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PBLICA
Y
PROTECCIN
DE
DATOS
PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL
CONTRALORA
DICIEMBRE 2011
NDICE
Pginas
Introduccin
Disposiciones Generales
I. Objetivo
III. Definicin
1. Planeacin
a) Requerimiento de informacin
c) Oficios complementarios
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a) Cdulas de seguimiento
VII. Supervisin de trabajo de auditora
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INTRODUCCIN
El documento que se presenta a continuacin incluye actividades a desarrollar en el
proceso de auditora dentro de la Contralora del Instituto de Acceso a la Informacin
Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, con la finalidad de agilizar
su aplicacin.
Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como
referencia lo sealado en las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin
Pblica, as como en las normas de observancia obligatoria que rigen la actuacin
profesional del auditor en sus respectivos mbitos de competencia, emitidas por el
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP), y el Instituto Mexicano de
Auditores Internos, A.C.
Las Normas Generales de Auditora Pblica, representan los requisitos mnimos de
calidad relativos a la personalidad del auditor pblico, el trabajo que desarrolla y la
informacin obtenida como resultado de las revisiones que practica; clasificndose en
personales, de ejecucin del trabajo y sobre el informe de auditora y su seguimiento,
adems confieren a todos y cada uno de los auditores, la responsabilidad de garantizar
que:
a)
b)
c)
d)
DISPOSICIONES GENERALES
La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas
por la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la
Funcin Pblica, en todo aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones
previstas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito
Federal y el Reglamento Interior del Instituto.
En virtud de lo anterior, los servidores pblicos del Instituto de Acceso a la Informacin
Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal, debern observar las
reglas contenidas en la presente Gua, as como a los requerimientos que formule la
Contralora para efectos de cumplir con las atribuciones que le confiere la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y dems
normatividad aplicable.
I. OBJETIVO
Normar y estandarizar el trabajo de auditora desarrollado por el personal de la
Contralora del Instituto.
c) Oficios Complementarios
Si en el desarrollo de la auditora se requiere ampliar, reducir o sustituir al grupo de
auditores, as como ampliar el tiempo de la revisin o modificar el perodo y/o el alcance;
se har del conocimiento del rea auditada mediante oficio, cumpliendo con las siguientes
caractersticas:
a.
b.
c.
En un ejemplar de este oficio se recabar el sello del rea auditada y la firma de recibido
de su Titular.
I.3 Planeacin detallada
Esta actividad deber realizarse previo a la ejecucin de la auditora por el auditor
encargado del grupo y ser sobre el rea o rubro asignado para su anlisis. Esta
planeacin se documentar en el formato denominado Marco Conceptual, considerando
los siguientes aspectos:
Identificacin de la auditora.
Aspectos por revisar.
Objetivo que se persigue.
Universo y muestra por revisar.
Procedimientos que se desahogarn durante el desarrollo del trabajo.
Conclusiones.
La informacin anterior se obtiene del anlisis al sistema de control interno (a travs de la
aplicacin del cuestionario de control interno, al titular del rea por auditar), que le permite
al auditor comprender el ambiente de control y el grado de confianza que debe tener
sobre las operaciones por analizar.
Con la planeacin detallada, el auditor podr identificar el trabajo que ejecutar, adems
de permitirle el seguimiento de los avances que ste va obteniendo para el
establecimiento de los procedimientos por desahogar; delimita las responsabilidades y
evita duplicidad de funciones en la auditora.
En el marco conceptual se deber especificar cada partida, rubro o actividad por auditar,
para que con base en lo anterior, se revise y, en su caso, se adecue el cronograma de
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10.
Compulsa: Consiste en la visita domiciliaria a proveedores, contratistas y
prestadores de servicio para solicitarles documentacin y compararla con la
presentada por el rea auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al
domicilio del tercero y levanta un acta de la visita.
2.1 Papeles de trabajo
La aplicacin de los procedimientos de auditora se hace constar en cdulas de trabajo,
las cuales deben contener evidencia de la planeacin, ejecucin, conclusin, supervisin
del trabajo y de los informes que se generen. Cabe sealar que para la elaboracin e
integracin de los papeles de trabajo el auditor deber considerar lo sealado en la Gua
para la Elaboracin de Papeles de Trabajo.
Las cdulas de trabajo se clasifican en:
Sumarias: Son el resumen de los procedimientos aplicados a un grupo
homogneo de conceptos o datos que estn analizados en otras cdulas
(concentrados de informacin).
Analticas: Son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operacin
especfico, contenido en las cdulas sumarias.
La documentacin que compruebe una presunta responsabilidad, se integrar al
expediente que se enve al rea de responsabilidades o la autoridad competente, sin que
en ella se efecten anotaciones.
Nota: Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, si se llegan a utilizar reportes y
resmenes elaborados por las reas revisadas, a esos documentos se les deber dar el mismo tratamiento
como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor, siempre y cuando lleve la anotacin de donde se
obtuvo y como se verific la veracidad de la informacin; basta con dejar marcas en las cdulas
correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de
aquellos que sustentan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendr toda la documentacin que
soporte la irregularidad y no debern contener ninguna anotacin realizada por el auditor, ya que debern
integrarse al expediente que se enve al rea de responsabilidad o la autoridad competente.
Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el anlisis
de estos en otras cdulas. Estas claves se conocen como ndices, referencias y marcas
de auditora.
ndice: Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cdula en el o
los legajos de papeles de trabajo (debern anotarse en la esquina superior
derecha de cada foja).
