PROPUESTA PARA SOLICITAR MODIFICACIN DEL REA DE ARCHIVO Y

EL CAMBIO DE LOS CARGOS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE

CONFORMA EL CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

OBJETIVO
Presentar a la alta Directiva de la UNIVERSITARIA, la propuesta para el cambio
de nombre que se tiene actualmente para el Archivo, la creacin de un Centro
de Digitalizacin el cual estar adscrito al Archivo, establecer el Centro
Bibliotecario de Referencia que formara parte de la Biblioteca y el acenso del
cargo a las personas que cumplen los requisitos educativos y actividades
realizadas en cada rea que conforma el Centro de Informacin y Documentacin.

ALCANCE
Estructurar el Centro de Informacin y Documentacin de forma que sea
reconocida como el rea dentro del campus como una unidad eficiente, efectiva y
eficaz en las actividades operativas, tcnicas y administrativas realizadas por su
personal, el cual posee una alta formacin acadmica y experiencia.

NORMATIVIDAD
Ley 1409 de 2010. Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la
Archivstica, se dicta el cdigo de tica y otras disposiciones.
Ley 11 de 1979. Por la cual se reconoce la Profesin de Biblioteclogo y se
reglamenta su ejercicio.
MANUAL Y GUIA INTERNA
Manual de Perfiles. Establecer los parmetros adecuados para la
verificacin de los requisitos, competencias, habilidades y funciones de un
cargo.
Gua de Competencias Institucionales. Administracin del recurso
Humano con base en la gestin por competencias.

1. Estructura organizacional de la UNIVERSITARIA AGUSTINIANA y la

composicin de las reas que conforman el Centro de Informacin y
Documentacin actualmente.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2015 -2

ARCHIVO
CENTRO DE
INFORMACIN
Y

SECRETARIA
GENERAL Y
JURIDICA

BIBLIOTECA

PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL CENTRO

DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

CENTRO DE
DIGITALIZACIN

OFICINA DE
ADMINISTRACIN
DOCUMENTAL

CENTRO
BIBLIOTECARIO
DE REFERENCIA

CENTRO DE
INFORMACIN Y
DOCUMENTACI
N

SECRETARIA
GENERAL Y
JURIDICA

BIBLIOTECA

2. El cambio del nombre de Archivo por el de Oficina de Administracin

Documental, la cual como su nombre propuesto, es acorde a las funciones
que se vienen realizando actualmente que son: administrar todo el acervo
documental que conforma la memoria institucional de la extinta
Corporacin Universitaria Nueva Colombia y la actual documentacin que
se recibe e incorpora a los depsitos de la Universitaria Agustiniana.
La oficina de administracin documental contempla una visin ms amplia
como la de ser la fuente de informacin institucional, realizar
acompaamiento constante al personal encargado de la organizacin de los
archivos de gestin, efectuar capacitaciones y asesoras en temas referentes
a la gestin documental, ser el garante que el Sistema de Gestin
Documental sea eficiente, efectivo y eficaz, transformando su nombre
generamos un cambio de percepcin que se tiene del archivo por parte de la
comunidad la cual piensan que es solo almacenar documentos en un
depsito.
3. Pensando a un futuro donde la Digitalizacin ser el medio de
almacenamiento que garantiza la conservacin de los documentos y que es
un proceso archivstico que iniciaremos en el 2016 por parte del Centro de
Informacin y Documentacin, se propone la creacin del Centro de
Digitalizacin cuya funcin de gran importancia es realizar la
transformacin del soporte papel a digital cumpliendo unos parmetros
establecidos por normas nacionales como internacionales y se tendr un
analista para que desarrolle esta funcin de forma permanente.
4. El Centro Bibliotecario de Referencia, el cual tendr a cargo varias
actividades administrativas de la biblioteca y la formacin de usuarios,

como su principal objetivo ser el servicio de referencia permitiendo que

todas las solicitudes de informacin sean satisfechas a todos los usuarios
que frecuentan la Biblioteca, motivo por el cual se debe contar con este
centro, liderado por una persona competente en la bsqueda de
informacin, desarrollando iniciativas y procedimientos que considere
necesarios para facilitar al usuario el acceso a la informacin.

