Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1RA PARTE
RECURSOS HUMANOS
Versus
RECURSO
Amenaza
Oportunidad
Minimizar
Optimizar
Corto plazo
Largo plazo
Resultados
Medios + Resultados
Cuantitativo
Cualitativo
Inadaptable
Adaptable
Inflexible
Flexible
Dependiente
Autnomo
Ejecucin
Ejecucin y Concepcin
Adquirida esta cultura de recursos humanos, el siguiente paso consiste en programar la actuacin
del hombre sobre el hombre en el seno de las organizaciones; es decir, disear los procesos de
gestin encaminados a lograr la plena integracin del individuo tanto en su condicin de recurso al
servicio de la organizacin, como en su dimensin psicosociolgica.
Aceptada la necesidad de instaurar ciertos procesos de gestin para compatibilizar ambas facetas,
procede seguidamente realizar una primera distincin entre estos. El criterio elegido, no el nico
posible por supuesto, es de carcter cronolgico. As, entendemos pueden ser diferenciados tres
categoras de procesos de gestin:
Procesos de gestin bsicos. Tratan de sentar las bases de los que acontecen seguidamente
conformando el marco de actuacin o referente principal que posibilita la congruencia de todos
ellos. Dentro de esta categora consideramos el proceso de anlisis de puestos de trabajo y el de
planificacin de recursos humanos.
Procesos de gestin tpicos. Son los responsables de moldear el subsistema de personal a partir
de la aplicacin de ajustes cuantitativos y cualitativos. Estos ajustes bien pueden incidir sobre la
conformacin del sistema de personal en su dimensin cuantitativa (gestin de efectivos); o bien en
su dimensin cualitativa (gestin del desarrollo). Mencin aparte merece el tratamiento de las
compensaciones en la organizacin. Presentamos en este apartado nicamente aquellos procesos
que son unnimemente considerados en el seno de la comunidad acadmica; sin embargo, somos
conscientes de la existencia de otros que bien podran haber sido incluidos tales como: conflicto y
negociacin colectiva, sistema de informacin de recursos humanos, comunicacin interna, etc.
Proceso de auditora. Se trata, en este caso, de valorar no slo la eficacia y eficiencia de los
anteriores procesos sino tambin la coherencia existente entre los distintos procesos a la luz de los
objetivos fijados.
Grficamente la situacin sera tal como la expresa la siguiente ilustracin.
En las pginas que siguen trataremos de realizar una presentacin lo ms completa posible de los
denominados procesos bsicos. La importancia de esta categora de procesos radica, adems de
lo comentado anteriormente, en el papel que juegan con relacin a la gestin estratgica de los
recursos humanos.
En efecto, una vez seleccionada la alternativa estratgica considerada ms idnea acontece la
elaboracin del plan estratgico. Ello supone que han transcurrido las fases de definicin de la
misin, como razn de ser de la organizacin en el mundo de los negocios; anlisis del ambiente,
tanto interno como externo; elaboracin de previsibles escenarios futuros, sometidos a las
restricciones propias que generan los entornos de incertidumbre; y generacin de alternativas,
conducentes todas a satisfacer la misin antes aceptada.
Entonces y slo entonces procede encaminar los esfuerzos organizativos a la implementacin de
dicho plan. Ello implica pasar de una gua genrica y a veces ambigua como es el plan estratgico,
a planes mucho ms concretos y precisos como son los planes tcticos u operativos. Y puede
ocurrir que las interpretaciones efectuadas para avanzar en esta direccin no siempre sean las
acertadas. Es aqu donde juega un papel de vital importancia, por su capacidad para erigirse en
referente principal en los procesos de toma de decisiones conducentes a la implementacin del
plan estratgico elaborado, los denominados procesos tpicos.
Para retener esta idea introducimos el grfico 3.
La siguiente declaracin fue efectuada por un director de recursos humanos de una gran empresa
americana: "Una descripcin y una evaluacin precisa e incontestable de los puestos de trabajo
constituyen la piedra angular de un sistema moderno de gestin de recursos humanos"
(BESSEYRE Des HORTS, 1990: 39).
Siguiendo a GIL, RUIZ y RUIZ (1987: 58-59) y sin menoscabo de que ms adelante profundicemos
en estas utilidades, los usos a que se presta la informacin obtenida del anlisis de puestos de
trabajo son los siguientes:
Reclutamiento, seleccin y orientacin, formacin, promociones y transferencias,
evaluacin del personal, valoracin de puestos de trabajo, seguridad e higiene, y gestin de
carreras.
Consideraciones previas.
Antes de ofrecer su conceptualizacin, resulta conveniente exponer una serie de reflexiones
relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo que, sin duda, sern agradecidas en el
momento de suministrar una definicin formal del proceso que nos ocupa.
Respecto a su procedencia podemos afirmar que el
anlisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla
en el mbito de la teora y de las tcnicas de la
Organizacin Cientfica del Trabajo. Esta escuela
del
pensamiento
organizativo
propugna
la
racionalizacin del centro de trabajo como va principal
para la maximizacin del rendimiento de los
trabajadores.
El ncleo de esta corriente estaba constituido por el
estudio organizado del trabajo, posterior anlisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos ms
simples y la mejora sistemtica del rendimiento del trabajador con relacin a cada uno de estos
elementos.
El anlisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en
consideracin a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en s (CHIAVENATO,
1988: 276; SANCHEZ BARRIGA, 1993: 134). Aparece entonces el peligro que acecha a todo
analista de puestos: perder la orientacin y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar
de hacerlo en el propio puesto. Esta circunstancia tambin est presente en el proceso de
valoracin de los puestos de trabajo (PEA BATZAN, 1990: 243).
Y es que los puestos, curiosamente, son considerados como una posesin personal por parte de
sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretacin de las
percepciones individuales induce a los empleados a considerar este proceso como una intromisin
territorial molesta (TYSON y YORK (1989, 101).
El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las
organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el
simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo. El talante agresivo en la figura del
agente comercial y el carcter extrovertido del responsable de relaciones pblicas constituyen
ejemplos muy ilustrativos.
Edit. F. Ayala AQP Per
PUESTO CUBIERTO
EXCEDENTE DE PLANTILLA
PUESTO VACANTE
PUESTO POTENCIAL
10
11
"el buen funcionamiento de una empresa, no depende tanto de que todos tengan asignadas
claramente sus funciones, sino, ms bien, de las actitudes de los trabajadores ante el
trabajo. (...). Al SABER y PODER trabajar hay que aadir el QUERER trabajar, y esto no
depende de un buen anlisis de tareas, sino de la motivacin de los que ocupan estos
puestos de trabajo"
La visin ofrecida anteriormente del puesto de trabajo desde su vertiente de proceso se
complementa perfectamente con la ofrecida por la teora de la comunicacin, segn la cual el
puesto de trabajo se puede describir a partir de la circulacin de informacin que lleva aparejada
(GOSSE, 1992: 72):
El titular recibe una instruccin concreta u objetivo a lograr (relacionada con las tareas y
obligaciones a desarrollar) y los medios materiales necesarios;
l ejerce su responsabilidad de titular y prepara una respuesta a partir de sus recursos
personales (formacin, competencias, habilidades, etc.);
finalmente, l transmite una respuesta en forma de realizacin del objetivo.
Finalmente, sealemos que el contenido de cualquier puesto de trabajo puede ser
caracterizado a partir de dos dimensiones principales: mbito y profundidad, tal y como
queda reflejado en el grfico 6.
12
13
puestos de trabajo. En consecuencia, implica agrupar datos referidos todos ellos al puesto de
trabajo. Para llevar a cabo esta tarea pueden ser consideradas diversas categoras. El grfico 9
explicita una posible divisin.
14
y ROBBINS, 1996: 138). A cada puesto de trabajo le son asignados nueve dgitos, los cuales
pueden ser agrupados en tres categoras de tres (BERNARDIN y RUSSELL, 1993: 121):
Los tres primeros estn referidos a la naturaleza de la actividad: sector, ocupacin y
puesto.
Los tres segundos cdigos estn relacionados con la dificultad de la actividad del puesto
respecto a tres cuestiones consideradas principales: datos, personas y cosas. Veamos
esta cuestin en el grfico 10:
15
En este apartado se detallan las relaciones que, por el mero hecho de ocupar un puesto de trabajo,
el titular ha de mantener. Estas relaciones pueden estar referidas tanto a actores internos
(compaeros directos, superiores, empleados de otras unidades, subordinados, etc.), como
externos (proveedores, suministradores, clientes, entidades financieras, instituciones sociales, etc.).
A.4.- Responsabilidades y obligaciones.
