La aplicacin de una taxonoma en un servidor de archivos

pedir apenas sobre cualquier persona que almacena y recupera documentos en un se

rvidor de archivos compartidos si estn satisfechos con la actual estructura de ca
rpetas que estn utilizando y me contestaron, "NO!"
a menudo el estado de los servidores de archivo es terrible. Abundan las taxonoma
s personalizadas. La duplicacin es rampante.
Convenciones de nombres son frecuentemente ignoradas. Los administradores y el p
ersonal destruir documentos sin referencia a un plan de mantenimiento corporativ
o. Las organizaciones estn en riesgo cuando el litigio surge y e-discovery se vue
lve muy costosa. Memoria Corporativa se est perdiendo.
Entonces qu razones son presentadas por los administradores de registros para evit
ar la gestin de documentos digitales?
llevara demasiado tiempo y tenemos recursos limitados
es demasiado tcnica nd no of
rece ningn soporte
es demasiado difcil de calcular los beneficios o el retorno de
la inversin (ROI) a los usuarios no les gusta cambiar
estoy esperando a la organi
zacin a adquirir una solucin de administracin de contenido empresarial
LOS MITOS
En serio, todos estos son mitos. Y simplemente, pocos administradores de registr
os han intentado aplicar los registros bsicos Los principios y conceptos de la ad
ministracin para mejorar el acceso y la gestin de documentos electrnicos en el serv
idor de archivos.
En este artculo se exploran los mitos que han surgido y se estableci una metodologa
simple que cualquier Records Manager puede seguir para restaurar el orden y la
estructura de los servidores de una empresa.
Advertencia:
Una hiptesis es que la organizacin tiene una taxonoma bien diseados (lotes de entrad
a de usuario) y un libro bien documentado de retencin de registros de programacin
que incluya la justificacin para los periodos de retencin. Si la taxonoma no ha sid
o construido sin considerables aportaciones de los usuarios, servidores de archi
vos reestructuracin puede fallar fcilmente!
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 1

tarda demasiado tiempo y recursos son limitados

Convertir Hard copy a nuevas estructuras taxonmicas ciertamente toma mucho tiempo
, pero en un servidor es una historia muy diferente. Tomemos, por ejemplo, una p
equea unidad de negocio de tal vez 20 - 30 personas. Planificacin y preparacin para
el cambio puede tardar 2 o 3 das para un equipo de dos RM (Records Management) p
ersonal, sino en el propio movimiento y copia de documentos a un nuevo sistema p
ara cada unidad de negocio puede ser completado en unas pocas horas.
Es importante recordar que las sesiones de conversin puede ser intenso y cualquie
r equipo de proyecto necesita tiempo para recuperarse entre las unidades de nego
cio. Adems, una vez que una zona ha cambiado las estructuras, todava tiene que ser
la educacin y el apoyo a la unidad de negocio, as como el nuevo sistema de vigila
ncia para garantizar que siga siendo eficaz.
Servidores de archivos demasiado tcnica han existido desde mediados de los aos 199
0's. La mayora de administradores de registros tienen una comprensin razonable de
los recursos compartidos de datos, recursos compartidos de archivos, la asignacin
de unidades de red y las configuraciones bsicas de los servidores de archivos y
servidores web.

En el pasado, la tecnologa de la informacin (TI) el personal han sido reacios o in

capaces de apoyar iniciativas de RM, pero como el Gobierno de la informacin trae
estas reas juntos, infraestructura de TI, el personal a menudo recurren a los adm
inistradores de registros para obtener ayuda. Hay una tremenda cantidad de traba
jo en el mantenimiento de una red, agregar aplicaciones y el apoyo a las necesid
ades de la organizacin. Como resultado, se ve a Records Management para apoyo esp
ecfico en la gestin de la disposicin, el establecimiento de convenios de denominacin
, e incluso, en algunos casos, administrar permisos de seguridad. As como la rest
auracin de archivos perdidos o daados, es a menudo una parte integral de las respo
nsabilidades de gestin de registros. Sin embargo, el apoyo se limita habitualment
e inicialmente para ayudar en el establecimiento de cierto nivel de organizacin e
n las estructuras de carpetas.
Pero los catalizadores que hacen posible son utilidades sencillas, y hacer de es
te un ejercicio fcil.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 2

