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MIGRACION A SOFTWARE LIBRE

PLAN DE MIGRACION DE SOFTWARE LIBRE


EN LA ADMINISTRACION PUBLICA
1. SOFTWARE LIBRE
2. IMPACTO DEL SOFTWARE LIBRE EN EL ESTADO
3. ENFOQUE METODOLOGIA
4. PLANEAMIENTO PARA LA MIGRACION A SOFTWARE LIBRE
5. DIAGNOSTICO DE SISTEMAS DE INFORMACION
6. ALTERNATIVAS DE MIGRACION
7. INSTALACION CONFIGURACION Y PRUEBAS DE LOS SISTEMAS A
MIGRAR
8. CAPACITACION Y SPORTE A LOS USUARIOS
9. DOCUMNETACION DEL PROCESO DE MIGRACION

Buenas Practicas

Conocimiento Libre
Los procesos de migracin a Software Libre (SL) y Conocimiento Libre
(CL) en el ambiente de las Tic, siempre sern no solo de alto riesgo sino
tambin procesos
con alto nivel de planificacin y seguimiento
tcnico. Sern sin lugar a dudas procesos, con un alto contenido de
Ingeniera Social, donde el usuario y su integracin operativa en la
empresa, sean los actores principales.
Numero uno:
En todo tipo de empresa el proceso mismo de migracin, ser abierto y
publicado de manera directa, escrita y oficial por las directivas de la
entidad. Esto debe hacerse en la Intranet de la empresa, en la Web, en los
peridicos o publicaciones institucionales y finalmente en carta dirigida a
cada una de las personas vinculadas al proceso, en las todas las reas
administrativa, productiva y de control.
Esto debe hacerse en una nota corta, que enumere los puntos de soporte
de la decisin y sus grandes beneficios y que adems, invite
cordialmente a hacerse participe del proyecto, terminando con la firma de
las cabezas de uno o dos de los grupos directivos mas notables
(Gerencia, Presidencia, Junta directiva, etc.).

ConocimientoLibre (Numero 2)

Numero Dos
Como paso de entrada y apoyo inicial se deber seleccionar un grupo
piloto, mximo de quince personas, que sean claramente identificables
como usuarios de alto potencial en el uso, divulgacin y exploracin de
nuevas tecnologas.

Este grupo deber ser sometido a un proceso particular de sensibilizacin y


conocimiento detallado de la herramienta. Este proceso no deber tomar
mas de 10 horas de instruccin y un par de semanas de laboratorio
intensivo, usado en el intercambio de archivos y en el uso de las
herramientas en procesos productivos de la entidad.

Conocimiento Libre (Numero tres)


Los procesos de migracin a Software Libre (SL) y Conocimiento Libre (CL) son
especialmente intensivos en generar inclusin y respeto total por el usuario
final y su ambiente corporativo y empresarial de trabajo.
Esta inclusin debe enfrentar con toda seriedad sus tres mas importantes
inquietudes: respeto por su trabajo anteriormente desarrollado; conservar o
aumentar significativamente su nivel de productividad actual y garantizar la
integracin y empoderamiento personal, de la nueva herramienta en su
ambiente cognitivo.
Este proceso se desarrollara en un buen plan de general de Sensibilizacin,
pues para nosotros el USUARIO es el que sigue en el organigrama, despus
de la Santsima Trinidad .

Conocimiento Libre (Numero tres)

Numero Tres
Crear y desarrollar un Plan general de sensibilizacin dirigido en su
primera etapa al personal administrativo, productivo y de ventas,
que se realizara en reuniones tipo auditorio para grupos
numerosos de personas (entre 10 y 200 asistentes), en las
instalaciones de la institucin y con una duracin mxima de dos
horas.