Normalmente este tem es presentado bajo forma de listado en el cual se enumeran las principales
obligaciones que entraa el puesto de trabajo en cuestin. Tambin es frecuente que, tras cada
obligacin, aparezca un porcentaje que hace referencia a la cantidad de tiempo relativo que es
invertido en el desempeo de cada una de stas.
Este tem constituye el corazn de la descripcin del puesto de trabajo. Su intencin es la de
ofrecer al titular del puesto un completo y preciso conocimiento del contenido de su trabajo
(CARRELL, ELBERT y HATFIELD, 1995: 193).
A.5.- Autoridad.
En este apartado se hace alusin a los lmites que pueden ser fijados respecto al poder en el
proceso de toma de decisiones del que gozar el ocupante del puesto, incluyendo las
responsabilidades de supervisin y las limitaciones presupuestarias que habr de respetar
(DESSLER, 1994: 96).
A.6.- Estndares de desempeo.
Algunos autores sostienen que el anlisis de puestos de trabajo permite el establecimiento de los
niveles de desempeo aceptables o estndares. Este subproducto tiene dos propsitos
fundamentales: ofrecer a los empleados pautas objetivas susceptibles de ser usadas para su
retroalimentacin, y dotar a los supervisores y directivos de un instrumento imparcial para la
medicin o valoracin del desempeo de sus subordinados (WERTHER y DAVIS, 1990: 75).
A.7.- Condiciones de trabajo.
Por ltimo, es aconsejable presentar una relacin de las principales caractersticas del ambiente
fsico en el que se ha de desenvolver el titular en el desempeo de su puesto de trabajo. Nos
estamos refiriendo a las condiciones de luz, humedad, ruido, temperatura, ventilacin,
contaminacin, carcter cerrado/abierto, etc.
B) La especificacin determina las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir
para la correcta ejecucin del puesto de trabajo. Es otro producto del anlisis de puestos de
trabajo. Normalmente estas caractersticas son agrupadas en tres categoras: habilidades,
conocimientos y aptitudes, que los anglosajones representan con las siglas SKAs
(Skills,Knowledge and Ability). Definmoslas apoyndonos en NOE, HELLENBECK, GERHART y
WRIGHT (1994: 207):
La habilidad se refiere al grado de pericia mostrado en el desempeo de una tarea.
El conocimiento se puede entender como el bagaje de informacin, ya sea de carcter terico
o emprico, que una persona ha de procesar para desempearse con eficacia en el puesto de
trabajo.
La aptitud est referida a los atributos permanentes o perdurables que el individuo posee y
que son factores determinantes en la calidad del desempeo logrado o, en otras palabras,
explican las diferencias individuales existentes en materia de desempeo.
16
Aadir, para matizar este pequeo inciso, que las habilidades, conocimientos y aptitudes de
los individuos no son directamente observables; slo pueden ser percibidas cuando los
empleados desarrollan sus tareas, obligaciones y responsabilidades
Una primera aproximacin a esta figura de la especificacin de los puestos de trabajo la
podemos apreciar en el grfico 11.
INDISPENSABLE
ESENCIAL
CARACTERSTICAS FSICAS
EXPERIENCIA
DESEADA
X
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
MOTIVACIN
X
X
RASGOS DE PERSONALIDAD
17
As la definicin del puesto sera un proceso vertical descendente que tiene su marco de referencia
en el plan estratgico que los superiores jerrquicos pretenden implantar; y la descripcin del
puesto sera un proceso vertical ascendente por el cual los superiores obtienen informacin sobre
la ubicacin, obligaciones y dems circunstancias presentes en el puesto. De la conjuncin de
ambos procesos surge la especificacin del mismo. Veamos una ilustracin sobre lo comentado en
el grfico 12.
18
19
incremento de la eficiencia global, porque los diferentes puestos se encuentran en relacin directa
con la productividad de cada organizacin.
Si los puestos se disean bien y se desempean de forma adecuada, la organizacin se encuentra
en vas de lograr sus objetivos (WERTHER y DAVIS, 1990: 66).
Sin embargo, esta utilidad no slo est orientada al responsable de recursos humanos, sino que
tambin beneficia a los responsables de las unidades de lnea y a los propios empleados, como
tendremos ocasin de comprobar unas lneas ms abajo y de visionar en el grfico 15.
20
encaminada a conseguir que el individuo acte de forma eficaz y eficiente en el desempeo del
puesto adjudicado, as como prepararle para las transformaciones que sta vaya a sufrir en un
futuro prximo (PUCHOL, 1993: 77).
4. Posibilita la gestin de las carreras profesionales de los individuos: promociones y dems
movimientos de personal. La planificacin de carreras requiere de informacin relativa a las
exigencias y naturaleza que cada puesto plantea. Las promociones y los desplazamientos
constituyen, en ocasiones, fuentes potenciales de conflicto como consecuencia de haber asignado
individuos a puestos sin tener en consideracin las caractersticas de ambos. El anlisis de puestos
contribuye a que se realice una correcta afectacin de los recursos humanos, impidiendo que se
cumpla el tan temido principio de Peters: "la persona asciende hasta que llega al nivel mximo de
su incompetencia".
5. Tambin es considerado un soporte fundamental en el proceso de valoracin de puestos
y la armonizacin salarial. Las respectivas exigencias de los puestos y la ponderacin de sus
contribuciones permiten establecer una jerarqua de las retribuciones, de forma que puestos
similares tengan tambin similares retribuciones.
6. Igualmente, constituye un instrumento de inestimable ayuda para la evaluacin del
desempeo. Mediante el anlisis de puestos de trabajo la organizacin puede identificar los
comportamientos y resultados que distinguen a aquellos individuos que obtienen excelentes
desempeos de aquellos otros que no lo consiguen. Tngase en cuenta que la evaluacin del
desempeo no es ms que valorar la eficiencia y eficacia con la que se desempean los puestos
de trabajo.
7. Redisear el trabajo. Como hemos visto anteriormente, el proceso de anlisis de puesto de
trabajo y el de diseo de los mismos est ntimamente relacionado. En ocasiones habr que
proceder al rediseo para eliminar las disfuncionalidades que se hayan detectado en la descripcin
de stos.
8. Permite la localizacin de fuentes potenciales de accidentes y enfermedades
profesionales. El conocimiento de las condiciones en las que se realiza el trabajo y el "cmo" se
ejecuta pone de relieve aspectos que son susceptibles de provocar accidentes y enfermedades
profesionales, con las consiguientes repercusiones para la organizacin.
9. El anlisis de puestos de trabajo, mejor dicho, la descripcin del puesto de trabajo juega un rol
importante en el outplacement. Efectivamente, como sealan CARREL, ELBERT y HATFIELD
(1995: 189), los responsables de recursos humanos pueden hacer uso de esta figura para
ofrecerles a los empleados afectados por una des-contratacin, ya sea temporal o definitiva, un
resumen que ofrezca informacin detallada sobre la labor realizada en la empresa para facilitarles
as el establecimiento de una nueva relacin laboral en otra organizacin.
10. El anlisis de puestos de trabajo incide en factores determinantes del comportamiento
organizativo de los individuos cuales son, entre otros y principalmente, motivacin y satisfaccin.
El anlisis de los puestos de trabajo es por tanto un instrumento de gestin de los recursos
humanos que se convierte, al menos, en una condicin necesaria para el correcto desarrollo
de los otros procesos.
Edit. F. Ayala AQP Per
21
22
2DA PARTE
PROCESO DE ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO
Grficamente, el proceso que nos ocupa puede ser representado como aparece en el grfico 16.
23
estarn implicados los altos directivos de la organizacin as como los responsables del rea de
personal.
Sobre los posibles usos o contribuciones del anlisis de puestos ya se hizo referencia en el
apartado anterior; no obstante, las orientaciones ms normales estn dirigidas hacia:
procedimientos de seleccin, adiestramiento de los empleados, desarrollo de instrumentos de
valoracin y establecimiento de sistemas de remuneracin. La organizacin deber decidir qu
persigue, cul es el propsito de este proceso. CHIAVENATO (1988: 296) elabora una extensa lista
sobre los objetivos que pueden desencadenar un proceso de anlisis de puestos de trabajo.
Vemosla:
1. Suministrar informacin para desencadenar el proceso de reclutamiento: seleccin de las
fuentes de reclutamiento, elaboracin de los perfiles deseados, etc.
2. Ofrecer criterios para la eleccin de las pruebas de seleccin que les sern aplicadas a los
candidatos presentados.
3. Guiar la poltica de formacin que establezca la empresa para los distintos puestos de
trabajo; pues la definicin de las habilidades, conocimientos y aptitudes idneas para la
excelencia en el desempeo del puesto de trabajo permite la elaboracin de programas
formativos que, sin duda, corregirn las posibles discrepancias existentes entre el perfil del
empleado y el asignado al puesto analizado.
