Universidad para la Cooperacin Internacional (UCI)

Escuela Global de Direccin de Proyectos

Maestra en Administracin de Proyectos

Curso: Introduccin a la Administracin de Proyectos

Tarea: Caso 1, compra de una bodega para la empresa ADPRO

Contenido
Introduccin................................................................................................................ 3
Desarrollo.................................................................................................................... 5
1. Cules seran las tres actividades que usted realizara antes de presentar su
propuesta del proyecto al Gerente de la empresa?.................................................5

2.

3.

4.

1.1.

Actividad 1: Verificacin del inmueble.........................................................5

1.2.

Actividad 2: Aspectos legales de la compra................................................6

1.3.

Actividad 3: Estudio Costo-Beneficio...........................................................7

Tres factores que podran hacer que este proyecto fracase..............................8

2.1.

Deficiencias en la gestin de los interesados del proyecto.........................8

2.2.

Resistencia al uso de buenas prcticas para la administracin de proyectos

8

2.3.

Problemas con el equipo de trabajo............................................................9

Impacto de los costos y los riesgos al inicio y al final del proyecto.................10

3.1.

Impacto en el inicio del proyecto...............................................................10

3.2.

Impacto en el final del proyecto................................................................10

Identificacin de involucrados.........................................................................11
4.1.

Involucrados Internos................................................................................12

4.2.

Involucrados Externos...............................................................................13

5.

Conclusiones.................................................................................................... 14

6.

Recomendaciones............................................................................................ 14

pg. 2

Introduccin
En este documento se llevara a cabo un anlisis del proyecto Compra de una bodega
para la empresa ADPRO, donde se identificaran las actividades que se deben realizar
antes de presentar una propuesta formal a la junta directiva de la empresa, se
determinaran los posibles factores que obstaculizaran el xito del proyecto, los
involucrados de este y el impacto de los costos y riesgos en el desarrollo del mismo. A
continuacin el enunciado propuesto en la unidad.
Antecedentes:

La empresa tiene 10 aos de existir en el mercado.

Los proyectos los han ejecutado con base en su experiencia y no tienen
conocimientos de administracin de proyectos.
Produce artculos de aseo para el hogar. (Algunos artculos pueden ser
inflamables).
Tiene 1500 clientes (supermercados, amas de casa, pulperas, escuelas,
colegios)
Requiere tener una bodega de fcil acceso ya que lo visitarn al menos 50
clientes al da.

Su estructura organizativa es la siguiente:

La bodega que podran comprar est ubicada a 200 metros de las oficinas actuales, la
cual posee todas las caractersticas requeridas, est en un lugar comercial cerca de
una guardera de nios y una escuela.

pg. 3

Se le pide:

Cules seran las tres actividades que usted realizara antes de presentar su
propuesta del proyecto al Gerente de la empresa?, explique ampliamente.
Explique tres factores que podran hacer que este proyecto fracase.
Explique cmo ser el impacto de los costos y los riesgos (tomando como base
la informacin leda en el PMBOK)
o al inicio del proyecto
o al finalizar el proyecto
Identifique al menos 7 de los involucrados y prepare un cuadro similar al
expuesto en la presentacin de la semana 2.

Justificacin
La empresa ADPRO en los ltimos aos ha crecido significativamente, haciendo
necesaria una ampliacin en su capacidad de almacenamiento y cobertura para sus
ms de 1500 clientes dentro de los que se encuentran instituciones educativas,
cadenas de mercados y hogares, por esta razn se debe realizar un estudio que
contemple todos los aspecto de la compra de un nuevo punto de bodegaje para cumplir
con las expectativas de expansin de la empresa. Este es un proyecto ambicioso que
necesita la aprobacin de la junta directiva y por ende debe aplicar las mejores
prcticas de administracin de proyectos, garantizando que la ejecucin de todos los
objetivos se realice en los tiempos estimados y que no represente mayores prdidas de
tiempo y recursos a la hora de efectuar cambios en cualquier punto del ciclo de vida del
proyecto.

