Prcticas de Word 2010 Bsico

Instrucciones:
1. Restrinja el archivo, sin necesidad de utilizar una contrasea, para que los usuarios puedan
agregar comentarios, pero no se puede editar el archivo de cualquier otra manera. (Nota:
aceptar todos los dems valores predeterminados).

PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA
ADMINISTRACIN GENERAL
Informacin de contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros

INFORMACIN DE CONTACTO
Para entregas generales:
Avda. Portugal, n. 123XX
Madrid, 280XX
Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del
edificio. (El personal de los muelles de carga comprobar los artculos respecto
al albarn y, a continuacin, llevar el albarn a la oficina. Los empleados de la
oficina sern responsables de agregar la informacin del albarn a la base de
datos de inventario.)
Nmeros de telfono:
Telfono: (91) 123-XX-67
Fax: (91) 123-XX-68

Correo electrnico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com

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INSTALACIONES
Oficina
Almacn
Sistema telefnico

OFICINA
La oficina de atencin al pblico y el vestbulo de Consolidated Messenger se
encuentran en la parte delantera del edificio y sirven como entrada principal
para los empleados de la oficina y para los clientes.
El espacio de la oficina de atencin al pblico consta de un mostrador con tres
estaciones, cada una de ellas con telfonos y terminales informticas con
conexiones T1. El vestbulo ofrece una zona de preparacin de paquetes y
recipientes con artculos para su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores,
etc.) a los clientes, y una serie de buzones. Las papeleras de la zona de
preparacin de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia
necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas
deben comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segn sea necesario. Los
empleados de la oficina se encargarn de ambas actividades.
El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los
clientes que alquilen buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da.

ALMACN
La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del
espacio del edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin,
envo, empaquetado y almacenamiento de inventario:
La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se
usan para los envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los
que depositar los paquetes entrantes. Los estantes se dividen por
empresa de transportes.
La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de
recepcin, comparte el espacio de los muelles de carga y tambin tiene
una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los
paquetes que se van a enviar. Los estantes se dividen por empresa de
transportes.

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La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen

cajas de varios tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de
espuma de poliestireno y material de etiquetado.
La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que
sobren.

SISTEMA TELEFNICO
El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que
permite a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados
del almacn. Siga las instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono
para comunicarse entre los dos espacios del edificio.
Para usar el interfono desde la oficina:

1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numrico.

2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.
3. Cuando escuche un clic, presione el botn del altavoz.
Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una
respuesta.

SOLICITUD DE SUMINISTROS
Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas,
albaranes, recibos
Suministros

ARTCULOS DE PAPELERA PARA EMPRESAS, PAPEL CON MEMBRETE,

FACTURAS, ALBARANES, RECIBOS
Proveedor: Lucerne Publishing
Direccin web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/
Informacin de acceso a la cuenta:
Direccin de correo electrnico:
Contrasea: ConsMess

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Para solicitar artculos de papelera, visite

www.lucernepublishing.com.
a. Haga clic en Obtener trabajo guardado.

4. Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.com

Contrasea: ConsMess
5. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pgina.
6. Agregue la solicitud de comprobacin lser ms reciente al carro.
a. Haga clic en Ver carro de la compra.
b. Haga clic en Modificar contenido.
7. En Contenido, haga clic en Modificar.
a. Haga clic en Aceptar.
b. Haga clic en Ir a caja.
8. Asegrese de que todos los datos de envo son correctos y haga clic
en Continuar a caja.
9. Escriba la informacin de facturacin correcta y haga clic en Enviar.

SUMINISTROS
Proveedor: Fabrikam, Inc.
Direccin web: www.fabrikam.com
Informacin de acceso a la cuenta:
Nombre de usuario: DiegoA
Contrasea: CMess01
A continuacin, se incluye una lista de los artculos que pedimos a Fabrikam:
Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)

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Suministros de minorista:

Notas adhesivas

Etiquetas adhesivas

Sobres acolchados

Cinta

Rotuladores

Cajas

Plstico de burbuja
1

Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie

sesin con los siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contrasea: CMess01

Busque y localice todos los artculos que desea adquirir y agrguelos

al carro de la compra.

10.Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en
Carro de la compra.
11.Haga clic en Caja.
12.Si no tiene ningn cupn, haga clic en Continuar.
13.Compruebe que las direcciones de envo y de facturacin son
correctas.
14.Haga clic en Continuar.
15.Escriba la informacin de facturacin correcta.
16.Haga clic en Continuar.
17.Revise el pedido y haga clic en Enviar.
18.Recibir una carta de confirmacin por correo postal y electrnico.
Guarde una copia impresa.

ENVO

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Recepcin de paquetes
Procesamiento de pedidos

RECEPCIN DE PAQUETES
Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el
da que se reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:
Recepcin de paquetes para enviar
Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

RECEPCIN DE PAQUETES PARA ENVIAR

Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:
1

Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya

tiene una cuenta con nosotros.

a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un

pedido de compra para realizar el pago.
19.Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes
concreta, el mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el
paquete debe llegar a su destino.
20.Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el
albarn. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).
21.Dle una copia de la factura y el albarn al cliente.

