1

ADMINISTRACIN DE HOJAS DE
CLCULO E IMPRESIN DE DATOS

Introduccin a Microsoft Excel 2013

Ingreso de datos a la hoja de clculo
Creacin y administracin de hojas y libros de clculo
Aplicacin de formatos de celdas
Configuracin de hojas y libros para impresin

GUA DIDCTICA

Descripcin
Microsoft Excel 2013 es la hoja de clculo lder en el mercado. Es adems, el software ms
potente, ms flexible y ms utilizado del mundo. Con Excel se pueden elaborar aplicaciones
educativas, empresariales, financieras, estadsticas, sobre todo llevar a la nube y compartir.

Esta sesin proporciona informacin general sobre las nuevas caractersticas de Excel 2013. Da
a conocer al participante los elementos con que cuenta el entorno de la hoja de clculo, tipos de datos
y mltiples formatos para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente y sobre todo
presentar la aplicacin adecuadamente, tanto para su visualizacin e impresin.

Capacidad
El participante al final de esta sesin estar en capacidad de reconocer el entorno de Microsoft
Excel e ingresar, personalizar y configurar la hoja de clculo para su impresin.

Actividad
Las actividades a desarrollar en la sesin son:
Ingresa datos a la hoja de clculo y aplica formatos tipo fuente, nmero y personalizados.
Prepara la hoja para su impresin.

Evaluacin
En esta sesin Ud., ser evaluado en:
1.

Personaliza la hoja de clculo utilizado formatos de fuente, de nmero y formatos

personalizados.

2.

Prepara la hoja de clculo para su impresin, utilizando formatos de configuracin de pgina.

Introduccin a Microsoft Excel 2013

Fundamentos de Microsoft Excel 2013
Microsoft Excel 2013 es un programa que ofrece potentes
herramientas que permiten a los usuarios organizar, analizar,
administrar y compartir informacin para la toma de decisiones.
Tambin conocido como hoja de clculo, se utiliza para realizar
operaciones matemticas, estadsticas, lgicas, de bsqueda,
base de datos, etc.
Existes muchas formas para acceder al programa, desde el escritorio, desde la
barra de inicio, desde la barra de herramientas o desde la opcin programas como
estamos mostrando.
1.

Botn inicio

2.

Programas

3.

Elegir Microsoft Office 2013

4.

Finalmente clic en Excel 2013

Entorno de Microsoft Excel 2013

Despus de ejecutar el programa, muchas de las herramientas que se utilizan
durante el trabajo en Excel se encuentran en la cinta de opciones, que se ubica en
la parte superior de la ventana. La cinta opciones est organizada en pestaas o
fichas, las cuales a su vez se dividen en grupos de comandos orientados a tareas.
Listamos los elementos que tiene la ventana de Excel 2013.
a)

Barra de acceso rpido

b)

Cinta de opciones

c)

Barra de ttulo

d)

Barra de frmulas

e)

Hoja de clculo

f)

Celda activa

g)

Barra de estado

3
2

1.

2.
3.
4.

5.
6

6.
7.

Barra
de
acceso
rpido
Cinta
de
opciones
Barra
de
ttulo
Barra
de
frmulas
Hoja
de
clculo
Celda activa
Barra
de
estado

5
7

Considerando la figura anterior es importante conocer la utilidad de los elementos

listados.
b.

Barra de acceso rpido

Ofrece un acceso rpido y fcil a las herramientas que se utilizan con ms
frecuencia en cualquier sesin. Aparece en la parte izquierda de la barra de
ttulo, por encima de la cinta. Puede agregar y quitar comandos hacia y desde
la barra de herramientas para que contenga slo los comandos que utiliza con
ms frecuencia.

c.

a.
b.
c.
d.

e.

Guardar
Nuevo
Abrir
Vista previa
de impresin
e imprimir
Ordenar

Cinta de opciones

Organiza herramientas y comandos en una interfaz intuitiva y til. Tener

comandos visibles en la superficie de trabajo permite utilizar de forma rpida y
eficiente. La cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2013 se compone de
una serie de fichas, cada una relacionada con las tareas especficas.
Pulsando y soltando la tecla Alt, puede revelar informacin sobre las teclas,
que muestra los atajos de teclado para las fichas especficas y comandos de la
cinta y de la barra de herramientas de acceso rpido.
Algunas fichas slo se muestran cuando son necesarias, por ejemplo la Ficha
a.

herramienta de imagen, al seleccionar una imagen insertada.

a
c
1

b.

c.

d.

Fichas
(pestaas):
representan las
tareas bsicas del
Excel.
Grupos:
contienen grupos
de comandos a
utilizar
Comandos:
rdenes
que
pueden
ser
ejecutadas.

Barra de ttulo
La barra de ttulo es aquella que se encuentra en la parte superior de la ventana
y contiene lo siguiente:

a.

b.

Nombre
de
archivo. Ejemplo:
Planillas.xlsx.
Nombre
del
programa.
Ejemplo: Excel.

Nombre de archivo y Libro de Excel

El nombre del archivo (llamado por defecto Libro1) y el nombre del programa
(Excel) aparecen en la barra de ttulo en la parte superior de la pantalla. Libro1
(o libro 2, libro 3, y as sucesivamente) es un ttulo provisional para el libro hasta
que guarde el libro con un nombre de su eleccin.

e.