CLCULO DE BENEFICIOS
hay muchos beneficios al servidor de archivos re-estructuracin es difcil creer que
el seguimiento de indicadores clave de desempeo (KPI) o ROI resultara ser un esco
llo.
Beneficios bsicos seran:
o reduce los tiempos de copia de seguridad o eliminacin de nombres de ruta largos
(mitigacin de riesgo en caso de una cada del servidor) o reduccin de frustracin con
el servidor o reduccin de estructuras de formacin y orientacin que se mueven por t
odo el personal de la organizacin o reduccin en la re-creacin de documentos debido
a la prdida, indisponibilidad o problemas de versin. 30 Una persona puede ver la u
nidad de negocio de ms de 1.500 horas al ao en la mejora de la productividad. Aunq
ue el costo de evitacin, estos beneficios estn en las decenas de miles de dlares ca
da ao para cada unidad de negocio. % y una vez que un programa se implementa un 2
0 - 30 % o reduccin en la asignacin de espacio de servidor de archivos
inicialment
e 10
o mitigacin de riesgo en el caso de e-discovery o reduccin de tiempos de bsqueda o
reduccin de los tiempos de presentacin de
algunos de estos requerira sino de un simple clculo manual antes y despus de la enc
uesta debe proveer informacin que sirva para identificar las ventajas y puede ser
movido a una hoja de clculo para reducir el impacto sobre los registros del pers
onal.
Calculando los KPI y ROI se debera aumentar el apoyo para el proyecto y asegurar
su aplicacin continua dentro de las limitaciones de recursos de TI y de los regis
tros de servicios.
A los usuarios no les gusta cambiar
de rumbo a los usuarios no les gusta el cambio. La resistencia al cambio es un h
echo en casi todas las organizaciones.
Pero, en este caso, desde la taxonoma es bsicamente diseadas por el usuario, los us
uarios estarn conduciendo el cambio. Con una estructura predominantemente diseadas
por el usuario, siempre hay gente ansiosa por limpiar su propia parte del servi
dor.
Adems, muchos usuarios tienen una sub-estructura de carpetas que se pueden incorp
orar fcilmente dentro de la estructura de la taxonoma. El problema con la mayora de
servidores es que la estructura de nivel superior no est claramente definido y a
lineado con las funciones de la empresa. Una vez hecho esto, los usuarios pueden
ver claramente donde sus piec del rompecabezas encaja.En otras palabras, el cam

bio no es tan drstica.

La construccin de una estructura de servidores de archivo de la pgina 3 A LA

ESPERA DE UN ECM para ser comprados

en el ahorro de espacio se produce. Esto reduce los tiempos de bsqueda y minimiza
el tiempo necesario para las copias de seguridad del servidor. Tambin, dado que
los documentos son ms fcilmente recuperables, hay una reduccin en la re-creacin de d
ocumentos pensado para ser perdidos o desaparecidos. La unidad de negocio en un
promedio de 20 - 30 personas, las economas son ms de 1000 horas. % en el espacio j
usto a partir de la eliminacin de la duplicacin. Eventualmente cuando la programac
in de retencin se aplica, un 20 % ms taxonoma desarrollo y reestructuracin del servid
or utilizando la taxonoma son proyectos de la fundacin para cualquier solucin EDRMS
. Nuestra experiencia ha demostrado que las mejoras significativas de la product
ividad como resultado simplemente de poner una taxonoma que funciona bien en un s
ervidor. Ahorros iniciales son 10
esperando una solucin EDRMS, esto puede costar la organizacin un tiempo significat
ivo en la preparacin y aplicacin del producto EDRMS(s). Si el servidor ya se ha re
estructurado los proyectos de migracin ser mucho ms rpido y la organizacin se puede m
over para proyectos avanzados como el de aprovechar las capacidades de flujo de
trabajo.
Realidad y una metodologa de implementacin
la siguiente describe los conceptos que deben ser entendidas y la labor bsica que
debe hacerse antes de que un servidor sea reestructurado.
Finalmente, este artculo proporcionar una lista de pasos especficos en el proceso d
e reestructuracin.
La planificacin y la gestin de las expectativas de reestructuracin del servidor de
archivos requiere de mucha planificacin y actividades fundacionales. Un equipo de
3 es lo mejor. Por cada hora pas con una unidad de negocios de casi 6 o 7 horas
de preparacin es necesaria. Si cada miembro del equipo realiza un papel especial,
el equipo puede estar listo antes para ayudar al rea de negocios. Esto es especi
almente importante, ya que las expectativas cambian rpidamente despus del comienzo
del proyecto. Cuando las reas de negocio empieza a entender lo que est sucediendo
y de lo fcil que es trabajar en el servidor con una nueva taxonoma, habr una avala
ncha de peticiones de ayuda.
Carta de Proyecto
Muchas directrices o advertencias han sido escritos sobre la taxonoma de las impl
ementaciones y todos comienzan con la obtencin del apoyo de la administracin. La e
xperiencia ha demostrado que el desarrollo de una carta formal del proyecto firm
ado por cada rea de negocio, manager, es una buena manera de lograr ese apoyo.
Es mejor revisar las actividades del proyecto con el gerente y les proporcionan
tanto el fondo como sea posible.El siguiente es un ejemplo de carta.

