Resumen

-Establecer un plan de accin que aseguren la correcta eleccin de proveedores (diapo)

para qu? para la adquisicin de productos y/o servicios con fines de garantizar un
correcto funcionamiento de los laboratorios de docencia correspondiente a la Facultad de
Farmacia, con la finalidad de mantenerlos en ptimas condiciones de almacenamiento,
identificables y a disposicin de los usuarios de los laboratorios.
-Mantener un correcto flujo de materiales o materias primas entrantes (diapo)
Para qu? para controlar de manera eficaz y oportuna el stock necesario para el
funcionamiento de los laboratorios de docencia
-Agilizar el procedimiento de compra mediante la creacin de un registro que indique los
distintos proveedores en Chile de las materias primas o servicios solicitados(diapo)
Tambin realizar un registro de ellos durante cada ao y buscar la manera de mantener
relaciones slidas con estos.
1.Alcance
Este procedimiento es aplicable para todas las compras de productos y servicios realizados
en la Facultad de Farmacia de la Universidad de Valparaso, dejando como registro los
procedimientos e instructivos para la calificacin de un proveedor y contar con ello para
posteriores compras.
2.Responsabilidades
Decano-> Se encarga de autorizar la compra y pago de los productos requeridos.
-Director de Escuela-> Debe revisar la peticin de compra efectuada por el encargado de
adquisiciones y evaluar el contenido y presupuesto disponible para ello.
-Coordinador de laboratorio-> Debe revisar si algn producto solicitado por los profesores
se encuentra disponible para ser usado en otro laboratorio. Revisa los inventarios y
determina las necesidades para el siguiente semestre. Enva la peticin de compra al
encargado de adquisiciones
-Encargado de Adquisicin-> Debe enviar las cotizaciones pertinentes al director de
escuela, las cuales una vez aceptadas, se procede a realizar la compra. Debe recepcionar
los productos.
-Profesores -> Deben revisar el inventario de reactivos y materiales que llevan los tcnicos,
para verificar la falta de algn producto, y de ser as realizar una peticin de compra al
Coordinador de laboratorio.
-Tcnicos de laboratorio -> Deben realizar el inventario de los reactivos y materiales
disponibles en cada laboratorio e informarlo a los profesores.
-Personal de mayordoma -> Informan oportunamente de la llegada del material para que
sea revisado y almacenado por las personas autorizadas.
En caso excepcional pueden recibir los productos, pero no revisarlos.

3. Descripcin de actividades

3.1 Como parte del proceso de compras de productos, la facultad de Farmacia Establece
una evaluacin de proveedores para una eficiente seleccin de ellos y a su vez de sus
productos que son necesarios para la realizacin de los diferentes procesos que se llevan a
cabo en este departamento.

3.2 Diapo
3.3 Diagrama:
a)El primer paso es la realizacin de inventario en los laboratorios de docencia
b) El inventario es revisado por el coordinador de laboratorio, quien debe darlo a conocer a
los profesores.
c) Los profesores determinan qu producto no se encuentra en existencia y realizan la
peticin de compra de dicho producto.
d) El encargado de laboratorio revisa si algn producto de los solicitados se encuentra en
otro laboratorio disponible para ser ocupado y as no realizar una compra innecesaria. Los
insumos que no estn disponibles sern solicitados en la peticin de compra.
e) El encargado de adquisiciones realiza las cotizaciones pertinentes y luego las hace llegar
al director de escuela.
f) Luego de que el director de escuela ha revisado las cotizaciones y evala el presupuesto
autoriza la compra.
g) Con la autorizacin respectiva el encargado de comprar realiza la compra solicitada.
3.4 Eleccin de proveedor
Se elige como proveedor a quien entregue el precio ms econmico. Otro motivo de
eleccin debe ser debidamente justificado.
Cuando se trata de un nuevo proveedor se evala de acuerdo a una pauta con puntajes
sumatorios, cuyo resultado determinar si el proveedor clasifica.
(explicar las ponderaciones de cada criterio)
Esta pauta entonces es para proveedores nuevos?? Tenemos una pauta para evaluar
proveedores nuevos y a los que ya les compramos?? no entiendo bien esta parte
(dani)
3.5 Confeccin de la orden de compra y recepcin del producto
Existen dos formas de realizar las compras:
3.5.1 Compras directas: El tope mximo es de 3 UTM. En caso de que la compra sea menor
a 1 UTM se puede realizar boleta y sino se utiliza factura. Estas compras son pagadas con
dinero del fondo fijo una vez que la directora de escuela aprueba la cotizacin y autoriza la
compra.
De cuanto es el monto fijo?? que es? es plata que esta en la facultad?
3.5.2 Compras a travs del portal Chile compra: En el caso de que la compra supere las 3
UTM se debe realizar a travs del portal mercadopublico.cl, en donde se encuentra la
informacin disponible de los proveedores y las guas para realizar las compras.
3.6 Conservacin:
Materiales y reactivos: Se debe instruir al personal sobre las condiciones de
almacenamiento de los reactivos. Se debe tener un inventario de ellos, y revisar
periodicamente las fechas de vencimiento para su eliminacion y reemplazo oportuno.

Artculos de escritorio: No se lleva detalle de ellos y su cuidado queda a cuenta de sus

usuarios quienes deben velar por su buen uso.
Artculos de escritorio tecnolgicos: Efectuar mantenciones en forma peridica

3.7 Evaluacin de proveedores:

Una vez que se ha realizado una compra, se debe realizar una evaluacin del proveedor de
acuerdo al formato de evaluacin de proveedores (Anexo C)
4. Anexos
Se anexan
A Formato Orden de Compra: Formato acorde al cual se realiza la orden de compra en la
facultad
B : Formato Acta de Recepcin. Formato sobre el cual se declara la recepcin y
conformidad del producto comprado.
C : Formato Control Evaluacin de Proveedores: Formato de pauta de evaluacin de
proveedores utilizada en la facultad con el fin de tener un registro del comportamiento de los
proveedores.
5. Registros
Se conservan durante un periodo de 3 aos los registros de:
rdenes de compra
Actas de recepcin
Control de evaluacin de proveedores
Los dos primeros se conservan bajo el cuidado del encargado de adquisiciones y el ltimo
bajo el cuidado del director de escuela. Estos documentos son tiles para llevar un registro
de cmo se han realizado las compras en la facultad.