TCNICAS DE PLANEACIN Y CALENDARIZACIN PARA LA

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS EFICIENTES Y EFICACES.

Federico Gonzlez Santoyo1
Ana Lorena Tenorio Gonzlez 2
Ana Laura Tenorio Gonzlez 3
RESUMEN.
En el este trabajo se presentan un conjunto de tcnicas para hacer la planeacin y la calendarizacin de actividades de un proyecto, las cuales se
integran como herramientas complementarias y a travs de esto se hace
una propuesta metodolgica representada bajo el nombre de proceso administrativo y la incorporacin de la SAP (Sistemas de Administracin de
Proyectos), y a travs de ello ejecutar de una manera ms eficiente y eficaz
los proyectos que se demanden en la empresa derivados de su plan de desarrollo estratgico.
Palabras Clave: Planeacin, calendarizacin, CPM, PERT, SAP.
ABSTRACT.
In this paper we present a set of techniques for planning, scheduling project activities are integrated and complementary tools and through this
methodology is a proposal given under the name of the administrative process and the incorporation of the SAP (Systems Projects Administration),
and through it run more efficiently and effectively demanding projects in
the company resulting from its strategic development plan.
Key words: Planning, scheduling, CPM, PERT, SAP.
Clasificacion JEL: C, C65, M, M11.
Profesor Investigador en la Facultad de Contadura y Ciencias Administrativas de la
Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo. Miembro del SNI Nivel 1. E mail:
fegosa@gmail.com
2
Investigadora en la Comisin Estatal de Derechos Humanos del estado de Michoacn.
E mail: lorenatenorio111@hotmail.com
3
Investigadora en el Organismo Operador de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento
de la ciudad de Morelia. E mail: lauratenorio20@hotmail.com
1

INCEPTUM, Vol. VI, No. 10. Enero - Junio, 2011, pp. 57 - 68

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INCEPTUM

INTRODUCCIN.
Los sistemas de administracin de proyectos proporcionan la clave para
entender el complejo mapa de las actividades, tareas y acciones que en las
organizaciones pblicas y privadas se presentan, coadyuvando a la solucin
de problemas.
En la actualidad en todo el mundo son utilizados los Sistemas de Administracin de Proyectos, abarcando un sin nmero de negocios donde se
destacan aquellas organizaciones que por su complejidad se integran en un
sistemas de administracin holstico
Los Sistemas de Administracin de Proyectos (SAP), son herramientas
que se utilizan para planear y controlar proyectos, los cuales constituyen
tcnicas que coadyuvan al desempeo de las tareas esperadas y ejecutadas
en tiempo y costo ptimo.
Un sistema puede ser definido como una organizacin compleja de
partes interdependientes con componentes o subsistemas delineados por
fronteras e identificables dentro de un conjunto de subsistemas (Kast &
Rozenweig, 1985).
Las metodologas en las que se apoya fuertemente la administracin
de proyectos son:
El Mtodo de la Ruta Crtica (CPM).
La Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas (PERT).
La Grfica de Barras o de Gantt.
Contando cada mtodo con caractersticas nicas dentro de la administracin de proyectos los mismos trabajando de forma complementara
permiten establecer estrategias eficientes y eficaces en la administracin de
proyectos.
Hoy da, el posicionamiento y la obtencin del xito de las organizaciones depende ampliamente del diseo, implantacin y seguimiento de
los planes estratgicos para operar eficaz y eficientemente las organizaciones, de igual forma estos deben estar estrictamente ligados a las mejores
prcticas administrativas y programas modernos, de esta forma se puede
tener acceso a la operacin tcnica y econmica ms adecuada con niveles
de rentabilidad que permitan la generacin de riqueza.
De acuerdo con Wilfrido Pareto citado en (Di Mare, 2001) el 20% de
las empresas eficientemente administradas, obtienen el 80% de los ingresos del total de los productos en un sistema productivo.
En las administraciones modernas, han aparecido gran cantidad de

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tcnicas y estrategias que ofrecen de alguna u otra forma mejora en las

