Unidad1.

Generalidades de la Planificacin
Actividad- Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
Usted es delegado para implementacin el Sistema de Gestin de la Calidad
conforme a la norma ISO 9001:2008 en la empresa Saludable. En este momento
la compaa se encuentra organizando la planeacin para implementarlo, por lo
tanto, estn gestionando algunos recursos para que el proceso sea exitoso.
Entonces la empresa le solicita una propuesta o plan de trabajo para implementar
el SGC y finalmente obtener la certificacin. Para realizarlo le proporcionan la
siguiente informacin:
La empresa:
Cuenta con la misin, visin y objetivos organizacionales definidos en el
ao 2000.
No cuenta con manual de calidad, ni definicin de procesos.
Tiene 3 sedes institucionales.
Estn definidos procedimientos en los departamentos de compras y
recursos humanos.
Cuenta con 65 trabajadores; 20 de nmina y 45 contratistas.
Hace parte del sector salud ofreciendo servicios de odontologa y consulta
mdica general.

De acuerdo a lo anterior usted debe:

Realizar un anlisis situacional de la empresa con base en la informacin

suministrada.
La empresa actualmente se encuentra sin un sistema de gestin de calidad
SGC, el cual es de vital importancia en toda empresa.
Por este motivo la empresa requiere de un modelo de calidad con procesos
y procedimientos giles y comprensibles para todos los involucrados,
pasando por las etapas de diseo, materias primas, fabricacin,
distribucin, entrega y satisfaccin del cliente.
Definir qu actividades debern plantearse para realizar un adecuado
proceso de documentacin, implementacin, seguimiento y posterior
certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

Establecer un Comit de la Calidad

Se debe de definir los directivos que formaran parte del comit de la calidad para que
coordine, establezca y comunique lo siguiente:
Establecer la poltica de calidad.
Establecer Los objetivos de calidad
La estructura de la organizacin del modelo.
La responsabilidad y jerarqua de cada puesto y persona.
El nombramiento de los lderes de los procesos, hombres clave, y supervisores y
tcnicos.
El programa de trabajo general de todos los involucrados.
La implantacin y seguimiento del modelo de calidad.
Las correcciones y adecuaciones que se requieran.
La gestin de los recursos necesarios.
Se debe decidir quines son los responsables dentro del comit en todo el proceso
desde el diseo hasta la implantacin del modelo de calidad.

Socializacin y sensibilizacin

Es importante que los funcionarios conozcan y participen activamente en la

implementacin del sistema de gestin de la calidad en la entidad; para esto se
recomienda realizar jornadas de sensibilizacin a travs del desarrollo de actividades
ldicas a todos los funcionarios, adems, es necesario que la totalidad de los
interioricen la misin, la visin, la poltica de calidad de la empresa y las ventajas de
trabajar bajo esquemas de calidad.

Establecer el Mapa de Procesos

En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para

tener una mejor visin de estos y as conocer su interaccin con otros departamentos
y reas, para saber qu tipo de informacin fluye entre ellos.
Preparar el mapa de procesos, para visualizar grficamente los procesos que
interactan y conforman el SGC en la organizacin.

Caracterizar los procesos y servicios

Identificar las entradas y salidas de cada proceso las cuales te servirn para reflejar
tal informacin en un documento til y de gua donde se describa las caractersticas

generales y la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso o la

llamada caracterizacin de procesos.
Esta Caracterizacin nos permitir ver la relacin con los dems procesos de la
organizacin, de manera sencilla. En la caracterizacin se pueden identificar: insumos
y salidas del proceso

Elaboracin de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

La documentacin de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta etapa y

es donde vamos a plasmar todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y
quines son los responsables de cada actividad
En los siguientes elementos deben existir procedimientos documentados: Requisitos
de la Documentacin, Seguimiento y Medicin, Control de Producto No Conforme, y
Mejora.

Elaboracin de documentos en un Sistema de Gestin de Calidad

El Manual de Calidad Contiene todos los procedimientos documentados de la

organizacin en todos sus niveles. El tamao de este manual puede diferir,
dependiendo de la organizacin, alcance, productos, complejidad de procesos y
competencia del personal.
Manual de Procedimientos
Manual de Instrucciones de Trabajo
Manual de Registros o Formatos.

Capacitacin al personal de la Organizacin

Esta etapa es la ms difcil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del

recurso humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Siempre
existen personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser
insistentes y constantes en la concientizacin para lograr un cambio en donde todos
estemos en el mismo barco. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a
funcionar.
En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO, como una
herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo
que significa trabajar con un Sistema de Administracin de Calidad.

Implementacin

Una vez creado, desarrollado el SGC y estructura todo, adems de la capacitacin al

personal, llega la etapa de la implementacin, en donde se pone en marcha todo el
sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.
Lo que antes se haca de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y
se comienza con la nueva estructura.

Primera Auditora Interna

En un Sistema de Gestin de Calidad siempre deben de haber revisiones a dicho

sistema para ver cmo est operando, observar las fallas para corregirlas y detectar
oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.

Revisin General por el comit de la Calidad

Se debe hacer una revisin general de cmo est resultando la implementacin y de

cmo est funcionando el nuevo sistema. Revisar las fallas encontradas en la Primera
Auditora Interna y ver la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder, por
medio de acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso.

Acciones Correctivas y Preventivas

Generar las Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la primera

auditora interna y la revisin general, para comenzar a trabajar sobre las
observaciones y/o No Conformidades encontradas en el Sistema de Gestin de
Calidad.
Lo recomendable en esta etapa, es crear un sistema que te permita gestionar las
solicitudes de las acciones correctivas y preventivas y que ayudarn a darle un
seguimiento a estas solicitudes.

Segunda Auditora Interna (Opcional):

Para asegura que todo este marchando de la mejor manera antes de la auditora
externa, y que las acciones correctivas y preventivas resultantes de la primera
auditora interna se estn resolviendo desde su causa raz y en tiempo, una segunda
auditora interna se puede llevar a cabo.

Acciones Correctivas y Preventivas

Al igual que la primera auditora interna, estas acciones correctivas y preventivas se

generan de la segunda auditora interna, la cual tambin puede ser opcional.

Procesos de Anlisis y Mejora

Se analizan los resultados obtenidos durante las auditorias y las acciones correctivas
implementadas y completadas. De esta manera vamos se puede identificar que
observaciones fueron No Conformidades y que observaciones fueron Oportunidades
de Mejora.

Auditora Externa

En esta parte del proceso ya debe haber pasado por una pre-auditora externa por
parte de un organismo externo. Esta pre-auditoria nos va a servir para ver como
estamos preparados ante la auditora externa antes de la certificacin por parte del
organismo certificador.

Certificacin

En caso de encontrar No Conformidades, el organismo auditor da un plazo prudencial

para que la empresa trabaje sobre estas No Conformidades solucionndolas desde la
causa raz.
En caso de que la empresa no cierre estas No Conformidades en el tiempo
estipulado, la certificacin es rechazada por el organismo certificador, y la empresa
tendra que pasar nuevamente por todo el proceso.

Conclusiones

La implementacin de un sistema de un sistema de gestin de calidad requiere

de una rigurosa planificacin para que se logren cumplir los objetivos
establecidos.
Una correcta documentacin dentro de la planificacin de un sistema de
gestin de calidad es de vital importancia.