TEMA 5.

TCNICAS RELACIONADAS
CON LA AUDITORA

I. INTRODUCCIN
El auditor no slo realiza informes, en su trabajo diario debe
conocer una serie de tcnicas que le van a permitir desarrollar con
mayor rigurosidad su trabajo. Entre estas tcnicas caben destacar las
de cmo realizar una entrevista o cmo se realizan las listas de
chequeo, as como cules son las no conformidades ms frecuentes,
qu hacer con sus documentos de trabajo o cmo cuantificar una
Auditora.

II. OBJETIVOS
x

Conocer las distintas tcnicas que debe dominar el Auditor para

realizar su trabajo.

Para llevar a cabo una Auditora de Sistemas de Gestin es

necesario conocer y dominar una serie de tcnicas y
herramientas. En este captulo se profundizan en algunas de
ellas. En primer lugar, se mencionan las posibles formas de
cuantificar o valorar objetivamente un sistema de gestin de la
prevencin.
Cuantificaciones
tanto
cualitativas
como
cuantitativas, as como las formas de ponderacin.

A continuacin, se desarrollan las tcnicas de recogida de

informacin ms comunes para el auditor en el ejercicio de su
tarea. Dos de ellas son especialmente importantes: las
entrevistas y las listas de verificacin o chequeo. Tambin se
mencionan otros documentos de trabajo que se emplean en las
auditoras de gestin de la prevencin y por ltimo, se hace una
mencin de las no conformidades ms frecuentes que pueden
encontrarse en las auditoras actuales.

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

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TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

III. PUNTUACIN DE LA AUDITORA

Para valorar objetivamente los sistemas de
prevencin el auditor puede optar por dos
posibilidades: un sistema de puntuacin
cualitativo o un sistema de puntuacin
cuantitativo. Dentro de los sistemas de
puntuacin cuantitativos existen los sistemas
ponderados y no ponderados.
x

Sistema de puntuacin cualitativo

Es aquel sistema en el que los criterios de valoracin no son
numricos, sino cualitativos.
Dentro de los sistemas de puntuacin cualitativos se pueden
utilizar cuantas escalas de valoracin se estimen oportunas. As
se puede establecer un sistema binario, en el que la escala
quede limitada a la valoracin bien y mal o se puede optar por
aumentar las escalas de valoracin, dependiendo del margen de
flexibilidad que se le quiera dar y la complejidad del sistema a
auditar. As podemos encontrar sistemas con tres escalas, bien
regular y mal; o alta media y baja, o seguir aumentando a
cuatro: nulo, bajo, medio alto, etc.
Dado que la normativa y las tcnicas de prevencin no estn
definidas de manera cerrada, pudiendo encontrar en muchas
ocasiones diferentes posibilidades de cumplir con la normativa,
es conveniente al menos utilizar tres parmetros a la hora de
valorar las diferentes cuestiones: bien regular y mal, o alto
medio o bajo.
Una de las ventajas de este sistema de puntuacin es su
sencillez.
El problema que supone este sistema de puntuacin es que no
se pueden realizar tantos por cientos ni ponderaciones, que nos
permitan establecer una visin general del cumplimiento y
eficacia del sistema de prevencin.
Adems, este sistema de prevencin slo sera de aplicacin a
la auditora legal, puesto que fuera de sta, nos encontraramos
con cuestiones que necesitan de una valoracin ponderada y
cuantitativa.

264

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Sistema de puntuacin cuantitativo

El sistema de puntuacin cuantitativo es aquel que utiliza
criterios numricos para la valoracin de las diferentes
cuestiones.
Entendemos que este es el mtodo de puntuacin ms
apropiado para la valoracin de un sistema de prevencin, dado
que te permite la obtencin de porcentajes y la realizacin de
mltiples operaciones matemticas.
No debemos olvidar que la cuantificacin del sistema de
prevencin no es algo impuesto por la normativa, sino que es
una iniciativa del auditor, para la presentacin de los
resultados.
La cuantificacin es simplemente un criterio subjetivo, en el
cual el auditor expresa, de forma numrica, el nivel de
cumplimiento de la cuestin dentro del sistema de prevencin.
A la hora de adoptar un sistema de puntuacin cuantitativo
dentro de una auditora, debemos tener en cuenta la flexibilidad
del sistema de puntuacin para adaptarse a las peculiaridades
del sistema de prevencin a auditar.
Entre el criterio absolutamente objetivo y el subjetivo
entendemos, que habr de adoptarse un criterio intermedio
ms cercano a la objetividad, que permita al auditor poder
evaluar situaciones o hechos no contemplados por la normativa
de prevencin de riesgos laborales, ni previstos por el auditor
jefe.
As ser necesario dejar un margen de subjetividad al auditor,
para que pueda evaluar esa posibilidad que quede fuera de los
mnimos establecidos por la legislacin, y las circunstancias que
no se hallen recogidas en la misma.
A la hora de puntuar debemos hacerlo con la visin de conjunto
de todo el sistema y teniendo en cuenta la ponderacin que
podamos realizar, de acuerdo con la importancia relativa que
puedan tener cada uno de los elementos del sistema en la
gestin de la prevencin.
Para evaluar actividades que son realizadas por varias unidades
organizativas de la empresa, no se tendr un criterio definido
sobre el cumplimiento o no de un estndar, hasta haber
realizado la auditora de todos los departamentos, divisiones,
etc, afectados.

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DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

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TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Muchas empresas desean obtener una visin cuantificada

numricamente, para poder analizar la evolucin de la empresa
y sus unidades organizativas en la gestin de la prevencin.
Con esto se consigue no slo cuantificar, sino parcelar cules
son los elementos del sistema que se ejecutan con mayor rigor
y los que pueden presentar no conformidades o carencias.
Independientemente del valor que se le d a las cuestiones,
cualquier salvedad o no conformidad debe ser solventada por el
auditado.
Sistema de puntuacin cuantitativo de listas de verificacin
La lista es un documento de trabajo cuantificado. Las listas de
verificacin se pueden puntuar teniendo en cuenta los
siguientes criterios:
El criterio de valoracin de cada una de las preguntas oscila
entre 0 y 3.
-

0 no se realiza nada.

