GESTIÓN DOCUMENTAL

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
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Edición 2010 v1
QUÉ ES NORMADAT

Normadat es una empresa de gestión externa de información que desarrolla labores de tratamiento de
la documentación, custodia, gestión documental, custodia de copias de seguridad de datos
(backup)…
Llevamos más de 15 años trabajando para aportar a nuestros clientes soluciones de gestión
documental que les faciliten la operativa diaria además de solucionar los problemas que presentan ingentes
cantidades de documentación generadas en el día a día.
El posicionamiento en el mercado de nuestra compañía es el de ofrecer altos estándares de calidad,
que se apoya en procedimientos incluidos en un Sistema de Gestión de la Calidad certificado por
Aenor (ER-0559/2006) y que se han visto refrendados con la obtención de la máxima categoría en la
homologación como contratista del Estado en las actividades de Tratamiento de la documentación y
captura de información (V1D), Custodia (M5D), Servicios de gestión documental (L1D)…
Un posicionamiento que nos lleva a un crecimiento continuado que se apoya en:
la confianza de nuestros clientes año tras año
la colaboración con consultoras especializadas en la gestión documental
un equipo humano estable formado por más de 90 personas especializados en la gestión documental
dos potentes aplicaciones de gestión de archivo y de digitalización de documentos
nuestras instalaciones para tratamiento y custodia de información

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ALGUNOS DATOS
Algunos datos que dan idea de nuestra actividad en el pasado año 2009:

Más de 1.000.000 cajas en custodia

25.000.000 de páginas digitalizadas
238.000 registros dados de alta en custodia
281.000 préstamos y devoluciones
139.000 horas trabajadas en el área de operaciones
Un crecimiento de más de un 12% sobre la facturación del 2008
Una plantilla de más de 90 personas
Facturación anual
6.000.000
5.000.000
4.000.000
3.000.000
2.000.000
1.000.000
0
CUSTODIA DIGITALIZACIÓN CUST/DIGIT

1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
BACKUP ORGANIZACIÓN DESTRUCCIÓN

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EXPERIENCIA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Ayto Mostoles

BANCA Y SEGUROS

SALUD INDUSTRIAL

CONSULTORAS CONSTRUCCIÓN/INMOBILIARIO

ASOCIACIONES TELECOMUNICACIONES ENERGÉTICO

SEGURIDAD EDUCACIÓN COMUNICACIÓN LOGÍSTICA

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QUÉ OFRECEMOS

NORMADAT presta una completa

gama de servicios en torno al
documento en papel,
electrónico y a las copias de
seguridad de datos.
Es el cliente el que puede elegir la
combinación de servicios que
más se ajuste a sus necesidades, y
cambiarla cuando así lo estime
conveniente, sabiendo que está
trabajando con una compañía con
procedimientos seguros pero
flexibles.
Desde un servicio básico de alta y
custodia de archivos hasta la
digitalización masiva incluyendo la
explotación web de sus
documentos a través de una
página SSL 128 bits certificada por
VeriSign.

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CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN

NORMADAT es una de las mayores compañías

en custodia de documentación. Contamos con
tres centros de custodia en la Comunidad de
Madrid dotados de las máximas medidas de
seguridad (CCTV, control de accesos, extinción
de incendios por gas y no por agua…) para
garantizar la adecuada protección de los
documentos que nos confían nuestros clientes.
NORMADAT cubre la totalidad del proceso
con medios humanos y materiales propios,
desde que el cliente pone a nuestra disposición
su documentación hasta que ésta es custodiada
en nuestros depósitos especiales.
Una vez en custodia, el cliente puede solicitar una caja o documento, con tiempos de respuesta que van
desde una entrega normal al siguiente día a una entrega urgente en 2 horas, bien sea el documento
original bien sea una copia digitalizada remitida por correo electrónico.
NORMADAT tambi én cubre el proceso de destrucción certificada de documentación, realizada según el nivel 2
de la norma DIN32757. Una destrucción que se lleva a cabo en nuestros propios centros de custodia, de tal
manera que se evitan los riesgos derivados del transporte.
Este servicio de custodia y gestión de documentación se apoya en una aplicación informática que registra todos
los movimientos de un documento y permite al usuario solicitar los mismos a través de una página web.

