MANUAL

TCNICO

NDICE
Pg.

Documento de visin y alcance

Antecedentes...3
Visin de la solucin....4
Alcance y limitaciones.5
Contexto de negocios..6
Casos de uso
Actores y casos de uso8
Descripcin de casos de uso..10
Diagrama de secuencia.15
Diagrama estructurado..18
Diccionario de datos22
Diseo de interfaces
Pantallas y mensajes emergentes23
Diseo de base de datos
Tablas y cdigo.30
Diagrama entidad/relacin (E/R)...32

DOCUMENTO DE VISIN Y ALCANCE

1.1 ANTECEDENTES
En el momento en que llega el cliente para poder realizar una venta, el cliente
solicita un producto, por lo que el empleado revisar en la libreta de inventario si
en el momento se cuenta con el producto en existencia. Si se encuentra el
producto o bien se cuenta con la cantidad que el cliente solicita, se procede a
realizar la venta para ello se cuenta con un block previamente realizado en la
imprenta el cual contiene el folio de la venta y se procede a rellenarlo; los datos
son cantidad, descripcin del producto, precio unitario e importe este proceso
se realiza por cada uno de los productos que el cliente solicite.
El control de inventario se realiza cuando el cliente ya se ha marchado, se
procede a descontar la cantidad de producto que el cliente se solicito. En
ocasiones se da el problema en que el empleado no actualiza el inventario
debido a que en ocasiones hay muchos clientes y se le olvida descontar el
inventario y el corte de caja es muy tardado debido a que se tiene que
contabilizar cada una de las notas de venta del da para que ver si coincide lo
que hay en caja lo que en ocasiones es muy tardado. Uno de los problemas
que mas resalta es cuando se quiere realizar pedidos a veces se piden pocos
productos que se venden mucho o a veces se exceden en la compra de
algunos otros que no tienen mucha salida.

1.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO Y CRITERIOS DE XITO.

OBJ1-Reducir el tiempo que lleva atender al cliente agilizando las bsquedas
de los medicamentos que el cliente solicite. Por medio de la base de datos
establecida en el sistema.
OBJ2-Mantener el inventario actualizado de los productos que se venden en el
negocio para que la atencin al cliente sea ms rpida. Cada que se realice
una venta se actualizara el inventario dando de baja el articulo(s) vendido.
OBJ3-Conocer el total de ventas del da para poder realizar el corte de caja de
una manera rpida y sencilla. Como se tiene el inventario esta accin se
facilita, ya que se registran las ventas del da.

1.3 RIESGOS DEL NEGOCIO

RIES1-No todos los trabajadores saben hacer uso de la computadora.

2. VISIN DE LA SOLUCIN
2.1 ENUNCIADO DE VISIN
El cliente puede solicitar cualquier nmero de medicamentos y el tiempo de
respuesta ser ms rpido, lo que agilizara la venta significativamente. Los
cortes de caja se realizaran de una manera rpida y eficaz asegurando que
tanto el inventario como las ventas quedan registrados y almacenados para su
posterior consulta.

2.2 CARACTERSTICAS PRINCIPALES

CAR1- Por medio de Consultas rpidas, sencillas y claras, ahorrando
tiempo en atender al cliente cuando solicita un producto y se verifica si
se tiene en existencia y al momento de realizar notas de venta ya que
por medio del sistema solo se rellenan los formatos y se imprimen.
CAR2- Facilita el Inventario actualizndolo en tiempo y forma de tal
manera que cuando se realice una venta se este seguro de lo que se
esta vendiendo esta en existencia.
CAR3- Al momento del corte de caja el sistema nos proporciona las
ventas que realizo cada trabajador con su respectivo total facilitando as
la contabilidad del total por cada nota de venta.
CAR4- Cuando se solicita el reporte de ventas el sistema proporciona
dos tipos de reporte por empleado o por fecha facilitando as el conteo
de las ventas que se realizaron segn el rubro que se quiera conocer en
ese momento.
2.3 SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS
SYD1-Para que es sistema funcione de una manera mas rpida el equipo
debe contar con lector de cdigo de barras para realizar las bsquedas del
inventario.
SYD2-De igual forma la computadora debe contar con impresora de ticket para
realizar las impresiones de las notas de ventas.