1 se realiza lo cuestionado pero no se puede constatar con

un registro o justificante por parte del auditado.

2 se realiza lo cuestionado y se justifica documentalmente

mediante registros.

3 se realiza y justifica lo expresado con la ayuda del auditor

y el contenido de lo realizado, a juicio del auditor, es
excelente de acuerdo con la finalidad de la cuestin.

Otros criterios podran ser:

-

Total incumplimiento de las cuestiones evaluadas.

Cumplimiento anecdtico o prcticamente nulo.

Cumplimiento anacrnico o nada sistematizado.

Cumplimiento alto pero no total.

Cumplimiento total.

Una vez obtenidos los resultados, en cada una de las

cuestiones, se procede a calcular los resultados totales. El
sistema de puntuacin total de cada uno de los elementos del
sistema de auditora, consistir en la obtencin del tanto por
266

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

ciento de los puntos totales posibles en cada una de las listas

de verificacin, siendo el 100% el nmero total de puntos
aplicados en un listado de verificacin.
El auditor debe establecer un mtodo, por el cual se distingan
las cuestiones o tems controlados que vengan establecidas en
la normativa de prevencin, de aquellas que no se establecen
como obligaciones para el empresario. Esto viene dado por la
obligacin del auditor de sistemas de prevencin, de dar al
empresario un informe sobre el estado real de la gestin
prevencin de riesgos en su empresa.
Los resultados de la auditora se vierten en el informe final. En
este informe, dichos resultados se expresaran en tantos por
ciento, y a continuacin se traducirn en conclusiones extradas
a la luz de los resultados numricos obtenidos en cada una de
las listas de verificacin.
A continuacin, se extraern las conclusiones a la luz de los
resultados de las listas de verificacin. Conforme a los criterios
del auditor, se formularn unas conclusiones de acuerdo a los
tantos por cientos obtenidos y la puntuacin mnima aceptable
total del sistema. Por ejemplo:

No aceptable: < 70%

Aceptable: > 70% < 80%

Satisfactorio: > 80% < 90%

Excelente: > 90%

Sistema de puntuacin no ponderado

Es aquel sistema en el que todas las cuestiones tienen el mismo
valor dentro del sistema de prevencin.

Sistema de puntuacin ponderado

Es aquel sistema en el que se establece una valoracin
diferenciada de cada una de las cuestiones del sistema de
prevencin, dependiendo de su importancia dentro de la gestin
de la seguridad y salud de los trabajadores de la empresa.
Si utilizamos una valoracin lineal, todas las preguntas tienen
el mismo peso dentro del sistema de prevencin, y para ello se
acude a un sistema de ponderacin, con el que se asigna un
coeficiente determinado a cada cuestin a evaluar.

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
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RIESGOS LABORALES

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TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Para ello se puede asignar a cada cuestin un coeficiente

determinado que oscilara entre 0 y 4, siendo siempre las
preguntas ms importantes las de mayor coeficiente.
Para la asignacin de los coeficientes de ponderacin se han
tenido en cuenta los siguientes criterios:

Riesgos que un incumplimiento del aspecto evaluado puede

generar en la seguridad y salud de los trabajadores.

Obligaciones relacionadas en la legislacin con respecto a

la cuestin evaluada.

Clasificacin de las sanciones que

incumplimiento del aspecto evaluado.

representara

un

Estndares de puntuacin
La empresa auditada puede ser analizada tomando en cuenta
varios niveles de exigencia, estos son los estndares.
Dependiendo de la necesidad o el nivel de exigencia del sistema
de prevencin a auditar, as ser mayor o menor el estndar de
cumplimiento que debe tener la empresa, para cumplir con las
obligaciones derivadas de la normativa o normas de referencia.
Los estndares de los sistemas de puntuacin de las auditoras
pueden ser dos. El primero, es aquel estndar que se limita a
valorar el cumplimiento de la normativa por la empresa
auditada. El segundo va ms lejos, y valora no slo el
cumplimiento de la normativa vigente, sino la calidad y eficacia
en la gestin de la seguridad y salud de los trabajadores.
Este ltimo estndar podra venir dado por el contenido de
normas UNE, o por normas especificas de la empresa auditada,
en las que se recogen los sistemas de gestin de prevencin de
riesgos laborales y la auditora, con los criterios de gestin de
calidad.
En el momento actual, y atendiendo a la obligacin legal de
someter el sistema de prevencin a una auditora, nicamente
se estn realizando auditoras con el estndar mnimo. El
estndar mximo ser aplicado en una fase posterior, cuando
las empresas hayan implantado sistemas de gestin con
criterios de calidad.

268

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

IV. TCNICAS DE ENTREVISTA

Una de las pruebas ms importantes, que el auditor debe realizar
para recabar las evidencias que le permitan llegar a conclusiones
certeras, es la prueba de la entrevista.
Estas entrevistas deben realizarse no nicamente porque as lo
indique el Reglamento de los Servicios de Prevencin, cuando dice
que la auditora debe realizarse teniendo en cuenta la informacin
aportada por los trabajadores, sino porque estas entrevistas aportan
una informacin muy valiosa para que el auditor compruebe y
contraste que el sistema es conocido y su eficacia es correcta.
A la hora de realizar las entrevistas, es necesario tener en cuenta
ciertos criterios o tcnicas. A continuacin se exponen las tcnicas de
entrevistas que nos ayudarn a enfocar y realizar de un modo ms
correcto estas pruebas.
Criterios generales
x

Colaboracin
En toda auditora, el auditor debe
adoptar
una
actitud
de
colaboracin con el auditado. Este
debe ser el criterio que informe
toda la auditora y por lo tanto la
actitud a seguir en todo momento
por el auditor.
Adoptando una postura abierta y
solcita a los comentarios del entrevistado, obtendremos mucha
ms informacin que si adoptamos una actitud censora e
imperativa.
As, se desecharn las posturas estrictamente censoras o
descalificadoras, para optar por posturas dialogantes y
receptivas a toda la informacin que el auditado pueda
proporcionarnos.