Barra de frmulas

La barra de frmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que

introducimos en cada una de las celdas.
Facilita la creacin y modificacin de frmulas, al tiempo que proporciona
informacin acerca de las funciones y argumentos.
a.

b.

f.

Cuadro
de
Nombres:
muestra
el
nombre del rango
de
celda
seleccionada.
Ejemplo: E2.
Barra
de
frmulas:
muestra
el
contenido de la
celda
seleccionada.

Hoja de clculo
La hoja de clculo se divide en una trama de columnas y filas.
a.

Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la columna.

El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total de 16,384.

b.

Filas: Se asigna un nmero, mostrado en el encabezado de cada fila. El

rango est comprendido desde 1 hasta 1048,576.

c.

Celdas: Es la interseccin de filas y columnas, es el espacio donde se

insertan los datos.

Recuerda!
Son elementos de
una hoja de clculo:
a.

b.
c

c.

Columnas:
desde A hasta
XFD (total 16,384)
Filas: desde 1
hasta 1048,576
Celda: Ejemplo
A2

g.

Celda activa
Es la nica que se puede desplazar por toda la hoja de clculo, para ello puedes
usar uno de los siguientes mtodos:

Las teclas de desplazamiento del teclado:

Pulsando el botn izquierdo de mouse, dentro de la hoja de clculo.

Al colocar el puntero sobre una celda activa, ste puede tomar la siguiente
apariencia:

Son
apariencias
del puntero en la
celda activa
a.
b.

c.

Para seleccionar
la celda.
Para mover el
contenido de la
celda
Para copiar el
contenido de la
celda.

h.

Barra de estado
Permite visualizar resultado del promedio, recuento, suma, adems se muestra
las vistas del libro (Vista Normal, Diseo de pgina, Vista previa salto de
pgina) y el zoom de la hoja.

Pero antes de poder ver estos resultados debemos seleccionar las celdas que
deseamos visualizar.
a.
b.
c.
a

Operaciones
bsicas.
Vistas de la hoja
de clculo
Zoom:
para
acercar o alejar la
hoja

Vistas de la hoja de clculo

En la cinta, en la ficha Vista se muestran los comandos para controlar la apariencia
del documento. Tambin puede abrir y organizar nuevas ventanas, ventanas
divididas y vistas de diferentes partes de su documento.

a. Vista Normal, se muestra la vista de la venta norma que se trabaja.

b. Vista Diseo de pgina, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para
que pueda tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y mrgenes de
pgina. Las reglas ayudan a colocar objetos, as como a ver o editar los
mrgenes de pgina directamente en la hoja de clculo.

c.

Vista Salto de pgina, muestra dnde aparecern los saltos de pgina al

momento de imprimir la hoja.

RECUERDA!. En la parte derecha de la barra de estado, tambin

tienes las vistas de la hoja de clculo.

Backstage
La Cinta contiene el conjunto de comandos para trabajar en un documento, mientras
que la Vista Backstage de Microsoft Office es el conjunto de comandos que se usan
para hacer cosas a un documento.
Abra un documento y haga clic en la pestaa Archivo para ver la Vista Backstage.
En la Vista Backstage puede administrar los documentos y datos relacionados sobre
los mismos: crear, guardar y enviar documentos, inspeccionar documentos para
comprobar si tienen metadatos ocultos o informacin personal, establecer opciones
como activar o desactivar las sugerencias de Autocompletar, etc.

a.

En esta primera ventana Informacin, se puede proteger el documento

contrasea, inspeccionar el libro, actualizar las versiones del libro, etc.

b.

En esta segunda ventana Nuevo, se puede crear un archivo nuevo en blanco

o se puede utilizar plantillas prediseadas por Microsoft Office.

c.

En esta tercera ventana Abrir, se puede abrir un libro que reciente fue utilizado,
y otra novedad de Excel es que se puede abrir desde OneDrive, y la opcin
conocida que es en Equipo.

10

d.

En esta cuarta ventana Guardar / Guardar Como, Esta opcin tenemos otra
novedad del Excel, donde se puede guardar un libro en la nube es decir al
OneDrive, pero primero hay que ingresar a la cuenta de correo de Microsoft
(Outlook, Hotmail), y la forma conocida para guardar en la PC o en otro
dispositivo de almacenamiento.

e.

En esta quinta ventana Imprimir, Esta opcin ya conocida permite visualizar la

impresin, seleccionar la impresora e indicar el nmero de copias a imprimir

11

f.

En esta sexta ventana Compartir, Esta opcin permite invitar a personas a ver
el libro, pero antes debes guardar en la nube para compartir por OneDrive, la
otra opcin es por correo electrnico, para utilizar esta opcin debes tener
instalado el Microsoft Outlook asignada a tu cuenta de Microsoft para
administrar las opciones.

g.

En esta sptima ventana Exportar, Esta opcin permite crear documentos en

PDF o XPS (es un archivo electrnico con diseo fijo que conserva el formato
del documento y que permite compartir archivos), adems cambiar el tipo de
archivo tal vez para guardar en otra versin del office, etc.

12

h.

En esta octava ventana Cuenta, Esta opcin permite iniciar y cerrar sesin con
tu cuenta de correo, para utilizar los servicios de la nube.

i.

En esta novena ventana Opciones, Esta opcin permite administrar la

configuracin del libro como formulas, idioma, guardar, etc.

13

Personalizacin de la cinta de opciones

Debes seguir el siguiente proceso:
1.