Objetivo general

Realizar un estudio que permita evidenciar los aspectos referentes a la compra

del inmueble que servir como bodega para la empresa ADPRO

Objetivos especficos

Definir las actividades que se deben realizar antes de presentar la propuesta

formal a la junta directiva.
Identificar los factores que pueden llevar este proyecto a fracasar.
Identificar los involucrados del proyecto
Estimar el impacto de los costos y riesgos en las fases inicial y final del proyecto.

pg. 4

Desarrollo
1. Cules seran las tres actividades que usted realizara antes de presentar su
propuesta del proyecto al Gerente de la empresa?
Antes de elaborar una propuesta formal es de vital importancia verificar el buen estado
del inmueble que se desea comprar, tambin es importante evaluar todos los aspectos
legales de la compra y por ltimo hacer un estudio de costo-beneficio donde se estime
la viabilidad de esta adquisicin.

1.1.

Actividad 1: Verificacin del inmueble

Esta actividad busca satisfacer tres objetivos concretos:

Verificar el buen estado del inmueble y su tiempo de vida til.

Determinar que el inmueble cumpla con los requisitos tcnicos requeridos por la
empresa para el correcto funcionamiento de una bodega para este tipo de
productos.
Comprobar que el inmueble no presentar problemas a la hora de obtener los
permisos reglamentarios para la puesta en marcha de la bodega.

Es importante elaborar una ficha tcnica de los productos para el aseo que almacenar
la empresa en esta bodega, con base a estos factores se podr determinar las
condiciones ambientales que debe cumplir. En este caso, la empresa necesita
almacenar productos para el aseo, los cuales incluyen qumicos, por esto se debe
contar con la existencia de condiciones que no slo conservan el producto sino que
tambin podran evitar un accidente, cuando el almacenamiento es prolongado podran
existir riesgos como que los productos sufran transformaciones o en el peor de los
casos exploten. Para el almacenamiento de plsticos, estos deben almacenarse en un
lugar seco y dentro de lo posible libre de polvo para que no se daen o deformen
(Martnez, 2014).
Para llevar a cabo esta actividad, se debe realizar un estudio del inmueble en todos los
aspectos tcnicos requeridos (tamao, ventilacin, iluminacin, electricidad, drenaje,
humedad, seguridad, etc.) con el fin producir un informe detallado que esclarezca entre
otras cosas el tiempo de vida til de la propiedad y sirva como soporte a la propuesta
de compra en este proyecto.

pg. 5

1.2.

Actividad 2: Aspectos legales de la compra

Los objetivos propuestos en esta actividad son los siguientes:

Determinar el avalu del inmueble.

Obtencin de paz y salvo del Impuesto Predial.
Determinar las condiciones de compra y pago a realizar.

Dado que se ha determinado que el bien inmueble (bodega) es una opcin que rene
los requisitos de almacenamiento, es indispensable realizar las verificaciones legales
que permitan establecer la tradicin y las condiciones de pago de impuestos del
inmueble a fin de determinar si se encuentra al da para efectuar el proceso de compra.
Establecer que no se haya realizado ninguna hipoteca, afectacin de patrimonio familiar
y que los vendedores se encuentren en capacidad de realizar la venta son las
interrogantes a resolver en este punto, lo que nos dar la confianza en aspectos
jurdicos para efectuar un proceso de compra seguro. El marco normativo del impuesto
de registro lo forman la Ley 223 de 1995 y el Decreto 650 de 1996. La tarifa se
establece de acuerdo a la Ordenanza 24 de 1997 (Estatuto de Rentas
Departamentales). Por su parte, el pago de derechos de registro legaliza la
compraventa ante la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos. La tarifa se basa en
el Decreto 2280 de 2008, modificado por la Resolucin 0175 de 2012 (doing bussines,
2014).
En esta actividad tambin se establece el monto estipulado por el vendedor para la
compra a fin de establecer la inversin a realizar. Para adquirir la propiedad de un bien
inmueble, se pueden encontrar diversas formas de hacerlo, dentro de las cuales
encontramos (Universidad Nacional Abierta y a Distancia, 2014):

De Contado. Donde el interesado paga la totalidad del monto del bien inmueble,
al recibir el bien inmueble y firmar la escritura de venta.
Mediante un Crdito Hipotecario a travs de una entidad financiera.
Por Leasing, donde una empresa de leasing, se encarga de comprar un
inmueble de carcter productivo, por encargo especfico de un cliente, para
arrendrselo y posteriormente, dar la opcin de compra del bien inmueble.
Por Titulacin Inmobiliaria, donde las propiedades se elevan a ttulos valores,
para ofertarlos al mercado inmobiliario.

pg. 6

1.3.

