Organizacin y distribucin de suministros y

mercancas Laya Sapiens

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

Indice
TEMA 15..............................................................................................................................................................1
ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN DE SUMINISTROS Y MERCANCAS.......................................2
1. LOS SUMINISTROS: INTERNOS Y EXTERNOS.....................................................................2
1.1 Clases.........................................................................................................................................3
1.2 Actividades..................................................................................................................................3
1.3 Contrato de suministro...............................................................................................................4
2. RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCAS......................................................11
2.2 Recepcin.................................................................................................................................11
2.2 Almacenamiento........................................................................................................................11
2.3 Clasificacin.............................................................................................................................12
3. ORGANIZACIN DEL ALMACN...........................................................................................14
3.1 Concepto..................................................................................................................................14
3.2 Funciones especficas de los almacenes..................................................................................14
3.3 Almacenes en las Instituciones Sanitarias...............................................................................14
4. DISTRIBUCIN DE PEDIDOS...................................................................................................15

TEMA 15

ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN DE
SUMINISTROS Y MERCANCAS
1. LOS

SUMINISTROS: INTERNOS Y EXTERNOS

La funcin de suministro hace referencia al conjunto de actividades externas que tienen como finalidad
aprovisionar de materiales al almacn. Y as hablamos de:
-

Peticin de material.

Procedimiento administrativo de contratacin.

Relacin con proveedores.

Gestin administrativa.

Control econmico.

Planificacin de adquisiciones.

Previsin de aprovisionamiento.

El almacn es el espacio fsico donde se mantienen las existencias hasta su utilizacin. La finalidad del
almacn es garantizar que en todo momento se mantenga el funcionamiento de la empresa, cualquiera que sea
su actividad.
La funcin de almacenaje comprende un complejo de operaciones que tienen por objeto ocuparse de los
materiales que la organizacin mueve, conserva y manipula para la consecucin de sus fines productivos,
comerciales o de servicio.
La funcin de almacn tiene como finalidad:
-

Controlar las existencias.

Determinar las necesidades.

Recepcionar el material.

Verificar su idoneidad.

Conservarlo debidamente ordenado.

Entregarlo a los Servicios cuando stos lo soliciten.

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

1.1 Clases
-

Suministro de materiales de uso relacionado directamente con los enfermos.

Suministro de farmacia.

Suministro de material clnico fungible.

Suministro de material quirrgico y aparata je.

Suministro de materiales para el funcionamiento del Centro sanitario.

Suministro de lencera.

Suministro de papelera.

1.2 Actividades
A. Control de stocks y consumos
Los distintos Servicios y Unidades de la Institucin Sanitaria solicitan de los distintos
almacenes el material que necesitan mediante el modelaje y la periodicidad previamente
establecidos. El controlador de Suministros comprobar:
-

El consumo de cada servicio.

Las existencias de los materiales en el almacn.

B. Peticin de material
La adquisicin de bienes ser gestionada por la seccin de suministros del almacn que,
como ya se indic anteriormente, est adscrita a la Direccin de Gestin y Servicios
Generales.

C. Recepcin del material

En el momento de ser entregado el material en el almacn se proceder a:
Comprobar que los bultos son los que constan en el albarn de entrega.
Comprobar que el material que consta en la orden de peticin es el mismo que el que
consta en el albarn de entrega de material y en el
pedido, tanto en cantidad,
calidad, como los requisitos tcnicos acordados.

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

D. Entrega a los servicios
Los distintos Servicios de la Institucin presentan sus pedidos en el modelo normalizado (vale
de almacn u hoja de pedido) para que los almaceneros preparen los mismos. Una vez
preparado, segn la periodicidad que previamente se haya determinado (diariamente, cada dos
das, semanalmente), el personal auxiliar de cada Servicio retirar el material.
La peticin de material en el modelo oficial debe ir firmada por el responsable del Servicio
(Supervisores de Planta, Jefes de Unidad), indicando:
-

La denominacin del material.

La cantidad solicitada.

Su codificacin.

El Servicio, tipo de almacn, fecha y firma.