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CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN. CASOS DE ÉXITO
Normadat ha sido elegida por
SGAE para la gestión y custodia
del archivo de expedientes de
obras musicales y audiovisuales.
Junto con la documentación en soporte papel (más
de 18.000 cajas de archivo conteniendo más de 6
millones de expedientes) NORMADAT gestiona
información en otros soportes (cd, dvd…) que
requieren especiales condiciones de custodia, sólo
existentes en nuestras instalaciones.
Una de las más importantes
entidades bancarias nacional
tiene depositados en Normadat
parte de su archivo.
Tras una rigurosa auditoria previa, Bankinter
seleccionó nuestras instalaciones, procesos y
sistemas por su alto nivel de calidad y seguridad,
tanto en la custodia como en la gestión de
solicitudes de documentos originales.
Edición 2010 v1
RENFE ha confiado a Normadat
la totalidad de su archivo,
firmando un contrato marco que
incluye AVE, Cercanías, Servicios
centrales, RRHH…
Un contrato que incluye, sobre la base de la
custodia, el resto de servicios de gestión
documental: digitalización, destrucción certificada…
El Instituto Nacional de la
Seguridad Social (INSS) desde
hace más de 10 años viene
confiando a Normadat la
custodia de su archivo de
prestaciones.
Más de 41.000 cajas de archivo componen un
fondo que requiere unas especiales medidas de
seguridad en la custodia por el nivel alto de los
datos de carácter personal que se incluyen en los
expedientes.
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DIGITALIZACIÓN
La digitalización le permitirá acceder a un
documento electrónico en cuestión de segundos,
independientemente del lugar en el que Usted se
encuentre.
NORMADAT realiza la totalidad del proceso: recogida,
digitalización, indexación, validación de campos,
exportación de ficheros a sus servidores, explotación web
de imágenes en un entorno seguro…
La digitalización se realiza en escáneres de alta
producción de hasta 180 imágenes por minuto o
utilizando escáneres especiales para libros o planos.

Pero un documento electrónico no es nada si no va acompañado de los índices que permitan su recuperación
posterior. En esta fase del proceso, NORMADAT desarrolla métodos de captura a la medida de cada
proyecto, utilizando OCR o videograbación y validando cada campo según indique el cliente (aplicación de
dígitos de control, comprobación contra base de datos…)
La puesta a disposición de los documentos al usuario se puede realizar mediante soporte (CD, DVD…), línea de
datos, FTP o mediante la explotación web de los documentos electrónicos en nuestra propia página (SSL
128 bits), en este último caso sin que el cliente tenga que adquirir ninguna licencia de software, encargándose
NORMADAT del mantenimiento de esta aplicación y de las imágenes en nuestros propios servidores.
Exhaustivos métodos de control de calidad (como la videograbación, que supone la supervisión visual del 100%
de los documentos digitalizados) aseguran al cliente la correcta ejecución del proyecto.

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DIGITALIZACIÓN. CASOS DE ÉXITO
MAPFRE ha confiado a Normadat
la digitalización de varios tipos
documentales: pólizas,
siniestros, contratos con
proveedores…
Diariamente, Normadat recoge en las oficinas de
Mapfre la documentación tramitada y la procesa
inmediatamente para que los usuarios de la
aseguradora puedan consultar, a nivel nacional,
cualquier documento de un cliente, con la máxima
seguridad y rapidez.
Una de las mayores empresas de
distribución de paquetería a nivel
nacional ha encargado a indexación de sus expedientes.
Normadat la digitalización de
más de 5 millones de
documentos al año.
En menos de 2 horas, Normadat es capaz de
digitalizar y capturar mediante OCR los datos de
más de 40.000 albaranes, exportándoselos al
cliente mediante un sistema seguro.
Edición 2010 v1
El Área de Urbanismo ha
digitalizado con Normadat más
de 700.000 expedientes de
licencias, planes urbanísticos,
ordenación urbana, callejero…
La digitalización completa del fondo documental del
Área de Urbanismo incluye la indexación de todos
los datos para recuperar un expediente:
interesado, dirección, tipo de documento…
Esta organización, dependiente
de la Comunidad de Madrid y de
CajaMadrid, ha encomendado a
Normadat la digitalización e
El proyecto consiste en la digitalización de todo el
archivo de expedientes existente en su sede para
garantizar su preservación y agilizar la tramitación
y acceso al documento por más de un área de
forma simultánea.
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DESTRUCCIÓN CERTIFICADA
El servicio que NORMADAT propone tiene innumerables ventajas para el cliente:
Cumplimiento de la Normativa sobre Protección de Datos. El Reglamento
(RD 1720/2007) que desarrolla la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD,
15/1999), hace mención a la destrucción de documentos y/o soportes en los artículos
22, 54, 88, 92 y 112
Control de acceso a los documentos. En cumplimiento del RD 1720/2007, los
documentos deben conservarse en equipamientos cerrados. Los contenedores de
NORMADAT se entregan precintados para que ninguna persona pueda acceder a esa
información, siendo desprecintados en nuestro centro de tratamiento
Trazabilidad. Cada contenedor tiene un código único que permite garantizar la
trazabilidad del mismo a lo largo de todo el proceso. El código se activa en el momento
en el que el cliente solicita el contenedor y permanece asociado al mismo hasta que la
información del contenedor es destruida, siendo supervisado mediante una aplicación
web.
Sin inversiones. El cliente no necesita realizar ninguna inversión en maquinaria
para destrucción, un equipamiento caro tanto en su adquisición como en su adecuado
mantenimiento. Además, ajustar la producción de esta maquinaria con las necesidades
reales es bastante difícil, por lo que en ocasiones el equipo no podrá absorber la
producción que se demanda y en otras ocasiones el equipo permanecerá inactivo
Medio Ambiente. Las toneladas destruidas en NORMADAT son recicladas y
devueltas al ciclo del papel, gener ándose nuevos productos (folletos publicitarios,
periódicos…) y contribuyendo así al sostenimiento medioambiental
Totalmente escalable. El cliente decide en cada momento el número de
contenedores y el tamaño de éstos. A través de la aplicación web podrá solicitar nuevos
contenedores o dar de baja otros que ya no necesite