La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 4

Taxonoma - La Migracin de Servidores - Plan del proyecto Ttulo del Proyecto Nombre
del rea de negocio - Taxonoma la aplicacin
del proyecto de
declaracin del Administrador de gestin de registros de plomo de la Taxonoma equipo
trabajar con la rama/Seccin personal para revisar archivos en unidades de entregas
privado, unidad de negocio unidades; y el servidor de la unidad principal para
identificar los registros de la empresa adecuada para la migracin; registros de n
egocios obsoleto adecuado para su destruccin; y no archivos empresariales adecuad
as para la extraccin del sistema.
Tiempo estimado: 1 semana: Los registros de recursos de la unidad de negocios de
administrador principal - manager o delegado del equipo de la unidad de negocio
de la unidad de negocio de contacto administrativo - Administrador del sistema
la necesidad empresarial si el proyecto est terminado, la unidad de negocios tend
r el primer paso para reducir sustancialmente el nmero de registros de negocio obs
oleto y no archivos empresariales en la unidad de negocios y reas de almacenamien
to compartido. El impacto esperado es una reduccin del 25 por ciento de espacio e
n disco y las necesidades de apoyo para estas zonas, y un apreciable aumento de
productividad relacionados con el registro (por ejemplo, buscar, archivar y comp
artir documentos comerciales).
Proyecto si el proyecto no se ha completado, la unidad de negocios seguir dedican
do recursos sobre la justificacin no archivos empresariales y experiencia en torn
o a cuestiones relacionadas con el registro de la productividad.
El proyecto estrategia es aprovechar los conocimientos del personal para limpiar
eficazmente todas las reas de la estrategia de almacenamiento tan eficientemente
como sea posible. Esto puede implicar ordenar carpetas y archivos para "grandes
cubos" para accin relacionada (por ejemplo, registros obsoletos en las reas de al
macenamiento privado se mueven a la unidad compartida - en una carpeta de archiv
o; no negocios de mover los archivos a la unidad de personal carpetas personales
, memory sticks, etc.)
del equipo del proyecto el equipo del proyecto est guiada por los registros corpo
rativos participantes, pero el negocio esfuerzo est dirigido por la unidad de neg
ocios liderar con el apoyo de la otra unidad de negocios de los participantes.
Restricciones (constraints) Esta es una importante y exigente proyecto y debera s
er programado cuando la unidad de negocio pueden comprometerse con la capacitacin
y cronograma de actividades. El componente de gestin del cambio es fundamental p
ara garantizar que el personal considera que el valor de las actividades del pro
yecto.
Mejora continua de la taxonoma
del trabajo de diseo, modificaciones y adaptaciones generalmente ocurre. Aunque e
n taxonoma diseo casi todas las funciones del negocio y actividades estn definidos,
ya que el equipo trabaja a travs de un particular, las reas de negocio de carpeta
s y documentos, la informacin empieza a aparecer de repente. Los documentos que f
ueron una vez en una unidad de personal y oculto de la taxonoma del equipo de dis
eo son llevados adelante para ser incluido. Otras unidades que estaban en uso, pe
ro no se les mostr al equipo de diseo, puede contener varios registros de nuevas s
eries. % no asumen que todos los trabajos de diseo de taxonoma es completa. Otro 1
0 la
construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 5

Ruta Basics esencialmente siga las rutas UNC de Windows o de convencin de nomencl
atura universal. Los dos primeros niveles son establecidos por el administrador

del sistema. Los archivos compartidos son comnmente asignadas a unidades organiza
tivas o grupos de trabajo. A menudo, si el servidor es grande ms de un recurso co
mpartido de archivos est asignado. A continuacin comparten nombres de archivo, nom
bres de directorio normalmente son asignados por la unidad organizativa.
Es decir..\\\\\\"nombre del servidor" \"file share name" \"Nombre de directorio"
\"sub -Nombre de directorio" o \\" el nombre del servidor \"file share name" \"
nombre de carpeta raz" \"sub -nombre de carpeta" por ejemplo \\ALPHA1\FinanceUnit
\Finanzas\ \\ALPHA1\FinanceUnit\Finanzas\Audit \\ALPHA1\FinanceUnit\Finanzas\pre
supuesto
cuando la asignacin a una unidad de red por ejemplo X, normalmente reas de negocio
se muestran cmo asignar a la carpeta raz.En tal caso, una persona en el departame
nto de finanzas slo vera X:\Finanzas X:\Finanzas\Audit X:\
Ruta\Presupuesto Finanzas emite los principales problemas con los trazados son s
u estructura y su longitud. Un comentario hecho por un administrador de red en e
l servidor del sitio web fallo es reveladora.
"Si hay una verdad que he encontrado en la imposicin de la organizacin sobre otros
es esta: nacieron slobs y morir de esa manera antes de cambiarlos. En respuesta
a esto tengo carpetas departamentales en un recurso compartido.
En virtud de que crean lo que quieran." Chris S 2014,
muchos administradores de sistemas slo se echan las manos cuando se enfrentan con
la necesidad de organizar la estructura de carpetas. Pero hay un creciente nmero
de administradores que recurren a sus administradores de registros para obtener
ayuda.
La longitud de la ruta es bastante preocupacin crtica. El mximo de la ruta normal e
s de 260 caracteres, incluyendo el carcter nulo al final de la cadena. Cuando los
usuarios son responsables de sus directorios y nombres de documento, las rutas
pueden ser extremadamente largo, con informacin duplicada y complicado de subcarp
etas. Si las fotografas se descargan desde smartphones, los nombres pueden ser en
ormes. Como resultado, el camino utilizado puede ser tanto como 280 o incluso 30
0 caracteres de largo.
Los archivos pueden todava ser referenciada, pero estas estructuras son contrapro
ducentes, as como un riesgo para la organizacin. Cuando se realiza una copia de se
guridad de estos archivos, los nombres del documento convertido en truncado y el
nombre se ha cambiado para incluir una tilde ~ y un valor numrico. Si existe un
bloqueo completo del sistema y las versiones anteriores no puede ser ubicado, ha
br una considerable cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para abrir y renombr
ar con precisin cualquier documento cuyo nombre se trunc en el servidor de copia d
e seguridad.
Para solucionar este problema, una utilidad fcil de usar sera algo como TLPD - dem
asiado largos caminos Detector.
Introduciendo el nombre de la unidad y la especificacin de una longitud de 240 ca
racteres, por ejemplo la utilidad software proporcionar una lista completa de tod
as las rutas que excedan de esta longitud mxima. Entonces es una simple cuestin de
trabajar con el rea de negocio para utilizar una ruta mejor estructura apropiada
o abreviaturas de nombres de carpeta o documento.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 6