4. Facilitar el proceso de valoracin de puestos de trabajo para lograr una estructura retributiva
acorde con la jerarqua de puestos existente en la organizacin. Ello es posible a travs del
suministro de informacin bsica referida a los puestos de trabajo previamente analizados,
informacin que posibilitar las comparaciones o estimaciones que este proceso demanda.
5. Estimular la motivacin de los individuos. JIMNEZ VIVAS (1997: 57) sentencia de forma
categrica y en sintona con nuestro pensar que "cualquier impulso motivacional ser ms
efectivo y duradero si se centra en los propios componentes del puesto de trabajo y no en el
entorno laboral".
6. Definicin de lneas de autoridad y responsabilidad en la estructura organizativa. Ambos
componentes estn presentes en todo proceso de este tipo: se trata de concretar las
obligaciones de cada titular en el ejercicio de su puesto en las relaciones con otros agentes
vinculados a su unidad y en lo referente al desempeo en s de su labor.
7. Ofrecer criterios de actuacin para los supervisores y responsables jerrquicos de los
individuos en materia de evaluacin del desempeo, promocin, etc. Tngase presente que
el anlisis de puestos nos detalla las obligaciones, deberes y responsabilidades que
conllevan los mismos.
8. Evitar, en la medida de lo posible las enfermedades
profesionales y los accidentes de trabajo motivados
por una defectuosa definicin o ejecucin de los
puestos de trabajo. El conocimiento de las
condiciones bajo las cuales los individuos
desarrollarn su labor facilita la toma de decisiones
tendente a la previsin de riesgos y evitacin de
enfermedades profesionales.
DESIGNAR RESPONSABLES DEL PROCESO
Otra actividad incluida en esta fase es la de designar al/ a los responsable/s de este proceso. Estos
debern poseer un cierto perfil que les capacite para esta labor. As, son aconsejables ciertos
valores:
Calidad: derivada de su formacin y experiencia profesional;
Edit. F. Ayala AQP Per
24
25
26
puesto de trabajo se encuentran por ejemplo: capacidades fsicas (fuerza o destreza manual),
capacidades cognoscitivas (inteligencia, capacidad verbal) y factores ambientales (trabajo bajo
presin, puesto aislado, etc.). Uno de los cuestionarios ms utilizados para medir atributos
humanos requeridos en un puesto es el elaborado por McCormick.
AGRUPAR DATOS SEGN LAS VARIABLES: FUENTE DE INFORMACION Y CARCTER
WRIGHT y WEXLEY (1985) agruparon los distintos grupos de datos que se pueden obtener del
anlisis de puestos de trabajo en funcin de dos variables principales: fuente de informacin y
carcter, las cuales entrelazaron entre s, dando lugar al grfico 18:
27
Una ltima decisin que debe tomar el analista est referida al carcter de la informacin:
cuantitativa versus cualitativa. Los datos cualitativos hacen referencia a descripciones narrativas de
comportamientos, habilidades y caractersticas del puesto. La informacin cuantitativa son valores
numricos que indican la extensin en la que un determinado comportamiento, habilidad o
caracterstica estn implicados en el desempeo del puesto. Una gran ventaja de la informacin
cuantitativa es que permite al analista comparar diferentes puestos.
FUENTES DE INFORMACION
28
29
enmarcan dentro del proceso de aplicacin de este mtodo; que, de acuerdo con RUL-LAN (1992:
129-139) sintetizamos en el grfico 21.
Elaboracin, prueba y correccin del cuestionario.
Comunicacin a los encuestados de los fines perseguidos.
Cumplimentacin del cuestionario.
Revisin, por parte de los superiores jerrquicos, del mismo.
Anlisis de la informacin.
Redaccin del informe.
Grfico 21. Fuente: Elaboracin propia
Merece la pena destacar en este momento la proliferacin de cuestionarios formales elaborados
para la valoracin de las caractersticas de las tareas que estn presentes en el puesto de trabajo.
Se pueden citar los siguientes:
NOTA: Para una comprensin detallada de estos cuestionarios vase PAQUIN, M. (1993): El
trabajo. Su distribucin en las organizaciones. Motivacin y rendimiento, control y productividad.
Mxico: Trillas. Pg. 96-104.
- Job Diagnostic Survey (JDS) o Investigacin Diagnstico del Puesto (IDP) de HACKMAN Y
OLDHAM. Trata de detectar los aspectos generadores de motivacin presentes en un puesto de
trabajo. Estos factores que mide el mencionado cuestionario son presentados en el grfico 22:
Variedad: grado en que un puesto requiere una diversidad de actividades en las que se
utilizan habilidades y capacidades distintas.
Identidad: grado en que el puesto exige la terminacin de un "todo", de una unidad
completa y reconocible.
Significacin: grado en que un puesto tiene relevancia para otras personas o para la
empresa.
Autonoma: grado en que el puesto permite al empleado determinar las formas de su
ejecucin.
Edit. F. Ayala AQP Per
30
o
o
o
o
o
31
32
puestos analizados. Una de las principales causas de sesgo en la informacin proviene de los
procedimientos de muestreo usados. El sesgo en el muestreo puede ser debido fundamentalmente
a tres factores: el tiempo, los empleados y la situacin.
El puesto puede sufrir variaciones en su contenido, en funcin de que ste se realice de da, de
noche, en invierno o en verano, etc; las caractersticas y
experiencias de los empleados pueden influir en la
informacin que se transmite; y por ltimo, un mismo puesto
sometido a situaciones
distintas puede variar en su
informacin (por ejemplo en dos reas geogrficas).
En definitiva todos estos aspectos debern ser tenidos en
consideracin a la hora de la recogida de informacin.
En tercer y ltimo lugar debe procurarse una
correcta aplicacin del mtodo seleccionado, para lo cual
es necesario un correcto adiestramiento de las personas que adquieran esta responsabilidad.
Para el anlisis de los datos se pueden utilizar las tcnicas estadsticas que mejor se ajusten a la
informacin obtenida. Es importante comparar los datos obtenidos a travs de distintas fuentes con
objeto de detectar las posibles contradicciones entre ellos.
2.- Mtodos de anlisis.
Los mtodos de anlisis ms simples son las descripciones narrativas de los puestos. Los datos
recogidos de las distintas fuentes son transformados en descripciones escritas de las actividades
de un puesto.
Otro mtodo de anlisis es el denominado procedimiento ingenieril o mecnico, centrado sobre
todo en el anlisis de los movimientos necesarios para la ejecucin del puesto.
Los procedimientos estructurados de anlisis usan estructuras definidas, como son los
cuestionarios o conjuntos de rutinas mediante las cuales se obtiene informacin.
Los Procedimientos de anlisis de puestos de direccin son especficamente diseados para
analizar puestos directivos, los cuales suelen presentar una mayor complejidad en su
conocimiento.
2.1.- Descripciones narrativas. Son las ms simples y se basan en la recogida de informacin
mediante entrevistas a los empleados o superiores, y mediante la observacin. El contenido de
este procedimiento suele ser: nombre del puesto; nmero de identificacin; nombre del
departamento al que pertenece; nombre del analista; breve resumen del puesto; relacin de las
principales obligaciones; de las habilidades, conocimientos y capacidades necesarias para su
desempeo; lista de mquinas, herramientas y equipamiento que se utiliza; y explicacin de la
relacin del puesto con otros de la organizacin.
El analista deber hacer una descripcin concreta y con un lenguaje simple. Evitar los
trminos tcnicos (a menos que sean ampliamente utilizados en el puesto) y se har un uso
mnimo de adjetivos, gerundios y participios. Algunas normas a seguir son:
Usar tiempos en presente y activos (conduce, inspecciona,...)
Hacer que cada frase refleje un objetivo logrado por la accin descrita; usar palabras que
proporcionen informacin; usar palabras que tengan un solo significado y que describa como
se realiza y ejecuta el puesto.
El uso del procedimiento narrativo es limitado, ya que proporciona informacin muy general y
poco aplicable para aspectos como valoracin del rendimiento o elaboracin de programas
de formacin y adiestramiento.
33
2. El grupo de expertos acuerda con los titulares de los puestos un listado de reas clave de
responsabilidad para el puesto de trabajo que va a ser analizado. Para ahorrar tiempo el
Edit. F. Ayala AQP Per
34
analista puede acudir al encuentro con una jerarqua ya elaborada; pero es preciso
consensuarla con los titulares de los puestos que estn siendo analizados. Posteriormente
los entrevistados exponen ejemplos de incidentes crticos para cada rea de
responsabilidad. Supongamos que una de estas reas consiste en tratar con proveedores.
