DMS SAC

C4

Acta de Constitucin del Proyecto N 05-07/GD

(Project Charter)
A. Informacin General
Nombre del
Proyecto

Oficina de Certificaciones

Patrocinador:

Directorio DMS SAC

Fecha de Preparacin
Fecha de
Modificacin:

Sr. Ramn Barriga

Preparado por:

B.

Gerente General

Marzo 15, 2007

Directorio
Autorizado por:

Acta N 2007-06/A04

Descripcin del producto o servicio del Proyecto

Oficina de certificacin en estudios de impacto ambiental en agua y suelos. La Oficina debe otorgar las certificaciones de
acuerdo a lo establecido en la norma correspondiente y bajo procedimientos estandarizados y documentados incorporados al
sistema de gestin de calidad de la empresa.
Se espera que el margen operativo de la oficina sea de un rango entre 20 y 30% durante los primeros 5 aos y se establezca
en un 15% como mnimo durante los siguientes 5 aos en promedio. Estimando para este margen al menos, un ingreso
promedio anual de S/. 800,000.00 en los 5 primeros aos y disminuya a S/. 350,000. La proyeccin establecida para mxima
rentabilidad de la oficina es de 10 aos. Pasados los 10 aos se revaluar el mantenimiento o traspaso a otra unidad de
negocios.
Asimismo, la Oficina de Certificaciones de DMS SAC, debe liderar el mercado de las certificaciones, con un margen de
participacin de al menos 30% al trmino del 3er ao de operaciones. La influencia en las dems operaciones de la empresa
producto de las certificaciones debe ser el menos de un 5% en esos 3 aos e ir subiendo paulatinamente hasta 8% por lo
menos en los prximos 7 aos. Ello implica adems que las operaciones de la oficina deben ayudar a incrementar la
participacin total (por todos los servicios de DMS SAC) en el mercado en un promedio de 0.5% al ao.
El detalle del estudio de la oficina realizado por la gerencia comercial se muestra adjunto a la presente Acta de Constitucin del
Proyecto.

C.

Alineamiento del Proyecto

Objetivos de la Organizacin

Propsitos del Proyecto

Incrementar la cartera de productos y servicios para ampliar

la participacin del mercado en el sector medioambiental, en
un 5% en los prximos 5 aos (plan estratgico 2005
2010 de DMS SAC)

Implementar una oficina para otorgar certificaciones en

estudios de impacto ambiental en agua y suelos que logre
ampliar la participacin de la empresa en un 1.5% en el sector
medioambiental en los prximos 3 aos.
Generar un ambiente de trabajo adecuado en la oficina de
certificaciones para contar con gente motivada y orientada al
objetivo de captar mercado

D.

Objetivos del Proyecto

Implementar una oficina de certificaciones considerando los siguientes requerimientos:

1. La oficina debe estar lista para operar dentro de 7 meses, contados a partir de una semana despus de la fecha de
aprobacin del proyecto establecida en el Acta de Directorio N 2007-06/A04.
2. El costo de la implementacin de la Oficina de Certificaciones no debe exceder los S/. 190,000.00 (Ciento noventa mil y
00/100 soles).
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3.
4.

E.

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Los procesos y procedimientos de operaciones para la oficina deben estar acorde a la norma que regula las oficinas de
certificacin y la poltica establecida en el sistema de gestin de calidad para el desarrollo de procesos y procedimientos.
La oficina debe estar ubicada en las instalaciones de la empresa.

Alcance y Extensin del Proyecto

Principales Entregables del Proyecto.

Procesos diseados y documentados
Personal seleccionado
Personal entrenado
Oficina diseada
Oficina equipada
Sistema de informacin operativo
Material de promocin elaborado
Estrategia de venta aprobada
Encuesta de satisfaccin de clientes aplicada
Principales Fases del Proyecto.
Fase I: Diseo
Fase II: Equipamiento
Fase III: Implementacin
Fase IV: Inicio
Involucrados (stakeholders) claves.
Directorio de DMS SAC
Gerente General
Gerente de Finanzas
Gerente de Desarrollo
Congreso de la Repblica
Ministerio de Energa y Minas
Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento
Ministerio de Agricultura
Consejo Nacional del Medioambiente CONAM
Proveedores de equipos
Empresas de reclutamiento de RRHH
Consultoras, empresas que realizan estudios
Universidades
Restricciones.
El costo del proyecto no debe exceder los S/. 190,000.00 (Ciento noventa mil y 00/100 soles)
Se permite hasta un mximo de S/. 20,000.00 para ejecutar planes de contingencia del fondo de reservas de la empresa.
La oficina debe estar lista para iniciar sus operaciones para la primera semana de agosto.
Todos los procesos de compras y contrataciones deben seguir las normas y procedimientos del rea de adquisiciones de
DMS SAC.
El personal de operaciones asignado al proyecto solo puede dedicarle como mximo medio tiempo de trabajo (4 horas
laborales diarias al proyecto) la distribucin de las horas en todo el proyecto es un acuerdo entre el Gerente del Proyecto y
los Gerentes de Lnea correspondientes.
La mitad de los asesores de los congresistas trabajan efectivamente en los proyectos de ley.
Asunciones
La ley ser publicada en mayo de 2007 y su reglamento (para poder operar) en julio de 2007.
Ambos documentos (ley y reglamento) no contendrn modificaciones que afecten el alcance del presente proyecto en ms
del 5% del presupuesto o del 10% de tiempo.
La oportunidad del mercado permanece por los prximos 10 aos como se ha estimado.
El monto aprobado para planes de contingencia no ser modificado durante el perodo de ejecucin del proyecto.

