PGM Comunicacion Interna y RRPP EMPRESA CONSULTORA

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PROPUESTA DE MEJORA EN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
I. JUSTIFICACIN.
La importancia de desarrollar e implementar mejoras en la Comunicacin
Organizacional se fundamenta en el hecho de que la Comunicacin es un proceso
fundamental para desarrollar las actividades generadoras de la propuesta de valor
que dan sentido al funcionamiento de las organizaciones. De igual manera es la
clave del desarrollo y crecimiento de la empresa.
Asimismo, las funciones de la comunicacin dentro de la organizacin van
desde proporcionar informacin de procesos internos, posibilitar funciones de
mando, toma de decisiones y soluciones de problemas.
Esta propuesta de mejora va encaminada a que la empresa de recin fundacin
Consultora Organizacional sea capaz de implementar una serie de estrategias
enfocadas al desarrollo y mejora de sus procesos de comunicacin al interior de s
misma como al exterior.
II. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN.

La empresa de
ConSultora Organizacional,
es una
organizacin joven, que en forma reciente inicia sus actividades de consultora

en el rea de la comunicacin.
Al tratarse de una empresa novel, no cuenta con un adecuado departamento
de comunicacin organizacional que incluya su propio sistema funcional de
imagen corporativa ni de relaciones pblicas. Adicional, sus problemas de
ConSultora Organizacional
comunicacin interna son notorios pues carece de los elementos bsicos que
coadyuven a sus propios procesos de comunicacin formal, informal y mixta.
Entre sus tareas urgentes, para estar en
posibilidades de operar y atender a sus
clientes de manera eficaz y eficiente, la
empresa Consultora Organizacional, deber
re-estructurarse, contratar a los colaboradores
necesarios para dicha adecuacin y sobre
todo funcionar de manera que sus problemas
de comunicacin interna y externa le sean
fciles de abordar, de hecho deber hacerlo
como si ella misma fuese su cliente preferido.
Atentos a la mejora de la empresa de Consultora Organizacional se
propone que a travs de una intervencin de consultora, la implementacin de
soluciones a su problemtica planteada en el mbito de la Comunicacin
Organizacional arriba descrita.
III. ESTRATEGIA PARA LA EMPRESA:
ConSultora
Organizacional.
En base a la deteccin de necesidades y como propuesta de mejora, se presenta
para su implementacin la siguiente ESTRATEGIA DE MEJORA:
Programa para mejorar la efectividad de comunicacin interna y externa de la
empresa Consultora Organizacional desarrollando las actividades propuestas en
tres lneas de accin:
Re-Estructuracin Organizacional.
Implementacin del Programa se Comunicacin Interna y externa.
Mejoramiento de Relaciones Pblicas e Imagen Corporativa.
IV. OBJETIVOS.
Acorde a las lneas de accin que conforman la estrategia de mejora general se
plantean los siguientes objetivos:
1. OBJETIVO DE RE-ESTRUCTURACIN ORGANIZACIONAL. Adecuar la
estructura
organizacional
de
la
propia
empresa
Consultora
Organizacional acorde a los servicios que ofrece, en relacin a las

funciones, tareas y rea de responsabilidad
de sus colaboradores antiguos y los de
recin contratacin.
2. OBJETIVO DE DIESO DEL PROGRAMA
DE COMUNICACIN INTERNA. Disear un
programa de comunicacin interna que
contenga los elementos primordiales para
sus
procesos
de
comunicacin
organizacional.
3. OBJETIVO DE MEJORAMIENTO DE RELACIONES PBLICAS E
IMAGEN
CORPORATIVA.
Implementar
un
programa
integral
de
capacitacin para los colaboradores que brindarn servicio en las reas de

Relaciones Pblicas y de Imagen Corporativa.
V. METODOLOGA Y PLANES DE ACCIN.

El personal directivo deber incorporarse a las actividades de las lneas de
accin I y II. Los colaboradores que pertenezcan al departamento de
Comunicacin Organizacional debern asistir a las sesiones programadas de las
lneas de accin II y III. Segn cronograma al final de esta propuesta.
A continuacin se presentan planes de accin para cada uno de los objetivos
planteados de manera que las actividades del plan de mejora no tengan una
duracin mayor de 2 meses calendario despus de la aceptacin de este

programa.
VI. LINEA DE ACCIN I. RE-ESTRUCTURACIN ORGANIZACIONAL.

