La informacin como recurso estratgico

La Sociedad de la Informacin
Se denomina Sociedad de la Informacin a la nueva manera en que las economas
desarrolladas se estn organizando en torno a la generacin, proceso y transferencia
de informacin, como principal fuente de competitividad y productividad. Esta
denominacin establece una profunda diferencia con la anterior Sociedad industrial,
basada fundamentalmente en la produccin de bienes y servicios.
El famoso socilogo Manuel Castells distingue entre Sociedad de la Informacin y
Sociedad Informacional. Segn su punto de vista, siempre se ha estado en una
sociedad de la informacin, se ha usado y explotado informacin en todas las
sociedades.
Lo que cambia es que

Las organizaciones dependen cada vez ms del uso inteligente de la informacin

y de las tecnologas de la informacin para ser competitivos. Empiezan a ser
intensivas en Informacin.

Los ciudadanos usan de forma cotidiana las tecnologas. Son grandes

consumidores de informacin en el ocio y en el negocio. Estn obligados a
educarse tecnolgicamente.

Aparece un nuevo sector, la industria de la Informacin, llamada a ser de

enorme impacto en la economa y en las relaciones sociales.

La economa internacional depende cada vez ms de la transferencia de informacin

y, cada vez menos, del intercambio de objetos. Aparecen nuevas reglas para la
competitividad en las organizaciones, que permitan tener mejor informacin del
entorno, integrar informacin externa con la interna y proyectar informacin sobre s
misma hacia fuera.

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Qu es Gestin de la Informacin
Es la captacin y explotacin de informacin, hacindola inteligente de forma que
facilite una mejor toma de decisiones en las organizaciones. Hay que enfocar a la
informacin como proceso, no como producto, en el sentido de que slo se genera
informacin cuando hay comunicacin.
La Gestin de la Informacin es un instrumento encargado de procesar los datos con
que cuenta la organizacin convirtindolos en informacin til para sus usuarios, en
comunicarlos de manera y tiempo adecuados para que puedan ser usados en el
momento en que sean necesarios y, adems, en organizarlos para que faciliten la
aplicacin de la estrategia que permita obtener ventajas competitivas y asegurar la
supervivencia de la organizacin.
Es, as mismo, un proceso sistemtico que suministra informacin pertinente en el
momento oportuno para ayudar a la toma de decisiones, de forma que se puedan
tomar medidas para anticiparse tanto a las amenazas como las oportunidades
derivadas de los cambios que se produzcan.
La velocidad del cambio, producida por la utilizacin intensiva de las Tecnologas de
la Informacin, hace que los mtodos convencionales de anlisis sean menos eficaces
y obligan a establecer sistemas de captura, seleccin y anlisis constante de flujos de
informacin, a partir de fuentes y recursos internos o externos.
Planificacin de Sistemas de Informacin
Gestionar informacin es lo mismo que gestionar otros activos. Debe enfocarse
desde perspectivas de administracin de recursos y, en esa medida, usar tcnicas de
planificacin empresarial.
La planificacin es una herramienta para analizar cules deben ser las condiciones
ptimas de una organizacin, cules son los factores que afectan a esas condiciones y
cmo hemos de organizar y ejecutar actividades y evaluar los sucesivos avances
.Establece los propsitos de una organizacin y la manera en que deben ser
alcanzados y es la expresin de la misin que se tiene y de los objetivos a alcanzar a
largo plazo.
La estrategia trata de anticipar el futuro a la vista de los previsibles cambios del
entorno. Es un sistema abierto que sirve para guiar a una organizacin a lo largo del
tiempo, en un entorno cambiante y convierte a la organizacin en un ente que