Conocimiento Libre (Numero tres)

Este escenario sera ideal para demostrar de manera directa y en formato taller
temas como: usar el programa para prueba variada de archivos y procesos
usados regularmente en la corporacin, demostrar que la curva de aprendizaje
del nuevo producto es casi plana, proteccin total de su valioso trabajo
anteriormente desarrollado y aumento importante de su productividad
cotidiana.
Para este evento
pueden aprovecharse algunos espacios, que para
capacitacin y/o divulgacin de diferentes temas son usados de manera
frecuente por el rea de Recursos Humanos.

Conocimiento Libre (Numero tres)

La Sensibilizacin es la presentacin en sociedad del producto que esta siendo


usado en el proceso de migracin (LibreOffice; LibreProject, Scribus, InkScape,
Blender, FireFox, etc), y es de suma importancia que este primer contacto sea
claro, honesto, directo y abierto a cualquier tipo de inquietudes, dudas o
requerimientos que el auditorio tenga del nuevo producto, sobre todo en
aspectos comparativos crticos, generados al comparar la operatividad,
implementacin y uso cotidiano del producto o componente paralelo (
LibreOffice versus Ms Office o Scribus versus Ms Publisher).

Divulgacin y sensibilizacin
Despus de haber desarrollado de manera integral el numero tres de este
declogo y haber obtenido y analizado las conclusiones del evento mismo, se
hace imperativo hacer una amplia divulgacin, comunicacin, creacin de
contenidos, aportes, ensayos y materiales sobre la nueva herramienta.
Lo primero es desarrollar y divulgar el estatus real y actual del producto,
tanto a nivel local, nacional e internacional, posteando de manera peridica
en la Web y la intranet corporativa, as como en las publicaciones
institucionales, las noticias mas importantes, que muestren en tiempo real
el posicionamiento actualizado del producto y sus elementos relacionados.

Tambin usando la web y/o la intranet de la entidad, se publicarn


manuales, documentos, tips, plantillas, reas de consulta y soporte pblicos
y en general todo tipo de informacin que ayude a profundizar y optimizar el
uso de la herramienta. A modo de ejemplo aqu estn todos lo manuales
oficiales de LibreOffice en su presentacin y desarrollo temtico integral.

Divulgacin y sensibilizacin

Es tambin en este punto donde se debe iniciar la creacin, acumulacin,


formateo y publicacin formal de una Base de Datos de Conocimiento. Una
de las mejores alternativas para esta labor es usar para ello los servicios
libres de un wiki, tipo Wikipedia o WikiMedia.
Un ejemplo notable de este punto es el proceso que hace algunos aos,
desarrollo la Corporacin Novell Inc, para la exitossima migracin de sus
mas de 6 mil maquinas al ambiente integral de ofimtica libre.

Divulgacin y sensibilizacin

Tambin se debe plantear, disear, publicar en la web/intranet de la entidad


un formato digital general, dirigido a todo tipo de usuarios, donde puedan
expresar abiertamente todo tipo de conceptos, opiniones, criticas y
preguntas. Este formulario deber ser recolectado digital-mente y
sera la base para alimentar el wiki previamente creado para almacenar
nuestra Base de Conocimientos.
Es importante hacer notar que la totalidad de los productos y componentes
libres del ecosistema de migracin, tienen informacin muy valiosa en sus
respectivos wikis a saber: LibreOffice, Apache OpenOffice, Gim, Firefox , etc.

Conocimiento Libre (CL) (Numero cinco)

El xito de haber desarrollado un muy buen plan de Comunicacin, sera la


mejor preparacin para la generacin, implementacion, control y evaluacin
de un programa detallado de entrenamiento de usuarios, dirigido crear un
claro conocimiento y empoderamiento de las nuevas herramientas.
Este Plan general de capacitacin sera un programa formal de
entrenamiento, que en cursos de ocho horas y en grupos de mximo 15
personas, les formara de manera suficiente en el uso de la herramienta.
Se recomienda desarrollar este proceso en las instalaciones de la empresa
usando los recursos adecuados, pues la cercana del usuario con su propio
ambiente de trabajo cotidiano, no solo le dar la seguridad.. de estar en
su medio, sino la importantsima posibilidad de tener a mano.., todos sus
recursos, y lo mas importante: su informacin y todos sus desarrollos usados
en su labor directa.