Actividades a realizar:
1. Fundamentos filosficos y axiolgicos que dan origen a la
organizacin y sentido de existencia a la organizacin.
2. Planeacin Estratgica. -Anlisis FODA.
3. Planeacin operativa a corto y mediano plazo.
4. Re-estructuracin organizacional resultado de la planeacin
estratgica y operativa.
La informacin de base con la que se cuenta para iniciar esta etapa es la

siguiente:
a) Nombre de la organizacin.
b) Misin.
Ser una empresa en servicios de consultora en el mbito la

comunicacin organizacional para que mediante la potencializacin de las
habilidades de sus propios colaboradores en los procesos de comunicacin y
el manejo de relaciones pblicas, sean capaces de igual manera ofrecer los
mismos servicios a travs de sus expertos en Comunicacin, Relaciones
Pblicas y Fortalecimiento de Imagen Institucional a las organizaciones que
contraten sus servicios.
c) Visin.
ConSultora Organizacional es una empresa que contribuye a la
calidad y productividad de sus clientes, con enfoque en la mejora continua,
fomentando en sus colaboradores la bsqueda constante de la excelencia,
ofreciendo servicios de calidad, colocndose as como una empresa lder en
el mercado y fundamentado su desarrollo en la responsabilidad y
colaboracin que tiene con sus clientes, comprometindonos con xito del
servicio que implementamos en su organizacin, lo cual logramos al trabajar
5
bajo el principio de operacin: Servir es un arte que se fundamenta en la
confianza y la experiencia.
d) Valores.
Honestidad
Respeto
Responsabilidad
Colaboracin
e) Estructura organizacional (organigrama).
Asistent
e
Administracin
Gerente General
Recursos Humanos
Comunicacin
Organizacional
Asistente
Relaciones Plbicas
Asistente
Imagen
Corporativa
Asistente
Diseo
Grfico
Compras y Ventas
Asistente
f) Realizacin del Anlisis FODA, considerando:
Fortalezas. Aspecto o actividad que realiza la organizacin con un alto

grado de eficiencia y que est bajo su control.
Oportunidades Es suceso del entorno que de presentarse, facilitara que
la organizacin logre ms fcilmente sus objetivos. No est bajo su
control.
Debilidades. Es todo aquel aspecto o actividad que realiza la
organizacin con un bajo grado de eficiencia.
Amenazas. Es todo aquel evento del medio ambiente, que de presentarse
podra afectar negativamente los resultados del negocio en forma
significativa. La amenaza no est bajo control de la organizacin.
VII. LINEA DE ACCIN II. DISEO DEL PROGRAMA DE COMUNICACIN

INTERNA.
Es importante recalcar que la comunicacin interna deber ser efectiva, por
lo que el programa estar diseado a fin de plantear soluciones ante los
problemas de comunicacin en la organizacin.
La comunicacin como proceso no se da en forma natural, dado a la
complejidad de la actividad humana al interior de la organizacin, deber de
manera intencional disearse los elementos, los procesos y lo medios que
garanticen que la informacin sea funcional y de apoyo para las
actividades al interior de la organizacin.
Las organizaciones son grupos sociales cuyos
esfuerzos en comn se encaminan a generar valor,
como una propuesta establecida en objetivos definidos
previamente. Para lograrlo requieren de un proceso fundamental
que le permita de manera colaborar, integrarse y coordinarse para lograr
sus objetivos; este proceso es el de la comunicacin.
Los conceptos de comunicacin y de informacin en las empresas estn
ligados entre s; por una parte, la comunicacin provee de informacin til o si
se quiere ver en sentido inverso, la informacin propicia el proceso de

