Nuestra comunidad de prctica

De izq. a der: Carlos Armano (Petrobras), Valeria Llaneza (Total Austral), Susana Spasaro
(PAE), Fernando Lapetina (YPF), Gabriela Tasca (Pluspetrol) y Rosa Mateo (PAE).

Un marco para el Aprendizaje

INFORMACION + COMENTARIOS

CONOCIMIENTO

Un marco para el Aprendizaje

CONOCIMIENTO + RETROALIMENTACION

COMPRENSION

Un marco para el Aprendizaje

COMPRENSION + DIRECTRICES +
USO Y PROGRAMACION

CAPACIDAD

Interrelaciones

Instancias de la Gestin de Documentacin de Procesos donde se verifica

una Gestin del Conocimiento:
Captacin de conocimientos e intereses comunes sobre un
mismo tema (en relacin al proceso a documentar).
Adquisicin de los conocimientos durante el trabajo en equipo.
Estructuracin y documentacin de conocimiento acordado,
aceptado.
Deteccin de referentes que poseen el conocimiento de
materias especficas.
Difusin y uso del conocimiento, a partir de la comunicacin y
puesta en vigencia de los documentos.

Un aporte a la Gestin del Conocimiento

La gestin de la documentacin de los procesos de una organizacin:
Genera una base informativa cuyo acceso generalizado facilita el uso del
conocimiento de los procesos.
Permite a los usuarios de la base proponer cambios o iniciativas de
mejora, motivndolos a compartir el conocimiento.
La documentacin facilita la libre transmisin del conocimiento en el
tiempo, reconociendo su caracterstica dinmica para adaptarse a los
cambios.
El conocimiento volcado en la base documental de procesos es
trazable, conservndose la historia de su evolucin.

Con la documentacin de los procesos se enfatiza la necesidad de contar

con el conocimiento explcito, por sobre el conocimiento tcito
(despersonificacin).

Cmo gestionamos nuestro conocimiento durante el trabajo

I. Diagnstico y Relevamiento
II. Objetivo y Alcance del estudio

III. Aspectos Generales

IV. Aspectos Especficos
V. Conclusiones

I. Diagnstico

Complejidad

Integracin

Necesidad de
Mejora

Eficiencia

Documentacin

Objetivos
organizacionales

Base documental

Procesos

Conocimiento
Disciplina operativa
Mejora continua

Resultados
esperados

Recursos y
tecnologas

Diversidad
de Abordaje
Tipos de documentos
Polticas, normas, procedimientos,
manuales, guas, instructivos, estndares
Funcin Normativa
Ubicacin en la estructura, centralizada vs.
Descentralizada, personal afectado
Proceso de documentar
Criterios para documentar, etapas del
proceso, formato de documentos, etc.

I. Relevamiento
7- Sistema informtico

9- Desarrollo de documentos normativos

20%

40%

Muy participativo
Poco participativo

60%
80%

Posee

No posee

10- Tipos de documentos

Otros
Guas
Manuales
Instructivos
Procedimientos
Normas
Polticas
0

(*) Informacin actualizada a 2010

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II. Objetivo y Alcance del estudio

Recomendaciones para una buena prctica de Gestin de Documentacin de

Procesos en la industria del petrleo y del gas.

HACIA LA MEJORA

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III. Aspectos Generales

Gestionar una base nica Documental,
contribuyendo al cumplimiento de objetivos
organizacionales y a la difusin interna del
conocimiento.

Base nica documental

Cumpliento de
objetivos
Difusin interna
del conocimiento

Asegurando:

El diseo y la implementacin de una metodologa de documentacin de

procesos.
La administracin de la base documental detectando necesidades de
actualizacin.

La contribucin a la mejora continua de los procesos.

La coherencia entre estructura y procesos; y de los procesos entre s
(enfoque sistmico).
La deteccin de oportunidades de mejora y vacos en la documentacin
de procesos para activar su planificacin, implementacin y seguimiento.

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III. Aspectos Generales

Visin integral y objetiva

Trabajar en estrecha interaccin entre:

Gestin del
Conocimiento
Gestin de
Documentacin

Gestin de
Procesos
Diseo
organizacional

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III. Aspectos Generales

TABLERO de Control:
Indicadores recomendados (KPIs):

1) Consultas de documentos

Cant. accesos / perodo de tiempo

2) Revisin de documentos

Cant. docs. revisados / Total docs. activos

3) Documentos vencidos

Cant. docs. vencidos / Total docs. activos

4) Documentos en elaboracin

Cant. docs. elab.>120 ds / Total docs. elab.

5) Documentos implementados (plan)

Cant. docs. implem./Total docs. solicitados

6) Grado de avance de documentos

no implementados (plan)

% de avance

7) Documentos no conformes con los

criterios de verificacin

% hallazgos / Total documentos emitidos

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IV. Aspectos Especficos

1. Conveniencia de documentar
2. Integridad y seguridad de la base documental
3. Interrelacin con procesos
4. Participantes de la elaboracin
5. Propietario de un documento
6. Gestin de cambios

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Conclusiones
Es imprescindible destacar la inevitable relacin entre la gestin del conocimiento,
la gestin documental, la gestin de las tecnologas, la cultura organizacional y la
gestin de los recursos humanos como elementos fundamentales para crear valor
en los procesos estratgicos de las organizaciones.
La misin de la Gestin de la Documentacin de procesos es contribuir con el
cumplimiento de los objetivos organizacionales, con un claro aporte al desarrollo y
a la difusin interna del conocimiento.
Se requiere un abordaje segn el ciclo PDCA (planificar, hacer, controlar y actuar)
y para ello requiere la definicin de indicadores propios, para controlar y evaluar el
desempeo en la gestin.
Todos los documentos deben estar relacionados con procesos definidos. Para
ello, resulta clave trabajar en forma integrada con las reas responsables de los
procesos promoviendo la visin horizontal por sobre la visin vertical de los
mismos.
Es necesario adecuar la metodologa de documentacin de procesos a los
tiempos actuales, caracterizados por su volatilidad y cambios continuos.
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Muchas Gracias

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