Conocimiento Libre (CL) (Numero cinco)

Este seminario deber satisfacer tres vitales y especficos propsitos saber:


Mostrar de manera contundente que la nueva herramienta es amigable..
y que su operacin regular se enmarca en conocimientos y conceptos
estndar y generales, que ya hacen parte de su haber cognitivo y que son
aplicables directamente, sin ningn esfuerzo adicional de aprendizaje. A
modo de ejemplo tomemos la operacin de un escritorio de un Pc (cualquier
plataforma) o de un procesador de texto y veremos que su manipulacin
.. es igual sin importar el ambiente en que se encuentre.

Conocimiento Libre (CL) (Numero cinco)


Mostrar de manera practica que todo su trabajo anterior sera protegido y
que sus resultados y rutinas de actividad cotidiana permanecern, sin
deterioro ninguno. Es importante notar que algunos productos involucran en
la creacin de informacin y archivos de los usuarios ..protocolos
propios..registrados como propiedad del autor .., que no podrn ser usados
por el componente Libre que estamos implementando. A modo de ejemplo
les recomiendo leer, este breve pero descriptivo articulo, publicado
recientemente en nuestro blog LibreOffice 4.3: Intercambio versus
compatibilidad de Archivos.

Crear en el usuario una clara consciencia de productividad haciendo de la


herramienta un elemento de empoderamiento de USUARIO, mostrando y
aplicando sus opciones y recursos notables que hagan de su trabajo y
ambiente un innovacin y desarrollo personal importante. Mi ejemplo
favorito en este punto, es la comparacin que hago con regularidad entre el
manejo, creacin y administracin de tablas entre LibreOffice 4.x y Ms Office
cualquier versin.

Conocimiento Libre (CL) (Numero seis)


El socio perfecto .. de un plan integral de capacitacin de usuario final,
desarrollado en el Declogo en su numero Cinco, es sin lugar a dudas, hacer un plan
detallado e intensivo, dirigido al entrenamiento del personal de soporte o Help Desk,
que en esencia sern los encargados de hacer sostenible el proyecto mismo de
migracin.

En este plan de entrenamiento al personal tcnico y de soporte, se deben formar al


menos cinco personas del rea de Informtica, que de manera eficiente sean el
soporte posterior para el mantenimiento, instalacin, distribucin y actualizacin
continua y posterior del producto. Este punto se realiza con un seminario tcnico
especializado de 16 horas, generalmente contratado con recursos externos a la entidad
y apoyado en especialistas del rea.
Esta formacin debe lograr sin ninguna duda los siguientes objetivos especficos:
Crear, desarrollar y hacer plenamente conscientes a cada uno de los participantes
de la filosofa, reglas y poder del Conocimiento Libre y sus herramientas de Software
Libre. Esta posicin deber ser totalmente comprobada, no solo por sus
conocimientos sino por su clara conciencia comunitaria. En otras palabras cada
participante deber ser un evangelizador de dichas herramientas. En dicho caso
siempre he recomendado que los candidatos cursen, prueben y se certifiquen en estos
excelentes cursos gratuitos de Migracin a Software Libre y Gestin de Proyectos de
Software Libre.