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SERVICIOS A BIBLIOTECAS
NORMADAT ofrece un amplio abanico de servicios a
bibliotecas tanto públicas como privadas, fruto de su
experiencia en este campo desde 1998.
Entre estos servicios podemos destacar:
Catalogación de todo tipo de materiales bibliográficos
Clasificación
Organización
Gestión de publicaciones periódicas
Digitalización de libros, empleando escáneres cenitales
especialmente desarrollados para este fin, que garantizan
un tratamiento no agresivo a los materiales delicados
Desarrollo y gestión de recursos digitales aplicados a la
biblioteca
Apoyo en recursos humanos a la gestión bibliotecaria
NORMADAT dispone de instalaciones propias para el
desarrollo de los trabajos, además de la logística necesaria
para el trasvase de fondos, por lo que es la solución idónea
para aquellas bibliotecas que no cuentan con espacio
suficiente.

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SERVICIOS A BIBLIOTECAS. CASOS DE ÉXITO
La Biblioteca de la Universidad
de Alcalá de Henares ha
encargado a Normadat la
digitalización de casi 17.000
unidades de su fondo.
Esta digitalización genera archivos electrónicos tipo
TIFF 6.0 y JPEG con una resolución mínima de 400
ppp en escala de grises o color, entregando una
versión en máxima calidad y otra optimizada para
su lectura en internet. Dichas copias se entregan
tanto en LTO3 como en discos externos USB 2.0
La Universidad Politécnica de
Madrid ha encomendado a
Normadat la generación de más
de 53.000 documentos
electrónicos (imagen y XML).
En el acuerdo se emplean sistemas, procedimientos
y herramientas que responden a los estándares
Dublin Core RDF, METS 1.8 y PREMIS (OAIS) ISO
14721.
Edición 2010 v1
Desde 1999 Normadat gestiona
el fondo de Tesis Doctorales de
la Universidad Complutense de
Madrid.
Un fondo de alto valor histórico muy consultado
por investigadores, lo que requiere especiales
condiciones de custodia y una gestión de consultas
inmediata para facilitar estas labores de
investigación.
La Universidad Autónoma de
Madrid ha depositado en nuestra
compañía la gestión de su
Servicio de Publicaciones, uno de
los más activos a nivel nacional.
La gestión de las publicaciones se realiza con las
aplicaciones de Normadat especializadas en el
control del flujo de volúmenes y asignación de
ubicaciones físicas para lograr una respuesta rápida
adaptada a las necesidades de la Universidad.
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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
La organización de archivos es una labor fundamental
para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el
acceso a la documentación generada.
Para conseguir la eficiencia en cualquier archivo es
necesario aplicar una normalización adecuada al tipo de
documentos almacenados.
Normadat ha desarrollado a lo largo de más de 15
años, una sólida experiencia al haber participado en
diferentes proyectos en el campo de la organización de
archivos, tanto en la empresa privada como en la
Administración Pública.
En los organismos oficiales y dado que la
documentación generada pertenece al patrimonio
público, cobra especial importancia el cumplimiento de
las premisas anteriores.

Los procesos que se derivan de la organización de un archivo se pueden realizar tanto en las oficinas de
Normadat como en las dependencias del cliente.