Independencia
No obstante, el auditor deber mantener su criterio una vez
que haya obtenido las evidencias oportunas y suficientes sobre
el sistema de prevencin.
Dado que el auditor es una persona independiente y que su
funcin, en ltimo trmino, es la de valorar la eficacia y

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DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
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RIESGOS LABORALES

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CON LA AUDITORA

cumplimiento de la normativa de prevencin de riesgos

laborales de las empresas, no debe dejarse influir por
circunstancias que pudieran menoscabar esa independencia.
x

Efectividad
Debemos tener en cuenta que cuanto ms
planificado y controlado este el tiempo
invertido en las entrevistas al personal de
la empresa, ms eficacia habremos
conseguido en la realizacin de la
auditora. Por lo tanto el auditor debe
tener preparadas las preguntas que va a
realizar, stas deben ser las adecuadas, y
nunca deben ser redundantes, ni ser muy
extensas para que su formulacin y
extensin en el tiempo sea la justa.
En cuanto al nmero de preguntas, ste
debe ser el que el auditor estime oportuno a la luz del cargo
que el entrevistado ocupe en la empresa y las condiciones
especficas de la auditora en ejecucin.

Consejos prcticos
No se recomienda la realizacin de preguntas trampa o
capciosas, a no ser que sea necesario para el contraste o por
haber manifiesta contradiccin entre respuestas de anteriores
entrevistados o registros del sistema.
En el caso de que el entrevistado no comprenda del todo el
contenido de la pregunta, volveremos a formularla de igual
modo o modificando levemente el enunciado de la pregunta.
Aunque parezca una obviedad, debemos resaltar uno de los
criterios
fundamentales:
con
preguntas
inadecuadas
obtendremos siempre respuestas inadecuadas.
Es importante establecer silencios o paradas por varios
motivos. Permite ordenar en el tiempo los grupos de preguntas,
aporta tiempo al entrevistado para responder de forma amplia
a las cuestiones, e induce, mediante los silencios meditados, la
transmisin de informacin. Con los silencios meditados se
consigue presionar de una forma leve al interlocutor.
El auditor ha de ser sensible al estado de nimo del
entrevistado, para as comprender su receptividad a las
preguntas e interpretar su posterior respuesta.

270

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Sistemtica
Como criterio general, las preguntas deben seguir un orden lgico.
Siempre evitaremos realizar preguntas que no sigan una secuencia
lgica, y puedan confundir al entrevistado.
Habremos de seguir, en la medida de lo posible, el
ciclo preventivo en el orden de las preguntas. As,
merece la pena empezar por la evaluacin de
riesgos antes de preguntar por la planificacin de la
actividad preventiva.
Nunca debemos saltar de un tema a otro,
debiendo agrupar todas las preguntas de un mismo
tema o aspecto, pues de lo contrario provocaremos confusin y
desinters.
Como primer paso, y siguiendo las normas de cortesa, habremos
de saludar a la persona de forma correcta, realizando las preguntas
habituales de bienvenida.
Es necesario tener en cuenta en qu medida el entrevistado
conoce quienes somos y cuales son los objetivos y finalidades de la
entrevista. Desgraciadamente, siempre que nos entrevistamos con
un auditor, tenemos la sensacin de que est juzgando y valorando
nuestra actividad. El auditor no siempre juzga la actividad del
entrevistado, esto depender de las responsabilidades que se
tengan dentro de la gestin de los riesgos en la empresa.

Por lo tanto, es conveniente hacer una pequea presentacin de

quines somos y cul es el objetivo de la entrevista. Con esto
conseguimos mitigar los miedos y las posibles malas interpretaciones
sobre nuestra figura.
A continuacin, continuaremos recabando los datos personales del
entrevistado. En el encabezamiento de las preguntas ser necesario
recoger los datos personales del entrevistado tales como: nombre,
apellido, cargo que ocupa, puesto de trabajo, empresa, auditor, fecha
y hora de la entrevista, lugar de la entrevista.

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

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TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Pasaremos a realizar las preguntas que nos permitan contrastar

la eficacia del sistema, siguiendo un orden lgico.
Al final de la entrevista es conveniente realizar un resumen o
incidir en alguna pregunta que haya quedado dudosa, mediante
preguntas retricas. Con estas preguntas se auto comprueba que la
contestacin sigue siendo la misma, y se vuelve a dar oportunidad de
aclarar o aadir ms informacin.
La comunicacin en la auditora
Cada auditor miembro del equipo auditor inicia su funcin en los
procesos, departamentos o reas planificados. El auditor debe aplicar
su estrategia de investigacin conforme al objeto y alcance de
auditora definido.
Como base fundamental de esta estrategia est la entrevista con el
personal auditado acordado. La obtencin de evidencias objetivas
conjugar todo un conjunto de herramientas de verificacin donde la
interaccin con el auditado y la obtencin de informacin a travs de
la realizacin de diversas preguntas planificadas y el control de esta
interaccin es clave para el desarrollo de una auditora eficaz.
En definitiva, el auditor debe conseguir una comunicacin con el
auditado que sea:
x

Clara y sencilla.

Fluida.

Sincera.