Pre - Clasificacin de estructura de carpetas

a menudo una estructura de carpetas existente puede asignarse contra la nueva ta

xonoma. Esto significara que durante las sesiones de conversin, los registros del e
quipo ms rpidamente puede hacer sugerencias o rpidamente identificar y agrupar carp
etas para ser trasladado a la nueva taxonoma. Pero es importante para permitir qu
e el rea de negocio para tomar sus propias decisiones acerca de las estructuras d
e carpetas, aunque con considerable apoyo del equipo de registros. Si se lleva a
cabo cuidadosamente como "sugerencias" en lugar de dictar las carpetas donde de
be ir, se debera acelerar el proceso de conversin.
Para asignar fcilmente la nueva estructura, utilice una utilidad freeware como LS
File List Generator. Que te permitir disfrutar de un conjunto de carpetas rpidame
nte desde cualquier unidad a un archivo .csv que se puede copiar en una hoja de
clculo de Excel para proporcionar espacio para la asignacin de la clasificacin nuev
a carpeta.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 7

Herramientas de migracin
cuando se trabaja en un servidor, ser necesario copiar o mover archivos y carpeta
s rpidamente, pero de tal manera que sea transparente para el rea de negocio de lo
que est sucediendo. Una til herramienta gratuita est libre Comandante.
Se permite la visualizacin del sistema antiguo (que se convierten a la nueva taxo
noma), por un lado, generalmente el panel izquierdo y el nuevo sistema en el pane
l de la derecha. Le permite ver el tamao de los documentos o carpetas, as como las
fechas. Copiar o mover las funciones son sencillas y que incluso tiene un nombr
e de funcin mltiple que puede acelerar las migraciones.
Herramientas estructurales necesarios - Z_archive y una presentacin
Presentacin cesta CESTA
til para crear la carpeta en la nueva taxonoma es una presentacin de la canasta. Es
to puede ser fcilmente llevado a la cima del rbol mediante un "destacar" es decir
"x:\_Presentacin Cesta.Esto es til durante la ejecucin, como a menudo el equipo pue
den surgir estructuras complejas que no pueden ser fcilmente trasladado o clasifi
cados para la nueva taxonoma en el tiempo asignado para la conversin (normalmente
1 o 2 horas para la mayora de las reas de negocio).La carpeta o carpetas compleja
puede simplemente copiarse en el filin g cesta para la clasificacin final.
Una vez que el sistema se haya establecido la canasta de presentacin se convierte
en un excelente lugar para poner cualquier documento que pueden ser difciles de
clasificar o cuando el personal no defraudar a una reunin y no tienen tiempo para
localizar la carpeta exacta a la que pertenece el documento. Incluso puede ser t
il si la organizacin designa un individuo para archivar documentos de coherencia
o control.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 8

Z_archive
un Z_carpeta Archive es un elemento clave para permitir una disposicin eficaz de
documentos y carpetas.
Esta carpeta se crea y subcarpetas son idnticas a la del nuevo sistema.Ver abajo