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gestiona, se pone metas y est en disposicin de aprender permanentemente, porque

puede rectificar el rumbo a medida que aparezcan nuevos datos.
Identifica los factores ambientales externos e internos, asla los factores cruciales de
xito, permite establecer las lneas generales de recursos y funcionamiento, evala las
necesidades e intensifica los puntos fuertes y reduce el factor riesgo.
Los elementos que constituyen una planificacin de recursos de informacin son los
siguientes:
- Conocer la organizacin: Examen de la situacin
Una correcta planificacin de recursos de informacin comienza con el dibujo del
retrato de la organizacin. Para ello, deberemos identificar los factores internos y
externos que le afectan y condicionan su actuacin.
Este examen de la situacin nos permitir conocer
1.-Los factores cruciales de xito de nuestra empresa, que son aquellos que
distinguen nuestros productos o nuestros servicios y los hacen diferentes de otros
creados por la competencia. Son los elementos que nos identifican y por los que
somos apreciados.
2. Su perfil de capacidad de negocio, es decir, si est o no gestionada para ser
eficiente y eficaz en el cumplimiento de sus objetivos
3. Su nivel actual de recursos, tanto los recursos humanos como los de equipamiento,
de investigacin y desarrollo y, especialmente, los recursos de informacin
- Entorno e Inteligencia competitiva
Desde una perspectiva estratgica, la fijacin de objetivos y la eleccin de opciones
exigen un anlisis minucioso del entorno en que se mueve, identificando las variables
ambientales que influyen, para poder detectar las oportunidades y amenazas que hay
en el entorno.
Una organizacin no funciona aislada del medio que la rodea. Un entorno simple o
complejo, estable o inestable, afecta a la cultura corporativa, a la estructura de la
empresa y a la gestin global. El anlisis de los condicionantes externos permite
reducir incertidumbres.

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- Identificacin y evaluacin de factores internos:

Una vez que conocemos los elementos externos que pueden condicionar nuestro
proceso de planificacin, el siguiente paso ser elaborar una gua de la organizacin,
que nos permita tener un sistema central de referencia para ver los puntos fuertes y
dbiles en el interior de nuestra organizacin. Mediante ese anlisis podremos
conocer nuestra propia empresa y, as, identificar sus requerimientos de informacin.
Quizs un punto crtico sea conocer su cultura, sus creencias y sus valores,
entendidos como cdigo gentico de una organizacin, la raz de su actividad, el
ncleo de su know how. Aquello de lo que no puede prescindir sin que ello implique
dejar de ser esa organizacin, lo que la distingue de las dems y la hace diferente.
- Anlisis de necesidades
Una etapa siguiente en el proceso de planificacin estratgica es investigar qu
necesidades de informacin tiene el personal. La evaluacin de necesidades de
informacin nos va a permitir conocer las diferencias entre los recursos de
informacin existentes y la informacin que sera deseable y, asimismo prever
necesidades futuras.
El objetivo de un anlisis de necesidades es establecer las principales reas de inters
para crear la coleccin o planificar los recursos de informacin. El examen de
situacin permite obtener informacin bsica para ser utilizada en el proceso de
planificacin estratgica, tanto en la determinacin del papel del Centro de
informacin y documentacin en relacin con su entorno, como de su imagen y sus
servicios.
El estudio de necesidades ayudar a determinar qu recursos de informacin son
comunes a toda la organizacin y cules lo son a nivel departamental, funcional e
incluso, individual.
- Auditoria de recursos de informacin
La auditoria de los recursos de informacin ya existentes, permitir conocer en
profundidad qu informacin, tanto interna como externa, hay disponible. Este
inventario de recursos har posible una evaluacin provisional de necesidades
organizativas, que resultar muy til cuando iniciemos la planificacin estratgica.
Proporcionar, as mismo, datos que identifiquen, siguiendo el organigrama de la

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organizacin, las unidades que producen, adquieren, analizan, almacenan o difunden

informacin.
Conclusiones
Los pasos brevemente descritos nos han permitido identificar los factores externos
que pueden afectar a la organizacin. Tambin hemos analizado su estructura,
organizacin, metas y objetivos. Hemos hecho un acercamiento en profundidad para
conocer el alcance de las necesidades globales de informacin de la organizacin.
Finalmente, se ha realizado una auditoria de la informacin ya existente, tanto en
supuestos centros de informacin ya existentes, como en los diversos departamentos.
Con todo ello, se han recogido datos suficientes para saber qu necesita la
organizacin y con qu recursos cuenta. A partir de este momento, estamos en
condiciones de iniciar el diseo del sistema de gestin de recursos de informacin y,
por tanto, el plan estratgico.
Paloma Portela
Sociedad Espaola de Documentacin e Informacin Cientfica (SEDIC)

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