Simbologa

FUNCION
Proceso
Decisin

Preparacin

Documento

Entrada / Salida

Archivo

Extraccin
De archivo
Flechas

SMBOLO

DESCRIPCION
Representa una instruccin que
debe ejecutarse. Operacin.
Eleccin. Representa una
pregunta e indica el destino del
flujo de informacin con base en
respuestas alternativas de s y no.
Preparar. Acondicionar. Implica
un proceso predefinido. Puede
ser parte o un todo de otro
sistema.
Indica lectura de algn
documento. Casi siempre se
refiere a un producto impreso.
Trmite u operacin burocrtica
de rutina. Implica entrada o
salida de informacin por
cualquier parte del sistema.
Implica guardar o almacenar
documentos, productos,
materiales u otros.
Significa sacar del archivo o
desalmacenar productos,
materiales u otros.
Representan flujo de
informacin. Indican direccin
que sigue el flujo en el sistema.

Simbologa de diseo:
FUNCION
Conector
Interno

Conector
Externo
Terminal

SMBOLO

DESCRIPCION
Conexin con otro paso. Se
utiliza para asociar partes o pasos
dentro de un mismo sistema,
pero que por razones de diseo
sea poco asequible.
Conexin con otro proceso. El
conector externo se usa para unir
un sistema o una parte de l, con
otro sistema.
Representa inicio / fin del
sistema. Indica donde comienza
y donde termina el algoritmo.

Tarjeta

Representa una tarjeta, ficha o

cheque.

Cinta
Magntica

Representa una cinta magntica

de grabacin o video. Se utiliza
un crculo con una tangente.

Diagrama de flujo. Archivo administrativo.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
1 Etapa: Recepcin de documentos
RESPONSABLE
Encargado de
archivo

ACTIVIDADES
est
autorizado?

Revisa que tenga

informacin en el
sello de Archivo

Recibe
documentos

inicio

SI

Coloca doc.
Para archivar

NO
Devuelve al Jefe o
personal
autorizado

Diagnstico

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
2 Etapa: Clasificacin de documentos
RESPONSABLE
Encargado de
archivo

ACTIVIDADES
1

Analiza
contenido
del
documento

Anota el tipo
documental segn
el tipo de archivo

Diagnstico

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
3 Etapa: Descripcin de documentos
RESPONSABLE
Encargado de
Archivo
(E.A)

ACTIVIDADES
2

Anota el nombre,
asunto o cdigo
donde colocar el
documento.

Confecciona las
hojas de referencia
necesarias.

Repite el proceso
por cada
documento que
ingrese.

Hoja de
referencia

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
4 Etapa: Ordenamiento de documentos
RESPONSABLE
Encargado de
archivo
(E.A)

ACTIVIDADES
Agrupa los documentos y
las hojas de referencia
segn la clasificacin y
mtodo de ordenamiento.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
5 Etapa: Archivo de documentos
RESPONSABLE
Encargado de
Archivo
(E.A)

ACTIVIDADES

Archiva los grupos de

documentos segn se
identifique (carpetero,
archivador, etc).

FIN

Soporte
indicado

Diagrama de flujo Expedientes Tcnicos

EXPEDIENTES TECNICOS
1 Etapa: Recepcin e Inspeccin
RESPONSABLE
Instrumentista

ACTIVIDADES

Inicio

Recibe
expediente
del equipo

Expediente
Tcnico

SI

Revisa que cada

expediente
contenga toda la
documentacin de
ingreso, datos del
equipo, hoja de
vida y formato
para recoleccin
de datos

Coloca
expedientes
para Realizar
la labor.

Est
completo?

NO

Devuelve al Jefe o
personal autorizado

EXPEDIENTES TECNICOS
2 Etapa: Verificacin de equipos patrones
RESPONSABLE
Instrumentista

ACTIVIDADES

N
O

Revisa los
certificados de los
equipos patrones
a utilizar

Est apto
para uso?

SI

NO
Base de datos
de equipos
patrones

Procede a la
adecuacin
del banco
para realizar
la actividad

Suspende la
actividad y remite al
Jefe o personal
autorizado

EXPEDIENTES TECNICOS
3 Etapa: Fase inicial de prueba
RESPONSABLE
Instrumentista

ACTIVIDADES

Ajusta los datos del

equipo, y rangos de
referencia en el
Software tcnico a
partir de los
suministrados
inicialmente

Anota en formato
para recoleccin de
datos condiciones
ambientales actuales,
fecha, hora, y estado
inicial de la prueba

EXPEDIENTES TECNICOS
4 Etapa: Fase Final de prueba
RESPONSABLE
Instrumentista

ACTIVIDADES

Anota en formato
para recoleccin
de datos
comentarios,
recomendaciones
y estado final de
la prueba

SI
Prueba
Satisfactoria?

Revisa resultado
obtenidos en el
software

NO
Repite 3 Etapa: Fase
inicial de prueba y
remite al Jefe o
personal autorizado

Datos de
software

Procede
remitir
informacin
obtenida al
jefe o
personal
Autorizado

EXPEDIENTES TECNICOS
5 Etapa: Emisin del certificado
RESPONSABLE
DIRECTOR
TECNICO

ACTIVIDADES

Realiza la revisin
del trabajo
ejecutado

informacin
satisfactoria?

SI
NO

Remite a encargado
de la prueba

Procede a realizar
el informe final de
calibracin del
equipo

EXPEDIENTES TECNICOS
6 Etapa: Entrega de certificado y archivo.
RESPONSABLE
Auxiliar
administrativo

ACTIVIDADES

Realiza la entrega
del certificado
final al Cliente

SI

Recibido
satisfactoriam
ente?

Procede a ejecutar
proceso Archivo

administrativo.

NO
FIN
Remite a Director
Tcnico

Diagrama de flujo Documentos Administrativos

Documentos Administrativos
1 Etapa: Recepcin e Inspeccin
RESPONSABLE
Auxiliar
administrativo

ACTIVIDADES
Recibe
Inicio

informacin
del cliente

Informaci
n legal

SI

Revisa
que
tenga el NIT,
Razon social,
direccin,
telfono,
correo
electrnico,
contacto,
telfono del
contacto
y
RUT
del
cliente

Est
completo?

Coloca
Informacin
en el
Software

NO

Pide informacin
restante al cliente

Documentos Administrativos
2 Etapa: Conservacin de documentos
RESPONSABLE
Auxiliar
administrativo

ACTIVIDADES

Emite
identificacin
interna del cliente

N
O

SI
Completo
el registro
de clientes?

Procede a ejecutar
proceso Archivo

administrativo.

NO
Base de datos
de clientes

Suspende la actividad y
remite al Jefe o personal
autorizado

FIN