MANUAL DE

DESARROLLO DE PROVEEDORES DE
COMPRAS DE ACTIVOS PARA EL
SERVICIO DE LEASING
(AUTOS Y EQUIPO)
MD-OP-DEP-02

Elabor:

Revis:

Autoriz:

Hoja

De

Calidad y
Mejora Continua

Sub Direccin de Compras y

Gestin Vehicular

Direccin de
Operaciones

FO-02-SGC-06 V.1

MANUAL
SGC / NMX-CC-9001-IMNC-2008
Desarrollo de Proveedores
de Compras de Activos para el
Nombre:
Servicio de Leasing
(Autos y Equipo)

Cdigo
Fecha de emisin
Fecha de revisin
No. de Versin

MD-OP-DEP-02
18/09/2012
08/04/2013
2

1. INTRODUCCIN.
El presente manual describe los procesos y controles necesarios que se aplican a los proveedores con los cuales
Facileasing realiza las adquisiciones de activos (Autos y/o Equipos) que se operaran en arrendamiento, lo anterior
busca asegurar que el impacto al servicio global que se otorga al cliente este en lnea con sus requerimientos y
expectativas.
2. OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para planear, implementar y verificar la seleccin y el desempeo de los
proveedores de activos para arrendamiento con el propsito de asegurar la mayor calidad en la entrega del servicio
a nuestros clientes.
3. ALCANCE
El presente manual aplica para todos aquellos proveedores que suministren activos (Autos y/o Equipos) a
Facileasing en el servicio de Leasing, cuyo volumen de las adquisiciones semestrales representen 60% en su
conjunto.
Los controles de seleccin y evaluacin aqu descritos no aplican para proveedores que son referenciados por el
cliente y por lo tanto la relacin comercial fue negociada por ellos en cuanto a precios, condiciones y plazos de
entrega.
4. TRMINOS
Proveedor: Es la persona fsica o moral que suministra bienes o servicios necesarios para la operacin de una
empresa.
Acreedor: Es aquella persona (fsica o jurdica) legtimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de
una obligacin contrada por dos partes con anterioridad.
Proveedor Referenciado: Es el proveedor indicado por el cliente para realizar la compra.
Sale&Leaseback: Proceso por el que una empresa vende sus activos a una empresa de arrendamiento para
que esta le arrende estos por un perodo de tiempo especfico.
5. LNEAS DE COMPRA
Compras de autos con grupos automotrices: Estas compras se realizan directamente con grupos
automotrices en convenio con Facileasing, teniendo como fin el centralizar la compras y agilizar el proceso.
Compras con proveedores diversos: Estas compras se realizan a travs de la licitacin de cuando menos 3
proveedores de activos (Autos o Equipo).
Compras referenciadas: Esta compras se realizan con proveedores de activos (Autos o Equipo) indicados por
los clientes.

Hoja

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6. ACTIVIDADES
EQUIPMENT)

PRINCIPALES

DEL

DESARROLLO

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18/09/2012
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No. de Versin

PROVEEDORES

DE

ACTIVOS

(FLEET

&

6.1 DESARROLLO DE COBERTURA

Nuestras adquisiciones son realizadas conforme a los siguientes criterios:
Referencias de los clientes para operar con ciertos proveedores a nivel nacional e internacional.
Bsqueda y seleccin de proveedores por Facileasing en funcin de las necesidades de los pedidos y
necesidades del cliente.
Nota: En algunas ocasiones los proveedores que son seleccionadas por el rea de Compras, tambin son
seleccionados por los clientes.
6.2. SELECCIN Y ALTA DE PROVEEDORES.
Facileasing establece para el proceso de seleccin los requisitos que aseguran que el proveedor cuente con
la capacidad y caractersticas para suministrar los niveles de servicio requeridos.
Criterios de seleccin del proveedor:
Proveedores Facileasing (Compras No referenciadas): Son todos los proveedores de activos
desarrollados por el rea de compras de Facileasing, para ello los criterios establecidos son:

Disponibilidad de unidades: Que tenga los activos disponibles o que presente opciones.
Calidad de servicio: Que responda en tiempo y forma a los requerimientos.
Capacidad de entrega a nivel nacional: Que tenga la capacidad de entregar en cualquier parte de la
republica.

