que permitan un mejor funcionamiento
del sistema para beneficio
de aquellos para quienes fue creado.

Cuestionario

de verihcacin

iPara

qu sirve la evaluacin
de un sistema de almacenamiento y de bsqueda de informacin?
iQu se entiende por acierto?
iA qu se da el nombre de ruido?
iCules son las principales
causas de los malos resultadosde
un sistema de almacenamiento y de bsqueda de informacin?
iQu significa
la medida corta-eficiencia?
iCmo se evalan los costos de un sistema de almacenamiento?

Bibliograffa

CLEVERDON,C.W.; MILLS, J.; KEEN, M. FacAotM detennttiMg the

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La

evaluacin

de

LANCASTER, F.W.

b ULvices .

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

The mea&uwwiz and ev&tion

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D.C.,

de

informacin

293

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*

LOS TIPOS DE UNIDADES DE INFORMACION

Y LAS REDES

Las instituciones
sociales han contado desde hace largo tipo con centros especializados
en la conservacin
y organizael accesoalos
cin de documentos, con el objeto de permitir
conocimientos
que tales documentos contienen.
Existieron
des
de la antigedad bibliotecas
y archivos muy bien organizados,
que estaban reservados a los dirigentes
y a la gente instrul
da. Con el progreso de la organizacin
social y delainstruc
cin, estas bibliotecas
y archivos se desarrollaron
toda&
su clientela.
Su actividad
se mantuvo cenms, acrecentando
trada en el tratamiento
documental, prcticamente
hasta
el
aunque algunas publicaciones
secundarias
copresente siglo,
rrientes
hubieran aparecido desde el siglo XVIII.
En la poca moderna aumenta el nmero de usuarios y al
mismo tiempo stos se diversifican,
y se acrecientan
paralelamente la oferta y la demanda de informacin,
asf como las
nuevas tcnicas de tratamiento.
Surge entonces una verdadera proliferacin
de organismos especializados
en las actividades
de informacin
que insisten de modo particular
en otras funciones de la cadena do
cumental: descripcin
del contenido de los documentos,
ex-traccin
y tratamiento
de los datos, difusin
de informacin,
de determinados grupos. Estos organismos
etc., en beneficio
especializados
han recibido
distintos
nombres: centros de do
cumentacin,
centros de informacin,
bancos de datos, etc. Los organismos modernos tienden a diferenciarse
de los
tradicionales,
e incluso se oponen a ellos.
Estos ltimos,
por consiguiente,
han tenido que emprender las nuevas activ&
dades de los primeros o renovar los existentes.
A causa de la diversidad
de nombres (tambin de su ambi
gedad) y de la variedad de sus actividades,
las unidades de
informacin
constituyen
un conjunto bastante complejo.
Sin
y clasificar
en funcin de vaembargo, se pueden distinguir
ros criterios.

296

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

redes

~1 criterio
ms importante
se refiere
a la rama de acti vidad sobre la cual ejercen su mayor esfuerzo.
Simplificando,
puede considerarse
que coexisten
tres ramas:
La conservacin
y el ofrecimiento
de los documentos primarios (archivos,
bibliotecas,
mediatecas).
La descripcin
del contenido de los documentos y su difusin,
lo mismo que la indicacin
de la informacin
y sus fue2
tes (documentacin).
La respuesta a las preguntas mediante el aprovechamiento yeE
plotacin
de la informacin
disponible,
incluida
su eva
luacin y su transformacin
(informacin).
Estas tres ramas corresponden a tipos de productos cuya
elaboracin
se impulsa cada vez ms. La distincin
resulta,
sin embargo, dificil
en la prctica,
pues toda unidad de informacin debe tener actividades
en las tres ramas, por lo
menos hasta cierto punto. Por lo general,
hay que enfrentar
situaciones
en que se combinan las distintas
ramas.
Los otros criterios
se aplican al campo en que operan
las unidades de informacin
(ciencia,
cultura,
etc.),
a los
tipos de documentos o de fuentes utilizadas
y al pblico que
se atiende.
Pero en la realidad,
tambin en este caso,
aunque las unidades de informacin
manejen de preferencia
uno u
otro elemento, no pueden excluir
los dems.
si la unidad de informacin
quiere resEn la prctica,
ponder a las necesidades de los usuarios,
debe desarrollar
una gama diversificada
de actividades
que supere sus clasifi
caciones y categoras.
Al mismo tiempo, por las condicionesactuales de las actividades
de informacin
y de su especiali
zacinrelativa,
lasunidades
de informacin
dependencadavey
ms las unas de las otras en su tarea de brindar a los usuarios todos los servicios
que necesitan.
Esta interdependencia
se concreta progresivamenteenlas
redes informativas.
Unidades
primarios

de informacin

especializadas

en documentos

Las unidades de informacin

que se concentran sobre todo en los documentos primarios
agrupan, organizan,
conservan
y ponen a la disposicin
de los usuarios cualquiera
de estos
documentos. Los usuarios deben buscar lo que necesitan y la
descripcin
de los documentos se limita
a identificarlos
fsicamente y a dar algunas indicaciones
sumarias sobre el tema correspondiente.

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y les

redes

,297

y
Estas unidades estn abiertas
a distintos
pblicos
practican
un modo diferente
de comunicacibn de los documentos segn los estatutos
que las rigen.
Su organizac%Gn
com
(ad
prende casi siempre una direccin,
servicios
tcnicos
catalogacin,
bibliografias,
etc.).
quisicin,
Estas unidades ofrecen cada vez un mayor nmero de seE
como la reproduccin
de documentos,
la bsqueda
vicios,
cuando disponen de un termiretrospectiva,
y en ocasiones,
nal conectado a las redes automatizadas
de informacibn,
ser
vicios
informativos
y de orientacin,
etc.
Sirven
tambi
como lugares de atraccin
para exposiciones,
conferencias
u
otras actividades
de tipo cultural
y tcnico.
Los archivos nacionales
son organismos estatales
encar
conservar y mantener a la disposicin
de
gados de recibir,
los usuarios los documentos provenientes
de la administracin pblica nacional
y local,
y en ciertos
casos de las em
presas pblicas,
de organismos privados y de particulares,
Su funcionamiento
se rige por leyes y reglamentos
administrativos
precisos.
La comunicacin de los documentos al pblico
slo
es
posible
despus de largo tiempo (por lo general
treinta
aos) y cumpliendo ciertas
condiciones.
Los archivos tienen
que eliminar
los documentos de poca importancia
y conservar
los que ms se ajusten a procedimientos
que preserven su oLos archivos utilizan
de preferencia
el microfilm
rigen.
por claras razones de espacio y de proteccin.
Los archivos nacionales
tienen que participar
a menudo
en la clasificacin
y mantenimiento
de los archivos menores
que funcionan en los servicios
pblicos.
Los archivos de las administraciones
tcnicas
tales
como salud, trabajos pblicos,
agricultura,
industria,
etc.,
tienen siempre gran inters
en la informacin
cientifica
y
tcnica.
Los archivos de los organismos estn encargados de los
documentos internos
de tales organismos. Sus reglamentos de
funcionamiento
y utilizacin
estn ms o menos bien estable
que cada organismo conceda a 1;
cidos, segn la importancia
informacin.
Los archivos no existen o se reducen a un simple depcuando los documentos podrianprestar
grandes servicios
sito,
a numerosos sectores de la actividad.
Normalmente, estn des
tinados al uso del personal del organismo del cual dependen,
La biblioteca
nacional
es un organismo estatal
que tie
ne la misin de adquirir,
tratar,
conservar y poner a dispo
que
sicin del pblico ejemplares de todos los documentos
aparecen en el pals, y en ciertas
ocasiones,
de aquellosque

298

Los

tipos de

unidades

de

informacin

y las

redes

tienen que ver con las actividades

nacionales,
cualquieraque
sea su origen.
Toda biblioteca
nacional
est generalmente ez
cargada de producir
la bibliografla
nacional.
Es frecuente,
igualmente
que las bibliotecas
nacionales
colaboren en el aE
o por lo menos en el organizativo,
con las de
pecto tcnico,
en prin=
ms bibliotecas
del pais, a las cuales debe dirigir
cipio.
La biblioteca
nacional
tiene a vecesdepartamentosmuy
especializados,
incluso descentralizados.
Las bibliotecas
pblicas
son establecimientos
que depeE
den del Estado o de las colectividades
locales
(municipales),
cuyas colecciones
estn a disposicin
de los habitantes
de
las distintas
circunscripciones
y satisfacen
sus necesidades
recreativas
o prcticas.
Pueden tener sucursales
culturales,
en los barrios
de las ciudades o en las distintas
aglomeraciones rurales.
Estas bibliotecas
tienen por lo general,
sec
clones especializadas
de acuerdo con la categoria
de lect
ancianos 0 grupos minoritarios.
res: nios, adolescentes,
En los paises en desarrollo,
estas bibliotecas
pueden
ser un factor importante
del desarrollo,
del mantenimiento
de la alfabetizacin
y una fuente indispensable
de informaen zonas en que no existe otra infra cibn inclusive
tcnica,
estructura.
Las bibliotecas'pblicas
que prestan servicio
a las categorlas
de lectores
mencionadas anteriormente,
pueden existir tambin como organismos independientes.
Algunos paises tienen un
particular
de bibliote
cas rurales.
Esta especializacin
bibliotecaria
facilita
li
administracibn,
pues slo hay que ocuparse de las necesida
des y de las caracteristicas
de esta categorla
de lectores.Las bibliotecas
centrales
de prstamo
son bibliotecas
pblicas
que garantizan
los prstamos de los documentosenz2
nas que no estn atendidas por una biblioteca
local.
Con este fin, disponen de colecciones
bastante importantes
y desem
pean al mismo tiempo la funcin de biblioteca
pblica en 1:
regin correspondiente.
Los prstamos se realizan
en forma
centralizada
por correspondencia,
o mediante servicios
inter
mitentes,
o por medio de una biblioteca
circulante,
que con=
siste en un vehlculo
equipado especialmente
(bibliobus),
que
lleva los documentos a los distintos
lugares.
En los palses en desarrollo,
las bibliotecas
circulan
tes pueden constituir
una excelente base del conjunto de ac=
comprendidas las actividades
cienttividades
informativas,
ficas y tcnicas,
cuando falta unainfraestructurapermanente,
sobre todo en el medio rural.
Las bibliotecas
universitarias
dependen de las universi
dades y de otros establecimientos
de enseanza superior.
CoI
sistema

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

redes

299

mo las bibliotecas
pblicas,
disponen de fondos importantes,
pero sus colecciones
son ms acadmicas, ms especializadas
y por lo general muy completas en las diversas
disciplinas
Prestan servicio
socientficas
y tcnicas que se ensean.
bre todo a estudiantes
y profesores , pero a veces dan acceso
tambin al pblico,
por lo menos para la bsqueda de referen cias y la consulta en sus salas de lectura.
Segn los casos, existe en las universidades
una biblio teca nica, que puede estar organizada por secciones
(ciencia, medicina,ciencias
sociales,
literatura,
etc.) o una biblioteca
central
y bibliotecas
especializadas
para los distintos
departamentos
o facultades.
Las bibliotecas
de investigacin,
que se confunden a ve
ces con las anteriores
0 se asocian con ellas,
tienen coleca
ciones cientlficas
muy especializadas
y prestan servicio
los institutos
o a grupos de investigadores.
Se hallan
tamen los organismos de investigacin
que
bin, naturalmente,
no pertenecen a la universidad
y lgicamente
constituyen
un
tipo de biblioteca
especializada.
En las escuelas primarias
y secundarias
existen las bibliotecas
escolares para consulta de los alumnos, profesores
y empleados, Sus colecciones
de libros
deben reforzar
sus es
tudios,
pero servir
tambin para su recreacin.
Gracias alo;
tiendenacon
mtodos activos de enseanza, estas bibliotecas
vertirse
en un instrumento
de trabajo e informacin
sobre6
temas ms variados.
Adems, juegan un papel indispensable
en el aprendizaje
de las tcnicas de informacin.
Desafortunadamente,
en muchos paises estn todava muy poco desarrolladas.
Las bibliotecas
especializadas
adoptan distintas
formas,
Algunas slo cubrenunadis
segn el tipo de especializacin.
ciplina
y estn abiertas
al pblico en general.
Otrass61oma
nejan ciertos
documentos, como los documentos administrativos, las patentes,
las normas, etc.
Pueden aceptar
tambin
a cualquier
pblico.
Finalmente,
existen otras, que estando
cierta
especializadas
en un campo particular,
slo atienden
categorla
de usuarios,
generalmente los miembros del organis
mo del cual dependen estas bibliotecas,
o en ciertos
casos,las personas autorizadas.
en
Para entender las necesidades de 10s usuarios,
que
principio
son muy precisas,
las bibliotecas
anteriores
cumplen a menudo una actividad
documental (indizac$Sn)-o--de
in
formacin (pregunta,
respuesta,
anlisis,
etc.).
A veces,e8 te servicio
est muy desarrollado.
Las bibliotecas
privadas se caracterizan
por su dependencia de una colectividad
pequea y estn reservadas
a la

300

LOS

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

redes

consulta exclusiva
de sus miembros. Pueden cumplir una finalidad recreativa
o profesional,
o ambas, y sus servicios
son
muy verstiles
de acuerdo con las circunstancias.
Centros

y servicios

de documentacin

Las mediatecas son las unidades de informacin

encargadas de los documentos audiovisuales.
Se clasifican
en: U) fo
totecas y diatecas para las vistas
fijas;
b) cinematecas

filmotecas
para las pellculas;
C) videotecas
para las grabaciones de video o videogramas;
d) hemerotecas para los afi
peridicos,
prospectos,etc.;
e) mapotecas px
ches, folletos,
para las grabara mapas y planos;
6) f onotecas o discotecas
ciones sonoras.
Estas unidades pueden existir
tambin como dependencias
de una biblioteca
o archivo.
Se da el nombre de "politeca"
al conjunto formado
por
una biblioteca
y una mediateca.
Las unidades de informacin
que concentran
su trabajo
en la descripcibn
del contenido tienen la misin esencial de
identificar
con la mayor precisin
la informacin
que puede
ser til
a los usuarios,
a quienes deben ayudar a encontrar
los documentos primarios
correspondientes,
indicar
los infor
mes y responder las preguntas;
lo cual quiere decir
que ei
servicio
debe adelantarse
al usuario.
Tericamente
podran contentarse
con organizarsus
ficheros con las descripciones
bibliogrficas
y de contenido,
sin conservar los documentos primarios,
pero en la prctica,
sobre todo cuando son especializadas,
ofrecen adems sus servicios
de biblioteca.
La organizacin
de estas unidades vara notablemente
se
gn su campo, su pblico,
su reglamentacin
y su importanci.
Existen servicios
de documentacin que emplean slo una persona y otros que cuentan ms de diez o que pueden llegar ava
rios miles, como ocurre con los grandes servicios
de acceso,
Estas unidades tienen generalmente una direccin,
a veces una biblioteca,
servicios
de tratamiento
asociados o no
a los servicios
de bsqueda, servicios
de publicacionesyser
vicios
tcnicos
(por ejemplo, la reprografa).
Son muy frecuentes
las pequeas unidades de documentacin que emplean de una a tres personas, de las cuales
una
sola es profesional.
Estas se integran
a organismos de mayor
importancia
o a secciones de organismos (por ejemplo,
a un
instituto
de investigacin
y a sus laboratorios),
con el fin
de servir
al personal profesional,
que es generalmente
poco
numeroso y muy especializado.
Como se ve, no tiene
ninguna
autonoma.

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

redes

301

Los centros de documentacin de instituciones

suelenser
de mayor tamao, especialmente
en las grandes empresas y en
los sectores en que el dominio de la informacibn
tecnolbgica
y econmica es medio indispensable
de la produccin.
Estos
centros disponen
de suficiente
autonomla, pero slo prestan
servicio
al personal del organismo del cual dependen, salvo
a veces en el caso de las empresas pblicas.
Algunos centros documentales del sector privado,
y sobre todo del sector pblico,
adquieren con cierta rapidez su
autonoma y prestan servicios
entonces a un pblico especializado en su campo, tanto en el pals como en el extranjero.
Es el caso particular
de los servicios
de accesoque analizan
e indizan lo esencial de la literatura,
en temas generalmente muy conocidos (quimica,
biologla,
ciencias
de la ingenierla, etc.);
producen tambin boletines
y archivos
legibles
en mquina que venden por cuotas.
Estos centros estn gere
ciados de manera comercial y casi siempre
disponen
de muy
buena financiacin.
Se pueden relacionar
con la categora
anterior
las instituciones
que comercializan
la bsqueda en linea con bases
de datos producidos por dicha categorfa,
tales comolaSystem
Development Corporation,
o Lockheed, de los Estados Unidos
de Amrica, o la Agencia Espacial Europea, de Europa OccidDesde hace algunos aos, han aparecido empresas ms o
tal.
menos importantes
que venden servicios
documentales sobre pe
dido.
Los centros nacionales
de documentacibn son organismos
estatales
que cubren todas las disciplinas
y todos los tipos
de usuarios.
Su misin consiste en conservar todos los documentos que se producen en el pals, y en ocasiones los que se
Pueden cubrir tambin la literatura
inrefieren
al pas.
ternacional
en todos los campos del saber, o siquiera
en a
quellos que tienen que ver con las actividades
cientficas
7
tcnicas de la nacin (por ejemplo, el Centro de Documentacin del "Centre National de la Recherche Scientifique"
de
Francia,
o el VINITI - Vsesoyuznyy Institut
Nauchnoy 1 Tekhnicheskoy Informatsii
- de la Unin de Repblicas
Socialis
Cuando las actividades
documentales alcan=
tas Soviticas).
zan un volumen considerable
y diversificado,
estos centros o
peran dentro del marco de una red descentralizada
de unid; des especializadas.
de
En muchos paises, existen tambin centros nacionales
documentacin por sectores (por ejemplo, para la agricultura
las distintas
ramas industriales,
etc.),
que dependen de orEstos centros constituyen
ganismos pblicos o semioficiales.
a veces el punto de partida
de un centro nacional
enciclopdico y en los sistemas internacionales
representan
a los respectivos
pafses.

302

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

redes

Las unidades de informacin

que se dedican a responder
las preguntas y a explotar
la informacin
reciben a menudo
de informacin",
y pueden tener
forel nombre de "centros
mas muy variadas.
Estas unidades aprovechan por lo comn los servicios
archivos y centros de documentacin,
ya
de las bibliotecas,
sea para indicar
a los usuarios donde pueden encontrarlain
o ms a menudo, para preparar
por
formacin que necesitan,
su cuenta las respuestas
a las preguntas que seles formulan.
Estas pueden adquirir
la forma de verdaderas consultas
que
solucionan
los problemas que se presentan.
En ciertos
casos,
repiten
el tratamiento
de los documentos primarios
y secundarios o de las colecciones
de datos con el fin
de contar
que les permitan
con bases de informacin
ms elaboradas
responder inmediatamente
a los requerimientos
para los cuales fueron creadas.
Se estudiarn
algunos de estos centros (centros de orientacin,
de canje, pregunta y respuesta,
etc.) al tratar
los servicios
de difusin
de informacin
en el capitulo
Ser
vicios
de difusin
de informacin,
aunque a veces ofrecen
tambin servicios
bibliotecarios
y documentales.
La mayora de J.as unidades de este tipo son muY especializadas
y emplean un personal muy calificado.
Centros

y servicios

de anlisis

de informac

iOn

Los centros de anlisis

de informacin
son una forma a
vanzada de los centros de,informacin.
Su papel especiall&
obliga a vincularse
a los centros de investigacin.
Efecti
tanto en facilitar
el acceso
vamente, su misin no consiste
a los documentos y a la informacin
sino en evaluar los conocimientos
disponibles
sobre
precisos
(por ejemplo,
las propiedades mecnicas de ciertas
aleaciones),
producir
sintesis
regularmente
o sobre pedido y dar informes directa
mente aprovechables
(por ejemplo, indicar
si una aleaci
que tiene tales caracteristicas
puede utilizarse
en determi
nadas condiciones).
Estos centros deben verificar
con fre
cuencia en forma experimental
la informacin
que recogen,
Tienen igualmente un papel importante
de estmulo de la investigacin
al identificar
las lagunas y las deficiencias
de los conocimientos.
Adems, tienen que utilizar
tanto los
datos reales como la literatura
correspondiente.
Los centros de datos tienen la misin de reunir,
organizar y mantener a la mano los datos numricos decampospar
titulares
o de ciertas
series de preguntas predeterminadas(por
ejemplo, la toxicidad
de ciertos
productos qumicos).
temas

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

redes

303

Los centros de consolidacin

y evaluacin
de los datos
constituyen
una variante
todavfa ms avanzada. Estos centros
verifican
sistemticamente
los datos disponibles
y los refu:
den en cierto nmero de categoras
que permiten dar el esta
do de los datos existentes
(con su grado de precisin
y confiabilidad)
sobre los distintos
aspectos de un producto o de
un fenmeno.
Bancos

y bases

de datos

Los bancos de datos trabajan

por lo general en un campo
ms amplio (por ejemplo, las contraindicaciones
de las drode datos y
gas) + Extraen los datos brutos de las colecciones
de la literatura
existente,
siguiendo
formatos muy precisos,
y los incorporan
luego a ficheros
estructurados,
en los que
pueden manipularse
para responder las preguntas de los usuapara un paciente
rios (por ejemplo, tal droga es peligrosa
que tenga tal enfermedad; icul es la dosis?).
sus servi:
cuando
es
cias pueden explotarse,
por tanto, directamente
preciso tomar una decisin
o utilizar
la informacin
en de
terminado trabajo:
evitan pues la remisin a los documentos
primarios
o a otras fuentes de informacin.
Actualmente se inicia
una complementacin de estos bancos asocindolos
a sistemas de simulaci6n
y de ayuda a las
decisiones,
de manera que las respuestas no se refieran
ya
resultados
a las condiciones
iniciales
sino a los posibles
de las acciones que se proyectan.
Los servicios
de enlace tienen la misin de enviar escialistas
a visitar
a los usuarios,
de identificar
las dificultades que ellos encuentren en sus actividades;
de determi
nar las informaciones
que necesitan para resolverlas,
de in=
dicarles
las fuentes y de suministrarles
las respuestas adecuadas aprovechando estas fuentes.
Esta actividad
puede conpero
lo
vertirse
en un servicio
de informacin
corriente,
ms comn es que tienda a solucionar
un problema particular.
A veces se da a estos servicios
el nombre de "serviciosdedi
aunque sus actividades
sean ms bien de consejovulgacin",
o de asistencia
tcnica,
por otra parte, es ciertoquesirven
tambin para divulgar
los conocimientos.
Operan por lo general en beneficio
de las empresas industriales
y agrlcolas.De
penden normalmente de los servicios
pblicos
o de las colectividades
como las cmaras de comercio y de industria.

304

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

redes

Redes

Las redes de informacin

estn constituidas
por conjuntos de personas y/o de organismos entre los cuales tienen lu
gar intercambios
de informacin
de formas diversas,
pero en
una forma organizada y regular.
Las redes interpersonales
y entre organismos provienen
de la necesidad de comunicar, de adquirir
y verificar
inforPara alcanzar plenamente sus obmacin, de intercambiarla.
alivio
y divisin
de las tareas, multiplicacin
de
jetivos:
es necesario formalizarlas,
o sea, establecerun
las fuentes,
acuerdo entre los participantes
y fijar
procedimientos
comunes en funcin de las necesidades y de las tcnicas utilizadas.
En estas condiciones,
se forma entre las unidades part
cipantes un sistema de informacin,
que puede llamarse "redn
"sistema".
0
A pesar del carcter
natural
e inevitable
de los inter cambios entre unidades de informacin,
la
constitucin,
el
mantenimiento
y el desarrollo
de una red organizada y eficaz
demandan un gran esfuerzo.
Esto permite suponer que existen
condiciones
favorables,
que se han vencido los obstculos
y
mantenido el espiritu
de colaboracin.
Se requiere
en primer lugar una comunidad real entre va
ras unidades a nivel de los objetivos
y del campo de activA
dad. Es preciso adems que los participantes
tengan conciez
ca de la importancia
que tiene para ellos constituir
la red,
de los beneficios
que pueden recibir,
sabiendo por otra parte que estos beneficios
tienen la virtud
de llenar
las lagunas asi como de obviar las limitaciones
del sistema.
Es pre
ciso que las fuerzas comprometidas estn equilibradas
o quela posible posicin
dominante de un socio sea muy bien aceptada por todos los dems. Es preciso tambin que existan medios tcnicos de funcionamiento
de la red que estn al alcaE
ce de todos los participantes.
Las funciones de las redes van de lasimplecolaboracin
ocasional
(acceso recproco
a los servicios)
a la integracibn completa de las unidades participantes
en un sistema de
informacin
nico, que cubre todas las funciones
documentales, incluida
la participacin
en los costos, y supera Ifas
distintas
tareas intermediarias.
Existen:
Redes cuya base es territorial,
en las ciudades, regiones
o
paises, que atienden colectivamente
las necesidades
de
todas las clases de usuarios en el rea correspondiente.
Redes especializadas
en funciones documentales:
adquisicin,
catalogacin,
prstamos, indizacin
y resmenes, consti
tucin de una base de informacin
comn, bsqueda en 17
nea, pregunta-respuesta,
etc.

Los

tipos

de

unidades

de

informacin

y las

305

redes

Redes especializadas
en una disciplina
o campo de actividad,
en las que todas las unidades de informacin
compromet
das se asocian para apoyarse mutuamente, o por lo menos
para armonizar sus procedimientos
y productos.
Redes especializadas
en el servicio
de una categoria
particg
lar de usuarios
(por ejemplo,
las pequeas empresas,
los productores
de caf, etc.).
Naturalmente,
estos diferentes
criteriospuedencombinar
se en una misma red, y las redes de diferentes
tipos puedenyuxtaponerse
y entremezclarse
entre si: por ejemplo, una red
de informacin
en lfnea y una red de bibliotecas.
El desarrollo
de las redes de telecomunicacibn
para la
transmisin
de datos mueve cada vez ms a las redes de infor
macin (que suministran
los servicios)
a conectarse
entre
ellas (que son las que suministran
un canal de comunicacin).
En los capitulos
Programas y sistemas internacionales
de informacin y Educacin y formacin,
se dan ejemplos y desarrg
110s relativos
a las redes informativas,
sobre todo a nivel
nacional
e internacional.
La estructura
(o configuracin)
de las redes es impor-.
tante, pues influye
en la manera de comunicar la informacin,
de hacerla circular
de un punto a otro.
Esta estructura
puede adquirir
distintas
formas:
Descentralizada.
Todas las unidades se comunican entre s.
Los canales son ms numerosos, los enlaces generalmente
ms cortos, pero la gestin es ms dificil.
Es este el
caso de las redes de prstamo entre bibliotecas.
Centralizada.
Las unidades se comunican a travs de un centro. Existe una jerarquia:
es este el caso deunabiblio
teca central
y sus bibliotecas
asociadas,
o sucursales,
Mixta. Ciertas funciones o ciertos
niveles
geogrficos
son
descentralizados
y otros son centralizados.
Puede representarse
la estructura
de las redes con los
siguientes
grficos:

Red
mixta

Red
centralizada

Red
descentralizada

Fig.

22 - Estructura

de las redes.

<I
---_

--

-__

306

Los

tipos

Cuestionario

de

unidades

de

informacin

y las

redes

de verificacin

iCules son los diferentes

tipos de bibliotecas?
iCules son los principales
tipos de organismos documentales?
iQu es una mediateca? Y una fonoteca?
Qu es un documento terciario
? Cite las principales
formas
que puede tener un documento terciario
iPara qu sirve una red?
LCmo se puede estructurar
una red?

BibliografTa

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*

LOS SERVICIOS DE DIFUSION DE INFORMACION

La difusin
de informacidn
consiste en transmitir
al usuario
la informacin
que necesita o en darle la posibilidad
de que
la obtenga. Es el desenlace del tratamiento
de los documentos y de la informacin
y se encuentra por consiguientealfi
nal de la cadena documental.
Sin embargo, ciertas
formas de
difusin
pueden tener lugar desdelaproduccin
de los documentos,con o sin intervenci6n
de lasunidades
de informacin.
La difusin
de informacin
es la raznde ser de las un&
dades de informacin
y debe ser su mayor preocupacin.
La conservacin
de los documentos es esencialmente
un
medio para lograr este fin.
La difusin
de informacin
puede llevar
hacia: U) elmis
b Ila referenciadel
mo documento primario
(o su reproduccin);
documento en la forma dedistintosproductos
"secundarios";C)
la informacin
contenida en el documento que aparece en difE
d) las fuentes de informa rentes productos "terciarios";
cin.
Formas de difusin

Las formas de difusin

pueden clasificarse
segn los me
dios, la periodicidad,
la iniciativa
que se pida al usuario y
la extensin.
Entre las formas de difusin
ms comunes figura el texto, ya sea reproducido
en documentos corrientes
(boletinesde
boletines
bibliogrficos)
o grabado en memorias
informacin,
magnticas para consulta en equipos informticos
(impresora
pantalla).
La difusidn
verbal,
desde luego, ocupa un puesto
muy importante,
bien sea de persona a persona (InformesdevA
va voz o telefnicos,informes,grabados
en contestador
automg
tic0 0 casetes sonoros, consultas),
0 en grupo (conferencia&
reuniones de informacin,
visitas,
cursos, etc.).

30A

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

Tambin puede difundirse

la informacin
por medios audiovisuales:
pelculas,
diaporamas, etc. Esto supone que se
cuenta con los medios para producirlos
o para ordenarsupro duccin, y con los medios de lectura
apropiados.
se pueden utilizar
exposiciones
que se baFinalmente,
san en todos los medios anteriores:
distribucin
de documen
tos, contactos personales,
presentacin
audiovisual,
exposi
cin de materiales,
paneles de diapositivascontextos
y grxficas.
La difusin
puede ser ocasional.
o permanente. Una demac
da ocasional
se resuelveconuna
bsqueda puntual y rpida,
realizada
directamente
por el usuario o por un especialista
de la informacin
comisionado por l. La demanda permanente
o repetitiva.se
satisface
mediante operaciones continuas
ll:
vadas a cabo por las unidades de informacin
con el fin
de
buscar y hacer llegar peridicamente
a los usuarios la informacin en forma de documentos secundarios
(listas
de adquisiciones,boletines
bibliogrficos,
etc.) o terciarios
(sintesis,
reseas y revisiones,
etc.).
La difusin
puede solicitarla
el usuario dirigindose
a
las unidades de informacin
para que stas le resuelvan
el
problema. Esta es la difusin
pasiva. Pero las unidades
de
informacin
pueden tambin, o deben,adelantarse
al usuario,
ya sea ofrecindole
los productos documentales que juzguen
tiles,
segn el anlisis
que se ha hecho de sus necesidades,
o revelndole
los problemas de informacin
y audndole a resolverlos
(en ciertos
casos por intermedio
de los servicios
de enlace).
Esta es la difusin
activa.
Las limitaciones
y dificultades
de la difusin
son nume
rosas:
Limitaciones
relacionadas
con la variedad de necesidades
de
con sus preferencias
por las distintas
for
los usuarios,
con la ambigedad de sus exigencias
mas de comunicacin,
y de sus criterios
de satisfaccin,
con su desconocimie2
to de las actividaddes
de informacin
y de las posibilidades reales de las unidades de informacin
(ver el capL
tul0 Los usuarios).
Limitaciones
financieras,
que obligan a las unidades de informacin a satisfacer
el mayor nmero posible de usuarios potenciales
con medios limitados
y que las lleva,
normalizados
por tanto, a proponer productos y servicios
y a renunciar
a los productos personalizados,
o ms elaetc. Esto las lleva tambin a exiborados, o profundos,
gir el pago de ciertos
servicios
o a limitar
su acceso.
Limitaciones
institucionales,
relativas
al reglamento
de la
unidad o a su posicin
jerrquica
o geogrfica,
o a la

Los

servicios

de

difusin

de

309

informacin

distancia
a que se hallan ciertas
fuentes de informacin, al secreto que cobija a algunos documentos,
ve
le impiden prestar
ciertos
servicios
o limitan
su campo
de accin.
Limitaciones
tkcnicas,
como el retardo en la recepcin y en
el tratamiento
de los documentos, la falta de los equipos necesarios,
la insuficiencia
del personal,
el desco
nocimiento
de ciertas
formas de difusibn,
etc, que dis=
minuyen la calidad y la cantidad de los servicios
quese
ofrecen.
Limitaciones
relacionadas
con las lagunas de la administracin, tales como un contrato
deficiente
entre las unida
dades y los usuarios,
falta de promocin de los servicios, prioridad
de las funcionesdetratamiento,
concentracidn
en los servicios
"tradicionales"
que pueden ser
inadecuados,
desconocimiento
delas necesidades realesde
los usuarios,
etc.
Algunos de estos obst%culos escapan al control
de las u
nidades de informacin,
por lo menos a corto plazo, pero 1:
mayorfla pueden solucionarse
mediante una administracin
din6
mica e inteligente.
Diversas

formas

de difusin

de los

documentos

primarios

La difusibn
de los documentos primarios
puede hacersede
varias maneras: U) consulta en la misma unidad de informacin
b) prstamo por una unidad de informacin,
o sea adquisicin
temporal del documento por el usuario;
C] adquisici6n
permanente por el usuario,
generalmente mediante pago, de los orL
gina1es.o de copias normales o reducidas
(microformas).
La consulta en la propia unidad de informacin
se reali za de dos maneras:
Por acceso controlado.
El usuario consulta
los catlogoscuan
do sea necesario,
llena una ficha de demanda que Ilev;
la referencia
bibliogrfica
del documento y su descripcidn, la entrega a un servicio
o a un empleado especialos
lizado de la unidad, que buscar el documento en
al
En seguida se le suministra
el documento
estantes.
duusuario para que lo consulte en la sala de lectura
rante el da, y lo devuelva al final
del dia. Este procedimiento
requiere
personal,
pero permite un contralto
se aplicaalas
colecciones
espC
tal de las operaciones;
tales como los fondos particulares,
obras raras
ciales,
cada usuario slo puede poo preciosas.
Generalmente,
seer en un momento dado un nmero limitado
de documentos
de cada tipo (de modo que no se inmovilice
el fondo).

310

Los

servicios

de

dfusibn

de

informacin

Por el libre acceso, Procedimiento

por medio del cual el udespus de haber identificado
los documentos que
suario,
necesita mediante consulta en los catlogos,
busca
l
mismo los documentos en los estantes.
Por lo general
se
le pide que no los ordene l mismo al devolverlos,
para
evitar
que los coloque en el lugar que no les corresponde. Esta frmula da ms libertad
al usuario y le permite
adelantar
la bsqueda, pero se disminuyen las posibilidz
des de control
y se requiere mayor espacio que con el otro mtodo. Los manuales y obras de referencia
siemprese
consultan
por libre
acceso.
El prstamo es una frmula en la cual la unidad de infoL
macin conffa al usuario cierto nmero de documentos que pue
de llevar
a su casa durante un perodo determinado.
Se ex&
yen del prstamo las colecciones
especiales,
las obras raras
los manuales y obras de referencias,
y de manera general,
tg
dos los documentos que se solicitan
constantemente.
Cada unL
dad establece
reglas particulares
que conciernen al nmerode
un
documentos de cada tipo que pueden darse en prstamo a
usuario (se establecen
segn el caso diversas categoras
de
usuarios)
y el plazo durante el cual pueden prestarse.
Estas
reglas tienen en cuenta dos aspectos: a)un usuario no puede
beneficiarse
sino de algunos documentos a la vez durante
el
b) no se deben movilizar
durante mucho
perfodo establecido;
tiempo documentos que pueden ser tiles
para otros usuarios.
El prstamo constituye
un servicio
especial:
el servicio
de prstamo. Sus condiciones
y procedimientos
se especifican
en detalle.
El prkstamo necesita un control
estricto,
de manera que se sepa quin tiene en su poder determinado documen
to y enque fecha debe devolverlo.
Por lo tanto resultan
gene
ralmente ficheros
mltiples:
por documento, por usuario
7
por fecha de devolucin.
Las operaciones
de pr6stamo estnca
da vez ms automatizadas
en las bibliotecas
de alguna impartancia.
Prstamo

interbibliotecario

El pr&tamo interbibliotecario
es un sistema en el cual
una biblioteca
que no dispone de un documento puede prestar a uno de sus usuarios,
en la
lodeotra
para proporcionarlo
propia unidad de informacin
o por prstamo a domicilio.
Este sistema supone un acuerdo preciso entre las bibliotecas participantes
y la adopcibn de procedimientos
normalicondiciones
de prstamo, control,
exped
zados (formularios,
ci6n de documentos, etc.),
a menudo establecidos
a nivel nZ
-

Los

servicios

de

difusin

de

311

informacin

cional.
Se requiere establecer
catlogos
colectivos
a fin de
que cada participante
conozca la composicibn y la localizacin de las colecciones.
Por consiguiente,
se crea una cole2
cin nica, que permite extender considerablemente
la prests
ci6n de servicios
a los usuarios,
racionalizar
y repartirla
carga de las adquisiciones
entre las bibliotecas
participan tes.
La circulacin
de las publicaciones
seriadas es una foL
ma especial
de prstamo dentro de un organismo.Frecuentemen
efectuarse
de diferentes
maneras.
te se utilizaypuede
El responsable
de la unidad o del servicio,
en contacto
debe fijar
las modalidades de circulacibn:
con los usuarios,
eleccidn
de los tftulos,
nmero de revistipo de circuito,
tas por lector,
duracibn del pr6stamo, modalidades de cony establecer
.enseguida la lista
de circulacibn.
trol,
etc.,
El circuito
puede efectuarse
de la unidad de informacibn
a cada lector y viceversa
(esta es la circulacin
"en estrella" 0 "en margarita"),
o de lector
a lector
(circulaci6n"en
que es ms diffcil
de controlar),
o tambi6n mezclan
bucle",
do los dos tipos de circuito
(siguiendo
una circulaci6n"mi~
ta").

Circulacin
en bucle

Circulacin
en estrella

Fig.

23 - Circulacin

de las publicaciones

Circulacin
mixta

seriadas.

Cualquiera
que sea el sistema escogido,
la circulacibnde
las publicaciones
seriadas toma tiempo y corre el riesgo
de
quedar bloqueada (por causa de un lector
ausente o negligenlas
te). Es necesario que cada lector reciba con prioridad
publicaciones
seriadas importantes
para l,
y que la clrculacin no sea tan larga que prive a la mayoria de los beneciarios
de informaciones
recientes.
Esto puede obtenerse suz
cribindose
a varios ejemplares de las publicaciones
seriadas esenciales,
haciendo circular
una lista
de las publicaciones recibidas
o un boletfn
de resmenes,nocomunicando
en
tonces sino las publicaciones
o los articulos
reclamados (en
se asemeja a una difusibn
selectivade
este caso, el servicio

312

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

iniciando
la circulacibn
~610 despus de un
la informacidn),
plazo de una a varias semanas durantelas
cuales las revistas
recientemente
recibidas
se exponen en la biblioteca,haciendo
repetir
los plazos de consulta cartas e imperativos.
De todas maneras no hay que olvidar
que la circulacin
de las publicaciones
seriadas tiene casi siempre una gestin delicada
Requiere los mismos instrumentos
que el prstamo en general:
fichero
de destinatarios
con indicaci6n
de las revistas
comu
nicadas,
ficheros
de las revistas
con indicacin
de los des=
tinatarios.
Su automatizacidn
se dificulta
y no se justifica
en la medida en que no se puede hacer circular
un ejemplar
nico de una publicacin
seriada entre ms de una decena
de
lectores.
La elaborcibn
de fotocopias
es un medio prctico
de difundir los documentos primarios
sin empobrecer las colecciones de las bilbiotecas.
Sin embargo, ~610 se puede aplicar
a
documentos poco voluminosos
y requiere
un equipo apropiado.
Su costo es relativamente
alto y, sobre todo, su uso est 1A
mitado por los "derechos de autor" (ver ms adelante).
Las
grandesunidades
pueden disponer de un servicio
especializado
en la elaboracibn
de fotocopias,
el servicio
de reproduccin.
La elaboracidn
de microformas constituye
otro medio cada
vez ms utilizado
para difundir
los documentos primarios,
es
pecialmente
en forma de microfichas.
Algunos editores
publi=
can los documentos al mismo tiempo en formato normal y en rnL
crofichas.
Ciertos documentos (informes,
reimpresiones,
tesis de doctorado en los Estados Unidos de Amrica, por ejemplo) ~610 estn disponibles
en esta forma. Su costo es menor
y el de su envio es mfnimo: generalmente es una carta corrien te (ms rpida y segura que el correo habitual).
Numerosas unidades de informacin,
que conservan la tota
lidad de sus colecciones,
0 al menos una parte importante @E
pecialmente
los documentos no convencionales)
en microfichas
estn en capacidad de suministrar
un duplicado
si se solicita. La utilizacibn
individual
de las microfichas
est todava limitada
por la necesidad que tiene el usuario de disponer de un lector,
pero este material
tiende a hacerse comny
la microficha
se convierte
en una herramienta
de comunicaci6n
cada vez ms empleada. Pero en cambio, al igual que la fotocopia, est limitada
por los derechos de autor.
La transmisi6n
a distancia
de los documentos es un proce
dimiento 'relativamente
nuevo, slo aplicable
a ciertos
doc
mentos y en determinadas
condiciones.
Utiliza
dos sistemas?
la telecopia
o transmisin
de facsfmiles
por medio de lfneas
telefnicas
y que por lo tanto se hace a gran distancia;
muy

Los

servicios

de

difusibn

de

informacin

313

rpidamente;
la transmisibn
video, que requiere
un equipoms
complicado y de cables especiales
- el usuario recibe la imagen del documento sobre una pantallade
televisin.
Estos
dos procedimientos
hasta ahora ~610 se pueden aplicar
a docu
mentosdepequeo
volumen, son muy costososy slosejustifican
para comunicaciones
urgentes,
particularmente
importantes.No
obstante,
estn llamados a desarrollarse
considerablemente
y
su costo deber hacerse competitivo.
Derechos

de autor

El derecho de autor es un instrumento

juridico
que garantiza
la proteccibn
material
y moral del autor de un obra,
cualquiera
que sea, o de su posesin de derecho, por un perfo
do determinado.
La reproduccinde
una obra siempre es posi-uso
ble, sin pago de derechos ni autorizacin
previa,
para
individual,
sin nimo de lucro, es decir,
sin que reportedi
de investigaci6n
y de estudio
7
nero, con fines didcticos,
de slo algunos ejemplares.
Pero, si el documento debe prodE
cirse para uso colectivo
o comercial,
se debe solicitar
previamente la autorizacinde
quien detenta los derechos de autor, quien puede exigir
pago de derechos. De lo contrario,el
a
responsable
de una reproduccin
ilegal
puede ser llamado
responder ante la justicia.
Para protegerse,
las unidades de informaci6n
se interesan en hacer firmar al usuario que solicita
la reproduccin
una declaracin
en la cual se compromete a utilizarla
de conformidad con los derechos de autor.
En algunos pases, el derecho de autor se extiendedesde
hace poco a las obras transmitidas
oralmente,
pues se considera como autor a quien transmite.
Los documentos relacionados
conel derechode autor llevan obligatoriamente
una mencin especial y la fecha de code "co
mienzo de los derechos , precedida del signo 0, inical
pyright".
El derecho de autor protege legalmente a los autores de
obras, pero puede constituir
una limitacin
muy estricta
y
j
perjudicial
para la .circulacn
de documentos. Actualmente
se adelantan estudios para modificarlo,
en varios paises y a
nivel internacional.
Los preimpresos
(pJ~@V&3) y separatas son un medio de
comunicacin directa
de los documentos, por parte de sus auto
res. Efectivamente , por lo general cada autor dispone de cier
to nmero de ejemplares de estos documentos, que distribuye

sus colegas para informarlos

y pedirlessuopinin.
Por su par-

314

Los

servicioe

de

difusin

de

informacin

te los usuarios asf como las unidades de informacin

pueden
solicitar
el envo de una preimpresin
desde el momento
en
que tienen conocimiento
deundocumento
en preparacin
(especialmente por las indicaciones
que aparecen despus del titu
lo, tales como: "prximo a salir",
"en curso", en "prensa",etc.).
Igulmente,
despus de la publicacin,
se acostumbra
que el editor envfe al autor determinado nmerodeejemplares
de su obra para su uso personal.
A menudo se puede obtener
gratuitamente
un ejemplar,
o una separata,
ponindose directamente en contacto con el autor (esta es una de las razones
por las cuales las publicaciones
secundarias mencionan la fi
liacin,
e incluso
la direcci6n
completa, de los autores).
Los boletines
de prensa sonuna forma de difusin
selecti
va de los documentos primarios,
muy utilizada
como medio de
informacibn
rpido y econmico sobre la :actualidad.
En fun
cin de los intereses
de un usuario o de un grupo de usua =
ros, comnmente restringido
y especffico,
un especialistade
informaci6n
selecciona
extractos
de artculos
aparecidos
en
la prensa, o realiza
cortos resmenes de dichos articulos,pa
ra ordenarlos
por temas. Se constituye
entonces un expediente que puede ponerse en circulacin
como un boletin
o fijarse en una cartelera.Los boletines
de prensa se elaboran a intervalos
cortos
(diaria
o semanalmente).
Eventualmente
pueden conservarse en
forma de coleccibn
(por entregas)
o de informes (por tema).
Constituyen
un medio de informacin
corriente
intermediario
sobre los temas de actualidad,
generalmente muy apreciado.
Los informes de prensa son otra forma de difusin
selectiva de las publicaciones
seriadas.
Consisten en la reunin
de artfculos
extraidos
de diversas publicaciones
que se rela
cionan con un tema o una serie de temas, generalmente bastan
te precioso.
Los informes pueden ponerse en circulacin
como
las publicaciones
seriadas,
o utilizarse
como una coleccin.
Hay que acutalzarlos
regularmente
y de manera cuidadosa
y
son tiles
sobre todo como medio de informacin
de la actualidad;
tienen de todas maneras ms material
que un boletfnde
prensa.
En algunoscasos,
es posible sustituir
este sistema
por
una seleccin
de las publicacionesseriadas
con el fin de elaborar un fichero de articulos.
Las grandes bibliotecas
de prstamo desempean un papel
muy importante
en los sistemas nacionales
e internacionales.
El trmino "biblioteca
de acceso" les convendrfa ms, pues a
veces son unidades con mucha autonomfa, como la divisi6n
de
prstamo de la British
Library,
o servicios
especializadosen
el senodeuna gran unidad, como el centro
de documentacin
del Centre National
de la Recherche Scientifique
de Francia.

