Sistemas ERP

Definicin del ERP

Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls ERP, enterprise
resource planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan
muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica
aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas,
compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema
de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc.
Slo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario
sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple
hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia
fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo
necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No
podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea
parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de
"Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de
datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la
organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

Caractersticas del ERP

Entre las caractersticas principales de los sistemas ERP destacamos:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las
operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes,
completos y comunes.
Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP.
Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o mdulos.
Suele haber un software para cada unidad funcional.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas
industrias.

Los costos de implementacin del ERP

Un estudio recientemente efectuado por una empresa Americana de nombre Meta Group revel
los costos totales de implementacin, incluyendo hardware, software, servicios profesionales,

capacitacin y costos internos de staff.

El valor de los costos totales incluye instalacin de software y los dos aos siguientes a la
implementacin, que son cuando los costos reales de mantenimiento, upgrades, y optimizacin
de los sistemas son realmente sentidos
El estudio fue efectuado en 63 empresas, entre las cuales, pequeas, medianas,
y grandes en el ramo de la industria. El coste medio fue determinado en Euros
15.000.000 (el valor ms elevado fue de Euros 300.000.000 y el ms bajo de Euros
400.000) dependiendo de la empresa y del ramo.
Pero que no se espere que el dinero invertido en la implementacin del ERP (ROI, que
se hablar en detalle a continuacin) sea reembolsado a corto plazo, el mismo
estudio descubri que en las 63 empresas investigadas, el reembolso fue de 8
meses despus de la implementacin total del sistema y 31 meses para
conseguir ver algunos beneficios, pero la media anual de ahorro y control de costos
causada por el ERP fue de Euros 1.600.000
. Unos de los problemas son los costos escondidos del ERP. Aunque esto vare
de empresa en empresa, quien implement sistemas ERP concuerda que ciertos
costos son fcilmente olvidados o no estimados. Algunos de esos costes son:
1. Capacitacin Capacitacin es el costo ms elevado del ERP, pues los trabajadores
tienen que aprender todo un nuevo conjunto de procesos, y no slo una simple nueva
interfaz de software.
2. Integracin y prueba Prueba a la conexin entre el ERP y otras aplicaciones de
software empresarial, que tiene que ser aplicados caso a caso, y no todas las
empresas proveedoras de software poseen aplicaciones add-on.
3. Conversin de datos Migrar datos de registros de clientes y empresas cuesta
dinero, considerando que muchos datos se muestran corruptos al efectuar su
transferencia.
4. Anlisis de los datos Los datos del ERP, generalmente, tiene que ser cruzados
con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy difcil, es pues
necesario efectuar un programa interno que haga la actualizacin diaria al fin del da.
5. Consultora Para evitar que la planificacin falle, la solucin es contratar una
empresa de consultora que lidere el staff en el proceso de implantacin del ERP.
6. Sustitucin Mantener el personal especializado en la empresa cuesta mucho
dinero.
7. Implementacin continua de equipos Despus de la implementacin del ERP,
no se puede simplemente enviar el staff a casa, ellos son demasiado valiosos, pues
ellos trabajaron ntimamente con el ERP y saben ms de ventas que el personal de las
ventas y ms de fabricacin que el personal de fabricacin. Para mantener ese
knowhow en la empresa basta ponerlos a escribir informes de como extraer
informacin del ERP.

8. Depresin post ERP Algunas empresas, porque no se consiguen habituar a las

nuevas implementaciones del ERP, que no consiguen cambiar sus mtodos caseros y
tradicionales de trabajo, y que no tienen la nocin de los logros provenientes del ERP
aparecen mucho despus de lo esperado, entran en pnico y abandonan el proyecto.
Son estos algunos de los costos ms elevados y tambin los ms comunes
provenientes de la implementacin de un sistema de ERP, que las empresas que
estn interesadas tienen que soportar. Pero la nocin final de costos se va
atenuando al largo de los tiempos de implementacin, pues la reduccin de los costos,
por otro lado va, de a poco, desvaneciendo el pnico inicial del elevado presupuesto
necesario por parte de las empresas.

Implementacin de un ERP
Son comunes los ajustes en infraestructura de tecnologa de la informacin (TI) para
recibir los paquetes de gestin empresarial (ERP). Sin embargo, antes de cualquier
decisin rumbo a la substitucin total de computadoras, servidores y equipamientos de
red, es necesario observar lo que puede ser reaprovechado. Los especialistas
recomiendan que se aproveche al mximo lo que ya se ha implementado en casa y la
propia experiencia previa con sistemas integrados del tipo ERP.
Pero, cmo se puede hacer eso? La primera accin es sacar una radiografa de la
infraestructura, no solamente de lo que se tiene hoy sino tambin de lo que sera
deseable con la entrada del paquete de gestin, como una manera de planear las
inversiones necesarias. Procesos de tecnologa bien definidos para la adopcin del
paquete de gestin son sumamente importantes, pues facilitan los ajustes de
infraestructura; como procesos entindase abordajes y directrices tecnolgicas, entre
ellas la estandarizacin de sistemas operativos y la uniformidad de compra de
equipamientos.
Un posible impacto negativo de los sistemas y mquinas legadas - que ya existen en
la empresa - puede ser minimizado con la compra de software llamados de integracin
y responsables por el puente entre el ERP y lo que la corporacin ya posee. Otro
aspecto importante para la introduccin de un sistema de gestin es la seguridad. No
es necesario crear una poltica especfica para esta rea - si la corporacin no la tiene,
claro -, pero es esencial crear directrices de concesin de accesos. En definitiva, no
todos los empleados necesitan o deben acceder al ERP. Otra indicacin universal es
que, independientemente de la infraestructura, la corporacin mantenga un ambiente
de desarrollo/pruebas de implementacin del ERP y otro de produccin de los
sistemas actuales hasta tener la seguridad de que el proyecto est listo para realizar el
cambio.

