ndice de contenido

Aviso legal...................................................................................................................................1
Introduccin.................................................................................................................................2
Google Apps........................................................................................................................3
Versiones de Google Apps.....................................................................................................3
Google Apps....................................................................................................................3
Google Apps for Business...............................................................................................4
Google Apps for Education.............................................................................................4
Google Apps for Nonprofits.............................................................................................4
Google Apps for Government.........................................................................................4
Activacin de un dominio en Google Apps for Business............................................................5
Ingreso a Google Apps...........................................................................................................5
Paso 1. Datos del administrador y de la empresa..................................................................5
Paso 2. Seleccin de dominio................................................................................................6
Adquisicin de un dominio en lnea....................................................................................7
Utilizacin de un dominio propio........................................................................................8
Paso 3. Creacin de la cuenta del administrador.................................................................11
Paso Adicional: Configuracin de DNS para correo electrnico......................................12
Administracin de Google Apps................................................................................................13
Cuentas de usuarios.............................................................................................................14
Alta de un usuario.............................................................................................................15
Modificacin y consulta de un usuario.............................................................................17
Grupos..................................................................................................................................18
Creacin de grupos..........................................................................................................19
Panel de administracin avanzada de grupos.................................................................20
Seleccin y despliegue de informacin de grupos...........................................................21
Funciones de administrador.................................................................................................22
Perfil de empresa..................................................................................................................25
Google Apps.........................................................................................................................27

Manual de Administracin de Google Apps.

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Aviso legal
Google y el logo de Google son marcas registradas de Google Inc., usadas con permiso.
Todos los nombres y marcas enunciadas en este documento son propiedad de sus
respectivos dueos.

Manual de Administracin de Google Apps.

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Introduccin
Google Inc. es una de las empresa tecnolgicas ms conocidas en el mundo.
Un negocio que comenz en 1996 por Larry Page y Sergey Brin como un sistema de
bsquedas por internet se ha convertido en una de las ms grandes fuentes de innovacin
de las dcadas ms recientes. Algunos de los servicios y productos ms relevantes de
Google son:

Google. El buscado web.

Youtube. El servicio de publicacin y reproduccin de vdeos.
Gmail. El servicio de correo electrnico.
Google+. La red social de Google.
Google Maps. El servicio de geolocalizacin interactivo.
Android. La plataforma para dispositivos mviles.
Chrome. El navegador de internet.

Dichos servicios son ofrecidos sin costo para el usuario e incluso, como en los caso de
Android, son liberados bajo licencias de cdigo abierto.
La mayor parte de los ingresos de Google lo representan la venta de publicidad en los
contenidos que publica. Los anuncios son desplegados a los usuarios a partir de la
informacin recabada a partir de los patrones de uso y las bsquedas que realizan.

Ilustracin 1: Recuadro de anuncios de Google

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Adems de los servicios anteriormente mencionados, Google cuenta con una amplia cartera
de servicios, productos y proyectos adicionales tales como los anteriores:

Google Code.

Google App Engine.

Google Earth.

Google Glass.

Picasa.

Street View.

Es posible consultar los principales productos y marcas de Google en:

http://www.google.com/permissions/trademark/our-trademarks.html

Google Apps
De entre los productos que Google ofrece, se encuentra Google Apps.
Google Apps permite al usuario acceder a diversos productos de Google mediante una
cuenta unificada.

Ilustracin 2: Acceso a la cuenta de Google Apps en https://accounts.google.com

Versiones de Google Apps.

Google Apps
Es un servicio gratuito que se adquiere normalmente cuando se crea una cuenta de correo
electrnico de Google Mail (Gmail).

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Google Apps for Business

Este servicio permite a las empresas acceder a los servicios de Google Apps mediante un
dominio propio.
Hasta el 6 de diciembre de 2012, se ofreca una versin gratuita de Google Apps for
Business, conocida como la "Edicin estndar" que permita hacer uso del servicio sin costo
a organizaciones con menos de 10 cuentas de usuarios. Despus de dicha fecha, todas las
nuevas contrataciones tienen un costo aproximado de US$5.00 dlares mensuales por
cuenta con un perodo de prueba de 30 das.

Google Apps for Education

Este servicio es similar al de Google Apps for Business, pero es gratuito para cualquier
organizacin educativa.
Para mayor informacin consultar:
http://www.google.com/apps/intl/es/edu/

Google Apps for Nonprofits

Este es un programa exclusivo para organizaciones no-lucrativas de los EEUU, que les
permite acceder a los servicios a bajo costo e incluso, de forma gratuita.
Para mayor informacin consultar:
http://www.google.com/nonprofits/

Google Apps for Government

Este programa pone a disposicin de entidades gubernamentales, no slo de los EEUU,
servicios especializados de Google Apps.
Para mayor informacin consultar:
http://www.google.com/enterprise/apps/government/
NOTA: Para los alcances del presente documento utilizaremos Google
Apps for Business con los dominios openint.com.mx y
deprocesos.com indistintamente.