Los

servicios

de

difusin

de

informacin
315

Estos centros disponen de colecciones

muy completas de diferentes tipos de documentos (monografias,
publicaciones
seria
etc.) de los cuales pueden suministrar
a soli
das, informes,
0 e
citud un ejemplar para consulta en el propio centro,
- una fotocopia
tamao naprstamo 0 - ms frecuentemmn2e
tural 0 en microforma.
Esto es especialmente
til
paralos do
cumentos poco utilizados
en un pak,
o en un medio particulzr
(publicaciones
seriadas marginales,
por ejemplo),
para los do
cumentos raros, de dificil
acceso, 0 para la literatura
no&
VenCiOnal, que no se necesita adquirir,
una vez sealados por
los
servicios
secundarios.
Comnmente el usuario debe pagar el precio de la reprpduccin y de la expedicibn.
Los servicios
de traduccin
son un medio esencial
de
difusidn
de los documentos primarios
puesto que una parte +
portante
de los documentos que interesan
a un grupo de usuarios, aunque sea restringido,
se produce en lenguas quetales
usuarios no leen.
Cierto nmero de publicaciones
seriadas cientfficas,
pu
blicadasenlenguas
de dificil
acceso, especialmente
el ruso
manera sistemtica
y el japons, se traducen integramente,de
COVUL
$0 COVUL,
es decir de solapa a solapa, y a
al ingls,
menudo aparecen al mismo tiempo que la versibn original.
De
este modo, el usuario puede suscribirse
a la versin que le
resulte
ms cmoda,
es indispensable
queuna unidad de informaNo obstante,
cidn est en capacidad de suministrar
traducciones
si un usuario se lo solicita.
Esto se obtienegeneralmente
recurrien
do a los servicios
de traductores
profesionales,
que debenser registrados.
Algunas unidades grandes tienen su propio seL
vicio de traduccibn,
que trabaja tambin para la clientela
de
fuera (es el caso del Centre National
de la Recherche Sciena menos que cuente con tal servicio
el orfique de Francia),
ganismo del cual depende la unidad de informacin.
Las traducciones
pueden suministrarse
de diversas maneras. Se puede traducir
totalmente
el documento original,0
solamente ciertas
partes, bienseaporque
el usuario,
por no conocer suficientemente
la lengua original,
desea verificarcie5
tos puntos o porque sloleintetesan
ciertos
pasajes.En tale
so,l precisar
tales pasajes, despus de leer el original
o
un resumen traducido.La
traduccin
puede elaborarsepor
escritou oralmente (sobre todoen el casodetraducciones
parciales).
En este :.ltimo caso, se produce un dilogo entre el usuarioy
Las
a manera de un servicio
de interpretacin.
el traductor,
traducciones
parciales
u orales a menudo responden mejoralas
son ms rpidas y menos costosas.
necesidades reales,
Cuando hay que iniciar
una traduccidn,
es necesario
ase
gurarse de que no se haya realizado
ya, sobre todo en el caso

316

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

de una traduccin
completa. Hay que dirigirse
al Centre Euro
pen des Traductions
(International
Translation
Centre-ITC),
en .Delft,
Pases Bajos, que sirve de centro de informacin
para numerosas traducciones,
sobre todo con base en las lenguas eslavas.
Dicho centro publica un Directorio,
el WotLed Index 06

Scieti~ic
E. T. c.

ThaMn.tatovu and 1.i~~ 06 ThUn?lttiOn?l

NoLi&ied ta

La Dnesco publica anualmente un lndexTlranbk&onum

oDi
rectorio
de Traducciones.
Es til
para toda unidad de informacin
conservar
las
traducciones
realizadas
bajo su cuidado o en otro lugar, tener el directorio
y notificar
al centro de distribucinafn
de evitar
la duplicacin.
Los servicios
de intercambio
implican
funciones compley secundarias,
y pueden constituir
jas, a la vez primarias
unidades autnomas o formar un servicio
particular
de una unidad.
Su objetivo
es unificar
el acceso a documentos dis
persos entre diversas
fuentes de produccin.
Los productores de documentos los sealan al servicio
de intercambioyle
Dicho servicio
distribusuministran
normalmente una copia.
ye una descripcin
de los documentos (bibliograffas,ndices),
y garantiza
el acceso a ellos,
bien sea por medio de copias
(en formato normal 0 en microforma),
0 bien ponindose
en
contacto con el organismo productor
o enviando all
al usuario, si no posee ningn ejemplar.
Por lo tanto, funcionan co
mo centro de una especie de red.
En realidad,
los servicios
de intercambio
se asemejan
mucho a los servicios
de documentacin y pueden tener funcio
nes muy variables.
Los encontramos a menudo para el acceso <
documentos no convencionales
en los sistemas internacionales
y a nivel nacional,
para los documentos producidos
por las
diferentes
administraciones
y los organismos descentralizados.
Difusin

de documentos

secundarios

La difusin
de los documentos secundarios
puede adoptar
formas muy diferentes
en cuanto a su contenido,
a su presentacibn,
a su periodicidad
y a sus objetivos.
El servicio
de orientacin
consiste en indicar
al usuario no los documentos o las informaciones
que respondan a su
pregunta,
sino las fuentes:
publicaciones
secundarias,
unida
des de informacin,
organismos profesionales
y de investigacin, especialistas,
etc., donde l pueda encontrarlos.
Con

Los

servicios

de

dlfusibn

de

informacin

317

este fin, se utilizan

los directorios
y los ficheros
de fuen
especialmente
segn se requiera.
El servi
tes, constituidos
Su eficaz
cio puede funcionar
solo o en conexin con otros.
ca es bastante dificil
de controlar,a
menos que se mantenga
un contacto estrecho con las fuentes y los usuarios,
lo cual
resulta
ms fcil
a una escala geogrfica
pequea.Cuando aldebe individualizarse
en
canzan cierto volumen, el servicio
una seccin especial de la unidad de informacin,
puesto que
la actualizacin
de los ficheros
de fuentes es una obligacin bastante pesada.
Los servicios
de informacin
corriente
tienen como funcin mantener a los usuarios al corriente
de la informacin
reciente
que han recibido
o localizado
las unidades de infor
en los campos de su inters.macin, 0 ms especificamente,
Sus herramientas
son productos de periodicidad
variable:
semensual y a veces anual.
manal, quincenal,
Anticipndose
a
las necesidades normales, llaman la atencin de los usuarios
sobre las novedades y/o les permiten seguir la actualidad
en
en el
su campo. Dichos servicios
juegan un papel esencial
mantenimiento
de la capacidad tcnica,
cientlfica
o de geg
tin de los grupos a los cuales se dirigen.
Las listas
de adquisiciones
se producen peridicamente
(por ejemplo, cada mes) por las unidades de informacinapar
tir de los documentos que han adquirido
durante
el period
correspondiente.
Generalmente dan el titulo
y el autordeldo
bibliogrficas,
cumento, a veces sus referencias
por orden
grandes
alfabtico
o por tipo de documentos y/o por algunas
Pueden fijarse
en una cartelera
o distribuirse
categorias.
a
sistemticamente
o por solicitud
y entonces se acompaan
veces de un formulario
de solicitud
de prstamo (al final o
dentro de la lista misma, donde se le pide
al usuario
que
demarque una casilla
con las referencias
que desee y que
Slo pueden cubrir un pblico bastante lvuelva la lista).
mitado y slo son eficaces para el usuario s no son muy voluminosos.
Los boletines
de tablas de contenido son fascculos
peridicos
que renen la reproduccin,
generalmente hechaenfo
tocopia,
de la portada de las publicaciones
seriadas selec-cionadas o recibidas
durante el perZodo considerado,
ordenadas por orden alfabtico
de los tftulos.
A veces se agregan
Indices de publicaciones
seriadas de materias,
de autores,pe
ro la elaboracin
de estos Indices recarga mucho la produccin de los boletines.
Dichos boletines
permiten a los usuarios localizar
los titulos
que les interesan
especialmente,
en un nmero bastante grande de revistas,
que seguramente no
tendran tiempo de hojear o a los cuales no tienen acceso.El

318

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

Institute
of Scientific
Information
de Filadelfia,
Estados U
nidos de Ambrica, publica regularmente
boletines
detablasde
contenido,
preparados a partir
de las principales
revistas
cientficas
y tcnicas del mundo.
El boletin
de tablas de contenido puede tambin estar a
compaado de solicitud
de prstamo o de fotocopia.
Constitu=
ye un documento de difusin
que se elabora rpidamente y su
consulta es cmoda.
Los boletines
bibliogrficos
se producen peridicamente,
por lo general cada mes, a partir
de lasdescripcionesbiblio
grficas
de los documentos recibidos
por la unidad de informacin durante el periodo anterior.
Pueden ser simplemente
que slo dan la referencia
bibliogrindicativos,
es decir,
fica de los documentos (a veces acompaada de un titulo
enriquecido o un resumen indicativo),
o anallticos,
es decir,que
contienen un resumen informativo.
La mayoria de los boletines bibliogrficos
contienen resmenes;
se denominan,
por
otra parte,
corrientemente
"boletines
de resmenes". Esto es
adems indispensable
para que el usuario pueda darseunaidea
bastante precisa de los documentos y seleccionar,
entre
una
cantidad bastante grande, los que debe consultar.
Generalme
te las referencias
se ordenan siguiendo un plan sistemtico
(plan de clasificacih,
categorlas
de temas o indice de una
clasificacin).
Cuando el boletin
tiene un gran nmero de referencias
relacionadas
con diversos
temas o disciplinas,
generalmente
se separa en fascculos
publicados
por separado, por especia
lidad.
Es el caso del BuJYtin
%gna&Wque
du CNRS, du ReI
ehatvnyj
ZuhnaJZ, de Excehpti
Mecka.
cada entrega del boletln
lleAunque no es obligatorio,
va un Indice de autores y eventualmente
de materias,
nmeros
nmeros de informes,
de instituciones,
de serie,
de patentes,
Ocurre tambin que la mayor parte de los indices se pu
etc.
bliquen
en un boletln
separado de periodicidad
ms amplia,
trimestral,
semestral 0 anual.
Este tipo de boletin
constituye
sobre todo un medio de
alertar
a los usuarios
sobre las nuevas publicaciones:el
mis
mo material
se acumula cada seis meses, todos los aos, o d
rante varios aos con miras a realizar
bsquedas retrospecti
vas.
Este boletn
se produce cada vez ms frecuentementepor
los sistemas importantes,
o por las redes
internacionales,
que aseguran la deteccin
de la literatura
mundial en su cam
de boletines
de resmenes puede constiPo. La produccin
tuir la actividad
de difusin
de una unidad de informacin.
La automatizacin
permite registrar
las descripcionesde
los documentos en soportes magnticos y producir
peridica-

Los

servicics

de

difusin

de

informacin

319

mente los boletines,

con la actualizacin
de la base o banco
de datos. La elaboracin
de la lista
bibliogrfica
y de los
indices est asegurada por el computador, y las partes
correspondientes
pueden reproducirse
por reduccibn
fotogrfica
y pasarse a una placa offset,
o tambin por fotocomposicin.
Los Indices son listas
de trminos - listas
estructuradas alfabticamente
de otro modo (palabra,
concepto, frmula,
nmero, etc.) que describen
los documentos,
seguidos
cada
uno, de la referencia
del documento al cual caracterizanode
su nmero de orden, de manera que se pueda.encontrar
fcilmente. Cada documento puede por lo tanto citarse
tantas
veces aparezcan los trminos que lo describen.
El Indiceesuna
tabla de correspondencia
entre una lista
de trminos que obe
deten a criterios
de bsqueda (en conexin con los
centros
de inters
de los usuarios)
y una coleccin
de documentos.
Estos criterios,
o "entradas",
pueden ser autores,
ndi
ce de autores;
conceptos,
indice de materias;
titulos,
ndinombres de lugares,
indices
geogrficos;
fue2
ce de tltulos;
tes, Indice de organismos;
citas,
Indice de citas,
incluso
nmeros de patentes o de informes,
fechas, frmulas qufmicas,
nmeros de documentos; indice de continuidad
(que permite rE
lacionar
un documento con los documentos de una misma serie
o con los documentos anteriores
sobre el mismo tema o provenientes de la misma fuente).
Los fndices se incluyen
generalmente en los boletines
por separado.Es
de resmenes , pero tambin pueden producirse
te mtodo tiene un inconveniente:
no permite al usuario ser=
virse directamente
del resumen de documentos que ha seleccio nado sin realizar
varas manipulaciones.
Un sistema especial
de produccin
de indices es el KWIC
Es un programa de tratamientopor
COIJ
(Key Word n Context).
putador,
que permite permutar todas las palabras significati
vas de una frase que tiene un nmero limitado
de caracteres,
por ejemplo, las frases de los tltulos
de los documentos. De
este modo se obtiene una lista
alfabtica
en la cual se presentan en medio de la pgina todos los conceptos que figuran
seguidos de los trminos queacompaandichos
en los titulos,
titulos
y a veces precedidos de los trminos que les segufan
pero que no caben en la mitad restante
de la pgina.
Este sistema tiene una gran ventaja:
es muy rpidoyecc
exige mucho esnmico; pero tambin tiene un inconveniente:
pacio y su manejo es largo cuando se trata de bsquedas complejas.
El sistema KWOC(Key Word out of Context) es semejante
al sistema KWIC; consiste
en extraer
las palabras significativas de las frases, pero les hace figurar
en columnas,seguL

32n

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

das de los nmeros de los documentos correspondientes

o de
e incluso de las referencias.
Es un sistema
de
los tltulos,
acceso ms directo.
Los fndices de citas dan para cada documento
original
la lista
de los otros documentos primarios
en los cuales
se
han citado.
De este modo, todos los documentos sobre un tema
pueden encontrarse
en una sola serie. Este tipo de indice da
al mismo tiempo indicaciones
acerca de las fuentes (se puede
ver indirectamente
quienes han trabajado
sobre el tema) y acerca de la importancia
relativa
de un documento (queencier
ta forma depende del nmero de veces que se ha citado).
Difusien-

selectiva

de informacin

La difusin
selectiva
de informacin
o DSI es un procedimiento que permite suministrar
a cada usuario o grupo
de
usuarios las referencias
de los documentos que corresponden
a sus intereses,
seleccionados
a partir
de las descripciones
de todos los documentos recibidos
durante el perfodo en cueg
tin.
el usuario no tiene que hacer el es
Por consiguiente,
fuerzo de leer todo un boletin
de resmenes, que puede ser
voluminoso,
ni de escoger los documentos que puedan interesarle. De todas maneras, s este procedimiento
puede ser cmodo para l, no le permite localizar
documentos marginales
o cuyo inters
resultara
de la asociacin
de ideas,como pue
de ser el caso cuando se consulta un boletin
de resmenes
un Indice.
La eficacia
del servicio
depende de la calidad de
los resmenes de los documentos y de la pertinencia
del perfil del usuario.
El perfil
es un conjunto de palabras claves, ms o menos estructurado
segn las posibilidades
del sistema,que des
cribe los temas que interesan
al usuario.
Estas palabras cls
ves se comparan con las que figuran en las descripciones
de
los documentos y se seleccionan
los documentos en los cuales
dichas palabras coinciden.
Los resmenes correspondientes
se
envian al usuario,
generalmente acompaados de una ficha
de
control
y de seguimiento,
en la cual puede indicar
s el documento le interesa
realmente,
si desea una copia de l,
si
ya lo tiene 0 por qu no le interesa.
La realizacin
de los perfiles
es una operacin compleja, que requiere
la intervencin
de especialistas
de nformE
cin calificados
y la participacin
del usuario.
Generalmen
te se hace en varas etapas y los perfiles
deben verificarse
regularmente
y actualizarse.
Es posible asegurar manualmente
un servicio
de DSI para un nmero limitado
de usuarios,
pero

Los

servicios

de

difusin

de

321

informacin

este sistema ha llegado a extenderse mucho sobre todo con la

generalizacin
de las bases de datos bibliogrficos
legibles
por mquina.
El servicio
funciona sobre la base de suscripciones
que
tienen en cuenta el nmero de bases bibliogrficas
utilizadas y el nmero de palabras claves que figuran
en el perfil.
Las referencias
encontradas
se envian al usuario
cada vez
que la base bibliogrfica
se aumenta con una nueva entrega
(cada semana, cada dos semanas o cada mes).
Un servicio
de DSI puede prestarse
a un usuario en esca1 (perfil
individual)
o a un conjunto de personas que ten
gan intereses
comunes (perfil
de grupo). El perfil
de grupoes evidentemente
menos costoso que el perfil
individual.Cier
tos servicios
de informacin
han podido de este modo, defi-nir algunas decenas de perfiles
de grupo que cubren lo esencial de las necesidades de informacin
de todos los usuarios.
Este procedimiento
constituye
actualmente
el mejor servicio
de informacin
corriente.
Los servicios
de bsqueda retrospectiva
pretenden suministrar
a los usuarios las referencias
de los documentos que
responden a un asunto en particular,
muy frecuentemente
nico. Ya no se trata,
en los servicios
anteriores
de man
tenerse al corriente,
sino de encontrar
la solucin
a un problema. Desde luego, este puede presentarse
de manera muy variable,
que va de una simple informacin
prctica
hasta
la
compilacin
de los trabajos
ya realizados
sobre un tema.
Los servicios
de bsqueda bibliogrfica
tienen por obje
to ayudar al usuario a definir
correctamente
su pregunta,
es
pecialmente
en funcin de la utilizacin
que espera hacer de
la informacin
y que puede determinar
la seleccinde
fuentes
diferentes.
Enseguida,
el responsable
puede, ya sea indicar
le los diferentes
catlogos,
directorios,
ficheros,
publicaciones secundarias
o bases de datos, donde podr encontrar
l mismo las referencias
pertinentes,
explicndole
s requie
re el camino que debe seguir (bsqueda directa),
o proceder
a la bsqueda en lugar de l (bsqueda delegada).
La bsqueda puede hacerse a partir
de los instrumentos
disponibles
dentro y fuera de la unidad.
Algunos
de estos
instrumentos
son accesibles
directa
e indirectamente,comolos
ficheros
de las bibliotecas
o las colecciones
de documentos
otros slo se pueden utilizar
despus de cierto
secundarios;
plazo. Es especialmente
el caso de los bancos de datosde com
putador que no son accesibles
en linea.
Se registra
entonces
la solicitud
en un formulario
especial,luego
se pasa a un SO
porte legible
por mquina y se procede a la bsqueda enelmo
mento de la siguiente
diligencia
(en el dfa,o en ciertosdas
a la semana) y luego se suministra
la respuesta
como

al

te.

solicitan

322

Los

eervcios

de

difusin

de

informacin

Los servicios
de bsqueda en lnea se desarrollan
desde
hace algn tiempo sobre la siguiente
base: la unidad de informacibn dispone de un terminal
conectado al banco de datos o a una red y la bsqueda se realiza
en el acto.Esta
fr
mula puede por otra parte utilizarse
igualmente paralainfor
macin corriente
en la medida en que los bancos de datos
se
actualizan
rpidamente.
El servicio
prestado es una lista
de
a veces con los resmenes de los
referencias
bibliogrficas,
documentos si las fuentes utilizadas
los tienen,
o, al menos,
los nmeros de identificacin
de los documentos o de sus referencias
en las publicaciones
secundaras.
Difusin
de informacin
es una expresin
inadecuada para designar todos los servicios
cuyo objetivo
no es comunicar documentos primarios
o suministrar
sus referencias
o sus
sino dar informacin
directamente
explotable,
indifuentes,
que contienen,
caciones 0, al menos, retornar la informacin
explotarla
y presentarla
en una forma que convenga ms a los
usuarios.
Los servicios
pregunta-respuesta
constituyen
un primer
paso en esta direccin.
Dichos servicios
se esfuerzan,
bien
sea mediante la elaboracin
del formulario
que el usuario de
be llenar
para transmitir
su pregunta,
o bien por contact
directo
(personalmente,
por telfono
o por correspondencia),
por determinar
con precisin
la informacin
que necesita
el
usuario y la presentacin
que ms le conviene. Luego,por medio de los diversos
recursos de que disponen,
buscan la in
formacin en la unidad misma o fuera de ella (esta
diligenz
ca puede llegar hasta solicitar
una evaluacin
de la informacidn encontrada).
Una vez que han recibido
todos los elementos, los dispo
nen segn las especificaciones
del usuario
(lo que puede incluir
la extraccin
de los datos, la evaluacin
o la snte
sis de varios elementos de informacin).
Se trata desafort
nadamente de un proceso largo y complicado,
que requiere
un
personal competente en los diferentes
campos.
En la medida en que cierto
nmero de preguntas se pueden prever a tiempo o ya se han resuelto,
el servicio
de prz
gunta-respuesta
puede conservar fichas de datos ms o menos
o expedientes
que le permitan suministrar
rpida
elaboradas,
mente elementos de respuesta.
Esta actividad
por sl sola
puede justificar
la existencia
de una unidad de informacin
especializada.
Los bancos de datos, en el sentido propio del trmino,
conservan en sus archivos rigurosamente
estructurados
no las
referencias
de los documentos, aunque pueden aparecer si es

Los

servlcioa

de

difusin

de

informacin

323

preciso,
sino la informacin
misma, muy precisa,
que se ha
extrado.
Por lo tanto, estn en capacidad
de suministrar
una informacin
inmediatamente
explotable;
algunos
bancos
de datos mdicos , por ejemplo, pueden consultarse
en el cur
so de una intervencibn
quirrgica
para determinar las causas
de un incidente
operatorio
o las medidas que hay que tomar,
El anlisis
de informacin
consiste en describir
la i~
formacin que contienen
los documentos sobre un campo precA
so. Esta descripcidn
se hace en funcin de un nmero ms o
menos grande de criterios
determinados,
que corresponden
a
las diferentes
preguntas y a los diferentes
puntos de vista
(utilizaciones)
que pueden tener los usuarios.
Por ejemplo,
no bastar con decir que tal documento trata sobre irrigacin, sino que se precisar
de qu sistema se trata,qu
con
diciones,
en qu culturas,
con qu parmetros (costos,
consumo de agua, evaporacin,etc.),
se aplica.
De este modo,
se est en capacidad de encontrar
los documentos que corres
ponden a determinada situacin.
Esto slo es posible
en ui
campo bien delimitado,a
propsito
del cual se puede estable.cer una lista
definitiva
de criterios.
Cuando el banco de datos suministra
los datos individuales, el servicio
de anlisis
de informacin
indcalos
do
cumentos que presentan diferentes
categorlas
de datos. Tanto el banco como el servicio
de anlisis
pueden constituir
la nica actividad
de una unidad de informacibn
o ser slo
un servicio
especial
deunaunidad
plurifuncional.
La verificacin
de la informacin
consiste en comprobar la validez
de informacin
que contienen
los diversos do
cumentos, o en definir
y en confrontar
la infor macin suministrada
por diferentes
fuentes sobre un asunto
preciso con el fin de obtener una informacin
acumulada
y
evaluada. Esta informacin
por lo general se retorna, se incorpora a un archivo especial
y se difunde en un documento
terciario.
La mayora de las veces la consolidacin
exige
un trabajo de bsqueda entre el conjunto de informacin
primara reunida.
La evaluacin
de la informacin
es una operacin menos
aunque los lmites
entre una y
dispendiosa
que la anterior,
otra son muy imprecisos.
Dicha evaluacin
consiste en someter una informacin
o una serie de informaciones
sobreunte
ma particular
a la consideracin
de uno o varios especialis
tas que realizan
un examen critico
y determinan su valor en
general 0 con relacin
a una utilizacin
especifica.
Un medio prctico
de suministrar
a un usuario una informacin
evaluada consiste en ponerlo directamente
en contacto con un
sus

limites

324

LOS servicioe

de

difusin

de

informacin

especialista,
que trabaja habitualmente
sobre determinado te
regular de informacinma, a quien se le presta un servicio
corriente
y suministra
s se requiere
los resultados
de una
bsqueda retrospectiva
sobre el asunto. Una unidad de informacin puede sistematizar
esta explotacin
de competencias
por medio de un registro
especial
que describa los campos de
pericia
de los especialistas,
mediante
contactos
regulares
con ellos y recurriendo
a servicios
de informacin
corrientes.
El reacondicionamiento
de la informacin
tiene por obje
to reunir
la informacin
suministrada
en diversas
formas por
diferentes
fuentes y presentarlas
de otra manera, a veces en
otros soportes,
de modo que los usuarios puedan aprovecharla
fcilmente;
por ejemplo, una miscelnea de referencias
de
resmenes y de citas,
de cuadros, una nota de sIntesis quese
presentar
verbalmente
o grabada en cinta magntica, un montaje audiovisual,
una pelicula,
afiches,
un documento de divulgacin,
etc.
Esta operacin es larga y relativamente
costosa.
Slo
resulta
econmica s es el nico medio de hacer pasar una in
formacin o si su costo es inferior
al de un trabajo equivax
lente realizado
por el usuario mismo, o tambin silosproduc
tos obtenidos
los puede utilizar
un grupo de personas basta;
te numeroso, o se pueden utilizar
un nmero suficiente
de ve
ces. Es posible,
por ejemplo, resumir en un montaje audiovisual de una meda hora (en diaporama, es decir diapositivas
y cinta sonora),
accesible
a todos y dando una visin de con
junto sobre el asunto, un informe de sintesis
o un plan
de
ms de mil pginas que demandara varios dlas de lectura.
Difusin

de los

documentos

terciarios

Los documentos terciarios

formalizan
el resultado
de es
tas diversas
operaciones
(compilacin
de informacin
sumini;
trada por una pluralidad
de fuentes,
anlisis,
evaluacin,ve
extraccin
de datos, etc.).
Pueden producirseen
rificacin,
respuesta a una pregunta especial
(notas de slntesis,
revisetc.),
o de ma
tas, estado de avance, estado de la cuestibn,
nera regular,
a menudo cada ao (revistas
anuales,
avances
en... [uhanced
in...],
etc.).
Tienen la doble ventaja de con
densar considerablemente
la informacin
disponible
sobre ei
tema del cual trata y de suministrar
al mismo tiempo una informacibn cualitativa.
Los servicios
de enlace constituyen
esencialmente
un n
termediario
activo entre todos los servicios
de informacin-y
los usuarios.
Especialistas
de los campos tratados van a ver

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

325

a los usuarios,
identifican
sus problemas de informacin,lue
go los ponen en contacto con los servicios
de informacin
a=
propiados o los aprovechan en su beneficio.
Estos servicios
constituyen
un medio privilegiado
de estimularlacirculacibn
de informacin
tanto de las unidades de informacinhacialos
usuarios como en sentido contraro
(el agente de enlace puede detectar
los documentos tiles
e identificar
las nuevas
fuentes de informacin).
El personal encargado de esta actL
vidad debe poseer un buen conocimiento
tcnico al mismo tiem
po que ser calificado
en ciencias
de la informacin.
Los servicios
de informacin
expresos o inmediatos
sum
nistran
en forma muy condensada (escrita
o verbal)
un pequebien
o nmero de informaciones
de actualidad
importantes,
sea para mantener a los usuarios al corriente
de lo que ocurre en su campo, o bien en respuesta a una demanda relativamente permanente. Aunque sea posible
utilizar
directamente
los tltulos
o los resmenes de los documentos (lo que correz
ponde a un servicio
de informacin
corriente
ordinario),
es
seleccionar,
condensar
y
necesario casi siempre evaluar,
transformar
la informacin
que se quiera hacer pasar por dicho servicio.
La difusin
por contacto directo
muy frecuentemente
se
descuida en las unidades de informacin.
No obstante,
los usuarios pueden constantemente
recurrir
a ella en su bsqueda
personal de informacin
y efectivamente
la prefieren,
en razn de las posibilidades
de dilogo,
de evaluacin
y de se
lectividad
que ofrece. Dicha difusin
puede darse en form;
de entrevistas
organizadas
entre el usuario y un especialista o una organizacin
que trabaje sobre el tema concerniente
de visitas
individuales
o colectivas
a los organismos,
a los
lugares de produccin,
de reuniones de informacibn
o de semi
narios.
El resultado
de estos encuentros puede registrarse
(informe escrito,
registro
sonoro) de modo que se pueda reutili
zar en respuesta a consultas
posteriores
(esto se aplica,poF
lo dems, a todas las operaciones
de difusibn
ocasional).
Dichas acciones presentan adems la ventaja de ser un
excelente medio de promocin de las actividades
de informacin y de impulso de la circulacin
de la informacin.
Permi
ten adems frecuentemente
remediar,
al menos en parte,
la iisuficiencia
de los medios documentales.
La utilizacin
de los medos (prensa cotidiana
y publicaciones seriadas de mucha informacin,
radio,
televisibn)es
igualmente un procedimiento
importante
de promocin
de los
servicios
de informacin
y de difusibn
de la informacibncien

326

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

especialmente
en los paises en los cuales
tfica
y tcnica,
una parte importante
de la poblacin
no tiene acceso a las u
nidades de informacin
(a causa del alejamiento,
del analfaz
lingsticas).
betismo, o de dificultades
La respuesta de los usuarios es una parte integrante
y
fundamental de los servicios
de difusin.
La unidad de infor
macin debe procurar siempre tener el mximo de indicaciones
sobre la eficacia
de sus servicios
(es decir,
la "adecuacin
de su contenido y de su presentacin
a las necesidades
de
los usuarios).
Dicho resultado
puede obtenerse mediante
una
organizacin
de los servicios
que obliga a los usuarios a po
nerse en contacto con la unidad despus de la prestacin
dei
servicio;
de este modo, el envio de formularios
les permite
solicitar
servicios
complementarios
o dar a conocer sus apre
Estos formularios
pueden incluirse
en los produc
ciaciones.
tos o distribuirse
sistemticamente
en encuestas ocasionales
en el curso de contactos personales que las -u
0 simplemente,
nidades pueden -y deben- mantener con los usuarios.
Conviene saber no solamente s el servicio
es til
por
si mismo (que es casi siempre el casoenausenciade
cualquier
otro medio de informacin),
sino sobre todo s es eficaz,
es
decir,
s se refleja
efectivamente
en una mejora de los
logros del usuario
(por ejemplo, una mejor calidad de los docu
mentos se refleja
en citas y comentarios ms frecuentes,
ui
aumento de la productividad
o de los beneficios,
una gananca de tiempo, etc.).

Cuestionario

de verificacin

Qu importancia
tiene la difusin
en la cadena documental?
iCmo puede llevarse
a cabo la difusin
de los documentospri marios?
iQu es el derecho de autor? Qu restricciones
impone a la
difusin?
En qu consiste
la difusin
selectiva
de informacin?
iQu es un banco de datos?
Mencione los organismos que difunden los documentos terciaros.
A qu se denomina "reacondicionamiento
de la informacin"?

Los

servicios

de

difusibn

de

327

informacin

Bibliografa

KANEVSKIJ, B.P. El canje internacional

de publicaciones
y la
libre
circulacin
de las publicaciones.
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1974.(Doc.

SC/74/WS/16).

and dinbemiPar& ,Unesco,

328

Los

servicios

LITERATURA

de

difusin

de

informacibn

INFANTIL

2
4
18
30
LOS EDITORES
Y LA CRITICA
DE LIBROS
PARA
NINOS
Acerca
de la critica
de hbros mfantdc<

Regina Mamno
La funcin
de II crtica
de Itbror
irfantk
para el cdiror
An&ori~
M,ler
El ediror
! la critm
del Ilbro infanril
en
el rea de len+
espaola.
Miguel

Azoolu

38
42

Ejemplo de boletin
de alerta.
"En el Centro de Documentacin
tenemos". Banco del Libro,
Caracas, Venezuela.

LOS

servicioe

de

difusin

de

329

informacin

Ejemplo de Indice de publicaciones

seriadas analizadas:
"Aler
Centro de Informacin
Cientffica
y Humanistica
de la Uz
ta".
niversidad
Nacional Autnoma de Mxico, Mxico.

_.

330

Los

servicioe

de

dlfusin

de

informacin

.
.
.
. Wl,,l~LC,a.
.
.
.
.
. l .
:.
.
.
.
.
.

Cada una de las palabras que componen el titulo

de una publi
cacin seriada se tienen en cuenta para su rotacin
o permuz
tacin en el Indice.
Fuente: Peridicos
Brasileos
de Ciencia y Tecnologia.

Los

servicios

de

difusin

de

lnformqcin

331

el resumen est compuesto por

Ejemplo de boletin
analtico:
CLADINDEX. Resumen de Doc2
descriptores
que forman frases.
ChL
mentos: primera parte resmenes/CEPAL, ILPES. Santiago,
le: NACIONES UNIDAS/CEPAL, 1978, vol. 1, No 1, 1977, p. 71.

332

Los

servicios

de

Ejemplo de indice

difusin

de

informacin

de actas

de conferencias.

Los

ciwd

servicios

de

difusibn

de

333

informacin

iwm

C;twautio,~KLLLO
/
Cited rekmnce~
Relemme

yea,

fIelere&

joum.3l

RL KELLOGGI
i Psychdogkal
Re~orts ~8s
Oted by WR GROVE in an

JH HOL LIS cites two publi

cstions by WN KEL LOGG.

JE . . . . . . . . . . . . . . j.. jji,
72 LLARNINC NOTlVATlON
YILLLRD WJ
.YIU Lf.N n4
,
71,S~~NO
samE
J fX IN 8,
KELLOCK
A . . . . . . . . _...._,.
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fXCfP1 CHIL
4,
* scIwcE
103
49

L
I

Corporata Author Citstion Index

Ejemplo de hdice
Institute
Index.

de citaciones.
for Scientific

Social Sciences
Information.

Citation

334

Los

servicioe

de

difusin

de

informacibn

Ejemplo de indice KWOC(KeyWord outof Context).

tro de Investigacin
Cientlfica
y Humanstica
dad Nacional Autnoma de Mxico, Mxico.

"Alerta"
Cende la Univers.i -

Los

servicios

de

dlfueibn

de

informacbn

Un Indice KWIC
Ejemplo de ndice KWIC (Key Word In Context).
prese elabora con los tltulos
de los documentos indizados,
sentando las palabras claves alfabticamente
con permutacibn,
es decir,
que las palabras significativas
del titulo
se reencuentran todas en el mismo lugar, unas seguidas de otras.

336

LOS

Indice

Tembtico

servIcioe

de

difusibn

de

informacibn

Ejemplo de ndice de materias.

REPINDEX. Centro Panamericano de Ingeniera
Sanitaria
y Ciencias del Ambiente.

Los

servicios

de

difusin

Indice geogrfico.
Ingenierla
Sanitaria

de

nformacibn

Fuente: REPINDEX. Centro

y Ciencias del Ambiente.

337

Panamericano

de

338

Los

servicioe

de

difusin

de

informacibn

Ejemplo de formulario
de solicitud
de informacin.
Nacional de Informacin
en Ciencias Agropecuarias,
got, Colombia.

Subsistema
SNICA. Bo-

Los

SeNiCOa

de

difusin

(G)
/

de

339

informacibn

DlSSEMlNACiO

SELETIVA

DA

CADASTRAMENTO

2) No DO

1) IDENTIFICACAO

IU90

INFORMACAO

DE PERFIL

PERFIL
da DIOI

IL1

L-LI

Nnme
InStwlcb~Lnder~O
CEP

CS,

___.
_

_-_-

EXEMPLO

-.

CIdda

DE REFERENCIAS

--

SISLIOGRAFICAS

Ellado

RELACIONADAS

----.~.---

COM

--_

A SUA

psis

--_

SOLICITACAO

~.
)

Ejemplo de formulario
de bsqueda bibliogrfica
con perfil
del usuario.
Empresa Brasileira
de Pesquisa Agropecuaria,
EMBRAPA.

LOS PROGRAMASY SISTEMAS INTERNACIONALES

DE INFORl"ACIOb!

La cooperacin
internacional
campo de la informacin

en el

La cooperacin
internacional
en el campo de la informacin
es apenas natural
e inseparable
de los dems aspectos de esEn todas las pocas de la historia,
la comuni
ta actividad.
cacin de la informacin
ha sido una parte importantede
10:
intercambios
internacionales,
gracias a los contactos directos entre cientficos
y a la circulacin
de los documentos.
En el mundo actual,
estos intercambios
ocupan un puesto toda,
vla ms importante
porque: U) las actividades
cientificas
7
tcnicas se desarrollan
rpidamente en todos los palses; b)
un nmero creciente
de paises contribuye
a estas actividades;
C] la ciencia y la tcnica tienen implicaciones
cada vez ms
importantes
e inmediatas en todos los aspectos de la vida econmica y social.
La cooperacin
internacional
ha adquirido
modalidades
muy variadas:
contactos directos
entre individuos
y organiscomunicacin de documentos e
mos, reuniones internacionales,
informes an no publicados,
envio de documentos publicados,
intercambio
de publicaciones
de periodicidad
regular,
progrz
mas internacionales
de bsqueda y recoleccin
de datos, sistemas internacionales
de informacin,
cooperacin tcnica pa
ra la creacin o mejoramiento
de los sistemas de informacin,
etc.
Se advierte
igualmente una gran diversidad
desde el pun
to de vista formal.
En ciertos
casos, se establece un contacto informal
entre los individuos
y losorganismos.Enotros
casos, se elabora un acuerdo o se define un programa. A veces, se crea una institucin
hasta
que puede desarrollarse
intervienen
convertirse
en entidad autnoma. Los gobiernos
cada vez ms en esta forma de cooperacin mediante convenios
bilaterales
o multilaterales,
que tengan un alcance
general
cientifica
y tcnica,
(por ejemplo, convenios de cooperacin
disposiciones
que concedan un rgimen aduanero
preferencial
a los documentos) o que despierten
inters
por los intercam-

342

Los

programas

y eietemas

internacionalee

de

informacin

bios de informacin
(acuerdos de cooperacin para la infor
creacin de sistemas internaci macibn cientifica
y tcnica,
nales de informacin,
etc.).
La cooperacin
tcnica con los palses en desarrollo
se
manifiesta
en la contribucin
de personal calificado,
durante un tiempo ms 0 menos largo, con el fin de ayudar a elabo
rar programas o a ponerlos en obra; en el suministro
de doc
mentos, de equipos; en la formacin de personal en el psis
con el otorgamiento
de becas para cursos
en el extranjero,
regulares
o sesiones de formacin ad hoc, para viajes de estudio;
en el ofrecimiento
de metodologias.
Esta cooperacin
puede prestarse
al sistema nacional
o a los sistemas
privados y suele otorgarse
a todos los niveles:
planificacin,rea
evaluacin,
mejoramiento
de los sistemas,formacin
lizacin,
del personal y de los usuarios,
promocin, etc. Estas tareas
de cooperacibn
y ayuda, de mayor o menor importancia,se
cumplen en la mayoria de los palses en desarrollo.
Los objetivos
de la cooperacin
internacional
en materia de informacin
son los siguientes:
Solucionar
de la mejor manera posible los problemas y necesidades de los usuarios en todos los paises.
Permitir
una utilizacin
lo ms completa posible del patrimc
nio comn de conocimientos
de la humanidad con elfinde
lograr un progreso mayor y ms rpido.
Lograr que los sistemas de informacin
existentes
se vuelvan
rentables
aumentando el nmero de los usuarios.
Evitar,
mediante la divisin
de las tareas, que los sistemas
se paralicen
por causa del aumento de lainformacinque
hay que tratar
y por los costos que se derivan de este
aumento.
Armonizar e integrar
progresivamente
los sistemas de informa
cin con el fin de alcanzar los objetivos
precedentes.Actuar de manera que todos los paises dispongan de sistemas
de informacin
adaptados a sus necesidades.
Es conveniente
establecer
una distincin
entre las acti
vidades y programas internacionales
en materia
de informacin y los sistemas internacionales
de informacin.
Se ha
creado cierta
confusin por cuanto algunos programas
tienen
como meta el establecimiento
de un sistema. Las primeras son
conjuntos ms o menos ordenados de acciones,
decididas
por
las organizaciones
internacionales
o los representantesderios paises, que encajan dentro del marco de sus tareas
corrientes
y tienden a facilitar
o a mejorar la circulacin
y
aprovechamiento
de la informacin.
Los segundos tratan efectivamente la informacin
segn mtodos coherentes;
de ellos
puede obtenerse la informacin.
Por ejemplo,
el programa

Loa

programas

y sistemas

Intarnacionsles

de

informaci6n

343

Unisist
es un conjunto de trabajos
que tiene por objeto permitir
la interconexin
de los sistemas
de informacin
cientf
fica, pero este programa no ofrece ninguna referencia
sobre
cuestiones
cientficas.
El sistema Agris, en cambio,
rene
los datos bibliogrficos
y produce ficheros
en los cuales se
pueden buscar los documentos.
Las actividades
internacionales
son demasiado numerosas
y complejas,
lo que nos impide dar un panorama completo
de
ellas.
Por tanto, nos tenemos que lfmitar
a indicar
las priz
cipales y a dar los ejemplos ms sobresalientes.
Actividades

de los

Organismos

de las

Naciones

Unidas

La actividad
de los Organismos de las Naciones
Unidas
en el campo de la informacin
es relativamente
importante.
Puede considerarse
en primer lugar que en su funcionamiento
normal (sobre todo, las reuniones de los rganos
estatutarios, de grupos de trabajo,
de comits especializados,
semicursos, viajes de estudio,
consultas,
estudios y punarios,
un
blicaciones)
estos organismos constituyen
por s mismos
mecanismo importante
de transferencia
internacional
de la informacin.
Sus actividades
informativas
propiamente dichas se sitan en varios niveles:
los sistemas de informacin
internos,
la activacin
de sistemas internacionales
cooperativos,
la
y
promocin de los sistemas de informacin
internacionales
de los sistemas de informacin
de los palses en desarrollo.
La mayor parte de estos organismos
(alrededor
de treinta),
cuenta con sus propias unidades de informacin.
Estas sonmuy
variadas y comprenden desde la biblioteca
tradicional
hasta
los bancos de datos numricos informatizados.
Estas unidades
tratan los documentos producidos por los organismos ms los
que ellas reciben,
y tienen por consiguiente
un campo de a
plicacin
internacional.
Estn al servicio
de los
funcionaZ
en primer lugar, pero tambin atienros de sus organismos,
den a los de los dems organismos y delegaciones
de los EstA
dos Miembros, que son muy numerosos. En ciertos
casos,
pueden utilizar
los servicios
de estas unidades
investigadores
y organismos especializados,
con previa autorizacin.
Ade
estn
al alcance
ms, algunos de sus productos y servicios
de cualquier
usuario,
gratuitamente
o ms a menudo mediante
pago. No es posible dar aqu la descripcin
de todos los sis
Slo pueden citarse
los printemas internos
de informacin.
cipales de modo que aparezcan los ms representativos
con el
fin de mostrar su diversidad
y sus recursos importantes,
por
lo general mal utilizados
por no conocerlos debidamente.

344

LOS progremaa

y sistemas

internacionales

de

informacin

Las Naciones Unidas propiamente dichas, que tienensude en Nueva York, cuentan con una importante
biblioteca
asociada a un sistema de informacin
bibliogrfica
y a un sistema de documentacin,
ambos informatizados;
ste ltimo
se
ocupa del tratamiento
de los documentos de la Organizacin.
Las Naciones Unidas cumplen adems servicios
especializados
marien el campo econmico y social,
en el de los recursos
y en el de las instituciones
humanas en genenos, naturales
La Oficina
de las Naciones Unidas en Ginebra, dispone
ral.
tambin de una biblioteca
importante
y de sistemas especiali
zados en el desarrollo
social de Europa y en el control
de
los estupefacientes.
La Comisin Econmica y Social para el Asia y el Pacifi
co (CESAP), con sedeen Bangkok, dispone de un centro de informacibn e intercambio
sobre las cuestiones
de poblacin
de
la regin y desarrolla
sistemas especializados
en agricultumaritimo y comercio.
ra, transporte
La Comisin Econmica para la Amrica Latina (CEPAL) en
Santiago de Chile, cuenta con un centro de documentacin eco
nmica y social que se esfuerza por promover una red regio
nal.
La Comisin Econmica para el Africa
(CEA), de
Addis
Abeba, tiene un sistema de informacin
sobre eldesarrollode
los
Africa y una biblioteca
muy rica sobre la economa de
paises de la regin.
La Oficina
del Coordinador de las Naciones Unidas para
los auxilios
en caso de Desastre (UNDRO), en Ginebra, organL
za una biblioteca
y un banco de datos sobre las operaciones
de socorro.
La Organizacin
de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial
(ONUDI), con sede en Viena, dispone de varios
servicios
en el seno de una seccin deinformacinindustrial
Una unidad de biblioteca
y de documentacin recoge y trata
los documentos, tanto internos
como externos,
relativos
alas
actividades
industriales
y responde a las demandas de los usuarios.
La unidad ofrece un servicio
de DSI al personal
de
industrial
indiza y rela ONUDI. El sistema de informacin
sume los documentos de la ONUDI con la ayuda delThtiatiti
du
Vdv~oppemmeti 7ndwLt.X
y produce por computador los nduntide
DeveJ?o~meti Abnmcth
(Resmenes de desarrollo
indus
trial).
La unidad de publicaciones
produce un boletn
de informacin mensual y la Gtidti
da SOWLC~~
dc .tln6ohmation,
que cubre cada una de ellas una rama de la industria.
El ser
vicio de informacin
industrial
ofrece,
con la ayuda de nume
rosos representantes
en distintos
pafses, un servicio
de prg
gunta-respuesta
sobre los problemas industriales
con destino

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

Informacibn

3L-I

a los paises en desarrollo.