Sistemas Operativos
Cuando hablamos del mejor sistema operativo - que puede ser aplicado a la
infraestructura como un todo - para trabajar con una solucin de ERP, surgen tres
palabras como las ms importantes: costo, cultura y disponibilidad. El costo debe ser
encarado como la necesidad de preservar la inversin realizada o dimensionar aquello
que ser necesario hacer; la cultura se refiere a la historia y a las experiencias de la
corporacin con ste o aquel sistema; mientras que la disponibilidad se refiere a
aquello que el sistema operativo puede ofrecer frente al ERP.

En general, la indicacin de un sistema operativo para funcionar con el ERP es una

cuestin estratgica de la corporacin y sigue la orientacin de los equipamientos
elegidos y de aquellos ya instalados. Sin embargo, si el aspecto de la experiencia de la
corporacin puede y debe ser enfatizado, y la cuestin de la generacin de costos no
puede ser despreciada, el sistema operativo debe ser encarado como un soporte al
ERP y no lo contrario.
Para algunos consultores, el paquete de gestin no debe influir en la adopcin de un
sistema operativo pero s debe adecuarse al que la corporacin ya usa. No obstante,
un anlisis del requerimiento del sistema de ERP depende del propio tamao de la
compaa y de la amplitud del proyecto - con una estrecha relacin con el nmero de
mdulos (partes del sistema de gestin) y con el nmero de personas que van a
acceder al sistema. Si este estudio, por ejemplo, apunta hacia varias plataformas, sta
ser la mejor orientacin.
Tradicionalmente, el sistema operativo preferido en la instalacin de paquetes de
gestin era Unix, especialmente cuando Windows NT todava no era lo
suficientemente robusto como para encarar un procesamiento que involucrase
mquinas de mayor porte, de la misma forma que Linux, un primo ms accesible de
Unix. Con diversos sabores o versiones de acuerdo a los proveedores, el mundo Unix
proporciona ms seguridad y procesamiento en larga escala con menos fallas, ideal
para quien usa sistemas con mltiples operaciones o accesos, como ocurre con el
ERP.
Muchos proveedores de sistemas de gestin, inclusive por la proximidad y relacin de
negocios con Microsoft, han apostado con fuerza en NT. Es un hecho que despus de
la versin 2000 el sistema evolucion y est ms adecuado a las exigencias de
procesamiento y de reduccin de problemas de continuidad en el procesamiento, pero
debe realizarse una evaluacin minuciosa del sistema operativo teniendo en cuenta la
plataforma de hardware ms indicada para la corporacin. El conservadorismo, la
cultura y los servicios prestados a lo largo de la ltima dcada por la familia Unix todava predominante de acuerdo con los estudios de mercado - pueden hablar ms
alto de acuerdo con el socio elegido para la implementacin.
Primo o medio hermano de Unix, el sistema de desarrollo abierto Linux - lo que
significa que las personas de todo el mundo participan de su elaboracin y no existe
un dueo del sistema - evolucion mucho en desempeo llegando a ser hoy evaluado
como opcin para el procesamiento de aplicativos inclusive en grandes empresas. El
ambiente no solo creci en volumen de operaciones que pueden ser realizadas sino
tambin en la disminucin de la frecuencia de fallas y problemas. El aspecto positivo
ms evidente es la reduccin de costos de las licencias. Por su caracterstica, no
obstante, el soporte - hecho por pocas empresas especializadas en el sistema - no
tiene la amplitud y la experiencia de las compaas que trabajan con Unix o con
Windows NT.
Una recomendacin es prioritaria: la implementacin del ERP no debe ser encarada
como un banco de pruebas para probar el sistema operativo, ya que la experiencia en
s habla ms alto. Un ambiente seguro y que haya sido probado y aprobado por la
corporacin es mucho ms importante que sentir el gusto de un proyecto cargado de
caractersticas propias de la modernidad

Bases de Datos

Como sucede con los sistemas operativos, la base de datos ms indicada para operar
con ERP depende mucho ms del gusto del cliente que de una compatibilidad o
adherencia entre los sistemas. Se termin la poca en la que una solucin dependa al
mximo de otra y los proveedores elegan una base de datos para desarrollar el
ambiente de gestin empresarial. Es evidente que el desarrollo de algunas soluciones
todava puede tener resquicios de esa relacin, pero el tema es que el paquete
funcione, y bien, con cualquier marca de base de datos.
Los fabricantes ms importantes en el mercado de base de datos - Oracle, Microsoft e
IBM - tienen compatibilidad garantizada con todos los sistemas ERP, lo que asegura
ambientes con buena capacidad de adherencia. Como regla de sobrevivencia, es ms
interesante aprovechar y adecuar las bases de datos al paquete de gestin que a la
inversa.
Lo que determina el desempeo de la base de datos es la manera como ERP accede
a las informaciones all guardadas. En definitiva, como concepto, los sistemas de
gestin pueden ser traducidos como la estandarizacin y universalizacin de las
informaciones, y para que esto ocurra es importante que la base de datos acte en
conjunto con el sistema, permitiendo que las informaciones le sean introducidas una
nica vez y, en tiempo real, puedan ser distribuidas para todas las partes del sistema
con las cuales est relacionado. Con esta base comn se eliminan tanto la
redundancia como la reescritura (entendindose esto como redigitalizacin, "tipearlo"
nuevamente) .
Normalmente, un sistema ERP se construye, se utiliza y est integrado a una base de
datos relacional, que puede ser entendida como el establecimiento de vnculos de
informacin entre diferentes datos. Un ejemplo de la integracin entre los sistemas es
cuando una orden de compra - que es incluida una sola vez - dispara informacin para
otros mdulos y bases de datos tales como stock de piezas, manufactura, logstica,
etc., y aquella orden es seguida y acompaada en toda su extensin, hasta que
finaliza, normalmente, con el pago de la factura. Todo sin redundancia o superposicin
de informacin.
En algunos casos, es necesario montar una capa de aplicacin, una mscara entre el
paquete de gestin y el sistema de base de datos, para que conversen entre s de
modo ms dinmico y seguro. De acuerdo al tamao de la empresa, el nmero de
accesos y de personas que lo utilizan, el uso de una base de datos centralizada puede
traer consecuencias de desempeo. Una de las formas de solucionar el problema es
crear niveles de jerarqua de acceso, o sea, el departamento de finanzas puede ver
todos los mdulos del paquete y sus respectivas bases de datos, pero un rea
industrial debe restringirse a aquello que realmente le interesa.
Otra salida para sectores o datos que no necesitan actualizacin online, como
informaciones del departamento de personal, es la creacin de un sistema de
reposicin off-line - sin necesidad de estar, en aquel momento, conectado al conjunto
de operaciones de ERP; de esta forma, en horarios de menor volumen de accesos se
efecta la integracin o reaplicacin de las informaciones para la base de datos
principal.

