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Distribucion Envios Postales
Distribucion Envios Postales
POSTALES
CODIGO: PR-OP-DI001
VERSIN: 4
ACTUALIZACIN:
19/Jul/2012
EMISIN:
01/Sep/2008
1. OBJETIVO
Realizar la entrega de los envos postales al destinatario con el fin de cumplir
con las caractersticas de entrega establecidas para cada servicio.
2. ALCANCE
Aplica para los envos de tipo documentos (hasta 2.000 gramos); Inicia con la
llegada de la ruta de transporte y finaliza con el archivo de planillas de
entrega o entrega de las guas cumplidas a CTP para la entrega a remitente
(de acuerdo al servicio).
Aplica para los servicios:
Envos sin seguimiento:
Normal nacional
Prioritario
Normal internacional
Correo masivo bsico
Envos con Seguimiento sin gua SIPOST:
Certificado internacional
EMS
Cecogramas internacional
Certificado nacional sin gua
Telegrafa sin gua
Aerogramas sin gua
Cecogramas sin gua
Envos con Seguimiento con gua:
Certificado nacional admitido en el sistema SIPOST
Postexpress
Notiexpress personal
Notiexpress por aviso
Al Da
Dirigido
Telegrafa admitido en el sistema SIPOST
Aerogramas admitidos en el sistema SIPOST
Cecogramas admitido en el sistema SIPOST
Correo masivo estndar
Correo masivo dirigido
Masivo dirigido expreso
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 DEFINICIONES
Al Da: Para clientes que requieran que su correspondencia de carcter
urgente sea entregada el mismo da en determinados destinos del pas.
Cambio de custodia: Momento en el que el correo pasa de ser
responsabilidad de una persona, proceso o seccin a otra.
Correo Certificado: Servicio que a travs de una certificacin vlida
judicialmente, prueba la entrega bajo firma de sus envos en el territorio
nacional y en el mundo.
Correo Normal: Servicio que permite comunicarse a travs del correo, con el
pas y el mundo a una tarifa econmica.
EMS : Servicio de Correo Expreso que conecta de forma rpida con el
mundo, brindando permanente seguimiento y control. El servicio es
nicamente a nivel internacional.
Envo Postal: Sobre, paquete o caja que es admitido con el fin de
entregrselo a un destinatario en el caso de ser masivo el peso del envo no
debe superar los 250 Gramos.(Si le dejamos el peso del Masivo nos pueden
colocan una No Conformidad en una auditoria, porque ya estamos
admitiendo masivos con mayor peso)
Gua: Es el documento que incluye los datos del remitente, destinatario y del
envo como tal. Dado que la gua incluye el nmero de identificacin del
envo, no es adecuado que un envo tenga sticker y gua al mismo tiempo. El
cdigo oficial de la gua segn la UPU es E2, CP72 y CP71, entre otros.
Notiexpress: Servicio de correo para notificaciones judiciales personales o
por aviso, que permite obtener prueba de entrega y copia cotejada de la
notificacin.
Pieza Postal: Es un recipiente (saca, canasta, caja, etc.) en el cual se
agrupan los envos con el fin de transportarlos entre los diferentes puntos del
procesos postal. Su identificacin es un marbete, si es saca consolidada se
identifica con el manifiesto. Es la agrupacin de envos postales con un
mismo origen y un mismo servicio
Planilla de Relacin de Envos: Es el documento que permite registrar
(capturar) la numeracin asignada a los envos que van dentro de la pieza
postal.
Manifiesto de Despacho: Es el documento donde se registran los datos de
las piezas postales y/o paquetes fuera de saca, el cual permite documentar el
cambio de custodia en las diferentes etapas del proceso.
Post Express: Servicio de mensajera entre las principales poblaciones del
pas, con prueba de entrega
Rastreo: Es la capacidad de poder informar en cualquier momento la
ubicacin de un envo postal.
3.2 ABREVIATURAS
A: Actuar
AG: Agencia
AP: Autorizacin de pago
CC: Control de Calidad
CD: Centro de Distribucin
CM: Correista Movil
CO: Correista
CTP: Central de Tratamiento Postal.