organizaciones (Enderby & Pelan, 1994).
stas van desde fomentar la sensibilidad, hasta la bsqueda de eficiencia organizacional que agrupa a teoras como la de la calidad e integracin
de equipos de alto rendimiento, alto desempeo y orientadas a la generacin de valor, y se propicia la aplicacin de prcticas autnomas como: la
reingeniera, poka yoke, justo a tiempo, administracin total de la calidad,
aprendizaje organizacional, entre otras. Todas ellas orientadas a cambiar y
mejorar los resultados de las organizaciones estas buscando convertirlas en
empresas de clase mundial (Gonzlez S.F. et. al (2003).
DEFINICIN DEL PROBLEMA.
En la prctica profesional se encuentra que el desconocimiento en las organizaciones pblicas y privadas de los Sistemas de Administracin de
proyectos (SAP) puede ocasionar la ejecucin de una administracin deficiente de los procesos contribuyendo as a la no operatividad adecuada de
las empresas.
OBJETIVO.
Mostrar enfoques terico metodolgicos para hacer planeacin y calendarizacin de actividades que integran proyectos de desarrollo y a partir de
ello mostrar los beneficios que orientan al alto desempeo de las organizaciones haciendo uso de metodologas para la administracin de proyectos.
1. MTODOS PARA LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS.
1.1. MTODO DE RUTA CRTICA (CPM).
El Mtodo de la ruta crtica es una tcnica para la planeacin, calendarizacin y direccin de todo tipo de proyectos.
Consiste en la representacin de la planeacin de un proyecto a travs
de un diagrama esquemtico o red que bosqueja tanto la secuencia y la interrelacin de todas las partes componentes del proyecto, como el anlisis
lgico y la manipulacin de dicha red para determinar el mejor programa
general de operacin.

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Los antecedentes histricos de la ruta crtica mencionan que tuvo su

origen entre 1956 y 1958, en dos problemas paralelos, pero diferentes,
en cuanto a la planeacin y control de proyectos en Estados Unidos (Reinertsen, 1999).
En uno de los casos, la U.S. Navy (Marina de USA.) pretenda resolver
lo concerniente al control de contratos para el programa de cohetes Polaris.
En el otro caso, la E.I. du Pont de Neumors Company construa plantas qumicas importantes en USA.
En ambos casos era necesario que el costo y el tiempo fueran estimados con precisin.
La forma de clculo.
El mtodo de la ruta crtica usa tiempos ciertos (reales o estimados en un
ambiente de certidumbre) la metodologa que se usa consiste en:
1. Definicin del problema de planeacin y calendarizacin de
actividades.
2. Determinacin y definicin de actividades del proyecto.
3. Determinacin de tiempos a emplear en el desarrollo de cada
actividad.
4. Establecimiento de precedencias existentes entre actividades.
5. Construccin de red.
6. Determinacin de clculo de los pasos hacia adelante y hacia atrs.
7. Determinacin de la Ruta Crtica.
Proceso.
tiempo de inicio ms temprano. Comienza
1er. Paso hacia delante:
nodo de inicio.
2do. Paso hacia atrs:
comienza nodo de terminacin, se mueve hacia
el nodo de inicio; tiempo de terminacin ms tardo.
La forma de clculo del 1er. Paso. Tiempo de terminacin ms temprano. Paso hacia delante, se realiza usando la ecuacin siguiente:

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Dnde:
ESj = tiempo de terminacin ms temprano.
ESi = tiempo de inicio ms temprano.
Dij = tij = duracin de la actividad (i, j).
Para el inici del clculo de esta etapa (paso hacia adelante) se requiere
tomar en consideracin la condicin siguiente:

La forma de clculo del 2 Paso. Tiempo de terminacin ms tardo.

Paso hacia atrs, se realiza usando la ecuacin siguiente:

Dnde:
LCi = tiempo de terminacin ms tardo
LCj = tiempo de inicio ms tardo
Dji = tij = duracin de la actividad (j, i)
Para el inici del clculo de esta etapa (paso hacia atrs) se requiere
tomar en consideracin la condicin siguiente:

El clculo de Holguras se lleva a cabo usando las ecuaciones siguientes:

Holgura Total.

Mximo tiempo disponible para realizar la actividad.

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Holgura Libre.
Se define suponiendo que todas las actividades inician tan temprano como
sea posible = Exceso de tiempo disponible
sobre su duracin

1.2. METODO PERT (Tcnica de Evaluacin y Revisin del Programa).

La herramienta PERT (Tcnica de Evaluacin y Revisin del Programa)
es un diagrama en el cual se dibujan las secuencias de actividades de la
construccin, as como su tiempo que conforma un proyecto diagramado
en red.
Se usa desde finales de 1950 en la armada norteamericana, ste mtodo ha resistido la prueba del tiempo, ya que las respuestas que suministran,
atienden necesidades an en tiempos actuales (Mark, 2000).
La estimacin de tiempos est basada en 3 tiempos diferentes definidos como:
a =Tiempo optimista (ejecucin va excelentemente bien).
b = Tiempo pesimista (que se requerir si todo va muy mal).
m = Tiempo ms probable (requerido si la ejecucin es normal).
El conjunto de actividades que conforman el anlisis del PERT en
general sigue una distribucin Beta con su punto unimodal
y sus
puntos extremos en (a) y (b), para su anlisis se requiere el clculo de la
y la varianza
de la distribucin Beta.
media
Por lo que la media es expresada como:

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La distribucin beta grficamente es expresada como:

Fuente: Elaboracin propia.