Entonces, los expertos solicitarn a los entrevistados que recuerden un caso o ejemplo,
relatando para ello cules eran las circunstancias presentes en aquel encuentro, lo que hizo
y cules fueron los resultados obtenidos.
3. Este proceso es repetido para cada rea de responsabilidad. Posteriormente se recolecta
toda la informacin obtenida de estos ejemplos agrupndola en estas tres categoras ya
mencionadas: circunstancias, acciones realizadas y resultados obtenidos.
El anlisis de todos los ejemplos pretende, cosa no siempre fcil, lograr una clasificacin de
los comportamientos observados en diversos grupos atendiendo a los resultados obtenidos
por los mismos.
Para ello se elabora una escala del 1 (comportamientos nada efectivos) al 5
(comportamientos extremadamente efectivos).
Posteriormente se discuten las clasificaciones de los diversos comportamientos observados
y evaluados, con la finalidad de conseguir definiciones iniciales de desempeo eficaz e
ineficaz para cada una de las reas clave de responsabilidad.
Tras depurar estas definiciones iniciales, se elabora el informe final en el que los distintos
grupos de comportamientos, especificando para cada uno de ellos las competencias
requeridas, son ordenados con base en su importancia para la correcta ejecucin de las
reas clave de responsabilidad.
La informacin que se obtiene mediante este procedimiento puede ser particularmente til
para el desarrollo de sistemas de valoracin del rendimiento y de adiestramiento. Su
principal inconveniente estriba en que no suministra informacin del puesto como un todo.
Anlisis funcional de los puestos (FJA). Est basado en el procedimiento usado por el
Departamento de Trabajo (DOL) de Estados Unidos, segn el cual los puestos de trabajo son
cardinalmente ordenados, clasificados y comparados basndose en lo que el titular o empleado
hace con relacin a la informacin, las personas y las cosas.
En el Anlisis funcional de los puestos se ofrece informacin adicional, como tendremos
ocasin de comprobar ms adelante, relacionada con las tareas que contempla el puesto, los
objetivos y los requerimientos detectados en materia de formacin.
Para ello, el analista examina el material escrito sobre el puesto, observa al trabajador y
mantiene entrevistas tanto con los empleados que los ocupan como con sus supervisores.
Posteriormente otras personas conocedoras de los puestos revisan la informacin para
asegurar su validez y fiabilidad. Los pasos que comprende este procedimiento son:
1. El analista y la alta direccin deciden las metas, objetivos y propsitos del proyecto de
anlisis. Posteriormente identifica y describe las tareas que son realizadas. Para ello hace
uso de formatos estandarizados.
2. Para el anlisis de cada tarea utiliza escalas relativas a las funciones del puesto, formacin
del trabajador, capacidad de razonamiento, matemtica y de lenguaje. En definitiva, se
describen diferentes niveles de complejidad para cada tarea agrupando stas en tres
categoras: datos, personas y cosas.
3. El analista elabora estndares de rendimiento con objeto de describir cmo valorar los
resultados del trabajador. Finalmente identifica el adiestramiento necesario para la correcta
ejecucin del puesto.
Edit. F. Ayala AQP Per
35
N no procede
1 muy pequea
2 baja
3 media
4 alta
5 extrema
36
Se trata pues de un mtodo estandarizado de analizar los puestos de trabajo que describe a stos
con base en las actividades desarrolladas en los mismos. Este mtodo posee la ventaja de ser
cuantitativo y haber alcanzado un elevado grado de estandarizacin; adems ha demostrado un
alto ndice de fiabilidad, incluso cuando la cooperacin de los empleados es baja. Posiblemente
sea el mtodo de anlisis de puestos de trabajo ms extendido universalmente (ARVEY y OTROS,
1982).
Procedimiento de inventario de tareas. Consiste en un cuestionario estructurado en el que se
incluyen obligaciones relacionadas con un campo de actividad especfico. Es por tanto un
procedimiento orientado al puesto. Las fases que comprende son:
1. Determinar los puestos a incluir en el inventario;
2. Construccin de la lista de obligaciones, para lo cual se utiliza la observacin y las
entrevistas. En esta fase pueden ser revisadas sobre 100 tareas, las cuales son entendidas
como significativas unidades de trabajo o actividades especificadas por el titular o titulares del
puesto objeto de anlisis.
3. Determinar qu informacin es la necesaria para el anlisis de las obligaciones. Por ejemplo:
especificidad con relacin al puesto; importancia relativa en el contexto del puesto; tiempo
invertido en su realizacin; complejidad; dificultad de aprendizaje.
4. Distribuir el cuestionario entre las personas seleccionadas para su cumplimentacin.
5. Procesar la informacin obtenida. La informacin es codificada y analizada utilizando
procedimientos estadsticos con soporte informtico. Se identifican las obligaciones ms
importantes para los puestos y se agrupan stos por familias. Una vez que las obligaciones
han sido identificadas, se puede obtener informacin complementaria sobre los
conocimientos, capacidades y habilidades que requieren su ejecucin.
6. Informe del anlisis. Se trata de clasificar estas obligaciones inventariadas y analizadas, en
grupos denominados ocupaciones, apoyndose en el criterio de la similitud.
Es un procedimiento til para puestos pertenecientes a un mismo campo de actividad pues
facilita la elaboracin de planes de seleccin y la eleccin de los criterios idneos para la
gestin del desempeo; pero no permite comparaciones con otros inventarios elaborados
para ocupaciones diferentes.
37
38
Un ltimo criterio que debe ser tenido en consideracin es el de su legalidad, entendiendo sta en
un sentido amplio: a) validez y fiabilidad de la informacin; b) grado de aceptacin; y c) no
discriminatorios por razn de sexo.
ANALISIS DE PUESTO
CONCLUSIONES
Tras analizar el primero de los denominados procesos bsicos de la gestin de recursos humanos,
podemos sealar las siguientes conclusiones:
Si, tal como se ha demostrado, queda aceptada y asimilada la importancia de la figura del
puesto de trabajo desde los diversos prismas de anlisis que ste admite, justo es
reivindicar la asignacin de recursos y la concesin de cierta prioridad para esta labor de
investigacin.
Los beneficios o utilidades derivados del anlisis de puestos de trabajo propician mejoras en
diversos mbitos:
La funcin de recursos humanos accede a informacin susceptible de usos
encaminados a mejorar el ajuste persona-puesto.
La organizacin, desde el punto de vista estructural, clarifica y consolida su lnea
jerrquica o cadena de autoridad.
Finalmente, los empleados disponen de un instrumento que puede convertirse en un
excelente catalizador de su comportamiento organizativo.
Los principales outputs de este proceso: descripcin/diseo y especificacin de los
puestos de trabajo pueden ser analizados desde otras reas de conocimiento distintas a
la gestin de los recursos humanos: nos estamos refiriendo al proceso de direccin
estratgica y a la organizacin del trabajo.
Si tal y como aconseja la filosofa de la gestin de la calidad total (TQM)
abandonamos la ptica del producto y nos centramos en la del proceso, resulta
conveniente conocer ste en profundidad tomando conciencia de las numerosas
alternativas que se nos ofrecen en sus distintas etapas.
39
40
adquisicin, evaluacin, desarrollo y compensacin de las personas que forman o formarn parte
de la misma.
Similar es la concepcin que exponen CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995: 289,290) cuando
sealan que a "partir del desarrollo de previsiones de oferta y demanda de personal, los
especialistas de recursos humanos pueden desarrollar programas de formacin, incentivos para la
descontratacin, planificar la gestin de la sucesin y otras tcnicas que ayudan a esfuerzos
futuros de reclutamiento".
Finalmente, PUCHOL (1993: 70,71) afirma que la planificacin de recursos humanos es el punto de
partida para disear las polticas de empleo, sustituciones internas, formacin, promocin,
retribucin, comunicacin interna y servicios sociales.
El concepto de planificacin de recursos humanos.
Antes de ofrecer una definicin ms o menos formal de este concepto es preciso sealar la
existencia de dos corrientes al respecto.
A) Corriente de subordinacin. Esta lnea de pensamiento conceptualiza la planificacin de
recursos humanos como el conjunto de acciones que ambicionan el acoplamiento de las
disponibilidades a las necesidades de personal. Es una visin ciertamente restringida del mbito de
la planificacin, ya que slo contempla el cumplimiento o satisfaccin de los objetivos de la
organizacin.