La mercanca ser retirada junto con una copia de Hoja de Pedido, en la cual el personal del
almacn habr consignado la cantidad realmente servida junto a la que se solicit.

E. El inventario
Cada cierto tiempo es preciso comprobar si las existencias de los materiales en los almacenes
son las que se registran en las fichas o en el ordenador. Para ello no hay otro procedimiento
que revisar y contar uno por uno todos los artculos almacenados, en una operacin
universalmente conocida como inventario.
El inventario es la relacin detallada de todos los materiales existentes en el almacn en un
momento determinado, con la finalidad de conocer y controlar las existencias, y habr de
efectuarse con la periodicidad que convenga en relacin con el material inventariado. En todo
caso, una vez al ao se efectuar un recuento fsico de todas las existencias.

1.3 Contrato de suministro

En virtud de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico pasamos a tratar este tipo
contractual en concreto.

A. Concepto
Son contratos de suministro los que tienen por objeto la adquisicin, el arrendamiento
financiero, o el arrendamiento, con o sin opcin de compra, de productos o bienes muebles.

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

B. Contratos considerados como de suministro
En todo caso, se considerarn incluidos los contratos siguientes:
1. Aqullos en los que el empresario se obligue a entregar una pluralidad de bienes de
forma sucesiva y por precio unitario sin que la cuanta total se defina con exactitud
al tiempo de celebrar el contrato, por estar subordinadas las entregas a las necesidades
de la Administracin.
2. Los que tengan por objeto la adquisicin y el arrendamiento de equipos y sistemas
de telecomunicaciones o para el tratamiento de la informacin, sus dispositivos y
programas, y la cesin del derecho de uso de estos ltimos, a excepcin de los
contratos de adquisicin de programas de ordenador desarrollados a medida, que se
considerarn contratos de servicios.
3. Los de fabricacin, por los que la cosa o cosas que hayan de ser entregadas por el
empresario deban ser elaboradas con arreglo a caractersticas peculiares fijadas
previamente por la entidad contratante, aun cuando sta se obligue a aportar, total o
parcialmente, los materiales precisos.
Por otra parte, tambin tendr la consideracin de suministro el mantenimiento de equipos y
sistemas para el tratamiento de la informacin, sus dispositivos y programas cuando se
contrate conjuntamente con la adquisicin o el arrendamiento.

C. Arrendamiento y prrroga
En el contrato de arrendamiento, el arrendador o empresario asumir durante el plazo de
vigencia del contrato la obligacin del mantenimiento del objeto del mismo. Las cantidades
que, en su caso, deba satisfacer la Administracin en concepto de canon de mantenimiento
se fijarn separadamente de las constitutivas del precio del arriendo.
En el contrato de arrendamiento no se admitir la prrroga tcita y la prrroga expresa no
podr extenderse a un perodo superior a la mitad del contrato inmediatamente anterior.

D. Contratos de fabricacin y aplicacin de normas y usos vigentes en

comercio internacional
A los contratos de fabricacin se les aplicarn directamente las normas generales y especiales
del contrato de obras que el rgano de contratacin determine en el correspondiente pliego de
clusulas administrativas particulares, salvo las relativas a su publicidad que se acomodarn,
en todo caso, al contrato de suministro.
Los contratos que se celebren con empresas extranjeras, cuando su objeto se fabrique o
proceda de fuera del territorio nacional y los de suministro que, con estas empresas, celebre el
Ministerio de Defensa y que deban ser ejecutados fuera del territorio nacional, se regirn por
la presente Ley, sin perjuicio de lo que se convenga entre las partes de acuerdo con las
normas y usos vigentes en el comercio internacional.

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

E. Contratos menores
Los contratos de suministro tendrn la consideracin de contratos menores cuando su
cuanta no exceda de 18.000 euros con excepcin de aqullos a los que se refiere el artculo
190 de la Ley de Contratos del Sector Pblico (contratacin centralizada de bienes).

