TAREA 1 SEMANA 2

IVN DARO QUITIN MNDEZ

1)

Las secciones que debe tener un acta de proyectos en la industria petrolera (30%)

Los datos mnimos que debe tener un acta de proyecto son

Propsito o justificacin del proyecto

Objetivos del proyecto (a ser posible, en trminos medibles y contrastables, que faciliten
luego el Cierre del mismo)
Requisitos de alto nivel
Organizaciones involucradas y sus funciones (especialmente til cuando son ms de dos
entidades)
Alcance del proyecto y elementos fuera de alcance
Criterios de terminacin, garanta y soporte
Responsables del proyecto y responsabilidades asociadas
Equipo de trabajo
Recursos materiales previstos
Plazo de tiempo del proyecto
Presupuesto resumido del proyecto
Observaciones
Aceptacin (espacio para la firma)

Otros aspectos importantes sobre las actas de constitucin de proyectos son:

2)

El Acta es una herramienta de comunicacin con el cliente que luego queda plasmado por
escrito. No cometer el error de vanagloriar el documento o la metodologa asociada: es
necesario recordar siempre que el cliente (externo o interno) debe estar siempre en el centro
del pensamiento.
Emplear un documento breve. A pesar de tener varias secciones, no es conveniente un
documento excesivamente largo que haga perder la atencin de los implicados y dificulte el
acuerdo inicial.
Adaptar el documento a cada proyecto. El Acta es una herramienta, y como tal requiere el
sentido comn. Es posible que se requiera ampliar secciones, modificar algunas y retirar
otras, segn el caso.
Personalmente me gusta combinar el Acta de Constitucin (dedicando 15 minutos a explicar
qu es, para qu sirve y qu es ese proyecto), con el Plan de Gestin de
Proyecto (explicando cmo se dirigir el proyecto en cada uno de sus aspectos, y qu
acciones estn previstas para asegurar que se desarrolla correctamente). Pero, por
supuesto, es cuestin de gustos y estilos.

Dichas secciones debern estar completadas tomando como base un ejemplo en la literatura
o en la red, sobre un proyecto petroqumico (70%).

A continuacin se presenta un acta encontrada en internet de un proyecto de un plan de gestin de

riesgos para un proyecto que se ejecut en EMPRESAS Y&V S.A. para PDVSA donde se sealan las
secciones de esta

ACTA (CHARTER) DEL PROYECTO

Informacin principal y autorizacin del proyecto

Fecha:

Nombre del Proyecto:

26/05/2008

Plan de Gestin de Riesgos en Proyecto ER1332 para PDVSA.

reas de conocimiento /

rea de aplicacin (sector /

procesos:

actividad):

rea de Conocimiento de Riesgos.

Consultora de Ingeniera y
Construccin.

Grupos de Procesos de
Planificacin, Monitoreo y Control.

Sector Petrolero e Industrias Bsicas.

Fecha de Inicio del

Fecha tentativa de finalizacin del Proyecto:

Proyecto:27/05/2008

31/01/2009

Objetivos del proyecto (Generales y Especficos):

OBJETIVOS

Objetivos Generales:
Elaborar un Plan de Gestin de Riesgos en el Proyecto ER1332 que
actualmente se ejecuta en EMPRESAS Y&V, S.A. para PDVSA.
Objetivos Especficos:
1. Establecer el modelo de Gestin de Riesgos segn los parmetros del
PMI requeridos para la elaboracin del Plan de Riesgos del Proyecto.
2. Establecer los roles, responsabilidades y competencias de los recursos
para responder a las demandas y expectativas de este Plan de Gestin
de Riesgos y establecer el valor esperado de cada uno de sus

PLAZOS DE
TIEMPO

Informacin principal y autorizacin del proyecto

miembros.
3. Disear una herramienta y procedimientos que le permita a los
ejecutores del proyecto, obtener visibilidad en la Gestin de los Riesgos
para elaborar decisiones oportunas frente a las amenazas.

ALCANCE DEL Descripcin del Producto:

PROYECTO,
ENTREGABLES

Plan de Gestin de Riesgos del Proyecto ER1332.