De acuerdo con esta corriente, Pierre CANDAU (1985: 174) seala que este proceso abarca "las
polticas, sistemas y procedimientos, que tienen por objetivo asegurarse de que el nmero
apropiado de personas, con las cualificaciones y especificaciones que la empresa necesite, estar
disponible en tiempo til y en los lugares requeridos."
B) Corriente de integracin. La premisa que subyace bajo esta tendencia postula que el proceso
de planificacin es eficaz slo cuando en ste quedan contemplados y recogidos tambin los
intereses del conjunto de empleados vinculados a la organizacin; es decir, se despliegan
esfuerzos por compatibilizar intereses organizacionales e individuales.
Esta segunda corriente, probablemente minoritaria, es la que adoptaremos en nuestra visin de la
planificacin de recursos humanos, aunque sea subordinando los objetivos individuales a los
objetivos de la organizacin. Justificar esta eleccin es una tarea sencilla desde la ptica del
comportamiento organizativo, pues, presumiblemente la motivacin individual ser la gran
favorecida de esta decisin (BESSEYRE Des HORTS, 1990: 164).
Otros defensores de esta lnea son BARRANCO (1993: 215) y LOUART (1994: 48). Este ltimo
autor se expresa de la siguiente manera:
"La planificacin de los recursos humanos debe compaginar dos aspectos divergentes:
Una visin colectiva: estructura de efectivos, evolucin general del empleo, pirmide de las
clasificaciones, categoras profesionales de los empleados.
Los deseos individuales: reconocimiento de los derechos adquiridos y de los proyectos
personales; puestos que permitan adquirir nuevas cualificaciones; posibilidad para cada
asalariado de ser el agente de su propio desarrollo".
Esta integracin de metas individuales y organizacionales nos permite distinguir dos grandes
etapas en el proceso de planificacin de los recursos humanos, tal como puede observarse en el
grfico 25.
41
42
43
reas o funciones organizativas, dotan de mayor credibilidad a las estimaciones que en este rea
se realizan.
Se trata, en definitiva, de asumir la planificacin del recurso ms importante de las organizaciones
de la misma forma que se ha venido actuando con otros recursos (financieros y de capital) evitando
as la perpetuacin de esta paradoja (TYSON y YORK, 1989: 79).
La conexin e interdependencia de la planificacin de personal con la existente a nivel
organizacional pone de relieve la necesidad de integrar la gestin de los recursos humanos en la
gestin de la organizacin. Los planes financieros, de produccin, de marketing, etc, condicionan y
son condicionados por los recursos humanos existentes. La compra de un nuevo equipamiento no
slo tendr repercusiones sobre la produccin sino tambin sobre los requerimientos que se le
plantean al personal.
En una investigacin realizada en los primeros aos de la dcada de los ochenta en Estados
Unidos sobre una muestra de ms de 2000 directivos de empresas, RUSS (CARREL, ELBERT y
HATFIELD, 1.995: 258) puso de manifiesto que el 82% de stos consideraba que la funcin ms
importante de la direccin de recursos humanos era precisamente la de planificacin.
En lo que resta de este apartado vamos a centrarnos en aquellas razones que aconsejan la
planificacin de recursos humanos en las organizaciones.
1.- Razones positivas.
Este nuevo rol de recurso estratgico asignado al factor humano en las organizaciones, implica
cambios en la forma tradicional de gestionarlos y en concreto en lo concerniente a su planificacin;
y estos cambios lgicamente afectarn a la unidad responsable de llevar adelante estas tareas: el
departamento de recursos humanos. Efectivamente, esta unidad habr de adquirir conocimientos
del negocio, implicarse en el proceso estratgico de la firma y realizar una gestin proactiva con
miras a contribuir positivamente en la posicin competitiva de la empresa (NOE, HOLLEMBECK,
GERHART y WRIGHT, 1994: 317,318).
El incremento de la complejidad organizativa como consecuencia de los cambios en los contenidos
de las tareas, en la demanda de los productos, etc. hace que las necesidades de personal tanto
cuantitativamente como en materia de formacin y conocimientos se vean alteradas y se requiera
el desarrollo de procesos de reciclaje de las personas, la incorporacin de nuevas habilidades o la
modificacin del nmero de efectivos. Todo ello debe determinarse con antelacin para poder
prevenir sus consecuencias. En definitiva, las organizaciones tienen la necesidad de mejorar el
proceso de seleccin de las polticas que han de guiar la gestin del personal y adecuar dichas
acciones a las nuevas situaciones, para lo cual es preciso introducir la vertiente planificadora.
Segn MARTORY y CROZET (1988: 18) existen, cuando menos, dos caractersticas propias del
subsistema de personal que, por s solas, justifican su planificacin:
a) La inercia del sistema humano.
b) La flexibilidad del recurso humano.
La inercia del sistema humano es una evidencia que se constata por su difcil modulacin frente a
otros recursos como el financiero o el material. Los hombres no entran y salen al capricho de la
organizacin; adems existen unos preceptos legales que dificultan dichos movimientos. La
planificacin intenta que las necesidades de entradas-salidas sean las mnimas o que, cuando
menos, stas no se produzcan de forma brusca o traumtica; buscando para ello la continua
adecuacin de la organizacin a sus necesidades.
La flexibilidad o, mejor dicho, la falta de flexibilidad en los recursos humanos, queda tambin
patente en la lentitud que experimentan los individuos para cambiar o ampliar sus competencias,
Edit. F. Ayala AQP Per
44
conocimientos y habilidades. Mientras una mquina puede ser adquirida en poco tiempo, los
conocimientos y destrezas necesarios para su manejo pueden dilatarse en el tiempo. La necesidad
de conjugar inercia y flexibilidad constituye una razn adicional para aplicar la planificacin de
recursos humanos.
2.- Razones negativas.
Las consecuencias derivadas de no realizar una correcta planificacin de los recursos humanos,
segn Bruno HENRIET (1986: 9), se pueden extender a plantillas sobredimensionadas, lo cual
constituye un grave problema, o infradimensionadas, evento ste de dificultad slo en el caso de
determinadas categoras profesionales.
Tambin aumenta la probabilidad de que permanezcan vacantes puestos de trabajo claves durante
ms tiempo del deseado; es corriente la falta de coordinacin en el proceso de contratacin, lo cual
da lugar a situaciones lamentables como, por ejemplo, el caso de recurrir a dos empleados para
cubrir el mismo puesto.
Otros efectos no deseados son escasez o ausencia de informacin sobre los efectivos (potenciales,
desempeo, expectativas, cualificacin, etc.); dificultad para la elaboracin de planes de carrera
debido a una desequilibrada composicin de los grupos de efectivos segn sus edades;
menosprecio hacia la gestin de la sucesin; desafectacin no programada, bien por necesidades
econmicas o por decisiones individuales motivadas por la frustracin, etc.
Objetivos de la planificacin de recursos humanos.
Los objetivos perseguidos en este proceso bsico son muy variados si atendemos a las
exposiciones de cada autor. Por ello presentamos una breve sntesis de esta cuestin, basndonos
en diversos autores (CLAVER, GASC y LLOPIS, 1995: 226; PEA BATZAN, 1990: 489 y ss.;
WERTHER y DAVIS, 1990: 46); tal como se observa en el grfico 26.
45
de sus objetivos. Para alcanzar este objetivo es preciso regular convenientemente los flujos
de personal entre la organizacin y su entorno, as como los movimientos internos. Se evitan
as situaciones de plantillas sobredimensionadas o infradimensionadas.
Objetivo de competitividad. El coste laboral no slo repercute en la cuenta de resultados;
tambin es determinante del precio de venta y, por tanto, de la situacin competitiva de una
firma en el sector.
Objetivo de coordinacin interna. Busca la congruencia de las acciones desarrolladas por el
departamento de recursos humanos con los planes de las restantes unidades operativas.
Pinsese, por ejemplo, en los procesos de reclutamiento, formacin o gestin de carreras.
Objetivo de eficacia. Incide positivamente sobre el desempeo de los puestos de trabajo,
agrupndolos en hileras profesionales, nutrindolos de los perfiles profesionales idneos y
evitando las situaciones prolongadas de vacantes.
Objetivo de comportamiento organizativo. La planificacin de recursos humanos se
convierte en un potente instrumento de motivacin del personal a travs de los planes de
carrera individualizados, buscando la integracin y coherencia del progreso individual con el
desarrollo de la organizacin.
Requisitos previos a la planificacin de recursos humanos.
Para que la planificacin de los recursos humanos pueda realizarse es necesario:
1. Que la empresa disponga de planes y objetivos claramente definidos en los niveles
superiores (planificacin estratgica), y que stos se traduzcan en planes de accin
concretos a corto, medio y largo plazo para sus distintas unidades.