Haga clic en el botn Archivo y elija Opciones

2.

Ahora seleccione Personalizar cinta de opciones y elija los ajustes

convenientes.
a.

b
a

b.

d
c.
c

d.

e.

Elija Personalizar
cinta
de
opciones
Seleccione
la
categora
de
Comandos
a
mostrar
para
personalizar.
Elija el comando
a insertar
Seleccione
en
que pestaa o
ficha insertar el
comando.
Agregue
el
comando
seleccionado

Ingreso de datos a la hoja de clculo

Tipos de datos
1.

Texto: Cadena de caracteres (Palabras, ttulos, nombres, etc.). A continuacin

se mencionan algunos ejemplos.

2.

Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:

14

 Nmeros: dentro de los nmeros mencionamos a los siguientes tipos

enteros, decimales, moneda, cientfica, fraccin, porcentaje.
Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se
muestra a continuacin en el ejemplo.

3.

Frmulas: Son expresiones que devuelven un resultado. Las frmulas se

pueden aplicar sobre datos de cualquiera de las formas.

Ingreso y edicin de datos

En una hoja de clculo se ingresan datos tipo: textos, nmeros (enteros, decimales,
positivos, negativos, fraccin, porcentajes), fechas y frmulas.
Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:
1.

Haga clic en la celda donde se ingresar el dato. Para nuestro caso A2

2.

Escriba el dato y pulse la tecla Enter, o seleccionar otra celda para ingresarlo
los datos. Ejemplo: Ventas del primer trimestre

15

Para desplazarte dentro de la hoja de clculo, se realiza alguna de las siguientes

formas:
Forma 01: Utilizando las barras de desplazamiento
a.

Forma
01:
Arrastre desde la
barra
de
Desplazamiento
vertical
y
horizontal.

Forma 02: Utilizando el cuadro de nombres

b. Forma 02: Escriba

dentro del Cuadro de
nombres la celda a la
cual
desea
desplazarse.

Forma 03: Utilizando el teclado para desplazarse a una ubicacin

Teclado de direcciones

Teclado de paginacin

Para editar el contenido de una celda, existen varias formas, la ms utilizada es:
1.

Hacer doble clic en la celda y en la posicin del texto a editar. Ejemplo: B3

16

2. Modifica el dato (Ejemplo: borrar la letra s) y presionar Enter.

Para modificar la altura de una fila o ancho de una columna, puedes seguir el
siguiente proceso:
1. Haga clic derecho en el encabezado de la fila o columna
2. Seleccione Alto de fila (para filas) o Ancho de columna (para columnas)
3. Escriba el valor que desea obtener
Otra forma es:
Hacer doble clic en la zona que divide la fila (cuyo alto desea modificar) o la
columna (cuyo ancho desea modificar)
a.

b.

Zona que divide la

fila, cuyo alto
desea modificar
Zona que divide la
columna,
cuyo
ancho
desea
modificar

Edicin de textos en una hoja

Buscar y reemplazar datos
Busque y reemplace texto y nmeros usando caracteres comodn u otros
caracteres. Puede realizar el proceso en hojas, filas, columnas o libros.
1. En una hoja de clculo, haga clic en cualquier celda.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para buscar texto o nmeros, haga clic en Buscar.
Escriba el texto a buscar. Ejemplo: Sueldos

17

a.

Haga clic en el
botn
Buscar
todos o Buscar
siguiente, para
ejecutar
la
bsqueda
del
datos solicitado.

a.

Escriba el texto o
nmero a buscar.
Ejemplo: mxima
Escriba el texto o
nmero
a
reemplazar.
Ejemplo: mxima
Puedes usar: el
botn Opciones,
para detallar su
bsqueda.

Para buscar y reemplazar texto o nmeros, haga clic en Reemplazar.

a
b.
c

c.
b

4.

Si activ el botn Opciones podr definir en ms detalle su bsqueda, puede

seguir uno de estos procedimientos:

Opciones de Buscar y
reemplazar:
1. Para buscar dentro
de una Hoja o Libro
2. Para buscar por
filas o columnas.
3. Para buscar con
detalles
especficos.

Operaciones con rangos de celdas, filas y columnas

Seleccionar
Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las
celdas que recibirn dichos formatos.

18

Para ello tenemos:

1. Seleccionar una celda:

Con el Mouse: Un clic en la celda

deseada.

Observa

el

ejemplo

cuando

se

selecciona la celda A2.

2. Seleccionar Celdas Adyacentes:

Con el Mouse: Arrastrar entre las reas de las celdas deseadas.

Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4

hasta la celda F5. Es decir el rango A4:F5.

Nota 01: Otra forma de seleccionar este rango es usando el cuadro de

nombres de la barra de frmulas:

Haga clic en el cuadro de nombres

Escribir el rango A4:F5 y pulse enter

Nota 02: Si deseas ampliar o reducir un rango seleccionado:

Teniendo seleccionado el rango, debemos presionar la tecla SHIFT

Hacer clic en la celda hasta dnde se desea ampliar o reducir la

seleccin.

3. Seleccionar Celdas Dispersas:

Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11)

Mantenga presionada la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11

y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

19

4. Seleccionar Filas

Haga clic en la etiqueta de la fila a seleccionar. Por ejemplo: En la fila 1

Nota 01: Si desea seleccionar filas adyacentes, presione la tecla SHIFT y

haga clic en la etiqueta de fila hasta la cual quiere seleccionar. Por ejemplo:
hasta la fila 3.