Plataforma de Hardware

La plataforma - configuracin y homologacin (formatacin) de las mquinas - ms

recomendada por especialistas en ERP para procesar aplicativos de gestin integrada
- es la plataforma cliente/servidor. Como cliente entindase una computadora utilizada
por el usuario para acceder a las informaciones en otra mquina del mismo perfil pero
con configuraciones ms altas que hospeda los mdulos de gestin y/o bases de
datos. Al contrario de los mainframes, que centralizan los datos y limitan el nmero de
usuarios simultneos y la interaccin de quien los utiliza, esta configuracin permite el
uso de diversos equipamientos que conversan entre s con informaciones distribuidas.
Como sucede con los otros aspectos de infraestructura, la idea del reaprovechamiento
tambin es predominante en el tem hardware para el ERP. Las opciones para operar
el sistema son mltiples, desde equipamientos con procesadores Risc e Intel hasta
mquinas que se aproximan al poder de procesamiento de los mainframes como los
IBM AS-400.
Un ambiente heterogneo - con diferentes mquinas y sistemas - no es un bicho de
siete cabezas. La mayora de las corporaciones usa esta ensalada que puede ser
preservada en el momento de utilizacin del ERP. Sin embargo, es recomendable
contratar una consultora externa para estudiar la opcin de ambiente y hacer pruebas
con resultados concretos para no ser sorprendido en el momento en que el sistema de
gestin entre efectivamente en operacin.
Un punto es cierto, quien todava trabaja con mainframes debe saber que es necesario
invertir en servidores. Y, an aquellos que ya trabajan en la arquitectura
cliente/servidor, precisan evaluar y redimensionar su parque de mquinas
peridicamente para saber si dicha arquitectura responde a los requisitos de
desempeo que ERP y el usuario demandan.
Para soportar el nmero de personas que accedan a los datos del paquete de gestin
y la cantidad de informacin que transita por la red, la recomendacin es de servidores
con, por lo menos, dos procesadores. Las mquinas deben tener 1 GB o ms de RAM
- la memoria que trabaja con el procesamiento -, adems, claro est, de discos con
alta capacidad de almacenamiento y mecanismos de backup, sea por medio de otras
unidades de disco dentro o fuera de la mquina o por el envo de datos para un socio
que trabaje con almacenamiento externo como un datacenter.
Entre las opciones de arquitectura existentes, encontramos los mundos Risc e Intel. La
primera mquina Risc surgi en 1975, en IBM, pero fue lanzada comercialmente
recin en 1981. En la dcada del 80 y primera mitad de los aos 90 fue dominante en
el ambiente de ERP, invariablemente vendida con el sistema operativo Unix.
Valorizaba su desempeo de procesamiento en mquinas como Alpha - de Digital,
comprada por Compaq que por su parte fue adquirida por Hewlett-Packard - con
instrucciones simplificadas, disminucin del nmero de transistores y por lo tanto del
calor producido.
Hoy en da, no poseen tanto espacio en el mercado, su precio es
superior y su desempeo y velocidad de procesamiento equivalen a las plataformas de
Intel.
Con Itanium, Intel consolid su ascensin entre las corporaciones, ya verificada en la
poca de Pentium. Una seal latente es la sociedad en desarrollo de Itanium con HP,
antes, defensora exclusiva de la plataforma Risc para servidores corporativos. El
mayor espacio en el mundo de los paquetes de gestin se debe fundamentalmente al
incremento permanente de la velocidad y calidad de sus chips y a su constante

disminucin de precios. Cuando la corporacin piensa en TCO (Total Cust of

Ownership) o costo total de propiedad, que suma los gastos al equipamiento y los
valores de su mantenimiento, el precio hace la diferencia. Adems de ejecutar
programas antiguos y sistemas operativos que van del Linux al Windows NT, la
plataforma - que comienza a ganar escalas en sus ventas - agrega programas escritos
para el ambiente de 64 bits.