Con el objetivo de obtener informacin vlida para el proceso de

auditora. Por tanto, el auditor debe ser un buen comunicador. A
travs de la comunicacin va a obtener la mayor parte de la
informacin, por lo que deber conocer al nivel suficiente las tcnicas
para una adecuada comunicacin, no solo desde el punto de vista
oral, pues la comunicacin no verbal (gestual) ser tambin un
importante componente del proceso de comunicacin y su uso no
adecuado produce, en muchos casos, una ruptura del proceso de
comunicacin.
La comunicacin implica la transmisin de informacin entre el
auditor y el auditado y viceversa (retroalimentacin). El auditor debe

272

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

analizar en todo momento cul es la informacin que realmente est

llegando al auditado y cul informacin est recibiendo l. De este
modo, el auditor debe interpretar toda la informacin, oral o no, que
se le transmita. Debe tener siempre presente y comprobar que el
auditado entiende las cuestiones que se le estn formulando y debe
verificar que la informacin que recibe la ha interpretado
adecuadamente. De otro modo, estar introduciendo ruido en el
proceso de comunicacin y desvirtuando la informacin obtenida.
De este modo, el auditor debe conjugar su capacidad de expresin,
de observacin y de escucha de forma que:
x

Emita la informacin adecuada.

Reciba la informacin requerida.

Este proceso de obtencin de informacin configura la entrevista

como aspecto fundamental del desarrollo de la auditora.
La comunicacin durante la auditora para la obtencin de
informacin configura la entrevista como aspectos fundamental para
su desarrollo eficaz.
Un adecuado desarrollo de la entrevista debe tener en cuenta unos
aspectos bsicos como:
x

La expresin verbal y las preguntas.

La expresin no verbal.

La imagen.

La expresin verbal y las preguntas:

Dado que el ser humano utiliza el lenguaje como medio para
comunicarse, es importante prestarle atencin.
Dada la versatilidad de nuestro lenguaje, podemos formular las
preguntas de diversas formas. La formulacin de las preguntas
es uno de las cuestiones ms relevantes a la hora de concebir y
realizar los formularios de preguntas. Dependiendo de cmo
este formulada la pregunta, tendremos una respuesta tanto
verbal como anmica del receptor.

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

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TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Uno de los criterios fundamentales a tener en cuenta es que las

preguntas estn redactadas de forma sencilla, y siempre
atendiendo a las caractersticas del posible receptor de las mismas.
Es fundamental que las preguntas sean entendidas de forma
correcta y clara por el entrevistado.
El contenido de la pregunta no debe ser, por lo tanto muy
complejo, y siempre ira ligado a la funcin que ocupe la
persona entrevistada dentro de la empresa.
Es importante, antes de comenzar
con las preguntas que nos permitan
pulsar la eficacia del sistema,
conocer cual es la situacin actual de
la persona entrevistada, as como
ciertos datos como la antigedad en
el puesto, el cargo que ocupa, el
trabajo que se realiza y cual es su superior jerrquico
inmediato. Para lo cual, formularemos preguntas que nos
permitan obtener la mxima informacin con respecto a los
datos personales del entrevistado
Las preguntas que tienen como respuesta un simple S/NO
aportan poca informacin y limitan la libertad del entrevistado,
a la hora de aportar informacin adicional, que nos permitira
indagar en aspectos de la eficacia del sistema que han pasado
desapercibidos. Por lo tanto estas preguntas, en la medida de lo
posible, deben evitarse.
El enunciado de las preguntas puede tener los siguientes
comienzos:
-

274

QU?

Esta pregunta indica una presuncin por parte del

auditor.

Hace participar al entrevistado del contenido de la

pregunta.

Si comenzamos la pregunta de esta forma estamos

induciendo al entrevistado a responder con un
contenido bastante amplio acerca de algo que el debe
conocer.

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Con este tipo de enunciado obtenemos respuestas que

nos pueden aportar mucha informacin.

Se recomienda utilizar este tipo de enunciados en la

medida de lo posible.

POR QU?

Se puede utilizar despus de alguna pregunta si

tenemos alguna duda sobre la respuesta.

Permite al auditor pulsar la medida en que

determinados procedimientos han sido comprendidos
por el trabajador.

Este tipo de pregunta debe realizarse a aquellas

personas que tengan conocimiento de algo especifico,
pues de lo contrario, lo nico que conseguiremos ser
bloquear la respuesta de nuestro interlocutor, o
conseguir una respuesta como: no s.

CUNDO?

Dado que en la auditora del sistema de prevencin en

ocasiones es relevante controlar los tiempos y la
planificacin de determinadas acciones preventivas,
con esta pregunta estaremos obteniendo informacin
valiosa para contrastar lo recogido en los registros
documentales de la empresa.

Permite fijar en el tiempo determinadas acciones y

contrastar si tuvieron una ocurrencia real. Por ejemplo
cual fue la ltima vez que se reuni el comit de
seguridad y salud de la empresa, la fecha del ltimo
accidente que ocurri en la empresa.

CMO?

Es un enunciado de pregunta muy especfico, que nos

aporta informacin sobre si el entrevistado conoce o es
consciente de determinados aspectos de la gestin de
la prevencin. Por ejemplo, cmo debo actuar ante
una situacin de riesgo grave e inminente.

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

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TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

DNDE?

Afianza la localizacin y posicin de determinados

elementos de la gestin de prevencin.

Para determinadas cuestiones como localizacin de

medios de proteccin colectiva, sealizacin, es
tremendamente interesante, puesto que se pulsa y
contrasta el conocimiento de determinados aspectos
de la informacin de riesgos en los puestos de trabajo.

QUIN?

Con esta pregunta lo que se consigue es contrastar la

integracin de la prevencin dentro de la empresa.

Se dirige la pregunta a conocer si el entrevistado

conoce la estructura y los responsables de la gestin
de la prevencin de determinadas reas.

CREES?

Estas es una de las preguntas ms subjetivas que se

pueden hacer y tiene aspectos negativos y positivos.

El aspecto positivo es que se da pie al entrevistado a

que aporta su visin personal sobre determinadas
cuestiones referentes a la gestin de la prevencin
dentro de la empresa.

El aspecto negativo es que la respuesta no deja de ser

una opinin dada por una persona a la que afecta el
sistema de prevencin de la empresa.

Introducir la pregunta de Qu haras para

mejorar la gestin de la seguridad y salud de los
trabajadores de la empresa? Puede aportar nueva
informacin y, adems, recomendaciones especficas
en determinados puestos de trabajo.