El PERT determina con qu nivel de probabilidad puede terminarse

el proyecto (antes o despus que el tiempo) mximo permisible que es la
ruta crtica (CPM).
Para el caso se hace uso del clculo de probabilidad empleando la variable de estandarizacin
de la distribucin normal expresada como:

Tiempo anterior o posterior al de la ruta crtica.

Suma de medias de las actividades crticas de la red obtenidas de la
distribucin beta.
Suma de las distribuciones estndar de las actividades crticas obtenidas de la distribucin beta.
Entonces el clculo de probabilidad es:

A partir de esta ecuacin de la tabla de distribucin normal se obtiene

el nivel de probabilidad estimado en el que se pueda terminar el proyecto
antes despus del estimado por la ruta crtica (CPM).

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1.3. GRAFICOS DE GANTT.

Henry L. Gantt, colaborador de Frederick W. Taylor, es el creador del sistema que en forma grfica demuestra la relacin entre el trabajo planeado
y ejecutado, mediante una escala vertical de actividades y una escala horizontal de tiempos de ejecucin.
La forma de construccin es:
1.
2.
3.
4.

Definicin del proyecto.

Definicin de las actividades que conforman el proyecto.
Estimacin de los tiempos para ejecutar casa una de las actividades.
Construccin del Grfico de Gantt.

*Ubicacin de actividades en renglones

Ubicacin en columnas la programacin del tiempo de ejecucin,
como se muestra.
Proyecto W

Fuente: Elaboracin propia.

En el grafico se muestra el inicio, la terminacin y actividades que pueden desarrollarse de manera simultnea para la terminacin del proyecto.
2. PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA INCORPORACIN DE
SAP.
El proceso de recomendado para hacer una aplicacin prctica en la administracin de proyectos es mostrado en el siguiente diagrama.

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Fuente: Elaboracin propia.

3. CASO DE APLICACIN.
Como caso de aplicacin se tomar el siguiente caso hipottico. La compaa constructora El Tabique Rojo tiene el compromiso de hacer un
saln para reuniones en la escuela El Lpiz con Punta, la misma una vez
analizado el proyecto y estimado los tiempos requeridos para realizar cada
actividad que conforma la obra, siguiendo la metodologa sugerida para
construccin de una red, la red representativa para la realizacin de la obra
citada es expresada como:

Fuente: Elaboracin propia.

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INCEPTUM

La determinacin de la Ruta Crtica aplicando los criterios del paso

hacia delante y hacia atrs sus tiempos son expresados en la red.
Paso hacia delante
Paso hacia atrs
Paso hacia atrs:

Paso hacia atrs:

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Para el caso existen 3 rutas crticas dadas como:

Las actividades que no corresponden a la ruta crtica, se realizan

de forma paralela a sta. La duracin del tiempo mximo permisible para
la terminacin del proyecto hipottico es de 37 unidades de tiempo, lo
que permitir la construccin del grfico de Gantt y poder hacer prctica
la aplicacin de estos procesos que fortalecen y apoyan la planeacin, la
asignacin de recursos financieros, humanos y materiales en el desarrollo
de todo proyecto.
4. RESULTADOS.
La ventaja ms importante de los Sistemas de Administracin de Proyectos
SAP, es que adicional de la aplicacin del proceso administrativo son apoyados adecuadamente en tcnicas de planeacin y ejecucin de cada actividad que conforma un proyecto, esto orienta a que la gerencia se vea obligada a planear y a pensar en forma lgica desde el principio del proyecto
hasta el final; el que planifica debe consultar a los distintos departamentos
conectados con el proyecto. De esta manera todos los interesados adquieren una compresin ms amplia de los problemas; esta fase preliminar de
la planificacin es en la que se adoptan muchas de las decisiones vitales y
pocas o ninguna triviales, en virtud a que dicha planeacin a lo ms puede
rebasar el tiempo mximo permisible para terminar un proyecto (Ruta Crtica), y el mismo deber estar dentro de la capacidad tcnica de ejecucin
de la empresa, as como del presupuesto asignado al mismo.

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5. CONCLUSIONES.
Se hace evidente el hecho de que las organizaciones que aplican tcnicas
de administracin de proyectos operan ms eficientemente que las que no
la aplican.
Con la aplicacin de los SAP, se representa crecimiento y desarrollo
de la empresa, en virtud de que esto permite hacer una planeacin impecable, muy prxima al estado real esperado de los proyectos requeridos en
la empresa.
6. BIBLIOGRAFA.
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Mxico, Alfaomega.
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