Conocimiento Libre (CL) (Numero seis)


Desarrollar en cada candidato una inquebrantable, continua y clara aptitud de respeto, por
todas y cada una de las preguntas, inquietudes, observaciones y criticas que el usuario
tenga sobre la aplicacin, conversin y uso confiable de la nueva herramienta. Siempre he
credo que bajo ninguna condicin se pueden aceptar tratos o apelativos despectivos como
usuario.. o similares.
Formar en un nivel avanzado a cada participante, finalmente crear, implementar,
hacindole un conocedor analtico y profundo de la herramienta. Para lograrlo se
recomienda hacer talleres demostrativos de gran valor practico que involucren archivos
sensibles de los usuarios, que permitan desarrollar procesos reales de conversin y
tratamiento de la informacin con los nuevos elementos.
Y finalmente crear, desarrollar, implementar y administrar un claro pero sencillo
protocolo digital que permita al usuario reportar todo tipo de inquietudes y observaciones
que tenga sobre el uso corporativo de la herramienta. Es importante hacer notar que esta
info, acompaada de las soluciones respondidas y creadas por el equipo de Help Desk,
sera el alimento y aporte primario para construir en poco tiempo, una excelente.., Base de
Conocimiento que sirva de apoyo total al proyecto mismo de migracin.
En este punto es importante recomendar para la creacin de formatos digitales Pdf,
diligencia-bles, usar LibreOffice, como herramienta para su desarrollo. Este vdeo
elaborado por Pablo Castagnino lo hace maravillosamente. Disfrtenlo !!

Creacin de una Base de Conocimiento en Actualizacin a


Software Libre
En este punto cuando ya hemos construido y desarrollado exitosamente un plan de
comunicacin intensiva, complementado por labores claras y comprometidas para entrenar
al usuario final y de paso un excelente plan de formacin para solidificar el importante
grupo de Help Desk o soporte directo de la respectiva herramienta de Software Libre,
estamos entonces listos para desarrollar una completa Base de Conocimiento y adems
integrarla totalmente en el proyecto de Migracin.
Una Base de Conocimiento (o knowledge base en ingls; KB o kb) es un tipo especial de base
de datos para la gestin del conocimiento, provee los medios para la recoleccin,
organizacin y recuperacin computarizada de conocimiento.
Se recomienda tener en esta rea digital corporativa al menos los siguientes elementos:
Publicacin de Tips y/o procedimientos optimizados que muestren, informen y capaciten
sobre caractersticas notables y/o avanzadas del producto. Esta ser una funcin realizada
semanalmente por el grupo de soporte Tcnico.
Publicacin de una lista seria, completa y dinmica de FAQs, que muestre un crecimiento
constante y pertinente del avance del proyecto. Esta lista sera engrosada y alimentada
constantemente con las soluciones publicadas por el Help Desk, al responder y satisfacer
acertadamente a las inquietudes y preguntas que los usuarios van encontrando en el
transcurso e implementacin de proyecto mismo.

Creacin de una Base de Conocimiento en Actualizacin a


Software Libre
Publicacin constante del estado de las herramientas libres en los ambientes
local, nacional e internacional. A modo de ejemplo noticias como esta sobre
el evento migracin a Software Libre de la ciudad italiana de Turn o como
esta otra, sobre la adopcin de ODF por el Reino Unido.

Tambin deber incluirse un sistema de gestin inteligente del


conocimiento que permita al usuario no solo consultar toda la informacin,
sino hacer contribuciones guiadas y monitoreadas profesionalmente sobre
las herramientas libres involucradas en el proyecto.
Reiteramos en este punto la recomendacin de usar un servicio de wiki libre
para desarrollar el contenido, administracin, publicacin y control del
contenido de la Base de Conocimiento (este articulo es una muy buena
orientacin para decidir cual wiki usar).

Coaching productivo con Herramientas Libres


Hacer coaching con herramientas de oficina es mucho mas que activar y/o
programar cursos avanzados de diferentes temas, es en realidad hacer de la
creatividad y la innovacin los elementos base para la creacin de Procesos,
que finalmente usen las herramientas como complemento para su
desarrollo, publicacin y presentacin.
Ya en este punto tenemos una buena y solida construccin del andamiaje
responsable del xito del proceso mismo de migracin. Recordemos que
hemos construido un excelente plan de entrenamiento de nuestro
importante usuario final, complementado con un fuerte y acadmico
enfoque de formacin al grupo de Soporte Tcnico (Help Desk), que unidos
proporcionaran la materia prima y fundamental para el desarrollo eficiente y
productivo de una robusta y administrable Base de Conocimiento de nuestro
proyecto.
Es entonces el momento de empoderar a grupos especficos de usuarios en
conceptos, desarrollos y usos de alto contenido y productividad de la (las)
herramienta(s) a implementar.