Este servicio
mantiene ademsun
repertorio
internacional
de los consultantes
y una oficinade
orientacin
sobre las fuentes de informacin
relativasa
los
equipos industriales.
Recientemente ha comenzadoa funcionar.
el banco de informacin
industrial
y tcnica como un proyecto piloto
que cubre los sectores de la siderurgia
y la acerfa, de los abonos agroindustriales
y de la maquinaria
agrien materia informativa,
los recursos
cola; el banco utiliza,
disponibles
en el seno de la ONUDI y fuera de ella,
para recoger y analizar
la informacin
tecnolgica
en beneficio
de
las instituciones
encargadas del desarrollo
industrialenlos
paises en desarrollo.
El Programa de las Naciones Unidas para el Medio AmbieE
cuenta con una biblioteca,
un banco
te (PNUMA), en Nairobi,
de datos sobre las principales
variables
relativas
al medio
ambiente, y de un registro
internacional
de productos qumicos potencialmente
txicos.
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD), con sede en Nueva York, ha organizado un sistema internacional
de orientacin
que cobija los organismos y programas de los paises en desarrollo
que estn en capacidad de
aportar una cooperacin
tcnica a otros paises en desarrollo.
El Instituto
de las Naciones Unidas para la Formacin y
la Investigacin
(UNITAR), de Nueva York, dispone de una biblioteca
dedicada a las relaciones
internacionales,
el desarrollo
econmico y social y otros temas investigativos.
Orga
con otras instituciones
delasNaciones
niza, en coordinacin
sobre la documentacin internacional
y la
Unidas, seminarios
documentacin de las organizaciones
internacionales.
La Organizacin
Internacional
del Trabajo (OIT), con se
de informacin
sobre la
de en Ginebra, cuenta con servicios
reeducacin
y el empleo de los nvidentes,
el movimiento COoperativo,
la seguridad laboral,
los problemas sociales
y el
empleo, la formacin profesional,
la reeducacin
de los mi
nusvlidos,
la legislacin
laboral
y el trabajo de la mujer.
La seccin de documentacin de su biblioteca
central
utiliza
un sistema integrado
automatizado
(ISIS) que permite manejar
las operaciones
de biblioteca,
producir
mensualmente un bols
tin bibliogrfico
y un ndice con base en las adquisiciones
de la biblioteca
y en las principales
publicaciones
de
la
en cintas magntiOIT. Esta base de datos puede adquirirse
cas y utilizarse
en bsquedas retrospectivas,
y un servicio
de DSI que puede solicitarse
a la seccin. El sistema
de trz
tamiento ISIS ha sido adoptado por numerosos sistemas y orgs
nismos nacionales
e internacionales;
actualmente
lo sostiene
la Unesco que imparte cursos de formacibn relativos
a la ut&
lizacin
de este sistema.

346

Los

programee

y sistemas

internacionales

de

informacin

La Organizacin
de las Naciones Unidas para la Alimenta
cin y la Agricultura
(FAO), con sede en Roma, disponedesig
temas de informacin
relativos
a las estructuras
rurales,
a
las reacciones
de los cultivos
frente a los fertilizantes,
a
la gentica de las plantas,
a las estadsticas
agrcolas,
a
la contaminacin
de los alimentos,
la poblacin
rural,
los
recursos en pulpas y papeles, los recursos
forestales,
las
de los orgaciencias
acuticas
y la pesca, la contaminacin
Su divisin
de biblioteca
y de sistemas
nismos acuticos.
de documentacin mantiene adems una biblioteca
importante
con un registro
automatizado
de las publicaciones
seriadas
recibidas
y un centro automatizado
de documentacin,
que pro
duce para la investigacin
boletines
bibliogrficos
e ndices utilizables
en forma de publicaciones
y de cintas magnticas.
La Organizacin
de las Naciones Unidas paralaEducacin,
la Ciencia y la Cultura
(Unesco), situada en Paris,
dispone
de una biblioteca,
de un sistema automatizado
de documentacin que trata los documentos de la Unesco y los de las instituciones
afiliadas,
de un sistema de documentacin
sobre
las ciencias
humanas y sociales,
de un sistemadeorientacin
sobre los datos relacionados
con el medio ambiente marino
y
de un sistema de informacin
sobre la educacin,
administrado por la Oficina
Internacional
de Educacin (OIE), en Ginebra.
La Organizacin
Mundial de la Salud (OMS), con sede en
Ginebra, cuenta con una biblioteca
y con sistemas de informa
cin sobre la tecnologa
de la salud, sobre la investigaci
de las enfermedades parasitarias,
sobre las contraindicaciones de las drogas y tiene asimismo un directorio
de las instituciones
africanas
de investigacin
mdica.
La Organizacin
de laAviacinCivi1
Internacional
(OACI)
en Montreal,
cuenta con bancos de datos sobre los aeropuertos, las estadsticas
del transporte
areo, los medios de co
municacin y de navegacin,
el suministro
de equipos.
La Unin Internacional
de Telecomunicaciones
(UIT), con
sede en Ginebra, dispone de directorios
y bancos de datos so
bre las estaciones
emisoras, las normas internacionalesdera
diofona,
las frecuencias
de las emisiones radiofnicas,
lai
estaciones
costeras,
las estaciones
radiales
de los barcos,
las legislaciones
en materia de radiofona,
los servicios
te
lefnicos
y telegrficos,
las estaciones
internacionales
de
telgrafo.
La Agencia Internacional
de Energa Atmica (AIEA),
en
Viena, dispone de una biblioteca
y de sistemasdeinformacin
sobre los datos relativos
a los neutrones,
los datos relati-

LOS programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

347

vos a las reacciones

nucleares,
las solicitudes
sobre medidas o evaluacin
de datos nucleares.
El Acuerdo General sobre Tarifas
Aduaneras
y Comercio
(GATT), en Ginebra, tiene una biblioteca
y un banco de datos
sobre los derechos de aduana y el comercio internacional
que
abarca dieciocho
paises desarrollados.
de las Naciones
Adems, cierto nmero de Organizaciones
Unidas han tomado la iniciativa,
o han sido encargadas,de
pc
ner en marcha sistemas internacionales
de informacin
Y de
contribuir
luego a su funcionamiento
a la vez como centros
de entrada (input)
y como centros de coordinacin.
La mayora de estos sistemas se fundamenta en la participacin
de
centros nacionales
y regionales
que recogen
la informacin
producida en sus paises, la tratan segn procedimientos
normalizados y envan a un centro internacional
las descripciones que se renen en una base de datos nica
antes de ser
puestas a la disposicin
de los paises
participantes,
bajo
formas diversas,
para que luego las aprovechenlosusuarios.
Las Naciones Unidas desarrollan
un Sistema de Informacin sobre la Poblacin
(Popins).
La FAO garantiza
la coordinacin
de los sistemas internacionales
Agris (Bibliografa
Internacional
Corriente
en
, organismo al cual contribu
Ciencias y Tecnologa Agrcolas)
yen actualmente
80 centros de entrada de datos; CARIS (datos
instituciones
e investigadosobre los programas, proyectos,
res en agronoma en los paisesendesarrollo),
al cual contribuyen 85 centros que renen los datos siguiendo
un cuestiona
ro; Aglinet
(red de bibliotecas
agrcolas),
en la cual participan
hoy 17 grandes bibliotecas
de diferentes
partes
del
mundo.
La AIEA coordina un Sistema Internacional
de Informacin Nuclear (INIS) que ha servido de modelo a muchos sistemas del mismo gnero, 49 centros nacionales
y regionales
y13
organizaciones
participan
actualmente
en INIS, que adems de
la base bibliogrfica
corriente
utilizable
en forma de bolegarantiza
un acceso centralitines y de cintas magnticas,
do sobre microfichas
de los documentos no convencionales
que
resea.
La Organizacin
Mundial
de la Propiedad
Intelectual
con sede en Ginebra, ha instalado
un sistema mundial
(0~1).
de informacin
sobre patentes
(Inpadoc-International
Patent
Documentation
Center) en el que participan
actualmente49
cen
tros nacionales
y regionales.
Este centro produce
una base
bibliogrfica
indizada,
utilizable
en boletines
y cintas mag
nticas.
La OMPI asegura igualmente los servicios
de bsqueda retrospectiva,
de DSI y de pregunta-respuesta.

348

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

La Organizacin
Meteorolgica
Mundial (OMM), en Ginebra,
ha organizado un sistema mundial descentralizado
de recoleccin y tratamiento
de datos meteorolgicos,
la VQAX& Mb%hologicque Movdide
que a travs de una red de estaciones
de
observacin,
de centros de tratamiento
de datos y de telecomunicaciones
permite a todos los pafses
acceder
en tiempo
real a los datos meteorolgicos
y ofrece otros
tratamientos
fuera de linea.
El Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambien
te (PNUMA) ha organizado un Sistema Internacional
de consu
ta en materia de fuentes de informacin
sobre elmedioambien
te (IRS, ahora denominado INFOTERRA), en el cual participan
actualmente
71 centros nacionales
y regionales.
El servicio
pregunta-respuesta
de la ONUDI, ya citado,
es otro ejemplo de un sistema
internacional,
completamente
de la FID, ha crea
descentralizado.
La Unesco, en asociacin
do un
Internacional
de Informacin
sobre Investig
ciones Documentales (Isorid),
en el cual participan
74 cen=
tros nacionales.
Tambin coordina un Sistema de Informacin
sobre la Aplicacin
de la Ciencia y la Tecnologla
al Desarro
110 (Spines) que est en la etapa de proyecto piloto.
En ei
marco del Programa General de Informacin,
ha contribuido
a
organizar
un SistemaInternacional
de Datos sobre Publicacio
nes Seriadas (ISDS),enelqueparticipan
58centros,entreellos
un Centro Internacional
de Informacin
en Terminologfa
(Info
para la Descripci
term), en Viena; un Centro Internacional
Bibliogrfica
(Unibid),
en Londres; un CentrodeIntercambios
de Lenguajes Documentales (IINTE),
en Varsovia;
un Centro
Mundial de Orientacin
sobre Fuentes de Datos (CODATA),en Pa
de Orientacin
sobre Equipos de
ris; un Centro Internacional
Tratamiento
de Informacin
(IRCIHE), en Zagreb.
En el campo de la promocin de los sistemas de informacibn, la Junta Interorganizacional
para Sistemas de Informacibn (IOB), en Ginebra, adems de disponer de un directorio
interorganizacional
de proyectosdecooperacintcnica
(Core),
promueve la cooperacin
y la armonizacin
entre los sistemas
de las diferentes
agencias.
La Unesco ha concebido y ejecutado un Programa General
de Informacin,
que debe suministrar
un marco conceptual para el desarrollo
de los sistemas de informacin
y cuyo objetivo especial
es la promocin de pollticas
y programas de in
formacin a nivel nacional
e internacional,
la adopcin
de
normas y mtodos unificados
para los sistemas de informacin,
el desarrollo
de infraestructuras
de informacin,
los sistemas especializados
de informacin
y la formacin de los especialistas
y usuarios de la informacin.
Sistema

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

349

Un buen nmero de organizaciones

incluyen
en sus progrz
mas la asistencia
a los Estados Miembros, sobre todo a los
con el fin de permitirles
participaren
paises en desarrollo,
los sistemas internacionales
de informacin
y organizar
o rnE
jorar sus unidades de informacin
en los distintos
campos y
temas.
Estos programas son cumplidos especialmente
por la
Unesco, la FAO, la ONUDI, la AIEA, la OMS, la OMPI, y la
CNUCED(Conferencia
de las Naciones Unidas sobre el Comercio
y el Desarrollo).
Pueden financiarse
estas actividades
mediante el presupuesto de estas organizaciones
o el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo
(PNUD) o por los organismos nacionales.
En el primer caso, las asignaciones
son muy limitadas (consultas,
cursos, becas, material,
asistencia
metodolc
En el segundo caso, las ayudas pueden incluir
la inz
gica).
talacin
durante varios aos de un sistema
de informacin
completo o de una escuela para los especialistas
en informacin o tambin, naturalmente,
operaciones ms especficas.
Las instituciones
especializadas
de las Naciones Unidas.
han organizado asimismo, y continan organizando,
numerosas
conferencias,
reuniones,
seminarios,
a nivel mundial o regio
nal, sobre los problemas de la informacin.
Estas conferencias no slo permiten un intercambio
de ideas y de informacin sino que estimulan
tambin la armonia entre las distintas actividades
y la preparacin
y supervisin
de las acciones comunes.
Actividades

de las

Organizaciones

Regionales

La actividad
de las organizaciones
regionales
en el cam
po de la informacin
no difieren
en lo esencial
de laque@
plen las organizaciones
del sistema de las Naciones Unidas.
Comprende los mismos tres aspectos: sistemas internos;
establecimiento
y promocin de sistemas internacionales;promocin
de los sistemas de informacin
y cooperacin
tcnica en los
Estados Miembros.
Sin embargo, la homogeneidad y vecindad
de grupos de
paises participantes,
dan a las organizaciones
regionales
me
jores posibilidades
de promover la creacin
y coordinaci
de sistemas comunes. En ciertos
casos, se observa la constitucin progresiva
de un verdadero sistema regional
de informacin.
Econmico
La Organizacin
de Cooperacin y Desarrollo
(OCDE) ha agrupado, desde hace aos, a los representantes
de
los paises miembros en un "Grupo sobre la polftica
de informacin", que ha adelantado consultas
y estudios sobre la res

350

Los

programas

y siatemae

i&rnacionales

de

informacin

las funciones de los puntos

ponsabilidad
de los gobiernos,
la descripcin
de las disposicio
de convergencia
nacionales,
nes existentes
en los distintos
paises, las posibilidades
de
cooperacibn multilateral
en materia de informacin,las
perspectivas
de la informacin
cientlfica
y tcnica,
las
bases
sobre las cuales deben tomarse las decisiones
gubernamentales. Estos trabajos
han tenido un papel estimulante
de mpof
tancia.
La OCDE ha sido precisamente
el origen de un sistema in
ternacional
de documentacin semi-descentralizado,
querespc&
de al nombre de Documentacin Internacional
en Investigacion
de Carreteras
(DIRR), que agrupa quince paises y funciona en
tres lenguas: alemn, ingls y francs.
El Consejo de Asistencia
Econmica Mutua (CAEM) ha esta
blecido en Mosc un Centro Internacional
de Informacin
Cien
tifica
y Tcnica al cual pertenecen nueve pafses socialistas.
La finalidad
de este Centro es promover los sistemas
de in
formacibn integrados
entre los paises miembros, la investiga
cin y el desarrollo
en el campo de la informacin,
suminisz
trar asistencia
cientfica,
metodolgica
y organizativaalas
unidades de informacin
de los paises miembros y asistencia
para la formacibn de especialistas
de informacin.
Los pases miembros de las comunidadeseuropeas
cooperan
a travs de un Comit de Informacin
y Documentacin Cientfica y Tcnica. Sus actividades
se organizan en relacin
con
la aplicacin
de Euronet, Red Europea Automatizada de Transmisin de Datos, que permitir
conectar entre s los bancos
de datos que existen en Europa y darles acceso en linea.
Con
este propsito,
las comunidades europeas han elaborado
un
plan de accin. Se han creado numerosos grupos detrabajo
con
el fin de estudiar:
los recursos y necesidades en materia de
informacibn
en distintos
sectores de importancia;
las caractersticas
que convienen a las redes que hay que instalar,
sus aspectos legales,
financieros
y tcnicos,
los problemas
tecnolgicos
y metodolgicos
que se derivan
del desarrollo
de los sistemas integrados
(multilingismo,
normas, software);
la formacin de especialistas.
Sobre todos estos puntos
se
realizan
corrientemente
estudios,
por contrato,
reuniones
y
sesiones de formacin.
Existe un servicio
especializadodela
Comisin de Comunidades Europeas que garantiza
la coordinacibn y sirve de centro internacional
de tratamiento
a ciertas redes especializadas,
tal como ocurre en el Sistema
de
Documentacin e Informacin
para la Metalurgia
(SDIM),con la
participacin
europea en Agris (Euragris)
y con el Servicio
Europeo de Documentacin Nuclear (ENDS).

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

351

La Agencia Espacial Europea ha desarrollado

un Servicio
de Documentacin Espacial
(SDS), localizado
en Frascati
(Ita
la).
Este tiene la particularidad
de ser un sistema desce
tralizado
de utilizacin
de las bases de datos que producenotros organismos.
Utiliza
el sistema RECONque permite a las
unidades usuarias
interrogar
en tiempo real
las diferentes
bases de datos a las cuales est suscrito
el SDS. El servicio se ha ido extendiendo
progresivamentea
organismos distin
tos de la agencia de Europa occidental.
Se ha establecid;
tambin una vinculacin
con el Centro Nacional de Documentacin de Marruecos, con sede en Rabat.
La Secretaria
del Commonwealth hace igualmente
nfasis
en sus programas de cooperacin,
sobre todo en el campo de
en la utilizacin
y la difulas ciencias
y de la educacin,
Una de sus contribuciones
ms originasin de informacin.
les es el sistema de informacin
de las "Commonwealth
Agri
cultural
Bureaus" (CAB), que consiste en una red de centros
especializados
en diferentes
campos de la agricultura,
que
recolecta
y analiza la literatura
mundial
correspondiente,.
cuidadosamente seleccionada,
y publica boletines
bibliogrficos y resmenes, disponibles
de ahora en adelante
en forma
legible
por mquina.
La Agencia de Cooperacin Cultural
y Tcnica (ACCT) que
agrupa a los estados de lengua francesa de todo el mundo, re
serva en sus programas un lugar privilegiado
alainformaci~
sobre todo en su programa de cosperacientfica
y tcnica,
La Agencia publica en particular
manuales
cin cientfica.
vocabularios
especializados,
bibliografias
y nome;
tcnicos,
claturas
de diversos
campos. Apoya adems los sistemas inteK
nacionales
de informacin
garantizando
sobre todo la traducde
cin al francs y la difusin
del manual de operaciones
del estudio
de
Agris nivel 1, del proyecto piloto
CARIS,
Tambin contribuye
al desarrollo
de los sistemas na
Devsis.
cionales de informacin
mediante el sostenimiento
de institi
ciones de informacin
de especialistas,
de becas, de sesio-Asimismo da
nes de formacin para especialistas
y usuarios.
su apoyo a la constitucin
de redes entre instituciones
investigadoras,
particularmente
para el tratamiento
de datos
pedolgicos
(de suelos) y la divulgacin
8cientffica
dentro
del marco tcnico de los talleres
de jvenes.
La Organizacin
de los Estados Americanos (OEA) ejecuta
normalmente dos programas en el campo de la informacin.
De?
de 1973, el Departamento de Asuntos Cientlficos
de la Secretaria de la OEA lanz el programa Informacidn
Tcnica y Asis
tencia a la Industria;
La finalidad
de este programaes crear

352

LOS programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

los medios que permitan a las pequeas y medianas empresasde

Amrica Latina aplicar
en sus actividades
productivas
los co
nocimientos
tcnicos que existen actualmente.
Culturales
En el marco de los Departamentos de Asuntos
y de la Educacin,
la OEA adelanta un programa de desarrollo
archivos y sistemas de documentacin.
Es
de las bibliotecas,
te programa tiende a mejorar estos servicios
y a integrarlos
a los sistemas nacionales
y regionales,
.impulsa el esfuerzo
y la modernizacin
de las bibliotecas
escolares y universita
rias asl como su integracin
a los sistemas nacionales
y re=
gionales
de informacin,
y el desarrollo
de los servicios
archivisticos
a nivel regional.
En el campo de la formacin de especialistas,
este programa hace un esfuerzo notorio
para sostener la Escuela
InColombia,
lo
teramericana
de Bibliotecologia,
en Medellln,
mismo que un Centro Interamericano
de Formacin de ArchivisBrinda tambin,asistencia
tcni tas, en Crdoba, Argentina.
ca a las escuelas profesionales
nacionales,
organiza
cursos
de formacin bsica, sobre todo despus de la maestra,
y ci
clos breves de formacin especializada;
concede numerosas be
cas y organiza seminarios,
viajes de estudio,
etc.
Este mismo programa insiste
en la normalizacin
y creacin de herramientas'de
trabajo
comunes que permitan
integrar progresivamente
los sistemas nacionales
en una red re
gional,
particularmente
en el dominio de la descripcin
bibliogrfica.
Con este fin se han producido diferentes
manuales y estudios.
Se ha creado igualmente,
en cooperacin
con
la Bibliotecadel
Congresodelos
EstadosUnidos de Amricayde
varias institucionesdelospasesmiembros
un formatoen espa
o1 (Marcal) de comunicacinde
datos bibliogrficoscon
surna
nual de utilizacin
correspondiente.
Se est desarrollando
asimismo, en cooperacin
con diversos organismos y unidades
de informacin
que cuentan con colecciones
importantes
sobre
Amrica Latina,
una red automatizada
de recoleccin
y acceso
en lnea de datos bibliogrficos
(AMIGOS). La Organizacin
del
Panamericana de la Salud cre en 1967, con el respaldo
Gobierno del Brasil,
una Biblioteca
Regional
de Medicina
(Bireme),
que sirve de base a una red regional
en la que paL
ticipan
Argentina,
Chile, Per, Uruguay y Venezuela,
entre
otros.
Estas bibliotecas
deben estimular
los intercambios
de duplicados
de publicaciones,mantener
unaextensacoleccin
de referencia,
suministrar
fotocopias
de documentos queno se
encuentran localmente,
hacer bsquedas retrospectivas,
asegurar un servicio
de DSI y un programa de publicaciones
especializadas,
formar los especialistas
en informacin
mdica,
contribuir
a la normalizacin
de las actividades
de informa-

LOS programas

y sistemas

internacionales

de

informaclbn

,353

cin, difundir
las publicaciones
de la OMS.Desde 1974,Bireme
convertido
en un centro regional
paralautilizacin
se ha
de Medline, del cual se ha hecho unautilizaci6nexperimental
en linea en el interior
del Brasil.
Los palses miembros del Convenio Andrs Bello:
Bolivia,
Chile, Colombia, Ecuador, Per y Venezuela, adelantan igualmente consultas
y estudios y organizan sesiones de formacibn
con el fin de coordinar
sus actividades
de informacibn.
En Africa,
las organizaciones
regionales
para el rescate y aprovechamiento
de las cuencas de los rfos Niger y Sen2
gal han creado centros automatizados
de documentacibn,
que
recogen los documentos en los pafses miembros, los analizan
y producen bibliograflas
e fndices,
conservan los documentos
en microfichas
y prestan servicios
a los usuarios.
La East African Academy, en cooperacin
conlaFundacin
Alemana para el Desarrollo
Internacional
(DSE), ha organizado un Centro Coordinador para la Formacin Regional en Infoz
macin (CRIT), que realiza
estudios sobre los problemas
de
la mano de obra, formacin y cursos breves sobre diferentes
aspectos del trabajo de informacin.
Su programa es elaborado por un comit regional
compuesto por especialistas
que rE
presentan a los pases del Africa oriental.
Las organizaciones
de investigaci6n
agronmica y veterinaria
de Africa oriental
han creado el East African Litera
ture Service,
que garantiza
a los pafses de la subregin
un
servicio
de alerta que edita boletines
y resmenes y un servicio de DSI, y de suministro
de fotocopias.
Se han establecido
instituciones
regionales
de forma
cin en Dakar, Senegal, para los bibliotecarios,
archivistas
y documentalistas
de lengua francesa;
en Kampala, Uganda, pfi
ra los bibliotecarios,
y en Legon, Ghana, para los archivistas de la lengua inglesa.
La Organizacin
de los Estados Arabes para la Educacibn,
la Cultura y la Ciencia (ALECSO) se esfuerza por promover
y
coordinar
las actividades
de informacin
de los paises miembros a travs del programa de su departamento'
de documents
cin e informacin.
La ALECSO rene en los pases
miembros
informacin
sobre cuestiones
de su competencia y produce publicaciones
corrientes,
directorios
sobre fuentes de informz
cin y obras de referencia
(boletines
estadfsticos
y biblioOrganiza igualmente
ciclos de formacin.
Por lgrficos).
timo, desarrolla
instrumentos
de trabajo normalizados,en
rz
be, como el manual de la ISBD, la adaptacibn de la clasificz
cin Dewey y una clasificacin
para las disciplinas
islmide encabezamientos
de materia en rabe, etc.
cas, una lista

354

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

El Centro de Desarrollo
Industrial
para los Estados Arabes (IDCAS) ha establecido
un sistema automatizado
de documentacin,
que trata los documentos de inters para la 1~
dustria
de los paises rabes, y suministra
servicios
de orientacin,
de referencia,
de bsqueda, de traduccin,de
pu
El IDCAS ha lanzado en los paises rabes
blicaciones,
etc.
un programa de desarrollo
de una red de informacin
indus
trial;
este programa comprende la elaboracin
de herramientas de trabajo
comunes (especialmente
la traduccin
y adapla formacin del personal mediante cu;
tacin de tesauros),
sos breves y un ciclo de formacin bsica,
la preparacin
de los usuarios y la promocin de servicios,
el desarrollo
de centros especializados
en las diversas ramas de la indus
tria,
que son centros situados en diferentes
paises que estn en condiciones
de garantizar
un tratamiento
completo de
informacin
y relaciones
mds estrechas con las empresas correspondientes.
Los paises asiticos
han desarrollado
tambin en estos
ltimos aos planes de cooperacin.
Se han emprendido estudios con miras a la creacin de una red regional
de informa
Se han organizado asimismo curz
cin cientifica
y tcnica.
sos regionales
para.preparar
especialistas
en informacin;
un Banco de Informacin
Agrfcola
(AIBA) permite a nueve psi
ses participar
conjuntamente
en el sistema Agris. Se ha orz
ganizado igualmente una red de organismos especializados
en
la informacin
tecnolgica
y la divulgacinindustrial
(Technonet Asta).
Esta red agrupa once instituciones
de nueve paises vin
culadas a un centro de coordinacin
situado en Singapur,que
j
les permite utilizar
en comn las experiencias
y recursos
en materia de informacin
y expertos,
formar personal,
sumi
nistrar
servicios
a las industrias
y reforzar
los
centros
especializados.
Actividades

de los

Organismos

Nacionales

La actividad
internacional
de losorganismosnacionales
en materia de informacin
constituye
una parte
importante
de los esfuerzos de cooperacin
y promocin de los sistemas
de informacin
de los paises en desarrollo.
Las agencias gubernamentales
de cooperacin
tcnica pg
cas veces cuentan con un programa especifico
en el campo de
la informacin.
Su contribucin
al desarrollo
de los sistemas de informacin,
ya sea directamente
o en el mbitodelos
proyectos que tienen objetivos
de mayor alcance, es no obs-

LOS programas

y sistemas

Internacionales

de

informacin

355

tante considerable.
Esta contribucin
casi siempre
encierra
una buena parte de suministros
de documentos. Otro elemento
que se destaca dentro de las actividades
de las agencias gubernamentales,
es la formacin de los especialistas
en infor
macin a travs de cursos organizados
en el lugar y el otorz
gamiento de becas que permiten a los estudiantes
seguirlaseanza que imparten las instituciones
especializadas,lo
miE
mo que realizar
prcticas
en las unidades de informacin
de
los pafses correspondientes.
Esta formacin abarca tambi8nla
contratacin
de personal especializado
y de servicio
de consulta,
la creacin de unidades de informacin,
el suministro
de equipos e inclusive
la construccidn
de edificios
destinados a dichas unidades. La mayorfa de lospafses desarrollados
y actualmente
ciertos
pases en desarrollo
estn comprometidos en estas acciones.
Adems de su estructura,
el Centro Internacional
de Investigaciones
para el Desarrollo
(CIID) del Canad se disti:
manejado
gue , entre estos, por tener un programa especffico,
por una Divisin
de Ciencias de la Informacin,
y que tiende
a concentrar
sus contribuciones
en el esfuerzo y modernizacibn de los medios regionales
y nacionales
existentes.
Han
emprendido igualmente la construccin
de un sistema internacional de informacin
paralas cienciasdeldesarrollo
(Devsis)
que deber conducir a la constitucin
de un banco de informs
cin bibliogrfica
internacional
gracias a la entrada de datos descentralizada.
Como ya concluy la etapa preliminarde
estudio del sistema, se procede actualmente
al desarrollo
de
centros locales
(1).
En ciertos
paises desarrollados,
sobre todo en los Esta
dos Unidos de Amrica, existen organismos privados sin nimo
de lucro,
fundaciones
particularmente,
cuyos programas inclg
yen a la vez la cooperacin
internacional
y los problemas de
informacin.
Estas fundaciones
tienen en estos campos
una
poltica
consistente
en apoyar otras actividades,
como la e2
seanza superior,
el desarrollo
agricola
y la salud pblica.
Organismos como la Asia Foundation,
la Carnegie Corporation,
la Ford Foundation,
la W.K. Kellog Foundation,
1aRockefeller
Foundation,
el Franklin
Book Program tienen ayudas compara-

(1) Nota del Adaptador.

En el momento de esta traduccinel
sistema Devsis estaba ya funcionando
y publica
el Devindex, que recoge literatura
sobre desarrollo
econmico y
social.

356

Los

programae

y sistemas

internacionales

de

infonaacbn

gubernamentales.
bles a las de las agencias de cooperacin
Sus medios son en realidad
ms restringidos,
pero sus procedimientos
son casi siempre ms flexibles,
lo que les permite
desempear en casos precisos un papel determinante
en el desarrollo
de las unidades de informacin
y de las instituciones de formacin de especialistas
en informacin,
el incremento de colecciones,
la produccin
de libros
y la formacin
de personal.
Algunos sistemas de informacin
administrados
y fina:
ciados en el mbito puramente nacional pueden
sin embargo,
abarcar una proporcin
tan grande de literatura
mundial
que
se convierten
en sistemas internacionales
desde el punto
de
vista
de su contenido.
Este
de
Abstracts
Services y de Medlars en los Estados Unidos de Amrica, que controlan
lo esencial de la literatura
mundial en su
campo respectivo
(qufmica y medicina),
o de Pascal en Francia, que cubre una parte importante
de la literatura
mundial
en numerosas disciplinas.
Por consiguiente,
esto's sistemas
han tenido que optar por establecer
acuerdos internacionales,
bien sea directamente
con las unidades de informacin
o por
intermedio
de los servicios
gubernamentales,
con miras a su
en\ ocasiones,
aprovechamiento
en otros paises e inclusive,
porlaparticipacinexterna
en el suministro
de datos. Existen tambin en la mayora de paises servicios
nacionales
de
informacin
cuyo contenido o presentacin
despiertan
el in@
rs de otros palses y que se orientan
de la misma manera que
los anteriores.
Los acuerdos que celebran estos serviciospue
den contener condiciones
preferenciales
o especialmente
est
diadas para los palses en desarrollo,
incluso la instala&%
de un servicio
especial
para ellos (por ejemplo,la
seleccin
ad hoc de la base de datos).
Entre las dems frmulas interesantes
de cooperacin
in
ternacional
que practican
los organismos nacionalespuedenci
tarse los acuerdos de asociacin
ya sea con base en los inte
reses generales comunes, o en plan de realizacin
de prograz
mas especiales
elaborados en comn , que permiten alossocios
de los pases en desarrollo
utilizar
los recursos de informz
cin de los dems asociados.
Se han organizado asimismo redes para un servicio
pregunta-respuesta
(por ejemplo,
VITA
en los Estados Unidos de Amrica),
en las cuales especialistas muy calificados
utilizan
sus conocimientos
y lasbasesde
informacin
a que tienen acceso para suministrar
voluntariamente respuestas muy elaboradas a las preguntasqueprovienen
de los palses en desarrollo.
es

el

caso

los

Chemical

Los

programee

y sistema

internacionales

de

357

informacin

Ciertas unidades de informacin

de los pases desarrolls
dos, que deseen constituir
una red internacional
o que cubren
un campo internacional,
estn llamadas a participar
en el desarrollo
de unidades de informacin
semejantes del Tercer Mun
do con base en contratos
directos,
bien sea con sus propios
recursos o mediante financiamiento
de las agencias de coopera
cin de sus respectivos
paises. Por otra parte, sus bases de
informacin
y sus servicios
constituyen
a menudo una fuente
de informacin
preciosa para los pases en desarrollo.
Convi
ne mencionar a este respecto el papel de las grandes bibliote
cas que tienen prstamos, como la British
Library
enelReineUnido de Gran Bretaa e Irlanda
del Norte o elCentreNationa1
de la Recherche Scientifique
en Francia,
quepuede suministrar
en plazos cortos,
ejemplares,
0 con mayor frecuencia,
fotocodocumentos que no estn disponibles
pias o microfichas
de los
localmente.
rpido de las redes de computadoAdems, el desarrollo
res y de telecomunicaciones,
que permiten conectar
entre
si
los bancos de datos nacionales
y acceder a ellos
en tiempo
interesantes
a los paises en desa'
real, ofrece perspectivas
rrollo
para la explotacin
de 105 grandes depbsitos mundiales
de referencias.
Enla actualidad,
slo los pases vecinos
de
las regiones donde funcionan estas redes, como MxicoyMarrue
cos, las utilizan
corrientemente,
pero esto no significa
que
esta frmula no est llamada a desempear un papel
cada vez
ms importante.
Actividades
de las
no gubernamentales

organizaciones

internacionales

La actividad
de las organizaciones
internacionales
no gg
bernamentales
en el campo de la informacin,
contribuye
poderosamente a la cooperacin
internacional,
al desarrollodelos
intercambios
de informacin
y a la promocin de los sistemas
de informacin.
En la mayorfa
de disciplinas
cientficas
existen asociaciones
internacionales
formadasgeneralmentepor
la reunin de asociaciones
nacionales
y de afiliados
indiviEstas asociaciones
cumplen una funduales o institucionales.
cin especial
en la circulacin
de la informacin
a escala in
ternacional,
pues celebran congresos regularmente,
organizangrupos de trabajo y permiten establecer
contactos personales.
Muchas de ellas tienen grupos de trabajo y programas destinados especfficamente
a la transferencia
del conocimiento
y
a
la promocin de sistemas de informacin.

358

Loe

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

Unas cuantas se agrupan en el Consejo Internacional

de
El CIUC tiene como meta pro
las Uniones Cientficas
(CIUC).
Rene 18 unlo=
mover la actividad
cientlfica
internacional.
nes internacionales
de distintas
disciplinas
cientfficas
(az
flsica,
biologIa,
matemticas,
tronomfa,
geofisica,
quimica,
64 miembros nacionales
(acadegeografa,
nutricin,
etc.),
consejos nacionales
de investigacin,
asomias de ciencias,
ciaciones
nacionales
de cientfficos),
12 asociados cientfiEl CIUC organiza proyectos
de
cos y 2 asociados nacionales.
como ocurri
con el ao geoinvestigacin
cooperativamente,
fisico
internacional.
Crea comits 0 comisiones queseocupan
de los campos de la investigacin
interdisciplinaria
o
de
problemas generales como la enseanza de las ciencias,los
da
tos, la ciencia y la tecnologa
en los paises en desarrollo.
El CIUC ha cooperado con la Unesco en el estudio de factibilidad de un sistema mundial de informacin
cientifica
que ha
dado origen al programa Unisist.
En 1975, estableci
un gr;
po de estudios
sobre pollticas
de informacin
cientifica.
Cuenta con dos brganos dedicados exclusivamente
alastividades
de informacin:
de reseas analticas
del CIUC). Su rnL
El CIUC - AB (Oficina
sibn consiste
en promover la circulacin
de informacin,
concertarse,
ofreciendo
a sus miembros un mbito donde
donde armonizar sus actividades
y trabajar
en comn en
racionalizacin
y desarrollo
la normalizacin,
de sus
labores.
Funcionan a travs de grupos de trabajo o comitbs comunes, con otras organizaciones
que tienen
los
mismos intereses
(tales como la normalizacin
de los
procedimientos
de entrada,
los .tesauros
~multilingiies,
etc.).
Sus trabajos
se han publicado
y han servido
de
base a normas internacionales.
El CIUC AB participa
en
los grupos de trabajo especializados
del Programa General de Informacin
de la Unesco.
El Codata (Comit sobre datos para ciencia y tecnologia)..luE
ga un papel semejante en el campo de los datos numricos.
Su actividad
tcnica se desenvuelve a travsdegrz
pos de trabajo que estudian problemas tales como el de
la accesibilidad
y difusin
de los datos, las constantes fundamentales,
la internacionalizacin
y normalizacin de los datos en termodinmica,
la presentacin
de
los datos biolgicos
en la literatura
primaria,
etc.Con
la ayuda de la Unesco, Codata estableci
un Centro mundial de orientacin
hacia las fuentes de datos.

LOS programas

y eistemas

internacionalce

de

informacin

359

En distintos
sectores de la tecnologa
y en numerosas
ramas econmicas, se encuentran asociaciones
internacionales
cuya estructura
y actividades
son muy semejantes a lasdelas
asociaciones
cientficas.
En este sector conviene adems sub
rayar el papel esencial
que juegan las ferias y exposiciones
internacionales
en la comunicacin de la informacin.
La Asociacibn
Mundial de OrganizacionesdeInvestigaci6n
Industrial
y Tecnolbgica
y la Federacibn Mundial de Ingenieros (FMOI) incluyen
en sus programas cuestiones
de informacin; la FM01 ha organizado varias conferencias
internaciona
les y prosigue diversos estudios
sobre este tema, sobre todo
en el seno de su comit de informacin
de los ingenieros.
Entre estos organismos,
la Sociedad Internacional
para
el Desarrollo
garantiza
un servicio
de pregunta-respuesta
so
bre los problemas del desarrollo
econmico y social en bene=
ficio
de los paises en desarrollo,
utilizando
una red desce:
tralizada
de corresponsales.
Cabe recordar
aqu la actividad
de la Organizaci6n
Internacional
de Normalizacibn
(ISO), que tratamos en el capi-.
tulo Normalizacin.
Existe,
por otra parte,
cierto nmero de organizaciones
internacionales
no gubernamentales
que se ocupan principal
o
exclusivamente
de la informacin.
Estas organizaciones
son:
El Consejo Internacional
de la Reprografia
(ICR), que tiene
como meta la promocin de esta tcnica,
la armonizacin
de las actividades
y operaciones
en este campo.
La Federacin Internacional
de Procesamiento
de Informacin
(IFIP),
cuyo objeto es la promocin de la informtica
y
el desarrollo
de la investigacin,
de la cooperacin
in
ternacional,
de los intercambios
de informacin
y de 1;
formacin especializada.
Sus grupos de trabajo estudian
la programacin,
la educacibn,
las aplicaciones
dela11
formtica
en los campos de la salud, de la tecnologa,
de la comunicacin de los datos, de los sistemas de informacin,
de las relaciones
entre informtica
y socieDentro de la IFIP existe un grupo especialidad, etc.
zado, de inters,
relativamente
autnomo, el IAG,que se
ocupa de las aplicaciones
de la informtica
alaadminiE
tracin
pblica y privada.
La Federacin Internacional
de Asociacionesde
Bibliotecarios
y de Bibliotecas
(IFLA) cuya meta consiste en promover,
en el plano internacional,
la comprensin,
la cooperacin, la discusin,
la investigacin
y el desarrollo
en
comtodos los campos de actividad
de las bibliotecas,
prendida la bibliografa,
los servicios
de informacin

360

LOS

programas

sistemas

internacioneles

de

informacin

y la formacin del personal;

esta federacin
desea constituir
un rgano que represente
genuinamente la biblioteconoma en la escena internacional.
Se abri una primE
ra oficina
regional
para el Asia y est prevista
una ms
la Secretaria
tiene su sede en
para las otras regiones;
La Haya, Paises Bajos. Con colaboraciones
externas,
la
IFLA ha establecido
en Londres una oficina
internacional
para el control
bibliogrfico
universal
(encargada de la
promocin de este importante
proyecto y del mantenimiento de las ISBD) Y una oficina
para los prstamos interna
cionales
dentro de la divisin
de prstamosdelaBritish
se
Library,
en Boston Spa (Reino Unido). Recientemente
lanz un programa de tres aos para el desarrollo
de las
bibliotecas
y la formacin de los bibliotecarios
en el
la financiaTercer Mundo; este programa debe fomentar
propuestos
cin (con recursos exteriores)
de proyectos
por los miembros de estos paises.
La IFLA publica
los
tambin
resultados
de los trabajos
de sus secciones
y
dos revistas.
La Federacin Internacional
de Documentacin (FID), cuyo obje
tivo es promover la documentacin en todos sus aspectos,
tanto en la prctica
como en los campos de la investigacin y de la formacin.
La sede de su Secretarra
General
est en La Haya, Paises Bajos.Tiene
dos comisiones regio
nales para la Amrica Latina y para el Asia y Oceani
que constituyen
polos de animacin suficientemente
autnomos. La FID despliega,
por intermedio
de sus distintos
su accin en el campo investigativo
re
comits tcnicos,
ferente a la clasificacin,
a la terminologla,
formaci,
informacin
industrial,
lingistica,
documentacin sobre
las patentes,
investigacin
sobre las bases tericas
de
la informacin
y los paises en desarrollo.
Un comitceE
tral de clasificacin
encargado de administrar
la Clasiconstituye
una de las contri
ficacin
Decimal Universal,
buciones importantes
de la FID. Esta publica los trabay dos
jos de sus comits, las actas de las conferencias
revistas.
El Consejo Internacional
de Archivos
(CIA), que tiene como ob
jeto favorecer
el desarrollo
de los archivos y la cooperacibn internacional
en este campo; este Consejo es un
vinculo
entre todos los archivistas
y organismos que se
ocupan de los archivos.
Los miembros del CIA se agrupan
en ramas regionales
para la Amrica Latina (Ala),
para
los paises rabes (Arbica),
para los paises del
Caribe
(Carbica),
para el Africa oriental
y central
(Ecarbica),
del
para el Africa occidental
(Warbica),
para el Asia

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacibn

361

sudeste (Sarbica);para
Iel Asia
del sur y del oeste (Swarbica).
Adems de las actividades
de las ramas
regionales,
el CIA trabaja a travs de sus secciones y
de sus comits especializados.
Publica una revista
internacional
llamada Ahchkurn.
La IFLA, la FID y el CIA han establecido
un comit6
de
enlace para coordinar
sus acciones y cooperar regularmente
en el programa general de informacin
de la Unesco.
Sistemas

internacionales

de informacin

Los sistemas internacionales

de informacin
representan
una realidad
compleja.
Algunos controlan
completamente
la
informacin
mundial en su campo, pero estn administrados
y
financiados
por un organismo nacional.
Otros son redes descentralizadas
cada una de cuyas unidades participantes
conservan sus propios mtodos y participan
voluntariamente;
su
coordinacin
est asegurada por consenso de todos los miemOtros pueden ser redes descentralizadas
o mixtas y vc
bros.
luntarias,
pero utilizan
una metodologa
comn. Por ltimo,
existen algunos que adems de su metodologa
comn y su estructura
mixta, han sido creados por acuerdos intergubernamentales y son gerenciados
por rganos igualmente
intergubez
namentales.
Estos ltimos son los que realmente corresponden al concepto de sistema internacional.
Por otra parte, si los sistemas que han recibido
mayor
atencin hasta el presente son sistemas que tratan principaL
mente las referencias
bibliogrficas,
con o sin resmenes, o
sea que son sistemas secundarios,
la gama de funciones anexas (acceso a los documentos primarios,
orientacin,
bsqueda retrospectiva,
DSI, etc.),
es bastante variable
de un sis
e
tema a otro.
Adems, existen sistemas que se concentran
como la orientacin
, el servicio
pregunta otras funciones,
respuesta o el anlisis
de la informacin.
Se trata de un fenmeno nuevo, que comenz en la mitad
de los aos sesenta y que ha tenido simultneamente
una expansin y transformacin
tecnolgica
rpidas.
Es probable
que los sistemas internacionales
de informacin
continen
proliferando,
pero diversificando
tanto en lo que se refiere
al campo que abarcan como a las funciones que cumplen, multi
plicando
asimismo sus interacciones,
sobre todo a travs
de
las redes de teleinformtica,
y adquiriendo
cada vez mayor
coherencia y mejor integracin.

362

Los

programas

y aistemas

internecionales

de

informacibn

En el origen de un sistema internacional

de informacin
existe una voluntad poltica
de la parte de los gobiernos im
plicados
y de los responsables
de uno o varios sistemas na-cionales
existentes.
Una vez que la idea es aceptada por un
grupo suficientemente
importante
de promotores,
se procede a
un estudio de factibilidad,
tarea que cumple un equipo inter
nacional
y que sirve de base a la decisin
de crear o no ei
sistema, segn la voluntad de todos los socios potenciales,o
por lo menos de los principales.
Es necesario a continuacin
superar una etapa de planificacin
detallada
del sistema, es
pecialmente
de lo relativo
a sus mtodos y herramientas
de
Luego se instala
el sistema y se prueba,
en
trabajo.
una
fase experimental
(las pruebas deben hacerse por lo general
sobre un nmero limitado
de funciones o de participantes)
an
tes de las etapas de funcionamiento
normal de revisin
y de
ampliacin.
Todos estos sistemas se proponen permitir
un acceso ms
completo, rpido,
prctico
y econmico a la informacin
mundial en cada uno de sus campos de actividad.
Paracumplirez
te fin, conviene normalizar
y racionalizar
los productos
y
procedimientos
de modo que resulte
posible y eficaz la distribucin
de las tareas.
Cada participante
puede entonces
concentrar
sus medios en una funcin o en una parte de la 1~
formacibn y recibir
la correspondiente
contrapartida
de los
dems socios en forma directamente
aprovechable.
En general,
estos sistemas se fundamentan en la descentralizacin
de las funciones de entrada y de salida y en la
centralizacin
de las funciones de creacin de la base de da
tos y del mantenimiento
del sistema.
De este modo, 105 paf=
ses participantes
garantizan
la recoleccin
de los documen
tos primarios,
lo ms a menudo, sobre la base de una distri=
bucin por el origen (cada pas se ocupa de laliteraturaque
se produce en su territorio),
y posteriormente
del acceso a
bibliogrfica
y de contenido,
segn
ellos,
de su descripcin
reglas y formatos comunes. Los paises pueden formar eventual
mente con este fin un centro regional
o designar un
centro
ya existente
que cumpla esta tarea.
Un centro internacional
garantiza
a continuacin
la verificacin
de los datos que le
son entregados por los centros participantes;
su integracin
en un banco nico y la elaboracin
de los instrumentos
de utilizaci6n
(boletines,
cintas magnticas)
que se distribuyen
a los participantes.
Los servicios
a los usuarios se garanti
zan generalmente a nivel nacional,
aunque ciertas
operaciones pueden efectuarse
tambin en el centro internacional.
La administracin
del sistema est a cargo de un rgano
en el que estn representados
los paises participantes,
asi5

LOS programas

y sistemas

internacionalea

de

infomacibn

363

tido, si es necesario,
por comit&.t&nicos
o grupos consultivos cuya composicin puede ser mayor (puede extenderse,por
asociaciones
profesionales,etc.)
ejemplo, a sistemas vecinos,
o estar fundamentada en la clasificacin
thnica,
y no eimplemente en la representacin
de los pafses. El centro inteL
nacional
garantiza
la coordinacin
de las actividades
y la
actualizacin
de los instrumentos
de trabajo
(tesauros,
formato, reglas de descripcin,
listas
de autoridades,
etc.),en
cooperacin
con los participantes,
asf como el desarrollo
del
sistema y la formacibn del personal.
El costo de funcionamiento
se distribuye
entre los participantes
proporcionalmente
a sus recursos.
El costodelas
unidades de entrada-salida
queda a cargo de los paises
respectivos.
Sin embargo, stos pueden recibir
una ayuda del
grupo para la instalacin
y mantenimiento
del sistema.
En la situacin
actual,
estos sistemas,
que en su mayorfa se dedican a las funciones documentales,
no son suficien
tes para garantizar
un acceso universal
a la informacin.
Ei
acceso a los documentos primarios,
de los cuales ellos sumi
nistran
las citas,
contina siendo un problema; adems, las
funciones de seleccin,
evaluacin,
reorganizacin
y de difu
sibn siguen teniendo un desarrollo
insuficiente.
Estos siste
mas representan
sin embargo un considerable
progreso
en 1:
medida en que reducen el volumen de la literatura
que
cada
participante
tiene que tratar
a lo que se produce en su zona
geogrfica,
permitindole
adems, slo por el precio
de su
contribucin
tener acceso a todas las informaciones
que puede suministrar
el conjunto del sistema.
Esta ventaja compen
sa las dificultades
que resultan
del empleo de una metodologa normalizada
y de tcnicas
avanzadas que estn cada
vez
ms al alcance de todos los pafses, asl estn separados o en
grupo.