comunicacin.
Segn Fragoso (2000) la Comunicacin 1 es el proceso de transferencia de
informacin entre un emisor y un receptor, asegurndose de que ste ltimo la
comprenda. Mientras que la informacin es el valor neto de la comparacin de
los elementos de una situacin actual con los elementos apropiados de los
datos.
Elementos principales del programa de comunicacin interna.
Formal.
Informal.
Identificacin de los pblicos.
Diseos medios de comunicacin:
Memorandos y oficios.
Correos postales y electrnicos.
Peridicos murales para avisos.
Sealtica y ambientacin interna.
De
esta
comunicacin
manera
para
los
mbitos
cualquier
de
tipo
la
de
organizacin son el individual, grupal, intergrupal, intra-organizacional y al

exterior, con su medio ambiente o entorno en el cual existe y se desarrolla.
En la organizacin los canales se establecen previamente, dependiendo
de la intencin, el contenido, el significado y el propsito que se desea lograr.
Estos canales pueden ser formales e informales.
Comunicacin formal. Es aquella en la que el canal lo establece la
organizacin para transmitir mensajes que se relacionan con las actividades
1 Otro concepto relacionado a informacin y comunicacin es el dato que
proviene del latn datum y significa lo que se da- y se refiere a los elementos
necesarios para el conocimiento de una cosa.
profesionales de sus miembros, (Robbins, 2009). Existen tres formas tpicas

de comunicacin formal dentro de las empresas:
La Comunicacin Descendente. Cuya principal utilidad es la
emisin de directrices de un superior a sus subordinados.

La Comunicacin Ascendente.- Este tipo de comunicacin
suministra retroalimentacin de los subordinados.

La Comunicacin Horizontal.- Es la comunicacin que se
desarrolla entre dos personas del mismo nivel jerrquico.
Comunicacin informal. Este tipo de comunicacin personal o social se da

a travs de canales
espontneos que surgen de elecciones o intereses
individuales, (Robbins, 2009).

Como proceso complejo de actividad humana, la Comunicacin va ms
all de codificar/emitir mensajes y recibir/decodificar mensajes; es el
intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre dos o ms
personas que se influirn de manera determinante dependiendo de los
significados y de las percepciones.
COMUNICACIN INTERNA:
1. Establecer y difundir la misin, visin, los objetivos y las metas
de la organizacin.
2. Desarrollar las estrategias y los planes idneos.
3. Aumentar la aceptacin de las reglas de la institucin orientadas
a sus integrantes.
2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos institucionales.
3. Proporcionar los datos necesarios para la toma de decisiones.
4. Clasificar las responsabilidades de tarea, identificar los puestos
de autoridad y fincar responsabilidad para el desempeo.
5. Para acordar el trabajo que se va a realizar, intercambiar
instrucciones que permitan realizar lo correcto y lograr las
metas y objetivos.
6. Para coordinar el trabajo de sus integrantes.

7. Conocer las necesidades y obtener la comprensin y el apoyo
de los dems.
8. Para la toma de decisiones en grupo.
9. Para alentar el buen desempeo y promover la satisfaccin de
los trabajadores mediante la integracin y la cooperacin.
Para fundamentar el crecimiento y desarrollo de la empresa Consultora
Organizacional mediante la implementacin de estrategias encaminadas a la
comunicacin organizacional que le permitan a todos sus integrantes, el
manejo adecuado de los procesos de comunicacin, de las relaciones
pblicas y fortalecimiento de la imagen corporativa, se elabora el presente
manual, como material de apoyo en el aprendizaje y conocimiento de lo que
la
organizacin
es,
permitiendo
el
cumplimiento
de
tres
objetivos
primordiales:
1. El del conocimiento y apropiacin de la misin, de la visin y de la
estructura y los sistemas que de dan la identidad y fundamentan la
operatividad y funcionamiento como organizacin.
2. El de apoyo a las actividades instruccionales para el personal de
nuevo ingreso y como gua y orientacin para los colaboradores en el
desarrollo y fortalecimiento de habilidades actividades inherentes a la
comunicacin organizacional, cubriendo tanto los flujos comunicativos
internos: laterales y los horizontales.
3. El del conocimiento de las polticas y normas establecidas para lograr
una comunicacin eficaz, no solo interna sino tambin hacia el exterior
de la organizacin.
Comunicacin formal.
1. Peridico mural. Para fines de avisos se utilizar el peridico mural
ubicado en el pasillo de la entrada.
Los avisos debern ser
elaborados bajo la supervisin, y publicados siempre y cuando lleven
10
la firma del responsable del departamento de Comunicacin