3. ALCANCE Y LIMITACIONES
3.1 ALCANCE DE LAS LIBERACIONES INICIAL Y SUBSECUENTES
Caractersticas

Liberacin 1

CAR1

No implementada

CAR2

No implementada

CAR3

CAR4

CAR5

Prioridad alta
debido a que la
rapidez del
servicio depende
de la rapidez de
la bsqueda
Con el alta de
productos debe
seleccionarse un
producto sustituto
para que en caso
de no haber el
producto que
proporcione uno
similar
Prioridad alta
para poder dar de
alta a los
productos

Liberacin 2
Implementada
para poder
realizar pruebas
con el total de
ventas por da
Una vez dados de
alta a los
productos debe
ofrecernos
informacin como
la cantidad de
productos en el
inventario

Liberacin 3
Totalmente
implementado

Totalmente
implementado

Totalmente
implementado

Totalmente
implementado

Totalmente
implementado

3.2 LIMITACIONES Y EXCLUSIONES

LIM1-El sistema solo debe funcionar de forma local por que cada una de las
sucursales es diferente de otros cada una cuenta con su propio inventario.

4. CONTEXTO DE NEGOCIOS
4.1 Perfiles de los Stakeholder

Stakeholder

Administrador

Contador

Empleados

Valor
Principal
Encargado
de verificar
que todos
cumplan
con su
trabajo y
organiza los
productos,
el dar de
alta a los
productos y
de la
modificaci
n de los
mismos.
Se encarga
de contar
las notas de
ventas y los
ingresos de
la empresa.

Se encarga
de realizar
las ventas y
de toda la
atencin del
cliente.

Actitudes

Intereses
principale
s

Restriccione
s

Coordina las
actividades de
todo el personal
as como asignar
las
responsabilidade
s a cada
trabajador y
tener flexibilidad
con los
trabajadores.

Aprovecha
s al
mximos
todos los
recursos
con lo que
la empresa
cuenta

Ninguna
identificada.

Lleva el registro
del total de las
ventas por da y
por mes.

No hallan
perdidas de
ningn tipo
en la
empresa

Debe obtener
resultados de
ventas del da
y del estado
del inventario.

Conservar
y hacer
bien el
trabajo

Requieres
acceso al
sistema para
poder realizar
las ventas de
mostrador
pero no debe
modificar las
ventas ya
registradas

Debe presentar
amabilidad con el
cliente y debes
estar dispuesto a
realizar todas sus
actividades.

4.2 PRIORIDADES DEL PROYECTO

Dimensin

Conductor

Restriccin

Liberacin 1
planeada
para estar
disponible el
1/oct/09,
liberacin 2
Para el 1/nov/09.
La fecha de
entrega en su
totalidad del
proyecto no debe
exceder 15/dic/09

Calendarizacin

Todas las
caractersticas
calendarizadas
para la liberacin
1.0 debern ser
completamente
Funcionales.
Deben aprobarse
el 95% de todos
los requisitos
para la versin
1.0

Caractersticas

Calidad

Personal

Costo

Grado de
Libertad

los tiempos de las

tares de todos y
cada una de las
labores que
desarrollan el
personal se
reducen en un 60
%
Excedente de
hasta 20%
De presupuesto.

CASOS DE USO
Sistema: Sistema de administracin
de ventas y pedidos

Versin : 1.0

Especificacin de casos de uso.