F. Publicidad
a. Anuncio previo
Los rganos de contratacin podrn publicar un anuncio de informacin previa con el fin de
dar a conocer, en relacin con los contratos de suministros que tengan proyectado adjudicar
en los doce meses siguientes, su valor total estimado, desglosado por grupos de productos
referidos a partidas del Vocabulario Comn de los Contratos Pblicos (CPV), cuando ese
valor total sea igual o superior a 750.000 euros.
Los anuncios se publicarn en el Diario Oficial de la Unin Europea o en el perfil de
contratante del rgano de contratacin.
En el caso de que la publicacin vaya a efectuarse en el perfil de contratante del rgano de
contratacin, ste deber comunicarlo previamente a la Comisin Europea y al Boletn
Oficial del Estado por medios electrnicos, con arreglo al formato y a las modalidades de
transmisin que se establezcan. En el anuncio previo se indicar la fecha en que se haya
enviado esta comunicacin.
Los anuncios se enviarn a la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades
Europeas o se publicarn en el perfil de contratante lo antes posible, una vez tomada la
decisin por la que se autorice el programa en el que se contemple la celebracin de los
correspondientes contratos, en el caso de los de obras, o una vez iniciado el ejercicio
presupuestario, en los restantes.
La publicacin del anuncio previo cumpliendo con las condiciones establecidas permitir
reducir los plazos para la presentacin de proposiciones en los procedimientos abiertos y
restringidos en la forma que en esos preceptos se determina.
b. Plazos de presentacin de proposiciones en el procedimiento abierto
En el procedimiento abierto, el plazo de presentacin de proposiciones no podr ser inferior a
cincuenta y dos das, a partir de la fecha del envo del anuncio del contrato a la Oficina de
Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas.
Si, en los plazos previstos, se hubiese enviado el anuncio indicativo, el plazo de presentacin
de proposiciones se reducir a treinta y seis das, como norma general, sin que, en ningn
caso, esta reduccin pueda ser inferior a veintids das.
c. Plazos en el procedimiento restringido
En los procedimientos de adjudicacin de contratos sujetos a regulacin armonizada, el
plazo de recepcin de las solicitudes de participacin no podr ser inferior a treinta y siete
das, a partir de la fecha del envo del anuncio al Diario Oficial de la Unin Europea.
6

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

Si se trata de contratos no sujetos a regulacin armonizada, el plazo para la presentacin de
solicitudes de participacin ser, como mnimo, de diez das, contados desde la publicacin
del anuncio.

G. Procedimiento negociado en el contrato de suministro

Adems de en los casos previstos de modo general, los contratos de suministro podrn
adjudicarse mediante el procedimiento negociado en los siguientes supuestos:
1. Cuando se trate de la adquisicin de bienes muebles integrantes del Patrimonio
Histrico Espaol, previa su valoracin por la Junta de Calificacin, Valoracin y
Exportacin de Bienes del Patrimonio Histrico Espaol u organismo reconocido al
efecto de las Comunidades Autnomas, que se destinen a museos, archivos o
bibliotecas.
2. Cuando los productos se fabriquen exclusivamente para fines de investigacin,
experimentacin, estudio o desarrollo; esta condicin no se aplica a la produccin en
serie destinada a establecer la viabilidad comercial del producto o a recuperar los
costes de investigacin y desarrollo.
3. Cuando se trate de entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial que
constituyan bien una reposicin parcial de suministros o instalaciones de uso
corriente, o bien una ampliacin de los suministros o instalaciones existentes, si el
cambio de proveedor obligase al rgano de contratacin a adquirir material con
caractersticas tcnicas diferentes, dando lugar a incompatibilidades o a dificultades
tcnicas de uso y de mantenimiento desproporcionadas. La duracin de tales
contratos, as como la de los contratos renovables, no podr, por regla general, ser
superior a tres aos.
4. Cuando se trate de la adquisicin en mercados organizados o bolsas de materias
primas de suministros que coticen en los mismos.
5. Cuando se trate de un suministro concertado en condiciones especialmente ventajosas
con un proveedor que cese definitivamente en sus actividades comerciales, o con los
administradores de un concurso, o a travs de un acuerdo judicial o un procedimiento
de la misma naturaleza.
6. En todo caso, cuando su valor estimado sea inferior a 100.000 euros.
H. Contratacin centralizada de bienes
En el mbito de la Administracin General del Estado, sus Organismos autnomos,
Entidades gestoras y Servicios comunes de la Seguridad Social y dems Entidades pblicas
estatales, el Ministro de Economa y Hacienda podr declarar de contratacin centralizada los
suministros, obras y servicios que se contraten de forma general y con caractersticas
esencialmente homogneas por los diferentes rganos y organismos.
La contratacin de estos suministros, obras o servicios deber efectuarse a travs de la
Direccin General del Patrimonio del Estado, que operar, respecto de ellos, como central de
contratacin nica en el mbito definido en el apartado anterior. La financiacin de los
correspondientes contratos, correr a cargo del organismo peticionario.
La contratacin de obras, suministros o servicios centralizados podr efectuarse por la
Direccin General del Patrimonio del Estado a travs de los siguientes procedimientos:

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

1. Mediante la conclusin del correspondiente contrato, que se adjudicar con arreglo a
las normas procedimentales.
2. A travs del procedimiento especial de adopcin de tipo. Este procedimiento se
desarrollar en dos fases, la primera de las cuales tendr por objeto la adopcin de los
tipos contratables para cada clase de bienes, obras o servicios mediante la conclusin
de un acuerdo marco o la apertura de un sistema dinmico, mientras que la segunda
tendr por finalidad la contratacin especfica, conforme a las normas aplicables a
cada uno de dichos sistemas contractuales, de los bienes, servicios u obras de los
tipos as adoptados que precisen los diferentes rganos y organismos
I. Procedimiento en los contratos para el tratamiento de la informacin
La competencia para adquirir equipos y sistemas para el tratamiento de la informacin y sus
elementos complementarios o auxiliares en el mbito definido en el epgrafe del artculo
anterior que no hayan sido declarados de adquisicin centralizada conforme a lo sealado en
el mismo corresponder, en todo caso, al Director General del Patrimonio del Estado, odos
los Departamentos ministeriales u organismos interesados en la compra en cuanto sus
necesidades.
El Ministro de Economa y Hacienda podr atribuir la competencia para adquirir los bienes a
que se refiere este artculo a otros rganos de la Administracin General del Estado, sus
Organismos autnomos, Entidades gestoras y Servicios comunes de la Seguridad Social y
Entidades pblicas estatales, cuando circunstancias especiales o el volumen de adquisiciones
que realicen as lo aconsejen.

J. Ejecucin del contrato de suministro

a. Entrega y recepcin
El contratista estar obligado a entregar los bienes objeto de suministro en el tiempo y lugar
fijados en el contrato y de conformidad con las prescripciones tcnicas y clusulas
administrativas.
Cualquiera que sea el tipo de suministro, el adjudicatario no tendr derecho a indemnizacin
por causa de prdidas, averas o perjuicios ocasionados en los bienes antes de su entrega a la
Administracin, salvo que sta hubiere incurrido en mora al recibirlos.
Cuando el acto formal de la recepcin de los bienes, de acuerdo con las condiciones del
pliego, sea posterior a su entrega, la Administracin ser responsable de la custodia de los
mismos durante el tiempo que medie entre una y otra.
Una vez recibidos de conformidad por la Administracin bienes o productos perecederos, ser
sta responsable de su gestin, uso o caducidad, sin perjuicio de la responsabilidad del
suministrador por los vicios o defectos ocultos de los mismos.
b. Pago del precio
El adjudicatario tendr derecho al abono del precio de los suministros efectivamente
entregados y formalmente recibidos por la Administracin con arreglo a las condiciones
establecidas en el contrato.
8

