Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab

Facultad de Ciencias Informticas

INTELIGENCIA DE NEGOCIO
TALLER PRACTICO DE CRM O ERP
DOLIBARR ERP/CRM
Alumna:
Mera Macas Charlene Iliana

Docente:
Ing. Jorge Moya

Curso:
9no Nivel A

Fecha de entrega:
NOVIEMBRE 24 DEL 2015

Contenido
1.

Nombre del Software o Herramienta ..................................................................................................4

2.

Introduccin .........................................................................................................................................4

3.

Caractersticas principales ...................................................................................................................4

Otras caractersticas diversas ...................................................................................................................4

4.

Funciones principales ...........................................................................................................................5

Gestin Productos / Servicios ...................................................................................................................5
Gestin Comercial .....................................................................................................................................6
Gestin Financiera ....................................................................................................................................6
Gestin de Proyectos ................................................................................................................................6
Gestin de Terceros ..................................................................................................................................7
Seguimiento de Terceros CRM..................................................................................................................7
Terminal Punto de Venta (TPV) ................................................................................................................7
Gestin Documental .................................................................................................................................7
Gestin de Contratos ................................................................................................................................8
Gestin de Intervenciones ........................................................................................................................8
Gestin de Registro y Agenda ...................................................................................................................8
Recursos Humanos....................................................................................................................................8
Administracin del Sistema ......................................................................................................................9
Miembros ..................................................................................................................................................9

5.

Mdulos principales .......................................................................................................................... 10

Otros mdulos ....................................................................................................................................... 10
Mdulos externos ms solicitados......................................................................................................... 10

6.

Caso Practico ..................................................................................................................................... 11

a.

Empresa ........................................................................................................................................ 11

b.

Antecedentes ................................................................................................................................. 11

c.

Definicin de problemtica ......................................................................................................... 12

d.

Actores involucrados ................................................................................................................... 12

e.

Requisitos ...................................................................................................................................... 13

f.

Casos de uso .................................................................................................................................. 14

Modulo Miembros ............................................................................................................................ 15
Modulo Factura a cliente................................................................................................................. 15
Anticipos ........................................................................................................................................... 15
Facturacin y Pagos ......................................................................................................................... 16
Facturas predefinidas ...................................................................................................................... 16
Facturacin de proveedores ............................................................................................................ 17

g.

Modelo conceptual ....................................................................................................................... 17

h.

Modelo de datos ........................................................................................................................... 19

i.

Pantallazos..................................................................................................................................... 20

7.

Bitcora de Instalacin ...................................................................................................................... 31

8.

Anexos Videos Fotos- y otros ........................................................................................................ 43

1. Nombre del Software o Herramienta

DOLIBARR ERP/CRM

2. Introduccin
Dolibarr ERP/CRM es un software completamente modular (slo activaremos las funciones que
deseemos) para gestin empresarial de PYMES, profesionales independientes, auto
emprendedores o asociaciones. En trminos ms tcnicos, es un ERP y CRM. Es un proyecto
OpenSource que se ejecuta en el seno de un servidor Web, siendo pues accesible desde cualquier
lugar disponiendo de una conexin a Internet (Proyecto basado en un servidor WAMP, MAMP
LAMP: Apache, MySQL, PHP).

3. Caractersticas principales
Dolibarr viene a completar la oferta de numerosas aplicaciones de esta categora (como
OpenAguila, OpenBravo, OpenERP, Neogia, Compiere, etc.), pero desmarcndose por el hecho de
que se hace todo lo posible para proporcionar simplicidad:

Simple de instalar (con instaladores para los que ignoran como instalar un servidor Web).

Simple de usar (funciones modulares para no sobrecargar los mens, informaciones claras y
concisas).

Simple de desarrollar (sin frameworks pesados). De hecho Dolibarr integra su propia

arquitectura (patrones de diseo) que permita a cualquier desarrollador empezar a trabajar
inmediatamente, sin tener conocimiento de otra cosa que no sea PHP.

Recalcar que Dolibarr se encuentra tambin disponible gracias a un auto-instalador para los
usuarios sin conocimientos tcnicos, con la particularidad que instala Dolibarr y todo su pre
requisitos (Apache, Mysql, PHP) mediante un simple fichero auto-exe. Estas versines se llaman:

DoliWamp, un instalador auto-exe para los usuarios de Windows

DoliMamp, un instalador automtico para los usuarios de Mac OS X.

Dolibarr para Ubuntu, un instalador automtico para los usuarios de Linux Ubuntu/Debian

Para otros SO, puede instalar manualmente la "versin estandard" y todos sus prerequesitos.

Otras caractersticas diversas

Programa Open Source Libre (licencia Gnu/Gpl).
100% Gratuito.
100% basado en WEB.

 Muy amigable al usuario y fcil de usar.

Varios temas grficos.
El cdigo es simple y altamente personalizable (PHP).
Funciona con MySQL 3.1 o superior y PostgreSQL.
Funciona con PHP 4.3 o superior.
Nmero ilimitado de usuarios.
Varios administradores.

4.

Funciones principales
Gestion de Usuarios, Grupos y Permisos
Se puede controlar que partes de Dolibarr puede utilizar el usuario

Gestin de usuarios del sistema.

Personalizacin de temas por usuario.
Individualizacin del escritorio (Dashboard).
Gestin de usuarios externos. (perfecto para dar accesos a clientes y ahorrar tiempo de
gestin)
Gestin de grupos.
Granularidad de permisos por grupos y usuarios.
Conectividad de usuarios a travs de LDAP.

Gestin Productos / Servicios

Organizar todos nuestros productos / servicios en categoras

Gestin completa de productos y servicios.

Gestin de almacenes y stock de productos.

Establecimiento de distintos niveles de precios.

Estadsitcas de ventas por productos.

Categoriazacin de productos y servicios.

Gestin de envos y transportes.

Gestin Comercial
Gestiona presupuestos, pedidos (de clientes y a proveedores), contratos...

Gestin completa de presupuestos.

Gestin completa de pedidos a clientes y proveedores.

Generacin de notas de entregas o albaranes.

Flujo de trabajo entre pedidos y presupuestos.

Estadsticas de presupuestos y pedidos.

Gestin Financiera
Controlar la gestin financiera de la empresa

Gestin de facturas a clientes y proveedores.

Gestin de impuestos y cargas sociales.

Informes de resultados.

Gestin de cuentas bancarias y otras.

Gestin de domiciliaciones bancarias.

Gestin automtica en los pagos de facturas de las domiciliaciones.

Flujo de trabajo con la parte comercial.

Estadsticas financieras.

Gestin de Proyectos
Administrar tus proyectos

Organizacin de proyectos.

Creacin y seguimiento de tareas asignadas a un proyecto.

Asignaciones de proyectos y tareas.

Seguimiento de la progresin.

Sencillo diagrama de Gantt.

Sistema bsico de OpenSurveys, para votaciones populares.

Gestin de Terceros
Gestionar a los Terceros

Gestin de clientes, clientes potenciales (prospectos), proveedores y contactos.

Gestin de clientes, clientes potenciales (prospectos), proveedores y contactos.

Gestin de categoras de terceros para un mejor control.

Gestin de descuentos de terceros.

Vinculacin de la agenda y eventos (creacin de presupuestos, pedidos, facturas, envos

de emails, etc ... ).

Seguimiento de Terceros CRM

Se podr hacer un seguimiento a los Terceros

CRM con todas las entidades: presupuestos, intervenciones, pedidos, facturas, etc.

Registro automtico de acciones y eventos en la agenda automticamente.

Seguimiento de contactos realizados con terceros.

Anotaciones privadas.

Terminal Punto de Venta (TPV)

Terminal punto de venta para ventas en mostrador

Sistema bsico de terminal punto de venta.

Ventas de mostrador con cdigo de barras.

Integrado con el control de stock y con la gestin financiera (creacin de facturas).

Gestin Documental
Se puede centralizar toda la documentacin

Sistema bsico de almacenamiento de documentos.

Gestin documental integrada en las entidades: presupuestos, pedidos, facturas,

terceros, etc ...

Recomendado para comerciales que viajan con periodicidad.

Gestin de Contratos
Gestionar los contratos as como sus fechas de finalizacin

Avisos en el dashboard con umbral definido.

Facturacin de contratos con un slo click.

Seguimiento de los productos y servicios de venta peridica y repetitiva.

Ahorra tiempo y costos.

Gestin de Intervenciones
Gestin para los trabajos realizados a los clientes

Creacin y gestin de hojas de intervenciones.

Controles de tiempo.

Gestin de las tareas.

Creacin de facturas a partir de las intervenciones con un slo click.

Gestin de Registro y Agenda

Controla todos los eventos y acciones que ocurran en dolibarr

Agenda para la gestin de eventos.

Comparticin de la agenda con otros usuarios.

Integracin con google CAL (necesario mdulo).

Registro automtico de todas las acciones del usuario (creacin de presupuestos, etc.

Listado de acciones desde el calendario.

Creacin de PDF de acciones.

Recursos Humanos
Gestin de vacaciones y salarios de los empleados

Peticin de das libres por parte de los empleados.

Aprobacin de peticiones de das libres por parte del usuario responsable.

Notificacin por email de las peticiones y su posterior resolucin.

Posibilidad de incluir el pago de salarios a los empleados para que queden reflejados en
la gestin de nuestra empresa.

Administracin del Sistema

Configuracin y parametrizacin del sistema.

Completa gestin de la parametrizacin del sistema.

Controles de tiempo.

Gestin de usuarios.

Gestin de diccionarios.

Gestin de lmites y precisiones del sistema.

Control de la seguridad del sistema.

Gestin de los paneles.

Gestin de backups.

Gestin de mens.

Gestin de SMS.

Gestin del entorno.

Gestin de alertas.

Configuracin a medida y flexible.

Control de flujos de trabajo.

Miembros
Gestin de clubs y asociaciones (cuotas, socios...)

Gestin de Miembros (Indicado para asociaciones, clubs, etc ... empresas que cuentan
con socios) y sus cuotas.

Gestin de Subvenciones.

Gestin de Bookmarks.

Posibilidad de multiempresa (a travs del mdulo multicompany).

Y mucho ms...

Gestin en PDF de los presupuestos, pedidos, facturas, notas de entrega,

intervenciones, etc y envo por correo desde la misma aplicacin, sin salir del programa.

Gestin de Importacin y Exportacin de datos a CSV, TSV y XLS.

Gestin de EMAILING (Newsletters).

Gestin de Expediciones.

Gestin de notificaciones.

Bsqueda rpida de productos, terceros y contactos.

Activacin de paneles grficos en la pgina de inicio.

Gestin de lotes y caducidad para productos perecederos.

5. Mdulos principales

Catlogo de clientes y/o clientes potenciales y/o proveedores

Anuario de clientes, clientes potenciales, proveedores

Anuario de contactos fsicos

Gestin de cuentas bancarias/Cajas

Gestin de presupuestos

Gestin de pedidos

Gestin de contratos de servicio

Gestin de facturacin

Gestin de stock

Control de pagos

Domiciliaciones bancarias

Gestin de envos

E-Mailing

Funciones de exportacin

Agenda

Otros mdulos

Generacin de PDF (facturas, pedidos, presupuestos...)

Gestin de miembros de una asociacin

Gestin de favoritos

Interface con Webcalendar/Phenix

Informes

Conectividad LDAP

Gestin de subvenciones

Gestin de notificaciones

Mdulo Paybox

Mdulo tracker Bit Torrent

ClickToDial (con Asterisk)

Mdulos externos ms solicitados

Mdulo Multicompany: permite trabajar con varias empresas en un slo sistema

Dolibarr

Mdulo 2Reports: obtendremos informes en PDF, HTML y CSV.

Mdulo Google: acceso al API de google.

Mdulo Ultimate PDF: modifica los documentos.

Mdulo Equipment: Serializacin de productos.

Mdulo MemCache: acelera el uso de dolibarr a travs de la cach.

Mdulo OvhSMS: integracin con el API de OVH para el envo de SMS.

Mdulo DoliPOS: punto de venta profesional para dolibarr.

Mdulo Paypal: integracin de Paypal con Dolibarr.

Mdulo ConcatPDF: fusin de PDF con presupuestos, pedidos y facturas.

Mdulo Dolipresta: integracin de Dolibarr con la gestin de pedidos de Prestashop.

Mdulo 2Massorder: Capturacin masiva de presupuestos y pedidos de proveedores y

clientes.

6.

Mdulo 2Webmail: Cliente de correo para dolibarr.

Caso Practico
a.

Empresa
Este proyecto desarrollado para la

materia de business intelligence va a ser

implementada dentro de la empresa Dual Sim Tec de la ciudad de Manta dedicada a la

venta de repuestos y servicio tcnico para todo tipo de celulares, laptops y tablets,
servicio a nivel nacional.

b.

Antecedentes
Los antecedentes que me llevaron a realizar este taller de implementacin de Dolibarr
ERP/CRM en Dual Sim Tec ha sido que desde sus inicios como empresa emprendedora
ha estado en funcionamiento continuo con el objetivo dar servicio tcnico, comprar y
vender repuestos para todo tipo de celulares, tablets y laptops, estando en continuo
crecimiento, llegando a ser importadores directos teniendo un alto stock de repuestos al
mejor precio, cabe destacar que no fue muy prospero en sus inicios, como resultado del
crecimiento los clientes y empleados de este negocio han aumentado generando
problemas en la organizacin, coordinacin y desempeo del negocio dado que
los registros se tienen que realizar manualmente, esta es la principal razn por la que se
necesita un sistema ERP para dar una solucin a estos problemas y as pueda seguir en su
continuo crecimiento.

c.

Definicin de problemtica
Teniendo en cuenta que en la actualidad existen muchas empresas dedicadas a dar
servicio tcnico la empresa Dual Sim Tec se realizan tres procesos bsicos los cuales son:
atencin al cliente, recepcin y servicio tcnico.

El proceso de atencin al cliente comienza desde que entra el cliente al local con una
necesidad a satisfacer y la vendedora da respuesta a esa necesidad. En este proceso
se maneja la venta de accesorios celulares, laptops y repuestos.

El proceso de recepcin cuando el cliente entrega el equipo a revisar, si este tiene

alguna falla o avera que pueda ser solucionada por los tcnicos de la empresa, al
cliente se le entrega un recibo con el cual despus de un tiempo establecido puede
retirar su equipo telefnico.

El proceso de Servicio Tcnico se encarga de verificar el problema y darle solucin a

travs del uso de sus equipos y herramientas de trabajo en un tiempo determinado

Al realizar el respectivo anlisis de los procesos que se realizan en la empresa se visualiz que
al implementar Dolibarr se ayudara al mejor desempeo de la gestin de productos y
servicios, facturacin, cobros, contratos, y dems mdulos que se detallaran ms adelante.

d.

Actores involucrados

Propietario y administrador de la empresa

Trabajadores

Tcnicos

Ventas

Servicios

Clientes

Proveedores

e.

Requisitos
Los requisitos principales para el buen funcionamiento de la herramienta Dolibarr son:

Servidor Apache 2.X, MySQL 5.X y PHP 5.2.X

Procesador Intel Dual Core 1.8 Ghz, AMD Dual Core 1.8 Ghz (o superior en
cualquiera de ellos)
Memoria RAM de 1 GB (800 Mhz)
Disco Duro 2 GB disponibles (pensando en que incluirs documentos, fotos y la
informacin del sistema almacenada en la base de datos).

Requisitos de la empresa:

Gestionar Usuarios
Gestin de productos y servicios
Gestin Financiera
Gestin Comercial
Seguimiento de Terceros
Gestin de Inventario y contactos

f.

Casos de uso
Consultar Producto

Vendedor
Registrar
cotizacin

Registrar cliente

Registrar
pedido

Sistema Almacenamiento
Reservar Stock

Aprobar Pedido

Consultar
pedido

Actualizar Stock
Cliente

Supervisor Ventas
Consultar pedido
aprobado

Emitir
Comprobante

Cajero

Emitir Factura

Registrar ventas

Emitir Boleta

Modulo Miembros
UCFO01: Definir un nuevo tipo de miembro
Situacin La asociacin define un nuevo tipo de miembro
Acciones Creo un nuevo tipo de miembro mediante el men Miembros - Configuracin
- Tipos de miembros - Nuevo tipo de miembro

UCFO02: Dar de alta un miembro

Situacin Un nuevo miembro se presenta con un cheque o con efectivo
Acciones Creo al miembro mediante el men Miembros - Nuevo miembro.
Creo una afiliacin desde la pestaa Afiliaciones.

UCFO03: Renovar una afiliacin

Situacin Un miembro quiere renovar su afiliacin con un cheque o en efectivo
Acciones Voy a la ficha del miembro y a su pestaa Afiliaciones.
Creo una nueva afiliacin.

UCFO04: Dar de baja a un miembro

Situacin Doy de baja a un miembro ya que su afiliacin a expirado y no la renueva
Acciones Voy a la ficha del miembro.
Hago clic en Dar de baja.

Modulo Factura a cliente

Anticipos
UCIN01: Recepcin de anticipo en el pedido para la factura final
Situacin Recibo un pago de anticipo.
Acciones Creo una factura de anticipo con el importe recibido que clasifico como
pagada y que enviar o no.
Convierto esta factura en una reduccin futura. Ms tarde creo la factura
completa. Incluyo la reduccin del anticipo en la factura completa que
reducir el resto a pagar. Envo la factura completa generada que indica que
un anticipo ya ha sido recibido..

Facturacin y Pagos
UCIN01: Facturacin y pago completo
Situacin He creado una factura.
He recibido completamente el pago.
Acciones

He indicado todos los pagos de la factura. El saldo queda a 0.

Puedo clasificar la factura como Pagada.

UCIN02: Facturacin, pago completo y devolucin de producto

Situacin He creado una factura.
Recibo el pago completo. El saldo queda a 0. Cierro la factura
como Pagada. Ms tarde, recibo una devolucin de un producto.
Acciones Realizo un abono de esa factura.
Este abono se puede convertir en una reduccin para la prxima factura o
devuelvo el dinero.

UCIN03: Facturacin y pago parcial como anticipo (descuento)

Situacin He creado una factura.
He recibido un pago del importe de la factura menos un descuento acordado
por pago anticipado.
Acciones Realizo el pago del valor recibido
Clasifico la factura como Pagada parcialmente e indico el motivo "La falta
es un Descuento".

Facturas predefinidas
UCRIN01: Creacin de una factura predefinida
Situacin Creacin de una factura predefinida
Acciones No es posible crear una factura recurrente en s. Se compone de una factura
normal que se reutiliza.

UCRIN02: Transformacin de una factura normal en factura predefinida

Situacin Transformacin de una factura normal en factura predefinida
Acciones Abro una factura existente. Hago clic en "Convertir en recurrente". Indico un
ttulo (por ejemplo, "Actualizacin trimestral") y eventualmente una nota que
podra ser una explicacin del motivo de la repeticin de esta factura. Mi
factura es ahora una factura recurrente. Esto slo ser visible si pido la
visualizacin de facturas recurrentes o creo una nueva factura.

UCRIN03: Utilizacin de una factura predefinida para la creacin de una nueva

factura
Situacin Utilizacin de una factura predefinida para la creacin de una nueva factura
Acciones Creo una nueva factura ("Crear factura") y selecciono en "Crear desde
factura recurrente" la factura recurrente que quiero utilizar como base
(template) de la lista. Mi nueva factura est preparada y las modificaciones a
realizar son menores.

Facturacin de proveedores
UCSIN01: Facturacin de proveedor y recepcin de abono por error de factura
Situacin Recibo una factura de proveedor y un abono por error en la misma
Acciones Introduzco la factura de proveedor (factura de dbito).
Recibo el abono del proveedor (factura de abono/nota de crdito), y creo
una factura de proveedor normal pero con el importe en negativo. Pago
(Emito el pago). Realizo el pago de la factura de proveedor y un pago
negativo en la factura de abono del proveedor. Clasifico las dos facturas
como "pagadas".
Un pago positivo y otro negativo corregirn el problema y aparecern en la
relacin bancaria.
g.

Modelo conceptual

Administrador

Trabajadores

Tcnicos

Ventas

Servicios

Proveedores

Administrador
Encargado de dirigir al personal y autorizar todas las operaciones dentro de la empresa y de administrar
los diferentes recursos de la misma, administrar el correcto funcionamiento de los procesos ya dems
revisa las ventas hechas en el da.

Funciones

Iniciar las operaciones

Revisar agenda de cobros y pago

Iniciar el registro de caja

Atender a los proveedores

Hacer o verificar el correcto corte de caja

Elaborar la cartera de clientes

Realizar operaciones bancarias

Supervisin de inventario

Revisin de ingreso de mercadera y su facturacin

Autorizacin de movimientos y materiales o financiero

Realizar operaciones bancarias

Supervisin de inventario

Revisin de ingreso de mercadera y su facturacin

Empleado
Encargado de atender a los clientes

Funciones

Dar servicio tcnico

Mantenimiento del lugar de trabajo

Realizar ruta de cobros a clientes

Compra y recibo de mercadera clientes

Solucionar problemas

Atencin de clientes

Organizacin de productos en el almacn y mostrador

h.

Modelo de datos

i.

Pantallazos

Ventana de inicio de Dolibarr

Mdulos Instalados

Mdulo de Terceros

Mdulos de Productos y Servicios

Mdulo Comercial

Mdulo Financiero

Mdulos de miembros

j.

Pruebas
Creacin de Usuarios.

Permisos de los usuarios

Creacin de Grupo

Permisos de Grupo

Nuevo Proveedor

Creacin de Producto

Crear un Servicio

En esta ventana se encuentran los clientes y proveedores potenciales o recin modificados.

Generar un pedido

Generar Factura

k. Conclusiones
Al concluir este taller podemos determinar la importancia que tiene implementar una
herramienta ERP ya que ayuda a la empresa a tener una organizacin bien estructurada
tanto en inventario, compras, ventas, gestin de usuarios, clientes y proveedores
,reportes, facturacin. De esta manera hay un mejor control en todos los procesos de
negocios que involucra la empresa y se puede tener una visin general de los ingresos y
gastos que se estn teniendo.
l.

Recomendaciones
Es recomendable al momento de implementar esta herramienta tener la informacin
fsica para poder ingresar los datos reales al sistema, capacitar a los usuarios para el
manejo ya que en toda herramienta nueva puede ser un poco complicado adaptarse, pero
una vez implementada se podrn dar cuenta la importancia de la informacin de la misma.

7. Bitcora de Instalacin
Descargamos el software desde la pgina oficial de DOLIBARR http://www.dolibarr.es/

Ejecutamos el archivo .exe como administrador

Aparecer un cuadro de advertencia, en el cual seleccionaremos el botn Si

Se abrir un nuevo cuadro en el cual nos indica que se instalara o actualizara los requisitos para el
buen funcionamiento del DOLIBARR, seleccionaremos el botn Si

Se abrir el asistente de instalacin y se seleccionara el botn Siguiente

Se seleccionar la carpeta donde se desee instalar Dolibarr, seleccionar Siguiente

Seleccionaremos las tareas Adicionales como Crear icono Rpido y Crear un icono en el escritorio, se
marcara solo la casilla para crear un icono en el escritorio y seleccionamos siguiente.

Seleccionamos el botn Instalar ya que el programa se encuentra listo para su instalacin.

Esperamos que termine la instalacin de DOLIBARR

Al terminar la espera de la instalacin, se configuran los parmetros tcnicos para su correcto

funcionamiento, seleccionamos Siguiente.

Se abrir una ventana, indicndonos una alerta de Seguridad, donde vamos a permitir el acceso a
las redes, seleccionamos Permitir acceso.

Nos indicara una pantalla, que se ha completado la Instalacin de Software y seleccionaremos el

botn Finalizar.

Abriremos el localhost, para continuar con la instalacin de Dolibarr, selecionamos Siguiente paso.

En este paso se comprobara si se encuentran los prerrequisitos que necesita el sistema para su
funcionamiento, seleccionamos en botn Empezar.

En el siguiente paso, se encontrar los archivos de configuracin, hemos dejado todos los valores por
defecto y seguimos al Siguiente paso.

En este paso se validara los datos ingresados anteriormente, demorara algunos minutos.

Al terminar la validacin, pasamos al siguiente paso.

Se creara la cuenta del administrador, se colocara el nombre de usuario administrativo y la

respectiva contrasea.

Nos mostrara un mensaje que nos indica la creacin de nuestro usuario administrativo y la
instalacin del sistema. Ingresamos al link que nos muestra.

Nos re direccionara a la pgina de inicio de sesin de DOLIBARR e ingresamos el nombre de usuario

y la contrasea.

Pantalla de inicio de Dolibarr, donde nos indica que tenemos que hacer las respectivas
configuraciones como lo es la instalacin de los mdulos que deseamos para la empresa.

8. Anexos Videos Fotos- y otros