Cuestionario

de Verificacin

iQu6 distingue
un programa de un sistema de informacibn?
LQUQventajas
se derivan de la participacin
en un sistema
internacional
de informacin?
Existen servicios
internacionales
de pregunta-respuesta?
tSe puede utilizar
a distancia
y en linea un sistema de informacin internacional?

364

Los

programas

y sistemas

internacfonales

de

informacin

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bybhmb
avuf itiehnatOd
ohgadza&on.
Nmero.
especial
del boletn
Data for development, Marsella,;
1977.:

Anexos

1. PGI
2. Spines
3. ISDS
4. ISBN
5. INIS
6. Agris,
7. IRS

8. Devsis

CARIS, Aglinet

9.
10.
ll.
12.
13.
14.

Medlars
CAS
CAN/SDI
TITUS
Tymnet
Euronet

LOS programes

Pif.

y sistemas

internacionales

; P.I.
:

de

365

informacibn

Y.L...

C,D.lt

Pd.

DOCYtO,

/--

Fig.

24 -Organigrama
ternacional

terico
simplificado
de informacin.

de un sistema

in-

ANEXOS

1. El Programa

General

de Informacibn

(PGI)

de la

Unesco

El Programa General de Informacin

fue creado en la Decimonc
vena Sesin de la Conferencia
General de la Unesco, en Nairo
bi, en noviembre de 1976.
El PGI debe permitir
el desarrollo
de un cuadro conceptual destinado a los sistemas de informacibn
establecidospor
las diversas organizaciones
de Naciones Unidas y particular-'
mente al conjunto de actividades
informativas
de la Unesco.
El PGI abarca tres tipos de actividades:
actividades
co~
cuestiones
de orientacin
general,
etc.)
ceptuales
(estudios,
actividades
normativas
(directivas,
manuales, etc.) y activA
dades operacionales
(cursos de formacin,
asistencia
a los
Estados Miembros con miras al desarrollo
de sus infraestructuras).
El PGI se propone especialmente
cuatro objetivos
especg
ficos que deben permitir
el logro de un objetivo
general del
plan de accin a trmino medio de la Unesco para 1977-1982:
el desarrollo
y la promocin de los sistemas y servicios
de
informacin
nacionales,
regionales
e internacionales.
El primer objetivo
especfico
es promoverlaformulacin
de politicas
y planes relativos
a la informacin.
Se trata
de hacer comprender mejor el valor de la informacibn
como r-E
curso nacional
e internacional,
incrementar
la cooperacin
entre los Estados Miembros en el mbito del PGI, mejorar
el
trabajo de planificaci6n
de las organizaciones,
lo mismo que
el funcionamiento
de las infraestructuras
nacionalesdeinfor
macin y lograr un entendimiento
ms claro del proceso
de
transferencia
de informacin
con el fin de armonizar las pollticas
de informacin
y de disminuir
los obstculos
que se
oponen a los intercambios
de dicha informacin.
El segundo objetivo
especffico
es la promocibn, el esblecimiento
y aplicacin
de mtodos, reglas y normas en mate
Se trata principalmente
de mejorar
las
ria de informacin.

368

Las

programas

sistemasinternacionales

de

informacin

sobre todo en el campo delasdescrip

normas internacionales,
Bi=
clones bibliogrficas
(por ejemplo, mediante el Control
bliogrfico
Universal)
y la presentacin
delaspublicaciones
con el fin de facilitar
la interconexin
y la compatibilidad
de los sistemas de informacin.
El tercer objetivo
especifico
es el desarrollo
de las
infraestructuras
de informacin,
tanto nacionales
como regic
de contribuir
al crecimiento
socio nales, con el propsito
econmico de los Estados Miembros y de facilitar
la transferencia de tal informacin.
Esto supone el establecimiento
y
difusibn
de directivas,
la organizacin
de consultas y reude proyectos piloto,
el asesoramiento
niones, la elaboracibn
en materia de creacinymejora
de los servicios
tcnicos y a
a los Estados Miembros.
Este grupo de ac
sistencia
tcnica
tividades
representa
la parte esencial de las actividades
or
peracionales
del PGI. El grupo abarca proyectos de diversa
importancia,
financiados
por la Unesco, por el Programa
de
las Naciones Unidas para el Desarrollo
y por otras entidades.
El cuarto objetivo
especffico
es la formacin terica y
prctica
de profesionales
y usuarios de informacin.Estospr~
fesionales
son los documentalistas,
los bibliotecarios
y los
archivistas.
La meta consiste en: definir
una polticaypl~
nes a largo plazo en el campo de la formacin;
organizar
cur
sos, destinados
especialmente
a los profesores
que habrn de
tomar a su cargo la formacin de los profesionales
y a los
responsables
de la organizacin
de los sistemas de informacibn; armonizar y coordinar
los programas de formacin y las
actividades
que se relacionan
con ellos;
promover la formacin terica
y prctica
en los Estados Miembros.
El PGI suministra
actualmente un cuadro directivo
especial para realizacin
de los programas fundamentales
de la
Unesco en materia de informacin;
estos programas dependfan
anteriormente
del sector cientifico,
del cultural
y del camSe trata principalmente
del programa
po de la comunicacin.
Unisist,
adaptado por una conferencia
intergubernamental
en
1971. Este programa mediante acciones innovadoras,
seguidas
de evaluaciones
peridicas,
de una redefinicin
de los objetivos,
de posteriores
innovaciones,
debe catalizar
y organizar la cooperacin
internacional
con miras alainterconexin
y al desarrollo
de los sistemas de informacin
en elcampode
las ciencias
exactas, naturales
y sociales.
Los objetivos
son: el mejoramiento
de los medios tcnicos de interconexin;
el refuerzo de la capacidad de las unidades y sistemas de in
formacin;
el desarrollo
de los recursos humanos; la creacin de un ambiente institucional
que favorezca el desarrollo de los sistemas; la cooperacin y asistencia
alospafses

LOS programaa

y sistemas

internacionelee

de

infonnacibn

3b9

en desarrollo
para fortalecimiento
de sus infraestructurasde
informacin.
Se trata asimismo de la idea deNatis (National
Information
Systems),lanzada
por una conferencia
intergubernamental en 1974, o sea, del desarrollo
integrado
de las infraestructuras
nacionales
de informacin,
especialmente
de
las bibliotecas,
archivos y centros de documentacin,
con el
fin de establecer
sistemas nacionales
de informacibn
uniformes que satisfagan
las necesidades del desarrollo
econmico
y social de los Estados Miembros.
La ejecucin
del Programa General de Informacin
est
confiada a una divisin
especial de 1aSecretariadelaUnesco
y depende del Subdirector
General para los Estudios y la Pr-2
gramacin.
Un consejo intergubernamental
compuesto por representan tes de 30 Estados Miembros, est encargado de orientar
la
concepcin y planificacin
del programa, de
recomendar las
prioridades,
de examinar los resultados
que se obtengan,
de
estimular
y coordinar
la participacin
de los Estados Miembros en el programa.
Un comit consultivo
presta asistencia
a la Unescoenla
determinacin
de las necesidades y tendencias mundialesenel
campo de la informacin
y en el examen de la adecuacin
del
PGI y de sus resultados
a dichas necesidades y tendencias.
En 1979, existlan
puntos de convergencia
y/o comits na
cionales del Unisist
en 63 Estados Miembros.
Estos comitsrepresentan
para los Estados Miembros el principal
medio de
asociarse
a las actividades
del PGI.
Tanto al nivel del Consejo Intergubernamental
como dela
Secretara,
pueden crearse comits ad hoc y grupos de trabajo que se encarguen de estudiar
los aspectos particularesdel
De este modo existe ya un comit ad hoc que estuprograma.
dia la polftica
y el programa relativos
a la enseanza y a
la formacin;
existen
tambin grupos de trabajo sobre el intercambio de datos bibliogrficos,
sobre los centros de anlisis
de informacin
y sobre la tecnologa
de la intercomuni
cacin entre sistemas.
El programa y el presupuesto del PGI son presentados
por el Director
General de la Unesco a la Conferencia
General que se rene cada dos aos, la cual los modifica
siesne
cesarlo y les imparte la aprobacin.
El PGI publica un boletn
trimestral
de informacin
(pha
gkama GeneJ& de ndohmacibn - Bodn
del hibibt)
y la Revdda de la Unenco pana .&u C.entiti
de La 7n~o&nacin,
la
informes de los trabajos
8ibLo&xonomXa y .k Akchb.&Lica,
de sus comits, de las conferencias
y seminarios,
estudios y
Pueden obtenerse informaciones
comprincipios
directivos.
plementarias
sobre el PGI en la siguiente
direccin:

370

Los

Divisin
Unesco
7 place

programas

y sistemas

internacionales

del Programa General

de

informacin

de Informacin

de Fontenoy

75700 PARIS

Francia
2.

Spines

(Science
System)

and Technology

Policies

Infowation

Exchange

Spines, sistema de intercambio

de informacin
sobre las poll
es unprogramaquelaUnescZ
ticas cientfficas
y tecnolgicas,
est desarrollando
en forma experimental.
Su objetivo
consiste en solucionar
las deficiencias
actuales en materia de intercambio
de datos seleccionados
sobre la aplicacin
de la ciencia y la tecnologa
al desarr110. En el mbito conceptual del programa Unisist,la
Unesco.
se esfuerza por establecer,
a titulo
experimental,
un mecanismo sencillo
y eficaz para la recoleccin,
el anlisisyla
difusin
entre sus Estados Miembros de los documentos y datos que tienen implicaciones
directas
en las politicas,la
ad
ministraci6n,
la transferencia
y la evaluacin
de la cienci
Inspirado
en la estructura
general del sI2
y la tecnologia.
tema INIS desarrollado
por la AIEA, Spines pretende ser,
se
gn las modalidades que se han propuesto actualmente,
un sig
tema cooperativo,
descentralizado
y automatizado para el almacenamiento y bsqueda de datos bibliogrficos
acompaados
de trminos de indizacin
y de resmenes: en una etapa poste
rior,
est previsto
tratar
tambin datos basados en hechos.Spines tendra una unidad central
de procesamiento
y varias
unidades nacionales
o regionales
que sirvan de enlace con el
fin de permitir
la participacin
de los pases y organizacic
nes que quieran voluntariamente
ingresar
en el sistema
y el
suministro
de servicios
a los usuarios.
Entre 1971 y 1976 se realizaron
actividades
preparatoque definieron
rias: estudios de factibilidad
del sistema,
sus modalidades tcnicas,
legales,
financieras
y administrativas,
preparacin
y publicacin
de la lista
de las publicadel tesauro fuente (en
ciones seriadas de Spines; desarrollo
ingls)
de Spines que comprende 10.500 trminos,
de los cuales dos tercios
son descriptores
autorizados,
unidos por una
red de 74.000 relaciones
semnticas.
Para el perfodo que va de 1977 a 1982 un proyecto piloCL) adaptar de manera coordenada el tesauro
to debe permitir:
Spines al rabe, espaol, francs, portugus y ruso; bl realizar
experiencias
que permitan simultneamente
promover
el

Loe

programas

y sistemas

internacionales

de

informacibn

371

sistema, demostrar sus posibles

salidas y constatar
diversas
modalidades de funcionamiento
que respondan a las necesidades y recursos de los usuarios;
C) ayudar a los pafses interesados a establecer
su servicio
nacional
de informacin
destinado a la polltica
cientfica
y tecnolbgica.
El campo que cubre Spines comprende toda la informacin
que tiene
un inters
directo
para las polticas,
la admini2
la evaluacibn
y la transferencia
en el mbito de la
tracin,
ciencia y la tecnologia,
especialmente
los fundamentosdelas
politicas
cientficas
y tecnolgicas
(teorlas,
normas y mt2
dos), los recursos en ciencia y tecnologa
(humanos,
financieros,
institucionales,
servicios
de informacin
y equipos
para la investigacin
y el desarrollo),
contenido general
y
resultados
de orden social de los planes, programas y proytos que tengan que ver con lasactividades
cientlficas
y tcnicas conexas.
Los usuarios potenciales
del sistema son: U) los que tc
man las decisiones,
los encargados de la gestin y los administradores
que en los gobiernos se ocupan de la ciencia
y
o en los parlamentos,
las universidades,
los inE
tecnologIa,
titutos
de investigacin,
las empresas y las organizaciones
internacionales
que tienen que ver con la ciencia;
b) los IIJ
vestigadores
especializados
en estudios de polftica
cientca.
Las fuentes serian,
en materia documental,
los
libros,
los artkulos
de las publicaciones
seriadas,
los documentos
legislativos
y reglamentarios,
informes,
tesis,
medios legibles por mquina, documentos audiovisuales,
etc., y en materia de datos reales,
de datos numricos, nominales,
de estadlsticas,
indicadores,
etc.
La salida del sistema, preparada por la unidad
central
de procesamiento,
seria un boletln
bibliogrfico
con ndice
producido en computador, Stience PolXcy Index a.nd Abbtiactb
(SpLtia),
y cintas magnticas con los datos bibliogrficos,
los trminos de indizacin
y los resmenes. Con base en estas cintas,
los centros nacionales
y regionales
suministraran servicios
de bsqueda automatizada de topo tipo (DSI,IIJ
formacin corriente,
bsqueda retrospectiva).
Fundamentndose en los resultados
de los estudios y experiencias
en curso, deber en principio
tomarseunadecisin
sobre la instalacibn
operativa
de Spines, en 1982 1983.
Se pueden obtener informaciones
complementarias
sobre
Spines, escribiendo
a:
Divisin
de Polticas
Cientficas
y Tecnolbgicas
Unesco
7,place de Fontenoy
75700 PARIS
Francia

372

Los

programas

y sistemas

lnternecionelee

de

informeci6n

3. ISDS
(Internatonal

Serals

Data System)

El Sistema Internacional
de Datos sobre Publicaciones
Sera
das (ISDS) fue organizado dentro del programa Unsst
a coz
menzos de los aos setenta.
Los objetivos
de este sistema consisten
en crear y Marx
tener al dfa un registro
internacional
de publicaciones
seriadas que contenga toda la informacin
que exige su identi
fcacin;
en definir
y promover el uso de un cdigo normal1
zado (ISSN) que permita la identificacin
precisa decadapu
blcacn
seriada;
en facilitar
la bsqueda de la informa-cn centifca
y tcnica en las publicaciones
seriadas;
en
tener estos informes a la disposicin
de todos los pases,
organismos y usuarios;
en establecer
una red comunicativa
entre las bibliotecas,
los servicios
secundarios
de nforcn, los editores
de las publicaciones
seriadas y los org2
nsmos internacionales;
en promover la normalizacin
nternacional
de las descripciones
bibliogrficas,
los formatos
de comuncacdn y el intercambio
de la informacin
relativa
a las publicaciones
seriadas.
El ISDS tiene su sede en un centro internacional
de Pa
rPs y dispone de centros nacionales
y regionales,
designados por los gobiernos interesados,
que ya se han establecdo en 45 palses.
Lo administra
un consejo directivo
elegdo por la Asamblea General de los Representantes
de los Es
tados Miembros. El centro internacional
est asesorado
por
un comit tcnico consultivo.
Este centro tiene la responsabilidad
de crear y mantener al dfa la base internacional
de datos, de cuidar y conservar los instrumentos
comunes de trabajo,
tales como el
formato de comunicacin,
los caracteres,
las reglas de descrpcn
bibliogrfica,
de abreviacin,
de transliteracn,
el directorio,
de suministrar
servicios
etc., de publicar
de informacin
a partir
de ste, de actualizar
la lista
ISO
de los ttulos
de publicaciones
seriadas abreviadas,
de tomar parte en el establecimiento
de los centros nacionales
y
regionales,
de adjudicarles
series de ISSN, deregistrarlas
publicaciones
seriadas cuando no exista el centro
nacional
de colaborar
en la formacindel
o regional
correspondiente,
personal de los centros participantes.
Los centros nacionales
y regionales
estn encargadosde
adjudicar
un ISSN a cada publicacin
seriada que aparezcaen
su zona geogrfica,
de establecer
y comunicar al centro nternaconal
las noticias
y reseas correspondientes.
Estos
centros mantienen bajo su vigilancia
un archivo de las pu-

LOS programas

y sistemas

internacionales

de

informacfbn

373

blcacones
seriadas y pueden utilizar
tambin el directorio
internacional
para prestar el servicio
a sus usuarios.
Algunos de estos centros publican
listas
e Indces
confecconados a partir
de sus ficheros.
La base de datos senc
con
cerca de 25.000 reseas y en la actualidad
tiene 50.000.
Las reseas suministran
indicaciones
tales como la feel cdigo del centro responsable,
el ISSN,
cha de registro,
la fecha de la iniciacin
de la publicacin,
el pas corresel
el alfabeto
utilizado
en el tftulo
original,
pondiente,
ttulo
clave, otros tItulos,
el editor,
etc.
El centro internacional
elabora
un boletfn
bimensual
que da cuenta de todas las adiciones
y cambios que ocurren
El boletin,
lo mismo que el directorio
durante el periodo.
est disponible
en forma legible
por computador. Se proyecta
una publicacin
en mcroforma.
El centro internacional
publica asimismo cada seis meses un suplemento de la lista
ISO de los tltulos
de publcacones seriadas abreviadas.
Los editores
de publicaciones
seriadas que quieran
ser
adjudicatarios
de un ISSN deben dirigirse
al centro regional
po
o nacional de que dependan; s estos centros no existen,
drn dirigirseal
centro internacional.
Puede igualmente aprovecharse
la base de datos para pro
ducr listas
especiales
e fndces.
Se puede obtener informes complementarios
sobre el ISDS
escribiendo
a la siguiente
direccin:
Centro Internacional
para el ISDS
20 rue Bachaumont
75002 PARIS
Francia

4. ISBN
(Internatonal

Standard

Book Number)

El ISBN es el Nmero Internacional

Normalizado para Libros.
Aunque hace ms de un siglo que los editores
comenzaron a nu
merar sus libros,
la necesidad de dar a cada libro un nmero
de identificacin
sencillo,
aprovechable
por computadoryni
co, se volvb urgente en los aos sesenta, en un momento en
que las editoriales
ms importantes
haban comenzado a utl
de
zar el computador para la administracin
y distribucin
sus publicaciones.
El sistema de numeracin de los libros
se introdujo
pr
mero en el Reino Unido en 1967, luego en los Estados Undosde Amrica en 1968 y a continuacin
en los pafses de lengua
alemana y francesa de Europa Occidental,
hasta convertirseen
un sistema internacional.

376

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

El ISBN es un nmero de diez cifras,

compuesto por cuaEl primer conjunto ntro conjuntos
separados por guiones.
dca el grupo al cual pertenece el editor.
El segundo indica
El tercero sirve para identificar
cada libro
en
el editor.
El cuarto es un dlgto
de control
que permite
particular.
una verificacin
automtica de la validez
del ISBN. Los nson
meros que corresponden al grupo de editores
y al editor
cifras ms pequeas cuando la produccin
es ms grande,de mo
do que el mayor nmero posible de caracteres
se destina a 1;
se
identificacin
de los distintos
libros
(con seis cifras
puede determinar
un milln de ISBN, es decir,
identificar
un
milln de tltulos).
El sistema est coordinado por una agencia nternaconal situada en Berlfn,
que tiene como funcin promover y orientar
el sistema con la ayuda de un comit consultivo
internacional,
preparar manuales e instrucciones,
dar
aonse
supervisar
la aplicacin
del sistema, reconocer las
a=
j-9
su nmero de identificacin
y
gencias de grupo, concederles
mantener el registro
de este nmero.
Las agencias de grupo son creadas por los editores,
sus
asociaciones
y los centros bibliogrficos
que tienen un resPor ejempaldo nacional,
regional
o una base lngfstca.
agenciad britnicas,
americanas, agencias
para
plo, existen
los editores
de libros
en alemn, de la Repblica Federal de
de
Alemania, Austria
y Suiza alemana, de libros
en francs
de Blgica y de la Suiza francesa,
y un grupo para
Francia,
las organizaciones
internacionales.
Cada agencia tiene como
tarea administrar
el grupo, dar consejos tcnicos a sus mem
bros, vigilar
la aplicacin
de las normas, recibir
la
nscrpcn
de los editores
que pueden pertenecer
al grupo, segn los criterios
que dicho grupo se ha fijado y que
deben
ser aprobados por las agencias internacionales;
tambin debe
dar un nmero a los editores
y llevar
el registro
correspondiente.
Los editores
aplican el sistema asignando .los
nmeros
de cada libro
y del control
de cada titulo,
mantenendoelre
gstro de estos nmeros, colocndolo
en cada libro y hacnz
dolo figurar
en sus catlogos,
en los plegables
de publcdad, en los formatos de pedido, etc.
Se pueden obtener informes complementarios
, sobre
el
ISBN escribiendo
a:
Agencia Internacional
del ISBN
Staatsbblothek
Peussischer Kulturbestz
Potsdamer Strasse 33
D-1000 BERLIN 30
Repblica Federal de Alemania

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

375

informacin

5. IINIS
(Internatonal

Nuclear

Informaton

System)

El Sistema Internacional
de Informacin
Nuclear,
INIS, ha sido organizado por la Agencia Internacional
de Energfa Atmica,
cuyos estatutos
le asignan, entre otras misiones,
la de defen
der el intercambio
de informacin
centifica
y tcnica
sobre
la utilizacin
pacZfca de la energfa nuclear.
Los trabajos
preparatorios
tuvieron
lugar entre 1966
y
1968. El sistema tiene la finalidad
degarantizareltratamito documental de la literatura
mundial relativa
a todos
los
aspectos de la utilizacin
pacffca
de la energfa atbmca: ff
sca, qufmca, materiales,
ciencias
de la tierra,
biologa,
a
grcultura,
medicina,
salud, seguridad,
medio ambiente, aplcaciones industriales
de los radio-stopos,
ciencias
de
la
ingenieria
y tecnologIa
de los reactores,
aspectos econmdcos
y legales,
etc., y de volverla
accesible
a los organismos yes
pecalstas
que en los paises miembros de la agencia trabajan
en estos temas.
Utilizando
una metodologa
comn, 49 centros nacionales
y 13 organismos internacionales
tratan la literatura
que aparece en su zona geogrfica.
Esta literatura
se consgnaen17
documentos de los soportes,
las reglas de descripcin
y
los
descriptores.
Se estima actualmente que el sistema cubre el 95% de la
literatura
mundial sobre el tema, de la cual el 30% aproxmadamente corresponde a documentos no convencionales
(que no se
publican
y que por lo tanto no estn disponibles
en el comercio) . Cada centro da su juicio
sobre la pertinencia
de los
documentos de acuerdo con criterios
comunes. El tratamiento
de los documentos comprende una descripcin
bibliogrfica
que
se ajusta a un manual de catalogaciones
y a ciertas
listas
de
autoridades,
varas categorias
de temas comunes, una ndzacn con un tesauro comn, disponible
en cuatro lenguas y un
resumen libre en ingls,
y a veces, en otra lengua.
Estos da
tos se recogen en formatos normalizados
y regstrados,ya
sea
sobre un formato precodfcado
o en un formato
OCR (legible
por mquina de lectura
ptica)
o en cinta perforada
o magnca.
La produccin
se envfa al centro internacional
de tratamiento de la AIEA, en Viena, donde se verifica
s los regstros estn de acuerdo con las normas establecidas
y se renen
los materiales
recibidos
en la base de datos nicos quesedpacha luego en cinta magntica o en boletn
impreso (IN22 ti &dm)
que se publican
dos veces por mes.

376

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informci6n

bbloEl boletfn
comprende, adems de las referencias
grficas
acompaadas de resmenes, Indces de autores,
(coa1
tores),
tema, conferencias,
nmero del informe, patenteonor
indces acumulativos
dos veces por ao.
ma. Se publican
La base de datos tiene actualmente ms de 300.000 referencias y se aumenta en 60.000 cada ao.
envian al centro nAdems, los centros participantes
ternaconal
un ejemplar de todos los documentos no convenco
a mcrofchas
para mannales; estos documentos se trasladan
tenerlos
a la disposicin
de los usuarios en un centro de n
tercambo.
Los sistemas de aprovechamiento
permiten a los centros
participantes
garantizar
servicios
de bsqueda retrospectiva,
DSI y bsqueda en linea a partir
de la base informativa
INS.
El idioma de trabajo del sistema es el ingls.
Cada pais participante
designa un agente de enlace
que
con sus similares
y con los responsables
del cenparticipa,
El costro internacional,
en la administracin
del sistema.
to de las operaciones
del centro internacional
est a cargo
de la AIEA y el de las unidades descentralizadas
por los paz
ses y organismos participantes.
El centro internacional
garantiza
el mantenimiento
y el
desarrollo
del sistema de acuerdo con los centros participa1
Garantiza
tambin la formacin de su personal en el em
tes.
pleo del sistema y presta asistencia
tcnica para establecef
lo.
Se pueden obtener informes complementarios
sobreel INIS
escribiendo
a:
INIS Secton
Agencia Internacional
de la Energla Atmica
BP 590
A - 1011 VIENA
Austria
6. Agris,

CARIS,

Aglinet

(Agrculture
Informaton
System, Current
Research Informaton
System, Agricultura1
Network)

Agricultura1
Lbrary

La Organizacin
de las Naciones Unidas para la Agricultura
y
la Alimentacin
(FAO) se esfuerza constantemente
por mejorar
la transferencia
de la informacin
centlfca
y tecnolgica
en los dominios que son de su competencia y responsabilidad
desarrollo
rural,
(agricultura,
bosques, pesca, nutricin,
Se adelanta esta mejora graetc.) en los pases miembros.

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

377

cas al desarrollo,
a la promocin y a la realzacin
de un
conjunto integrado
de programasdetransferenca
de nformacn, que comprende el establecimiento
de una red mundial de
sistemas de informacin
agrcola
y la ejecucin
de proyectos
sobre el terreno tendentes
a reforzar
las capacidades naconales en materia de informacin
y documentacin.
La divisin
de biblioteca
y sistemas de documentacbn
participa
en los si.2
(en la sede de la FAO, en Roma, Italia)
temas y proyectos de nformacbn
siguientes
que se consderan como aplicaciones
sectoriales
del programa Unsst:
El Sistema Internacional
de Informacin
para las Ciencias
y
las Tecnologias
Agrlcolas
(Agrs),
que es un sistema cc
operativo
mundial de informacin
sobre la literatura
a
grfcola
corriente.
El Sistema de Informacin
sobre la Investgacbn
Agronmica
corriente
(CARIS), que es un sistema de informacin
que
coopera con la investigacin
agronmica que se adelante
en los palses en vas de desarrollo.
La Red de Bibliotecas
Agrfcolas
(Aglnet),
sistema de cooperacin para el intercambio
de servicios
e informacin
entre las principales
bibliotecas
agrcolas.
Los Proyectos de Cooperacin Tcnica sobre el terreno parael
establecimiento
y/o refuerzo de los centros
agricolas
de documentacin nacionales
o regionales.
Agris

La literatura
agrcola
crece a un ritmo que se estmaen
250.000 documentos nuevos por ao. Ms de 500 centros de nformacin especializados
producen un nmero de resmenes que
pro
llega al 1.5 milln por ao; estos resmenes se publican
El Programalagunas.
fusamente, aunque existen evidentes
Agrs se propone mejorar el flujo de informacin
que comprometa a todos los paIses y a sus centros de documentacin escon el fin de lograr una cobertura de la ltepecializados,
ratura agrcola
producida recientemente,
de evitar
tanto las
lagunas como las repeticiones
intiles
y de aumentar la variedad y la eficacia
de los servicios.
El sistema de informacin
Agrs rene la informacin
b
ms
blogrfca,
ndzada por temas, recibida
(en 1977) de
de 80 centros nacionales
y regionales.
Est en actividad
deE
de enero de 1975, ha producido ms de 100.000 referenciaspor
ao (en 1977) y se cree que alcanzar las 200.000 anuales en
los prximos aos.

370

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

inforaacibn

Las referencias
no cubren nicamente el material
monogrfico
(libros
y artculos)
sino que abarcan tambin lo que
se ha convenido en llamar "literatura
no convencional"
(nformes de reuniones y de proyectos,
tesis,
inventarios,
estu
dios, etc.),
que tiene especial
inters
para el desarrollo
-a
grIcola.
Las referencias,
lo mismo que los ndices de autores
y
de temas, se publican mensualmente en AghUzdex (un nmero 1A
mitado de ejemplares se pone gratuitamente
a la disposicin
de cada Estado Miembro de la FAO; hay tambin un servicio
de
AgLndex aparece tambin en cinta magntica
suscripciones).
que pueden obtener gratuitamente
los paises particpantes.Vs
ros de estos paises ofrecen actualmente
a sus usuarios servicios
de diseminacin
selectiva
de informacin
basadosendi
Desde 1978 se dispone de Indices acumulativos
a=
cha cinta.
nuales de Agtindu.
Los documentos citados en Agnindex pueden adquirirse
en
los crculos
comerciales,
las bibliotecas
naconales,los
cen
tros de entrada (nput)
participantes
o en elsistema AglneE
El centro de coordinacin
Agrs, que opera en la
sede
de la FAO, garantiza
el desarrollo
de la metodologa,
la for
macin del personal en los pafses participantes
y el tratamiento central
de los datos.
De la publicacin
de Aghhdex,
se encarga Apmondia, en Bucarest,
Rumania.
El programa Agrs comprende asimismo las actividades
que
tienden a la creacin de redes especializadas
de informacin,
mediante el estudio y promocin de acuerdos
de cooperacin
entre los centros especializados
de informacin,
con el propsito de mejorar los servicios
que se ofrecen alosusuaros
(resmenes, slntess,
DSI, etc.),
en campos especfficos,
tales como reforestacin,
agricultura
tropical,
etc.Entre
los
objetivos
de esta accin, se puede citar un acercamiento
coordinado entre la preparacin
de los resmenes,la produccin
de estos en un nmero mayor de lenguas y una coberturams am
pla de la literatura
no convencional.

CARIS
La investigacin
agronmica en los paises desarrollados
est bien documentada en los directorios
nacionales.
Esto no
ocurre en general en los pafses en desarrollo
aunque esta n
vestgacn
es manejada por unas 2.500 instituciones
que ernplean alrededor
de 15.000 especialistas
que trabajan en 5.000
programas y 30.000 proyectos aproximadamente.

Los

programes

y sistemas

internaciqnales

de

Informacin

379

El programa CARIS tiene la finalidad

de mejorar la rec2
leccin y difusin
de informacin
relativa
ala investigacin
agrcola
que se adelanta en los pases en desarrollo
mediante una accin de cooperacin que agrupa a estos paises y la
creacin de un banco mundial de informacin
y de una red de
servicios
que beneficie
a los usuarios.
En 1972 se realiz
un proyecto piloto
que cubre 14 paiEste proyecto piloto
produjo
ses de Africa Occidental.
(en
ingls y francs) varios directorios
que contienen la informacin relativa
a 237 instituciones
y 1.555 proyectos.
En 1975 se inici
un proyecto mundial con el fin de cubrir todos los paises en desarrollo.
A fines de 1976,92 paL
ses hablan expresado su intencin
de participar.
En julio
de
1977, 60 paises y 8 institutos
internacionales
de investigacin hablan entregado datos que cubrlan 2.027 instituciones,
9.913 especialistas,
3.570 programas que contenan 2O.OOOpro
yectos de investigacin.
Este conjunto de datos fue creado en la sede de la FAO
con el objeto de constituir
la base de datos inicial.
A prin
cipios de 1978, se publicaron
directorios
de las institucioy
nes, de los investigadores
y de los programas,
con ndices
temticos.
Los datos se pueden obtener tambin en cinta magntica con los programas informticos
para su actualizacin
Varios pafses ya han publicado
directorios
nacioy empleo.
nales con los datos recogidos por ellos para el CARIS.
Desde 1978, se ha iniciado
la descentralizacin
del trs
tamiento de los datos y actualizacin
de la base de datos en
los centros CARIS nacionales
y regionales,
por ejemplo
para
Amrica Latina,
Africa,
los paises Arabes, Asia suroriental.
El centro de coordinacin
CARIS que funciona en la sededela
FAO garantiza
el desarrollo
metodolgico
y suministra
asi2
tencia tcnica a los centros nacionales
y regionales,
incluyendo la formacin de personal.
Mantiene igualmente una base de datos central
y difunde los datos recolectados
en pafses y regiones.
Aglinet

El papel principal
de Aglinet
consiste en promover el a
provechamiento
mutuo y nacional de los recursos delasbibli
del desarrollo
agrcola
muntecas agrcolas,
en beneficio
dial,
gracias a una colaboracin
sistemtica
entrelasbiblig
tecas agricolas
para el suministro
de servicios
de prstamo
eficaces entre bibliotecas
(incluyendo
las fotocopias)
y el
intercambio
de informacin
bibliogrfica
y de datos relativos a las colecciones
de las bibliotecas
participantes.

..I-_.---

_____,-.__

--_

380

~08

programas

y sistemae

internacionales

de

informacin

La convencin de base de Aglinet

fue firmada en 1974.La
red se compone de una cadena de bibliotecas
agrfcolas
importantes en cada regin o pafs del mundo, sostenida por el cen
tro internacional,
la David Lubin Memorial Library,
en la se
de de la FAO. En 1977, 17 bibliotecas
se haban incorporad<
al sistema.

Paralelamente
a la ayuda que los programas Agrisy CARIS
dan a los pafses en metodologa y formacin de personal,
la
FAO suministra
a los pafses o grupos de pafses en desarrollo,
asistencia
tcnica en documentacin e informacin
agrcolas
mediante proyectos sobre el terreno que se proponen la creacin o el refuerzo
de centros nacionales
o regionales
de documentacin agricola.
Esta asistencia
consiste en misionesde
consulta o proyectos a grande o pequea escala, que tienepor
objeto el suministro
de la metodologia,
de servicios
de expertos,
de equipos y de becas.
Estn financiados
por el Pr-2
grama de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD), por
agencias de cooperacin bilateral
y por otras instituciones.
Uno de los objetos de estos proyectos es ayudar
a los
paises a localizar,
reunir,
tratar
y poner a disposicin
de
los usuarios los documentos sobre agricultura
que se han prz
ducido en o sobre cada pas, en los ltimos decenios.
Estos
documentos son indispensables
para el desarrollo
del pafs,pe
ro casi siempre estn dispersos en el mismo pafs o en el extranjero.
Otro objetivo
de estos proyectos consiste en esta
blecer en cada pais los contactos que permitan su participa=
cin en los sistemas internacionales
de informacn,
tales
como Agris y CARIS, y mediante la mediacin de stos, que se
renan las condiciones
para ofrecer servicios
apropiados
de
documentacin a todos los usuarios nacionales.
Pueden obtenerse informes complementarios
sobre Agris, CARIS, Aglinet
y
de
los proyectos sobre el terreno,
lo mismo que las listas
participantes,
las condiciones
de participacin,losservicios
que se ofrecen,
los documentos disponibles,
etc., escribiendo a:
FAO
Divisibn
de Biblioteca
y de sistemas de documentacin
Va delle Terme di Caracalla
00100 ROMA
Italia

381
7. IRS
(International

Referral

System)

El Sistema Internacional
de Consulta en materia de Fuentesde
Informacin
sobre el Medio Ambiente, ahora denominado Infote
rra, fue concebido con el fin de suministrar
a las personas
que necesitan
informacin
sobre el medio ambiente una lista
de nombres y direcciones
de las fuentes deinformacintiles
con los pormenores sobre sus posibilidades.
inW~natiod
La base de datos del IRS es el Rptioifce
da bouhct~ din,(omatian
hti Lenvihonnemment, que se publica y actualiza
cada ao con suplementos e fndices trimestrales.
Las operaciones
del IRS se'descentralizan
por medio de
una red global que tiene un punto de convergencia
0 contacto nacional
en cada pafs participante.
Este punto de convergencia
permite reunir los
informes
en el pafs donde se establece
el sistema,
sobre las fuentes,
los que luego se envfan al PNUMAen Nairobi para incorporarlos al repertorio
internacional.
Para responder a las pregug
tas provenientes
del pafs en que se ha establecido
el contac
to, el IRS suministra
un servicio
completo de informacin
uy
tilizando
el repertorio
impreso, en microfichas
o en forma
legible
por computador.
la
La funcin del PNUMAen la red es la de garantizar
coordinacin
general,
la publicacin
del repertorio,
las posibilidades
de formacin,
el suministro
de material
publiciel sistema
y
tario,
etc.; al mismo tiempo, debe desarrollar
de informaservir de punto de convergencia
a los sistemas
cin de las Naciones Unidas que tienen que ver con el medio
ambiente.
El campo de accin del IRS est delimitado
de modo fleinformacin
que puede tener
xible,
como "cualquier
inters
para resolver
los problemas del medio ambiente".
Por tanto,
no se establece ninguna distincin
entre paises desarrollados y en desarrollo.
Tanto los unos como los otros
poseen
informacin
que debe hacerse ms accesible
dentro
de
cada
pas y en el exterior;
'ambos tipos de palses tienen problemas en cuya solucin puede jugar muy buen papel el mejor conocimiento
global de las fuentes de informacin
que garantizan el IRS.
El repertorio
del IRS fue publicado
por primera vez en
enero de 1977. El suplemento de julio
del mismo ao elevel
nmero de fuentes a ms de 4.000 en 33 pafses, de los cuales
13 pases en vas de desarrollo.
Los gobiernos de otros
40
pafses han establecido
contactos con el IRS y estn poniendo

382

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

en marcha los mecanismos administrativos

para funcionar
norSe pueden obtener detalles
sumalmente dentro del sistema.
plementarios
sobre el IRS en los paises que pertenecenalsis
tema o escribiendo
a:
PNUMA/IRS
POB 30552
NAIROBI
Kenia
8. Devsis
(Development

sciences

information

system)

En 1974, el Centhe de Rechehchti buh Le d6vc2oppmmeti

inttition.&
(Centro Internacional
de Investigaciones
paraelDesarrollo)
del Canad lanz un programa con miras al establecimiento de un sistema internacional
de informacin
sobrelas
ciencias
del desarrollo
(Devsis).
La Organizacin
de Cooperacin y Desarrollo
Econmico,
la Unesco, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo,
la Oficina
Internacional
del Trabajo y el Departamen
to de Asuntos Sociales y Econmicos de las Naciones Unidas;
asociaron a la iniciativa
y formaron con el CRDI un comitdi
rectivo
del proyecto,
al cual se sumaron ocho personalidade<
en representacin
de las distintas
regiones del
mundo. En
1975, se constituy
un grupo de estudio compuesto por quince
en planeacin
de sistemas de informa
miembros, especialistas
cin y especialistas
representantes
de los usuarios potenci les, con el fin de disear el sistema.
Devsis se ha concebido sobre el modelo de sistemas
internacionales
tales como el INIS y el Agris, es decir,
como
una red de centros nacionales
y regionales
que garanticen
la
llegada de la informacin,
segn una metodologa normalizada,
y el servicio
a los usuarios,
y como un centro internacional
que asegure la creacin de una base de datos comn, el mante
nimiento del sistema y la formacin del personal de los centros participantes.
Se considera adems como una aplicacin
sectorial
del programa Unisist,
con el cual mantiene estrechas relaciones.
Deber cubrir la literatura
convencional
y sobretodola
relativa
al desarrollo
econmico ysocialen
no convencional,
su conjunto.
Tendr dos bases de datos: una bibliogrfica
que utilice el formato y el software del ISIS, en el cual los documen
tos se indizarn
profundamente por temas, y una de orienta-cin que contenga la descripcin
de las fuentes de informacin y de los datos sobre el desarrollo
econmico y social.

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

383

Informacin

El sistema prestar
servicios
a los especialistasdelde
sarrollo
en las administraciones
nacionales
e internaciona-les, en las instituciones
investigativas
y docentes y en los
organismos econmicos.
El archivo bibliogrfico
se publicar
dos veces por mes
como boletn
(Uevindex),
o en cinta magntica;
elarchivode
las fuentes (lkvpho~~e)
aparecer trimestralmente.
Se faci
litar
el acceso a los documentos primarios
mediante un procedimiento
centralizado
de microfichas,
para los documentos
no convencionales
y una red de depsitos
regionales.
El sistema ser administrado
por un comit directivo
intergubernamental en el que tomarn parte los representantes
de los Es
este comit estar asesorado
por
un
tados que participen;
compuesto de representantes
de
los
comit tcnico central,
centros que adhieren al sistema y por un comit administratL
VO y financiero.
El grupo de estudio proyecta ubicar el centro internacional del Devsis en un organismo similar
ya existente.Mientras se da solucin
a los problemas institucionales
y financieros que conlleva
la puesta en marcha de tal sistema,se
a.
delantan proyectos pilotos
locales sobre el control
y el az
provechamiento
de los datos bibliogrficos.
Se pueden obtener informes complementarios
sobre
el
Devsis escribiendo
al:
Centre de Recherches sur le Dveloppement International
IDRC
Divisin
de Ciencias de la Informacin
BP 8500
OTTAWAKig3HC
Canad
9. Medlards

y Medline

(Medical Literature
Medlars on-line)

Automatic

Retrieval

Systems,

La National
Library
of Medicine (NLM) de los Estados Unidos
de Amrica comenz en 1889 la publicacin
de un boletn
.biel index mea!icud que cubre laliteraturamundial
bliogr&fico,
En 1964, se puso en marcha
un
en el campo de la medicina.
sistema automatizado
con miras al aprovechamiento
y producEl sistema responde a la sigla Medlars
cin de tal boletfn.
(Sistema de anlisis
y de investigacin
de la literatura
mdica).
Ms de 2.200 publicaciones
seriadas,
publicadas
en 60
pases son analizadas
e indizadas
con la ayuda de un vocabu-

304

Los

programea

y sistemas

internacionales

de

informacin

lario
controlado,
MeSH (Medical Subject Heading - de encabezamientos de materia mdica).
Un promedio de 13palabras cla
ves se colocan en cada articulo.
El banco de datos
correspondiente
tiene en la actualidad
ms de 2 millones
de referencias.
El sistema permite la produccin
del Index medicun
en
forma impresa o legible
por computador; permite tambin
las
bsquedas retrospectivas
y la DSI.
Un sistema Medline de bsqueda en linea se ha puesto en
servicio
a fines de 1971 y puede utilizarse
a travs de
la
red Tymnet.
La cooperacin
internacional
en este sistema tiene
varias formas.
Programas de intercambio
con cerca de 900 instituciones
en 85 paises permiten a la NLM la adquisicin
de
las publicaciones.
Con el concurso de la Agencia Americana de Cooperacin
de la NLM, tales como prsta
Tcnica - USAID - los servicios
mos entre bibliotecas
y de fndices,
estn a la disposicin~
de ciertos
paises en desarrollo,
principalmente
en Amrica
Latina aunque tambin en Asia y en Africa.
Un programa espo
cial permite utilizar
los fondos del gobierno norteamericano
en diferentes
pafses.en desarrollo,
que provienen de los pro
gramas de ayuda alimentaria,
con el fin de realizar
traduc-clones, trabajos
bibliogrficos
y sntesis
que favorezcan la
comunicacin de la informacin.
Se han definido
acuerdos bilaterales
con distintos
pafses : el Reino Unido de Gran Bretaa e Irlanda del Norte y Sue
ca, la Repblica Federal de Alemania, Francia,
Canad, Aus.1
tralla
y Japn, con el objeto de participar
en el sistema
Medlars.
Segn estos acuerdos, la NLM suministra
las cintas
magnticas,
el software y la formacin del personal,
de mo&
do que los centros participantes
puedan aprovechar el sistema al cual contribuyen
garantizando
la cobertura y la entrada de su literatura
nacional.
El vocabulario
de indizacin
MeSH ha sido traducido
al alemn, al francs y al japons;va
ros centros de la red participan
en el desarrollo
del vocaz
bulario.
Adems, se ha organizado un servicio
internacional
de
Medline en los pafses escandinavos,
Canad, Francia y el Reno Unido.
La NLM ha participado,
con otras organizaciones,
en el
establecimiento
de un centro regional
Medlars
para Amrica
Latina,
en la Biblioteca
Regional de Medicina,
Bireme,en So
Paulo, Brasil,
con los auspicios
de la Organizacin
Panameri
cana de la Salud.
Se han organizado consultas
con los cen-tros asociados a Medlars con el fin de elaborar las polfticas y los programas de desarrollo
internacional
del sistema.

LOS programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

385

Por ltimo,
la NLM est dispuesta
a ofrecer
numerosas
consultas para el deaarrollo
de los sistemas de informacin
biomdica en numerosos paises.
Se pueden obtener informes suplementarios
sobre Medlars
y Medline escribiendo
a:
Programas Internacionales
Director
Adjunto
National Library
of Medicine
BETHESDAMD 20014
Estados Unidos de Amrica
10.

