Herramientas de software comerciales

Dotproject
Dotproject es una completa herramienta que permite gestionar las distintas fases y tareas
que componen un proyecto. A menudo, esta gestin implica un control en recursos
humanos, materiales, que hacen que esta labor se torne compleja y prcticamente
inabordable sin la ayuda de determinadas herramientas que den soporte a esta tarea de
planificacin y gestin de proyectos.
Dotproject se perfila como una interesante herramienta para trabajar en entornos
colaborativos, permitiendo a los integrantes del equipo trabajar compartiendo informacin
relativa a los proyectos.
Los mdulos con los que cuenta la herramienta son:
1. Empresa.
2. Contactos
3. Proyecto.
4. Calendario.
5. Tareas.
6. Ficheros.
7. Foros.
8. Informes.
9. Tickets.
10. Administracin.

Caractersticas
Permite la gestin y planificacin de proyectos en entornos colaborativos, basado
en plataforma web permite la participacin online de los miembros de un proyecto.
Permite la asignacin de recursos (equipamientos, mobiliario) a un proyecto o
varios, as como la descomposicin en tareas.
Permite clasificar y/u ordenar los proyectos en funcin de su estado: En curso,
pendientes, cerrados.
Permite Vista de eventos y tareas en calendario, filtrado por:
Estado Actividad.
Proyecto.
Empresa.

Modificacin, borrado, listado y exportacin de:

Empresa

 Contacto
Usuario
Proyecto
Tarea
Hito
Recurso
Incidencia
Rol
Permite la visualizacin de informes y estadsticas sobre los proyectos registrados.
Ejemplo de informes:
Las horas asignadas (por usuario o proyecto) para un periodo de tiempo.
Las horas asignadas y las realmente incurridas, para poder extraer
porcentajes de trabajos realizados y porcentajes de eficiencia en base a
tareas completadas.
Estado de un proyecto: tareas completas, tareas que sufren desviaciones,
etc.
Gestiona bastante bien las actividades de la empresa al permitir la parcelacin del
proyecto en tareas.
Dotproject permite a su vez la generacin de gran cantidad de informes, como por
ejemplo:
Las horas asignadas (por usuario o proyecto).
Las horas asignadas y las realmente incurridas, para poder extraer
porcentajes de trabajos realizados y porcentajes de eficiencia en base a
tareas completadas.
Estado de un proyecto: tareas completas, tareas con desviaciones
Estadsticas sobre proyectos: el porcentaje de avance de las diversas
tareas, las horas incurridas por los usuarios, etc.

EGroupware

EGroupware es un producto que incorpora un conjunto de herramientas para facilitar el

trabajo en grupo. Adems de la gestin del calendario, de los contactos y de las tareas
pendientes, tambin incluye funciones de CRM, de gestor de proyectos sencillo, gestor de
ficheros, wiki y base de datos de conocimientos. Con una interfaz web elegante y
agradable de usar, es una solucin perfecta para gestionar los calendarios individuales y
compartidos de los grupos de cualquier organizacin.
Beneficios
En muchas organizaciones es un problema la gestin del calendario. Para concertar una
reunin se usa a menudo el correo, con un intercambio interminable de sugerencias y
rechazos de fechas. Tambin es un problema disponer del conjunto de contactos
compartidos entre el grupo con EGroupware disponemos de una herramienta que nos
permite simplificar enormemente todas estas gestiones. Puede ser usada individualmente
y tambin por la persona que gestiona las agendas de un grupo. Otras ventajas de
EGroupware son:

Compatibilidad con la mayora de clientes de correo y calendario del mercado

Sistema de permisos potente y sencillo de utilizar
Incluye un gran nmero de funciones adems de las clsicas de trabajo en grupo
Permite el acceso a la agenda desde programas y dispositivos externos
Aspecto personalizable
Cdigo abierto, bajo la licencia GNU/GPL
Multiplataforma
Fcil de administrar

Servicios
Clarcat proporciona todos los servicios que le permitirn desplegar y usar EGroupware
satisfactoriamente:

Estudio de sus necesidades y diseo de la mejor configuracin

Instalacin, configuracin y afinamiento
Adaptacin de la interfaz de usuario
Integracin con los sistemas del cliente
Soporte, mantenimiento y formacin
Actualizacin de versiones

Funciones

Calendario (programacin de horarios de grupos, de recursos y de contactos)

Gestor de contactos con base de datos en SQL o LDAP
Cliente de correo integrado del tipo webmail usando el protocolo IMAP
(FelaMiMail)
Infolog, una aplicacin para tareas y notas
Gestor de proyectos integrado con las otras aplicaciones
Gestor de recursos (inventario)

Gestor de archivos
Sistema de autor de web con listas de control de acceso
Seguimiento de proyecto integrado con el gestor de proyectos
Seguimiento de errores
Base de conocimientos

Caractersticas tcnicas

Sistemas operativos: Linux, BSD, Windows, MacOSX

Bases de datos: MySQL, Postgres
Servidores web: Apache, IIS
Navegadores: Firefox, Internet Explorer
Tecnologa utilizada: PHP