CU: Cambio de Custodia
DA: Devolucin Admisin
DE: Distribucin Expreso
dh: Da hbil
DU: Distribucin Urbana
EP: Expendio Particular
H: Hacer
LC: Lista de Correo
NS: Oficina No Sistematizada
P: Planear
PL: Paquetera con Liquidacin
PO: Punto Operativo
PV: Propuesta de valor.
SE: Sector Especial
SIG: Sistema Integrado de Gestin
SIPOST: Sistema de Informacin Postal
SPN: Servicios Postales Nacionales S.A.
UAC: Unidad de Admisin Corporativa
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 PIEZA POSTAL
4.1.1 Cada pieza postal debe estar acompaada con un marbete, Manifiesto
de Despacho y Planilla de Relacin de Envos, los cuales deben coincidir en
la siguiente informacin:
Origen
Destino
Fecha de ingreso
Peso (Kg)
Numero de la pieza
Nmero de precinto
Tipo de pieza postal
Nmero del envo (En caso de existir Planilla de Relacin de Envos)
4.8 REACONDICIONAMIENTO
El reacondicionamiento de un envo postal, est a cargo del Profesional
Junior (Rol Distribucin y Entrega), Supervisor senior (Rol Distribucin y
Entrega) o Coordinador (Rol Distribucin y Entrega), en el puesto asignado,
frente a la cmara de seguridad (si se cuenta con esta) y en presencia o
conocimiento de Seguridad Postal (si se cuenta con el acompaamiento).
4.9 CODIFICACIN
4.9.1 Codificacin del Centro Operativo:
Para la codificacin de los centros operativos se dividen en dos grupos
(regional y ciudad) y el centro operativo
tambin aplica para los casos en los que no se puede entregar a remitente
debido a que no reclama el envo publicado en lista de correo y por tal motivo
se debe enviar a rezagos.
4.13.6 Direccin errada (DR):
Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que la direccin no tiene datos completos para realizar la gestin de
distribucin. Si el envo no tiene datos de remitente, se plantea como accin
enviar a rezagos. Esta causal tambin aplica para los casos en los que no se
puede entregar a remitente por no tener datos completos para entrega y el
envo se debe enviar a rezagos.
Accin:
Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que la direccin no tiene datos completos para realizar la gestin de
distribucin. Si el envo tiene datos de remitente, se plantea como accin
devolver a remitente.
Accin:
Control de Calidad: Se usa cuando un envo no se puede entregar debido a
que la direccin no tiene datos completos para realizar la gestin de
distribucin. Se plantea como accin realizar control de calidad. En caso que
la accin sea control de calidad, este envo debe ser asignado en el siguiente
turno al sector Control de Calidad.
4.13.7 Otros:
Corresponde aquellas situaciones que impiden que el objeto postal sea
entregado al destinatario registrado en la gua por fuerza mayor, caso fortuito
u otros eventos que considere necesario el operador, siempre especificando
la respectiva descripcin.
4.13.7.1 Otros - Apartado Clausurado (AP):
Accin:
Devolucin a Remitente: Se usa cuando un envo no se le puede realizar
gestin de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se
encuentra clausurado. Si el envo tiene datos de remitente, se plantea como
accin devolver a remitente.
Accin:
Enviar a Rezagos: Se usa cuando a un envo no se le puede realizar gestin
de entrega debido a que el apartado postal al cual va dirigido se encuentra
clausurado y no tiene datos remitente por lo que se plantea como accin
enviar a rezagos. Esta causal tambin aplica para los casos en los que no se
puede entregar a remitente debido a que rehsa el envo y por tal motivo este
debe ser enviado a rezagos.
4.13.7.2 Otros - Cerrado 1era Vez (C1):
Accin:
Cargar a Siguiente Turno: Se usa cuando un envo no se puede entregar
debido a que el punto de entrega se encuentra cerrado por primera vez. Esta
causa siempre tiene como accin entregar en el siguiente turno de
distribucin.
4.14 SERVICIO AL DA
4.14.1 Los envos se deben recibir en los puntos de venta hasta las 10:00 de
la maana.
4.14.2 El punto de venta debe comunicar va telefnica o correo electrnico
al subproceso de Distribucin, si se cuenta con envos para su distribucin.
4.14.3 Los envos deben ser recibidos y punteados con el formato
Liquidacin sectores de distribucin SIPOST en el punto de venta por parte
del Distribuidor Motorizado (Rol Distribucin).
