16.

Toma de decisiones oportuna

1. Es usted un perfeccionista? Aprenda a tolerar datos
incompletos. Necesita, prefiere o quiere estar el 100% seguro?
Quiere asegurarse de que todas o, por lo menos, la mayora de sus
decisiones son correctas? Muchas personas prefieren esto. Es difcil el
cambiar, ya que muchos lo ven como algo positivo para ellos. Se
enorgullece de no equivocarse nunca. Reconozca el perfeccionismo por
lo que podra ser-reunir ms informacin que otros para estar ms
seguros de uno mismo al tomar decisiones acertadas y as evitar el
riesgo y la crtica que produciran las decisiones ms rpidas. Cualquiera
que tenga cerebro, tiempo ilimitado y toda la informacin disponible
puede tomar buenas decisiones. La verdadera prueba est en actuar lo
antes posible y tener razn la mayora de las veces sin haber tenido
toda la informacin. Algunos estudios sobre el tema sugieren que los
directores generales que tienen xito tienen razn el 65% de las veces.
Si tiene que tomar decisiones ms rpidamente, tendr que cambiar la
necesidad que tiene de reunir todos los datos y de ser perfecto. Cada
semana, trate de disminuir un poco la necesidad de tener toda la
informacin y tener razn siempre. Haga estos hasta que alcance un
equilibrio ms razonable entre su razonamiento y la accin. Trate de
tomar decisiones pequeas con poca informacin o ninguna. Confe ms
en su situacin. Su experiencia no le dejar apartarse mucho de lo que
es apropiado. Deje que su cerebro haga los clculos.
2. Aplaza todo? Comience antes. Deja las cosas para maana? No
termina los proyectos a tiempo? Lo hace todo en el ltimo minuto? No
solamente llegar tarde sino que la calidad y exactitud de su decisin
dejar mucho que desear. Las personas que dejan todo para maana
nunca acaban a tiempo el proyecto ni cumplen con los objetivos del
mismo. Si usted lo deja todo para el ltimo momento, es posible que no
tome decisiones consecuentes. Comience ms pronto. Piense siempre el
10% de la decisin que debe tomar inmediatamente despus de que le
hayan asignado el proyecto, de forma que pueda medir mejor el tiempo
que va a necesitar en completarlo. Divida las decisiones en tercios o
cuartos y programe el tiempo para trabajar en ello, teniendo en cuenta
la fecha de entrega. Recuerde una de las leyes de Murphy: Lleva el 90%
del tiempo para hacer el 90% del proyecto y otro 90% del tiempo para
finalizar el ltimo 10%. Deje siempre ms tiempo de lo que crea que le
puede llevar. Fije puntos de evaluacin durante el transcurso del
proyecto. Programe la recoleccin y anlisis tempranos de los datos. No
espere hasta el ltimo momento. Establezca la fecha para finalizar el
proyecto una semana antes de lo debido. Quiere ms ayuda? Ver el
nro. 47 Planificacin .