Red de comunicacin
Una red de computadoras est lista para operar con un ERP despus de un extenso
relevo de los usuarios, de los nmeros y localizacin de los puntos que van a
involucrarse con el sistema de gestin. Probablemente, el trfico que ser generado es
mayor que la velocidad de banda contratada, pero slo un capacityplanning - como
son llamados esos informes - podr decirlo con seguridad.
An frente a una radiografa que indica cambios en la redes locales y en la
infraestructura de comunicacin de larga distancia - utilizada cuando la empresa posee
instalaciones distribuidas en edificios, ciudades, provincias o pases diferentes -, la
inversin adicional debe ser efectuada de acuerdo a la implementacin del paquete de
gestin. Como el proceso es llevado a cabo en la secuencia de los mdulos, (pedazos
del sistema global de ERP), es posible economizar recursos de acuerdo a la demanda
de entrada de los usuarios y localidades.
Algunos consultores revelan que existe una cierta exageracin cuando se habla del
aumento de trfico generado por ERP, y que antes de contratar estos sistemas, las
corporaciones ya trabajaban de algn modo con el intercambio de datos en red.
Dejando de lado la polmica, lo es cierto que, para la transferencia de datos en una
red corporativa no importa tanto la tecnologa de comunicacin como la velocidad y la
redundancia de las conexiones de las redes.
Todava la preferencia recae en la contratacin de proveedores con tecnologas
diferentes para el link principal y el de contingencia o backup. De la misma manera
que la relacin usuarios/banda para delimitar la velocidad de las conexiones debe
seguir parmetros y estudios que consideren situaciones de pico en las operaciones y
no trabajar en el promedio de la banda disponible.
Corporaciones con diferentes puntos de actuacin geogrfica deben poseer
conexiones veloces y redundantes, pero la mejor pregunta que una empresa debe
hacer es: Qu representa aquella localidad y cmo garantizar un buen flujo de datos envo y acceso a la informacin? Para la divisin Farma de Novartis en Brasil, por
ejemplo, la respuesta fue todo. Los profesionales del rea de tecnologa de la
informacin (TI) de esta divisin tienen hasta el 2005 para sustituir el sistema ERP
(Enterprise ResourcePlanning) BPCS, de SSA, por el paquete de gestin SAP R/3 y,
paralelamente, implementar la infraestructura de comunicacin que soportar las
transacciones generadas por esos programas, el intercambio de mensajes en Lotus
Notes, el acceso WEB y la intermediacin de toda la comunicacin efectuada a partir
de 11 pases de Amrica Latina con la matriz en Europa.
Sin un cuidado redoblado, Novartis correra el riesgo de aumentar sus gastos en
comunicacin, considerando el aumento del volumen de los datos que transitan por la
red y la necesidad de redundancia para garantizar la integridad de las informaciones
enviadas a la matriz. Pero, diferente de lo que parece, la compaa consigui reducir

sus costos en ms del 40% despus de la revisin y renegociacin del contrato con el
proveedor de servicios de comunicacin, y consigui iniciar la migracin de todo el
ambiente para una red MPLS (MultiprotocolLabelSwitching) con links de hasta 2 Mbps
para cada pas de Amrica Latina donde posee instalaciones. La implementacin de
ERP fue iniciada por Brasil y contina por el resto de Amrica Latina, precedida de la
nueva red de comunicacin

Operacin y control
Pasado el momento de la eleccin del mejor sistema de gestin empresarial e
inclusive de las definiciones respecto a la implementacin del paquete de software, el
prximo paso es de operacin y mantenimiento de la solucin. No es suficiente
solamente elegir la planta de la "casa" y hacer su construccin, es preciso saber cmo
debe ser administrada y cuidada. Siguiendo con la analoga, es interesante saber si es
mejor tener esa casa en un condominio cerrado, en el cual un tercero se
responsabiliza por una serie de acciones administrativas, seguridad y de conservacin,
o si ser todo hecho por sus empleados.
La tercerizacin, tambin llamada de outsourcing, del sistema de ERP no es ms algo
extrao o sin propsito. Antes tab en TI como un todo, la contratacin de un socio
para administrar un ambiente de tecnologa es ahora una tendencia. Una opcin que
ha seducido muchas corporaciones, como los nmeros de evolucin del mercado de
tercerizacin en Brasil pueden ilustrar.
De acuerdo con el instituto estudios IDC, slo en 2003 la modalidad aument sus
negocios en 6,8 % en Brasil, con un total de R$ 10,4 miles de millones de facturacin,
un crecimiento muy por encima de cualquier segmento de TI. En los informes de AMR
Research, el nmero de compaas que utilizan la tercerizacin en el mundo va a subir
entre 20 % y 50 % hasta el ao 2005. La principal justificativa es la reduccin de
costos que la modalidad garantiza.
Esa disminucin de los gastos aparece en muchos tpicos cuando el tema son
proyectos de ERP. Primero, no es preciso comprar mquinas especficas o hacer un
upgrade de las mismas. En otros casos, inclusive la contratacin del software puede
ser simplificada, pero el impacto ms contundente es en la poltica de contratacin de
personas habilitadas para administrar el conjunto de sistemas. Con el outsourcing no
es necesario formar un equipo, invertir en entrenamiento y todava sufrir con el
proceso constante de substitucin de las personas, entre otros detalles.
Algunos CIOs (ChiefsInformation Office), sin embargo, le temen a la utilizacin a larga
escala del outsourcing, en especial en reas que estn relacionadas al business, o
sea, que pasan por los sistemas de ERP. La Parmalat brasilea, por ejemplo, terceriz
su rea de comunicacin de datos e infraestructura de las fbricas, pero prefiere tener
en manos el gerenciamiento del sistema de gestin como as tambin las actividades
de comercio electrnico. La justificativa es que son sectores extremadamente
sensibles al negocio de la compaa
Ejemplos de sistemas ERP
SAP ERP

SAP ERP es el software de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP) ms

completo, flexible y escalable, ya que utiliza una plataforma de tecnologa abierta que
puede aprovechar e integrar diversos sistemas, tanto propios de SAP como de
terceros. Sus caractersticas nicas lo convierten en la aplicacin lder entre los
sistemas ERP en el mundo, proporcionando funcionalidad para soportar todos los
procesos de negocio de su empresa de punta a punta, todo ello sobre la base de la
plataforma tecnolgica SAP Netweaver. SAP ERP se encuentra conformado por cuatro
componentes principales que brindan soporte a procesos clave de negocio
redefiniendo la nocin de planificacin de los recursos de la empresa:

SAP ERP Analtica

SAP ERP Finanzas
SAP ERP Gestin del Capital Humano
SAP ERP Operaciones
SAP ERP Servicios Corporativos
Estos componentes integran caractersticas
actividades de negocio como:

funcionalidades

que

soportan

Analtica: Provee un completo soporte para la gestin estratgica de la empresa,

anlisis financiero, operacional y de fuerza de trabajo. SAP ERP brinda una
inteligencia de negocio verdaderamente robusta y una plataforma de administracin
del
desempeo
nica
en
su
clase.
Finanzas: Con SAP ERP puede ayudarle a la automatizacin de las funciones de
finanzas de su compaa con las ventajas de reducir los costes, acelerar la
preparacin y el procesamiento de la informacin financiera teniendo en cuenta los
cambios en la organizacin de su empresa, y hacer un uso ms inteligente de los
recursos de efectivo disponibles. Entre las funcionalidades clave de SAP ERP se
incluyen:

Contabilidad financiera y contabilidad analtica: registra cantidades y valores de

las transacciones relevantes actualizando un conjunto de libros, conciliados y
listos para ser auditados, que se utilizan para informes estatutarios para el
soporte a la gestin y para las aplicaciones analticas.
Administracin de la cadena de suministro financiera: le proporciona una mayor
visibilidad de su capital de trabajo, ayudndole a optimizar las actividades de
flujo de caja, a reducir los costes asociados con los procesos de facturacin y
de pago, y a optimizar las transacciones con los clientes, distribuidores y
proveedores.

Gestin del Capital Humano: El sistema proporciona funciones que soportan la

administracin de talentos, la gestin de procesos de la fuerza de trabajo y gracias a
su implementacin, ayuda a lograr un verdadero aprovechamiento del potencial de su
fuerza de trabajo. Entre muchas otras, las funcionalidades clave de SAP ERP incluyen:

Administracin de las relaciones con el empleado: capacita a sus empleados

para compartir conocimientos de manera gil, estableciendo relaciones de
colaboracin y de interaccin entre individuos, creando equipos de trabajo
eficientes y confiables.
Administracin del ciclo de vida del empleado: automatiza de manera optima
todas las fases del ciclo de vida del empleado, desde la contratacin a la
formacin, el desarrollo y la retencin.
Administracin de transacciones del empleado: simplifica e integra los
procesos de gestin esenciales del capital humano (HCM) como nmina,

administracin, gestin de tiempos y creacin de informes jurdicos, entre otros

beneficios.
Operaciones: Entre las funcionalidades clave de SAP ERP se incluye un completo
conjunto de funciones de administracin de logstica que ayudan a agilizar los ciclos
de negocio de compra al pago y produccin a venta. Por ejemplo:

Operaciones logsticas: simplifica las operaciones clave que la empresa va a

necesitar para la realizacin de sus actividades, ejecutando de manera ptima
todas las rdenes de los entornos de compras, ventas, produccin y
administracin de cambios, permitiendo a la vez:
o Reduccin de costos: Convierte los lentos pasos manuales en procesos
en lnea verdaderamente giles. Las herramientas de anlisis y de
gestin le ayudan a equiparar la oferta con la demanda y a mejorar la
planificacin empresarial en conjunto.
o Optimizar el manejo de activos: Permite planificar e implementar activos
para liberar recursos y as reducir la duracin del ciclo de pedido. SAP
ERP mejora el uso de los recursos de fabricacin, reduce los excesos
en el manejo de stock y satisface las demandas cambiantes de los
clientes.
o Mejorar la adaptabilidad: Proporciona la visibilidad, los pronsticos y la
gestin del rendimiento para toda la empresa, lo que reduce
considerablemente los ciclos de planificacin y tiempos de entrega,
convirtiendo esto en mejoras continuas de los procesos y en una
respuesta ms rpida ante las nuevas oportunidades.
o Aumentar los ingresos: SAP ERP permite brindar un servicio al cliente
de primer nivel al responder rpidamente a su demanda y llevar a cabo
iniciativas orientadas a l, como por ejemplo comprobaciones de
disponibilidad online, entre muchas otras caractersticas.
Administracin de operaciones: facilita la evolucin y la ampliacin de las
funcionalidades de colaboracin, permitiendo la implantacin incremental de
soluciones de planeacin avanzada como, Administracin de la Cadena de
Suministro (SAP SupplyChain Management), Administracin del Ciclo de Vida
del Producto (SAP ProductLifecycle Management), y Administracin de la
Relacin con Proveedores (SAP SupplierRelationship Management).
Servicios Corporativos: Una de las principales funcionalidades de gestin que SAP
ERP le ofrece es la optimizacin de los servicios centralizados y descentralizados para
la adecuada administracin del mantenimiento, gestin de la calidad, bienes
inmuebles, portafolio de proyectos, viajes corporativos, medio ambiente y seguridad e
higiene. SAP ERP permite la administracin eficaz de los servicios corporativos
mediante:

Mantenimiento de equipos y edificios, administracin de bienes inmuebles y

gestin de espacios e instalaciones: brinda la capacidad de simplificar y
administrar cada una de las etapas del ciclo de vida de sus activos, haciendo
visibles todos sus costes.
Administracin de viajes: optimiza los procesos de viaje, e incluye un
marketplace de gestin de viajes que permite a sus empleados contratar ellos
mismos los servicios relacionados con los viajes proporcionndoles una
manera sencilla y eficiente de organizar sus viajes de negocio, agilizando la
entrega de reportes y llevando un control y registro para la toma de decisiones.
Administracin de incentivos y comisiones: proporciona una mayor flexibilidad a
la hora de recompensar a su personal comercial para mejorar el rendimiento de
las ventas.

Medio ambiente, salud y seguridad: Permite gestionar las complejas

normativas en constante cambio, como medio ambiente, salud y seguridad y
sus consecuencias. Cubre todos los aspectos de la empresa, incluidos el
desarrollo de nuevos productos, compras, fabricacin, ventas, distribucin,
servicio y mantenimiento.