Coaching productivo con Herramientas Libres

As por ejemplo en un proyecto de migracin a ofimtica libre, con una herramienta como
LibreOffice/Aoo se tendran las siguientes orientaciones:
Formacin analtica el el desarrollo de procesos en diferentes reas, creando para ello
formularios dinmicos, dilogos inteligentes, aplicaciones involucradas a dichos formularios
y dilogos, que finalmente se integren a las aplicaciones corporativas de la entidad.
Aqu se deben formar y empoderar usuarios avanzados en la creacin y publicacin de
documentos maestros y profesionales de texto, completamente involucrados en los
ambientes de estndares y normas internacionales, que permitan generar informacin
aceptada, sin reparo por organismos y entidades internacionales de proyectos.
Desarrollo avanzado de Ideas Creativas con herramientas para la modelacin de
conocimiento, planes de servicio innovadores, manuales y presentaciones brillantes de
productos y polticas de la corporacin, material amistoso para el entrenamiento de
personal, ventas, produccin y logstica.
Formacin de alto nivel en el anlisis de datos, dando las herramientas para hacer,
presentar, publicar y reportes de gerencia con alto valor contextual y no solo acompaados
por imgenes grficas contundentes, sino por procesos sensibles a los cambios que a modo
de mesas de control, que con solo clicks permitan simular comportamientos varios.

Estndares e Imagen corporativa con herramientas libres


(numero nueve)
En este planeta sin fronteras y con el alcance de la nueva aldea digital global, se ha vuelto
imperativo tener, publicar y conservar una prestancia, identidad o Imagen Corporativa, que
haga de su nombre, marca o producto algo realmente identificable y bello.
En este momento cuando ya hemos llegado al punto nueve de nuestro Declogo, y hemos
construido un proyecto de migracin solido y consistente, con una excelente posibilidad de
xito, estamos en el momento de obtener un beneficio importante para la introduccin de
estndares de WorkFlow y procesos de la corporacin, con la adopcin, creacin,
mantenimiento e implementacin amplia de plantillas digitales, que finalmente nos lleven a
configurar, crear y publicar un solido Manual de Imagen Corporativa que haga parte
integral de la Cultura Empresarial de la entidad.
Objetivo:
Crear una herramienta estndar de comunicacin institucional, que sea usada por todos los
estamentos de la entidad. Esta proyecto debe desarrollar una serie de formas, protocolos y
plantillas comunes, que sean almacenadas en recipientes magnticos de la
Intranet/Internet, para que posteriormente sirvan como elemento regular en el envo,
administracin, mantenimiento y almacenamiento de todo tipo informacin corporativa.

Estndares e Imagen corporativa con herramientas libres


(numero nueve)
Metodologa:
El Desarrollo exitoso de este proyecto podr hacerse en tres etapas descritas
a continuacin:
Creacin del grupo lder del Proyecto, que debe ser constituido por un
grupo mximo de tres personas de diferentes reas de la entidad,
involucrando tambin de manera directa al rea administrativa o grupo
coordinador del proyecto ISO 9000/9002. Su principal objetivo ser disear e
implementar los procesos y procedimientos para recolectar, almacenar y
analizar los procesos de comunicacin, usados de manera cotidiana en las
actividades de transferencia de informacin dentro y fuera de la entidad.
Creacin de formas y protocolos estndar , usando la metodologa de
Plantillas, disponible hoy de manera regular en todas las herramientas
computarizadas para la Creacin y/o Administracin Documental.

