GTM.

DC-02
EL REA ECONMICO-ADMINISTRATIVA

EL REA ECONMICA-ADMINISTRATIVA
DE LA RESTAURACIN

CONTENIDOS

1.
2.

3.

4.

5.
6.
7.

02

INTRODUCCIN
QU TAREAS SE REALIZAN EN EL REA ADMINISTRATIVA?
2.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OBJETIVOS, RELACIONES Y FINALIDAD.
2.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: TIPOLOGA.
2.3. NORMATIVA Y NUEVAS TECNOLOGAS APLICABLES A LA DOCUMENTACIN.
2.4. LA GESTIN ADMINISTRATIVA DEL ECONOMATO: PROVEEDORES.
TAREAS EN EL REA ECONMICA: POR QU PRESUPUESTAR?
3.1. TIPOLOGA Y ELABORACIN DE PRESUPUESTOS DE EXPLOTACIN.
3.2. TIPOLOGA Y ELABORACIN DE PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
3.3. EL CONTROL PRESUPUESTARIO.
TAREAS EN EL REA ECONMICA: CLCULO DE COSTES.
4.1. LOS COSTES EN RESTAURACIN Y EL UMBRAL DE RENTABILIDAD.
4.2. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CLCULO DE COSTES: LA FICHA TCNICA.
4.3. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CLCULO DE COSTES: EL ESCANDALLO.
4.4. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CLCULO DEL PRECIO DE VENTA.
LA GESTIN ECONMICA DEL ECONOMATO: STOCKS.
ANEXOS.
ACTIVIDADES.

1. INTRODUCCIN
Sergio, junto con sus tres socios, le ha dado un giro bastante interesante a la gestin de
su establecimiento de restauracin. Estn consiguiendo vencer los momentos difciles gracias
a los estudios e informes realizados sobre la clientela y la eleccin de nuevas frmulas de
restauracin ms adaptados al momento.
Pero todos estos cambios, conllevan tambin una reestructuracin del rea econmicaadministrativa del establecimiento.
Hasta el momento, toda la gestin del rea econmica-administrativa la haba llevado
Sergio, pero ahora, decide que los temas laborales y fiscales se los lleve una asesora externa.
De esta manera, Sergio y sus socios, podrn encargarse mejor de analizar y gestionar la
informacin generada durante el da a da y, as, poder tomar decisiones ms acertadas.
A lo largo de esta unidad, podrs ir descubriendo lo que el cliente no ve de un
establecimiento de restauracin.
Para que la prestacin del servicio de las ofertas gastronmicas sea una realidad, el
negocio debe contar con gran cantidad de informacin que ayude a desarrollar todas las tareas
necesarios para la prestacin del servicio de restauracin al cliente; Pero adems, esa correcta
prestacin del servicio, debe ir acompaada de la obtencin de unos beneficios (ms o menos
elevados), sin los que el negocio, no podra seguir adelante.

MIGUEL LZO AGUIAR

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2. QU TAREAS SE REALIZAN EN EL REA ADMINISTRATIVA?

Sergio tiene gran cantidad de documentacin archivada pero, al decidir que parte
de la gestin administrativa va a ser llevada por una asesora externa, debe
recopilar toda la informacin que le ha solicitado la asesora.
Esta decisin ayudar a Sergio y a sus socios a centrarse ms en la
documentacin ligada al trabajo diario y as poder centrarse en tomar decisiones y
fijar objetivos acordes a esa documentacin.
As que, para poder reorientar el rea econmica-administrativa del
establecimiento una vez que Sergio y sus socios decidieron introducir esas
nuevas frmulas de restauracin, Sergio, necesita recopilar cierta informacin y
decidir qu cambios deben producirse en relacin con la misma.

Recuerdas lo que es la administracin?

Si has recordado que la administracin
concentra a un conjunto de tareas que realizan
personas de forma eficaz y eficiente,
Enhorabuena! Has acertado.
Intenta ahora extrapolar este significado, a
la palabra administrativa; Te dars cuenta de que
el rea administrativa de un establecimiento de
restauracin, no es ms que el lugar dnde se
recogen, redactan y archivan, todos aquellos
documentos derivados de administrar el
establecimiento.
REFLEXIONA
Cuando en la unidad de trabajo anterior hablbamos de obtener informacin que
nos ayudara a redactar objetivos y as poder desarrollar planes, o de organizar al
personal del establecimiento, estbamos realizando tareas administrativas.

Esta gestin administrativa, se puede llevar a cabo en el propio establecimiento de

restauracin, o bien, fuera del mismo, mediante la contratacin de una empresa ajena que se
dedique a ello (asesoras fiscales, laborales o contables). Sin embargo, aunque se lleve fuera,
el establecimiento de restauracin siempre tendr un rea administrativa por pequea que sta
sea, que nos ayude a poder archivar informacin, elaborar informes y otro tipo de documentos
administrativos, entre otras tareas.
Todo esto te parecer muy bien, pero de qu se ocupa el rea administrativa en un
establecimiento de restauracin?
Pues bien, te propongo el siguiente esquema donde podrs encontrar las tareas
administrativas que se realizan en un establecimiento de restauracin:

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Sin embargo, y tal y como se ha comentado anteriormente, en los establecimientos de

restauracin este rea no suele ser muy grande y no se llevan a cabo todas estas tareas en el
interior del mismo, sino que las tareas relacionadas con personal y contabilidad,
fundamentalmente, son externalizadas a una asesora.
REFLEXIONA
Por qu crees que son importantes todas estas tareas administrativas?
Sin ellas, no podramos desempear los procesos de administracin del
establecimiento, ya que nos ayudarn al desarrollo eficaz y eficiente de las tareas
llevadas a cabo dentro del mismo.

2.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OBJETIVOS, RELACIONES Y FINALIDAD.