Nota 02: Si desea seleccionar filas discontinuas, presione la tecla CTRL y

haga clic en cada etiqueta de fila hasta la cual quiere seleccionar. Por
ejemplo: hasta la fila 3.

20

5. Seleccionar Columnas

Haga clic en la etiqueta de la columna a seleccionar. Por ejemplo: En la

columna A

Nota 01: Si desea seleccionar columnas adyacentes, presione la tecla

SHIFT y haga clic en la etiqueta de columna hasta la cual quiere seleccionar.
Por ejemplo: hasta la columna C.

Nota 02: Si desea seleccionar columnas discontinuas, presione la tecla

CTRL y haga clic en cada etiqueta de fila hasta la cual quiere seleccionar.
Por ejemplo: hasta la columna C.

21

Insertar filas o columnas

1.

Haga clic derecho en la etiqueta de la fila o columna donde desea insertar la

nueva fila o columna

2.

Seleccione Insertar

Insertar celdas
Existen casos donde solo necesitamos insertar celdas y no toda una fila o columna.
Por ejemplo: se desea insertar la el producto Fideos, donde est Azcar.

1.

Seleccione la celda donde se insertar la nueva celda. Ejemplo: B5

2.

Haga clic derecho sobre ella y elija Insertar

3.

Seleccione Desplazar celda hacia abajo (si desea para este caso)

4.

El resultado ser el siguiente

22

Ocultar filas o columnas

1. Seleccione las filas o columnas a ocultar. Ejemplo: fila 5
2. Haga clic derecho sobre una de los encabezados de las filas o columnas
seleccionadas y elija Ocultar.

Mostrar una fila o columna oculta

1. Podrs observar que la fila 5 est oculta, debemos volver a mostrarla en la hoja
de clculo.

2. Site el puntero entre los encabezados 4 y 6; y arrastre hacia abajo.

Eliminar filas o columnas

1.

Seleccione la(s) fila(s) o columna(s) a eliminar. Ejemplo la columna D

2.

Pulse la tecla SUPR (Suprimir)

Eliminar celdas
1.

Seleccione las celdas a eliminar

2.

Haga clic derecho dentro de las celdas seleccionadas y elija Eliminar

3.

Elija lo que desea eliminar. Ejemplo: Desplazar las celdas hacia arriba

23

Eliminar el contenido de un rango de celdas

1.

Seleccionar las celdas con datos (A6 hasta F10)

2.

Pulsar la tecla SUP (Suprimir)

Copiar, cortar y pegar

Puede usar los comandos cortar, copiar y pegar de Microsoft Excel para mover o
copiar celdas completas o su contenido.
1.

Seleccione las celdas que desea copiar o cortar

2.

En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes

acciones: Cortar o Copiar.

24

Para mover celdas, haga clic en Cortar

Mtodo abreviado de teclado: Ctrl+X.

Para copiar celdas, haga clic en Copiar

Mtodo abreviado de teclado: Ctrl+C.

3.

Seleccione la celda superior izquierda de la zona en la que desea pegar la

seleccin.

4.

En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar

Mtodo abreviado de teclado: Ctrl+V.

Creacin y administracin de hojas y libros de clculo

Acciones bsicas en un libro
1. Nuevo Libro en blanco
Si desea trabajar en un nuevo libro, podr usar un libro en blanco o plantillas
que dispone Microsoft para desarrollas diversas actividades.
Puedes elegir una de las siguientes formas:

Forma 01: El botn Nuevo (de la barra de acceso rpido), para libro en
blanco.

Forma 02: El botn Archivo / Nuevo y puede elegir la plantilla Libro en

blanco

2. Plantillas de Excel

25

Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de
clculo.
Uso de plantillas
1.

Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:

Pulse la ficha Archivo y elija la opcin Nuevo....

Junto a la opcin Libro en blanco, encontramos ms opciones:

2.

3.

1
2

Seleccione
la
categora de las
plantillas
de
office.com.
Clic en la plantilla
a usar, segn la
categora
seleccionada.
Opcional: Puede
escribir el nombre
de la plantilla para
ser
buscada
online.

A TENER EN CUENTA: Para descargar las plantillas online obviamente

necesitaremos tener conexin a internet para poder utilizarlas.

Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos:
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern
comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
2. Haga clic en la ficha Archivo y elija la opcin Guardar como
3. Seleccione la ubicacin donde guardar el archivo (Ejemplo: Equipo) y haga
clic en el botn Examinar
4. Escriba el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. (Ejemplo:
UCV).
5. En el recuadro Tipo, elija la opcin: Plantilla de Excel.

26

1.

2.

3.
1
2

Escriba el nombre
de la plantilla.
Ejemplo: UCV
Seleccione el tipo
de
archivo.
Ejemplo: Plantilla
de Excel
Dejar por defecto:
Plantillas
personalizadas
de Office para
guardar el archivo.

6. Hacer clic sobre el botn Guardar. Este archivo se grab como plantilla de
excel, es decir servir de modelo para otros libros.
7. Este archivo se almacen y podr ser usado al seleccionar el botn Archivo
y en la opcin: Nuevo elija Personal

Acceso al servicio OneDrive

El OneDrive es un servicio que Microsoft Corporation ha creado para que todos sus
usuarios puedan abrir y guardar sus archivos creados en Office 2013. La nica
condicin que exige es que tengas una cuenta de correo en Hotmail o en Outlook.
Para hacer acceder a este servicio debes:

27

1.