CAS

(Chemical

Abstracts

Services)

Desde 1907, Chemical Abstracts

Services (CAS), divisindela
resumi y elabor el fndicedelos
Ameritan Chemical Society,
documentos primarios
con el fin de publicar
los ChemmicatAba
titi,
CA. Los CA son boletines
semanales impresos,que
con=
tienen por una parte
los resmenes de los documentos
y de
los fndices,
preparados en forma rpida,
y por otra
parte,
los fndices detallados
que aparecen en volmenes semestrales.
Cada cinco aos (cada diez antes de 1957), se agrupan y pu
blican de nuevo los diez volmenes de fndices en forma de
ChemmicalAbMr.aotn garantiza
una cobertudice acumulativo.
ra completa de la produccin mundial de documentos cientfficos y tcnicos que se ocupan de la qumica o que se relacioms
Los servicios
correspondientes
analizan
nan con ella.
de 14.000 publicaciones
seriadas de 150 paises y las pateninformes
tes de invencin
de 26, lo mismo que las sntesis,
actas de conferencias,
simposios,
tesis
y libros
tcnicos,
que se ocupan de los mismos temas.
Cada nmero semanal de Chckcat Abatia&
registra
para
bibliogrfica
que suministrauna
cada resumen, una referencia
descripcin
completa del documento original.
A esta entrada
Toda entrega semanal contiene 2
sigue el texto del resumen.
simismo un conjunto de fndices que se derivan del contenido
de los resmenes y que slo se refieren
a esta entrega.
Este
conjunto comprende un fndice por palabra clave, que dalalis
ta de los trminos o frases significativos
de los resmenessiguiendo
un orden alfabtico
nico que re
o de los tltulos,
La termino
mite al nmero de la referencia
correspondiente.
logia que se emplea en el resumen y en los fndices semanales
Cada nmero con
es 'unreflejo
dela queutilizan
los autores.
tiene adems un fndice de autores , un fndice de los nmerosde patentes presentadas por paises y una concordanciadelas

386

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

mismas que aade al resumen de la patente original

el nmero
de sta y las patentes equivalentes
aparecidas posteriormente.
Los fndices acumulativos
de Chun&& Abm%actJ
se publican
separadamente despus de cada semestre. El fndice acumulativo
de los nmeros de patentes y el fndice acumulativo de concordancia
de las patentes son, en lo esencial,
una
compilacin
de los fndices semanales, mientras que los dems
fndices acumulativos
se producen en su mayor partedespusde
un nuevo examen de los documentos originales.
En la preparacin de los fndices acumulativos
el personal extrae y formula el contenido de los documentos por medio de una nomenclatura y una terminologa
normalizadas
rigurosamente
con el ob
jeto de lograr una reagrupacin
de las entradas
que tengan
vnculos
comunes. De este modo, los fndices destacan la terminologia
de la qufmica y las entradas de los fndices acumulativos
pueden referirse
a las sustancias
qumicas y a
los
temas generales que no se mencionan en los resmenes, Los fn
dices acumulativos
comprenden fndices detallados,
exhausti-vos, organizados
por sustancia
qumica y por temas generales,
que en su condicin
de fndices principales
nos remiten a los
resmenes del ChenG-d Abdxati,
que a su turno identifican
las publicaciones
primarias
correspondientes.
Los indices a
p07
cumulativos
comprenden igualmente
indices por autores,
frmulas moleculares
y por cadenas moleculares,
que ofrecen
vas de acceso suplementarias
a la informacin
conter'da
en
ellos,
lo que simplifica
la consulta de los ifndices
zstructurados rigurosamente
como ocurre con los indices de las sus
tancias qumicas y los fndices por materia del Chticrd
Abb-

Xhacth .
LOS
resmenes del Chtic&
Abd%ati
se clasifican
en
80 grupos de temas o secciones;
cada seccin cubre un campo
especff.ico
de la qumica o de carcter
quimico.
Entre
las
secciones representativas
pueden citarse,
los productos qufmicos agrcolas,
la nutricin
animal, la fabricacin
y utili
zacin de materias plsticas,
los textiles,
los combustibles
fsiles,
los productos derivados y asociados.
Asimismo los
resmenes e fndices semanales estn disponibles
en cinco gru
pos de temas o secciones separados, que se publicancadaqui~
ce das. Estos grupos son: secciones del Chkcd
Ab&ttdtiT
de bioqufmica,
de qumica orgnica,
de qumica macrc.molecular, de qumica aplicada y de materias relacionadas
con la
qumica, de qumica fsica
y analtica.
Adems de los Chenkcd? Abdtati
disponibles
tambin en
microforma,
CAS produce regularmente
varios otros instrumentos de informacin
qumica que aparecen en forma impresa y/o
legible
por mquina.

Los

programan

y sistemas

internacionales

de

informacin

367

Los archivos
legibles
por mquina de los seis campos SL
guientes
cubren aproximadamente la mitad de losresmenesque
se publican
normalmente en los Chemcd AbaXxati:
actividades qumicas y biolgicas
(CBAC); ecologla y medio ambiente;
energla;
qufmica de la nutricin
y de la agricultura;
materiales;
ciencia y tecnolog%a de los pollmeros
(POST). En octubre de 1976, CAS inici
los Chemiccd AbMxac& S&kti,una
serie de publicaciones
que aparecen cada quince dfas y que
suministran
un servicio
de informacin
corriente
enunosvein
te campos de la qumica.
a comienzos de los aos sesenta, un trabajo
CAS inici,
investigativo
y de desarrollo
sobre las tcnicas
informticas de tratamiento
de la informacin,
con el propsitodeper
feccionar
un algoritmo
informatizado
para producir
un lengui
nico y sin ambigedades, que permita descrije automtico,
bir la estructura
bidimensional
y las caractersticas
esteEste algoritmo
se
reoqufmicas de las sustancias
qulmicas.
informatizado
CAS Chm.i.ccd
convirti
en la base del sistema
Rcqibtiy Syb;tm. En este sistema se da un nmero de inventa.
rio (CAS registry
number), permanente y verificable
por rnz
quina, que se atribuye
a toda sustancia
qulmica especifica.Todas las sustancias
indizadas
desde febrero de 1965 en los
ChemicaL Abbaka& han recibido
un nmero del registro
CAS.
Este nmero identifica
las sustancias
destinadas
al sistema
de tratamiento
de los Indices de Chmi&
AbAtid
y permite controlar
la publicacin
sistemtica
de los nombresenlos
de los mismos Chdcd
Abbti&.
indices acumulativos
nmeros de inventario
de CAS aparecen actualmente
en numerosas compilaciones
y publicaciones
primarias
y se utilizan
en
los ficheros
de informacin
quimica de varios servicios
gubernamentales
de los Estados Unidos de Amrica.
A comienzos de 1977, CAS CheC.& R@?ibkhy SybtW conte
nfa ms de 3,7 millones
de sustancias
especfficas
y 6 millones de nombres y de frmulas moleculares
asociadas.
Alrededor de 1.500 especialistas,
entre los cuales
varios grupos de diferentes
paises, participan
en la elaboracin de los resmenes. CAS mantiene acuerdos con el United
Kingdom Chemical Information
Service que prepara
cerca de
19.000 resmenes por ao, con las entradas de ndice corresCAS ha firmado igualmente acuerdos con distintos
pondientes.
de sus productos
organismos extranjeros
para la utilizacin
y organizado
grupos de usuarios en diferentes
regiones
del
mundo, lo mismo que programas de formacin destinados
a los
usuarios de sus servicios.

---

388

1.0s

,,rogramas

y sistemas

internacionales

de

informacin

De 1967 a 1971, se resumieron e ndzaron

1.400.000 doa
cumentos en los servicios
de Che.mi.caXAbbXhactn y del972
1976 alrededor
de 2 millones.
Se pueden obtener informes complementarios
sobrelos ser
vicios
CAS escribiendo
a:
Chemcal Abstracts
Servces
P.O. Box 3012
COLOMBUSOH 43210
Estados Unidos de Amrica
ll.

CAN/SDI

(Canadan

Selectve

Dissemnaton

of Informaton)

CAN/SDI, creado por el Instituto

Canadiense de la Informacin Cientfica
y Tcnica (CISTI),
es un servicio
de informa
cn corriente
que mantiene informados a los suscriptoreside
rea travs de las publicaciones
modo continuo y regular,
Este servicio
se
cientes en los campos que les interesan.
inici
en 1969 y en la actualidad,
por suscripcin
a un pQ.hofrece la informacin
ms reciente,
@.de
informacin,
que
suministran
17 servicios
secundarios,
en ciencia,
tecnclogia,
ciencias
sociales
y-humanas.
El perfil
consiste en palabras claves o en nombres que
indican al computador la informacin
exacta que requiere
el
suscriptor.
Cada semana, cada quincena o cada mes, segn la
periodicidad
de los servicios
secundarios,
se localiza
la l
ei
tima informacin
aparecida en estos servicios,
mediante
perfil
del suscriptor,
despus de lo cual se le envlanlasre ferencas
que se han encontrado.
El suscriptor
puede redactar
su propio perfil
siguiendo
las instrucciones
metodolgcas
que aparecen en la quinta edicin del Manud de covdhution
da pho&ih de CAN/SDI (diE
ponble en francs y en ingls y cuyo costo por ejemplar
es
tambin puede remitirlos
sguen:
de 20 dlares canadienses);
tes informes al CAN/SDI, donde,un especialista
se encargarde definir
su perfil:
1" Una descripcin
precisa de las necesidades
informativas
del suscriptor.
2" Los servicios
secundarios
que hay que utilizar
paralabs queda.
3" Una lista
de las principales
palabras claves y de Jas frz
ses utilizadas
en los ttulos
que se relacionan
con el tema.
4' Dez o ms referencias
recientes
sobre el tema.
5' El nombre, la direccin
y el nmero de telfono
del suscriptor.

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

389

6' Un contrato
firmado.
(El costo de un perfil
dependedelos
servicios
secundarios
que se utilicen
y del nmero de palabras claves).
CAN/SDI atiende actualmente
ms de 2.100 perfiles.
Los usuarios activos del sistema trabajan
en la ndustra (9%). las universidades
(28,4%),
la administracin
(59,5%); los hospitales
y los dems sectores de actividades
representan
el 3,1%. CAN/SDI est autorizado
para comercalzar
fuera del Canad varios servicios
secundarios,
lo que
se explica por el hecho de que un 1,2% de los usuarios viven
en los Estados Unidos de Amrica o en Europa.
Una de las caracteristcas
especlfcas
de CAN/SDI consiste en que antes de ofrecer un servicio
secundaroalossus
crptores
de CISTI, procura establecer
o por lo menos garanz
tzar que existe un servicio
operacional,
capaz de sumnstrar cuando se soliciten,
ejemplares de los documentos prima
ros que menciona el sistema.
Cuando se requiere,
este servicio utiliza
las colecciones
del CISTI, las colecciones
de
las dems bibliotecas
gubernamentales
asociadas a CAN/SDI o
el servicio
nacional de prstamos entre bibliotecas.
Durante el periodo de 1975 a 1977, la Unesco contribuy
al lanzamiento
de una serie de proyectos pilotos
de DSI destinados a los Estados Miembros.
Con arreglo a este programa,
se han establecido
servicios
nacionales
de DSI en Argentina,
India y Mxico.
Estos servicios
utilizan
el softwareCAN/SDI
Abbtict6
preparado por el CISTI y cintas magntcasChtic&
Condetia;tti que se han puesto a su disposicin
a un precio
especial de lanzamiento.
Estos tres
serviciosnacionales
s
guen funcionando
sin el apoyo de la Unesco y se desarrollan
poco a poco, tanto desde el punto de vista del volumen de la
documentacin tratada como del nmero de usuarios que han rE
cbdo el servicio.
Teniendo en cuenta el xito de esta iniciativa
y el nters que ha despertado en los Estados Miembros, la Unesco y
el CISTI han decidido difundir
el programa CAN/SDI como parte integrante
del software CDS/ISIS que ya habla divulgadola
El nuevo software CDS/ISIS-CAN/SDI podr garantizar
Unesco.
toda una serie de funciones documentales:
el elementoCAN/SDI
permitir
una buena diseminacin
selectiva
de la informacin,
a partir
de las bases de datos bibliogrficos
disponibles
a
mientras que el elemento CDS/ISIS perescala internacional,
mitir
el control
bibliogrfico
y la bsqueda retrospectiva,
con tratamiento
por paquete o en linea que recurre a las bases de datos tanto internacionales
como nacionales.

390

LOS programas

y sistemas

internacionales

de

infonnacfn

Desde 1979, el software CDS/ISIS - CAN/SDI se ha sumnstrado

a las organizaciones
interesadas
de 1osEstadosMem
bros que desean establecer
servicios
de documentacin autorn;
ei
tzada, mediante la firma de un convenio y en la medida
que puedan satisfacerse
las solicitudes.
La Unesco organiza
un entrenamiento
internacional
apropiado con miras a la utlzacn
de este software y toma las providencias
necesarias
Por regla general,
estos servicios
son gra
para instalarlo.
a condicin
de que las organizaciones
partcpantestutos,
se encarguen de los gastos de viaje y subsistencia
de los es
tudantes.
En el caso de las solicitudes
de los pafses en desarrollo,
la Unesco se esfuerza por encontrar
los medos rlnance
ros que se requieren
para asegurar esta formacin y para fainternacionales
cilitarles
el acceso a los bancos de datos
Se pueden obtener informes complemez
en forma preferencial.
taros sobre el CAN/SDI escribiendo
a:
CAN/SDI
Insttut
Canaden de 1' Informaton
Scentfque
et Technique
Consejo Nacional de Investigacin
OTTAWAKIA 952
Canad
Para informes sobre el software,
dirigirse
a:
Divisin
del Programa General de Informacin
Unesco
7 place de Fontenoy
75700 PARIS
Francia
lZ.TITUS
(Textle

Informaton

Treatment

Users'

Servce)

TITUS es un sistema internacional

automatizado
de informacin
textil,
organizado gracias a un esfuerzo de cooperacin
nter
nacional
que se concentr en el instituto
textil
de Frano
(Insttut
Textle
de France).
El servicio
a los usuarios para el tratamiento
de la n
formacbn textil
(TITUS) es, como se acaba de decir, un sst<
ma automatizado,
que cubre los datos del campo textil
y fun-cona dentro de un convenio entre distintos
paises de Europa
y de Amrica del norte.
La entrada y la bsqueda de los datos se realiza
en cuatro lenguas (alemn, ingls,
espaol y francs).
La ndzacn y la traduccin
automatizada
de las salidas pueden hacer
se en cualquiera
de estas lenguas.

Los

pro~,rsmas

y sistemas

internacionales

de

,391

informacibn

El sistema TITUS ofrece los siguientes

servicios:
a)
bsquedas retrospectivas
sobre cualquier
tema que tenga que
ver con los textiles,
con o sin especificacin
del ao,
la
mensualengua, el psis o el tipo de documento; bl servicios
les de DSI que informan al suscriptor
sobre todos los nuevos
documentos relativos
a un tema de inters
particular;
C) se:
vicios mensuales de DSI de grupo sobre 19 campos de los textiles;
d) la bsqueda en lnea realizada
por ntermedodela
red de SDC en los Estados Unidos de Amrica, Canad Y Mxico
y por la red de telecomunicaciones
Cyclades
(Euronet
desde
que se puso en servicio)
de Europa occidental;
e) un servto mensual de cintas magnticas que contienen los resmenes
de todos los nuevos documentos recibidos.
Por otra parte,pecalstas
del campo textlero
estn a la dsposcndelos
usuarios,
en todas las unidades de la red, para darles conse
ai
jo y ayudarlos a formular las preguntas que deben enviar
sistema TITUS.

EkboItati6n

y $haduccibn a&tomatica

de t.ob htedcnenti

El sistema TITUS II emplea bsicamente un procedimiento

de redaccin de resmenes con la ayuda de una sintaxis
controlada,
que se fundamenta en 22'modelos de frases estndar,
de gramticas transformaconales,
una para cada lengua,
que
convierten
el lenguaje de entrada, muy semejante al lenguaje
natural,
en una forma especial de lenguaje muy condensador:
el lenguaje 'Ipvot"
que se utiliza
en las grabaciones memozadas de la base de datos.
En el momento de la seleccin
de los documentos, la tr?
duccn de los resmenes es automtica gracias a las gramti
cas generalizadas
que reconstruyen
las frases en el lenguaje
natural
de salida a partir
del lenguaje pvot.El
conocme2
to de los elementos sintcticos
de todas las referencias
memorizadas permite adems bsquedas mucho ms matizadas
como
tambin la introduccin
de la sintaxis.
Temu que abarca
El servicio
TITUS cubre toda la informacin
centiZfca
y tcnica que interesa
al sector textlero,
desde la produccin y la estructura
de las fibras hasta el proceso, las mquinas y los tratamientos
para la fabrcacbn
de los productos.

392

Los

programas

Fuenta

actas

y sirrtemas

de

internacionales

de

informacin

datoa

Publicaciones
de simposios,

seriadas,
informes

libros,
patentes,
normas, tesis,
y anuncios de los fabricantes.

Base de datad

Cada ao, desde 1968, han ingresado a los ficheros

automatizados alrededor
de 25.000 documentos, mediante acceso drecto por pantalla
(acceso en linea)
o portarjetasperforadas
Especialistas
de los textiles
resumen
(acceso secuencial).
cada documento original,
le asignan palabras claves y relacg
nes gramaticales
para cerca de 11.000 palabras de las lenguas
ms otros parmetros.
utilizadas,
Comptiadoh

y equipo

de &damietio

de indohmacin

TITUS utiliza
un computador Siemens 7730 con un software
elaborado especialmente,
que recibe el nombre de TITUS II.

Todo el mundo tiene

suscripcin
o negociando

acceso a los servicios,

bien sea por
cada bsqueda en forma individual.

Muy cerca del Instituto

Textil
de Francia,
en Bouiogneen Francia,
los centros siguientes
partcponenla
sur-Sene,
fuer Textldokumen
recoleccin
de los datos: a) Zentralstelle
taton und Informaton
(ZTDI) bem Veren Deutscher IngenieuRepblica Federal de Alemania; b) Centre
re. en Dsseldorf,
Scentfque
et Technque de 1'Industre
Textle
Eelge
(Centexbel),
en Bruselas,
Blgica;
c) Escuela Tcnica Superior de
Ingenieros
Industriales,
en Tarrasa, Espaa; d] The .Shrley
Insttute,
en Manchester,
Reino Unido; e] Stazone Spermenta
le per la Cellulosa,
en Miln y Stazone Spermentale
per 1:
Seta, en Cormano, Italia;
6) Textle
Informaton
Users Councl, en Nueva York, Estados Unidos de Amrica.
Pueden obtenerse informes complementarios
escribiendo
a:
Insttut
Textle
de France
35, rue des Abondances
92100 BOULOGNESUR SEINE
Francia.

Los

13.

programas

y sistemas

internacionalea

de

informacibn

393

Tymnet

Tymnet es una red de telecomunicacin

informtica
que comenz a funcionar
en 1971; actualmente
est dirigida
sobre una
base comercial por la sociedad del mismo nombre.
Comprende esquemticamente
las lineas
de comunicacin
que enlazan entre si los diferentes
puntos (nodos) de la red.
Estos puntos son sistemas informticos
que conducen el trfi
co haca otros nodos (Tymsat) o sirven de estacin de enlace
con los computadores huspedes (Tymcom) o son ellos
mismos
computadores huspedes.
Los usuarios estn ligados a los nc
como lo estn ellos entre si, y las bases de
dos por lfneas,
datos y los centros de procesamiento.
Adems, el sistema
comprende un supervisor,
0 sea, un programa que permita
la
administracin
del trfico
dentro del mismo sistema,
Y que
pueda operar a partir
de varios nodos.
El sistema que al comienzo tenfa unos treinta
nodos,
cuenta ahora 200. Estos nodos estn situados principalmente
en los Estados Unidos de Amrica, pero tambin en el Canad
y en Mxico, y adems en Europa occidental.
De este modo, son accesibles
cerca de un centenar de ba
ses de datos que cubren numerosos campos, tales como agrcui
medicina,
qumica, ciencias
sociales,
econo
tura, educacin,
mia, etc.
Para aprovechar este acceso, el usuario debe sus
crbrse
a Tymnet y a los servicios
que desea utilizar.
Bas=
ta con comunicarse telefnicamente
con el nodo deenlace Tymsat ms pr6xmo y una vez obtenda la linea,
conectar el ter
Despus de verificar
la dentdaddelso=
minal al telfono.
licitante
se establece el enlace con el servicio
deseado. El
usuario realiza
las bsquedas en las bases de datos y
las
respuestas aparecen en su terminal.
El sistema funciona con una gran variedad de computadores y pone en marcha mecanismos de modulacin del trfco,ta
les como el de direccin
mltiple,
almacenamiento de los datos relativos
a las comunicaciones
ms frecuentes
y
la con
servacn de los mensajes recientes.
Utiliza
adems la tec=
nologla de las comunicaciones
de paquetes y lleva una contabilidad
completa de las transacciones,
la cual se enva
a
los usuarios cada mes.
Se pueden tener informaciones
complementaras
sobre Tym
net escribiendo
a:
Tymnet Inc.
10261 Bubb Road
CUPERTINO, CA 95014
Estados Unidos de Amrica

--.

394

Los

programas

14.

y sistemas

internacionales

de

informacin

Euronet

(European

on-line

Information

Euronet es una red de informacin

Europea.

Network)

en linea

de la

Comunidad

La hed
La decisin
de crear Euronet fue tomada especialmente
por el Consejo de la Comunidad Europea el 18 de marzo
de
1975, con el objeto de:
en cualquier
regin de la CoPermitir
a todos los usuarios,
munidad Europea, un acceso directo
por pantalla
opori.?.
presora a los datos cientlfitios,
tcnicos y socio-eco@
micos.

Integrar
los servicios
de informacin
en lnea (existentes
o
en proyecto)
de la Comunidad Europea en una red comn
compartida sobre una base cooperativa.
Dar acceso por primera vez a una gran variedad de servicios
que operan con computadores muy diferentes,
en numerosos pailses, en el mbito de una red nica.
El elemento bs.co de Euronet es una red eficazdetrans
misin de los datos , primer sistema en su gnero que se est
bleci conjuntamente
gracias a la accin de las administra-telegrafo
y telfonos)
de los nueve
ciones de PTT (correos,
pases miembros de esa poca. Esta red constituye,por
tanto,
una gran innovacin
en la transmisin
internacional
de datos. Mediante la tecnologla
de la conmutacin de paquetes,ta red enlaza los centros de informacin
y los terminales
de
tanto en el sector pblico como en el privado,
los usuarios,
a travs de todos los pases miembros.
Euronet fue abierto
al pblico a comienzos de 1979. Los
usuarios
tienen acceso en linea a unos 100 bancos de datos
que cubren toda una gama temtica,
de la medicina a la agricultura.
La Comunidad Europea se esfuerza por ayudar al desarro
110 de cierto nmero de bases de datos europeos selecciona-funcionar
en linea
y pasar
dos, sobre todoparapermitirles
del mbito nacional
al internacional.
Los campos que no estn cubiertos
adecuadamente en Europa son objeto de estudios
en particular
ciertos
aspectos de la energa,del
especiales,
medio ambiente y de la agricultura.
Se estudia
igualmente
la literatura
sobre patentes y la documentacine informacin
industriales.

Loe

programas

y aletemas

internacionalea

de

informacin

395

Oahu atividadu
El segundo plan trienal
de actividades,
de 1978 a 1980,
en el campo de la informacin
cientffica
y tcnica,
sometido
al Consejo por la Comisin, prevela
medidas encaminadas
a
convertir
a Euronet en red orientada
hacia el usuario.Se
han
iniciado
estudios para elaborar un lenguaje de mando comn
que sirva a la mayora de bases de datos;
la transferencia
de informacin
de una de las lenguas de los paises
miembros
de la Comunidad Europea a otra lengua es objeto de un progr2
ma de desarrollo,
financiado
por los fondos comunitarios;ad~
ms, las nuevas tecnologas
utilizadas
en Euronet
debern
permitir
a las administraciones
postales,
telegrficas
y telefnicas
formular una propuesta,
para la transmisin
de datos, de reduccin de las tarifas
de telecomunicacin
muy por
debajo de las tarifas
corrientes.

Ya se han recibido
solicitudes
de pases europeos vecinos para participar
en Euronet, las cuales son examinadas por
las autoridades
competentes;
tambin se proyecta,
en una et2
pa posterior,
que Euronet preste el servicio
a algunos
paises en desarrollo.
Unos cuantos candidatos de varios de estos
pafses
han
Europa con este fin y los cursillos
que han recivisitado
Pueden obtenerse informaciones
complemenbido continuarn.
tarias sobre Euronet escribiendo
a:
Commission des Communauts Europeennes
Direccin
General 13
Information
Scientifique
et Technique et Gestion de
1'Information
(Euronet Information)
Btiment Jean-Monnet
KIRCHBERG
Luxemburgo

-._.-.

NORMALIZACION

La normalizacin
es la actividad
colectiva
mediante la cual
se establecen
las normas, Una norma es una frmula que tiene
valor de regla, en general indicativa
y a veces imperativa,
por lo menos en la realidad.
Ella define las caractersticas
que debe tener un objeto
y las que debe tener su empleo, lo
mismo que los rasgos de un procedimiento
y/o de un mtodo,
Puede explicarse
en un ejemplo para qu srveunanorms,
Se puede imaginar que todos los tubos y las llaves del acueducto que se fabrican
en el mundo tienen dimetros
diferentes. En estas condiciones,
slo sera
posible
adaptar
los
unos a los otros por medio de piezas intermediaras.
El resultado de esta excesiva libertad
de los fabricantes
consttuira
un enorme desperdicio,
la fragmentacin
del mercado,
inclusive
la parlisis
general, mientras
que ponindose de
acuerdo sobre las dimensiones
y los modelos convenientes,es
se simplifica
la produccin,
se extiende
decir normalizando,
el mercado y los productos se tornan intercambiables
y adaptables los unos a los otros.
La normalizacin
en el campo de la informacin
cientfi
ca y tcnica juega un papel tan fundamental como en otros dominios, papel que resulta
muy importante
si se piensa en la
cooperacin
que debe existir
entre las diferentes
unidadesde
informacin,
La normalizacin
tiene que ver con los equipos
que se utlzan,
los productos documentales y las herramentas del trabajo intelectual;
permite smplfcar,
racionalizar los mtodos y las tcnicas y unificar
los productos.
Por
las operaciones
documentales, disminuyesu
lo tanto, facilita
los intercambios.
costo, acelera los procesos y posibilita

Diferentes

tipos

de normas

Las normas pueden ser de naturaleza

material,
o sea mensurables o cuantificables
(por ejemplo, una dimensin),
y/o den&
cualitativa
(como una definicin).
turaleza
intelectual,
Las normas pueden ser de varios tipos:
Normas de dimensin (por ejemplo, las dimensiones de las fchas, de los materiales).
Normas de calidad
(por ejemplo, resistencia
de un papel.).
trminos y smbolos normalizaDefiniciones,
normas lxicas,
dos. (Por ejemplo, las normas de transliteracin,
los
smbolos de registro,
etc.).
Procedimientos
y mtodos normalizados
(por ejemplo,normasde
dire
utilizacin
de un aparato, normas -0 "principios
a la elaboracin
y presentacin
de un
t vos"- relativas
tesauro).
Los campos de aplicacin
de las normas que interesan
a las
unidades de informacin
tienen que ver con:
La presentacin
de los documentos (por ejemplo, la presentacin de las publicaciones
seriadas).
El tratamiento
de los documentos (reglas de catalogacin).
La translteracin,
es decir el cambio de la escrturadeuna
lengua por otra (por ejemplo, las normas de transliterz
cin de los caracteres
rabes a los caracteres
latinos).
Los locales y los equipos (por ejemplo, normas de superficie
de una biblioteca,
dimensiones de los estantes).
La produccin
(por ejemplo, normas sobre las microcopias).
normalizados).
La terminologa
(por ejemplo, los vocabularios
La informtica
documental (por ejemplo, las normas que se r=
lacionan
con los soportes de los datos,
los lenguajes
-"la demanda numride programacin,
el funcionamiento
ca"- de las mquinas, etc.).
Organismos

de normalizacin

Los organismos de normalizacin

abarcan dos niveles:
y servicios
de norma
El nacional,
que comprende: Ul oficinas
lizacin,
especializados
por cada sector de actividad;bT
un organismo nacional
de normalizacin,
a veces oficial,
difunde los trabajos
de las oque centraliza,
coordina,
ficinas
tcnicas y representa
al pais en los organismos
internacionales;
C) en ocasiones,
una autoridad
superior
agregada a la administracin,
por ejemplo, una comisaria
nacional
de la normalizacin
que controla
al ms alto nive1 la ejecucin
de la normalizacin.

Normallzaci6n

399

EL internacional,
que corresponde a la Organizacin
Internacional de Normalizacin
(International
Standardization
Organization
- ISO), principal
organismo
de normalizacin mundial cuya actividad
cubre todos los campos. LOS
organismos de la ISO se ocupan de la normalizacin
en
los pases en desarrollo;
el Devco (Comit$ del Desarrollo) y el Devoro (Oficina
de Coordinacin
Permanente pa
ra la Promocin de la Normalizacin
en los Palses en De
sarrollo).
Existen adems organismos mundiales en los
sectores especializados:
la Comisin Electrotcnica
Internacional,
para la Electrnica;
laUninInternaciona1
de Telecomunicaciones,
para las comunicaciones
a distan
Ca, y a nivel regional,el
Comit Europeo de Normalizacin.Estos
organismos trabajan
en estrecha relacin
con
la ISO.
Por medio de estos comits tcnicos especializados
(cey
ca de doscientos),
que renen nacionales
de cada pas miembro, la ISO realiza
un trabajo considerable:
U) elaboracin
de normas nuevas, de "recomendaciones"
o revisin
de normas
antiguas;
b) intercambios
de informacin
entre
organismos
de documentos de normalizacin
- cien
miembros; c) difusin
mil expertos colaboran con la ISO, que ya ha promulgado
ms
de tres mil normas internacionales.
La ISO coopera activamente
en los trabajos
de Unisist,
principalmente
a travs de su comit tcnico ISO/TC 46 "DOCU
mentacn".
Esta cooperacin
se hace en forma de estudios
y
de realizaciones
conjuntas
(por ejemplo, ISDS, ISSN, directrices
para elaboracin
de tesauros).
La ISO hacreadoreciefi
temente con la Unesco una red de informacin,
de estudio y de
formacin que cubre todas las normas, el Isonet,
y un centro
especializado
para las normas en materia de informacin
y de
documentacin,
que responde al nombre de Isodoc.
La ISO dispone tambin de un centro de informacinenla
sede de la Secretara
general,
situada en Ginebra, y de un
Comit Permanente para el Estudio de la Informacin
CientfL
ca y Tcnicaen
el campo de la normalizacin,
que recibe
el
nom-bre de Infco.
A Infco se ha confado la elaboracinypuez
ta en marcha de Isonet.
La creacin de una norma debe responder siempre
a una
necesidad precisa.
La norma es el fruto de una colaboracin
constante entre los productores,
distribuidores
y usuarios
de los productos o procedimientos
en juego. Comprendelaset&
pas siguientes:
Redaccin de un documento de trabajo para presentar
una sue
rencia.
Preparacin
de un proyecto de norma (examen dela sugerencia,
cotejo con las normas existenres).
estudios tcnicos,

400

Normalizecibn

Definicin
del proyecto.
Encuesta pblica realizada
por los organsmos nacionales
especializados
(difusin
del proyecto en el pas y en el
extranjero,
examen de las reacciones,
redaccin del tex
to de ensayo.
"Homologacn",
0 sea aceptacin
oficial
(presentacindela
norma en el comit tcnico de normalizacin
o su etuiva
lente en el pas, s se requiere;
verificacin
de s
del pas;
aceptacin
por la administracin
competente
firma del decreto , publicacin
en el diario
oficial
del
pas donde la normalizacin
tiene carcter oficial).
La difusin
de una norma est garantizada
porelorgans
mo internacional
de normalizacin
encargado, en un boletx
peridico
(generalmente
mensual) y por comunicadosdeprensa.
Es este el boletn
que se utiliza
para estar al corriente
de
la aparicin
de las nuevas normas,
Para saber lo que existe en un campo particular,
se utL
actualizado
regularmenteporla
liza el Ca.tdague da nohmti,
ISO. Adems, sta pone a la disposicin
del pblicolascolec
ciones completas de normas que existen en el mundo, una bi=
blioteca
especializada
y un centro internacional
de informacin sobre normas, el Isodoc, establecido
en la secretara
del Comit ISO/TC 46, en Berln.
Por ltimo,
ciertos
pases han instalado
bancos automatizados de datos sobre normas, como Normadoc y Normaterm, en
Francia,
en la Asociacin
Francesa de Normalizacin,
llamada
Afnor.
Utilizacin

de las

Normas

La utilizacidn
de normas, salvo en ciertos
casos precisos (seguridad,
contratos
estatales),
no esobligatoria.
Efe5
tivamente representa
una limitacin
que tropieza
con los hndviduales
y que impone ca;
bitos locales,
las costumbres
bio, y por lo tanto, gastos. La norma tiene valor indicativo
y de gua y a menudo slo toca los aspectos
esenciales
del
producto o del procedimiento,
dejando de este modo ciertomar
gen de adaptacin
a los usuarios.
slo
Desafortunadamente,
abarca hoy una pequea parte del campo de la informacincien
tfica
y tcnica.
De todos modos, hay gran inters
de seguir
las normas existentes;
efectivamente,
la economa (de costos
de tiempo, de trabajo)
que significa
la normalizacin
compe:
sa con creces sus limitaciones.
Habr que verificar
en cada
caso s existen normas apropiadas.
Puede ocurrir
quehayaque

hormaliracin

401

escoger entre varias normas (por ejemplo, norma del sistema

internacional
de informacin,
norma nacional,
norma internacional).
Debe preferirse
la que mejor permita a la unidad de
informacin
alcanzar sus objetivos
y/o desenvolverse
eficazmente, y que sea adems compatible con las circunstancias
na
cionales.
Esto impone un examen detallado
de las condiciones
de uso de la norma frente al procedimiento
o al producto que
se tiene en perspectiva
y en consecuencia
las adaptaciones
necesarias.
Los criterios
de eficacia
de una norma dependen de las
a) capacidad de respuesta a la necesi
cualidades
siguientes:
dad que la ha motivado;
b) facilidad
de empleo;
C) instrucy
d) facilidad
de aceptacin
del usuario;
ciones precisas;
e] posibilidad
de que de los mismos resultados
cuando sea em
en pases ycircunstanciasdig
pleada por personas distintas,
tintas.
Las normas evolucionan
en forma paralela
a las tcnicas
y las necesidades.
Una norma puede anularse si ha perdido tc
da su utilidad.
Tambin puede transformarse
ms o menos profundamente (por enmienda o refaccin)
oser
reemplazada
por
una nueva norma mejor adaptada.

Cuestionario

de Verificacin

Qu es una norma?
LCules son los diferentes
tipos de normas?
iCules son las ventajas de la normalizacin?
Qu es la ISO?
LSe puede revisar
una norma?
LEs obligatoria
la aplicacin
de una norma?
iQu es Isonet?

Bibliografa

P. hkZnu& PUJLUb~-tmab y be4

La normalizacin.
En: Atherton,
u,&cb de.in@kmatin.p.211-236.Montevideo,Unesco
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Estudios e investigaciones,
6).
bibliotecas,
archivos.

Normalizacin

402

NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS DE DOCUMENTACION

Pmgmm6
Nonnallzack%a

Val.

IOONTEC
de

la

- EFE8

Documentaclbn

1976

Wl

Tabla tie

Contenlo

tWTRODUCC!IOI
AYBltOl DB TRABA,0
PROCLD,U,LWIO PARALL DOIARROLODLL

PROORAYA

NORMA
999
901

902
945
946
1 001
1 02s
1 034
1 072
1 078
1 074
1 075
Ir096
&%O

!158
1 160

IDICL AWAtltlCO

Nnm. *c. Col.

Bac. :

BOgot6(ColomblR)

Lista de normas tcnicas

mentacin.

V. 1

colombianas

w f

128 0. : 1976

LSSN OliO - 2960

relacionadas

con docu-

DOCUMENTACION. REFERENCIAS BIBLIOGRAPICAS

LIBROS

PARA

llCONTlEC9
c

FOLLETOS

3DU
001.81
C30.16/76

1.

2.

OBJETO
1.1

Esta Norma tiene

por objeto
establecer
la presenta
ci6rl I!ni.forme
de referencias
bibliograficas
para
libros
y folletos
a fin de facilitar
la identifica
cibn de los mismos o de una de sus partes.

1.2

Tambin se dan indicaciones

especiales
sentacin
de referencias
bibliograficas
congresos,
conferencias
y reuniones.

DEFINICIONES
2.1

4.

para la pre
de tesis,

Referencia
BibliogrBfica:
facientemente
precisos
la identificaain
de

2.2

Para otras
Bibliogr5ficas

2.3

Para definiciones
ral 9.X):
).

una

definiciones
( vase

Conjunto
y detallados
publicacin

de elementos
su
para facilitar
o parte
de ella.

pertinentes
a Referencias
numeral
9.L)J
) .

referentes

al

libro

( vase

numc

REQUISITOS
4.1

Formas de Referencias.
tarse
en cualquiera

Una referencia
de las siguientes

Como parte
o anotada.

En el encabezamiento
crItic0.

En una nota anexa a un texto

pie de pgina
o al final
del

En una nota de pie de plgina.

lo o al final
del texto.

Totalmente

de una lista

incorporada

podra presep
formas:

bibliogrfica,
de un resumen

enumerativa
o de un anlisis

( ya sea como nota

mismo).
al

final

del

de

capItE

a un texto.

la.

Ejemplo de norma ICONTEC (Instituto

nicas).

Colombiano

Edicin

19:

de Normas Tc
-

404

Normalizacin

-COPANT

Comlrl6n
Conrmorlcrnc
Pen
Amarlcon
8lmndardo
Comlrreo
Pmnamorlcana

de
da

Wormcr
T~snloor
Commlr~lon
Normas
T6onlcar

15

CDo

PUBLICACIONES

Leyenda

Ejemplo
nicas).

de

norma

COPANT

(Comisin

025.4

PERIIUCAS

biblionrhfica

Panamericana

de

Normas

Tc-

USUARIOS

los sisEl usuario

es un elemento fundamental de todos
temas de informacin,
cuyas actividades
no tienen otra justi
ficacin
que permitir
la transferencia
de la informacin
entre dos o ms interlocutores
ms o menos alejados en el tiempo y en el espacio.
Sin embargo, el concepto
de usuario est todavia mal
Para algunos, el usuario
slo aparece al final
definido.
de la cadena documental cuando viene a pedir
un servicio
co
mo la comunicacin de un documento primario
o una bsqued
En los sistemas que distribuyen
grandes babibliogrfica.
ses de datos legibles
por mquina, el usuario es la persona
que las interroga,
de ah que en la prctica
es a menudo un
empleado de tiempo completo
en
especialista
en informacin,
Algunos ven en el usuario
tanto
una unidad de informacin.
al cliente
de los servicios
informativos
como al productor
o
generador de informacin.
Otros lo incorporan
al sistema de
informacin
como productor
y cliente,
o como enlace o agente
de ciertas
comunicaciones.
Las funciones de cada individuo
en materia de inforPor ejemplo, un periodis
macin son complejas y cambiantes.
ta cientffico
podr ser a la vez, y casi siempre simultneade informacin
por los artlculos
que esmente, un productor
cribe y que despus tratar
la unidad de informacin,un
usua
rio de los servicios
de orientacin
y de bsqueda bibliogr:
fica cuando localiza
una documentacin para preparar sus articulos,
un socio de la unidad de informacin
por la sinte
sis y la reformulacin
de la informacin
que l realiza,
un
agente de difusin
gracias a su audiencia y sus habilidades
para hacer llegar un mensaje a cierto pblico yfinakmenteun
jerrquica),
responsable
(por sus opiniones y/o su posicin
de los medos, de la orientacin
y del programa de la unidad
de informacin
de su peridico.

406

usuarios

Inclusive
si se conserva el trmino
modidad, es importante
no perder de vista
de sus funciones para definir
las polticas

Funcin

del

"usuario"
por cola multiplicidad
consecuentemente.

usuario

El papel del usuario se sita en varios niveles.

Este
se presenta por lo general como una interaccin
de doble sen
tido con las unidades de informacin.
En primer lugar,
ei
en numerosos casos, puede ser el responsable
de la
usuario,
del manejo de los recursos y
existencia,
del mantenimiento,
de la politica
de las unidades de informacin,
ya sea directamente como la persona que toma las decisiones,
o indirecta
mente como miembro de los consejos de direccin
de los orgx
nismos responsables,
o por sus relaciones
con ellos,
y an
como cliente
y/o contribuyente.
El usuario constituye
la ba
se de la orientacin
y de la concepcin de las unidades
de
informacin
y de los sistemas, los cuales deben definirse
en
funcin de las caractersticas,
aptitudes,
necesidades y demandas, de los que las utilizan.
El usuario interviene
en la mayora de las operacioEl conoce efectivamente
nes de la cadena documental.
las
fuentes de informacin
y las puede indicar
y evaluar,
puede
ayudar a seleccionar
las adquisiciones,
y hasta decidirlas.
Puede facilitar
el acceso a la literatura
no convencional,de
la que est ms directamente
informado.
Puede, e incluso debe, contribuir
a definir
ciertos
instrumentos
de trabajo,
tz
les como el lenguaje documental, las redes de anlisis,
y la
definicin
de la estructura
de los ficheros
y de los
formatos.
Se le asocia ms o menos de cerca con la descripcin
del contenido,la
formulacin
de la estrategia
de bsqueda y
la evaluacin
del resultado
de las investigaciones.
Naturallos productos y servicios
y formumente, el usuario utiliza
la sus exigencias
en cuanto a su naturaleza
y presentacin.
Produce informacin
y documentos y participa
directamente
en
la circulacin
de la informacin
gracias a sus contactos pez
sonales.
En una palabra,
el usuario es un agente especial
de creacin,
evaluacin,
enriquecimiento,
adaptacin,
estfmu
lo y funcionamiento
de un sistema de informacin,
cualquiera
facque sea. Es un factor dinmico, que puede ser tambin
tor de parlisis
cuando desconoce los mecanismos de informacin 0 vacila en compartirlos.

El dilogo entre los usuarios y los especialistas

en
informacin
no se mueve sin dificultades.
De una y otra paz
simte hay que superar actitudes
negativas
y concepciones
Muchos usuarios no han entendido todaplistas
0 errneas.
de tavfa las actividades
de informacin
como un conjunto
una
reas especificas
que requieren
un tecnicismo
propio
y
organizacin
colectiva.
Estos usuarios slo pretenden apropiarse informacin
y tienen poca consideracin
con las unid2
personal
des de informacin
y su personal.
En cambio,
el
tiende a escudarse en si mismo y en su tcnica,
a dar importancia a la conservacin
y al ordenamiento con menoscabo de
la difusin
y de las necesidades reales de los usuarios.
Para remediar este estado de cosas, deben establecerse ciertas
condiciones,
sobre todo las siguientes:
La toma de conciencia
de parte de los especialistas
en infor
macin, pues la finalidad
de la profesin
es el servI
la preocupacin
y la capacidad
cio a los usuarios;
de descubrir
sus necesidades y de traducirlas
en demanda; la voluntad de adaptar los servicios
de acuerdo con la evolucin
de la demanda y sus tcnicas;
la
aceptacin de la colaboracin
del usuario.
La toma de conciencia
de parte de los usuarios de la necesidad de mecanismos modernos de transferencia
de los CE
la aceptacin de la disciplina
que se de
nocimientos;
riva de dichos mecanismos; la necesidad
de delegar
ciertas
tareas a los especialistas
en informacin,
de
otorgarles
confianza y de seguir una formacin y entrenamiento
que se adapten a las tcnicas de informacin.
Durante largo tiempo, las unidades de informacin
s6lo pudieron ofrecer
a los usuarios
un sustituto
de la
o de refeinformacin,
en forma de documentos primarios
rencias.
La evolucin
de las tcnicas
permite
hoy obterecursos que permiten brindar servicios
ner progresivamente
ms concretos,
utilizables
directamente,
y ms personalizados, como la diseminacin
selectiva,
la bsqueda en linea,
los servicios
de enlace.
Sin embargo, queda mucho por hacer
para integrar
realmente los usuarios a los sistemas de infoK
macin.