Organizacional.
2. Memorandos de oficina.
Los responsables de los departamentos
brindarn los formatos diseados por el departamento de Relaciones

pblicas a sus secretarias para que les capturen e impriman los oficios
con la informacin requerida.
Se cuidar la forma: redaccin y
ortografa impecables. El estilo ser de respeto y dirigindose a los

destinatarios en forma clara y sencilla. Ser necesaria archivar todos
los documentos emitidos con firma de recepcin del destinatario. El
nico departamento que puede enviar escritos al exterior ser
Relaciones Pblicas con el visto bueno de la Gerencia General.
3. Formatos para operacin y control. Todos los formatos de registro,
resultado de las actividades de operacin y control debern contener
el logotipo de la organizacin, vigilando las reglas de aplicacin, y
siempre, el formato deber ser autorizado por el departamento de
Imagen Corporativa.
Comunicacin informal.
Todos los colaboradores se dirigirn entre ellos utilizando las reglas de
urbanidad, respeto y tica. Los comportamientos sern armoniosos y de
apoyo, orientados a la cooperacin y tolerancia entre las diferencias.
Imperar la verdad y la libertad de comunicacin entendida como el
derecho de expresar su punto de vista pero tambin respetando el punto de
vista del otro. En relacin a las rdenes e instrucciones del superior, estas
sern firmes pero cordiales y no denostarn desigualdad ni opresin. El
convencimiento sobre la utilizacin del poder por el poder.
11
VIII: LNEA DE ACCIN III. CAPACITACIN Y DESARROLLO EN RELACIONES

PBLICAS E IMAGEN CORPORATIVA.
Ser el rea de Relaciones Pblicas la responsable de proponer y apoyarse
de las dems reas o departamentos para establecer y llevar a cabo acciones
tendientes a la mejora de la imagen corporativa de la empresa, para que sea
viable el proyectar lo que es Consultora Organizacional y lo que sta ofrece en
servicios para crear o mejorar los procesos de comunicacin.
De esta manera, la comunicacin formal externa estar a cargo y ser
responsabilidad del rea de Relaciones Pblicas, orientando, marcando polticas y
lineamientos acordes a los propsitos organizacionales.
Cuando este tipo de comunicacin est dirigida a llevar a cabo estrategias de
mercadotecnia y ventas, ser el departamento de Compras y Ventas, quien solicite
autorizacin a sus propuestas para la utilizacin de Flayers, publicidad en
peridicos, en redes sociales y publicidad en radio.
Los medios para la publicidad y promocin se
ajustarn a los presupuestos establecidos para
efectos de esas actividades. Toda la propaganda
impresa deber contener el logotipo o imagotipo en
la parte superior derecha y se vigilar la aplicacin
de los mismos por parte del rea de Relaciones
pblicas.
La funcin de las Relaciones Pblicas es
gestionar la comunicacin interna y externa en la
organizacin
utilizando
herramientas de difusin e informacin para
diversas
tcnicas
informar sobre las personas u
organizaciones y modificar o potenciar sus actitudes y acciones.
12
La importancia de Relaciones Pblicas radica en que debern ser eficaces

GENERANDO VALOR para la empresa: imagen, reputacin, comprensin de su
mensaje, etc., y son importantes dado que:
Previenen los conflictos laborales.
Promueven el desarrollo de la productividad.
Manejan la administracin de los recursos humanos.
Promueven la inversin.
Promueven las ventas.
Facilitan las compras.
Facilitan trmites legales.
Generan condiciones ambientales favorables para la empresa.
PUBLICOS INTERNOS Y EXTERNOS:

Es importante acotar campos de accin bien determinados y fcilmente
aislables para que la funcin de Relaciones Pblicas sea satisfactoria.
13
Todas las empresas tienen pblicos de inters (stakeholders) quienes

debern ser influenciados dado que afectarn las actividades y resultados que
pretende la organizacin, ej.:
Accion
ista
s
Emple
ado
s
Cliente
s
Provee
dor
es
Distrib
uid
ore
s
Compe
tido
res
dire
cto
s e
indi
14
rect
os
Institu
cio
nes
fina
nci
era
s
Medios
de
co
mu
nic
aci
n
Estado
y
Ad
min
istr
aci
one
s
Pb
lica
s
Comun
ida
des
loc
ales
LA IMAGEN CORPORATIVA.
Al considerar la importancia de la misin, visin, filosofa y valores,
objetivos, es necesario que la organizaciones sea capaces de dar a conocer

estos elementos de forma grfica o de manera que los diferentes pblicos con el
15
simple hecho de ver una imagen, formas y colores, sean capaces de evocar los
elementos bsicos de la imagen corporativa. En este trabajo, para disear el logo
arriba presentado, se seleccionaron los siguientes elementos:
1. Singularidad del Logo para que la empresa pueda reconocida al asignarle
un logo propia con caractersticas que la hagan particular y le den
identidad.
2. La homogeneidad para la imagen integral de la empresa se deber poner
cuidado y atencin para integrar elementos como sern la pgina web,
anuncios en medios masivos impresos, tarjetas de presentacin, etc.
3. Similitud cromtica, el logo para la imagen se propone en dos colores, el

negro para evitar el contraste alto y el color azul-morado para generar
respeto y confianza, es un color sobrio y maduro.
4. Temas como smbolos es para llamar la atencin, las letras dentro de la
imagen para que se relacione el smbolo con la consultora y el color para
dar identidad.
5. Elocuencia, nuevamente encontramos en el logo las formas que pueden
evocar las letras C S de la palabra consultora dado que se asociarn a la
palabra escrita en el mismo logo.
La imagen corporativa es la cara de toda organizacin, es, digmoslo as,

su personalidad. Es importante que se cuide la percepcin que los pblicos
internos y externos tienen de la organizacin, por lo que debe existir congruencia
entre todos los elementos que den pauta a la interpretacin de la misin, visin,
valores, objetivos, giro, etc., de la entidad.
Si una organizacin cambia de imagen corporativa frecuentemente o, no hay
coherencia entre lo que es en s y lo que demuestra, los pblicos no tendrn claro
de qu tipo de organizacin se trata, y por tanto, los intereses de la misma se
vern afectados.
16
Eleccin de al menos cinco elementos de la lista para el diseo en dibujo:
Singularidad del Logo.

La homogeneidad.
Similitud cromtica.
Temas como smbolos.
Elocuencia.
IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

TIEMPO
SEMANAS
1
1
0
1
2
ETAPAS
I. RE ESTRUCTURACIN ORGANIZACIONAL.
1. Fundamentos filosficos y axiolgicos que dan origen a la organizacin y
sentido de existencia a la organizacin.
4. Re-estructuracin organizacional resultado de la planeacin estratgica y
operativa.
II. DISEO DEL PROGRAMA DE COMUNICACIN INTERNA.
III. CAPACITACIN Y DESARROLLO EN RELACIONES PBLICAS E
IMAGEN CORPORATIVA.
X. INVERSIN.
PROGRAMA
I. RE ESTRUCTURACIN ORGANIZACIONAL.
1. Fundamentos filosficos y axiolgicos que dan origen a la
organizacin y sentido de existencia a la organizacin.
4. Re-estructuracin organizacional resultado de la planeacin
estratgica y operativa.
II. DISEO DEL PROGRAMA DE COMUNICACIN INTERNA.
III. CAPACITACIN Y DESARROLLO EN RELACIONES PBLICAS E
IMAGEN CORPORATIVA.
Total a pagar en tres exhibiciones:
COSTO NICO
$ 50,000.00
$ 50,000.00
$ 50,000.00
$ 150,000.00
1
2
13
17
XI. INDICADORES Y EVALUACIN DE

