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FOLIACION EN ARCHIVOS
(Autor: Archivo General de la Nacin de Colombia)
El presente documento tiene como propsito ofrecer algunas recomendaciones generales sobre
foliacin en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los procesos de
organizacin archivstica, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima
como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad
documental o unidad archivstica. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el
respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa.
Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
prstamos, TRD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos). De otra parte, la foliacin es
requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central)
como secundarias (archivo central al archivo histrico).
Este documento est dirigido a personas que tienen un manejo directo de la documentacin de
archivo. No obstante, es necesario tomarlo siempre como referencia y aplicarlo por analoga
segn la particularidad del archivo o de la entidad.
Definiciones
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Accin de numerar hojas.
3. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin incluida en los
trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental1
4. Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta.2
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero.3
6. Pgina: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Accin de numerar pginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes
sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos, este documento se
refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la ordenacin.
Requisitos
1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La de
las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD). En
1
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. Santa fe de Bogot, 1997.
bidem.
Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de
conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CDs, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a
la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por
separar este material se har la correspondiente referencia cruzada.
Bibliografa
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Tablas de Retencin y Transferencias Documentales:
(Versin Actualizada). Bogot : AGN, 2001.
......... ordenacin Documental. Bogot: AGN, 2003.
......... Sistema Nacional de Archivos. Boletn Nexos No. 56. Bogot : AGN.
......... Acuerdo No. 38 de 2002. Bogot : AGN 2002.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Y DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIN PBLICA. Circular No. 004 de 2003.Bogot: AGN, 2003.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. COMIT DE CONSERVACIN DEL SNA. E
ICONTEC, Proyecto. Norma tcnica colombiana.Materiales para documentos de archivo con
soporte en papel. Caractersticas de calidad. En estudio.