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CLCULO DE BENEFICIOS
hay muchos beneficios al servidor de archivos re-estructuracin es difcil creer que
el seguimiento de indicadores clave de desempeo (KPI) o ROI resultara ser un esco
llo.
Beneficios bsicos seran:
o reduce los tiempos de copia de seguridad o eliminacin de nombres de ruta largos
(mitigacin de riesgo en caso de una cada del servidor) o reduccin de frustracin con
el servidor o reduccin de estructuras de formacin y orientacin que se mueven por t
odo el personal de la organizacin o reduccin en la re-creacin de documentos debido
a la prdida, indisponibilidad o problemas de versin. 30 Una persona puede ver la u
nidad de negocio de ms de 1.500 horas al ao en la mejora de la productividad. Aunq
ue el costo de evitacin, estos beneficios estn en las decenas de miles de dlares ca
da ao para cada unidad de negocio. % y una vez que un programa se implementa un 2
0 - 30 % o reduccin en la asignacin de espacio de servidor de archivos
inicialment
e 10
o mitigacin de riesgo en el caso de e-discovery o reduccin de tiempos de bsqueda o
reduccin de los tiempos de presentacin de
algunos de estos requerira sino de un simple clculo manual antes y despus de la enc
uesta debe proveer informacin que sirva para identificar las ventajas y puede ser
movido a una hoja de clculo para reducir el impacto sobre los registros del pers
onal.
Calculando los KPI y ROI se debera aumentar el apoyo para el proyecto y asegurar
su aplicacin continua dentro de las limitaciones de recursos de TI y de los regis
tros de servicios.
A los usuarios no les gusta cambiar
de rumbo a los usuarios no les gusta el cambio. La resistencia al cambio es un h
echo en casi todas las organizaciones.
Pero, en este caso, desde la taxonoma es bsicamente diseadas por el usuario, los us
uarios estarn conduciendo el cambio. Con una estructura predominantemente diseadas
por el usuario, siempre hay gente ansiosa por limpiar su propia parte del servi
dor.
Adems, muchos usuarios tienen una sub-estructura de carpetas que se pueden incorp
orar fcilmente dentro de la estructura de la taxonoma. El problema con la mayora de
servidores es que la estructura de nivel superior no est claramente definido y a
lineado con las funciones de la empresa. Una vez hecho esto, los usuarios pueden
ver claramente donde sus piec del rompecabezas encaja.En otras palabras, el cam
Taxonoma - La Migracin de Servidores - Plan del proyecto Ttulo del Proyecto Nombre
del rea de negocio - Taxonoma la aplicacin
del proyecto de
declaracin del Administrador de gestin de registros de plomo de la Taxonoma equipo
trabajar con la rama/Seccin personal para revisar archivos en unidades de entregas
privado, unidad de negocio unidades; y el servidor de la unidad principal para
identificar los registros de la empresa adecuada para la migracin; registros de n
egocios obsoleto adecuado para su destruccin; y no archivos empresariales adecuad
as para la extraccin del sistema.
Tiempo estimado: 1 semana: Los registros de recursos de la unidad de negocios de
administrador principal - manager o delegado del equipo de la unidad de negocio
de la unidad de negocio de contacto administrativo - Administrador del sistema
la necesidad empresarial si el proyecto est terminado, la unidad de negocios tend
r el primer paso para reducir sustancialmente el nmero de registros de negocio obs
oleto y no archivos empresariales en la unidad de negocios y reas de almacenamien
to compartido. El impacto esperado es una reduccin del 25 por ciento de espacio e
n disco y las necesidades de apoyo para estas zonas, y un apreciable aumento de
productividad relacionados con el registro (por ejemplo, buscar, archivar y comp
artir documentos comerciales).
Proyecto si el proyecto no se ha completado, la unidad de negocios seguir dedican
do recursos sobre la justificacin no archivos empresariales y experiencia en torn
o a cuestiones relacionadas con el registro de la productividad.