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

c. Pago en metlico y en otros bienes
Cuando razones tcnicas o econmicas debidamente justificadas en el expediente lo
aconsejen, podr establecerse en el pliego de clusulas administrativas particulares que el
pago del precio total de los bienes a suministrar consista parte en dinero y parte en la entrega
de otros bienes de la misma clase, sin que, en ningn caso, el importe de stos pueda superar
el 50 por ciento del precio total. A estos efectos, el compromiso de gasto correspondiente se
limitar al importe que, del precio total del contrato, no se satisfaga mediante la entrega de
bienes al contratista, sin que tenga aplicacin lo dispuesto en el artculo 27.4 de la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, en el apartado 3 del artculo 165 de la
Ley Reguladora de las Haciendas Locales, aprobada por Real Decreto Legislativo 2/2004, de
5 de marzo, o en anlogas regulaciones contenidas en las normas presupuestarias de las
distintas Administraciones pblicas sujetas a esta Ley.
La entrega de los bienes por la Administracin se acordar por el rgano de contratacin, por
el mismo procedimiento que se siga para la adjudicacin del contrato de suministro,
implicando dicho acuerdo por s solo la baja en el inventario y, en su caso, la desafectacin de
los bienes de que se trate.
En este supuesto el importe que del precio total del suministro corresponda a los bienes
entregados por la Administracin ser un elemento econmico a valorar para la adjudicacin
del contrato y deber consignarse expresamente por los empresarios en sus ofertas.
El contenido de este artculo ser de aplicacin a los contratos a los que se refiere el artculo
279.4, entendindose que los bienes a entregar, en su caso, por la Administracin han de ser
bienes y equipos informticos y de telecomunicaciones.
d. Facultades de la Administracin en el proceso de fabricacin
La Administracin tiene la facultad de inspeccionar y de ser informada del proceso de
fabricacin o elaboracin del producto que haya de ser entregado como consecuencia del
contrato, pudiendo ordenar o realizar por s misma anlisis, ensayos y pruebas de los
materiales que se vayan a emplear, establecer sistemas de control de calidad y dictar cuantas
disposiciones estime oportunas para el estricto cumplimiento de lo convenido.

K. Modificacin del contrato de suministro

Cuando como consecuencia de las modificaciones del contrato de suministro se produzcan
aumento, reduccin o supresin de las unidades de bienes que integran el suministro o la
sustitucin de unos bienes por otros, siempre que los mismos estn comprendidos en el
contrato, estas modificaciones sern obligatorias para el contratista, sin que tenga derecho
alguno en caso de supresin o reduccin de unidades o clases de bienes a reclamar
indemnizacin por dichas causas.

L. Extincin del contrato de suministro

a. Cumplimiento del contrato de suministro
Gastos de entrega y recepcin
9

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

Salvo pacto en contrario, los gastos de la entrega y transporte de los bienes objeto del
suministro al lugar convenido sern de cuenta del contratista.
Si los bienes no se hallan en estado de ser recibidos se har constar as en el acta de recepcin
y se darn las instrucciones precisas al contratista para que subsane los defectos observados o
proceda a un nuevo suministro de conformidad con lo pactado.
Vicios o defectos durante el plazo de garanta
Si durante el plazo de garanta se acreditase la existencia de vicios o defectos en los bienes
suministrados tendr derecho la Administracin a reclamar del contratista la reposicin de los
que resulten inadecuados o la reparacin de los mismos si fuese suficiente.
Durante este plazo de garanta tendr derecho el contratista a conocer y ser odo sobre la
aplicacin de los bienes suministrados.
Si el rgano de contratacin estimase, durante el plazo de garanta, que los bienes
suministrados no son aptos para el fin pretendido, como consecuencia de los vicios o defectos
observados en ellos e imputables al contratista y exista la presuncin de que la reposicin o
reparacin de dichos bienes no sern bastantes para lograr aquel fin, podr, antes de expirar
dicho plazo, rechazar los bienes dejndolos de cuenta del contratista y quedando exento de la
obligacin de pago o teniendo derecho, en su caso, a la recuperacin del precio satisfecho.
Terminado el plazo de garanta sin que la Administracin haya formalizado alguno de los
reparos o la denuncia, el contratista quedar exento de responsabilidad por razn de los
bienes suministrados.
b. Resolucin del contrato de suministro
Causas de resolucin
Son causas de resolucin del contrato de suministro, adems de las generales, sealadas en
el artculo 206 de la Ley de Contratos del Sector Pblico las siguientes:
1. La suspensin, por causa imputable a la Administracin, de la iniciacin del
suministro por plazo superior a seis meses a partir de la fecha sealada en el contrato
para la entrega, salvo que en el pliego se seale otro menor.
2. El desistimiento o la suspensin del suministro por un plazo superior al ao acordada
por la Administracin, salvo que en el pliego se seale otro menor.
3. Las modificaciones en el contrato, aunque fueran sucesivas, que impliquen, aislada o
conjuntamente, alteraciones del precio del contrato en cuanta superior, en ms o en
menos, al 20 por 100 del precio primitivo del contrato, con exclusin del Impuesto
sobre el Valor Aadido, o representen una alteracin sustancial de la prestacin
inicial.
Efectos de la resolucin
La resolucin del contrato dar lugar a la recproca devolucin de los bienes y del importe de
los pagos realizados, y, cuando no fuera posible o conveniente para la Administracin, habr
de abonar sta el precio de los efectivamente entregados y recibidos de conformidad.