PROPUESTA AJUSTES A CARGOS ACTUALES

1. Unas de las iniciativas que se tiene por parte del Centro de Informacin y
Documentacin es presentar la propuesta para el accenso de algunos
cargos que por su formacin acadmica, experiencia y actividades
asignadas son posibles candidatos para esta nivelacin, igualmente se
pretende realizar una nivelacin salarial como de denominacin para los
Coordinadores que se tienen en Biblioteca y el Archivo.
Para presentar la propuesta se har por medio de una breve argumentacin
del por qu la persona es merecedora de la nivelacin y un cuadro
informativo donde se reflejara la formacin acadmica y actividades de las
personas que conforman el Centro de Informacin y Documentacin.
Coordinador de Archivo. Jonathan Jimenez A.
Cargo Actual: Coordinador 1
Cargo Solicitado: Coordinador 3
Una de las transformaciones que se ha venido realizando en el Archivo Central es
la organizacin de la documentacin y la automatizacin de la Gestin
Documental, la cual ha sido liderada por parte del Coordinador de Archivo de
forma ptima, realizando el diagnstico del archivo con lo cual se dio inicio a la
organizacin de los documentos, diseo las Tablas de Retencin Documental,

participo en la elaboracin de la codificacin para la identificacin de las reas y

aporto su conocimiento para la estructuracin del Comit de Archivo de la
Universitaria, por parte del funcionario ha propuesto soluciones a las
necesidades que se presentan en la gestin documental y como complemento se
le incluyo nuevas funciones en el Manual de Perfiles que tendr a cargo para el
prximo ao.

Nivel de
Formacin
Coordinador 1
Profesional Ciencias
de la Informacin y
Bibliotecologa.
En proceso de
formacin en
Especializacin
Gerencia de
Proyectos.

Funciones
Administrar la documentacin que se tiene en el rea de archivo, implementando mecanismos que
garanticen la gestin, ubicacin y recuperacin de los expedientes de manera oportuna.
Investigar y presentar propuestas de gestin que propendan al mejoramiento de los procesos y
procedimientos que se manejan en el archivo central, segn las normas y procedimientos establecidos
en la Universidad.
Controlar, verificar y evaluar la prestacin del servicio y el desarrollo de actividades diarias de los
auxiliares a su cargo, con el fin de brindar un servicio coherente con las normas y lineamientos del
archivo.
Dirigir y coordinar la organizacin documental utilizada en el archivo, concerniente al sistema de
clasificacin, ordenacin, descripcin, transferencias, preservacin, conservacin, accesibilidad y
consulta de la documentacin.
Recibir y registrar las inquietudes, sugerencias, quejas y reclamos presentados por las diferentes reas
de la Uniagustiniana, escalando a la Direccin de Biblioteca los casos que requieran un tratamiento
especial.
Participar en el diseo y ejecucin de los instrumentos archivsticos que se requieran para el eficiente
funcionamiento de la Gestin Documental como las Tablas de Retencin Documental, Tablas de
Valoracin Documental, Manuales, Formatos, Instructivos, Planes entre otros.
Realizar capacitaciones a cada una de las reas que conforman la estructura organizacional de la
Universitaria Agustiniana, en temas concernientes a la Gestin Documental.
Administrar, controlar y realizar la difusin del Sistema de Gestin Documental que se use en la
Universidad.
Elaborar y actualizar las normas que regulan la organizacin y funcionamiento del archivo y el sistema
de gestin documental, proponiendo las acciones que sean necesarias para mejorar y facilitar la
gestin del archivo universitario.
Ejecutar las actividades complementarias requeridas por la Direccin de Biblioteca y Archivo.
Contribuir al diseo y actualizacin del Cuadro de Clasificacin de la documentacin; los
procedimientos de entrada y salida de documentos, registr interno, constitucin y seguimiento de
expedientes.
Realizar seguimiento y evaluacin al sistema de gestin documental en los archivos de gestin.
Llevar a cabo la valoracin y expurgo de la documentacin, as como en la elaboracin y aplicacin del
calendario de conservacin y eliminacin.
Proponer el calendario de transferencias y supervisar sus operaciones.
Rendir informes al jefe inmediato sobre la ejecucin del Plan de desarrollo del rea,
Ejecutar, propiciar y velar por el cumplimiento de las polticas, objetivos, normas y actividades
establecidas en relacin con el sistema de calidad, salud en el trabajo y ambiente establecida por la
institucin.