Mdulos del sistema SAP

Finanzas (FI)

Controlling (CO)

Gestin de materiales (MM)

Ventas y distribucin (SD)

Recursos Humanos (HR)

Business Intelligence (BI)2

Herramientas que se utilizaron para desarrollar el sistema

SAP est construido con el lenguaje de programacin ABAP (siglas de

Advanced Business ApplicationProgramming). Aunque los consultores no
necesitan dominarlo, ya que el desarrollo de las aplicaciones corre por cuenta
de los programadores, s se valora que tengan nociones bsicas. Al incorporar
un entorno de programacin, SAP permite ampliar la funcionalidad
proporcionada en el estndar.
ABAP es un lenguaje de programacin orientada a objetos y tiene como
caractersticas principales las siguientes:
Est basado en la programacin estructura
Es un lenguaje interpretado y no compilado, aunque se pueden generar
versiones compiladas
Se utiliza para desarrollar dos tipos de programas: los que se ejecutan en modo
reporting y los que se ejecutan en modo dilogo; existen sentencias que
permiten conmutar entre los dos modos
Est dirigido por eventos

Est integrado por completo en el sistema SAP R/3

Est preparado para que sea multi-idioma
Incorpora elementos que permiten declarar datos, elementos de control interno,
elementos operacionales y acceso a bases de datos
SAP tambin ofrece diseo y estrategias de procesos, as como, servicios
permanentes que ayudan a emigrar los sistemas empresariales de acuerdo con
los cambios de las TI. SAP ayuda a sus clientes "a dirigirlos durante dichas
transiciones, de los entornos de min (SAP R/2 ) a los de cliente-servidor (SAP
R/3 ) y de estos a la arquitectura hacia la arquitectura orientada a los
servicios (ESA)". Asimismo, ofrece estrategias de resistencia al cambio en los
sistemas de soluciones de negocios pues se involucra en los procesos de
capacitacin de los usuarios finales del sistema.

Imgenes del sistema SAP ERP

Comentario acerca del sistema

Una de las ventajas de SAP es su flexibilidad. SAP permite a las empresas crear sus
propias reglas dentro de la estructura de SAP. Estas normas establecen los
parmetros para las transacciones aceptables e inaceptables. Por ejemplo, el sistema
no permitir que se procese una anotacin en un diario si no ayuda al balance. Las
empresas determinan qu empleados pueden acceder a cada zona en el entorno SAP.
Slo el personal autorizado recibe acceso a los datos personales, como los salarios.
SAP tambin tiene la flexibilidad para integrar sus datos con distintas bases de datos.
Los usuarios pueden descargar la informacin en hojas de clculo para su posterior
anlisis.

Software ContaDesk
ContaDesk es un completo sistema de gestin empresarial (ERP) que cubre
las necesidades de las diferentes reas de la empresa a travs de una
interconexin automatizada en la que permite que la unidad de ventas pueda
comunicarse con contabilidad y hacer los asientos contables de forma
automtica, que RRHH pueda emitir planillas y preparar boletas de pagos, que
los ingresos a almacenes se hagan tambin de forma automtica con la
aceptacin de la orden de compra y muchas otras cosas ms.
ContaDesk incorpora funcionalidades de gestin que agilizan la colaboracin
entre departamentos y equipos en la empresa; y permite trabajar remotamente
mediante una interfaz web desde cualquier equipo o tableta conectada a
Internet. El sistema cuenta tambin con un portal para clientes y
proveedores y un innovador sistema de mensajera y correos electrnicos
entre usuarios del sistema y clientes y proveedores.
FUNCIONALIDADES
Ventas y CRM

Nuestro mdulo de Ventas y CRM es uno de los ms completos del sistema ya que
integra toda la gestin de ventas con el area contable y de finanzas y permite a los
vendedores llevar un control estricto de sus ventas y a los gerentes un control estricto
de los vendedores. Este mdulo es totalmente configurable y tiene un CRM (Sistema
de manejo de la relacin con el cliente) para que el vendedor pueda hacer una gestin
efectiva en cada paso de la venta.

Creacin de pedidos de venta.

Revisin de los pedidos en sus distintos estados.
Consulta del Workflow de los pedidos de venta
Confirmacin de envo
Se puede definir una fecha de facturacin y las condiciones individualmente en
cada pedido
Los gastos de envo pueden asignarse usando una tabla de tarifas donde se
pueden consultar los precios de los diferentes proveedores de transporte.
Notas de entrega y recepcin automticos desde pedido
Notas de envos parciales

Facturacin (NSF), Cobros y Pagos

ContaDesk permite facturar desde cualquiera de sus mdulos y est adaptado con
Impuestos Internos para generar facturas computarizadas, facturas electrnicas y
recibos de pagos.
Igualmente se pueden configurar todas las formas de cobro o pago que utilice la
empresa (Giros, pagars, transferencia, factoring, depsito bancario y otros). Nuestro
mdulo de Facturacin incluye:

Configuracin de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores

Facturas automticas desde pedido o inventario
Generacin automtica de efectos de cobro y pago
Remesas de recibos, rdenes de pago o transferencia
Importacin de extractos bancarios
Envo telemtico de remesas al banco
Conciliacin bancaria automtica
Gestin de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de proveedores
Reportes de bancarizacin (requeridos por el SIN)

Contabilidad y Finanzas
La contabilidad en ContaDesk es de doble entrada y soporta multiples sucursales de la
empresa y multiples empresas a la vez, as como varios idiomas, monedas y
sucursales.
La mayora de los asientos contables son generados automticamente por el
sistema, por lo tanto se evita la introduccin manual de datos y los errores de
digitacin.

El rea de finanzas est enlazada con todo el resto de mdulos de la aplicacin,

por lo que no solo permite llevar la contabilidad, cobros y pagos, sino que existen
acciones definidas interactuando con otras reas que optimizan la gestin global de la
empresa.
Ejemplo: Si un gestor financiero incluye a un cliente en una lista de morosos, el Cliente
ser bloqueado para cualquier accin comercial de nuestra empresa. Por ejemplo en
pedidos de venta o envos de mercanca, hasta que sea desmarcado como moroso.
ContaDesk permite llevar una contabilidad analtica presupuestaria y de costos,
adems de los siguientes puntos:

Definicin de la estructura del plan de cuentas

Ejercicios, perodos (mensuales, trimestrales)
Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones ITF)
Plazos de pago
Liquidaciones
Procesos automticos de Cierre del ao
Informes anuales: Balance, prdidas y ganancias.