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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. CASOS DE ÉXITO
El Ministerio de Industria
adjudicó a nuestra compañía la
organización de más de 13.000
unidades de la Secretaría de
Estado de Telecomunicaciones.
En un plazo inferior al definido por el cliente,
Normadat organizó la totalidad del fondo
destinando al archivo el equipo técnico necesario
para realizar las labores de clasificación e
identificación de la documentación, incluyendo la
descripción del contenido de cada caja.
En el Consejo Superior de
Deportes Normadat desarrolló
una labor de organización,
formación a usuarios y
mantenimiento del archivo.
En el proyecto se incluía la creación del cuadro de
clasificación, la ordenación e instalación de fondos
en el depósito, el acondicionamiento de la
documentación y el mantenimiento durante varios
años una vez superada la fase inicial.
Edición 2010 v1
Normadat organizó un fondo
documental del Ministerio del
Interior compuesto por más de
5.000 unidades de instalación.
Las labores encargadas por el Ministerio incluían la
identificación de series documentales, la
descripción de la documentación a nivel expediente
y la elaboración de relaciones de entrega en
formato electrónico.
Uno de los principales
bancos que operan en
España ha contratado a
Normadat la organización de
su archivo de RRHH.
La organización de este importante y confidencial
archivo permitirá al banco conocer el contenido de
todos y cada uno de los documentos, su fecha, el
tipo documental… incluyendo la digitalización
completa de los expedientes de todos los
empleados en activo.
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BACKUP ONLINE
EL backup remoto online de NORMADAT es un servicio
multiplataforma de alto rendimiento que permite realizar
copias de seguridad vía Internet, tanto de servidores, como
de PC’s y portátiles.
Solo transmite las diferencias binarias generadas tras la
ultima copia de seguridad realizada, reduciendo
drásticamente el consumo de canal en la
transmisión, lo que le permite realizar copias de seguridad
remotas de Gigabytes de información con un consumo
mínimo de canal.
Es una solución óptima tanto para realizar copias de
seguridad remotas de puestos de trabajo individuales
como de entornos complejos multiplataforma, e incluso en
grandes corporaciones para la centralización de las copias
de seguridad de sus delegaciones y oficinas distribuidas.
CLIENTE

Backup online de todos los datos de la empresa

(delegaciones, portátiles, servidores..). Almacenamiento
seguro de copias de seguridad diferenciales en un host
remoto (servidor central de la empresa o Data Center) con
capacidad de recuperación de cualquiera de las versiones de
las copias almacenadas.

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CUSTODIA DE BACKUP
Recogida. Inventario de la documentación. Se
tomarán los datos necesarios para poder recuperar
posteriormente cualquier cofre con soportes, según
las descripciones hechas por el cliente.
Grabación del inventario. Se crea una base de
datos para introducir el inventario anterior,
garantizando un acceso inmediato al cofre o soporte
requerido, con control de los préstamos de cofres o
soportes al cliente, la ubicación de cada cofre …
Recogida y transporte. En las especificaciones del
presente documento se establece el calendario de
intercambio de soportes, especificando la
periodicidad de los transportes (diaria, semanal,
quincenal, mensual…), el horario aproximado y la
dirección de entrega
Solicitud de soportes. Cuando un cliente necesite un cofre o soporte, podrá solicitarnos en función de las
siguientes modalidades:
a. Entrega de un cofre o soporte coincidiendo con el próximo intercambio programado
b. Entrega de un cofre o soporte al siguiente día hábil
c. Entrega de un cofre o soporte urgente en 2 horas, entre las 08:00h y las 17:00h en días hábiles
d. Entrega de un cofre o soporte urgente en 2 horas, resto de horarios

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GESTIÓN DE BACKUP. CASOS DE ÉXITO
Normadat realiza la custodia de las copias de
seguridad de esta entidad bancaria incluyendo el
intercambio programado de los soportes todos los
días de lunes a viernes, incluyendo los festivos que
corresponda, valorando especialmente el cliente
nuestros sistemas de transporte con
geolocalización en cada uno de los vehículos.
Línea Directa Asistencia,
perteneciente – al igual que
Línea Directa – a Bankinter ha
elegido a Normadat como su
gestor de copias de seguridad.
Con una periodicidad diaria (365 días al año)
Normadat realiza el intercambio de soportes
empleando furgonetas isotermo para estos
intercambios programados y también para los
urgentes.
Edición 2010 v1
Esta entidad, dependiente del
Ministerio de Industria,
Turismo y Comercio, confía a
Normadat la custodia de sus
backup.
Normadat realiza para esta organización tanto la
custodia como el intercambio programado – varias
veces al mes – de sus cintas y soportes
informáticos, custodiados en nuestras instalaciones
de San Sebastián de los Reyes.
BT ha cumplido 20 años en
España y desde hace más
de 12 años custodia en
Normadat sus copias de
seguridad.
Con un importante volumen de soportes en
nuestras instalaciones, BT sigue confiando en las
excepcionales medidas de seguridad con las que
cuenta Normadat en su búnker subterráneo de San
Sebastián de los Reyes (cctv, extinción de
incendios, puerta acorazada…)
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