Las dems que correspondan a la naturaleza del Nivel del cargo y las que le sean asignadas.

Las personas que a continuacin se relacionan del Archivo como de la Biblioteca

son personas que han venido laborando de forma comprometida en sus funciones
asignadas y continuaron con su formacin acadmica en algunos casos ya
culminaron sus estudios siendo Profesionales o tecnlogos en su respectiva rea,
pero siguen desempaando cargos de auxiliares, es por esta razn que una de las
motivaciones para que las personas continen fortaleciendo sus conocimientos es
mediante el acenso y logrando este objetivo se podr delegar una responsabilidad
adicional a sus funciones que venan realizando, al tener el personal cualificado
aportara a cada una de las reas un beneficio tanto humano como laboral para la
Universitaria.

Auxiliar de Archivo. Cesar Ramos de la Barrera.

Cargo Actual: Auxiliar
Cargo Solicitado: Analista
Nivel de
Formacin
Tecnlogo en
Ciencias de la
Informacin y
Bibliotecologa.
Continua con su
formacin para
profesional.

Funciones Actuales
Las funciones que realiza esta
persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo
Dirigir, supervisar y realizar el control de calidad en
especial los soportes documentales digitalizados en el
proyecto de gestin documental.
Promover y organizar las actividades de difusin del
archivo: visitas de estudiantes y del pblico en general,
exposiciones, conferencias, cursos y otros.
Colaborar en el proceso de implementacin del sistema de
gestin documental de la organizacin como tambin
brindar las asesoras necesarias para el funcionamiento
de la Herramienta Tecnolgica.
Apoyar en la elaboracin e implementacin del Programa
de Gestin Documental y el Plan Institucional de Archivos
proyecto que presentara para el 2017.

Auxiliar de Archivo. Nisley Pinzn.

Cargo Actual: Auxiliar
Cargo Solicitado: Analista
Nivel de
Formacin

Tecnlogo en
Ciencias de la
Informacin y
Bibliotecologa.
Continua con su
formacin para
profesional.

Funciones Actuales

Las funciones que realiza esta

persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo
Dirigir y controlar el proceso de transferencias de la
documentacin desde las dependencias del organismo o
entidad hasta la ubicacin en los depsitos del archivo o
bien de transferencia entre dos archivos.
Colaborar en el proceso de implementacin del sistema de
gestin documental de la organizacin como tambin
brindar las asesoras necesarias para el funcionamiento
de la Herramienta Tecnolgica.
Colaborar en aquellas cuestiones especficas que le
indique la Coordinacin de Archivo, en especial, la
elaboracin y aplicacin de las normas de organizacin y
funcionamiento del archivo. Tambin, proponer todas
aquellas acciones que se consideren oportunas para
mejorar, agilizar o facilitar la gestin del archivo.

Auxiliar de Archivo. Luz Alba Gordillo.

Cargo Actual: Auxiliar
Cargo Solicitado: Auxiliar 1
Nivel de
Formacin
Tcnica en
Archivista.

Funciones Actuales
Las funciones que realiza esta persona son las que se encuentra
actualmente relacionadas en el Manual de Perfiles de Capital Humano.

Auxiliar de Archivo. ngela Beltrn.

Cargo Actual: Auxiliar
Cargo Solicitado: Auxiliar 1
Nivel de
Formacin

Tecnloga en
Archivista.

Funciones Actuales

Las funciones que realiza esta persona son las que se encuentra
actualmente relacionadas en el Manual de Perfiles de Capital Humano.

Auxiliar de Biblioteca. Denny Segura.

Cargo Actual: Auxiliar 1
Cargo Solicitado: Analista 1
Nivel de
Formacin

Profesional en
Bibliotecologa.

Funciones Actuales

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo

Las funciones que realiza esta

persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

Auxiliar de Biblioteca. Martha Elena Mancera.