Ya conoces cules son las principales tareas
administrativas y su importancia, pero sabes en qu
tipo de documentos se materializan estas tareas?
Sabes cul es su finalidad?
Pues bien, te propongo que antes de conocer los
distintos tipos de documentos que puedes encontrarte en
el rea administrativa, hablemos del objetivo y de la
finalidad de los mismos, as como de las relaciones que
tienen entre ellos.
El objetivo de la documentacin generada en el rea administrativa es proveer a la
empresa de restauracin de una informacin clara, precisa y ordenada; gracias a ella, la buena
gestin del negocio ser una realidad.
Como ya habrs podido comprobar en el epgrafe anterior, existe una gran variedad de
tareas administrativas, de cada una de ellas se derivan un conjunto de documentos todos ellos
relacionados de alguna manera. En este esquema queda explicado todo ms claro.
Todos estos documentos van a tener una doble
finalidad:
Por un lado, nos ayudarn a tomar decisiones en
base a la informacin y los datos contenidos en
ellos. De este modo, la realizacin de presupuestos o
la obtencin de datos histricos del establecimiento,
te van a ayudar a tomar decisiones ms acertadas.
Por otro lado, nos ayudarn a respetar las normas
referentes a ciertos tipos de documentos que vers
ms adelante; Evitando as, cualquier tipo de
conflicto con otras empresas o entidades oficiales.
De momento, slo vamos a ver los documentos que
estn ms relacionados con el rea administrativa, en el resto
de epgrafes tendrs la oportunidad de conocer el resto. Pero
para todos ellos, siempre debe existir una correcta gestin
tanto en su registro como en su archivo, es decir, el rea
administrativa del establecimiento deber establecer de qu
manera deben archivarse y guardarse todos estos documentos,
y determinar en qu momento y cmo deben rellenarse.

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AUTOEVALUACIN
Rellena los huecos en la siguiente afirmacin.
Si la gestin del rea administrativa no deseamos llevarla al completo dentro de nuestro
establecimiento podemos ___________ el servicio a una __________, que nos ayudar
en la gestin contable, fiscal y laboral de nuestro establecimiento. Sin embargo, parte de
la gestin del rea administrativa, siempre deberemos llevarla a cabo con el fin de
recabar ____________ til que nos ayude a tomar decisiones. Para que esta gestin del
rea administrativa sea adecuada para la toma de decisiones, es necesario que todos los
_______________ que se generen sean correctamente ____________ y debidamente
_______________ en el momento oportuno.
Externalizar, asesora, informacin, documentos, archivados y registrados.
REFLEXIONA
Si uno de los fines de los documentos es poder obtener informacin y sacar datos
interesantes de los mismos, cmo lo vamos a hacer si no sabemos dnde se
guardan esos documentos?
Por ello, el sistema de archivo y registro de la documentacin es fundamental para
la buena gestin del rea administrativa del establecimiento.

2.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: TIPOLOGA.

Mara es la persona responsable y encargada de la documentacin laboral y
fiscal de Sergio en la asesora.
Mara revisa atentamente y de forma quincenal, toda la documentacin referida
al mbito fiscal y laboral generada por el establecimiento de Sergio y sus socios,
prestando especial atencin a una serie de documentos que explica a Sergio para
que no tenga ninguna duda a la hora de llevar a cabo una correcta gestin de los
mismos en el establecimiento.

Ya es hora de que conozcas con ms

profundidad cules son las caractersticas ms
especficas de cada uno de los documentos del rea
administrativa de la empresa. En este caso, nos
vamos a centrar solamente en los documentos
administrativos
que has
podido
observar
anteriormente en el esquema te he facilitado, el
resto, los irs descubriendo conforme avanzas en la
unidad. A continuacin los vamos a ir enumerando:
a. Factura. Es el documento que refleja los servicios prestados al cliente con indicacin
del precio, el IVA, el nombre del establecimiento que presta el servicio y el nombre de
la persona a la que se presta el servicio. Su expedicin no es obligatoria y puede ser
sustituida por el recibo, aunque siempre que el cliente nos la solicite y nos facilite sus
datos fiscales, debemos emitirla.
b. Letra de cambio. Tambin conocido como efecto comercial; consiste en un
documento en el que una empresa se obliga a pagar a otra una determinada cantidad de
dinero al vencimiento de un plazo concreto de tiempo.
c. Albarn. Documento que el proveedor proporciona al establecimiento de restauracin
en el que se indican las mercancas que se entregan.

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d. Orden de pedido. Tambin llamado hoja de pedido; es el documento en el que se

realiza la peticin de mercancas al proveedor.
e. Cheque. Es un documento que indica la obligacin de pago de una empresa a otra
pero que se puede hacer efectivo en el mismo momento de su recepcin, con lo que no
existe fecha de vencimiento.
f. Comanda. Documento que rellena el matre, de los alimentos y bebidas que tomar el
cliente. La comanda tiene una doble finalidad:
Por un lado, gracias a la comanda podremos posteriormente emitir el recibo o la
factura en funcin de los alimentos y bebidas anotados en la comanda.
Y por otro lado, gracias a la comanda la brigada de cocina podr preparar los
alimentos y bebidas solicitados por el cliente.
g. Recibo. Documento similar a la factura utilizado para el consumidor final en el que se
especifican los servicios prestados y el importe total incluido el IVA. No especifica los
datos fiscales del consumidor final.
h. Nmina. Documento que refleja los pagos realizados al personal del establecimiento,
con las respectivas deducciones por IRPF y seguridad social.
Para saber ms
Seguro que ests deseando conocer cmo son fsicamente estos documentos de los
que te he comentado, por ello, te propongo que consultes los siguientes enlaces en
internet, donde podrs ir descubriendo las imgenes de cada uno de ellos:
Factura
Comanda
Letra de cambio.
Recibo.
Albarn.
Nmina.
Cheque

2.3. NORMATIVA Y NUEVAS TECNOLOGAS APLICABLES A LA DOCUMENTACIN.

Por qu tenemos que plantearnos el usar todos estos documentos en nuestro
establecimiento de restauracin?
Una de las razones principales de la que ya hemos estado hablando, se basa en la
correcta gestin y la necesidad de obtener informacin para poder desarrollar todas las tareas
que se llevan a cabo en el establecimiento.
REFLEXIONA
Cmo podra la brigada de cocina desempear sus tareas si no tuviramos las
comandas que nos indiquen qu es lo que el cliente ha pedido?
No olvides que la informacin es poder decidir, y sin que esta informacin est
adecuadamente registrada en documentos, nos sera muy difcil acceder a ella.

