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Implantacin y mejoras de

Oficinas de Proyecto
Lecciones aprendidas y tendencias actuales

Daniel Mato, PMI Captulo Montevideo


Patrocinado por*:

Daniel Mato
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AFILIACIONES@PMI.UY

Hoja de ruta:

El rol de una PMO tradicional


Evolucin de la PMO tendencias actuales
Sugerencias y lecciones aprendidas para
la evolucin de la PMO

El rol de una PMO


tradicional

Qu es una Oficina de Proyectos?


Definicin de PMI
PMBOK versin 5

Estructura de gestin que


estandariza los procesos
relacionados con la
gobernabilidad de los
proyectos de una
organizacin, facilitando el uso
compartido de recursos,
metodologas, herramientas y
tcnicas de la Gestin de
Proyectos.

PMO Tradicional

PMO administrativa
Recepcin y procesamiento de informes de estado de los
proyectos
PMO de apoyo
Rol consultivo y capacitador plantillas, guas de mejores
prcticas, capacitacin, acceso centralizado a documentacin y
activos de la organizacin gestin de lecciones aprendidas
PMO de control
Rol de supervisin del cumplimiento de estndares y
metodologas - nfasis en control presupuestal, control de
riesgos y de calidad tableros de control de portafolios (CMI)
PMO directiva
Rol activo en la gestin del proyecto, control del proyecto, gestin
del equipo y dems recursos.

PMO Tradicional

Gestin del portafolio y de programas


Visin global de los proyectos: relaciones y
sinergias, logros, riesgos, lecciones
aprendidas, mtricas de desempeo

Facilitador de la comunicacin y resolucin


de problemas entre proyectos del portafolio
o del programa
Conocimiento de los recursos humanos:
deteccin y promocin de nuevos lderes de
proyecto. Seguimiento o propuesta de
distribucin del personal en los proyectos.
Conocimiento de principales stakeholders,
apoyo en el anlisis y gestin. Facilitador de
vnculos entre stakeholders y proyectos.

PMO gestin de Programas y Portafolios

Referencias de PMI: descarga gratuita para miembros PMI

http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/practice-guides.aspx

Evolucin del
concepto de PMO
Tendencias
actuales

Evolucin del concepto de PMO

Mayor participacin e influencia

PMO operativa

PMO estratgica

Gestin y
Gestin del planificacin
estratgica
portafolio
De control
y directiva
Administrativa y de
apoyo

PMO ampliada

- Gestin de la
demanda
- Gestin del cambio
- Gestin de Calidad
- Gestin de
innovacin

Mayor valor y reconocimiento

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PMO Estratgica
Las organizaciones advierten

Una PMO que est actualmente

mayor valor de la PMO

gestionando un portafolio de

cuando apoya o promueve

proyectos y programas puede

iniciativas alineadas a los

agregar ms valor, participando

negocios y las estrategias

de diferentes formas del proceso


de Planificacin y Gestin
Estratgica de la organizacin

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Los proyectos y la estrategia organizacional


Misin
Visin

Mapas
estratgicos
Agenda
Estratgica
Producen
Valor

Estrategia y Objetivos
Organizacionales

Gerencia de
Operaciones

Gestin y Ejecucin de
Operaciones

Gestin del
Portafolio

Mejoran la
capacidad de
producir valor

Gestin y Ejecucin de
Proyectos

Recursos Humanos, Presupuesto, Infraestructura

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Ciclo de Planificacin y Gestin Estratgica


Reflexin
Estratgica

Formular la
Estrategia

Aprender y
Adaptar

Traducir
la Estrategia

Gestin
Estratgica

Planificar las
Operaciones

Monitorear
Resultados
Ejecutar la
Estrategia

Presentation Title

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PMO Estratgica
Formular y
traducir la
estrategia

Presentar informacin del


desempeo del plan en el
ciclo anterior

Planificar
las
operaciones

Promover talleres de

identificacin de focos,
objetivos y metas

Ejecutar la
estrategia

Colaborar en confeccin
del Mapa Estratgico

Monitorear
resultados

Aprender y
adaptar

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PMO Estratgica
Formular y
traducir la
estrategia