2. Que la funcin de personal est realmente integrada en el conjunto de la empresa; que no
sea considerada una actividad subalterna o accesoria, y que disponga lgicamente de
informacin de calidad para la elaboracin de las estimaciones, dado un determinado
horizonte temporal.
El caso especial de las PYMES.
A pesar de la importancia y necesidad de la planificacin de los recursos humanos, sta no se
efecta sino en grandes empresas. En una investigacin realizada en el mbito de la C.E., entre
pequeas y medianas empresas stas sealaban como impedimentos a la implantacin de la
planificacin en el rea social los siguientes:
1. La dificultad en este tipo de empresas para llegar a precisiones econmicas suficientemente
exactas y fiables, y la creencia de que slo a travs de ellas es posible la previsin.
2. El empirismo de los mtodos de direccin. Los responsables de estas organizaciones estn
centrados en los problemas diarios de la produccin, comercializacin y finanzas, prestando
escasa atencin a las evoluciones y cambios que se puedan producir en su ambiente. Se
suele decir que prestan su atencin a lo "urgente" abandonando lo "importante". En materia
de mtodos de direccin, el bagaje conceptual y metodolgico del que disponen no es muy
elevado.
3. Una concepcin de la gestin de personal arcaica y fuertemente influenciada por valores
tradicionales. La interdependencia de lo econmico con lo social no es reconocido.
4. La inexistencia de una funcin de personal bien definida y dirigida por especialistas.
5. La mentalidad de los directivos y mandos en cuanto a la necesidad de cuantificar los aspectos
humanos. La evaluacin del potencial humano se encuentra con fuertes obstculos de tipo
psicolgico.
6. El hecho de que los representantes del personal no participen de forma activa en la gestin
de los efectivos.
Edit. F. Ayala AQP Per
46
Lo que antecede en modo alguno pretende constituir una crtica hacia las PYMES; nicamente
refleja una percepcin de la realidad. Problema distinto sera tratar de determinar la conveniencia
de desencadenar procesos de planificacin de recursos humanos en el mbito de las PYMES y el
grado de formalizacin aconsejable para correr el proceso.
Con relacin a esta segunda cuestin CHERRINGTON (1995: 137) estima que un sistema formal
de planificacin de recursos humanos no es esencial para una compaa si sta no supera los 200
o 300 empleados. Hasta llegar a este umbral, este proceso puede ser ejecutado de manera
informal por los directivos sin grandes problemas.
Respecto al primer punto PEA BATZAN (1990: 486) se muestra partidario de la planificacin,
porque de este modo las PYMES no solamente podrn disponer en todo momento del contingente
humano necesario y de planes coherentes para administrarlo; sino que, adems, podrn disponer
de datos valiosos con los que elaborar el presupuesto y dems previsiones econmicas.
MODELO DE PLANIFICACION DE RECURSOS HUMANOS
El modelo que vamos a presentar para la planificacin de recursos humanos es un compendio de
aportaciones de diversos autores. El grfico 27 trata de explicitarlo.
47
48
49
uso del siguiente modelo (grfico 28) que ha sido aceptado mayoritariamente en la literatura
especfica de nuestra disciplina.
50
51
4TA PARTE
LA PLANIFICACION DE EFECTIVOS
En este apartado nos centraremos en el anlisis del ambiente, entendiendo este concepto en su
sentido ms amplio, abarcando as tanto el interior como el exterior de la organizacin. Este
anlisis constituir el punto de partida que permite la estimacin de las necesidades y recursos
futuros en trminos cuantitativos y cualitativos.
La planificacin de efectivos, como subproceso de la planificacin de recursos humanos, alcanza
su mxima expresin cuando las necesidades y los recursos proyectados para un determinado
horizonte temporal son comparados entre s y detectadas las desviaciones por categoras
profesionales.
La planificacin de efectivos, por tanto, implica:
1. Respetar el proceso de planificacin estratgica, tomando como referente principal el plan
estratgico elaborado.
2. Analizar el ambiente, externo e interno, relevante para la planificacin de los recursos
humanos.
3. Estimar las necesidades o demandas de personal para un horizonte temporal determinado.
4. Estimar las disponibilidades u ofertas de personal para el mismo perodo.
5. Comparar las estimaciones anteriores y detectar las desviaciones existentes entre oferta y
demanda, con objeto de articular las acciones necesarias que permitan reducirlas
progresivamente hasta hacerlas desaparecer.
Este modelo de planificacin de efectivos es presentado en el grfico 31.
52
53
de los nuevos empleados ha mostrado slo un leve incremento desde 1970. Al menos esto es
lo ocurrido en Estados Unidos (CHERRINGTON, 1995: 149).
Anlisis interno.
El contexto al que aludamos anteriormente no slo viene determinado por el entorno de la
organizacin; tambin participan en su formacin ciertos factores localizados en el propio seno de
la organizacin. Veamos seguidamente los principales (BERNARDIN y RUSSEL, 1993: 169;
BESSEYRE Des HORTS, 1990: 164-168):
En primer lugar, como ya adelantbamos antes, el principal factor causal de la planificacin
de recursos humanos reside en la alternativa estratgica elegida por la compaa para
alcanzar sus objetivos; la cual habr sido convenientemente desglosada en planes para
cada una de las funciones o subsistemas de la organizacin (produccin, finanzas,
marketing, etc.).
El estado del sistema productivo as como las inversiones previstas ligadas a l, como
determinantes de los indicadores de productividad probables en un tiempo ms o menos
prximo. Indicadores determinantes de la demanda de empleo en este mbito son el nmero
de rechazos (relacin directa) y la productividad alcanzada (relacin inversa).
Contenido del trabajo. Se trata de realizar una investigacin sistemtica centrada en los
puestos y procesos de trabajo, tratando de prever los requisitos garantes de un eficaz
desempeo (CLAVER y otros, 1995: 228).
Estructura y cultura organizativa. Se pretende determinar cmo afecta la estructura y la
cultura de una organizacin al logro de sus objetivos. Su anlisis exige cuestionar el nmero
total de personas, normas y valores, su composicin por categoras y su distribucin por
departamentos. Esta cuestin es de obligada consideracin a la luz de posibilidades de
fusin o absorcin.
Competencias y motivacin de los recursos actuales. Ambos conceptos mantienen
relaciones directamente proporcionales con la productividad y, por tanto, inversamente
proporcionales con las necesidades futuras de personal. La identificacin de las
competencias y potenciales individuales pueden ser tomados de la entrevista de evaluacin
anual, si es que sta est institucionalizada. El inventario de habilidades constituye un
instrumento til para estos efectos, pues describe el nivel de conocimientos, competencias y
habilidades disponibles en el seno de la organizacin.
La rotacin, sobre todo la rotacin no prevista constituye uno de los factores que en mayor
grado dificultan la tarea de planificar el subsistema de personal (TYSON y YORK: 1989: 87).
Resultan por ello necesarias las estimaciones del grado de rotacin que padecer la
empresa en el horizonte temporal contemplado en funcin de las diversas categoras
profesionales. El anlisis de la pirmide de edades se configura como una herramienta
bsica para la estimacin de la rotacin previsible.
El absentismo laboral es otro de los determinantes de las necesidades de personal. Por ello,
conviene hacer acopio de datos a efectos de proyeccin, desglosndolos en sus dos
vertientes principales: "quiere, pero no puede" y "puede, pero no quiere" (RUL-LAN, 1992:
103-107)
Las transferencias internas por su parte, implican aspectos de rotacin en la unidad
exportadora y de afectacin en la unidad importadora. Especial importancia juegan las
promociones o ascensos de personal, por constituir stas una de las modalidades ms
frecuentes dentro de esta categora de movimientos, adems de dar lugar a impactos
psicosociales intensos (estrs, conflictos, etc.).
Una vez analizado el ambiente, se inicia el proceso de la elaboracin de las estimaciones.
Edit. F. Ayala AQP Per
54
Antes de iniciar este apartado conviene resear algunas cuestiones obvias, pero no por ello
intrascendentes, referidas ambas a la precisin de las estimaciones:
Cuanto ms estable sea el entorno de la organizacin, ms exactas sern las estimaciones.
Conforme pasamos del corto al medio al largo plazo, la exactitud de las estimaciones se
resiente.
Cuanto mayor sea la flexibilidad del mercado laboral, las estimaciones requerirn menos
nivel de precisin, pues los defectos de stas podrn ser corregidos con decisiones a corto
plazo sin originar los costos propios de un mercado laboral rgido.
Son varias las tcnicas que vamos a presentar seguidamente. Es importante hacer constar que la
eleccin de una u otra depender de factores tales como las caractersticas de la empresa, el
tamao de la plantilla o el horizonte temporal elegido.