Actividad 3: Estudio Costo-Beneficio

Los objetivos de esta actividad son:

Establecer la conveniencia del sitio de bodegaje.

Medir el grado de satisfaccin de los clientes con respecto al nuevo punto de
almacenamiento.

Para lograr los objetivos propuestos en esta actividad se debe determinar la factibilidad
y los beneficios de establecer el nuevo punto de bodegaje, realizando un estudio que
permita establecerlos. Dentro de este estudio estableceremos parmetros
Operacionales, Tcnicos y econmicos que permitan determinar las ventajas y
desventajas que genera esta nueva implantacin en los procesos que se ejecutan en la
empresa, relacionados con el abastecimiento y distribucin de mercancas.
Se debe disear un instrumento para ser aplicado en los clientes a fin de determinar el
grado de satisfaccin al posible nuevo sitio de almacenaje, para determinar aspectos
relacionados con la rapidez del desplazamiento, vas de acceso y conveniencia del sitio
para cada uno de ellos; ser importante establecer si un alto nmero de clientes son
beneficiados con este.

pg. 7

2. Tres factores que podran hacer que este proyecto fracase

Todos los proyectos son susceptibles a factores que aumentan las posibilidades de
xito o de fracaso, a continuacin se mencionan tres factores que podran ocasionar
que el proyecto de compra de una bodega para la empresa ADPRO no termine
satisfactoriamente.

2.1.

Deficiencias en la gestin de los interesados del proyecto

La creacin de una bodega para almacenar productos para el aseo, dentro de los que
se pueden encontrar qumicos con caractersticas inflamables, hace que este proyecto
pueda afectar a un grupo especfico de la poblacin, el cual podra obrar en contra de
los intereses del proyecto, influyendo de manera negativa en la ejecucin del mismo.
No solo es importante identificar los afectados por el proyecto, se debe tener completa
claridad respecto a las personas, grupos u organizaciones que puedan afectar o ser
afectados por el mismo; una adecuada gestin de los interesados involucra una
comunicacin constante con ellos y una adecuada participacin en las decisiones y
actividades del proyecto (PMI, 2013). No tener claridad en la identificacin de los
interesados y no contar con la correcta participacin de los mismos son fuertes
causales del fracaso en los proyectos.
2.2.

Resistencia al uso de buenas prcticas para la administracin de proyectos

Actualmente ADPRO tiene 10 aos en el mercado, en este tiempo ha ejecutado todos

sus proyectos con base a la experiencia y nunca ha implementado tcnicas para la
gestin de estos, esto puede provocar una resistencia al cambio dentro de los
interesados del proyecto pertenecientes a la misma, pues aplicar prcticas en la
gerencia de proyectos hara que salgan de una zona de confort donde se han sentido
cmodos por mucho tiempo y esto podra afectar los tiempos establecidos en el
proyecto; por esto es importante definir las holguras adecuadas, gestionar
adecuadamente la comunicacin y prevenir este tipo de incidentes para que el proyecto
no traiga perdidas a la empresa.

pg. 8

2.3.

Problemas con el equipo de trabajo

Este es un proyecto que incluye dentro de su grupo de trabajo miembros de diferentes

dependencias de la empresa, situacin que puede ser afectada por su estructura de
tipo funcional, donde generalmente se presentan problemas en la integracin de las
diferentes unidades de una empresa pues estas tienden a volverse territoriales y poco
cooperativas (La Voz de Houston, 2014). Para evitar que los problemas entre miembros
del equipo terminen por afectar el desarrollo del proyecto y lleven a este a un inminente
fracaso, debe existir el adecuado liderazgo por parte del director del proyecto.

pg. 9

3. Impacto de los costos y los riesgos al inicio y al final del proyecto

3.1.