Fecha:

Sistema: Simisoft

Revisiones
Fecha

Versin

Descripcin

Autor

Introduccin
En este apartado se analizaran los agentes que participan para el
funcionamiento del sistema como los actores y los casos de uso los
cuales se describirn de una forma desglosada para una mejor
comprensin, tambin se trataran sus condiciones para que se
apliquen, prioridad as como su frecuencia de uso.
Actores y casos de uso
Actor(es) primarios

Casos de uso

Cliente

Gestiona venta

Actor(es) secundarios

Casos de usos

Empleado

Crea inventario
Gestiona venta
Actualiza inventario
Reportes
Imprime reportes
Crea inventario
Realiza pedido al proveedor

Administrador

Sistema de administracin de
ventas y pedidos
Crea inventario

Gestiona Venta
Cliente

Actualizar
Inventario

Reportes

Realiza pedido
Al proveedor
Administrad
or

Impresin de
reportes

Descripcin de casos de uso

10

ID del caso de uso

ss-cu-01

Nombre del caso

de uso

Crea inventario

Actores

Empleado
Administrador

Descripcin

Lo primero que se realiza despus de implementarse el

sistema es el inventario de la farmacia en el que el empleado
captura los productos existentes con a supervisin del
administrador.

Precondiciones

La implementacin del sistema

Postcondiciones

La base de datos del sistema se llenara mediante este caso de

uso y el inventario quedara realizado.

Flujo normal

Se ingresa al sistema en el men inventarios, se presenta una

venta en la que se da clic en agregar y se introducen los datos
del producto, despus se da clic en el botn guardar y el
producto agregado se muestra en la lista de productos
existentes en la BD.

Flujo alternativo
Excepciones
Incluye

Ninguno

Prioridad

Alta

Frecuencia de uso

Cada que el pedido que se haga al proveedor llegue se

introducir la cantidad de artculos entrantes a la bodega

Reglas de negocio

Cuando el pedido llegue el administrador verifica que la

cantidad entrante sea la correcta antes de introducir la
cantidad al sistema

Requerimientos
especiales
Suposiciones
Notas y temas de
discusin
ID del caso de uso

ss-cu-02

11

Nombre del caso

de uso

Gestiona venta

Actores

Empleado, cliente

Descripcin

El empleado verifica la existencia de los productos que solicita

el cliente, procede a llenar la factura, hace el cobro
correspondiente y entrega los productos

Precondiciones

El inventario debe haberse hecho en el sistema y debe haber

un cliente gestionando la venta

Postcondiciones

Se registra la venta del producto y se decrementa la cantidad

de venta segn el producto correspondiente.

Flujo normal

Al momento que el cliente llega a la tienda y solicita la venta de

algn producto, el empleado accede al sistema y verifica que
el producto este en existencia lo solicita al sistema de compra
y llena la factura con los datos del cliente y de todos los
productos que solicita. Cuando el cliente paga se le hace
entrega de sus productos.

Flujo alternativo

Si el producto no est en existencia

Excepciones
Incluye

Ninguno

Prioridad

Alta

Frecuencia de uso

Aproximadamente 150 al da

Reglas de negocio
Requerimientos
especiales
Suposiciones
Notas y temas de
discusin

12

ID del caso de uso

ss-cu-03

Nombre del caso

de uso

Actualizar inventario

Actores

Empleado

Descripcin

Despus de la venta se da de baja el articulo comprado de la

base de datos de artculos existentes

Precondiciones

El inventario debe haberse hecho en el sistema y debe haber

un cliente gestionando la venta y debe haberse hecho la venta.

Postcondiciones

Se registra la venta del producto y se decrementa la cantidad

de venta segn el producto correspondiente.

Flujo normal

Al insertarse los datos como nombre y clave se dan de baja en

el inventarios ya que el empleado es el encargado de
introducirlos

Flujo alternativo
Excepciones
Incluye

Ninguno

Prioridad

Alta

Frecuencia de uso

Aproximadamente 150 al da

Reglas de negocio
Requerimientos
especiales
Suposiciones
Notas y temas de
discusin

13

ID del caso de uso

ss-cu-04

Nombre del caso

de uso

Reportes

Actores

Empleados

Descripcin

Realiza un reporte en el que especifica si algn producto

necesita ser pedido a proveedor.

Precondiciones

La existencia del inventario

Postcondiciones

Se registra la venta del producto con la fecha correspondiente.

Flujo normal

Cada 15 das el empleado revisa en la base de datos de

artculos existente que productos marcan prioridad para pedido
y los registra en el reporte para su solicitud al proveedor.

Flujo alternativo

Que no se necesite solicitar productos al proveedor: se pasara

el reporte al administrador en el que se confirma que no se
necesitara ningn producto para solicitar a proveedor.