Referencias: Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las
diferentes cdulas, que se anotan para cruzar los datos.
Marcas: Son seales que se anotan junto a la informacin plasmada por el
auditor para evidenciar las investigaciones realizadas.
Nota: La Contralora deber contar ndices alfanumricos, siendo de uso obligatorio y homogneo para el
personal de auditora.
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que incluyan aquellas acciones que permitan dar solucin, no solo a la desviacin
detectada, sino a la problemtica esencial que ocasionan las irregularidades.
Las cdulas de observaciones contendrn un apartado en el que el o los responsables del
rea auditada indicarn el da, mes y ao en que se comprometen a atender las
recomendaciones, sin exceder el plazo de treinta y cinco das hbiles. En este mismo
apartado se anotar el nombre y cargo de los servidores pblicos responsables del rea u
operacin donde surgieron las observaciones, obtenindose las firmas respectivas.
Es importante sealar, que si derivado de la investigacin se determinan irregularidades
que conlleven responsabilidades o dao patrimonial, el auditor encargado de la revisin
informar al Contralor, anexando el informe correspondiente y la documentacin que la
sustenta.
Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las actividades y
operaciones, el auditor debe considerar los siguientes aspectos:
Definir la problemtica observada.
Identificar las causas reales que provocaron las desviaciones.
Visualizar las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las
desviaciones en procesos, actividades o unidades responsables que se
interrelacionan con el aspecto auditado.
Plantear recomendaciones concertadas con el rea auditada, que solucionen en
un tiempo razonable las causas reales de las irregularidades y eviten la incidencia
en otras unidades relacionadas con el rea, proceso o aspecto auditado.
3.2 Informe de Auditora
Una vez comentadas las observaciones determinadas y firmadas por los responsables de
su atencin, el Contralor debe comunicar al Presidente del Instituto de Acceso a la
Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Distrito Federal y al titular del
rea auditada, los resultados determinados durante su intervencin, a travs del
documento denominado Informe de Auditora.
El informe de auditora debe contener la declaracin formal del auditor de haber
desarrollado su trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y
los procedimientos de auditora de aplicacin general o hacer constar que as est
reflejado en papeles de trabajo. El informe consta de cinco elementos:
A) Oficio de Envo (informe ejecutivo)
Es el documento mediante el cual se hace oficial el envo del informe al Presidente del
Instituto y al titular del rea auditada. El objetivo principal de este informe es que de
forma resumida se den a conocer las observaciones determinadas, describiendo de
manera clara y precisa los principales problemas que enfrenta el rea auditada, as como
los rubros o conceptos analizados, con base en las desviaciones determinadas, su origen,
repercusiones y efectos, tal como se estableci en las cdulas de observaciones.
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Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica
planteada.
El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
En caso de no estar solventada la observacin, el replanteamiento que propone el
auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarlas.
La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las
irregularidades.
Al igual que las cdulas de observaciones, las de seguimiento deben ser comentadas con
el responsable del rea auditada, hasta dos das antes de quedar plasmadas en el
informe de auditora.
De manera general en el anexo 11 y 12 se mencionan las especificaciones que deben
contener las cdulas.
Con la finalidad de dar cumplimiento al artculo 96, fraccin VII de la Ley de Transparencia
y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, y artculo 18 fraccin VIII del
Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos
Personales del Distrito Federal, se establece como plazo mximo para la atencin de
observaciones y/o recomendaciones, 35 das hbiles contados a partir de la entrega del
informe de auditora al titular del rea auditada.
Dentro del plazo de los 35 das hbiles, la Contralora, podr ordenar una auditora de
seguimiento al rea correspondiente para verificar la atencin de las observaciones.
Para que la Contralora pueda dar por atendidas las observaciones, requerir al rea
auditada presentar, dentro del plazo establecido en la cdula de observaciones, la
documentacin y argumentos que estime necesarios para su solventacin, si transcurrido
el plazo, el rea no presenta la documentacin suficiente para su atencin, la Contralora
proceder de conformidad con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores
Pblicos, llevando a cabo las investigaciones correspondientes y, en su caso, imponer las
sanciones administrativas a que hubiere lugar.
En caso de presentarse circunstancias que desfasen los perodos de atencin de las
observaciones, ser necesario que los responsables de las reas auditadas avisen sobre
tal situacin de manera inmediata y por escrito a la Contralora, la cual podr autorizar
una prrroga en casos debidamente justificados y por nica vez.
La solicitud de prrroga deber ser solicitada por escrito, por el responsable del rea
auditada, con tres das hbiles de anticipacin a la fecha lmite para la atencin de
observaciones, siendo necesario que se expliquen claramente las razones por las cuales
se retrasar la entrega de informacin de que se trate y el tiempo que se requerir para su
atencin. El Contralor ser el responsable de analizar si cada solicitud est debidamente
motivada, y si procede otorgar la prrroga solicitada. Las solicitudes de prrroga que se
tramiten con posterioridad al plazo establecido en este prrafo no surtirn efecto alguno.
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Segunda: Preparacin acadmica y experiencia profesional del auditor pblico, que site
en condiciones de prestar satisfactoriamente sus servicios.
Tercera: Realizacin de los trabajos del auditor pblico de manera responsable y
cuidadosa, de manera tal que sea adecuado en las auditoras que practique.
Por otra parte e independientemente de la formacin acadmica, el auditor pblico debe
tener un comportamiento tico, de acuerdo con su profesin.
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