Otro de los principales motivos por los que debes utilizar esta documentacin lo
encontramos en la normativa. Es decir, algunos documentos de los que hemos hablado
anteriormente, estn sujetos a normas legales que debemos cumplir al dirigir un
establecimiento de restauracin.
Sabras cules de los documentos citados estn sometidos a normativa legal?
Vamos a verlos poco a poco:

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a. La Factura: de entre los documentos administrativos, la factura es en el que ms nos

vamos a centrar, por lo que es conveniente que conozcas algunas especificaciones
legales.
Existe una norma a nivel estatal que es un Real Decreto, del que te pongo a
continuacin un enlace para que puedas leer.
Real Decreto sobre obligatoriedad de facturacin.

Debes conocer
Pero adems de esto, la propia normativa especfica de los establecimientos de
restauracin tambin tiene apartados referentes a la importancia de la factura.
Lee atentamente los artculos 11 y 15 de la normativa especfica de
establecimientos de restauracin:
Normativa estatal de establecimientos de restauracin

b. El Plan General de Contabilidad: de entre los documentos contables y fiscales, existe

lo que se conoce como el Plan General de Contabilidad, basado tambin en normativas
legales que hacen que debamos elaborar ciertos documentos especficos contables y
llevar a cabo un proceso contable claro y fiel a la realidad del establecimiento. Por su
parte, los documentos fiscales estn mayoritariamente relacionados con el pago de
impuestos, uno de los ms importantes para las empresas es el pago del IVA.
Para saber ms
El IVA que se paga en los establecimientos de restauracin ha subido del 7 % al 8
%, consideras adecuada esta subida?
Noticia que comenta la subida del IVA

c. De entre los documentos econmicos, no destacaremos ninguno por tener asociacin a

normas legales, son opcionales pero que todos los establecimientos realizan a fin de
visualizar ms claramente la informacin de otros documentos, tales como documentos
econmicos, albaranes, rdenes de pedido, etc.
Debes conocer
Pero seguro que ya te lo habrs planteado, con tantos documentos las nuevas
tecnologas no nos podran ahorrar el trabajo de escribir tanto? Pues s,
tambin las nuevas tecnologas llegan a nuestro sector y la factura electrnica
est a la orden del da. Pero quiz, de los sistemas que ms nos podemos
beneficiar son los TPV informatizados por red. Te ofrezco la posibilidad de conocer
cmo funciona realmente un sistema informtico de TPV, as que ah te dejo el
siguiente vdeo.

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AUTOEVALUACIN
Cul de los siguientes documentos estn sometidos a normativa legal?
El albarn.
La factura.
La orden de pedido.
Los impuestos.
La segunda y la cuarta respuestas son correctas. No todos los documentos que se
utilizan en al rea econmica-administrativa de un establecimiento de restauracin son
legalmente obligatorios, pero su utilizacin, facilita las tareas de recopilacin y anlisis
de la informacin para una correcta toma de decisiones.

2.4. LA GESTIN ADMINISTRATIVA DEL ECONOMATO: PROVEEDORES.

Juan, presta ahora especial atencin a la contratacin de nuevos proveedores que
se adapten a nuestras nuevas frmulas de restauracin -le dice Sergio a Juan-.
Perfecto, no hay problema, he estado preparando nuevos documentos para los
nuevos proveedores con la indicacin de las especificaciones necesarias -responde
Juan-. Te ir informando de cmo van las nuevas contrataciones.
Juan debe explicar ahora a los nuevos proveedores qu tipo de requisitos deben
cumplir. As como, informar de los nuevos documentos que est preparando para
una mejor gestin del rea administrativa del economato.

Para que puedas situarte, te dir que el rea

de economato y bodega supone un elemento
esencial para la correcta gestin del
establecimiento, ya que es en este rea donde se
almacenarn y gestionarn las materias primas con
las que posteriormente trabajars en el diseo y
elaboracin de ofertas gastronmicas. Sin
embargo, en lo que ahora nos vamos a centrar, es
en la gestin de este rea desde el punto de vista
administrativo, con lo que, nos centraremos en los documentos y procesos ms importantes de
su gestin administrativa.
En este sentido, la gestin administrativa del economato puede resumirse en el siguiente
esquema:

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Veamos poco a poco el desarrollo de ese esquema con sus documentos:

1. Eleccin de proveedores: buscaremos siempre aquellos proveedores que se adapten a
la calidad, precio, servicio y crdito acorde a las necesidades de nuestro
establecimiento.
Por norma general, trabajaremos con
proveedores habituales, es decir,
aquellos
que
cubran
nuestras
necesidades diarias. Sin embargo,
tambin trabajaremos con proveedores
ocasionales,
cuando
dada
una
situacin imprevista para nuestro
proveedor habitual, ste no nos pueda
suministrar las materias primas
solicitadas, ya sea por enfermedad o
causa mayor de nuestro proveedor
habitual o por no tener el artculo que le estamos solicitando.
Una vez que hemos elegido a nuestros proveedores tanto habituales como ocasionales,
les realizaremos una ficha que archivaremos con todos sus datos para poder realizar los
pedidos. Aqu te dejo un ejemplo de ficha de proveedores:
2. Hoja de pedido: normalmente los pedidos se realizan telefnicamente, bien por el
Matre y/o Jefe de Cocina. Despus, en el rea administrativa, se confirmar el pedido
mediante correo electrnico o fax. Este puede ser un ejemplo de hoja de pedido:

3. Albarn de entrega: cuando llega la mercanca a nuestro establecimiento, el

transportista traer un documento denominado albarn, que registrar toda la mercanca
que se va a entregar. Es importante comparar bien el albarn con la hoja de pedido
realizada anteriormente, as como el albarn con la mercanca realmente
recepcionada.De este proceso se encargar el responsable del economato o de compras
que informar al rea administrativa para el pago posterior de la factura. Observa el
siguiente ejemplo de albarn de entrega:

4. Factura: la recepcin de la factura del proveedor, implicar que la entrega se hizo

correctamente, por lo que al rea administrativa del establecimiento, proceder a la
realizacin del pago, previa comparacin de la factura con el albarn de entrega.

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AUTOEVALUACIN
Cul de los siguientes documentos es esencial para la correcta coordinacin entre
sala-comedor y cocina?
El recibo.
La comanda.
Hoja de pedido.
Factura.
Enhorabuena! Has sabido comprender el concepto de comanda.

3. TAREAS EN EL REA ECONMICA: POR QU PRESUPUESTAR?

Una vez que la documentacin del rea administrativa est revisada, Sergio debe
actualizar la informacin econmica. Gracias a sta, las decisiones tomadas sern
ms acertadas.

Recuerdas cul es la finalidad del rea

administrativa?
Si tu respuesta ha sido que el rea administrativa
se encarga de gestionar, controlar, y archivar los
documentos derivados de las tareas de la
administracin, te doy la enhorabuena, vas
comprendiendo todos estos conceptos.
REFLEXIONA
Pero vayamos un poco ms all. Para qu queremos controlar y gestionar
todos estos documentos? La respuesta ya la habrs adivinado: conseguir
informacin.

La informacin es poder, pero no slo eso, para nuestro establecimiento ser esencial
poder conocer diferentes informaciones que nos ayuden a marcar objetivos alcanzables, as
como que nos ayuden a poder controlar en qu medida logramos alcanzar esos objetivos.
Volviendo a lo aprendido en la unidad 1, te pido ahora que localices qu hacas una vez
tenamos formulados los objetivos de nuestro establecimiento. Si ya lo has localizado en tu
mente y has visualizado claramente que el siguiente paso es el presupuesto, te felicito, el
almacn de tus recuerdos funciona estupendamente.
Efectivamente, si queremos ver cumplidos
todos nuestros objetivos, se hace necesario poder
medirlos de alguna manera, y una de las ms
importantes son los presupuestos.
Pero presupuestar no slo nos ayuda a
controlar objetivos, sino que nos ayuda a prever
situaciones econmicas y as, poder actuar en
consecuencia.
Aunque fsicamente al rea administrativa y
econmica no van a estar separadas en una empresa

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de restauracin, cada rea se centra en tareas diferentes pero complementarias entre ellas, ya
que, si bien la primera se va a centrar en toda la gestin, registro y control de la
documentacin derivada de las tareas administrativas, la segunda, se encarga de la produccin
de los documentos presupuestarios y de controlar los costes en la empresa.
REFLEXIONA
Despus de recordar todo esto, sabras contestar a la pregunta. Por qu
presupuestar?
El presupuestar es necesario porque nos ayuda a obtener informacin de las
posibles situaciones econmicas a las que nos podremos enfrentar y de la
evolucin de los objetivos relacionados con los gastos y los ingresos en la empresa
de restauracin.

3.1. TIPOLOGA Y ELABORACIN DE PRESUPUESTOS DE EXPLOTACIN.

Como hemos dicho anteriormente, los presupuestos son una herramienta importante
para la gestin econmica del establecimiento de restauracin, ya que por un lado, nos
ayudarn a controlar en qu medida se cumplen los objetivos y, por otro lado, nos estarn
ayudando a prever situaciones econmicas. En definitiva, nos van a aportar informacin til
para gestionar el rea econmica de la empresa y complementar la gestin del rea
administrativa.
Sin embargo, las empresas de restauracin no trabajan con un nico tipo de presupuesto,
sino que podemos hablar de muchas y variadas tipologas, nosotros nos vamos a quedar con
una tipologa genrica utilizada por la empresa en general, que iremos poco a poco adaptando
y especificando para nuestra empresa de restauracin.
A continuacin te dejo la siguiente presentacin para que veas los tipos de presupuestos
que vamos a estudiar:
PRESUPUESTOS

DE EXPLOTACIN

INGRESOS

GASTOS

FINANCIERO

DE CAJA

Ahora que sabes los presupuestos que vas a

estudiar, sabes qu es un presupuesto de
explotacin?
La palabra explotacin hace referencia a las
operaciones o tareas realizadas con motivo de la
actividad principal de la empresa.

REFLEXIONA
Despus de lo aprendido acerca del sector de la restauracin, Qu tareas
principales son las que se realizan en un establecimiento de
restauracin?
Seguro que has dicho, prestar el servicio de alimentacin y bebidas, y llevas toda
la razn. Pues bien, ese prestar el servicio, conlleva una serie de gastos e ingresos
que son los que vamos a prever mediante los presupuestos de explotacin.