Excepciones
Incluye

Ninguno

Prioridad

Alta

Frecuencia de uso

Cada 15 das

Reglas de negocio
Requerimientos
especiales
Suposiciones
Notas y temas de
discusin

14

ID del caso de uso

ss-cu-05

Nombre del caso

de uso

Impresin de reportes

Actores

Empleado

Descripcin

Despus de realizar el reporte se procede a imprimirlo para la

entrega al administrador.

Precondiciones

La existencia del inventario.

Postcondiciones

El reporte quedara impreso

Flujo normal

Despus de realizar el reporte, el empleado lo manda a

imprimir para su posterior uso.

Flujo alternativo
Excepciones
Incluye

Ninguno

Prioridad

Alta

Frecuencia de uso

Cada 15 das

Reglas de negocio
Requerimientos
especiales
Suposiciones
Notas y temas de
discusin

15

DIAGRAMAS DE SECUENCIA

16

17

DIAGRAMA ESTRUCTURADO

18

s
to
Da

de

od
pr

18

19

Pagina 2

19

20

Pagina
Pagina 4
4

20

21

21

22

DICCIONARIO DE DATOS
Tabla inventario
Amplitud
ndice

Nombre del
campo
Nom_product
o

Tipo de
dato
Char

Presentacion

Char

50

Cdigo_barra
s

numrico

15

Pre_publico

Monetario

Pre_proveed
or
Mximos

Monetario
numrico

12

Minimos

numrico

12

Canti_existen
te

numrico

12

Nombre del
campo
Folio

Tipo de
dato
Auto
numrico

Fecha
Total

60

Ascendente

Ascendente

Tabla Ventas
Amplitu ndice
d
Ascendente

Fecha
Monetario

Ascendente

Tabla Detalle de Ventas

Nombre del
Tipo de
campo
dato
Folio
Numrico

Amplitu
d
15

Producto

Char

60

Cantidad

Numrico

12

Precio

Monetario

Descripcin
En esta parte se
coloca el nombre del
producto
Hace
referencia
al
empaque
que
contiene el producto
Cdigo de barras para
poder
realizar
las
bsquedas
del
producto
Precio que se cobrara
al publico
Precio que nos vendi
el proveedor
Nmero mximo de
producto
en
el
inventario
Numero mnimo de
esta producto
Cantidad
real
existente del producto

Descripcin
Folio auto numrico
para
conocer
el
numero de ventas
Fecha de la venta
Importe total

ndice

Descripcin

Ascendente

Folio que tiene relacin

con la ventas
Nombre del producto
seleccionado por el
cliente
Cantidad de producto
seleccionado
Precio de ese producto

23

Tabla Empleados
Nombre del
Tipo de dato
campo
Folio
Auto
numrico
Nombre
Char
Direccion
Char

Telefono
Correo

Char
Char

Amplitud

80
100

ndice

Descripcin

Ascendente

Folio del trabajador

Ascendente

Nombre del empleado

Direccin
de
residencia
del
empleado
Telfono de empleado
Correo electrnico del
empleado

12
50

DISEO DE INTERFACES

Pantallas y Mensajes emergentes

Al momento de iniciar la pantalla que aparece es la siguiente:

Al iniciar en la opcin del men empleados

24

25

Aparece la ventana vista de empleados

Al dar clic sobre el botn agregar, aparece en la pantalla, la ventana alta de

los empleados.

Los datos que realmente son necesarios son el nombre y la direccin en los
cuales si no se insertan, al momento de guardar manda un mensaje
emergente, se presenta a continuacin:

Una vez que se ha rellenado los datos el mensaje que aparece es el siguiente:

26

Al momento de eliminar en la tabla de vista de empleados se presenta el

siguiente mensaje

Al entrar en el men inventario

Aparece la ventana de inventario:

Al agregar un nuevo producto aparece la pgina de alta de inventario

27

Al querer guardar sin haber escrito el nombre del producto aparece el siguiente
mensaje:

As como tambin al no haber capturado en presentacin:

Otro mensaje aparece si no ha capturado el precio al pblico, as como tambin

la cantidad del producto que estamos ingresando

Al guardarse los cambios con los requisitos aparece:

28

En la pantalla de inventario al remover algn producto sale una pantalla de

confirmacin para la accin:

En el men de ventas

Aparece la pantalla de ventas

Al dar clic en el botn guardar cuando ya se agrego algn producto se debe

especificar que empleado atendi mostrara el siguiente mensaje:

Para imprimir la nota de venta aparecer

29

En el siguiente men que es registro de ventas aparecen dos submens

El submen por empleado muestra la siguiente pantalla:

Seleccionar el nombre del empleado y al dar imprimir muestra:

30

En el submen por da

Muestra la pantalla de ventas por da realizadas

Se selecciona el da de la venta en fecha y si se desea imprimir aparece:

31

El men salir

Sale de la aplicacin no muestra ninguna pantalla siguiente.

DISEO DE BASE DE DATOS

Tablas y cdigo
Tabla inventario
Amplitud
ndice

Nombre del
campo
Nom_product
o

Tipo de
dato
Char

Presentacion

Char

50

Cdigo_barra
s

numrico

15

Pre_publico

Monetario

Pre_proveed
or
Mximos

Monetario
numerico

12

Minimos

numerico

12

Canti_existen
te

numerico

12

60

Ascendente

Ascendente

Descripcin
En esta parte se
coloca el nombre del
producto
Hace
referencia
al
empaque
que
contiene el producto
Cdigo de barras para
poder
realizar
las
bsquedas
del
producto
Precio que se cobrara
al publico
Precio que nos vendi
el proveedor
Nmero mximo de
producto
en
el
inventario
Numero mnimo de
esta producto
Cantidad
real
existente del producto

CREATE TABLE `principal`.`inventario` (

`Nom_producto` VARCHAR( 60 ) NOT NULL DEFAULT NULL ,
`Presentacion` VARCHAR( 50 ) NOT NULL ,
`Cdigo_barras` INT( 15 ) NOT NULL ,
`Pre_publico` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Pre_proveedor` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Mximos` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Minimos` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Canti_existente` INT( 12 ) NOT NULL
)

32

Nombre del
campo
Folio

Tipo de
dato
Auto
numrico

Fecha

Fecha

Total

Monetario

Tabla Ventas
Amplit
ndice
ud
Ascendent
e
Ascendent
e

Descripcin
Folio auto numrico
para
conocer
el
numero de ventas
Fecha de la venta
Importe total

CREATE TABLE `principal`.`inventario` (

`folio` INT( 15 ) NOT NULL DEFAULT NULL ,
`fecha ` FECHA NOT NULL ,
`total` INT( 15 ) NOT NULL ,
)
Tabla Detalle
Nombre del
campo
Folio

de Ventas
Tipo de
dato
Numerico

Amplit
ud
15

Producto

Char

60

Cantidad

Numerico

12

Precio

Monetario

ndice

Descripcin

Ascendent
e

Folio
que
tiene
relacin con la ventas
Nombre del producto
seleccionado por el
cliente
Cantidad de producto
seleccionado
Precio
de
ese
producto

CREATE TABLE `principal`.`inventario` (

`Nom_producto` VARCHAR( 60 ) NOT NULL DEFAULT NULL ,
`Presentacion` VARCHAR( 50 ) NOT NULL ,
`Cdigo_barras` INT( 15 ) NOT NULL ,
`Pre_publico` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Pre_proveedor` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Mximos` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Minimos` INT( 12 ) NOT NULL ,
`Canti_existente` INT( 12 ) NOT NULL
)
Tabla Empleados
Nombre del
Tipo de
campo
dato
Folio
Auto
numrico

Amplitu
d

ndice

Descripcin

Ascendent
e

Folio del trabajador

33

Nombre

Char

80

Direccion

Char

100

Telefono
Correo

Char
Char

12
50

Ascendent
e

Nombre del empleado

Direccin
de
residencia
del
empleado
Telfono de empleado
Correo electrnico del
empleado

Diagrama entidad / relacin (E/R)

34