Despacho a clientes internos-externos

Propsito
Garantizar que las entregas de productos terminados sean correctamente controlados,
despachados de una manera agil para nuestros clientes nacionales y extranjeros.
Alcance
Estos procesos se aplican para la planta MEXICHEM, duran tambo para todos los
productos comercializados por la empresa.
PROCEDIMIENTO
Administracin de Ventas ingresa en SAP el pedido del cliente. En caso de ser interno
el solicitante realiza el pedido por Administracin de ventas, quienes le generan una
orden de entrega sin cargo.
Administracin de Ventas emite el documento Notas de entrega.
El Coordinador de Transporte distribuye las entregas a EWM, de acuerdo a los
siguientes criterios planeando los despachos para el siguiente da:
1.

El cubicaje del pedido (% que ocupa dentro del camin).

2.

El peso de la mercadera.

3.

Las prioridades de despacho: Pedidos de Distribucin, Pedidos de Proyectos.

4.

Costo del Flete.

5.

Destino y su frecuencia; posibilidades de consolidacin.

El coordinador de transporte reparte las entregas segn tres tipos de casos:

Caso 1:
La entrega contiene productos solo de accesorios a despachar
El coordinador de transporte le da los documentos al controlador de accesorios, este a
su vez los lee y busca al preparador de accesorios para encontrar el producto ya
preparado previamente.
En caso de que se tenga que preparar algo adicional el coordinador de transporte
deber imprimir la entrega con la respectiva ruta ptima para que los preparadores de
bodega puedan encontrar el producto y estos sean ordenados en pallets para que el
controlador proceda al respectivo despacho
Caso 2:
La entrega contiene solo productos de patio para despachar
El coordinador de transporte le da los documentos al despachador de patio, el cual los
lee y coordina con el oficial y transportista el embarque y el mejor orden posible

Caso 3:
La entrega contiene accesorios y productos de patio para despachar
El coordinador de transporte le da los documentos al despachador de patio, este los
revisa y genera copias de lo que son los productos de patio como tubera y tanques
para dejarles las originales al controlador de accesorios para que este cumpla el
procedimiento detallado en el caso 1.
-Al final del proceso el controlador de patio tiene la obligacin de comparar dichas
copias de las entregas con las originales si es que el hizo la verificacin con las
mismas copias del documento.

El Controlador de bodega llena un formato, denominado CONTROL DIARIO DE

TRANSPORTITAS. En dicho formato consta el nombre del transportista, la fecha, el
peso, Nombres de Clientes y las observaciones respectivas.
Los Despachadores realizaran el proceso de estiba segn el procedimiento seguro de
trabajo PG-DA-PST-028 asegurando as las condiciones adecuadas tanto para los
oficiales como para el transportista.
Los oficiales proceden al embarque de la mercadera con las Notas de Entrega
emitidas y de acuerdo al Plan de despachos, una vez que los despachadores
supervisen el embarque ingresan con el Handheld o en la computadora todos los
materiales segn como se estn cargando de acuerdo a la entrega en el transporte
previamente contratado por el Coordinador de Transportes.
Terminada la carga el despachador procede a entregar las notas de entrega al
controlador de patio y as este comienza con la verificacin de las cantidades de
tubera, tanques o lo que se despache en patio en el camin vs las notas de entrega
Si las entregas constan con accesorios el despachador o preparador procede a
entregar dichos productos debidamente ordenados en pallets al controlador de
accesorios para su revisin final, hecho esto el controlador realiza el llamado al
transportista y al oficial para el estibe de las cajas y as realizar el cuadre del total de
cajas y su respectiva clasificacin (A1,A2,A4,A6), culminado esto el controlador
ingresa las cantidades al sistema.
Para los despachadores de patio y controladores deben de llenar una informacin
solicitada en la hoja de balanza como lo es la hora de inicio-fin del despacho y control.
Las Entregas pueden ser escritas o modificadas con pluma por el despachador o
controlador.
El controlador de patio debe de desechar las copias de las entregas de los productos
de patio si fuera el caso tres ya explicado.

El controlador procede a la salida de mercanca por medio del sistema EWM

ingresando a la Opcin entregas de Salida pone el # de la entrega y le da clic en salida
de mercadera la cual hace que el sistema en SAP realice el movimiento de
mercanca, si hay ms de cuatro entregas se procede a realizar la UNIDAD DE
TRANSPORTE (UT) y se escribe el nmero de la misma en los documentos


El controlador le da los documentos al Facturador y este imprime las Facturas y
Gua de remisin en SAP, al ingresar los datos al sistema se genera el Gasto de
Transporte a la vez con el costo del viaje a realizar

El Facturador distribuye las Guas de remisin de la siguiente forma:

Denominacin

Usuario

SRI

Para el Transportista

DESTINATARIO

Para el cliente

EMISOR

Para archivos de Bodega

El Facturador separa las guas de Remisin de las Facturas y revisa con las
entregas para ver si esta correcto con lo despachado. En caso de que el cliente sea
interno debe verificar que estn los datos del transportista como cdula, nombre
completo, placa del carro o el transporte utilizado para generar la factura

Una vez revisado le entrega al transportista hacindole firmar los documentos.