Como criterio de eleccin primario, podemos seguir el ofrecido por GMEZ-MEJA y otros (1995:
68), segn el cual las organizaciones con entornos estables preferirn hacer uso de tcnicas
cuantitativas, mientras que aqullas que afrontan entornos rpidamente cambiantes se inclinarn
por la aproximacin cualitativa.
METODOS CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS
Mtodos cualitativos de previsin.
Los mtodos cualitativos de previsin estn basados fundamentalmente en:
La pericia, experiencia o intuicin de la persona con poder de decisin.
En la informacin obtenida y tratada al respecto.
En mayor o menor medida, esta categora de estimaciones padecen de cierto grado de
subjetividad, principal limitacin que se les puede imputar. No obstante, tambin presentan
ventajas sobre las tcnicas cuantitativas: son ms flexibles, pues no estn atadas a las
relaciones observadas en el pasado, lo cual permite incluir en ellas cualquier cuestin
previsible de acontecer en el futuro (GMEZ MEJA y otros, 1995: 68).
Estimaciones unipersonales.
Como su propio nombre indica, son aqullas realizadas por una sola persona.
Juicio del superior jerrquico quien, tras una posible consulta con su equipo de
colaboradores, valora el nmero y clase de personas que necesitar en el futuro. Esta tcnica
de previsin es propia de pequeas y medianas empresas (RUL-LAN, 1992: 97). Conforme
aumenta la dimensin existen ms posibilidades de asistir a la descentralizacin de este
proceso, implicando en ste al cuadro directivo (BERNARDIN y RUSSEL, 1993: 171).
Este juicio suele estar presente siempre en el proceso de planificacin de efectivos, ya sea de
forma exclusiva o como complemento que suaviza los resultados de otras tcnicas de
previsin (DESSLER, 1994: 111).
La principal crtica que se les plantea est centrada en el alto grado de subjetividad que
posee. No obstante, la persona con poder de decisin suele realizar verdaderos esfuerzos por
tratar de conciliar las expectativas de los empleados con la demanda de personal.
Estimaciones pluripersonales.
Es probable que para suavizar la subjetividad aludida anteriormente, las organizaciones, en
muchos casos, hayan preferido implantar tcnicas de previsin basadas en decisiones de tipo
colectivo en detrimento de la decisin individual.
Veamos las principales tcnicas:
55
56
Cada elemento aij representa la probabilidad de que un empleado, que en el momento "n"
pertenece a la categora "i", pase en el momento "n + 1" a pertenecer a la categora "j". En
consecuencia, los valores que admiten estos elementos estn comprendidos entre cero
(probabilidad nula) y uno (probabilidad absoluta).
Esta matriz de transicin, como sealan NOE, HOLLEMBECK, GERHART y WRIGHT (1994:
328,329) admite dos lecturas: primero una lectura por filas, la cual responde a la pregunta cul es
el destino profesional del colectivo "i"?, pregunta que se responde a partir de la distribucin de los
coeficientes de la fila "i" entre sus diversas columnas que toman valores distintos de cero; y
segundo, una lectura por columnas: cul es la procedencia de los elementos del colectivo "j"?,
pregunta que se responde a partir de la distribucin de la columna "j" entre las diversas filas que
toman valores distintos de cero.
Las cadenas de Markov. Esta tcnica permite, a partir del conocimiento de la situacin de la oferta
en un momento determinado "n" (Vector Estado ao "n") y de las probabilidades de trasvase entre
las distintas categoras profesionales (incluyendo los trasvases con el exterior) existentes de un
perodo a otro "n" a "n + 1" (matriz de transicin), conocer la situacin de la oferta en el perodo "n +
1" (Vector Estado ao "n + 1").
Para ello no hay ms que realizar el producto del vector estado del ao "n" por la matriz de
transicin. Tngase en cuenta que para proceder al producto de matrices, el rango de stas ha de
seguir la siguiente pauta: (m x n) x (n x n) = (m x n), es decir, para proceder al producto de matrices
es necesario que el nmero de columnas de la primera matriz coincida con el nmero de filas de la
segunda matriz, y el rango de la matriz resultante vendr determinado por el nmero de filas de la
primera matriz y el nmero de columnas de la segunda matriz.
Estimacin de la demanda de personal.
Tcnica de anlisis de tendencias. Esta, probablemente una de las ms sencillas tcnicas de
previsin, consiste en tomar una serie histrica referida al nivel de empleo en los ltimos aos
(cinco podra ser aceptable) y, en caso de aceptar la tendencia observada como vlida, proceder a
su extrapolacin, obteniendo as una estimacin de las necesidades de personal para los prximos
aos.
Esta tcnica puede aplicarse bien a la globalidad de la plantilla, bien a las distintas categoras
profesionales existentes en el seno de sta; medida esta ltima que proporciona ms informacin
para las decisiones orientadas a la bsqueda del equilibrio entre necesidades y recursos.
En el grfico 32 presentamos la tcnica de las medias mviles como un caso particular y sencillo de
extrapolacin de tendencias.
57
58
59
60
61
Una vez realizadas las estimaciones y obtenidos los pronsticos de oferta y demanda de empleo, la
situacin quedara como nos la ilustra el grfico 36 .
62
Puede deducirse fcilmente de los prrafos anteriores la existencia de dos tipos de soluciones: las
de ajuste interno, las cuales no contemplan recurrir al mercado laboral; y las de tipo externo, que s
requieren de esta conexin, ya sea incorporando nuevos efectivos (afectacin) o detrayendo
(desafectacin).
No obstante, sealamos a modo de adelanto, que toda decisin de ajuste colectivo implica la toma
de decisiones de carcter individual sobre la trayectoria profesional de los actuales empleados. Es
en este marco donde la planificacin de las carreras profesionales adquiere su mxima importancia
y justifica que le otorguemos un apartado completo para su estudio.
Tal y como adelantbamos al comienzo del tema, la planificacin de recursos humanos presenta
una vertiente colectiva (planificacin de efectivos) ms otra vertiente de carcter nominativo o
individualizada estrictamente cualitativa (planificacin de carreras). A esta segunda dimensin de la
planificacin de recursos humanos dedicaremos el presente apartado, en el cual queremos
enfatizar la repercusin que, en el plano individual, conlleva este tipo de decisiones.
Conexin entre la planificacin de efectivos y la planificacin de carreras.
Iniciamos la narracin de este apartado una vez tomada la decisin de ajuste colectivo. La
situacin en este momento requiere de cierto compromiso por parte de los empleados para que
stos alineen sus objetivos profesionales en la misma direccin que la alternativa elegida.
En efecto, toda decisin de ajuste colectivo pasa inexorablemente por decisiones individuales,
sobre la carrera profesional de los empleados de la organizacin, compatibles con la decisin de
ajuste colectivo. Es por ello que resulta necesario involucrar a los afectados en el proceso de
bsqueda del equilibrio; adems, constituye el medio de posibilitar la integracin de los objetivos
individuales con los objetivos de la organizacin. Introducimos as la conexin entre la planificacin
de efectivos y la planificacin de carreras.
En definitiva se trata de compatibilizar los intereses de la organizacin, por un lado, y de los
individuos o empleados, por otro, dada una restriccin cual es la decisin de ajuste colectivo. Esta
situacin nos la ilustra el grfico 37.
63
Un dato que corrobora este comentario nos lo ofrece DESSLER (1994: 116) cuando seala que el
90% de las posiciones directivas son ocupadas por empleados ya pertenecientes a la compaa.
Las razones que explican esta preferencia descansan, segn RECIO FIGUEIRAS (CLAVER y
otros, 1995: 234,235) en motivos de doble ndole:
Motivos econmicos, pues el anlisis coste-beneficio aconseja la contratacin interior en
detrimento de la exterior. Este anlisis ser presentado y analizado ms adelante.
Motivos psicolgicos. Generalmente, la direccin asume un doble compromiso con sus
empleados; personal y profesional. Ambos pueden ser alcanzados recurriendo a las
promociones internas cuando se produzcan vacantes. Tngase presente que esta categora
de transferencias internas implican un avance en el desarrollo profesional y suelen estar
acompaadas de incrementos retributivos.
Constituye est marcada preferencia un motivo adicional de indudable valor para el estudio de
la planificacin de carreras.
La jerga de la planificacin de carreras.
En este epgrafe realizaremos una incursin en la jerga o terminologa propia de la gestin de
carreras. Diferentes conceptos sern expuestos para posteriormente tratar de ofrecer una visin
global de las relaciones que mantienen stos entre s.
Concepto de carrera profesional.