276

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

La expresin no verbal
El lenguaje no verbal es uno de los elementos ms importantes
a tener en cuenta por el auditor.
En este sentido tendremos que tener en cuenta los siguientes
aspectos.
-

Tono de voz: este es un elemento importante, pues

dependiendo del tono que se utilice se infundir mayor o
menor confianza.
El tono ha de ser suave pero firme. Nunca habr de ser
demasiado alto. No deber ser titubeante. Debe entonarse
la pregunta de forma correcta, no cayendo en la monotona
de los tonos, pues ello fomentar respuestas cortas y poco
acertadas.

La mirada: debemos mirar a nuestro interlocutor en todo

momento, para as poder fijarnos en la comunicacin no
verbal que nos transmite.

La expresin de las manos: las manos deben transmitir

serenidad y seguridad en uno mismo, y en las ocasiones en
que se quiera hacer hincapi en determinados aspectos de
las cuestiones, deben utilizarse movimientos o gestos
vehementes para enfatizar el contenido de la pregunta.

La postura del cuerpo: dependiendo del contenido de la

pregunta que se quiera realizar el cuerpo ha de acompaar
en todo momento a la intencin de las preguntas, y
modificar su postura cuando lo indique la pregunta, por
ejemplo cuando se haga una pregunta de porqu o se
quiera inducir presin por los tiempos o por el contenido de
la pregunta.

El saludo inicial: el saludo inicial debe hacerse con

respeto y afabilidad para infundir confianza en el
trabajador.

La
despedida:
la
despedida
debe
ser
cordial,
independientemente del resultado de la entrevista.

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

277

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TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

La imagen
Cuando el auditor llega a la organizacin auditada lo primero
que se observa de l es su imagen, de ah la importancia de
cuidarla adecuadamente. La imagen del auditor debe ser
pulcra, aseada y cuidada y dar sensacin de orden y control.
Esta imagen no est relacionada nicamente con la vestimenta.
As, la forma de llegar a la organizacin auditada o la forma de
transportar los documentos de trabajo de la auditora son
importantes. Presentarse con los papeles revueltos debajo del
brazo va a transmitir una cierta idea de desorden que puede
poner en entredicho la profesionalidad del auditor.
La imagen del auditor debe ser pulcra, aseada y cuidada y
dar sensacin de orden y control.

Igualmente, si la documentacin que la organizacin auditada

suministra al auditor aparece desordenada, arrugada y
maltratada, se dar una sensacin de despreocupacin ante
documentos que para el auditado pueden ser muy importantes.

V. REALIZACIN DE LISTAS DE VERIFICACIN O

CHEQUEO
Las listas de verificacin o de chequeo son una de las tcnicas de
recogida de informacin ms habituales para los Tcnicos de
Prevencin de Riesgos Laborales. La generalizacin de las mismas es
una de los mejores argumentos a favor de esta sencilla tcnica, pero
en su confeccin deben seguirse una serie de reglas bsicas que a
continuacin se van a desarrollar.
Puede definirse la lista de verificacin o de chequeo como un
soporte escrito (puede estar en soporte papel o informtico) que
permite estandarizar la realizacin de una auditora, una inspeccin
de seguridad, una evaluacin de riesgos, etc.
El uso de las mismas aporta una serie de ventajas que las ha hecho
muy populares:
x

Mtodo sencillo en lo referente a su utilizacin.

Mtodo rpido.

278

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

TEMA 5. TCNICAS RELACIONADAS

CON LA AUDITORA

Es muy verstil (aplicable en muchas situaciones).

Facilidad de aplicacin.

No requiere personas experimentadas en su ejecucin.

Sin
embargo,
tambin
su
utilizacin
puede
presentar
inconvenientes que hay que tener en cuenta para no cometer errores
que invaliden la tcnica de recogida de informacin. Estos
inconvenientes se centran principalmente en:
x La confeccin de las mismas debe estar realizada por personal
muy experimentado y con conocimientos de la materia a
verificar.
x

La omisin de algn punto a verificar no se tendr en cuenta

con posterioridad.

En cuanto a la metodologa o forma de realizar esta sencilla

herramienta de trabajo, se deben seguir una serie de reglas o
principios en su elaboracin:
x

Las preguntas contenidas en la lista de verificacin deben ser

directas, es decir, sus nicas respuestas posibles son un S o un
No. En la mayora de los casos existe una tercera respuesta
posible que es un No Aplica o un No Procede, ya que es posible
que determinada materia no sea de aplicacin en esa empresa
o actividad.

Las preguntas deben tener una nica respuesta posible.

Deben ser preguntas fciles de entender por una persona

ajena, sobretodo si la lista de verificacin va a ser usada por
personal que no ha intervenido en su elaboracin o si el
interlocutor que nos va a dar informacin no es capaz de
comprenderla.

En muchas ocasiones debe dejarse un recuadro en blanco,

donde la persona que est realizando la verificacin pueda
anotar las posibles observaciones que estime oportunas para
una mejor comprensin de la respuesta.

En caso de empresas con un sistema de gestin, las listas

deben realizarse de acuerdo con sus propios procedimientos y
reglas internas.

REA DE PREVENCIN
DE RIESGOS LABORALES

LA AUDITORA DE LA
PREVENCIN DE
RIESGOS LABORALES

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CON LA AUDITORA

Por ltimo, en caso de verificaciones de carcter tcnico, la

propia pregunta debe contener el procedimiento para llevar a
cabo la verificacin. Por ejemplo, si se va a verificar si existe
una iluminacin adecuada de un determinado lugar de trabajo,
se debe incorporar a la misma que las mediciones del nivel de
iluminacin se deben realizar a nivel del suelo y a unos 80 cm.
de altura.

En todo caso, la lista de verificacin se configura como un elemento

fundamental en la realizacin de auditoras, por su sencillez y por la
rapidez en la recogida de informacin. Combinado con otras tcnicas
(entrevista, formularios, etc.) permiten agilizar y sistematizar el
trabajo del auditor. A continuacin se adjunta un ejemplo.