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Activacin de un dominio en Google Apps for Business

Ingreso a Google Apps.
Para darse de alta en Google Apps se debe ingresar a:
http://www.google.com/enterprise/apps/business/

Ilustracin 3: Pgina de inicio de Google Apps

Al seleccionar el botn "Get Started" localizado en la esquina superior derecha del sitio, tal
como se ve en la Ilustracin 3, se comienza el proceso de 3 pasos para la creacin de la
cuenta de Google Apps.
NOTA: A partir de este punto, el texto se referir a "Google Apps for
Business", simplemente como "Google Apps".

Paso 1. Datos del administrador y de la empresa.

Durante este paso se pedir al usuario que ingrese los datos de la organizacin y del
administrador inicial. Es necesario contar previamente con una cuenta de correo electrnico
de cualquier proveedor.
Es importante ingresar un correo electrnico y un nmero de telfono vlidos, ya que en caso
de prdida de la contrasea del administrador o de que sean necesarias acciones crticas
relacionados con el servicio, esos sern los datos de contacto que Google utilizar.

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Paso 2. Seleccin de dominio.

En este paso se indicar a Google Apps el dominio que ser asignado a la cuenta.

En este paso es posible:

Utilizar una subdominio gratuito en mygbiz.com.

Comprar un dominio en lnea.
Asignar un dominio adquirido por otro medio.

Las primeras dos opciones son muy sencillas de llevar a cabo mediante un proceso
automatizado de configuracin.

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Adquisicin de un dominio en lnea.

Ilustracin 6: Paso 2- Compra de dominio en lnea.

Cuando se selecciona comprar un nuevo dominio, se le pide al usuario:

Ingresar un nombre de dominio.

Comprobar la disponibilidad al pulsar Botn azul que dice "Comprobar
Disponibilidad".

En caso de que el dominio no est disponible, se desplegar una lista de opciones de

dominio que s lo estn, tal como se aprecia en la Ilustracin 6.

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Utilizacin de un dominio propio.

Cunando se elige utilizar un dominio propio, la aplicacin requiere que se ingrese el nombre
de dicho dominio.

Ilustracin 7: Paso 2- Registro con un dominio propio.

Cuando se asigna un dominio propio, el proceso implica la validacin de que el usuario

cuenta con acreditacin para la administracin del dominio en cuestin.
Registro con proveedores conocidos.

Ilustracin 8: Dominio registrado con el proveedor GoDaddy.com

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El sistema es capaz de identificar a algunos proveedores de nombres de dominio ('registrar',

en ingls) y puede realizar el proceso de verificacin de manera automatizada, tal como se
describe en la Ilustracin 8.
Registro con otros proveedores.

Ilustracin 9: Paso 2 -Seleccin de un proveedor de registro de dominios alterno.

En caso de que el registrar no sea identificado por Google Apps, el sistema desplegar una
lista de proveedores conocido y al final la opcin de "Otros", tal como se muestra en la
Ilustracin 9.
Existen 5 mtodos adicionales para verificar la propiedad del dominio:

Mediante la adicin de un mensaje de texto en el DNS del proveedor de nombres de

dominio (Ilustracin 10).
Mediante la aadidura de un archivo HTML en el servidor web del dominio
(Ilustracin 11).
Mediante Google Analytics (Ilustracin 12).
Mediante las etiquetas de Google (Ilustracin 13).
Mediante la insercin de una meta-etiqueta en la pgina principal del sitio (Ilustracin
14).

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Ilustracin 10: Paso 2- Verificacin mediante DNS.

Ilustracin 11: Paso 2- Verificacin mediante archivo HTML.

Ilustracin 12: Paso 2- Verificacin mediante Google Analytics.

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Ilustracin 13: paso 2- Verificacin mediante etiquetas de Google.

Ilustracin 14: Paso 2- Verificacin mediante una etiqueta HTML.

Paso 3. Creacin de la cuenta del administrador.

El ltimo paso es la creacin de la cuenta del administrador del dominio.
Se debe ingresar el nombre del usuario y la contrasea tal como se aprecia en la Ilustracin
15.

Ilustracin 15: Paso 3- Alta del superusuario.

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Paso Adicional: Configuracin de DNS para correo electrnico.