10

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

En el supuesto de suspensin de la iniciacin del suministro por tiempo superior a seis meses,
slo tendr derecho el contratista a percibir una indemnizacin del 3 por 100 del precio de la
adjudicacin.
En el caso de desistimiento o de suspensin del suministro por plazo superior a un ao por
parte de la Administracin, el contratista tendr derecho al 6 por 100 del precio de las
entregas dejadas de realizar en concepto de beneficio industrial.

2.

RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCAS

2.2 Recepcin
Una de las actividades bsicas que se realizan en los almacenes de las Instituciones Sanitarias es la de recibir
la mercanca que previamente ha sido solicitada, una vez que se han detectado las necesidades concretas del
Centro.
Una vez que se ha hecho la entrega del material, supervisada por el encargado del almacn, la funcin del
celador consiste en:
-

Comprobar que los bultos son los que constan en el albarn de entrega.

Comprobar que el material que est en la orden de peticin es el mismo

que el que consta en el albarn de entrega de material y en el pedido, tanto en
cantidad, calidad, como en los requisitos tcnicos exigidos.
Ambas funciones deben hacerse de manera minuciosa, porque son determinantes para el trabajo de los
almacenes. Es un control imprescindible para ratificar la calidad de los productos recibidos y su
correspondencia con las peticiones solicitadas por el centro.

2.2 Almacenamiento
Para el correcto funcionamiento de una institucin sanitaria, al igual que ocurre en cualquier tipo de almacn,
la clasificacin de los productos debe ser minuciosa y exhaustiva, para facilitar su rpida localizacin en el
momento en que los productos sean solicitados y poder controlar el movimiento de las existencias en el
almacn, detectando as las posibles necesidades futuras.
El encargado de realizar las comprobaciones de existencias es el controlador de suministros, que est al tanto
del consumo de cada servicio y de las existencias de los artculos en el almacn.
Pero adems, para hacer ms efectivo el trabajo de los almacenes, cada cierto tiempo es imprescindible
realizar un inventario de los productos, mediante el que se comprueba si las existencias de los materiales en
los almacenes son las mismas que estn registradas en las fichas o en el ordenador. Para ello no hay otro
procedimiento que revisar y contar uno por uno todos los artculos almacenados, lo que se conoce como
hacer un inventario.