X:\Finanzas X:\Finanzas\Audit X:\Finanzas\presupuesto X:\Z_Archive subcarpeta Ej

emplos: X:\Z_Archive\Finanzas X:\Z_archivo\Finanzas\Audit X:\Z_archivo\Finanzas\
presupuesto
puede ser pre-rellenada o personal puede simplemente copiar carpetas enteras a l
a Z_archive.
Esto sirve para el mismo propsito como inactivo o semi-activo salas de archivo, d
onde el material obsoleto podran ser almacenados en cajas. Elimina las carpetas y
documentos que no son necesarios para el trabajo del da a da y reduce el nmero de
carpetas que deben desplazarse a travs de ella o buscado cuando se busca un deter
minado documento activo.
Cada ao o dos aos, una persona de registros puede revisar los documentos y carpeta
s en la carpeta Archive_Z y coincidir con ellos en contra de un programa de rete
ncin de registros. Si los registros se han reunido su destruccin la fecha, pueden
ser fcilmente trasladado a otra carpeta X:\Z_ArchiveDestroy. La lista de la utili
dad Generador puede generar fcilmente una lista de carpetas y documentos, debido
a la destruccin y pueden ser revisados por la direccin que pueden firmar en su des
truccin. Esta lista tambin debe conservarse como evidencia de la destruccin.

La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 9

Gestin de permisos, un elemento crtico en la aplicacin y la copia de documentos a u

na nueva estructura es comprender la asignacin de permisos. Permisos externos ser,
por supuesto, motivo de preocupacin, ya que todas las carpetas que contienen doc
umentos altamente clasificado.
Administracin de permisos - Asignacin de grupos a los que est autorizado a trabajar
en las carpetas?
Esto se logr mediante la asignacin de grupos y prestando especial atencin a las car
petas que contienen informacin altamente confidencial. Puede haber varios grupos
en una unidad de negocio dependiendo de la necesidad de acceso. Pero normalmente
hay dos grupos principales. En el siguiente ejemplo, Gr_Finance individuos tien
en permisos de lectura, escritura y ejecucin para los documentos. Gr_Finance_Read
Only slo pueden mirar los documentos; no pueden editar o eliminar documentos.
A menudo el "papel", los grupos pueden ser identificados, generalmente managemen
t staf f o equipos de proyectos especiales.
Esto permite un muy selecto grupo de personas que van a ser los nicos que tienen
acceso a una carpeta especfica.
Gr_Finance gr_Finance_ReadOnly o RO GR_Finance_RoleMgmt
reacio la_Reina Blanca Nieves
Doc_Huntsman Dopey The_Prince Grumpy Happy Sneezy Sleepy
_Blanco Nieve
administrar permisos - Asignacin de grupos a
grupos de permisos de directorios Directorios asignados X:\Finance\_General_Fina
nce Gr gr_Finance_RO X:\Finanzas\Accounting gr_Finance gr_Finance_RO X:\Finanzas

\Audit gr_Finance X:\Finanzas\presupuesto gr_Finance gr_Finance_RO X:\Finanzas\c

uestiones de gestin gr_Finance_RoleMgmt
en la tabla anterior, puede observarse que el Grupo de Finanzas ha excluido el g
rupo de slo lectura de los archivos de auditora y el nico grupo permiso para ver la
carpeta de problemas de gestin es el gr_Finance_RoleMgmt.
A pesar de que los administradores de red o personal de apoyo normalmente se enc
arga de asegurar que estos permisos se asignan, debera ser responsabilidad del rea
de negocio para gestionar dichas listas de grupos y ser consciente de qu grupos
estn asignados a qu carpetas. Como los cambios de personal, el rea de negocio puede
notificar a la gente de la red. En el largo plazo, se prev que las reas de negoci
o mantendr la
construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 10

sus listas de permisos hasta la fecha al menos una vez al ao y enviar solicitudes
de cambios de permisos sobre una base regular.
Nueva tecnologa de sistema de archivos NTFS y anuncios de servicio de Active Dire
ctory son las ms comunes utilizadas para administrar sistemas ly los permisos del
servidor. Ambos permiten los permisos heredados; lo que significa que las subca
rpetas pueden heredar los permisos de la carpeta principal. Por lo tanto, es imp
ortante ser cuidadoso al agregar sub-carpetas con mayores necesidades en materia
de seguridad de la carpeta principal.
Una nota final sobre los permisos es que una vez que estos han sido actualizados
y correctamente asignados en una re- estructurada, muchos servidores de gestin d
e contenidos empresariales (ECM) de sistemas puede importar bibliotecas/director
ios y mantener intactos sus permisos. Esto puede acelerar considerablemente la m
igracin de documentos y carpetas a los ECM.
Lista de comprobacin para la Taxonoma aplicacin
Prembulo
para ejecutar un plan de ejecucin, el rea de negocios de medio da de duracin para ca
da unidad de negocio.
Es extremadamente importante que se deben seguir los siguientes pasos para asegu
rar que se mantiene la integridad del documento; se mantiene la seguridad, y que
el personal desarrolle una relacin cmoda con el nuevo sistema y sus convenciones
de nomenclatura.
Paso 1 Pre actividad de conversin
1. El proyecto de la carta de proyecto y obtener la firma del gerente del rea de
negocios. Esto requerir una visita con el gerente y un anlisis de lo que va a ser
realizado y un esbozo de esta lista. Es importante que el gerente que entiendan
y se comprometan con el proceso; esto no debe ser delegada a un subordinado o ma
nager assistant. Alentar al Administrador a asistir tambin a la sesin de orientacin
proporcionado al personal justo antes de que se inicie su ejecucin.
Asegrese de que el gerente designa a algunos-uno como el rea de negocio del contac
to administrativo.
Esta persona debe asistir a todas las sesiones y ser el principal punto de contac
to para su zona.
2. Pregunte al rea de negocios Contacto Administrativo para identificar todos los
nombres de unidades de rea de negocio.
Esto puede requerir la ayuda de como puede que algunas unidades han sido abandon
ados a lo largo del tiempo. Unidades compartidas con otras reas de negocio, muy a
menudo contienen informacin duplicada de la zona de negocios de la unidad y se u
tilizan simplemente para permitir temporalmente la colaboracin o la transferencia
de documentos.A menudo, estos pueden considerarse transitoria.
3. Solicitar acceso completo a estas unidades de negocio para el equipo. (crear