Categorfas

de usuarios

Las categoras
de usuarios pueden definIrse
en funcin de dos series de criterios:
Categora socio-profesional,
especial1
Criterios
objetivos.
dad, naturaleza
de la actividad
para la cual se busca
objeto de la relacin
con los sistela informacin,
mas de informacin.
Criterios
psico-sociolgicos.
Aptitudes
y valores relativos
a la informacin
en general y a las relaciones
con
las unidades de informacin
en particular;
fundamentos del comportamiento
de bsqueda y de comunicacin
de informacin
y de la conducta en la profesin
y en
las relaciones
sociales
en general.
Se pueden distinguir
varios grandes grupos de usuarios:
Los que todava no pertenecen a la vida activa (estudiantes).
Los que pertenecen a la vida activa y cuyas necesidades
informativas
provienen de su profesin;
estos ltimos se
clasifican
de acuerdo con su funcin principal
(direc
cin, investigacin,
desarrollo,
produccin,servicioJ
con su sector de actividad
y/o su especialidad
(administracin,
agricultura,
industria,
etc.) y con su ni
ve1 de informacin
y de responsabilidad
(cuadros dire: tivos y tcnicos , practicantes
de base).
considerado dentro de sus necesidades de infor
El ciudadano,
macin general que estn ligadas a su vida social.
este anlisis
debe llevarse
mucho ms
En la prctica,
lejos.
Una de las dificultades
proviene sin duda de que a
menudo se han tratado de definir
las categorIas
de usuarios,
con la pregunta:
"iLa informacin
para quin?",
teniendo cada individuo
ocupaciones diversas,
la verdadera pregunta es:
De este modo, cua.ndo un inves"iLa informacin
para qu?".
tigador quiere preparar un proyecto de bsqueda, notienelas
mismas necesidades de informacin
ni los mismos comportamien
tos que cuando debe escribir
un articulo
para publicarlo
en
el
una revista
muy especializada
o preparar un curso sobre
mismo tema.
No siempre se formalizan
las necesidades de informacin, pues la recoleccin
y tratamiento
de la informacin
no
son actividades
aisladas sino que pertenecen permanentemente
al conjunto de actividades
de cada cual, ya que cada individuo recibe una gran cantidad de informaciones
o dispone
de
ellas por causa de su formacin y de su experiencia.
Adems,

usuarios

409

las necesidades de informacin

cambian en funcin de la natu
raleza de las labores cumplidas y de su propia evolucin.
Una vez reconocida la necesidad de informacin,
haY
que definir
la manera de satisfacerla,
la cual tiene que ver
primero con el contenido y los temas, pero tambin conlaprz
sentacin de la informacin
(documentos originales
o resmenes) y la forma de comunicacin
(escrita,
oral, obtenida
en
el lugar de trabajo o en otro lugar).
Debe conocerse
tambin el volumen de la informacibn
requerida,
la frecuencia
de las comunicaciones,
el plazo de que se dispone para entregar las distintas
informaciones,etc.
En cada caso, el usuario o categoria
de usuarios prefiere ciertos
medios de informacin,
que se explican
por su
formacin,
su posicin
jerrquica
y sus relaciones,
la confianza que da a las diferentes
fuentes de informacin,
las
condiciones
materiales
y los.hbitos
de trabajo.
Por ejemplo, un arquitecto
apreciar mucho ms una fotografla
o un
croquis que un texto que describa una habitacin,
que rechazar al final.
Las modalidades de bsqueda y comunicacin de la informacin,
o comportamiento de la informacin
se confunden
generalmente con las necesidades.
En realidad,
se trata
de
factores diferentes,
de orden estructural.
Una parte importante
de la informacin
cientifica
y
tcnica -que se puede estimar a pesar de las variaciones
eE
tre distintas
ramas, en un 50%- se produce, se pone en circu
lacin,
se localiza
y se aprovecha fuera de las unidades
de
informacin.
Es pues importante
conocer, por una parte, estos diferentes
movimientos,
determinar
su relativa
fiabilidad y sus ventajas
con el fin de deducir
enseanzas tiles
para la proyeccin
y puesta en marcha de los serviciosdelas
unidades de informacin,
y por otra, utilizarlos
del mejor
modo posible.
El comportamiento de la informacin
se manifiesta
en
las relaciones
del usuario con las unidades de informacin,
con sus diversos productos y diferentes
niveles de servicios.
iQu conocimiento
tiene el usuario de estos
hechos?
iCmo
selecciona
las fuentes? Cbmo formula sus
preguntas? iCmo
escoge la informacin?
Numerosos factores
influyen
en este comportamiento,es
pecialmente
la formacin inicial,
la prctica
enutilizarloZ
productos y servicios
de las unidades de informacin,la
accc
sibilidad
de stas, las condiciones
de trabajo,
el tiempo
jerrquico
y la posicin
socon que se cuenta, el estatuto
cio-profesional,
la menor o mayor sociabilidad
de las perso-

nas, el grado de competencia en el grupo, la imagen que cada

cual y la colectividad
tienen de la informacin,las
experien
cias previas,
etc.
Las relaciones
entre los usuarios y las unidadesdein
formacin dependen de las necesidades y de los comportamien=
tos de los primeros,
de la adecuacin lograda por las unidades y de su politica
respecto a tales usuarios.
En muchos
es muy superior
casos, el nmero de los usuarios potenciales
al de los usuarios reales,
incluso cuando el servicio
que se
ofrece se acomoda bien a las necesidades.
Esto se debe tanto a factores materiales
como a factores psicolgicos.
Los
estudiantes
y los investigadores
utilizan
mucho ms los servicios
de informacin
que los practicantes,
en primer
lugar
porque corresponden por lo general a sus necesidades y en SE
gundo lugar porque los servicios
de informacin
estn concebidos esencialmente
para esta categoria
de usuarios.Los
pras
ticantes
necesitan
informes precisos y los requieren
con rapidez, por eso se limitan
a confeccionar
listas
de referencias.
Los servicios
que convienen a este tipo de clientela
son todavia poco numerosos y relativamente
recientes.
Los usuarios se dan a conocer sobre todo cuando
se
sirven de las unidades de informacin.
Su directa
particips
cin en las dems actividades
(proyeccin
y evaluacindelos
servicios,
adquisiciones,
mtodos de tratamiento,
etc.),
es
por lo general limitada.
An cuando su papel es de la mayor
importancia
cuando se trata de decidir
la creacin o manteni
miento de una unidad de informacin
o de utilizar
sus servi:
cias, las decisiones
en la materia se toman muy a menudo en
funcin de consideraciones
generales y no del anlisisdelas
necesidades y de los objetivos
de la unidad de informacin,
con excepcin de las grandes empresas que operan en ramas o
sectores en los que los conocimientos
se renuevan rpida
y
constantemente.
Ahora bien, las relaciones
entre los especialistas
en
informacin
y los usuarios deberian ser tan constantes,
estrechas y diversificadas
como fuera posible.
La unidad
de
informacin
debe estar cerca de los usuarios.
Pero no slo
desde el punto de vista intelectual.
Los usuarios deben sen
tir la unidad de informacin
como su herramienta
de trabajo,
lo que significa
que la actividad,
la apertura y la eficacia
de la unidad se convierten
en hechos tangibles
para ellos.La
unidad debe hacer todo lo que est a su alcance para conocer
bien las necesidades reales y la evolucin
de stas, para de
terminar el grado de satisfaccin
de los usuarios a fin
de
poderse adaptar a estas circunstancias.
No basta con estu-

diar a fondo las necesidades y los comportamientos

(vermsa
1;
es indispensable
tambin un contacto personal
delante),
ms estrecho posible con el usuario,
cuyas opiniones,
criticas y sugerencias
deben solicitarse
y olrse atentamente.
Pue
de lograrse
este objetivo
a travs de conversaciones
informa
cuestionarios
sencillos
y visitas
peridicas.
les, reuniones,

Obstculos

a la

comunicacin

Los obstculos
a la comunicacin son numerosos y complejos a pesar de que comunicar es el fundamento mismodelas
Estos obstculos
existen entre individuos,
ensociedades.
tre grupos y en relacin
con los sistemas de informacin,
ba
jo diferentes
formas y explicables
por distintas
causas:
Obstculos institucionales
relacionados
con la situacin
de
las personas y de los organismos, las estructuras
jerrquicas
y la reserva que protege a cierta
informacin.
Obstculos financieros
debidos al costo de la informacin.
Por ejemplo, una suscripcin
por vfa area cuesta dos
veces ms que una suscripcin
por correo martimo,
pe
ro en este ltimo caso, la informacibn
llega demasiaz
do tarde y pierde casi todo su inters.
de
como la falta de aparatos lectores
Obstculos tcnicos,
microfilms,
la adulteracin
de la informacin
debida
a tratamientos
impropios (por ejemplo,una descripcin
de contenido demasiado resumida o poco informativa)
o
a la mala presentacin
de los productos
documentales
(indice demasiado largo, o mal estructurado;
acceso
demasiado lento a los documentos, legibilidad
pobre,
etc.),
las ediciones
limitadas
de los documentos,
la
formulacin
defectuosa de las preguntas,
la falta
de
conocimiento
de los usuarios sobre los procedimientos
y plazos de la bsqueda de la informacin,
la falta
de calificacin
de especialistas
en informacin,
etc.
Obstculos 1ingUisticos.
En todos los palses buena parte de
la informacin
se transmite
en lenguas que los usuarios no conocen.
Obstculos psico-sociolgicos,
que son muy importantes.
De la parte de los usuarios,
desconfianza
y resistencia hacia los especialistas
en informacin;
resistencia al cambio de los hbitos adquiridos,que
pu?

412

USal-iOS

de ocasionar la formulacin
de los procedimientos
de informacin;
rechazo de la disciplina
y de las
limitaciones
que impone la organizacin
de la circulacin de informacin;
afn de prestigio
(muy pg
co oportuno,
pues el hecho de no preguntar
es ms
bien un slntoma de incompetencia);
voluntad ms o
menos consciente
de defender el poder relacionado
con la posesibn de informacin;
incapacidad
de admitir
que no se sabe algo y sobre todo que hay alguien que puede saberlo mejor, etc.
De parte de los especialistas
en informacin,
desconfianza hacia los usuarios;
desconocimiento
de sus
necesidades reales,
incluso indiferencia
ante esrigidez
en su trabajo;
interferen tas necesidades;
cias funcionales,
etc.
Algunos de estos obstculos
son independientes
de la
voluntad
tanto de unos y otros, pero muchos pueden atenuarse
y hasta eliminarse
mediante acciones apropiadas,
una apertura recproca
y un constante dilogo.
Los usuarios expresan indirectamente
su satisfaccin
por el uso que hacen de las unidades de informacin
y de los
distintos
servicios.
Su actitud
es an ms significativa
cuando deben pagar, asi sea mdicamente , por estos servicios.
De todas maneras, hay que tener en cuenta la situacin
en g2
neral: bien puede suceder que los usuarios estn satisfechos
con un servicio
sencillamente
porque no conocen otro
0
no
tienen posibilidad
de utilizar
uno diferente.
Por ejemplo,po
drn hallar
conveniente
el plazo de un mes para una bsqued
bibliogrfica
retrospectiva
si no han podido utilizar
sistemas de bsqueda en linea.
Sin embargo, esto no quiere
decir
que este plazo sea en realidad
satisfactorio.
Por esta razn,
se trata de obtener una apreciacin
directa,
bien sea con es
tudios puntuales
o sistemticamente,
pidiendo a los usuarios
su opinin.
El grado de satisfacci6n
depende de varios criterios:
la rapidez del servicio,
que se mide por el tiempo que tranz
turre entre la aparicin
de una informacin
y su registro,
o
entre una demanda y su respuesta;
el nmero de demandas absueltas con relacin
a las que se han formulado;
el total de
respuestas precisas,
o sea la proporcin
de informacin
pertinente
suministrada;
la novedad de las respuestas o de
la
informacin
que los usuarios todava no conocIan;la
exhausti
la capacidad que tiene el servicio
de cuz
vidad, es decir,
brir todos los aspectos de la demanda, o la que tiene la un
dad de suministrar
todos los servicios
requeridos;
el esfuer

zo solicitado,
en diversas
formas, a los usuarios para que
complejidad
de los procedimientos,
acudan a los servicios:
consumo de tiempo, costos, comodidad relativa
de los medios
de comunicacin,
legibilidad,
atraccibn
y sencillez
de la
presentacin,
etc.
Los estudios de los usuarios pueden tener tres objetivos complementarios:
El anlisis
de las necesidades,
o sea el contenido y el tipo de informacin
que se buscan y aceptan, desde un
punto de vista cuantitativo
y cualitativo.
Este anlisis
permite definir
los productos,
los servicios
y
hasta la clase de unidad de informacin
que mejor se
adapta a las distintas
circunstancias.
El anlisis
de los comportamientos
de informacin,
que indi
can cmo se satisfacen
normalmente las necesidades,que aclaran el contexto de los productos y servicios,
precisan las condiciones
que stos deben cumplir,peL
miten definir
el tipo de preparacin
ylode formacin
de los usuarios.
El anlisis
de las motivaciones
y actitudes,
o sea de los
valores,
de los deseos expresados y ocultos frente a
la informaci6n
y a las actividades
que tienenquever
con ella;
la imagen de los servicios
de informacin
y de sus especialistas,
etc.
Este anlisis
permite
explicar
el fundamento de los comportamientos
Y de
las necesidades.
Los estudios pueden tener tambin un alcance terico,
de las organizaciones,
de la
por ejemplo, en la sociologia
En la prctica,
comunicacin o de la ciencia.
suministran
las bases sobre las cuales se proyecta o transforma
un producto o un servicio
de informacin,
inclusive
un sistema en
tero, en funcin de un pblico determinado.
Los estudios
se realizan
antes de la creacin de una unidad o de la inio mientras ste se desarrolla.
ciacin de un servicio,

Mtodos

de estudio

de usuarios

Son los mismos de la investigacin

psico-sociolbgica
y comprenden: cuestionarios,
entrevistas
llevadas
a cabo so
bre planes bien estructurados.;
la recoleccin
de los datosque arrojan los documentos de control
de las unidades de 12
formacin (por ejemplo, ficheros
de prstamo, registro
de
la observacin
del comportademandas de fotocopias,
etc.);

de registros
en el que el usuario duranmiento, el anlisis
te cierto
tiempo debe consignar todas sus actividades
de informacin;
el anlisis
de los documentos producidos por los
de los documentos administrativos
(por ejemplo,pro
usuarios,
gramas de trabajo,
descripcin
de cargos, etc.);
el anlisis
de las entrevistas
no preparadas;
el estudio
de los
casos
criticos
(por ejemplo, la manera como se encontr la informaexperimen
cin que permiti
realizar
un trabajo reciente);la
tacin de nuevos productos y servicios,
o de nuevas formas
de presentacin
o de acceso.
A veces hay que utilizar
simultneamente
varios de es
tos mtodos.
La eleccin de un mtodo depende en primer luy
gar de los datos que se quiera obtener y en segundo lugar de
la posibilidad
de adquirirlos
a un precio justo,
teniendo en
cuenta naturalmente
los medios de que se dispone y la utilizacin probable de los resultados.
Estos estudios son de la
competencia de los especialistas,
que deben responsabilizarse de ellos o por lo menos orientarlos
en su programacin,
realizacin
y aprovechamiento.
Los datos cuantitativos,
por necesarios que
sean no
son suficientes
para explicar
el funcionamiento
de los serv
cios y la circulacin
de informacin.
Por ejemplo,cuando
ei
nmero de destinatarios
de un boletn
de alerta aumenta
el
10% en un ao esto no significa
necesa?iamente que se haya JJ
tilizado
ms, pues puede haber un nmero mayor de organismos
que slo lo solicitan
por razones reglamentarias,
pero no lo
utilizan.
Es pues indispensable
la informacin
cualitativa,
aunque las respuestas que se obtienen son de difcil
interpretacin;
los destinatarios
del boletin
podrn decir
por
cortesia
que lo encuentran muy interesante
0 que lo consultan a menudo, cuando en realidad
esta no es la verdad.
No
queda otra solucin
que comprobar la informacin,
lo que toma mucho tiempo.
Estas encuestas son de todos modos indispensables,an
cuando no estn muy bien planeadas,
pues dan indicaciones
precisas
aunque limitadas.
La promoci6n de las unidades de informacibn
tiene por
objeto dar a conocer a los usuarios potenciales
tanto las uexplicar
las ventajas que pueden
nidades como los servicios,
derivar
de ellas y obtener su concurso y apoyo. La promocin
se vale de distintas
tcnicas,
como las visitas
de orientacin, los contactos personales,
la publicidad
directa
o en
de servicios
en plan de ensayo, etc.
la prensa, el suministro

Estos medios deben adaptarse al pblico

te y al objetivo
que se persigue,
y cualquiera
forma el esfuerzo tendr que ser constante.

Formacin

de los

corresponde
que sea su

usuarios

Esta formacibn tiene por objeto darles a conocer

los
mecanismos de informacin
y ensearlos
a utilizar
los recurSe distinguen
varios niveles
de formacin:
sos existentes.
La sensibilizaci6n,
que da un conocimiento
general ms
que
una manera de proceder.
La orientacin,
mediante la cual se imparte una introduccibn
breve a los recursos y a la forma de utilizarlos.
La formacin,
que permite aprender ms en detalle
como aervirse de los recursos disponibles
y conocer c6mo funcionan los medios modernos de informaci6n
documental.
La formacin especializada,
que permite aprender a utilizar
un servicio
particular
y a participar
en lcuandosea
necesario.
Hoy se admite comnmente que la formacin
de usuarios debe iniciarse
en la escuela y que debe
ser una parte integrante
de la formacin bsica. Esta
primera podria complementarse luego con programas
de
especializacin.
Desafortunadamente,
la falta de recursos
y de comprensin de la importancia
actual
de
la informacin
impiden que esto sea una realidad.
Sin
embargo, se han hecho significativos
esfuerzos en dis
tintos
paises en los ltimos aos en tal sentido.
La formacin
de usuarios est por lo genera1.a cargo de las unidades de informacin
o de las organizaciones
profesionales
tanto nacionales
como internacionales;
puede
hacer parte de programas de enseanza.
Esta formacin
debe
comprender esencialmente
los aspectos prcticos
pero sin dejar de lado los aspectos tericos.
Segn los objetivos y las
condiciones,
ella puede necesitar
desde unas pocas hasta cua
renta horas y presentarse
bajo la forma de pasantIas,
curso8,
trabajos prcticos,
etc.
SU objetivo
en ningn caso debe invertirse
pretenddo hacer de los usuarios especialistas
en informacin.
A los
las tcnicas
usuarios hay que presentarles
y explicarles
de tratamiento
y las operaciones de las unidades de informacin de modo que comprendan mejor cmo utilizar
los proyectos y Los servicios
y cmo participar
en su realizacibn
si
es necesario.

Los esfuerzos de la formacin de usuarios,aunque

son
indispensables
tropiezan
todavia con la escasez de medios y
con la resistencia
ms o menos consciente
tanto de los especialistas
como de los mismos usuarios de informacin.
Ser
necesario,
por lo tanto, persuadirlos
de que los hbitosyre
laciones
bien establecidos
redundarn en su propio provecho.

Cuestionario

de verificacin

LCules son los distintos

papeles
nicaci6n
de informacin?
LQu obstculos

de los usuarios

se oponen a la comunicacin

&Para qu sirven

los estudios

documental?

de usuarios?

De acuerdo con qu cirterios

se puede evaluar
de un servicio
de informacin?
LCules son los principales
ros?
LCmo se manifiesta
iPara

qu sirve

en la comu

objetivos

la satisfaccin

la promocin

el desempeo

de la formacin

de usuz

de los usuarios?

de una unidad

de informacin?

iCmo se realiza?

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*

419

LA ADMINISTRACION Y LAS POLITICAS A NIVEL

DE UNA UNIDAD DE INFORMACION

La administraci6n
es el proceso medianteelcual
se orientala
competencia y la energia de los individuos
y de los recursos
materiabes que stos reciben,
con el finde alcanzar un objetivo. Es tambin el conjunto de t6cnicas
que permiten
tomar
decisiones
acertadas y ponerlas en prctica
de modo que todos los recursos de la instituci6n
se utilicen
del mejor modo posible con el fin de garantizar
su eficacia.
Estas tcn&
cas se fundamentan en:
La aplicacibn
de m6todos cuantitativos
y demedidas objetivas.
La bsqueda de la eficacia.
La preparacibn
cuidadosa de las decisiones
en funcibn de cri terios bien establecidos.
El trabajo en equipo, la direccin
delos individuos
y la anL
macin de los grupos.
La administraci6n
moderna es tambin un estado de nimo
y una actitud
de trabajo que se dirigen
hacia la eficacia
y
el equilibrio.
La eficacia
de la gestin depende del concur-.
so de todos los miembros de un organismo o de un grupo. Cada
cual tiene un papel que desempear y debe por lo tanto conocer los principios
de este papel, ya que el poder finalde
dE
est asignado a una sola persona
cisin,
en cualquier
nivel,
o a un grupo definido.
Los servicios
de informacin
deben otorgar un puestomuy
importante
a la administracin
, en razbn de la variedad
de
las actividades
que se ejercen,de
losmedios materiales
y hu
manos, de la evolucin
rpidadelas
tcnicas y sobre todo de
las
funciones mltiples
que se deben desempear para mantener en movimiento las actividades
productivas
de los usuarios,
El campo de la

La administraci6n

administracin

abarca en diversos

grados:

420

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polfticas

a nivel

de

una
Todos los elementos humanos y materiales
que conforman
instituci6n.
Todas las actividades
de esta institucin,
asi se refieran1 a
tareas corrientes,
como la venta, 0 la organizacin
0
el funcionamiento
del conjunto o a las reglas de promocin del personal.
Esto no quiere decir que la administrasin
se interese
a
cada momento en todos los detalles.
Su finalidad
es hacerque
la instituci6n
logre los mejores resultados
posibles,en
las
mejores condiciones.
En un mundo cambiante
y dificilcomo
el
actual,
no se puede alcanzar esta finalidad
dejando que
la
instituci6n
en cuestibn
funcione por simples hbitos o ntuL
un esfuerzo sistemtico
para: a) analiclones. Se requiere
b) definir
los objetivos;
c) elegir
los
zar las situaciones;
d) organizar
medios de alcanzarlos
del modo ms econmico;
los recursos contal
fin; e) controlar
los resultados;
6) adaptar los objetivos
a las necesidades,
los medios y la orga
nizacibn
en funcin de los resultados
como de la evolucin del ambiente y del trabajo.
Las politicas
son fdrmulas o principios
generales
que
ayudan a convertir
los objetivos
en acciones preparando
reglas de conducta para tomar una decisidn
en el momento de la
puesta en marcha de los proyectos.
La accin sobre las estructuras
es un aspecto esencialde
la administracin,
cualquiera
que sea el tamao de una insti
tucin.
Inclusive
puede decirse que cuanto ms pequea
sea
una instituci6n
(por tanto, de medios limitados),
mejor
se
debe organizar.
Las estructuras
de una instituci6n
son un fenmeno complejo. Ellas son a la vez:
Internas
(organizacin
de unidades y distribucin
de tareas
dentro de la instituci6n)
y externas
(relaciones
de
la
instituci6n
con la organizacin
principal
y conotrasins tituciones).
Funcionales
(organizacinparalaejecucinde
las tareas)yde
relacibn
(vinculos
entre las unidades que componenlains tituci6n).
La comunicacin tiene un puesto importante
en la vida de toda la unidad de informacin,
pero no est exento de plantear
problemas mltiples.
Se distinguen
varios tipos de comunicacin:
Comunicacin jerrquica
(o vertical),
descendente, que
va
del superior hacia los escalones sucesivos de los subordinados y ascendente,
en el sentido inverso.
Comunicacin no jerrquica
(u horizontal),
que se propaga en
tre individuos
de un mismo nivel o de niveles
diferentes
pero sin respetarla
jerarqufa.

ea
una

admioi~trscin
unidad

de

y las
informacin

polfticas

a nivel

421

de

Comunicacibn controlada
(o auMntica),
en la cual el que la
produce tiene autoridad
para hacerlo y obra segn modelos previstos
y comunicacin espontnea.
Comunicaci6n formal, que hace uso de canales, formas y sopor
tes propios y preestablecidos,
y comunicacin
informal:
Comunicacin que se distingue
por el contenido
(Gcnica,
administrativa),
el pblico
(interna
o externa,
individual
0 general),
el objeto (orden, informe),
la forma (oral,
escrita,
por afiches,
etc.).
La administracin
debe interesarse
muy particularmenteen
la comunicacin,
a fin de:
Prever en la medida de lo posible todos los tipos de comunicacin que requiere
la buena marchade la instituci6n.
Organizar los circuitos
de comunicacin de tal manera que cz
bran todas las necesidades,
que sean directos
y cortos
en lo posible,
bien conocidos por todo el mundo y completamente utilizados.
Vigilar
para que todos los mecanismos de comunicacin
funcio
para que no haya
nen bien , para que no se interrumpan,
interferencias
entre ellos,
para que los mensajes sean
adecuados y para que provengan de la autoridad
competen
te y se tengan efectivamente
en cuenta.
Toda unidad de informacin
debe tener una administracin
y unas pol!Cticas en los siguientes
campos: organizacin
de
equipos, fondos, servicios
a los usuaservicios , personal,
rios, produccin,
relaciones
con otras instituciones,
especialmente con otras unidades de informacin.
La direccin
de la unidad de informacin
tiene la responsabilidad
de su administracin.
En la mayora de los
casos la responsabilidad
se domparte,a cierto nivel,con
los es
tamentos superiores
que pueden.estar
fuera de la unidad (por
ejemplo, la direccin
de la institucin
a la cual est vincu
lada) o que no participan
en sus actividades
corrientes
(por
ejemplo, el consejo administrativo
o el comit consultivo
de
una unidad importante).Silaundadesbastantegrande,la
responsabilidad
tendrqueser
compartidaconlosjefesdelos
dstintos
servicios
y con el personal en general.
Efectivamente
todos los empleados, en una u otra forma, tienen que partici
par en los diferentes
aspectos de la gestidn,
aunque el conlas
trol,
la evaluacin
de las actividades,
la eleccin
de
polfticas
y de los planes sean dela incumbencia de los cuadros responsables.
El estatuto
de la unidad impone ciertas
limitaciones
a
la eleccin
de las polticas.
Algunas unidades son servicios
pblicos y estn sujetas
por lo tanto a las reglas de la administracin
oficial,
que

-^.

-.__

622

La administracin
une unidad
de

y las
informaci<:n

polfticas

a nivel

de

no siempre son las mcis indicadas para adelantar

la administracibn
de una unidad de informacin:
adems, estas unidades
deben atender una clientela
indiscriminada,
por lo comn grz
tuitamente,
u ocuparse en tareas generales (pr ejemplo,
la
conservacin
del patrimonio
nacional)
que limitan
su margen
de accin.
Otras unidades son instituciones
privadas que estn sometidas a las leyes de la competencia;
por ejemplo, algunas de
sus investigaciones
realizadas
fuera de su sede pueden revelar la estrategia
comercial de sus trabajos.
Muchas unidades hacen parte de grandes instituciones
que
las han establecido
para su propio servicio.
El problema con
siste entonces en saber de qu tiempo se dispone para aten:
der a los clientes
que no pertenecen a la institucin
y qu
vnculos
pueden establecerse
con otras unidades.
Por ltimo,
algunas unidades no cuentan con recursos dis
y
tintos
de los que perciben por la venta de sus servicios
por tanto slo pueden comprometerse en actividades
rentables.
Las pollticas
que se refieren
a los principales
aspectos
de la vida de la unidad deben formularse
de antemano y actuz
olizarse
regularmente.
Tales politicas
deben suministrar
rientaciones
claras y precisas en relacin
con: la clientela
que hay que atender y las necesidades prioritarias;
los 1frnA
tes y el contenido del campo que hay que cubrir;
los tipos
de servicios;
la formacin y la gestin de las colecciones;
la naturaleza
y la organizacin
de las operaciones
tBcnicas;
las relaciones
con los usuarios;
la realizacin
de medios ma
teriales;
la administracin
del personal;
la organizaci6n
ad
ministrativa;
las relaciones
con otras unidades y con la ing
titucin
principal,
etc.
Con este propsito,
es indispensable
no limitar
el anli
sis a la unidad que nos compete sino que hay que considerary como se sfi
tambin su ambiente tal como es en el presente
pone que evolucionar
en el futuro.
Habr que analizar:lara
ma en que opera la unidad, la infraestructura
nacional
e in=
ternacional
de informacin,
las tcnicas de informacin,etc.
con el fin de determinar
cul es la fundacin especfica
que
puede hacerlo eficazmente,
no slo en la actualidad
sino tam
bin en el futuro.
La definici6n
de las pol5ticas
exige adems que se conoz
can con suficiente
precisin
las necesidades de los usuario;
La planficacin
organiza la ejecucin
de los medios dela
unidad para el perfodo establecido
con el fin de alcanzar los
objetivos
que se han fijado.
Esta planificacin
comprende las fases sucesivas siguien
tes: formulacin
de los objetivos;
anlisis
de la situacin

La administracin
una unidad
de

y los
informacin

polfticas

a nivel

de

423

y de los medios existentes;

estimacibn
de los cambios necedesarrollo
de las proposiciones
de planes sustitutisarios;
vos; determinacibn
de los recursosnecesarios
para la realizacin de las diferentes
soluciones
que se adopten; evaluacin de las distintas
proposiciones
y recomendaciones de un
plan; iniciacin
y ejecucin
del plan; revisibn
y actualiza
cin del plan a intervalos
regulares.
Es deseable que los objetivos
del plan
se ~distribuyan
modo
cuantitativamente.
Esto no siempre puede hacerse
de
bien preciso,
pero el plan debe presentar
por lo menos rerencias de cantidad que se Irn comparando con los resultados.
Organizacin

de una unidad

La organizacin
de una unidad no es abstracta,noproviz
ne de la estricta
lgica administrativa,
ni es una realidad
definitiva;
es ms bien un medioquedebe
facilitar
a la unL
dad el cumplimiento
de su misin. Tampoco se trata de modificar la organizacin
a todo momento sino de adaptarlaalas
circunstancias
cada vez que sea necesario.
Puede considerarse
la estructuracin
de una unidaddein
formacin
de acuerdo con los siguientes
criterios.
descripOperaciones de la cadena documental (adquisici6n,
cin bibliogrfica,
bsqueda retrospectiva,
etc.).
Temas tratados
(por ejemplo, en un centro de documentacidna
grlcola,
la produccin vegetal,
la produccin
animal,l
ingenierfa
rural,
etc.).
informes,
publicaciones
seriaTipos de documentos (libros,
das, documentos audiovisuales,
colecciones
especiales,
documentos legislativos
y reglamentarios,
patentes,etc.)
Localizacin
de los servicios
en el caso de una unidad graz
serviciosanexos
a las diferentes
de (servicio
central,
clulas de la instituci6n,
servicio
de tratamiento
informtico,
depsito central
de documentos, etc.).
Los usuarios
(por ejemplo, en un bancode datos sobre desarro
110, las cdlulas
sirven a la direccin
general,
a la di
al servicio
jurfdico,
a la direcz
reccin de estudios,
cin de pratamos industriales,
agrcolas.
etc.).
centro de documentacibn,
serviciosde
Servicios
(biblioteca,
traduccin,
servicio
de publicaciones,
servicio
de informacin industrial,
servicio
de enlace, etc.).
Es posible naturalmente
combinar estos criterios
con el
fin de atender mejor las necesidades y asf ocurre generalmente en la prctica.
En cualquier
circunstancia,
debe es-

424

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

pol

iticas *

nivel

de

diarse y vigilarse
la distribucin
de las funciones,pues
de
ella depende la correcta
ejecucin
de las operaciones.
Al fundamentar la organizacin
solamente en las funciose facilita
la normalizaci6n,
nes de la cadena documental,
el control
y la homogeneidad de los puestos de trabajo,
pero en cambio, las tareas se tornarn ms fragmentarias
y es
ms diflLci1 contar en cada clula con personal que conozca
bien los diversos tipos de documentos, de temas y de pblims
cos. Las dems formas de organizacin
ofrecen tareas
rendidoras
y tienen en cuenta por lo menos uno de estos cam
pos pero pueden producir
cierta
duplicacin
de funciones
7
dificultar
la normalizacin
y el control.
La estrucutra
organizativa
que se elija
debe tratar
de
disminuir
los esfuerzos,
lo cual quiere decir que cada operacin debe ser til,
en forma directa,
a la mayor-fa de las
tareas siguientes
y que debe tenerse acceso rpido y fcila
todo lo que se requiera para prever oportunamente cada servicio.
Esta estructura
debe permitir
a todas las clulas te
LOS
ner una funcin bien definida,
coherente y atractiva.
circuitos
deben ser lo ms breves posibles y deben evitar
las repeticiones
intiles,
tanto al personal comoalos usuaros.
En el caso de una unidad importante
(por ejemplo,el
ser
vicio
informativo
de un ministerio
que tiene que prestar&
vicio a establecimientos
dispersos)
se plantea el problem
de elegir
entre
la centralizacin
y la descentralizaci6n.La
centralizacin
permite integrar
los servicios,
es ms senci
lla y ms econmica, pero tiene el inconveniente
de situar
la unidad lejos de los usuarios y hasta llega a aislarla
de
ellos.
La descentralizacibn
presenta las ventajaseinconvenientes opuestos. A menudo, se prefieren
las fbrmulas
mixtas en las cuales las operaciones
tcnicas,
como la catalogacin o la produccin
de boletines,
estn centralizadas
pe
ro las funciones de entrada y salida se realizan
cerca
de
los usuarios.
esEs til,
por no decir indispensable,
describir
la
tructura
de la unidad y sus modalidades de funcionamientode
modo claro y detallado
para que cada cual sepa donde situar
se, lo que debe hacer, cmo y por qu debe hacerlo.
Este eS
el papel de los organigramas,
como el que aparece en la Big.
25.

LS administracin
una unidad
de

, las
informacin

polfticas

a nivel

425

de

ca!aitE6

:..pcci.lirados

Fig.

25-Organigrama
de una unidad de informacin
tebrico
fundamentado en una divisinpor
AmIlisis

(ejemplo
funcione4

de tareas

El anlisis
de tareas y la organizacin
del trabajo deben constituir
una preocupacin
de primer orden, pues son 1~
dispensables
para mantener la productividad
de la unidadape
sar del aumento creciente
de la informacin
que hay que tratar. Si se observa atentamente el conjunto de los trabajos
que se realizan
en una unidaddeinformacin
y analizan en dc
talle
los procesos , podrn distinguirse
operaciones
elementa
les, que son las tareas, series de tareas que constituyenun-a
operacin y series de operaciones
que constituyen
una
funcin 0 servicio;
Las tareas son actos elementales,
indivisibles
cuya posicin en la cadena documental o en el conjunto de los traba
jos administrativos
se determina en forma precisa y mediante
los cuales se cumplen transformaciones
independientes
(por
ejemplo, colocacin
del nmero de acceso de un documento
o
determinacin
de su palabra clave principal).
Segn su naturaleza,
cada tarea requiere un determinado nivel de califica
cibn profesional.
Una tarea se distingue
de las dems por ex

----

426

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polftcas

a nivel

de

nivel,
por el grado de autonomfa que se permite al
ve
la cumple y por las respnsabilidades
que encierra
para los
dems empleados del sistema.
Los cargos estn constituidos
por un nmero ms o menos
grande de tareas. Esta distribucidn
de tareas depende de la
cantidad de trabajo,
de los efectivos
disponibles
y dela
ganizacibn
de la unidad. Los cargos deben conformar normalmente un conjunto coherente de tareas o de operaciones
consecutivas
del mismo nivel.
En principio,
no debe cumplir la
tarea un empleado que tenga calificacin
profesional
superior o inferior
a dicha tarea.
Los cargos o empleos pueden organizarse
de acuerdo
con
los criterios
que se mencionaron anteriormente
para el conjunto de la unidad.Una distribucin
puramente funcional
pue
de desembocar en la monotonia.
Se evita
este incoveniente
previendo traslados
cada cierto
tiempo. Una distribucindel
personal fundada en la clase de pblico,
producto o especia
lidad,
que valdrfa
la pena combinar con el procedimiento
an
terior,
tiene el inconveniente,
sobre todo en las unidades
de pocos efectivos,
de dejar un campo abierto a las tareas
que no exigen calificacin
alguna. Teniendo en cuentalainterdependencia
de las funciones,
es conveniente
que
todos
losempleados
conozcan bien cada uno de los puestos de
la
unidad, lo que puede lograrse
con una buena orientacin
al
entrar en funciones o mediante traslados.
En la mayorfa
de
unidades de informacin,
los efectivos
son
insuficientes,
por lo tanto, para conjurar
cualquier
circunstancia
imprevista es aconsejable
que los cargos se definan
con cierta
flexibilidadyqueelpersonalsealomspolivalente
posible;,
Los cargos que ofrecen las unidades de informacin
son
muy variados:
Empleos administrativos
(mecanograffa,
contabilidad,
servicio jurdico,
servicio
del personal,
etc.).
Empleos tcnicos
(reprografa,
encuadernacibn,
informtica,
etc.).
Empleos especializados
en informacibn
cientffica
y tcnica
(archivfstica,
bibliotecologa,
documentacin,
etc.).
Estos empleos deben desempearse en diferentes
niveles
de ejecucin,
de agrupacibn,
o de direccin
(ver el capftulo La profesin).
Hay que describir
con
precisin
cada
cargo; su nivel jerrquico,
responsabilidades,
tareas
que
hayque cumplir tanto desde el punto de vista cuantitativoco
mo cualitativo,
preparacidn
que se requiere,
sueldo y regl
mentacibn administrativa.
El aspirante
a titular
debe conocer muy bien estos requisitos.
Cuando los especialistas
en
informacin
tienen un estatuto
administrativo
reconocido le
galmente, la descripci6n
de los cargos, debe mencionarlo.
te

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polfticas

a nivel

de

427

La administracin
de personal es particularmente
importante en la carrera de informacin
cuyas perspectivas
estn
todavla bastante limitadas
en muchos pases.kjl
reclutamiento
habr6
del personal debe hacerse con sumo cuidado. Asimismo
que mantener el dinamismo de los empleados a travs de reuniones, discusiones,
etc. y mediante
una polZtica
permanente de formacin profesional.
La escala de sueldos y su reajuste
deben estar en connancia con las condiciones
generalesdela
profesin,
el auaumento de responsabilidades,
la preparacin
profesional
y
los resultados
del trabajo.
Los sueldos pueden complementarse con remuneraciones suplementarias
(primas, gratificaciones
Es necesario
sobre todo que el personal sienta
etc.).
que
tiene perspectivas
profesionales
y salariales.
La mayorfa de las actividades
de la administracidn
se
basan en el anlisis
de costos y en los resultados
que se 10
gre obtener.
Los costos pueden ser directos,
o sea relacionados
ex
clusivamente
con tal o cual funcin documental (por ejemplo,
o indirectos,
es decir que
los salarios
de los indizadores),
correspondan a: a) el conjunto de las funciones documentales
(por ejemplo, el mantenimiento
del tesauro - en este
caso,
se trata deun costo indirecto
propiodelsistema);b)
los gastos generales (por ejemplo, el alumbrado - en este caso,
se
trata igualmente de un costo indirecto
- propio de la institucibn).
Existen tres categoras
de costos directos:
el personal,
los materiales
(por ejemplo, los documentos, suministros)
y
el equipo (amortizaciones,
funcionamiento
y mantenimientc$.El
anlisis
de los costos supone medir los movimientos y la duracibn.
Los movimientos se refieren
a la cantidad y al valor
de los productos que ingresan en la unidad (por ejemplo, el
nmero de microfichas
que se compran anualmente y el precio),
a los productos intermedios
realizados
(por ejemplo, el nme
ro de documentos indizados),
a los productos y servicios
su-'
ministrados
a los usuarios
(por ejemplo, el nmero de fotoc
pias). La duracibn significa
el tiempo que toma la realizacibn de las distintas
tareas. Para medir el tiempo se necesi
ta una unidad y una nomenclatura
de las tareas que hay
que
controlar
(por ejemplo, el tiempo que toma la indizacibn
de
El tiempo que implica cierun documento de veinte pginas).
to costo en materia de salarios
o en el precio de alquilerde
un equipo. Las medidas se calculan
con base en elementos con
tables o registros
sistemticoso
por un periodo determinado,
Algunas medidas pueden ser globales
, pero para administrar
convenientementtunaunidad,
es necesario examinar los costos

420

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polfticas

a nivel

de

Fig.

26 - Organigrama

de las operaciones
de informacin

de una unidad

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polticas

a nivel

de

429

por unidad de costo, es decir por funcibn,

para lo cual
haY
a
que disponer de un plan contable.
Este plan es un cuadro
dos columnas en el que aparecen los distintos
costos de cada
esfuncin.
La delimitacin
de las funciones vara con la
tructura
de cada unidad.
Los plazos son otro aspecto importante
de las realizaciones.
termina
Se pueden controlar
registrando
las fechas de
cin de los documentos o de las preguntas
(una por una o por
se
grupos) en cada oficina
o en cada funcin.
Estos datos
pueden exhibir
en un cuadro que facilite
su empleo. A pesar
del carcter
intelectual
de las actividades
de informacin,
conviene tratarlas
como verdaderas actividades
productoras
y
verificar
si las capacidades se estn empleandoalmximo.Con
tanto para los empleos como pa
este fin, deben establecerse,
ra los equipos, un plande cargas de trabajo que tengaen cuen
ta, para el perodo de que se trata,
la capacidad terica
de
produccin y el volumen de actividad
previsto,
para poder re
gistrar
la produccin real.
Esto permite detectar
los resulz
tados buenos o malos para buscar posteriormente
sus causas,
con el propsito
de derivar provecho o enmendar las fallas.
El anlisis
cualitativo
de las realizaciones
es muchoms
delicado.
Si la unidad no tiene un procedimiento
de verif+
cin para cada tarea u operacibn,
habr que recurrir
a sonEn la primera frmula,
que no
deo o a pruebas artificiales.
se registra
la proporcin
de los produc
es muy recomendable,
tos rechazados y las causas del rechazo (por ejemplo, se rec
chaza un 5% de indizaci6n
por falta deespecificidad).Un
control que siempre resulta
til,
pero que puede ser parcial
o
se consigue solicitando
sistemticamente
la opisubjetivo,
nin de los usuarios.
Se pueden determinar
criterios
especficos
para cadafuc
cibn, servicio
o producto,
con el fin de evaluar los resulta
dos y de proceder a medirlos en forma regular u ocasional.P&
ejemplo, la rapidez,
la exhaustividad,
la precisibn,
la facL
lidad de utilizaci6n
pueden considerarse
como medidas de la
eficiencia
de un servicio
de pregunta - respuesta.
El conocimiento de estos datos y de la estructura
de costos permite actuar sobre dicho servicio
o sobre el conjunto de la unidad.
El control
presupuesta1 comprendelosdatos
de la planiprevisto,por
ejem
ficaci6n
(es decir , el volumen de actividad
de DSI que se atender en un a>
plo, el nmero de perfiles
y los de la contabilidad,
o sea el nmero de perfiles
realEste
el ritmo de produccibn y los costos.
mente atendidos,

430

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polfticas

a nivel

de

control
permite por tanto adaptar el funcionamiento
de la unidad y prever mejor las consecuencias
de los elementos elegidos o de los sucesos que pueden intervenir.
Desafortunadamente,
en la acutalgdad,
los,datos
disponibles sobre costos y resultados
son escasos y difkilesde
com
parar. Estos datos dependen sin lugar a duda de la situacid,
de
de la estructura
de cada unidad y de los procedimientos
clculo,
que varan considerablemente.
Las cifras
que se conocen tienen variaciones
demasiado notorias
para poder tenerlas en cuenta.
Presupuesto

y financiacin

El presupuesto y la financiacibn
de las unidades de inSon
formacin dependen de su estatuto
y de su naturaleza.
distintos,
por ejemplo, en un centro nacional
informatizadoy
en la biblioteca
de un pequeo laboratorio
de investigaci6nu
niversitaria,
aunque tienen de todas maneras muchos rasgosco munes.
Las principales
partidas
de gastos son las siguientes:
que es, con los cargos a1. La remuneracin del personal,
nexos, la partida ms importante
en todas las unidades y
representa
por lo general ms de la mitad de los gastos.
2. La adquisicin
de documentos, que yiene en segundo lugar,
pero que en casos muy raros, puede superar los costosdel
personal.
(utilizacin
del computador,e 3. Los gastos del tratamiento
laboracin
de boletines,
etc.).
4. Los suministros
mantenimiento,
reemplazo de apa
5. El equipo (amortizacin,
ratos).
6. Locales,
que 6610 constituyen
un gasto importante
en las
grandes unidades.
(correo,
telfono,
tlex,
transporte,
7. Las comunicaciones
etc.
limpieza,
8. Los diversos gastos generales (electricidad,
etc.).
encomendados a otras insttucio9. Los gastos de trabajos
nes 0 servicios
(por ejemplo, los tratamientos
automatizados o ciertos
trabajos
confiados a terceros,
o la elaboracin de un tesauro).
Cualquiera
de laspartidasde
gastos de los numerales 4 a
9 representa
normalmente un porcentaje
menor del presupuesto
cuyos dos tercios
corresponden a las partidas
1, 2 y 3.
En la mayorfa de los casos, los recursos provienen de a-

La adminlstrscibn
una unidad
de

, las
informaci6n

palfticas

a nivel

de

431

signaciones
presupuestales
emitidas por la institucinde
la
cual depende la unidad. Las sumas se determinan generalmente
en funcin de las necesidades de la unidad y de las posibilA
dades econmicas; sin embargo, existen tambin ciertas
normas y proporciones
que permiten fijar
el nivel deseable
de
los recursos de la unidad con relacibn
al nmero de personas
que atiende y al presupuesto total de la institucin
correspondiente.
Desafortunadamente , puede ocurrir
tambin que el
totaldela
asignaci6n
se determine solamente en funcibn
de
lo que quede despus de haber satisfecho
las exigencias
de
los dems servicios
de la institucin;
de donde proviene
la
necesidad de disponer de una buena administracin
contable y
financiera
que permita a la unidad defender sus peticiones
y
de una buena administracin
general que las justifique
plenz
mente.
Las diferentes
formas de adquisicin
gratuita
,pueden
constituir
un recurso no desdeable para ciertas
unidades so
bre todo las que cuentan con un depbsito legal.
Finalmente,
la venta de productos y servicios
tiendeadesempearunpapel
cada vez ms importante
en la financiacibn
demuchasundades.
Se advertir
que las diferentes
partidas
del presupuesto son relativamente
rfgidas.
La distribuci6n
de los gastos
se presta poco a modificaciones
importantes
y los recursosno
pueden aumentarse fcilmente.
Asimismo, los costos de produc
ci6n, especialmente
los de personal y las adquisiciones,tie
den a incrementarse
dfa por dfa. Esto impone a las unidades,
un esfuerzo especial en la administracibn
y sobre todo
una
eleccidn cuidadosa de las polfticas
y un incremento delaprg
ductividad.
La preparacin
del presupuesto se realiza
junto con el
plan teniendo en cuenta los datos y resultadoscontables.
Se
hace el clculo sobre la base de los recursos disponibles
rE
lacionndolos
con los gastos necesarios
- lo que conlleva
r2
ducciones,
0 lo contrario,
o bsqueda de fuentes econ6micas
suplementarias
- 0 inversamente , partiendo
de los gastos para fijar
las sumas que se requieren.
A menudo se utilizan
simultneamente las dos frmulas.
El pago de los servicios
tropieza
de ordinario
conelhe
cho de que muchas unidades de informacibn
son, de una u otra
manera, servicios
pblicos
que deben funcionar
gratuitamente
o que hacen parte de los servicios
generales de la institucibn. Este pago tropieza
tambin con la idea muy extendidade
que la informacibn
debe estar a la libre disposicibn
de todo
el mundo o aquella que considera que la informacin
es un de
a 12
Esto es cierto,
pero existe tambin un derecho
recho.
salud y sin embargo hay que pagar los servicios
mdicos. Inclusive sobre cutas bases, puede utilizarse
el pago como un
medio de administracin
para la unidad y sus socios, pues es

432

La administracin
una unidad
de

y las
informacn

polticas

a nivel

de

una medida simple y eficaz de la utilidad

y del uso; el pago
puede compensarse al final de la vigencia
laboral,
aunquesea
ficticio.
Cuando los servicios
de informacin
gratuitos
se
vuelven pagos, se produce una baja de la demanda de talesser
Esto ocurre incluso con servicios
que slo son gravicios.
tuitos
durante un perodo de ensayo, aunque tenga conocimiefi
to el usuario de que debe pagarlos posteriormente.
No obsque se presta es satisfactorio,
deber
tante, si el servicio
volverse rpidamente a la situacin
anterior
y producirse
un
aumento del nmero de usuarios.
Efectivamente,
los usuarios
SOestn listos
cuando se trata de actividades
productivas
bre todo, a pagar hasta un precio elevado por la informaci6n
en forma adecuada yrealmentetil.
que reciben oportunamente,
Negarse a pagar es por lo general un rechazo del servicio
por
su mala calidad o porque no se ajusta a las verdaderas necesidades de los usuarios.
Las unidades de informacin
pueden cobrar el acceso
a
sus instalaciones,
sus distintos
productos y servicios
(publicaciones,
perfiles
de DSI, respuestas,
traducciones,
etc.)
las fotocopias
0 microcopias,,
el porte, los gastos que ocasionan las reuniones,
visitas
u otros actos semejantes.
Los pagos pueden efectuarse
por cuotas, suscripciones
al
servicio,
o a la entrega del trabajo.
Cuando se trata de un
servicio
regular,
sepuedenutilizar
las cuentas
corrientes
cuyo saldo es cubierto
peridicamente
por los usuarios.
El pago puede abarcar la totalidad
de los costos directos e indirectos
de cada producto o servicio,
pero esto
lo
practica
slo un pequeo nmero de unidades de carcter
comercial,
que pueden adems incluir
en el precio alguna ganan
cia. El pago puede comprender tambin la totalidad
de
10s
costos de produccin,
pero sin tener en cuenta los gastos de
las instalaciones
iniciales
y de la puesta en marcha del sis
tema y de sus productos.
Puede abarcar slo los costos dire:
tos de produccin
o una parte importante
de ellos.
Asimismo,
el pago puede referirse
nicamente a ciertos
productos o ser
vicios,en
particular
a los que impone una carga suplementaria de trabajo con relacin
a los servicios
que se consideran normales (por ejemplo, una bsqueda retrospectiva
puede
ser gratuita,
pero habr que pagar una bibliograffa
selectiva).
En cada caso, una vez conocido el precio de costo, se de
be determinar
el precio que se pedir al usuario teniendo en
cuenta que despus de cierto
lfmite
el precio puede resultar prohibitivo
para l, cualquiera
que sea el inters
que
tenga en el producto o en el servicio.
Debe tenerse igualmen-

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polfticas

a nivel

de

433

te en cuenta
el precio de los productos y servicios
semejantes que existan en el mercado con el fin de hacer rentables en lo posible las actividades
de la unidad o de garantl
zarle los mximos ingresos.
Promocibn

y mercadeo

La promocin y el mercadeo son indispensables

para todas las unidades de informacibn,
incluso aquellas cuyas utilidades son evidentes.
Elmercadeo esun conjunto coherente de actividades
cuyo
propsito
es determinar:
La clientela
potencial
de los diferentes
productos o servicios y conocer sus caracterfsticas,
necesidades y motivaciones.
Las caracterfsticas
de los productos
(naturaleza,
contenido,
presentacibn,
calidad,
disponibilidad,
precio).
La posicin
relativa
del producto con relacin
a los productos semejantes (por ejemplo, ventajas
de un boletfn
nacionalck
resmenes analfticos
sobrelas publicaciones
extranjeras).
Las posibilidades
de desarrollo
del mercado ya sea por exten
sin (es decir, haciendo contacto con nuevos grupos
de
o por intensificacin
(es decir,
usuarios potenciales),
esforzndose por convertir
al mayor nmero de usuarios
potenciales
en usuarios reales).
Las estrategias
de promocin y de difusin
de los productos.
A menudo, en las empresas por ejemplo.,se considera
que
Estula biblioteca
es un lujo que a veces puede ser til.
diando las diferentes
categorfas
de usuarios potenciales,
se
podr saber en qu se fundamenta esta idea, lo que los usuarios desean encontrar
en la biblioteca
y como quieren utilizarla. De esta manera, podr determinarse
la forma de administracin
de la biblioteca,
su funcionamiento
y las adquibi
ciones que debe hacer. Se podr observar luego si otras
bliotecas
ofrecen los mismos servicios
y cules son las ven=
tajas especificas
que las caracterizan.Habr
que saber entoz
ces cuntos usuarios potenciales
pueden mostrar inters ene1
servicio
y cmo, si hay que dar acceso a usuarios extraos a
la empresa y buscar cmo comunicarse con ellos.
Una vez orga
nizada la biblioteca,
se iniciar
la promocin deacuerdo con
las etapas anteriores.
La promocin es un conjunto coherente de actvidades
que
tienen por objeto:
Dar a conocer a los usuarios potenciales
la unidad de informaci6n y ::us productos y servicios.