Entregndole tambin la Minuta de Carga firmada por una de las personas autorizadas
y con eso pueda salir de la Compaa, el facturador tambin debe de firmar la hoja de
balanza.

Al salir el vehculo de la compaa, el guardia de seguridad le pide al

transportista una copia de la Minuta de Carga para confirmar la veracidad de la
misma, adems la hoja de balanza la cual viene con el peso del camin (sin carga)
anota el nmero de dicha Minuta en los registros de salida de los vehculos
adicionalmente hace pesar el camin en la balanza y hace el cuadre con el
transportista de todo lo que lleva con el peso reflejado en la misma

El guardia al verificar que todo est en los parmetros normales le da la

autorizacin de salida al transportista y este da un desprendible que est en la hoja de
balanza a garita, ahora se dirige al destino indicado y llega hasta el cliente. Una vez en
las Bodegas del cliente o el sitio de entrega, el cliente procede a verificar y recibir la
mercadera, para finalmente firmar en el Recib Conforme en la Gua de Remisin.
Si es un cliente interno al no necesitar una hoja de balanza el guardia solo certifica con
la factura la salida de mercanca ya que la misma estuvo sometida a previos controles
y as el guardia firma la autorizacin de salida.

El transportista entrega al cliente una copia de la Gua de Remisin y la factura

en sobre sellado cuando se traten de pedidos de distribucin.

El transportista devuelve las Guas de Remisin

asistente de transporte.

debidamente firmadas al

Productos suministrados por clientes

Cuando el cliente solicite realizar una adecuacin a un producto suministrado

por la empresa u otra empresa este se lo realizara previa aprobacin del Gerente de
divisin y constatando la posibilidad de realizar el trabajo.

Si el producto suministrado por el cliente presenta fallas de calidad se informa

al mismo va correo y se procede a la respectiva devolucin.


Una vez realizado el trabajo este se egresa y se factura con el costo del trabajo
realizado.
Exportaciones

Con la Nota de entrega de exportaciones se hace la verificacin de las

existencias.

Se procede a realizar el embalaje de los productos

Se genera la lista empaques y distribuye a exportaciones y bodega.

Se coordina embarque con naviera.

Se verifica la documentacin necesaria para la exportacin: Formulario nico

de Exportacin (FUE), Factura Comercial, Nota de Entrega y Copia de Nota de
Entrega.

Se realiza la carga y estiba de los contenedores.

El Facturador procede a la facturacin por medio del sistema EWM ingresando

a la Opcin entregas de Salida pone el # de la entrega y le da clip en salida de
mercadera la cual hace que el sistema en Sap realice el movimiento de mercanca

El Facturador imprime las Facturas y Gua de remisin en Sap,

Se hace firmar documentacin y en la Gua de remisin colocar los siguientes

datos: Placa del vehculo, nombre del chofer, nombre del despachador, nmero del
contenedor, nmero del sello de seguridad.

Despacho con gua remisin manual.

Toda salida de mercanca/materia prima/terminados que sale de Bodegas de
Mexichem Ecuador S.A., llevara su documento de soporte.
Solo en casos de emergencia que estn debidamente autorizados se podr generar
guas de remisin manual.
Las guas de remisin manual son un documento de uso controlado.

Toda gua de remisin manual deber ser aprobada segn siguiente cuadro, como
constancia firmarn en la misma previo a la salida del material. Seguridad Fsica
realizar la verificacin de dichas firmas.
Casos personas que autorizan
Entregas a Clientes (cuando NO se haya emitido nota de preparacin)
en primer lugar y adicionalmente por Crdito Y.Apolo o C.Ibarra

Adm.

Ventas

Entregas a Clientes (cuando SI se haya emitido nota de preparacin y por efectos de

no tener SAP o cualquier otra circunstancia no se pueda facturar, el tiempo de espera
mximo de contar con el sistema SAP es de media hora, luego de esto se emitirn
guas de remisin manual C.Briones/o persona delegada en ausencia C.Briones

No est permitido el uso de guas remisin para realizar cambio de productos

terminados o entrega de faltantes, las nicas excepciones son anillos y tapas de
tanque, kits de tanques.

Mensualmente el Administrador de EWM emitir un reporte donde muestre

las guas emitidas y su concepto, as como con que nro. De factura se ha facturado.
El plazo mximo para convertir una gua de remisin manual emitida para despacho a
Cliente es de un da laborable posterior a la fecha de su emisin.
Tambin se
realizarn auditorias de las guas remisin manual por parte de Contralora.

ELABORADO:
RONNIE PREZ JARAMILLO
Cargo:

CONTROLADOR DE BODEGA