La nocin de carrera incorpora distintas acepciones segn el entorno del que se trate. En el
lenguaje popular hablar de carrera significa hablar de una titulacin universitaria; mientras que en la
literatura de recursos humanos la carrera se usa para designar el establecimiento de ciertas
relaciones entre individuos y empresas o profesiones. Es esta segunda connotacin es la que, en
adelante, centrar nuestro anlisis.
Las publicaciones aludidas anteriormente muestran diferentes maneras de conceptuar este
trmino; por ejemplo: avance en la jerarqua, progreso profesional, secuencia de puestos de
trabajos ocupados, secuencia de roles conectados a la experiencia, etc. Este amplio abanico de
alternativas nos permite afirmar que resulta restrictivo limitar el concepto de carrera profesional a
una organizacin.
A modo de introduccin, y basndonos en NOE, HOLLENBECK, GERHART y WRIGHT (1994:
505), consideraremos la carrera como "el patrn o la forma que toman las experiencias
relacionadas con el trabajo que una persona experimenta en el transcurso de su vida".
Concepto de desarrollo/gestin de carreras.
No debe confundirse la actividad orientada al desarrollo de carreras con la formacin porque, como
sealan GMEZ MEJA, BALKIN y CARDY (1995: 327), el desarrollo de carreras tiene un marco
ambiental ms global, un abanico temporal a ms largo plazo y mayor alcance que la formacin.
Estos autores, basndose en LEIBOWITZ (1987), conceptan el desarrollo de carreras como"un
esfuerzo continuado y formalizado que reconoce a las personas como un recurso vital de la
organizacin".
CARRELL, ELBERT y HATFIELD (1995: 471) prefieren usar la denominacin "gestin de carreras"
(career management); aunque la definicin por ellos suministrada es bastante similar a la anterior,
lo que nos hace suponer que nos enfrentamos a puras diferencias terminolgicas.
"proceso de diseo e implantacin de objetivos, planes y estrategias que posibilita a los
profesionales de recursos humanos y directivos satisfacer las necesidades en materia de fuerza de
trabajo y permite a los individuos alcanzar sus objetivos profesionales".
64
65
66
67
La aceleracin del ritmo de cambio del entorno ms los cambios que inician las personas en sus
vidas profesionales y personales parecen configurarse como las variables causales de esta, cada
vez mayor, tasa de movilidad laboral.
Ante esta situacin, la planificacin de las carreras profesionales se erige como uno de los
principales instrumentos de la gestin de recursos humanos para conciliar las necesidades
organizativas e individuales.
En efecto, la planificacin de las carreras profesionales trae consigo consecuencias funcionales
tanto para las personas como para las organizaciones que las emplean:
Desde el punto de vista individual puede afirmarse que la ejecucin de este proceso, siempre
que se parta de una posicin realista, incita a la bsqueda de oportunidades congruentes con
las caractersticas de preparacin de la persona implicada. Tambin resulta ms probable el
logro de la satisfaccin a medida que se avanza en la trayectoria definida. Para ello es
conveniente colocar metas, definidas con suma precisin, a lo largo del camino diseado. La
consecucin de estas metas concretas aumentar la satisfaccin y motivacin personal.
Otra de las ventajas de este proceso nominativo nos la presenta CHERRINGTON (1995: 372).
Segn este autor, la planificacin de la carrera profesional fomenta que las personas orienten
sus expectativas a su profesin, no al puesto de trabajo actual. Este cambio de orientacin
abre un abanico ms amplio de posibilidades a aquellos empleados que sepan calibrar y
conjugar sus caractersticas personales con las del mercado de trabajo. Se habla entonces de
"empleabilidad", para resaltar la importancia que tiene para un empleado mantener el atractivo
profesional dentro del mercado laboral.
Desde la ptica organizativa puede decirse que la ejecucin de este proceso permite reducir la
rotacin, mejorar la moral, aumentar la productividad e incrementar la eficiencia. Todo ello es
consecuencia de la repercusin psicolgica que provoca en el individuo el inters mostrado por
la firma en el desarrollo de sus carreras profesionales (LEIBOWITZ, FELDMAN y MOSLEY,
1990).
BYARS Y RUE (1996: 276,7), apoyndose en WINTERSCHEID (1980), estiman que los
objetivos principales de planificacin de carrera desde la ptica organizativa son bsicamente
tres:
1. Satisfacer las necesidades cualitativas, presentes y futuras, que en materia de recursos
humanos presenta la organizacin.
2. Establecer una eficaz comunicacin interna acerca de las trayectorias profesionales
potenciales existentes.
3. Maximizar la eficiencia de los programas actuales de recursos humanos, integrando en
los planes de la organizacin actividades orientadas a la gestin de carreras.
No obstante, la importancia de este proceso emerge desde la vertiente estratgica de la
organizacin. Efectivamente, en entornos globalizados de creciente competitividad, cada
vez ms las empresas tratarn de competir mediante los conocimientos, habilidades y
capacidades de innovacin de su fuerza de trabajo; e irn abandonando la ptica del
coste laboral o capacidad de produccin como armas competitivas. En consecuencia, las
organizaciones prcticamente se ven obligadas a planificar, disear e implantar planes de
carreras profesionales para as poder competir y sobrevivir en este ambiente competitivo
global.
La responsabilidad del proceso.
Tanto BYARS y RUE (1996: 277-281) como NOE y otros (1994: 510- 514) entienden que la
planificacin de las carreras profesionales es un proceso que presenta una triple
corresponsabilidad. En efecto, una eficaz planificacin de carreras requiere la colaboracin de la
Edit. F. Ayala AQP Per
68
organizacin, del superior jerrquico del empleado en cuestin y, por supuesto, del propio
empleado. El grfico 39 nos ilustra sobre esta cuestin.
RESPONSABILIDAD DEL PROCESO DE PLANIFICACIN DE CARRERAS
69
70
Autoevaluacin.
Se trata de iniciar la planificacin de la carrera profesional con un conocimiento exhaustivo de las
fortalezas y debilidades, en materia de preparacin, que presenta el empleado. PUCHOL (1994:
47) nos facilita esta labor suministrndonos cuatro preguntas bsicas:
- Cmo soy yo?
-Diagnstico de personalidad
- Qu puedo hacer?
- Diagnstico de capacidades
- Qu necesito hacer?
- Diagnstico de necesidades
- Qu deseo hacer?
- Diagnstico de deseos
71
Esta fase est referida a la toma de decisiones para crear y/o incrementar las habilidades de los
empleados, para de esta forma tener posibilidades realistas de aprovechar las futuras
oportunidades profesionales que la trayectoria profesional elegida les ofrece.
Los ms comunes programas de desarrollo ofertados por las organizaciones son: el sistema de
tutora, supervisin del directivo inmediato, rotacin de puestos de trabajo y programas de apoyo a
la formacin.
CONCLUSIONES
La planificacin de los recursos humanos es una actividad propia de las organizaciones,
que alcanza su mxima eficacia cuando es capaz de integrar los objetivos individuales de
los empleados dentro de los objetivos de la organizacin.
En consecuencia, dos dimensiones aparecen ligadas: la planificacin de los efectivos
(solucin global) y la planificacin de carreras (solucin individual). Ambas soluciones, de
forma integrada, pretenden resolver el gran desafo de la planificacin en el mbito social:
la asignacin del capital humano dotado de la aptitud y actitud idnea para el logro de los
objetivos de la organizacin.
Conectar la planificacin estratgica del negocio con la planificacin de los recursos
humanos, aparte de generar un sinfn de utilidades, permite que este segundo proceso
abandone la ptica del mantenimiento a corto plazo y adopte una perspectiva a ms largo
plazo capaz de generar ventajas competitivas sostenibles para la firma.
LA MEDICIN DE LA ROTACIN.
Varias formas existen de calcular el ndice de rotacin:
1. Considerando entradas y salidas de personal respecto a los recursos disponibles, durante un
determinado perodo de tiempo.
E+S
-------2
R1 = ------------------------ x 100
Em
Donde:
E son las entradas de personal en el perodo,
S son las salidas de personal en el perodo,
Em son los efectivos medios durante el perodo (efectivos iniciales ms efectivos
finales, dividido por dos)
2. Tomando en consideracin slo las salidas
S
R2 = --------- x 100
Em
3. Teniendo en cuenta movimientos internos:
E+S
---------- + R + T
2
R3 = ------------------------ x 100
Em
Donde:
Edit. F. Ayala AQP Per
72
abandonos
Supervivencia
I.S.A.
I.S.R.
0 a 3 aos
200
500
71,42
71,42
3 a 6 aos
85
415
59,28
83,00
6 a 9 aos
60
355
50,71
85,54
9 a 12 aos
30
325
46,42
73