Impacto en el inicio del proyecto

El proyecto genera altas expectativas en cada uno de los involucrados en esta fase del
proyecto, por tanto el hecho de implementar un nuevo lugar de almacenaje eleva el
grado de incertidumbre en cada uno de ellos dado que esto va a ocasionar cambios en
la operatividad y funcionamiento actuales. Algunas de estas incertidumbres que sern
generadas en cada uno de los involucrados pueden ser:

Es posible que la empresa tenga el lugar de almacenamiento junto a las oficinas

administrativas, y ya sea este el caso o no, el hecho de reubicarlas ocasiona un
gasto adicional desde el punto de vista financiero, dado que se tendrn que
realizar una inversin en su adquisicin y adecuacin, este aspecto genera un
grado de incertidumbre en la alta direccin y los involucrados en el rea de
gastos.

El sitio actual de almacenamiento tiene unas condiciones muy particulares y su

manejo, incluso en situaciones adversas, ya son de conocimiento de los
involucrados, por lo que un cambio supone algn grado de incertidumbre en los
involucrados del rea operativa generando algn grado de resistencia.

En cuanto a los costos al inicio del proyecto, solo se tendr por sentado que se
realizara una inversin en la adquisicin y adecuacin de la bodega de
almacenamiento, sin embargo este ser el nico tem a tener en cuenta a la hora del
inicio del proyecto, dado que ser la fase de planeacin y ejecucin la que mostrara en
el primer caso la proyeccin de recursos necesarios para su desarrollo que ser
validada al momento de su ejecucin.

3.2.

Impacto en el final del proyecto

pg. 10

Al cierre del proyecto, la incertidumbre de cada uno de los involucrados y por tanto los
riesgos ya no sern un factor preponderante, pues despus de realizar cada una de los
avances en las fases durante el desarrollo de la adquisicin de la bodega se habr
mitigado cada una de expectativas generadas. Despus de realizada la compra habrn
otros aspectos a tener en cuenta como la adecuacin del sitio siguiendo las normas de
seguridad, la organizacin interna de la bodega, aspectos de distribucin y dems que
no fueron incluidos en el desarrollo de este proyecto.

Los costos sern una variable que dependern de los cambios generados en del
desarrollo de la compra del inmueble pues es claro que si estos se presentaron
ocasionaran costos adicionales incrementndolo el presupuesto y muy seguramente el
tiempo del desarrollo de la compra.

4. Identificacin de involucrados
El PMBOK 5 edicin define a los involucrados como Personas y organizaciones como
clientes, patrocinadores, organizacin ejecutante y el pblico, involucrados activamente
con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o
negativa por la ejecucin o conclusin del proyecto.
Los interesados o Involucrados de los proyectos presentan la siguiente clasificacin
(Crow, 2009):

Internos: La mayora de los interesados (involucrados) claves son personas que

laboran dentro de la organizacin sobre la cual se va a desarrollar el proyecto.
Externos: Los de este grupo, tienen inters intrnseco en el proyecto ms,
aunque no formen parte de la organizacin.

pg. 11

4.1.

Involucrados Internos

INVOLUCRAD
O

INTERES
(A-M-B)

INFLUENCIA REQUERIMIENTOS
(A-M-B)
BSICOS

Clientes
internos

Patrocinador
del proyecto

Equipo central
del proyecto

Proveedores
de recursos
funcionales

Supervisor del
administrador
de proyectos

Diferentes
grupos de
apoyos

Es
la
parte
contratante
del
proyecto
y
su
inters
de
importancia es que
el proyecto se lleve
a feliz trmino.
Es quien facilita
decisiones y asigna
los recursos del
proyecto.
Su
inters
es
desarrollar
y
ejecutar el proyecto.

DATOS DEL
INVOLUCRAD
O
Cualquier empleado
dentro
de
la
organizacin.

Son
los
representantes
de
la
Alta
Direccin
Son
las
personas
que
conforman
el
equipo
de
trabajo.
Su
inters
es Son
los
proveer los recursos proveedores.
tcnicos para la
construccin
del
proyecto
Su inters principal El Administrador
est en el xito del de Proyectos
proyecto, y el AP
debe
mantenerlo
informado en todo
momento
y
protegerlo
para
evitar las sorpresas.
Apoyar a los dems Asesores
interesados internos Jurdicos,
para
que
el Recursos
proyecto se lleve a humanos
del
feliz trmino.
proyecto.

pg. 12

pg. 13

4.2.