un gr_Drive_cleanup). Esto puede significar que el gerente del rea de negocios so

licita formalmente gr_Drive_cleanup grupo tiene permisos de ejecucin para todas l
as carpetas de su unidad.
4. Enviar la carta, cualquier proyecto firmado presentaciones o herramientas a s
er utilizadas a gerente del rea de negocios y el contacto administrativo.
La construccin de una estructura de servidor de archivos en la pgina 11

5. Asegrese de que todo el personal ser consciente de que todos los documentos rel
acionados con los negocios deben estar en la unidad compartida y nica referencia
o informacin personal se mantiene en una unidad Personal o Mis documentos
6. Si los KPI son rastreados asegrese que un pre-implementacin de encuesta para ca
pturar esta informacin es realizada por el mayor nmero posible de funcionarios en
la zona de negocios.
Paso 2 rutas, volmenes y la seguridad antes de la aplicacin 1. Asesorar a las unid
ades de la lista. Asegrese de identificar grupos de permisos de seguridad (y sus
miembros) y cualquier seguridad carpetas controladas.
2. Asegrese de que estos se imprimen y se revisa con la unidad de negocio de cont
acto administrativo.
Los funcionarios que ya no deberan tener acceso deben ser eliminados de las lista
s de permisos. Verifique los permisos actuales e identificar los nuevos grupos d
e permisos de seguridad para la nueva estructura de carpetas con rea de negocios
contacto administrativo.Utilizar una hoja de clculo o una tabla de Word.
3. El equipo de proyecto trabajar con zona de trabajo Admin para determinar nuevo
s grupos de carpetas restringidas y solicitar la aplicacin de tales restricciones
una vez NEWSYS carpetas estn en su lugar.
4. Marca todas las carpetas de alta seguridad o requisitos de acceso externo (pe
rsonas fuera de la organizacin)
5. Hacer funcionar TLPD (demasiado largo camino detector) para cada unidad y pro
porcionar un informe de los trazados en exceso de 230 caracteres. Esto puede hac
erse simplemente por el equipo si se utiliza la utilidad es aceptable.
6. Trabajar con rea de negocios Contacto Administrativo para corregir el nombre d
e la ruta a menos de 255 caracteres
7. Compruebe el tamao de la empresa, es decir, unidad de rea total de gigabytes de
archivos y carpetas y entrar en carpetas de nivel superior y de su volumen en u
na hoja de clculo. La informacin puede obtenerse usando Free Commander Utility.
crecimiento). Tenga en cuenta que copiar la estructura permitir hipervnculos, enla
ces web y wiki enlaces permanezca intacto hasta que puedan ser cuidadosamente ac
tualizada. % 8. Aconsejamos que del total de los volmenes que se va a copiar. Dis
poner medidas adecuadas (espacio suficiente para copiar documentos actuales y pr
oporcionar 5
No todos los vnculos se rompen si la sub-carpeta estructuras permanecen intactas.
9. Si el espacio es un problema, discutir con l. A veces varias reas de negocio se
les asignar el mismo compartir datos. Si los volmenes son una preocupacin, esta es
tructura puede necesitar ser ajustado. Por ejemplo, si parece que el datashare s

e vera comprometida por copia de cientos de gigabytes de carpetas.