Abrir el programa de office 2013. Ejemplo: Microsoft Excel 2013

2.

Seleccionar la opcin Iniciar sesin (parte superior derecha de la ventana)

3.

Ingrese los datos solicitados:

a.

a
b

b.

c.

c
d.

4.

Ingresa tu correo en
Hotmail
(Outlook).
Ejemplo:
J_lujan_r@hotmail.com
Haga clic en el botn
Siguiente para verificar
su cuenta.
Ingrese la contrasea
para acceder al servicio
de OneDrive.
Haga clic en el botn
Iniciar sesin.

Ahora ya podr acceder al servicio del OneDrive para abrir o guardar un libro
de Excel. Observe su usuario en la parte superior derecha al acceder a la
opcin OneDrive Personal

28

Para salir del servicio del OneDrive debes:

1.

Seleccionar el botn Archivo

2.

Elija la opcin Cuenta y luego Cerrar sesin.

3.

Ahora, podr observar que su sesin se ha cerrado (parte superior derecha

de su ventana)

Abrir un archivo existente

1. Desde la PC
Debes hacer clic en el botn Abrir (de la barra de acceso rpido)

29

 Seleccionada la opcin Equipo y hacer clic en el botn Examinar, para

localizar al libro de Excel que desea abrir

Ahora deber:
a. Seleccionar
donde
est
guardado el libro
que desea abrir.
Ejemplo:
la
carpeta Nuevas
sesiones
b. Doble clic en el
nombre del libro
que desea abrir.
Ejemplo:
prueba.xlsx.

2. Desde la nube con el servicio de OneDrive

Acceder al servicio del OneDrive, iniciando sesin con su cuenta de Hotmail
o de Outlook.
Selecciona el botn Archivo y luego la opcin Abrir
Elija la opcin OneDrive Personal

30

a)

b)

c)
c
d)

Iniciar sesin,
utilizar cuenta de
Outlook o
Hotmail.
Seleccionar
OneDrive
Personal
Haga clic en el
botn
EXAMINAR
Selecciona el
archivo a abrir
Ejemplo:
prueba.xlsx.

Haga clic en el botn Examinar para abrir un libro de Excel desde el

OneDrive. Ejemplo: prueba.xlxs

Guardar un libro
1. En su PC
Ingresado los datos a la hoja de clculo, deber guardar el libro; ya que de lo
contrario corremos el riesgo de perder la informacin creada hasta el momento.
Debes hacer clic en el botn Guardar (de la barra de acceso rpido)

31

 Seleccionada la opcin Equipo y hacer clic en el botn Examinar, para

elegir donde grabar el libro de Excel.

Ahora deber:
a. Escribir el nombre
del
archivo.
Ejemplo:
la
carpeta
prueba.xlsx
sesiones
b. Seleccionar
donde se grabar
el
archivo.
Ejemplo:
la
carpeta
Documentos.
c. Elegir el formato
en el cual se
grabar
el
archivo. Ejemplo:
Libro de Excel

a
c

2. En la nube con el servicio de OneDrive

Acceder al servicio del OneDrive, iniciando sesin con su cuenta de Hotmail
o de Outlook.
Selecciona el botn Archivo y luego la opcin Guardar como
Elija la opcin OneDrive Personal

32

 Haga clic en el botn Examinar para grabar el archivo en el OneDrive.

a.

b.
a

Escribe el nombre
del archivo.
Ejemplo: prueba.
Clic en el botn
Guardar, para
enviar el archivo
al OneDrive.

Cerrar un libro de Microsoft Excel 2013

Haga clic en la pestaa Archivo en el Backstage clic en Cerrar.

33

Acciones bsicas en una hoja

Todo libro de Microsoft Excel, desarrolla sus procesos en las hojas de clculo, con
las cuales podemos realizar lo siguiente:
1.

Agregar hojas
Se inserta una hoja de clculo de tres formas:
Forma 01:
Haga clic con el botn secundario del mouse en la Hoja1.
Clic en Insertar

2
b

1
a

Seleccionar Hoja de clculo

3
c

34

Forma 02:
En la altura de las etiquetas de la hoja de clculo, clic en el smbolo

+.

Forma 03:
En la ficha Inicio, en el grupo Celdas
Haga clic en la opcin Insertar e Insertar hoja. Observa que se inserta una
nueva hoja de clculo.

IMPORTANTE! Tambin puede insertar una hoja con la combinacin

de teclas Mays+F11.
..

2.

Cambiar el nombre a las hojas

Forma 01:
Haga clic con el botn secundario del mouse en la Hoja1.
Clic en Cambiar nombre. Como se muestra en la imagen.

Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuacin, presione

ENTRAR. Observa el ejemplo.

35

Forma 02:
En la ficha Inicio, en el grupo Celdas
Haga clic en la opcin Formato, luego Cambiar el nombre de la hoja.
Escribe el nuevo nombre.

IMPORTANTE! Tambin puede hacer doble clic en la etiqueta de la

hoja para cambiar el nombre.

3.

Eliminar hojas
Haga clic secundario en la etiqueta de la Hoja1 (parte inferior de la hoja de
clculo)
Haga clic en Eliminar. Se eliminar la Hoja1.