Involucrados Externos

INVOLUCRAD
O

INTERES
(A-M-B)

Clientes
externos

Propietario del
inmueble

Proveedores

Grupos de
usuario
Grupos
relevantes

Otros grupos
relevantes

INFLUENCIA REQUERIMIENTOS
(A-M-B)
BSICOS

DATOS DEL
INVOLUCRAD
O
un Supermercados
con

Obtener
producto
excelente
presentacin
Vender un producto
en
las
mejores
condiciones
Aumentar
las
ventas
de los
productos
que
distribuyen.

Obtener
un
producto de calidad
Hay
que
mantenerlos
informados sobre el
diseo del proyecto
y darle un gran
porcentaje
de
importancia en nivel
de
inters
e
influencia en el
diseo del proyecto.
Mejora el empleo,
comercializacin y
distribucin de los
productos en el
municipio.

Dueo
inmueble

del

Proveedores de
productos
de
consumo,
artculos
de
aseo para el
hogar
Amas de casa
Pulperas
Asociaciones de
padres
de
familia
Escuelas
Colegios

Organizaciones
Gremiales
Grupo
de
vigilancia social
Organizaciones
estatales
municipales

pg. 14

pg. 15

5. Conclusiones
Al realizar el anlisis previo a la creacin del documento formal del proyecto de compra
de bodega para la empresa ADPRO, se evidencio que la ubicacin del inmueble puede
generar riesgos potenciales asociados con los involucrados externos que se ven
afectados por dicha compra y que pueden traer un impacto negativo en la ejecucin del
proyecto e incluso hacer que este fracase. Esto refuerza lo escrito en el PMBOK
respecto a la claridad con la que se deben definir todos los involucrados del proyecto,
tanto los que afectan a la realizacin del mismo (equipo de trabajo, patrocinadores, etc.)
como los que son afectados por su ejecucin (clientes, poblacin aledaa). De no
garantizarse la participacin adecuada de los involucrados, el proyecto tendra ms
posibilidades de fracasar pues la falta de comunicacin y la indiferencia respecto a los
involucrados que inciden negativamente en el mismo son factores claves para que no
entregue los resultados esperados.
Por ltimo, es claro que antes de realizar una propuesta formal en cualquier tipo de
proyecto es necesario definir una serie de actividades previas que permitan analizar
claramente todos los aspectos relevantes en su formulacin (tcnicos, legales,
ambientales, socioeconmicos, etc.); de modo que garantice que al momento de
formalizar el documento, estn bien definidos factores claves como riesgos e
involucrados, esto le dar un arranque ptimo al proyecto que lo impulsar desde su
inicio a cumplir con las metas establecidas.

6. Recomendaciones

Antes de iniciar la compra de la bodega se deben emplear instrumentos como la

matriz de involucrados para la correcta identificacin de los mismos y sus
intereses.
Es importante analizar cada aspecto tcnico y legal a tener en cuenta dentro del
proceso de adquisicin del inmueble antes de presentar su propuesta formal.

pg. 16

Bibliografa
Crow, M. A. (2009). Lider de Proyecto. Obtenido de
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_m
olestarse_en_esto.html
doing bussines. (2014). Obtenido de
http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/colombia/sub/bogot
%C3%A1/topic/registering-property
La Voz de Houston. (2014). Obtenido de http://pyme.lavoztx.com/beneficios-ydesventajas-de-una-estructura-organizacional-funcional-5328.html
Martnez, H. A. (2014). Revista de Logistica. Obtenido de
http://www.revistadelogistica.com/art-11-Como-escoger-mi-bodega.asp
PMI. (2013). Guia de los Fundamentos para la direccin de proyectos(Guia del
PMBOK) 5 edicin.
Universidad Nacional Abierta y a Distancia. (2014). Obtenido de
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/102806/102806%20EXE%20MODULO
%20ACADEMICO/leccin_12__la__compra__y_venta_de_bienes_inmuebles.html

pg. 17