Para poder utilizar Google Apps correctamente es necesario configurar el servidor de
nombres de dominio (DNS) para que apunte a los servidores de Google.
Esta configuracin de DNS es crtica para el uso del correo electrnico, ya que de no exista
un registro MX (Mail exchange) que apunte a Google Apps, el servicio estar deshabilitado
por competo.
Este paso no se realiza dentro de Google Apps y vara dependiendo del proveedor de
nombres de dominios de cada organizacin.
Un ejemplo de la configuracin MX se aprecia en la Ilustracin 16.

Ilustracin 16: Configuracin de registro MX para Google Apps.

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Administracin de Google Apps.

Una vez que se ha creado la cuenta del sitio, es posible administrar los usuarios, grupos y
componentes de Google Apps.
Se puede acceder a la consola de administracin mediante la URL
http://google.com/a/<tu_dominio>.
En este caso, la URL es: https://www.google.com/a/openint.com.mx

Una vez identificado correctamente, se accede al panel de administracin tal como se

muestra en la Ilustracin 18.
El panel de administracin es el centro neurlgico de Google Apps. Desde ste es posible
gestionar:

El perfil de la empresa.
Usuarios y grupos.
Los diversos servicios.
La informacin sobre el uso de las aplicaciones.
La seguridad del sistema.
Los dominios relacionados.

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Cuentas de usuarios.

Ilustracin 19

Al seleccionar el icono de "Usuarios", el administrador es capaz de gestionar altas, bajas y

cambios de los usuarios de Google Apps.

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Alta de un usuario.
Para aadir una cuenta de usuario a Google Apps slo es necesario seleccionar el icono
localizado en la parte superior derecha del panel de usuarios.

Al seleccionar el icono, se presentarn las opciones para aadir usuarios.

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Existen 3 maneras de aadir usuarios:

Mediante invitacin.

Mediante captura individual.

Mediante la carga de un archivo con una lista de usuarios.

Cuando se selecciona la opcin de captura individual, se abre una nueva ventana que
requiere el ingreso de los datos del usuario.

En esta ventana se ingresan el nombre completo del usuario, su nombre de usuario y una
contrasea, la cual puede ser capturada o generada automticamente.
Una vez que se han capturado los datos del usuario, se procede a la creacin de ste,
seleccionando el botn "Crear usuario nuevo", localizado en la parte inferior de la ventana
(Ilustracin 23)

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Modificacin y consulta de un usuario.

Si se cuentan con los permisos de administracin, es posible modificar los datos de un
usuario e incluso eliminarlo. Lo nico que hay que hacer es poner el puntero del mouse sobre
el nombre del usuario en cuestin y seleccionar la opcin deseada.

Para consultar la informacin del usuario slo hay que hacer clic sobre el nombre del usuario
y aparecer el tablero de informacin de dicho usuario.

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En este panel es posible no slo consultar los datos del usuario, sino tambin realizar
diversas modificaciones mediante la seleccin de los iconos localizados en la parte superior
derecha de panel.

Tal como se ve en la Ilustracin 27, la operaciones de izquierda a derecha son:

Cambio de contrasea.
Asignacin del usuario a un grupo.
Cambiar el nombre de usuario.
Transferir al usuario a otra organizacin.
Eliminar al usuario.
Ayuda.
Configuracin general.

Grupos

Al seleccionar el icono de "Grupos", el administrador es capaz de gestionar altas, bajas y

cambios de grupos de Google Apps. En cuentas nuevas de Google Apps, no hay grupos
creados previamente, tal como se aprecia en la Ilustracin 29.

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Creacin de grupos.
Para crear un grupo nuevo se selecciona el icono localizado en la parte superior derecha de
la pantalla. Ver Ilustracin 30.

Una vez seleccionado el icono aparece el panel de creacin de grupo.

En dicho panel se definen:

Nombre del grupo.

Correo electrnico correspondiente al grupo.

Niveles de acceso que pueden tener los integrantes del grupo.

Aadir a todos los integrantes del sitio al grupo.

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Panel de administracin avanzada de grupos.

Una vez creado, se presenta el panel de administracin avanzada del grupo. Este panel
presenta opciones tales como.

Modificacin de los datos del grupo.

Eliminacin del grupo.

Gestin de miembros del grupo.

Los usuarios de un grupo pueden tener los siguientes roles:

Propietario: el cual puede gestionar al grupo que pertenece.

Miembro: el cual slo puede pertenecer al grupo y ajustarse a los permisos asignados.

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Seleccin y despliegue de informacin de grupos.

Al regresar al panel de grupos, se despliega el grupo recin creado.