Construir una lista de


iniciativas

Planificar
las
operaciones

Evaluar factibilidad en
trminos de alineamiento

estratgico y rentabilidad
y otros factores

Ejecutar la
estrategia

Construir la Agenda
Estratgica (Portafolio)

Monitorear
resultados

Colaborar en la difusin

Aprender y
adaptar

15

PMO Estratgica
Formular y
traducir la
estrategia

Planificar inicio de
proyectos y programas

Planificar
las
operaciones

Seleccin de lderes de
proyecto y equipos

Actividades de PMO
operativa

Ejecutar la
estrategia

Herramientas
Capacitacin

Coaching

Monitorear
resultados

Aprender y
adaptar

16

PMO Estratgica
Formular y
traducir la
estrategia

Seguimiento de mtricas
de cumplimiento de la
estratgica

Planificar
las
operaciones

Anlisis de desempeo y

tendencias

Ejecutar la
estrategia

Participacin en anlisis
de mejoras

Monitorear
resultados

Comunicar e involucrar a

los proyectos

Aprender y
adaptar

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PMO Estratgica
Formular y
traducir la
estrategia

Talleres de acciones de
mejora con los proyectos
y stakeholders

Planificar
las
operaciones

Replanificacin de la

cartera de proyectos, de
la asignacin de

Ejecutar la
estrategia

recursos, nuevas metas

Monitorear
resultados

Gestin de lecciones

aprendidas del PGE

Aprender y
adaptar

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PMO Estratgica

PMO divisional o corporativa


En ambos casos, es posible participar de actividades estratgicas.
No limitarse por la posicin en la estructura organizacional.
Desarrollo de la participacin en forma evolutiva
Iniciando con la gestin del portafolio, puede comenzar con algunas
de las etapas del PGE. En siguientes ciclos ir cumpliendo ms
funciones
Conformacin de un staff multidisciplinario
Se requieren habilidades de planificacin, evaluacin de proyectos,
visin de negocios, comunicacin, etc.
Reconocimiento y empoderamiento
Para participar del PGE, la PMO debe ser reconocida y apoyada a
nivel directivo, lo cual se traduce tambin en reconocimiento y apoyo
en el resto de la organizacin.

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PMO Ampliada
Los proyectos generan transformaciones en la organizacin, en su gente
y tambin en los resultados de sus negocios.
Estrategia
organizacional

Gestin
Prcticas de
Prcticas de
organizacional Gestin de
Gestin de
de proyectos
Negocios
Proyectos

La PMO, por su posicin, conformacin y herramientas, puede colaborar


en un mejor alineamiento entre los proyectos, los negocios y la
organizacin

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PMO en la Gestin de Demanda


Demanda
Solicitudes de
mejoras,
cambios,
nuevos
productos.

Demanda
Solicitudes de
mejoras,
cambios,
nuevos
productos.

Oferta

Acumulacin de pedidos, poca


claridad en la definicin

Superposicin con operaciones y


proyectos actuales

Sin prioridades (presiones)

Atrasos Crticas - Desmotivacin

Anlisis de demanda

Oferta

Necesidad a solucionar

Trabajo bien definido

Alineamiento estrategia

Solo trabajo de valor

Valor para el negocio

Recursos organizados

Disponibilidad de
recursos

Entregas controladas

Urgencia, Impacto

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PMO en la Gestin de Demanda

Equipo especializado y reconocido por ambas partes


Referentes de la organizacin con conocimiento tcnico y
entendimiento del negocio, de la organizacin y de los clientes
Con experiencia y conocimiento de varias reas de la
organizacin
Aplicacin de metodologa y herramientas (Business Analyst)

Relacionamiento con el cliente - gestin proactiva de la


demanda
Establecer .vnculo permanente, an cuando no hay demanda
Identificar necesidades futuras, para planificar con anticipacin
Conocer visin del cliente sobre otros trabajos, prevenir riesgos

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PMO en la Gestin de Demanda

Beneficios:
El cliente identifica interlocutores que reconoce como pares, con
mismo lenguaje y visin de negocio
El gestor conoce las necesidades del Cliente- Puede ayudar a
priorizar demanda y reconocer nuevas iniciativas a futuro.
El gerente del rea que ejecuta proyectos solo recibe solicitudes
que aportan valor a la organizacin y que son posibles de
ejecutar
Los equipos de proyectos reciben informacin detallada de los
objetivos, necesidades, entregables, recursos y dems
informacin.
Los equipos de proyectos trabajan en actividades que tienen
valor, generando mayor motivacin y reconocimiento.