4.14.4 Para clientes corporativos, la recepcin de los envos se debe hacer
con la copia de la orden de servicio y comunicada a la UAC a la cual se
encuentra adscrito.
4.14.5 Si el envo tiene destino nacional, se debe trasladar y entregar en el
punto establecido en el aeropuerto para tal fin.
5. REFERENCIA NORMATIVA
NTC GP 1000 Norma tcnica colombiana de calidad en la gestin pblica.
NTC ISO 9001 Norma tcnica colombiana de los requisitos para un sistema
de gestin de la calidad.
TITULO
CP-OP-001Manifiesto de despacho
FR-006
CP-OP-001Planilla de relacin de envios
FR-007
CP-OP-001Manifiesto de Despacho SIPOST
FR-016
CP-OP-001Planilla de Relacin de Envos SIPOST
FR-017
CP-OP-001Salida de Transporte SIPOST
FR-018
CP-OP-DILista de Correos
001-FR-001
PR-OP-004
Control de Calidad
PR-OP-TT011-FR-001
PR-OP-TT011-FR-007
PR-GC-VTGua SIPOST
002-FR-003
N/A
Orden de Servicio
2.
la llegada de la ruta de
formato Salida de
cdigo de la ruta, cdigo
de llegada.
Registrar en el sistema
Registrar la llegada de la transporte basado en el
Transporte, indicando el
ruta de transporte
del viaje, fecha y hora
Verificar que cuente con los datos de centro operativo de origen y Conductor
de vehculo correctamente diligenciados.
Esta actividad solo se realiza para Centros Operativos de origen y destino con
sistema de informacin SIPOST.
Firmar el Manifiesto de
Despacho
la pieza en el sistema.
Entrega).
El Profesional Junior (Rol Distribucin y Entrega) o a quien deleguen para
estas funciones, verifica la cantidad de los envos que quedan para entrega al
siguiente da en casillero por servicio.
TIPO: H
Distribuidor motorizado (Rol Distribucin)
Distribuidor a pie (Rol Distribucin y Entrega)
8.
Entrega)
9.
Seleccionar el sector de distribucin al cual se
Registrar el cargue de los realiza el cargue, escogiendo No. y nombre del
sector.
envos con o sin
seguimiento
Entregas.
13.
Recepcionar envos y
pruebas de entrega
Firmar el formato
Liquidacin sectores de
distribucin SIPOST
Tipo: V
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y
Entrega)
Liquidacin de Sectores de Distribucin SIPOST
16.
Trasladar pruebas de
entrega de los envos a
digitalizacin.
devueltos al remitente
Tipo: H
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y
Entrega)
19.
Si son envos locales despachar las guas
cumplidas y/o devoluciones a CTP
Retornar guas
cumplidas y/o envos Entregar a la zona respectiva.
devueltos CTP
Tipo: H
Tiempo de las actividades 18 a 19 : 1 dh
Auxiliar Logstico Tipo B (Rol Distribucin y
Entrega)
20.
FIN
FIN
9 SOFTWARE Y HARDWARE
SIPOST-DE INFORMACIN-Equipo de cmputo-Lector de cdigo de barras
10 RESUMEN DE ACTIVIDADES
8. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS:
FECHA
VERSIN APROBACI
N
CRITERIO(S)
CAMBIO
Debido al nuevo mapa de procesos, cambia la
codificacin de este documento.
21/Oct/2009
Cdigo
30/Sep/2011
Actividad 2
30/Sep/2011
Actividad 4
30/Sep/2011
30/Sep/2011
Actividad 6
30/Sep/2011
Actividad 9
30/Sep/2011 Actividad 19 y 20
30/Sep/2011
Actividad 13
30/Sep/2011
Actividad 16
30/Sep/2011
Actividad 31
19/Oct/2011
CAPITULO 4.2
19/Oct/2011
NORMATIVAS
19/Oct/2011
06/Abr/2012
Objetivo
06/Abr/2012
Alcance
06/Abr/2012
06/Abr/2012
Definiciones y
abreviaturas
Condiciones
Generales
06/Abr/2012
Documentos,
registros
referenciados
06/Abr/2012
06/Abr/2012
06/Abr/2012
10/May/2012
Documentacin
Documentacin
Documentacin
Estructura