3. Es usted desorganizado? Organcese con disciplina. No

siempre puede terminar todo a tiempo? Se olvida de las fechas
impuestas para finalizar los proyectos? Pierde los pedidos para tomar
decisiones? Al tener que acabar en una fecha y sentir ms
incertidumbre, uno lo tiene que hacer rpidamente. No se puede operar
desordenadamente y tomar decisiones adecuadas a tiempo. Debe
establecer prioridades difciles de ejecutar. Concntrese ms en lo crtico
de la misin. No se distraiga con trabajo trivial y otras decisiones.
Organcese mejor y sea disciplinado. Mantenga notas de sus decisiones.
Cuando surja una oportunidad para tomar una decisin, apntela
inmediatamente con la fecha ideal en que se tienen que tomar.
Planifique mirando hacia atrs el trabajo que hay que hacer para tomar
la decisin a tiempo. Si usted no tiene la disciplina en cuanto a la forma
en que trabaja se demora en actuar y tomar decisiones, compre libros
sobre Administracin de calidad total/ISO y Six Sigma. Asista a una clase
sobre el diseo eficaz del trabajo. Quiere ms ayuda? Ver el nro. 50
Establecimiento de prioridades, el nro. 52 Administracin de
procesos, el nro. 62 Administracin del tiempo y el nro. 63Sistema de
trabajo total (p.ej., TQM/ISO/Six Sigma).
4. Es usted muy precavido y conservador? Aprenda de los
errores. Le paraliza el anlisis? Trate de no examinar todo
minuciosamente y no adopte la actitud ms segura, simplemente haga
lo que tenga que hacer. Al tener menos tiempo para terminar el
proyecto se aumentarn los errores, pero tambin se har de forma ms
rpida. Adopte una actitud ms filosfica sobre el fracaso y la crtica.
Despus de todo, la mayora de las innovaciones, propuestas y esfuerzos
para cambiar fracasan. Todo aquello que merezca la pena hacer lleva
repetidos intentos. Lo mejor que se puede hacer para confrontar los
errores es ver lo que se puede aprender de ellos. Pregntese a s mismo
si es necesario ser tan precavido para acabar a tiempo. Quiere ms
ayuda? Ver el nro. 45 Aprendizaje personal.
5. Su puntualidad es inconsistente? Elija cuando ser puntual. Es
normal que la gente termine a tiempo en algunas reas (decisiones
presupuestarias) y en otras no (darle a un empleado informacin y
opiniones negativas). Algunas veces evitamos ciertas cosas. Haga dos
columnas. En la de la izquierda anote aquellas reas donde tiende a ser
puntual y rpido en tomar decisiones. Qu es lo que tiene en comn
esas reas? En la de la derecha anote aquellas reas donde se retrasa,
vacila y espera demasiado tiempo en decidir. Qu es lo que tiene en
comn con esa lista? Hay dinero involucrado? Personas? Riesgo?
Est implicado algn ejecutivo? Est tratando de evitar los detalles o
las reas estratgicas o tcnicas que no le gustan o de las que conoce
poco? Ya que usted toma decisiones a tiempo por lo menos en un rea,

transfiera las prcticas y los tiempos de comportamiento en funcin de

sus decisiones a las otras reas. Ya tiene las habilidades. Slo necesita
deshacerse de los impedimentos (seguramente los impedimentos debido
a la actitud) en las reas ms difciles. Si le falta experiencia, pida
ayuda. Vaya a las dos personas ms razonables que conozca, contrate a
un asesor, forme un grupo provisional para resolver el problema. Usted
no tiene que ser experto en el rea, pero tiene que saber cundo
acceder o preguntarle a un experto para poder tomar decisiones a
tiempo.
6. Los problemas con la gente le estn creando un obstculo?
Preprese para conversaciones difciles. Algunas veces somos
puntuales con algunas personas, pero no con otras. Muchas veces esto
est relacionado con la forma en que reaccionan hacia uno. Son
personas a las que se puede acceder fcilmente pero difcil de tratar.
Son personas que apoyan a los dems, pero tambin los castigan. Uno
ajusta naturalmente el estilo de tomar decisiones al cliente de la
decisin. Algunas veces evitamos a las personas con las que es difcil
tratar, dejndolas para el ltimo momento porque queremos hacerlo
bien y encontrar resultados positivos. Preprese mentalmente para las
peores situaciones relacionadas con la gente. Anticipe lo que la persona
puede decir y prepare las respuestas para que no le puedan sorprender.
Concntrese en dos o tres puntos clave en situaciones conflictivas y
mantngalos claramente y con cortesa. Trate de no hablar sobre lo
primero que se le ocurra, sino concntrese en lo importante. Intente
algunas vas de prueba con los que son difciles. Antes de que se deba
tomar la decisin, intente esa va de prueba en la direccin que cree es
la adecuada. Es posible que se enojen y que tenga confrontaciones, pero
tambin puede obtener informacin para tomar una mejor decisin ms
tarde. Quiere ms ayuda? Ver el nro. Manejo de conflictos.
7. Se siente agobiado? Divida las grandes decisiones en
pequeos trozos. Piense que una gran decisin es una serie de
otras ms pequeas. Lo que importa en tomar decisiones a tiempo es la
tolerancia del incremento de errores y, el sufrir las consecuencias y la
crtica. El actuar basndose en un problema mal definido, sin tener
precedentes para hacer un seguimiento rpido, es lo mismo que tirar al
blanco a ciegas. Los incrementalistas toman una serie de decisiones
ms pequeas, obtienen opiniones o impresiones instantneamente,
corrigen su curso, obtiene ms informacin, continan hacia adelante un
poco ms hasta que se toma la decisin ms grande. No tratan de
hacerlo bien la primera vez. Prueban con una suposicin fundada y
despus corrigen lo que sea necesario al recibir las opiniones e
impresiones de los dems. Muchos estudios sobre la resolucin de
problemas han demostrado que en el segundo o tercer intento es
cuando verdaderamente entendemos la dinmica destacada del