El proyecto estrategia es aprovechar los conocimientos del personal para limpiar
eficazmente todas las reas de la estrategia de almacenamiento tan eficientemente
como sea posible. Esto puede implicar ordenar carpetas y archivos para "grandes
cubos" para accin relacionada (por ejemplo, registros obsoletos en las reas de al
macenamiento privado se mueven a la unidad compartida - en una carpeta de archiv
o; no negocios de mover los archivos a la unidad de personal carpetas personales
, memory sticks, etc.)
del equipo del proyecto el equipo del proyecto est guiada por los registros corpo
rativos participantes, pero el negocio esfuerzo est dirigido por la unidad de neg
ocios liderar con el apoyo de la otra unidad de negocios de los participantes.
Restricciones (constraints) Esta es una importante y exigente proyecto y debera s
er programado cuando la unidad de negocio pueden comprometerse con la capacitacin
y cronograma de actividades. El componente de gestin del cambio es fundamental p
ara garantizar que el personal considera que el valor de las actividades del pro
yecto.
Mejora continua de la taxonoma
del trabajo de diseo, modificaciones y adaptaciones generalmente ocurre. Aunque e
n taxonoma diseo casi todas las funciones del negocio y actividades estn definidos,
ya que el equipo trabaja a travs de un particular, las reas de negocio de carpeta
s y documentos, la informacin empieza a aparecer de repente. Los documentos que f
ueron una vez en una unidad de personal y oculto de la taxonoma del equipo de dis
eo son llevados adelante para ser incluido. Otras unidades que estaban en uso, pe
ro no se les mostr al equipo de diseo, puede contener varios registros de nuevas s
eries. % no asumen que todos los trabajos de diseo de taxonoma es completa. Otro 1
0 la
construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 5
Ruta Basics esencialmente siga las rutas UNC de Windows o de convencin de nomencl
atura universal. Los dos primeros niveles son establecidos por el administrador
del sistema. Los archivos compartidos son comnmente asignadas a unidades organiza
tivas o grupos de trabajo. A menudo, si el servidor es grande ms de un recurso co
mpartido de archivos est asignado. A continuacin comparten nombres de archivo, nom
bres de directorio normalmente son asignados por la unidad organizativa.
Es decir..\\\\\\"nombre del servidor" \"file share name" \"Nombre de directorio"
\"sub -Nombre de directorio" o \\" el nombre del servidor \"file share name" \"
nombre de carpeta raz" \"sub -nombre de carpeta" por ejemplo \\ALPHA1\FinanceUnit
\Finanzas\ \\ALPHA1\FinanceUnit\Finanzas\Audit \\ALPHA1\FinanceUnit\Finanzas\pre
supuesto
cuando la asignacin a una unidad de red por ejemplo X, normalmente reas de negocio
se muestran cmo asignar a la carpeta raz.En tal caso, una persona en el departame
nto de finanzas slo vera X:\Finanzas X:\Finanzas\Audit X:\
Ruta\Presupuesto Finanzas emite los principales problemas con los trazados son s
u estructura y su longitud. Un comentario hecho por un administrador de red en e
l servidor del sitio web fallo es reveladora.
"Si hay una verdad que he encontrado en la imposicin de la organizacin sobre otros
es esta: nacieron slobs y morir de esa manera antes de cambiarlos. En respuesta
a esto tengo carpetas departamentales en un recurso compartido.
En virtud de que crean lo que quieran." Chris S 2014,
muchos administradores de sistemas slo se echan las manos cuando se enfrentan con
la necesidad de organizar la estructura de carpetas. Pero hay un creciente nmero
de administradores que recurren a sus administradores de registros para obtener
ayuda.
La longitud de la ruta es bastante preocupacin crtica. El mximo de la ruta normal e
s de 260 caracteres, incluyendo el carcter nulo al final de la cadena. Cuando los
usuarios son responsables de sus directorios y nombres de documento, las rutas
pueden ser extremadamente largo, con informacin duplicada y complicado de subcarp
etas. Si las fotografas se descargan desde smartphones, los nombres pueden ser en
ormes. Como resultado, el camino utilizado puede ser tanto como 280 o incluso 30
0 caracteres de largo.