KMKey
Knowledge Management Key (KMKey) es un programa que le permite gestionar proyectos
(Project), seguir cualquier Sistema de Gestin de Calidad (SGC) (Quality) y gestionar las
incidencias (Help Desk) de su empresa en un entorno web.
Se trata de software libre y por tanto no lleva asociado ningn coste por la "licencia de
uso" siendo estas ilimitadas.
Earcon y las empresas colaboradoras ofrecen los servicios necesarios para la
implantacin (alta) y el mantenimiento de la aplicacin (servicios peridicos).
El programa puede estar instalado en las dependencias del cliente (home) o ser un
servicio disponible desde Internet (SaaS, Cloud computing).
Agrupa tres configuraciones bajo una misma plataforma:
1. KMKey Quality: integra el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de la
organizacin.
Es un software de gestin de calidad ideal para la implantacin y mantenimiento de
un Sistema de Gestin de calidad (SGC) de cualquier tipo: ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001, etc., o de una combinacin de los mismos, facilitando la gestin de
un sistema integrado.
Mediante KMKey Quality podr gestionar y mantener la documentacin del
sistema, los registros, y los flujos de informacin propios que se generan en
acciones
como
la
gestin
de
No
Conformidades,
Acciones
Correctivas/Preventivas, Reclamaciones, Auditoras, Quejas y Reclamaciones,
Indicadores, Evaluaciones, etc. Todo ello adaptado al enfoque propio de su
organizacin.

Organizacin: Permite definir la organizacin por procesos (Mapa de procesos) y

tambin indicar qu personas estn dentro del SGC, los cargos que ocupan dentro
de la institucin y las responsabilidades (permisos) inherentes a cada cargo (Matriz
de responsabilidades).
Gestin de la documentacin: Permite gestionar los documentos del SGC en
vigor, el histrico de los mismos y su distribucin dejando registro de la misma.
Adems permite la elaboracin colaborativa de documentos a travs de Internet,
gestionando la edicin, la revisin y la aprobacin de los mismos por los usuarios
designados. Integra un sistema de notificaciones internas o por e-mail que facilita
la comunicacin a los diferentes usuarios avisando de las acciones que debe
realizar respecto a cada documento.
No conformidades: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre
de las no conformidades recibidas en el SGC.
Acciones correctivas: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y
cierre de las acciones correctivas recibidas en el SGC.
Acciones preventivas: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y
cierre de las acciones preventivas recibidas en la SGC.
Acciones de mejora: Permite registrar y realizar el tratamiento de las acciones de
mejora recibidas, as como el seguimiento y cierre de las aprobadas en la SGC.
Auditorias: Generar planes de auditora. Lanzar programacin de las auditoras.
Gestionar y controlar su realizacin. Relacionar con los hallazgos y No
Conformidades que se detecten.
Objetivos: Permite conocer los objetivos de la organizacin aprobados y dejar
registro del seguimiento de los mismos.
Indicadores: Permite conocer los indicadores definidos para los procesos de la
organizacin y dejar registro del seguimiento de los mismos.
Revisiones por la direccin: permite enviar las convocatorias, registrar los
resultados de las mismas y realizar el seguimiento de los acuerdos tomados.
Seguimiento satisfaccin del cliente: permite generar y lanzar encuestas a una
lista de personas para evaluar cualquier acontecimiento. En concreto, se puede
lanzar una encuesta para evaluar la satisfaccin de los clientes sobre un producto
y servicio. Se pueden generar estadsticas de forma automtica.
Satisfaccin de los usuarios de los servicios: permite acceder a los registros de
las mediciones de la satisfaccin de los usuarios de los servicios y seguir su
evolucin, as como realizar el seguimiento de las acciones definidas en funcin
del anlisis de los resultados obtenidos.

Calibraciones: permite registrar las acciones efectuadas para verificar el correcto

funcionamiento de los diferentes aparatos de medida. Permite planificar, registrar y
consultar las diferentes calibraciones.
Reclamaciones: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de
las reclamaciones y quejas recibidas en la SGR.
2. KMKey Project: para la planificacin, gestin y control de sus proyectos.
Es un software de gestin de proyectos con el que cualquier empresa u
organizacin puede disponer de toda la informacin necesaria para desarrollar su
negocio, desde la oferta hasta la entrega del proyecto. KMKey Project es un
software especialmente indicado para llevar el control de proyectos de cualquier
tipo: desarrollo de proyectos de ingeniera, gestin de despachos de arquitectura,
planificacin seguimiento y control de obras, proyectos en tecnologas de la
informacin, gestin de consultoras, ingeniera medioambiental, I+D+i, .. son
algunas de las funcionalidades que actualmente son trabajadas con KMKey
Project.
Mediante KMKey Project podr desarrollar sus proyectos y disponer, desde
cualquier acceso Internet, de toda la informacin relevante organizada en cuatro
ejes:
Tiempo:

Planificacin del proyecto. Divisin entre agrupaciones de tareas. WBS.