Veamos los dos tipos de presupuestos:

A. Presupuesto de ingresos. Lo dividiremos en meses y por unidades de produccin
(restaurante, bar, cafetera, etc.). O si no tenemos varias unidades de produccin, lo
dividiremos en tipos de servicios (men, carta, banquetes, etc.).
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B. Presupuesto de gastos. Lo dividiremos tambin en meses y consideraremos los

siguientes aspectos:
Costes variables:
o Coste de comida y bebida.
o Lavandera y limpieza de manteleras y dems lencera del comedor y los
uniformes.
o Suministros, como el agua y la luz.
Costes fijos:
o Servicios exteriores: como el gasto de alquileres por el local o por maquinaria,
reparaciones o revisiones realizadas, gasto por seguros. Aqu tendremos en
cuenta la subida de precio que se ha originado en alguno de ellos.
o Impuestos: tendremos en cuenta el desembolso de dinero que tengamos que
realizar por el pago de los impuestos. Es sencillo de calcular porque todos
estn prefijados.
o Personal: estimar el gasto derivado del pago de las nminas. Habr que tener
en cuenta nuevas contrataciones o subidas de sueldo.
Cmo crees que son en realidad estos documentos? Para que salgas de dudas, te
dejo aqu algunos ejemplos:

Cmo vamos a elaborar estos presupuestos? De dnde sacamos los datos?

Pues muy sencillo, hay dos formas de obtener los datos para la elaboracin de
presupuestos:
1.
Utilizando la estadstica.
2.
Utilizando datos histricos.
Los establecimientos de restauracin se inclinan por utilizar la segunda opcin. sta
consiste en:
Obtener los datos del nuevo presupuesto basndonos en datos de los dos ltimos aos
de los presupuestos del establecimiento. De esta manera slo tendremos que observar
una serie de variables para poder adaptar esos datos. Qu variables observaras t
para poder adaptar los datos de tu presupuesto? Seguro que algunas de stas ya las
habas pensado:
Situacin actual del mercado (competencia, tendencias de la demanda).
Situacin de la economa en general (situaciones de crisis, situaciones de auge
econmico, etc.)
El calendario y su estructura (das festivos, puentes, eventos especiales, etc.)
Incrementos en el precio de venta.
Incrementos en los costes/gastos de elaboracin de las ofertas gastronmicas.
Estrategias de promocin.
La calidad del producto/servicio y su evolucin.

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AUTOEVALUACIN
Selecciona la opcin correcta:
Los presupuestos son los objetivos de la empresa y por ello debemos presupuestar.
Las empresas de restauracin slo utilizan los presupuestos de explotacin.
Los presupuestos no tienen nada que ver con la gestin administrativa del

establecimiento.
Los presupuestos se obtienen en una empresa de restauracin en base a los datos

histricos.
Opcin d. Muy bien, has comprendido en qu se basan las empresas de restauracin a la
hora de confeccionar sus presupuestos.

3.2. TIPOLOGA Y ELABORACIN DE PRESUPUESTOS FINANCIEROS.

Recuerdas el esquema con los tipos de presupuestos?
Seguro que s, pero para que ests seguro, te doy
algunos minutos para que vuelvas a mirarlo y me cuentas.
Todo listo? Pues empezamos.
Si hasta ahora hemos hablado de los presupuestos que
registran las operaciones diarias realizadas en el
establecimiento de restauracin, es decir, los presupuestos de
explotacin, ahora vamos a ver uno de los presupuestos
financieros ms importantes, el presupuesto de caja.
Reflexiona
Seguro que el concepto de presupuesto ya lo tienes claro, pero y el de caja?
Seguramente que la palabra caja la habrs asociado a dinero, y no vas nada
desencaminado o desencaminada.

El presupuesto de caja nos ayudar a determinar las necesidades y los excedentes de

dinero efectivo de nuestra empresa de restauracin. Y cmo nos va ayudar este presupuesto?
Pues de una manera muy sencilla: el rea econmica de tu empresa de restauracin, slo
tendr que hacer las anotaciones correspondientes al dinero de los cobros que preveamos
realizar y a los pagos que debamos efectuar.
De dnde proceden los cobros y por qu se producen los pagos?
REFLEXIONA
Cules son los servicios por los que cobras en un establecimiento de
restauracin?
Y cules son los servicios por los que debemos pagar en un
establecimiento de restauracin?
Efectivamente ests en lo cierto, en un establecimiento de restauracin cobramos
por la prestacin del servicio de comida y bebida.
Pues por todo aquello que nos haga falta adquirir para poder ofrecer ese servicio
de comida y bebida se te ocurre algo?, seguro que s, como los pagos a
proveedores, los pagos al personal, etc.

Pero ten cuidado y no confundas los ingresos y los gastos de los presupuestos de
explotacin, con los cobros y pagos del presupuesto de caja. Mientras que los cobros y pagos
estn relacionados con el efectivo que te entra y sale, respectivamente, de tu dinero en caja, un
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ingreso no tiene por qu cobrarse en el mismo momento en el que se genera (un cliente que
paga a crdito en nuestro establecimiento y no le cobramos hasta final de mes);
Lo mismo ocurre con los gastos, que no tienen por qu pagarse en el mismo momento
que se producen (adquirimos materias primas para nuestro establecimiento pero no las
pagamos hasta dentro de un mes por un acuerdo comercial que tenemos con nuestro
proveedor).
Veamos en un ejemplo de presupuesto de caja qu ejemplos de cobros y pagos vamos a
registrar en un establecimiento de restauracin.
Te acuerdas cmo se elaboran los presupuestos de explotacin?
Seguro que has dicho, mediante la utilizacin de datos histricos, y ests en lo cierto.
Pues bien, en la elaboracin del presupuesto de caja tambin nos basaremos, en su mayora,
en datos histricos.

3.3. EL CONTROL PRESUPUESTARIO.

REFLEXIONA
Por qu tenemos la necesidad de controlar en nuestra empresa de
restauracin? La falta de control nos puede llevar a no saber si nuestro negocio
se dirige hacia donde nosotros queremos que se dirija.

