PROCESO ADMINISTRATIVO

Es la Administracin en marcha
Es un proceso social que tiene como finalidad lograr los mximos
resultados, mediante la coordinacin de actividades y personas que
integran un sistema organizacional.
Es todo proceso social que tiene como finalidad planear, determinar
clasificar, y evaluar todas las actividades organizacionales.
Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en
el futuro, y se disean los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificacin
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se
efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral.

OBJETIVO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: lograr resultados de mxima

eficiencia en la coordinacin de actividades y personas que integran un sistema
organizacional a fin de optimizar su estructura y mejorar el mando de dicho
sistema.
RAMAS: planeacin, organizacin, direccin, y control.
Todo proceso administrativo forma un conjunto inseparable en la que cada etapa
est unida a las dems.

1.- PLANEACION
Es la primera etapa del proceso administrativo y podemos definirla como la
determinacin de los objetivos y la eleccin de los cursos de accin para lograrlos,
con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de
realizarse en un futuro.

Es esencial para que las organizaciones logren ptimos niveles de rendimiento,

estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para
adaptarse al cambio. La planificacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos
de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas,
procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para
alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre
diversos cursos de accin futuros.
Principales caractersticas de la Planeacin

Es un proceso permanente y continuo

Est siempre orientado hacia el futuro

Busca la racionalidad en la toma de decisiones

Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas

La planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la

conforman

La planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor

Es una tcnica de asignacin de recursos

Es cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacin

Es una funcin del proceso que interacta con las dems

Es una tcnica de coordinacin e integracin

Es una tcnica de cambio e innovacin

POR QU PLANEAR?
En la organizacin, la planificacin es el proceso de establecer metas y elegir los
medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber
cmo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni
siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden
dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y
sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber
cundo ni dnde se desvan del camino. Con mucha frecuencia los planes
eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es
fundamental, ya que esta:

para analizar sistemticamente el rumbo deseado.

Para lograr un uso ptimo de los recursos

Permite que la empresa est orientada hacia el futuro

Para disminuir el alto nivel de incertidumbre del medio

Para desarrollar estrategias frente a la competencia: (innovacin de un

producto)

Permite disear mtodos y procedimientos de operacin

Para formular de manera consiente estrategias de la organizacin

Para tener productividad ante situaciones de cambio

Para integrar todas las decisiones de la organizacin.

Para adaptarse a las condiciones cambiantes de los factores econmicos,

polticos, tecnolgicos y culturales:

a) tecnolgicos: donde se remplaza el hombre por maquinaria, o bien

maquinaria obsoleta por nueva.
b) Polticos: son de gran importancia para la empresa, ya que se refieren a
los impuestos, nuevas leyes, etc.
c) Econmicos: son variaciones econmicas que influyen en la empresa.
(cambios de ingreso, precios de artculos, moda, preferencias del
consumidor, costo de materia prima, costo de transporte, valor de la
moneda)
Ningn gerente podr organizar, dirigir y controlar con xito por mucho tiempo, a
menos que antes haya elaborado planes.
Misin. RAZON DE SER.
Con la misin conoceremos el negocio al que se dedica la empresa en la
actualidad, y hacia qu negocios o actividades puede encaminar su futuro, por
lo tanto tambin debe ir de la mano con la visin y los valores.
Es una declaracin duradera de objetivos que distingue a una organizacin de
otras similares.

Es un breve enunciado que sintetiza los principales propsitos, estrategias y

los valores esenciales que debern ser conocidos, comprendidos por todas las
personas que colaboran en el desarrollo de la empresa.
La visin. DESEA LLEGAR A SER
Se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y ponindola por escrito,
a fin de crear el sueo (compartido por todos los que tomen parte en la
iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.
Una vez que se tiene definida la visin de la empresa, todas las acciones se
fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad.
Todo miembro que conozca bien la visin de la empresa, puede tomar
decisiones acorde con sta.
Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo
social.
Es determinar que se debe hacer para llegar al futuro que se concibe como
posible y deseable, es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios
para lograrlo.
Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son
fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Es lo que los individuos esperan realizar o las organizaciones esperan que se
realice. Son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad, los objetivos
dan direccionalidad a los esfuerzos que realiza la organizacin, se formulan de
manera general y particular.
CARACTERISTICAS

Orientados hacia resultados especficos

Realistas, alcanzables

Aceptables para todas las reas funcionales

Claros y fciles de comprender

Flexibles

Suponen nuevos retos

Cuantificables.

Dentro de una organizacin, los objetivos pueden ser clasificados de

distintas formas:

Las estrategias. Cursos de accin general o alternativas que muestran la

direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos
en las condiciones ms ventajosas.
El propsito de las estrategias es determinar y transmitir, mediante un
sistema de objetivos y polticas bsicas, una imagen de la clase de
empresa que se desea proyectar.
Polticas. Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se
repiten dentro de una organizacin.
Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de
actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecucin.
Son el conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas y otros
elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin,
por lo general cuentan con el apoyo de presupuestos.
Procedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.
Reglas: describen con claridad las acciones especficas requeridas o las
que no se deben llevar a cabo, sin permitir libertad de accin por lo general
constituyen el tipo ms sencillo de plan.
Presupuestos expresin monetaria de los programas. Relacionados con
el dinero. Son una modalidad especial de los programas cuya caracterstica
consiste en la determinacin cuantitativa de los elementos programados.