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CON LA AUDITORA

LISTA VERIFICACIN LUGARES DE TRABAJO

S

No

N.A.

La construccin del edificio, paredes, techos, suelos,

tejados, es segura.
Los materiales de construccin, son resistentes al fuego.
Los locales tienen 3 metros de altura, desde el piso al
techo.
(La medicin se realizar en el lugar ms desfavorable)
Dos m2 de superficie por cada trabajador.
Diez m3 por cada trabajador.
El pavimento de los suelos es llano, liso y no resbaladizo.
Los materiales de construccin son los adecuados cuando
se manipulen o fabriquen sustancias irritantes, txicas e
inflamables.
La resistencia de los tejados, es conocida por los
empleados.
En caso negativo, se controla y organiza el trabajo a los
mismos.
Se construyen plataformas de trabajo y se proporcionan
cinturones de seguridad.
Las dimensiones de corredores, galeras y pasillos tienen
la suficiente anchura.
Las vas de circulacin interiores estn sealizadas.
La distribucin de las mquinas garantiza trabajo seguro y
productivo.
Las escaleras fijas ofrecen suficiente resistencia.
Tabla 21. Ejemplo de lista de verificacin de lugares de trabajo.

VI. DOCUMENTOS DEL TRABAJO

Los documentos de trabajo comprenden la totalidad de los
documentos preparados o recibidos por el auditor, de manera que, en
conjunto, constituyen un compendio de la informacin utilizada y de
las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo, junto con las
decisiones que ha debido tomar para llegar a formar su opinin.
El propsito de los documentos de trabajo es ayudar en la
planificacin y realizacin de la auditora, en la supervisin y revisin
de la misma, y en suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo
para respaldar la opinin del auditor.

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CON LA AUDITORA

Una vez que la planificacin esta realizada, el auditor deber

preparar los documentos de trabajo, que le permitirn sistematizar la
obtencin de evidencias y documentacin de los resultados.
Los auditores deben conservar todos los documentos de trabajo
que puedan constituir las debidas pruebas de su actuacin,
encaminadas a formar su opinin sobre el sistema de prevencin que
haya examinado.
El archivo permanente de papeles de trabajo es un conjunto
coherente de documentacin, conteniendo informacin de inters
permanente relativa al sistema de prevencin de la empresa y
susceptible de tener incidencia en auditoras sucesivas.

Los documentos de trabajo deben:

x

Recoger la evidencia obtenida en la ejecucin del trabajo, as

como de los medios por los que el auditor ha llegado a formar
su opinin.

Ser tiles para efectuar la supervisin del trabajo del equipo de

auditora, que el auditor debe efectuar.

Ayudar al auditor en la ejecucin de su trabajo.

Ser tiles para sistematizar y perfeccionar, por la experiencia,

el desempeo de futuras auditoras.

Hacer posible que cualquier persona con experiencia, pueda

supervisar en todos sus aspectos, la actuacin realizada.

Puede decirse, en trminos generales, que los documentos deben

prepararse a medida que se completa el trabajo de la auditora, y han
de ser lo suficientemente claros para permitir a un auditor, sin previo
conocimiento de la auditora en cuestin, seguir las incidencias del
trabajo y comprobar que la auditora se ha realizado conforme a lo
establecido en la legislacin aplicable y, en su caso, en las Normas
Tcnicas.
Aunque la cantidad, la forma y el contenido de los documentos de
trabajo variarn segn las circunstancias, generalmente incluirn lo
siguiente:

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CON LA AUDITORA

Copia del sistema de prevencin de la empresa.

Constancia del plan de auditora.

Constancia del estudio y evaluacin del sistema de control

interno mediante listas de verificacin y listas de control de
condiciones de seguridad.

Los principios tcnicos de auditora y criterios de medicin,

seguidos, en su caso.

Conclusiones alcanzadas por el auditor en relacin con los

aspectos significativos de la auditora, incluyendo cmo han ido
siendo resueltos o tratados los asuntos excepcionales y las
salvedades puestas de manifiesto a travs de la auditora.

Una copia del informe de auditora.

Constancia de la naturaleza, momento de realizacin y amplitud

de las pruebas efectuadas, incluyendo los criterios utilizados
para la seleccin y determinacin de las muestras, el detalle de
las mismas y los resultados obtenidos.

Confirmaciones o registros recibidos de terceros.

Indicacin de quin realiz los procedimientos de auditora y

cuando fueron realizados.

Constancia de que el trabajo realizado por los ayudantes ha

sido supervisado y revisado.

Pruebas sustantivas y de cumplimiento.

Los papeles de trabajo son susceptibles de normalizacin, lo cual

mejora la eficacia de su preparacin y revisin.
Los papeles de trabajo del auditor deben indicar las verificaciones
efectuadas, el resultado obtenido y las conclusiones a las que se
hubiera llegado.
Es indispensable que los papeles de trabajo se preparen con un
adecuado sistema de referencias, que permita al usuario encontrar el
origen de la informacin utilizada.
Los papeles de trabajo pertenecen al auditor. Deben tomarse las
medidas adecuadas para garantizar la seguridad en su conservacin.
No deben destruirse antes de haber transcurrido el tiempo preciso
para satisfacer las exigencias legales y las necesarias de la prctica
profesional. Los documentos de trabajo de la auditora deben
guardarse al menos 5 aos desde la realizacin de la misma, y es
conveniente guardarlos hasta la realizacin de la siguiente auditora.