Debido a esta reflexin que acabas de hacer, es tan importante que llevemos a cabo un
control de los presupuestos que hemos elaborado.
Gracias a este control podremos saber:
Si hemos obtenido los ingresos que esperbamos.
Si los gastos han sido los apropiados o si hemos tenido gastos imprevistos que no
esperbamos.
Si nuestro dinero efectivo es el suficiente o si por el contrario, no hemos previsto bien los
pagos a realizar y necesitamos ms efectivo.

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Cmo vamos a realizar este control?

Qu es lo que realmente tenemos que hacer para poder averiguar esos tres puntos
antes mencionados?
AUTOEVALUACIN
Gracias al control presupuestario que hagamos en el presupuesto de caja:
Podremos detectar si los ingresos conseguidos son los que marcamos previamente

en los objetivos.
Podremos conocer las necesidades de efectivo y tomar medidas correctoras.
Podremos controlar los gastos imprevistos.
Podremos destinar excedentes de efectivo a nuevas inversiones.
La segunda y cuarta respuestas son correctas. No confundas los conceptos de ingresos y
gastos que son tenidos en cuenta para la elaboracin de los presupuestos de
explotacin, con los conceptos de cobros y pagos que generan el efectivo de tu empresa
de restauracin.

4. TAREAS EN EL REA ECONMICA: CLCULO DE COSTES

Uno de los pilares fundamentales para una buena gestin del negocio es fijar los
precios correctamente, pero antes de eso, se hace necesario conocer los costes del
establecimiento. As que Sergio decide hablar con Ramn, para que entre los dos
puedan concretar los costes de la elaboracin de las ofertas gastronmicas que
han introducido con el cambio de sus frmulas de restauracin. Para ello, Ramn
se rene con su equipo para estudiar y calcular esos costes.

Tal y como ya te habr quedado claro, el rea

administrativa y el rea econmica de un
establecimiento de restauracin estn ntimamente
ligados y no podemos separarlos, ya que, mientras que
el primero registrar y archivar todo tipo de
documentacin til y necesaria para poder tomar
decisiones que nos ayuden a gestionar el negocio, el
segundo, se basar en esas informaciones a la hora de
poder realizar documentos que nos ayuden a poder
tomar la decisin ms adecuada para nuestra empresa
de restauracin.
Recuerdas cules son algunos de los documentos que se elaboran en el rea
econmica?
Si no lo tienes muy claro echa un vistazo al epgrafe anterior, has recordado ya que uno
de esos documentos son los presupuestos?
Ahora que ya tienes claro esos documentos, el otro conjunto de documentos que elabora
el rea econmica son aquellos relacionados con el clculo de costes.
REFLEXIONA
Para qu te puede servir calcular los costes en tu empresa de
restauracin?

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EL REA ECONMICO-ADMINISTRATIVA
Fundamentalmente para conocer cunto te cuesta producir cada una de las
ofertas gastronmicas y as poder fijar los precios a los que las vas a vender.
DEBES CONOCER
A continuacin, vas a conocer algunas de las tcnicas utilizadas para el clculo de
costes en restauracin, donde dos documentos, te sern de suma importancia.

FICHA TCNICA
Documento que recoge el proceso de elaboracin de una
oferta gastronmica. Explicando cada uno de los
procedimientos para una correcta elaboracin, as como
las cantidades necesarias de cada uno de los ingredientes,
costes y precio final de la racin.

ESCANDALLO
Documento que recoge el peso bruto y el peso neto de los
ingredientes, obteniendo as las posibles mermas o
desperdicios de los ingrediebntes que no podemos utilizar
en la elaboracin de las ofertas gastronmicas.

4.1. LOS COSTES EN RESTAURACIN Y EL UMBRAL DE RENTABILIDAD.

Ahora que sabes la importancia de calcular los costes en tu establecimiento de
restauracin, debes averiguar cmo se realiza el proceso para el clculo de esos costes y, para
ello, antes necesitas adquirir unos conceptos bsicos.
REFLEXIONA
Piensa en todos los aspectos que tenemos que tener en cuenta para producir, y
finalmente servir, una oferta gastronmica. Cuntos tipos de costes distintos
podras diferenciar?
Pues s, ests en lo cierto si habas pensado que para poder elaborar y despus
servir una oferta gastronmica, necesitamos fundamentalmente los ingredientes
de esa oferta, pero tambin necesitamos a las personas que lo elaboran y
posteriormente, a las que sirven la oferta al cliente.
DEBES CONOCER
En la siguiente presentacin podrs descubrir cules son los tipos de costes ms
utilizados en restauracin:
1. Costes Indirectos: son aquellos costes que se producen por el desarrollo
normal de la actividad del restaurante pero que no se pueden atribuir a un
nico plato. Ejemplos de CI:
a. Los alquileres del local, de la maquinaria, etc.
b. Los gastos de gestin y de administracin del negocio.
c. Los gastos de suministros en general: luz, agua, telfono, etc.

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2. Costes Directos: son aquellos costes que se generan por la elaboracin de
un plato y que no son compartidos con ningn otro plato. Ejemplos de CD:
a. Materias primas: coste de los ingredientes del plato.
b. Mano de obra: coste del personal que elabora ese plato.
c. Gastos generales de elaboracin: gas, electricidad, etc. que se utilizan
para elaborar ese plato.
3. Costes Variables: son aquellos costes que varan en funcin del volumen de
actividad del restaurante. Ejemplos de CV:
a. Materias primas: no se utilizarn los mismos ingredientes para
elaborar 10 platos que para 50.
b. Mano de obra: no se necesitar la misma cantidad de personal para
atender un banquete de 200 invitados que para una comida familiar
de 10 comensales.
c. Gastos generales: cuantos ms platos se necesiten elaborar se
requerir ms luz, ms agua, ms electricidad, etc.
4. Costes Fijos: son aquellos costes normales de la actividad del restaurante
pero que no dependen del volumen de su actividad. Ejemplos de CF:
a. El alquiler del local.
b. Los sueldos del personal fijo.