4.- CONTROL
Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los
esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes.
La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y
prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias
Importancia
Con el fin de vigilar el estricto cumplimiento a los planes formulados, y as
contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin.

Por medio del control:

Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos.

Se da en todas las dems funciones administrativas.

Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden originar

desviaciones.

Obtenemos informacin respecto de la situacin de los planes, sirviendo

como base al reiniciarse el ciclo administrativo.

Reducimos costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados.

Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la

empresa, y consecuentemente en alcanzar los niveles mximos de
productividad de los recursos de la empresa en general.

Elementos

Relacin con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro

de los objetivos que se establecen en la planeacin.

Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los

resultados

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la
planeacin.

Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir

errores.

Etapas de control

Establecimiento de Estndares.

Medicin de resultados

Correccin.

Retroalimentacin

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES

Un estndar es una unidad de medida que sirve como modelo patrn sobre el
cual se efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos
los objetivos de la empresa.
Ralph C. Davis menciona que los estndares no deben limitarse a establecer
niveles operativos de los trabajadores, sino que, adems, deben abarcar las
funciones bsicas y reas clave de resultados:
TIPOS DE ESTNDARES
La aplicacin de los estndares que a continuacin se analizan, van en funcin de
las necesidades especficas del rea donde se implementen.
Estndares estadsticos.- Para su elaboracin se requiere de informacin de
hechos histricos, ya sean de la propia empresa o de la competencia. No inspiran
mucha confiabilidad debido a que la informacin pasada ha variado en gran escala
en comparacin con la actual, por lo que, al obtener la informacin sta debe ser
conjuntada con el criterio del ejecutivo
Estndares fijados por apreciacin.- Se derivan principalmente basndose en
las experiencias del administrador. Se concreta a situaciones intangibles, tales
como la conducta del personal.
Estndares tcnicamente elaborados.- Por el contrario de los anteriormente
sealados, stos se concentran en el estudio tangible cuantitativo, y estn
encaminados a desarrollar el anlisis sobre la productividad tanto del equipo,
maquinaria como de los trabajadores. Son los estndares de produccin y de
tiempos y movimientos.
MEDICIN DE RESULTADOS
Como su nombre lo indica, en sta etapa se van a medir los resultados contra lo
ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas
acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de
los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control
resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable,
oportuna, y que fluya por los canales idneos de la comunicacin.
Al realizar la medicin y obtencin de la informacin arriba sealada, es
conveniente comparar los resultados medidos con los estndares previamente
fijados, obteniendo as las posibles desviaciones, mismas que deben reportarse
inmediatamente. Las unidades de medida normalmente aplicables son: tiempo por
pieza producida, porcentaje de material rechazado, horas-mquina utilizada.

CORRECCIN
Los controles tienden a conducir a la accin correctiva, cuando detectamos
fallas, debemos verificar donde est el mal, cmo sucedi, quien es el responsable
y as tomar las medidas de correccin pertinentes.
Cuando en la medicin de resultados encontramos desviaciones en relacin con
los estndares, es conveniente hacer el ajuste correccin correspondiente.
Normalmente las tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de
la empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la
desviacin es un sntoma una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando un
producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que algo se
ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para contrarrestar la
poca demanda del producto no es precisamente elevar el nmero vendedores o
someterlos a capacitacin, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe a
mala calidad del producto o si el proceso de comercializacin ha sido muy
raqutico.
Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la
retroalimentacin, de acuerdo a lo anterior, es en ste proceso donde se entrelaza
la planeacin y el control.
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar
las deviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es
funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Un ejemplo
frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que
indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de
incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es
causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.

RETROALIMENTACIN
Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se
ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la
calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de
manera rpida.
se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
Implantacin del sistema de control
Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de
control se requiere:
Contar con objetivos y estndares que sean estndares.

Que el personal cave comprenda y este de acuerdo con los controles.

Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los
objetivos. Tomar encuentra que un sistema de control pos si solo no contribuye ala
eficiencia.
Evaluar la efectividad de los controles:
Eliminando aquellos que no sirven
Simplificndolos.
Combinndolos para perfeccionarlos.
Tipos de control segn la oportunidad de realizacin:
Los administradores pueden implementar controles en diferentes momentos, antes
de comenzar una actividad, mientras sta se encuentra en marcha o despus que
la misma ha terminado.
o Preventivo: Se constituye como el tipo ms deseable de control e intenta
prevenirlos problemas previstos. En sntesis, el control preventivo consiste
en emprender la accin administrativa antes que se presente el problema.
o Concurrente: Se realiza al mismo tiempo que una actividad se est
desarrollando. Cuando el control se aplica durante la realizacin del trabajo,
la gerencia puede corregir los problemas en forma oportuna, antes de que
se vuelvan altamente costosos.
o Correctivo: Este control se realiza despus de que la actividad ha llegado
a su trmino. La principal desventaja de este tipo de control es que cuando
se recibe la informacin, el dao ya est hecho.