Buenas tardes al seor tutor y dems compaeros (a). Foro 2.

Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato?
RECOLECCIN: Es el proceso por medio del cual se recogen y se agrupan los datos,
clasificndolas por su contenido, que luego ya adquieren el carcter de documento con un
valor primario o/y secundario, dependiendo de sus caractersticas internas o externas.
PROCESAMIENTO: Es el momento cuando los datos obtenidos son evaluados y
ordenados, luego si es necesario se clasifican en base de datos para conocer en que
momento puede ser til, ya sea en la empresa o en una investigacin, a partir de ello
conocemos si el documento se encuentra en una fase activa (primera edad) o simplemente
ya tiene un valor histrico.
TRANSFORMACIN: Esta es la fase en la cual se genera un nuevo documento a partir
de la informacin que se proces a partir de los datos que se clasificaron, en este sentido
con dicha informacin se pueden crear variables para facilitar su interpretacin, en lo
referente al mbito laboral permite que los documentos sean tramitados ya sea por su valor
administrativo ayudando a que se desarrollen los objetivos de la empresa, finalmente esto
depende la tipologa con la que se cre y se convierte dicho documento, pasando por su
ciclo vital de gestin, hasta llegar a su disposicin final en el archivo central o histrico.

Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y

exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la Administracin
Documental?
CORRESPONDENCIA COMERCIAL: hace referencia a las comunicaciones o escritos de
actividades diarias de una empresa ya sean informes ejecutivos, memorandos, o informes
de presupuestos y circulares.
DOCUMENTOS CONTABLES: hace referencia a los expediente que dan soporte de las
actividades comerciales ya sean facturas de venta, registros financieros, recibos de caja y
comprobantes, o documentos que tengan un valor contable.
DOCUMENTOS ESPECIALES: hace referencia aquellos registros que por su escrito
cobran diferentes formas de expresin como lo son las actas, escrituras, certificaciones de
igual modo incluyen ciertas expresiones como los soportes electrnicos, las imgenes o
audiovisuales, que conforma la informacin y documentacin de una empresa o entidad.
DOCUMENTOS LEGALES: Finalmente este hace referencia aquellos documentos que por
su naturaleza tienen y poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar un
acontecimiento o un hecho, entre los que se encuentran: la cedula- Hojas de vida- Registros
de pago y cobros.
En este sentido, esta clasificacin permite que dichos documentos sean identificables dentro
el archivo donde se guardan y permita que su ubicacin para su posterior prstamo sea de

una manera gil, logrando que la labor del archivista o del profesional a cargo sea ms
eficaz.
At: Frank Giraldo.