Requisitos documentales para el alta y contratacin del proveedor (referenciado o no):

Proveedor
Nacional
Formato de
Alta de
Proveedor

Extranjero
Formato de
Alta de
Proveedor

Documentos
Jurdicos
- IFE y poder del representante
legal (Persona Moral), vigente.
- IFE
representante
legal
(Persona fsica), vigente.
- Carta Instruccin de Pago.

Documentos
Fiscales
- RFC / CURP (Si es
persona fsica).
- Comprobante
de
domicilio (no mayor
a 2 meses).

Nota:
Estos
documentos
deben ser validados por el rea
de PLD (Prevencin de Lavado
de Dinero).
ID of the representative. (ID
DEL RL) con firma visible.
Instruction Letter.
Secretary
Certificate
(CONSTITUTIVA).
Power of Attorney (PODERES)

- Tax ID
- Residency
Certification
(Original)
(Constancia
de
Residencia Fiscal).

Pago
El pago se realiza directamente
a la cuenta indicada por el
proveedor
en
la
carta
instruccin de pago y por
transferencias electrnicas.

Para las instrucciones de

pago en el extranjero
se
deber
recibir
la
Carta
Instruccin de Pago con los
datos para la transferencia la
cual deber incluir:
Beneficiario
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Estos
documentos
deben ser validados por el rea
de PLD (Prevencin de Lavado
de Dinero).

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Nota:
Estos
documentos
deben
ser validados por el
rea Fiscal.

Banco
Cuenta
Swift
ABA (en
USA)

el

caso

de

Nota: Para las operaciones en donde el cliente realice la compra o importacin directa (Auto y Equipo) y
realicemos el Sale & Leaseback, el cliente se debe dar de alta como proveedor con los documentos marcados en
el cuadro anterior. En este caso no se sujeta a la evaluacin de desempeo de proveedores.
Para el alta del proveedor en el sistema de administracin SAP se debe seguir lo indicado en el Procedimiento de
Alta de Proveedores Nacionales y Extranjeros en SAP PR-OP-ADP-26.
7. FACULTADES DE PAGO
Para todas las compras siempre deber existir un pedido por parte del cliente y a su vez la orden de compra y/o
pedido respectiva de Facileasing al proveedor, estas rdenes son autorizadas por montos de compra de la siguiente
forma:
Operaciones entre 0 - 25 millones debe autorizarlas el Subdirector de compras.
Operaciones entre >25 y <50 millones deben autorizar Subdirector de compras y Director de Operaciones, y en
su ausencia el Director de Finanzas o Director General.
Operaciones >50 millones debe autorizaras el Director de Operaciones y Director de Finanzas.
8. PROCESO DE EVALUACIN DE PROVEEDORES
Facileasing establece que los proveedores no referenciados de activos deben sujetarse a una evaluacin
semestral sobre la conformidad del cumplimiento de los niveles establecidos por Facileasing, a esta evaluacin se
sujetaran los proveedores que suministren el 60% de los activos de las operaciones de arrendamiento.
La evaluacin se enfoca en los siguientes criterios de desempeo:
Tiempos de entrega de activos: Se evala el cumplimiento del proveedor en la entrega de activos al
cliente en la fecha establecida con Facileasing.
Precio: Se evala las mejores condiciones de precio del activo, incluyendo descuentos.
Tiempo de facturacin: Se evalan los tiempos en que el proveedor hace llegar a Facileasing la factura
del activo, estos tiempos arrancan a partir de la entrega de la Orden de Compra al proveedor por
Facileasing.
Calidad en el servicio de venta: Se evala la prontitud y efectividad del proveedor en la respuesta a
solicitudes, cotizaciones, otorgamiento de descuentos, entrega de catlogos, etc.

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Pesos por criterio de evaluacin:

Criterio
Tiempo de entrega
Precio
Tiempo de facturacin
Calidad en el servicio de Venta
TOTAL

PESO %
35
15
35
15
100%

Los resultados se clasifican en tres semforos:

-

Verde (100% a 85%).- Proveedor confiable.

Amarillo (84% a 75%).- Proveedor semi confiable, requiere plan de accin.
Rojo (74% a 0%).- Proveedor poco confiable.

Plan de accin por tipo de semforo:

-

Verde.- Se retroalimenta al proveedor que su resultado es satisfactorio a los estndares de Facileasing.

