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Material de Apoyo A Organizacion
Material de Apoyo A Organizacion
INTRODUCCIN
La organizacin es el segundo tramo del proceso administrativo, residiendo su
importancia por ser el elemento que se encarga de estructurar el organismo social,
dependiendo de esta estructura el xito o fracaso de la misma.
La organizacin responde a las necesidades y perspectivas de la exigencia que
requieren para lograr los objetivos institucionales, por lo cual requiere instrumentar y
crear la normatividad necesaria y la estructura orgnica acorde para que las metas
sean alcanzadas por la empresa
En esta etapa es necesario ser asertivo para lograr la armona entre las relaciones que
deben existir entre las funciones, los niveles y las actividades, buscando que no exista
duplicidad, para efectuar el proceso.
Adems de cuidar que no exista dispendio de recursos materiales y mano de obra
ociosa entre el elemento humano.
Con ello la organizacin al buscar la eficiencia y la eficacia crea el engranaje de la
organizacin bien aceitado y lo hace trabajar en armona, tratando de encontrar un
acoplamiento que permita al organismo social transitar del deber ser (ideal) que lo
ubica la planeacin a la realidad, aspecto que apoyado en la organizacin, lo ejecuta la
direccin. En otras palabras, la organizacin es el eslabn entre la planeacin y la
direccin de todo organismo social y su asertividad trascender en la medida en que se
acerque al logro de los objetivos
La organizacin si bien est al mismo nivel de la planeacin requiere de sta que
concluya sus planes para que pueda crear la estructura necesaria que realizar los
planes.
CONCEPTO
La organizacin se refiere a la forma en que se divide el trabajo, se jerarquizan y
coordinan las funciones, con lo cual el hombre desde siempre ha buscado eficientar sus
elementos y recursos.
Despus de establecer lo que se quiere hacer, es necesario determinar como
hacerlo, y que medidas se aplicaran para hacerlo, lo que es posible slo a travs de la
organizacin.
La palabra organizacin tiene tres acepciones, una etimolgica que proviene del griego
organn, que significa instrumento; otra que se refiere a la organizacin como una
entidad o grupo social; y otra ms que se refiere a la organizacin como un proceso.
Las tres acepciones involucran la idea de una estructura con diferentes enfoques,
aunque nuestra expectativa es analizar los elementos de la organizacin como proceso
o etapa de la administracin
Por lo anterior, la organizacin es a la empresa como la estructura a un edificio, por ser
la organizacin la que establece la disposicin y correlacin de tareas que deben de
llevar a cabo todos y cada uno de los integrantes del organismo social, para lograr los
objetivos.
6.- Difusin. Deben conocer los involucrados las obligaciones, de ser posible por
escrito y comunicarlas objetivamente.
7.- Amplitud o Tramo de Control. Se refiere al nmero de subordinados que deben
reportarle a un jefe y no deben ser ms de seis para no saturarlo y logre ser eficiente
8.- De la Coordinacin. Debe buscarse el equilibrio adecuado de todas las funciones
considerando tiempos y movimientos
9.- Continuidad. Despus de implantar la estructura, es necesario mantenerse,
mejorarse y adecuarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIN
Las etapas de la organizacin son dos:
Divisin del trabajo y Coordinacin
La Divisin del Trabajo. - Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de
realizar una funcin con precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, buscando la
especializacin de los individuos.
Para dividir el trabajo hay que observar los siguientes pasos:
Jerarquizacin
Jerarqua proviene del griego Hierajes (Jerarca), que significa superior y principal en
las ordenes eclesisticas.
Jerarquizacin es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de
rango, grado o importancia.
Los niveles jerrquicos son el conjunto de rganos agrupados segn autoridad y
responsabilidad que poseen.
Su observancia es indispensable cuando se jerarquizan:
-
Departamentalizacin
A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas,
con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin
Secuencia de la departamentalizacin
Para departamentalizar es conveniente seguir una secuencia:
1.2.3.4.-
4.- Consultivo. Esta integrado por especialistas que emiten su dictamen sobre
asuntos que le son encomendados.