Recursos Humanos
El mdulo de gestin de recursos humanos de ContaDesk ofrece la siguiente
funcionalidad:

Gestin de empleados y calendario de vacaciones

Gestin de contratos de empleados
Gestin de beneficios
Gestin de ausencias
Gestin de Procesos de reclamacin
Gestin del rendimiento de empleados
Gestin de perfiles y responsabilidades de los empleados
Reclutamiento y encuestas
Planillas de sueldos
Gestion de empleados eventuales o bajo contrato
Gestion de documentos adjuntos al registro de un empleado. Ej. Curriculum,
CI, etc.
La mayora de estos mdulos tienen posibilidad de ser ampliados con mdulos
adicionales, pero son provistos con la funcionalidad standar en el menu principal de
ContaDesk cuando se instala el mdulo de recursos humanos.
Control de Inventario
Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en ContaDesk en cuanto a
inventario seran los siguientes.

Gestin de almacenes en distintas ubicaciones (poblaciones)

Gestin de la rotacin de inventario y niveles de stock
Ejecucin de las rdenes de empaquetado generadas por el sistema
Ejecucin de envo con albaranes de entrega y clculo de los gastos de envo.

Gestin de lotes y nmeros de serie para trazabilidad

Clculo de niveles tericos de stock y valoracin automtica de stock.
Definicin de reglas para reabastecimiento de stock.

Gestin de Compras
El mdulo de gestin de compras permite:

Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en rdenes

de compra
ContaDesk tiene varios mtodos de monitorizar factura y realizar el
seguimiento de la recepcin de materiales solicitados.
Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancas faltantes.
Gestin de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.
Las reglas de reabastecimiento de mercanca del sistema permiten generar
borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra) automticamente.
Tambin es pueden configurar para que se ejecute un procemiento totalmente
ajustado a las nesidades de compra marcadas por el rea de fabricacin

Precios y modalidades de comercializacin

PYME
Para pequeas empresas
Hasta 3 usuarios

Ventas CRM, Compras, Almacenes, Clientes, Proveedores, Reportes

Sistema Facturacin Virtual
Sistema ERP en la nube
Acceso remoto
Capacitacin in-company
Backups diarios
Personalizacin

$9900/mes
PROFESIONAL
Para empresas medianas
Hasta 5 usuarios

Ventas CRM, Compras, Almacenes, Clientes, Proveedores, Reportes

Sistema Facturacin Virtual
Sistema ERP en la nube
Acceso remoto
Capacitacin in-company
Backups diarios
Personalizacin

$19900/mes
ENTERPRISE

Para grandes empresas

Hasta 10 usuarios

Ventas CRM, Compras, Almacenes, Clientes, Proveedores, Reportes

Sistema Facturacin Virtual
Sistema ERP en la nube
Acceso remoto
Capacitacin in-company
Backups diarios
Personalizacin

$29900/mes
Herramientas que se utilizaron para desarrollar el sistema

PHP, HTML5, Javascript, AJAX

Python, Perl, Frameworks
Delphi, C#, Visual Basic
Bases de datos Oracle, SQL Server, PostGres, Firebird, MySQL

Imgenes del sistema Contadesk

Comentario acerca del sistema

El sistema cuenta con una comunidad de desarrolladores que van
incrementando funcionalidades al sistema. ContaDesk, est basado en un
exitoso software que funciona en ms de 5000 empresas alrededor del mundo,
es flexible, slido y confiable

1.

Aplicaciones mviles y sistemas de informacin

Fundamentacin terica
Un dispositivo mvil es un aparato cuyo fin principal es mantener comunicado, be in
touch.Gracias a su pequeo tamao y escaso peso son fciles de transportar incuso
en un bolsillo.
Bateras de alta duracin y procesadores de bajo consumo permiten largos periodos
de uso sin recarga, incluso semanas en stand by.Debido a la fuerte competencia de
este sector los cambios en estos dispositivos, su variedad y caractersticas
evolucionan rpidamente. Sin embargo se mantienen una serie de caractersticas
comunes. La mayora cuentan con una pantalla generalmente tctil y/o
un teclado que hacen posible la entrada y salida de datos.

El telfono mvil se ha consolidado durante la ltima dcada como el principal

dispositivo mvil en trminos de usabilidad, tamao y caractersticas. Segn la ITU
(International Telecommunications Union) de las Naciones Unidas. A finales de 2010
aproximadamente 5 billones de personas utilizarn telfonos mviles [1]. De los cuales
aproximadamente un milln se encuentran suscritos a conexiones a Internet.

La telefona mvil gener en 2009 un total agregado de 1.07 trillones de dlares [2].
Cantidad cercana a los beneficios obtenidos por industrias consolidadas como la
industria automovilstica o la alimentacin. La proliferacin de libros y estudios sobre
dispositivos mviles as como la diversidad y avances tecnolgicos enfocados a este
mercado lo convierten en uno de los sectores potencialmente ms potentes para el
futuro. Por ejemplo gran cantidad de marcas estn reorientando sus modelos de
negocio en esta direccin, con la intencin de expandir sus marcas, buscar nuevos
clientes potenciales y generar nuevas fuentes de ingresos. Los dispositivos y los
usuarios avanzan a un ritmo incansable. La innovacin continua es el patrn de este
segmento de lastelecomunicaciones. Los usuarios necesitancambios constantes,
nuevas aplicaciones que permitan y mejoren la interaccin con la informacin y la
experiencia en Internet.
Los patrones estn cambiado, las tendencias a la hora de buscar informacin han
avanzado y el usuario medio exige nuevos sistemas para la obtencin de informacin.
Aparecen diferentes sistemas de presentacin de la informacin para dispositivos
mviles adaptados a las caractersticas intrnsecas de estos.