434

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

polftcas

a nivel

de

Incitarlos
a utilizar
estos servicios
y hacer 6stos ms :atractivos.
Ensear a los usuarios potenciales
la manera de utilizar
los
distintos
productos y servicios
y explicarles
las Ventajas que pueden derivar
de ellos.
Mantener los contactos necesarios
con los usuarios para seguir informndolos
sobre la unidad y poder conocer SUS -o
piniones.
La promocin se sirve de diversos medios: anuncios en la
que se envfan a los usuarios potenciales,vA
prensa, folletos
sitas a la unidad, demostraciones,
jornadas de informaci&,a
fiches,suministro
de productos y servicios
a titulo
de ensayo,contactos
personales
con los usuarios 0 con los responsables de su trabajo.
Estos ltimos medios parecen los ms eficaces,
peroenla
prctica
resulta
a menudo ms interesante
combinar varios de
ellos hasta constituir
un verdadero plan de promocin.
Este esfuerzo no debe limitarse
temporalmente - por ejem
plo, al crear la unidad o al lanzar uno de sus nuevos produc
tos- > sino que por el contrario
tiene que ser constanteyma
tenido.
El esfuerzo debe tender al establecimiento
de un di3
logo permanente con los usuarios,
los que podrian agruparse,
si es preciso,
en un club o en una asociacin,
de modo que
estn indirectamente,
si no directamente
vinculados
a la administracin
de la unidad de la manera ms activa posible.
La promoci6n se contina luego a travs delapreparacidn
de los usuarios,
o sea dando una instruccin
que la unidad a
dapta
a su sistema mediante documentos o clases tericas
7
prcticas
dirigidas
a ensearles a utilizar
de la mejor mane
ra los productos y servicios
de la unidad.
Las relaciones
de la unidad con la institucindela
cual
depende tienen una influencia
por lo general determinante
so
bre su funcionamiento.
Estas relaciones
pueden considerarse
de dos maneras: la posicin
jerrquica
de la unidad y el organigrama general de la institucin;
las relaciones
informales de trabajo con los diferentes
servicios
e individuos.
En el primer caso, deben tenerse en cuenta varias necesidades: estar cerca de los usuarios y sobre todo de los principales, lo que lleva muchas veces, por ejemplo, a asociar
la
unidad de informacin
con un departamento
de investigacin;
tener una posicidn
principal,
por lo menos prestigiosa
sobre
todo si la unidad debe recolectar
los documentos producidos
por la institucin
ofrecer condiciones
de empleo, sobre todo reglamentarias,
que convengan al personal;
garantizar
en
forma duradera las medidas de funcionamiento.
Es claroqueno
existe,
en la materia una solucin definitiva.
En la prctica se dan todas las frmulas imaginables:
unidad agregada al
servicio
de investigacin
y desarrollo,
a un servicio
tcni-

La ad,r,inistracin
una unidad
de

y las
informacibn

polftlcas

a nivel

de

435

administrativos,a
la direccin
general;
cos a los servicios
unidad situada en una escala infereior
de la jerarqufa
o unA
dad que constituye
un servicio
igual al de las dems.
Cada
instituci6n
es un caso particular
y las decisiones
deben tomarse en funcin
de los objetivos,
de las polfticas
yelfu2
y de la vida misma de la instituci6n.
Estos dos
cionamiento,
ltimos aspectos pueden hacer menos confortable
en la prcti
ca una posicidn
que parece muy satisfactoria
en el papel(por
ejemplo, una asociacidn
directa
a la direccibn
general cuando las direcciones
tcnicas estn muy bien relacionadas
las
unas con las otras y son celosas de sus privilegios).
A menl
do, la unidad tiene muy poka influencia
en la eleccin
de
la institucin
a la cual debe asociarse.
Estas decisiones
intervienen
en el momento de la creacidn de la unidad, lo que tiene sin duda consecuencias
impor
o intervienen
tambin despus de la creacin
cuand
tantes;
se realiza
la reorganizacin
general en el caso de que la unidad
est en plan de modificar
su posicin.
La posicin
jerrquica
de launidad
influye
gradualmente
pero
en sus relaciones
informales
con los dems servicios,
una
no las determina.
Por la misma naturaleza
de su misin,
unidad de informacin
est llamada a funcionar
paralelamente
a los dems circuitos
de produccidn y administracin.
Ellabe operar de modo que est vinculada
con todos los nivelesde
casi
la instituci6n,
ya que ciertas
variantes
le permitirn
siempre compensar las reticencias
de uno u otro nivel,deuno
y otro sector. Cultivando
sistemticamente
estas relaciones,
la unidad podr convertirse
en el eje alrededor
del cual
se
mueve oficiosamente
la institucin,
o quizs oficialmente.
las
Estas relaciones
le permitirn
compensar eventualmente
deficiencias
de su posicin
jerrquica.
Las relaciones
de la unidad fuera de la instituci6n
se
si es preciso,
con usuarios que no pertenezcan
a
establecen,
ella,
con las autoridades
responsables
de la polztica
nacional de informacibn
y del desarrollo
de las
infraestructuras'
de informacin,
con las dems unidades y con los profesionales en informacin.
Los usuarios externos a la institucin
solo
significan
un problema en la medida en que se quiera mantener alosusua
ros internos
un rgimen de privilegios.
En este caso, habr
que limitar
el acceso de los internos
a los servicios
(horario especial,
restriccin
del prstamo de documentos, imposi
bilidad
de utilizar
ciertos
servicios)
o aumentar su precio(gratuidad
para los usuarios internos
y servicios
pagados pa
ra los dems o tarifas
ms elevadas para stos).
Estas disest:
criminaciones
~610 tienen sentido cuando la unidad no

436

La administracibn
una unidad
de

y laa
informacin

polfticn

mhl

de

en condiciones
de incrementar
su mercado. En lo posible,
sin
embargo, los usuarios externos deben asociarse alamarcha
de
la unidad de la misma manera que los usuarios internos.
Las
relaciones
con las autoridades
encargadas de l polftica
nacional de informacin
y de las infraestructuras
tienen la fi
nalidad
de asegurar el reconocimiento
de la unidad como par
te de la infraestructura,
de hacerla participar
en la elabo=
racin de la poltica
y de los programas, sobre todo en los
grupos de trabajo y en las comisiones del plan y de este modo permitirle
un respaldo de estas acciones nacionales
que
oriente
y sostenga su propio desarrollo
Las relaciones
con las dems unidades pueden tener
vaamistosas
rios fines: en primer lugar, establecer
relaciones
que permitan a las unidades intercambiar
informacibn
y apoyarse mutuamente; intercambiar,
si es preciso,
servicios
en
condiciones
preferenciales;
cooperar,
lo que puede ser
una
simple participacinporrazbn
del tema o de las tareas, o el
establecimiento
de servicios
comunes, inclusive
la formacin
de una red de informacin.
En cualquier
circunstancia,
restan indispensables
los contratos
personales entre los respo%
sables de las unidades que trabajan
en la misma regidn.
En
asi ~610
la mayorfa de los casos, se impone la cooperacin,
sea para evitar
duplicacin
de servicios
(por ejemplo, adqui
sicin de obras costosas,
de poco uso, de las que se dispone
cada
en otra unidad).
Las unidades de informacin
tienden
vez ms, incluso cuando se carece de un programa nacional,
a
dividir
sus tareas (a nivel de las adquisiciones,
dela clitela, de la realizacin
de servicios
comunes, como boletines
bibliogrficos
o bases de datos) y a constituir
redes, es dE
cir, a adoptar tcnicas y mdulos de funcionamiento
comunes.
A nivel de una simple asistencia
mutua, las relaciones
pueden ser informales , pero es preferible
que las accionesco
munes sean objeto de un acuerdo preciso que defina los derechos y las obligaciones
de cada cual. Sin embargo, el reglamento de las unidades no siempre lo permite;
adems, las con
diciones
de cooperaci6n pueden evolucionar
rpidamente.
CuaE
do las circunstancias
lo permiten,
la integracin
de dos unidades puede llevarse
muy lejos sin que exista acuerdo formal
lo que permite salvar obstculos
jurdicos
o polticos.
Por
ejemplo, dos unidades de informacin
cuyas instituciones
coc
peran diflcilmente
pueden sin mayor dificultad,
adoptar
el
mismo sistema documental o el mismo equipo y trabajar
en la
prctica
de comn acuerdo.
Las relaciones
con la profesin
son tambin muy importan
tes. La unidad deber tener contactos 'con lasorganizaciones
profesionales,
donde podr intercambiar
informaciones
tcni-

La administracin
una unidad
de

y las
informaclbn

polftlcas

a nivel

437

de

cas y hallar
la posibilidad
de participar
en trabajos metodo
lgicos colectivos,
etc. Por otra parte,
la participacin
ac
tiva de la unidad reforzar
estas organizaciones
y contribux
r a la base de la profesin
en general.
Evaluacin

de las

actividades

de informacih

La evaluacin
de las actividades
no es un ejercicio
tec
rico sino un instrumento
esencial de la administracin
que
debe estar presente en todos los aspectos del funcionamiento
de las unidades.
Las distintas
operaciones y funcionespueden
ser objeto
de un control,
a intervalos
regulares,
que cobije,
segn su
naturaleza,
un nmero variable
de caracteristicas
esenciales.
Por ejemplo, se puede verificar
mensualmente, sobre el 5% de
las preguntas tratadas,
si los plazos, la precisin,
la exhaustividad
de las respuestasyel
procedimiento
empleado estn bien de acuerdo con las normas previstas.
Pero es conveniente
de vez en cuando, sobre todo con mi
ras a la preparacin
de un plan a largo o mediano plazo realizar una evaluaci6n
sistemtica.
Pueden distinguirse
tres niveles
de evaluacin:
evaluacibn de la eficiencia,
evaluacin
de la relacin
costo-eficiencia,
evaluacin
de la relacin
costo - beneficio.
En la
se busca determinar
en qu6 medida la unidad alcanza
primera,
consigue satisfacer
a los usuarios.
sus objetivos,
es decir,
En la segunda, se quiere saber cul es el funcionamientoala
vez ms econ6mico y ms eficaz.
En la tercera,
se pretende a
veriguar
qu beneficios
obtienen los usuarios del funciona:
miento o del servicio
o servicios
y en qu medida stos compensan los costos.
La evaluacin
es una investigacin
que formula sus hipg
tesis y sus objetivos,
define los fenmenos que hay que ana
lizar,
agrupa los datos (por los documentos, la observacibn,
la medida, las entrevistas),
los analiza y deduce de
ellos
conclusiones.
Para cada operacin
o funcibn existen mtodos
evaluativos
especiales,
que pueden adaptarse segn las necesidades. Pueden utilizarse
tambin tcnicas avanzadas,
como
los modelos, la simulacin,
la investigacin
operacional.
La evaluacin
puede hacerse sobre el conjunto delas fun
ciones de una unidad de informacin
o sobre algunas de ellas.
Existen para cada funcin mtodos y criterios
especficos
de
evaluacin.
Los sectores que requieren
ms a menudo una eva-

438

La administracin
una unidad
de

y las
informacin

pollticas

a nivel

de

luacin son: las colecciones,

el suministro
de documentos
primarios,
la respuesta a las preguntas,
las bases de datos,
la bsqueda de informacin
y los productos documentales,como
servicios
tcnicos;
la automatizacin
y la admicatlogos,
nistracin.
Entre los criterios
que ms se usan, se pueden citar las
normas, los costos, el esfuerzo,
(cantidad y complejidad
del
trabajo requerido
por el personal y los usuarios),
el tiempo
de respuesta,
los diversos aspectos de la calidad
(exhaustividad , precisin,
recuperacin,
novedad, valide'zh,
ls distintas
expresiones
de satisfaccidn
de los usuarios.
Cuando las evaluaciones
son llevadas a cabo por o
para
las unidades de informacin,
deben tener una finalidad
muY
precisa y prctica.
Se trata o de detectar
las debilidades
o
casionales
paraponerles
remedio, o de ayudar a escoger y or=
ganizar nuevas actividades,
o a menudo las dos cosas. De don
de se deduce que el costo y los esfuerzos que representa
1:
se
evaluacibndebenestar
enI relacin
con las ventajas
que
pueden derivar
de sus conclusiones.
No se le pueden dedicar
recursos en detrimento
de la produccin,
sin que este argumento justifique
de ninguna manera el rechazo sistemtico
de
la evaluacin,
que es tambin a menudo el del cambio,
pues
esto puede llevar
a cualquier
unidad de informacibn
al fracaso o dejarla
rezagada de las demh.

Cuestionario

de verificacin

LA qu se da el nombre de "administraci6n"?
tQu8 ventajas
tiene organizar
una unidad de informacin
por
f uncidn?
Cules son las dos principales
partidas
de gastos de una unidad de informacin?
Cules son los distintos
niveles
de planificacin?
Puede definirse
una polftica
considerando
nicamente la undad de informaci6n9
tQu6 utilidad
tiene la promocin de una unidad de informacin?
1Que objeto tiene la evaluacin?

La administraclbn
una unidad
de

y les
nformecibn

polfticas

a nivel

de

439

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admnAX4aLion,

LA ADffINISTRACION Y LAS POLITICAS DE

INFORMACIONA NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL

La informacin
es un recurso nacional
tan importante
en
el
mundo contemporneo como la energfa o la mano de obra califi
cada. Desde hace algunos aos, se impone progresivamente
esI
ta concepcin en todos los pases y los lleva a comprometerse en acciones que van, segn los casos, de las consultas
y
estudios a la creacin de un aparato estatal,
ms o
menos
desarrollado,
que permite controlar
y promoverlas
actividades de informaci6n
cientfica
y tcnica.
Al mismo tiempo, el carcter
internacional
de la informacin ha movido a todos los pafses a buscar regularmente
acuerdos y a cooperar en este campo, o a prestar atencin
en
este aspecto a los dems sectoresde sus relaciones.
La organizacin,
la circulacidn
y la utilizacin
de informacin constituyen
hoy una preocupacin
importante
de la
vida nacional e internacional,
preocupacidn
que sin duda cre
cer dia por dfa.
PolTtica

nacional

de informacin

La necesidad de una politicanacionalde

informacin
pro
de varios factores.
El primero,
indudablemente
el ms decisivo,significaque
los conocimientos
y los datos son indispensables
alos indiv&
duos, a las empresas y las administraciones
que conforman un
pafs, pero el conjunto de sus necesidadesdeinformacin,crea
a nivel nacional,
una exigencia
global de informaci6n.
Si el
psis no cuenta con la informacin
suficiente,
su desarrollo
puede sufrir
menoscabo. Este es un gran riesgo para los paises que tienen que comprometerse en nuevas actividades,
como
ocurre con las naciones en desarrollo.
Por otra parte, el costo total de la informacin
que se
requiere y su tratamiento
crece dla por dia, as solo
fuera
por el hecho de que cada vez son ms numerosas. Si las actividades informativas
fueran anrquicas,
su costo total serfa

viene

442

Le admlnlstrscn
informacin
a nivel

y las
polfticas
de
nacional
e internacional

B6dO
prohibitivo.
Si se dejara a la iniciativa
individual,
los sectores ms prbsperos podrfan beneficiarse,
para no hablar de la tentacin
que tendran de utilizar
esta ventajaen
detrimento
de los dems.
Adems, las instituciones
pblicas
tienen desde el comienzo, un lugar muy importante
en la produccin
y tratamien to de la informaci6n.
Hay que considerar
tambibn el hecho de que gran parte de
la informacin
8610 se encuentra en otros
paises,
lo que
compromete de una u otra manera las relaciones
internacionales de cada nacibn.
Se trata pues de actuar de modo que las necesidadesdein
formacin del pas, y sobre todo las prioritarias,
sean aten
los medios disponi:
didas del.mejor
modo posible , utilizando
bles en la forma ms econmica y eficaz.
Se precisa un esfuer
zo colectivo
para la preparacin
y ejecuci6n
de las alternativas escogidas,
una concertacibn
y un arbitraje,
lo
mismo
sin
que la coordinacin
de las actividades.
Naturalmente
y
pensar en la importancia
que tiene casi siempre el Estado en
el campo informativo,
a l le corresponde la tarea de conce
tar tal esfuerzo.
Una polftica
nacional
de informacibn
tiene por objeto aL
canzar el ms alto nivel posible de eficacia
en su sistemain formativo
y sobre todo:
Determinar las necesidades de informacin
de las distintasca tegorfas
socioprofesionales.
Fijar prioridades
a las anteriores
necesidades.
Definir
cul debe ser la organizacidn
del sistema nacionalde
informacin,
qu servicios
debe ofrecer y cmo.
Evaluar continuamente
la capacidad de la infraestructura
nacional de informacidn
(recursos humanos, materiales
y fi
nancieros
que se dedican a la informacin
cientffica
7
tcnica)
para satisfacer
las necesidades mencionadas.
Determinar las acciones que hay que emprender para queelsiz
tema nacional
de informacin
pueda cumplir su compromiso
Definir
la evolucibn
que mejor convendrfa al sistema nacional de informacibn.
Siguiendo estas orientaciones
berlcas, la poltica
nacic
nal de informacin
debe reunir en un conjunto lo ms coheren
te y completo posible las polticas
particulares
que tenganque ver con todos los aspectos de la informaci6n
cientficay
tcnica,
especialmente
con:
El desarrollo
y el mejoramiento
de las publicaciones
primadel servicio
rias y, de modo general,
e 1 establecimiento
de informacibn
y de datos.

La administracin
y las politlcas
de
informacin
a nivel
nacional
e 1nternecional

y
El desarrollo
de las colecciones
documentales y de datos
su acceso.
El acceso a las colecciones
de documentos y bases de datos
fuera del pafs.
El desarrollo
de los servicios
de traduccin.
El control
bibliogrfico,
la indizacin
y el anlisie
de los
documentos producidos en el pafs.
El desarrollo
de los servicios
documentales forientacibn,biE
quedaretrospectiva,
informacin
corriente,
DSI, etc.) y
de los servicios
de informacibn.
La coordinacibn
entre las diferentes
unidades de informacibn
y los subsistemas especializados.
El desarrollo
y la normalizacin
delosequipos
que requiere
el tratamiento
y la comunicaci6n delainformacin.
La normalizacin
de las tcnicas y productos de informacin.
El desarrollo
de la mano de obra especializada
y de los medos de formacin.
La financiaci6n
de las unidades y la determinacidn
de las ts
rifas de los servicios.
La creacibn de una legislacin
y de una reglamentacin
que
se adapten al pas, en relacidn
con las actividades
de
informaci6n.
La promoci6n de los servicios
y la formacin de los usuarios.
El estfmulo de la investigaci6n
en ciencias de la informacin
El desarrollo
de la cooperacin
con los dems pafses ylapar
ticipacin
en las redes internacionales
de informacibn,
Sistema nacional
de informacin:
estructura,
componentes,
objetivos

La estructura,
los componentes y losobjetivos
deunsie
tema nacionalde
informacin
varian naturalmente
s;gGn la sipone
tuacin particular
de cada pafs pues cada uno de ellos
mayor nfasis ental o cual aspecto. Sin embargo, se puedentablecer
algunos grandes principios
generales.
Utilizando
las tcnicas y medios m& apropiados,
el sia
tema nacional
de informaci6n
debe:
Satisfacer
de la manera ms adecuada y completa posible
todas
las necesidades de !aformaci6n
de todos los usuarios.
com
Asegurar un funcionamiento
armonioso y una utilizacibn
pleta de todas las redes de comunicaci6n posibles
que e
x-lstan entre las fuentes y los usuarios de informacin.
Preservar y hacer accesibles
los documentos que se producen
en el pafs.

444

La administracin
informacin
a nivel

y las polfticas
de
nacional
e internacional

Permitir
un acceso fcil
a los documentos producidos
en el
extranjero.
Garantizar
el control
bibliogrfico
y el aprovechamiento
de
los documentos producidos en el pafs.
Permitir
una utilizacin
conveniente
de los servicios
documentales y de informacin
que existen en el extranjero.
Asegurar la compatibilidad
entre los diferentes
sistemas
de
informacin
que funcionan en el pafs.
Garantizar
la compatibilidad
e interconexin
entre los sistemas de informacidn
que componen el sistema nacional
y
los sistemas extranjeros
e internacionales
corresponden tes.
Permitir
una gestin del conjunto del sistema que sea coordenada, econmica y eficaz.
Estos objetivos
8610 pueden alcanzarse
progresivamente,
comenzando por las necesidades y las categoras
de usuarios
que se consideren prioritarias.
Con este fin, losdrganos del
sistema nacional
de informacin
deben elaborar planes y programas sucesivos.
A corto plazo, deben permitir
un refuerzo
deben racionalizarla,
eliminarla
de la estructura
existente,
duplicacin
y por lo tanto el mayor desembolso de recurs0s.A
largo plazo, deben proponerse la modernizaci6n
y la ampliacin del sistema.
Un sistema nacional deinformacidn,
en el sentido propio
del trmino,
se compone:
De los diferentes
grupos de generadores y usuarios de la informacin.
Del conjunto de medios de comunicacin
(editores
de diariosy
documentos, organizadores
de congresos, etc.).
Del conjunto de unidades
de informacin,
ya estn aisladaso
formando redes especializadas.
Del conjunto de sistemas de informaci6n
en sentido restring
do (gama de productos y servicios,
t6cnicas que se utilz
zan para realizarlo).
Del conjunto de personal especializado
en informacin
cienti
fica y t6cnica
Del conjunto de equipos utilizados
para los procesos de comu
nicaci6n
(material
de reprograffa,
de tratamiento
de informacibn,
de telecomunicaciones,
etc.).
De los recursos financieros
destinados al cumplimientodelas
actividades
anteriores.
De los mecanismos y rganos de coordinacidn
y de direccinde
los componentes anteriores.
Se observa ,-. es que un sistema nacional
de informaci6nes
un organismo cclnplejo,
extendido y diversificado.
Su estruc-

La administracin
y las
polfticss
de
informacin
* nivel
nacional
e internacional

445

turaes extremadamente variable,

tanto desde el punto de vista de los procesos que se cumplendentrode
l como de las re
laciones entre los individuos
, grupos e instituciones
que l
componen.
Ciertos sistemas no son otra cosa que el producto de la
coexistencia
de diferentes
componentes
que tienen entre s
relaciones
fortuitas.
Se trata en este caso de un sistema que
podrfamos llamar natural
cuya eficacia
es reducida.
Es nece
sario organizar
el sistema mediante una accibn voluntaria&
el fin de limitar
las p(rrdidas, aumentarla
cobertura
(de los
recursos y necesidades),
de disminuir
los plazos (tiempos de
respuesta)
y los costos, de controlar
su funcionamiento.
La estructura
institucional
de un sistema nacionalde
nformacin organizado comprende necesariamente:
Organos de direccin
que formulan las polfticas
y los progra
UlElS.

Organos de coordinacidn
que supervisan
la puesta en marchade
estas polfticas
y programas.
Organos de ejecucin
que garanticenel
funcionamiento
del sistema (unidades de informacibn).
En cuanto a la ejecucibn,un
sistema nacional
est compuesto de subconjuntos
que cubren, por una parte,
las ramas
de actividad
(agricultura,
industrias,
infaestructuras,
trans
la cadena documenx
porte, etc.) y, por otra, las funcionesde
tal (acceso a los documentos primarios,
control
bibliogrfipueden existir
adems subconjuntos
que cubren las
co, etc.);
diversas circunscripciones
territoriales
(subsistema
local,
regional
0 nacional).
Estos subsistemas pueden estar ms o menos rgidamente
organizados,
ms o menos descentralizados
entre si: y los unos con relacin
a los dems. En realidad,
y teniendoen cuen
ta las condiciones
existentes,
la mayorfa de las frmulas cO
existen en los sistemas nacionales
de informacin.
Es
asi
como se encontrar
un subsistema
prcticamente
desorganizado de documentacin social,
una red descentralizada
de infor
una red estructurada
geogrficamente
maci6n sobre ganaderfa,
regionales
y nacionales
que enlaza las
con agencias locales,
pequeas empresas; lo que ocurre tambin para el subsistema
, mientras que el subsistema de
de prstamo entre bibliotecas
adquisicin
de traducciones
ser muy poco organizado.
Hasta el momento, los sistemas nacionalesde
informacibn
controlan
ms o menos bien los circuitos
de comunicacin
que
se basan en los documentos, pero no se ocupan de los dems
procesos de comunicacin que tienen que moverse por
cuenta
an cuando ofrecen soluciones
atractivas
a numerosos
propia,
problemas.

446

La administracin
i"formaci"
* nivel

y las
polfticas
de
nacional
e internacional

Los rganos directivos

y el cuadro institucional
se eligen de acuerdo con las condiciones
y circunstancias
de cada
pafs. Serla equivocado pensar, al ver la diversidad
de frmu
las actualmente vigentes,
que esta eleccin no tiene imporz
tancia.
Escoger con ligerezaohacer
concesiones excesivas
de
ciertas
obligaciones,en
el momentodeinciar,
trastorna
despuslaadministracindel
sistema;porlo
cuales preferible
no
fijar
desdeelcomienzola
situacinenun
dispositivo
jurdico
demasiado rgido sino proceder por etapas.
Los rganos directivos
de un sistema nacional
de informa
cin deben garantizar
dos funciones:
la
de la decisibn;
o sea la eleccin de las pollticas
y de los programas, y la
preparaci6n
de dicha eleccin,
es decir al anlisis
de la si
tuacin y de los problemas y la formulacin
de proposiciones.
En ambos casos, los rganos directivos
deben estar en condiciones de hacer intervenir
a las partes comprometidas y
de
permitirles
que se pongan de acuerdo. La administraci6n,
la
investigacin,
los sectores productivos,
las institucioneses
pecializadas
en informacin
cientffica
y tcnica deben estar
representados
apropiadamente
en estas operaciones.
Los 6rga
nos directivos
reciben diferentes
nombres: oficina,
consejo,
comit, etc.
Si el nmero de participantes
es reducido,
se crear
un
rgano nico; sin embargo, lo ms comn es disponer de un co
mitb directivo
restringido,
compuesto por representantes
de
las principales
categorias
de socios y uno o varios comits
especializados
o consultivos,
ms numerosos,cuyas
atrbuciones podrn distribursepor
sectoresdeactividado
por funcones. Cuandose trate deun sistema compuesto
de subsistemas
sectoriales
(agricultura,
industria,
investigacin,
etc.) ya
estructurados,
los brganos directivos
pueden formarse de los
comits responsables
de cada subsstema y de un comit nacio
nal compuesto por sus representantes.
Estos rganos directivos
constituyen
con los rganos
de
coordinacin,
que estudiaremos ms tarde, lo
que se llsma
el punto de convergencia
del sistema.
El punto de convergencia
puede tener un estatuto autnomo (por ejemplo, la funcin de la informacin
cientfica
y
tcnica),
pero lo ms comn es que se asocie a un organismo
ya existentedelaparatoestatal
(por ejemplo,el
despacho presdencial,los
gabinetes ministeriales,
los institutos
de inCada frmula tiene sus ventajas y desvenvestigacn,etc.).
tajas.
las
Los 6rganos de coordinacin
estn constituidos
por
secretarfas
permanentes de los rganos que toman Las decisio nes.
Estos 6rganos pueden tener unas pocas personas, o formar
una organizacinsuficientemente
desarrollada,
segn la impar
tancia del sistema, pero en
toma

generalSOnagtUPaCioneSPequea~

447

La administracin
y las polItlcas
de
informacin
a nivel
nacional
e internacional

Su tareaconsisteprimero
que todo en preparar el trabajo de los rganos decisorios
y de garantizarles
su continuidad. Pero deben sobre todo vigilar
la realizacin
de las decisiones,
es decir, estimular,
sostener y coordinar
el funcionamiento
del sistema nacional
en su conjunto.
Esunatarea
de incentivacin
que resulta
esencial.
En general,
la secretarfa
permanente maneja directamente los recursos que se ponen a la disposicibn
del punto
de
convergencia
para la ejecucidn
de sus programas "J intervie
ne en su desarrollo.
Adems de esta intervencibn
directa mediante contratos
de estudio o desarrollo,
subvenciones a instituciones
existentes el financiamiento
de nuevas actividades,
la secreta normas,
rfa permanente puede actuar a trav6.a de directivas,
opiniones
y sobre todo, organizando
la cooperacin
delos diferentes elementos constitutivos
del
nacional.
Con este fin, la secretarla
general mantiene relaciones
estrechas con todos los socios,especialmente
con las unidades de informacin.
Como tiene que orientarlas
y practicarbitrajes
entre ellas,
no es aconsejable
que esta secretara
est6 constituida
por una de dichas unidades.De
este modo,las
relaciones
se fundamentan en el intercambio,
la cooperacibny
el conocimiento
de la obra que hay que cumplir medianteunes
fuerzo comn y no en la simple autoridad
o dependencia.
Adems, las secretarfas
permanentes mantienen relaciones
conlas
secretaras
de otros puntos de convergencia
y con las organizaciones internacionales.
Los rganos de ejecucin
sonlosorganismos
que participan en el sistema nacional
de informacin,
especialmente
las
unidades de informaci6n,
pero tambin las universidades,
las
las
asociaciones
cientfficas
y profesionales,
los editores,
administraciones,
los medios de comunicacibn de masa, etc.tos rganos intervienen
continuando
simplemente sus activida
des normales, pero tambin siguiendolas
lineas de conductaque se han decidido en comn y coordinando
los esfuerzos.
Igualmente intervienen
en la modernizacin
de las actividades o en la adopcin de nuevas tareas y en la coordinacinde
de acuerdo con los programas de desarrollodel
los esfuerzos,
sistema nacional,
bien sea por sus propios medos o con
el
concurso de la secretaria
permanente.
Cuando el sistema nacional
ha comenzado ya a estructura:
se en subsistemas especializados
(por ejemplo, el subsistema
de documentacin agrfcola,
la red de catalogacin
cooperativa, etc.),
la ejecucidn,
y en cierta medida, la coordinacin
y decisin
pueden confiarse
a los rganos especialesdetales
en cl campo correspondiente.
subsistemas,
sistema

448

La administracin
y las pollticas
de
informacin
a nivel
nacional
e internacional

El paso a la condicidn
superior
de integracibn
que constituye
un sistema nacional
de informacin
organizado supone,
de parte de cada entidad comprometida, un creciente
esfuerzo
de administracin
(planeacibn,
control,
control
presupuestal,
o, si se prefiere,
de sujecin rigurosa
a las normas,
etc.).
lo que significa
un provecho directo
para el sistema.
Las relaciones
con el plan nacional
de desarrollo
econbmico y social deben ser muy estrechas si se requiere
que
la
polftica
nacional
informativa
y el desarrollo
del sistema nacional de informacin
sean completamente eficaces.
Es indispensable
naturalmente
alcanzar un desarrollo
rnfnimo dela infraestructura
de informacin
con base en el cual
el sistema podr prestar
servicios
reales.
Pero adems de esel desarrollo
del sistema nacional
de
te objetivo
inmediato,
informacin
debe proponerse apoyar el desarrollo
general
del
al desarrollo
de las in
pais. Por ejemplo, si se da prioridad
dustrias
que transforman-lasmaterias
primas nacionales,
el
sistema de informacidn
deber reforzarse
de preferencia
en es
te sector.
No ~610 la politica
informativa
y el plan nacional
de
informacin
deben estar en completo acuerdo con el plan
global de desarrollo,
sino que ste debe darles cabida tanto
en
sus formulaciones
como en sus procedimientos
de elaboraci6n.
Esto significa
que los responsables
del sistema nacional
de
informacidn
han de participar
en la elaboracin
del plan nacional de desarrollo
econmico y social,
en lo que se refiere
a su campo, y que deben contribuir
a la elaboracin
del plan
de los dems sectores.
Efectivamente,
no se puede planificar
el desarrollo
de la produccin agrfcola
alimentaria,
porejem
de este
plo, sin preocuparse de los medios de informacin
sector.
En realidad,
el plan de informacin
debe hacer la sintesis de las dos operaciones:
necesidades estructurales
del sis
tema nacional
de informacibn
y necesidades coyunturales
o es=
tructuralesde
informacin
de los sistemas de produccin,
de
intercambio
y de regulacin.
A nivel nacional,
los problemas financieros
son todavia
ms delicados
que a nivel de una unidad de informacin
privada.
ES claro que al iniciar
un programa, las actividades
ya
existentes
se encuentran financiadas
en forma ms o menos satisfactoria.
Los gastos suplementarios
se refieren
en primer
lugar al punto de convergencia
(reuniones
de rganos directi
funcionamiento
habitual
de la se=
vos, sueldos del personal,
estos gastos no son los ms onerocretarfa
permanente, etc.);

449

ea adminstracibn
y las polZticas
de
informaci6n
a nivel
nacional
e internacional

sos ya que la mayorfa de participantessonremunerados

porlos
organismos a que pertenecen;
algunos trabajos
preparatorios
estn tambin respaldados salarialmentepor
estos organismos.
En cambio los estudios importantes
y sobre todo el desarrollo del sistema requieren
un financiamiento
de consideracin.
Es conveniente,
en primer lugar, averiguar
en las cuentas de todos los organismos el presupuesto
de que disponen,
lo que permite tener un punto de vista ms objetivo
sobre el
monto real de los nuevos gastos y evaluar las posibilidades
de accin con que se cuenta. Por lo general,
las erogaciones
nuevas son mllnimas con relacin
al presupuesto
total de informacin.
Se admite, por ejemplo, que los empleados directi
vos pasan el 20% de su tiempo en la recoleccin,
utilizacin
y comunicacin de la informacin;
esto representa
para 1000
de ellos,
a razn de 800 dlares por cada uno, un gasto mensual en promedio de 800.000 dlares.
En segundo lugar, la racionalizacin
del trabajo,
la eliminacin
de la duplicacibn
(por ejemplo, la indizacin
de
la misma publicacin
por dos o tres unidades de informacin),
la divisin
de las tareas, que posibilita
un funcionamiento
recursos
concertado del sistema nacional,
permiten ahorrar
que ms adelante pueden reinvertirse
en el mejoramiento
del
sistema.
A pesar de todo, una buena parte delas nuevas actividades tendr que hallar
un financiamiento
especial.
Generalme
te este desembolso se divide entre las unidades de informacin y los subsistemas interesados,
que garantizan
lo esencial,
o sea: el punto de convergencia,
que recibe un presupuesto que le permite encargarsedelos
gastos generales y aa los desarrollos
particulares;
'
yudar, en cuanta variable,
los usuarios,
que pagan por lo menos en parte ciertos
servicias.
Cuando la politica
de informacin
es adecuada y el sislos
tema esta manejado correctamente,
hay que advertir
que
adelantos en la productividad,
los errores evitados,
las mela actualizaci6n
permanente
jores y ms rpidas decisiones,
de los conocimientos
que permite el sistema nacional
de informacin,
compensan en gran medida los gastos. El simple h=
cho de no tener que rehacer por error uno o dos estudios
de
factibilidad
puede cubrir los gastos del sistema durante
un
ao.
Participacin

Varias

razones

en las

actividades

justifican

internacionales

esta participacin.

450

La administracin
informacibn
a nivel

y las
polfticas
de
nacional
e internacional

En primer
lugar, porque ningn psis puede abastecerse a
sfmismo en materia de informacin.
Se requiere
puestenerac
ceso a los sistemas de informacin
de la mayorla de paifsess
ra poder aprovechar el acervo informativointernacional.
Pa=
ra enfrentar
el aumento constante de los intercambios
y faci
se han establecido
numerosos mecanismos (acuerdos
litarlos,
internacionales,
convenos bilaterales,
comits, asociaciocuando un pafs no se vincula
a estos meca
nes, redes, etc.);
nismos corre el riesgo de aislarse
del movimiento informativo internacional.
Por otra parte, las razones que han movido a los pases
a organizar
los sistemas nacionales
de informacin,
,sumadas
a las que acabamos de citar,
explican
la creacin de sistemas internacionales
de informacin
que permiten a los Estados participantes
un acceso ms fcil
y econmico a la infoK
macin de los diferentes
campos, lo mismo que una distribucin equitativa
del trabajo.
Lgicamente,
los pases que se
alejan de estas organizaciones
se exponen a carecer de infor
macin o a realizar
intilmente
lo que ya se ha logrado en -
tros lugares.
En unfuturo
relativamente
cercano, todos los campos esta
rn cubiertos
por sistemas internacionales
de informacin.
Por ltimo,
independientemente
de la necesidad de armoni
zar los sistemas nacionales
para relacionarlos
unosconotro4
las
(interconexin)
y de completar de este modo la gama de
redes internacionales,
los contactos entre sistemas nacionales les permiten a stos aprovechar recprocamente
sus
logros tcnicos y organizativos,
comparar los mtodos, los resultados,
los puntos de vista,
y por lo tanto, progresar.
Para poder participar
en estas actividades,
cada pas de
be, en su conjunto o a nivel de los especialistas
implicados
(informacin
agrfcola,
industrial,
sobre patentes;
organizaciones profesionales,
etc.),
estar provisto
de una organizacin apropiada.
En las reuniones internacionales,
sobre todo
entre delegados de diferentes
paises, tienen que estar repre
sentados todos los interesados
para que'sirvan
de enlace en
tre ellos y la comunidad internacional.
La participacin
en
los programas y redes internacionales
de informacin
permite:
Facilitar
a corto plazo el acceso a la informacin.
Desarrollar el sistema nacional
de informacin
en armona
con
los sistemas de otros paises.
Facilitar,
por tanto, la interconexin
de los sistemas,
la
cual a su vez permitir
una comunicacin
ms completa y
rpida de la informacin
y una distribucin
de las
tareas, y por consiguiente,
una reduccin de los costos.

La administracin
y las
polfticas
de
informacin
* nivel
nacional
e internacional

451

Para participar
en estos trabajos
no es necesario
queun
pas disponga de una vez de una infraestructura
de informa
cin muy avanzada. Inclusive
puede asociarse a una red inteL
nacional automatizada
utilizando
tdcnicas
tradicionales
y me
dios modestos. En cambio, es indispensable
que el psis
estz
organizado,
o sea que haya establecido:
Mecanismos y rganos capaces de conocer con precisin
la situacin nacional,
de formular polticas
y programas,
y
de ejecutarlos,
lo que equivale a decir que necesita un
punto de convergencia,
ya sea general o del sector
que
se tenga en mente.
Relaciones eficaces entre este punto de convergencia
y
los
dems sistemas internacionales.
En la mayora de los casos, la participacin
de un psis
en los programas y redes internacionales
se ubica en tres niveles :
La definicin
de la contribucin
nacional
y la concertacin
entre los organismos nacionales
interesados,
que se rea
liza en la oficina
del punto de convergencia,
s
ste
existe,
o en un comit nacional
creado con este fin
o
cuando la oficina
anterior
no es suficientemente
representativa.
La coordinacin
de las actividades
nacionales
y las relaciones con los asociados,
que estn garantizadas
por la se
cnetarfa permanente del punto de convergencia
o por un
organismo especialmente
designado para este fin.
Las contribuciones
nacionales,
que corresponden a los organmos implicados.
En el caso de las redes internacionales
de informacin,
se designa generalmente un centro nacional
que pertenezca al
sistema, para que trate la informacin
segn las normas dela
casi siempre por intermedio
deun
red y las incorpore
a ella,
centro internacional
de tratamiento
(de donde viene el nombre
de centro de entrada),
y reciba los productos y serviciosque
suministra
el sistema con el fin de difundirlos
a escala nacional.
La cooperacin
tcnica internacional
permite a los palses en desarrollo
solucionar
en cierta medida la insuficienca de sus recursos humanos y materiales
en materia de infor
macin cientifica
y tcnica.
Esta cooperacin
tiene formas muy variadas,
segn su dg
racin (de algunos dfas 0 varios aos), segn su objeto (ayuda en la formulacin
y planificacin,
instalacin
de sistc
mas,formacin
del personal,
aportes documentales o de matesegn sus modalidades (donativos,
becas,
envio
rial,
etc.),

452

LS administracibn
y las
polfticae
de
informeci6n
a nivel
nacional
e internacional

asistencia
desde el
de asesores , proyectos sobre el terreno,
exterior,
etc.).
Ofrecen esta asistencia
las organizaciones
internaconales, las agencias de cooperacin bilateral,
las organizaciones internacionales
no gubernamentales
(agrupaciones,
asocia
ciones cientfficas
y profesionales,
etc.),
p los organismosprivados
(fundaciones,
institutos
especializados,
etc.).
Cadq uno de estos organismos utiliza
procedimientos
mso
el pas solicitante
haceuna
menos complejos. Por lo general,
peticin
en la que expone el proyecto para el cual necesitaa
yuda. Esta peticin
se discute con el organismo de financiamiento correspondiente,
se definen todos sus puntos y una
vez aceptada, se pone en marcha el proyecto cuyos resultados
sern evaluados oportunamente.
Hay que tener en cuenta
que
las necesidades abundan y en cambio los recursos,
que deben
limitarepartirse
entre todos los pases, son casi siempre
que demuestran
en
dos. Se da preferencia
a las solicitudes
principio
ser capaces de contribuir
al desarrollo
del sistema de informacin.
Esta contribucin
depende naturalmente
de
la calidad de la preparacin
y de la buena ejecucin
del pro
yecto, lo que exige una planficacin
rigurosa
y una adecuada
administracin,
que dependen del buen funcionamiento
del
circunstancia,
de sus rganos dire
sistema 0, en cualquier
tivos.
La mayor-fa de acciones de asistencia
son casi siempre
limitadas.
Por lo tanto, es importante
concretarlas
enunprg
grama nacional
coherente y controlado,
con el fin de lograr
los mejores beneficios
para el sistema nacional
de informacin en su conjunto.
Cuestionario

de verificacin

IDebe contar un pafs con una poltica

nacional
de adquisicg
nesP
LCules son los elementos que componen un sistema nacional de
informacin?
Qu papel desempea la secretara
permanente del punto
de
convergencia
de un sistema nacional de informacin?
Qu beneficios
se derivan de la organizacin
concertada
de
un sistema nacional
de informacin?
~Qu mecanismos debe poner en marcha un pas para lograr
la
mejor ayuda de la cooperacin
internacional
en el campo
de la informacin
cientffica
y tcnica?