Sus ventajas son que las soluciones son ms objetivas, porque estn dictadas por
varios criterios, compartes responsabilidad sus miembros, adems de que permiten
que las ideas se fundamenten y critiquen y se aprovechan conocimientos de
especialistas.
Como desventajas tiene que son lentos, pueden crear conflictos y roces entre los
integrantes y pueden los gerentes traslapar su responsabilidad en el comit.
Organizacin Matricial
Se conoce como organizacin de matriz, de planilla, de proyecto o administracin de
producto.
Combina la departamentalizacin por proyecto, con la de funciones. O sea, que existe
un gerente funcional que se encarga de las labores del departamento con una
sobreposicin de un gerente de proyecto quien es el responsable de los resultados del
propio proyecto.
Surge este tipo como una respuesta a la expansin de las empresas y a la necesidad
de desarrollar proyectos con especialistas de varios departamentos.
Este modelo puede adoptarse a toda la empresa o solamente a una rea especifica. Se
implanta a largo plazo ya que requiere recursos y esfuerzos, y bien administrada
representa una combinacin de las ventajas de la estabilidad de la organizacin
tradicional con las ventajas de la flexibilidad de la administracin por proyectos.
Tiene como ventajas que coordina la satisfaccin de necesidades, proporciona una
comunicacin interdepartamental entre funcionarios, permiten que cambien de una
actividad a otra y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas.
Como desventajas se tiene que confunden quin depende de quin; se lucha por el
poder existe perdida de tiempo y el personal se opone al cambio en el inicio de su
implantacin.
TCNICAS DE ORGANIZACIN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo emocional; durante el proceso de
organizacin son indispensables y las principales son:
Organigramas
Se conocen como grficas de organizacin y representan la estructura formal, que
muestra las interrelaciones, los niveles, las obligaciones y la autoridad que existe en la
empresa.
Pueden clasificarse por su objeto, por su rea y por su contenido, los primeros se
subdividen en estructurales, funcionales y especiales. Por su rea se dividen en
generales y departamentales. Por su contenido se dividen en esquemticos y
analticos.
Para representarlos existen cuatro formas:
1.2.3.4.-
Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica la
informacin acerca de la organizacin de la empresa.
Son tiles porque uniforman y controlan las funciones, delimitan actividades,
responsabilidades y funciones, aumentan la eficiencia de los empleados, son fuentes de
informacin, evitan duplicidad de funciones y de mando, mejoran los sistemas y
reducen costos, entre otros aspectos.
En su contenido debe de observarse que tengan: Un ndice, objetivos y fundamentos
legales, fechas de terminacin y/o correccin, nombres y firmas de quienes elaboran y
autorizan, adems de instructivo para su operacin.
Existen:
- Manuales de organizacin.
- Manuales departamentales.
- Manuales interdepartamentales.
Diagramas de Procedimiento o de Flujo
Son la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un
procedimiento.
Con los flujogramas, se simplifica el trabajo, mejora algunas operaciones, elimina
demoras y se logra mejorar la distribucin de la planta.
Para su elaboracin se utilizan los siguientes signos:
-
Operacin
Inspeccin
Transporte
Espera o Demora
Almacenamiento
Anlisis de puestos
Tcnica en la que se clasifica pormenorizadamente las labores que se desempean en
una unidad de trabajo especifica e impersonal, as como caractersticas, conocimientos
y aptitudes que debe poseer el personal que lo usufructa.
Esta tcnica busca:
-
Descripcin de puesto.
Definicin genrica y/o objetivo.
Definicin especifica y/o objetivos.
Especializacin del puesto.
5.- Requisitos:
- Escolares y de conocimientos
- Habilidades
- Destrezas
- Experiencia
- Requisitos fsico
- Esfuerzo
- Responsabilidad.
El anlisis de puestos debe de aplicarse en forma permanente, ya que la empresa est
constantemente en cambio y su adecuacin y actualizacin es necesaria e
indispensable.