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La oposicin a la norma que pudiera surgir ser minimizada por el apoyo de los medios y de la poblacin en general
evitando que se vare el cronograma estimado de aprobacin.
Hay un crecimiento permanente en la demanda de estudios de impacto en agua y suelos por los prximos 8 aos.
Las operaciones normales de la empresa no van a afectar el tiempo disponible del personal para el proyecto.
Existir oferta de profesionales con las competencias definidas para los puestos (en particular los puestos de
especializacin) requeridos en la Oficina de Certificaciones.
La poltica de estado en relacin a los estudios de impacto ambiental en agua y suelos no vara por lo menos en los
prximos 6 aos.

Lmites del Proyecto

El proyecto no incluye hacer un seguimiento permanente a la agenda del congreso, dicha labor recae en el rea legal de la
empresa que realiza el trabajo de monitoreo parlamentario. Slo se efecta un seguimiento de tipo informativo para
conocer el estatus, las actividades o coordinaciones de apoyo para la asegurar la generacin de la norma la realiza el rea
legal.
En ese sentido los gastos del rea legal, son parte de los gastos operativos no se incluyen en el proyecto, a excepcin que
sea requerido del fondo de contingencia pero con aprobacin de la Gerencia General.
El proceso de promocin y pre-venta de los servicios no les corresponden al proyecto, sino al rea de marketing y ventas
de la empresa. El proyecto es responsable del diseo de la estrategia y el material promocional pero no de la ejecucin de
la estrategia propiamente.
El proyecto solo incluye la implementacin de la Oficina de Certificaciones, una vez que est operativa la responsabilidad
de los resultados es producto de quien hace la gestin de la misma

F.

G.

Factores Crticos de xito del Proyecto

Fecha de aprobacin de la norma en el plazo estimado.
Existencia de oferta de profesionales con las competencias determinadas
Calidad de los congresistas

Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Estimacin de recursos requeridos:

rea de trabajo para el proyecto, equipada con computadoras, acceso a la red de la empresa, Internet y telfono (slo es
necesario con salidas a llamadas locales y celulares)
Escritorios, una mesa de trabajo, estantes y gabinetes.
Pizarra blanca y plumones
Material de oficina (papelera, lapiceros, archivadores, etc.)
01 Persona del rea de marketing
01 Persona del rea de sistemas
01 Persona del rea de recursos humanos
01 Persona de apoyo administrativo
Costo Estimado del Proyecto:
S/. 190,000 (Ciento noventa mil y 00/100 soles)
Disponibilidad de contingencia de S/. 20,000.00 (pero uso bajo aprobacin de la Gerencia General)
Beneficios Estimados:
Incremento de los ingresos generales de la empresa en un 5% promedio anual por los 5 primeros aos (proporcin
correspondiente a la oficina de certificaciones)
Mayor participacin de servicios en el sector medio ambiental en 0.5% al ao
Mejor imagen de la empresa en el mercado (por liderazgo adquirido: 30% de participacin en certificaciones)
Estimacin de Fechas a Programar:
Fecha de inicio: 1 de abril de 2007
Fecha de trmino: 31 de agosto de 2007
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H.

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Autoridad del Proyecto

Autorizacin
Sr. Ramn Barriga; Gerente General
Gerente del proyecto
Sra. Florinda Jirafales
Comit de Seguimiento (Direccin)
Directorio de DMS SAC
Gerente General
Gerente del Proyecto (slo voz)

I.

Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

Integrante

Roles

Responsabilidades

Florinda Jirafales
(rea de desarrollo)

Gerente del Proyecto

Godinez Bolaos
(sistemas e informtica)

Desarrollo de procesos

Edgar Villagrn
(rea legal)

Asesor Legal

Roberto Vivar
(rea de recursos
humanos)

Apoyo al proyecto

Angelines de las Nieves

(contratada para el
proyecto)

Asistente Administrativo

J.

Planificacin trabajo
Obtencin de resultados
Aprobacin de los entregables
Sustentacin ante el Directio de DMS
SAC
Manual de procesos
Manual del SOC
Programa de Capacitacin
Desarrollo de sistema
Anlisis legal
Adecuacin de los procesos a la norma
Perfiles por competencias
Coordinacin con contrataciones
Programa de induccin
Programa de capacitacin
Trmite documentario
Mantenimiento archivos
Administracin agenda del equipo de
trabajo

Firmas
Nombre/Funcin

Firma

Fecha

Ramn Barriga / Gerente General

18 de marzo de 2007

Rubn Gmez / Gerente de Finanzas

18 de marzo de 2007

Florinda Jirafales / Gerente Proyecto

18 de marzo de 2007

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