Al seleccionar uno o varios grupos en el panel principal, aparecen 2 iconos en la parte

superior izquierda.

El icono de la izquierda en la Ilustracin 36 activa la adicin de usuarios a los grupos

seleccionados.
El icono de la derecha en la Ilustracin 36 activa la eliminacin de los grupos seleccionados.
Al pulsar el botn izquierdo sobre el nombre de un grupo, se despliega el panel de
informacin del grupo como se muestra en la Ilustracin 37.

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Funciones de administrador

Ilustracin 38

Al seleccionar las funciones de administrador en el panel de administracin, es posible

asignar los roles de administrador a diversos usuarios del sitio.
Para poder acceder es necesario ingresar el nombre y la contrasea de un usuario con los
permisos necesarios de administracin (Ilustracin 39).

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Una vez que un usuario con privilegios de administracin se ha registrado, se despliega el

panel de funciones de administracin.

Existen 5 funciones del sistema:

Superadministrador: Posee todos los permisos del sitio.

Administrador de grupos: Puede gestionar los grupos.

Administrador de usuarios: Puede gestionar los usuarios.

Administrador de Centro de Asistencia: Tiene acceso a la informacin de los

usarios y cambiar sus contraseas.

Administrador de servicios: Permite gestionar los servicios y aplicaciones.

Es posible crear roles adicionales definiendo privilegios especficos para dicho rol
seleccionando el botn "Crear una funcin nueva".

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Al seleccionar la pestaa de "Privilegios" se pueden configurar los permisos de cada rol.

Ilustracin 41: Privilegios de los administradores.

A continuacin se ejemplifica la adicin de un administrador de grupos.

Se selecciona el apartado de "Administrador de grupos" y se hace clic en el botn
"Agregar administradores".

Ilustracin 42: Adicin de un administrador de grupos.

Inmediatamente despus se abre la ventana de asignacin de nuevo administrador en la que

se debe ingresar el nombre del usuario al que le deseamos otorgar estas nuevas funciones.
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Ilustracin 43: Ventana de asignacin de nuevo administrador.

Una vez confirmada la asignacin el usuario aparece en el panel de administracin de

grupos.

Ilustracin 44: Alta de un nuevo administrador de grupos.

Para anular la asignacin simplemente se elige a el/los usuario(s) y se selecciona el botn "Anular asignacin de
administradores".

Ilustracin 45: Seleccin de administrador a dar de baja.

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Ilustracin 46: Confirmacin de baja de administrador.

Perfil de empresa

Ilustracin 47

El panel de perfil de la empresa permite gestionar las caractersticas generales de Google

Apps para todos los usuarios y la apariencia general del sitio.

Ilustracin 48: Panel de perfil de la empresa.

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Al seleccionar el apartado de "Perfil", es posible gestionar:

Nombre de la organizacin.

Informacin de contacto.

Mensajes de asistencia a los usuarios.

El idioma por defecto de Google Apps.

La zona horaria de Google Apps.

El bloqueo de publicidad.

La manera de desplegar nuevas funcionalidades de Google Apps a los usuarios.

La manera de desplegar nuevos servicios de Google Apps a los usuarios.

Las estadsticas de uso del Marketplace.

La configuracin de Google Analytics.

La configuracin de integracin con los escritorios Windows.

La eliminacin de la cuenta de Google Apps.

La revisin de las condiciones de seguridad y privacidad de Google Apps.

Al seleccionar el apartado de "Preferencias de comunicacin", es posible gestionar el tipo

de mensajes que el administrador puede recibir por parte de Google.
Al seleccionar el apartado de "Personalizacin", es posible gestionar la apariencia bsica
del sitio, tal como la inclusin de logotipos propios y la seleccin de colores que desplegar
de Google Apps.
Al seleccionar el apartado de "URL personalizadas", es posible gestionar las direcciones
web por medio de las cuales los usuarios pueden acceder a los distintos servicios como se
muestra en la Ilustracin 49.

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Ilustracin 49: Personalizacin de las URL.

Cabe hacer notar que para habilitar estas direcciones personalizadas es necesario editar los
registros CNAME del DNS del dominio.

Google Apps

Ilustracin 50

El Panel de Google Apps permite gestionar cada componente de Google Apps tales como:

Calendario

Contactos

Drive
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Gmail

Mvil

Sitios web

Talk

Video

Ilustracin 51: Panel de Google Apps.

Cada componente tiene sus propias configuraciones como:

Recursos.

Seguridad.

Integracin.

Interoperabilidad.

Propiedad.

Acceso.

Despliegue.
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Publicacin.

Plantillas.

Componentes experimentales.

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