Flujos de trabajo. Calendario.
Graficos Gantt. Periodos de ejecucin. Progreso. Real frente previsto.
Tareas fuera de plazo. Avisos.
Enlace con MS Project para generar la planificacin.
Patrones de trabajo para proyectos que siguen un flujo de trabajo similar.
Mejora continua.

Esfuerzo:
Humanos: perfiles de trabajo. Permisos. Reservas de recursos. Partes de trabajo.
Horas/hombre valoradas. Accesos restringidos.
Materiales: asignacin de herramientas, espacios. Control de disponibilidad.

Informacin:

Documentos y archivos: Generacin automtica y salida de informes en

varios formatos: Open Office, MS Office, PDF. Gestin documental
asociada: versiones, autores, reservas.
Agenda: base de datos de empresas y contactos. Calendario actividades.
Mailing. Notas y reuniones
Integracin e-mail: Notificaciones a terceros va mail de acciones y tareas.
Recepcin automtica de mails
Avisos por SMS: Para usuarios mbiles
Preparado para Sistemas de Gestin de calidad: (ISO 9001 y otros)

Economa:

Previsto: ofertas, presupuestos del proyecto dividido por tareas y fases.

Conceptos contables configurables.
Real: facturacin, entrada de facturas de compra, gastos personales, horas
valoradas, gastos generales.
Comparativas: real frente a previstos, informes, alarmas, porcentages.
Cuentas de explotacin.

3. KMKey Help Desk: donde apoyar la gestin de incidencias, el servicio de

atencin al cliente y mantenimiento.
Es un software de gestin de incidencias indicado para servicios de
mantenimiento, ayuda al usuario y resolucin de problemas en cualquier
sector. Permite definir flujos de trabajo para abordar problemticas
derivadas de anomalas en servicios y maquinaria.
La incidencia puede recibirse de forma automtica (e-mail, entrada a travs
de una web, desde un dispositivo mvil) o bien ser abierta por el servicio de
atencin. Una vez en marcha seguir el flujo diseado por el cliente para su
resolucin. Permite: resolucin inmediata, escalado, consulta de
informacin anterior, reparto de recursos, etc.
Si la incidencia da origen a una intervencin de mayor orden se puede
enlazar con la Gestin de Proyectos o la Gestin de Calidad.
Mediante KMKey Help Desk podr realizar los trabajos necesarios para
atender el mantenimiento de sus instalaciones y disponer, desde cualquier
acceso Internet, de toda la informacin relevante:

Gestin de incidencias:

Recepcin: va mail, entradas por el propio usuario, desde un

formulario web etc. Abre de forma automtica un expediente y avisa

mediante notificacin (interna, correo electrnico o SMS) al

responsable.
Resolucin: atencin y cerrado inmediato o planificacin en el
tiempo segn tipo o urgencia. Asignacin de recursos. Reasignacin. Escalado. Listas con el estado y los responsables.
Retrasos. Avisos automticos a quien sea necesario. Posibilidad de
aadir notas, documentos, correos, fotos, manuales. Bsquedas en
base de datos de conocimiento. Bsquedas indexadas en cualquier
tem, incluso dentro de los documentos. Introduccin de horas y
material utilizado. Facturacin.
Control: generacin y envo automtico del resumen de la
incidencia. Generacin de informes y estadsticos por varios
criterios: urgencia, tipo, contrato, elemento, tcnico. Informes de
horas invertidas. Informe de elementos problemticos. Filtros e
informes por periodos, personas, clientes etc...

Mantenimientos preventivos:

Planificacin: posibilidad de lanzar mantenimientos preventivos de

elementos o contratos con diversas periodicidades semanal,
mensual, trimestral anual etc. Una vez lanzado, disponemos de
tareas a realizar en determinados periodos. Podemos asignar
tcnicos, por defecto o mensualmente. Informes y listados de tareas
a realizar en un periodo determinad.
Realizacin: avisos y listados de tareas a realizar. Grficos GANTT.
Reflejar tiempos utilizados y materiales. Facturacin y seguimiento
administrativo. Adjuntar documentacin, correos electrnicos etc.
Control: informes de cada actuacin realizada. envo automtico.
listados y estadsticos de trabajos realizados.

Gestin de contratos y elementos. SLA:

Inventario: Elementos organizados por diferentes criterios: tipo,

departamento, contratos etc.
SLA: posibilidad de guardar y controlar documentacin relativa a
los contratos y condiciones de servicio. Realizacin de
mantenimientos e intervenciones segn las condiciones reflejado en
las SLA (tiempos, urgencias, visibilidades).

Otros:

Agenda: base de datos de empresas y contactos. Calendario

actividades. Mailing.
Integracin e-mail y SMS: Notificaciones a terceros va mail de
acciones y tareas. Recepcin automtica de mails. Envo SMS.

Enlaces: con la Gestin de Calidad o con la Gestin de proyectos.

Enlaces con otros sistemas propios mediante desarrollos
especficos: ERPs, BI, Blance Score Card etc.

Fuentes:
http://www.abartiateam.com/dotproject
http://www.clarcat.com/es/productos/egroupware
http://www.kmkey.com/descripcion-kmkey