IMPORTANTE! Tambin puede usar la ficha Inicio, en el grupo

Celdas, opcin Eliminar: Eliminar hoja.

4.

Mover o copiar una hoja

Para este proceso debemos tener en cuenta lo siguiente:
a) Mover hoja: Proceso por el cual una hoja de clculo y su contenido cambia
de posicin.
b) Copiar una hoja: Proceso por el cual una hoja de clculo y su contenido
se duplica en una nueva ubicacin.

Ejercicio 01:

36

Tenemos un libro llamado NORTE.xlsx con dos hojas de clculo (Ejemplo:

Trujillo y Chiclayo). Asimismo, otro libro llamado CENTRO.xlsx con dos hojas
de clculo (Ejemplo: Lima y Callao). Se desea mover la hoja Trujillo (de
Norte.xlsx) hacia el libro Centro.xlsx, al final de las hojas que ya tiene.
Haga clic secundario en la etiqueta de la hoja Trujillo (del libro
NORTE.xlsx).
Seleccione Mover o copiar.
Personalizando el proceso:
1.
1

2
b

2.

3
3.

Elija a qu libro
desea mover la
hoja. Si se tiene
abierto otro libro,
podras elegirlo.
Para nuestro caso
se mover al libro:
CENTRO.xlsx
Elija donde desea
ubicar la hoja
Trujillo
y
su
contenido.
Ejemplo: (mover
al final)
Haga clic en el
botn Aceptar.

Ejercicio 02:
Usando el archivo anterior, copiar la hoja Lima (de Centro.xlsx) hacia el libro
Norte.xlsx ubicndola la final de sus hojas existentes.

Haga clic secundario en la etiqueta de la hoja Lima (del libro Centro.xlsx).

Seleccione Mover o copiar.

Personalice el proceso:

1.

2.
2
b
3.

3
4
4

4.

Elija a qu libro
desea copiar la
hoja. Si se tiene
abierto otro libro,
podras
elegirlo.
Para nuestro caso
se mover al libro:
NORTE.xlsx
Elija donde desea
ubicar la hoja Lima
y su contenido.
Ejemplo: (mover al
final)
Active Crear una
copia
Haga clic en el
botn Aceptar.

37

IMPORTANTE! Tambin puede usar la ficha Inicio, en el grupo

Celdas, opcin Formato: Mover o copiar hoja.

5. Ocultar hojas de Microsoft Excel.

Haga clic secundario en la etiqueta de la Hoja1 (parte inferior de la hoja de
clculo).
Haga clic en Ocultar. Como puedes comprobar se ocult la Hoja1.

b
a

6. Mostrar hojas ocultas de Microsoft Excel

Haga clic secundario en una de las etiquetas que tiene el libro (Ejemplo:
Hoja2 (parte inferior de la hoja de clculo).

Haga clic en Mostrar

Selecciona la hoja que deseas mostrar. Ejemplo: Hoja1.

Ya tendrs nuevamente la Hoja1 en el libro.

IMPORTANTE! Tambin puede usar la ficha Inicio, en el grupo

Celdas, opcin Formato: Ocultar y mostrar.

38

Aplicacin de formatos de celdas

Formatos bsicos
Entendemos por formato de celdas como el conjunto de caractersticas que afectan
la apariencia de la celda y su contenido.
Los formatos de celdas se encuentran en la cinta de opciones: ficha de Inicio y
grupos: Fuente, Alineacin, Nmero. Como se muestra a continuacin:

a) Formatos del grupo Fuente:

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para ello podemos utilizar la banda de opciones o los cuadros de dilogo.

Banda de
opciones

Cuadro de
dilogo
Fuente

39

b) Formatos del grupo Alineacin:

Permiten asignar formato a los datos de las celdas a fin de que queden
alineados u orientados de una forma determinada. Puedes usar la banda de
opciones o el cuadro e dialogo.

Banda de
opciones

Cuadro de
dilogo
Alineacin

c) Formatos del grupo Nmero:

Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para
ello puede usar la banda de opciones o el cuadro de dialogo.

Banda de
opciones

Cuadro de
dilogo
Nmero

40

Ejercicio:
Para aplicar estos formatos bsicos debemos ingresar los siguientes datos:

Formatos del grupo Fuente

a.

Aplicando formatos Fuente

Seleccione el rango de celdas. Ejemplo: B2:H3
Luego nos dirigimos al grupo Fuente y seleccionamos las siguientes
opciones: Tipo de fuente: Arial, Tamao de fuente: 11 puntos, Negrita y
Color de fuente: Rojo.
El resultado se muestra a continuacin.

41

RECUERDE! La fuente, el tamao y el color pueden variar de acuerdo

a nuestro criterio.

b.

Aplicando bordes a las celdas

Seleccione el rango D2:H2 y presionando CTRL seleccione el rango B3:H8
Ahora, aplicar en el botn Bordes, la opcin Todos los bordes.
El resultado ser el siguiente:

c.

Aplicando color de relleno a las celdas

Seleccione el rango D2:H2 y presionando CTRL seleccione el rango B3:H3
Ahora, aplicar en el botn Color de relleno, el color Amarillo.
El resultado ser el siguiente:

42

Formatos del grupo Alineacin

a) Aplicando la alineacin de los datos

Seleccione el rango B3:H8

Ahora, aplicar los botones Centrar (Horizontal) y Alinear en el medio

(Vertical).