Como se coment anteriormente, gracias al clculo de estos costes, nos ser ms

sencillo poder determinar los precios de venta de nuestras ofertas gastronmicas. Pero para
poder entender la importancia de fijar los precios que podrs averiguar en los siguientes
epgrafes, te hace falta conocer el concepto de umbral de rentabilidad, conocido tambin
como punto muerto o punto de equilibrio.
Para poder proceder a su clculo necesitamos conocer dos elementos importantes:
a. El total de nuestros costes fijos para la elaboracin de un plato de una oferta
gastronmica.
b. El margen de contribucin que tiene ese plato de la oferta gastronmica.
Por ltimo, para completar la frmula del umbral de rentabilidad, debemos proceder de
la siguiente forma:
El umbral de rentabilidad ser igual a:

= (*)
(*) Nmero total de platos de una oferta gastronmica que debemos vender para lograr igualar los
ingresos totales de esa oferta a los costes totales de la misma.
REFLEXIONA
Para qu nos sirve el umbral de rentabilidad?
Qu pasa si vendemos exactamente la misma cantidad de platos que nos
indica el umbral de rentabilidad?
Gracias al umbral de rentabilidad podrs conocer si tus ofertas gastronmicas te
generan beneficios o prdidas, ya que si vendemos ms platos de los indicados en
el resultado del umbral de rentabilidad, sabremos que esa oferta nos est
generando beneficios, pero si vendemos menos platos de los indicados por el
umbral, deberemos de tomar decisiones que hagan cambiar esta situacin y evitar
as las prdidas producidas.
Que entonces, estaremos en nuestro punto de equilibrio, es decir, que ni
obtendremos beneficios ni prdidas en ese plato de la oferta.

Para que puedas ver un ejemplo real te propongo el siguiente ejercicio resuelto:

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EJERCICIO RESUELTO
Queremos averiguar cul es el umbral de rentabilidad para una de nuestras
ofertas gastronmicas denominada pollo con verduras.
Sabemos que los costes fijos totales de esta oferta son de 170 , que el precio de
venta al pblico actual de un planto es de 15 y que el coste variable de ese plato
es de 5 .

4.2. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CLCULO DE COSTES: LA FICHA TCNICA.

Recuerdas qu es una ficha tcnica?
Si es as, estupendo, pero si no te acuerdas, vulvete al epgrafe 3 y podrs ver el
concepto de ficha tcnica.
Ahora que has aclarado tus dudas, ests preparado y preparada para conocer ms acerca
de las fichas tcnicas.
REFLEXIONA
Con lo que ya sabes acerca de los tipos de costes, para qu nos puede
servir una ficha tcnica?
Si has recordado que en una ficha tcnica se recogen, entre otros elementos, el
coste de cada uno de los ingredientes necesarios para la elaboracin del plato de
una oferta gastronmica determinada, te habrs dado cuenta de que ese dato nos
es necesario si queremos determinar el umbral de rentabilidad de esa oferta
gastronmica.

Por tanto, gracias a este instrumento, podremos determinar el coste directo o variable de
la produccin de un plato de una oferta gastronmica, que tambin nos podr servir de base
para la determinacin del PVP del plato, dato necesario tambin para el estudio del umbral de
rentabilidad.
A continuacin, te doy la posibilidad de que veas un ejemplo de ficha tcnica.

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AUTOEVALUACIN
Cules son los costes que nos muestra una ficha tcnica?
Los costes directos de las materias primas adquiridas para la elaboracin de todas

las ofertas gastronmicas elaboradas por el establecimiento de restauracin.

Los costes fijos totales de una determinada oferta gastronmica.
Los costes variables del personal que ha elaborado todas las ofertas gastronmicas

del establecimiento de restauracin.

Los costes variables o costes directos de las materias primas necesarias para la

elaboracin de un plato de una determinada oferta gastronmica.

Si has contestado la opcin d. Enhorabuena! Has entendido bien los conceptos que
engloba una ficha tcnica.

4.3. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CLCULO DE COSTES: EL ESCANDALLO.

Recuerdas qu es un escandallo?
Si es as, estupendo, pero si no te acuerdas, vulvete al epgrafe 3 y podrs ver el
concepto de escandallo.
Ahora que has aclarado tus dudas, ests preparado y preparada para conocer ms acerca
de los escandallos.
REFLEXIONA
Todos los ingredientes que empleamos en la elaboracin de un plato, se
pueden usar al ciento por ciento? Piensa en unos guisantes en sus vainas,
Podremos utilizar el peso total de ese ingrediente para la elaboracin de un
plato?
Seguramente habrs contestado que no. En primer lugar habr que abrir las
vainas que protegen a los guisantes para poder utilizarlos en nuestro plato,
perdiendo as algo de peso.

Qu significa todo esto?

Que a la hora de elaborar la ficha tcnica de ese plato, habr que tener en cuenta el peso
total de los guisantes con su vaina para poder obtener el coste real, y as, poder calcular un
precio que cubra ese coste total y no solo el coste del peso de los guisantes ya pelados.
EJERCICIO RESUELTO
Tengo 500 gr. de guisantes en sus vainas y eso cuesta 2 euros. (Es lo que yo he
pagado por ellos). Pelo los guisantes y me quedan 200gr. valorado a 0,80 euros.
Si en la ficha tcnica me limito a anotar el peso de los guisantes limpios, estar
anotando tambin un coste que no es el real que yo he pagado, y por tanto, se
calcular un precio que cubrir el coste de los guisantes limpios pero no el coste
real de los guisantes dentro de las vainas.
Qu se hace para evitar esta situacin?
1. O bien anotamos en la ficha tcnica el coste real del producto sin limpiar, es
decir, sin eliminar sus mermas.
2. O bien realizamos un escandallo, con lo que nos indicar cul es el
rendimiento real del producto.