453

Le administracin
y las
polfticas
de
informacibn
a nivel
nacional
c internacional

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154

La administracibn
infonnacn
II nivel

y las pclfcicas
de
nacional
e internacional

PUIIA la pRm&icati6n
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<.<_l-.-_.-.l ._-..-

LA EDUCACIONY LA FORMACION

La formacin profesional
en actividades
de informacinestan
importante
como en los dems campos. Ya pasaron los
tiempos
en que bastaba un poco de sentido comn para improvisar
los
mgtodos de tratamiento
que requera el exiguo nmero de docu
mentos. Adems, las unidades de informaci6n
apelan cada vez
ms a los recursos tcnicos y a sofisticados
equipos,
que
de
se perfeccionan
dfa por da; como es lgico la actividad
las unidades se fundamenta esencialmente
en el capital
humadel
no. La buena marcha de los servicios
y la satisfaccin
personal que los presta dependen de la calidad de la formacin que se ha impartido.
Posibilidades

de formacin

Las posibilidades
de formacidn en ciencias
de la informaci6n han ido a la par en el mundo con el desarrollo
cuantitativo
y cualitativo
de los sistemas de informacibn.
A co
slo existan
unas pocas escuelas es=
mienzos de este siglo,
de
pecializadas,
en un reducido nmero de pafses. A partir
la situacin
anterior,
se ha producido:
La multiplicacin
de las oportunidades
educativas.
La diversificacibn
de los contenidos y de los programas.
La diversificacibn
de los mtodos y las modalidades de enseanza.
La cooperacidn
internacional
paralapolitica
de formacin,de
perfeccionamiento
de los mtodos y programas,derealiza
cin de las enseanzas y de la evaluacin.
La demanda de especialistas
en informacidn
por parte de
los paises en desarrollo
ha impuesto la creacin de numerosas escuelas y programas regulares
enlamayora
delospabses,
la ampliacidn
progresiva
de sus ciclos de estudio,
desde los
niveles
elementales
hasta los avanzados, la creacin de ensE

456

La

educacin

y la

formacin

anzas especficas
a cargo de los paises mas desarrollados
y
las organizaciones
internacionales.
De la situacin
precedente se deriva toda una gama
de
posibilidades
de acceso no slo a la formulacin
inicial
sino a los reciclajes
sucesivos que permiten,
cualquiera
que
sea el nivel de iniciaci6n
o las aspiraciones,
obtener
una
preparacin
profesional
que corresponda a las aptitudes
de
los candidatos.
La demanda de especialistas
ocasiona tambidn inevtablemente cierta
confusin respecto de los distintos
niveles
de
formacin,
de la equivalencia
de los diplomas, de las posibi
lidades de seguir una enseanza de nivel superior
en diferen
tea planteles,
de la adecuacin de los diplomas a los estatE
tos 0 reglamentos.
Una buena informacin
y una correcta
adecuacin dela for
macin al puesto que se desea son indispensables
antes de h
cer una eleccin
definitiva.
Tipos

y programas

de formacin

Los tipos de formacin que permiten ejercerunaprofesn

de especialista
de informacin
son los siguientes:
Formacin inicial
en ciencias
de la informacin
a diferentes
niveles.
Formacibn inicial
en una disciplina
o campo, seguida o a veces precedida de una formacin especializada
en ciencias
de la informacibn.
Formacin especializada
en un campo de la informacin
(por
ejemplo, la reprografa
o informtica
documental).
Formacin ad hoc en una tknica
o campo de la informacin
(por ejemplo, indizaciones,
utilizacin
de un sistema es
pecial,
etc.).
Formacin mientras se desempea un cargo.
Formacbn continua.
A cada uno de estos tipos de formacibn corresponde
un
tipo de enseanza, un contenido y una calificacin
determina da.
Los programas regulares
de formacin,
que van de la ense
corresponden a los cuatro ni=
anza secundaria al doctorado,
veles profesionales
que se admiten generalmente
(paraprofesional,
profesional
elemental,
profesional
medio y profesional superior
- ver el capftulo
La profesin).
De este
modo
se distinguen:
Los programas de formacin de asistentes,
de tcnicos o
de
auxiliares,
destinados
a los candidatos que han termina-

La

educacin

y la

formacin

457

do la enseanza secundaria pero que no han obtenido

un
diploma. Estos programas permiten adquirir
ciertas
tcnicas sencillas
que les dan la posibilidad
de cumplir@
reas rutinariAs
(registro
de adquisiciones,
reproduccibn
de fichas de catalogacidn,
etc.).
A menudo, se imparten
para tiempo parcial
0 en cursos nocturnos,
con el
fin
de permitir
la formacin de personas que trabajan.
Estos cursos no toman ms deunao y dan derecho a un diploma de tcnico o ayudante documentalista.
Los programas de nivel universitario,
que requieren
haberter
minado los estudios secundarios
y que se distribuyen
de
modo siguiente:
Formacin del primer ciclo orientada
a las tcnicas documentales 0 a una tcnica particular,
pero sin suponer un conocimiento
del tema tratado.
Este curso
dura uno a dos aos y se corona con un diploma gene
ral o especifico
(por ejemplo, bibliotecario
auxiliar 0 informtico).
Formacin del segundo ciclo,
que exige una preparacin
previa en una disciplina
(o a veces, excepcionalme
te, cinco aos de actividad
profesionalespecializada) destinada a profesionales
que tengan un buen conocimiento
de los rnt-todos y Gcnicas,
lo mismo que
una especializacin
que les permita dominar una documentacin especializada.
Esta formacin combinala
enseanza terica
con la prctica
y tiene normalmente una duracin de dos aos.
Formacin del tercer ciclo,
que tiene un triple
alcance:
conocimiento
de los mtodos y tcnicas documentales,
conocimiento
de un tema o de una disciplina,
conoci
miento de la administracin
y del desarrollo
de los
sistemas de informacin.
Este ciclo forma los cuadros directivos
de la informacin
cientlfica
y tcnica, que pueden dedicarse igualmente a la investigacin y a la enseanza. Se obtiene en este caso un
diploma de estudios
superiores,
o un doctorado o su
equivalente.
La duracin de los estudios es de uno o
dos aos. Este nivel permite asimismo una preparacin para el anlisis,
la planeacin,
la evaluacin
sin
y la gestin de los sistemas de informacin,
que los candidatos
tengan la obligacin
de
poseer
tratar
una formacin sobre los
que debern
los distintos
sistemas. La formacin ad hoc tiene
para el cumplimiento
de
por objeto la preparacin
una tarea o de una funcin especifica,
generalmente
dentro de un marco bien definido.
Este tipo de fortemas

458

La

educacin

y la

formacin

macin puede estar organizado por los establecimientos de enseanza,

pero tambin por las unidades
de informacin
o por otros organismos. Contrariamente a los programas regulares , esta enseanza se realiza para satisfacer
una demanda o una necesidad paz
titular.
Sin embargo, algunos de estos cursos pueden
repetirse
durante varios aos.
Este tipo de formacin tiene formas y modalidades
muY
variables
(cursos, seminarios,
talleres,
conferencias,
etc.)
Las sesiones de'formacin
son de corta duracin y no estn
respaldadas por ningn diploma.
Para que esta formacin sea eficaz,
los organizadores
de
ella deben realizar
una seleccin
severa a finde quelosparticipantes
tengan un nivel terico
y prctico
homogneo.
Estos programas encierran
normalmente una parte t8oricay
una proporcin
muy importante
de ejercicios
prcticos.
Numesobre
rosos programas de esta clase se ofrecen anualmente,
todo como cursos internacionales.
La formacin simultneamente
con el cargo puede impartir
se en forma de aprendizaje,
o sea mediante la transmisin,p&
los mismos empleados ms experimentados
o por especialistas,
de los conocimientos
tericos
y sobre todo prcticos
que demanda la ejecucin
de las distintas
tareas que cumple una unidad de informacin.
Adems, esta instruccin
puede compren
der programas de formacin ad hac organizados por la unidad3
constituir
un verdadero plan de formacin del personal.Generalmente est dirigida
a los empleados nuevos, pero puede abarcar tambin candidatos
que no pertenecen a la unidad.Cuan
to ms formalizadaseaesta
enseanza,
eficazresultapuer
puede recurrir
a mtodos y herramientas
pedaggicas
especialmente preparadas y ser objeto de una evaluacin
sistemtica.
La formacin continua es indispensable
en una profesin
en la que las tcnicas y los conocimientos
evolucionan
rpidamente y en que la demanda y las necesidades nuevas no dejan de crecer. Esta formacin supone un sostenido esfuerzoin
dividual,
un espfritu
de trabajo y sobre todo la clara
conciencia de que ningn diploma, por prestigioso
que sea, Puc
de garantizar
hoy la calificacin,
ni por consiguiente
los
cambios sustanciales
que sufre la profesin.
Debe tener
por
objeto no slo las cienciasytcnicas
de la informacin,
asf
como las disciplinas
conexas, las lenguas y temas que enriquecen la personalidad,
el saber y las aptitudes
sino la actualizacin
de los conocimientos
en la especialidad
correspondiente.
El medio ms sencillo
de mantenerse al corriente
de esta
ms

Le

educacin

y la

formacin

459

evoluci6n
es la lectura
permanente de las publicaciones
espe
cializadas
(ver el caplltulo La profesin)
Las modalidades de enseanza son muy diversas:
Estudios de tiempo completo (de uno a cuatro aos)
Estudios de tiempo parcial,
que permiten seguir almismotieE
po una actividad
profesional.
Cursos intensivos
(en general muy especfficos)
de varias semanas o de algunos meses.
Seminarios de corta duracin.
Cursillos
de estudios prcticos
en una unidad de informacin.
Cursos nocturnos
(dos o tres veces por semana durante
uno o
dos aos).
Conferencias
de formacin.
Grupos de discusin,
etc.
Escoger una enseanza que se acomode a las necesidades
no es fcil
tarea, pero sin ella es diflcil
conseguir una ca
lificacin
conveniente.
Hay que informarse
en primer lugar sobrelaenseanzaque
se ofrece tanto a nivel nacional
como internacional.
Es nece
sario precisar
luego las necesidades locales en materia de eg
definirlas
aptitudes
y conocipecialistas
de la informacin,
mientos personales,
y luego tomar una decisin
de acuerdocon
el nivel de instruccin
y con los objetivos
profesionales
Con
viene elegir muy bien el programa, sobre todo cuando se tra-ta de una formacin especifica
que corresponde al tipo de tz
reas 0 funciones que se persiguen.
Hay que tener en cuenta naturalmente
la duracin y
el
costo de los estudios.
No hay que olvidar
que existen,
sobre
todo para los pases en desarrollo,
numerosas becas, de las
que estn enteradas las asociaciones
profesionales,
las orga
nizaciones
internacionales
y los servicios
culturales
de las
embajadas.
Es muy importante
por ltimo recordar que los diplomas
deben corresponder
a los criterios
reglamentarios
y legales
del pafs de origen. Esto es particularmente
importante
para
en el extranjero.
Estos cursos,
los cursos que se realizan
sinnegar susventajas,presentandos
inconvenientes:
U) la inadaptacin de la enseanza a las condiciones
culturales
y tc
nicas del psis en el que se debe ejercer
la profesin;
bT
la falta de reconocimiento
del diploma que se recibe.
Especializacin

La necesidad
una rama particular

en
de una especializacin
para iniciarse
de la informacin
cientfica
y tcnica es

460

ea

educacin

y la

formacin

un problema que todavla no se ha resuelto.

Muchas funciones documentales,
sobre todo las que se refieren
al anlisis
de los documentos y a la interaccin
con los usuarios,
supone una especializacin
doble.
Lo que comnmente se hace hoy
es adquirir
una especializacin
en cualquier
campo (mediante
la formacin inicial
y la prctica)
para completarla
luego
con una formacin profesional
sobre tcnicas documentales.De
todas maneras, la especializacin
doble slo es indispensable a partir
de un nivel profesional
intermedio.
El medio ms sencillo
de mantenerse al corriente
de esta
evolucin
es la lectura
regular de las: publicaciones
especia
lizadas
(ver el capitulo
La profesin).
A esta lectura
deben
aadirse los encuentros entre profesionales,
los congresos,
los viajes
de estudio,
las visitas
de exposiciones
de organismos, etc. Pero estas actividades
deben completarse de modo ms sistemtico
mediante ciclos de formacin permanente,
que pueden organizar
las asociaciones
profesionales,
los ce2
tros de estudios,
organizaciones
internacionales,
establecimientos de enseanza. Hay que matenerse tambin al corriente
de las actividades
a travs de la lectura
de la prensa especializada
y mediante contactos personales.
Una formacin
de
este tipo se imparte por lo general en forma de cursosdebre
ve duracin
(algunos dias),
especializados,
que no dan dere=
cho a un diploma, pero que pueden abrir el camino a una formacin posterior
ms avanzada.
Los programas de enseanza difieren
mucho segn los paflos objetivos
y las posibilidases, las especializaciones,
des. De todas maneras, pueden distingurise
en la formacidnge
neral dos orientaciones
esenciales.
La primera se fundamenta
en la biblioteconomfatradicional,la
segunda est ms abierta
a las ciencias
de comua las matemticas,
a la informtica,
nicacin
(lingfstica,
psicologfa,
etc.),
lo mismo que a la
gestin de los sistemas.
Una formacin general en cienciasde
la biblioteconomfa
y
de la documentacin encierra
comnmente las materias siguien
tes:
La comunicacin humana y estudio de los usuarios de la nfo;
macidn.
Los documentos, las fuentes de informacin.
La seleccin
y adquisicin.
El tratamiento.
Catalogacin,
clasificacin
e indzacin.
Los documentos secundarios.
Aprovechamiento,
difusin
y bsqueda.
Los equipos y la tecnologa.
La organizacin
y la gestin de una unidad. La tecnologia.

La

educacin

y la

formacibn

461

Los programas se caracterizan

por su naturaleza
interdciplinaria
y por el hecho de que conjugan la enseanza teri
ca con la prctica.
Estos programas consagran una buena par=
te a las lenguas extranjeras,
que son indispensablesenla
dc
cumentacin (especialmente
el ingls).
Las especializaciones
en ciencias
de la informacin
pueden hacerse sobre una rama de la profesin
como las bibliote
cas, los archivos,
la documentacin , sobre ciertas
tcnicaso sectores de actividad,
como el tratamiento
de las publicaciones seriadas o de los libros
raros; sobre ciertas
categorfas de usuarios,
como los nios o os investigadores;
sobre
ciertas
disciplinas,
como la historia,
las ciencias
naturales, etc.
Existen entre estas mltiples
posibilidades
de especiazacin elementos comunes que corresponden a los fundamentos
de las ciencias
y tcnicas de la informacin.
La naturaleza
de las especializaciones
yelmomento en que
se realizan
varian considerablemente
segn las escuelas,
Es
muy importante
una cultura
general quese suele considerar
n
dispensable,
por lo cual se dedica a ella no menos del
50%
del periodo de formacin.
Sin embargo, una especializacines
sobre todo al comienzo de la carrera.
igualmente necesaria,

Cuestionario

de verificacih

iEs indispensable
para un especialista
en informacin
formacibn profesional?
Quin puede obtener una capacitacin
en informacin
fica y tcnica?
iCules son las distintas
formas que puede tener
la
cin de los tcnicos documentalistas?
iPara qu sirve la formacin continua?
LCules son los criterios
para preferirunaenseanza
LEs indispensable
ser especialista
de un campo para
informacin
de dicho campo?
iA qu se da el nombre de "formacin ad hoc"? LPara
ve?

una
cientformaa otra?
tratarla
qu sir-

462

La

educacin

y la

formacibn

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tier;tt&~b
Unesco, 1975 (Doc. SC/75/WS/29).

yX&cncab.

Paris,

LA PROFESION

La carrera
de informacin
se ha desarrollado
a medida que
avanza la evolucin
cientfica
y tdcnica.
Ha recibido
denomi
naciones diversas,
creadas al aparecer nuevas actividades,lG
que complica un poco la situacin.
Existen tres grandes grupos tradicionales:
los archivistas,
los bibliotecarios,
los
documentalistas,
dentro de los cuales ciertas
actividades
es
pecializadas
se han convertido
en ocupaciones especlficas,cz
mo la del bibligrafo
o la del indizador.
A estos diferentes
trabajos
corresponden generalmente ra
mificaciones
y distintas
carreras , que tienen la natural
ten
dencia a distinguirse
unas de otras , a mostrar sus particulg
ridades,
inclusive
a rivalizar
entre si. Hoy se habla con rna
yor agrado de los oficios
de la informacin
como subcategor-fas de una profesin
nica, aunque diversa,
que se denomina
por ahora, por no hallar
otro trmino,
con la expresin
"especialista
en informaci6n".
Perfil

de un especialista

en infotmacin

El perfil
de un especialista
en informacin
enciefra
necesariamente
aspectos especfficos
relacionados
con cada trabajo o especializacin,
pero presenta sin embargo, en o erasgos comunes que se derivan de las principales
osencial,
rientaciones
del trabajo.
En todos 10s casos, se trata efectivamente de:
Tratar los documentos y la informacin,
por tanto de dominar
las tcnicas correspondientes.
Estar al servicio
de los usuarios,
por tanto, de estar motivado y de tener aptitudes
para las relaciones
humanas.
Actuar de la manera m.Ss eficaz'pogible,
por tanto, sentirgus
to por el orden, el mtodo, el sentidodela
organizaci
y ser Imaginativo.

464

La

profesin

Las caracterlsticas
generales de esta profesibn
hacen
de ella:
Una actividad
de servicio.
Sin excepci6n,
los especialistas
en informacin
trabajan para los dems. Hay que' 'tener
conciencia
de las frustraciones
que esto puede acarrear
en ciertas
ocaciones.
El especialista
en informacin
debe sobre todo sentir el deseo de ser til,
lo que no impide que se reconozca y remunere esta utilidad.
Un trabajo de comunicacin y contacto.Efectivamente,
en mues primero que tochos casos, el trabajo en informacin
do un trabajo en equipo, un trabajo colectivo.
Por otra
parte, las relaciones
personales con los usuarios y los
productores
de informacin
son determinantes
para la eficacia
del servicio.Unespecialista
en informacin
debe
ser capaz de comprender a los dems, de participar
en la
vida colectiva,
de despertar
confianza,
en una palabra,
de comunicar. Este ltimo aspecto exige conocimientos
y
de
aptitudes
lingiifsticas
y la capacidad de expresarse
tanto por escrito
como oralmente
modo claro y coherente,
Un trabajo de juicio
y reflexin
en la medida en que la informacin,
lo mismo que la comunicacidn,
estn sujetas a
numerosas contingencias
y fluctuaciones,
por lo tanto no
existen
soluciones,
precisas que se puedan aplicar
ciega
mente. El especialista
en informacidn
debe tomar decisi
a ve=
nes cada momento, conforme a numerosos criterios,
ces opuestos.
Un oficio
que exige curiosidad
frente a los hombres, los organismos, cosas, hechos, ideas y tcnicas.
No se pueden
memorizar ni hacer circular
los conocimientos
si uno no
se interesa
en ellos.
Un trabajo que evoluciona,
pues no ~610 las tcnicas
profesinnales
se transforman
rgpidamente sino tambin los conocimientos
que ellas permiten difundir
y las necesidades que se deben satisfacer.
El especialista
en informacin debe tener un espiritu
elstico,
adaptable y capaz
de dominar la tcnica.
La rutina y la pasividad
son sus
enemigos mortales,
aunque estn a menudo disimulados
detrs de los procedimientos
rigurosos
y coherentes quehay
que implantar
para cumplir las distintas
tareas.
Un trabajo de perseverancia
y modestia. Lastareas informativas exigen esfuerzo,
incluso a veces el esfuerzo ffsico;
es un trabajo sostenido y constante
, aunque sus resulta
dos son por lo general poco espectaculares,
y casi siem=
pre son los usuarios los que recogen los mritos y venta
jas.

Laprofesi-n

465

En la prctica
de la profesin
se requiere
una deontolo
gfa, es decir, un conjunto de reglas y principios
de conducta que son necesarios
en la prctica
de la profesin.
En al
gunos casos existe un cbdigo escrito
queesv6lido
en el paf;
ya sea para la profesin
en general o paraalgunas
de sus especialidades;
a veces, existe tambin un cbdigo de conducta
vlido dentro de la unidad de informacin.
Estas reglas
comnmente no estan escritas,
pero cuentan con el consenso de
los profesionales;
lo ms conveniente
sera lgicamente
su
formulacin.
Las reglas se refieren
sobre'todo
al respetoque
se debe a la informacin,
es decir,
a la obligacin
que
se
tiene de no desorientarla,
retenerla
o deformarla
de algnmo
do en detrimento
de los usuarios o en funcin de intereses
opiniones personales.
Pretenden igualmente
la guarda del secreto profesional
y la discrecin,
pues el especialista
enin
formacibn est al corriente
de unas cuantas cosas que tiene;
que ver con los usuarios.
Aunque las normas estn o no formalizadas,
tanto las asociaciones
profesionales
como los resp@
sables delas unidades garantizan
su respeto y cumplimiento.

Acceso

a la

profesin

El acceso a la profesin
puede lograrse
de varias maneras. Los especialistas
en informacibn
ingresan en nmero cre
cente a esta profesin
inmediatamente
despus de su fo?%
cin inicial
(que puede serunaformacinparaprofesional-de?
nivel del bachillerato,
ms uno o dos aosde especializacibn
Esta formacin puede comprender nicamentela
0 profesional).
ciencia de la informacin
o completar una formacin en otra
disciplina,
a diferentes
niveles
(dos, tres, cuatro aos de
estudios o m5s, despus de los estudios secundarios).
Tambin se puede ingresar
a la profesin
despus de haber trabajado en otro campo durante un tiempo ms o.menosla~
go. Es lo que ocurre a menudo con los especialistas
en infor
macin que se han formado en una rama particular
(qufmica,g
medicina,
administracin,
etc.) o en una
tcnicageniera,
particular
que se utilice
en las unidades de informacin
(rz
prografa,
informtica,
tcnicas audiovisuales.
etc.).
Estos
especialistas
tienen una preparaci6n
inicialdenivel
apropii
do en un establecimiento
de enseanza especializada
en ciencias de la informacin,
o reciben una formacin dentro
del
siguiendo ciclos a.d hoc. Algunos ingresan a la prz
servicio,
fesibn al final&
la carrera,
cuando por una u o.tra razbn,
no estn en condiciones
de ejercer
su actividad
inicial;
su

466 Laprofesin
experiencia,
su competencia en el campo de su especialidady
a veces su posicin
jerrquica
pueden ser elementos favorables para ciertas
actividades
de lasunidades
de informacin;
sin embargo, les resulta
a menudo ms difffcil
adquirir
una
formacin apropiada en ciencias
y tcnicas de la informacbn
Los campos de especializacin
se definen con relacdn
al
tipo de unidad de informacin,
a las funciones especiales
ejercidas
en la cadena documental y a los temas tratados;
estos criterios
pueden combinarse entre sl.
Se encuentran pues archivistas,
bibliotecarios,
documentalistas,
documentalistas
de datos, encargados
de las relaciones, etc.,
que tienen una competencia especial en una dis
( por
ciplina
o en una rama definida
en mayor o menor grado
ejemplo, bibliotecario,
documentalista
mdico o especializado en cancerologla)
y que tienen a veces una formacin t6cni
ca espec'ifica
(por ejemplo, catalogador,
indizador
analista,
encargado de bsquedas bibliogrficas,
etc.).
La enseanza y la investigacin
en ciencias
de la informacin se han convertido
en dominios de especializacin
profesional,
lo mismo que el consejero en sistemas de informacin.
Hace poco tiempo, con el desarrollo
de las redes de los
grandes sistemas de informacin
y la creacin de rganos co;
plejos encargados de la politica
informativa,
ha aparecido u
na nueva especialidad
que es la de planificador
o administra dor de informacibn.
Tambin existe ahora la posibilidad
de especializarse
en
los sistemas de informacin
con una formacibn inicial
en automatizacino
como especialista
en telecomunicaciones.
Estas nuevas carreras
suponen una buena formacin
prede
via especializada,
una formacin organizada en ciencias
la informacin
y capacidad de organizacin
y de sntesis.
Histricamente
el desarrollo
de la profesin
ha partido
de los ms bajos escalones mediante un aumento cuantitativo
y cualitativo
y por diferenciacin
progresiva.
Pero las situaciones de cada pails varian considerablemente.Cuandolapro
fesin cuenta con un menor nmero de miembros, es ms difI=
cil definir
sus niveles
lo mismo que cuando las condiciones
en
individuales
son muy complejas y variadas.
Sin embargo
los pafses en desarrollo
se encuentran frecuentemente
dos
tipos de situaciones:
Aquella en que la profesibn
est compuesta sobre tododepersonas que pueden calificarse
en los primeros
escalones
la
mencionados anteriormente
(ver pgina 465, Acceso a
profesin),
lo que limita
considerablemente
la gama de

Laprofesin

467

funciones y servicios
que se pueden garantizar.
Aquella en que se localizan
sobre todo los profesionales
de
los escalones segundo y tercero:
en este caso, la falta
de personal ejecutivo
es muy frustante
y produce
casi
siempre un elevado nmero de personas que abandonan.
Adems, la fuerte demanda de cuadros directivos
en las
diferentes
disciplinas
dificulta
su reclutamiento
para los
trabajos
de informac6n
e impide el desarrollo
de servicios
de buena calidad.
La calificaci6n
o preparacin
doble es una
exigencia
imperiosa para la mayorla detrabajos
de informacin y con mayor raz6n para la direccin
de una unidad
de
informac6n.
Estatuto

de la

profesin

El estatuto
de la profesin
es un conunto de reglas que
definen los escalones jerrquicos,
las calificaciones,
las
condiciones
relativas
a la carrera,
las ventajas y responsabilidades
que tiene cada posicin,
los niveles
de formacin
y de experiencia
que se requieren.
Este estatuto sepuedeestablecer
anivelnacional
(lo que
solo ocurre en algunos paises),
o para una rama de actividad
o un organismo particular.
Desafortunadamente,
suele ser inen estos distintos
niveles,
en casito
definido
e incompleto,
dos los paises.
La existencia
de un estatuto
o reglamento es muy impor
tante, pues define la situacin
delaprofesi6n
en general
7
permite vincular
y conservar las personas que renenlas consobre'
diciones
o perfil
que se requiere.
Cuando no existe,
todo en el caso de actividades
nuevas, se corre el riesgo de
reglamentarlas
situaciones
individualesdemodo
improvisado
y
ocasional,
lo que puede producir
un descenso en la escala so
cio-profesional,
ya que el sector informativo
no constituyeun grupo de presin suficientemente
fuerte.
Las tareas de los distintos
sectores de la informacin
de complejidad,
por los conoclmiez
se definen por su nivel
tos tcnicos y generales que requieren
y por las responsabilidades que se les imponen. Estas tareas pueden enumerarse
del modo siguiente:
Las tareas rutinarias
o materiales,
bastante elementales,que
se conflan por lo general a auxiliares
(tcnicos,
ayudantes o asistentes).
Las tareas tcnicas,
que suponen un nivel de calificacinpr~
fesional
y, cuando es necesario , general,
como la catalogaci6n,
1.s indizac6n,
la bsqueda bibliogrfica,
etc.

468 eaprofesih
Las tareas de supervisin,
control
y organizacin
de las di
exige
ferentes
funciones de la cadena documental,
que
no solamente una sdlida formacin profesional
y general
sino tambin una experiencia
de algunos aos en el trabajo.
Las tareas tcnicas que requieren
una buena formacibn y una
experiencia
confirmada de las disciplinas
tratadas
(por
ejemplo, el an6lisis
y la extraccin
de informacidn,
la
evaluacibn
de informacibn,
las relaciones
con los usuaros, etc.).
Las tareas de planeacidn
y direccin
general.
Las tareas pedagbgicas y de investigacin.
En las pequeas unidades de informacin,estosdistintos
grados tienden a confundirse
por la fuerza de los hechos.La
profesin
comprende por consiguiente
un grupo bastante
importante
de empleados generales que estn calificados
para
un campo 0 tcnica,
en un nivel medio o superior.'
La estrucutra
de la profesibn
se articula
esquemticamente de acuerdo con el escalonamiento
siguiente
:
Paraprofesional
(tcnicos
y ayudantes)
Profesional
elemental.
en
Profesional
medio con una doble base de conocimientos
ciencias
y tcnicas de la informacibn
y/o conocimientos
en una disciplina
o campo especifico.
Profesional
superior
y dirigente , que puede abarcar niveles
ms o menos distintos
segn el grado de desarrollo
dela
infraestrucutra
de informacibn.
En la mayorfa de paises
este ltimo grupo est todava muy poco desarrollado
y
es casi siempre notoriamente
insuficiente.
La carrera de informacibn
en sus distintos
niveles puede parecer utdpica o poco prestigiosa,
pero esto se debe en
a
parte a la confusibn actual sobre ella y no corresponde
lo que se puede esperar de su evolucin.
En realidad,
las ac
tividades
de informacin
estn en pleno auge y su utilidadsocial es cada vez ms importante
y reconocida.
Aunque ~610 se trate de una pausa en la vida profesional
de un individuoqueluego
se dedicar a otras actividades,
o
asf se considere una ocupacibn durable (el abandono puede re
sultartantodeun
aumento de las responsabilidades
como dei
desarrollo
propio de este sector),
cualquier
carrera en esta
profesibn
parece hoy prometedora,
apasionante,
por razdn de
sus finalidades,
de sus modalidades y de su evolucin
tcni
ca. Es una carrera que da una disciplina,
un verdadero
arte
del trabajo y del comportamiento,
una renovacin de los cono
un triunfocimientos
personales que siempre constituirn
irremplazable.

469

Laprofesibn

Las asociaciones
profesionales
son grupos voluntariosde
personas que ejercen la profesibn
en general,
o algunode sus
trabajos.
Son una clara manifestac6n
de la vitalidad
de una
profesibn
y tienen un papel importante.
A veces son recono+.
das legalmente y ser miembro de ellas,
lo que exige requisitos precisos de calificacin
y experiencia,
constituyelacoz
dicin expresa para poder ejercerlaprofesin.
El objetivo
principal
de las asociaciones
es la defensa e impulso de la
profesin.
Todos los profesionales
pueden darse cita en sus
en
sedes para confrontar
opiniones,
experiencias
y laborar
equipo en las comisiones y grupos de trabajo,
en diversos az
pectos tcnicos o estructurales:
formacin,
estatutos,
deoc
tologa,
etc.
Las asociaciones
viven de las cuotas de sus miembros,
a
veces de subvenciones y auxilios,
pero sobre todo de la acti
vidad benvola de sus socios. Las asociaciones
pueden consti
tuir una carga suplementariapara
el profesional,
pero
so
tambin fuente irremplazable
de enriquecimiento
individual
y
de progreso colectivo.
Todo profesional
deber, en cualquier
momento de su carrera,
imponerse el deber de participar
segn sus medos y posibilidades
en las actividades
de la asc
y lo defiende.
ciacin que lo representa
Adems de los grupos de trabajo,
la actividad-de
las as2
ciaciones
se convierte
en: la publicacin
de boletines
de e"
lace y de revistas
especializadas;
la organizacin
de confecursos temporales y programas
rencias y congresos, visitas,
de formacin permanente; por ltimo,
en contribuciones
para
definir
y poner en marcha la politica
nacional
e internacional de la informacin.
En el nivel nacional
existen asociaciones
de cada oficio
de la informacibn
(por ejemplo, de bibliotecarios,
de docuo asociaciones
que agrupan a todos los profementalistas),
especializasionales en un organismo nico, 0 asociaciones
das en un campo determinado (por ejemplo, 1ainformaciBnagri
cola, juridica,
el anlisis
y la difusin),
o asociaciones&
unidades de informacibn
de un tipo particular,
como las bibliotecas
universitarias.
En el nivel internacional
existen
las mismas clases de asociaciones
(ver el capitulo
Programas
y sistemas internacionales
de informacin).
Fuentes

de informacih

profesional

Las fuentes de informac6n

profesional
son diversas ymiL
tiples.
Es importante
conocerlas , pues una ocupacin tan nue
va en un campo determinado en gran medida por la
evolucib

470Laprofesin
de las tcnicas,
supone una continua actualizacin
de
los
conocimientos.
En primer lugar, se utilizarn
los trabajos y publicacio
nes de las asociaciones
nacionales
e intrnacionales.
Se haz
llarn
informes de dos clases: vida profesional,
oferta
y
demanda de empleo, informacianes
diversas;
por otra parte,do
frecuentar
igualmente
cumentacin especializada.
Se podrn
los establecimientos
de enseanza especializada,
los congresos, los organismos nacionales
y sectoriales
para establecer
en ellos contactos personales y mantenerse al corriente
de.la
produccin
documental.
Cierto nmero de casas editoras
tienen colecciones
especializadas
en ciencias
de la informacin
(por ejemplo, Wiley,
Scarecrow, Gauthier - Villars,
Les ditions
d'organisation)
cuyos catlogos conviene conocer.
Varios centenares de publicaciones
seriadas especializadas en ciencia de la informacibn
se publican en el mundo. En
tre las ms importantes,
se pueden citar las siguientes:
fi

ckivum; Libtratry qutienRy;

Jowml 06 .G.b~n.hp;
Speti
libnahiti;
Jowwzal oh documenta&Lon; In6omaation phOCe?sb&J
and manugemeti; Nau&o - TehniCenkaya ln~ohmac-lya; Rocwnentu
k%;te; Nachhichten 6ueh- Dokumenta;ton. Adems, J!.a Revue de Z
Une&o potila bC.&We de .tin,(ohmtion,
La b~btio~hdconomie
ti 1 cVu$vAtique. y 1' lnWtntion&
fibhatry hevi~,
dan cabida a las actividades
profesionales
en los paises en desarrollo.
Por ltimo,cierto
nmero de publicaciones
secundaras
contienen repertorios
y difunden la referencias
de la litera
tura especializada,en
particular:
&&k?%n bkymf%%qUe
&

707,; Science de Lindomtion

- documenta;tion;
bcence abbtictn;
l.LbrwuLy and in~ohmtion acien
tibhdtry .iT.Lteh&e;
Rede/ra;tvnyL hw&.
Sec-R&D & documeWon
cin 59; i[n~omaLka;
La revista
anual: Annual heviw 06 in~oJmaton bcience
md attechnology, publicada por la Ameritan Society for Infor
CNRS,

beCCi6n

ln~o&m2ion
ce abbtiot;

mation Science, es un instrumento

quier especialista
en informacin.

Cuestionario

indispensable

para

cual=

de verificacin

Cite los grupos tradicionales

de actividades
documentales.
iCules son las principales
caracterfsticas
de la carrera de
especialista
en informacibn?

Laprofesin

471

Cite

algunas tareas que son de la incumbencia del especialista

en informacin.
profesional"?
j,Qu se entiende por "estatuto
&Para qu sirve una asociacin
profesional
dedocumentalistas?
Cite varas fuentes de informacidn
profes,ional.
Cite algunas revistas
profesionales.

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LA INVESTIGACION EN CIENCIAS Y TECNICAS DE

1NFORMAC
ION
Funcin

y campos de la

investigacin

El papel
de la investigacin
ha sido y sigue siendo muy
importante
en el desarrollo
de los sistemasdeinformacin
mo
dernos enelmejoramientodelatransferenciayenconocimientos.
Este campo no haba conocido transformacin
sustancialalguna
hasta la segunda mitad del presente siglo,
pero en las ltimas dcadas ha sufrido
cambios tan rpidos y profundos,
que
algunos los califican
de revolucin.
Las bsquedas bibliogrficas
realizadas
con mZiquina solo se iniciaron
en los aos cincuenta;
un poco ms de veinte
aos ms tarde, millones
de referencias
pueden buscarse enlg
nea de un continente
a otro. Puede decirse que han aparecido
en nuestros dias la mayor parte de los objetos y tcnicasque
constituyen
el universo de los especialistas
en informaci6no
se han modificado
sustancialmente
en los ltimos aos y siguen teniendo transformaciones
importantes.
sido las
La investigacl&
y la innovaci6n
tcnica han
m5s sealadas y determinantes
en el sector delosequipos,'con
una sucesiva creacidn de computadores, medios de telecomunicacbn, material
de reprografa
y de impresidn,ydocumentos
no impresos. Este desarrollo
ha sido menos espetacular
en el
campo de las t6cnicas de informacidn,
sobre todo en los procedimientos
de almacenamiento y de bsqueda de informacin,
las tcnicas de administracin
de las colecciones
y de
las
bases de datos.
Ademas de profundizar
los conocimientos
sobre las bases
tebricas
de la informacin,
la investigacibn
de los prximos
aos permitir:
U) el mejoramiento
del funcionamiento
interno de los sistemas de informacin;
b) su transformacin
cualitativa
(de modo que dichos sistemas puedan ayudar directamente a la innovacin
y no ofrecer nicamente un acceso que
se diferencia
apenas un poco de los conocimientos existentes);
C) sobre todo su mejor influjo
e interaccin
en la sociedad.

474

La

investigacin

en

ci&ias

y tcnicas

de

informacin

Los principales
campos de la investigaci6n
cubren un rea variada y bastante extendida.
Las necesidades de informaci6n,
la manera como la informaci6n circula
y se utiliza,
los comportamientos
individuales y colectivos
de la comunicacin,
las relaciones
entrelos
hombres y las mquinas que permiten el acceso a la informacibn, forman un grupo de temas esenciales,
que hasta el momento no se han explorado mucho, pero ocuparn cada vez
un
puesto
importante.
La estructura
de toda clase de simbolos y signos, su fun
clonamiento
en los procesos de comunicacin,
los lenguajesna
turales
y artificiales,
el anlisis
semntico y semitico,ei
tratamiento
automtico de los textos,
la linguistica
autom-;
tica,
la traduccin
automtica constituyen
un segundo grupo
que siempre ha tenido importancia,
pero que actualmente
forma el ncleo de las preocupaciones,
sobre todo en lo relatiy a la traduccin
automtica.
vo a la indizacin
Lo esencial
de los trabajos ha abarcado hasta hoy un ter
cer grupode
los sistemas de clasificaci6n
e indiza
cdn, el anlisis
del contenido de los documentos, la utilizacin del computador para ayudar o encargarse completamente
de estas operaciones,
la organizaci6ndelos
sistemas de alcerramiento y de bsqueda de informacibn,
la estructuracibnde
bases de datos, la automatizacin
de las operaciones de dise
minacin,
(produccin
de indices,
de boletines
bibliogrfi-cos, DSI, etc.),
la automatizacin
de las operaciones de las
bibliotecas,
el desarrollo
de las redes, laadministracinde
las unidades y sistemas de informacin,
etc.
Un cuarto grupo de materias comprende el anlisis
y
la
evaluacibn
de las operaciones
de informacin,
las medidascua
litativas
y cuantitativas
de los resultados
y la simulacin,
Un quinto grupo se ocupa del reconocimiento
de los carac
teres, del anlisis
del habla, del tratamiento
de las imger
nes, de la inteligencia
artificial
y de los sistemas autoadaptables.
Los aspectos legales
(derechos de autor, proteccin
de
los derechos individuales,
etc.),
la seguridad de los sistemas de informacin
y sobre todo los diferentes
problemas
de
la economfa de informacin
en menor 0 mayor escala, lo mismo que sus implicaciones
sociales,
comienza a ocupar un puesto importante.
La investigacin
en ciencias
de la informacin
se sirve
de numerosas disciplinas
y est influenciada
por el progreso
de stas: teora general de los sistemas, ciberntica,
lbgica, informtica,
sociologa,
especialmente
sociologia
de la
ciencia y de las comunicaciones,
administracin,
psicologfa,
ms

temas:

La

investigacin

en

ciencias

y tcnicas

de

informacin

475

lingstica,
teorfa de la decisin,
etc. A pesar de los nota
bles esfuerzos
para convertir
en teoras los resultados
de
estas investigaciones,
las ciencias
de la informaci6n
han SA
do hasta el presente esencialmente
aplicadas.
Como ciencias
tebricas,
estn en sus comienzos y todavfa limitadas
por
cierta
imprecisi6n
de sus conceptos y por dificultades
metodolgicas
que resultan
de la complejidad
de sucontenido.Tea
dr que hallar
elementos que respondan a los problemas funtales como la naturaleza
de la informacin
y
del
mentales,
conocimiento,
si quieren alcanzar un nivel superior.
El impacto potencial
de la investigacin
de los sistelos
mas de informacin,
a juzgar por lo que ha ocurrido
en
ltimos aos, es enorme. Es probable que los sistemas de informaci6n,
en la mayora de sus aspectos, cambiarn
todavLa
ms dentro de diez aos de lo que han cambiado en el periodo anterior.
Este cambio deber manifestarse
por: la generalizacibn
del uso de los procedimientos
automatizados;
la ampliacidn
de redes automatizadas
que den acceso a un volumen
creciente
de informaci6n
diversificada;
el uso de nuevos soportes y canales de comunicacin;
la aparicibn
de tcnicasde
evaluacidn
y de control
de informacibn,
que permitan acumular los conocimientos
en lugar de yuxtaponer
las referencias;
las posibilidades
de interaccibn
ms elsticas
y extendidas
entre los usuarios y los sistemas. Adems, el costo del tratamiento y de la diseminaci6n
de informacidn
deber disminuir
muy rpidamente,
permitiendo
de este modo enfrentar
el incremento exponencial
del volumen de informaciones
y la necesidad
de agilizar
el acceso a ellas.
Las funciones esencialesdelas
unidades de informacidnno
sufrirn
en breve plazo, al parecer,
cambios fundamentales.L
biblioteca
de colecciones
~610 legibles
con mquina y de consulta a distancia
no esparamaana , pero tampoco es un sueo.
Los sistemas pblicos de informacin
que se pueden utilizar
una etapa del mismo recorrido.
En
por telfono
constituyen
cualquier
caso, las modalidades de funcionamiento
de las unL
dades de informacin
tendrn que adaptarse
continuamente
a
las nuevas tcnicas y las nuevas condiciones socioeconmicas.Es
importante,
por consiguiente
que los especialistas
en infox
maci6n, como todos los dems profesionales,
quizs en
mayor
grado los primeros,
se mantengan al corriente
de las tendencias y resultados
de la investigaci6n.
Esto puede lograrse
fg
cilmente mediante la participacin
en las actividades
de las
asociaciones
profesionales
, asistiendo
lo ms a menudo posible a las conferencias
y seminarios especializados,
coasultaz
do regularmente
laliteraturaprimariay
secundaria del campoc
rrespondiente
y los repertorios
de las investigaciones
en curso, tales como WVin docwnentation de la FID.

476

ea

investigscin

Mtodos

en

cinciai

y t&nlcas

de

informacin

de investigacih

Los mtodos de investigaci6n

en ciencias
de la informatemas
cin son muy variados,
por razbn de la diversidad
de
que abarcan. Estos mtodos utilizan
en gran medida, como helas matemticas y la estadfstica,
lo mismo
rramientas,
que
tales como los organigramas y los solas ayudas grficas,
ciogramas. Se utilizan
tambidn con xito la investigacibn
operacional
y los modelos, sobre todo para resolver
los problemas complejos o los que se relacionan
con los flujos
de
etc.).
Los m
informacin
(redes, movimiento de colecciones,
todos de las ciencias humanas y sociales,tales
comolostest&
el anlisis
de contenido,
las encuestas y entrevistas,
etc.
se utilizan
naturalmente
para todo aquello que tiene que ver
con los elementos humanos de los sistemas, especialmente
con
las necesidades de informacin,
los usuarios
y su comportamiento.
La experimentacin
resulta
difcil
por la naturaleza
de
los objetos que interesanalas
ciencias
delainformacibn,
ya
se trate de colecciones
o de bases de datos, de individuos
o
de grupos humanos, que tienen caracterfsticas
muy especificas y que no se pueden manejar fcilmente,
Por lo general,
hay que constituir
muestras (de colecciones
o de grupos
de
usuarios)
o ejemplos artificiales,
lo que resulta
complicado
Otra dificultad
metodolgi
y pueie adulterar
los resultados.
ca importanteprovienede
la imprecisi6n
que todavfa tienennu
merosos conceptos en el campo informativo,
empezando por 1;
misma nocibn de informaci6n,
y de los juicios
que interviecomo la pertinencia
de una refenen en muchas observaciones,
rencia.
La contribucin
delasunidadesde
informacidn
en la investigacin
puede ser determinante.
Efectivamente,
en las condz
clones actuales de desarrollo,
lasciencias
dela informaci6n
deben acumular las observaciones
conelfin
de poderlas analL
zar , luego esquematizar
y verificar
teorfas
y reglas.
Poniendo en prctica
una administraci6n
rigurosa
y sobre
todo teniendo
el cuidado de registrar
de manera explfcita
y
detallada,
sin excederse en el trabajo,
tanto los movimientos internos
de las operaciones tcnicas
(por ejemplo,
los
plazos entre los pedidos de fotocopias
a una central
de pr@
tamos y la entrega del trabajo,
o las razones
que tiene
un
supervisor
para rechazar ciertos
descriptores
propuestos por
los indizadores)
como las transacciones
con los usuarios
(por

ea

investigacin

en

ciencias

y tcnicas

de

informacin

477

ejemplo, la manera de comunicar las preguntas),

las unidades
de informacin
pueden acumular datos precisos para su propio perfeccionamiento
y para la investigacin.
Al mismo tiempo, las unidades de informacin
pueden identificar
de esta maneralos problemas sobre los cuales
seria necesario orientar
y conducirlas
investigaciones.
En la
medida en que las unidades funcionen dentro de un cuadrobien
estructurado,
cuyos parmetros sean bien conocidos y controlados, pueden ofrecer tambin posibilidades
de experimentacin que son siempre tiles.
Esta participacinde
doble
orientacin
de las unidades de informacin
en la investigacin
es muy aconsejable,
particularmenteenlos
pases en desarrollo, en los que el estudio de las actividades
de informacibn
est apenas inicindose.
El progreso de la ciencia y tcnica
de la informacin
no es la preocupacin
de un reducido nmero de especialistas
privilegiados,
aislados por afanes esot
sino la inquietud
de toda la comunidad de especialis=
ricos,
tas de la informacin
y de los usuarios conscientes.

Cuestionario

de verificacin

iEs importante
la investigacin
en ciencias
dela informacin?
iCul es su campo de aplicacin?
iQu caracteriza
la evolucibn
actual de los sistemasde
infor macin?
iCmo se puede estar al corriente
de la evolucin
de la n-.
vestigacibn?
iPuede una unidad de informacin
contribuir
a la investigacin?
iCmo?

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