problema. Por lo tanto, usted debe trabajar en dos prcticas. Comience

por algo pequeo para poderse recuperar ms rpidamente. Haga
pequeas cosas lo antes posible y acostmbrese a la presin.
8. Est estresado? Maneje el estrs y el conflicto bajo presin
de tiempo. Algunos se energizan al verse presionados por falta de
tiempo. Algunos se estresan al verse presionados por falta de tiempo. La
realidad es que siempre nos demora. Perdemos la compostura. Nos
rendimos lo mejor que podemos cuando se nos presiona tanto. Nos
ponemos ms ansiosos, nos frustramos y nos enojamos. Qu causa en
usted es respuesta tan emocional? Anote los motivos por los que siente
ansiedad cuando el tiempo es limitado. A qu teme? No quiere
cometer ningn error? Tiene miedo de las consecuencias desconocidas?
No tiene la suficiente confianza para tomar una decisin? Cuando se
sienta agobiado, deje el problema a un lado un momento y vaya hacer
algo ms. Vaya a hacer otra cosa. Vuelva al mismo cuando se sienta ms
en control. Deje que su cerebro trabaje en ello mientras que usted hace
algo menos peligroso. Quiere ms ayuda?- Ver el nro. 11 Compostura
y el nro. 107 Falta de compostura.
9. Oculta informacin? Informe a la gente de manera oportuna.
Otra actitud muy comn es no tener problemas tomando decisiones
puntuales; el problema es que les resulta difcil anunciarlas hasta que ya
es demasiado tarde. En este caso, su programa para tomar decisiones es
correcto; generalmente el problema es la falta de valor y confianza en s
mismo. Cunto hace que llego a la conclusin que acaba de anunciar?
Hace dos semanas? Por qu la ha retrasado? Ha tenido miedo de las
reacciones de los dems? Ha tenido problemas con prepararse
emocionalmente para afrontar las confrontaciones? Trataba de
encontrar el momento que presentara menos peligro? Las personas
como stas generalmente no cambian de idea una vez que han tomado
la decisin; simplemente cambian la idea sobre cuando decrselo a la
gente. Para comprobar esto, anote las decisiones que tomara ahora
mismo, comprelas con las decisiones que realmente toma y anuncia
ms tarde. Son las decisiones ms similares que diferentes? Si hay ms
decisiones similares, es posible que tenga este problema. Como las
confrontaciones sern las mismas, la solucin ms simple sera informar
las decisiones tan pronto como las haya tomado. Es mejor terminar con
ellos. Si existiera algo importante en las confrontaciones, podr adaptar
su decisin ms pronto.
10. Vacila ante la resistencia? Modere su vacilacin analizando
los pros y los contras. Le retrasan los conflictos? Le restan
confianza en sus decisiones? Retrocede? Se rinde pronto? Trata de
complacer a todos? Haga su investigacin primero. Busque el problema,
considere las opciones, elija una, piense en las razones y despus

recurra a los dems. Preprese para defender su eleccin, sepa lo que

le van a preguntar y a lo que se opondrn; tambin piense en cmo les
afectar esta decisin. Escuche atentamente, acepte la crtica de su idea
y revise su decisin de acuerdo con la nueva informacin. As y todo,
defienda su decisin. Es usted una persona extremadamente
aprensiva? Qu podra pasar? Qu podra salir mal? Parece una
obsesin? Intente estas dos tcnicas. Escriba todo lo que le preocupa.
Generalmente es difcil llenar una pgina. Divida sus preocupaciones en
cualquier categora en las que caigan. Ahora escriba un aspecto positivo
para cada aspecto negativo (una preocupacin). Las preocupaciones son
legtimas, pero no si usted no considera la otra parte. Todas las
decisiones tienen pros y contras.