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PMO en la Gestin de Demanda

Referencias de PMI: descarga gratuita para miembros PMI

http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/practice-guides.aspx

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PMO en la Gestin del Cambio

Proyectos, Programas

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PMO en la Gestin del Cambio

Equipo especializado y reconocido por ambas partes


Staff con especialistas en comunicacin y gestin del cambio
Identificacin y coordinacin de agentes del cambio

Estrategias, planes y gestin del cambio


Talleres y actividades de anlisis y planificacin con equipos de
proyectos y con principales stakeholders involucrados
Evaluar, con visin global del portafolio y el resto de la
organizacin, la efectividad de planes de gestin del cambio
implantados por los proyectos
Proponer acciones de mejora e incorporar lecciones aprendidas

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PMO en la Gestin del Cambio

Referencias de PMI: descarga gratuita para miembros PMI

http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/practice-guides.aspx

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PMO ampliada
Dependiendo de las necesidades de la organizacin la PMO podra
tambin asumir roles que en general son desarrollados por sectores o
grupos especficos. Solo a modo de ejemplo:

Gestin de la Calidad de Proyectos


Contribuir a desarrollar mapa de procesos, modelos de
documentacin, participar del proceso de diseo de procesos.
Participar como entidad externa para aseguramiento y control de
calidad, de acuerdo a como se propone en PMBOK

Gestin de Innovacin e Investigacin


Establecer procesos para relevamiento de ideas y conformacin de
proyectos.
Colaborar con los expertos de I & I en el seguimiento de los
proyectos.

28

Sugerencias y
lecciones
aprendidas para la
evolucin de la PMO

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Lecciones aprendidas

Para sobrevivir hay que evolucionar


Cuanto ms operativa la PMO menos valor genera y ms riesgo
tiene de ser desplazada o poco reconocida

La evolucin es un proyecto
La evolucin debe ser planificada, ejecutada y controlada,
mediante proyectos de corto alcance (un ciclo de planificacin
estratgica)

Buscar el apoyo de la organizacin


Mostrar logros, pequeas victorias, que posicione cada vez
mejor a la PMO mostrar el valor para el negocio.

La evolucin implica mayor trabajo y responsabilidades


El staff debe prepararse, mejorar y adaptarse rpidamente.
Puede requerir apoyo externo en las primeras etapas

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Proceso de evolucin y maduracin


Prepararse
para la
evolucin

Analizar
lecciones
aprendidas

Medir el
desempeo

Buscar
desafos
realistas

Comunicar
a la
organizacin

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Riesgos de la evolucin
Riesgo

Acciones de mitigacin

La cultura organizacional no
facilita la evolucin hacia la
gestin estratgica

Plan a largo plazo para generar y lograr


espacios
Mostrar logros a corto plazo que
generan valor a la organizacin

El staff no est preparado para


el proceso de evolucin

Desarrollar un plan de mejora en la


formacin y en la conformacin del staff
Involucrar a todo el staff en la
planificacin y anlisis del avance

La PMO no es suficientemente
reconocida por las reas de
operaciones y proyectos

Lograr apoyos de referentes de la


organizacin
Difusin de logros y del valor generado

La PMO se percibe como


competencia o amenaza para
otras reas

Buscar acuerdos ganar-ganar


Presentarse como una entidad de
apoyo al crecimiento de las reas

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Preguntas? - Opiniones!

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Daniel Mato
PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM
AFILIACIONES@PMI.UY

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Patrocinado por*:

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PMO Estratgica
Formular y
traducir la
estrategia

La PMO puede participar de


diferentes formas en el
proceso de Planificacin y

Planificar
las
operaciones

Gestin Estratgica

La participacin puede ir

Ejecutar la
estrategia

cambiando a medida que se


repite el ciclo varios aos
Monitorear
resultados

Aprender y
adaptar

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