VOLCAN COMPAA MINERA S.A.A.

SEGURIDAD, AMBIENTE Y CALIDAD

Sistema de Gestin Integral de Seguridad,

Salud Ocupacional Medio Ambiente y
Calidad

N Procedimiento

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PROCEDIMIENTO PARA REGISTROS Y CONTROL DE REGISTROS 1 2 3 4

Objetivo: Establecer y mantener un procedimiento para la identificacin, mantenimiento y
disposicin de registros para proporcionar evidencia de la conformidad con las Normas ISO
14001y OHSAS 18001 que forman parte del SGI.
Alcance: Este procedimiento alcanza a toda la Organizacin Volcan Compaa Minera S.A.A.
Responsabilidad: La responsabilidad del Control de Registros del SGI SSOMAC recae en los
Jefes Seguridad y Medio Ambiente. (Operadores SSOMAC)
Procedimiento
1. Se identificarn los registros necesarios para cada clusula del SGI SSOMAC con la
finalidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos de las Normas ISO 14001 y
OHSAS 18001.
2. Los Operadores SSOMAC establecern la estructura de los registros a utilizar en todos los
procesos operativos enmarcados en las normas.
3. Los tiempos de retencin de los registros sern de tres aos. Los registros de las
disposiciones fiscales, normativas y regulaciones se mantienen el tiempo que se establece
por ley.
4. Los Operadores SSOMAC dispondrn de los registros una vez concluido el tiempo de
retencin, mediante destruccin fsica o borrado electrnico segn sea el caso.
5. Los Operadores del SSOMAC, conjuntamente con el rea de Sistemas, almacenarn y
mantendrn los registros electrnicos de forma que la informacin sea recuperable
fcilmente y est protegida contra dao, deterioro o prdida. Los mecanismos que
utilizarn son: a) obtencin de copias de seguridad y, b) administracin de accesos al
sistema electrnico. Asimismo, para el caso de registros fsicos, los comits utilizarn
archivadores o carpetas fsicas en anaqueles, cuidando que sean claros y legibles.
6. La identificacin y trazabilidad de los registros electrnicos se establecen mediante: a) la
direccin electrnica nica del documento y/o, b) vinculacin electrnica o fsica.
7. Las reas correspondientes contarn con registros para los tems contenidos en sus
programas anuales de Seguridad y Medio Ambiente.
Documentacin Asociada

Reg 06-02: Lista de los Aspectos Ambientales Significativos.

Reg 06-02: Lista de los Riesgos Significativos.
Reg 01-06: Asistencia a Capacitacin, Comunicacin y Entrenamiento.
Reg 02-06: Plan General de Formacin, Capacitacin y Entrenamiento.
Reg 01-11: Plan de Emergencias y Contingencias
Reg 04-11: Informe de simulacros
Reg 03-14: Informe de Accidente/Incidente
Reg 04-14: Comunicacin de AC/AP/NC
Reg 01-16: Informe de Auditoria
Reg 02-16: Programas de Auditoria
Reg 01-17: Informe de la Revisin por la Direccin.
Reg 02-17: Revisin por la Direccin.

Revisado RD

Aprobado GO

Fecha de aprobacin
07 Enero - 2010

Historial de Revisiones
NFechaDescripcin del CambioVigencia0010/10/2000Emisin inicial0115/02/2001Revisin anual0215/04/2002Revisin
anual0330/09/2003Revisin anual0401/04/2004Se integra el procedimiento de registros del Sistema de Gestin Ambiental
para unificar el SGA al SGI SSOMAC0529/09/2005Se anula el Listado Maestro de Registros debido a que el Manual del
Sistema de Gestin permite el acceso a toda la informacin relacionada, y a que cada comit tiene control sobre sus
responsabilidades SSOMAC de manera electrnica mediante el sistema informtico29/09/20050610/10/2006Revisin Anual
(Sin Cambios)10/10/20060715/12/2007Sin cambio10/10/20070815/03/2008Revisin anual0810/01/2009Revisin
anual0907/01/2010Revisin anual del procedimiento07/01/2010Periodicidad de la revisin: Anual

Nombre y Ubicacin del documento:

/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_7/327629308.doc
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Versin Oficial
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Clusulas de las normas relacionadas:

ISO 14001:
4.5.3
OHSAS 18001: 4.5.3