La construccin de una estructura de servidor de archivos en la pgina 12

NOTA: Iffolders son demasiado grandes para copiar ,

marcarlos de manera que no se copian (30 GB +). Se pueden mover durante la ejecu
cin.
Asegrese de que los nombres de estas carpetas de gran tamao se copian a una carpet
a vaca en \OLDSYS y cuando se complete la aplicacin, coloque un acceso directo en
la carpeta \OLDSYS que apunte a la nueva ubicacin. Esto permitir a la gente a obte
ner rpidamente a la nueva ubicacin.
Paso 3 Pre-Classify la estructura de carpetas existente
1. Identificar las unidades de rea de negocio y sus carpetas en una hoja de clculo
utilizando la utilidad Generador de lista (3 niveles es generalmente suficiente
.) 2. Pre-Classify carpeta actual estructura a la nueva taxonoma. Abordar reas de
preocupacin y mirar de cerca esas carpetas y documentos. No todos los archivos pu
eden necesitar ser clasificado; este paso es simplemente para familiarizar al eq
uipo con las carpetas que se van a abordar. Trabajar con el rea de negocio de con
tacto administrativo, si es necesario, es decir, cuando surgen problemas de clas
ificacin.
3. Crear la estructura de carpetas planificadas, incluyendo un pequeo proyecto de
serie de carpetas comunes.
Esto significa tpicamente carpetas para temas administrativos comunes tales como
los presupuestos o empleado comentarios. Tambin incluyen una canasta de presentac
in "_folder" y una "Z_Archive" carpeta. Estas sern las primeras y ltimas carpetas p
ara cada rea de negocio
Paso 4 Prepare una nueva ubicacin para el rea de negocio 1. En primer lugar una ca
rpeta llamada X:\OLDSYS es creado, marcados como readonly y las viejas carpetas
copiadas a esta ubicacin. Esto permite que el rea de negocio de conservar el antig
uo sistema durante unas pocas semanas a medida que utilizando la nueva taxonoma.
Se crea un nivel de comodidad pero slo se realiza cuando el tamao lo permite la du
plicacin y normalmente slo se conservan durante aproximadamente un periodo de 4 se
manas. En ese momento con el permiso del rea de negocios del OLDSYS carpeta se el
imina.
2. Copiar todos los documentos actuales para esta ubicacin: uso compartido de arc
hivos existentes donde sea posible. (como \OLDSYS).
3. Los sistemas de solicitud/IT para establecer permisos para \OLDSYS a slo lectu
ra para todos los grupos, pero gr_Drive_cleanup
4. Copiar todas las nuevas carpetas del sistema en la nueva ubicacin en el servid
or de archivos como \NEWSYS 5. Crear una estructura de carpetas duplicadas de \N
EWSYS dentro de Z_Archive
6. Crear una estructura de carpetas duplicadas de \NEWSYS dentro de Z_Archivo_de
stroy
7. Asignar grupos de permisos de modificacin alguna a la nueva estructura de carp
etas, p. ej., basado en la funcin de carpetas si fuera necesario. rea de negocio d
ebe solicitar la aplicacin de las nuevas restricciones de seguridad a estas carpe
tas.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 13

8. Proporcionar una sesin de orientacin antes de la implementacin para cada rea de n

egocio. Esto debe describir el proceso para ser utilizado y que deben estar pres
entes. Una presentacin es til para explicar el proceso al personal. Si se trata de
una gran zona de negocios ... ms de 35 personas, es posible que desee repetir el
proceso con cada grupo empresarial.
9. Asegurar que los usuarios reciben una notificacin de que la aplicacin est tenien
do lugar en una fecha especfica. Si el personal est en la unidad o mediante un doc
umento durante la aplicacin, documento o carpeta que no sean accesibles para el e
quipo. Todo el personal debe ser aconsejable no utilizar el servidor mientras se
realiza la aplicacin. Si se necesita un documento que debe copiar en su carpeta
personal y una vez que se complete la aplicacin pueden buscar documentos nueva ub
icacin y sustituirlo con actualizaciones o modificaciones.
Paso 5 Aplicacin
1. Revisin (con todo el personal ... tantos como sea posible) las carpetas actual
es y moverlos a la nueva estructura de clasificacin .Esto normalmente llevar varia
s horas.
2. Si las nuevas carpetas de nivel superior (serie de registros) se crean asegres
e de que la taxonoma master est actualizado. Asegrese tambin de que el nuevo Z_Carpe
tas archivadas se actualizan
3. Mueva cualquier anticuado carpetas y documentos a un Z_Archive folder (Carpet
a de archivo designado que emplea la nueva estructura de clasificacin) Si clasifi
cndolos tomara demasiado tiempo durante esta reunin de ejecucin, colocarlos en una c
esta de presentacin y trabajar con el rea de negocio de contacto administrativo en
una fecha posterior para moverlos a la ubicacin correcta.
4. Devolver cualquier carpetas personales a lugares adecuados de unidades de usu
ario.
Paso 6 la disposicin 1. Pabelln abandonado folders.Si los documentos son transitor
ias, pueden ser destruidos.
2. Definir los documentos que han cumplido su retencin programada y mover a carpe
ta ArchiveDestroy_Z (slo si la programacin es conocida en este momento) Esto se pu
ede hacer al final de la aplicacin y luego cada dos aos, junto con el rea de negoci
o de contacto administrativo y de gestin de registros.
3. Eliminar todas las carpetas vacas (muestras) Paso 7 Despus de la ejecucin de las
tareas 1. Quitar la carpeta \NEWSYS desde un nivel superior lugar moviendo toda
la estructura a su posicin correcta con la nueva estructura de nivel superior.El
imine la carpeta \NEWSYS (ahora vaco)
2. Cambiar el nombre de cualquier sub-carpetas para permitir una mejor recuperac
in. Utilizar las convenciones de nomenclatura. Comandante libre tiene un multi-fu
ncin rename.
3. Notifique que NEWSYS es completado y solicitar que proporcionen informacin act
ualizada de trayectoria larga informe del detector y la informacin de seguridad v
olver lista de permisos.
4. Cuando el personal se sienta cmodo con el nuevo sistema de organizar la destru
ccin de la OLDSYS carpetas bloqueadas para liberar espacio en el servidor. Normal
mente 2 - 3 semanas ser suficiente; coordinar esto con ella y la unidad de negoci
os de plomo.
La construccin de una estructura de servidor de archivos en la pgina 14