Estndares e Imagen corporativa con herramientas libres


(numero nueve)
En esta fase se crearan los manuales de: Imagen Corporativa y Procedimientos
Estndar de Comunicacin , que incluirn de manera clara todas las etapas para
una Comunicacin Efectiva.
Capacitacin General del personal de la institucin para el uso adecuado de las
nuevas polticas de proteccin de Imagen Corporativa y estndares de
comunicacin.
Ejecucin:

Levantamiento detallado de los procesos de comunicacin en la entidad, que


comprenda tanto los eventos internos como externos, siendo claramente
clasificados en procedimientos comunes (los que usan todos los estamentos de la
compaa, en una actividad determinada, as por ejemplo: el envi de correos y sus
correspondientes anexos.), y procedimientos especiales o propios que se efectan
de manera especifica en diferentes departamentos y reas de investigacin. Esta
labor no solo realizara el proceso de descripcin , sino que deber
complementarlos con su contenido, flujo y estructura, para obtener como resultado
final el manual de Procedimientos Estndar de Comunicacin.

Estndares e Imagen corporativa con herramientas libres


(numero nueve)
Procedimiento descriptivo y documental de los procesos de comunicacin. Cada evento
deber contener los siguientes constitutivos de documentacin (no todos los documentos
requieren los elementos descritos a continuacin):
Plan o layout del documento.
Creacin de una plantilla tipo, con sus correspondientes estilos, campos y dems
elementos.
Especificacin de la plantilla estndar o default para los documentos de texto.
Especificacin de las plantillas asociadas al respectivo proceso.
Procesos estndar de numeracin y enlace de documentos.
Uso de eslogan y logosimbolos institucionales.
Uso y Publicacin de tablas, encabezados, pies de pagina, notas al pie y notas al
margen.
Uso de tablas de contenido, referencias bibliogrficas e ndices.
Elaboracin del manual de Imagen Corporativa, que contenga de manera detallada la
coleccin de logosimbolos comerciales y marcas registradas de la entidad. Tambin una
descripcin de los eslogan y/o frases institucionales usadas de manera comercial o
promocional. Este documento dimensiona de manera exacta cada uno de los componentes,
definiendo adems su ubicacin, colores usados, fuentes y formatos. Este documento
tambin incluye sus polticas de uso en documentos especiales como: currculos,
certificados y en general toda informacin generada por el proceso productivo y/o
administrativo de la Empresa.

Planificacin Productiva con Herramientas Libres (Numero diez)

La planificacin productiva es un proceso de toma de decisiones


para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin
actual, disponibilidad de recursos, tiempo y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos
En este punto del declogo ya hemos desarrollado los nueve puntos
anteriores, que como ncleo de nuestra discusin harn parte de un
exitosos proceso de Migracin a Software Libre y/o Conocimiento
Libre, sin embargo todo ese marco terico practico debe
implementarse en una ambiente de planificacin productiva, control,
seguimiento y ajuste digital permanente.

Planificacin Productiva con Herramientas Libres (Numero diez)

Nos estamos refiriendo al uso conjunto y participativo que brindara la


inclusin de una herramienta digital libre, que nos permita no solo la
creacin inicial de todas y cada una de las etapas del declogo(incluyendo
su detalle a nivel de tarea) y sus respectivas caractersticas y descripciones,
sino tambin sus tiempos estimados, consumo de recursos, fechas de
iniciacin y probable terminacin, personal encargado, especializacin del
mismo, costos unitarios, costos totales y/o parciales del proyecto, niveles de
ejecucin a fechas determinadas y finalmente las mallas, diagramas o
networks que muestren de manera grfica la ejecucin real del mismo.
Afortunadamente en el ambiente de Software Libre existen a la fecha una
buena disponibilidad de productos, y es por ello que en este punto, se hace
necesario hacer un sesudo anlisis de seleccin. En esta nota no
pretendemos desarrollarlo y es por es ello que les invitamos a mirar esta
articulo reciente sobre el tema.