11

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

Gracias a esta operacin se consigue una relacin detallada de todos los materiales que existen en el almacn
en un momento dado, y se efectuar con la periodicidad que se estime oportuna. Pero en cualquier caso, una
vez al ao se realizar un recuento fsico de todas las existencias.
Cada producto que entra en el almacn tiene una referencia, que es la que consta en las fichas e informa del
tipo de producto que es, las unidades de que se dispone en el almacn y sus caractersticas especficas. En
cualquier caso, la labor de almacenamiento de productos no es realizada de manera individual por el celador,
su obligacin es conocer el funcionamiento interno del almacn y vigilar su correcta organizacin, siempre
bajo la supervisin de otros profesionales.
Uno de los almacenes, el que registra mayor movimiento a diario, es el de lavandera. Todos los trabajos del
personal tienen que estar coordinados para optimizar su funcionamiento. De manera esquemtica, la labor de
este servicio se resume en la recogida de la ropa sucia, su transporte a la lavandera y su clasificacin una vez
limpia.
El primer paso es la recogida de la ropa sucia. Una vez que los sacos con la ropa sucia estn llenos y cerrados,
se llevan a un lugar especficamente destinado para ello. El sitio debe contar con ventilacin natural y con
comunicacin, a ser posible por ascensor o montacargas de uso exclusivo, con el rea de la lavandera, donde
se recibe y se clasifica la ropa.
En este local se colocan las bolsas identificadas mediante un sello, una pegatina, un nmero, etc. La ropa sucia
debe estar almacenada el menor tiempo posible y tiene que ser retirada una vez al da de las unidades de
cuidados mdicos, y dos veces al da por lo menos, en obstetricia, neonatologa, quirfanos, pediatra, UCI y
aislamiento infeccioso.
La actividad de ciertos servicios sanitarios produce ropa muy manchada y con alto grado de humedad. Para
este tipo de textiles, en el almacn debe haberse previsto un sistema de exclusas individualizadas en cada rea
de trabajo, que debern ser desinfectadas diariamente.
Cuando la ropa est lavada, debe ser clasificada de nuevo y ser manipulada y almacenada de tal manera que
no se contamine con bacterias o suciedad del ambiente. Los armarios donde se guarda la ropa limpia estn
destinados slo a este fin y su tiempo de almacenamiento se reducir al mnimo para evitar la
recontaminacin.
El celador debe conocer el funcionamiento de este almacn, ya que una de sus labores es la de dar cuenta a sus
superiores de los desperfectos o anomalas que encuentre en la limpieza y conservacin del edificio y del
material. Adems, los celadores son quienes cuidan de que los enfermos no hagan un uso indebido de los
enseres y ropas de la institucin, evitando que se deteriore el material o instruyendo a los pacientes sobre su
uso correcto.

2.3 Clasificacin
A la hora de hablar sobre los productos susceptibles de ser catalogados es imprescindible realizar una
clasificacin general del material que existe en una institucin sanitaria, por una parte, segn sus
caractersticas y duracin, y por otra, segn su peligrosidad infectiva.

12

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

A. Segn las caractersticas y duracin
De manera general, segn sus caractersticas especficas y su duracin, el material empleado
en un hospital puede ser:
a. Material fungible
Est caracterizado porque desaparece con el uso o se deteriora, en muchos casos es frgil y
tiene una vida corta. Son artculos desechables, es decir, de un solo uso, o bien reutilizables
despus de una limpieza y esterilizacin adecuadas. Perteneceran a este tipo de materiales las
sondas, el bistur, las tijeras, las pinzas, el material de vidrio, etc.
b. Material inventariable
Son aquellos artculos con una vida larga y por tanto con un carcter definitivo. Son los que
nutren el inventario de un centro. Se refiere al mobiliario en general: camas, mesitas,
lmparas, vitrinas, sillas de ruedas, aparataje y mquinas especficas, por ejemplo de rayos X
o escner.

B. Segn su peligrosidad infectiva

De esta manera se clasifican los productos susceptibles de ser portadores de infecciones a los
pacientes.
a. Crtico
Es el material que requiere una asepsia total. Se refiere al instrumental que de manera
temporal o definitiva va a permanecer en el interior del organismo. Son las prtesis de cadera,
las vlvulas cardacas, los hilos de sutura, etc.
b. Semicrtico
Son artculos que deben permanecer desinfectados, aunque no es imprescindible su
esterilizacin, ya que habitualmente no se convierten en vas de transmisin de infecciones,
sin embargo se desinfectan porque son materiales con los que trabaja estrechamente el
personal sanitario.
Son, por ejemplo, las bateas...
c. No crtico
Debe estar rigurosamente limpio y en la medida de lo posible desinfectado. Es un material
que no est en contacto directo con el interior del organismo, ni con sus vas de entrada.
Esta denominacin se refiere por ejemplo a la ropa de cama y a los orinales. Pero hay que
tener en cuenta que, si estn en contacto con un enfermo que padezca una patologa
infecciosa, deben ser desinfectados e incluso esterilizados cuidadosamente, ya que los
materiales pueden ser vas de transmisin de infecciones entre los pacientes o entre el
personal de la institucin sanitaria.