5. Organizar una hora de sesin de orientacin para todo el personal para que compre
ndan sus roles y responsabilidades en el nombramiento de sub-carpetas o document

os
6. Organizar apoyo para re-nombre carpetas o documentos si las limitaciones de t
iempo hicieron imposible durante las reuniones.
7. El equipo solicitar que la gr_Drive_grupo de limpieza para ser retirados de la
unidad de permisos. Esperar unos meses para hacerlo, ya que el equipo puede ser
llamada a trabajar sobre las modificaciones.
8. Utilice el generador de lista de inventario Z_ArchiveDestroy carpetas y rango
s de fechas para la destruccin y adjuntar al formulario de autorizacin de destrucc
in.
9. Organizar para la destruccin de Z_ArchiveDestroy carpetas.
.
Paso 8 Revisin posterior a la implementacin de
la revisin posterior a la implementacin inicial de las unidades de negocio piloto
debe identificar un ahorro importante de tiempo y productividad. Otros indicador
es clave de rendimiento debera incluir mejoras en la integridad de los documentos
, menos recreado documentos, mejor control de la versin, e incluso mejoras en el
rendimiento de la empresa medidas que pueden atribuirse a la mejora del acceso y
la recuperacin de documentos (mejora de la respuesta a las preguntas del pblico,
por ejemplo). Adems, debe reducirse la frustracin del personal cuando se trata de
documentos electrnicos. El proyecto podra continuar a reevaluar los indicadores cl
ave de rendimiento o una encuesta a los usuarios durante el perodo de ejecucin del
proyecto puede tomar para todas las unidades de negocio. (a menudo meses o aos)
1. Verificar el tamao de unidad nueva estructura y tomar nota del cambio de tamao
para determinar el ahorro de espacio.
2. Repita el KPI original encuesta para determinar los beneficios.
3. Preparar un informe final sobre los beneficios tanto cuantificables y subjeti
va.
4. La organizacin debera comparar y contrastar los resultados de las unidades de n
egocio por tipo y funcin, as como la identificacin de los totales de las ganancias
de productividad.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 15

UNA NOTA FINAL

realmente podemos limpiar los servidores de archivos?
Gran parte del nfasis en las taxonomas es impulsada por la necesidad de una estruc
tura eficaz para los sistemas de gestin de contenido empresarial (ECM). Una buena
taxonoma conducir inevitablemente al xito de una implementacin de ECM. Las personas
utilizarn una taxonoma que han tenido a la entrada, que la gestin ha bendecido y u
no que no entienden. La prev mejoras en la productividad del flujo de trabajo, ge
stin de proyectos y la recuperacin de documentos, se lograr finalmente
bibliografa
Gobierno de Alberta. Convenciones de nomenclatura para los registros electrnicos.
De agosto de 2005.
Centro de Investigacin Bibliogrfica
(BCR) CDP del BCR [Colaboracin] Programa de dig
italizacin de imgenes digitales las mejores prcticas versin 2.0 de junio de 2008.
Brookhaven National Laboratory (BNL) estndares de comunicacin web. Convenciones de
nomenclatura de archivos y la estructura de directorios. Febrero 5, 2008.

Grupo Consultivo
proyectos digitales, bibliotecas universitarias en la Universid
ad de Colorado en Boulder. Convenciones de nomenclatura de archivos de coleccion
es digitales. El 4 de marzo de 2008.
JISC Medios Digitales. Elegir un nombre de archivo. De noviembre de 2008.
Carolina del Norte Departamento de Recursos Culturales. Mejores prcticas para Fil
e-Naming. 7 de mayo de 2008.
UK National Archives, Directrices sobre la realizacin de beneficios de la gestin d
e los registros electrnicos, de septiembre de 2004,
ealisation de beneficios de la gestin de los registros electrnicos de
septiembre de 2004 la
construccin de una estructura de servidor de archivos en la pgina 16