Los archivos pueden todava ser referenciada, pero estas estructuras son contrapro
ducentes, as como un riesgo para la organizacin. Cuando se realiza una copia de se
guridad de estos archivos, los nombres del documento convertido en truncado y el
nombre se ha cambiado para incluir una tilde ~ y un valor numrico. Si existe un
bloqueo completo del sistema y las versiones anteriores no puede ser ubicado, ha
br una considerable cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para abrir y renombr
ar con precisin cualquier documento cuyo nombre se trunc en el servidor de copia d
e seguridad.
Para solucionar este problema, una utilidad fcil de usar sera algo como TLPD - dem
asiado largos caminos Detector.
Introduciendo el nombre de la unidad y la especificacin de una longitud de 240 ca
racteres, por ejemplo la utilidad software proporcionar una lista completa de tod
as las rutas que excedan de esta longitud mxima. Entonces es una simple cuestin de
trabajar con el rea de negocio para utilizar una ruta mejor estructura apropiada
o abreviaturas de nombres de carpeta o documento.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 6
xonoma. Esto significara que durante las sesiones de conversin, los registros del e
quipo ms rpidamente puede hacer sugerencias o rpidamente identificar y agrupar carp
etas para ser trasladado a la nueva taxonoma. Pero es importante para permitir qu
e el rea de negocio para tomar sus propias decisiones acerca de las estructuras d
e carpetas, aunque con considerable apoyo del equipo de registros. Si se lleva a
cabo cuidadosamente como "sugerencias" en lugar de dictar las carpetas donde de
be ir, se debera acelerar el proceso de conversin.
Para asignar fcilmente la nueva estructura, utilice una utilidad freeware como LS
File List Generator. Que te permitir disfrutar de un conjunto de carpetas rpidame
nte desde cualquier unidad a un archivo .csv que se puede copiar en una hoja de
clculo de Excel para proporcionar espacio para la asignacin de la clasificacin nuev
a carpeta.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 7
Herramientas de migracin
cuando se trabaja en un servidor, ser necesario copiar o mover archivos y carpeta
s rpidamente, pero de tal manera que sea transparente para el rea de negocio de lo
que est sucediendo. Una til herramienta gratuita est libre Comandante.
Se permite la visualizacin del sistema antiguo (que se convierten a la nueva taxo
noma), por un lado, generalmente el panel izquierdo y el nuevo sistema en el pane
l de la derecha. Le permite ver el tamao de los documentos o carpetas, as como las
fechas. Copiar o mover las funciones son sencillas y que incluso tiene un nombr
e de funcin mltiple que puede acelerar las migraciones.
Herramientas estructurales necesarios - Z_archive y una presentacin
Presentacin cesta CESTA
til para crear la carpeta en la nueva taxonoma es una presentacin de la canasta. Es
to puede ser fcilmente llevado a la cima del rbol mediante un "destacar" es decir
"x:\_Presentacin Cesta.Esto es til durante la ejecucin, como a menudo el equipo pue
den surgir estructuras complejas que no pueden ser fcilmente trasladado o clasifi
cados para la nueva taxonoma en el tiempo asignado para la conversin (normalmente
1 o 2 horas para la mayora de las reas de negocio).La carpeta o carpetas compleja
puede simplemente copiarse en el filin g cesta para la clasificacin final.
Una vez que el sistema se haya establecido la canasta de presentacin se convierte
en un excelente lugar para poner cualquier documento que pueden ser difciles de
clasificar o cuando el personal no defraudar a una reunin y no tienen tiempo para
localizar la carpeta exacta a la que pertenece el documento. Incluso puede ser t
il si la organizacin designa un individuo para archivar documentos de coherencia
o control.
La construccin de una estructura de servidores de archivo Pgina 8
Z_archive
un Z_carpeta Archive es un elemento clave para permitir una disposicin eficaz de
documentos y carpetas.
Esta carpeta se crea y subcarpetas son idnticas a la del nuevo sistema.Ver abajo
sus listas de permisos hasta la fecha al menos una vez al ao y enviar solicitudes
de cambios de permisos sobre una base regular.