Amarillo.- Se documenta en coordinacin con el rea de Calidad el anlisis de los criterios que impactan al
resultado, se establecen las acciones necesarias para prevenir desviaciones mayores y se da seguimiento
en conjunto al cumplimiento de los planes de accin.
Rojo.- Se realiza una revisin detallada del volumen de operacin asignado, las deviaciones crticas
presentadas y el desempeo mostrado en periodos anteriores, lo anterior para dictaminar si se sujeta a un
plan de accin correctivo, a una amonestacin o un plan de salida.

9. INCIDENCIAS DE PROVEEDORES
Se considera como incidencia para el presente manual los reportes negativos que se reciben por parte del cliente
interno o externo sobre el servicio proporcionado, cada incidencia es atendida directamente por el rea de compras
de Facileasing para la atencin inmediata e impacta el criterio de calidad en el servicio de venta.
10. CATEGORIZACIN DE PRECIOS
Para la compra de activos se tienen 3 categoras para el establecimiento de precio de compras, esta depende
directamente de la forma en como fue seleccionado el proveedor:
Categora 1.- Precio asignado por el cliente con un(os) proveedor(es) referenciado(s):
- El cliente hizo su negociacin de compra con un proveedor y solicita que Facileasing ejecute la
operacin.
Categora 2.- Precio asignado por un proveedor, (armadora automotriz, agencia) al cliente:
-El cliente hizo negociacin con algn (os) proveedor(es) e informa a Facileasing la asignacin de
una agencia para entrega.
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Categora 3.- Precio que Facileasing asigna al cliente con base en una negociacin (al menos dos proveedores)
hecha con una armadora o con una agencia.
-Facileasing asigna el precio que se tiene como arrendadora con algunas armadoras y en caso de no
existir este, se negocia el precio con agencias que administren la marca.
11. POLTICAS DE COMPRA (AUTOS Y EQUIPO)
11.1.

Compras de activos nuevos (Autos y Equipo):

Compras debe de verificar con los proveedores la disponibilidad y precio del (os) bien(es), incluyendo
costos asociados y tiempo de entrega con al menos 3 proveedores, excepto cuando se tiene precio
directo de armadora o del fabricante y cuando el arrendatario ya tiene proveedor y decidi que la
operacin sea concretada con l.
Para la adquisicin de activos con proveedor(es) referenciado(s) por el cliente, Facileasing se apega a
las condiciones negociadas entre Cliente/Proveedor.

11.2.

Compra de activos usados (Autos y Equipo):

El rea de Activos Fijos fija el precio en el que se adquieran bienes usados considerando:
Las variables que afectan el precio, factores como obsolescencia tecnolgica, cambios de
modelo, cambios en la oferta y demanda por los equipos, desgaste del bien derivado del uso,
etc.
Gua EBC para auto y Gua VREF para el caso de aviones, y cualquier gua de precios que
refleje el valor de mercado, as como tambin las fichas tcnicas de los proveedores.
Costos de desinstalacin, lo que implica trasladar un bien de un lugar a otro, mermando el
valor residual.
Traslados de los equipos a otras partes del mundo para su venta, lo que implica verificar
costos adicionales (aranceles, empaquetado, embarques, etc.).
Mercado secundario, comprador y proveedor de equipo.
En equipos usados, el rea de Activos Fijos debe otorgar visto bueno a los Subdirectores de
Promocin de los precios en los que se adquieran bienes usados.
Todas las operaciones de Sale & Leaseback autos se deben sujetar a lo establecido en el
procedimiento Leaseback Fleet PR-OP-LSB-23 vigente.
-

11.3.
11.4.
11.5.

Los activos a adquirirse no deben tener adeudos por concepto de impuestos y derechos que debieron
ser cubiertos por el proveedor de los mismos, ni deben tener gravamen ni restriccin alguna.
Equipos con una antigedad mayor a 6 meses se requiere avalo y el precio se debe validar con el
rea de Activos.
Para las operaciones de equipo se pueden hacer anticipos directos al cliente para la adquisicin del
bien o para la adquisicin completa.

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12. CONTROL DE CAMBIOS.

No.

Descripcin del Cambio

No Versin

Fecha de Cambio

En la seccin 6.2 Seleccin y Alta de Proveedores:

1.

Se elimina el requisito de apostillamiento y traduccin de

Perito Certificado en el caso de Proveedores Extranjeros.

08/04/2013

Se modifica la actividad de validacin del rea Jurdica por

la de PLD y se hace obligatoria la validacin por esta rea
de todos los proveedores nacionales.
2.
3.

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