En el siguiente cuadro podrs ver un ejemplo de escandallo.

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AUTOEVALUACIN
Elige la opcin correcta:
Las mermas, no deben ser tenidas en cuenta para calcular el precio de un plato, ya

que no influyen al ser desechadas como desperdicios.

Las mermas, s deben ser tenidas en cuenta para calcular el precio de un plato, ya

que si no, no cubrira el coste total de los ingredientes utilizados.

Nunca olvides la importancia de las mermas para poder calcular precios adecuados al
coste total de los ingredientes sin limpiar.

4.4. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CLCULO DEL PRECIO DE VENTA.

REFLEXIONA
A la hora de fijar los precios hay que tener en cuenta diversos aspectos. Cules
consideraras t?
Seguro que has dicho la mayora de los siguientes:
Tener en cuenta el coste de elaborar las ofertas gastronmicas.
Considerar los precios que pone la competencia.
Tener en cuenta cmo actuar el cliente ante esos precios.

De los tres aspectos a tener en cuenta para calcular el PVP, nos vamos a centrar en el
primero de ellos, ya que es el ms relacionado con los costes, que es el tema que nos toca. El
resto, ya los conocers en la siguiente unidad de trabajo.
En cul de los instrumentos ya estudiados hemos analizado el coste de los
productos?
Ests en lo cierto si piensas en la ficha tcnica. Si no lo tienes an muy claro, chale un
vistazo al ejemplo que tienes anteriormente y refresca tu mente.
Perfecto, pues una vez que has podido comprobar cmo aparecen en la ficha tcnica de
un plato los costes de cada uno de los ingredientes utilizados, nos ser ms sencillo estimar el
PVP en base a esos costes.
Recuerdas qu es el umbral de rentabilidad?
Seguro que s, y que has contestado que es aquel
nmero de platos de una oferta que hay que vender para
que los costes de su elaboracin sean igual a los
ingresos que genera ese plato por sus ventas.
Pues bien, para que esto suceda, el precio al que
vendamos el plato, debe ser un poco superior a lo que
nos cueste elaborarlo. Cunto ms superior? Eso
depender de cada establecimiento de restauracin.
Cada establecimiento determinar un porcentaje de
beneficios que desea obtener sobre los costes de
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elaboracin de la oferta gastronmica.

Si vuelves a mirar la ficha tcnica de un par de epgrafes anteriores, podrs observar en
la parte inferior derecha, un concepto que dice "beneficio bruto 65 %". Esto significa que este
establecimiento desea obtener un 65% de beneficio por la venta de ese plato pero, cmo se
calcula el PVP que aparece justo debajo? Esta frmula te ayudar a ello:
=

100
100

EJERCICIO RESUELTO
Apliquemos esta frmula al PVP calculado en la ficha tcnica del
Gazpacho.
Coste de alimentos = 0,94 .
Porcentaje del beneficio deseado = 65%
Sustituimos por los datos de la frmula:
0,94100 94
=
=
=
100 65 35
PVP = 2,68 .

AUTOEVALUACIN
Para calcular el PVP de un plato, necesitas saber:
El coste de los ingredientes utilizados en elaborar todos los platos de un da en

concreto.
El coste de los ingredientes utilizados en elaborar ese plato para una fecha

determinada de valoracin.
El beneficio que el establecimiento desea obtener por la venta de todos los platos.
El beneficio que el establecimiento desea obtener por la venta de ese plato.
La segunda y cuarta respuestas son correctas. Recuerda que para poder obtener el PVP
de un plato, necesitamos que los datos estn expresados por unidad, es decir, para un
plato.

5. LA GESTIN ECONMICA DEL ECONOMATO: STOCKS

Juan no slo debe elegir cuidadosamente a sus proveedores, sino que, debe saber
gestionar adecuadamente la cantidad de productos dentro del almacn y la
bodega. Ya que este almacenamiento supone un coste elevado para el
establecimiento, y los productos perecederos no van a durar siempre. Por lo que
una buena gestin se hace indispensable.

Ya hemos hablado del economato de un

establecimiento de restauracin pero desde el punto de
vista de la gestin administrativa del mismo, ahora no
podemos olvidarnos de la importancia que tiene el
economato desde el punto de vista de la gestin
econmica.

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REFLEXIONA
Si en la gestin administrativa del economato estuvimos hablando acerca de la
seleccin de proveedores y los documentos que se derivaban de esta gestin, de
qu crees que se ocupar la gestin econmica del economato?
Efectivamente no podemos olvidar que la adquisicin, conservacin y
mantenimiento de toda la mercanca que compres, conlleva una serie de costes
que deben ser controlados con el fin de alcanzar los objetivos. De ese control de
costes de las mercancas se encargar la gestin econmica del economato.

Si fueras el encargado de compras del economato de un establecimiento de restauracin:

cunta mercanca compraras? Pues esa es la cuestin, cunto necesito para que mi
establecimiento funcione pero para que al mismo tiempo, pueda conservar todo correctamente
y al mnimo coste. El secreto est en la palabra stock.
Las cantidades de mercancas que tenemos almacenadas no suponen ningn ingreso
para el establecimiento, sino que por el contrario, el mantenimiento y conservacin de las
mismas es un gran gasto al que debe hacer frente el establecimiento.
Por todo ello, debemos:
Tener siempre la cantidad de mercancas mnima necesaria. Es decir, aquella
cantidad lo ms pequea posible pero necesaria para que funcione cocina y pueda
atender las comandas de los clientes.
Evitar el coste excesivo de tener almacenadas existencias innecesarias.
Optimizar la rotacin de mercancas. Controlando las entradas y salidas de las
mismas.

MIGUEL LZO AGUIAR

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