IX

Validacin de datos, frmulas 3D

Al trmino de esta leccin usted podr:

Validar datos
Consolidar datos con formulas 3D

5. Validacin de datos
La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til
especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con
diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos
que se deben ingresar en las celdas.
Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo Producto, nos
muestre una lista de los productos a elegir.
Tambin se busca limitar la posibilidad de cifras
incorrectas.
Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de
error cuando el nmero ingresado est fuera de los
parmetros deseados.
En estos casos, Validacin es la herramienta que resuelve nuestros problemas.
Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha.
Tenemos solamente dos columnas: Productos y
Ventas.

Necesitamos limitar que solo puedan

seleccionarse

determinados

productos

(Estos

fueron asignados en la columna D) y que las

ventas sean valores enteros mayores que cero.

En Excel 2007 se hace desde la pestaa Datos y el men Validacin de datos.

PASOS
A. Validacin de Productos.
1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos
limitar la seleccin y que muestre el men con las
opciones disponibles.

Seleccionamos entonces las

celdas A2:A14
2. En la pestaa de Datos, al oprimir Validacin de datos se despliega un nuevo men
con tres opciones:

Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.

Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos de las
celdas a las cuales les asignamos una restriccin pero que por alguna razn
tienen datos que estn fuera de estos rangos.

Borrar crculos de validacin: Deja de mostrar los crculos del punto anterior.

3. Seleccionamos Validacin de datos. Se despliega

un men como el de la siguiente figura.
Tenemos 3 vietas de opciones:

Configuracin: En la cual configuramos qu

valores estn permitidos.

Mensaje de entrada (opcional): Si es necesario

indicar mediante un mensaje cuando se
selecciona la celda con la validacin.

Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los

permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.
o

Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.

Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos

avisa de esta condicin, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

Informacin: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los

asignados.

Vamos pestaa por pestaa.

4. Configuracin.
Por defecto nos indica permitir Cualquier valor. En nuestro ejemplo, tenemos una lista
especfica con los productos que necesitamos que estn disponibles. Seleccionamos la
opcin Lista lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la
primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles.
En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si
no tendremos problemas al querer copiar la validacin en otras celdas).
5. Mensajes de error
Para no extenderme mucho ms, simplemente pondr un Mensaje de Error en el cual
indico:

Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)

Ttulo (lo que se mostrar en la barra azul del mensaje): ingreso Error de datos

Mensaje de error: El producto no est dado de alta.

Para finalizar presione aceptar apareciendo el botn caracterstico del men desplegable.

B. Validacin de Ventas.
Los pasos son idnticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de
una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables.
Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono Nmero entero (si
quisiramos un rango que permita cualquier tipo de nmero debemos seleccionar
Decimal), y fijo el mnimo en cero y el mximo en cualquier nmero muy grande (no
estamos validando en este ejemplo un mximo, as que puede ser 99999999999999).

5.2 Consolidar informacin usando formulas 3d

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si
tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales,
puede utilizar una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos
para toda la organizacin.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El mtodo ms flexible es crear frmulas
que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las
frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan
frmulas 3D.

Utilizar frmulas 3D
Si utiliza referencias 3D en las frmulas no habr restricciones en el diseo de los rangos
de datos independientes. Puede cambiar la consolidacin del modo que necesite. La
consolidacin se actualiza automticamente cuando cambian los datos de los rangos de
origen.
Utilizar frmulas para combinar datos
En el siguiente ejemplo, la frmula de la
celda A2 agrega tres nmeros de tres
posiciones diferentes en tres hojas de
clculo distintas.

Agregar datos a una consolidacin con

referencias 3D

Cuando todas las hojas

de clculo de origen tengan el mismo

diseo, podr utilizar un rango de nombres
de hojas en frmulas 3D. Para agregar otra
hoja de clculo a la consolidacin, slo
tendr que mover la hoja al rango al que
haga referencia la frmula.

Cuestionario:

Marque con una V si es Verdadero o una F si es Falso, segn corresponda

1

Cuando el nmero ingresado est fuera de los parmetros deseados la

validacin resuelve estos problemas

Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.

Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos

avisa de esta condicin, y no nos da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

Excel NO permite consolidar datos de varios modos.

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos

Las frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo
se denominan frmulas 3D.

Si se utiliza referencias 3D en las frmulas no habr restricciones en el

diseo de los rangos de datos independientes

Se puede validar una celda en relacin a una lista predefinida

Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos
Fuera de la restriccin definida.

10

Para agregar otra hoja de clculo a una consolidacin, slo se tendr que
mover la hoja al rango al que haga referencia la frmula

Le recordamos ingresar al Entorno Virtual de Aprendizaje para desarrollar la evaluacin

correspondiente a este tema, hacer consultas e interactuar con otros participantes de este
curso.
www.e-araucana.cl/moodle