El resultado ser el siguiente:

b) Aplicando combinacin de celdas

Seleccione el rango D2:H2

Ahora, aplicar el botn Combinar y centrar.

As tambin, seleccione el rango B4:B8

Aplicar el botn Combinar y centrar

Para complementar, seleccione la celda B4 y aplique el botn Alinear

en el medio

43

El resultado ser el siguiente:

c) Aplicando ajustar texto

Seleccione el rango G3:H3

Ahora, aplicar el botn Ajustar texto.

Para complementar, seleccione el rango B3:F3 y aplique el botn

Alinear en el medio

El resultado ser el siguiente:

d) Aplicando orientacin al dato

Seleccione la celda B4

Ahora, aplicar el botn Orientacin.

Elija la opcin Girar texto hacia arriba

El resultado ser el siguiente:

44

Formatos del grupo Nmero

a) Aplicando la estilo millares

Seleccione el rango D4:H8

Ahora, aplicar el botn Estilo millares.

El resultado ser el siguiente:

b) Aplicando formato de nmero de contabilidad

Seleccione el rango H4:H8

Ahora, aplicar el botn Formato de nmero de contabilidad y elija

Espaol (Per)

El resultado ser el siguiente:

45

c) Aplicando aproximacin de decimales

Seleccione el rango D4:G8

Ahora, aplicar el botn Disminuir decimales. Ejemplo: sin decimales

Asimismo, seleccione el rango H4:H8 y aplique el botn Aumentar

decimales. Ejemplo: tres decimales

El resultado ser el siguiente:

Formatos personalizados
Excel provee una gran cantidad de formatos, pero es posible que en algn
momento necesitemos alguno de ellos que no est disponible en los estndares
de la hoja de clculo.
Para cubrir esta necesidad se dispone de una herramienta para crear formatos
personalizados.

46

Para acceder a estos formatos podemos seguir lo siguiente:

a.

c
b.

c.
b

a.

En
el
grupo
Nmero, haga clic
en el cuadro de
dilogo
En la ventana
Formatos
de
celdas elija la
categora
Personalizada.
Escriba o elija su
formato.

Formatos fecha y hora

Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guion para
separarlos por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocer esto
como una fecha.
Si necesitas escribir una hora, escribe los nmeros, luego un espacio y "a"
o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe
como 9: 00 p.m.
Descripcin del Formato para las fechas.
Smbolo

Significado

Da en uno o dos dgitos (1-21)

dd

Da en dos dgitos (01-21)

ddd

Da de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)

dddd

Da de la semana completo (lunes-martes-mircoles-jueves-viernes)

m
mm
mmm
aa

Mes en uno o dos dgitos (2 12)

Mes en dos dgitos (02 12)
Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)
Ao con dos dgitos (08-09-10)

Ejercicio 01: Tenemos una fecha 02-07-14, la cual podemos mostrarlo en

diversos formatos:

47

Solucin:

Para 02-07-14 El formato es: dd-mm-aa

Para 02/07/14 El formato es: dd/mm/aa

Para 02 de julio de 2014 El formato es: dd" de "mmmm "de "yyyy

Para mircoles, 02 de julio de 2014 El formato es: Fecha larga

Ejercicio 02: Tenemos la hora 02:00 p.m., la cual podemos mostrarlo de

diversos formatos:

Solucin:

b.

Para 02:10:30 p.m. El formato es: hh:mm:ss AM/PM

Para 14:10 El formato es: hh:mm

Para 14:10:30 El formato es: hh:mm:ss

Formatos numricos
Excel por defecto alinea los nmeros al lado derecho de la celda.
Ejemplos:

Descripcin de formatos personalizados para nmeros:

48

Ejercicio 01:
Desarrollemos una aplicacin, en la cual se pide cambiar el formato de las fechas.
Solucin:
1. Para ello ingrese los siguientes datos en una hoja de clculo de un libro de
Excel.

2. Selecciona el rango de fechas (A5:A11).

49

3. Ir a formato personalizado y selecciona la categora Personalizada. Luego,

escribe en el cuadro Tipo: Trujillo, dd-mmmm-yyy

4. El resultado es el siguiente:

Ejercicio 02:
Se desea aplicar un formato personalizado a un rango de datos numricos
(Cantidad), aadindoles el texto Kg, tal que sigan siendo nmeros y permita
ejecutar clculos matemticos.

50

Solucin:

Seleccione el rango B5:B8

Ingrese a los formatos personalizados, seleccione la categora: Personalizada

El Tipo aadir despus de General, el texto Kg

Observe, que el Total Vta, no ha sido alterado a pesar que la Cantidad tiene
un texto acompaando al nmero. El resultado ser el siguiente:

Estilos de celda
Permite mostrar informacin destacada en una hoja, con los diferentes estilos:
bueno, incorrecto, entrada, salida, ttulos y encabezados.

51

Se tiene el siguiente cuadro de datos:

Se desea aplicar el estilo Total del grupo Ttulos y encabezados a UNIDADES

VENDIDAS MES DE ENERO.

Seleccione el rango de celdas A2:C2

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, elija el botn Estilos de celda

El resultado es el siguiente

Borrar formato de celdas

Permite borrar formatos, contenidos, comentarios, hipervnculos o borrar todos los
formatos definidas en las celdas.