13

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

3.

ORGANIZACIN DEL ALMACN

Para el funcionamiento correcto de los centros sanitarios es necesaria una buena organizacin, no slo del
personal que trabaja en el propio centro, sino tambin de los materiales. As, el almacn ser en el hospital una
instalacin imprescindible.

3.1 Concepto
Un almacn es un edificio donde se guardan ordenadamente gneros de cualquier clase. La finalidad de un
almacn es garantizar el funcionamiento de la empresa, sea cual sea su actividad.
La funcin del Celador de almacn consiste en custodiar las mercancas depositadas, cuidando de la
distribucin y colocacin de los gneros. Adems, est encargado de la vigilancia, control y reparto de los
productos necesarios para los diferentes menesteres.
En los almacenes se realizan un conjunto de operaciones que tienen por objeto ocuparse de los productos que
la organizacin moviliza, manipula y conserva para conseguir sus propios objetivos, ya sean stos
comerciales, productivos o de servicio.

3.2 Funciones especficas de los almacenes

-

Determinar las necesidades de material.

Controlar las existencias.

Recibir los productos.

Comprobar que son los adecuados.

Ordenarlos.

Entregarlos a los servicios cuando lo soliciten.

3.3 Almacenes en las Instituciones Sanitarias

Las instituciones sanitarias prestan servicios especficos a la comunidad, y sus almacenes se clasifican por el
tipo de materiales que contienen o por los servicios que prestan.
Segn el tipo de materiales usados habitualmente, se originaran dos grandes bloques de almacenes:

14

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

A. Almacenes de materiales de uso relacionado con los enfermos
-

Almacn de farmacia.

Almacn de material clnico fungible.

Almacn de material quirrgico y aparataje.

B. Almacenes de materiales para el funcionamiento del Centro Sanitario

-

Almacn de lencera.

Almacn de papelera.

Adems suele existir en las instituciones sanitarias un almacn general que ana a varios de
los almacenes aqu mencionados.

4.

DISTRIBUCIN DE PEDIDOS

Toda la labor previa de peticin de material, recepcin de artculos, organizacin del almacn, control de las
existencias y acondicionamiento adecuado del material, est encaminada a conseguir que los productos estn
listos y preparados en el momento en que sean solicitados. Uno de los objetivos ltimos es minimizar el
tiempo de la distribucin de pedidos, pero al mismo tiempo conseguir que el reparto de peticiones se haga de
forma ordenada.
Los distintos servicios de la institucin presentan sus necesidades en un formulario normalizado conocido
como vale de almacn u hoja de pedido, para que los almaceneros puedan preparar el pedido.
Una vez hecho esto, y segn la periodicidad que se haya determinado, diariamente, cada dos das,
semanalmente, etc., el personal auxiliar de cada servicio retirar el material.
La peticin de productos en el formulario oficial debe ir firmada por el responsable del servicio, ya sea ste
el Supervisor de Planta o el Jefe de Unidad. En la ficha deben aparecer los siguientes datos:
-

Denominacin del material. Es decir, qu es lo que se pide.

Cantidad solicitada.

Cdigo de los productos.

Servicio que realiza la peticin, tipo de almacn al que la dirige, fecha

en que hace la solicitud y firma.
La mercanca se retira junto con una copia de la Hoja de Pedido en la que el personal del almacn consigna
la cantidad realmente servida, al lado de la cantidad que se solicit.
Esta ltima operacin es clave para evitar la desorganizacin en los almacenes y propiciar una coordinacin
eficaz entre las distintas unidades que participan en el proceso.
15

Organizacin y distribucin de suministros y mercancas

16