Cargo Actual: Auxiliar
Cargo Solicitado: Analista
Nivel de
Formacin

Funciones Actuales

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo

Actualmente se
encuentra en el 6
semestre de la
carrera Ciencias de
la Informacin y
Bibliotecologa.

Las funciones que realiza esta

persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

Auxiliar de Biblioteca. Nelcy Martnez Duarte.

Cargo Actual: Auxiliar 1
Cargo Solicitado: Analista
Nivel de
Formacin

Actualmente se
encuentra en el 6
semestre de la
carrera Ciencias de
la Informacin y
Bibliotecologa.

Funciones Actuales

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo

Las funciones que realiza esta

persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

Auxiliar de Biblioteca. John Pineda.

Cargo Actual: Auxiliar 1
Cargo Solicitado: Analista 1
Nivel de
Formacin

Funciones Actuales

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo

Actualmente se
encuentra en el 9
semestre de la
carrera Ciencias de
la Informacin y
Bibliotecologa.

Las funciones que realiza esta

persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

Auxiliar de Biblioteca. Cindy Jirley Reina Encizo.

Cargo Actual: Auxiliar
Cargo Solicitado:
Nivel de
Formacin

Actualmente se
encuentra en 1
semestre de la
carrera Ciencias de
la Informacin y
Bibliotecologa.

Funciones Actuales

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo

Las funciones que realiza esta

persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

Auxiliar de Biblioteca. Robert Yepes.

Cargo Actual: Auxiliar
Cargo Solicitado:
Nivel de
Formacin

Funciones Actuales

10

Funciones que realizara adicionales

como Analista de Archivo

Actualmente se
encuentra en el 5
semestre de la
carrera Ciencias de
la Informacin y
Bibliotecologa.

Las funciones que realiza esta

persona son las que se
encuentra actualmente
relacionadas en el Manual de
Perfiles de Capital Humano.

NECESIDADES DE PERSONAL BILIOTECA Y ARCHIVO

1. La Biblioteca como el Archivo han visto el aumento en sus actividades

tcnicas, operativas y administrativas en el desarrollo de la gestin, es por
esta razn que es necesario que se apoye con personal, motivo por el cual a
continuacin se relaciona el cargo solicitado y las funciones que
desempeara las personas requeridas.

11

 Coordinador de Catalogacin.
Objetivo: Contar con una persona idnea para catalogar y clasificar el material
bibliogrfico recibido por compra, canje o donacin, de acuerdo a las normas
internacionales y las necesidades especficas de la biblioteca, con el fin de tener a
disposicin de todos los usuarios el material bibliogrfico, impreso o electrnico,
asegurando de esta manera su recuperacin a travs del catlogo de la biblioteca.
Nivel de
Formacin

Funciones
Catalogar y clasificar el material bibliogrfico recibido por compra, canje o donacin, como
tambin las publicaciones seriadas y las tesis, asegurando la recuperacin de la informacin
disponible a travs del catlogo bibliogrfico.
Programar y realizar los planes necesarios para el mantenimiento y depuracin de las bases de
datos y colecciones de la Biblioteca, validando y/o corrigiendo la informacin cargada
previamente, actualizando los registros del material bibliogrfico e identificando posibles arreglos
o cambios de ubicacin del material.
Investigar, identificar y proponer planes y proyectos de mejoramiento de los procesos a su cargo,
con el fin de implementar mtodos de procesamiento tcnico del material bibliogrfico recibido
por la Biblioteca.

Profesional
Ciencias de la
Informacin y
Bibliotecologa.