Seleccione el rango de celdas que tiene e formato de celdas a borrar. Ejemplo:

A2:C2

En el grupo Modificar de la ficha Inicio, elija el botn Borrar.

Seleccione lo que desea borrar. Ejemplo: Borrar formatos

52

El resultado ser:

Configuracin de hojas y libros para impresin

Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2013 permite modificar factores que
afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin,
encabezados y pies de pgina, tamao del papel, entre otras.

Principales configuraciones
Configuracin del diseo de la pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Microsoft Excel 2013 permite modificar
factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como los mrgenes,
orientacin, tamao del papel, rea de impresin; as como encabezados y pies de
pgina, entre otras.

En la ficha Diseo de Pgina encontramos las siguientes opciones:

Mrgenes: Permite controlar los mrgenes superior, inferior, izquierdo y

derecho de las hojas.

Orientacin: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de

forma horizontal.

53

Tamao: Determina, a travs de la lista desplegable, el tamao adecuado para

la hoja. En la actualidad el tamao A4 es un estndar para los diversos
documentos.

rea de Impresin: Define un rea especfica de la hoja para imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina. El salto de pgina se inserta

encima y a la izquierda de la seleccin.

Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.

Imprimir Ttulos: Especifica las filas y columnas que se repetirn en cada en

cada pgina impresa.

Configuracin de pgina
La modificacin de mrgenes, orientacin y tamao del papel, podemos realizarla
desde el inicializador del cuadro de dilogo.

En la ventana Configurar pgina, puede elegir la ficha Pgina para ajustar la

orientacin, escala, tamao de papel y calidad de impresin.

Si seleccionamos la ficha Mrgenes, podemos modificar los mrgenes y el

centrado de la pgina.

54

Creando encabezados y pie de pgina

Un encabezado es una lnea o un bloque de texto impreso en la parte superior de
cada pgina. Un pie de pgina es una lnea o bloque de texto impreso en la parte
inferior de cada pgina.
Para poder crear un encabezado y pie de pgina realiza lo siguiente:
Creando el encabezado:

Selecciona la Ficha Insertar.

Haz clic en el Encabe. Pie pg.

En la ventana que se muestra a continuacin, selecciona la ubicacin del

encabezado. Ejemplo:
-

Seccin izquierda: inserte la fecha actual

Seccin centro: insertar la hora actual

Seccin derecha: inserte el logo de UCV (use botn Imagen)

55

El resultado ser

Si la imagen insertada est muy grande.

Selecciona el cdigo de la imagen: &(Imagen)

Haga clic en el botn Dar formato a la imagen

La imagen, Alto 1.01 cm, Ancho 5.9 cm

56

Haga clic en el botn Aceptar y as se muestra el diseo final

Creando el pie de pgina:

Para ello, desplzate hacia la parte inferior de la hoja y haz clic en la seccin que
deseas trabajar. Ejemplo: En la seccin centro del pie de pgina, escribe lo
siguiente:

Opciones de impresin
Establecer reas de impresin
Con esta herramienta se selecciona la informacin que se desea imprimir.
Para ello debes seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona el rea para imprimir. Ejemplo: A1:F12
2. Elija la ficha Diseo de pgina
3. Clic en el botn rea de impresin
4. Clic en Establecer rea de impresin

57

3
4

Borrar reas de impresin:

1. Elija la ficha Diseo de pgina
2. Clic en el botn rea de impresin
3. Clic en Borrar rea de impresin
Estableciendo la escala de impresin
Permite aumentar o disminuir el resultado de impresin en un porcentaje de su
tamao real. El ancho y el alto mximos se deben establecer en Automtico para
poder utilizar esta caracterstica.

Ejercicio:
Establecer la escala de impresin de la informacin de las ventas del primer
trimestre.

Active la vista Diseo de pgina para visualizar si es necesario utilizar la

escala de impresin, se aprecia la informacin en dos hojas se va a imprimir.
Pero se desea imprimir en una sola hoja.

58

Hoja 1

Hoja 2

En el grupo Ajustar rea de impresin bajamos el porcentaje de la escala de

100% a 85% y se visualiza en la impresin en una solo hoja.

Finalmente para imprimir clic en el botn Archivo, Imprimir y se imprime en

una sola hoja.

59

Vista previa de impresin e imprimir

La vista preliminar permite ver los saltos de pgina, mrgenes y el formato de la
hoja antes de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente manera:

Selecciona el botn Vista preliminar de la barra de herramientas de acceso

rpido. El cual se muestra a continuacin.

Selecciona la ficha Archivo, la cual permitir mostrar la vista Backstage, a

continuacin selecciona Imprimir.

Las principales opciones se mencionan a continuacin:

Copias: Indica el nmero copias a imprimir.

Impresora: Desde esta opcin, selecciona la impresora a utilizar.

En la seccin de Configuracin se tiene:

-

Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir como (hojas
activas, todo el libro o seleccin).

Imprimir todo el libro: Permite imprimir todas las hojas del archivo

Imprimir seleccin: Permite imprimir solo las celdas seleccionadas

previamente

Pginas: Para definir las pginas a imprimir.

Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.

Orientacin: Establece la orientacin si es vertical y horizontal.

Tamao: Especifica el tamao del papel.

Mrgenes: Establece desde aqu los mrgenes.

Escala: Indica la escala respectiva.

60

Terminada la configuracin puede hacer un clic en el botn Imprimir.

61