Nueva tecnologa de sistema de archivos NTFS y anuncios de servicio de Active Dire
ctory son las ms comunes utilizadas para administrar sistemas ly los permisos del
servidor. Ambos permiten los permisos heredados; lo que significa que las subca
rpetas pueden heredar los permisos de la carpeta principal. Por lo tanto, es imp
ortante ser cuidadoso al agregar sub-carpetas con mayores necesidades en materia
de seguridad de la carpeta principal.
Una nota final sobre los permisos es que una vez que estos han sido actualizados
y correctamente asignados en una re- estructurada, muchos servidores de gestin d
e contenidos empresariales (ECM) de sistemas puede importar bibliotecas/director
ios y mantener intactos sus permisos. Esto puede acelerar considerablemente la m
igracin de documentos y carpetas a los ECM.
Lista de comprobacin para la Taxonoma aplicacin
Prembulo
para ejecutar un plan de ejecucin, el rea de negocios de medio da de duracin para ca
da unidad de negocio.
Es extremadamente importante que se deben seguir los siguientes pasos para asegu
rar que se mantiene la integridad del documento; se mantiene la seguridad, y que
el personal desarrolle una relacin cmoda con el nuevo sistema y sus convenciones
de nomenclatura.
Paso 1 Pre actividad de conversin
1. El proyecto de la carta de proyecto y obtener la firma del gerente del rea de
negocios. Esto requerir una visita con el gerente y un anlisis de lo que va a ser
realizado y un esbozo de esta lista. Es importante que el gerente que entiendan
y se comprometan con el proceso; esto no debe ser delegada a un subordinado o ma
nager assistant. Alentar al Administrador a asistir tambin a la sesin de orientacin
proporcionado al personal justo antes de que se inicie su ejecucin.
Asegrese de que el gerente designa a algunos-uno como el rea de negocio del contac
to administrativo.
Esta persona debe asistir a todas las sesiones y ser el principal punto de contac
to para su zona.
2. Pregunte al rea de negocios Contacto Administrativo para identificar todos los
nombres de unidades de rea de negocio.
Esto puede requerir la ayuda de como puede que algunas unidades han sido abandon
ados a lo largo del tiempo. Unidades compartidas con otras reas de negocio, muy a
menudo contienen informacin duplicada de la zona de negocios de la unidad y se u
tilizan simplemente para permitir temporalmente la colaboracin o la transferencia
de documentos.A menudo, estos pueden considerarse transitoria.
3. Solicitar acceso completo a estas unidades de negocio para el equipo. (crear
5. Asegrese de que todo el personal ser consciente de que todos los documentos rel
acionados con los negocios deben estar en la unidad compartida y nica referencia
o informacin personal se mantiene en una unidad Personal o Mis documentos
6. Si los KPI son rastreados asegrese que un pre-implementacin de encuesta para ca
pturar esta informacin es realizada por el mayor nmero posible de funcionarios en
la zona de negocios.
Paso 2 rutas, volmenes y la seguridad antes de la aplicacin 1. Asesorar a las unid
ades de la lista. Asegrese de identificar grupos de permisos de seguridad (y sus
miembros) y cualquier seguridad carpetas controladas.
2. Asegrese de que estos se imprimen y se revisa con la unidad de negocio de cont
acto administrativo.
Los funcionarios que ya no deberan tener acceso deben ser eliminados de las lista
s de permisos. Verifique los permisos actuales e identificar los nuevos grupos d
e permisos de seguridad para la nueva estructura de carpetas con rea de negocios
contacto administrativo.Utilizar una hoja de clculo o una tabla de Word.
3. El equipo de proyecto trabajar con zona de trabajo Admin para determinar nuevo
s grupos de carpetas restringidas y solicitar la aplicacin de tales restricciones
una vez NEWSYS carpetas estn en su lugar.
4. Marca todas las carpetas de alta seguridad o requisitos de acceso externo (pe
rsonas fuera de la organizacin)
5. Hacer funcionar TLPD (demasiado largo camino detector) para cada unidad y pro
porcionar un informe de los trazados en exceso de 230 caracteres. Esto puede hac
erse simplemente por el equipo si se utiliza la utilidad es aceptable.
6. Trabajar con rea de negocios Contacto Administrativo para corregir el nombre d
e la ruta a menos de 255 caracteres
7. Compruebe el tamao de la empresa, es decir, unidad de rea total de gigabytes de
archivos y carpetas y entrar en carpetas de nivel superior y de su volumen en u
na hoja de clculo. La informacin puede obtenerse usando Free Commander Utility.
crecimiento). Tenga en cuenta que copiar la estructura permitir hipervnculos, enla
ces web y wiki enlaces permanezca intacto hasta que puedan ser cuidadosamente ac
tualizada. % 8. Aconsejamos que del total de los volmenes que se va a copiar. Dis
poner medidas adecuadas (espacio suficiente para copiar documentos actuales y pr
oporcionar 5
No todos los vnculos se rompen si la sub-carpeta estructuras permanecen intactas.
9. Si el espacio es un problema, discutir con l. A veces varias reas de negocio se
les asignar el mismo compartir datos. Si los volmenes son una preocupacin, esta es
tructura puede necesitar ser ajustado. Por ejemplo, si parece que el datashare s
5. Organizar una hora de sesin de orientacin para todo el personal para que compre
ndan sus roles y responsabilidades en el nombramiento de sub-carpetas o document
os
6. Organizar apoyo para re-nombre carpetas o documentos si las limitaciones de t
iempo hicieron imposible durante las reuniones.
7. El equipo solicitar que la gr_Drive_grupo de limpieza para ser retirados de la
unidad de permisos. Esperar unos meses para hacerlo, ya que el equipo puede ser
llamada a trabajar sobre las modificaciones.
8. Utilice el generador de lista de inventario Z_ArchiveDestroy carpetas y rango
s de fechas para la destruccin y adjuntar al formulario de autorizacin de destrucc
in.
9. Organizar para la destruccin de Z_ArchiveDestroy carpetas.
.
Paso 8 Revisin posterior a la implementacin de
la revisin posterior a la implementacin inicial de las unidades de negocio piloto
debe identificar un ahorro importante de tiempo y productividad. Otros indicador
es clave de rendimiento debera incluir mejoras en la integridad de los documentos
, menos recreado documentos, mejor control de la versin, e incluso mejoras en el
rendimiento de la empresa medidas que pueden atribuirse a la mejora del acceso y
la recuperacin de documentos (mejora de la respuesta a las preguntas del pblico,
por ejemplo). Adems, debe reducirse la frustracin del personal cuando se trata de
documentos electrnicos. El proyecto podra continuar a reevaluar los indicadores cl
ave de rendimiento o una encuesta a los usuarios durante el perodo de ejecucin del
proyecto puede tomar para todas las unidades de negocio. (a menudo meses o aos)
1. Verificar el tamao de unidad nueva estructura y tomar nota del cambio de tamao
para determinar el ahorro de espacio.
2. Repita el KPI original encuesta para determinar los beneficios.
3. Preparar un informe final sobre los beneficios tanto cuantificables y subjeti
va.
4. La organizacin debera comparar y contrastar los resultados de las unidades de n
egocio por tipo y funcin, as como la identificacin de los totales de las ganancias
de productividad.
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Grupo Consultivo
proyectos digitales, bibliotecas universitarias en la Universid
ad de Colorado en Boulder. Convenciones de nomenclatura de archivos de coleccion
es digitales. El 4 de marzo de 2008.
JISC Medios Digitales. Elegir un nombre de archivo. De noviembre de 2008.
Carolina del Norte Departamento de Recursos Culturales. Mejores prcticas para Fil
e-Naming. 7 de mayo de 2008.
UK National Archives, Directrices sobre la realizacin de beneficios de la gestin d
e los registros electrnicos, de septiembre de 2004,
ealisation de beneficios de la gestin de los registros electrnicos de
septiembre de 2004 la
construccin de una estructura de servidor de archivos en la pgina 16