Elaborar y presentar informes relacionados con el desarrollo de las actividades propias de su

gestin, de acuerdo con los requerimientos dados por la Direccin de la Biblioteca.
Realizar el proceso de asignacin de nmeros de identificacin (ID) al material bibliogrfico que
ingresa a la Biblioteca por compra, canje, donacin, tesis o publicaciones seriadas, con el fin
identificar y controlar el material existente en la Biblioteca.
Realizar arreglos del material bibliogrfico que requiera modificaciones en su catalogacin, con el
fin de corregir posibles errores presentados en su procesamiento, asegurando la disponibilidad
del material para su consulta por parte de los usuarios.
Proponer planes de accin que conduzcan al mejoramiento continuo de las colecciones (expurgo
y/o descarte) en cualquiera de las sedes.
Realizar, aplicar y hacer seguimiento al cronograma de inventario del material bibliogrfico
existente en las diferentes colecciones y sedes.
Elaborar cronograma de procesamiento tcnico de material bibliogrfico, definir metas y
presentacin de resultados a la Direccin de la Biblioteca.
Seleccin y envo del material bibliogrfico procesado a la biblioteca de la sede Suba.
Realizar seguimiento a los syllabus de los diferentes programas acadmicos que posee la
Universidad, con el fin de verificar el cubrimiento de la bibliografa bsica frente a lo solicitado
por los Directores de Programa y proceder a la cotizacin del material en los casos que sea
necesario, para su posterior adquisicin.

Analista Referencista.

12

Objetivo: Contar con una persona idnea para la atencin de aquellos usuarios
que reclaman informacin y respuestas de calidad, adecuadas e inmediatas,
siendo de esta forma una orientacin al servicio logrando una relacin de
comunicacin con nuestros usuarios de manera ptima, ya que estamos en un
incremento generalizado de las tecnologas de la informacin y la comunicacin.
Nivel de
Formacin

Funciones
Establecer conceptos, principios y tcnicas de referencia y servicios.
Realizar tcnicas propicias para la recuperacin, evaluacin y sintetizar informacin de diversas
fuentes.

Tecnlogo en
Ciencias de la
Informacin y
Bibliotecologa.

Manejar los patrones de bsqueda y comportamiento de los usuarios.

Desarrollar canales de comunicacin para la interaccin de los usuarios reales y potenciales que
se tiene actualmente en la biblioteca.
Ejecutar principios y prcticas para la educacin y capacitacin de los usuarios.
Realizar la creacin de productos, servicios y programas de referencia e investigacin de la
Biblioteca.
Realizar investigaciones de mercado sobre comportamientos y problemas en informacin de los
usuarios reales.
Facilitar informacin a sus usuarios, asesoramiento bibliogrfico, informacin especializada,
formacin de usuarios, resolucin de dudas.

Auxiliar de Biblioteca.
Objetivo: Persona encargada de brindar servicio en la Sede Suba para la
ampliacin del servicio, apoyar en la catalogacin del material bibliogrfico y las
dems actividades segn su perfil se deben realizar.
Nivel de
Formacin
Tcnico en
Bibliotecologa.

Funciones

Las funciones que realizara esta persona son las que se encuentra
actualmente relacionadas en el Manual de Perfiles de Capital Humano.

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 Auxiliar de Archivo.
Objetivo: Contar con una persona que apoyara las acciones a realizar en el
Archivo Central de manera permanente, incluyendo el tema relacionado con las
actividades del da a da que se realizan en el archivo, y dems aspectos
relacionados con la gestin documental.

Nivel de
Formacin

Funciones
Realizar la incorporacin de 20.000 documentos que se tiene de las Historias Acadmicas
entregados por el rea de Registro y Control, y continuar con este proceso.

1. Archivar, conservar y administrar el acervo documental.

2. Poner a disposicin de los usuarios los fondos documentales.
3. Llevar registros para el control de prstamos internos.
5. Tramitar la devolucin de los documentos.
Tcnico en Ciencias 6. Seleccionar y eliminar los documentos que ya han perdido su vigencia e
de la Informacin y importancia administrativa y legal, previa autorizacin del comit de archivo.
Bibliotecologa.
7. Conservar en buen estado los documentos dentro del depsito.
8. Colaborar en el envo de documentos al archivo central, por parte de los archivos de
gestin, respetando el calendario elaborado.
9. Atender consultas personalmente o va telefnica, de funcionarios referentes a los
documentos archivados.
10. Prestar los documentos a quienes los soliciten tomando en cuenta los lineamientos
establecidos, para los de uso restringido.
11. Archivar los documentos que devuelven una vez consultados.
12. Reparar y restaurar las unidades documentales que se deterioren por su constante
uso.
13. Coordinar y atender las funciones en ausencia de algn compaero.

14