OBJETIVOS.
1. Portafolio ejecutivo conteniendo la
re-estructuracin y detallado de
perfiles de puestos y descripcin de
actividades por funciones. 100%
2. Paquete entregable de documentos
de comunicacin interna, con imagen
y normatividad de uso. 100%
3. Historia y evidencias de aprendizaje
de los colaboradores inscritos en
cursos/talleres de Relaciones Pblicas e Imagen corporativa. 100%
BIBLIOGRAFA
http://mercawidget.wordpress.com/2008/02/05/elementos-para-crear-una-imagencorporativa-de-tu-empresa/ Consulta efectuada el 9 de julio de 2013.
http://www.imagen-corporativa.com.ar/componentes-identidad-corporativa.htm
Adler, R. B. (2005). Comunicacin Organizacional: Principios y prcticas para
negocios y profesiones. Mxico: McGraw-Hill Interamericana Pp. 5-12.
Fernndez Collado, C. (2009). La comunicacin en las organizaciones. Mxico:
Trillas. Pp. 1115.
Robbins, S.P. (1996). Fundamentos de Administracin, conceptos y aplicaciones.
Mxico: Prentice Hall. 485pp.
Robbins, S.P. (2009) Comportamiento Organizacional. Mxico: Ed. Pearsons. Pp.
348-375.
18
Russell, A.L. (2002). Cpsulas de Ackoff. Administracin en pequeas dosis.

Mxico: Ed. Limusa. Pp 156-187.
Wikipedia (2013) Consultado el 26 de junio de 2013, desde [http://es.wikipedia.
org/wiki/Comunicaci%C3%B3n

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PROPUESTA DE MEJORA EN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

II. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN.

organizacin joven, que en forma reciente inicia sus actividades de consultora

III. ESTRATEGIA PARA LA EMPRESA:

Organizacional acorde a los servicios que ofrece, en relacin a las

capacitacin para los colaboradores que brindarn servicio en las reas de

V. METODOLOGA Y PLANES DE ACCIN.

duracin mayor de 2 meses calendario despus de la aceptacin de este

VI. LINEA DE ACCIN I. RE-ESTRUCTURACIN ORGANIZACIONAL.

La informacin de base con la que se cuenta para iniciar esta etapa es la

Ser una empresa en servicios de consultora en el mbito la

f) Realizacin del Anlisis FODA, considerando:

Fortalezas. Aspecto o actividad que realiza la organizacin con un alto

VII. LINEA DE ACCIN II. DISEO DEL PROGRAMA DE COMUNICACIN

se quiere ver en sentido inverso, la informacin propicia el proceso de

organizacin son el individual, grupal, intergrupal, intra-organizacional y al

profesionales de sus miembros, (Robbins, 2009). Existen tres formas tpicas

La Comunicacin Descendente. Cuya principal utilidad es la

emisin de directrices de un superior a sus subordinados.

suministra retroalimentacin de los subordinados.

Comunicacin informal. Este tipo de comunicacin personal o social se da

espontneos que surgen de elecciones o intereses

individuales, (Robbins, 2009).

6. Para coordinar el trabajo de sus integrantes.

Los avisos debern ser

elaborados bajo la supervisin, y publicados siempre y cuando lleven

la firma del responsable del departamento de Comunicacin

Los responsables de los departamentos

brindarn los formatos diseados por el departamento de Relaciones

Se cuidar la forma: redaccin y

ortografa impecables. El estilo ser de respeto y dirigindose a los

VIII: LNEA DE ACCIN III. CAPACITACIN Y DESARROLLO EN RELACIONES

herramientas de difusin e informacin para

informar sobre las personas u

organizaciones y modificar o potenciar sus actitudes y acciones.

La importancia de Relaciones Pblicas radica en que debern ser eficaces

PUBLICOS INTERNOS Y EXTERNOS:

Todas las empresas tienen pblicos de inters (stakeholders) quienes

objetivos, es necesario que la organizaciones sea capaces de dar a conocer

3. Similitud cromtica, el logo para la imagen se propone en dos colores, el

La imagen corporativa es la cara de toda organizacin, es, digmoslo as,

Eleccin de al menos cinco elementos de la lista para el diseo en dibujo:

Singularidad del Logo.

IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

XI. INDICADORES Y EVALUACIN DE

Russell, A.L. (2002). Cpsulas de Ackoff. Administracin en pequeas dosis.

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