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CON LA AUDITORA

Los documentos que contengan informacin confidencial o relativa a

la
propiedad
industrial
e
intelectual,
deberan
quedar
convenientemente salvaguardados por la entidad auditora.
Debern documentarse todos los resultados de la auditora. Una
vez auditadas todas las actividades, el equipo auditor deber
entonces procurar que las no conformidades se documenten de forma
clara y precisa, y estn apoyadas en evidencias.
Conviene que las no conformidades se identifiquen en relacin con
los requisitos de la norma u otros documentos relacionados respecto
a los cuales se ha realizado la auditora; que el auditor jefe junto con
el responsable designado por la direccin del auditado, revise los
resultados y que la direccin del auditado tome nota de los resultados
de no conformidad.
Conviene que los documentos de trabajo se diseen de forma tal,
que no limite actividades o investigaciones adicionales, que pudieran
resultar necesarias, como consecuencia de las informaciones
obtenidas durante la auditora.
Todos los documentos de trabajo debern contener un
encabezamiento en el que se incluyan los datos especficos de la
empresa, que nos permita identificar en todo momento a que
auditora pertenece el documento.
Los datos que al menos deben figurar en el mencionado
encabezamiento son: empresa, persona entrevistada, cargo, auditor,
fecha, centro de trabajo, y elemento del sistema.
Los documentos de trabajo deben archivarse hasta que haya sido
aceptado el informe de la auditora por la direccin del auditado y el
cliente.
TIPOS DE DOCUMENTOS DE TRABAJO
Los documentos necesarios para facilitar las investigaciones del
auditor y para documentar y comunicar las conclusiones pueden ser:
a) Listas de verificacin.
b) Ayudas al auditor.
c) Formularios tipo.
d) Listas de control de los centros de trabajo.
e) Ayudas de listas de control.

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CON LA AUDITORA

f) Formularios de conclusiones.
g) Formularios de entrevistas.
a) Listas de verificacin

Las listas de verificacin contienen las cuestiones que el auditor

debe plantear en cada uno de los elementos del sistema de
prevencin y a cada una de las escalas jerrquicas.
El contenido de este documento debe reflejar al menos los
siguientes elementos:
-

Las preguntas a verificar.

Las respuestas obtenidas de la verificacin.

El justificante si existieren.

Las observaciones que le haga la persona entrevistada y

las que anote el auditor.

La puntuacin parcial de cada pregunta as como el total de

la lista de verificacin.

En ultimo lugar se recoge el tanto por ciento obtenido en

cada una de las listas de verificacin de cada elemento del
sistema.

Para la formulacin de las respuestas se tendrn que reflejar tres

casillas, en las que se le indica la posibilidad SI, NO, NA, sta
ltima significa no aplicable ya que en ocasiones la verificacin no
vendr al caso, como por ejemplo, cuando la empresa no tenga
riesgos derivados de agentes biolgicos, o no tenga comit de
seguridad y salud etc. Para ms informacin puede consultarse en
el punto anterior.

b) Ayudas al auditor

Las ayudas al auditor estn divididas en varios apartados, con

objeto de sistematizar y ordenar su finalidad al auditor. As, la
ayuda se divide en los siguientes apartados:

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Objeto: se recoge el objeto y la finalidad que se persigue

con la cuestin planteada a la persona en concreto, as
como la persona a la que va dirigida la cuestin.

Base jurdica: se recoge la base jurdica en la que se apoya

la cuestin, as como los documentos tcnicos de
referencia, como puedan ser las normas establecidas por
rganos certificadores nacionales e internacionales.

Justificante: recoge cmo el auditor debe comprobar la

veracidad de las cuestiones planteadas, mediante
justificantes u otros medios de prueba.

Puntuacin: establece los criterios de puntuacin que el

auditor debe tener en cuenta a la hora de puntuar cada
cuestin controlada. Dentro de la puntuacin se incluyen la
puntuacin total posible que puede obtener la cuestin en
concreto, la puntuacin mnima legalmente aceptable de la
cuestin en concreto.

c) Formularios tipo

Los formularios tipo son aquellos documentos en los que se

recogen la diferente documentacin tipo que el auditor se
puede encontrar en su auditora de un sistema de gestin. As,
se incluyen como formularios tipo ejemplos de poltica de
prevencin de riesgos laborales, justificante de entrega de EPIs
a los trabajadores, evaluacin de riegos, etc.
d) Listas de control de los centros de trabajo

Las listas de control de las condiciones de seguridad de los

centros de trabajo, constituyen el elemento del sistema que
permite al auditor verificar el cumplimiento de las medidas de
seguridad en los centros de trabajo. El auditor deber controlar
los centros de trabajo tipo de la organizacin auditada, con
objeto de controlar la eficacia del sistema.
Estos documentos de trabajo nicamente se utilizarn en el
caso de auditoras voluntarias y tcnicas, salvo que el auditado
as lo demande.
e) Ayudas de listas de control

Las ayudas de las listas de control constituyen el elemento de

apoyo del auditor en su verificacin de las condiciones de
seguridad de los centros de trabajo, dndole el criterio de
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puntuacin adecuado, as como la base jurdica en la que se

apoya la medida preventiva correspondiente.
f) Formularios de conclusiones

Los resultados de la ejecucin de la auditora quedarn

reflejados en unos formularios. As, se deber recoger los
resultados totales de la verificacin de los elementos del
sistema, as como los datos aportados a travs de las
entrevistas realizadas a las diferentes jerarquas de la empresa.
El contenido de este documento ser el siguiente:
-

Referencia de los elementos del sistema auditados.

Referencia de cada una de las preguntas realizadas.

Referencia de las observaciones para cada una de los

elementos.

No conformidades detectadas en su caso.

Bases jurdicas afectadas por las no conformidades.

Puntuacin obtenida en cada uno de los elementos.

Puntuacin total de la auditora y tantos por cientos totales

en su caso.

g) Formularios de entrevistas

Son aquellos documentos donde se recogen las preguntas a

realizar a las diferentes personas involucradas en la gestin de
la prevencin y los resultados de las mismas.
El contenido de estos formularios no dista en gran medida de
los anteriores. Tendrn un encabezamiento donde se pueda
recoger los datos personales del auditor, entrevistado, fecha,
lugar, cargo, la actividad realizada, y a continuacin las
preguntas a formular.
Los formularios de entrevistas no tienen porque contener
puntuacin ya que las respuestas del personal entrevistado
contienen un alto grado de subjetividad.