RECEPCIN DE ARTCULOS PARA EMPAQUETAR Y ENVIAR

Cuando un cliente deposita artculos para que los empaquetemos y enviemos:
1

Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya

tiene una cuenta con nosotros.

b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un

pedido de compra para realizar el pago.
22.Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes
concreta, el mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el
paquete debe llegar a su destino.
23.Mida el artculo para determinar el material de empaquetado
necesario.

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24.Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el

albarn. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).
25.Dle una copia de la factura y el albarn al cliente.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.
Evaluacin de un pedido
Creacin de una factura
Procesamiento de una factura

EVALUACIN DE UN PEDIDO
Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:
Quin es el cliente?
El cliente tiene ya una cuenta?
Cul es el descuento?
Cul es el mtodo de pago?
QUIN ES EL CLIENTE?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo

Mtodo de pago

Particulares

Efectivo, tarjeta de crdito o cheque

personal con identificacin

Clientes con pedidos de compra

(principalmente empresas)

Factura, neto 30

EL CLIENTE TIENE YA UNA CUENTA?

Para buscar un cliente:
1

En Access, busque en la base de datos de clientes.

Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de

clientes inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.

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COMPROBACIN DEL CRDITO DE LOS NUEVOS CLIENTES

Las comprobaciones de crdito se realizan para nuevos clientes que
desean usar pedidos de compra.
Hay una copia de la solicitud de crdito en la carpeta Admin.
Dle la solicitud de crdito al cliente o pdale que la rellene mientras
est sentado en su estacin.
Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada, deber enviar por fax los
formularios de referencia de crdito a cada una de las referencias
enumeradas. Si no se indica ningn nmero de fax, llame por telfono.
Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han
respetado, es decir, que el cliente no tiene un historial de realizar pagos
con retraso, apruebe al cliente; en caso contrario, solicite que pague
mediante tarjeta de crdito.
Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice
la base de datos de la forma correspondiente.
CREACIN DE UNA NUEVA CUENTA DE CLIENTE
1

En Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la

ventana Trabajo de cliente: Lista.

26.Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.

27.Escriba la informacin sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.
CUL ES EL MTODO DE PAGO?
Aceptamos los siguientes mtodos de pago:
Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las
organizaciones con financiacin pblica sin una comprobacin de
crdito. Debe comprobarse el crdito de todas las dems empresas
antes de que puedan enviarnos un pedido de compra. Los clientes
deben enviar los pedidos de compra en el momento del servicio. Los
archivaremos como una promesa de pago.
Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a
todas las organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.
Tarjeta de crdito: aceptamos American Express, Discover, Visa y
MasterCard.

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Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe

proporcionar el nmero del permiso de conducir. Debe informar al cliente
de que se cobrarn 25 adicionales por cada cheque que se devuelva.

CREACIN DE UNA FACTURA

Para crear una factura de cliente:
1

En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la informacin.

28.Asegrese de actualizar el campo N de factura para evitar nmeros

de factura duplicados.
29.Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si
necesita enviarlo por fax o por correo ordinario. En otro caso, envelo
al cliente por correo electrnico.

PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA

Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito
Procesamiento de una factura de pedido de compra
Procesamiento de una factura de cheque personal
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE TARJETA DE CRDITO
Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crdito es Woodgrove
Bank:
Para procesar un pago mediante tarjeta de crdito:
1

Enve la factura como adjunto a david@woodgrovebank.com para

solicitar su aprobacin.

30.Si se aprueba el pago, abra Access.

31.Busque el nombre del cliente.
32.Busque el nmero de factura actual en la cuenta del cliente.
33.Especifique el mtodo de pago, el importe y el nmero de aprobacin
en los campos adecuados.
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE PEDIDO DE COMPRA
Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es
as, asegrese de que enva por fax o por correo el pedido de compra, para que

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podamos recibir el pago. Si es la primera vez que este cliente acude a

nosotros, ser necesario realizar una comprobacin de crdito antes de aceptar
el pedido de compra.
PROCESAMIENTO DE UNA FACTURA DE CHEQUE PERSONAL
Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante
tarjeta de crdito, siga estos pasos:
1

Cree una factura de cliente.

Enve la factura al cliente.

Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta que

reciba el cheque y el banco haya liquidado el cheque.

CONTABILIDAD
Tenedor de libros
Contable
Programa de contabilidad

TENEDOR DE LIBROS
Enrique Gil
enrique@fourthcoffee.com

CONTABLE
Antonio Bermejo
antonio@northwind traders.com

PROGRAMA DE CONTABILIDAD
Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.

BANCO

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Nuestra cuenta est en Woodgrove Bank.

N. de cuenta corriente 11111122222
N. de cuenta en el mercado monetario 345689
Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios,
transferencias y efectivo en la cuenta corriente y, a continuacin, se realizar
una transferencia semanal de todos los importes que superen los 5.000 a la
cuenta del mercado monetario.
Segn la ley, no podemos retirar cantidades ms de tres veces al mes de la
cuenta del mercado monetario. Si se supera, la cuenta se convertir en una
cuenta de ahorro estndar y se nos penalizar.

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