Mviles como interfaz de los Sistemas de Informacin

Los telfonos mviles incluyen cada vez ms tecnologas que permiten desarrollar
nuevas aplicaciones. Incluyen pantallas tctiles, brjulas digitales, sensores de
posicionamiento GPS, acelermetros, cmaras, etc.La mayora de estos sensores se
orientan adesarrollar nuevos sistemas de interaccin con el usuario como los
inclinmetros, la brjula, incluso la cmara. Esta integracin de tecnologas pretende
interconectar actividades
cotidianas del mundo real con el mundo digital e Internet. De tal manera que a partir de
los diferentes sensores de un terminal mvil se puedan reconocer digitalmente
situaciones del mundo real de una persona facilitando o mejorando actividades
cotidianas. Actualmente se han lanzado algunas iniciativas que potencian este
concepto y la acogida por parte del publico general estsiendo positiva. Algunas
aplicaciones se sirven de los datos agregados obtenidos por los terminales mviles
para intentar cubrir o crear diferentes necesidades, por ejemplo:

FourSquare, es una red social que permite a los usuarios registrados compartir su
localizacin geogrfica con aquellos contactos que desee. De tal manera que se
pueda conocer la localizacin geogrfica concreta de Ciertos contactos, recibir avisos
de cercana, ver restaurantes cercanos, etc.
La aplicacin se encuentra disponible para los sistemas mviles ms comunes como
iPhone, Android, Blackberry o Palm entre otros. En este caso la interfaz permite al
usuario reconocer de manera sencilla lugares, personas otiendas cercanas.

Strands es una red social de corredores que permite a los usuarios registrados
conectar con otros corredores, compartir rutas de entrenamiento as como la evolucin
personal de cada uno. La aplicacin captura el movimiento del usuario a travs de su
mvil cuando estn corriendo, calcula sus rutas, velocidad media, intensidad de la
ruta, etc.

Google Shopper: es una aplicacin mvil que permite a los usuarios sacar fotos de
libros, CDs de msica y otros productos y obtener informacin detallada del producto
obtenida de Internet.

Estas aplicaciones son claros ejemplos de interacciones entre el mundo real y el

mundo digital, una interfaz permite el acceso y suministra datos obteniendo respuestas
complejas a actividades cotidianas y en principio sencillas. Como se ha podido
comprobar es necesario integrar una gran cantidad de tecnologas para poder
suministrar datos que las aplicaciones puedan utilizar para obtener resultados
complejos. Una de las tareas de mayor complejidad se centra en mostrar la
informacin al usuario a travs de terminales mviles con las limitaciones que esto
conlleva. Es por esto que aparecen nuevas tecnologas orientadas a presentar la
informacin al usuario. Las pantallas ocupan ahora todo el terminal permitiendo incluir
mayor cantidad de informacin o de mayor calidad. A cambio, se convierten tambin

en dispositivo de entrada de datos lo cual complica la tecnologa pero por lo general

simplifica la entrada de informacin. Pese a la resistencia al cambio, la desaparicin
de los botones parece inevitable. Nuevas tendencias a la hora de presentar la
informacin al usuario tratan de fusionar o mejorar la visin real humana, como podra
ser por ejemplo la realidad aumentada. Esta tecnologa superpone informacin digital
sobre imgenes reales en tiempo real [2]. Se trata de una de las tecnologas que ha
tenido mayor impacto sobre aplicaciones innovadoras [3], incluyendo aplicaciones
mviles [4,5] en losltimos aos [6] desde la aparicin de las ltima tecnologas sobre
dispositivos mviles.

Arquitectura del Sistema

El sistema recibe el nombre de Informacin Aumentada por que se sirve de la realidad

aumentada para enriquecer la informacin que el dispositivo mvil sea capaz de
interpretar y obtener de Internet.
A nivel general el sistema muestra informacin adicional sobre lo que est capturando
la cmara del telfono mvil. El usuario abre la aplicacin y esta conecta la cmara,
por la pantalla se muestra directamente lo que est captando la cmara pero se
aade informacin que se superpone a la imagen real. De este modo el usuario
enfocar la cmara hacia aquellos objetos que sean de su inters. Cuando la cmara
capture el objeto, sea reconocido, se encuentre informacin relacionada y relevante
que mostrar al usuario, se habr generado informacin aumentada.

Ejemplos
Ejemplo 1: Compras madrid
Funcionalidad
App para reservar hoteles en tiempo real que permite buscar, filtrar y reservar
hoteles en y desde cualquier ubicacin. Dispone de geolocalizacin, integacin
de APIs externas, control de datos de hoteles y de pago, servidores a medida y
muchas funcionalidades adicional a medida.
Infraestructura que se requiere
Para poner en marcha el sistema se requiere la siguiente infraestructura
- Un telfono mvil smarphone con andorid SO o IOS
- Acceso a internet desde e celular
Crditos(de la empresa desarrolladora de software)
Empresa de desarrollo de software StartcApps

Ejemplo Restaurantes Bolivia

Descripcin
Restaurantes Bolivia es una aplicacin gua de establecimientos gastronmicos en
Bolivia. Somos la primera gua electrnica que cuenta con toda la informacin de los
restaurantes ms conocidos en el pas.
Mediante categoras de restaurantes, por distincin de ciudades y por locacin, usted
encontrar de la manera ms sencilla su restaurante favorito.
Nuestra gua no concentra solamente la ubicacin y nmero de contacto de los
restaurantes. En Restaurantes Bolivia App usted encontrar el men completo de cada
establecimiento con una descripcin detallada de sus productos.
Adems, como un servicio adicional de Restaurantes Bolivia App, usted podr realizar
pedidos a domicilio de los restaurantes que tenga disponibles este servicio y pagar en
la comodidad de su hogar.