Registro de Riesgos del Proyecto ER1332.

Procedimientos para el Manejo del Riesgo en el proyecto en referencia.

Plan de Respuesta al Riesgo del proyecto.

Necesidad del proyecto (lo que da origen):

El tema de los riesgos no est desarrollado ampliamente en el negocio
de consulta y construccin, EMPRESAS Y&V, S.A. es una de las ms
importantes empresas del ramo y quiere asumir el reto de saltar a un
nuevo escenario de gerencia de proyectos tomando como base las
pautas del PMI.

El punto ms dbil de esta necesidad de realizar gerencia de proyectos
bajo este esquema, es el rea de riesgos, la cual no es manejada casi
bajo ningn aspecto, esto se repite como patrn en casi todas las
empresas relacionadas con la consultora y construccin.

EMPRESAS Y&V, S.A., quiere a travs de de la metodologa del PMI
madurar en este aspecto, y quiere por medio de un proyecto piloto
aprender de la metodologa y a partir de all, extenderla en el resto de la
empresa, el proyecto piloto se realizara por medio del PFG en

Informacin principal y autorizacin del proyecto

referencia, y cuenta con todo el apoyo de la Direccin de la empresa la
cual ha puesto muchas expectativas para su realizacin y evaluacin de
resultados.

Justificacin de impacto (aporte y resultados esperados):

JUSTIFICACIN

Anticipar por medio del Plan de Accin al Riesgo, las estrategias y toma
de decisiones oportunas para el Proyecto ER1332.

Se espera una disminucin de los costos en el Proyecto ER1332 por la
identificacin temprana de los Riesgos, y la posterior eliminacin o
mitigacin de eventos que atenten con la salud del Proyecto ER1332.

Motivacin del equipo del proyecto a propsito de la adquisicin de la
cultura Riesgos y la participacin activa en la elaboracin del Plan de
Gestin de Riesgos.
Restricciones / limitantes / factores crticos de xito:
Restricciones:

Aversin al tema de los riesgos por desconocimiento del tema.

Rechazo a los cambios de paradigma en la Organizacin en la Gestin
de Proyectos.

Carencia de Herramientas computacionales para Seguimiento y Control
de Riesgos.

Inexperiencia en la identificacin de los Riesgos.

La percepcin de los Riesgos en la Organizacin se inclina a ser muy
tolerantes al riesgo, esto puede imposibilitar la comprensin de riesgos

Informacin principal y autorizacin del proyecto

importantes que pueden ser considerados como menores.
Limitantes:

La implantacin de la Gestin de Riesgos solo contempla como
herramientas directas el Registro de Riesgos, no ser posible realizar
simulaciones como Monte Carlo, porque no se cuenta con herramientas
computacionales

Software

para

realizar

estimaciones

ms

elaboradas.
Factores Crticos del xito:

La persistencia del Apoyo de la empresa en los temas de la
implantacin de la Gestin de Riesgos para el Proyecto ER1332.

Proveer entrenamiento en la metodologa para todos los recursos del
Proyecto ER1332.

La motivacin del personal para la implantacin de esta Metodologa de
Gestin de Riesgos.
Asunciones:

RESPONSABILIDADES Y
RESPONSABLES

Apoyo de la Organizacin para la realizacin de este PFG.

El proyecto ER1332 es el proyecto seleccionado para los propsitos de
EMPRESAS Y&V, S.A. en incorporar la Cultura de Gestin de Riesgos
de la Empresa.

El proyecto ER1332 dedicar las HH (Horas Hombre) necesarias, para
la difusin del tema del Riesgo en las reas de Supervisin, e
incorporar la Cultura en el rea de Riesgos en el resto de la plantilla del
Proyecto.

Informacin principal y autorizacin del proyecto

Identificacin de grupos de inters (stakeholders):

Clientes directos:
EMPRESAS Y&V, S.A.

ORGANIZACIONES
INVOLUCRADAS

UCI
Clientes indirectos:
PDVSA
Aprobado por:

Firma:

ACEPTACIONES, FIRMAS
Edgar Zamora
Estudiante

Nelson R. Flores M.

Firma: