Foro Auditoria de Calidad

1. Que criterios deben seguirse para determinar la frecuencia de auditorias

internas en una organizacin?
La auditoria interna permite conocer el estado de los procesos de la empresa as
como el avance de lo establecido en el manual de calidad, la planeacin, el
cumplimiento de los requisitos y la implementacin del sistema de calidad. Aunque
la frecuencia de la auditoria la establece cada empresa hay aspectos que ayudan
a determinar la periodicidad, por ejemplo:
- Complejidad de procedimientos y procesos
- El nivel de madurez del sistema de gestion de calidad
- Naturaleza de la actividad empresarial y marco legal por el cual se rige
- Procesos que son problematicos y que presentan un alto porcentaje de no
conformidades
- Enfoque de la organizacin para el control, la mejora y el direccionamiento
estrategico
- Frecuencia de revision por la direccion
- Frecuencia de auditorias externas
Segn lo anterior y fruto de una evaluacin se debe establecer el plan de auditoria,
donde se deben establecer los criterios de auditoria, el alcance de la misma, la
frecuencia y la metodologa. Definir las responsabilidades y los requisitos para
planificar y realizar las auditorias, establecer registros e informar los resultados, el
seguimiento a las acciones correctivas establecidas para eliminar las no
conformidades y sus causas.
2. Que implicacin tiene la no identificacin de riesgos en la programacin de
auditorias?
Durante la planeacin de la auditoria se deben considerar los riesgos encontrados
por la direccin de la compaa, estos se deben valorar orientados a los objetivos
de la organizacin y a los eventos de simulacin.
Si la organizacin trabaja en la gestin de riesgos se debe solicitar la ultima
evaluacin realizada verificando la alineacin con los planes de la organizacin, si
no existe la estimacin de riesgos o no es acorde se realizara una evaluacin por
parte de auditoria interna, que se compartir con la administracin de manera que
sea de conocimiento en toda la organizacin.
La estimacin correcta del riesgo permite a al auditor enfocarse en las reas en
las que se genera un impacto importante dentro de los objetivos de la
organizacin, dentro de los factores a considerar como riesgos se encuentran:
-

Econmicos: la situacin macroeconmica, el cambio en las divisas, el

sistema financiero.

Entorno: el sector externo, la imagen de la compaa, los competidores, la

posibilidad de fraude en la organizacin o a los clientes.
Procesos: incumplimiento de normas, errores, recursos humanos,
desastres, accidentes laborales.
Informacion: privacidad, disponibilidad, sistemas de comunicacin internos
y externos.
Tecnologico: desarrollo tecnologico para soportar las operaciones actuales
de la compaa y los proyectos a largo plazo.
Cumplimiento: capacidad para cumplir normas y legislacion que regula la
industria, obligaciones contractuales.
Auditoria: emitir una opinion equivocada, irregularidades no detectados en
los procedimientos de auditoria aplicados que incluye la combinacion de
riesgo inherente (error material antes de implementar controles) y de control
(que control interno no logra evitar o identificar oportunamente).
Control Interno: a modo generico, es el proceso a cargo de la entidad para
establecer el logro de los objetivos de la entidad, encuanto a confiabilidad
en la informacion, eficacia y eficiencia de la operacin, cumplimiento de
normas legales aplicables, entre otros.

La auditoria debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones en una organizacin, cumplindose de modo sistemtico,
analizando procesos y subprocesos de manera que se pueda determinar la
calidad, al analizar los subprocesos puede presentarse una inadecuada previsin
del riesgo, en especial al analizar los registros proporcionados para la verificacin,
lo cual llevara a resultado errneos, al incumplimiento de las metas, afectando los
resultados de la entidad.
Sin embargo, no se puede eliminar del todo la incertidumbre, de manera que se
debe aprender a administrar el riesgo, distinguiendo las fuentes de donde
proviene, el grado de exposicin que se asume y eligiendo las estrategias para
afrontarlo, disponer de tcnicas, herramientas y procedimientos que constituyan
una gua de trabajo para el auditor, logrando disminuir el impacto de los riesgos y
mejorar la calidad del servicio.

Bibliografa:http://www.portafolio.co/opinion/blogs/buenaspracticasauditoriaycontrolinternolas
organizaciones/identificacionriesgos

3. Durante el proceso de Auditoria que parmetros seguira para clasificar una no

conformidad entre, mayor o menor?
Como sabemos las no conformidades mayores pueden vulnerar o poner en riesgo
el sistema de gestin de calidad y las no conformidades menores son

desviaciones de los requisitos que ocurren de forma espordica, parcial o no

afectan la eficacia del sistema de gestin, sin embargo, como mencione
anteriormente se debe tener un adecuado conocimiento de la empresa a auditar
as como del muestreo seleccionado de manera que disminuya la incertidumbre
acerca de los resultados obtenidos.
De manera general las no conformidades se podran caracterizar de la siguiente
manera:
a. No conformidades Mayores:

Auditorias no realizadas.
Falta de aplicacin de una clusula de la Norma.
Falta de revisiones gerenciales
Mas del 50% en el numero de reportes de auditorias con deficiencias o falta
de seguimiento.
Mas del 50% en el numero de equipos de medicin sin calibracin vigente.
Mas del 50% en el numero de cambios manuales a documentos no
autorizados o informalmente.
Falta de procedimientos documentados obligatorios por la Norma ISO 9001.
Indicador mensual que no se corresponda con el Indicador Anual, anulando
su resultado.
Ausencia consistente de registros declarados por la organizacin o exigidos
por la norma.
La repeticin permanente y prolongada a travs del tiempo de
incumplimientos asociados a un mismo proceso o actividad.

b. No conformidades Menores:

Ausencia de una firma en un registro de un conjunto de 100.

Deficiente comprensin de un documento.
Incumplimiento de una actividad dentro de un proceso.
Evidencia de Acciones Correctivas sin seguimiento.
Documentos aislados con registro de revisin no actualizado.
Dibujos aislados con cambios al diseo no autorizados, apuntes manuales
Instrumentos aislados con fechas de calibracin vencida
Indicador mensual que no cumpla con la meta establecida pero que el
Indicador Anual si lo cumpla.

Finalmente comprender que si se trata de una no conformidad mayor se debe

crear una accin correctiva y, si se trata de una no conformidad menor una
accin preventiva.

4. Que tcnicas o estrategias diseara para lograr que las no conformidades

de una auditoria sean mitigadas o eliminadas para evitar su recurrencia?
El primer paso es el anlisis de no conformidades potenciales y/o reales, y las
deteccin de oportunidades de mejora.
Para el adecuado estudio de las causas de no conformidades se utilizan
herramientas de anlisis como el diagrama de Pareto, diagrama de relacin,
diagrama causa-efecto, lluvia de ideas, entre otros, una vez hecho esto se
debe identificar y proponer posibles soluciones para escoger cual accin
implementar segn la magnitud del problema y los riesgos.
Posterior a esto, se debe realizar el seguimiento del avance en el cumplimiento
del plan de accin, de manera que se verifique su efectividad e
implementacin, en dado caso que el desarrollo del plan sea ineficaz se debe
llegar a un compromiso con el encargado de la accin correctiva y una nueva
evaluacin. As mismo se debe guardar la documentacin que soporte estas
acciones.