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VII. NO CONFORMIDADES MS FRECUENTES

A continuacin se exponen los resultados de las No
adecuaciones ms frecuentes en la realizacin de las
auditoras iniciales de las empresas. Ello puede ser de
cierto inters, pues aporta un cierto conocimiento sobre
cules son los fallos ms frecuentes en los sistemas de
prevencin de riesgos laborales.
Mostramos, a continuacin, un pequeo anlisis de las
No Adecuaciones encontradas en una muestra de
auditoras que incluyen empresas de diversos sectores,
industriales como de servicios.

tanto

Existe una media de 10 informes de No Adecuaciones auditora.

De estas el 11% han sido calificadas como mayores y el

restante 89% como menores.

Los puntos en donde se han detectado ms no adecuaciones a la

normativa son los correspondientes a:
x

Revisin de equipos e instalaciones. Equipos de trabajo.

Aplicacin del RD 1215/1997 (19%). No se ha realizado un
anlisis de la adecuacin de los equipos de trabajo a los
requisitos del Anexo I del R.D. 1215/97, o bien aunque se ha
efectuado pero an no se han corregido las no adecuaciones
detectadas en el anlisis.

Informacin y formacin de los trabajadores (9%). O

bien, la empresa no tiene establecido un Sistema de Formacin
que garantice, de acuerdo con el artculo 19 de la Ley de
Prevencin, que cada trabajador recibe una formacin en
prevencin de riesgos centrada en su puesto de trabajo.
O bien, no consta que se haya realizado una informacin
individualizada a cada trabajador de los riesgos y medidas de
proteccin existentes en su puesto de trabajo, como
consecuencia de la evaluacin de riesgos realizada. (Art. 18.1
de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales).

288

Planificacin de las emergencias (9%). Hay carencia de

plan o instrucciones de emergencia. No se acredita la formacin
de los equipos de emergencia y/o no se realizan
comprobaciones del funcionamiento del plan (simulacros).

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Consulta y participacin (8%). El sistema de registro y

comunicacin de accidentes no contempla la comunicacin
inmediata de los daos a la salud a los representantes de los
trabajadores, tal y como se recoge en artculo 36.2 de la Ley de
PRL.

Las reuniones del Comit de Seguridad y Salud no siguen

la frecuencia trimestral establecida en el artculo 38.3 de la
Ley de Prevencin de Riesgos Laborales.

Durante el proceso de auditora no se ha podido

constatar que se haya formado adecuadamente a los
Delegados de Prevencin, segn establece el artculo 35.2
del Reglamento de los Servicios de Prevencin.

Coordinacin de actividades empresariales (8%). No est

establecido un sistema de informacin y control de contratas
segn establece el art. 24 de la Ley 31/1995 de Prevencin de
Riesgos Laborales.

El sistema de control de contratistas, en lo referente a

formacin del personal subcontratado, no est suficientemente
desarrollado, pues se han detectado varios casos en los que el
personal subcontratado no dispone de la formacin adecuada, a
pesar de que la misma se exige a la empresa contratada en la
contratacin.

Control peridico de los factores ambientales (6%). No se

han realizado mediciones en los puestos de trabajo, o no se
efectan con la periodicidad adecuada

No se dispone de un programa de control de la exposicin

a contaminantes.

Las no adecuaciones detectadas, se califican en mayores y

menores. Los puntos que suelen dar No Adecuaciones mayores son
los relativos a:
x

Objetivos y metas. Plan de prevencin (23%) de las NAs

Mayores.

No poder acreditar la existencia de un plan de

prevencin. Ausencia de plan, plan no adecuado y falta de
seguimiento de la accin preventiva

Revisin de Equipos e Instalaciones. Equipos de trabajo.

Aplicacin del R.D. 1215/1997 y normativa especfica (22%).

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Centros
de
transformacin,
instalaciones
contra
incendios, aparatos a presin, etc. en los que no se realizan
las inspecciones reglamentarias con la periodicidad requerida.
Planificacin de las emergencias (13%).
Ausencia de plan o instrucciones de emergencia o plan no
implantado, no designacin de los equipos de emergencia, etc.

Las estadsticas mencionadas son slo un indicativo de aquellos

aspectos en los que hay que poner mayor nfasis en su verificacin y
control.

VIII. SINOPSIS
x

Existe la posibilidad de hacer una valoracin del sistema de

gestin de la prevencin. Esta valoracin, dependiendo de la
tcnica metodolgica que se utilice puede ser de carcter
cualitativo o cuantitativo. Adems, dentro de cada valoracin se
puede ponderar dando ms importancia o peso a unos aspectos
del sistema frente a otros.

Una de las tcnicas ms usuales de recogida de informacin por

parte del auditor es la entrevista. Para llevar a cabo la misma y
sacar el mayor partido es necesario conocer las tcnicas
aplicables a cada caso y la influencia tanto del lenguaje verbal,
como del lenguaje no verbal.

Otra de las tcnicas ms frecuentes es la recogida de

informacin a travs de Listas de verificacin o de chequeo.
Dispone de una serie de ventajas que hacen que se halla
universalizado su utilizacin, pero en la elaboracin de las
mismas se hace necesario seguir unas reglas bsicas.

Los documentos de trabajo del auditor representan la base

sobre la que se va a emitir las conclusiones del informe final
de auditora. Es necesario guardar y conservar los mismos
incluso despus de la auditora. Entre estos documentos nos
podemos encontrar:

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Listas de verificacin.

Ayudas al auditor.

Formularios tipo.

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Listas de control centros de trabajo.

Ayudas de listas de control.

Formularios de conclusiones.

Formularios de entrevistas.

Entre las no conformidades ms frecuentes en las auditoras de

prevencin se pueden destacar:

Entre las no conformidades ms frecuentes en las auditoras de

prevencin se pueden destacar:
-

Revisin de equipos e instalaciones. Equipos de trabajo.

Aplicacin del R.D. 1215/1997 (19%).

Informacin y formacin de los trabajadores (9%).

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